División de Comunicaciones y Prensa Publicación de contenidos en el Portal Web Institucional Código:PE-GE-2.1.2-PR-11

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Fecha de actualización: 11-12-2015

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1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO:

Gestión Estratégica / Gestión de las Comunicaciones

2. RESPONSABLE(S):

Editor Web- Contratista

3. OBJETIVO:

Administrar los contenidos informativos en el portal web institucional y en redes sociales oficiales.

4. ALCANCE:

Inicia con la recepción de la solicitud de publicación de contenidos institucionales y finaliza con el monitoreo de los contenidos en el sitio Web.

5. MARCO NORMATIVO:

Resolución 284 de 2008Administración del dominio Web Ministerio de Comunicaciones. Constitución Nacional de Colombia – Art. 11 y 12 – Libertad de expresión http://www.gobiernoenlinea.gov.co/documentos/ManualGE L2008.pdf Lineamientos propuestos por la estrategia Gobierno en Línea. Acuerdo 105 de 1993 PEI Universidad del Cauca Decreto 1151 del 14 de abril de 2008.Términos y políticas de publicación en el sitio Web universitario. R-785 del 7 de octubre de 2015. Políticas del sistema de gestión de seguridad de la información en la Universidad del Cauca.

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6. CONTENIDO

No.

1

2

3

Actividad / Descripción Recibe solicitud de publicación del usuario por medio de correo electrónico a [email protected] y [email protected], oficio impreso y/o formato digital de solicitud de difusión de eventos, noticias, documentos públicos y convocatorias.

Registra y asigna la solicitud en el sistema Help Desk

Recibe la solicitud y se responde de acuerdo con las políticas editoriales del portal web.

Cargo Responsable

Profesional Universitario Área de Prensa Editor del portaldel Editor Contratista portal Contratista Técnico Operativo Editor del portal Contratista

Punto de control

Verifica, correo electrónico, archivo físico o formato.

Sistema de Registro y Control (Help Desk)

Políticas editoriales del portal web

Verifica Base de Datos del administrador de contenidos y cuenta de correo electrónico

Edita la información y convierte los documentos descargables o que contengan cuadros o tablas de texto a formato PDF y agregarlos a la publicación.

Editor del portal Contratista

5

Publica la información solicitada a través del administrador de contenidos del Portal Web Institucional.

Editor del portal Contratista

6

Enviar correo electrónico de confirmación de la publicación con el vínculo del portal a quien hizo la solicitud.

Editor del portal Contratista

Correo electrónico

7

Monitorea las fechas de terminación de los eventos para bajarlos del sitio Web, las noticias y los documentos públicos se archivan en orden cronológico en el servidor del Portal Web Institucional.

Editor del portal Contratista

Plataforma de administrador de contenidos

8

Replica de contenido en las redes sociales oficiales de la Universidad del Cauca

9

Presenta informe trimestral de las publicaciones del portal web y redes sociales

4

Editor del portal Contratista Profesional Universitario Área de Prensa

Información publicada

Estadística de las redes sociales Indicadores de Gestión

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7. FORMATOS:

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Solicitud de cubrimiento de eventos institucionales HD: Siglas de Help Desk. HELP DESK: Sistema de trabajo elaborado con el propósito de

8.ABREVIATURASY DEFINICIONES:

minimizar los tiempos de respuesta en las solicitudes realizadas por la comunidad Universitaria. Canales oficiales institucionales que se coordinan desde prensa: pagina web, correo electrónico: [email protected], [email protected], FaceBook, Twitter, youtube, W hatsapp, periódico institucional (Unicauca Hoy) y boletín institucional.

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES:

Fecha

Versión: No.

04-09-2015

0

25-11-2015

1

Código

Modificaciones

PE-GE-2.1.2-PR-11

Creación del procedimiento de publicación de contenidos en el portal Web institucional.

PE-GE-2.1.2-PR-11

Se incluyó la réplica de contenidos en las redes oficiales de la Universidad del Cauca como actividad adicional en el procedimiento

Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo 10. ANEXOS: Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

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ELABORACIÓN

Nombre:

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REVISIÓN

Nombre: Responsable Subproceso

Cargo:

Cargo:

Fecha: 22-08-2015

Fecha: REVISIÓN

APROBACIÓN

Nombre: Responsable Proceso Cargo:

Rector

Fecha:

Fecha: 04-09-2015

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Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO

SIGNIFICADO

Inicio

Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original.

Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias.

Representa la toma de decisiones.

Representa una operación.

Conector de páginas.

Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma.

Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin

Representa el final del procedimiento/proceso.

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Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento

PROFESIONAL UNIVERSITARIO ÁREA DE PRENSA

EDITOR DEL PORTAL

Inicio

Recibe la solicitud de publicación del usuario por medio de correo electrónico, oficio, formato digital de solicitud de difusión de eventos, noticias, doc privados y públicos

Solicitud del usuario

Registra y asigna la solicitud en el sistema Help Desk

Recibe la solicitud y se responde de acuerdo con las políticas editoriales del portal web

Edita la información y convierte los documentos descargables o que contengan cuadros o tablas de texto a formato PDF y agregarlos a la publicación Publica la información solicitada a través del administrador del administrador de contenidos del portal web institucional

Envía correo electrónico de confirmación de la publicación con el vínculo del portal a quien hizo la solicitud.

Monitorea las fechas de terminación de los eventos para bajarlos del sitio Web. Esto son archivados en el orden cronológico en el servidor del portal web insitutcional

Presenta informe trimestral de las publicaciones del portal web y redes sociales

Informe

Fin

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