SUBPROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE

SUBPROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE PROCESO: GESTIÓN HUMANA MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS APROBÓ: COMITÉ DE PROCESOS VERSIÓN: 1 CÓDI

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SUBPROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE PROCESO: GESTIÓN HUMANA

MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS APROBÓ: COMITÉ DE PROCESOS

VERSIÓN: 1

CÓDIGO: AF-FG-034

ACTUALIZADO: 30 DE MAYO DE 2006

SUBPROCESOS RELACIONADOS: CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Fin

Notificar A La Unidad La Negación De La Plaza

Inicio Realizar Program. Para Contratación Docente

Contratación De Personal

No

Se Apruebo Plaza?

Si

Notificar A La Unidad La Aceptación De La Plaza

Realizar Convocatoria Estudiar La Necesidad De Plazas De Docentes

Hay Necesidad?

Si

Presentar Solicitud De Plazas Para Docentes

Ingresar Hoja De Vida Al Docente

Evaluar Las Hojas De Vida Y Realizar Preselección

Enviar Las Hojas De Vida Para Pruebas

Enviar Información Para La Vinculación Del Docente

Solicitar La Vinculación Del Candidato Seleccionado

Realizar Segunda Entrevista Si

Evaluar Candidato

CENTRO DE ATENCIÓN PSICOLÓGICA

VICERRECTOR RECTORÍA IA ACADÉMICA

Seleccionar Y Presentar Candidato Al Consejo De Facultad No

Evaluar Las Hojas De Vida Y Realizar Preselección

CONSEJO DE FACULTAD

UNIDAD ACADEMICA

DIRECCIÓN DE DOCENCIA

OBJETIVO: ESCOGER Y CLASIFICAR LOS CANDIDATOS MAS ADECUADOS PARA SATISFACER LAS NECESIDADES Y LOS REQUERIMIENTOS DE RECURSO HUMANO EN LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA UPB.

VICERRECTORIA DE ASUNTOS ECONOMICOS Y ADMINISTRATIVOS

Se Aprueba Candidato?

Aplicar Las Pruebas Psicotécnicas Y Realizar Entrevista

Evaluar La Solicitud De Plazas Docentes Notificar A Dirección De Docencia La Aprobación O Negación

Asignar Categoría Docente

El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana

SUBPROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS APROBÓ: COMITÉ DE PROCESOS

VERSIÓN: 1

PROCESO: GESTIÓN HUMANA

CÓDIGO: AF-FG-001

ACTUALIZADO: 30 DE MAYO DE 2006

OBJETIVO: ESCOGER Y CLASIFICAR LOS CANDIDATOS MAS ADECUADOS PARA SATISFACER LAS NECESIDADES Y LOS REQUERIMIENTOS DE RECURSO HUMANO EN LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA UPB.

Reclutamiento Interno?

Realizar Convocatoria Interna

Si

SUBPROCESOS RELACIONADOS:

Realizar Pruebas Psicotécnicas

Recibir Hojas de vida

VICERRECTORIA DE ASUNTOS ECONOMICOS Y ADMINISTRATIVOS

Analizar Resultados

Preseleccionar Según Requisitos Básicos de la UPB

GESTIÓN HUMANA

No Revisar Convocatoria Externa

Se encontró Aspirante?

No

Revisar la oferta laboral del mercado

Recibir Hojas de Vida para Preselección

Analizar Hojas de Vida de Aspirantes

Verificar las Experiencias Laborales

Preseleccionar Según Requisitos Básicos de la UPB

Archivar Los Informes Del Proceso De Selección

Realizar pruebas a candidatos preseleccionados

Evaluar Los Candidatos Para Definir Aquellos A Vincular

Fin Subproceso Contratación

Se encontró Aspirante?

No

No

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Entrevistar a los aspirante Detectar La Necesidad Del Recurso Humano

Se encontró candidato?

Si

Informar La Existencia De La Vacante

Inicio

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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL FECHA: 30 DE MARZO DE 2006 MACROPROCESO: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

VERSIÓN: 1

CÓDIGO: AF-PC-001

PÁGINAS: 1 DE 8

PROCESO: RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO GENERAL: Escoger y clasificar los candidatos más adecuados para satisfacer las necesidades y los requerimientos de recurso humano en las diferentes unidades de la UPB. OBJETIVOS ESPECIFICOS • • • • • •

Presentar un diagnóstico del proceso de selección de los aspirantes. Posibilitar la permanencia y la promoción del personal, mediante la selección de empleados idóneos para cada cargo. Comparar el perfil del cargo con las características y condiciones de los candidatos. Vincular el personal idóneo que se requiere para la vacante disponible. Cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con el perfil del cargo. Establecer claramente el seguimiento del empleado durante su período de prueba.

ALCANCE: Aplica para todas las personas en el área administrativa que se vincule a la Universidad Pontificia Bolivariana, para prestar sus servicios. DEFINICIONES: • Proceso de selección: Etapas o actividades por las cuales deben pasar las personas aspirantes a un cargo o vacante, para evaluar diferentes aspectos que permiten identificar las destrezas, habilidades, competencias y conductas, para tomar una decisión que se cristaliza en la contratación. • Recurso Humano: Candidatos potenciales para el cumplimiento de los objetivos de la organización. • Puesto de Trabajo: Hace alusión a las características técnicas y aptitudes exigidas para el cargo que se quiere ocupar. • Adecuada (Idónea): Seleccionar aquellos candidatos, que con sus habilidades y competencias, permitan pronosticar un mejor desempeño en las responsabilidades del puesto. • Reclutamiento: Proceso mediante el cual se pretende identificar, seleccionar y mantener la información, que pueda utilizarse adecuadamente, para hallar candidatos con la capacidad para cumplir con los requisitos preestablecidos por la UPB. • Contratación: Proceso mediante el cual se formaliza, a través del contrato de trabajo, la relación laboral entre la UPB y la persona seleccionada. • Docente interno: Es aquel cuya dedicación es de tiempo completo o medio tiempo en la Universidad. • Docente externo: Es aquel cuya dedicación es de un cuarto de tiempo u hora cátedra. REVISÓ: NOMBRE: JAIME MAURICIO PINEDA SIERRA CARGO: DIRECTOR DE DOCENCIA

APROBÓ: NOMBRE: BLANCA CECILIA TORRES LONDOÑO CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTRALADA El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana

No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL

GENERALIDADES: • El proceso de selección de la UPB, tiene en cuenta las competencias requeridas para el desempeño adecuado de los diferentes cargos o para la ejecución de contratos, en cuanto a: Formación, Educación, Experiencia y Habilidades. (Ver Procedimiento Valoración del Perfil PCUPB-010). • Planear el proceso de selección coordinadamente con las personas y áreas que intervienen en él, partiendo de las necesidades de la Unidad, el recurso humano requerido y la Institución. • Efectuar una selección de personal acorde con la filosofía, la misión, la visión, los objetivos, los valores, la descripción del perfil de cargo y las disposiciones institucionales. • La preselección del recurso humano para la vacante, puede hacerse con el personal vinculado a la Universidad a través de convocatoria interna (reclutamiento interno) o con aspirantes nuevos (reclutamiento externo). • Las visitas domiciliarias se realizarán a los aspirantes cuyo cargo requiere determinadas responsabilidades, toma de decisiones y exigencia en la confidencialidad de la información que se maneja PERSONAL ADMINISTRATIVO

Jefe Inmediato.

01

DETECTAR LA NECESIDAD DEL RECURSO HUMANO.

Realizar un análisis detallado de las necesidades de recurso humano en la unidad, de acuerdo con la planeación de las actividades, objetivos y metas a cumplir. El resultado del análisis determina la necesidad o no de proveer el cargo: Por vacante o por creación.

Director de la Unidad Académica PERSONAL DOCENTE Se realiza la programación académica y se Estudia la necesidad de plazas docentes ya sea Decano de por reemplazo o creación de cargos. Escuela. La necesidad de plazas debe ser evaluada teniendo la planta docente en relación con la programación académica, el número de estudiantes, el Plan de Investigaciones de Maestrías y Doctorados.

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• Verificar si se trata de aprobación de la vacante o creación del nuevo cargo. Perfil del cargo • Tener en cuenta las fechas de los períodos académicos y cierres de novedades de labor docente y de nómina.

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-PC-001

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No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL

Comunicación Interna.

• Especificar cuando es una plaza nueva o es un reemplazo.

PERSONAL ADMINISTRATIVO Solicitar al Comité de Asuntos Laborales, la necesidad de proveer el recurso humano requerido.

02

INFORMAR LA EXISTENCIA DE LA VACANTE O SOLICITUD DE PLAZAS DE DOCENTES

Jefe Inmediato. Director de la Unidad Académica Decano de Escuela

PERSONAL DOCENTE Para docentes internos se presenta por escrito a la Vicerrectoría Académica la solicitud de plazas de docentes nuevos o por reemplazos con los respectivos soportes de justificación. En caso de ser docentes externos, los aspirantes son preseleccionados del banco de datos existente en cada unidad académica y no es necesario presentarlos a la Vicerrectoría Académica, pasando a la actividad No.13. También puede realizarse solicitud de plazas por designación, teniendo su justificación respectiva. (Para personal docente continua en la actividad 9)

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VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-PC-001

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No.

03

ACTIVIDAD

PRESELECCION AR A LA PERSONA QUE CUBRIRÁ LA VACANTE O CON QUIEN SE CELEBRARÁ EL CONTRATO.

RESPONSABLE

Jefe Inmediato

Desarrollo de Personal

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL

RECLUTAMIENTO INTERNO: Determinar, al interior de la UPB, convocatoria por medio de: Correo electrónico o avisos, posibles candidatos para la vacante, los cuales pueden ser promovidos o trasladados; para el efecto se analizan los siguientes datos básicos de su historia : • Análisis Hoja de Vida. • Resultados del proceso de selección (Entrevista Desarrollo de Personal, Resultados de las pruebas psicotécnicas) • Resultados de la valoración del perfil. • Resultados individuales, en los programas de Historia Laboral. entrenamiento y/o formación. • Análisis del cargo basado en el perfil ƒ requerido y en los resultados anteriores. Correo • Evaluación de conocimientos. electrónico con la Convocatoria. Analizar resultados del reclutamiento interno y en caso de no encontrar candidato para el cargo, continuar el proceso por medio del Reclutamiento externo. Analizar la información obtenida y tomar la decisión acerca del candidato.

Verificar el envío de la convocatoria.

RECLUTAMIENTO EXTERNO: • Revisar la oferta laboral del mercado, según se requiera. • Recibir Hojas de Vida para Preselección. • Analizar hojas de vida de aspirantes. • Preseleccionar, según requisitos básicos de la UPB.

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VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-PC-001

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No.

04

ACTIVIDAD

ENTREVISTAR LOS ASPIRANTES Y DEFINIR CANDIDATOS

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

Entrevistar y definir al aspirante potencial teniendo en cuenta la necesidad de la unidad y el perfil del cargo., registrando los datos en el formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029) Jefe Inmediato.

Comparar requisitos exigidos para el cargo, con características del candidato. Queda a elección del Jefe Inmediato la realización de pruebas técnicas y confirmar las referencias laborales.

05

06

ENVIAR HOJAS DE VIDA A RECURSOS HUMANOS.

REMITIR LOS CANDIDATOS PRESELECCION A-DOS PARA LA APLICACIÓN DE PRUEBAS Y ENTREVISTAS AL PROVEEDOR SELECCIONADO

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Jefe Inmediato. Desarrollo de Personal.

Remitir a Recursos Humanos los resultados de la entrevista, las hojas de vida de los aspirantes preseleccionados y la evaluación técnica en los casos que se requiere. Revisar que las hojas de vida de los candidatos cumplan con los registros requeridos para la continuidad del proceso.

REGISTROS

Hojas de vida. Formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029)

Desarrollo de Personal. Jefe inmediato

Asignar fecha, día y hora de aplicación de pruebas y entrevistas e informar a los candidatos la citación bien sea por parte del Proveedor o Trabajo Social de la CUB o Desarrollo de Personal de Recursos Humanos.



Verificar que el aspirante reúna las condiciones del perfil del cargo.



Analizar los resultados de las pruebas específicas, entrevista preliminar y referencias laborales.

ƒ

Verificar que los aspirantes cuenten con toda la documentación para continuar el proceso.

Informe Prueba Técnica. Hojas de vida Formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029) Pruebas Técnicas

Desarrollo de Personal realiza entrevista con el candidato remitido por el Jefe inmediato. Esta es excluyente. Se remite al Proveedor la hoja de vida de los aspirantes con la descripción del perfil para la aplicación de pruebas psicotécnicas (conocimiento, habilidades y de personalidad).

PUNTOS DE CONTROL

Formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029)



Verificar la asistencia al proceso de selección.



Verificar la confidencialidad de los informes de los aspirantes.

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-PC-001

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No.

07

ACTIVIDAD

EVALUAR LOS CANDIDATOS PARA DEFINIR AQUELLOS A VINCULAR.

RESPONSABLE

Proveedor Jefe Inmediato. Desarrollo de Personal.

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL

Realizar con los aspirantes al cargo las pruebas psicotécnicas, y si es necesario, visita domiciliaria, en este caso el Jefe Inmediato informa a Desarrollo de Personal con el fin de programar la visita, la cual es excluyente al permitir tomar la Informe pruebas decisión de si es contratada o no la persona. Proveedor. Analizar cada candidato teniendo en cuenta los • Informe Visita resultados de las pruebas y el concepto del domiciliaria. Proveedor y Recursos humanos (Desarrollo de Personal). • Correo Remitir al Jefe Inmediato por correo electrónico electrónico al jefe del o los Informe de las pruebas Psicotécnicas con candidatos. concepto final para seleccionar la persona a vincular.

Puntaje obtenido en el proceso. Condiciones del perfil del cargo.

Si no es designado ninguno de los candidatos, se realiza nuevamente el proceso, desde la actividad 03.

08

ARCHIVAR LOS INFORMES DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

Desarrollo de Personal. Archivo Recursos Humanos.

ƒ

Perfil.

ƒ

Hoja de Vida.

ƒ

Resultado pruebas técnicas.

Archivar en orden alfabético y consecutivo las ƒ entrevistas de Desarrollo de Personal.

Formato de Evaluación De Entrevista Remitir al archivo los informes finales del proceso (FO-UPBde selección, para anexar a la Historia Laboral del 029) candidato. ƒ

ƒ

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ƒ

Verificar que los documentos se encuentren debidamente archivados.

Informe Pruebas Psicotécnica s. Informe Visita domiciliaria. VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-PC-001

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No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

09

EVALUAR LA SOLICITUD DE PLAZAS DOCENTES.

Rectoría.

10

PRESENTAR Y APROBAR INFORME EN RECTORÍA.

Vicerrectoría Académica.

11

INFORMAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN DE LA PLAZA.

Dirección de Docencia.

Vicerrectoría Académica.

PROCEDIMIENTO

REALIZAR CONVOCATORIA.

Director de la Unidad Académica.

PUNTOS DE CONTROL

Evaluar la necesidad de las plazas teniendo en Comunicación de cuenta la programación académica, el Plan de respuesta. Investigaciones de Maestrías y Doctorados y aprobar o negar la solicitud. Informar a la Rectoría las nuevas plazas Informe de solicitadas, con sus respectivos anexos, para la nuevas plazas de Revisar las observaciones aprobación o negación. docentes de de la Rectoría. pregrado y Enviar la decisión de la solicitud a la Dirección de postgrado. Docencia.

Informar por escrito a la Unidad Académica la aprobación o negación de las plazas docentes con las respectivas condiciones contractuales.

Realizar convocatoria abierta por los medios más apropiados, periódico, página Web o correo electrónico, corporaciones de egresados, bolsas de empleos, etc. estableciendo los requisitos necesarios. 12

REGISTROS

Recibir la hoja vida en el formato institucional de acuerdo con las fechas establecidas por la Unidad Académica.

Respuesta a la solicitud.

Hoja de vida institucional (en el sistema e impresa). Convocatoria.

Cuando la solicitud de plaza docente es por designación no se hace convocatoria, igualmente, no es necesario hacer convocatoria para docentes externos. 13

EVALUAR LAS HOJAS DE VIDA Y REALIZAR PRESELECCIÓN.

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Evaluar las hojas de vida de acuerdo con el perfil Director de Unidad requerido preseleccionar los candidatos para Académica pruebas psicotécnicas.

Comunicación remisoria.

Preseleccionar hasta 5 candidatos para pruebas por vacante. VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-PC-001

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No.

ACTIVIDAD

14

ENVIAR LAS HOJAS DE VIDA PARA PRUEBAS.

15

APLICAR LAS PRUEBAS PSICOTÉCNICAS Y REALIZAR ENTREVISTA.

16

REALIZAR ENTREVISTA.

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL

Revisar las hojas de vida preseleccionadas y enviarlas a pruebas Psicotécnicas, anexando la hoja de vida y el perfil solicitado. Comunicación de Director de Unidad La universidad se reserva remisión a las Académica. el derecho de vinculación. Para los Docentes externos no es necesario hacer pruebas. pruebas Psicotécnicas, pasando a la actividad No.16. Centro de Atención Psicológica Director Unidad Académica y Decano de Escuela

Realizar las pruebas Psicotécnicas a los docentes Resultado de las preseleccionados y enviar resultados a la Unidad pruebas. Académica. Realizar entrevista, con el grupo designado previamente para realizarlas, teniendo en cuenta el resultado de las pruebas Psicotécnicas.

Comunicación del resultado de la entrevista

Seleccionar el candidato con el mejor perfil según la entrevista realizada, las pruebas y la hoja de vida.

17

SELECCIONAR Y PRESENTAR EL CANDIDATO AL CONSEJO DE FACULTAD

Director Unidad Académica y Decano de Escuela

Informar por escrito la decisión al docente y solicitar las certificaciones que soportan la hoja de Resultado final y vida. En el caso, que no se haya escogido ninguno aprobación del Consejo de de los candidatos, iniciar el proceso evaluando Facultad nuevas hojas de vida. Presentar el docente seleccionado al Consejo de Facultad para su aprobación. Se repiten las actividades a partir de la numero 12.

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VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-PC-001

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