División de Gestión de Recursos Tecnológicos Control de Acceso Físico a la División TIC Código: PA-GA-5.3.PR-17

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Fecha Actualización: 29-01-2016

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1. PROCESO/SUBPROCESO Gestión Administrativa – Gestión de Recursos Tecnológicos

RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S):

Los responsables (cargo o rol) Están definidos en el ítem 6.”Contenido” de éste procedimiento.

3. OBJETIVO:

Controlar y administrar el acceso de los visitantes y funcionarios a las instalaciones de la División TIC para garantizar la seguridad de la información.

4. ALCANCE:

Inicia con la identificación de la persona que solicita servicio o asesoría relacionados con la División TIC y el posible ingreso, y termina con la verificación de salida del personal.

5. MARCO NORMATIVO:

N.A.

6. CONTENIDO: No.

Actividad / Descripción

Ingresar a la División de las TIC, únicamente el personal que labora en las instalaciones (funcionarios, contratistas, monitores, pasantes,) utilizando el carné institucional debidamente habilitado en el sistema biométrico 1

2

NOTA 1: Si el ingreso es del personal administrativo del área de equipos que dan soporte eléctrico y del aire acondicionado al Data Center, solo se permitirá la entrada hasta el lugar específico, si es un visitante se debe verificar el servicio que solicita (soporte, asesoría, información general)

Autorizar y permitir el ingreso de la persona visitante, utilizando el carné VIP de la secretaria, únicamente hasta recepción de la Div TIC, diligenciar el formato PA-GA-5.3.FOR-12. NOTA 2: El Data center tiene ingreso restringido

Cargo Responsable

Secretaria, Funcionarios y Contratistas de la División TIC.

Funcionarios, Contratistas y Secretaria.

Punto de Control

Registro de Entrada y Salida, Si es visitante se debe validar la identificación suministrada por la persona, cada vez que sea necesaria.

Registro de Entrada y Salida en Documento y Medio magnético (cámara), cada vez que sea necesaria.

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a visitantes, solo pueden ingresar el Jefe de la Dependencia, secretaria, funcionarios y contratistas del área de Servidores y de infraestructura.

Realizar la atención a la persona visitante, registrar y autorizar la salida. 3

NOTA 4: Si el ingreso es autorizado por un funcionario o contratista sin carné VIP, éste debe volver a generar ingreso nuevamente a la Div TIC para que no se genere bloqueo de salida. Verificar la salida de todo el personal que no labora en la División utilizando el carné VIP. ( visitantes)

4

NOTA 5: Si la salida es autorizada por un funcionario o contratista sin carné VIP, debe ingresar nuevamente para que no se genere bloqueo

Funcionarios, Contratistas y Secretaria.

Secretaria, Funcionarios y Contratistas de la División TIC

Registro de Entrada y Salida en Documento y Medio magnético (cámara), cada vez que sea necesaria

Registro de Entrada y Salida en Documento y Medio magnético (cámara), cada vez que sea necesaria

7. FORMATOS:

PA-GA-5.3.FOR-12: Registro de entrada y salida de la División TIC

8. ABREVIATURAS Y

ANTIPASSBACK:

DEFINICIONES:

Sistema de seguridad del sistema biométrico para garantizar un solo acceso de entrada y salida a la vez.

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9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA

VERSIÓN: No

CÓDIGO

MODIFICACIONES

12-10-2012

0

MA-GR-5.3-PR-17

Construcción de procedimiento.

04-09-2015

1

PA-GA-5.3-PR-17

Mejora de actividades al procedimiento y cambio de codificación

29-01-2016

2

PA-GA-5.3-PR-17

Mejora en la codificación del procedimiento

10. ANEXOS:

Anexo A. Convenciones de procedimientos Anexo B. Diagrama de flujo del procedimiento

ELABORACIÓN

REVISIÓN

Nombre:

Nombre: Cargo: Fecha: REVISION

Nombre: Responsable Proceso: Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Fecha: 29-01-2016

Responsable Subproceso Cargo: Jefe División de TIC Fecha: APROBACION

Rector Fecha: 29-01-2016

Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

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Anexo A. Convenciones de procedimientos

SIMBOLO Inicio

SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias.

Representa la toma de decisiones. Representa una operación.

Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin

Representa el final del procedimiento/proceso.

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Anexo B. Diagrama de flujo del procedimiento

SECRETARIA, CONTRATISTAS Y FUNCIONARIOS DEL AREA DE TIC

INICIO

Ingresar a la División de las TIC utilizando el carné institucional debidamente habilitado en el sistema biométrico

Autorizar y permitir el ingreso de la persona visitante, utilizando el carné VIP de la secretaria, únicamente hasta recepción de la Div TIC, diligenciar el formato PA-GA5.3.FOR-12

PA-GA-5.3.FOR-12: Registro de entrada y salida de la División TIC

Realizar la atención a la persona visitante, registrar y autorizar la salida.

Verificar la salida de todo el personal que no labora en la División utilizando el carné VIP. ( visitantes)

FIN

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