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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION GLOSARIO 1. GENERALIDADES.................................................................................................. 7 2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 7 2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................... 8 3. MARCO NORMATIVO ........................................................................................... 8 4. RESPONSABILIDAD DE LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL ................................. 9 5. COMUNICACIÓN INTERNA ................................................................................. 10 5.1 Funciones de la Comunicación Interna ............................................................... 10 5.2 Plan de Comunicaciones Internas ...................................................................... 11 5.3 Canales Internos de Comunicación .................................................................... 11 5.3.1 Cartelera Institucional ....................................................................................... 9 5.3.2 Boletín de Comunicación Institucional “Notihospital” ......................................... 12 5.3.3 Mascota Institucional “Nandito” ....................................................................... 13 5.3.4 Correo Electrónico Outlook .............................................................................. 13 5.3.5 Altavoz o Sonido Interno Ambiental ................................................................. 14 5.3.6 Línea Telefónica Interna .................................................................................. 15 5.3.7 Documentos Internos ...................................................................................... 16 6.

COMUNICACIÓN EXTERNA................................................................................ 20

6.1 Plan de Comunicaciones Externas ...................................................................... 21 6.2 Canales Externos de Comunicación .................................................................... 21 6.2.1 Correo Electrónico Outlook .............................................................................. 21 6.2.2 Página Web Institucional ................................................................................. 22 6.2.3 Blogs.............................................................................................................. 23 6.2.4 Chat y Foros ................................................................................................... 24 6.2.5 Comunicados de Prensa .................................................................................. 25 3

6.2.6 Ruedas de Prensa ........................................................................................... 26 6.2.7 Manejo de Medios de Comunicación ................................................................ 26 6.2.8 Buzón de Sugerencias .................................................................................. 26 6.2.9 Conmutador .................................................................................................. 26 6.2.10 Documentos Externos .................................................................................... 27 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS............................................................................... 30

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INTRODUCCIÓN

Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea amplias posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí donde tiene su razón de ser, ya que es a través de la comunicación como las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de la Institución. En consecuencia, el primer paso de una comunicación exitosa consiste en desarrollar un plan que responda a las necesidades que en esta materia presente la Entidad, con lo cual se garantice el uso adecuado de los medios y se asegure la efectividad de la comunicación Institucional. Este documento se convierte en una guía práctica y completa para la implementación de acciones que conducen al éxito de la comunicación pública, desde el ámbito organizacional, informativo y de medios de comunicación, con enfoques particulares de participación, creación, dinamismo y construcción. La Política de Comunicación contenida en este documento, permite contribuir en el direccionamiento de la construcción de la cultura de calidad en la Institución y con la cual se busca además, garantizar el éxito en su implementación, ya que se constituirá como guía de trabajo diario del equipo humano, con lo que se logrará que actúe como promotor del proceso permanente del mejoramiento estratégico de este Hospital. Esta política hace parte del proceso de inducción a los funcionarios de la Institución. “Una buena comunicación es un factor de éxito en toda Institución”

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GLOSARIO COMUNICACIÓN INTERNA: Es el intercambio de información entre todos los niveles de una organización. Tipos de Comunicación Interna: Significa el flujo de información o hacia dónde va dirigida la información. Comunicación Descendente: Es la más típica, la más frecuente, dirigida desde el superior al subordinado, normalmente son órdenes lo que se transmite. Comunicación Ascendente: información que fluye del subordinado al superior jerárquico, normalmente surge en un sistema de participación democrático. Comunicación Cruzada: tanto diagonal como lateral, suele darse entre empleados de niveles parecidos, con el objeto de compartir, conocer, en aprendizaje del trabajo en puestos equivalentes, resolver problemas, etc. Comunicación Formal: Cuando la información fluye siguiendo la estructura organizativa de la empresa, comunicación estructurada y programada, suele ser descendente. Comunicación Informal: Es más importante e influyente que la formal, no sigue la trayectoria de la estructura organizacional. Suele coexistir con la formal. Entraría dentro de ésta el caso típico de un rumor. No es estructurada, no se puede programar ni anticipar. Comunicación Verbal: Comunicación que se da a través de signos orales y palabras habladas. Comunicación Escrita: Se da a través de la representación gráfica de signos. Comunicación Corporal: También llamada comunicación No Verbal, comunicación gestual o expresión corporal. COMUNICACIÓN EXTERNA: Son actos comunicativos dirigidos a públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones al exterior de la institución y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización. BLOGS: Espacio gratuito en Internet de intercambio y comunicación, generalmente de carácter personal, en el que se hacen comentarios y anotaciones de forma cronológica sobre temas heterogéneos. FORO: Es una técnica de dinámica de grupos que consiste en una reunión de personas donde se aborda de manera informal o formal un tema de actualidad ante un auditorio que a menudo puede intervenir en la discusión. Esencialmente es una técnica de comunicación oral o virtual realizada en grupos, con base en un contenido de interés general que origine una discusión.

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CHAT: El chat (Término proveniente del Inglés que en español equivale a charla), designa una comunicación escrita realizada de manera instantánea a través de internet entre dos o más personas ya sea de manera pública a través de los llamados chats públicos (mediante los cuales cualquier usuario puede tener acceso a la conversación) o privada, en los que se comunican solo 2 personas a la vez.

1. GENERALIDADES La E.S.E Hospital Universitario “Hernando Moncaleano Perdomo de Neiva” está comprometida en asumir la comunicación y la información como bienes públicos, confiriéndoles un carácter estratégico orientados hacia el fortalecimiento de la identidad Institucional. Por tal motivo, la Política de Comunicación del Hospital Universitario de Neiva, será la carta de orientación y guía mediante la cual se adoptan, por parte de las áreas administrativas y asistenciales, las pautas de actuación y reglas de juego que deberán conducir las acciones de comunicación, dirigidas al cumplimiento de las metas de desarrollo institucional. Además de establecer referentes para saber cómo debe relacionarse la organización con sus diferentes tipos de público: sus clientes, gobierno, proveedores, prensa y la sociedad misma. ¿Por qué contar con una política de comunicación? El Hospital debe contar con una política de comunicación para garantizar que las personas relacionadas con la Institución encuentren en ella un sustento ético, lo que repercutirá además en la confianza que esas personas tengan hacia el Hospital, su gestión y los servicios que se prestan; para lo cual deben definirse claramente los valores asociados a la política de comunicación como son: Transparencia, participación, respeto, veracidad, diligencia y colaboración. La política de comunicación permite identificar el Hospital y diferenciarse de otras Instituciones, es decir, contribuye a marcar la diferencia y aporta para que la interacción de los funcionarios de la Entidad y las diferentes partes que la componen se realice de una forma dinámica pero direccionada, facilitando la competitividad y la innovación. La política de comunicación permite además, identificar una organización fundamentada en objetivos, con altos niveles de empoderamiento y unas redes de trabajo que realizan las labores dentro de unos mismos parámetros de acción, a través de una comunicación fluida, integrante, estimulante y eficaz, respondiendo al plan de desarrollo de la Entidad, mediante las orientaciones dadas por la Oficina de Mercadeo desde su equipo de comunicaciones y avaladas por la Gerencia. 2. OBJETIVO GENERAL La Política de Comunicación de la E.S.E Hospital Universitario de Neiva, tiene como objetivo orientar la forma y el desarrollo de los diversos medios de información, al igual que el perfeccionamiento de la cultura y los valores organizacionales, en cumplimiento de las metas de desarrollo institucional, estableciendo referentes para la relación con los diferentes públicos y convocando a los funcionarios hacia la búsqueda y conservación de una excelente imagen 7

corporativa, que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz en la cual se proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público. 2.1

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Orientación de los procesos de comunicación hacia el logro del reconocimiento y la consolidación de los Servicios del Hospital, entre los usuarios y el público en general. Establecer una relación fluida entre los empleados del Hospital, por medio de canales adecuados entre todos los niveles de la Institución. Facilitar la circulación e intercambio de información entre todos los niveles de la Institución, permitiendo así un funcionamiento más ágil y dinámico de las diferentes áreas y una mejor coordinación entre ellas. Motivar y dinamizar la labor de los miembros del Hospital, contribuyendo a crear un clima de trabajo agradable que redunde en una mejor calidad del trabajo y en la mejora de la productividad y competitividad de la Institución. Obtener la aceptación y la integración de los empleados a la filosofía, los valores y a los fines globales de la Institución, que permitirá mantener una imagen favorable de la empresa hacia los funcionarios. Estandarizar el uso de los formatos establecidos en las comunicaciones tanto internas como externas. Promover la correcta utilización de las reglas que han sido creadas para la elaboración de la correspondencia interna y externa Institucional contenidas en el Programa de Gestión Documental Institucional. Permitir que los clientes internos y externos se expresen, sean escuchados, valorados, logrando su motivación y su fidelización hacia la entidad. Informar de manera oportuna y permanente al público objetivo, con claridad, transparencia y confiabilidad, acerca de lo que hace la Entidad, lo que proyecta y de los resultados de su actuación. Optimizar el uso de los diferentes canales de comunicación con que cuenta la entidad y desarrollar los necesarios que permitan garantizar la interacción de los diferentes procesos institucionales. Satisfacer las necesidades de comunicación internas y externas de la entidad. Propender por convertir la E.S.E Hospital Universitario Hernando Moncaleano Perdomo, en una Institución amiga del medio ambiente, a través de estrategias comunicativas que promuevan la adopción de la Política Cero Papel y de esta manera contribuir con responsabilidad social, al cuidado el medio ambiente, uno de los propósitos del milenio. Ajustar el Programa de Gestión Documental Institucional, conforme a la Política de Comunicaciones. 3. MARCO NORMATIVO Constitución Política de Colombia de 1991: Artículo 20 (Libertad de expresión, derecho a informar y ser informado). Ley 100 de 1993 en sus artículos 186 y 227 establece la creación de un Sistema de Garantía de Calidad y de Acreditación en Salud. Decreto 2309 de 2002 que reglamentó el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud. Norma técnica de calidad NTC-ISO 9001:2000 8

Norma técnica de calidad NTC-GP 1000:2004 Decreto 1011-2006, por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Ley 962-2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 87-1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, Decreto 1151-2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones. Ley 489 de 1998 Artículo 33 que establece los principios para la rendición de cuentas a la ciudadanía. Ley 1474 Estatuto anticorrupción. Directiva Presidencial Número 04 del 3 de abril de 2012 sobre Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública. Archivo General de la Nación. Ley 1450 de 2011 Gobierno en Línea –Estrategia del Buen Gobierno, que en sus Artículos 230 y 232 establece la Política de Cero Papel y la racionalización de trámites y procedimiento al interior de las entidades públicas. Decreto 235 de 2010 por medio de la cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de la función pública. Ley 962 de 2005 Ley Anti-trámite. Decreto 2170 de 2002 sobre contratación de medios electrónicos. Decreto 1747 de 2000 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales. Ley 527 de 1999 que reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, del comercio electrónico y firmas digitales. Acuerdo 060 de 2011 emitido por el Archivo General de la Nación, a través del cual se establecen pautas para administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. 4. RESPONSABILIDAD DE LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL La responsabilidad por la Comunicación Interna es de todos los funcionarios de la E.S.E y en especial de quienes, con base en las políticas expedidas por el nivel directivo, deben procurar no solo su promulgación sino la creación y el mantenimiento de una visión compartida, cuyo centro sea la rectitud y la transparencia de la gestión. De esta manera se debe tener en cuenta lo siguiente: Todos los empleados y terceros que presten servicios para la E.S.E Hospital Universitario de Neiva, serán responsables del cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y estándares establecidos que garantizan la seguridad de la plataforma tecnológica.

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Es responsabilidad de todos los empleados de la E.S.E Hospital Universitario de Neiva, velar por la veracidad, integridad, seguridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos. Igualmente que la información sea elaborada, generada, operada, modificada, almacenada, conservada, transportada, accedida, divulgada o destruida, de acuerdo con las normas y reglamentos establecidos por la Organización para este fin. 5. COMUNICACIÓN INTERNA La Comunicación Interna del Hospital es considerada como una herramienta de gestión, entendida como el proceso de producir y compartir significados que permitan informar y actuar como agente eficaz de cambio organizacional, de tal forma que contribuya al fortalecimiento de la plataforma estratégica. Dicha forma de comunicación estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los funcionarios de la E.S.E, para ello la Administración establecerá procesos y mecanismos comunicativos internos, que garanticen la interacción y la construcción de visiones comunes. La Comunicación Interna, se convierte en un conjunto de mecanismos que otorga identidad y que permite que los funcionarios se integren con clara conciencia y compromiso a los propósitos institucionales. Así mismo, es vital para que la comunicación informativa cumpla su propósito, toda vez que con ésta se logra la efectividad de la comunicación con los diferentes públicos internos y externos, adquiriendo una dinámica y agilidad mayor que le permitirá ir adaptándose con mayor rapidez a las diferentes situaciones que se presenten. El Hospital cuenta con un Manual de Imagen Corporativa, en el que están inmersas las instrucciones para el uso y manejo de los logos en las aplicaciones corporativas y publicitarias. 5.1 Funciones de la Comunicación Interna Coordinación (De tareas y esfuerzos)

FAVORECE

Circulación (Rapidez y fluidez de la información)

Interactividad

Profesional

EFICACIA DE LA ORGANIZACIÓN

Personal

Solidaridad Identificación (De las personas con Organización)

Cohesión (entre las Personas del grupo) ESTIMULA

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5.2 Plan de Comunicaciones Internas: Este se convierte en un documento elaborado con el fin de responder a las necesidades que en materia de comunicación interna, presenta la Entidad, con lo cual se garantiza el uso adecuado de los medios, para asegurar la efectividad de la comunicación institucional. El diseño, elaboración, control e implementación del Plan anual de Comunicaciones Internas Institucional, está a cargo de la Oficina de Mercadeo a través de la Comunicadora Social. Teniendo en cuenta que este documento se construye con base en el diagnóstico de las necesidades de comunicación interna, los Jefes de cada área deben reportar estas necesidades a la Oficina de Mercadeo, en la primera semana del mes de septiembre de cada año, para ser incluidas en el presupuesto del año siguiente, durante el cual se podrá solicitar el cumplimiento de las necesidades reportadas, utilizando los formatos diseñados para tal fin. ACTIVIDADES

Identificar necesidades de comunicacion internas de la Oficina . Lo hace cada Oficina , en el mes de agosto de cada año.

Entregar a la Oficina de Mercadeo el formato con las necesidades de comunicación interna, en la 1ra. semana de septiembre de cada año.

Recopilar las necesidades en el formato de necesidades de comunicación interna, en el mes de agosto. Responsable cada Oficina.

Diligenciar el formato de Solicitud de Divulgación Interna y enviarlo a la Oficina de Mercadeo para el cumplimiento. Realizarlo de enero a diciembre del año siguiente.

5.3 Canales internos de comunicación: Son los medios de comunicación utilizados para transmitir la información de interés a los funcionarios en la institución. 5.3.1 Cartelera institucional: Las carteleras institucionales sirven como medio de divulgación y reconocimiento para cada dependencia o área. Se convierte en una estrategia adecuada para llegar al cliente interno, toda vez que es un medio de comunicación visual funcional, para el manejo de la imagen y la información. La información que se desee publicar en las carteleras, deberá centralizarse a través de la Oficina de Mercadeo, con el fin de que desde allí se efectúe la priorización de la información, definir la frecuencia de publicación o cambio y garantizar la actualización de las carteleras. Así mismo, será la Oficina de Mercadeo la única autorizada para permitir la ubicación de información en las carteleras, con el fin de evitar contaminación visual en la Institución. De igual 11

manera, no se podrá colocar información en vidrios ni en ningún sitio diferente a las carteleras, que no esté autorizado, quedando además terminantemente prohibido utilizar las carteleras para fines comerciales. Es importante indicar que se debe hacer uso adecuado de las carteleras y colaborar con la preservación y orden de las mismas, motivo por el cual los funcionarios no deberán retirar la información institucional publicada en este medio de comunicación, toda vez que corresponde a la Oficina de Mercadeo el retiro de dicha información. ACTIVIDADES Las carteleras deben estar ubicadas en lugares de fácil acceso y lectura

Solicitar autorización a la Oficina de Mercadeo

Entregar la información a divulgar en las carteleras, a la oficina de Mercadeo.

En las carteleras sólo se podrá desplegar información Institucional

La información debe ser actualizada con frecuencia.

5.3.2 Boletín de comunicación institucional “Notihospital”: Estrategia que se convierte en el más importante medio de comunicación interna que goza de la más alta aceptación entre los funcionarios, en razón a que permite la participación de todas las oficinas del Hospital. La responsabilidad de su elaboración, está a cargo de la Oficina de Mercadeo.

ACTIVIDADES 1 Solicitar información a la Unidades Funcionales

2 Recibir la Información

3 Revisar y analizar la información recibida

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4 Enviar información a diseño para elaboración primer boceto del boletín

5 Revisar primer boceto del boletín

6 Realizar ajustes al boletín

7 Aplicar las correciones y sugerencias

8 Enviar al Gerente boletín final para la aprobación

9 Enviar el archivo a la litografía

10 Entregar el boletín a los funcionarios del Hospital

5.3.3 Mascota institucional inflable “Nandito”: Se convierte en una estrategia de comunicación y de fortalecimiento de la imagen de Institución. Debido al carisma que lo identifica y que permite atraer la atención de la comunidad hospitalaria, representa una gran ayuda para motivar a los públicos hacia el conocimiento de las noticias publicadas a través de afiches que son colocados en él. ACTIVIDADES El afiche será publicado en Nandito, por la Oficina de Mercadeo.

Solicitar la publicación a la Oficina de Mercadeo.

La Oficina de Mercadeo elaborá el afiche con la información solicitada.

Entregar la información a divulgar a la oficina de Mercadeo.

5.3.4 Correo Electrónico OUTLOOK: Es una aplicación de Microsoft que permite mantener una comunicación constante entre los funcionarios (correo), como también el manejo de calendario, contactos y tareas. Este importante medio se convierte en una herramienta rápida y efectiva, que permite la interactividad entre los funcionarios, para el intercambio de circulares, memorandos, avisos, mensajería, calendario. En razón a que el Outlook permite ahorrar tiempo y dinero, se recomienda aprovecharlo al máximo, por lo tanto deberá convertirse en la herramienta preferida por los usuarios para comunicarse, tanto como sea posible. Con el fin de contribuir a generar una cultura de eliminación del papel, los usuarios deberán aprovechar al máximo los servicios de red interna. Con su uso, se puede evitar la impresión, porque permite la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamaño. Los usuarios de este medio, deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Solicitar la cuenta de correo al Jefe del Área para que sea autorizada y remitida a la Oficina TICS del Hospital para su configuración. 13

Al revisar la bandeja de entrada de correos, mirar el asunto y determinar cuáles correos abre, elimina o deja para revisarlos después. Elaborar y enviar un correo para cada tema, si se requiere tratar múltiples temas. Enviar las copias de las comunicaciones institucionales, a través del correo interno. Usar asteriscos para hacer énfasis en los datos. No usar múltiples colores y tipos de letra. Verificar los datos del destinatario y la dirección de correo electrónico, antes de enviarlo. No deberá ser utilizado para atentar contra la dignidad de ninguno de sus usuarios.

ACTIVIDADES

Ingresar diariamente al correo Outlook y mantenerlo activo .

Crear una carpeta en C o en D, para cada año, con subcarpetas de comunicaciones "reciidas" y "enviadas".

Dedicar el tiempo necesario, al inicio de la jornada, para leer los correos recibidos

No imprimir los correos a menos de que sea extrictamente indispensable. En caso de requerirlo, depurar de contenido que no aporte información como los textos de “Este mensaje puede contener información confidencial…”, entre otros.

No utilizar lenguaje informal en los mensajes institucionales y evitar el tuteo.

En lo posible, dar respuesta de manera inmediata a los correos recibidos o antes en 48 horas. Evitar el uso de mayúsculas sostenidas, ya que representa una manera de subir el tono de la voz.

De manera periódica y necesaria , el correo deberá ser depurado por cada uno de sus usuarios,con el fin de optimizar esta herramienta.

5.3.5 Altavoz o sonido interno ambiental: Es un medio de comunicación a disposición de la Institución, utilizado para orientar, informar y motivar de manera directa a la población hospitalaria. La Oficina de Mercadeo será la encargada de coordinar de manera previa la información a divulgar a través de este medio, la cual debe ser de interés general. La información cotidiana a divulgar será de responsabilidad del funcionario del conmutador que se encuentre de turno. Este canal no será utilizado para transmitir información de carácter personal, privado o que atente contra la dignidad de los funcionarios o comunidad hospitalaria en general. 14

A través de este medio, se autoriza colocar sólo música ambiental. ACTIVIDADES

Elaborar la información de interés general

Entregar la información a la oficina de Mercadeo o a la operadora del conmutador de acuerdo al tipo de información a divulgar.

La operadora del conmutador transmite la información por el alta voz, de acuerdo a lo solicitado

5.3.6 Línea Telefónica Interna: Es un canal de comunicación que permite el acercamiento entre los funcionarios de las diferentes áreas de la Institución. Para el Hospital Universitario de Neiva, es fundamental brindar una excelente atención telefónica a través de este medio, razón por la cual cuenta con su propio protocolo telefónico, el cual es de obligatoria aplicabilidad para el funcionario, toda vez que en él, se indican temas claves para su correcta utilización. ALGUNAS RECOMENDACIONES AL HABLAR POR TELÉFONO Conteste pronto la llamada, al segundo o tercer timbre como máximo.

Sonría cuando tome o realice la llamada (ésto produce un tono de voz agradable).

Frases Prohibidas: No lo sé; No puedo hacerlo;Tiene que; Espere un segundo; No.

Adopte una voz "telefónica", controlando el volumen y velocidad.

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Proyecte un tono entusiasta, natural, atento y respetuoso.

Saludar cordialmente: " Muy buen día"

"En qué le puedo servir."

Indicar el nombre de la Oficina a la que pertenece

Identificarse. " habla Nandito"

Nota: Todos los usuarios del Hospital deberán aplicar el protocolo telefónico. 5.3.7 Documentos Internos: Con el fin de estandarizar la presentación de toda documentación generada en la Institución y desde la misma hacia el exterior, así como también optimizar el espacio en el papel utilizado, se debe tener en cuenta que estará escrita con las siguientes características:

Tipo de letra: Arial 12

Interlineado

sencillo

Márgenes: superior e iizquierdo 3 cms. Inferior y derecho 2 cms

Para aquellos documentos que excedan de dos (02) páginas, se tendrá en cuenta un tamaño de letra 11. Se deberá imprimir el original del documento y las copias necesarias en papel reutilizable. Todo funcionario deberá además aplicar las siguientes recomendaciones: No usar resaltador, notas al margen, rayas, subrayados, sangrías u otros escritos que afecten la preservación del documento. Configurar correctamente las páginas: Es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes, con lo cual se evitarán impresiones fallidas y así evitar desperdicios de papel. Lectura y corrección en pantalla: Un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en la pantalla, que adicionalmente nos ofrece la 16

posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprimirá la versión final del documento para su firma o radicación. Reciclar: Todo funcionario deberá aplicar las normas de reciclaje de papel contenidas en la Política institucional de reciclaje. Es importante tener en cuenta que el papel reciclado debe salir picado de la Institución, con el fin de evitar posibles fraudes. De igual manera todas las dependencias de la Institución deben proyectar sus documentos teniendo en cuenta la plantilla establecida para tal fin. Los diferentes formatos utilizados en la institución serán únicamente los estandarizados a través de la Oficina de Calidad del Hospital. a. Oficio Interno: Es la comunicación que se da entre las diferentes oficinas de la Institución. Es importante indicar que conforme a lo establecido en el Proceso de Gestión Documental, generalmente en las Instituciones del Estado, el consecutivo del documento, se proporciona en la Oficina de Correspondencia, en el momento de radicar la comunicación interna.

Los logos de la Intitución y de acreditación, no podrán ser modificados.

Registrar el centro de costo (C.C) en la parte superior.

Ciudad y fecha

Datos del destinatario:Tr atamiento con mayúscula inicial nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Nombre empresa con mayúscula inicial. Si el nombre es una sigla, se escribe con mayúscula sostenida.

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REF.: (En negrilla y mayúsculas sostenidas) Síntesis de las principales ideas de texto.

Saludo

Texto

Despedida: Atentamente, seguida de coma(,) o frase de cortesía seguida de punto.

Firma: Nombres y apellidos del remitente escritos en mayúscula sostenida. El cargo se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial.

Con copia a: deberá identificarse con las letras CC. y se enviará a la oficina o dependencia y no al nombre del la persona-

Anexos: Especificar cantidades

Escribir el nombre completo de: quién proyectó, quén eleboró, acompañado del cargo y la Oficina, en letra tamaño 8

En el pie de página debe ir registrado el slogan institucional, dirección, PBX, fax y dirección electrónica. Deberá aparecer en todas las páginas.

b. Circular: Es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interno, generadas desde las diferentes dependencias con el fin de reglamentar, aclarar o recordar sobre un tema específico. Este medio escrito sirve para comunicar de un mismo asunto a varias personas. Se sugiere en lo posible la socialización a través del correo interno Outlook. CARACTERISTICAS

Logo de la Intitución y de acreditación, no podrán ser modificados.

Ciudad y fecha

la palabra CIRCULAR (con mayúscula sostenida, en negrilla y centrada en la hoja ). Llevará consecutivo que inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año.

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PARA: (en mayúsculas sostenidas. se escribe en la márgen izquierda). Los nombres y/o cargos con mayúsculas sostenidas.

REF: (en mayúscula sostenida al margen izquierdo.) y se registra en mayúscula sostenida el tipo de reunión: Ej. COMITÉ, CAPACITACIÓ N INVITACIÓN

Informac ión y/o requeri mientos

ORDEN DEL DIA: (sólo en caso de invitación a comité. Debe escribirs e en orden numérico

Especificar FECHA, HORA, LUGAR (sólo en caso de invitación).

Despedida: Breve seguida de coma (,) o frase de cortesía seguida de punto (.).

Remitente: nombres y apellidos en mayúscula s sostenidas , el cargo con mayúscula inicial.

Anexos: Opcional (cantidad de hojas o tipo de anexo)

Datos de quién elaboró: nombre sy apellido s complet os, cargoOficina, escrita en tamaño 8 letra arial

c. Acta de reunión: Es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Este documento debe ser siempre firmado por todos y cada uno de los participantes de la reunión. Con el fin de consolidar en un solo expediente, toda la información relacionada con la reunión, se recomienda archivar en un solo paquete, la invitación, acta, listado de asistentes y anexos. CARACTERISTICAS

Logo de la Intitución y de acreditación, no podrán ser modificados.

Referencia:

Fecha (escrita a margén izquierda)

Duración (escribir el tiempo de duración de la reunión)

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Lugar: (indica el sitio de la reunión)

Redacta da por (el nombre de la persona que elabora el acta)

Asistentes -nombrecargo (de los participant es)

Agenda: (indica los objetivos de la reunión)

Temas tratados: se refiere al desarrollo de los temas

Resumen de informacione s, decisiones y acciones, donde se describen las tareas y compromiso s

El Responsabl e es la persona que debe encargarse de la tarea a ejecutar

La prioridad se indica si es A (alta) M (media) B (baja)

Fecha prevista : se refiere en que se cree que estará la tarea y la Fecha real indica el día que que se efectuó.

Participantes de la reunión, el cargo y firma.

Es necesario tener en cuenta que por respeto a los integrantes de toda reunión, ésta debe iniciar a la hora acordada o máximo ¼ de hora después, culminando de igual manera, de acuerdo a lo indicado en la invitación. Así mismo se debe evitar el uso del teléfono celular durante la reunión, de manera que no interfiera en el desarrollo de la misma. d. Control de asistencia: Es el registro que se debe diligenciar como constancia de la asistencia de los participantes a cada reunión. CARACTERISTICAS

El formato debe contener: Unidad Funcional Responsable

Fecha de la reunión

Tema

Nombre del asistente, Unidad Funcional, cargo y firma

6. COMUNICACIÓN EXTERNA: Está constituida por la información amplia y transparente de la ESE hacia los diferentes grupos de interés externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos de la gestión. El Hospital Universitario de Neiva, como actor social y entidad pública cumple un rol ordenador del acontecer de su entorno; esto significa que no puede abstraerse de su obligación de establecer relaciones claras, transparentes e incluyentes con sus grupos de interés, y que no puede renunciar a su responsabilidad de dar cuenta de su gestión como parte de su condición de entidad pública, contribuyendo así a la rendición de cuentas ante los diferentes grupos objetivo y respetando el derecho que tienen los diferentes grupos a estar informados sobre la gestión de la entidad. La comunicación externa, permite además el cumplimiento de los principios de transparencia, al mantener y promover una actitud institucional que reconozca que los propósitos, actuaciones y 20

resultados de la gestión sean visibles para todos los grupos o personas interesadas en su gestión. Este tipo de comunicación se efectúa cuando se promueve la participación ciudadana en la planeación, ejecución y control de las actividades y procesos que soportan la función de la entidad, y cuando se propicia una cultura orientada al servicio público, al proporcionar a todos los públicos externos de la entidad la información pertinente de manera especial: propósitos, principales proyectos a emprender, uso de los recursos públicos y resultados parciales o finales de su gestión. Además, este principio se favorece al mantener relaciones continuas y permanentes con los diferentes públicos. 6.1 Plan de comunicaciones externas: Éste se convierte en un documento elaborado con el fin de responder a las necesidades que en materia de comunicación externa, presenta la Entidad, con lo cual se garantiza el uso adecuado de los medios, para asegurar la efectividad de la comunicación institucional. El diseño, elaboración, control e implementación del Plan anual de Comunicaciones Externas Institucional, está a cargo de la Oficina de Mercadeo a través de la Comunicadora Social. Teniendo en cuenta que este documento se construye con base en las necesidades de comunicación Externa, los Jefes de cada área deberán reportar estas necesidades a la Oficina de Mercadeo, en la primera semana del mes de septiembre de cada año, para que sean incluidas en el presupuesto del año siguiente, durante el cual podrá solicitar el cumplimiento de las necesidades reportadas. ACTIVIDADES

Identificar necesidades de comunicacion externas de la Oficina, en el mes de agosto de cada año.

Recopilar las necesidades en el formato de necesidades de comunicación Externa, en el mes de agosto. Responsable cada Oficina.

Entregar a la Oficina de Mercadeo el formato con las necesidades de comunicación externa en la 1ra semana de septiembre de cada año.

Diligenciar el formato de Solicitud de Publicación Externa y enviarlo a la Oficina de Mercadeo para el cumplimiento. Realizarlo de enero a diciembre del año.

Es importante indicar que este Hospital cuenta con un Manual de Imagen Corporativa, en el que están inmersas las instrucciones para el uso y manejo de los logos en las aplicaciones corporativas y publicitarias.

6.2 Canales Externos de Comunicación: Es el conjunto de medios que la Institución utiliza, para emitir mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes 21

públicos externos, así como también proyectar una imagen favorable del Hospital o promover actividades, productos y servicios. 6.2.1 Correo electrónico OUTLOOK: Este importante medio se convierte en una herramienta rápida y efectiva, que permite la interactividad entre los clientes corporativos y la Institución, por lo tanto deberá convertirse en la herramienta preferida por los usuarios para comunicarse con los diferentes clientes, tanto como sea posible. Con el fin de contribuir a generar una cultura de eliminación de papel, los usuarios deberán aprovechar al máximo los servicios de red interna. Con su uso, se puede evitar la impresión, porque permite la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamaño. Los usuarios de este medio, deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Al revisar la bandeja de entrada de correos, mirar el asunto y determinar cuáles correos abre, elimina o deja para revisarlos después. Elaborar y enviar un correo para cada tema, si se requiere tratar múltiples temas. Enviar las copias de las comunicaciones institucionales, a través del correo interno. Usar asteriscos para hacer énfasis en los datos. No usar múltiples colores y tipos de letra. No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable. En caso de necesitar la impresión, depurar de contenido que no aporte información como los textos de “Este mensaje puede contener información confidencial…”, entre otros. Verificar los datos del destinatario y la dirección de correo electrónico, antes de enviarlo En lo posible, cada usuario deberá configurar su firma dándole identidad institucional, es decir, identificación completa del usuario, cargo y dependencia a la cual pertenece, así como también se debe evitar la utilización de correos personales para temas institucionales. 6.2.2 Página Web institucional Es una publicación permanente, que tiene como objeto, garantizar al usuario mantenerse informado sobre las actividades del HOSPITAL UNIVERSITARIO HERNANDO MONCALEANO PERDOMO en todos sus niveles. No obstante se tiene en cuenta que los motores y mega motores de búsqueda en la WEB, tienen la posibilidad de hacer, como de hecho lo hacen, traducciones en varios idiomas, se utiliza un lenguaje universal del español de fácil traducción. Cuando es necesario utilizar siglas, tecnicismos y abreviaturas, se especifica el significado. En lo posible se evita utilizar términos en idiomas extranjeros. (Solo cuando se hace extremadamente necesario) pero se explica su equivalencia en Español. No se utilizan abreviaturas en los nombres, fechas y porcentajes. Los comunicados son previamente revisados y corregidos en las reglas gramaticales y por lo general establecen la fuente de origen, su contenido es vigente, relevante y verificable. Solamente se publican comunicados que están íntimamente relacionados con las competencias de la Institución. 22

Las fotografías son originales hechas para cada comunicado, sin manipulación alguna, acorde con los textos. Se debe evitar en lo posible la utilización de fotografías ajenas a la institución. Como se trata de una publicación oficial, los contenidos están libres de calificativos ofensivos contra la raza, credo político o religioso, de género, discapacidad, ubicación geográfica, apariencia física o estrato social, ni reflejan los intereses, gustos, deseos u otro tipo de tendencia en particular, igualmente no refleja posiciones políticas, religiosas, económicas o de otra índole. En la información, fotografías, documentos etc. que soliciten los particulares se aclarará que solo será utilizada para los fines para los cuales se solicita y que no será divulgada a terceros sin previo consentimiento de la Institución. En todos los casos, se observan estrictamente los derechos de autor, en los casos de documentos, libros, fotografías, videos, dibujos, imágenes, grabaciones fonográficas, partituras, fórmulas programas informáticos, bases de datos, otros elementos y actividades señalados en la ley como derechos de autor, derechos de propiedad intelectual o derechos de propiedad industrial. ACTIVIDADES Inicio Web máster es el encargado de la operatividad y mantenimiento de la disponibilidad en un sitio web. Estará a cargo de la Oficina TICS Fin Archivo de los contenidos en bases de datos

Revisar contenidos Oficina de Planeación

Oficina de Planeación

Publica contenidos Oficina TICS

Depurar contenidos Oficina de Planeación

El administrador del portal web del Hospital estará bajo responsabilidad de la Oficina de Planeación, Calidad y Desarrollo institucional y sus funciones serán las indicadas en el gráfico anterior. Nota: Este trabajo tiene que ser asesorado por un profesional en Comunicación Social en cuanto a la revisión de contenidos. 6.2.3 Blogs: Es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

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Este medio de comunicación sirve para el correcto ejercicio de intercambio de información, divulgación, solución de interrogantes y demás funciones de interactividad entre otros, además constituye las principales normas de convivencia para permitir el buen desarrollo de la interacción bajo estos mecanismos de participación virtual. La administración de los Blogs, se encuentra limitada a los servidores que sean expresamente designados para tal fin, de acuerdo con los perfiles y temáticas a desarrollar que se le permita interactuar con los usuarios. Los principales actores en los Blogs serán todos aquellos usuarios del sitio (PAGINA WEB DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO HERNANDO MONCALEANO PERDOMO) que quieran pertenecer de manera voluntaria y demás personas que deseen interlocutar bajo la metodología temática, no obstante que exponga sus conocimientos para aporte, en el desarrollo del tema propuesto en su perfil blog. Con el fin de garantizar el buen desarrollo de las temáticas planeadas en los Blogs, el grupo de la Oficina TICS del Hospital será el encargado de brindar tanto las herramientas como el apoyo técnico, y la Oficina de Planeación realizará la organización y el seguimiento al tema. Todo mensaje ingresado a los Blogs será de propiedad y opinión personal del autor mismo, quien podrá compartirlo con otros sitios o medios de comunicación. Aunque los contenidos son propiedad del Autor, EL HOSPITAL UNIVERSITARIO HERNANDO MONCALEANO PERDOMO tiene derecho a conservarlos en su base de datos mientras el servicio esté funcionando. Todos los mensajes de los Blogs pueden ser modificados o eliminados sin previo aviso al autor. En ningún caso el foro podrá ser utilizado como plataforma política, material protegido bajo las leyes de derecho de autor, difusión de información errónea o tendenciosa, ni para difamación de personas o entidades. En el caso que un usuario externo, no acate las reglas para el desarrollo de los mismos, o que por algún medio intente sabotear el desarrollo de éste, será identificado y expulsado del foro o el chat, en caso de ser un servidor de la entidad el de esta conducta indebida, se deberá guardar copia de su actuación en el foro y deberá ser remitida al grupo de control interno disciplinario. Toda participación de menores de edad tiene que estar supervisado por un mayor de edad tal como: hermano, padre o tutor. 6.2.4 Chats y foros El propósito de este documento es definir las políticas de uso de los medios tecnológicos para la realización de FOROS Y CHATS que sirvan de espacios para el encuentro, divulgación y solución de interrogantes entre otros. Estas políticas constituyen las principales normas de convivencia para permitir el buen desarrollo de la interacción bajo estos mecanismos de participación virtual. El administrador puede restringir o prohibir la participación de un ciudadano cuando se demuestre que su acceso a los mismos tiene como objetivo entorpecer el desarrollo de la temática propuesta. 24

La entidad con el fin de garantizar el buen uso para el desarrollo de los foros y chats, deberá semestralmente realizar la programación para el desarrollo de éstos, la cual debe incluir como mínimo las temáticas, tipos de foro y chat, fechas de realización, moderadores, público objetivo, reuniones de evaluación y tipo de documentos que se van a generar como resultado del desarrollo de los mismos. La programación será publicada en la página web de la entidad, en el mes de enero de cada vigencia, y en caso de realizarse modificaciones a la misma, serán registradas en el link respectivo con el fin de mantenerse informados a los interesados. Los principales actores en los foros y chats serán todos aquellos usuarios del sitio (PAGINA WEB DEL HOSPITAL HERNANDO MONCALEANO PERDOMO) que quieran pertenecer de manera voluntaria y demás personas que quieran interlocutar bajo la metodología temática no obstante que exponga sus conocimientos para aporte en el desarrollo de la discusión del tema propuesto. Con el fin de garantizar el buen desarrollo de las temáticas planeadas en los foros electrónicos, el grupo de la Oficina de Sistemas del Hospital será el encargado de brindar tanto las herramientas como el apoyo técnico, y la Oficina de Planeación realizará la organización y el seguimiento al tema Sobre los contenidos y su propiedad se tendrá en cuenta lo establecido arriba para los blogs, así como lo relacionado a la participación de los menores de edad. Todos los mensajes de los foros o chats pueden ser modificados, modificados o eliminados sin previo aviso al autor. Existen moderadores que tienen a cargo la administración de los mensajes. - El título no tiene relación con el mensaje. - Si el título trata de llamar la atención internacionalmente. - Podría utilizarse otro título para relacionarlo mejor. Los usuarios a quienes les intervengan sus conversaciones podrán presentar la queja ante el administrador del foro o chat, el reenvió de mensajes que haya sido modificado o mostrando su descontento a través de los Foros o Chat será sancionado con el mismo bloqueo. Estas políticas constituyen las principales normas de convivencia para que el desempeño de los foros y chat sea lo más positivo posible. El uso de estos espacios en la web del HOSPITAL UNIVERSITARIO HERNANDO MONCALEANO PERDOMO es un derecho ofrecido sin costo alguno a la comunidad. 6.2.5 Comunicado de Prensa: Se convierte en una estrategia de comunicación externa, dirigida a los medios de comunicación, con el propósito de anunciar noticias de interés periodístico relacionadas con la Institución y que generen impacto en la comunidad. La importancia del comunicado radica en la audiencia a la cual podamos llegar a través de los medios de comunicación. El Comunicado de prensa se elabora con base en las noticias surgidas desde la Gerencia del Hospital y desde cada una de las dependencias, las cuales se convierten en las fuentes principales de la noticia en la Institución. 25

ACTIVIDADES El jefe del área generadora de la noticia debe: Reportar a la Oficina de Mercadeo el tema a divulgar.

El profesional universitario de la Oficina de Mercadeo recopila la información.

El Profesional Universitario hace las correcciones sugeridas.

El Profesional Universitario de la Oficina de Mercadeo elabora el comunicado.

El comunicado se traslada para la firma del Gerente.

El comunicado debe ser revisado por: la fuente, la Jefe de Mercadeo y la Subgerente Técnico Científica.

Se envía a los medios de comunicación por internet, a los usuarios a través de outlook, y se publica en carteleras.

6.2.6 Rueda de Prensa: Consiste en una entrevista de carácter grupal, convocada por el Gerente del Hospital, con el fin de dar a conocer temas que considere de interés a los medios y a la comunidad en general. Es importante indicar, que el Gerente de la Institución es el único funcionario facultado para convocar a ruedas de prensa en el Hospital. 6.2.7 Manejo de Medios de Comunicación: Para el Hospital Universitario de Neiva, es importante ofrecer información veraz y confiable a los medios de comunicación, en razón a que éstos se convierten en portadores oficiales de la información en la sociedad. Por tal motivo, las únicas oficinas autorizadas para emitir cualquier información a los medios de comunicación, además de la Gerencia, son las Subgerencias Administrativa y Técnico Científica. Por lo tanto se indica que queda prohibido a todo funcionario, diferente a los mencionados, proporcionar cualquier tipo de información a los medios de comunicación. 6.2.8 Buzón de Sugerencias: Se convierte en una herramienta de comunicación entre el cliente externo, usuarios y la comunidad con el Hospital, que permite motivarlos a transferir su saber y observaciones en una relación gana-gana, toda vez que ésto permite realizar acciones encaminadas a mejorar aquellos aspectos que no se están desarrollando de manera adecuada. Es importante indicar que la Oficina de Servicio de Información y Atención al Usuario SIAU, es la responsable del total manejo del buzón de sugerencias, colocados en diferentes sitios de la Institución. 6.2.9 Conmutador: Es un canal de comunicación que permite el acercamiento entre la Institución, los usuarios, clientes corporativos y la comunidad en general. Para el Hospital 26

Universitario de Neiva, es fundamental brindar una excelente atención telefónica a través de este medio, razón por la cual cuenta con su propio protocolo telefónico, de obligatoria aplicabilidad para el funcionario, donde se indican temas claves para su correcta utilización. Es importante anotar, que a través de este medio sólo se autoriza colocar música ambiental.

ALGUNAS RECOMENDACIONES AL HABLAR POR TELEFONO Frases Prohibidas: No lo sé; No puedo hacerlo;Tiene que...; Espere un segundo; No.

Conteste la llamada pronto, al segundo o tercer timbre como máximo.

proyecte un tono entusiasta, natural, atento y respetuoso

Sonría cuando tome o realice la llamada. Adopte una voz "telefónica", controlando el volumen y velocidad.

Saludar cordialmente: " Muy buen día"

Indicar el nombre de la Oficina a la que pertenece

"En qué le puedo servir."

Identificarse. " habla Nandito"

Nota: Todos los usuarios del Hospital deberán aplicar el protocolo telefónico.

6.2.10 Documentos Externos: Es todo tipo de correspondencia que se genera al interior de la Institución y que va hacia el exterior del Hospital. Toda documentación externa que se genere desde la Gerencia del Hospital, debe llevar la firma de quién proyectó, elaboró y los diferentes vistos buenos que requiera, según el tipo de documento. 27

Con el fin de unificar la presentación de toda documentación generada desde la Institución, se debe tener en cuenta que estará escrita con las siguientes características, buscando optimizar el espacio en el papel utilizado, para lo cual se deberá atender a las siguientes sugerencia para su elaboración::

Márgenes:

Tipo de letra: Arial tamaño 12

Interlineado: sencillo

superior e iizquierdo 3 cms. Inferior y derecho 2 cms

Para aquellos documentos que excedan de dos (02) páginas, se tendrá en cuenta un tamaño de letra 11. No usar resaltador, notas al margen, rayas, subrayados, sangrías u otros escritos que afecten la preservación del documento. Configuración correcta de las páginas: Es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes, con lo cual se evitarán impresiones fallidas y así evitar desperdicios de papel. En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse márgenes más pequeños y cambiar a los márgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestión Documenta en los informes y oficios definitivos. Lectura y corrección en pantalla: Un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en la pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprimirá la versión final del documento para su firma o radicación. Reciclar: Todo funcionario deberá aplicar las normas de reciclaje de papel contenidas en la Política institucional de reciclaje. Es importante tener en cuenta que el papel reciclado debe salir picado de la Institución, con el fin de evitar posibles fraudes. Es importante tener en cuenta que el papel reciclado debe salir picado de la Institución, con el fin de evitar posibles fraudes. En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por el Sistema de Gestión Documental. De igual manera todas las dependencias de la Institución deben proyectar sus documentos teniendo en cuenta la plantilla establecida para tal fin.

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Los diferentes formatos utilizados en la institución serán únicamente los estandarizados a través de la Oficina de Calidad del Hospital. Es importante indicar que conforme a lo establecido en el Proceso de Gestión Documental, generalmente en las Instituciones del Estado, el consecutivo del documento, se proporciona en la Oficina de Correspondencia, en el momento de radicar la comunicación externa. Es importante indicar que este Hospital cuenta con un Manual de Imagen Corporativa, en el que están inmersas las instrucciones para el uso y manejo de los logos en las aplicaciones corporativas y publicitarias. Nota: Sólo Coordinadores y Jefes de Oficina, están autorizados para firmar oficios, exceptuando la Oficina de Control Interno Disciplinario. Cuando por razones extraordinarias el titular del cargo se encuentra ausente, podrá firmar otro funcionario de la Oficina, el cual deberá ser autorizado para tal fin y se antepondrá a la firma: PAT: Por Ausencia Transitoria. POS: Por Orden Superior CARACTERISTICAS

Los logos de la Intitución y de acreditación, no podrán ser modificados.

Registrar el centro de costo (C.C) en la parte superior.

Ciudad y fecha

Datos del destinatario:T ratamiento con mayúscula inicial nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Nombre empresa con mayúscula inicial. Si el nombre es una sigla, se escribe con mayúscula sostenida. Dirección y ciudad.

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REF.: (En negrilla y mayúsculas sostenidas) Síntesis de las principales ideas de texto.

Saludo

Texto

Despedida: Atentamente, seguida de coma(,) o frase de cortesía seguida de punto.

Firma: Nombres y apellidos del remitente escritos en mayúscula sostenida. El cargo se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial.

Con copia a: deberá identificarse co n las letras CC. y se enviará a la oficina o dependencia y no al nombre del la persona-

Anexos: Especificar cantidades

Escribir el nombre completo de: quién proyectó, quén eleboró, acompañado del cargo y la Oficina, en letra tamaño 8

En el pie de página debe ir registrado el slogan institucional, dirección, PBX, fax y dirección electrónica. Deberá aparecer en todas las páginas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Directiva Presidencial Número 04 del 3 de abril de 2012 sobre Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública. www.archivogeneral.gov.co Cero Papel en la administración pública: Guía No.1 y No. 2 de Buenas prácticas para reducir el consumo de papel. www.archivogeneral.gov.co.

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

NOMBRE:

NOMBRE:

NOMBRE:

MARIA DEL PILAR ESQUIVEL SÁNCHEZ CARMEN ELENA TAFUR PERDOMO

CARGO:

-LUZ HELENA GUTIÉRREZ URIBE -NATALIA ANDREA RODRIGUEZ GUTIÉRREZ -MILENA CABRERA MURCIA - MARIA DEL PILAR ESQUIVEL SANCHEZ

CARGO:

JESÚS ANTONIO CASTRO VARGAS

CARGO:

Profesional Universitario Oficina de MercadeoComunicadora Social

-Subgerente Administrativa -Jefe Oficina de Planeación, Calidad y Desarrollo Institucional -Enfermera Oficina Garantía de la Calidad - Profesional Universitario Oficina De Mercadeo

FECHA

FECHA

FECHA

Abril 2013

Abril 2013

Mayo-2013

Profesional Universitario Oficina de Mercadeo

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Gerente E.S.E

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