1 de: 1 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 27 DE FEBRERO DE 2013

FONDO

W EB

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

PRESIDENCIA

SECCIÓN

CÓDIGO

10000

SUBSECCIÓN

10000-1.5

10000-1.6

10000-2 10000-2.1

10000-2.2 10000-2.3

PLAN PLAN DE ACCION Informes Acciones Correctivas Seguimiento Acciones Correctivas ELABORO

D

O

10000-3 10000-3.1

3

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

X

PROCEDIMIENTOS

X

2

2

3

X

X

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional

TO

2

3

X

X

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional

3

X

X

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional

EN

10000-1.4

PRESIDENCIA

DISP. FINAL CT E M/D S

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional y en las Areas que están a cargo. Se conserva por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

2

3

X

X

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional

2

3

X

X

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional

2

3

X

X

Se conservan por ser documentos testimoniales

2

3

X

X

Se conservan por ser documentos testimoniales

2

3

X

X

Se conservan por ser documentos testimoniales

2

2

X

X

M

10000-1.3

Anexos ACTAS DE ANALISIS ESTRATEGICO Acta Convocatoria Anexos ACTAS PRODUCTO NO CONFORME Acta Convocatoria Anexos ACTAS DEL CCO Acta Convocatoria Anexos ACTAS DE SEGURIDAD OPERACIONAL Acta Convocatoria Anexos ACTAS DE COMITÉ ITINERARIOS Acta Convocatoria Anexos INFORMES INFORMES A LA JUNTA DIRECTIVA orden del Dìa Informe Respuesta Solicitud INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL Informe INFORMES DE GESTIÓN Informe

U

10000-1.2

2

ACTAS ACTAS DE REVISION POR LA DIRECCION Acta Convocatoria

C

10000-1 10000-1.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

PRESIDENCIA

Una vez se actualice o se deroge se envía al archivo central REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

BGA CARLOS EDUARDO MONTEALEGRE RODRIGUEZ Presidente Satena

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

CÓDIGO

30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

FONDO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

SECCIÓN

10100

SUBSECCIÓN SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

RETENCIÓN A. Gestión A. Central

y tipos documentales 10100

ACTAS

10100-1.1

ACTAS DE COMITÉ CONTROL INTERNO lista de Asistencia Seguimiento a las tareas Anexos

1

10100-2

AUDITORIAS

2

Informe Auditoria MECI Reunión de apertura y cierre Programa de Auditoria MECI - SGC Evaluación del Auditor Plan de Mejoramiento Auditoría MECI - SGC

ARQUEOS Informes Soportes

10100-5

M

Seguimiento a la eficacia de acciones implementadas Documentos Soportes

10100-4

ACCIONES DE FOMENTO CONTROL INTERNO

10100-6 10100-6.1

INFORMES INFORMES DE GESTION Informe Seguimiento PQRS

U

Banner, boletines y medios audiovisuales

C

Análisis CYG, Cartera Anticipos Presupuestal

Informe de Gestión Contractual -Aplicativo SIRECI Informe de las No conformidades Informe Acciones Correctivas

O

Informe Austeridad en el Gasto Informe Evaluación del Riesgo

Informe Seguimiento procesos judiciales Informe Ejecutivo Anual del SCI

D

Informe Control Interno Contable (Aplicativo Chip) Informe Audiencia Pública Informe Rendición de la Cuenta Fiscal Informe Transparencia Proveedores OTROS Informes

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISP. FINAL E M/D S

10

5

EN

Informe Auditoria

ASESORIAS Y ACOMPAÑAMIENTOS Informes

PRESIDENCIA

X

X

PROCEDIMIENTOS

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Los documentos se encuentran en medios magnéticos.

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

Notificación Evaluación

10100-3

CT

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODUCTORA

2

5

X

X

2

5

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente. Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

2

5

X

X Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

2

5

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Los documentos se encuentran en medios magnéticos.

W EB

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

FONDO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

SECCIÓN

10100

SUBSECCIÓN SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

RETENCIÓN A. Gestión A. Central

y tipos documentales 10100-7

PLAN

10100-7.1

PLAN DE ACCION

2

Informe de Avance 10100-8

PLANES DE MEJORAMIENTO

10100-8.1

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Informe Notificación

1

CGR Solicitudes Respuestas Plan Formulado Certificación 10100-8.2

SIRECI SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO-MDN Avances PLAN DE MEJORAMIENTO REVISORÍA FISCAL Informe Notificación R.F. Solicitudes Respuestas Plan Formulado Avances

10100-8.4

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Informe Notificación Oficina Control Solicitudes Respuestas Plan Formulado Avances

U

ELABORO

M

10100-8.3

C

AMPARO PERDOMO FLOREZ Área Gestión Documental

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES PRESIDENCIA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISP. FINAL E M/D S

2

10

EN

Avances

CT

VERSIÓN: 06 6 PÁG: ½

X

X

PROCEDIMIENTOS

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN : OFICINA PRODUCTOR A CÓDIGO

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

X

X

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios

1

10

X

X

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios

1

10

X

X

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios

1

10

X

X

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios

REVISO

APROBO

CR.GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

ANA JUDITH IZQUIERDO DIAZ Jefe Oficina de Control Interno

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 5

W EB

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

OFICINA ASESORA JURIDICA

SECCIÓN

PRESIDENCIA

CÓDIGO

10200

SUBSECCIÓN

OFICINA ASESORA JURIDICA

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

10200-1

CONCEPTOS

10200-1.1

CONCEPTOS JURIDICOS Solicitud Requerimientos Anexos Respuesta CONTRATOS

10200-2

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO INMUEBLES Aeropuerto Contrato Otros

10200-2.2

CONTRATOS DE AGENCIAS COMERCIALES Contrato Antecedentes

10200-2.3

10200-2.4

19

X

X

X

En mesa de trabajo debe seleccionarse una muestra para conservar.

1

19

X

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

19

X

X

CONTRATOS AGENCIAS DE TURISMO CON GARANTIA

1

19

X

X

Contrato Garantías Documentos de Representación legal Otros CONTRATOS DE TURISMO TARJETAS DE CREDITO Contrato Documentos de Respresentación legal Otros Informes

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

1

19

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

CONTRATOS DE TURISMO PAGO ANTICIPADO Contrato Documentos de Representación legal Otros Informes

1

19

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

CONTRATOS PRECOMPRA Contrato Documentos de Representación legal

1

19

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

O

10200-2.6

C

U

M

1

D

10200-2.5

PROCEDIMIENTOS

1

EN

10200-2.1

DISP. FINAL CT E M/D S

TO

CÓDIGO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

2 de: 5

W EB

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

OFICINA ASESORA JURIDICA

SECCIÓN

PRESIDENCIA

CÓDIGO

10200

SUBSECCIÓN

OFICINA ASESORA JURIDICA

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

10200-2.8

CONTRATOS COMODATO Contrato Antecedentes Otros

10200-2.10

10200-2.11

10200-5

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

1

19

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS A CREDITO Contrato Antecedentes Otros

1

19

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Contrato RP Antecedentes DERECHOS DE PETICION Solicitud Anexos Respuesta o fallo

1

19

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

3

7

X

X

Una vez se culmine el proceso y la responsabilidad legal se escanea y se elimina.

3

7

X

X

Una vez se culmine el proceso y la responsabilidad legal se escanea y se elimina.

U

C

EJECUTIVOS Demanda Fallo Anexos HIPOTECAS

O

10200-4

X

19

D

10200-3

19

1

M

10200-2.9

PROCEDIMIENTOS

1

EN

10200-2.7

Antecedentes Otros CONTRATOS VENTA SILLAS - PAQUETE TURISTICO Contrato Antecedentes Otros CONTRATOS CHARTER Contrato Antecedentes Otros

DISP. FINAL CT E M/D S

TO

CÓDIGO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

3 de: 5

W EB

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

OFICINA ASESORA JURIDICA

SECCIÓN

PRESIDENCIA

CÓDIGO

10200

SUBSECCIÓN

OFICINA ASESORA JURIDICA

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales Fotocopia Escritura Pública de Tradición del Inmueble Avalúo comercial Antecedentes Fotocopia Cédula de ciudadanía del Propietario Fotocopia Escritura de Constitución de Hipoteca Certificado de tradición y Libertad con el Registro Cancelación

10200-7.2

Pruebas Informe Novedad Apertura Diligencia Fallo Otros INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS

M

C

Informe Novedad Auto apertura Investigación Pruebas Otros

X

X

PROCEDIMIENTOS

Una vez se culmine el proceso y la responsabilidad legal se escanea y se elimina.

2

8

X

X

2

8

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo debe seleccionarse una muestra para conservar. Se debe escanear antes de eliminar.

2

8

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo de Bogotá debe seleccionarse una muestra para conservar. Esta formalidad de Archivo estará vigente hasta el 8 de junio de 2013 conforme a lo dispuesto en el art 7 de la ley 1427 de 2010. Una vez se cumpla el tiempo de retención se envian por competencia a la Procuraduría

EN

10200-7 10200-7.1

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS ORDINARIAS INTERNAS

7

Se elimina cuando pierda sus valores primarios.

U

10200-6 10200-6.1

3

DISP. FINAL CT E M/D S

TO

CÓDIGO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

INVESTIGACION ADMINISRATIVA SANCIONATORIA

2

8

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo debe seleccionarse una muestra para conservar.

10200-8 10200-8.1

Aeronáutica Superintendencia de Industria y Comercio Otros PETICIONES PETICIONES A ENTES DE CONTROL

2

3

X

X

X

Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo central se elimina.

O

10200-7.3

D

Comunicaciones

4 de: 5

W EB

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

OFICINA ASESORA JURIDICA

SECCIÓN

PRESIDENCIA

CÓDIGO

10200

SUBSECCIÓN

OFICINA ASESORA JURIDICA

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

10200-9.2

2

Comunicaciones PROCESOS JUDICIALES PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS Demanda Contestación Fallo PROCESOS JUDICIALES CIVILES Demanda Contestación Fallo PROCESOS JUDICIALES LABORALES Demanda Contestación Fallo

10200-9.4

10200-9.4

10200-10.2

X

Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo central se elimina.

3

12

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo debe seleccionarse una muestra para conservar.

3

12

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo debe seleccionarse una muestra para conservar.

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo debe seleccionarse una muestra para conservar.

PROCESOS JUDICIALES PENALES Demanda Contestación Fallo

3

12

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo debe seleccionarse una muestra para conservar.

ACCIONES POPULARES Demanda Contestación de la Demanda Fallo SEGUROS

3

12

X

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo debe seleccionarse una muestra

SEGUROS DE AVIACION Pólizas Trámites Otros

2

8

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

RECLAMACION /MOVIMIENTO DE AVIONES

2

18

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable.

U

C

O

10200-10.1

X

12

D

10200-10

X

PROCEDIMIENTOS

3

M

10200-9.3

3

DISP. FINAL CT E M/D S

TO

10200-9 10200-9.1

PETICIONES EXTERNAS

EN

10200-8.2

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

5 de: 5

W EB

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

OFICINA ASESORA JURIDICA

SECCIÓN

PRESIDENCIA

CÓDIGO

10200

SUBSECCIÓN

OFICINA ASESORA JURIDICA

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

PROCEDIMIENTOS

Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

10200-10.3

SEGUROS GENERALES

10200-11

Pólizas Antecedentes Otros ORDEN PRESIDENCIAL

TO

Antecedentes Anexos

2

8

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

1

19

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

EN

Decisión Presidencial 10200-12 10200-12.1

DISP. FINAL CT E M/D S

PLAN PLAN DE ACCION

2

Avance Acción Preventiva Acción Correctiva Antecedentes

X

X

Estos documentos son digitales , se encuentran en la intranet Listado maestro de documentos, se debe realizar un backup permanentemente. Originales reposan en el Grupo de Desarrollo Organizacional.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR

SYLVIA JOHANNA VERA LOPEZ

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Oficina Asesora Jurídica

U

ELABORO

M

Anexos

3

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 5 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

CÓDIGO

FONDO

01 DE SEPTIEMBRE 2014

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

AREA DE CONTRATOS

OFICINA ASESORA JURIDICA

SUBSECCIÓN

10200.2

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

RETENCIÓN

y tipos documentales

A.Gestión

A.Central

2

3

E

M/D

Acta Anexos

X

X

ACTAS DE REUNION CONTRATOS Acta Anexos

2

10200.2-1.3

ACTAS SUPERVISION TECNICA Acta Anexos

2

10200.2-2

CONTRATOS Solicitud inicio del trámite contractual CDP Estudio previo / invitación a cotizar Estudio Mercado Precios históricos Etapa Precontractual Contratación directa Cotizaciones Análisis de las cotizaciones / recomendación área usuaria Contratación abierta Acta junta contratación (Li) Autorización y designación comité evaluador Aviso de apertura Pliego de condiciones Adenda no. Adenda no. Adenda no. Respuestas observaciones pliego Acta de cierre Evaluación preliminar Respuesta observaciones evaluación Recomendación junta contratación (li) Evaluación definitiva Aviso de adjudicación Aviso de declaratoria de desierta

2

3

X

X

3

X

X

20

X

X

D

O

C

U

M

EN

10200.2-1.2

S

PROCEDIMIENTOS

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después de cumplido el tiempo en el archivo central se eliminan completamente.

TO

ACTAS DE LA JUNTA DE CONTRATACIÓN

AREA DE CONTRATOS

DISP. FINAL CT

CT = CONSERVACIÓN TOTALACTAS MM - MEDIO MAGNÉTICO 10200.2-1

10200-2-1.1

W EB

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODCUTORA

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después de cumplido el tiempo en el archivo central se eliminan completamente. Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después de cumplido el tiempo en el archivo central se eliminan completamente.

Las tipologías documentales se incluyen de acuerdo con la clase de contrato. A cargo del SUPERVISOR O INTERVENTOR estarán todos los documentos producidos durante el ejercicio de la interventoría los cuales serán enviados a la Oficna de Contratos una vez finalice o liquide el contrato.

2 de: 5 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

01 DE SEPTIEMBRE 2014

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

AREA DE CONTRATOS

OFICINA ASESORA JURIDICA

SUBSECCIÓN

10200.2

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

RETENCIÓN

y tipos documentales CT = CONSERVACIÓN TOTALResumen MM - MEDIO MAGNÉTICO publicación pagina

A.Gestión

A.Central

DISP. FINAL CT

web Satena

U

M

EN

Etapa contractual Autorización Contrato y/o aceptación oferta RP Designación supervisión Póliza aprobada Solicitud de la Dependencia Otrosí no. Póliza Solicitud de la Dependencia Otrosí no. Póliza Solicitud del área Otrosí no. Póliza Otros documentos Documentos Proponentes y/o contratista Nombre Nombre Persona natural Hoja de vida de la función pública - persona natural

D

O

C

Soportes hoja de vida (aplica en servicios profesionales) Copia tarjeta profesional cuando se requiera Copia pago salud y pensión Certificación de afiliación a la ARP Certificado de la contraloría Certificado de la procuraduría Formatos de terceros diligenciado Copia cédula Copia del RUT Certificación bancaria Persona Jurídica Nacional/ Extranjera

AREA DE CONTRATOS

E

M/D

S

TO

CÓDIGO

FONDO

W EB

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODCUTORA

PROCEDIMIENTOS

3 de: 5 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

CÓDIGO

FONDO

01 DE SEPTIEMBRE 2014

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

AREA DE CONTRATOS

W EB

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODCUTORA

OFICINA ASESORA JURIDICA

SUBSECCIÓN

10200.2

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

RETENCIÓN

y tipos documentales CT = CONSERVACIÓN TOTALHojaMM MEDIO de- vida deMAGNÉTICO la función

A.Gestión

A.Central

AREA DE CONTRATOS

DISP. FINAL CT

pública - persona jurídica.

M/D

S

PROCEDIMIENTOS

TO

Certificaciones que acrediten la experiencia relacionada en la hoja de vida.

E

M

EN

Documento que indique la existencia y representación legal Certificación contraloría para la sociedad y el representante legal Certificación procuraduría para la sociedad y el representante legal Constancia de encontrarse al día en pago de parafiscales de los empleados a cargo Formatos de terceros diligenciado Copia cédula representante legal Copia del RUT Certificación bancaria Etapa Pos Contractual Informes supervisor del contrato Informe final de supervisión Acta de liquidación del contrato

2

20

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato. Se incluyen los contratos con leasing y empréstito.

CONTRATOS DE COMPRAVENTA Contrato Accesorios Informes

2

20

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato. Se incluyen los contratos con leasing y empréstito.

U

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Contrato Informes Pólizas Actas de Recibido Accesorios Certificado de Disponiblidad Informes supervisor del contrato Acta de liquidación del contrato

D

10200.2-2.2

O

C

10200.2-2.1

4 de: 5 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

CÓDIGO

FONDO

01 DE SEPTIEMBRE 2014

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

AREA DE CONTRATOS

OFICINA ASESORA JURIDICA

SUBSECCIÓN

10200.2

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

RETENCIÓN

y tipos documentales

A.Gestión

A.Central

E

10200.2-2.3

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Contrato Informes Certificado de Disponiblidad Documentos de Representación Acta de Recibido Informes supervisor del contrato Acta de liquidación del contrato

10200.2-2.4

CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS Contrato Informes Informes supervisor del contrato Acta de liquidación del contrato

2

20

10200.2-2.5

CONTRATOS SUMINISTROS Contrato Informes supervisor del contrato Acta de liquidación del contrato INFORMES

2

20

20

M

PROCEDIMIENTOS

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

X

X

Se conserva totalmente por ser documentos esenciales. Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato.

U

C

10200.2-3.1

INFORMES DE GESTIÓN Comunicaciones Oficiales

2

3

10200.2-4

LEASING

2

20

O

S

X

X

EN

2

M/D

TO

Resolución aceptación póliza Registro Camara de Comercio Informes supervisor del contrato Acta de liquidación del contrato

AREA DE CONTRATOS

DISP. FINAL CT

CT = CONSERVACIÓN TOTALPólizas MM - MEDIO MAGNÉTICO

10200.2-3

W EB

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODCUTORA

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después de cumplido el tiempo en el archivo central se eliminan completamente.

X

X

X Se conserva totalmente por ser documentos esenciales.

Contrato Informes Certificado de Disponiblidad Documentos de Representación Acta de Recibido

Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS.

D

Etapa Precontractual

5 de: 5 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

CÓDIGO

FONDO

01 DE SEPTIEMBRE 2014

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

AREA DE CONTRATOS

W EB

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODCUTORA

OFICINA ASESORA JURIDICA

SUBSECCIÓN

10200.2

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

RETENCIÓN

y tipos documentales

A.Gestión

AREA DE CONTRATOS

DISP. FINAL

A.Central

CT

CT = CONSERVACIÓN TOTALInformes MM - supervisor MEDIO MAGNÉTICO del contrato

M/D

S

TO

Acta de liquidación del contrato

E

ELABORO

REVISO

APROBO

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

SYLVIA JOHANNA VERA LOPEZ Jefe Oficina Asesora Jurídica

EN

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

PROCEDIMIENTOS

D

O

C

U

M

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FONDO

27 DE FEBRERO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

CÓDIGO

10300

CÓDIGO

10300-2 10300-2.1

2

3

M

10300-3

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe PLANES Y PROGRAMAS PLANES Y PROGRAMAS OPERATIVOS Proyecciones Estudios Comunicaciones Informes PROYECTOS DE INVERSION Formulación Evaluación Inscripción Comunicaciones Otros ELABORO

PRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

DISP. FINAL CT E M/D S

8

X

X

5

X

X

X

X

EN

10300-1 10300-1.1

SECCIÓN

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

3

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

5

PROCEDIMIENTOS Se elimina cuando pierda sus valores primarios.

Se elimina cuando pierda sus valores primarios.

Se elimina cuando pierda sus valores primarios. La función como tal de la serie se esta ralizando a través del correo electrónico.

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC DIEGO HERNAN BEDOYA GIRALDO

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Director Oficina Asesora de Planeación

C

U

REVISO

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

Fecha:____________

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE ANALISIS OPERACIONAL Y PROYECTOS

SECCIÓN

CÓDIGO

10300.1

SUBSECCIÓN

ANALISIS

10300.1-1.1

ANALISIS OPERACIONAL Y PROYECTOS Informes Análisis Estadísiticos Otros

10300.1-2 10300.1-2.1

CONVENIOS CONVENIOS OPERACIONALES Bases de Datos Informe Otros condiciones tarifarias Tarifas

CT

AREA DE ANALISIS OPERACIONAL Y PROYECTOS

DISP. FINAL E M/D S

PROCEDIMIENTOS

5

15

X

X

Estos documentos son digitales , de carácter permanente y se realiza backup semanalmente en el servidor del Área de Sistemas .

5

10

X

X

Estos documentos son digitales y los originales permanecen en la Oficina de Jurídica. Documentos de carácter permanente.

EN

10300.1-1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

TO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

REVISO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

APROBO

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR

ST ANDRES CRUZ HERNANDEZ

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Área de Análisis Operacional y Proyectos

U

Jefe Área Gestión Documental

M

ELABORO

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

Fecha:____________

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE REVENUE MANAGEMENT

SECCIÓN

CÓDIGO

10300.2

10300.2-1

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 15 5

REVENUE

correos electronico Soporte a las Agencias Comerciales y Puntos de Ventas

REVISO

EN

ELABORO

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

AREA DE REVENUE MANAGEMENT

PROCEDIMIENTOS

Estos documentos son digitales y se guardan en el computador de cada funcionario y se realiza backup permanentemente

TO

Inventarios Sistema aeropack

DISP. FINAL CT E M/D S X X

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

APROBO

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR

JAIME HERNAN RODRIGUEZ GONZALEZ

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Área de Revenue Management

D

O

C

U

M

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

Fecha:____________

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

10300.3-2

AREA DE ITINERARIOS

SECCIÓN

10300.3

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales ITINERARIOS Actas Programación Bases Planes contingencias ESTUDIOS DE MERCADO Encuestas Tabulaciones Observaciones y Sugerencias Infomre Verificación Operacional Verificación Seguridad Verificación Financiera Comunicaciones Charter ELABORO

CT

OFICINA ASESORA DE PLANEACION AREA DE ITINERARIOS

DISP. FINAL E M/D S X X

PROCEDIMIENTOS

En mesa de trabajo con el Archivo, debe seleccionarse una muestra para conservar.

2

U

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 2 4

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

10300.3-1

FONDO

2

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan cuando cumpla pierda sus valores primarios

EN

CÓDIGO

01 DE SEPTIEMBRE 2014

REVISO

APROBO

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

TE CAMILO SERRANO LEMUS Jefe Área de Itinerarios

M

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

Fecha:____________

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

15 DE FEBRERO DE 2016

OFICINA PRODUCTORA

AREA CONTROL CENTRAL DE RESERVAS

CÓDIGO

10300.4

10300-4.3

10300-4.4

2

C

ELABORO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

SUBSECCIÓN

AREA CONTROL CENTRAL DE RESERVAS

DISP. FINAL CT E M/D S

3

X

EN

10300,4-2

ACTAS DEL CCR Lista de asistencia Seguimiento a las tareas anexos Comunicaciones ASESORIAS Y ACOMPAÑAMIENTO KIU Capacitaciones Formato SAT- F245 Informes Oficios BASE DE DATOS Área De Control de Reservas Backup CIRCULARES Oficios

M

10300.4-1

RETENCIÓN A. Gestión A. Central

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

U

CÓDIGO

FONDO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

X

X

X

PROCEDIMIENTOS documentos que por su valor Administrativo, jurídico, legal y fiscal se elimina según T.R.D.

2

3

2

3

X

X

Se elimina cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal según T.R.D.

1

1

X

X

Se elimina cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal según T.R.D.

documentos que por su valor Administrativo, jurídico, legal y fiscal se elimina según T.R.D.

REVISO

APROBO

CR. GILBERTO RIAÑO AMADOR

JAIME HERNAN RODRIGUEZ

Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Oficina Asesora De Planeación

O

AMPARO PERDOMO FLOREZ

D

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

Fecha:____________

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 13 DE OCTUBRE DE 2015

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE PREVENCION OPERACIONAL

CÓDIGO

10400.1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES

RETENCIÓN

AREA DE PREVENCION OPERACIONAL

DISP. FINAL

PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO

y tipos documentales

10400.1-1

ACTAS

10400.1-1.1

ACTAS REUNION DEL COMITÉ DE SEGURIDAD

A. Gestión

A. Central

2

2

CT

E

M/D

X

X

Comité de Mercancías Peligrosas Reunión Interna DESOP Departamento de Seguridad Operacional Anexos

10400.1-2.1

AUDITORIAS AUDITORIAS DE SEGURIDAD OPERACIONAL INTERNAS

2

Encuestas Reportes FOQA 10400.1-3

GESTION DEL RIESGO Reportes Investigación EVESOS Informes PROMOCIÓN Y COMUNICACIÓN DE SEGURIDAD OPERACIONAL

X

X

Premios e incentivos

Se eliminan cuando pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio magnético.

Se eliminan cuando pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio magnético.

2

8

X

X

Se eliminan cuando pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio magnético.

5

2

X

X

Se eliminan cuando pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio magnético.

2

2

X

X

Se eliminan por perder su valor administrativo.

2

2

X

X

Se eliminan por perder su valor administrativo. De acuerdo a lo estandarizado para toda la empresa

M

10400.1-4

5

EN

Auditorias de Seguridad Operacional Externas

S

TO

Comité SMS

10400.1-2

PÁG: 1/2

W EB

FONDO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

VERSIÓN: 06

Capacitaciones de Seguridad Operacional y SMS Alertas Otros 10400.1-5

U

Boletines

PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS

C

Actas simulacros

Coordinaciones Internas

Coordinaciones externas

PLATAFORMA ESTRATEGICA

O

10400.1-6

Cronogramas

Nombramientos Otros

COMUNICACIONES OFICIALES Comunicaciones Otros

D

10400.1-7

3

X

Se eliminan cuando cumpla el tiempo de Retención en el Archivo de Gestión

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE PREVENCION OPERACIONAL

CÓDIGO

10400.1

PÁG: 2/2

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

SECCIÓN SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES

DISP. FINAL

RETENCIÓN

y tipos documentales

A.GESTION

PREVENCION DE ACCIDENTES

A. CENTRAL

CT

2

M/D

X

X

Reporte de Actividades

Otros REGISTRO PSICOLOGICO

20

Informes Pruebas Psicológicas Otros

80

Se elimina cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo de retención en el archivo de gestión.

X

X

Documentación se conserva totalmente, uso exclusivo del psicólogo.

REVISO

EN

ELABORO

S

TO

Oficios

10400.1-9

SECCION DE FACTORES HUMANOS

PROCEDIMIENTOS

E

Factor Humano

Planilla registro de asistencia

W EB

13 DE OCTUBRE 2015

10400.1-8

VERSIÓN: 06

FONDO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

CÓDIGO

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

AMPARO PERDOMO FLOREZ Área Gestión Documental

APROBO

CR. GILBERTO RIAÑO AMADOR

MY. GERMAN ALMONACID SIERRA

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Departamento de Seguridad

D

O

C

U

M

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 1 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

01 DE SEPTIEMBRE 2014

FONDO

OFICINA

AREA DE SEGURIDAD AEROPORTUARIA

SECCIÓN

CÓDIGO

10400.2

SUBSECCIÓN

10400.2-1

10400.2-2

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 5 10

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

2

SECCION CANINA Hojas de vida Actividades diarias Reentrenamientos Certificacion de especialidad Control Medico Consumo de alimentacion PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD AEOPORTUARIA Expedicion y control permiso vehicular y personal

5

X

X

Vigencia mientras el Canino este activo o se entregue en adopción con los papeles.

1

2

10400.2-6

Capacitaciones Visitas a bases Planillas control asistencia TRANSPORTE DE ARMAS

C

U

M

10400.2-5

X

1

1

X

1

X

Se eliminan por perder su valor administrativo.

X Se eliminan por perder su valor administrativo.

1

X

X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

1

X

Tipos de Armas Formato de Control de Armas

O

PROCEDIMIENTOS

Se debe realizar un buckup periódicamente. Vigentes mientras no se cambie la versión.

Empleo de caninos en la inspeccion de narcoticos y explosivos Revision material aeronautico Hallazgo de sustancias narcoticas y explosivas utilizacion detector de metales Transporte de Armas Vuelos charter CARNETIZACION AEROPUERTOS Radicacion documentacion personal Legalizacion carnetizacion Radicacion documentacion vehicular PROGRAMAS DE INSTRUCCIÓN

10400.2-4

AREA DE SEGURIDAD AEROPORTUARIA

DISP. FINAL CT E M/D S X X

EN

10400.2-3

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales BASES DE DATOS SEGURIDAD AEROPORTUARIA Documentos Escaneados

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

CÓDIGO

W EB

PÁG: 1

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR

CT EDWIN GAVIRIA FRANCO

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Àrea de Seguridad Aeoportuaria

D

ELABORO

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

APROBO

1 de: 1 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 08 DE ABRIL DE 2013 VICEPRESIDENCIA

CÓDIGO

20000

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO 20000-1 20000-1.1

20000-3

ACTAS ACTAS DEL COMITÉ ADMINISTRATIVO Junta Directiva Asamblea General de Accionistas Convenios Interadministrativos Contratos Cerrejón Seguimiento Contratación Dirección Técnica Comité Combustibles Comité Agencias Horas Extras Antitramites y GEL Análisis Estratégico Producto no conforme Otros AUDIENCIAS PUBLICAS Informe Rendición de Cuentas Invitación Informe Control Interno Comunicaciones Oficiales Lista de Chequeo Encuesta Para la Evaluación Adiencia Pública Otros INFORMES

20000-3.1

INFORMES DE GESTION

20000-4

Informes Junta Directiva Formatos PLAN

2

M

U

20000-4.1

PLAN DE ACCION

2

SERVICIO AÉREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

DISP. FINAL CT E M/D S X

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional y en las Areas que están a cargo. Se conserva por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

Documentos originales reposan en el archivo del Grupo de Desarrollo Organizacional y en las Areas que están a cargo. Se conserva por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

5

X

X

2

3

X

X

2

2

X

X

Informes

C

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

Una vez se actualice o se deroge se envía al archivo central

Acciones Correctivas Seguimiento Acciones Correctivas

ELABORO

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

CR MIGUEL EDUARDO GONZÁLEZ REBELLÓN Vicepresidente Satena

O D

PROCEDIMIENTOS

X

2

EN

20000-2

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

FONDO

TO

OFICINA PRODUCTORA

W EB

PÁG: 1/2

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

.

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

01 DE OCTUBRE DE 2015

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

GRUPO AEROPUERTOS NACIONALES

SECCIÓN

CÓDIGO

20100

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

20100-1

RETENCIÓN

ACTAS Acta de seguridad Actas de reuniones

A Gestión

A. Central

1

1

CIRCULARES

1

Oficios

20100-5

X

X

PROCEDIMIENTOS

1

X

X

Reproducir imagen en medio magnético para consulta. Cuando cumpla el tiempo de retención en Archivo Central se eliminan.

1

BASES DE DATOS AREA DE DESPACHO Backup

20100-4

DISP. FINAL CT E M/D S

CONTROL DE AERONAVES DESPACHO BOGOTA Formato control de aeronaves

1

MANIFIESTO DE PESO Y BALANCE

1

U

ELABORO

M

Formato de Aviones Briefing Tripulación, Reporte Meteorológico Route Análisis

C

AMPARO PERDOMO FLOREZ Área Gestión Documental

1

X

EN

20100-3

GRUPO AEROPUERTOS NACIONALES

Reproducir imagen en medio magnético para consulta. Cuando cumpla el tiempo de retención en Archivo Central se eliminan.

Actas de Briefing 20100-2

VICEPRESIDENCIA

TO

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

1

X

1

X

X

Se debe realizar el Buckup periódicamente, guardando el anterior.

X Se debe realizar Backup periódicamente guardando el anterior X Cuando cumpla el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina,

REVISO

CR.GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

APROBO

TC. ANDRES FELIPE CORREA BLANCO Jefe de Aeropuertos Nacionales

D

O

CONVECIONES: CT=Conservación Total. E= Eliminación. M/D= Microfilmar/Digitalizar. S= Selección. AG= Archivo Gestión. AC= Archivo Central.

1 de: 6

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

OFICINA PRODUCTORA GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO 20200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

y tipos documentales 20200-1

ACTAS

20200-1.1

ACTAS ADMINISTRATIVAS Acta Anexos

20200-1.3

20200-1.4

20200-2 20200-2.1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO

DISP. FINAL

RETENCIÓN A.Gestión

A.Central

2

3

2

3

2

5

APORTES A PENSIÓN Planillas de Pago

20200-2.3

APORTES A ARP Planillas de Pago

20200-2.4

APORTES A CESANTIAS Planillas de Pago

20200-3

CONCURSOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL CDP Estudios Previos Autorización Concurso Junta Contratación Autorización Ordenador del Gasto Designación Comité Evaluador Aviso de Apertura Certificación Control de Asistencia a Pruebas Cronograma Evaluación de Conocimientos Guías de Entrevistas Informes de Vacantes Lista de Reclamaciones Lista de Seleccionados Listado de Admitidos Listado de Inscritos Listado de No Admitidos Listado de Pruebas Eliminatorias Listado de Resultado de Pruebas Listado de Resultados de Pruebas Psicotécnicas y Entrevista Listado de Seleccionados Puntajes de Pruebas de Conocimientos Solicitud de Vinculación CONTRATOS CDP Estudios Previos Invitación a Cotizar Autorización Junta Contratación

E

M/D

S

X

X

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

X

X

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

X

X

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

PROCEDIMIENTOS

5

X

X

Se

eliminan una vez pierdan sus

valores primarios

2

80

X

X

Los pagos se hacen virtualmente a traves de PRICE

2

80

X

X

Los pagos se hacen virtualmente a traves de PRICE

2

80

X

X

Los pagos se hacen virtualmente a traves de PRICE

2

80

X

X

Los pagos se hacen virtualmente a traves de PRICE

2

2

X

X

Se elimina por perder su valor administrativo.El tiempo de retención cuenta a partir del momento en que se ocupa la vacante, terminado este tiempo se elimina por perder valores administrativos, aplica a candidatos no seleccionados.

D

O

C

U

M

20200-2.2

CT

2

EN

20200-1.2

Ordenes del día Felicitaciones Salidas de Guarnición (Militares) Excusas del servicio(Militares) ACTAS DE REUNION Acta Anexos ACTAS DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL Acta Anexos Convocatoria ACTAS BRIGADA DE EMERGENCIA Formato de verificación de Asistencia Acta APORTES A SEGURIDAD SOCIAL APORTES A SALUD Planillas de Pago

FONDO

W EB

05 DE MARZO DE 2013

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

20200-4

Se elimina por perder su valor administrativo.El tiempo de retención cuenta a partir del momento en que se ocupa la vacante, terminado este tiempo se elimina por perder valores administrativos, aplica a candidatos no seleccionados.

2

20

X

X Las tipologías documentales se incluyen de acuerdo con la clase de contrato.

2 de: 6

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

OFICINA PRODUCTORA GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO 20200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

y tipos documentales

Cerrtifcación Anteceentes Personería Certificación Bancaria

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO

RETENCIÓN A.Gestión

DISP. FINAL

A.Central

EN

Autorización Ordenador del Gasto Designación Comité Evaluador Aviso de Apertura Pliegos de Condiciones Adendas Respuestas Observaciones Pliegos Acta de Cierre Evaluación Preliminar Respuesta Observaciones de Evaluación Evaluación Definitiva Recomendación Junta Contratación Aviso de Adjudicación Aviso declaración Desierta Evaluación Recomenación Area Usuaria Contrato Principal Aceptación Oferta RP Designación Supervisión Resúmen Publicación Pagina WEB SATENA Cerrtifcación Antecedentes Contraloria

FONDO

W EB

05 DE MARZO DE 2013

CT

E

M/D

S

PROCEDIMIENTOS

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

PERSONA NATURAL Copia Cedula Copia certificado DAS / O POLICIA NACIONAL Copia de Pago Salud y Pensión Soportes hoja de Vida(aplica a servicios Profesionales) Certificación Bancaria Certificaciones de quererse o no afiliar a la ARP Copia Rut Copia Tarjeta Profesional cuando se requiera Certificado de la Contraloria Certificado de la Procuraduría Formatos de Terceros diligenciado

2

20

X

X

Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena CONTRATOS de acuerdo con la clase de contrato y a lista de chequeo del MANUAL DE CONTRATACION

20200-4.2

PASANTES

2

20

X

X

Se elimina cuando pierda su valor administrativo

20200-5

INFORMES

20200-5.1

INFORMES DE GESTIÓN Informe

2

8

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

5

X

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios

5

X

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios

5

X

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios

U

C

20200-6

GESTION AMBIENTAL

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTION AMBIENTAL PIGA Programa Integral de Residuos Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía Programa de Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Programa Criterio ambiental para las Compras y Gestión Programa Extensión de Buenas Prácticas Ambientales

D

O

20200-6.1

M

20200-4.1

20200-6.2

PROCEDIMIENTO SANEAMIENTO BASICO INDUSTRIAL Procedimiento de Limpieza y Desinfección Procedimiento de Saneamiento Básico a Nivel Industrial Procedimiento de Control de Plagas Procedimiento de Higiene y medidas de Protección personal

20200-6.3

PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESPEL Componente Prevención y Minimización

3 de: 6

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

05 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO 20200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

y tipos documentales

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO

RETENCIÓN

DISP. FINAL

A.Gestión

A.Central

5

95

20

80

Componente Interno y ambientalmente seguro Componente Externo Ambientalmente Seguro Componente Ejecución, Seguimiento

20200-7

HISTORIAS CLIINICAS

ACTIVOS Afiliación al sistema de seguridad Social (Salud y Pensión) Antecedentes DAS o POLICIA NACIONAL Certifcaciones laborales Certificación de antecedentes disciplinarios Certificaciones de Ingresos y retenciones Certificados de Estudios Comunicaciones Declaración de bienes y rentas Derechos de Petición Encargos

E

M/D

X

X

En Archivo de Gestión se conservan 5 años posteriores al retiro del funcionario, luego la dependencia selecciona los documentos indispensables para conservación y los incorpora a la Historia Laboral para transferencia al Archivo Central donde permanecerán 95 años.

X

X

Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena HISTORIAS LABORALES. En mesa de trabajo con el Archivo General debe seleccionarse una muestra para conservar.

EN

HISTORIAS LABORALES

20200-8.1

CT

PROCEDIMIENTOS

Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena HISTORIAS LABORALES. En mesa de trabajo con el Archivo General debe seleccionarse una muestra para conservar.

20200-8.2

U

M

Estudiio de Seguridad Evaluaciones de Desempeño Fotocopia cedula Licencias Nombramiento Otros Pagos de Cesantias Pagos Vacaciones Paz y salvos Permisos Resolución de Nombramiento Vacaciones Solicitud examen medico PENSIONADOS Afiliación al sistema de seguridad Social (Salud y Pensión) Antecedentes DAS o POLICIA NACIONAL

S

TO

Exámen Periódico Historia Clínica Anexos 20200-8

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

C

Certifcaciones laborales Certificación de antecedentes disciplinarios

D

O

Certificaciones de Ingresos y retenciones Certificados de Estudios Comunicaciones Declaración de bienes y rentas Derechos de Petición Encargos Estudiio de Seguridad Evaluaciones de Desempeño Fotocopia cedula Licencias Nombramiento Otros Pagos de Cesantias Pagos Vacaciones Paz y salvos Permisos Resolución de Nombramiento Resoluciones de Jubilación

20

80

X

X

En mesa de trabajo con el Archivo General debe seleccionarse una muestra para conservar. En Archivo de Gestión se conservan 5 años posteriores al retiro del funcionario, o resolución de pensión luego la dependencia selecciona los documentos indispensables para conservación y los incorpora a la Historia Laboral para transferencia al Archivo Central donde permanecerán 80 años.

4 de: 6

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

OFICINA PRODUCTORA GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO 20200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

y tipos documentales 20200-8.3

RETIRADOS Afiliación al sistema de seguridad Social (Salud y Pensión) Antecedentes DAS o POLICIA NACIONAL

NÓMINAS

20200-9.1

NÓMINAS DE FUNCIONARIOS Deducciones Legales Nóminas Funcionarios Novedades de Nóminas Recibos Comprobantes de Pago Viáticos Planilla Soportes Solicitud fomato de Terceros Certificaciones Bancarias

20200-9.2

NÓMINAS MILITARES Vacaciones Novedades de Nóminas Otros VIATICOS Planilla Soportes Solicitud formato de terceros Certificaciones Bancarias

20200-11.1

U

PLAN DE EMERGENCIA Plan de Emergencia Actas Evaluación Simulacro PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE ELEMENTOS PROTECCION PERSONAL

D

20200-11.2

20200-11.3

GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO

RETENCIÓN

DISP. FINAL

A.Gestión

A.Central

20

80

CT

E

M/D

X

X

S

PROCEDIMIENTOS

Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena HISTORIAS LABORALES.En mesa de trabajo con el Archivo de Bogotá debe seleccionarse una muestra para conservar. En Archivo de Gestión se conservan 5 años posteriores al retiro del funcionario, luego la dependencia selecciona los documentos indispensables para conservación y los incorpora a la Historia Laboral para transferencia al Archivo Central donde permanecerán 80 años.

20

80

X

X

Se esta haciendo el tramite virtualmente y los pagos se hacen a traves de PRICE

20

80

X

X

Se esta haciendo el tramite virtualmente y los pagos se hacen a traves de la FAC.

2

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

X

X

El tiempo de disposición final es de acuerdo a la vigencia.

2

X

X

El tiempo de disposición final es de acuerdo a la vigencia.

2

X

X

El tiempo de disposición final es de acuerdo a la vigencia.

PLAN

O

20200-11

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

C

20200-10

M

20200-9

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

EN

Certifcaciones laborales Certificación de antecedentes disciplinarios Certificaciones de Ingresos y retenciones Certificados de Estudios Comunicaciones Declaración de bienes y rentas Derechos de Petición Encargos Estudiio de Seguridad Evaluaciones de Desempeño Fotocopia cedula Licencias Nombramiento Otros Pagos de Cesantias Pagos Vacaciones Paz y salvos Permisos Resolución de desvinculación del servicio / renuncia Resolución de Nombramiento

FONDO

W EB

05 DE MARZO DE 2013

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

Plan Formatos de suminstro de EPP individual PLAN PARA SEÑALIZACION DE LAS DEPENDECIAS DE SATENA Plan Formatos

5 de: 6

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

05 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO 20200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

y tipos documentales

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO

RETENCIÓN A.Gestión

PLAN DE EXTINTORES Y EQUIPOS CONTRA INCENDIO DE SATENA Plan Formatos

2

20200-11.4

PLAN DE INSPECCION PLANEADAS DE SEGURIDAD Plan Formatos

2

20200-11.5

PLAN DE CAPACITACION DE PRIMEROS AUXILIOS Plan Formatos de asistencia a capacitacion

2

20200-12 20200-12.1

COMITÉ COMITÉ PARITARIO SALUD OCUPACIONAL - COPASO

20200-12.2

PLAN DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR Comunicaciones Actas Formatos Plan de Mejoramiento Informe de resultados

PROCESOS PROCESOS DE INVESTIGACION INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO formato FURAT Investigación de accodentes e Incidentes de Trabajo Notificación Resultados Solicitud de Revisión de caso (Si aplica) Remisión de Proceso a ARP (si aplica) Concepto ARP (si aplica) Informe de accidente e Inicedentes de Trabajo

CT

E

M/D

X

X

El tiempo de disposición final es de acuerdo a la vigencia.

X

X

El tiempo de disposición final es de acuerdo a la vigencia.

X

X

El tiempo de disposición final es de acuerdo a la vigencia.

8

S

PROCEDIMIENTOS

X

X

Se conserva por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

2

8

X

X

Se conserva por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

1

9

X

X

El tiempo de retención cuenta a partir del informe de accidente/incidente de trabajo, terminado este tiempo se procede a microfilmar por su valor legal, e investigativo para la entidad

1

4

X

X

Terminado el tiempo de retención se microfilman por su valor testimonial en la entidad.

1

4

X

X

Terminado el tiempo de retención se microfilman por su valor testimonial en la entidad.

O

C

U

20200-13 20200-13.1

M

Control de Asistencia

2

EN

Convocatoria Respuesta convocatoria Hoja de inscripción de candidatos Invitación de Jurados de votación Acta de reunión Acta de apertura de votación Acta de cierre de votación

DISP. FINAL

A.Central

TO

20200-11.3

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

PROGRAMAS

20200-14.1

PROGRAMA CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL Comunicaciones Actas Formatos Control de Asistencia Plan de Mejoramiento Informe de resultados SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y Programa

D

20200-14

20200-14.2

6 de: 6

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

05 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO 20200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

y tipos documentales

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO

RETENCIÓN

DISP. FINAL

A.Gestión

A.Central

PROGRAMA DE PREVENCION Y CONTROL DE TABACO ALCOHOL Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS Formatos de Realización prueba de Alcohol y Drogas

1

4

20200-14.4

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

1

4

20200-15

PROCEDIMIENTO 2

2

1

19

EN

20200-16

CT

E

M/D

X

X

S

Terminado el tiempo de retención se microfilman por su valor testimonial en la entidad.

X

X

Terminado el tiempo de retención se microfilman por su valor testimonial en la entidad.

X

X

El tiempo de conservación se termina una vez se cambie la vigencia, o pierda sus valores primarios.

TO

20200-14.3

Manejo de Aguas Residuales Manejo Seguro de aceites usados Manejo Adecuado de Trampas de Grasas Dotación de Elementos de Protección Personal Manejo de Residuos orgánicos Generados en las Aeronaves de Reglamentación y Sanción para el Uso de Elementos de Protección Implememtación del Programa de Inspecciones Planeadas Mitigación y Control de Ruido Separación y Clasificación de Residuos Sólidos ORDEN PRESIDENCIAL Resoluciones Actos Administrtivos

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

X

X

PROCEDIMIENTOS

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal. Documentos originales se encuentran en la Oficina Jurídica.

REVISO

APROBO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

JAYNET DEL PILAR MORALES VILLARREAL

ANGELA LILIANA RONDON GUTIERREZ

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrtiva

Jefe Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Jefe Grupo Gestión del Talento Humano

M

ELABORO

D

O

C

U

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

19 DE ABRIL DE 2013

OFICINA PRODUCTORA GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL 20300

CÓDIGO

RETENCIÓN

SERIES, SUBSERIES CÓDIGO

A.Gestión

A.Central

20300-1

ACTAS

20300-1.1

ACTAS DEL COMITÉ DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

2

3

Acta

Anexos 2

Convocatoria Anexos Informe de Seguimiento

INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL Informe INFORMES DE GESTIÓN Informe de avance de planes

3

EN

Comunicaciones Oficiales

20300-2.2

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CT

E

M/D

X

X

X

2

2

X

X

2

2

X

X

M

Informe de gestión

Manuales

2

X

Cartillas

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

Los documentos originales y legalizados se encuentran ubicados de manera impresa en la dependencia Desarrollo Organizacional con excepción de los documentos operacionales en formatos establecidos y aprobados por la regulación de la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil.

Programas Guías

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

X

C

Planes

2

U

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Manual de Calidad Directrices

PROCEDIMIENTOS

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Después del AC y cumplido su tiempo se eliminan completamente.

Informe de seguimiento y medición de procesos

20300-3

S

X

TO

ACTAS DE PRODUCTO NO CONFORME Acta

20300-2.1

SECCIÓN

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

Convocatoria

20300-2

SERVICIO AÉREO A TERRITORIOS NACIONALES

DISP. FINAL

y tipos documentales

20300-1.2

FONDO

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

O

Procedimientos Instructivos Formatos

20300-4.1

D

Antecedentes Documentales

20300-4

PLAN

PLAN ESTRATÉGICO

Planes

Hoja de Vida Indicadores Evaluación Actas

2

2

X

X

Una vez se actualice o se deroge se envía al Archivo Central. El plan estratégico formula y se procede a elaborar los planes de acción que manejan las mismas variables del plan estratégico. El primero es formulado por la Alta Dirección y el segundo por los procesos de la Empresa.

2 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

19 DE ABRIL DE 2013

OFICINA PRODUCTORA GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL 20300

CÓDIGO

SERVICIO AÉREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN

SERIES, SUBSERIES CÓDIGO

FONDO

y tipos documentales

A.Gestión

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

DISP. FINAL

A.Central

CT

E

M/D

PROCEDIMIENTOS

S

procesos de la Empresa.

Comunicaciones Oficiales 20300-5 20300-5.1

SEGUIMIENTO DE ANÁLISIS Y MEJORA DEL SISTEMA DE CALIDAD SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS

2

2

Comunicaciones Oficiales ACCIÓN CORRECTIVA

2

Registro de acciones correctivas Solicitud de acción correctiva 20300-5.3

ACCIÓN PREVENTIVA

2

Registro de acciones preventivas Identificación de riesgos (Anticorrupción) AUDITORÍAS EXTERNA DE CALIDAD Certificados Informe de auditoría externa

M

Plan de Mejoramiento ELABORÓ

U

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

2

2

EN

Solicitud de acción preventiva 20300-5.4

X

X

X

TO

20300-5.2

X

Una vez se actualice o se deroge se envía al Archivo Central

Seguimiento de Procesos

2

2

X

X

Una vez se actualice o se deroge se envía al Archivo Central

X

Una vez se actualice o se deroge se envía al Archivo Central

X Una vez se actualice o se deroge se envía al Archivo Central

REVISÓ

APROBÓ

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

MADELEN ASTRID RODRÍGUEZ

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Grupo Desarrollo Organizacional

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

06 DE MARZO DE 2013 GRUPO COMUNICACIÓN PUBLICA ORGANIZACIONAL 20400

CÓDIGO

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

BOLETINES INFORMATIVOS INTERNOS EXTERNOS Infome del Boletín

2

M

ELABORO

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

GRUPO COMUNICACIÓN PUBLICA ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN DISP. FINAL A.Gestión A.Central CT E M/D S

EN

20400-1

SERVICIO AEREO A TERRICTORIOS NACIONALES

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

FONDO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODUCTORA

X

X

PROCEDIMIENTOS

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

MY ANGELA MARÍA RODRÍGUEZ GARCÍA Jefe Grupo Comunicación Pública y Organizacional Satena

D

O

C

U

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 1

W EB

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

26 DE MARZO DE 2013

FONDO SECCIÓN

OFICINA PRODUCTORA GRUPO CONTROL CALIDAD 20500

20500-3

20500-4

20500-5

5

2

20

15

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Solicitud Anexos Extensión Categoría programa MEL

C O

ELABORO

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

GRUPO CONTROL CALIDAD

DISP. FINAL E M/D S X

8

80

X

X

X

PROCEDIMIENTOS

Se debe conservar mientras este vigente la aeronave

X

Se debe conservar mientras este vigente la aeronave

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena. Documentos que forman parte de la Historia Laboral.

2

18

X

X

Se deben conservar , hasta cuando se cambie de version.

5

15

X

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena

U

20500-5.1

ALERTAS DE MANTENIMIENTO Formato Anexos AUDITORIAS AUDITORIAS AERONAUTICAS Informe Oficios Seguimiento CERTIFICADOS Y DOCUMENTOS TECNICOS Certificado de Matrícula Certificado de Aeronavegabilidad Ceritficado de Peso y Balance Certificado de Regisro Permiso Especial de Vuelo MANUALES MEL Especificacion Operaciones MGM PROGRAMA

CT

EN

20500-2 20500-2.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

M

20500-1

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

VICEPRESIDENCIA

TO

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

NELSON LOPEZ CHINGATE Jefe Grupo Control Calidad

D

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 4 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

05 DE MARZO DE 2013

FONDO

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

OFICINA PRODUCTORA DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA 21000

W EB

PÁG: 5/5 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

21000-1

AUDITORIAS

21000-1.1

INTERNAS Talleres Bases Auxiliares Areas Internas

21000-1.2

EXTERNAS Talleres Proveedores de turbo combustible Proveedores de Servicios Aereos Escuelas de Entrenamiento Servicios Especializados

A.Gestión

A.Central

E

M/D

2

5

X

X

X

2

AUTORIZACIONES

21000-2.1

NACIONALES TAR Escuelas de Entrenamiento Proveedores de turbo combustible Proveedores de Servicios Aereos Servicios Especializados

21000-2.2

EXTERIOR TARE Escuelas de Entrenamiento Fabricantes Servicios especializados

21000-3

BASES DE DATOS

21000-3.1

BASES DE DATOS DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE LA CALIDAD TECNICA

EN

21000-2

DISP. FINAL

RETENCIÓN

TO

CÓDIGO

DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA

CT

5

X

PROCEDIMIENTOS

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y Contable. Se eliminan una vez cumpla el tiempo de retención

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y Contable. Se eliminan una vez cumpla el tiempo de retención

2

5

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y Contable. Se eliminan una vez cumpla el tiempo de retención

2

5

X

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y Contable. Se eliminan una vez cumpla el tiempo de retención

1

4

X

X

20

80

M

U

S

Estos documentos son digitales y se guardan en el computador de cada funcionario y se realiza backup permanentemente

O

C

Bases de datos de Entrenamiento técnico Calificación Instructores Manuales de Entrenamiento Evidencia Cursos Quality Assurance HISTORIAS LABORALES

21000-4.1

INSTRUCCIÓN ACTIVOS Datos Personales Experiencia Laboral Información Tecnico Profesional

D

21000-4

X

Las historias laborales del personal Técnico Activo, se deben organizar de acuerdo al Manual de Instrucción y entrenamiento técnico que se encuentra en la intranet.

2 de: 4 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

05 DE MARZO DE 2013

FONDO

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

OFICINA PRODUCTORA DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA 21000

W EB

PÁG: 5/5 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES CÓDIGO

DISP. FINAL

RETENCIÓN

y tipos documentales

A.Gestión

DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA

A.Central

Copias de los documentos e identificación de las Licencias Relación de los cursos técnicos realizados , con fecha, número de horas y entidad.

CT

E

M/D

S

PROCEDIMIENTOS

Comunicaciones Documentos Instructores Autorizados (Cuadro instrucción Autorizada, Evaluacion habilidades y competencias instructor, Control Horas practicas instrucción) INSTRUCCION RETIRADOS Datos Personales Experiencia Laboral Información Tecnico Profesional Copias de los documentos e identificación de las Licencias

20

80

X

EN

21000-4.2

TO

Cuadro control Vencimiento de Cursos / Cuadro evidencia entrega de carne vencimiento de cursos

Las historias laborales del personal Técnico Retirado, se deben organizar de acuerdo a la normatividad vigente del AGN, ley 594 de 2000 y al acuerdo 042 de 2002.

MANUAL DE INSTRUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO TÉCNICO 80

X

O

21000-5.1

MANUALES

C

21000-5

U

M

Relación de los cursos técnicos realizados , con fecha, número de horas y entidad. Cuadro control Vencimiento de Cursos / Cuadro evidencia entrega de carne vencimiento de cursos Evaluaciones Comunicaciones Documentos Instructores Autorizados (Cuadro instrucción Autorizada, Evaluacion habilidades y competencias instructor, Control Horas practicas instrucción)

MANUALES PARA INSTRUCCIÓN DE PERSONAL TECNICO

D

21000-5.2

80

2

X

La ultima actualización del manual de INSTRUCCION ENTRENAMIENTO TECNICO Se conserva en el archivo gestión, de igual manera el histórico del mismo se encuentra medio magnético en los computadores de cada funcionario y realiza backup permanentemente.

Y de en se

TÉCNICOS USADOS PARA Los Manuales Originales ENTRENAMIENTO se conservan en el archivo de gestión mientras SATENA continúe operando la aeronave correspondiente, una vez

3 de: 4 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

05 DE MARZO DE 2013

FONDO

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

OFICINA PRODUCTORA DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA 21000

W EB

PÁG: 5/5 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES CÓDIGO

y tipos documentales

DISP. FINAL

RETENCIÓN A.Gestión

DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA

A.Central

CT

E

M/D

PROCEDIMIENTOS

S

SATENA continúe operando la aeronave correspondiente, una vez SATENA deje de operar el tipo de aeronave correspondiente estos son de Valor Histórico para SATENA y se deben enviar al Archivo Histórico de la Entidad (Esto solo aplica para manuales originales).

EN

TO

Las Copias de los Manuales TECNICOS USADOS PARA ENTRENAMIENTO se identifican en cada hoja con un sello de "SOLO ENTRENAMIENTO" y permanecen en el archivo de gestión siempre y cuando SATENA este operando la correspondiente aeronave. Una vez SATENA deje de operar el equipo correspondiente estos se eliminan.

MANUAL ANÁLISIS Y VIGILANCIA CONTINUA

21000-6

PROGRAMAS

21000-6.1

PROGRAMAS DE ENTRENAMIENTO Programa Presupuesto asignado año fiscal Relación de Instructores Listado de Personal Actas (Reuniones de Entrenamiento Técnico - Reuniones con Escuelas).

80

La ultima actualización del manual de ANALISIS Y VIGILANCIA CONTINUA Se conserva en el archivo de gestión, de igual manera el histórico del mismo se encuentra en medio magnético en los computadores de cada funcionario y se realiza backup permanentemente.

X

2

3

X

X

2

3

X

X

20

80

Estos documentos son físicos y digitales y se guardan en el computador de cada funcionario y se realiza backup permanentemente

U

M

21000-5.3

C

Cronogramas y seguimiento

PROGRAMA DE AUDITORIAS DE ASEGURAMIENTO TECNICO Programa Cronograma REGISTROS DE ENTRENAMIENTO Correo Citación Comunicaciones Aeronáutica Formato Aprobación de Programas de Entrenamiento Recurrente y Especial

O

21000-6.2

D

21000-7

X

X

Estos documentos son físicos y digitales y se guardan en el computador de cada funcionario y se realiza backup permanentemente Estos documentos se permanentemente

deben escanear y realizar un

backup

4 de: 4 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

05 DE MARZO DE 2013

FONDO

CÓDIGO

21000

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA

DISP. FINAL

RETENCIÓN A.Gestión

A.Central

CT

20

N/A

X

E

M/D

X

TO

Informe general de Instrucción Notas Parciales Control de Temas Control Asistencia EVALUACIONES CURSO FORMALES Y ESPECIALES

EN

Especiales Formales

21000-9

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

CÓDIGO

21000-8

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

OFICINA PRODUCTORA DEPARTAMENTO ADMINSTRACION DE LA CALIDAD TECNICA

W EB

PÁG: 5/5 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

EVALUACIONES DESEMPEÑO INSTRUCTORES Y CURSOS

M

2

2

X

PROCEDIMIENTOS

S

Estos documentos deben permanecer en el archivo de gestión como una evidencia, cada vez que una persona deje de trabajar con SATENA, los documentos correspondientes a esta persona son retirados de estas carpetas y se anexan junto con los documentos de HISTORIAS LABORALES INSTRUCCION ACTIVOS convirtiéndose estos inmediatamente en HISTORIAS LABORALES INSTRUCCION RETIRADOS por lo cual se le dará el tramite correspondiente de acuerdo con el código 21000-4.2 de esta tabla de retención.

Las evaluaciones se encuentran en medio físico y se archivan en carpetas, de igual manera el resultado de las mismas se encuentra en una base de datos en medio magnético en el computador de los funcionarios de entrenamiento técnico y se realiza backup permanentemente.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

JAIME NAVARRO Jefe Departamento Administración de la Calidad Técnica

U

ELABORO

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

18 DE MARZO DE 2013 DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SERIES, SUBSERIES CÓDIGO

CIRCULARES Informativas Operativas Procedimentales

ELABORO

SECCIÓN

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

DISP. FINAL

A.Central

2

5

M

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

RETENCIÓN

A.Gestión

EN

y tipos documentales

22000-1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SUBSECCIÓN

22000

CÓDIGO

FONDO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODUCTORA

CT

E

M/D

X

X

PROCEDIMIENTOS

S

Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan.

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

TC GERMAN ANTONIO SIERRA Director Operaciones Aereas

D

O

C

U

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

W EB

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODUCTORA

18 DE MARZO DE 2013 AREA DE DIRECCIONAMIENTO OPERACIONAL 22100

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO 22100.1 22100.1.1

ACTAS ACTAS REUNION OPERACIONES Actas Anexos AUDITORIA Seguimiento Plan de Acción

22100.2

22100.3

INFORMES

22100.3.1

INFORMES DE GESTION Infomre Aeronáutica Informe FAC CONTROL FACTURACION Anexos Recibidas MANUALES Proceso de Certifcación Aeronáutico

22100.5

PROGRAMACION DE VUELO Formatos Mensuales por equipo

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SUBSECCIÓN

AREA DE DIRECCIONAMIENTO OPERACIONAL

DISP. FINAL CT E M/D S X

PROCEDIMIENTOS

X

2

4

X

X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

8

X

X

2

5

X

X Para ordenes que no tienen contrato

2 2

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

X

X

X

X

Una vez se cambie la versión se deben tener 2 años en el archivo de gestión y luego se eliminan Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC GERMAN ANTONIO SIERRA MERA

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Area Direccionamiento Operacional

O

C

ELABORO

U

M

22100.6

SECCIÓN

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

EN

22100.4

RETENCIÓN A.Gestió A.Central n 2 8

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

CÓDIGO

FONDO

D

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

Vo.Bo. Myriam Janeth Camero Direccionamiento Operacional

1 de: 2 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA AREA DE INGENIERIA DE OPERACIONES CÓDIGO

22200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES

RETENCIÓN

y tipos documentales

A.Gestión A.Central

ACTAS DE ESTANDERIZACION Actas de Estanderización informes

2

3

22200-2

ANALISIS DE RUTAS Y PISTAS Runway Analysis Sat-P02 Formato G SAC Route Analysis Drift Down Formato Aeronáutica G-SAC Sat-P95 Análisis de Ruta Sat-P96 Análisis de Pista Sat-P97 Análisis de Aeropuerto CIRCULARES Formato SAT-228 control circulares Formato SAT-229 control Recibo Circulares Procedimientos P-135 Elaboración y expedición de circulares

2

3

INFORMES DE GESTIÓN Formato de Combustible Extra SAT-F 320 Informe Anexos INFORME DE DESPACHOS

22200-6

U

22200-5

Visitas Agencias o Bases Control de Asistencia y Novedades Otros MODELOS ESTADISTICOS informe Trimestral Otros

C

22200-4.2

2

EN

INFORMES

22200-4.1

M

22200-4

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SUBSECCIÓN

AREA DE INGENIERIA DE OPERACIONES

DISP. FINAL

CT

E

PROCEDIMIENTO USO DE DISPOSITIVOS MOVILES

5

M/D

X

X

S

PROCEDIMIENTOS

X Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan.

X

TO

22200-1

22200-3

W EB

PÁG: 1/2

X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

8

X

X

2

1

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal. 2

8

X

X

2

8

X

X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

O

Formato SAT-P144 Formato SAT-310 entrega y Devolución Dipositivos móvles

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

D

SAT F- 323 Reporte de Vuelo de Comprobación Uso dispositivos móviles

22200-7

TRAYECTOS A LETICIA

Sat-P106 trayectos a Leticia

2

8

X

X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2 de: 2 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA AREA DE INGENIERIA DE OPERACIONES CÓDIGO

22200

CÓDIGO

22200-8

W EB

PÁG: 1/2

SERIES, SUBSERIES

RETENCIÓN

y tipos documentales

A.Gestión A.Central

2

VUELOS ESPECIALES Sat-F-137 Lista de chequeo vuelos Nacionales Sat-F-138 Lista de chequeo vuelos Internacionales

SECCIÓN

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SUBSECCIÓN

AREA DE INGENIERIA DE OPERACIONES

DISP. FINAL

CT

E

M/D

X

X

S

PROCEDIMIENTOS

fiscal.

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

TC GERMAN ANTONIO SIERRA MERA Director Operaciones Aereas

EN

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

ELABORO

8

FONDO

D

O

C

U

M

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA OPERATIVA

CÓDIGO

22300

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

M

22300-2

ESTADISTICAS HORAS DE VUELO Registros de Vuelo Consolidado Records Individuales Otros ORDENES DE VUELO Prevale Cotización Factura Orden de alta Solicitud Revisión Otros

RETENCIÓN A.Gestió A.Central n 5 15

3

EN

22300-1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SUBSECCIÓN

AREA OPERATIVA

DISP. FINAL CT E M/D S

5

X

X

PROCEDIMIENTOS

X Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan. X Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Director Administrativo

TC GERMAN ANTONIO SIERRA MERA Jefe Area Operativa

C

U

ELABORO

O D

FONDO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

1 de: 2 CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

VERSIÓN: 06

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA AREA DE ENTRENAMIENTO 22400

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO 22400-1

ACTAS

22400-1.1

ACTAS DE REUNION O COMITÉ Actas

22400-2

BASES DE DATOS

2

AREA DE ENTRENAMIENTO Buckup CAPACITACIONES

22400-3.1

CAPACITACIONES CURSOS ESPECIALES Programación Formato Control Asistencia CAPACITACIONES CURSOS RECURRENTES Programación Formato Control Asistencia

22400-4

CARPETA DE VUELO PERSONAL MILITAR Y CIVIL

3

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SUBSECCIÓN

AREA DE ENTRENAMIENTO

CT

DISP. FINAL E M/D

X

S

PROCEDIMIENTOS

X

Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan.

4

4

X

X

Se debe realizar el Backup periodicamente, guardando el anterior.

4

4

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

4

4

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

20

80

X

X

Carpeta que se debe unir a la Historia Laboral del grupo de Gestión Humana, una vez se retire el Piloto Civil . Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

20

80

X

X

Se orgnizan de acuerdo a la normatividad de la Aeronáutica, una vez se desvincule se debe enviar al archivo de Gestión Humana o al archivo central según sea el caso.

EN

22400-3

22400-3.2

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

FONDO

TO

CÓDIGO

W EB

PÁG: 1/2 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

U

M

Fotocopia de: cedula, licencia, certificado medico, visa y pasaporte Certificados de Cursos especiales Simuladores (Inicial, recurrente y proeficiencia) Escuela de tierra Novedades y control de vacaciones Documentos adicionales (diplomas, informes, examenes) Autonomias (personal Militar) 22400-5

HOJAS DE VIDA

22400-5.1

HOJAS DE VIDA DESPACHADORES ACTIVOS

C

Fotocopia de: cedula, licencia, certificado medico, visa y pasaporte Cursos recurrentes (equipos)

O

Curso Mercancias Peligorsas

Horas de observador (equipos)

D

Examenes (cursos recurrentes)

* Personal Planta (Gestión Humana ), Personal Agencias al archivo central.

2 de: 2 CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

VERSIÓN: 06

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA AREA DE ENTRENAMIENTO 22400

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO 22400-5.2

HOJAS DE VIDA DESPACHADORES RETIRADOS

W EB

PÁG: 1/2 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SUBSECCIÓN

AREA DE ENTRENAMIENTO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 20

80

Fotocopia de: cedula, licencia, certificado medico, visa y pasaporte Cursos recurrentes (equipos)

CT

DISP. FINAL E M/D X

X

22200-6.1

INFORMES DE GESTIÓN Planillas Mensual Control tiquetes con descuento (Aeropack) Anexos PROGRAMACION SIMULADORES EQUIPOS Dornier ATR 4272 ERJ 145 EMBRAER 170

2

8

EN

22400-7

TO

Examenes (cursos recurrentes) INFORMES

22400-6

5

M

ELABORO

PROCEDIMIENTOS

Se orgnizan de acuerdo a la normatividad de la Aeronáutica, una vez se desvincule se debe enviar al archivo de Gestión Humana o al archivo central según sea el caso.

* Personal Planta (Gestión Humana ), Personal Agencias al archivo central.

Curso Mercancias Peligorsas Horas de observador (equipos)

S

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC GERMAN ANTONIO SIERRA

Jefe Área Gestión Documental

Director Administrativo

Jefe Area Direccionamiento Operacional

D

O

C

U

ANGELA CARDENAS VILLALBA

1 de: 1 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

19 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA:

AREA CENTRO DE CONTROL DE OPERACIONES

CÓDIGO

22500

2

22500-1

ACTAS

22500-1.1

ACTAS DIARIAS CCO Anexos

22500-1.2

ACTAS DE AREA Actas Anexos CCO

2

3

Control Operación Diaria Solicitud Extensiones y NOTAM Programación Turnos ESTADISTICAS CCO Control Facturación Comunicaciones Internas

INFORMES

22500-4.1

INFORMES DE GESTIÓN Informe Anexos SEGUIMIENTO Y CONTROL OPERACIONES DIARIAS Formato

U

Anexos

M

22500-4

22500-5

SECCIÓN

DIRECCION DE OPERACIONES AEREAS

SUBSECCIÓN

AREA CENTRO DE CONTROL DE OPERACIONES

DISP. FINAL CT E M/D S

3

3

5

5

X

PROCEDIMIENTOS

X

X

X

X

X

Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan. Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan. Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan.

X

X Documentos que por su valor adminsitrativo, jurídico, legal, fiscal y contable cuando cumpla el tiempo de retención en el central se eliminan.

2

8

X

X

3

5

X

X

Una vez se cumpla el tiempo de retención en el Archivo central se eliminan.

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

Jefe Área Gestión Documental

Director Administrativo

TC GERMAN ANTONIO SIERRA MERA Director de Operaciones

O

C

ELABORO

D

3

EN

22500-3

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

22500-2

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

FONDO

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

DIRECCION TECNICA

SECCIÓN

CÓDIGO

23000

TO

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

23000-2

ACTAS ACTAS DE COMITÉ TECNICO Actas de Jefes de Area Ordenes del día Anexos CIRCULARES

23000-3

PLANES Y PROGRAMAS

5

ELABORO

U

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

DIRECCION TECNICA

DISP. FINAL CT E M/D S

10

X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal fiscal y Contable. Los documentos se encuentran en medios magnéticos.

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

X

X

1

4

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC OSCAR ZULUAGA CASTAÑO

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Dirección Técnica

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

D

PROCEDIMIENTOS

X

2

M

Estudios Análisis

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

EN

CÓDIGO 23000-1 23000-1.1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA DIRECCIONAMIENTO TECNICO

CÓDIGO

23100

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

AUDITORIAS Entes Internos Entes Externos SEGURIDAD EN MANTENIMIENTO

23100-2

Actas Gestión Seguridad Investigaciones

M

ELABORO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 5

5

5

5

EN

23100-1

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCION TECNICA

SUBSECCIÓN

AREA DIRECCIONAMIENTO TECNICO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

DISP. FINAL CT E M/D S X

X

PROCEDIMIENTOS

X Se eliminan cuando pierdan sus valores primarios. Los documentos se encuentran en medios magnéticos. X Se eliminan cuando pierdan sus valores primarios. Los documentos se encuentran en medios magnéticos.

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

ING VICTOR HERRERA Jefe Area de Direccionamiento Técnico

D

O

C

U

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE INGENIERIA Y PLANEACION

CÓDIGO

23200

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

23200-2

23200-3

BASES DE DATOS BASES DE DATOS BIBLIOTECA Software Casas Fabricantes BIBLIOTECA TECNICA Manuales Formatos EXPEDIENTES DE AERONAVES REGISTRO Y CONTROL HISTORICO DE AERONAVES Servicios Inspecciones Programas de Mantenimiento Tareas de Mantenimiento Alertas de Ingeniería Non Routine Item Peso y Balance

SECCIÓN

DIRECCION TECNICA

SUBSECCIÓN

AREA DE INGENIERIA Y PLANEACION

DISP. FINAL CT E M/D S

PROCEDIMIENTOS

80

X

X

X

Se debe conservar mientras este vigente la aeronave

20

80

X

X

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena

20

80

X

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena.

20

80

X

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena

M

Ordenes de Ingeniería

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

EN

Contratos

Solicitudes

20

TO

23200-1 23200-1.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

FONDO

AML (Aircraft Maintenace Log)

Directivas de Aeronavegabilidad - Boletines Trazabilidades

U

Registro de Llantas

Consultas Casa Fabricantes (SPR,RAS) PROGRAMAS PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO AERONAVES Normas Procedimientos Documentos tecnico Carta Tareas de Mantenimiento Master Ordenes de Ingenería Biweekly AD Libro de Vuelos

D

O

C

23200-4 23200-4.1

2 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PÁG: 1/2

18 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE INGENIERIA Y PLANEACION

CÓDIGO

23200

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales Programación de Trabajos de Mantenimiento (SAT-F295) HOJAS DE VIDA HOJAS DE VIDA MOTORES Loog Book Estadística Técnica Status Directivas Satatus Boletines Boletines HOJAS DE VIDA HELICES Y EQUIPOS Loog Book Estadística Técnica

23200-5.2

23200-5.3

HOJAS DE VIDA AVION Loog Book Informe Mensual de vuelo de Fabricante Estadística Técnica ADS Boletines

M

ELABORO

EN

23200-5 23200-5.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

20

80

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCION TECNICA

SUBSECCIÓN

AREA DE INGENIERIA Y PLANEACION

DISP. FINAL CT E M/D S

X

X

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena

20

80

X

X

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena

20

80

X

X

X

Se deben conservar totalmente, se consideran como documentos históricos de Satena

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

ING. EDGAR NUÑEZ Jefe Area de Ingeniería y Planeación

O

C

U

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

D

PROCEDIMIENTOS

1 de: 3

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE PROCESOS LOGISTICOS

SECCIÓN

CÓDIGO

23300

SUBSECCIÓN

23300-2.2

23300-2.3

23300-2.4

23300-2.5

23300-2.6

AERONAVES Importación Nacionalización Proveedores Internacionales Reparaciones en el Exterior

DISP. FINAL E M/D X X

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

5

10

X

X

Documentos con Valor administrativo,furídico, legal y fiscal. Concluido su tiempo en AC se escanean y después se eliminan.

3

8

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

8

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y

C

Otros AUTORIZACIONES Certificado de Autorización Orden de alta Factura Copia Carta de Aceptación

Otros CARTAS DE ACEPTACION

D

23300-5

PROCEDIMIENTOS

3

2

2

2

O

23300-4

S

Documentos con Valor administrativo,furídico, legal y fiscal. Concluido su tiempo en AC se escanean y después se eliminan.

U

23300-3

ACTAS ACTAS Comunicaciones Oficiales Anexos ACTAS ALMACEN AERONAUTICO Comunicaciones Oficiales Anexos ACTAS DE BAJA Destrucción Anexos ACTAS DE VENTA Comunicaciones Oficiales Anexos ACTAS DE CAPACITACION Comunicaciones Oficiales Anexos ACTAS DE CIERRE DE INVENTARIO Comunicaciones Oficiales Anexos

CT

AREA DE PROCESOS LOGISTICOS

TO

23300-2 23300-2.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 2 10

DIRECCION TECNICA

M

23300-1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales ABASTECIMIENTOS Consumos Facturas Anexos

EN

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

Otros

__

2 de: 3

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE PROCESOS LOGISTICOS

SECCIÓN

CÓDIGO

23300

SUBSECCIÓN

23300-6

23300-7

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 2 10

3

20

CT

8

80

EN

23300-8 23300-8.1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales CONSUMO DE COMBUSTIBLES Formato de Solicitud de Prueba de Combustible Comprobante de Entrega de Combustible FACTURAS DE COMBUSTIBLE Otros IMPORTACIONES AVIONES Declaración de Importación Guía Aérea Factura Comercial Licencia Importación Certificación del Seguro REPUESTOS Declaración de Importación Guía Aérea Factura Comercial Licencia Importación Certificación del Seguro EXPORTACIONES AVIONES Declaración de Exportación Autorización de Embarque Factura Comercial Guía Aérea Selectividad Permanencia en el Exterior Declaración del Impuesto Soporte

23300-8.2

U

REPUESTOS Declaración de Exportación Autorización de Embarque Factura Comercial Guía Aérea Selectividad Permanencia en el Exterior Declaración del Impuesto Soporte

DISP. FINAL E M/D X X

X

X

S

PROCEDIMIENTOS

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y

X

X

Se debe conservar totalmente, por la importancia de la documentación.

80

X

X

Se debe conservar totalmente, por la importancia de la documentación para SATENA

20

80

X

X

Se debe conservar totalmente, por la importancia de la documentación para SATENA. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

20

80

X

X

Se debe conservar totalmente, por la importancia de la documentación para SATENA. Reproducir imagen en medio técnico para consulta. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

4

8

D

O

C

23300-9.2

AREA DE PROCESOS LOGISTICOS

20

M

23300-9 23300-9.1

DIRECCION TECNICA

TO

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

23300-10 23300-10.1

MOVIMIENTO DE ALMACEN ORDENES DE ALTA

X

X Se eliminan por perder su valor administrativo. __

3 de: 3

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE PROCESOS LOGISTICOS

SECCIÓN

CÓDIGO

23300

SUBSECCIÓN

23300-11

23300-12

23300-13

ELABORO

4

5

CT

8

20

AREA DE PROCESOS LOGISTICOS

DISP. FINAL E M/D

X

X

PROCEDIMIENTOS

S

Se eliminan por perder su valor administrativo.

8

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

10

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

X

Documentos que cuando se instala el repuesto pasan a formar parte del componente y se entregan al área de ingeniería.

80

X

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

IVAN CAMILO CELIS ACOSTA Jefe Area de Procesos Logísticos

C

U

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

4

M

Repuestos

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

DIRECCION TECNICA

TO

23300-10.2

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales sin Costo -Transición Otros VALES DE EGRESO Aeronautica Reparación Transición Rolls Royce INVENTARIOS Reparables Aeronautica SOPORTE LOGISTICO Almacenamiento Mantenimiento Repuestos Herramientas TRAZABILIDAD componentes

EN

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

ADRIANA MARCELA RIOS

Jaime Alberto Lema Miguel

ANA PATRICIA SUAREZ

VoBo. JEFE ABASTECIMIENTOS

VoBo. JEFE ALMACEN AERONAUTICO

VoBo. JEFE IMPORTACIONES

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

__

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE MANTENIMIENTO

SECCIÓN

CÓDIGO

23400

SUBSECCIÓN

5

BASES DE DATOS INFORME PERNOCTA

PROGRAMACION MANTENIMIENTO Formato Registro de Aeronaves Control de Pedidos

Ejecución Trabajos

U

ELABORO

DISP. FINAL CT E M/D S

10

5

10

M

Programación Mantenimiento Extensión MEL

AREA DE MANTENIMIENTO

X

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

X

X

X Concluido su tiempo en AC se microfilman y después se eliminan.

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

TJ HECTOR GALINDO Jefe Area de Mantenimiento

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

D

PROCEDIMIENTOS

Concluido su tiempo en AC se microfilman y después se eliminan.

Talleres Apoyo Aeronáutico Casas Fabricantes

23400-2

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

EN

23400-1

DIRECCION TECNICA

TO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

18 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE CONFIABILIDAD

SECCIÓN

CÓDIGO

23500

SUBSECCIÓN

23500-3 23500-3.1

5

5

U

ELABORO

C

ANGELA CARDENAS VILLALBA Jefe Área Gestión Documental

AREA DE CONFIABILIDAD

CT

E

M/D

18

X

X

10

X

X

PROCEDIMIENTOS

S

TO

2

A.Central

EN

23500-2 23500-2.1

ACTAS ACTAS MENSUALES CONFIABILIDAD Acta Anexos BASES DE DATOS CONFIABILIDAD Informe Aeronáutica Civil Capítulos Bases de AML Solicitudes Modificación a Programa Talleres Apoyo Aeronáutico Casas Fabricantes PROGRAMA PROGRAMA DE CONFIBAILIDAD Solicitudes Modificación a Programa Informe de Confiabilidad Copia de AML

A.Gestión

10

M

23500-1 23500-1.1

y tipos documentales

DIRECCION TECNICA

DISP. FINAL

RETENCIÓN

SERIES, SUBSERIES CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

Concluido su tiempo en AC semicrofilman y después se eliminan. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

Se debe conservar mientras este vigente o de acuerdo a la permanencia de la aeronave

X

X

Concluido su tiempo en AC semicrofilman y después se eliminan.

REVISO

APROBO

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

TC OSCAR ZULUAGA CASTAÑO Jefe Dirección Técnica

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

CÓDIGO: SAT-F118 A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

VERSIÓN: 06 PÁG: 1/1

CÓDIGO

30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

FONDO

DIRECCIÓN COMERCIAL

SECCIÓN

24000

SUBSECCIÓN

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

RETENCIÓN A. Gestión A. Central

ACTAS

24000-1.1

ACTAS DE LA DIRECCION COMERCIAL Actas

2

24000-2

CIRCULARES

2

24000-3

SATENA TOURS Contratos Interadministrativos Informes Comunicaciones

2

24000-4

PAQUETES TURISTICOS SATENA TOURS Informes Comunicaciones

M

2

U

ELABORO

AMPARO PERDOMO FLOREZ

C

Área Gestión Documental

DIRECCIÓN COMERCIAL

DISP. FINAL E M/D S

DIRECCIÓN COMERCIAL

PROCEDIMIENTOS

5

X

X

5

X

X

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.Documentos físicos y Digitales.

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.Documentos físicos y Digitales.

EN

24000-1

CT

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

FECHA DE ACTUALIZAC IÓN: OFICINA PRODUCTORA

3

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.Documentos físicos y Digitales.

REVISO

CR.GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

APROBO

JUAN CARLOS GUTIERREZ PEDRAZA Jefe Dirección Comercial

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

22 DE OCTUBRE DE 2014

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA GESTION COMERCIAL

SECCIÓN

CÓDIGO

24100

SUBSECCIÓN

AREA GESTION COMERCIAL

TO

DISP. FINAL CT E MD S

3

EN

2

2

2

PROCEDIMIENTOS

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo, jurídico, legal, físcal y contable.

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo, jurídico, legal, físcal y contable.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR

TATIANA CAVIEDES BETANCOURT

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Gestión Comercial

O

ELABORO

DIRECCIÓN COMERCIAL

M

24100-2

INFORMES INFORMES DE GESTION Informes Presentaciones Plan de Acción Capacitaciones Comunicaciones SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Manual del Proceso Comercial Procedimientos Formatos del Proceso Comercial Auditorias Mapa de Riesgos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Listado Maestro de Registros y Documentos

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

U

24100-1 24100-1.1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

C

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

D

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

W EB

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

22 DE OCTUBRE DE 2014

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD

SECCIÓN

DIRECCIÓN COMERCIAL

CÓDIGO

24200

SUBSECCIÓN

AREA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD

24200-3 24200-3.1

24200-4

3

PROCESOS DE CONTRATACION DE MERCADEO Propuestas Informes Comunicaciones REGISTRO FOTOGRAFICO HISTORICO Publicidiad Registro de Fotos Registro de Eventos

C

Se eliminan cuando cumpla pierda sus valores primarios

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan cuando cumpla pierda sus valores primarios

2

3

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan cuando cumpla pierda sus valores primarios

2

3

X

X

Los documentos originales se deben entregar a la oficina jurídica o Grupo de Contratos.

2

98

X

X Son documentos históricos por tal razón se deben conservar y actualizar al medio de reproducción vigente.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR

LUISA FERNANDA MORALES CAMPOS

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe de Mercadeo y Publicidad

D

O

ELABORO

PROCEDIMIENTOS

X

U

24200-5

2

DISP. FINAL CT E M/D S X X X

TO

24200-2

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 2 3

EN

24200-1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales DISEÑOS PUBLICITARIOS Informes Comunicaciones CANJES Y EVENTOS Canjes Publicitarios Eventos Informes y Comunicaciones INFORMES INFORMES DE GESTION Informes Comunicaciones

M

CÓDIGO

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

22 DE OCTUBRE DE 2014

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE VENTAS PRESENCIALES

SECCIÓN

DIRECCIÓN COMERCIAL

CÓDIGO

24300

SUBSECCIÓN

AREA DE VENTAS PRESENCIALES

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales BASES DE DATOS BASES DE DATOS VENTAS Bases de datos Canales de Distribución CLIENTES CARGA Propuestas Acuerdos Informes Comunicaciones GUIAS GUIAS ENTREGADAS Guías

24300-3 24300-3.1

GUIAS RECIBIDAS Guías

24300-4 24300-4.1

INFORMES INFORMES DE GESTION Informes Comunicaciones MANIFIESTO MANIFIESTO DE CARGA DEVUELTOS Formato anexos MANIFIESTO DE CARGA ENVIADOS Formato anexos MANIFIESTO DE CARGA CORREO INTERNO

24300-6

X

2

3

X

X

2

1

X

1

X

2

3

2

Formato anexos NEGOCIOS ESPECIALES Vuelos Charter Cerejón Oxy Vuelos Especiales (Helicol Searca Selva etc) PROGRAMAS Y BENEFICIOS COMERCIALES

X

X

X

2

X

2

X

24300-8

Convenios Corporativos Alianza Corporativa Pasajero Frecuente Comunicaciones SEGUIMIENTOS Seguimiento Agencias Comerciales Seguimiento Agencias de Viajes y Turismo Informes y Comunicaciones

ELABORO

PROCEDIMIENTOS

Se debe realizar un bukcup periódico sin eliminar los anteriores y se debe guardar en el servidor de la entidad.

Se debe realizar un bukcup periódico sin eliminar los anteriores y se debe guardar en el servidor de la entidad.

Documentos que por su valor administrativo, jurídico, legal, físcal y contable, se eliminan cuando cumpla el tiempo en gestión Documentos que por su valor administrativo, jurídico, legal, físcal y contable, se eliminan cuando cumpla el tiempo en gestión Se eliminan cuando cumpla el tiempo en el central.

Documentos que por su valor administrativo, jurídico, legal, físcal y contable, se eliminan cuando cumpla el tiempo en gestión Documentos que por su valor administrativo, jurídico, legal, físcal y contable, se eliminan cuando cumpla el tiempo en gestión Documentos que por su valor administrativo, jurídico, legal, físcal y contable, se eliminan cuando cumpla el tiempo en gestión

2

3

X

X

2

3

X

X

Se eliminan cuando cumpla el tiempo en el central. A partir del año 2012 estos documentos son solo digitales y se hara buckup periódicamente.

Se eliminan cuando cumpla el tiempo en el central. A partir del año 2013 estos documentos son solo digitales y se hara buckup periódicamente.

D

24300-7

U

24300-5.3

C

24300-5.2

X

2

O

24300-5 24300-5.1

8

M

24300-3.2

DISP. FINAL E M/D S

TO

24300-2

CT

5

EN

24300-1 24300-1.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

2

3

REVISO

X

X

Estos documentos son solo digitales y se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un buckup permanentemente.

APROBO

W EB

2 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118

22 DE OCTUBRE DE 2014

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE VENTAS PRESENCIALES

CÓDIGO

24300

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES documentales

M

Jefe Área Gestión Documental

VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2 SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCIÓN COMERCIAL

SUBSECCIÓN

AREA DE VENTAS PRESENCIALES

RETENCIÓN DISP. FINAL REVISO CT A.Gestión A.Central E M/D S

ELABORO y tipos

ANGELA CARDENAS VILLALBA

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

FONDO

EN

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

TO

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

U

C O

APROBO

CR GILBERTO RIAÑO AMADOR

KAREN GISELLE ALVAREZ FAJARDO

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Area Ventas Presennciales

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

D

PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO: SAT-F118

FECHA DE ACTUALIZACION:

30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

OFICINA PRODUCTORA AREA VENTAS NO PRESENCIALES

24400

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales BASES DE DATOS BASES DE DATOS DE VENTAS Call Center

24400-1 24400-1.1

RETENCIÓN A. Gestión A. Central 2

INFORMES INFORMES DE GESTION Informes Comunicaciones Reporte de Ventas Call center página Web Ventas Grupales

24400-3

PROCESOS DE CONTRATACION DE VEVENTASAMA PREFERENCIAL VENTAS NO PRESENCIALES CORPORATIVO Propuestas Informes Comunicaciones

M U

ELABORO

C

AMPARO PERDOMO FLOREZ Área Gestión Documental

2

3

EN

24400-2 24400-2.1

8

2

3

VERSIÓN: 06 PÁG: 1/1

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCIÓN COMERCIAL

SUBSECCIÓN

AREA VENTAS NO PRESENCIALES

DISP. FINAL CT E M S D X X

TO

CÓDIGO

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

X

X

PROCEDIMIENTOS

Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan cuando pierdan sus valores primarios. Los documentos originales se deben entregar a la oficina Jurídica o al Área de Contratos.

X

X X

REVISO

CR. GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

APROBO

NORMA CONSTANZA MENDEZ NORMA CONSTANZA Jefe Área de MENDEZ Ventas no Presenciales

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

CÓDIGO: SAT-F118

FECHA DE ACTUALIZACION:

30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE SERVICIO AL CLIENTE

SECCIÓN

CÓDIGO

24500

SUBSECCIÓN

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES Y tipos documentales

24500-1

ENCUESTAS DEL SERVICIO Formato Informe Comunicaciones anexos

24500-2

INFORMES

24500-5

O

ELABORO

D

AMPARO PERDOMO FLOREZ Jefe Área Gestión Documental

AREA DE SERVICIO AL CLIENTE

M/D

X

X

PROCEDIMIENTOS

S

Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo central. El informe queda en el correo de la oficina.

TO

3

PÁG: 1/1

DIRECCIÓN COMERCIAL

X

X

EN

2

Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo central

2

3

X

X

Las PQRS que se reciben en físico se registran en el aplicativo, los informes quedan en el correo de la oficina.

2

3

X

X

Los documentos originales se deben entregar a la Oficina Jurídica o al Área de Contratos

3

X

X

M

24500-4

2

U

24500-3

INFORMES DE GESTION Informes Comunicaciones PQRS Formato de PQRS Investigación Notificación Respuesta PROCESOS DE CONTRATACION Propuestas Informes Comunicaciones RESARCIMIENTOS Cuentas de Cobro Facturas Soportes Autorización de Pago Comunicaciones

2

E

VERSIÓN: 06

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

DISP. FINAL

A. Gestión A. Central CT

C

24500-2.1

RETENCIÓN

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

W EB

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

1

Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo central

REVISO

APROBO

CR. GILBERTO RIAÑO AMADOR Jefe Dirección Administrativa

JUANA MARIA CASTRO Jefe Área de Servicio al Cliente

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

20 DE MARZO DE 2013

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

OFICINA PRODUCTORA

DIRECCION ADMINISTRATIVA

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

CÓDIGO

25100

SUBSECCIÓN

DIRECCION ADMINISTRATIVA

25100-3 25100-3.1

INFORMES DE GESTIÓN Informe Anexos

25100-4

PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO

3

X

2

3

X

X

U

PROCEDIMIENTOS

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

8

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

10

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente.

M

Solicitudes CDP Solicitudes RP Control Presupuestal Incrementos y Decrementos CDP y RP Anexos

2

DISP. FINAL CT E M/D S

TO

25100-2

SERIES, SUBSERIES ACTAS ACTAS REUNION ADMINISTRATIVA Actas Comunicaciones Oficiales Anexos CAJA MENOR Solicitud Formato de Legalización Resolución Cotizaciones CDP INFORMES

EN

CÓDIGO 25100-1 25100-1.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Dirección Administrativa

C

ELABORO

Jefe Área Gestión Documental

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

21 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO

25100.1

CÓDIGO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 10

EN

M

25100.1-2 25100.1-2.1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales BASES DE DATOS ADMINISTRATIVA Aplicativo Sistema Integrado Caracterización Indicadores Listado Maestro de Registros PLAN PLAN DE ACCION Avance Acción Preventiva Acción Correctiva Anexos

25100.1-1

FONDO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

2

3

AREA GESTION ADMINISTRATIVA

DISP. FINAL PROCEDIMIENTOS CT E M/D S Se eliminan por perder su valor administrativo. Documentos que se X X encuentran en la intranet.

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Originales reposan en el Grupo de Desarrollo Organizacional.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Dirección Administrativa

U

ELABORO

Jefe Área Gestión Documental

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

CÓDIGO

18 DE MARZO DE 2013

FONDO

AREA TELEMATICA

SECCIÓN

25100.2

SUBSECCIÓN

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales ACTAS

25100.2-1.1

ACTAS DE REUNION Comunicaciones Oficiales Anexos CONTROL DE EQUIPOS Y LICENCIAS Hojas de vida Equipos Listados de Equipos por Usuario Ubicación de Equipos Formato Código Autorización Informe Licencias Software Otros CUENTA CORPORATIVA Solicitudes Reposiciones Inclusiones Cancelaciones Línea Nuevas Soportes COPIAS DE SEGURIDAD Informe Copias de Seguridad GOBIERNO EN LINEA Actas Plan de Acción Seguimientos Directivas Anexos PLAN PLAN DE ACCION SISTEMAS Mapas de Riesgo Sistemas Informes varios PROYECTOS TECNOLOGICOS Estudios previos Estudios de Mercado REQUERIMIENTO DE SOFTWARE IMPLEMENTADO SATENA

25100.2-4

25100.2-5

25100.2-6 25100.2-6.1

25100.2-7

25100.2-8

M

25100.2-3

U

25100.2-2

AREA TELEMATICA

RETENCIÓN

DISP. FINAL

A.Gestión

A.Central

2

3

3

5

CT

PROCEDIMIENTOS

E

M/D

S

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

X

X

Las Licencias originales reposar en el Almacén General. Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

2

X

X

Se eliminan por perder su valor administrativo.

2

8

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

7

X

X

EN

25100.2-1

DIRECCION ADMINISTRATIVA

TO

CÓDIGO

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: OFICINA PRODUCTORA

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

8

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

3

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

3

7

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

C

Solicitudes nuevos desarrollo Solicitudes Implementaciones /mejoras Aplicativos Formatos

APROBO

REVISO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

WILSON ORJUELA

ALFREDO CUSPOCA

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrtiva

Jefe Sistemas

Jefe Telecomunicaciones

D

O

ELABORO

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

REVISO

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

20 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE ADQUISICIONES

CÓDIGO

25100.3

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales ADQUISICIONES

CÓDIGO 25100.3-1

Planilla especial para Gastos SAT-F237 CDP Formato de Terceros Anexos PLAN PLAN ANUAL DE COMPRAS Solicitud Compras Estudios previos Cotizaciones Estudios de Mercado CDP Evaluaciones Técnicas y Económicas CDP

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCION ADMINISTRATIVA

SUBSECCIÓN

AREA DE ADQUISICIONES

DISP. FINAL CT E M/D S

PROCEDIMIENTOS

2

5

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

18

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal. Los documentos originales se conservan en los contratos asignados.

M

EN

25100.3-2 25100.3-2.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

FONDO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Dirección Administrativa

U

ELABORO

D

CT: Conservación Total E: Eliminar M/D: Microfilmar/Digitalizar S: Seleccionar

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

Firma Productor: Firma Archivo:

Fecha:____________

1 de: 1 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

20 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA APOYO LOGISTICO

CÓDIGO

25100.4

25100.4-2.2

25100.4-2.3

25100.4-2.4

25100.4-2.5

Ordenes de Alta Garantias Facturas SALIDA DE ALMACÉN ACTIVOS Solicitud de Activos (SAT-F 131) Solicitud de Pedido SAT-F76 SALIDA DE ALMACÉN ELEMENTOS CONSUMO Solicitud de Elementos de Consumo (SAT-F 131) Solicitud de Pedido SAT-F76 Elementos de Protección Dotaciones MOVIMIENTOS DE ACTIVOS Comunicaciones Oficiales Traslado de Elementos BAJAS ALMACEN Comunicaciones Oficiales Acta de Baja

C

25100.4-2.6

ENTRADA DE ALMACÉN ACTIVOS Ordenes de Alta Garantias Facturas ENTRADA DE ALMACÉN ELEMENTOS CONSUMO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 2 18

D

SECCIÓN

DIRECCION ADMINISTRATIVA

SUBSECCIÓN

AREA APOYO LOGISTICO

DISP. FINAL PROCEDIMIENTOS CT E M/D S Se eliminan cuando cumpla el tiempo de retención en el X X central, por perder su valor administrativo.

18

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

18

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

18

X

X

2

2

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal. 18

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

18

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

2

18

X

X

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Dirección Administrativa

O

ELABORO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

2

EN

25100.4-2 25100.4-2.1

M

25100.4-1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales HISTORIAS DE VEHÍCULOS Acta de Entrega de Vehículo Certificado de Matrícula Licencia de Tránsito Póliza de Seguro Recibo de Pago de Impuestos Seguro Obligatorio Contra Accidentes Tarjeta de Propiedad MOVIMIENTO DE ALMACÉN

U

CÓDIGO

FONDO

TO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

W EB

PÁG: 1/2

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013

W EB

VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

07 DE OCTUBRE DE 2015

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE GESTION DOCUMENTAL

SECCIÓN

CÓDIGO

25100.5

SUBSECCIÓN

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

RETENCIÓN Agestión

A. Central

CT

2

18

X

25100.5-2

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL Informes de Avance Anexos

2

25100.5-3

INFORMES DE GESTION

2

25100.5-4

INVENTARIOS DOCUMENTALES

25100.5-5

2

M

Acta de Entrega Eliminación Física Inventario Documental Eliminados Inventario Documental Central

AREA DE GESTION DOCUMENTAL

E

M/D

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

X

X

8

X

X

2

18

18

X

X

D

O

Actas de Mesa de Trabajo Comunicaciones Oficiales Conceptos Técnicos Informes

2

. Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal y fiscal

Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo y cumpla el tiempo de retención.

X Se conserva totalmente por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio magnética para consulta. X Se conserva totalmente por ser documentos testimoniales. Se conserva totalmente por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio magnética para consulta. Reproducir imagen en medio magnética para consulta.

U

C

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

S

TO 8

Actas de Mesa de Trabajo Conceptos Técnicos Formato Modificación de Tabla de Retención Documental (SAT-F242) Informes de Seguimiento y Aplicación Resolución de Aprobación TRD 25100.5-6

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS

En mesa de trabajo, se debe seleccionar una muestra para conservar. Se debe hacer un backup mensual

EN

Capacitaciones Asesorías Recepción documentos Seguimiento actividades Consultas Comunicaciones

DIRECCION ADMINISTRATIVA

DISP. FINAL

BASES DE DATOS BASE DE DATOS INVENTARIO SATENA actualizaciones

25100.5-1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

18

X

X Se conserva totalmente por ser documentos testimoniales. Reproducir imagen en medio magnética para consulta.

W EB

2 de: 2

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

07 DE OCTUBRE DE 2015

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE GESTION DOCUMENTAL

CÓDIGO

25100.5

CÓDIGO

SECCIÓN

DIRECCION ADMINISTRATIVA

SUBSECCIÓN

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

RETENCIÓN

2

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

AREA DE GESTION DOCUMENTAL

DISP. FINAL

A. Central

CT

E

M/D

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS

S

TO

A. Gestión 25100.5-7

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

FONDO

18

X

X

En mesa de trabajo se debe seleccionar una muestra para conservar.

Actas de Entrega de Documentos (SAT-F238)

EN

Comunicaciones Cronograma de Transferencia Formato de Verificación de Transferencia Inventarios de Transferencia

ELABORO

REVISO

CR. GILBERTO RIAÑO AMADOR

AMPARO PERDOMO FLOREZ Área Gestión Documental

M

Jefe Dirección Administrativa

D

O

C

U

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

APROBO

AMPARO PERDOMO FLOREZ Área Gestión Documental

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

26 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

DIRECCIÓN FINANCIERA

SECCIÓN

VICEPRESIDENCIA

CÓDIGO

25200

SUBSECCIÓN

DIRECCIÓN FINANCIERA

25200-4 25200-4.1

Solicitud del Giro Formulario declaración de Cambio Declaración de Importación y Facturas PLAN PLAN DE ACCION Avance Acción Preventiva Acción Correctiva Anexos

2

2

2

ELABORO

2

DISP. FINAL CT E M/D S

PROCEDIMIENTOS

3

X

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

8

X

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

8

X

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

3

X

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

EN

25200-3

ACTAS ACTAS DEL COMITÉ Actas Comunicaciones Anexos INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe GIROS AL EXTERIOR Declaración de cambio enumerada y mensaje swift

M

25200-2 25200-2.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

U

25200-1 25200-1.1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

TO

CÓDIGO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

TC JOSE RODOLFO CORTES OLARTE

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Dirección Financiera

C

REVISO

D

O

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

W EB

1 de: 1

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

26 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE GESTION FINANCIERA

CÓDIGO

25200.1

CÓDIGO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 10

M

EN

25200.1-1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales BASES DE DATOS FINANCIERA Aplicativo Sistema Integrado Caracterización Formatos Proceso Financiero Manuales Proceso Financiero Procedimientos Plan de Acción Listado Maestro de Registros y Documentos Comunicaciones e Informes

TO

FONDO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCIÓN FINANCIERA

SUBSECCIÓN

AREA DE GESTION FINANCIERA

DISP. FINAL PROCEDIMIENTOS CT E M/D S Documentos que se encuentran en el sistema de gestión X X calidad de Satena. Se eliminan por perder su valor administrativo.

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

CARLOS ENRIQUE VARGAS M

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Profesional Universitario

U

ELABORO

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 1 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

26 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE PRESUPUESTO

CÓDIGO

25200.2

25200.2-2

25200.2-3 25200.2-3.1

SECCIÓN

DIRECCIÓN FINANCIERA

SUBSECCIÓN

AREA DE PRESUPUESTO

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 2 18

DISP. FINAL PROCEDIMIENTOS CT E M/D S X X Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Los documentos físicos se conservan en presupuesto Satena.

18

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Los documentos físicos se conservan en presupuesto Satena.

2

8

X

X

Se eliminan por perder su valor administrativo

2

18

X

X

Estos documentos son digitales , se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Los documentos físicos se conservan en presupuesto Satena.

1

4

X

X

Se elimina por perder su valor administrativo.

2

18

X

X

Se elimina por perder su valor administrativo.

2

25200.2-5 25200.2-5.1

C

25200.2-6

U

M

25200.2-4

Solicitud CDP Registro Presupuestal Contrato Solictud Registro Presupuestal RP Cedula Dian Certificación Bancaria Documentos Digitales Otros EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Informes de Ejecución Mensual del Presupuesto de Gastos Ingresos Egresos Reservas Presupuestales Informe PWC Soportes INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe MODIFICACIONES PRESUPUESTALES Incremento Disponibilidad Presupuestal Decremento Disponibilidad Presupuestal Incremento Registro Presupuestal Decremento Registro Presupuestal Traslado Presupuestal Formato solicitud Solicitud de Autorización PLAN PLAN OPERATIVO Plan PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO Informe Consolidado Anual Otros

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

TO

25200.2-1

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

EN

CÓDIGO

FONDO

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

NESTOR DAVID GONZALEZ

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Area de Presupuesto

O

ELABORO

D

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

1 de: 2 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

26 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE CONTABILIDAD

CÓDIGO

25200.3

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

W EB

PÁG: 1/2 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

FONDO

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCIÓN FINANCIERA

SUBSECCIÓN

AREA DE CONTABILIDAD

DISP. FINAL CT E M/D S

25200.3-1

ACTAS

25200.3-1.1

ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE DE SATENA Acta Anexos BASES DE DATOS

2

1

4

X

X

25200.3-3

BASE DE DATOS SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA Documentos Técnicos Enviados por PRICE REGISTROS MOVIMIENTO CONTABLE

2

10

X

X

25200.3-4

Comprobantes De Egreso Causación de Proveedores Nacionales y Extranjeros Comprobante de Ajuste Notas de Contabilidad Nómina Causaciones de Nómina Traslado de Fondos Recibos de Caja Ingresos Facturación Comprobantes de Contabilidad Caja Menor Notas Débito Notas Crédito Gestión Depuración Contable CONCILIACIONES

X

Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

Se elimina por perder su valor administrativo. Los datos del sistema se encuentran bajo custodia de la Dirección de Sistemas.

Estos documentos son digitales . Los documentos originales impresos los tiene la Price.

O

25200.3-4.3

U

25200.3-4.2

CONCILIACIONES BANCARIAS Anexos Libros auxiliares bancos Copia Extracto Cuadro auxiliar formato conciliación CONCILIACIONES VIATICOS PRESUPUESTO Conciliación Anexos CONCILIACIONES CUENTAS POR PAGAR Conciliación Anexos CONCILIACIONES NOMINA Conciliación Anexos ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS CONTABLES DE SATENA Balance de Prueba con movimiento

C

25200.3-4.1

M

EN

25200.3-2.1

X

TO

25200.3-2

3

PROCEDIMIENTOS

25200.3-4.4

D

25200.3-5 25200.3-5.1

2

10

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales impresos los tiene la Price.

2

10

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales impresos los tiene la Price.

2

10

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales impresos los tiene la Price.

2

10

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales impresos los tiene la Price.

2

10

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales impresos los tiene la Price.

2 de: 2 CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE CONTABILIDAD

CÓDIGO

25200.3

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

25200.3-6.2

25200.3-6.3

25200.3-7 25200.3-7.1

25200.3-8 25200.3-8.1

INFORMES DE GESTIÓN Informe Anexos LIBROS CONTABLES LIBROS DE INVENTARIO Y BALANCE LIBROS PRINCIPALES Libro Diario Libro Mayor y Balances

M

25200.3-8.2

2

10

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SECCIÓN

DIRECCIÓN FINANCIERA

SUBSECCIÓN

AREA DE CONTABILIDAD

DISP. FINAL CT E M/D S

X

PROCEDIMIENTOS

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales los tiene la Price.

2

10

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales los tiene la Price.

2

10

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales los tiene la Price.

2

8

X

X

Se elimina un vez pierda sus valores primarios

2

18

X

X

2

18

X

X

Estos documentos son digitales . Los documentos originales los tiene la Price. Estos documentos son digitales . Los documentos originales los tiene la Price.

EN

25200.3-6 25200.3-6.1

Balance General Estados de cambios en el patrimonio Estados de Flujo y Efectivo DECLARACIONES TRIBUTARIAS IMPUESTOS NACIONALES Declaración de Renta Retención en la Fuente Iva -Patrimonio IMPUESTOS DISTRITALES Impuesto de Industria y Comercio Retención de Ica IMPUESTOS MUNICIPALES Impuesto de Industria y Comercio Municipios Anexos INFORMES

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

FONDO

TO

26 DE MARZO DE 2013

W EB

PÁG: 1/2 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

REVISO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

ROSA EMMA CORTES VERGARA

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe Area de Contabilidad

U

ELABORO

D

O

C

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06

26 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE TESORERIA

SECCIÓN

CÓDIGO

25200.4

25200.4-5

AREA DE TESORERIA

DISP. FINAL

A.Central

2

2

CT

E

M/D

X

X

X

Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Reproducir imagen en medio técnico para consulta. Documentos orginales se encuentran en la Price.

2

5

X

X

Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente.

1

5

X

X

Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Documentos orginales se encuentran en la Price.

1

5

X

X

Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente.

C

Facturas Outsourcing Financiero Soporte Relación RECAUDOS Autorizaciones Descargues Consignaciones

O

25200.4-6

Estos documentos son digitales, se guardan en el computador del funcionario, se debe realizar un backup permanentemente. Reproducir imagen en medio técnico para consulta. Documentos orginales se encuentran en la Price.

X

EN

8

PROCEDIMIENTOS

S

TO

A.Gestión

2

M

25200.4-3

BOLETIN DIARIO DE CAJA Y BANCOS Recibo de Caja Consignaciones Notas Debito Notas Crédito Planillas de Ingreso Planillas de Giro Comprobantes de Egreso Otros COMPROBANTES DE EGRESO Comprobantes de Egreso Ordenes de Pago Facturas Cuentas de Cobro Registros Presupuestales Acta de Inicio Parcial Acta de Inicio Final Otros Soportes CUENTAS CORRIENTES Oficios Apertura Chequeras Extractos FACTURACION

U

25200.4-2

DIRECCIÓN FINANCIERA

RETENCIÓN

y tipos documentales

25200.4-1

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

SUBSECCIÓN SERIES, SUBSERIES

CÓDIGO

W EB

PÁG: 1/2 FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

REVISO

APROBO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

MAURICIO RODRIGUEZ ENDEZ

BENICIO LOPEZ CASTIBLANCO

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrtiva

Jefe Area de Tesoreria

Jefe Área de Cartera

D

ELABORO

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

05 DE MARZO DE 2013

OFICINA PRODUCTORA AREA DE TESORERIA

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales BOLETIN DIARIO DE CAJA Y BANCOS Recibo de Caja Consignaciones Notas Debito Notas Crédito Planillas de Ingreso Planillas de Giro Comprobantes de Egreso Otros COMPROBANTES DE EGRESO Comprobantes de Egreso Ordenes de Pago Facturas Cuentas de Cobro Registros Presupuestales Acta de Inicio Parcial Acta de Inicio Final Otros Soportes CUENTAS CORRIENTES Apertura Cuentas Chequeras Extractos FACTURACION Facturas Outsourcing Financiero Soporte Relación RECAUDOS Autorizaciones Descargues Consignaciones REGISTRO CREDITOS Solicitud de Crédito Contrato Factura de Venta Boletas de Autorización de Crédito Copias Tiquetes Copia consignación Relación

DIRECCIÓN FINANCIERA AREA DE TESORERIA

RETENCIÓN A.Gestión A.Central 2 3

DISP. FINAL CT E M/D S X X

PROCEDIMIENTOS

Se eliminan una vez pierdan sus valores primarios Reproducir imagen en medio técnico para consulta.

X

X

Los pagos se hacen virtualmente a traves de PRICE

O

C

U

M

20200-1

SECCIÓN SUBSECCIÓN

TO

25200.4

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

EN

CÓDIGO

FONDO

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

REVISO

APROBO

APROBO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

NESTOR DAVID GONZALEZ

BENICIO LOPEZ CASTIBLANCO

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrtiva

Jefe Area de Tesoreria

Jefe Área de Cartera

D

ELABORO

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central

CÓDIGO: SAT-F118

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

1 de: 1

A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013 VERSIÓN: 06 PÁG: 1/2

26 DE MARZO DE 2013

FONDO

OFICINA PRODUCTORA AREA DE CREDITO Y RECAUDO 25200.5

CÓDIGO

CÓDIGO

25200.5-3

ACTAS ACTAS Comunicaciones Oficiales Anexos ENDOSOS

25200.5-4

Factura Soportes Otros GUIAS DE CARGA

25200.5-5

Pago Directo Consignaciones Recibos de Pago Otros REEMBOLSOS

25200.5-6

Planilla de Liquidación Reembolsos Formato de Terceros Otros REPORTES DE VENTAS DE CARGA Y PASAJES

25200.5-7

Reportes Consignaciones Bouchers Guias de Carga Soportes Otros REPORTES VUELOS Y PASABORDOS

25200.5-8

Planilla Reporte de Vuelo Basabordos Otros TASAS AEROPORTUARIAS E INFRASAS

2

3

2

3

SECCIÓN

DIRECCION FINANCIERA

SUBSECCIÓN

AREA DE CREDITO Y RECAUDO

DISP. FINAL CT E M/D S X

X

X

X

9

TO

1

1

9

M

U

1

2

9

X

X

X

X Se eliminan por perder su valor administrativo.

X

X

Se eliminan por perder su valor administrativo.

10

X

X Documentos que se deben microfilmar o digitalizar una vez se cumpla el tiempo de retención en el central. Se eliminan por perder su valor administrativo.

2

X

X

Se eliminan por perder su valor administrativo.

C O

Se eliminan por perder su valor administrativo.

Se eliminan por perder su valor administrativo.

Factura Autorización de Pagos Reporte de Infrasas Otros

D

PROCEDIMIENTOS

Se eliminan por perder su valor administrativo.

EN

25200.5-1 25200.5-1.1

RETENCIÓN A.Gestión A.Central

SERIES, SUBSERIES y tipos documentales

SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES

W EB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

APROBO

ELABORO

REVISO

ANGELA CARDENAS VILLALBA

TC GILBERTO RIAÑO AMADOR

JORGE WILLIAM DELGADO CRUZ

Jefe Área Gestión Documental

Jefe Dirección Administrativa

Jefe de Grupo Area Credito y Recaudo

CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central