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Tema 10.- LA DOCUMENTACION DEL PROYECTO 1.- El concepto de documento Como en tantas otras ocasiones el Diccionario de la Real Academia proporciona abundante información para poder establecer el concepto de documento. En él figuran las siguientes acepciones: 1.

Instrucción, que se da a uno en cualquier materia particularmente aviso y consejo para apartarle de obrar mal.

2.

Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algùn hecho, principalmente de los históricos.

3.

Cualquier otra cosa que sirva para ilustrar o comprobar algo.

4.

Documento privado: El que autoriza por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.

5.

Documento pùblico: El que autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha.

y

Las palabras subrayadas permiten una mejor identificación del concepto "documento", que así resulta ser: - Una instrucción - Aviso y consejo - Sirve para ilustrar - Sirve para comprobar - Prueba contra quien lo escribe - Acredita hechos y su fecha y en consecuencia pueden deducirse distintos usos y servicios para los documentos. Pueden servir para: - ordenar - informar - avisar - aconsejar - ilustrar - comprobar y también como prueba y acreditativo.

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En cualquier caso todo documento es un sustitutivo de la expresión oral, frecuentemente más frío e impersonal, pero también más eficaz. Habitualmente al escribir se utiliza un lenguaje mucho más preciso que al hablar, lenguaje más pulido cuya construcción significa tiempo y, en consecuencia, dinero. Los documentos suelen ser medios y no fines en sí mismos; y como a la vez son costosos y tienen una vida limitada, un periodo de tiempo durante el cual son eficaces o pueden serlo, puede decirse que los hechos a destiempo son inùtiles; es como si no hubiese existido, no sirven para nada. Un documento debe ser eficaz para el fin preseguido y por lo tanto oportuno, es decir, hecho a tiempo. También debe ser claro y conciso, siempre de acuerdo con el fin que se persiga. Un aspecto importante en la emisión de documentos es el temor al riesgo, el deseo de cubrirse por parte de sus autores. Documentos largos, confusos, que nacen muertos porque los riesgos que pretenden cubrir o no existen, o de existir realmente no pueden eliminarse por muchos y abultados informes que se emitan.

2.- Los documentos del proyecto En sentido clásico los documentos de un anteproyecto son: - Memoria (justificativa de soluciones adoptadas) - Planos (de conjunto) - Presupuestos (valoración aproximada) Y los del proyecto: - Memoria | | descriptivos - Mediciones y Presupuesto| - Planos | |vinculantes, ejecutivos - Pliego de Condiciones| Estos documentos se complementan durante la fase de ejecución con las instrucciones que se escriban en el "Libro de Ordenes" de la obra que son firmadas por el Director Facultativo. También se hacen planos y croquis para mayor comprensión, especialmente de los detalles. Desde hace bastantes años, quizás en España desde hace veinte, la complejidad de los proyectos, su tamaño y por tanto el numero de personas que intervienen en su ejecución, es más grande y ha surgido la necesidad de utilizar otros documentos como complemento o sustitutivo de los clásico y así

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facilitar el trabajo y la colaboración de todos. Actualmente se usan otras nomenclaturas que matizan el carácter de cada documento que se va a intentar enumerar, previa clasificación. Esta clasificación podría hacerse de muy diferentes maneras: - Por actividades del proyecto - Por su carácter (de información de control, etc.) - Por su origen - Por su destinatario - Por su contenido e incluso por su tamaño, o por el idioma en que están escritos. Se ha preferido hacerlo, aùn a sabiendas que la clasificación no es perfecta, por la actividad del proyecto a que se refiere: 1.

Documentos de Dirección y Coordinación

2.

Documentos de Planificación

3.

Documentos referentes a costes

4.

Documentos de Ingeniería Básica y/o de Proceso

5.

Documentos de Ingeniería de Detalle

6.

Documentos de Compras

7.

Documentos de Proveedores

8.

Documentos de Construcción

A continuación se relacionan los principales que se utilizan en cada actividad. 2.1.- Documentos de Dirección y Coordinación. Son los que habitualmente generan y utilizan los directores de las empresas, el director de proyecto y los ingenieros de proyecto. Los más importantes son: - El contrato - Manual de Coordinación - Notas de reunión - Listas de trabajos

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- Informes periódicos de progreso (generales) - Correspondencia general - Hojas de envío - Procedimientos de facturación y cobro - Documentos financieros 2.2.- Documentos de Planificación. - Planificación general - Planificación de detalle y revisiones - Hojas de instrucciones a departamentos - Cálculos - Programas de proveedores 2.3.- Documentos referentes a costes. - Presupuesto inicial - Los que se decidan en cada caso, tales como: - Contratado a la fecha - Pendiente de contratar (estimado) - Pagos a corto, medio y largo plazo - Desviaciones sobre contratado - Desviaciones sobre pendiente de contratar - Desviaciones totales - Escalaciones previsibles sobre contratado - Etc. 2.4.- Documentos de Ingeniería Básica y/o de Proceso. - Informes técnicos - Planos - Memorias descriptivas de proceso - Diagrama de bloques (operaciones unitarias) - Hojas de datos de equipos (tamaño, etc.) - Planos de implantación típicos - Listas de equipos - Listas de instrumentos - Especificaciones de materiales - Diagrama de flujo (industria química) - Balances de masa - Balances de energía - Cálculos de elementos básicos - Resultados de ensayos de plantas piloto - Recopilación de datos de la implantación - Datos geológicos - Topografía

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- Información de campo (muy variada) - Datos de rendimientos y consumos - Especificaciones materias primas, productos intermedios y finales - Recomendaciones basadas en experiencias anteriores a seguir en la planta 2.5.- Documentos de Ingeniería de Detalle. - Normas a utilizar (practica o ley) - Códigos aplicables (ASME, etc.) - Listas de equipos y/o requisiciones - Especificaciones de equipos y materiales, incluso "unidades paquete" - Cálculos - Planos preliminares para información - Planos definitivos para construcción - Planos de vendedores de equipos - Listas de materiales - Mediciones de obra civil - Procedimientos de pruebas en taller y campo, y ensayos - Procedimientos de montaje y/o construcción - Procedimientos de puesta en marcha - Procedimientos de operación - Catálogo mecánico 2.6.-Documentos de Compras. - Lista de suministradores - Requisiciones - Peticiones de ofertas - Registro de peticiones de oferta - Informes activación de ofertas - Comparación de ofertas (tabulaciones) - Pedidos - Registro de pedidos, subpedidos - Estado de documentación a recibir por los proveedores documentaciones) - Estado de fabricación de equipos (progreso) Activación - Informes de inspección - Certificados de pruebas - Certificados de aceptación - Documentos de importación y/o exportación - Facturas - Comprobantes de pago 2.7.- Documentos de proveedores. - Programa de fabricación, montaje y puesta en marcha

(planos y otras

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- Lista de planos - Planos para aprobación y/o comentarios - Planos aprobado final - Cálculos para aprobación - Cálculos comentados - Cálculos aprobados - Manuales de Montaje, Operación y Mantenimiento - Lista de piezas - Listas de repuestos - Subpedidos - Informes de progreso de fabricación/montaje - Dosier de inspección - Avisos de expedición - Facturas - Certificaciones 2.8.- Documentos de Construcción (o de Obra). - Planos de obra - Planos "as built" - Informes de almacén/recepción - Subcontratos de obra - Informes de progreso (civil y montaje) - Informes de incidencias - Informes de pruebas de campo

3.- Análisis de los documentos principales. Entre todos los documentos anteriores hay algunos de ellos que por su importancia y transcendencia en la vida del proyecto merecen ser analizados con cierto detenimiento. Así, de los de Dirección y Coordinación cabe destacar los "Informes periódicos de progreso" sobre la marcha del proyecto que se hacen llegar al cliente. Entre los restantes y dentro de los de Ingeniería de Detalla, hay que señalar: - Planos - Especificaciones - Requisiciones - Catálogo Mecánico 3.1.- Informes periódicos de progreso. Es un documento, emitido periódicamente, que antes de hacerlo hay que tener las ideas muy claras sobre quien va a leerlo y, sobre todo, que uso hará de él;

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o en circunstancias extremas quien podrá leerlo y que se le ocurrirá hacer con él en función de su nivel de colesterol en la sangre en ese momento. Debe ser lo más objetivo posible, estar basado en realidades medibles y también que sea fácilmente demostrables. Las afirmaciones y negaciones deben ser cuantificables para hacerlas menos discutibles. Se discute menos un nùmero que una opinión, por muy docto que sea el que la emite. Este documento debe ayudar a centrarse en la realidad, a ser más objetivos. Que no sirva para discutir. No se intente comprometer a nadie: se defenderá. Cauntifíquese, aunque sea utilizando modelos que no sean demasiado reales a veces (p.e.: curva de la S). Un índice del contenido de un informe periódico sería, por ejemplo, el siguiente: - Resultado de decisiones tomadas - Progreso de ingeniería básica % (curva "S") - Progreso de ingeniería de detalle % (curva "S") - Progreso de compras % - Progreso acopios en campo (ponderación) % - Progreso de construcción y montajes (ponderación) % - Desviaciones sobre planificación. Recomendaciones - Desviaciones sobre costes. Recomendaciones - Propuesta de decisiones a tomar (listado ABC. ya que nunca da tomar todas)

tiempo a

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3.2.- Planos. - Tamaños normales UNE (DIN) y variantes - Más usados UNE A-1, A-3 y A-4 - Posibilidad de reducir a tamaños menores - Material empleado - Cebolla (croquis)- dibujo a lápiz - Vegetal- dibujo a tinta/lápiz - Poliester- dibujo a lápiz - Reproducibles- dibujo a tinta - Rotulación - A mano - A máquina - Identificación de un plano Hay muchas formas de hacerlo; una de ellas, aconsejable, es la siguiente: - Letra de dimensión - Nùmero de proyecto - Código de área - Símbolo del departamento de ingeniería - Nùmero especifico dentro del área y del departamento - Nùmero de revisión Así por ejemplo: d-1214-05-S-07,Rev.2 indica: Letras de dimensión:B = tamaño A-3 C = tamaño A-1 D = tamaño A-0 X = tamaño A-1 de mayor longitud Símbolo del departamento de ingeniería correspondiente: C = Civil A = Arquitectura S = Estructuras M = Mecánica T = Tuberías E = Electricidad I = Instrumentación P = Planificación A veces los planos de despiece correspondientes a un plano determinado se identifican de la misma manera que éste añadiendo las letras A, B, C, etc. - Utilización: Un plano puede tener diversos usos: - Para orientación/información

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- Para coordinación/comentarios - Para construcción - Para usos oficiales - Firma: Por responsable: delineante / ing. especialista / jefe dpto. / ingeniero de proyecto / Director de proyecto - El plano es como un ente vivo: Hay revisiones de los planos a lo largo del proyecto. Los planos " as built" son imprescindibles al terminar el proyecto. - El sello de un plano - Su importancia - Modelos - Presentación en colegios - La firma - La referencia a otros planos - El nivel de información contenido - Segùn su destinatario - Vicio frecuente de que diga cosas que no le interesan a quien lo recibe. Confusión. Coste - Los reproducibles 3.3.- Especificaciones. En general se refiere a: - Equipos - Montaje - "Unidades paquete" incluso con montaje - Objetivo: definición más precisa del equipo, la profundidad depende del tipo de equipo y no son lo mismo: - equipos de serie (bombas centrífugas) - equipos normales (recipientes a presión, tanque de almacenamiento) - equipos especiales (compresores) - equipos muy especiales (máq. herramienta) - Contenido: En general también depende del equipo a que se refiere. Una especificación de equipo debe contener, si se toma como ejemplo el caso de una bomba centrífuga, lo siguiente:

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- Generalidades - Alcance - Modificaciones/Alternativas - Planos y datos necesarios - Diseño - Elementos motrices - Equilibrado estático y dinámico - Tubuladuras y conexiones - Rodetes - Cojinetes - Cajas de empaquetaduras - Cierres - Acoplamientos - Bancada - Camisas de enfriamiento - Materiales a emplear - Pruebas e inspección - Bombas hidrostáticas - Pruebas de funcionamiento - Pruebas del NPSH - Tuberías auxiliares - Marcado y expedición - Placas de características - Expedición Una especificación de montaje de esta misma bomba centrífuga tendrá el siguiente contenido: - Generalidades - Fundaciones - Montaje - Alineamiento - Cimentación - Conexiones - Operación - Cebado - Alimentación - Puesta en marcha

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Fácilmente se comprende que en el caso de otro equipo, aunque el esquema sería parecido, el contenido técnico tendría que ser diferente. 3.4.- Requisiciones. Otro documento importante es la requisición de compra o petición de oferta que, además de la propia especificación, contemplaría los siguientes aspectos: - Alcance exacto del suministro - Repuesto - Garantías requeridas - Plazos de ejecución de: - Equipos - Documentación ( planos y otros) El pedido u orden de compra añadiría a la especificación y a la requisición el precio, las penalidades y la forma de pago. Quizás parezca que todos estos documentos repiten las cosas. A veces esto es cierto, pero cada documento tiene valor en su momento y hay que medir la rentabilidad precisamente en ese momento. El grado de conocimiento que se tenga y el desarrollo y circunstancias del proyecto, en la mayor parte de los casos, imponen la necesidad de usar documentos distintos aunque con parecida información. Es importante el aspecto de la identificación de cada uno de estos documentos. Una forma normal de identificar una requisición es la utilización correlativa de los siguientes conceptos: - Símbolo de la requisición - Nº de proyecto - Código de área - Símbolo del departamento que la emite - Nùmero especifico dentro del departamento y del área - Nùmero de revisión

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Así pues tendremos: R-1724-03-M-22-Rev. 3 3.5.- Catálogo Mecánico. Constituye otro de los documentos importantes del proyecto. En su sentido más amplio y para cada pedido, el catálogo mecánico debe contener lo siguiente: - Pedido y sus cambios - Listas de planos - Planos aprobados finales - Cálculos aprobados - Documentación completa de inspección - Protocolos de ensayos de recepción - Manual de montaje, operación y mantenimiento - Lista de piezas - Lista de repuestos recomendados por el fabricante

4.- El coste de los documentos Es importante, antes de hacer muchos comentarios, reflexionar acerca del binomio utilidad coste, entendido en este caso la utilidad en dos vertientes, imprescindibilidad y rentabilidad. Si es imprescindible hay que hacerlo. Si se tienen dudas hay que ponerse a pensar si será rentable o incluso qué pasaría si no se hiciese. A continuación se incluye una lista orientativa de cuanto tiempo se emplea en hacer algunos documentos, en el supuesto de que los que los van a hacer tengan una experiencia normal: - Manual de Coordinación : 40/200 horas - Notas de reuniones : 3/10" - Informe de progreso : 10/20" - Una carta (promedio) : 0,5/2" - Una hoja de envío : 0,1/0,25" - Un documento que trate sobre desviaciones previstas sobre lo que falte de contratar : no se sabe - Un documento sobre la escalación de precios a futuro : no se sabe - Un plano de implantación (variante): no se sabe - Otra variante : no se sabe - Un plano (en general) : 100/140 horas - Un plano que se cambie : no se sabe

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- Los planos que se modifican como consecuencia del cambio en un plano anterior : muchas horas - Un catálogo mecánico : por lo menos un hombre durante todo el proyecto ( si se hace al final, lo más que se conseguirá es que este bien encuadernado) - Una petición de oferta a los proveedores precalificados (partiendo de la especificación/requisición): 2/5 horas - La misma petición de oferta a un nuevo suministrador que alguien impuso : 2 " - Una comparación de oferta (normal): 5/100 " - La misma con el suministrador de ùltima hora que alguien impuso: 10/100 " - Un informe de activación : 1/2 " - Un plano "as built" : indefinido - Etc. Si los tiempos anteriores se transforman en pesetas, de acuerdo con los costos horarios del personal que los realiza, las cifras obtenidas serían sorprendentes.

5.- La organización de la documentación Para que la documentación del proyecto sea de utilidad, no basta con que todos los documentos, en sí, lo sean. Es necesario que cada documento tenga su distribución más apropiada, llegue a sus destinatarios en tiempo ùtil y sea correctamente archivado. La distribución de documentos suele seguir dos circuitos, uno interno, en el seno de cada una de las empresas que intervienen en el proyecto, y especialmente en las Empresas de Ingeniería, y otro externo, comùn a todas las empresas involucradas. En la distribución es importante estudiar la necesidad real de cada documento, evitando copias inùtiles que solo sirven para llenar el cesto de los papeles de muchos destinatarios, que ni los leen, ni si lo hiciesen sacarían el más mínimo provecho para su actuación en el proyecto. En cualquier caso, las copias inùtiles ocupan archivos y espacio y, sobre todo, cuestan dinero. Los documentos que realmente son de interés están en muchos casos vinculados al tiempo. Si las actas de una reunión no se distribuyen antes de la siguiente, de poco van a servir. Es mejor hacer actas cortas y concretas, con

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una distribución rápida, que no actas minuciosas que nadie lea por su longitud y retraso en su recibo. También es necesario destacar la necesidad de un buen sistema para el archivo de documentación. De poco vale una documentación clara, concisa y adecuada si a la hora de buscar un determinado documento éste es imposible de encontrar. En proyectos grandes y complejos es frecuente que en el Manual de Coordinación se incluya tanto normas de distribución de documentos como las básicas para su archivo. En todo caso hay que recalcar que los documentos NO son el proyecto, sino un medio más para su ejecución. En cualquier organización cuanto menos se conocen las personas o cuanto peor se llevan, hace falta más papeles. Eliminemos papeles y relacionemos a las personas. Por lo menos servirá para el siguiente proyecto.