P R O F E S 1O 8

T E S I S

BREVES

COMENTARIOS SOBRE

FUNCIONAMIENTO EMPRESA

JALAPA. VFR

DE

EL

UNA

PERIODISTICA

1969

BREVES COMENTARIOS SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA PERIODISTICA

GUADALUPE TIBURCIO

GONZALEZ

UNIVERSIDAD

VERACRUZANA

FACULTAD DE COMERCIO Y ADMINISTRACION

BREVES

COMENTARIOS SOBRE

FUNCIONAMIENTO EMPRESA

DE

EL

UNA

PERIODISTICA

T E S I S QUE

PARA

OBTENER

EL

TITULO

DE:

CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR PRESENTA URSULA

JALAPA, VER.

GUADALUPE TIBURCIO

GONZALEZ

1 969

A. MI TIO: SR. RAFAEL TIBURCIO MARQUEZ. CON GRATITUD IMPERECEDERA. A MI PADRE: SR. RODOLFO TIBURCIO MARQUEZ CON CARIÑO.

A MI MADRE: SRA. MARIA D. GONZALEZ V. COMO UN PEQUEÑO TRIBUTO DE SU HIJA.

A MIC HERMANAS I B I S , MARTI-I ITA, MERCI.

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INDICE INTRODUCCION

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CAPITULO PRIMERO. LINEAMIENTOS BASICOS DE ADMINISTRACION. I. Introducción II. D e f i n i c i o n e s de Admón I I I . - O b j e t i v o s d e l Admón IV. Fases de l a Administración a. - Planeación b. - Organización c. - Coordinación d. - Dirección e. - C o n t r o l CAPITULO SEGUNDO. PLANTEAMIENTO DE UNA EMPRESA PERIODISTICA I. Introducción II. Generalidades a. - O b j e t i v o s b . - Requisitos c - Localización d.- Constitución L e g a l . I I I . - Organigrama IV. D i v e r s o s i m p u e s t o s a que e s t a s u j e t a l a Compañía CAPITULO TERCEPO. SISTEMA CONTABLE. I. Introducción II. Funcionamiento d e l Sistema Póliza de I n g r e s o Póliza de D i a r i o Póliza de E g r e s o I I I . - Registros aconsejables para e l s i s t e ma de c o n t a b i l i d a d i m p l a n t a d o IV. Catálogo de c u e n t a s e i n s t r u c t i v o . . . V. S i s t e m a de C o s t o s VI. Documentos I n f o r m a t i v o s APENDICE CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

Pa

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3 5 4 S 5 10 23 25 27

29 29 29 30 30 31 32 43

45 45 45 46 47 49 53 64 69 70 85 86

1 INTRODUCCION. S o l o creemos p e r t i n e n t e en e s t a p a l a b r a p r e v i a , mencionar en una forma e s c u e t a l o s antecedentes d e l p e r i o d i s m o en México. Me p e r m i t o i n c l u i r e s t a na rración, d e n t r o d e l c o n t e n i d o de mi T e s i s , no como o b j e t o propiamente de t e s i s , s i n o por c o n s i d e r a r l o en l o p a r t i c u l a r como un breve r e l a t o d e l p e r i o d i s mo, ya que d e n t r o de l a I n d u s t r i a E d i t o r i a l , l o s periódicos ocupan un l u g a r p r i v i l e g i a d o , habiendo s i d o l o s p o r t a v o c e s más e f e c t i v o s de n u e s t r o movimiento l i b e r t a r i o , y a que históricamente e l p e r i o d i s m o Mexicano ha t e n i d o un d e s a r r o l l o eminentemente dialéctivo, s i g u i e n d o a l a l u c h a de c l a s e s , trocándose sucesivamente de i n f o r m a d o r y d e f e n s o r , en combativo y l u c h a d o r en p r o de l a s d o c t r i n a s r e v o l u c i o n a r i a s . Y es así como vemos que e l p r i m e r i n d i c i o d e l P e r i o d i s m o en n u e s t r o País, aparece en 1539 cuando JUAN PABLOS e s t a b l e c e en México l a P r i m e r a imprenta de América y 2 años después se p u b l i c a l a p r i m e r a no t a i n f o r m a t i v a , r e l a t a n d o un t e r r e m o t o en guatemala. Es en México donde aparece e l p r i m e r periódico de América, propiamente d i c h o . E s t e se denominaba " E l MERCURIO VOLANTE" p u b l i c a d o p o r C a r l o s S i g u e n z a y -Góngora en 1695. H a s t a antes de l a Independencia l o s periódicos p u b l i c a d o s tenían por f i n a l i d a d d i f u n d i r l a c u l t u r a científica y l i t e r a r i a de su tiempo, así nos encontramos con l a "Gaceta de México" que empezó a a p a r e c e r en 1722, cuyos temas t r a t a d o s , se reía c i o n a b a n con l a m e d i c i n a y o t r a s ramas d e l s a b e r , además de n o t i c i a s i m p o r t a n t e s . A p a r t i r de l a G u e r r a de I n d e p e n d e n c i a , durante e l l a , a l consumarse l a mis ma y en l a época r e v o l u c i o n a r i a , l a Prensa más que i n f o r m a t i v a fué una a c t i v i d a d preponderantemente política, e l l o se e x p l i c a c o n s i d e r a n d o que s i de t a l índole son l o s sucesos que más a f e c t a , a l a c o m u n i dad, n a t u r a l m e n t e , es que l a s n o t i c i a s r e l a t i v a s , -sean l a s que más i n t e r e s e n a sus i n t e g r a n t e s y, además que en política e l periódico no se l i m i t a a d i f u n d i r n o t i c i a s , s i n o que en c i e r t a forma l a g e n e r a , convirtiéndose en t r i b u n a p r o s e l i t i s t a . E l hecho es que, en épocas pasadas de l a política, fué donde e l

2 p e r i o d i s m o recibió en México su mayor impulso y estí mulo. Pasando e l período c r i t i c o de l a revolución se c o n s o l i d a n y e s t a b l e c e n l o s grandes órganos periodís t i c o s que f u n c i o n a n en l a a c t u a l i d a d con carácter -~ p r e f e r e n t e m e n t e i n f o r m a t i v o , e s t o e s , pretendiéndose d e s v i n c u l a r s e h a s t a donde sea p o s i b l e de l a s c o n t i n g e n c i a s políticas, se nos a n t o j a oportuno i n s e r t a r a l r e s p e c t o l o que un eminente e d i t o r d e l Chicago -T r i b u n e Robert L. Mac. Cormick o p i n a de l o que es un periódico a c t u a l . "Una institución d e s a r r o l l a d a por l a c i v i l i z a ción moderna p a r a p r e s e n t a r l a s n o t i c i a s d e l día par a i m p u l s a r a l comercio y l a i n d u s t r i a , p a r a i n f o r mar y g u i a r l a opinión pública, p a r a v i g i l a r a l g o b i e r n o , l o que n i n g u n a Constitución ha podido pre-'ver". De l o a n t e r i o r m e n t e expuesto nos percatamos de l a i m p o r t a n c i a i n d i s c u t i b l e que p a r a normar l a o p i nión pública t i e n e n l o s medios de difución y en part i c u l a r l o s periódicos, ya que e j e r c e n una i n f l u e n c i a d e c i s i v a para e l d e s a r r o l l o educativo e i n t e l e c t u a l d e l hombre, p o r t e n e r p r e s e n t e e l cumplimiento de una ética p r o f e s i o n a l que l e es i m p e r a t i v o como órgano s o c i a l . Válgaseme, pues, e l p r e s e n t e comentario como prueba de una investigación a l r e s p e c t o , l o r e f e r e n te a l o s capítulos subsecuentes son f r u t o de una i n c i p i e n t e e x p e r i e n c i a como c o n s e c u e n c i a de haber lat>£ rado en una Empresa de e s a n a t u r a l e z a , l a s o p i n i o n e s que expongo a l r e s p e c t o , se d e r i v a n de a p r e c i a c i o n e s hechas a l a mencionada Empresa; que p o r e l hecho de s e r p e r s o n a l e s podrán e s t a r en desacuerdo con e l hon o r a b l e j u r a d o que l a s enjuiciarán s i eso s u c e d i e r e , l a crítica que de e l l a s se hagan, servirán p a r a r e c a p a c i t a r más profundamente en l o f u t u r o , s i p o r e l -c o n t r a r i o e l h o n o r a b l e j u r a d o e s t u v i e r e de acuerdo con e l l a s , obtendría l a satisfacción de haber cumpli_ do con e l u l t i m o r e q u i s i t o p a r a o s t e n t a r e l grado -p r o f e s i o n a l y l o g r a n d o p o r l o t a n t o , e l anhelo que durante mucho tiempo, he a c a r i c i a d o , con e l único -f i n de s e r un elemento útil d e n t r o d e l conglomerado humano d e l c u a l formo p a r t e .

5 CAPITULO PRIMERO. LINEAMIENTOS BASICOS DE ADMINISTRACION. I. - INTRODUCCION. No es fácil en c u a l q u i e r empresa que se empren da l a Administración. En todo caso hay que c o n s i d e r a r l a e x i s t e n c i a de s i t u a c i o n e s comunes y de impond e r a b l e s que en mayor o menor grado d i f i c u l t a n e l ma nejo d e l negocio. En c u a l q u i e r t i p o de empresa e l a d m i n i s t r a d o r deberá r e u n i r c i e r t a s a p t i t u d e s y conocimientos p a r a desempeñar con éxito su cometido. Esas a p t i t u d e s y conocimientos deberán b a s a r s e , e n f o c a r s e y a p l i c a r s e de acuerdo a l o s elementos e s e n c i a l e s de a d m i n i s t r a ción de l o s c u a l e s haremos un enfoque en e l p r e s e n t e capítulo. I I . - ALGUNAS DEFINICIONES QUE DEBERAN SER TOMADAS EN CUENTA PARA EL CONOCIMIENTO GENERAL DEL TEMA QUE SE EXPONE. E l s i g n i f i c a d o de administración ha s i d o exprc_ sado de muy d i v e r s a s índoles, es t a n amplio su senti_ do que se t o r n a difícil f o r m u l a r una definición comp l e t a . Para l o g r a r una i d e a de l o que es a d m i n i s t r a ción, expresamos a continuación l a s d e f i n i c i o n e s de renombrados a u t o r e s . " E l a r t e de o b t e n e r r e s u l t a d o s máximos con un mínimo de e s f u e r z o , t a n t o p a r a a s e g u r a r un máximo de p r o s p e r i d a d y f e l i c i d a d a p a t r o n e s y t r a b a j a d o r e s co mo p a r a dar a l público e l mejor s e r v i c i o p o s i b l e " . (1) O t r a definición señala: "Administración es un proceso por e l c u a l se e j e c u t a un propósito d e t e r m i n a d o , poniéndolo en v i gor y v i g i l a n d o l o . En s e n t i d o humano, también se conoce como adminsitración e l hecho de combinar l o s -(1) Department o f management, p r o f e s o r John F. Mee Chairman, S c h o o l o f B u s i n e s s , I n d i a n a U n i v e r s i t y Eloomington, Indiana.

4 d i s t i n t o s t i p o s y grados d e l e s f u e r z o humano mediante l o s c u a l e s se efectúa e l p r o c e s o . Así mismo, se conoce como Administración de una Empresa a l a combjL nación de l a s personas que reúnen sus e s f u e r z o s p a r a una empresa d e t e r m i n a d a " (2) Otra establece l o s i g u i e n t e : " A d m i n i s t r a r es l o g r a r un o b j e t i v o p r e d e t e r m i n a do, mediante e l e s t u e r z o a j e n o " . (51 La s i g u i e n t e hace hincapié en l a s t a r e a s expecificas: " A d m i n i s t r a r es p r e v e e r , o r g a n i z a r , mandar coor diñar y c o n t r o l a r " . (4) O t r a definición nos d i c e : "La administración es i a c i e n c i a que t i e n e p o r o b j e t o e l e s t u d i o de l a s a g r u p a c i o n e s f u n c i o n a l e s -desde e l punto de v i s t a de l a s causas que determinan su e f i c i e n c i a " . (5) Creemos p e r t i n e n t e a c l a r a r que e l e s t u d i o de • l a s f a s e s a d m i n i s t r a t i v a s que comprende e s t e c a p i t u l o son l a s expuestas en l a definición de F a y o l . III.-

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACION:

Para toda empresa e l p l a n i n i c i a l y f i n a l es d e t e r m i n a r y a l c a n z a r un o b j e t i v o , ya que en l a adiiü nistración l o p r i m e r o es f i j a r l o s o b j e t i v o s porque s i n e l l o s l a t a r e a de a d m i n i s t r a r se hace difícil; e l o b j e t i v o de l a administración no se l o g r a p o r mag i a s i n o que es e l r e s u l t a d o de una e f i c i e n t e l a b o i (2) E n c y c l o p a e d i a Of the S o c i a l S c i e n c e s C New York M a c m i l l a n Co. 1933, V o l . 10 Págs. 76-77. (3) George R. T e r r y . " P r i n c i p i o s de Administración". (4) H e n r i F a y o l . "Administración I n d u s t r i a l y G e n e ral". (5) L i c . A n g e l Caso. "Curso de l a Teoría de l a Administración de Agramonte y M i e r " .

5 a d m i n i s t r a t i v a con base en sus elementos. IV.- FASES DE LA ADMINISTRACION: A. B. C. D. E. -

Planeacion Organización Coordinación Dirección Control

Como puede a p r e c i a r s e , l o s elementos fundament a l e s de l a administración, son s u s c e p t i b l e s de c l a s i f i c a r s e en c i n c o f a s e s , l a s c u a l e s se d e s a r r o l l a r a n a continuación. A.- P l a n e a c i o n . Para p r e c i s a r e l concepto de p l a n e a c i o n mos a continuación unas d e f i n i c i o n e s .

dare-

"La p l a n e a c i o n es fundamentalmente una elección por l o t a n t o t i e n e que r e f e r i r s e siempre a una a c t i v i d a d f u t u r a cuya orientación debe s e r t r a s a d a de an temano".(6) "La p l a n e a r i o n es l a función a d m i n i s t r a t i v a que c o n s i s t e en s e l e c c i o n a r e n t r e d i v e r s a s a l t e r n a t i v a s l o s o b j e t i v o s , l a s políticas, l o s programas y l o s -p r o c e d i m i e n t o s de toda empresa". (7) La .American Management A s s o c i a t i o n l a d e f i n e así: "La p l a n e a c i o n c o n s i s t e en d e t e r m i n a r l o que se debe h a c e r , como debe h a c e r s e , que acción debe t o marse, q u i e n es r e s p o n s a b l e de e l l a y porque, y f i j a p a r a l o g r a r l a c u a t r o pasos". A)1. A) 2. A) 3. A) 4.

Obj e t i v o s Politicas Programas Procedimientos .

(6) GOETZ, "Teoría de l a Administración de Agramonte y Mier". (7) H a r o l d Koontz, de l a U n i v e r s i d a d de C a l i f o r n i a -"Teoría de l a Administración de Agramonte y M i e r

6

Trataremos de a x p l i c a r sus p r i n c i p a l e s rísticas de cada uno de e l l o s .

caracte_

A) 1.- Obi e t i v o s : Son l o s f i n e s o metas que se p r e t e n d e n a l c a n z a r ; y a s e a tratándose de l a empresa en su c o n j u n t o , o de sus a c t i v i d a d e s , f u n c i o n e s , departamentos o sec c i o n e s . En e l l o s está s i n t e t i z a d o e l pensamiento de sus p r i n c i p a l e s d i e r e c t o r e s , son l a s metas que se -q u i e r e n a l c a n z a r en relación a l o s i n v e r s i o n i s t a s , ;i l o s consumidores, a l p e r s o n a l y a l a c o l e c t i v i d a d . A l o s i n v e r s i o n i s t a s r e p r e s e n t a n l o que se esp e r a a l c a n z a r en e l f u t u r o en relación a un mayor -margen de u t i l i d a d , e s t o se o b t i e n e como r e s u l t a d o de l o s d i f e r e n t e s p r o c e s o s a d m i n i s t r a t i v o s , es fácil c a p t a r e l hecho s i m p l e , p e r o v i t a l , a l f i j a r s e metas comunes p a r a que l a unión de l o s e s f u e r z o s de l o s i n v e r s i o n i s t a s t r a b a j e n hacía e l l o g r o de sus o b j e t i v o s , ahora b i e n , t r a d i c i o n a l m e n t e , muchos c r e e n que e l o b j e t i v o de todos l o s i n v e r s i o n i s t a s es e l de obt e n e r g a n a c i a s f i n a n c i e r a s , pero se c o n s i d e r a que l a s ganancias de índole f i n a n c i e r a se pueden apre- c i a r como un o b j e t i v o l i m i t a d o , s i tenemos en cuenta que a l a obtención de ganancias se l e unen l a s de s e r v i c i o s se logrará a l g o más de l o que p u d i e r a r e s u l t a r g a n a n c i a s económicas t e n i e n d o en cuenta a l o s consumidores y a que b a j o un medio de competencia es n e c e s a r i o que l a c a l i d a d d e l p r o d u c t o e l a b o r a d o sea realmente buena p a r a l o g r a r una mayor demanda, por o t r a p a r t e d e n t r o de un s i s t e m a de l i b r e competencia e l consumidor puede e s c o g e r y, s i una empresa q u i e r e e x t e n d e r sus f u n c i o n e s deberá o f r e c e r artículos y -s e r v i c i o s a t r a c t i v o s en relación a p r e c i o y c a l i d a d , es así como se e x p l i c a l o expresado en l a función de i n v e r s i o n i s t a s , y a que p r e s t a r un mejor s e r v i c i o e q u i v a l e a o b t e n e r g a n a n c i a s pero s i l o s miembros de una empresa anteponen como f i n p r i n c i p a l , e l obtener u t i l i d a d e s f i n a n c i e r a s , s a c r i f i c a n un mejor s e r v i c i o a l consumidor que a l a l a r g a v i e n e a r e f l e j a r p i n - gues g a n a n c i a s t e n i e n d o en cuenta e s t o ; es n e c e s a r i o c o n t a r con un p e r s o n a l e f i c a z y competente, l o g r a n d o con e s t o e l o b j e t i v o d e l r e n d i m i e n t o o p e r a c i o n a l , ha c i e n d o s e n e c e s a r i o e l e s t i m u l o a l p e r s o n a l con s a l a -

7 r i o s j u s t o s y e q u i t a t i v o s , prodigándole a s u vez que l o s l u g a r e s de t r a b a j o reúnan l a s características ne cesarías p a r a l o g r a r un mayor r e n d i m i e n t o en sus f u n c i o n e s , o t r o s de l o s o b j e t i v o s de l a administración en relación con e l p e r s o n a l es e l a d i e s t r a m i e n t o d e l mismo, p a r a l o s p u e s t o s a desempeñar, ya que es muy; importante a d i e s t r a r p e r s o n a l p a r a puestos y no c r e ar puestos p a r a p e r s o n a l , e s t o se l o g r a a base de Ej e c u t i v o s capaces e idóneos, en l o s a l t o s n i v e l e s je_ r a r g i c o s , y a que e s t o s se ocuparán de l o s medios para e l l o g r o de un p o s i t i v o r e s u l t a d o f i n a l , marcando e l curso que se han de s e g u i r en l a s a c t i v i d a d e s y l o g r ando e l c u m p l i m i e n t o de e s t a s , es provechoso que l o s o b j e t i v o s sean a n a l i z a d o s y e s t u d i a d o s por l o s E j e c u t i v o s p a r a v e r s i realmente van hacía donde se q u i e r e l l e g a r pues en muchos de l o s casos se o l v i d a l o s o b j e t i v o s y no se cumple con su cometido, l o s -c u a l e s se pasan p o r a l t o y l a administración s i n obj e t i v o d e f i n i d o s es sumamente difícil de l o g r a r . Tipos de o b j e t i v o s : a) Conservador, s i s t a , c) Humanista.

b) P r o g r e -

a) .- Podemos d e c i r que l a e s e n c i a de e s t e obje t i v o descansa en l a s e g u r i d a d de c o n s e r v a r su p o s i ción l o s G e r e n t e s , y a que l o s p r o y e c t o s para e l l o s no cuentan p o r e l temor a l f r a c a s o , l o s p l a n e s segvñ ran p o r l o t a n t o su camino t r i l l a d o , no exponen n i moderadamente p l a n e s r e n o v a d o r e s , ya que n i e l menor i n d i c i o de r i e s g o e n t r a n en sus a c t i v i d a d e s . b) .- Nos encontramos que e s t e t i p o de o b j e t i v o es completamente c o n t r a r i o a l a n t e r i o r y permitimos exponer que e l Gerente a l desempeñar e l o b j e t i v o de t l ^ o p r o g r e s i s t a , se t o r n a en un hombre dinámico con p r o y e c t o s v i g o r i z a n t e s y propósitos f i r m e s de a c r e s e n t a r l a s u t i l i d a d e s y l o g r a r h a c e r de su empresa l a p r i m e r a de su t i p o , e l o b j e t i v o p r o g r e s i s t a t i e n e como f i n a l i d a d que l a empresa d e s a r r o l l e nuevas i d e as y c r e z c a : r e p e r c u t i e n d o en l a satisfacción p e r s o n a l d e l Gerente y l a compensación a l l o g r o de sus metas . c) .- E s t e t i p o de o b j e t i v o es e l que t i e n d e a m e j o r a r l a s c o n d i c i o n e s humanas, empeñándose en l o g r a r , p o r t a l m o t i v o , l a creación de empleos b i e n re

s munerados un buen s e r v i c i o a l a comunidad y e l fomen to de l a s r e l a c i o n e s públicas y p r e s t a c i o n e s a l o s empleados p a r a su adaptación a l a v i d a s o c i a l . Clasificación de l o s o b j e t i v o s : a) O b j e t i v o s a l a r g o s y c o r t o s p l a z o s , b) O b j e t i v o s p r i n c i p a l e s y colaterales. a) .- Consideramos que e s t e i n c i s o no r e q u i e r e mayor explicación, ya que unos o b j e t i v o s deben l o - g r a r s e a un período r e l a t i v a m e n t e l a r g o , y, o t r o s a una f e c h a determinada. b) .- Un o b j e t i v o p r i n c i p a l es e l p r o p o s i t o p r i m o r d i a l de una empresa, l o s o b j e t i v o s p r i n c i p a l e s ex p r e s a n l o s que en u l t i m o análisis, e s p e r a r e a l i z a r • l a empresa. Los o b j e t i v o s c o l a t e r a l e s son a q u e l l o s que c o n t r i b u y e n a a c l a r a r y l o g r a r l o s o b j e t i v o s ma y o r e s , l a realización de e s t o s no permitirá e l meno¿ cabo d e l p r i n c i p a l . A)2.-

Políticas:

Son r e g l a s o normas g e n e r a l e s que s i r v e n de -g u i a a l pensamiento y acción de l o s s u b o r d i n a d o s ; -l a s políticas se apoyan en l o s o b j e t i v o s y l o s preci_ s a , y a l i g u a l que l o s o b j e t i v o s , se r e f i e r e n a l a empresa en su c o n j u n t o , o sus f u n c i o n e s , s e c c i o n e s , departamentos; es a l consejo de Administración a - quién l e corresponde t r a z a r l a s políticas básicas de l a empresa, en c o n c o r d a n c i a con e l l a s se e l a b o r a l a délos d i s t i n t o s departamentos. Definición de Política. "Una política es una norma de acción expresada en forma v e r b a l , e s c r i t a o implícita, que es adaptada y s e g u i d a p o r un d i r i g e n t e " . (8) Las políticas son a m p l i a s , g e n e r a l e s , elásticas y dinámicas se debe c o n s i d e r a r l o a n t e r i o r como un reglamento que l a s r i g e y que tendrán en cuenta l o s miembros o d i r e c t i v o s de una empresa a l a p l i c a r (8) George R. T e r r y . P r i n c i p i o s de Administración".

9 l a s , l a s políticas dan s i g n i f i c a d o a l o s o b j e t i v o s y t i e n d e n a dar e s t a b i l i d a d y c o n f i a n z a a l o s e s f u e r zos de l a planeación, ya que dan a conocer l a s i n t e n c i o n e s de l o s d i r i g e n t e s . C o n c e r n i e n t e a l t i p o o c l a s e de políticas se d i v i d e n en f u n d a m e n t a l e s , g e n e r a l e s y departamenta-les . Las fundamentales a f e c t a n a toda l a empresa -su a l c a n c e es muy amplio y su i m p o r t a n c i a muy grande y es p r a c t i c a d a o empleada p o r l o s a l t o s f u n c i o n a - rios. Las g e n e r a l e s abarca algunas veces toda l a emp r e s a pero g e n e r a l m e n t e , s i n o , en que en l a mayoría de veces a g r a n p a r t e de e l l a , es empleada por f u n c i o n a r i o s medianos, su i m p o r t a n c i a es de termino med i o , su característica es e s p e c i f i c a y a l g o l i m i t a da. Las departamentales son a c t i v i d a d e s a p l i c a d a s a l o s departamentos para r e q u e r i m i e n t o s d i a r i o s , y es usada por l o s s u p e r v i s o r e s y j e f e s de departament o , su i m p o r t a n c i a es mínima y t i e n e carácter d c f i n i _ do y l i m i t a d o . A) 3.- Programas: Son p l a n e s más complejos que l o s a n t e r i o r e s , se apoyan en l o s o b j e t i v o s y en l a s políticas sefiala_ dos de antemano, pero d e t e r m i n a n con l a mayor p r e c i sión p o s i b l e e l d e s a r r o l l o de l a s a c t i v i d a d e s en f u n ción de dos elementos e s e n c i a l e s , tiempo y dinero, -comprende también a l a empresa en su t o t a l i d a d o en alguno de sus departamentos o s e c c i o n e s ; l o s p r o g r a mas son l a s formas más acabadas de l a planeación y pueden s e r a c o r t o o a l a r g o p l a z o . Los programas están c o n s t i t u i d o s por o b j e t i - vos, políticas, p r o c e d i m i e n t o s y métodos, esbozados en t a l forma que s u m i n i s t r a n c u r s o s de acción para a l c a n z a r una meta o r e a l i z a r una i d e a que generalmen te es de i m p o r t a n c i a t r a s c e d e n t a l .

A)4.-

1o Procedimientos:

Son p l a n e s más específicos que norman e l c r i t e _ r i o y l a acción que debe s e g u i r s e , se apoyan en l o s o b j e t i v o s , políticas y programas, i m p l i c a n l a e l e c ción de l o s medios que se han de emplear t e n i e n d o co_ mo características fundamental e l señalar l a secuenc i a cronológica en e l desempeño de una a c t i v i d a d o c o n j u n t o de a c t i v i d a d e s ; e x i s t e n en todos l o s n i v e l e s de organización, s i n embargo son menos numerosos y más g e n e r a l e s en l o s p l a n o s s u p e r i o r e s , m u l t i p l i cándose y haciéndose más c o n c r e t o s a medida que se d e s c i e n d e en e s c a l a de l a organización; l o s p r o c e d i mientos i n d i c a n "como" y "cuando" se han de r e a l i z a r o e j e c u t a r l a s a c t i v i d a d e s , conviene que e s t o s a l i g u a l que l a s políticas se c o n s i g n e n por e s c r i t o , par a que sean c o n o c i d o s y debidamente a p l i c a d o s . Definición de P r o c e d i m i e n t o : "Un p r o c e d i m i e n t o es una s e r i e de l a b o r e s concatenadas que c o n s t i t u y e n l a s sucesión cronológica y l a manera de e j e c u t a r un t r a b a j o " . (9) Los p r o c e d i m i e n t o s se c o n s i d e r a n r e p e t i t i v o s en l a realización de l o s t r a b a j o s a p e s a r de su e s t a b i l i d a d , e x i s t e l a f l e x i b i l i d a d en su aplicación. -Por e s t a b i l i d a d , entendemos l a f i r m e z a d e l c u r s o ; es_ t a b l e c i d o p o r o t r a p a r t e se e n t i e n d e que es n e c e s a r i a l a f l e x i b i l i d a d p o r fenómenos como pueden s e r l a s c r i s i s , emergencias o demandas o l o s a j u s t e s p i r a c o n d i c i o n e s temporales . Los p r o c e d i m i e n t o s p e r m i ten también s a t i s f a c e r una n e c e s i d a d j u s t i f i c a d a y suministrará un curso de acción completo y s o l i d o ; l a t e n d e n c i a de l o s p r o c e d i m i e n t o s es p e r p e t u a r s e -una vez que han s i d o implantados a l a empresa p o r l o común se l e agregan a l o s y a e x i s t e n t e s en l u g a r de r e f o r m a r l o s o b i e n se e l i m i n a n l o s que ya no son nec e s a r i o s ; l a solución a l o a n t e r i o r es l a revisión periódica de l o s p r o c e d i m i e n t o s de una empresa. B.- Organización: La función de Organización a l i g u a l que l a de (9) George R. T e r r y , " P r i n c i p i o s de Administración".

11 Planeación, es una función p r e - e j e c u t i v a . Ya que med i a n t e e l l a se ponen en orden l o s e s f u e r z o s no l o - grandose p r o p i a m e n t e con e l l a l o s o b j e t i v o s . La Orga nización r e l a c i o n a a l a s a c t i v i d a d e s entre s i p a r a su buen desempeño. Se ha c o n s i d e r a d o que l a Organización es l a -p a r t e más i m p o r t a n t e de l a v i d a de una Empresa Moder na, puesto que es e l f a c t o r d e c i s i v o de su éxito o de s u f r a c a s o ; han s i d o muchas l a s d e f i n i c i o n e s de a u t o r e s a u t o r i z a d o s que se han dado p a r a e x p l i c a r l a Organización. A continuación enunciaremos l a s de más

acepta-

ción : "La Organización es l a e s t r u c t u r a de una empre sa y e l ordenamiento lógico de sus p a r t e s componen-t e s , de t a l manera que cumpla l o s f i n e s p a r a l o s cua l e s fué c r e a d a " ( 1 0 ) . "Organización es e l a r r e g l o de l a s f u n c i o n e s que se e s t i m a n n e c e s a r i a s p a r a l o g r a r e l o b j e t i v o y es una indicación de l a a u t o r i d a d y l a r e s p o n s a b i l i dad de l a s f u n c i o n e s r e s p e c t i v a s " (11) Por medio de l a organización nos damos cuenta que se l l e g a n a c r e a r órganos de t r a b a j o determinando sus f u n c i o n e s y r e l a c i o n e s , adaptándolos a l o s elementos m a t e r i a l e s de que se d i s p o n g a , mediante e l e s t a b l e c i m i e n t o de un s i s t e m a p o r e l c u a l se a l c a n cen con e f i c i e n c i a l o s f i n e s d e l o b j e t o . E l p r o c e s o que s i g u e l a organización es de may o r a menor, o s e a p a r t i e n d o d e l p l a n g e n e r a l se nec e s i t a a n a l i z a r desde l a s d i v i s i o n e s p r i m o r d i a l e s de l a empresa h a s t a l a s a c t i v i d a d e s de cada grupo de ob r e r o s o empleados. (10) Joaquín Gómez Morfín: E l C o n t r o l Interno de l o s Negocios. (11) L i c . José María Cuarón:Curso de Administración de Agramonte y M i e r .

12 En e s t a l a b o r t i e n e n que i n t e r v e n i r l o s f u n c i o n a r i o s s u p e r i o r e s de l a empresa, p a r a l o s p l a n e s gen e r a l e s , así como l o s técnicos de todo orden en reía ción a su s e c t o r , debiéndose tomar en cuenta l a s s i g u i e n t e s c u e s t i o n e s : ¿Cual es l a a c t i v i d a d o f u n ción? ¿Quién debe r e a l i z a r l a ? ¿Con qué elementos mat e r i a l e s se dispone p a r a l l e v a r l a a cabo? ¿Cómo, don de y cuándo debe r e a l i z a r l a ? ¿Con qué o t r a s a c t i v i d a des está r e l a c i o n a d a ? Consideración básica para l a organización. Y p o r último diremos que l a organización e x i g e que l a s a c t i v i d a d e s humanas se encaminen h a c i a l a -realización c o n c r e t a y e f i c a z de l a s f i n a l idaJades de l a Empresa, l a s c u a l e s pueden s i n t e t i z a r s e así: a) b) c) d)

....-

1.-

Producción de Máxima C a l i d a d . Salarios justos Utilidades justas a los inversionistas. C o r r e c t a tributación a l Gobierno

Los s i e t e p r i n c i p i o s básicos de o r g a n i z a -

ción : 1. - La identificación en l o que r e s p e c t a propósitos f u n d a m e n t a l e s . de

a los

2. - Debe e s t a b l e c e r s e una adecuada separación funciones.

3. - Cada función debe s u b d i v i d i r s e de una mane r a lógica evitándose l a invasión de a c t i v i d a d e s . 4. - Deben e s t a b l e c e r s e líneas completamente de_ f i n i d a s de comunicación y a u t o r i d a d . E s t e p r i n c i p i o de l a delegación de A u t o r i d a d se e x t i e n d e en toda l a empresa desde l o s n i v e l e s más b a j o s a l o s a l t o s n i v e l e s jerárquicos. Las líneas de r e s p o n s a b i l i d a d deben quedar p e r fectamente determinadas en cada p u e s t o , esas l i n e a s deben e s t a r l i b r e s de obstáculos p a r a su fácil comunicación y c o n t r o l , ya que una centralización e x c e s i va de R e s p o n s a b i l i d a d - A u t o r i d a d trae l o s efectos s i -

13 guientes. a) .- F a l t a de s u c e s o r e s preparados b) .- E s t a n c a m i e n t o de l a Empresa c) . - Exodo de l o s buenos e j e c u t i v o s . 5. - Cada p u e s t o en l a Organización debe t e n e r b i e n d e f i n i d o su a u t o r i d a d y consecuentemente su res_ ponsabilidad. E s t a r e g l a nos o r i e n t e a que se e s t a b l e z c a l a debida jerarquisación de puestos trayendo c o n s i g o -que l a r e s p o n s a b i l i d a d debe i r u n i d a a l a a u t o r i d a d o viceversa. 6. - Debe e s p e c i f i c a r s e e l campo de acción de cada uno de l o s e j e c u t i v o s y sus ayudantes, así como l a s a c t i v i d a d e s que l e c o r r e s p o n d e n e s t a r e g l a es f a c t i b l e mediante e l análisis y valuación de pues- tos . 7. - Cada p u e s t o debe c o n t a r con su reglamento de l a b o r e s a l f i n de f a c i l i t a r e l proceso de s e l e c ción . 2,-

Características i n i c i a l e s de l a O r g a n i z a -

ción. a) .- La organización es un medio p a r a a l c a n z a r e f i c a z m e n t e e l o b j e t i v o deseado. b) .- La Organización se r e f i e r e e x c l u s i v a m e n t e a l elemento humano y sus r e l a c i o n e s con l a empresa. c) .- L a Organización debe f i j a r l a base para d e t e r m i n a r l a selección d e l p e r s o n a l en vez de que e l p e r s o n a l y a c o n t r a t a d o determine l a n a t u r a l e z a y f i n e s de l a empresa, l a r e s p o n s a b i l i d a d no se dele_ ga a personas s i n o a p u e s t o s . e) .- Un j e f e no d e j a de t e n e r l a r e s p o n s a b i l i dad o r i g i n a l y a que está e x c l u s i v a m e n t e se comparte, más no se d e l e g a . f ) .- Las r e l a c i o n e s i n h e r e n t e s de obligación y

14 a u t o r i d a d surgen automáticamente de l a compartición de l a r e s p o n s a b i l i d a d . 3.-

Organización o líneas de a u t o r i d a d .

a) .- A u t o r i d a d l i n e a l b) .- A u t o r i d a d S t a f f c) .- A u t o r i d a d f u n c i o n a l . A u t o r i d a d : Es l a f a c u l t a d o e l derecho de a c t u a r , de mandar o de e x i g i r acción a o t r a s personas. R e s p o n s a b i l i d a d : Es l a obligación de una perso na de desempeñar l o mejor que pueda l a s f u n c i o n e s -que se l e a s i g n e n . La A u t o r i d a d y l a R e s p o n s a b i l i d a d de toda persona están intimamente l i g a d a s , p u e s t o que l a autori_ dad l e da l a f a c u l t a d de tomar y h a c e r c u m p l i r d e c i s i o n e s c o n c e r n i e n t e s a l a s f u n c i o n e s que se l e a s i g nen, y l a r e s p o n s a b i l i d a d de c u m p l i r l a s mediante est a a u t o r i d a d ; ahora b i e n e l d e l e g a r a u t o r i d a d s i n -r e s p o n s a b i l i d a d no t i e n e o b j e t o n i se j u s t i f i c a , de l a misma manera e x i g i r r e s p o n s a b i l i d a d s i n a u t o r i d a d p a r a desempeñar l a s f u r c i o n e s es i n c o n g r u e n t e , a med i d a que un negocio c r e c e l a s líneas de a u t o r i d a d -c o n s i t u y e n i m p o r t a n t e s r e l a c i o n e s de organización en t r e l a s d i s t i n t a s u n i d a d e s y es así como nos e n c o n tramos l o s t i p o s de organización o líneas de a u t o r i dad. A u t o r i d a d L i n e a l . - Es l a que e x i s t e e n t r e s u p e r v i s o r y s u b o r d i n a d o o s e a es e l mando que se e s t a b l e c e e n t r e l a s personas en l a s a c t i v i d a d e s a r e a l i z a r , p o r n e c e s i d a d n a t u r a l deben s e r personas que de penden de o t r a p a r a que se r e a l i c e e l t r a b a j o e n c o mendado . A u t o r i d a d S t a f f . - Tiene como o b j e t o a s e s o r a r y o r i e n t a r a l o s p u e s t o s de l a l i n e a l o sea a q u e l l o s p u e s t o s que t i e n e n l a n e c e s i d a d de r e c i b i r o r i e n t a ción a l d e c i r p u e s t o l i n e a l es d e c i r a q u e l l o s que es_ tan dentro de l a e x t r u c t u r a formal de l a empresa l a au t o r i d a d S t a f f es de n a t u r a l e z a c o n s u l t i v a ; l o s puestos de S t a f f no s o l o exponen sus puntos de v i s t a , s i _

15 no l o s fundamenta, l o s argumenta, y convencen de que son l o s más c o n v e n i e n t e s ; l o s p u e s t o s de l i n e a son l o s que están encaminados a c u m p l i r con l o s o b j e t i vos de l a empresa. A u t o r i d a d F u n c i o n a l . Es a q u e l l a que en c i r c u i i s t a n c i a s muy e s p e c i a l e s puede un Gerente e j e r c e r p o r o t r o s c o n d u c t o s , que no sean l o s de l a organización formalmente e s t a b l e c i d a p o r razones de f a c i l i d a d y e f i c a c i a dicha autoridad tiene actividades limitadas y b i e n d e f i n i d a s y debido a que t a l a u t o r i d a d con- c i e r n e s o l o a d e t e r m i n a d a s f u n c i o n e s r e c i b e e l nom-bre de A u t o r i d a d F u n c i o n a l . Organización C o n t a b l e : Dado que l a organización es amplísima se deberá h a c e r una aplicación a l a c o n t a b i l i d a d ; dando orí gen a l a organización c o n t a b l e . A l a c u a l Maximino Anzures d e f i n e de l a s i g u i e n t e manera: "La O r g a n i z a ción C o n t a b l e es l a determinación, coordinación, y c o n t r o l de l o s elementos n e c e s a r i o s para e l r e g i s t r o de l o s hechos y o p e r a c i o n e s de l a s economías p r i v a das, empresas y e n t i d a d e s a d m i n i s t r a t i v a s con e l f i n de e s t a b l e c e r un método de investigación:" (12) Organización C o n t a b l e : La organización c o n t a b l e se puede d e f i n i r como l a determinación, c o o r d i n a ción y c o n t r o l de l o s elementos n e c e s a r i o s p a r a e l r e g i s t r o de l o s hechos y o p e r a c i o n e s de l a s econo- mías p r i v a d a s , empresas y e n t i d a d e s administradoras, con l a f i n a l i d a d de e s t a b l e c e r un mótodo de i n v e s t i gación. L a organización en g e n e r a l es e l método que r e g u l a l a acción con f i n e s de e f i c i e n c i a y cuando se c o n t r a e a l a c o n t a b i l i d a d , da l u g a r a l a o r g a n i z a - ción c o n t a b l e . Relación de l a C o n t a b i l i d a d con O t r a s D i v i s i o nes: Tanto l a división de producción como l a de vent a , únicamente pueden s u b s i s t i r s i t i e n e n como funda mentó a l a división f i n a n c i e r a . Los p r i n c i p i o s que g o b i e r n a n l a s f i n a n z a s se a p l i c a n mediante formas de administración a compras, producción, v e n t a s , e t c . , y p a r a conocer l o s i n c i d e n (12) Maximino Anzures C.P.T. " C o n t a b i l i d a d G e n e r a l "

16 tes a d m i n i s t r a t i v o s , e x i s t e una división denominada contabilidad. O b j e t o de l a C o n t a b i l i d a d : Puede d e c i r s e que e l o b j e t i v o de l a c o n t a b i l i d a d , es s u m i n i s t r a r l o s medios p a r a l a agrupación y r e g i s t r o s metódicos d e l movimiento f i n a n c i e r o de l a empresa y p r o p o r c i o n a r l o s datos n e c e s a r i o s que p e r m i t a n conocer l a s i t u a ción f i n a n c i e r a de e s t a , lográndose a través de i n formes periódicos, temporales y de excepción. Elementos que c o n s t i t u y e n l a Organización Contable : Documentos básicos. b) .- Documentos c o n t a b i l i z a d o r e s . c ) . - Sistemas c o n t a b i l i z a d o r e s . d ) . - P l a n o catálogo de c u e n t a s . e ) . - Manual de i n s t r u c c i o n e s . £) •- Resúmenes I n f o r m a t i v o s . Documentos Básicos: Son muy v a r i a d o s l o s a) documentos que se u t i l i z a n en l a s t r a n s a c c i o n e s de una empresa t a l e s serán: r e c i b o s , cheques, l e t r a s de cambio, pagarés, p e d i d o s , c e r t i f i c a d o s de a c c i o n e s f a c t u r a s , notas de v e n t a s , ordenes de fabricación r e q u i s i c i o n e s de m a t e r i a l e s , n o t a de e n t r e g a , t a r j e t a s de t i e m p o , e t c . b ) . - Documentos C o n t a b i l i z a d o r e s : R e q u i s i t o s p r e v i o s a l a implantación de c u a l q u i e r s i s t e m a . b) 1.- N e c e s i d a d e s p a r t i c u l a r e s . - Para l a i m plantación de un s i s t e m a c o n t a b l e , es importante que tomemos en c u e n t a p r i n c i p a l m e n t e l a s n e c e s i d a d e s de r e g i s t r o e información de l a Empresa en l a que se va a i m p l a n t a r d i c h o s i s t e m a , en e f e c t o , son l a m a g n i t u d , a c t i v i d a d o g i r o m e r c a n t i l y e l número de opera c i o n e s que r e a l i z e n l a s n e g o c i a c i o n e s l a s que nos -dan l a p a u t a p a r a s e l e c c i o n a r e l s i s t e m a o l a combinación de s i s t e m a s que r e p r e s e n t a más v e n t a j a s a l a Empresa que se e s t u d i a .

17 b) 2.- N a t u r a l e z a y Volumen de l a s O p e r a c i o - nes:- Uno de l o s a s p e c t o s que debemos o b s e r v a r a l ha cer e l e s t u d i o de una negociación en l a c u a l se d e see i m p l a n t a r _ u n s i s t e m a ; es l a n a t u r a l e z a de l a s op e r a c i o n e s , entendiendo p o r n a t u r a l e z a l a c l a s e de o p e r a c i o n e s que r e a l i z e n según l a a c t i v i d a d o g i r o -m e r c a n t i l a que se dediquen. b ) 3 . - P e r s o n a l de l a Empresa.- E l p e r s o n a l de l a s Empresas se c o n t r a t a de acuerdo con l a s n e c e s i dades d e . l a s mismas; y refiriéndonos a l s i s t e m a cont a b l e , l a c a p a c i d a d d e l p e r s o n a l que se c o n t r a t a debe r e s p o n d e r a l t r a b a j o p o r desempeñar, para que e l sueldo que se l e s pague no aumente c o n s i d e r a b l e m e n t e e l costo d e l s i s t e m a . Se hará una división de l a b o res y asignación de r e s p o n s a b i l i d a d e s para d e l i n e a r e l t r a b a j o c o n t a b l e , y p a r a que se pueda r e v i s a r e l r e g i s t r o de l a s o p e r a c i o n e s p o r l a coordinación d e l p e r s o n a l y l a s l a b o r e s c o n t a b l e s no o b s t a n t e que e l p e r s o n a l s e a c a p a c i t a d o , debe i n d i c a r s e a cada perso na cuál es e l t r a b a j o que v a a desempeñar. Esto debe de h a c e r s e t a n t o en e l caso de implantación de un -s i s t e m a en una Empresa nueva como en l a modificación de uno ya e x i s t e n t e o cambio de s i s t e m a . b) 4.- Supervisión d e l S i s t e m a . - Para que en -una Empresa e l r e g i s t r o c o n t a b l e sea c o r r e c t o y opo£ tuno, es n e c e s a r i o l a supervisión d e l s i s t e m a implan tado; e s t a supervisión puede h a c e r s e mediante auditO r i a s , i n t e r n a s o e x t e r n a s , p o r medio d e l c o n t r o l i n terno o p o r medio de l a supervisión c o n s t a n t e de l a o l a s personas que i m p l a n t e n e l s i s t e m a . c) .- Sistema C o n t a b i l i z a d o r e s : C) 1.- S i s t e m a C e n t r a l i z a d o r . Proporcionalmen te a l a i m p o r t a n c i a o l a magnitud de l a s n e g o c i a c i o aes, va e l aumento de l a s o p e r a c i o n e s , l a n e c e s i d a d de más p e r s o n a l c a l i f i c a d o , y l a u r g e n c i a de una mej o r y más e f i c a z duración d e l t r a b a j o . A l h a b l a r así de división es cuando nace e l -Sistema C e n t r a l i z a d o r . E l Sistema

C e n t r a l i z a d o r c o n s i s t e en concen- -

18 t r a r o c e n t r a l i z a r l a s o p e r a c i o n e s en v a r i o s d i a r i o s l o s que se emplean según e l número de o p e r a c i o n e s , siendo l o s más comunes. Registro Registro Registro Registro

de de de de

( c a j a ) Bancos. Compras. Ventas. Almacén.

c ) 2 . - S i s t e m a de Póliza.- Uno de l o s s i s t e m a s más completos y a c e p t a b l e s p o r l a f a c i l i d a d de c o n s u l t a y a r c h i v o de l o s documentos c o n t a b i l i z a d o s es e l s i s t e m a de póliza; así como p o r l a división de] t r a b a j o y porque a l anexar a l a póliza l a documentación que l a o r i g i n a , queda automáticamente a r c h i v a da en e l orden de su r e g i s t r o . E l s i s t e m a de pólizas puede l l e v a r s e en 3 f o r mas según l a s d i f e r e n t e s pólizas y c a n t i d a d de d i a r i o s que se u t i l i z e n . S i s t e m a de Póliza única, llamado también ( s i s tema de Póliza con un R e g i s t r o ) . S i s t e m a de Póliza de d i a r i o y de c a j a de Póliza con 2 r e g i s t r o s . )

(Sistema

S i s t e m a de Pólizas de D i a r i o s y de e n t r a d a s y s a l i d a s de c a j a ( S i s t e m a de Pólizas con t r e s r e g i s tros) . Su f u n c i o n a m i e n t o . - En e l s i s t e m a de póliza ún i c a se u t i l i z a una forma p a r a r e g i s t r a r t a n t o l a s o p e r a c i o n e s de d i a r i o como l a s E n t r a d a s y S a l i d a s de d i e n r o . P a r a e l r e g i s t r o de l a s pólizas se emplea un d i a r i o i g u a l a l t r a t a d o en e l s i s t e m a de d i a r i o y ca j a , que denominamos d i a r i o de o p e r a c i o n e s d i v e r s a s . De.este d i a r i o ( s i se emplea como d i a r i o a u x i l i a r ) se p a s a r a a l d i a r i o g e n e r a l ; y s i se u t i l i z a como -d i a r i o p r i n c i p a l , se harán l o s pases d i r e c t a m e n t e a l l i b r o Mayor. No o b s t a n t e que se mencione como l i b r o a u x i - l i a r e l r e g i s t r o de pólizas, e l l o no s i g n i f i c a que sea e l único que pueda u s a r s e ; en e f e c t o , se pueden

1 9 llevar los diarios

de compras y de v e n t a s .

E l s i s t e m a de póliza de d i a r i o y de c a j a se ba s a en e l uso de dos c l a s e s de pólizas: una en que se r e g i s t r a n l a s o p e r a c i o n e s en e f e c t i v o y l a o t r a p a r a l a s o p e r a c i o n e s de d i a r i o ; su f u n c i o n a m i e n t o . E l f u n cionamiento d e l s i s t e m a de pólizas de d i a r i o y de c a j a c o n s i s t e en e l movimiento p a r a l e l o de l a s dos pól i z a s ; o s e a que p a r a l a s o p e r a c i o n e s de d i a r i o se formulan l a s pólizas n e c e s a r i a s ; e l r e g i s t r o de póli_ zas de d i a r i o se pasará p o r concentración a l d i a r i o g e n e r a l , ( s i e l d i a r i o de póliza se u s a como d i a r i o a u x i l i a r ) o d i r e c t a m e n t e a l mayor s i se usa como dia rio principal. E l mismo p r o c e d i m i e n t o se s i g u e con l a póliza de c a j a , con l a única d i f e r e n c i a que pasan p a r a su r e g i s t r o a o t r o d i a r i o llamado d i a r i o de póliza de c a j a o r e g i s t r o de póliza de c a j a . En e l s i s t e m a de póliza de d i a r i o y de c a j a -con e l f i n de d i s m i n u i r su c o s t o y a n a l i z a r e l movimiento de l a s c u e n t a s , puede e l i m i n a r s e l o s dos d i a r i o s de pólizas y, en su l u g a r , u s a r s e un d i a r i o t a b u l a r , que contendrá como encabezado l a s cuentas de mayor movimiento y un e s p a c i o p a r a v a r i a s cuentas no o b s t a n t e que se u t i l i c e solamente un d i a r i o p a r a e l r e g i s t r o de l a s pólizas, e x i s t e n dos c l a s e s de pólizas; una p a r a l a s o p e r a c i o n e s de d i a r i o y l a o t r a que será l a póliza de cheque. E l s i s t e m a de pólizas de d i a r i o y de e n t r a d a s y s a l i d a s de c a j a está formado p o r l o que es e l s i s tema de pólizas de d i a r i o y c a j a . Su f u n c i o n a m i e n t o . - L a forma en que se opera e l r e g i s t r o de l a s o p e r a c i o n e s es e l s i g u i e n t e : P a r a l a s pólizas de d i a r i o se usa e l mismo p r o c e d i m i e n t o que e l expuesto en e l s i s t e m a de pólizas le d i a r i o y de c a j a . P a r a l a s pólizas de e n t r a d a a ;aja, formulada ésta p o r l a s o p e r a c i o n e s que l e s -dan v i d a , p a r a su revisión y aprobación e l o r i g i n a l y l a s c o p i a s n e c e s a r i a s : luego en e l Departamento de C o n t a b i l i d a d se r e g i s t r a n en e l d i a r i o de e n t r a d a s a

20 c a j a de aquí pasará l a o l a s c o p i a s a su r e g i s t r o , en l a s a u x i l i a r e s d e l r e g i s t r o de pólizas; s i se usa este último como a u x i l i a r , se pasará p o r c o n c e n t r a ción a l d i a r i o g e n e r a l y de e s t a a l Mayor. En i g u a l forma se opera con l a póliza de s a l i d a s de c a j a , solamente que ésta pasará p a r a su r e g i s t r o a o t r o d i a r i o denominado d i a r i o de s a l i d a s de c a j a . En e l s i s t e m a de pólizas de d i a r i o y de E n t r a das y S a l i d a s de c a j a , e l c o s t o de p r o c e d i m i e n t o dis_ minuye c o n s i d e r a b l e m e n t e . V e n t a j a s y D e s v e n t a j a s d e l S i s t e m a de Pólizas. E n t r e l a s v e n t a j a s d e l s i s t e m a de póliza única encon tramos: La concentración d i a r i a , q u i n c e n a l o mensual de l a s o p e r a c i o n e s tomadas de l o s r e g i s t r o s a u x i l i a res que se l l e v e n . E l pase a l o s a u x i l i a r e s se f a c i l i t a forma de l a póliza.

por l a -

D e s v e n t a j a s d e l s i s t e m a de póliza única: La r e l a t i v a división d e l t r a b a j o , puesto que se l l e v a un s o l o r e g i s t r o y es una persona l a que l o manej a. V e n t a j a s y D e s v e n t a j a s d e l S i s t e m a de Póliza de D i a r i o y de C a j a . Ventaj as: La división d e l t r a b a j o , puesto que en e s t e -s i s t e m a hay dos c l a s e s de pólizas y son dos personas l a s que l a s e l a b o r a n . Puede s e r l o c a l i z a d a con mayor f a c i l i d a d c u a l q u i e r operación. lus

E x i s t e un c o n t r o l más e f e c t i v o en e l manejo de fondos.

21 Como d e s v e n t a j a s , además de l o s expuestos e l s i s t e m a de póliza única, l a s i g u i e n t e : El

en -

c o s t o de su f u n c i o n a m i e n t o es mayor.

Como v e n t a j a s e i n c o n v e n i e n t e s d e l s i s t e m a de pólizas de d i a r i o y de E n t r a d a s y s a l i d a s de c a j a , podemos señalar l a s enumeradas con l o s dos s i s t e m a s de pólizas a n t e r i o r e s . d) . - P l a n o Catálogo de Cuentas: Un r e q u i s i t o e s e n c i a l de todo s i s t e m a de c o n t a b i l i d a d es e l a r r e glo c u i d a d o s o y l a enumaración de todas l a s cuentas que se han de n e c e s i t a r , de donde r e s u l t a e l cuadro o catálogo de c u e n t a s . E l catálogo de cuentas es e l medio mediante e l c u a l se o r g a n i z a y ordenan l a s ope_ r a c i o n e s de una Empresa. Es l a clasificación que se hace de l a s cuentas p a r a que con toda precisión se noten l o s aumentos y d i s m i n u c i o n e s de l a s o p e r a d o - nes de una Empresa; su o b j e t i v o y f i n a l i d a d , es de u n i f i c a r l a s o p e r a c i o n e s así como u n i f i c a n d o - e l c r i t e r i o de l a s personas encargadas de u n i f i c a r l a s , asT también como s i r v i e n d o de orientación y guía, e v i t a n do e r r o r e s y e q u i v o c a c i o n e s que de o t r a manera, se sucedería en forma r e g u l a r y c o n t i n u a . E l catálogo i d e a l de cuentas debe poseer l a s s i g u i e n t e s características. (13) d) 1.- E l nombre o título que se a s i g n e a cada cuenta debe s e r explícito y completo p a r a que se sepan c l a r a m e n t e l a s p a r t i d a s que han de c a r g a r s e y ac r e e d i t a r s e en l a misma. d)2.- Las cuentas deben numerarse en orden par a que se puedan a r r e g l a r b i e n , c o n s u l t a n s e con f a c i l i d a d y f a c i l i t a r l a localización de e r r o r e s . d)3.En e l catálogo se deben a r r e g l a r l a s - cuentas de modo que e l mismo a r r e g l o puedan c o n t i - nuarse en e l mayor, p o r l o g e n e r a l , e l a r r e g l o ha de e s t a r de acuerdo con l a presentación que de l a s partís)

( K r e b i s ) " O u t i l i n e s . o f A c c o u n t i n g , V o l . I I man u a l d e l c o n t a d o r W.Patón.

22 t i d a s se haga en l o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s que se for_ mulen con mayor f r e c u e n c i a . d)4.- E l catálogo debe s e r s u f i c i e n t e m e n t e det a l l a d o , pero se debe e v i t a r l a multiplicación i n n e c e s a r i a s de c u e n t a s . d) 5.- E l catálogo debe i r acompañado de l a s i n dicaciones necesarias. T i p o de catálogo: E l catálogo de cuenta en su forma más s i m p l e , es una l i s t a de l o s números y nombres de l a s cuentas que deben emplearse. Un t i p o de catálogo más complejo y e x t e n s o es en e l que se r e q u i e r e algún s i s t e m a de símbolo p a r a d e s i g n a r l a s -cuentas p a r a no t e n e r que r e c u r r i r constantemente a l t i p o que e x p l i c a e l carácter de l a misma ahora b i e n los s i s t e m a s numéricos p a r a d e s i g n a r l a s cuentas son generalmente de mayor v a l o r práctico que l o s s i s t e mas de l e t r a s u o t r o s símbolos, l o s números se p r e s tan mucho p a r a c o m b i n a r l o s de manera que s u g i e r a n -las r e l a c i o n e s que e x i s t e n e n t r e l a s cuentas. En e l llamado s i s t e m a nemotécnico se usan l e t r a s y c l a v e s , p a r a i n d i c a r l a n a t u r a l e z a de cada c u e n t a o grupo de c u e n t a s , con e l o b j e t o de ayudar a l a memoria. e) .- Manual de I n s t r u c c i o n e s : No puede e s p e r a r se que ningún s i s t e m a de c o n t a b i l i d a d f u n c i o n e por s i mismo, p o r eso son siempre p a r t e i n d i s p e n s a b l e en todo s i s t e m a , l a s i n s t r u c c i o n e s d e t a l l a d a s para su f u n c i o n a m i e n t o , e l manual debe comprender cuando menos l o s i g u i e n t e : e)1.Un catálogo de c u e n t a s , con sus títulos o símbolos en e l debido o r d e n , s i g u i e n d o a cada t i t u l o l a información adecuada a c e r c a de donde proceden l o s a s i e n t o s y como y cuando han de h a c e r s e . e)2.Una l i s t a de todos l o s modelos y r e g i s t r o s que se usarán, con muestras de cada uno e i n s t r u c c i o n e s r e f e r e n t e s a su uso. e) 3.- R u t i n a d e t a l l a d a y p r o c e d i m i e n t o que se debe de s e g u i r p a r a todas l a s f a s e s i m p o r t a n t e s de l a s o p e r a c i o n e s , t a l e s como l a nómina, l a s v e n t a s , -

23 l a s compras, l o s cobros y l o s pagos deben f i j a r s e -l o s deberes de cada p e r s o n a y e s p e c i f i c a r s e i o s luga res y l o s momentos en que deben de c u m p l i r s e . e) 4.- Normas a s e g u i r en e l p r o r r a t e o de l o s g a s t o s , l a s c u o t a s de depreciación, l a s r e s e r v a s par a deudas i n c o b r a b l e s , y o t r o s casos análogos. f ) .- Resúmenes I n f o r m a t i v o s . - Sobre l a s operac i o n e s f i n a n c i e r a s (y aún i n f o r m a t i v a s ) s i e l o b j e t o p r i n c i p a l de l a c o n t a b i l i d a d , es o f r e c e r l o s datos que r e q u i e r a l a G e r e n c i a , en una forma oportuna y -p r e c i s a , de i g u a l f i n a l i d a d de información se p r e s e n t a r a a través de l o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s que son p r i _ mordialmente e l ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS y e l B a l a n c e G e n e r a l , contando además con o t r o s informes l o s c u a l e s serán según l a s características déla Empresa. f ) 1 . - B a l a n c e G e n e r a l . - P r o p o r c i o n a l a reía- ción e n t r e e l a c t i v o y e l p a s i v o de l a compañía y me d i a n t e e l , l o s EJECUTIVOS l o g r a n o b s e r v a r l a sitúa- ción f i n a n c i e r a de l a Empresa. f ) 2. - E l E s t a d o de Pérdidas y Ganancias. E l es_ tado de pérdidas y g a n a n c i a s llamado también de rend i m i e n t o s muestra l o s i n g r e s o s b r u t o s , l o s c o s t o s , l o s g a s t o s y l o s r e s u l t a d o s n e t o s d e l n e g o c i o durante un l a p s o de tiempo d e t e r m i n a d o . f ) 3 . - E l Estado de Costos de Fabricación. Es e l que p r e s e n t a n e l c o s t o d e l artículo e l a b o r a d o , p e r m i t i e n d o asimismo, l a determinación y e l análisis de l o s d i v e r s o s g a s t o s , de manera que pueden s e r hechas comparaciones p a r a medir l a e f i c i e n c i a de l a s ope_ r a c i o n e s p r o d u c t i v a s que r e a l i z e una Empresa; i n d e pendientemente de éstos e s t a d o s f i n a n c i e r o s i n f o r m a t i v o s , se e l a b o r a n a q u e l l o s i n f o r m e s que son requerí dos p o r l a Secretaría de Hacienda y Crédito Público p a r a e l c u m p l i m i e n t o de Leyes F i s c a l e s . C.- Coordinación: Es a r m o n i z a r todos l o s actos de una empresa, p a r a l o g r a r su f u n c i o n a m i e n t o y éxito. Y t i e n e por -

24 objeto

combinar l o s e s f u e r z o s .

Definición de Coordinación.- "Coordinación es l a sincronización ordenada de l o s e s f u e r z o s p a r a ade c u a r l o s en cuanto a m o n t o , tiempo y dirección a l e j e " c u t a r l o s , r e s u l t a n d o de e l l o a c c i o n e s u n i f i c a d a s y armónicas que t i e n d a n a l o b j e t i v o e s t a b l e c i d o " (14) Características de l a Coordinación. a) . - Dinámica. b) . - V i g o r i z a n t e . c) . - A b s o l u t a . d). - E q u i l i b r a d a . e) • - E s p e c i a l i z a d a Dinámica.- En c a s i todos l o s a s p e c t o s , se proc u r a c o o r d i n a r sólo d u r a n t e determinados períodos más o menos c o r t o s e x i s t i e n d o v a r i a c i o n e s en l o s esf u e r z o s t e n i e n d o como c o n s e c u e n c i a que l a c o o r d i n a - ción sea dinámica. V i g o r i z a n t e . - L a coordinación v i g o r i z a l o s esf u e r z o s ya que e l i m i n a f u e r z a s anacrónicas, desaparece t e n d e n c i a s c o n t r a r i a s . A b s o l u t a . - La coordinación da énfacis o f u e r za, a l punto de v i s t a d e l g e r e n t e sobre l o s medios de a l c a n z a r e l o b j e t i v o es un concepto a b s o l u t o que l o a c a r e a todo. E q u i l i b r a d a . - E l Gerente o un gerente que cuen t a con l a v e n t a j a de poder s o s t e n e r un e q u i l i b r i o a-> decuado en e l t r a b a j o a d e s a r r o l l a r en una u n i d a d o unidades y a que E l mismo a r t i c u l a r y c o n j u n t a l o s es_ f u e r z o s p a r a que como grupo, produzcan un e s f u e r z o combinado de mayor f u e r z a . E s p e c i a l i z a d a . - La coordinación e x i s t e e n t r e una o v a r i a s p e r s o n a s , p a r a uno o v a r i o s grupos, par a una o v a r i a s empresas, siendo por t a l motivo espe (14)

George R. T e r r y

" P r i n c i p i o s de Administración.

25 c i a l i z a d a de acuerdo obj e t i v o s .

con l a s características de l o s

La Coordinación puede s e r I n t e r n a y E x t e r n a : La coordinación pu e s e r I n t e r n a . - Cuando - e x i s t e e n t r e l a s d i v e r s a s f u n c i o n e s e n t r e l a empresa y sus s u c u r s a l e s , e n t r e l o s empleados de un d e p a r t a mento y o t r o departamento. L a segunda toma en cuenta l a s o p i n i o n e s d e l público l a comunidad y e l g o b i e r n o o sea l o s f a c t o r e s e x t e r n o s de l a empresa. La Coordinación se e n c u e n t r a l i g a d a con l a s fases a d m i n i s t r a t i v a s enunciadas con a t e r i o r i d a d . Planeación y Coordinación.- En toda empresa -l o s p l a n e s deben mantener relación e n t r e sí e l a b o r a n dolos p a r a que c o e x i s t a n . En una planeación e f e c t i v a siempre se c o n s i d e ran l o s e f e c t o s i n m e d i a t o s de l o s p l a n e s o l a s medidas de emergencia sobre l o s o b j e t i v o s remotos. Organización y Coordinación.- La Coordinación c o n t i e n e todos l o s p r i n c i p i o s i m p o r t a n t e s de una e f i _ caz organización, en c o n c r e t o uno de l o s p r i n c i p a l e s motivos p a r a que se o r g a n i c e n l o s e s f u e r z o s de l o s miembros d e l grupo es que se l o g r e l a coordinación. Ejecución y Coordinación.- L a actuación en f o r mas d i f e r e n t e s como numerosas de un e j e c u t i v o puede l o g r a r l a coordinación, e l c o n o c i m i e n t o d e l o b j e t i v o de grupo ayuda a o b t e n e r l a coordinación. C o n t r o l y Coordinación.- La aspiración constan te d e l p r o g r e s o conseguido en e l t r a b a j o ayuda a S i n c r o n i z a r l o s e s f u e r z o s p a r a a l c a n z a r e l o b j e t i v o , -l a s medidas c o l e c t i v a s que a c o n s e j e e l c o n t r o l ayuda a l o g r a r l a coordinación. D.- Dirección: A l a que también se l e conoce con e l nombre de ejecución l a f i n a l i d a d de e s t a f a s e a d m i n i s t r a t i v a es t r a t a r de h a c e r f u n c i o n a r l o planeado y o r g a n i z a -

26 do; y l a dirección o ejecución se T e p a r t e e n t r e l o s d i v e r s o s j e f e s de l o s departamentos o s e c c i o n e s . Definición: " E j e c u t a r es h a c e r que todos l o s miembros d e l grupo se propongan l o g r a e l o b j e t i v o de acuerdo con l o s p l a n e s y l a organización hechos por e l j e f e a d m i n i s t r a t i v o " (15) E l a r t e de d i r i g i r debe r e u n i r c i e r t a s c u a l i d a des p e r s o n a l e s y e l c o n o c i m i e n t o g e n e r a l de l a empre sa; l a base a l a que hago mención es p a r t e v i t a l d e l proceso a d m i n i s t r a t i v o , muchos Gerentes opinan que es, l a e s e n c i a de l a administración ya que con e l l a , se l o g r a a p r o v e c h a r a l máximo l a energía, a p t i t u d e s , capacidad, d e l p e r s o n a l . v

E l d e s a r r o l l o de l a ejecución o dirección cons_ t i t u y e un a r t e , es una e s p e c i e de h a b i l i d a d que nece s i t a b a s a r s e en un c r i t e r i o i n t u i t i v o y a que e s t a es_ trechamente v i n c u l a d o a l a s r e l a c i o n e s humanas; ( p r i n c i p i o s de r e l a c i o n e s humanas de George R. T e r r y ) . "Tratando a l o s t r a b a j a d o r e s como a s e r e s huma nos, e s t i m u l a n d o su p r o g r e s o y m e j o r a m i e n t o , i n f u n diéndoles e l deseo de superación, r e c o n o c i e n d o e l t r a b a j o b i e n hecho y asegurándoles un t r a t o e q u i t a t i _ vo, se o b t i e n e un r e s u l t a d o f a v o r a b l e en l a e j e c u - ción de l o s t r a b a j o s " (16) Las r e l a c i o n e s humanas e j e r c e n una i n f l u e n c i a c o n s i d e r a b l e sobre e l d e s a r r o l l o d e l t r a b a j o en cual_ q u i e r t i p o de grupo ya que e l d i r i g e n t e debe t e n e r c o n o c i m i e n t o d e l comportamiento humano s i n t a l c o m prensión e l e s f u e r z o a d m i n i s t r a t i v o r e s u l t a n o c i v o , un buen j e f e tomará en c u e n t a todos l o s f a c t o r e s humanos a l r e u n i r l a f u e r z a de t r a b a j o y a l e f e c t u a r su función a d m i n i s t r a t i v a .

(15) (16)

Las

bases de l a s r e l a c i o n e s humanas:

1.-

Oportunidad para mejorar.

George R. T e r r y . George R. T e r r y .

" P r i n c i p i o s de Administración" " P r i n c i p i o s de Administración"

27 2. - E s t a b i l i d a d en e l t r a b a j o . 3. - Reconocimiento de su i n d i v i d u a l i d a d . 4. - T r a b a j o

interesante.

5. - H o r a r i o

r a z o n a b l e y remuneración j u s t a .

E.-

Control:

C o n s i s t e en comprobar s i todo se está r e a l i z a n do conforme e l programa e l a b o r a d o , su f i n a l i d a d es señalar l a s f a l t a s y l o s e r r o r e s , a f i n de que se puedan c o r r e g i r . Definición de C o n t r o l : "Es e l p r o c e s o p a r a det e r m i n a r l o que se e s t a l l e v a n d o a cabo, valorizándolo y s i es n e c e s a r i o , a p l i c a n d o medidas o p e r a t i v a s de manera que l a ejecución se l l e v e a cabo de acuerdo a l o p l a n e a d o " (17) T i p o s de C o n t r o l : C o n t r o l de e x i s t e n c i a , p r o ducción, m a n t e n i m i e n t o , c a l i d a d , s a l a r i o s , p u b l i c i t a r i o s , costos. Formas de c o n t r o l : A d m i n i s t r a t i v o : Que e l programa que e x i s t e se a p l i q u e y se encuentre a l día. C o m e r c i a l : Que e l m a t e r i a l e n t r a y s a l e sean exactamente i g u a l e s en c a l i d a d , c a n t i d a d y p r e c i o . Técnico: c o n s i s t e en l a buena marcha de l a s op e r a c i o n e s , sus r e s u l t a d o s , sus d e s i g u a l d a d e s , e l -f u n c i o n a m i e n t o d e l p e r s o n a l y de l a m a q u i n a r i a . F i n a n c i e r o : C o n t r o l sobre l o s l i b r o s , c a j a , re_ cursos y necesidades. C o n t a b l e : Oue l a visión p e r m i t a l a c l a r a sitúa ción de l a empresa, que e l c o n t r o l que se encuentre en l o s - l i b r o s , en l o s diagramas, y en l a s estadístic a s , sean elementos útiles. (17)

George R. T e r r y .

" P r i n c i p i o s de Administración"

Las o p e r a c i o n e s que c o n t r o l a n son l a s s i g u i e n tes : a) .- C a n t i d a d . b).-

Calidad.

c) .- Costo. d ) . - Empleo d e l e).-

Registro.

Se compara l a c a n t i d a d que se vendió con l a -que debería de v e n d e r s e , l a c a l i d a d como f a c t o r de c o n t r o l averiguando l a c a n t i d a d de l a s d i v e r s a s c a l i _ dad d e l p r o d u c t o , s i e l c o s t o e s t i p u l a d o ha s i d o e l verdadero en l a adquisición d e l p r o d u c t o a e l a b o r a r , s i e l tiempo e s t i p u l a d o no ha s i d o sobrepasado en ca so de no c u m p l i r s e l o planeado; e l encargado d e l con t r o l aplicará l a s medidas c o r r e c t i v a s . Los i n f o r m e s de c o n t r o l podríamos l l a m a r l o s i n formes v e r b a l e s e i n f o r m e s e s c r i t o s : Los i n f o r m e s v e r b a l e s pueden s e r a base de ent r e v i s t a s p e r s o n a l e s p o r r e u n i o n e s numerosas, s i n que e x i s t a l a f o r m a l i d a d . Los i n f o r m e s e s c r i t o s se l l e v a n a e f e c t o en em p r e s a s de gran magnitud y nos dan a conocer que se pueden d i v i d i r l o s informes e s c r i t o s , (1) e j e c u t i v o s (2) periódicos, (3) e s p e c i a l e s . La f i n a l i d a d de l o s informes es p a r a l o g r a r -c o n c l u s i o n e s c o r r e c t a s y a sean e s c r i t a s o v e r b a l e s . Los i n f o r m e s deben s e r : a) b) c) d)

.- Oportunos. .- Completos. .- Comparativos. .- Analíticos,

Resumiendo diremos que e l c o n t r o l varía de a — cuerdo a l o s elementos que hay que v i g i l a r ; l o s h e chos y l a e x p e r i e n c i a son l a s p r i n c i p a l e s guías.

29 CAPITULO SEGUNDO. PLANTEAMIENTO DE UNA EMPRESA PERIODISTICA. I. - INTRODUCCION Las l a b o r e s desplegadas p a r a l a obtención de un periódico d i e r o n l u g a r a l a creación de una indus_ t r i a : l a i n d u s t r i a e d i t o r a de periódicos, y además se d i o o r i g e n a una especialización como es l a d e l p e r i o d i s m o . T a l a c t i v i d a d a b a r c a , t e n i e n d o en c o n s i deración e l c o n t e n i d o m a t e r i a l d e l d i a r i o , l a obtención y s u m i n i s t r o de n o t i c i a s y artículos, l a venta de l o s anuncios o a v i s o s c o m e r c i a l e s . Podríamos agre gar que e s t a e s p e c i a l i d a d , en un s e n t i d o más amplio, i n c l u y e l a administración de l a s p u b l i c a c i o n e s . Por l o que se r e f i e r e a este último a s p e c t o , es n e c e s a r i a l a c o n c u r r e n c i a en l a persona de c i e r tas a p t i t u d e s y c o n o c i m i e n t o s , p a r a desempeñar con buen éxito e l manejo a d m i n i s t r a t i v o de l a s empresas editoriales. I I . - GENERALIDADES A.- O b j e t i v o : E l periódico t i e n e una gran r e s p o n s a b i l i d a d -con e l público no solamente en e l c u m p l i m i e n t o de -l a s normas que r e g u l a n l a s r e l a c i o n e s e n t r e e l d i a r i o y l a s o c i e d a d , por medio de l a s l e y e s , s i n o en • e l a c a t a m i e n t o de l a ética cuya aceptación en e l per i o d i s m o debe s e r una cuestión i m p r e s c i n d i b l e . E x i s t e una aspiración g e n e r a l en l a i n d u s t r i a periodística mexicana de superarse constantemente en e l a s p e c t o m a t e r i a l d e l D i a r i o , aumentando páginas, sobrepasando l a s marcas de t i r a j e , ampliando s e r v i c i o s i n f o r m a t i v o s , i n s t a l a n d o r o t a t i v a s de último m£ délo, e t c . , pero esas a s p i r a c i o n e s no podrán s e r s a t i s f e c h a s s i no se cuenta con d i r e c t i v o s capaces e idóneos que l o g r e n encauzar a l a empresa h a c i a l o s o b j e t i v o s señalados, s i tenemos en cuenta que una di_ námica administración siempre se verá r e f l e j a d a en -

30 e l p r o g r e s o económico de l a misma. Siendo p r i m o r d i a l para c u a l q u i e r e n t i d a d econó m i c a , s e a c u a l fuese su g i r o , que l a dirección o e j e cución de l a misma esté en manos de personas que pon gan todo su empeño en l o g r a r que l a empresa se manten ga a l a v a n g u a r d i a de l a s de su ramo, es fácil deduc i r l a i m p o r t a n c i a que t i e n e l a dirección a d m i n i s t r a tiva. B. - R e q u i s i t o s : E l d e s a r r o l l o de l o s pueblos l e s ha hecho i r conformando conceptos sumamente i m p o r t a n t e s que ga-ranticen l a l i b e r t a d y seguridad d e l individuo d e n t r o de l a comunidad en que v i v e . Desde hace muchos años y en l a mayoría de l o s países, l o s filósofos -han s o s t e n i d o , con argumentos i n c o n t r o v e r t i b l e s , l o s derechos d e l hombre y poco a poco se han e s t a b l e c i do una s e r i e de elementos que p o r l o menos g a r a n t i zan a l hombre s e r mas l i b r e . La l i b e r t a d debe presuponer que e l hombre v i v e en un ambiente económico e i n t e l e c t u a l d e s a r r o l l a d o . S i l a m i s t a d d e l país se e n c u e n t r a sumida en l a oscu r i d a d , tenemos sólo una l i b e r t a d a medias. La h i s t o r i a de l a l i b e r t a d de información que en c i e r t a forma es l o mismo que l a l i b e r t a d de prens a , ha t e n i d o en n u e s t r o país un camino s a l p i c a d o de obstáculos, pero en e l que se observa,que l a l u c h a por c o n q u i s t a r plenamente e s a l i b e r t a d p a r a l o s que pueden e j e r c e r l a , va s i e n d o ganada. _Se anexa a l f i n a l de e s t e c o n t e n i d o un apéndi^ ce p a r a mayor información sobre e l p a r t i c u l a r , e l -cuál se basa fundamentalmente en l o s r e q u i s i t o s p a r a l a l i b e r t a d de p r e n s a , y autorización p a r a c i r c u l a r como c o r r e s p o n d e n c i a de segunda c l a s e . C. - L o c a l i zación: E l concepto de l a localización a f e c t a d o por l a evolución de l a técnica, es un concepto e x t r a o r d i n a riamente dinámico. S i n embargo, l a s i n d u s t r i a s e d i t o

31 ríales en n u e s t r o país, se han e s t a b l e c i d o g e n e r a l mente en determinados s i t i o s p o r l a s f a c i l i d a d e s d e l mercado, de l a mano de o b r a , de t r a n s p o r t e s , e t c . ; pero e l f a c t o r más i m p o r t a n t e ha s i d o e l aspecto soc i a l y político d e l l u g a r , con l a s características d e l mercado. Coincidentemente se o b s e r v a que e l D i s t r i t o F e d e r a l a v a r c a un p o r c e n t a j e muy elevado d e l t o t a l d e l v a l o r de l a producción e d i t o r i a l . La ubicación de l a s empresas dedicadas a l a edición de periódicos de información g e n e r a l , debe es_ t a r actualmente en función p r i m o r d i a l d e l mercado, procurando i n c l u s o l o c a l i z a r s e en l a s mayores concen t r a c i o n e s demográficas. Este r e q u e r i m i e n t o se e x p l i ca p o r e l breve p e r i o d o llamado " v i d a útil d e l perió d i c o " , c o n s t i t u i d o p o r unas cuantas horas y que esta" en función de l a a c t u a l i d a d de l a s n o t i c i a s . Además hay f a c t o r e s d e r i v a d o s de l a competencia. En e f e c t o , l a v e n t a de l o s periódicos p o r l a Unión de V o c e a d o res en e l D i s t r i t o F e d e r a l , hace que se c o n c e n t r e n en un área r e d u c i d a l a s d i v e r s a s empresas p e r i o d i s t a c a s , y a que e l voceador i n d i v i d u a l o f r e c e todos l o s periódicos a l público, siéndole propiamente i m p o s i b l e t r a s l a d a r s e a l u g a r e s a l e j a d o s d e l c e n t r o de l a c i u d a d (en e l c e n t r o es donde recoge toda su dota ción) para r e c i b i r unos cuantos e j e m p l a r e s de un periódico. La empresa periodística que se e s t a b l e c i e r a en l a p e r i f e r i a estaría o b l i g a d a a t r a n s p o r t a r sus periódicos a l c e n t r o de l a c i u d a d a e f e c t o de u t i l i _ z a r a l a Unión de Voceadores como c a n a l de v e n t a s . Con esto t e n d f i a que a sus c o s t o s g e n e r a l e s se sumarían g a s t o s e x t r a s de t r a n s p o r t e y pérdidas de tiempo, l o c u a l h s t a l a fecha no ha s i d o p o s i b l e s u p e rar . D.- Consitución L e g a l : U t i l i z a n d o l a información d e l D i r e c t o r i o de l a I n d u s t r i a E d i t o r i a l Mexicana, compilado p o r l a E d i t o r i a l M e r i d i a n o , S.A., e d i t a d o en 1967, se elaboró e l s i g u i e n t e cuadro estadístico p o r e l c u a l se desea -p r e s e n t a r l a forma l e g a l en que estaban o r g a n i z a d a s l a s e d i t o r a s de l a República Mexicana:

32 S o c i e d a d Anónima S o c i e d a d de R e s p o n s a b i l i d a d L i m i t a d a Asociación C i v i l S o c i e d a d .Anónima de C a p i t a l V a r i a b l e S o c i e d a d de R e s p o n s a b i l i d a d L i m i t a d a de C a p i t a l V a r i a b l e Sociedad Cooperativa Asociación en Participación S o c i e d a d en nombre c o l e c t i v o Nombre Total:

50 . 1 2.9 2.0 1 .0 0.S .4 .4 .2 42.2 100 . 0

Como puede v e r s e , l a forma p r e f e r i d a de organi^ zación l e g a l de l a s e d i t o r a s es actualmente l a S o c i e dad Anónima, l o c u a l se e x p l i c a en función de l a s i n dudables v e n t a j a s que r e p r e s e n t a . III.-

ORGANIGRAMA.

Observándose l a gráfica a n t e r i o r m e n t e expuesta (ver f i g u r a número 1) se notará que ésta se r e f i e r e a l a organización f u n c i o n a l de una empresa i n d u s - -t r i a l c o n s t i t u i d a b a j o l a forma de una s o c i e d a d anónima . E l artículo número 87 d e l Código de Comercio d i c e : " S o c i e d a d Anónima es l a que e x i s t e b a j o una denominación y se compone e x c l u s i v a m e n t e de s o c i o s cuya obligación se l i m i t a a l pago de sus a c c i o n e s . " Asamblea G e n e r a l de A c c i o n i s t a s . - Es e l órgano supremo de l a s o c i e d a d ; podrá a c o r d a r y r a t i f i c a r to dos l o s a c t o s y o p e r a c i o n e s de ésta, y sus r e s o l u c i o nes serán cumplidas p o r l a persona que e l l a misma de_ s i g n e , o a f a l t a de designación, p o r e l a d m i n i s t r a dor e p o r e l Consejo de Administración. ( A r t . 178 -d e l Código de Comercio). Consejo de Administración.- La administración de l a s o c i e d a d anónima puede c o n f i a r s e a una p e r s o na, que l a l e y denomina a d m i n i s t r a d o r , o a un grupo llamado Consejo de Administración. E l cargo de A d m i n i s t r a d o r , o c o n s e j e r o , es p e r s o n a l , t e m p o r a l , r e v o c a b l e y remunerado.

35 La l e y ( a r t . 142) d e c a i r a l a t e m p o r a l i d a d d e l c a r g o , pero no f i j a l i m i t e máximo de su duración, de modo que en l o s e s t a t u t o s puede e s t a b l e c e r s e un p l a zo de duración t a l que prácticamente l a designación sea i n d e f i n i d a . E s t o c o r r e g i d o p o r e l carácter esenc i a l m e n t e r e v o c a b l e d e l a d m i n i s t r a d o r y de l o s cons e j e r o s (Art.142) que p e r m i t a a l a s o c i e d a d anónima p r o v e e r s e de nuevos r e p r e s e n t a n t e s , aunque no haya c o n c l u i d o e l p l a z o p a r a e l c u a l f u e r o n designados -los anteriores. R e q u i s i t o s p a r a s e r a d m i n i s t r a d o r . - Los a r t i c u l o s 142 y 151 d e l Código de Comercio, nos señalan -quienes pueden desempeñar t a l cargo sea c u a l q u i e r so ció O p e r s o n a extraña a l a s o c i e d a d , siempre y cuando no estén i n h a b i l i t a d o s para e j e r c e r e l comercio. Dirección G e n e r a l . - Es i n d i s p e n s a b l e atender de una manera c o n t i n u a l a dirección de l a empresa so c i a l , y e s t o puede l o g r a r s e también mediante l a d e signación de g e r e n t e s . Por l a extensión de sus facul_ t a d e s , e s t o s pueden s e r g e n e r a l e s o e s p e c i a l e s ; por su o r i g e n , nombrados p o r l a asamblea o p o r e l Consejo de Administración. Las f u n c i o n e s de l o s g e r e n t e s c o n c l u y e n por e l cumplimiento d e l p l a z o p a r a e l que f u e r o n designados o p o r revocación. Empezaremos p o r e x p l i c a r cada uno de l o s depar tamentos de que c o n s t a una empresa periodística. Departamento de Redacción: Tiene a su cargo a una persona que r e c i b e e l nobre de J e f e de Redacción y es e l que o r g a n i z a l a s páginas impresas d e l periód i c o ; e l que debe v e r l o s medios con que cuenta p a r a p r o p o r c i o n a r e l m a t e r i a l n e c e s a r i o p a r a l a edición d i a r i a d e l periódico, así mismo es e l que s e l e c c i o n a el material noticioso c o n v e n i e n t e e i m p o r t a n t e , como también q u i e n r e c h a z a l o inútil y no c o n v e n i e n t e , siendo verdaderamente i m p o s i b l e que en un periódico de i m p o r t a n c i a , e l j e f e de redacción pueda p o r s i so l o hacer l a revisión de todo e l m a t e r i a l n o t i c i o s o que i n c l u y e un d i a r i o , y p o r t a n t o se rodea de i n d i v i d u o s capaces e idóneos que se r e s p o n s a b i l i z a n en -

34 l a s d i f e r e n t e s s e c c i o n e s de un d i a r i o . a) b) c) d) e)

.- Sección E d i t o r i a l . .- Sección S o c i a l e s . .- Sección D e p o r t i v a . . - Sección P o l i c i a c a . . - Sección Humorística.

a) .- Sección E d i t o r i a l : Es l a p a r t e que r e v i s te a un d i a r i o de c a l i d a d y cuyas n o t i c i a s son de interés g e n e r a l e i m p o r t a n t e s p a r a que l o g r e n normar e l c r i t e r i o público. b) .- Sección S o c i a l e s : I n c l u y e l o s acontecí- mientos de r e l e v a n t e t r a s c e n d e n c i a en l a e s f e r a s o cial . c) .- Sección D e p o r t i v a : Informa de l a s a c t i v i dades de l o s d i v e r s o s d e p o r t e s , t a n t o n a c i o n a l e s como e x t r a n j e r o s . d) .- Se cción P o l i c i a c a : Conocida también como nota r o j a , t i e n e l a misión de poner en conocimiento a l o s l e c t o r e s de l o s actos d e l i c t u o s o s que se desar r o l l a n d e n t r o de l a s o c i e d a d . e) .-Sección Humorística: Es l a que pone de man i f i e s t o l a ironía de l o s encargados de d i c h a s e c - ción y es l a p a r t e b u r l e s c a y d i v e r t i d a d e l periódico, su m a t e r i a l en su mayoría es gráfico. Como podemos v e r e l m a t e r i a l que i n c l u y e un d i a r i o es abundante; por t a l motivo, para su e l a b o r a ción n e c e s i t a c o n t a r con un grupo numeroso de i n d i v T dúos que desempeñarán l a s d i v e r s a s a c t i v i d a d e s , t a l e s como l a s s i g u i e n t e s : R e p o r t e r o s : E l que acude a l periódico en o f e r t a d e l m a t e r i a l n o t i c i o s o de d i v e r s a índole. C o l a b o r a d o r : E l que en forma v o l u n t a r i a o f r e c e sus s e r v i c i o s p r o p o r c i o n a n d o n o t i c i k b y artículos de interés. C o r r e s p o n s a l : E l que envía m a t e r i a l n o t i c i o s o

35 por d i v e r s o s cuentra.

conductos de l a e n t i d a d

en que se en- -

Fotógrafo: E l que p r o p o r c i o n a todo e l m a t e r i a l gráfico que acompaña a l a n o t i c i a . A g e n c i a s N o t i c i o s a s : Las que de acuerdo con al_ gún convenio c e l e b r a d o con l a empresa p r o p o r c i o n a no t i c i a s de i m p o r t a n c i a tanto n a c i o n a l e s como i n t e r n a c i o n a l e s en forma permanente. Radio T e l e t i p o s : Medios de comunicación en f o r ma electrónica con l o s d i v e r s o s medios n o t i c i o s o s . R e d a c t o r e s : Personas capaces d e d a r l e l a forma g r a m a t i c a l adecuada a l a n o t i c i a de acuerdo con l a s r e g l a s periodísticas. lir

C o r r e c t o r e s : Son l a s personas encargadas de pu l a s n o t i c i a s r e c i b i d a s con e l léxico adecuado.

Una vez enunciados todos l o s d i v e r s o s elementos que i n t e r v i e n e n p a r a l a elaboración de un d i a r i o pasaré a e x p l i c a r en qué forma se l o g r a l a comunicación y l a división de l a s s e c c i o n e s que l o i n t e g r a n . A l l l e g a r l a n o t i c i a es p u l i d a p o r l o s c o r r e c t o r e s y t u r n a d a a l o s j e f e s de sección, que son l o s que v a l o r i z a n l a n o t i c i a , s u g i e r e n l a cabeza d e l artículo, l a p l a n a en que deberá i n s e r t a r s e , esquema de l a posición que guardará l a n o t i c i a , l o s p i e s a l u s i v o s a l m a t e r i a l gráfico, después de l o a n t e r i o r e l j e f e de redacción dará su aprobación. Cabe h a c e r mención que e l c r i t e r i o y conducción de un buen j e f e de redac- ción se reflejará en l a e x c e l e n t e presentación e i n formación v e r a z de un d i a r i o . que

Pasaremos a e x p l i c a r e l segundo departamento es l a :

G e r e n c i a de P u b l i c i d a d : La creación de e s t e de partamento t i e n e como f i n a l i d a d p r i m o r d i a l l a v e n t a de p u b l i c i d a d , l a realización de s o r t e o s y l a coloca_ ción de s u b s c r i p c i o n e s . (Ver f i g . it 2).

Departamento

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56 La v e n t a de p u b l i c i d a d será l o c a l y foránea; mediante l a inserción de anuncios l o c a l e s y foráneos; de a v i s o s económicos, de e d i c t o s y a través de l a s a gencias de p u b l i c i d a d , e t c . La realización de e s t a s ventas puede s e r cuando e l público acude a l l u g a r , en forma d i r e c t a ; cuan do e l agente, p o r medio de una comisión, r e a l i z a - esas v e n t a s , o cuando l a s Agencias de P u b l i c i d a d , ^\e_ d i a n t e un p o r c e n t a j e b a s t a n t e e l e v a d o , se encargan de c o l o c a r en l a s empresas c o m e r c i a l e s e i n d u s t r i a l e s , l a v e n t a de esa p u b l i c i d a d . E l encargado de s u b s c r i p c i o n e s tendrá a s u c a r go l a s personas que colocarán l a s s u b s c r i p c i o n e s , -l l e v a n d o una comisión en l a v e n t a de cada una de e — l l a s , v a r i a n d o según s e a subscripción i n i c i a l o r e frendo , pudiendo dársela también e l nombre de agente vendedor; contará con empleados que tendrán a su caigo l a v e n t a de s u b s c r i p c i o n e s en e l l u g a r de t r a b a j o así como empleados que se ocuparán de l a s ventas de esa n a t u r a l e z a p a r a e f e c t o de distribución, r e f r e n d o y s o r t e o s , y a que l a mayoría de empresas de t i p o periodístico t i e n e n como política de v e n t a s , l a r e a l i zación de s o r t e o s p r a estímulo de sus s u b s c r i p t o r e s . La persona que se encarga de l o s s o r t e o s manejará l a l i s t a de l o s s u b s c r i p t o r e s que tendrán derecho a e l l o s , p l a n e a r a l o s o b j e t o s a s o r t e a r , l o s medios de a d q u i s i ción de éstos, y elaborará un p r e s u p u e s t o para l o s s o r t e o s que será aprobado p o r l a s personas adecúa- das, obtendrá l o s permisos c o r r e s p o n d i e n t e s para l a realización de e l l o s , e l pago de impuesto, p e r s o n a l necesario, etc. G e r e n c i a de Producción: Es e l departamento que tendrá a su cargo e l proceso p r o d u c t i v o d e l d i a r i o , t e n i e n d o a l a cabeza a un gerente de producción, -quien vigilará y orientará e l d e s a r r o l l o p r o d u c t i v o . Delegando a su vez l a r e s p o n s a b i l i d a d a l j e f e de t a l l e r e s , q u i e n l e proporcionará l o s i n f o r m e s que a és_ te a su v e z , l e sean p r o p o r c i o n a d o s p o r l o s encargados de l o s d i f e r e n t e s departamentos p r o d u c t i v o s .

37 En i g u a l n i v e l que e l j e f e de T a l l e r e s , se enc u e n t r a e l encargado de l a conservación d e l e d i f i c i o y de l a maquinaria,que proporcionará i n f o r m e s adecúa dos a l a g e r e n c i a de producción. Cabe mencionar que de e s t a g e r e n c i a depende e l departamento de almacén. Departamento de Almacén: E s t e tendrá un e n c a r gado que estará en c o n t a c t o con e l j e f e de t a l l e r e s , el cual solicitará l o s d i v e r s o s m a t e r i a l e s p a r a l a elaboración d e l periódico. E l j e f e d e l almacén -tendrá a su c u i d a d o l a e x i s t e n c i a mínima o máxima de l o s p r o d u c t o s n e c e s a r i o s p a r a l a elaboración, hará las requisiciones necesarias a l departamento de com prás, así como llevará e l c o n t r o l de l a s e x i s t e n c i a s de mercancía dando e n t r a d a y s a l i d a con comprobantes que tendrá a su mano, p a r a l o s d i f e r e n t e s usos. pasaremos a a n u n c i a r l o s d i f e r e n t e s tos p r o d u c t i v o s .

departamcn

Departamento de L i n o t i p o : Es e l que r e c i b e t o do e l m a t e r i a l n o t i c i o s o en forma de c u a r t i l l a s , cía borado p o r e l departamento de redacción. E l encargado de e s t e departamento distribuirá, según e l número de l i n o t i p i s t a s , e l m a t e r i a l o r i g i n a l enviado p o r l a redacción. E l t r a b a j o d e l l i n o t i p i s t a c o n s i s t e en - t r a n s c r i b i r l a s notas enviadas d e l departamento de redacción en líneas de t i p o , denominadas l i n g o t e s ; - e l j e f e de ese departamento a l hacer e l r e p a r t o de l a s n o t i c i a s o r i g i n a l e s tendrá en c u e n t a l a s medidas tipográficas en que deberá h a c e r s e l a producción e l orden de ésta, es d e c i r e l h o r a r i o a s i g n a d o para l a composición de cada p a r t e s e c c i o n a l d e l d i a r i o : l a s t i r a s l a r g a s de p a p e l l l a m a d a s pruebas que es donde se hace l a impresión de l a composición r e a l i z a d a p o r e l l i n o t i p i s t a p a r a que sean e n v i a d a s por l a r e d a c ción a l o s c o r r e c t o r e s de prueba j u n t o con l o s o r i g i _ n a l e s , quienes marcan l a s e r r a t a s p a r a que se repongan l o s l i n g o t e s en forma c o r r e c t a , pasando después a l departamento de formación. Departamento de Formación: E s t e departamento r e c i b e l o s esquemas d e l departamento de redacción, así como de l a g e r e n c i a de p u b l i c i d a d l a l i s t a c l a s i _ f i c a d a de anuncios y a v i s o s ; también r e c i b e d e l de--

38 partamento de l i n o t i p o s l a composición en metal de l a s n o t i c i a s , a n u n c i o s , artículos, o sea l a s c o l u m nas hechas en l i n g o t e s de m e t a l . E s t e departamento también r e c i b e d e l departamento de f o t o g r a f a b o , l o s clichés o grabados, y con todo e s t o en su poder, como su nombre l o i n d i c a , procede a dar l a forma de l a p l a n a de un periódico. Las ramas o sean l o s cuadros en que se forma e l periódico, comprende, cada una de l a s ramas una p l a n a d e l periódico, en l a s que de acuerdo con l o s esquemas de redacción acomodan l o s t i t u l a r e s , l o s -grabados, e l cuerpo de l a n o t i c i a . Cabe mencionar -que en e s t e departamento se e l a b o r a n l o s t i t u l a r e s y cabezas que p o r su tamaño no pueden s e r p r o d u c i d o s en l o s l i n o t i p o s , e l formador a l t e r m i n a r l a rama que l e corresponde l o turnará a l departamento de f o tomecánica. Departamento de Fotomecánica: Es donde l a p l a na es f o t o g r a f i a d a cuyo n e g a t i v o consituirá l a base d e l p r o c e s o . E l n e g a t i v o o b t e n i d o se c o l o c a sobre un c r i s t a l d e l c u a l es t r a n s f e r i d a l a f i g u r a mediante l a l u z y vacío a una p l a c a de z i n c previamente sensi_ b i l i z a d a . La f i g u r a que c o n t i e n e e l n e g a t i v o queda impresa en e s a p l a c a , pero s i n ningún r e l i e v e , e l c u a l se l o g r a sometiéndolo a t r a t a m i e n t o de una s o l u ción de ácido y agua. P r e v i a m e n t e , l a p l a c a fué baña da con un esmalte e s p e c i a l que t i e n e l a p a r t i c u l a r i dad de p r o t e g e r l a s s u p e r f i c i e s o b s c u r a s , en cambio l o d e j a l i m p i o y s i n protección en l a s p a r t e s b l a n cas de l a imagen; por último l a s laminas son c o r t a das quedando e l p r o c e s o terminado, pasando l a s láminas a l departamento de r o t a t i v a . Departamento de R o t a t i v a : l a misión de e s t e de partamento es l a de p r o d u c i r e l t i r a j e d e l periódico que r e c i b e d e l departamento a n t e r i o r ; l a s p l a c a s son montadas en l a r o t a t i v a que l a s imprimirá. Departamento de f o t o g r a b a d o : Es e l encargado de l a reproducción de l o s clichés y grabados de que c o n s t a un periódico. G e r e n c i a de Circulación: l a f i n a l i d a d de l a -creación de e s t e departamento será p a r a l a c i r c u l a - -

59 ción única y e x c l u s i v a m e n t e d e l periódico e l a b o r a d o , contará con un encargado de empaque y embarque y con agencias foráneas y medios de distribución. La forma en que se r e a l i z a r l a sería l a s i g u i e n te: A) .- Empaque y Embarque: Las a c t i v i d a d e s que r e a l i z a es en l a s i g u i e n t e forma; una vez que es e — f e c t u a d o e l t i r a j e d i a r i o , se procederá a empacar y embarcar a l o s d i f e r e n t e s l u g a r e s d e s t i n a d o s p a r a su circulación, por medio d e l t r a n s p o r t e adecuado. B) . - Agencias Foráneas: l a s agencias foráneas t i e n e n un encargado, que r e c i b e e l nombre, de agente foráneo q u i e n t r a b a j a a base de comisión. La c r e a - ción de e s t a s a g e n c i a s en l u g a r e s geográficos d i s t i n t o s , es con e l único f i n de l o g r a una mayor c i r c u l a ción asimismo un aumento en l a s v e n t a s , a l p r o p o r cionárseles a l consumidor l a forma más cómoda p a r a l a adquisición d e l periódico, éste tendría más deman da, reflejándose ésto en l a s v e n t a s . C) . - Distribución: l o s c a n a l e s p a r a l l e v a r l o a cabo son d i s t i n t o s . C)1.- Reparto l o c a l . - Está a cargo de un grupo de i n d i v i d u o s que dependen d i r e c t a m e n t e de l a empresa (Empleado de Nómina) y r e c i b e n e l nombre de r e p a r t i d o r e s , l a distribución que e l l o s r e a l i z a n c o n s i s t e en e l r e p a r t o de s u b s c r i p c i o n e s y en l a v e n t a c o n s tante. C)2.- Reparto foráneo.- E l c u a l es l l e v a d o a cabo p o r d i f e r e n t e s medios de t r a n s p o r t e s que s u r t e n a l a s agencias foráneas, es hecho p o r i n d i v i d u o s que dependen d i r e c t a m e n t e de l a empresa. C) 3.- P a p e l e r o s y Voceadores.- Es un c l i e n t e propiamente de l a empresa, nada más que p o r l a n a t u r a l e z a de l a compra, r e c i b e e l periódico y se l e hace un descuento por e j e m p l a r , t e n i e n d o e l derecho — que l o s e j e m p l a r e s que no sean vendidos sean d e v u e l tos y recuperado su importe. G e r e n c i a A d m i n i s t r a t i v a : Podemos l l a m a r l e a és

40 te departamento e l departamento c l a v e , ya que un bue buen gerente a d m i n i s t r a t i v o con l a s c u a l i d a d e s neces a r i a s p a r a l o g r a r un p e r f e c t o f u n c i o n a m i e n t o r e a l i zará todos l o s f i n e s que p e r s i g u e o que q u i e r a a l e a n zar l a dirección g e n e r a l de l a empresa. E s t a a c t i v i dad es l a que t i e n e p o r función, l a realización y ejecución de todo l o que sea n e c e s a r i o p a r a l l e v a r a cabo l o s f i n e s que se p e r s i g u e n y l o s o b j e t i v o s a al_ c a n z a r , con l a máxima e f i c i e n c i a y con e l mínimo de e s f u e r z o , tiempo y d i n e r o , l i m i t a n d o , asimismo, l a s f u n c i o n e s c o r r e s p o n d i e n t e s dentro de l a s c u a l e s han de a l c a n z a r s e l o s o b j e t i v o s deseados: l a función e j e c u t i v a , está encomendada a un gerente a d m i n i s t r a t i - vo, y su p r i n c i p a l cometido es e l de poner en prácti_ ca l a s normas de t i p o a d m i n i s t r a t i v o que t i e n d a n a c o o r d i n a r a l o s d i f e r e n t e s elementos,para a l c a n z a r l o s f i n e s p r o p u e s t o s , t e n i e n d o a su disposición l a s personas n e c e s a r i a s p a r a l a creación de l o s d i f e r e n tes departamentos que coadyuvarán en l a s t a r e a s a - realizar. Departamento de C o n t a b i l i d a d : E l encargado de éste departamento es desde luego un c o n t a d o r . Puedo d e c i r s e que e l o b j e t o de e s t e departamento es r e g i s t r a r e l movimiento f i n a n c i e r o de l a empresa a f i n -de: 1o.).- J u s t i f i c a r l a s e n t r a d a s y s a l i d a s de v a l o r e s , anotando l o s derechos y r e s p o n s a b i l i d a d e s en que que se i n c u r r a . - 2 ) . - Conocer l e r e s u l t a d o de l a s — o p e r a c i o n e s y t r a n s a c c i o n e s . 3 ) . - P r e c i s a r l a respon s a b i l i d a d de l o s g e r e n t e s o quienes i n t e r v e n g a n en e l manejo de v a l o r e s . 4 ) . - P r o p o r c i o n a r datos p a r a d i r i g i r l a política a d m i n i s t r a t i v a . 5 ) . - M o s t r a r l a situación f i n a n c i e r a de l a empresa. 6 ) . - S e r v i r de base y comprobación en e l pago d e l impuesto. Una de l a s f a s e s de éste departamento es l a que t i e n e por f i n a l i d a d s u m i n i s t r a r l o s medios para l a agrupación y r e g i s t r o d e l movimiento f i n a n c i e r o de l a empresa. J e f e Contador de Costos: La c o n s t a n t e r e p e t i ción de o p e r a c i o n e s semejantes determina métodos o l a creación d e l s i s t e m a que s i r v e como medio de i n formación trayendo como c o n s e c u e n c i a l a creación de una área de c o n t a b i l i d a d denominada " C o s t o " dentro de l a que e l encargado de e s t a función realizará l a s s i g u i e n t e s a c t i v i d a d e s : 1 ) . - Conocer e l monto de l o s v a l o r e s i n v e r t i d o s en un artículo p a r a d e t e r m i n a r su

41 c o s t o 2 ) . - Tener una base p a r a e s t a b l e c e r un p r e c i o j u s t o de v e n t a s . 3 ) . - E s t a r en p o s i b i l i d a d de c o n o cer l a s v a r i a c i o n e s en l o s elementos i n v e r t i d o s d e l c o s t o en v a r i o s períodos. 4 ) . - Con e s t e c o n o c i m i e n t o e s t u d i a r r e d u c c i o n e s para c o m p e t i r . 5 ) . - O r g a n i z a r adecuadamente l a producción. 6 ) . - V a l u a r l o s artículos terminados y l o s en p r o c e s o . A continuación esbozaremos l a s f u n c i o n e s d e l departamento de p e r s o n a l . Departamento de P e r s o n a l : E l encargado de e s t e departamento será una persona i m p a r c i a l , j u s t a y conocedora de l a s r e l a c i o n e s humanas, y a que e l , s o s t e n drá r e l a c i o n e s c o n s t a n t e s y armónicas con todos l o s empleados de l a empresa. Las f u n c i o n e s que realizará e l encargado de e s t e departamento serían: 1. - Contratación de p e r s o n a l . 2. - Selección d e l p e r s o n a l , que se llevaría a cabo p o r d i v e r s o s medios. 3. - Despido de p e r s o n a l . 4. - P r e s t a c i o n e s 5. - J u b i l a c i o n e s 6. - I n c e n t i v o s 7. - F e s t e j o s 8. - F a c i l i d a d e s y comodidades en e l l u g a r donde e l a b o r a n . 9. - Cursos y o r i e n t a c i o n e s p a r a su superación i n d i v i d u a l y rendimiento l a b o r a l . Teniendo en cuenta l o a n t e r i o r m e n t e expuesto,un g e r e n t e de p e r s o n a l tendrá c o n o c i m i e n t o de l a s re l a c i o n e s humanas y podemos d e c i r que l a s n e c e s i d a d e s fundamentales de l o s t r a b a j a d o r e s pueden c l a s i f i c a r se en t r e s grupos: 1 ) . - Económicas 2).-• Sicológicas 3 ) . - S o c i a l e s . Las t r e s son de i m p o r t a n c i a y deben ser tomadas en cuenta por e l d i r i g e n t e de e s t e depar tamento. De l o d i c h o se desprende que l a s n e c e s i d a des de muchos t r a b a j a d o r e s están r e l a c i o n a d a s e n t r e s i , ya que desean cada día obtener l a o p o r t u n i d a d de avanzar, de asumir mayores o b l i g a c i o n e s y de e f e c - t u a r un t r a b a j o de más categoría; l a s v e n t a j a s de ap l i c a r l a s r e l a c i o n s humanas en forma adecuada por un e j e c u t i v o , l o llevarán a l éxito.

42 Departamento de Compras: E s t e departamento t i e _ ne como f i n l a realización de c u a l q u i e r t i p o de comp r a p a r a e l a b a s t e c i m i e n t o de l a empresa y según l a política de ésta, se realizarán a l contado o a crédi_ to. E l encargado de compras adquirirá l o s m a t e r i a l e s n e c e s a r i o s y l a c a n t i d a d c o n v e n i e n t e según l a produc ción p r e v i s t a y tendrá p r e s e n t e l a situación f i n a n c i e r a de l a empresa, e l c o n o c i m i e n t o d e l mercado en g e n e r a l , e l c o n o c i m i e n t o de l o s p r o d u c t o s necesa- -r i o s , e l c o n t a c t o con l o s d i v e r s o s proveedores y l a adquisición de d e s c u e n t o s . E l a r t e de comprar i n c l u y e p l a n e a r a c t i v i d a d e s tomar d e c i s i o n e s y b u s c a r l a major combinación de l a c a l i d a d y e l p r e c i o ; e l éxito de l a mayoría de l a s empresas y d e l f u t u r o p r o g r e s o de sus a c t i v i d a d e s dependen en gran p a r t e , de l a ejecución e f i c i e n t e -d e l encargado de compras. Auditoría T n t e r n a : En todas l a s empresas actúa l e s l a creación de e s t e departamento r e v i s t e una gran i m p o r t a n c i a ya que su f i n a l i d a d es l a de a n a l i zar y r e v i s a r s i se están cumpliendo con todos l o s métodos y p r o c e d i m i e n t o s y o b j e t i v o s de l a empresa; l a persona encargada de e s t e departamento o s e a e l A u d i t o r I n t e r n o es normalmente designado por e l G e rente d i r e c t o r o c o n t r a l o r de l a compañía. La auditoría i n t e r n a p r e s e n t a l a s v e n t a j a s de p r o p o r c i o n a r l a información en e l momento en que se n e c e s i t e , con l o s p r o c e d i m i e n t o s que se r e q u i e r a n y en l a p r o f u n d i d a d n e c e s a r i a ; para l o g r a r l a , es indis_ p e n s a b l e que se e l a b o r e un p l a n de actuación de a- cuerdo con l a s características p r o p i a s de l a c o m p a ñía, que se e s t a b l e z c a l a forma en que se procederá a l a revisión de l a s cuentas de a c t i v o , p a s i v o y c a p i t a l y de r e s u l t a d o s , y además que g a r a n t i c e e l ase_ guramíento y revisión c o n s t a n t e d e l c o n t r o l i n t e r n o e f e c t i v o , así como l a s políticas e s t a b l e c i d a s p o r l a empresa. Es menester mencionar que l a s t a r e a s a r e a l i z a r en e s t e departamento serán l l e v a d a s a cabo p o r personas idóneas que habrán de ayudar a l a u d i t o r i n terno en e l d e s a r r o l l o de su t r a b a j o ; en g e n e r a l , pp_ demos c o n c l u i r que e l a u d i t o r i n t e r n o , es l a persona d e d i c a d a a l a comprobación y revisión de l o s v a l o r e s

43 y r e s u l t a d o s que p r e s e n t e n l o s informes y estados -c o n t a b l e s de l a compañía, también se encargará de i n v e s t i g a r s i l o s d i s t i n t o s departamentos f u n c i o n a l e s , se apegan o no en su actuación a l a s políticas e s t a b l e c i d a s , en una p a l a b r a , se ocupará de l a v e r i f i c a ción c o n s t a n t e y d e t a l l a d a de todas l a s o p e r a c i o n e s r e a l i z a d a s por e l negocio. La función de auditoría i n t e r n a , es v i t a l y -preponderantemente i n d i s p e n s a b l e p a r a p r o c e d e r a l a mejor administración de l a compañía, no en vano se ha c o n s t i t u i d o en una de l a s más v a l i o s a s h e r r a m i e n tas de l o s n e g o c i o s y e l a u d i t o r i n t e r n o , en v i r t u d de e l l o , p r e s t a un s e r v i c i o de i n c a l c u l a b l e v a l o r e i m p o r t a n c i a , mismos que l e han v a l i d o e l reconocí- miento profundo de p a r t e de l o s d i r e c t o r e s y adminis_ t r a d o r e s de l a s empresas. Tesorería: E s t e departamento tendrá a su cargo l a función de c u i d a r l o s fondos de l a empresa c o n t r a t a r préstamos, conceder créditos, e f e c t u a r l o s co- bros a l o s c l i e n t e s y o t r a s r e s p o n s a b i l i d a d e s f i n a n c i e r a s análogas; l a guarda y manejo de fondos y v a l o r e s , e j e r c i e n d o c o n t r o l sobre e l numerario, l o s comprobantes p a r a entradas y s a l i d a s , v a l o r e s a su cargo y gastos menores de todos l o s departamentos de l a em presa. IV. - DIVERSOS IMPUESTOS A QUE ESTA SUJETA LA COMPAÑIA. Como s u j e t o s p a s i v o s de l a relación t r i b u t a r i a l a s empresas e d i t o r a s de periódicos d i a r i o s se en- c u e n t r a n sometidas a l régimen f i s c a l s i g u i e n t e : Ley d e l Impuesto sobre l a Renta. Ley d e l Impuesto d e l 1 % sobre d i v e r s a s percepc i o n e s , que se d e d i c a a l a enseñanza. Impuestos y Derechos de importación. Ley d e l Impuesto sobre I n g r e s o s M e r c a n t i l e s . R e a l i z a d a l a enunciación de gravámenes que an-

44 tecede, parece s e r que e l camino más cómodo p a r a e l t r a t a m i e n t o y d e s a r r o l l o de e s t e capítulo sería e l r e l a t i v o a l a s i m p l e mención de algunos aspectos de cada uno de t a l e s t r i b u t o s , como son su o b j e t o , l a f u e n t e , l a base de e l l o s , su cálculo, e l p r o c e d i m i e n to de pago, así como l a s o b l i g a c i o n e s que se deben c u m p l i r como s u j e t o s deudores de cada uno de esos im puestos y o t r a s o b l i g a c i o n e s d e r i v a d a s de l a a c t i v i dad que desempeña con o t r o s causantes o c o n t r i b u y e n t e s , e t c . , Todo e s t o proporcionaría m a t e r i a l más que s u f i c i e n t e p a r a a g o t a r e l tema, sólo que t a l a l t e r n a t i v a no tendría más mérito que e l de una s i m p l e c o p i a de l a s d i s p o s i c i o n e s que a l r e s p e c t o señalan c a da uno de l o s ordenamientos.

45 CAPITULO TERCERO. SISTEMA CONTABLE T._ INTRODUCCION•- E l medio p o r e l c u a l , s e c o n o c e n , c o n t r o l a n l a s o p e r a c i o n e s de u n a e m p r e s a , es e l S i s tema de C o n t a b i l i d a d . ( V e r . F i g . 3) P a r a l a emplantación d e l s i s t e m a de c o n t a b i l i _ dad h a y que t e n e r e n c u e n t a : L a c l a s e o g i r o de l a Empresa de que s e t r a t e , s u m a g n i t u d , e l número de personas que l a b o r a n c o n e l l a , l a departamentización las p e r s o n a s que p u e d e n d e s t i n a r a l a c o n t a b i l i d a d , las d i s p o s i c i o n e s de o r d e n l e g a l , f i n a n c i e r o y a d m i nistrativo . E l más a d e c u a d o p a r a e s t e t i p o de E m p r e s a d e acuerdo c o n s u característica, e s e l l l a m a d o " S i s t e ma de pólizas; d a d a a s u s e n c i l l e s , a d a p t a b i l i d a d yfácil manejo p a r a e l r e g i s t r o de o p e r a c i o n e s . I I . - FUNCIONAMIENTO DE SISTEMA.- Se h a n d i v i d i d o l a s o p e r a c i o n e s c o n t a b l e s de l a E m p r e s a e n dos g r a n d o s grupos . I.II.-

Operacionescon Operaciones

m o v i m i e n t o de e f e c t i v o .

s i n m o v i m i e n t o de e f e c t i v o .

Como s e a n u n c i a c o n a n t e r i o r i d a d e l sistenianás a d e c u a d o de c o n t a b i l i d a d p a r a ésta c l a s e do E m p r e s a es e l l l a m a d o s i s t e m a de pólizas. E l e s t a b l e c i m i e n t o de l a s t r e s c l a s e s de póli_ zas a s a b e r s o n : L a s p r i m e r a s se denominarán. Pólizas de E n t r a da, l a s s e g u n d a s pólizas de s a l i d a , y l a s t e r c e r a s se denominarán Pólizas de D i a r i o . Póliza de e n t r a d a . - E s t a póliza se utilizará p a r a a s e n t a r e n e l l a t o d a s a q u e l l a s t r a n s a c i o n e s que t i e n e n p o r o b j e t o e n t r a d a s de f o n d o s , E s t e d o c u

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