THE GREATER GOOD

OUR CODE OF CONDUCT Nuestro Código de Conducta

I

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Mensaje

del Director Ejecutivo (CEO)

Este libro fue impreso en FSC® Certified, utilizando 100% papel reciclado hecho con electricidad eólica. Impreso en EE. UU.

Estimados colegas: Es un privilegio presentar la segunda edición del Código de Conducta de Marsh & McLennan Companies, The Greater Good. El código de conducta The Greater Good, redactado en 2011, ha pasado a formar parte de la filosofía clave de la empresa. El código ofrece orientación con respecto a las cuestiones legales, éticas y de riesgos que encontramos en nuestro trabajo, y nos ayuda a considerar de qué manera nuestras acciones afectan los intereses más amplios de nuestros colegas, clientes, accionistas y comunidades, en especial cuando la forma correcta de actuar podría no ser clara. A medida que la Empresa prosigue en su camino para convertirse en una de las organizaciones más importantes del mundo — operando en nuevos mercados, presentando productos y servicios innovadores, reinventando estrategias para el crecimiento — surgen nuevos riesgos y oportunidades. Les pido que en ese camino siempre lleven consigo The Greater Good, para que les ayude a tomar las decisiones correctas. Recuerden, no están solos. Pidan consejo a un gerente o supervisor cuando no sepan qué decisión tomar. No dejen de expresar cualquier inquietud que tengan con respecto a una transacción. Familiarícense con nuestros recursos, entre ellos nuestros especialistas en cumplimiento, asuntos legales o recursos humanos, y la Línea de Ética y Cumplimiento. Les aseguro que la empresa no tolerará ninguna clase de represalia por expresar una inquietud de buena fe. The Greater Good describe las normas de conducta que se aplican a todos nosotros y que no son negociables, y lo que es más importante, relaciona estos principios con situaciones y desafíos de la vida real con los que podemos enfrentarnos en el trabajo. Los invito a leer nuestro código de conducta y a consultarlo a menudo. Se trata de una herramienta muy útil para el éxito de la empresa y el suyo propio. Espero trabajar con ustedes en la promoción de los principios de The Greater Good en los años venideros.

Dan Glaser Presidente y Director Ejecutivo (CEO) Marsh & McLennan Companies

III

Nuestra misión Marsh & McLennan Companies es una empresa de servicios profesionales, comprometida en ayudar a nuestros clientes en la protección y creación de valor a través de asesoramiento y soluciones en riesgo, estrategia y capital humano.

Nuestra visión Seremos ampliamente reconocidos como una de las empresas de negocios de primer nivel del mundo; un proveedor preferido de servicios profesionales en las áreas de riesgo, estrategia y capital humano. Ofreceremos a nuestros clientes las ideas, los servicios y las soluciones más valiosas. Ofreceremos a nuestros colegas oportunidades de crecimiento, contribución y prosperidad. Alcanzaremos un crecimiento sostenido de las ganancias. Alcanzaremos un crecimiento considerable y sostenido del valor para los accionistas. IV

Nuestros valores CLIENTES

Entregaremos un valor excepcional a nuestros clientes a nivel global, al cumplir o superar sus expectativas e innovar para satisfacer las necesidades emergentes de los clientes de manera que fomente el valor para los accionistas a lo largo del tiempo.

INTEGRIDAD

Realizaremos nuestras actividades de conformidad con las más altas normas éticas y profesionales, y no toleraremos conductas que se desvíen de dichas normas. Actuaremos con integridad, honestidad, valentía y respeto mutuo.

COLEGAS

Haremos de Marsh & McLennan Companies un excelente lugar de trabajo para las personas sobresalientes, tratando a cada uno de nuestros colegas como valiosos socios y con un espíritu de colaboración, compromiso e inclusión. Otorgaremos facultades a las personas, las haremos responsables de los resultados, y las recompensaremos según su desempeño como individuos, como equipos, y como integrantes de Marsh & McLennan Companies.

EJECUCIÓN

Concentraremos nuestros esfuerzos para cumplir siempre con los compromisos asumidos ante los clientes, accionistas y colegas. Garantizaremos la alineación con las metas, la disciplina con respecto a los costos, y la responsabilidad con respecto a ganancias y pérdidas.

V

CONTENIDO

Creamos confianza haciendo lo correcto 4 Actuamos con integridad 8 Los directivos tienen responsabilidades adicionales

Creamos confianza en los colegas

Creamos confianza 51 Mantenemos registros comerciales precisos y en la Empresa

controles internos adecuados

12 Tratamos a los demás con respeto

34 Conocemos a nuestros socios comerciales

12 Tratamos a los demás como deseamos que nos traten

34 Cumplimos con las leyes que regulan el comercio internacional

15 Proporcionamos un lugar de trabajo sano y seguro

37 Trabajamos para prevenir el lavado de dinero y los 16 Respetamos la privacidad y la delitos financieros información personal 38 Forjamos relaciones sólidas con nuestros proveedores

Creamos confianza 40 Manejamos los conflictos con los clientes de interés con integridad

20 Tratamos a los clientes de manera justa 20 Somos honestos y profesionales

40 Manejamos los conflictos de interés con equidad e integridad

43 Somos transparentes acerca de posibles conflictos de 23 Protegemos la información de interés personales los clientes

52 Nos comunicamos de manera honesta y profesional con los inversionistas y con el público

Creamos confianza en las comunidades 56 Somos buenos ciudadanos corporativos 56 Contribuimos con nuestras comunidades 58 Somos responsables con el medioambiente 61 Actuamos con responsabilidad en el proceso político 62

Índice

24 Cumplimos con los requisitos 44 Aplicamos un criterio razonable al dar o aceptar especiales de los clientes del regalos o entretenimiento gobierno 47 No divulgamos información 27 Competimos de manera interna ni le sacamos ética provecho comercial 27 Cumplimos con las leyes de 48 Protegemos los activos competencia y la información de la 28 No sobornamos Empresa 31 Pondremos en primer lugar 48 Utilizamos los activos de los intereses de los clientes la Empresa con prudencia cuando los ayudemos a elegir proveedores

Las imágenes en este Código han sido tomadas de la película “Rostros de Marsh & McLennan Companies” (Faces of Marsh & McLennan Companies).

Creamos

confianza haciendo lo correcto

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Creamos confianza haciendo lo correcto

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Actuamos con integridad. Cada uno de nosotros debe responsabilizarse individualmente por actuar con integridad en todo momento, aunque esto signifique hacer elecciones difíciles. Éste es el principio que constituye la base de actuar por el bienestar mayor. ASEGÚRESE DE • Obedecer todas las leyes y reglamentaciones que corresponden a su trabajo. • Comprender y respetar la letra y el espíritu del presente Código y de las políticas de la Empresa. • Obtener toda la capacitación necesaria para comprender sus necesidades. • Actuar con honestidad en todas sus actividades comerciales. • Expresar cualquier inquietud acerca de conductas relacionadas con el trabajo que puedan constituir

una violación de la ley, el presente Código o las políticas de la Empresa. Comunicar las inquietudes a sus gerentes a cualquier nivel; al área de Cumplimiento, área Legal, Recursos Humanos o mediante la Línea de Ética y Cumplimiento de Marsh & McLennan Companies. • Cooperar en las auditorías e investigaciones internas y externas, brindando información verdadera y

completa, y preservando todos los materiales que puedan resultar relevantes.

ANTES DE TOMAR UNA DECISIÓN COMERCIAL, PREGÚNTESE • ¿Es legal? • ¿Es compatible con el presente Código y las políticas de la Empresa? • ¿Se basa en una comprensión cabal de los riesgos que implica? • ¿Mantendrá la confianza con los clientes, accionistas, reguladores y colegas? • ¿Mantendría nuestra buena reputación si apareciera en televisión, en los periódicos o en Internet?

Si la respuesta a cualquiera de las preguntas es “no”, deténgase y exprese su inquietud.

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Creamos confianza haciendo lo correcto

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EXPRESAR LAS INQUIETUDES Usted y sus colegas sin duda se enfrentarán con elecciones difíciles, y todos cometemos errores alguna vez. En Marsh & McLennan Companies, estamos dedicados a elegir nuestras acciones con cuidado y enmendar los errores rápidamente. No dude en comunicar sus inquietudes o pedir consejo. Su rápida acción nos ayuda a todos a mantener y crear la confianza. Como alternativa a comunicar las inquietudes o pedir consejo de un gerente, área de Cumplimiento, área Legal o Recursos Humanos, puede emplear la Línea de Ética y Cumplimiento de Marsh & McLennan Companies. Dicha línea le permite comunicar una inquietud o pedir consejo en línea o por teléfono. Si lo desea, lo puede hacer en forma anónima (excepto en unos pocos países cuyas leyes no permiten las llamadas anónimas). Encontrará instrucciones detalladas en www.compliance.mmc.com o en www.EthicsComplianceLine.com.

CERO REPRESALIAS No se tolerarán represalias contra ningún colega que exprese una inquietud de buena fe acerca de una violación a la ley, al presente Código o a las políticas de la Empresa. Ejemplos de represalias son el despido, una reducción en el pago, un cambio negativo en las responsabilidades laborales, intimidación o cualquier otro cambio sustancial en las condiciones de empleo de un colega. Un colega que haga una acusación creyendo que es falsa está violando el presente Código y está sujeto a medidas disciplinarias de acuerdo con la legislación local y los procedimientos internos. Asimismo, la comunicación de una inquietud no libera a un colega de la responsabilidad por conducta inapropiada.

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Creamos confianza haciendo lo correcto

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Mi gerente me notificó recientemente que algo que estaba haciendo violaba el Código. No tenía idea de que estaba haciendo algo indebido. ¿Me pueden hacer responsable aunque no estuviera al tanto de dicha regla?

Tengo un problema: creo que un colega está haciendo algo que viola el Código, pero tengo miedo de decírselo a mi gerente porque el gerente y mi colega son amigos. También me preocupa que mis colegas me tachen de “informante”. ¿Qué debo hacer?

Se espera que usted lea, comprenda y respete todos los principios incluidos en el Código y en todas las políticas de la Empresa. Cada vez que encuentre algo en el Código o en una política que le parezca poco claro o difícil de cumplir, debe pedir consejo a un gerente, al área de Cumplimiento, área Legal o Recursos Humanos. Nuestra reputación de integridad es nuestro activo más valioso. Para proteger ese activo, es fundamental que respete los principios establecidos en el Código y en las políticas.

Usted tiene la obligación de expresar su inquietud si está al tanto de una violación del Código. Nuestros accionistas esperan, y tienen el derecho de hacerlo, que administremos su compañía de forma ética, pero a veces es adecuado expresarla a otra persona que no sea su gerente. Por este motivo, ponemos a su disposición múltiples canales de comunicación. Puede hablar en carácter confidencial con el área de Cumplimiento, área Legal o Recursos Humanos. También puede hacer una llamada confidencial (o enviar un mensaje confidencial por Internet) a nuestra Línea de Ética y Cumplimiento. Encontrará instrucciones para usar la Línea en www.compliance.mmc.com o www.EthicsComplianceLine.com. com. Si lo desea, puede llamar o enviar un mensaje a la Línea en forma anónima (excepto en unos pocos países cuyas leyes no permiten el anonimato). Recuerde: la Empresa no tolerará represalias de ningún tipo contra ningún colega que exprese una inquietud de buena fe.

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Creamos confianza con los colegas

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RESPONSABILIDAD El presente Código se aplica a todos los directores, ejecutivos, empleados y empleados temporales de la Empresa y de sus subsidiarias en todo el mundo. Asimismo, exigimos altos niveles de integridad de nuestros agentes, subcontratistas y proveedores. Ningún colega puede utilizar a terceras partes para llevar a cabo acciones prohibidas por este Código. Aquellos colegas que violen la ley, el presente Código o las políticas de la Empresa están sujetos a medidas disciplinarias de acuerdo con la legislación local y los procedimientos internos. Marsh & McLennan Companies dejará de aplicar esta política únicamente si la Empresa lo justifica por alguna circunstancia. Una excepción será concedida únicamente bajo situaciones excepcionales. Únicamente el Comité Directivo de Auditoría de Marsh & McLennan Companies puede aprobar que quede sin efecto el Código de Conducta de la Empresa para los Directores y Altos Ejecutivos. Exenciones a la aplicación de este Código deben de ser comunicadas en forma adecuada según lo dispuesto en las leyes o regulaciones aplicables.

EN CASO DE CONFLICTO DE LEYES Debido a que realizamos actividades en muchos países, las leyes a veces entran en conflicto unas con otras, o con el presente Código o las políticas de la Empresa. Si se encuentra con este tipo de conflicto, consulte al área de Cumplimiento o área Legal antes de decidir cómo proceder.

“TENGA CUIDADO CON” En nuestro trabajo nos encontramos con situaciones difíciles; esto es inevitable. Bajo el título “Tenga cuidado con”, en la mayoría de las secciones del presente Código, encontrará listas de tentaciones, presiones o señales de alarma. Estas cosas con las que debe tener cuidado le advierten los posibles problemas inherentes a las alternativas que enfrenta y marcan la necesidad de comunicar sus inquietudes o pedir consejo. Por ejemplo, tenga cuidado con: • Caer en la tentación de comprometer la integridad a cambio de ganancias. • Presiones para concretar acciones antes de conocer los riesgos que implican o los

requisitos de la ley, el presente Código o las políticas de la Empresa. • Excusas para sacrificar la integridad, como “nuestros competidores lo hacen”. • Suposiciones de que “alguna otra persona” se ocupará del problema o que los directivos

ya están al tanto. Cuando se encuentre con una señal de alarma, no calle: hable con un gerente, o con el área de Cumplimiento o área Legal.

“PARA MÁS INFORMACIÓN” Los colegas pueden visitar la página en Internet The Greater Good para encontrar políticas y material descrito bajo el título “Para aprender más”.

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Creamos confianza haciendo lo correcto

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Los directivos tienen responsabilidades adicionales. Si usted está encargado de otras personas, debe predicar con el ejemplo. Adhiérase a los más altos niveles de conducta y asegúrese de que las normas estén claras para todas las personas que trabajan bajo sus órdenes. Cree un ambiente que propicie la comunicación abierta y honesta. Cumpla un papel activo en comprender los riesgos inherentes al trabajo de sus colegas y ofrezca orientación eficaz cuando sea necesaria.

ASEGÚRESE DE • Comunicar la existencia y el espíritu del presente Código a quienes trabajan bajo sus órdenes y a sus

demás colegas. Tome medidas para asegurarse de que quienes trabajan bajo sus órdenes reciban capacitación sobre las políticas y los procedimientos de la Empresa. • Cumplir un papel activo para garantizar la calidad del producto del trabajo de quienes trabajan bajo

sus órdenes, y la equidad y honestidad de sus comunicaciones con clientes, colegas y otros socios comerciales. • Emplear el cumplimiento del presente Código y las políticas de la Empresa como un factor al evaluar

y recomendar la compensación para quienes trabajan bajo sus órdenes. • Comunicar a las personas que supervisa que su puerta está siempre abierta para que puedan informar

un error o un conflicto de interés, expresar una inquietud, o plantear una elección comercial difícil. Al mismo tiempo, deje en claro que también tienen la libertad de expresar inquietudes mediante otros canales. • Responder en forma rápida y eficaz a las inquietudes que presenten los colegas. • Tomar medidas correctivas inmediatas cuando se descubran errores o conductas inapropiadas. • Notificar al área de Cumplimiento o área Legal cuando encuentre una posible violación de la ley,

al presente Código o las políticas de la Empresa. • Informar adecuadamente a los clientes u otros socios comerciales cuando se cometan errores

o cuando surjan conflictos de interés, previa consulta con un gerente o con el área de Cumplimiento o área Legal.

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Creamos confianza haciendo lo correcto

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Mi supervisora dice que siempre debemos traerle nuestras inquietudes directamente a ella, e insinúa que le “creará problemas” a cualquier persona que “pase por encima de ella”. ¿Está bien que haga eso?

Soy gerente. Si detecto una conducta inapropiada en un área que no está bajo mi responsabilidad, ¿debo comunicarlo?

No. Si no le permite usar otros canales de comunicación, está violando la política de la Empresa. Si bien lo mejor suele ser comunicar un problema primero a su supervisora, a veces puede no ser posible, o puede sentir que no es apropiado. Usted es libre de expresar inquietudes a otro supervisor, o a Cumplimiento, área Legal o Recursos Humanos mediante nuestra Línea de Ética y Cumplimiento. Si su supervisora le aplica medidas disciplinarias, le asigna tareas desagradables o lo trata de manera distinta en cualquier aspecto porque usted decidió expresarse por otro canal, puede estar violando nuestra política de cero represalias y usted debe denunciar dicho comportamiento.

Sí. Los gerentes, al igual que todos los colegas de la Empresa, deben expresar cualquier inquietud acerca de conductas relacionadas con el trabajo que puedan constituir una violación de la ley, el Código o las políticas de la Empresa. Todos los colegas, incluidos los gerentes, pueden comunicar las inquietudes a sus gerentes a cualquier nivel; al área de Cumplimiento, área Legal o Recursos Humanos; o mediante la Línea de Ética y Cumplimiento.

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Creamos confianza con los colegas

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Creamos confianzA CON LOS

colegas

10 Creamos confianza con los clientes

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Creamos confianza con los colegas 11

Tratamos a los demás con respeto Tratamos a los demás como deseamos que nos traten. Marsh & McLennan Companies se compromete a mantener un entorno laboral inclusivo y con igualdad de oportunidades que respete la dignidad de todos los colegas y socios comerciales, sin importar sus orígenes y características personales. El aporte único de cada colega es fundamental para impulsar el éxito de la Empresa en general.

ASEGÚRESE DE • Tratar a los demás con respeto

TENGA CUIDADO CON • Comentarios, bromas o

y profesionalismo. • Fomentar la diversidad en

la contratación y en otras decisiones de empleo.

materiales, incluso mensajes de correo electrónico, que otros puedan considerar ofensivos.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Diversidad en Marsh &

McLennan Companies

• No discriminar a un colega

por cuestiones de raza, color, religión, nacionalidad, edad, discapacidad, servicio militar, estado civil, orientación sexual o cualquier otra característica protegida por la ley o por las políticas de la Empresa. • No acosar sexualmente a

un colega. El acoso sexual incluye insinuaciones sexuales, referencias inapropiadas al sexo, y conductas de tipo sexual. • No agredir verbalmente,

amenazar, hostigar, intimidar ni acosar a un colega.

12 Creamos confianza con los colegas

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Uno de mis colegas envía mensajes de correo electrónico con chistes sexuales y comentarios de burla hacia ciertas nacionalidades. Estos mensajes me incomodan, pero nadie dijo nada al respecto. ¿Qué debo hacer?

Durante un viaje de negocios, un colega me invitó insistentemente a tomar un trago y comentó mi aspecto muchas veces de un modo que me preocupó. ¿Se trata de acoso, dado que no estábamos en la oficina cuando ocurrió?

Debe notificar la situación inmediatamente a un gerente o a Recursos Humanos, ya que el envío de este tipo de chiste puede violar las políticas de la Empresa sobre el uso de correo electrónico y nuestras normas sobre acoso y discriminación. Si no hace nada al respecto, usted podría estar aprobando la discriminación o tolerando creencias que pueden perjudicar seriamente el ambiente de equipo que todos nos esforzamos por crear.

Este tipo de conducta no se tolera en ninguna situación de tipo laboral, incluso en viajes de negocios. Usted debe informar el problema a Recursos Humanos o a un gerente. Si no se siente a gusto haciéndolo, puede decirle a su colega que piensa que sus acciones son inapropiadas e inoportunas.

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Creamos confianza con los clientes 13

Creo que un colega que trabaja cerca de mí está llegando ebrio al trabajo. ¿Qué debo hacer?

Vi a dos empleados de otro sector discutiendo, y uno amenazó al otro con violencia. Un amigo mío de ese sector dice que simplemente así se manejan en su unidad. Me incomoda la idea de hablar, pero la agitación me pareció muy real. ¿Debo denunciar la amenaza o no?

Este puede ser un problema de seguridad, y también es una cuestión de desempeño y reputación. Lo mejor que puede hacer por todos, incluso su colega, es comunicar la inquietud a su supervisor o a Recursos Humanos.

Denuncie la amenaza de inmediato a su supervisor o a Recursos Humanos. Cuando la seguridad está en juego, es mejor pecar de cauteloso.

14 Creamos confianza con los clientes

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Proporcionamos un lugar de trabajo sano y seguro. Marsh & McLennan Companies se compromete a proporcionar un lugar de trabajo sano y seguro para los colegas y quienes visiten nuestras instalaciones. Cada uno de nosotros es responsable de actuar de una manera que nos proteja a nosotros mismos y a los demás.

ASEGÚRESE DE • Respetar las normas y

prácticas de salud y seguridad que corresponden a su trabajo. • No tocar a nadie de manera

violenta o indeseada en el lugar de trabajo o mientras realiza actividades de la Empresa.

TENGA CUIDADO CON • Prácticas o condiciones

PARA MÁS INFORMACIÓN

laborales inseguras, como usar • Política de prevención de la dispositivos de mano mientras violencia en el lugar de trabajo conduce un vehículo. • Seguridad Global de Marsh & • Aplicación laxa de las McLennan Companies normas de seguridad, como procedimientos de entrada a las instalaciones y protocolos de uso de contraseñas.

• Nunca vender, poseer ni

utilizar drogas ilegales en el lugar de trabajo o mientras realiza actividades de la Empresa. • No presentarse al trabajo

o realizar actividades de la Empresa en estado de embriaguez o bajo la influencia de drogas ilegales o alcohol. • Informar de inmediato riesgos

de seguridad y cualquier accidente o lesión en el lugar de trabajo a algún miembro de la dirección, Recursos Humanos o al área de Seguridad Global de Marsh & McLennan Companies.

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Creamos confianza con los colegas 15

Respetamos la privacidad y la información personal. Los colegas depositan su confianza unos en otros. Protegemos la información confidencial de nuestros colegas. Esto incluye información que recolectamos y procesamos, ya sea para Recursos Humanos; para reclutar, remunerar y capacitar a los colegas; para controlar el desempeño individual; para administrar beneficios; o para ofrecer salud y seguridad ocupacional.

ASEGÚRESE DE • Comprender y respetar la ley

TENGA CUIDADO CON • Exposición involuntaria de

y las políticas de la Empresa referidas al uso, a la protección y a la retención de información sobre los colegas. • Averiguar más sobre los tipos

información confidencial sobre un colega en situaciones públicas, por ejemplo durante llamadas telefónicas o mientras trabaja con su computadora portátil.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de información

personal • Política de retención de

registros

de información que reciben mayor protección de la ley y las políticas de la Empresa (como datos personales, números de seguridad social y números de cuentas bancarias) y protegerlos mediante medios adecuados (como el cifrado u otros tipos de accesos limitados). • Consultar al área de

Cumplimiento, Recursos Humanos o área Legal si alguna entidad encargada de imponer el cumplimiento de la ley, entidad reguladora u otra persona ajena a la Empresa solicita información sobre algún colega. • Informar de inmediato a un

gerente cualquier pérdida o divulgación involuntaria de información sobre un colega.

16 Creamos confianza con los colegas

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Mi mejor amiga casualmente trabaja en el departamento de nómina de la Empresa y tiene acceso a los datos de los empleados. Estoy organizando una fiesta y quiero enviarles invitaciones a varios colegas a sus casas. ¿Le puedo pedir que me dé sus direcciones?

No; se trata de una violación a la privacidad que pueda llevar a medidas disciplinarias contra usted y su amiga. Debe buscar las direcciones en Internet o pedírselas directamente a sus colegas.

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Creamos confianza con los colegas 17

Creamos confianzA CON LOS

clientes

18 Creamos confianza con los clientes

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Jane Ball London, U.K. Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza con los clientes 19

Tratamos a los clientes de manera justa Somos honestos y profesionales. Tratamos a los clientes de manera justa. Trabajamos para comprender y satisfacer las necesidades comerciales de nuestros clientes, siempre respetando nuestras propias normas éticas. Decimos la verdad sobre nuestros servicios, capacidades y compensación. No hacemos promesas que no podamos cumplir. En pocas palabras, tratamos a nuestros clientes como deseamos que nos traten.

ASEGÚRESE DE

• Cumplir con todas las leyes

y requerimientos legales aplicables con su trabajo.

• Tratar a cada cliente de

manera justa y honesta.

• Nunca acepte la solicitud de

un cliente de hacer algo ilegal o poco ético. Si no está seguro sobre el curso de acción correcto, consulte a un gerente, al área de Cumplimiento o área Legal.

• Documentar los términos de las

relaciones y los compromisos con los clientes de acuerdo con los procedimientos de su Empresa Operadora. • Desarrollar y entregar

productos y servicios de acuerdo con los procedimientos de su Empresa Operadora, incluidas las revisiones adecuadas para garantizar una alta calidad.

TENGA CUIDADO CON • Cualquier solicitud de un

empleado de un cliente que beneficie personalmente al empleado en lugar de al cliente mismo.

• Comunicar rápidamente a un

gerente o al área Legal cualquier inquietud sobre un posible error, • Cualquier solicitud de un omisión, entrega fuera de plazo cliente que no sea claramente o defecto de calidad. legal y que pueda perjudicar la reputación de la Empresa. • Informar al área Legal los reclamos y demandas legales efectivas o posibles, y errores u omisiones, mediante el formulario “Informe a Abogados” de su Empresa Operadora.

• Cualquier pedido de un

cliente o tercero de compartir los ingresos si eso viola las legislaciones o normas locales. • Comentarios de los clientes

que podrían ser considerados ofensivos o irrespetuosos por otros.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Cómo informar reclamos y

posibles errores y omisiones • Política de conflictos de interés

comerciales • Política de regalos y

entretenimiento • Política de divulgación y

compensación de seguros

• Presiones de colegas o

gerentes para evadir las normas de calidad o entrega.

• Normas Profesionales de la

Empresa Operadora

• Caer en la tentación de decir a

• Comunicar rápidamente

a un gerente y al área de Cumplimiento cualquier conflicto de interés entre clientes, o entre un cliente y la Empresa. 20 Creamos confianza con los clientes

los clientes lo que usted piensa que desean escuchar, en lugar de la verdad. Si una situación no es clara, presente al cliente una descripción justa y precisa como base para las decisiones. Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Uno de mis clientes me pide que haga algo que está muy fuera del alcance de nuestro acuerdo de negocios. Es un cliente importante, y quiero mantenerlo contento. ¿Qué debo hacer?

Tengo un plazo muy corto para entregar un informe a un cliente. El informe incluye algunos datos que recolectamos. Revisé la mayor parte, y parece que está bien. ¿Puedo suponer que el resto está bien para poder cumplir con el plazo?

Los cambios significativos en el alcance del trabajo deben ser documentados y aprobados por el cliente. Por supuesto, si la solicitud tiene que ver con algo ilegal o improcedente, no debe ayudar aunque lo “mantenga contento”.

Su reputación y la nuestra están vinculadas con todo lo que entregamos a los clientes. Cuando usted les informa a los clientes que los datos que les entrega son precisos, debe estar seguro de que es así. De lo contrario, puede perjudicarse y perjudicar también a la Empresa.

Descubrí que cometí un error cuando le facturé mi tiempo a un cliente. El error tiene poca importancia, considerando el alcance del proyecto, y vamos a quedar mal si lo señalo. ¿Puedo simplemente ajustar las facturaciones futuras?

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Debe notificar al Departamento de Finanzas y al cliente, y acordar cómo corregir el error. Esto es lo correcto y lo que corresponde según las políticas de la Empresa, y en realidad puede acrecentar la confianza gracias Creamos confianza con los clientes 21 a su honestidad.

Mi cliente me pidió información acerca de uno de sus competidores, que casualmente también es cliente de la Empresa. ¿Qué le debo decir?

Esta mañana pasé por el escritorio de una colega. Ella estaba reunida en la sala de conferencias, pero había dejado a la vista en el escritorio información altamente confidencial sobre uno de sus clientes. No es la primera vez que lo hace. ¿Qué debo hacer?

Debe decirle de manera amable pero firme que no podemos revelar nada sobre un cliente a otro cliente. Cuidado con la tentación de hablar sobre cosas que cree que son conocidas en general. Póngase en el lugar del otro cliente de la Empresa, y pregúntese si podría forjar una relación de confianza con ese cliente si se enterara de que usted habló de sus negocios con un competidor.

Debe comunicarle esto a ella o a su supervisor. Proteger la información confidencial es la responsabilidad de todos.

22 Creamos confianza con los clientes

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Protegemos la información de los clientes. Los clientes depositan su confianza en nosotros. Cuando negociamos con un potencial cliente u ofrecemos servicios a nuestros clientes, continuamente nos proporcionan información comercial, registrada, no pública y/o secretos industriales que necesitamos para hacer lo que buscan nuestros clientes. Cuando esto ocurre, mantenemos y protegemos esta información de manera segura, de modo que no se divulgue o utilice de manera inapropiada o poco segura.

ASEGÚRESE DE

• Consultar al área de

las políticas de la Empresa y los acuerdos con los clientes referidos al uso, la protección y la retención de información de los clientes o sobre ellos.

Cumplimiento o área Legal si algún cuerpo encargado de imponer el cumplimiento de la ley, una entidad reguladora u otra persona ajena a la Empresa solicita información sobre un cliente.

• Averiguar más sobre los tipos

• Compartir información sobre

• Comprender y respetar la ley,

de información que reciben mayor protección de la ley y las políticas de la Empresa (como datos personales, números de seguridad social y números de cuentas bancarias) y protegerlos mediante medios adecuados (como el cifrado u otros tipos de accesos limitados). • Utilice y divulgue información

de los clientes únicamente para propósitos legítimos del negocio como lo especifica la política autorizada de la Empresa sobre la Política de información personal.

los clientes dentro de la Empresa únicamente si se ha asegurado de que estará debidamente protegida. • Proteger los activos de

información de acuerdo con nuestra Política del uso aceptable de activos de información, proteger sus contraseñas y viajar únicamente con computadoras portátiles cifradas y otros dispositivos portátiles protegidos con contraseña.

TENGA CUIDADO CON • Solicitudes de clientes de

información sobre otros clientes. • Exposición involuntaria de

información de clientes en situaciones públicas, por ejemplo durante llamadas telefónicas o mientras trabaja con su computadora portátil.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de información

personal • Política de uso aceptable de

activos de información • Política de retención de

registros

• Informar de inmediato todos

los incidentes que impliquen la pérdida, robo, divulgación no autorizada o uso inapropiado de información de un cliente a la mesa de ayuda local de Tecnología de la Información y al área de Cumplimiento.

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Creamos confianza con los clientes 23

Cumplimos con los requisitos especiales de los clientes del gobierno. La Empresa se compromete a satisfacer los diversos requisitos especiales legales, reguladores y contractuales que existen para el trabajo relacionado con el gobierno en todo el mundo. Dichos requisitos pueden estar relacionados con licitaciones, contabilidad, facturación, subcontratación, prácticas de empleo, ejecución de contratos, servicio al cliente, regalos y entretenimiento, y otras cuestiones. Asimismo, la Empresa puede verse legalmente obligada a imponer los mismos requisitos a cualquier agente o subcontratista que convoquemos para asistir en el trabajo.

ASEGÚRESE DE

• Comprender y respetar

las políticas y pautas de la Empresa relacionadas, incluidas las políticas de pagos improcedentes, trabajo con gobiernos y regalos y entretenimiento.

• Determinar en cada caso

si el cliente con el que está trabajando es un organismo de tipo gubernamental. • Obedecer todas las

leyes, reglamentaciones, disposiciones contractuales y otras normas que correspondan a la relación comercial entre la Empresa y cada cliente del gobierno con el que trabaje.

TENGA CUIDADO CON • Empresas como líneas aéreas,

petroleras, instituciones financieras, prestadoras de telecomunicaciones y otras que puedan ser propiedad o estar bajo el control de un gobierno, total o parcialmente, y puedan estar sujetas a normas especiales.

• Comprender las normas sobre

regalos, entretenimiento, viajes y alojamiento de cada cliente del gobierno con el que trabaje, ya que pueden ser distintas de las normas de sus demás clientes.

• La tentación de ofrecer a

un cliente del gobierno entretenimiento que en cualquier otro caso sería razonable –como una comida de negocios– antes de conocer las normas de dicho cliente sobre entretenimiento. Algunos clientes del gobierno tienen normas que prohíben o limitan el entretenimiento.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de pagos

improcedentes • Política de trabajo con

gobiernos • Las leyes, reglamentaciones o

• Comunicar claramente todos

los requisitos especiales de cada cliente del gobierno a todos los colegas, agentes, subcontratistas y otros socios comerciales que participen en el trabajo, y establecer procesos para asegurarse de que cumplan con las normas correspondientes.

24 Creamos confianza con los clientes

normas que rigen la relación de la Empresa con un cliente del gobierno, que a veces no están accesibles de inmediato. Siempre que sea posible, solicite al cliente del gobierno que le informe todos los requisitos de este tipo.

• Política de regalos y

entretenimiento

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Estoy en una reunión con unos clientes del gobierno que se está prolongado más de lo esperado, y perdieron su vuelo de vuelta a su ciudad. No habrá más vuelos en las próximas horas. ¿Puedo invitarlos a cenar, ya que todavía estamos trabajando en las oficinas de la Empresa?

Cuando trabaja con clientes del gobierno, el Código le exige familiarizarse con todas las normas especiales relacionadas con nuestro servicio a dichos clientes. Esto incluye cualquier regla especial que pueda tener el cliente o que exija la ley acerca del ofrecimiento de comidas u otros regalos, entretenimiento u hospitalidad. Si se encuentra en una situación como la de la pregunta y no conoce las normas, pregúntele al cliente directamente si se permite que le ofrezca una comida. En cualquier caso, aplique un criterio razonable. Si decide ofrecer una comida sencilla, informe posteriormente de inmediato a Cumplimiento, de acuerdo con nuestra Política de regalos y entretenimiento.

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Creamos confianza con los clientes 25

Un conocido que trabaja para un competidor me llamó para pedirme que nos encontráramos a tomar un trago y hablar de “oportunidades para apoyarnos mutuamente”. ¿Está bien si voy sólo para escuchar lo que va a decir?

Anteriormente trabajé para un competidor. Los miembros de mi equipo me pidieron que les comente las estrategias de propuesta de mi empresa anterior. ¿Está bien que lo haga?

Antes de aceptar la reunión, debe hablar con el área Legal, que lo puede orientar acerca de las temáticas prohibidas según las leyes sobre la competencia. Si bien a veces los competidores cooperan de maneras que son legales, debe conocer la posibilidad de que el competidor lleve la conversación a cuestiones no permitidas.

Si las estrategias de propuesta no son de dominio público, puede estar divulgando de manera improcedente información registrada y confidencial del competidor. Para poder comprender los límites entre lo que puede y no puede comentar, comuníquese con el área de Cumplimiento, área Legal o Recursos Humanos para hablar del tema.

26 Creamos confianza con los clientes

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Competimos de manera ética Cumplimos con las leyes sobre la competencia. Marsh & McLennan Companies se compromete a competir de manera vigorosa y leal ofreciendo productos y servicios superiores, y no participando en prácticas improcedentes o anticompetitivas. Cumplimos con todas las leyes sobre la competencia, antimonopolio y sobre la obtención de información competitiva en los países donde desarrollamos actividades comerciales.

ASEGÚRESE DE • No participar en

comportamientos anticompetitivos, por ejemplo: - Colusión: se produce cuando las empresas se comunican en secreto o acuerdan el modo en que competirán. Esto puede incluir acuerdos o intercambios de información sobre fijación de precios, plazos, salarios o asignación de clientes o segmentos de mercado. - Licitación fraudulenta: se produce cuando las empresas competidoras manipulan el proceso de licitación para restringir la competencia leal. Esto puede incluir comparar las ofertas, acordar la abstención a una licitación, o presentar intencionalmente ofertas no competitivas. - Vinculación: se produce cuando una empresa con poder de mercado obliga a los clientes a obtener productos o servicios que no desean o necesitan. - Fijación de precios predatorios: se produce cuando una empresa con poder de mercado vende un

producto o servicio por debajo de su costo para eliminar o perjudicar una empresa de la competencia, con el propósito de aumentar los precios una vez que la empresa de la competencia haya sido eliminada o perjudicada. • También se refiere a:

- Participar en discusiones formales o informales con los competidores sobre cualquier asunto sensible, incluidas la compensación que recibimos o la forma en la que hacemos negocios. - Compartir información confidencial de carácter competitivo con algún competidor de la Empresa. - Compartir información confidencial de carácter competitivo con algún competidor de la Empresa. - Coordinar o desalentar la participación en una licitación de un cliente. - Obtener información confidencial de carácter competitivo por medios inapropiados.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

TENGA CUIDADO CON • Tentaciones de participar en

conversaciones informales con los competidores acerca de información confidencial de carácter competitivo. Una conversación puede ser una violación de las leyes sobre la competencia, ya sea formal o informal. • Uso o divulgación de

información no pública acerca de los competidores obtenida de empleados nuevos o postulantes a un empleo. • Participar en el comercio,

la industria o el grupo profesional que se convierte en un foro de acuerdos ilegales o en un inapropiado intertambio de información competitivamente sensible.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política sobre la competencia • Política de conflictos de interés

comerciales

Creamos confianza con los clientes 27

No sobornamos. La influencia improcedente se puede presentar de muchas maneras. Efectivo, regalos, comidas, viajes, entretenimiento, préstamos, donaciones, contribuciones políticas u ofertas de empleo se pueden utilizar de manera inapropiada para intentar influir en decisiones comerciales o acciones gubernamentales. Sin importar la manera, no sobornamos ni utilizamos ningún otro medio para influir inapropiadamente en las decisiones de clientes, clientes potenciales o funcionarios de gobierno. No ofrecemos ni entregamos sobornos directamente ni mediante terceros. No sobornamos siquiera en lugares donde pueda ser una práctica generalmente aceptada, cuando lo hacen los competidores, ni por cualquier otro motivo.

ASEGÚRESE DE

• Nunca modifique o permita

a un colega que cambie el sentido de una operación de tal forma que se altere su naturaleza real, tal como registrar el costo de entretenimiento para un cliente como un “honorario” o un gasto de capacitación.

• No dar, ofrecer ni prometer

nada de valor a un cliente, cliente potencial o funcionario de gobierno a menos que sea legal, razonable y libre de cualquier intención, entendimiento o apariencia de que influirá o podría influir en una decisión comercial o acción gubernamental. • Seguir todos nuestros

procesos rigurosos de debida diligencia cuando nos vinculemos con agentes que nos representen o terceros que nos presenten clientes, y supervisar su actividad durante el término de cualquier acuerdo.

TENGA CUIDADO CON • Solicitudes de pago a un país

o a un tercero no relacionado con una transacción, o de pago en efectivo. • Terceros o agentes que se

consideren valiosos por sus vínculos personales más que por sus servicios, o que soliciten compensación desproporcionada en relación al valor de sus servicios.

• Expresar una inquietud

cada vez que vea una señal de alarma de que un colega, tercero u otro agente de la Empresa puede estar participando en un intento de influir en una decisión de un cliente, cliente potencial o funcionario de gobierno.

• Solicitudes de relacionarse

28 Creamos confianza con los clientes

con terceros o agentes sin un contrato escrito, o sin completar la documentación que requiere el proceso de debida diligencia de la Empresa.

• Requisitos de clientes de

contratar terceros específicos. • Solicitudes por parte de

clientes de favores, como una entrevista laboral para un familiar. • Entretenimiento o comidas

que se puedan considerar extravagantes o inapropiados.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de pagos

improcedentes • Procedimientos y formularios

de la Empresa Operadora para contratar a terceros • Política de regalos y

entretenimiento • Política de trabajo con

gobiernos • Política de donaciones

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Estamos considerando emplear a un empresario destacado como asesor para que nos ayude a abrir un nuevo mercado para nuestros servicios en un país determinado. El agente nos pide un presupuesto de unos cuantos miles de euros para asegurarnos de que todos los funcionarios indicados tengan una buena impresión de nosotros. Dice que así es como se hace negocios en su país. ¿Debo aceptar?

Envié una solicitud de visa a una embajada, pero hace mucho tiempo que no recibo noticias, y ahora tengo que viajar a ese país. Me dijeron que la embajada puede acelerar mi solicitud si le pago una pequeña suma a uno de sus empleados. ¿Puedo hacer el pago?

El gerente de seguros de un cliente de otro país vendrá a mi ciudad durante tres días por una reunión de negocios conmigo y las compañías de seguro del cliente. El gerente me ha pedido que nuestra compañía organice y pague un día de recorrido turístico para él durante su estadía. ¿Es esto algo sobre lo que debo consultar al área de Cumplimiento?

No. Está claro que el agente tiene la intención de efectuar pagos improcedentes que violan el Código y nuestra Política de pagos improcedentes, así como también probablemente la ley. Usted no lo puede permitir, y no puede hacerse el distraído simplemente porque los actos improcedentes serán realizados por un agente en lugar de usted o un colega de la Empresa.

No. El pago es para un individuo y no para la embajada. Se trata de un pago de “facilitación”, que no es aceptable bajo el Código y es ilegal en casi todos los países en los que operamos. Sin embargo, si existe un cargo de aceleración que forma parte de la operación normal de la embajada, y el cargo es para la embajada y no un empleado, puede ser aceptable pagarlo. Consulte al área de Cumplimiento o área Legal.

Sí. Para mantener el correcto balance entre las reuniones de negocio y el entretenimiento generalmente se necesita una completa compresión de las leyes anti-corrupción que se aplican a nuestra Empresa. El área de Cumplimiento puede ayudarle a entender cuáles son los límites para que usted pueda planear una visita para el cliente que mejore su relación y también cumpla con la ley.

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Pondremos en primer lugar los intereses de los clientes cuando los ayudemos a elegir proveedores. Muchas veces los clientes nos piden que los ayudemos a elegir proveedores: algunos de nuestros servicios más importantes tienen que ver con ayudar a nuestros clientes a elegir empresas aseguradoras y reaseguradoras, y proveedores de servicios de inversión para activos de planes de beneficios y pensión. Siempre pondremos en primer lugar los intereses de los clientes cuando los ayudemos a elegir proveedores de cualquier tipo.

ASEGÚRESE DE • Ayudar a los clientes a elegir

proveedores sobre la base de la calidad de sus productos y servicios, y la competitividad de sus precios y otros términos y condiciones. • Ayudar a los clientes a elegir

TENGA CUIDADO CON • Cualquier relación entre la

Empresa y un proveedor, o entre un colega y un proveedor, que se pueda percibir como un conflicto de interés. Si exista alguna relación de este tipo, comuníquese con un gerente.

proveedores idóneos y financieramente responsables, y evitar aquellos proveedores que hayan tenido conductas ilegales o poco éticas, o que puedan dañar la reputación del cliente.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de divulgación y seguros

de compensación • Política de conflictos de interés

comerciales • Procedimientos de la Empresa

Operadora para elegir empresas aseguradoras y reaseguradoras

• Informar a su gerente

cualquier conflicto de interés real o posible, o cualquier relación personal con un proveedor potencial si participa en la elección de proveedores. • Evitar cualquier favor de

un proveedor o proveedor potencial que pueda dar la impresión de que usted obtiene un beneficio personal por la elección del proveedor.

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Empresa

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Conocemos a nuestros socios comerciales Cumplimos con las leyes que regulan el comercio internacional. Marsh & McLennan Companies se compromete a cumplir con las sanciones comerciales, las leyes contra el financiamiento del terrorismo, los controles a las exportaciones y las leyes antiboicot. Entre otras cosas, estas leyes identifican a países, empresas y personas específicos con los cuales no podemos hacer negocios. Dichas leyes son complejas y pueden aplicarse a distintos colegas y distintas geografías de distintas maneras. Si bien no se pretende que usted se convierta en un experto en estas leyes, sí debe conocer la posibilidad de que un cliente, cliente potencial, contratista, proveedor o empresa aseguradora se encuentre en un país sancionado, o sea directamente una empresa o persona sancionada, o pueda estar haciendo negocios en una país sancionado o con un país, empresa o persona sancionado. Su Empresa Operadora cuenta con procedimientos diseñados para ayudarlo a identificar situaciones amparadas por estas leyes, y usted debe conocer y seguir dichos procedimientos. ASEGÚRESE DE • Introducir toda información

necesaria en los sistemas provistos por su Empresa Operadora para integrar, incorporar y gestionar que clientes, proveedores, subcontratistas y terceros no se encuentren en las listas de sanciones antes de comenzar a trabajar en un nuevo tema o vincularse con un nuevo socio comercial. Esta información ingresada en el sistema se compara contra las listas negativas.

TENGA CUIDADO CON • Terceros que actúan en

nombre de países, empresas o personas sancionados. • Cualquier dinero u otros

activos en poder de nuestra Empresa en los que pueda tener participación un país, empresa o persona sancionado.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política sobre cumplimiento de

sanciones comerciales • Política anti-lavado de dinero

• No participar en “facilitación”,

como por ejemplo, ayudar a otra persona a realizar un acto que usted no está autorizado a realizar. Si usted no está legalmente autorizado realizar una acción, también se le prohíbe ayudar a otra persona a realizarla; derivar la oportunidad a otra persona; o aprobar, autorizar u brindar asesoramiento con respecto a la acción. • Solicite la orientación del área

de Cumplimiento o área Legal cuando encuentre un conflicto entre las leyes sobre sanciones de distintos países. 34 Creamos confianza en la Empresa

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Tenemos un importante posible negocio con un cliente nuevo de la industria energética. Es de un país que tiene una reputación de apoyar el terrorismo, y me dijeron que espere para firmar el contrato hasta realizar la debida diligencia de acuerdo con nuestros procedimientos. No me parece muy bueno para los negocios. ¿Qué debería hacer?

Identificar y manejar los riesgos asociados con las transacciones que realiza es una parte fundamental de su trabajo. Los clientes nuevos pueden presentar muchos riesgos, como el riesgo de violar sanciones comerciales internacionales. Aunque pueda llevar más tiempo, a la larga, realizar la debida diligencia en situaciones como esta es la manera correcta de proteger a la Empresa.

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Creamos confianza en la Empresa 35

Uno de mis clientes hizo un cuantioso pago anticipado por un trabajo. Después de hacer una pequeña parte del trabajo, el cliente canceló el proyecto y solicitó que se pagara la devolución a un tercero. ¿Puede estar relacionado con lavado de dinero? ¿Qué debo hacer?

Los sobre-pagos y pagos a terceros pueden ser señales de alarma de posible lavado de dinero. El lavado de dinero implica una serie de transacciones diseñadas para ocultar el origen de los fondos. Esta maniobra puede estar diseñada para que la Empresa le pague a un tercero al que el cliente no desea pagar directamente. Comuníquese con su Encargado de Prevención de Lavado de Dinero designado, con el área de Cumplimiento o área Legal, antes de seguir adelante con la transacción.

36 Creamos confianza en la Empresa

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Trabajamos para prevenir el lavado de dinero y los delitos financieros. Marsh & McLennan Companies se compromete a cumplir con las leyes anti-lavado de dinero. El lavado de dinero es una maniobra diseñada para ocultar el origen o la naturaleza del producto de una actividad criminal. Debe seguir los procedimientos anti-lavado de dinero de su Empresa Operadora, incluidos los procedimientos para conocer al cliente, y las restricciones sobre los métodos de pago. Conozca y esté atento a las señales de alarma de posible lavado de dinero. Si aparece una señal de alarma durante una transacción, antes de proceder hable con su Encargado de Prevención de Lavado de Dinero designado, con un gerente, o con el área de Cumplimiento o área Legal.

ASEGÚRESE DE • Siga los procedimientos de

conocer a sus clientes de la Empresa Operadora. • Seguir los procedimientos

sobre métodos de pago aceptables de su Empresa Operadora, si participa en la recepción o el manejo de fondos. Algunos métodos de pago, como efectivo o cheques de terceros, presentan mayores riesgos de lavado de dinero. • Obedecer las leyes aplicables

sobre la presentación de informes acerca de actividades sospechosas, notificando a un Encargado de Prevención de Lavado de Dinero designado, cualquier actividad que podría ser señal de lavado de dinero. • Nunca avisar o advertir a

un cliente sobre cualquier sospecha de lavado de dinero que pueda tener. En algunos países, esto constituye un delito penal.

TENGA CUIDADO CON • Un cliente o cliente potencial

PARA MÁS INFORMACIÓN

que:

• Política anti-lavado de dinero

- haya sido acusado de delitos financieros o lavado de dinero;

• Política sobre cumplimiento de

sanciones comerciales

- tenga una estructura de propiedad que oculte a los verdaderos dueños; - se niegue a documentar apropiadamente una transacción o relación; o - realice o solicite pagos en efectivo a un tercero o país o de un tercero o país no relacionado con la transacción. • Transacciones que parezcan

no tener un fin comercial o parezcan no guardar relación con la estrategia comercial de esa empresa. • Pagos duplicados o

sobrepagos que no se puedan explicar fácilmente como simples errores.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza en la Empresa 37

Forjamos relaciones sólidas con nuestros proveedores. Vincularnos con proveedores y subcontratistas que ofrezcan un servicio superior con términos razonables es importante para nuestro éxito.

ASEGÚRESE DE

• Alentar a proveedores con

distintos antecedentes a competir por nuestro negocio.

• Elegir a proveedores y

contratistas sobre la base de la calidad de sus productos y servicios, y la competitividad de sus precios y otros términos y condiciones.

TENGA CUIDADO CON • Cualquier relación entre usted

• Elegir a proveedores idóneos y

y un proveedor que se pueda percibir como un conflicto de interés.

financieramente responsables, y evitar aquellos proveedores • Presiones para elegir a un que hayan tenido conductas proveedor que no ofrezca ilegales o poco éticas, o productos, servicios, precios que puedan dañar nuestra o términos competitivos, reputación. simplemente porque también es cliente o cliente potencial • Informar a su gerente de la Empresa. cualquier conflicto de interés real o posible, o cualquier • Prácticas de proveedores relación personal con un que puedan poner en riesgo proveedor potencial si nuestra reputación, como participa en la elección de violaciones a los derechos proveedores. humanos o reglamentaciones ambientales. • Evitar cualquier favor de un proveedor o proveedor potencial que pueda dar la impresión de que usted obtiene un beneficio personal por la elección del proveedor.

38 Creamos confianza en la Empresa

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de relaciones con los

proveedores • Política de regalos y

entretenimiento • Política de cargos de director y

otros cargos en organizaciones ajenas a la Empresa • Política de conflictos de interés

comerciales

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Quien fue mi compañero de cuarto en la universidad fue ascendido a Vicepresidente de una de nuestras empresas proveedoras, y me ofreció que viajemos un fin de semana a Monte Carlo a cargo de su empresa para “ponernos al día” y quizás hablar de la relación entre nuestras empresas. ¿Puedo aceptar?

No. El carácter extravagante del entretenimiento, como mínimo, da la impresión de que usted obtiene un beneficio personal, y se puede interpretar que usted volcará sus decisiones a favor del proveedor. Cualquier beneficio que dé la impresión de una influencia viola nuestra Política de regalos y entretenimiento.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza en la Empresa 39

Manejamos los conflictos de interés con integridad Manejamos los conflictos de interés con equidad e integridad. Dada nuestra amplia base de clientes y diversidad de ofrecimientos comerciales, nos encontraremos con situaciones en las que los intereses de un cliente puedan estar en conflicto con los intereses de otro, o incluso con los intereses de la Empresa. Identificaremos dichas situaciones con celeridad, las resolveremos con integridad y trataremos a nuestros clientes con equidad.

ASEGÚRESE DE

• Obtener la aprobación de

Cumplimiento para la solución propuesta.

• Seguir los procedimientos

de verificación de clientes de su Empresa Operadora introduciendo la información de apertura de cuenta de manera adecuada en el sistema de gestión de clientes, y actualizándola según corresponda. • Identificar rápidamente

posibles conflictos de interés comerciales.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de conflictos de interés

TENGA CUIDADO CON

comerciales

• Situaciones en las que una

oportunidad de ganancias para la Empresa sea perjudicial para un cliente. • Situaciones en las que un

cliente esté en litigio con otro. • Servicios en los que una

• Determinar un curso de

acción adecuado para manejar el conflicto. Las posibles soluciones para un conflicto son:

Empresa Operadora deba investigar a otra empresa de Marsh & McLennan Companies, ofrecer una opinión al respecto o cuestionar su trabajo.

- informar las relaciones a las partes involucradas; - obtener el consentimiento de la parte que se encuentra en riesgo; - establecer barreras para la información (barreras éticas); o - rechazar la actividad en cuestión.

40 Creamos confianza en la Empresa

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Nos contrataron para evaluar una parte de las operaciones de un cliente que emplea a una empresa de Marsh & McLennan Companies como proveedor de servicios clave. Puede ser necesario incluir en nuestro análisis una evaluación del trabajo realizado por nuestra empresa asociada. ¿Qué debemos hacer?

Se trata de un conflicto de interés importante. Trabaje con el área de Cumplimiento y con quienes están a cargo de la relación con el cliente en ambas Empresas Operadoras, para asegurarse de manejar este tema de manera profesional. Como mínimo, deberá informar al cliente que su empresa y la empresa asociada son ambas empresas de Marsh & McLennan Companies.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza con los clientes 41

Mi esposa dirige una consultora de capacitación. ¿Puede presentar una propuesta para ser proveedora de Marsh & McLennan Companies?

Sí, puede presentar una propuesta. Para asegurarse de evitar cualquier conflicto de interés, debe informar esta relación a su gerente, derivar la solicitud a Compras, y abstenerse de participar en el asunto. La acción más importante relacionada con cualquier posible conflicto de interés es revelarlo, para que se pueda manejar adecuadamente.

42 Creamos confianza en la Empresa

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Somos transparentes acerca de posibles conflictos de interés personales. Cada uno de nosotros le debe lealtad a la Empresa y a sus accionistas. Debemos evitar o informar cualquier conflicto de interés entre la Empresa y nosotros. Podemos aceptar cargos de director u otros cargos en empresas u organizaciones fuera de la Empresa únicamente si ello no afectará nuestra capacidad de cumplir con nuestras obligaciones para con Marsh & McLennan Companies.

ASEGÚRESE DE • Evitar conflictos de interés

siempre que sea posible y, si se encuentra frente a un posible conflicto de interés, informar a su gerente, o al área de Cumplimiento o al área Legal.

• Evite cualquier inversión

(mayor al 1% de dicha compañía en acciones) en una compañía que compite o realiza negocios con la Empresa sin aprovación previa por escrito de su supervisor.

TENGA CUIDADO CON

• No realizar ningún trabajo

externo ni aceptar ningún empleo o cargo de liderazgo o de director externo que pueda perjudicar a la Empresa, por ejemplo: - trabajo para un competidor; - trabajo externo que interferiría con su trabajo para la Empresa; o - trabajo externo que pueda resultar vergonzoso para la Empresa. • No buscar oportunidades

comerciales para usted que serían oportunidades adecuadas para la Empresa.

• Conflictos de interés

habituales, tales como: - Proponer a un amigo o familiar como proveedor o contratista, sin informar la relación existente. - Proponer una empresa en la que tiene un interés financiero como proveedor o contratista, sin informar la relación existente.

- Recibir regalos, entretenimiento u otros favores de un proveedor o contratista que puedan dar la impresión de una influencia improcedente.

PARA MÁS INFORMACIÓN

• Política de cargos de director y

otros cargos en organizaciones ajenas a la Empresa • Política de regalos y

entretenimiento • Política de relaciones con los

proveedores • Política de conflictos de interés

comerciales

- Trabajar para un proveedor o cliente. - Permitir que un proveedor o contratista haga un trabajo por usted, con o sin pago.

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Creamos confianza en la Empresa 43

Aplicamos un criterio razonable al dar o aceptar regalos o entretenimiento. En las circunstancias correctas, un regalo sencillo puede ser un agradecimiento amable, o una comida puede ser un entorno adecuado para tener una conversación de negocios que fortalezca la relación con un cliente. No obstante, si no se tiene cuidado, los regalos y el entretenimiento pueden dar la impresión de una influencia improcedente, violar normas del cliente, o incluso violar la ley.

ASEGÚRESE DE • No dar ni aceptar ningún

regalo o entretenimiento a menos que sea legal, razonable y libre de cualquier intención, entendimiento o impresión de que influirá en una decisión comercial.

TENGA CUIDADO CON • Situaciones que puedan resultar

vergonzosas para usted o la Empresa, como entretenimiento en locales orientados hacia el sexo. • Normas o reglas de un cliente

que sean más estrictas de lo normal para su industria.

• No dar, ofrecer ni

prometer ningún regalo o entretenimiento a un funcionario de gobierno sin la aprobación previa del área de Cumplimiento. • Solicitar la orientación del

• Clientes que parezcan ser

de capital privado pero en realidad se consideren organismos gubernamentales.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de regalos y

entretenimiento • Política de relaciones con los

proveedores • Política de pagos

improcedentes • Política de trabajo con el

gobierno

• Regalos, favores o

área de Cumplimiento si tiene alguna duda sobre cualquier aspecto de la Política de regalos y entretenimiento, por ejemplo si no está seguro si está tratando con un funcionario de gobierno, o si no está seguro si un regalo o entretenimiento es legal o razonable.

44 Creamos confianza en la Empresa

entretenimiento que puedan ser razonables para un cliente de capital privado, pero no para un cliente del gobierno.

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Un proveedor me invitó a un torneo de golf para caridad, y mi encargado de Cumplimiento aprobó mi participación. En el torneo, gané un juego de palos de golf por un valor de dos mil dólares ($2.000) en una rifa. ¿Puedo aceptarlo?

He desarrollado una relación estrecha con uno de mis clientes. En Navidad, me gustaría mandarle una canasta de regalo con algunas botellas de buen vino. ¿Está bien que lo haga?

No. Un premio recibido en un concurso o una rifa es un regalo. Un regalo de dos mil dólares ($2.000) se considera extravagante, y aceptarlo violaría nuestra Política de regalos y entretenimiento.

Quizás. En primer lugar, consulte el Código de Conducta de su cliente muchos de nuestros clientes prohíben a sus empleados recibir regalos de valor. Si su regalo es aceptable para el cliente, consulte nuestra Política de regalos y entretenimiento. Bajo nuestra política, cualquier regalo que haga debe tener un valor inferior a $250 dólares, debe ser legal, razonable y libre de cualquier apariencia de influencia. Si tiene alguna duda acerca de alguno de los factores, consulte al área de Cumplimiento o área Legal.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza en la Empresa 45

Estoy al tanto de una novedad importante en nuestros negocios que creo que elevará el valor de las acciones de la Empresa a las nubes. Sé que yo no puedo comprar acciones con esta información, pero le puedo recomendar a un amigo que invierta en nuestra Empresa, ¿verdad?

Descubrí a través de mi trabajo con la Empresa que uno de nuestros clientes está planificando una alianza con una empresa pequeña que cotiza en la bolsa. Parece un momento excelente para invertir en una empresa más pequeña, y no es cliente nuestro. ¿Puedo hacerlo?

No, no puede hacerlo. Es verdad que no puede comprar ni vender acciones de la Empresa con esta información, ya que es “información no pública sustancial”. Comprar o vender acciones de la Empresa mientras tiene en su poder este tipo de información es compraventa con información interna y es ilegal. No obstante, las políticas de la Empresa y la ley también le prohíben recomendar a terceros que compren o vendan acciones de la Empresa sobre la base de este tipo de información, aunque no mencione dicha información cuando haga la recomendación. Esta acción se consideraría una divulgación ilegal y podría significar sanciones civiles y penales para usted y su amigo.

No. Usted tiene en su poder “información no pública sustancial” y no debe usarla para compraventa de valores. Cuando la información sobre la alianza se haga pública, si alguna vez sucede, podrá hacer la compra, pero no antes.

46 Creamos confianza con los clientes

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

No divulgamos información interna ni le sacamos provecho comercial. La información confidencial no se debe usar para beneficio personal. Cada uno de nosotros tiene prohibido comprar o vender valores y “aconsejar” a otros comprar o vender valores de Marsh & McLennan Companies u otras empresas mientras tiene en su poder información sustancial antes de que esté disponible para los inversionistas comunes. La información sustancial es el tipo de información que consideraría un inversionista razonable para decidir comprar o vender un valor. La información sustancial puede estar relacionada con la Empresa, un cliente o un proveedor, y puede incluir noticias sobre el desempeño financiero, planes estratégicos, iniciativas comerciales, fusiones o adquisiciones, litigios o cambios de directivos.

ASEGÚRESE DE • No comprar ni vender valores

de Marsh & McLennan Companies ni cualquier otra empresa cuando tenga en su poder información no pública sustancial sobre Marsh & McLennan Companies o esa empresa. • No comunicar información no

TENGA CUIDADO CON • Solicitudes de amigos o

familiares de información sobre Marsh & McLennan Companies, nuestros clientes o cualquier otra empresa con la que operamos. Incluso las conversaciones informales pueden considerarse una divulgación ilegal de información interna.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de compraventa de

valores por parte de colegas

pública sustancial a ninguna otra persona. • No realizar ventas al

descubierto ni transacciones derivadas relacionadas con valores de Marsh & McLennan Companies. • No comprar ni vender durante

períodos de prohibición si le han notificado que está sujeto a tales restricciones a la compraventa. Si tiene alguna pregunta sobre si una compraventa es apropiada, contacte al área Legal.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza en la Empresa 47

Protegemos los activos y la información de la Empresa Utilizamos los activos de la Empresa con prudencia. Tenemos a nuestro cargo los activos de la Empresa, y somos personalmente responsables por protegerlos y utilizarlos con cuidado. Los activos de la Empresa incluyen fondos, instalaciones, equipos, sistemas informáticos, propiedad intelectual e información confidencial.

ASEGÚRESE DE

• Respetar los derechos de

reproducción (copyrights), marcas comerciales y acuerdos de licencia de terceros cuando trabaje con material impreso o electrónico, software u otros contenidos.

• Utilizar y divulgar información

confidencial exclusivamente con fines comerciales legítimos. • Etiquetar adecuadamente la

información confidencial para indicar cómo se debe manejar, distribuir y desechar cuando corresponda.

• Evitar cualquier uso de los

activos de la Empresa que pueda dañar dichos activos u ocasionar una pérdida para la Empresa.

• Proteger la propiedad

intelectual e información confidencial, compartiéndola exclusivamente con partes autorizadas. • Almacenar o comunicar

información de la Empresa únicamente en los sistemas informáticos de la Empresa o mediante ellos.

confidencial a máquinas de fax o impresoras no supervisadas.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de uso aceptable de

activos de información • Política de retención de

registros

TENGA CUIDADO CON • La divulgación de contraseñas. • Activos de la Empresa que

queden desprotegidos cuando no están en uso. • Comunicaciones o usos

de Internet que puedan introducir virus en los sistemas informáticos de la Empresa o penetrar sus barreras de control de accesos (firewalls).

• Hacer sólo uso personal

ocasional de los sistemas informáticos de la Empresa. • No utilizar los equipos o los

sistemas informáticos de la Empresa para crear, almacenar o enviar contenidos que otros puedan considerar ofensivos.

• Transmisión de información

• Uso de software no aprobado. • Conversaciones sobre

48 Creamos confianza en la Empresa

información confidencial cerca de personas no autorizadas.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Estaba participando en una reunión con varios otros empleados de la Empresa, en un hotel. A la hora del almuerzo, todos dejaron sus computadoras portátiles en la sala de conferencias. A mí me puso nerviosa, pero hice lo mismo. ¿Estuvimos bien?

Recibí una llamada de una persona que dijo ser representante de uno de nuestros socios comerciales. Me preguntó si puedo enviarle algunos detalles del procedimiento de un proyecto en el que estoy trabajando. ¿Qué debo hacer?

No. Las computadoras portátiles y la información que contienen son activos de la Empresa. Las computadoras portátiles deben estar protegidas contra pérdida y robo, y la información debe estar protegida contra la divulgación no autorizada. Usted y sus colegas deberían haber tomado medidas adicionales para proteger las computadoras portátiles, como cerrar la sala de conferencias con llave o llevar las computadoras al almuerzo. Esta es una cuestión recurrente cuando se trabaja fuera de la oficina. Evite dejar computadoras y otros equipos portátiles a la vista en autos no ocupados y habitaciones de hotel. Si es posible, use un compartimiento con llave del auto o la caja de seguridad de la habitación si no puede llevar la computadora con usted.

Debe confirmar que la persona que solicita la información es quien dice ser, y que está autorizado en virtud de nuestro contrato a recibir la información. Si puede confirmarlo, asegúrese de que cada página del documento indique claramente “Confidencial” si contiene información no pública de la Empresa.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza en la Empresa 49

A veces registro las cifras de venta antes de tiempo, o los gastos tarde. No hay problema, ¿verdad? No estoy inventando los números.

Las políticas de la Empresa y la ley nos exigen registrar todas las transacciones fielmente, de manera precisa, y en el momento justo. Si registramos transacciones en un período incorrecto, tergiversamos nuestros resultados financieros.

50 Creamos confianza en la Empresa

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Mantenemos registros comerciales precisos y controles internos adecuados. Marsh & McLennan Companies, una empresa que cotiza en la bolsa, depende de sus registros comerciales completos y precisos para poder cumplir con sus responsabilidades ante los accionistas, clientes, proveedores, reguladores y otros. Creamos registros comerciales — que incluyen registros sobre viajes y entretenimiento, mensajes de correo electrónico, memorandos, presentaciones, informes y registros contables — que sean completos, justos y precisos, y los mantenemos de acuerdo con nuestro sistema de controles internos.

ASEGÚRESE DE • Crear registros contables

y comerciales que reflejen fielmente la realidad del acontecimiento o la transacción subyacente. • Registrar las transacciones

según lo exige nuestro sistema de controles internos. • Redactar clara y

cuidadosamente todas sus comunicaciones comerciales, incluidos los mensajes de correo electrónico. Recuerde que algún día sus comunicaciones pueden convertirse en documentos públicos. • Firme documentos, incluidos

los contratos, únicamente si los ha revisado, si está autorizado para firmarlos, y si cree que la información en ellos es precisa y veraz. • Retener, proteger y desechar

los registros de acuerdo con nuestra Política de retención de registros. Registros sujetos a revisión legal o requerimientos regulatorios pueden estar sujetos a medidas de protección adicional.

• Comprender y cumplir con

los avisos de retención legal y otras solicitudes de preservación de documentos.

TENGA CUIDADO CON

• Destruir, descartar, alterar,

archivar incorrectamente u ocultar registros, ya sea impresos o electrónicos, sujetos a retención legal u otro requisito de conservación similar.

• Estimaciones o suposiciones

que se informen como datos verdaderos. Si incluye estimaciones o suposiciones en registros comerciales, asegurarse de que tales estimaciones o suposiciones estén respaldadas apropiadamente mediante la documentación adecuada.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de retención de

registros • Política de medios sociales

• Exageraciones, lenguaje

despectivo y otras expresiones que se puedan sacar de contexto. • Comunicaciones relacionadas

con su trabajo en blogs o redes sociales. Estas comunicaciones se pueden considerar registros comerciales, y por lo tanto pueden estar sujetas a la Política de retención de registros de la Empresa y otros requisitos.

Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

Creamos confianza en la Empresa 51

Nos comunicamos de manera honesta y profesional con los inversionistas y con el público. Nos comprometemos a comunicarnos de manera honesta, profesional y legal con los inversionistas y con el público. Tenemos cuidado con todas nuestras comunicaciones, ya sean internas o externas, formales o informales.

ASEGÚRESE DE

distribuir cualquier información destinada a un grupo numeroso de empleados. Las comunicaciones destinadas a la distribución entre Empresas requieren la aprobación de Comunicaciones Corporativas.

• Seguir las recomendaciones

del departamento de Recursos Humanos con respecto al acceso a redes sociales y foros electrónicos externos. • No hablar con los medios

sobre temas relacionados con la Empresa sin la autorización previa del departamento de Relaciones con los Medios de su Empresa Operadora o Comunicaciones Corporativas.

TENGA CUIDADO CON

de información • Recomendaciones para relaciones

con los medios • Política de medios sociales

de que habla en nombre de la Empresa en sus comunicaciones personales, incluidos mensajes de correo electrónico, blogs, foros y redes sociales. • Caer en la tentación de usar

su cargo de la Empresa o perteneciente a ella, fuera de su trabajo para la Empresa, por ejemplo en trabajo caritativo o comunitario, sin dejar claro que el uso es exclusivamente para identificación y que usted no representa a la Empresa.

• Recibir la aprobación del

departamento de Relaciones con los medios de su Empresa Operadora o su gerente antes de emitir discursos públicos o escribir artículos para publicaciones profesionales y emitir otras comunicaciones públicas cuando se lo identifica con la Empresa.

• Política de uso aceptable de activos

• Cualquier insinuación

• Remitir las solicitudes de

accionistas o analistas financieros al área de Relaciones con los inversionistas.

PARA MÁS INFORMACIÓN

• Conversaciones con

• Obtener la aprobación

del departamento de Comunicaciones Internas de su Empresa Operadora antes de 52 Creamos confianza en la Empresa

periodistas que le soliciten información sobre la Empresa sin consultar previamente al departamento de Relaciones con los Medios de su Empresa Operadora o Comunicaciones Corporativas.

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Un amigo mío dice que puedo meterme en problemas por publicar cosas sobre la Empresa en mi página de Facebook. Solamente mis “amigos” ven mis publicaciones, y nunca publico nada que tenga que ver con datos financieros, por lo que no creo que esté mal. ¿Quién tiene la razón?

Un periodista del Financial Times se comunicó conmigo y me pidió que le explique la postura de la Empresa con respecto a una determinada legislación. Mi gerente y yo habíamos hablado de la nueva ley esa misma mañana, y estoy bastante familiarizado con el tema. ¿Puedo responder a las preguntas del periodista?

Su amigo está en lo cierto. Facebook es un sitio público, aunque su página personal no lo sea, y cualquier información que pueda afectar la percepción del público de la Empresa o la reputación de la Empresa puede pasar fácil y rápidamente de sus “amigos” a terceros. Debe tener cuidado cuando publique en blogs o redes sociales cualquier cosa relacionada con su empleo en la Empresa.

No. Todas las solicitudes de los medios se deben derivar al departamento de Relaciones con los Medios de su Empresa Operadora, o a Comunicaciones Corporativas de la Empresa, aunque crea que sabe lo que dirán.

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Creamos confianza con los clientes 53

Creamos confianzA EN LAS

comunidades

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Somos buenos ciudadanos corporativos Contribuimos con nuestras comunidades. Nuestra Empresa emplea a más de 50.000 personas que viven en miles de comunidades de más de 100 países. Estamos comprometidos con las comunidades en las que operamos y donde nuestros colegas viven y trabajan. Demostramos nuestra responsabilidad social empresarial mediante donaciones, asistencia gratuita, voluntariado de nuestros empleados, y alianzas con organizaciones cuyos programas y servicios ayudan a comunidades y personas en riesgo. A fin de maximizar el impacto de nuestros aportes, y para asegurarnos de que el dinero destinado verdaderamente marque una diferencia para el bien común, la Empresa cuenta con procesos para proponer y aprobar donaciones y peticiones.

ASEGÚRESE DE • Seguir las políticas de

la Empresa para realizar donaciones. Cada donación debe aprobarse previamente de conformidad con los procedimientos de su Empresa Operadora.

TENGA CUIDADO CON • Solicitudes de clientes de

realizar donaciones para causas de caridad. Estas solicitudes se deben aprobar según los procesos de la Empresa, como cualquier otra donación. Si un cliente le pide una donación de sus propios fondos, consulte a un gerente, al área de Cumplimiento o área Legal.

56 Creamos confianza en las comunidades

PARA MÁS INFORMACIÓN • Responsabilidad social

empresarial • Política de donaciones

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Un colega que está a mi cargo dirige una pequeña organización sin fines de lucro además de cumplir con sus responsabilidades para con la Empresa. He visto que suele usar el teléfono de la oficina para realizar llamadas relacionadas con su organización. ¿Es aceptable?

Como supervisor, usted tiene varias responsabilidades en esta situación. En primer lugar, debe asegurarse de que su colega recibió la aprobación de su cargo en la organización sin fines de lucro de acuerdo con la Política de cargos de director y otros cargos en organizaciones ajenas a la Empresa. En segundo lugar, debe expresar su inquietud si las responsabilidades externas de su colega están interfiriendo con su capacidad de cumplir con sus responsabilidades para con la Empresa. Tercero, le debe recordar a su colega que debe evitar cualquier insinuación de que la Empresa avala su organización sin fines de lucro. Por último, le debe recordar a su colega que debe minimizar el uso personal de los teléfonos y el correo electrónico de la Empresa, incluso para su organización sin fines de lucro.

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Creamos confianza en la Empresa 57

Somos responsables con el medioambiente. Reconocemos nuestra responsabilidad de hacer negocios de una manera que proteja y mejore el medioambiente para las generaciones futuras. Nos comprometemos a trabajar con nuestros clientes y proveedores para fortalecer el liderazgo y la responsabilidad en cuestiones ambientales.

ASEGÚRESE DE • Contribuir para reducir el uso

de energía, haciendo cosas como apagar los equipos electrónicos cuando no están en uso.

TENGA CUIDADO CON • Prácticas comerciales

que constituyan un riesgo ambiental o usen innecesariamente recursos naturales.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Sustentabilidad en Marsh &

McLennan Companies

• Minimizar el uso de productos

de oficina, y usar únicamente lo necesario. • Minimizar la impresión y otros

usos del papel. • Reciclar materiales siempre

que sea posible. • Encontrar oportunidades para

sugerir acciones o prácticas medioambientales positivas para sus clientes.

58 Creamos confianza en las comunidades

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Creamos confianza en la Empresa 59

Soy candidato a un cargo en mi ayuntamiento. Quiero enviar un mensaje de correo electrónico a algunos de mis colegas sobre un evento para recaudar fondos que organizaré el fin de semana. ¿Está bien que lo haga?

No. Si bien el uso ocasional del correo electrónico con fines personales suele estar permitido, se prohíbe usar cualquier propiedad o recurso de la Empresa, incluidas direcciones de correo electrónico, con fines políticos.

60 Creamos confianza en las comunidades

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Actuamos con responsabilidad en el proceso político. Como ciudadano corporativo responsable, Marsh & Lennan puede participar en actividades políticas. Estas actividades cumplirán en todo momento con la legislación local y nacional. En los Estados Unidos, la Empresa tiene un comité de acción política (Marsh & McLennan Companies PAC), que puede hacer contribuciones a candidatos federales, campañas, partidos políticos o comités políticos de ese país.

ASEGÚRESE DE • Recibir la aprobación del

Director Ejecutivo (CEO) de su Empresa Operadora, junto con Relaciones Gubernamentales antes de participar en actividades políticas en nombre de la Empresa. Asimismo, recibir la aprobación del Consejo de Relaciones Gubernamentales antes de hacer contribuciones políticas en nombre de la Empresa.

TENGA CUIDADO CON • Interacciones con funcionarios

de gobierno o reguladores que se puedan interpretar como cabildeo. Toda actividad de cabildeo se debe consultar previamente con Relaciones Gubernamentales.

PARA MÁS INFORMACIÓN • Política de trabajo con

gobiernos • Política de pagos

improcedentes

• Asegurarse de que sus

opiniones y actividades políticas personales no se interpreten como si fueran de la Empresa. • No utilizar recursos o

instalaciones de la Empresa para sus actividades políticas personales. • Comprender las normas que

regulan las contribuciones a nuestro comité de acción política. La Empresa no exige contribución alguna, y se prohíbe cualquier coacción o presión para contribuir.

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Creamos confianza en las comunidades 61

Índice A

F

Acoso 12-13 Acoso sexual 12 Actividades externas 38, 43, 52, 57 Activos de la Empresa 48-49 Agentes 7, 24, 28 Alcohol y drogas 15 Antimonopolio 27 Auditorías 4

Familia 28, 47 Fondos 36-37, 48, 56

B Beneficio personal 31, 38-39, 47

C Clientes del gobierno 24-25 Compensación 8, 20, 27-28, 31 Competencia leal 27 Competidor 7, 22, 26-28, 43 Compraventa con información interna 46 Comunicación con inversores 47, 52 Comunicación de una inquietud 5, 8-9, 28 Comunicaciones 8, 48, 51-52 Comunicaciones comerciales 51 Comunidades III, 56 Conflictos de interés 8, 20, 27, 31, 38, 40, 42-43 Conflictos entre leyes 7 Contabilidad 24, 51 Contribuciones políticas 28, 61 Crímenes financieros 37

R

I Igualdad de oportunidades 12 Información confidencial 16, 22, 47-48 Información interna 47 Información sustancial 47 Integridad III, V, 6-7, 40 Investigaciones 4

L Lavado de dinero 34, 36-37 Leyes de derecho de reproducción (copyright) 48 Leyes sobre la competencia 26-27 Licencia 20 Línea de Ética y Cumplimiento III, 4-6, 9 Lugar de trabajo seguro 15

M Marcas registradas 48 Medioambiente 38, 58 Medios de comunicación social 51-53

O

Regalos 20, 24-25, 28, 38-39, 43-45 Reglamentaciones 4, 20, 24, 38 Relaciones con los clientes 20, 29, 44 Relaciones con los Medios 52-53 Represalias III, 5-6, 9 Reputación III, 4, 6, 14, 20-21, 31, 35, 38, 53 Respeto V, 12, 16, 48 Responsabilidad V, 5, 7 Responsabilidades de los líderes 8 Retención de los registros 16, 23, 48, 51

S Salud 15-16 Sanciones comerciales 34-35, 37 Sobornos 28 Subcontratistas 7, 24, 34, 38

Transacciones en efectivo 28, 37 Transparecia 20, 43

Valores (títulos) 43, 47 Valores III-V Viajes 23-24, 28-29, 51

Oficial del gobierno 28, 44, 61

D Discriminación 13 Diversidad 12, 38 Divulgación 8, 16, 20, 23, 31, 49 Donaciones 28, 56

E Empleo externo 43 Entretenimiento 20, 24-25, 2829, 38-39, 43-45, 51 Exenciones 7

62 Índice

Prevención de la violencia 14-15 Privacidad 16-17 Propiedad intellectual 48 Protección de información de los clientes 23, 48 Protección de información de los empleados 16, 48 Proveedores 7, 31, 34, 38-39, 51, 58

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El presente Código no es un contrato de empleo ni una garantía de empleo futuro. No confiere derechos adicionales a ningún colega, cliente, proveedor, competidor, accionista, ni cualquier otra persona u organización. La Empresa podrá modificar el Código en cualquier momento.

© 2013 by Marsh & McLennan Companies, Inc. Todos los derechos reservados. No se puede reproducir ninguna parte de este libro sin la autorización por escrito del propietario de los derechos de reproducción (copyright). Publicado por primera vez en los Estados Unidos de América por Marsh & McLennan Companies. 1166 Avenue of the Americas New York, NY 10036 212 345 5000 www.mmc.com Para más información, visite www.compliance.mmc.com Para más información, consulte la página www.compliance.mmc.com

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