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ELABORADO Samuel Bernal

TRANSPORTE DE MUESTRAS REVISADO Estrella Martín Mazuelos Julian Coronilla Jaen

PG-IT-02 Página 1 de 9 Edición 2 Fecha: APROBADO Estrella Martín Mazuelos

UNIDAD CLÍNICA DE ENFERMEDADES INFECCIOSAS Y MICROBIOLOGÍA (UCEIM) ([email protected])

TRANSPORTE DE MUESTRAS MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR •

Procedimiento de transporte de muestras intrahospitalario

•

Próxima revisión: 1 año desde su aprobación

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TRANSPORTE DE MUESTRAS

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DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PLAN

Este procedimiento describe el proceso logístico del transporte de muestras desde los diversos puntos de extracción (intra y extrahospitalarios) hasta su recepción en el laboratorio de microbiología.

En el procedimiento general de Toma de Muestras del laboratorio de Microbiología se recogen normas para la correcta recogida y las condiciones de transporte de muestras al laboratorio. Este procedimiento está disponible en todos los centros de extracción a través de la Intranet Corporativa en el apartado de Unidades de Gestión Clínica.

El procedimiento esta basado en las “Directrices para el envío de especímenes a los laboratorios clínicos para el diagnóstico biológico”

Plan de Laboratorios Clínicos y Bancos Biológicos Dirección General de Asistencia Sanitaria Subdirección de Programas y Desarrollo Servicio de Cartera de Servicios Agosto, 2009

Muestras transportadas personalmente al laboratorio

En estos casos se verificará que la muestra está recogida en condiciones adecuadas y que la petición está correctamente cumplimentada.

El personal de recepción de muestras deberá resolver cualquier duda que el usuario plantee (p. Ej. el tiempo de respuesta, la forma de acceder el médico a los resultados, la forma más adecuada para tomar una muestra, etc..).

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Se indicará al usuario, que para la próxima ocasión, no es necesario que se desplace personalmente hasta el laboratorio, pudiendo llevar la muestra a su centro de salud, ya que diariamente nos la traen al laboratorio.

Muestras extrahospitalarias

El laboratorio de microbiología del Hospital de Valme recibe muestras de un total de 24 centros externos (C.P.E y Centros de Salud ó consultorios).

Cada centro externo tiene 2 dispositivos (“neveras”) para el transporte de muestras. Dichos dispositivos están adaptados para cumplir las directrices reglamentarias recogidas en el Plan de laboratorios Clínicos de Andalucía. Cada “nevera” está serigrafiada con el nombre del centro así como con la etiqueta para la designación oficial de transporte SUSTANCIA

BIOLÓGICA, CATEGORÍA B) mostrada a continuación: •

Las neveras son independientes de las del laboratorio de Bioquímica y no se deben introducir muestras que no sean de Microbiología y viceversa.

El transporte lo realiza una empresa adjudicada mediante Concurso Público donde se recogen todas las condiciones que debe cumplir los transportistas para garantizar el transporte correcto de las muestras desde los diferentes centros hasta el laboratorio.

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TRANSPORTE DE MUESTRAS

Los transportistas realizan diariamente varios circuitos ó rutas para optimizar el transporte. Dichos circuitos son:

Día Lunes

Ruta 1

KM

A Arahal-Paradas-Las Beatas-Dos Hermanas-(San Hilario-Montecillos- 112 Doña Mercedes-CPE Santa Ana-Las Portadas)

Martes

B Arahal-Las

Beatas-Dos

Hermanas-(San

Hilario-Montecillos-Doña 100

Mercedes-CPE Santa Ana) Miércoles A Arahal-Paradas-Las Beatas-Dos Hermanas-(San Hilario-Montecillos- 112 Doña Mercedes-CPE Santa Ana-Las Portadas) Jueves

B Arahal-Las

Beatas-Dos

Hermanas-(San

Hilario-Montecillos-Doña 100

Mercedes-CPE Santa Ana) Viernes

A Arahal-Paradas-Las Beatas-Dos Hermanas-(San Hilario-Montecillos- 112 Doña Mercedes-CPE Santa Ana-Las Portadas)

Día

Ruta 2

KM

Lunes

A Lebrija-El Cuervo-Las Cabezas-Los Palacios) 151

Martes

B Lebrija-El Cuervo- Las Cabezas-Los Palacios) 189

Miércoles C Lebrija-El Cuervo-Las Cabezas-Los Palacios

161

Jueves

D Lebrija-El Cuervo-Las Cabezas-Los Palacios- 193

Viernes

B Lebrija-El Cuervo- Las Cabezas-Los Palacios) 189

Día Lunes

Ruta 3

KM

A Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón)- Alcalá (La Oliva-Don 126 Paulino)

Martes

B Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón-Pruna)- Alcalá (La 187 Oliva-Don Paulino)

Miércoles C Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón-Montellano-Coripe)- 183 Alcalá (La Oliva-Don Paulino) Jueves

A Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón)- Alcalá (La Oliva-Don 126 Paulino)

Viernes

D Morón (El Rancho-San Francisco-CPE Morón-Montellano)- Alcalá (La 149 Oliva-Don Paulino)

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Día

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Ruta 4

Lunes

A Mairena-El Viso del Alcor

Martes

A Mairena-El Viso del Alcor

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KM

Miércoles A Mairena-El Viso del Alcor Jueves

A Mairena-El Viso del Alcor

Viernes

A Mairena-El Viso del Alcor

Cada nevera deberá de ir acompañada de una Hoja de Ruta autocopiativa en la que se especifica: Quien Prepara el envío, Quien lo Transporta y Quien y a qué hora se recibe y las incidencias que se hubieran producido durante el transporte. Una copia queda en el centro Externo, otra se la queda el transportista y otra copia queda archivada e el laboratorio.

Procedimiento en el centro de extracción

Todas las muestras deben introducirse en bolsas de plástico (a ser posible transparentes para visualizar posibles derrames) y después introducirla en las neveras de transporte. Los volantes se colocarán (sin doblarse) dentro de un sobre que debe ir cerrado. El sobre debe ir identificado con el nombre del centro de extracción. Este sobre con volantes nunca se introducirá en la misma bolsa que las muestras, y debe ir fuera de la nevera junto con la hoja de ruta. Cada nevera debe transportarse con un bloque térmico congelado en su interior. En cada una de las neveras se incluirá un “datalogger” previamente activado teniendo la precaución de que no esté en contacto con el bloque térmico.

La persona que prepara el envío debe rellenar la parte correspondiente de la hoja de ruta. Es especialmente importante que se rellene el apartado del nombre del centro de extracción ó envío y la fecha, para que en caso de haber alguna incidencia, se pueda resolver con la mayor celeridad posible.

Procedimiento del transportista

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Cuando el transportista acude a un centro de extracción ó envío debe dejar la nevera vacía del día anterior y recoger la nevera llena con las muestras del día.

Procedimiento en el centro de Recepción

Cuando llega el transportista, el personal de recepción de muestras saca de las neveras las bolsas con las muestras y los sobres con los volantes, y rellena la parte correspondiente de la hoja de ruta. También debe descargar los datos del “datalogger” en cualquiera de los 2 ordenadores habilitados para ello.

DESCARGA DE DATOS DE LOS TERMÓMETROS
Abrir el programa antes de que lleguen las neveras
Conectar el termómetro en el puerto USB
Cuando lo detecta picar OK
Download (pantallita del ordenador)
Setup
Send setup
YES Esperar a que esté “ready”. Quitar el termómetro del ordenador y devolverlo a la nevera correspondiente. El transportista debe esperar a que se le dé conformidad para retirar la nevera vacía.

En caso de detectar alguna incidencia (p.ej no viene con bloque térmico o éste no está congelado) se anotará en la hoja de ruta y se le debe comunicar al facultativo responsable de la sección de Siembra y recepción de muestras.

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El personal de Siembra y recepción de muestras a continuación procede a recepcionar las muestras de acuerdo con el PNT (SI-O-01) de Siembra recepción de Muestras.

Muestras Intrahospitalarias

Las muestras intrahospitalarias se pueden transportar personalmente por personal sanitario (facultativo ó no) ó a través del tubo neumático.

Transporte por el tubo neumático

Antes de abrir la “bala” de transporte hay que verificar que no se ha producido ninguna incidencia, p.ej. se ha roto el dispositivo, o se advierte que la muestra transportada está derramada, o está roto el envase.

En caso de detectar alguna incidencia se le comunicará al supervisor para qué tome las medidas que sean oportunas en cada situación.

Muestras Transportadas Personalmente

El laboratorio ha establecido un horario para la recepción de muestras. Fuera de este horario no se recepcionarán muestras. Las muestras urgentes se enviarán al Hospital Virgen del Rocío a través del encargado de turno del hospital. Dicho horario es:

-Días Laborables: de 8:00 a 18:30 -Sábados, Domingos y Festivos: de 8:00 a 14:00

Todos los volantes deben venir identificados mediante una etiqueta en la que se incluya el NUHSA del paciente tanto numéricamente como con código de barras.

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Las muestras se identificarán en origen, es decir, se le colocará la etiqueta con el número de la muestra de código de barra tanto a la muestra como al volante. No colocar nunca la etiqueta con el número que lleva un punto (p.164954.1)

Existe tanto en la Intranet como en la web del Hospital (www.ahvalme.org) un manual de consulta sobre toma de muestras, los recipientes más adecuados, así como la cartera de servicios de microbiología con los tiempos de respuesta.

A ser posible, se utilizará el tubo neumático, salvo para el envío de hemocultivos que se hará siempre un transporte en persona.

En caso de que vayan a transportarse en persona, las muestras deben venir metidas en bolsas de plástico transparentes para visualizar posibles derrames (ref 018487) y después introducirla en las cajas de transporte suministradas.

Con el fin de proteger la privacidad e intimidad de los pacientes, los volantes se colocarán (sin doblarse) dentro de un sobre que debe ir cerrado. El sobre debe ir identificado con el nombre de la planta, consulta, etc... Este sobre con volantes nunca se introducirá en la caja de las muestras, y debe ir fuera de la de la misma.

En los volantes además de la clave del facultativo es obligatorio, reflejar la identificación del personal de enfermería que tome la muestra.

No debe pegarse la muestra al volante (espradrapo, grapas, etc..), ya que al despegarla, el volante se puede deteriorar y puede que el lector automático de volantes no lo identifique, o lo haga mal, con las consecuencias que ello puede acarrear para la seguridad del paciente.

Se comprobará a su recepción que cumplen los requisitos mínimos para ser procesada establecidos en el PNT (SI-O-01) de Siembra recepción de Muestras. En caso contrario no se recepcionará la muestra.

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Muestras enviadas a otros centros

En caso de determinaciones que no estén en la cartera de servicios se envían a otros centros. Hay designado un facultativo de la unidad responsable de los envíos. Siempre se seguirán las normas de envío del centro donde se vayan a realizar dichas determinaciones. El envío se hará a través del encargado de turno del Hospital.