TEMA 5 Toma de inventarios La toma de inventarios en RoCa Retail es a través de los códigos de barra con una colectora o terminal. RoCa Retail necesita de un archivo en formato TXT para cargar el inventario, el orden de los artículos deberá ser uno por cada renglón. Nota: Se puede hacer un inventario en un bloc de notas leyendo con la lectora de códigos, separando cada código de barras por un renglón. Para poder descargar el archivo de la terminal, RoCa Retail cuenta con una herramienta en Inventarios / Leer datos de la terminal portátil o bien se puede utilizar cualquier herramienta como PT COMM. Una vez se tengan los archivos TXT con el inventario, en RoCa Retail abrimos Inventarios – Cargar inventario inicial. Buscar la ubicación del archivo del inventario, seleccionarlo y abrirlo (automáticamente el sistema nos pregunta si existen más archivos de inventario, en caso de necesitarlo podemos agregar más archivos de inventario). Después seleccionamos la lista de precios con la que se trabaja (esta no afecta en nada, se puede dejar en precio al publico) Por último seleccionar que inventario es el que se va a afectar, ya que puede ser un inventario parcial como por ejemplo de solo los modelos leídos, o también un inventario por proveedor para solo afectar al proveedor de los modelos que se leyeron, o bien fue un inventario completo y se afectaran las existencias de todos los modelos.

Diferencias encontradas y errores de la terminal Se abrirán dos ventanas una vez que se apliquen los datos de los archivos del inventario. La primera ventana contiene todos los errores encontrados en los códigos de barras y la segunda es una ventana de las diferencias entre las existencias que marca la terminal con las que se leyeron de los archivos. Si la hoja de errores tiene varios códigos de barras, es necesario corregirlos manualmente directamente en los archivos del inventario (los errores pueden ocasionarlos basura en la terminal o simplemente errores mismos en la terminal, frecuentemente la terminal le un “%” en lugar de un “0”). Podemos exportar a Excel la hoja de errores encontrados y se puede ayudar buscando en el consecutivo de línea, el error para poder corregirlo. Una vez que se tiene corregido los archivos del inventario, se volverá a seguir el procedimiento de carga de inventario, ahora en las dos ventanas que abre el sistema la de errores estará limpia. La ventana de diferencias encontradas nos mostrara en detalle y con totales de que mercancía se tienen diferencias, cuantas unidades marca el sistema, cuantas leyó la terminal, cuántos son los faltantes y cuantos sobrantes. Para poder aplicar inventarios no es necesario que coincidan, lo primero que se tiene que hacer es revisar que no exista mercancía en tránsito y tener lo más actualizada posible la base de datos, ya que las existencias pueden estar en camino. Una de las herramientas que se pueden utilizar para ver donde están las diferencias es el analizar modelo en Inventarios – Analizar modelo – Global (para poder ver el historial de movimientos, como ventas, compras, embarques, etc.) Una vez que se esté de acuerdo con lo leído en la terminal, presionar el botón Aplicar inventario, y enseguida cargara una barra que indica el porcentaje de avance de esta operación.

TEMA 6 Compras En RoCa Retail, existen dos maneras de realizar compras: 1.- Mediante la creación de un pedido y sus recepciones parciales o totales. 2.-Mediante una compra directa, “Recepción de mercancía sin pedido.

Pedidos Para hacer un nuevo pedido, ir a la ubicación Compras – Pedidos – Pedidos y clic en “+” para agregar un pedido nuevo. Después se selecciona la tienda destino, es decir, cuando se hagan las recepciones para este pedido, se agregaran a la tienda que se selecciono. nota: los pedidos y las recepciones de pedido, se pueden hacer únicamente en la central. Se agregaran los datos del pedido, automáticamente el sistema genera un folio consecutivo (pero este folio se puede modificar al dar de alta una tienda, y eligiendo desde que folio se empiece a trabajar). Los datos para el pedido son: 1.- Referencia (que es un dato de uso interno, puede ser por ejemplo el numero de cotización o cualquier dato de referencia. 2.- Fecha tentativa de entrega. 3.- Fecha límite de entrega (que según la configuración, el sistema sabrá si después de esta fecha puede seguir recibiendo mercancía, la rechaza, o despliega un mensaje avisando que ya se cumplió con esta fecha). 4.- Proveedor (solo se podrá agregar mercancía al pedido del proveedor que se seleccione). 5.-Condiciones de pago (esto es de uso interno). 6.- Por ultimo, se agregaran todos los modelos al pedido (eston deben estar dados de alta anteriormente en el catalogo de modelos).

Para agregar un modelo a un pedido Presionar el botón “+”, se abrirá una ventana para agregar un modelo al pedido. 1.- Seleccionar el modelo (para no tener que buscar y seleccionarlo con clic, se puede posicionar en la lista, escribir el modelo, y la lista ira completando el modelo). La descripción corta se pondrá automáticamente. 2.- Seleccionar la corrida del modelo 3.- Seleccionar el color. 4.- En la parte inferior, según la talla, agregar las unidades para el pedido. Se cuenta con la opción de cambiar el costo del modelo presionando F2 sobre el costo y modificando el valor. De igual manera para el precio al publico, en caso de necesitar hacerlo desde ese momento). 5.- Presionar aceptar y del modelo, en la corrida y color seleccionado, se agregaran las unidades al pedido (automáticamente los campos de costo, unidades y precio se estarán actualizando mientras que se agreguen los modelos del pedido). Una vez que se tenga el pedido, presionar el botón Aceptar (el sistema desplegara un aviso de confirmación, porque después de aceptarlo, no hay forma de revertir la operación). Y por último se creara en automático el formato del pedido, con los datos generales.

Ejemplo de un pedido:

Recepción de pedidos Para recibir un pedido, se abre la ubicación, Compras – Pedidos – Recepción de pedidos (Incompleto)

Recepción de mercancía sin pedido Para recibir un pedido, se abre la ubicación, Compras –Recepción de mercancía sin pedido 1.- Se agrega una nueva recepción con el botón “+” 2.- Se selecciona la tienda donde se hizo la recepción (toda la mercancía que se agregue se aumentara directamente al inventario de la tienda seleccionada). 3.- El sistema genera un folio automático para la recepción de la tienda, que es un consecutivo numérico. A diferencia de los pedidos y la recepción de pedidos, en esta parte no existen fechas límite, o tentativa de entrega, si no fecha de recepción. 4.- La referencia, que es de uso interno. 5.- Seleccionar el proveedor (solo se puede agregar mercancía del proveedor seleccionado). 6.- Se agrega la mercancía presionando el botón “+” a) Buscar el modelo (se puede ir escribiendo el nombre del modelo y automáticamente la descripción corta se irá llenando). b) Seleccionar la corrida, y después el color (por automático se abrirán los campos para llenar el pedido, según las tallas). c) Llenar el pedido con el número de unidades por talla, para el modelo corrida y color seleccionado y después presionar Aceptar. 7.- Agregar todos los modelos necesarios para la compra y presionar Aceptar. (El sistema abrirá una ventana de confirmación, si se acepta no hay marcha atrás y los modelos serán agregados al inventario). 8.-El sistema pregunta si se desea imprimir las etiquetas de la compra, y si se acepta llenara una forma para imprimir las etiquetas de la compra. 9.- Abrirá un formato del pedido, con todos los datos correspondientes.