Sistemas de Información para la Gestión

UNIDAD 2: RECURSOS DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN Información TEMA 2: Toma de decisiones y sistemas de información

U.N.Sa. – Facultad de Cs.Económicas – SIG 2016

UNIDAD 2: RECURSOS DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN Información 1. La Información: Propiedades de la Información. Sistemas de Información. Bases de Datos. 2. Toma de decisiones y sistemas de información. Sistemas e apoyo a la toma de decisiones. Sistemas de apoyo a ejecutivos y en grupos 3. Bases de datos e información: Entorno tradicional de archivos. Bases de datos y toma de decisiones. 4. Impacto ético, social y legal en la gestión de los sistemas de información. Políticas de Información y aseguramiento de la calidad de datos. Impactos legales en los Sistemas de Información.

BIBLIOGRAFIA GENERAL

Programa Unidad

2

MC

LyL Parte I Cap 4

CyS

P-Presentaciones

Práctica LyL 20-21 LyL 32 – 33 LyL 55 – 56 LyL 74 – 75-76 LyL 101 – 102 LyL 118 – 119-120 LyL 159 – 160 – 161

BIBLIOGRAFIA ESPECIFICA Sistemas de Información Gerencial – Gordon B.Davis / Margrethe H.Olson – McGraw Hill – Capitulos 1 y 2

Arquitectura de Información de una Organización Niveles de Toma de Decisión Procesos Sist.Estratégicos

Estado

Nivel Estratégico Objetivos de largo plazo; recursos; políticas Nivel Gerencial

Procesos

Seguimiento del uso de recursos y del desempeño

Sistemas de Inf.Gerencial

Nivel de Conocimiento

Procesos Sistemas de Gestión del Conocimiento

Proveedores

Evalúa nuevas ideas; conocimiento

Cómo llevar a cabo las tareas específicas

Sistemas Transaccionales

INFRAESTRUCTURA

Ventas y Marketing

Hardware

Producción

Software

Finanzas

Clientes

Nivel Operativo

Procesos

Competidores

Comunidad

Contabilidad

Recursos Humanos

Tecnología de Datos

Comunicaciones

y Alamacenamiento

Y Redes

Fisco

Sistemas de Información

Información Según el Nivel Organizacional Planeación Estratégica: Especificación de la estrategia, objetivos de la organización y la asignación de recursos para su ejecución. Definición de Objetivos, Políticas, Criterios Generales para planear el curso de la Organización Control Administrativo: Asegurar que se obtengan los recursos y se empleen en forma eficaz y eficiente. Adquisición de Recursos, Tácticas para la Adquisición, Localización de Plantas, Nuevos Productos, Establecimiento y Seguimiento de Presupuestos. Control Operativo: Asegurar que las tareas específicas se lleven a cabo de manera eficaz y eficiente. Uso Efectivo de los Recursos para Ejecutar las Operaciones con las Restricciones del Presupuesto. Nivel

Responsabilidad

Requerimientos

Estratégico

Planeación estratégica

Más datos externos y subjetivos

Táctico

Control administrativo

Algunos datos externos y subjetivos

Operacional

Control operativo

Más datos internos y objetivos

Sistemas de Información S.I. para Actividades Administrativas y Funciones Organizacionales

RECURSOS HUMANOS

ALTA GERENCIA

PROCESAMIENTO INFORMACIÓN

FINANZAS Y CONTABILIDAD

SOFTWARE PARA

LOGÍSTICA

FUNCIONES

PROGRAMAS COMUNES

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

SABD

CONTROL ADMINISTRATIVO Y PLANEACIÓN TÁCTICA PLANEAMIENTO OPERACIONAL Y CONTROL

ARCHIVOS EXCLUSIVOS ARCHIVOS DE DATOS COMUNES

BASE DE DATOS

Sistemas de Información

Interrelaciones entre Distintos Tipos de Sistemas Sistema de Soporte Ejecutivo

SSE Sistema de Información Gerencial

Sistema de Apoyo a Decisiones

SIG

SSD

Sistema de Trabajo de Conocimiento

STC

Sistema de Procesam. de Transacciones

SPO

Desarrollo de los Distintos Tipos de Sistemas de Información Perspectiva de los Usuarios

Sistema de Información Gerencial (SIG) Concepto Es un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye en una organización: o Las operaciones, o La administración, y o Las funciones de toma de decisiones

Sistema de Información Gerencial (SIG) Sistema - Usuario Conceptualmente un SIG puede existir sin computadores, pero es la potencia de las computadoras lo que hace factible el SIG.

En el diseño se debe atender a las necesidades del Usuario, sin que el mismo sea experto en computación.

Sistema de Información Gerencial (SIG) Sistema Integrado / Bases de Datos El SIG suministra la base para la integración del procesamiento de información en la organización. Si no existe integración de los procesos las aplicaciones individuales pueden ser inconsistentes e incompatibles.

Podrían darse desarrollos redundantes en aplicaciones separadas, dado que una aplicación puede servir para más de una necesidad. Se requiere una planeación conjunta del SIG. Se deben estandarizar datos y procedimientos, facilitando la auditoría y el control. Separar las aplicaciones de las Bases de Datos.

Sistema de Información Gerencial (SIG) Relación con Otras Disciplinas Contabilidad Financiera:

• Objetivo:

Estados Contables

• Orientada a: Inversionistas • Decisiones:

Administrativas

Contabilidad Gerencial: • Objetivo:

Costos y Presupuestos

• Orientada a: Control Administrativo (Gerentes) • Decisiones:

Gerenciales

Sistema de Información Gerencial (SIG) Relación con Otras Disciplinas Investigación de Operaciones:

Es la aplicación del método científico y de las técnicas de análisis cuantitativo a los problemas administrativos. • Enfasis en enfoques sistémicos para la resolución de problemas • Uso de modelos matemáticos y estadísticos en el análisis • Búsqueda de decisiones óptimas o políticas de optimización

Sistema de Información Gerencial (SIG) Relación con Otras Disciplinas Teoría de la Administración y Organización:

• Teoría del comportamiento de la organización y de las personas en la toma de decisiones • Motivación individual • Procesos en grupo y toma de decisiones en grupo • Técnicas de liderazgo

• Procesos de cambio organizacional • Estructura organizacional y diseño

Sistema de Información Gerencial (SIG) Relación con Otras Disciplinas Computación:

• Algoritmos • Hardware • Software • Estructuras de datos

Sistema de Información Gerencial (SIG) Relación con Otras Disciplinas Los Sistemas de Información no son una extensión de la ciencia de la computación, sino una extensión de la teoría de la administración y de la organización. Los procesos fundamentales de los SI están mas relacionados con los procesos organizacionales y la efectividad organizacional que con los algoritmos computacionales.

Sistemas de Procesamiento de Operaciones (Transaccionales) 

Consiste en un sistema que ejecuta y registra las transacciones ordinarias cotidianas que se requieren para la operación de la empresa.



Son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias.



Simplifican y Agilizan el proceso de las transacciones.



Son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que la organización interactue con ambientes externos.



Debido a que los administradores consultan los datos generados por el SPO para información al minuto acerca de lo que está pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones diarias que estos sistemas funcionen ágilmente y sin interrupción.

Sistemas de Procesamiento de Operaciones     

Nivel operativo Inputs: transacciones, eventos Procesamiento: actualización Outputs: informes detallados, consultas Usuarios: personal de operaciones

Ejemplos de SPO: Marketing / Ventas / Producción / Logística / Contabilidad / Finanzas / Compras / Recursos Humanos. Ej.Universidad: Inscripciones – Inscripción por Materias – Registro de Notas de Examen - Registro de Materias – Préstamo de Libros.

Sistemas de Procesamiento de Operaciones Planificación de Recursos de Empresa (ERP)  Colección de sistemas que integra las distintas

funciones de una organización: administración, finanzas, producción, ventas, recursos humanos, …) en una base de datos única y consistente.

 Actualiza archivos, acelera las acciones, reduce los

costos.

 Este software también provee de herramientas para

analizar datos para planear la producción, pronosticar las ventas, analizar la calidad, …

 Incorpora Controles Operativos para mejorar la

eficiencia de las operaciones

Control Operativo Control Operativo:  Proceso por medio del cual se asegura que las actividades operativas se lleven a cabo en forma efectiva y eficiente  Usa procedimientos y reglas de decisiones preestablecidos.  Gran porcentaje de las decisiones son programables.  Procedimientos muy estables.  Las decisiones operativas y las acciones que resultan de las mismas son de corto plazo.  Las transacciones individuales son importantes.  El soporte de procesamiento para el Control Operacional consta de:   



Procesamiento de Transacciones Procesamiento de Informes Procesamiento de Consultas

La base de datos para el control operacional y para la toma de decisiones operativas contiene datos internos generados a partir de las transacciones.

Control Operativo 

Los datos deben grabarse oportunamente, en lo posible en tiempo real, ya que la disponibilidad de los mismos es determinante para la toma de decisiones en este nivel.

Se debe tratar de automatizar la captura de datos (lectoras de códigos de barra) para minimizar errores de carga. Son importantes los controles de consistencia y congruencia en la carga de datos. Ejemplos de controles operativos: 

Un vendedor de una farmacia ingresa en línea los datos de la receta de un cliente. El sistema consulta el stock y en caso de no haber stock, se aplican reglas de decisión programadas y el sistema muestra en la pantalla medicamentos sustitutos de los que hay stock. Una venta produce una baja de inventario y se emite un documento sobre ella. El programa correspondiente debe analizar el stock disponible y decidir con criterios preestablecidos) si se debe hacer un pedido de compra para reabastecimiento. Si es así, la cantidad del pedido se calcula con un algoritmo apropiado y se emite un documento del pedido. El usuario (analista de inventarios) puede aceptar el pedido como está o ajustar la cantidad del pedido o cancelar la decisión programada. Una regla de decisión programada puede ser la emisión de un informe de medicamentos próximos a vencerse, el cual se produce diariamente sobre los datos de fecha de ingreso al stock de cada partida.

Sistemas de Gestión del Conocimiento  Nivel: Expertos

 Inputs: Especificaciones de Diseño  Procesamiento: Modelado  Outputs: Diseños, Graficos

 Usuarios: Asesores

Técnicos Ejemplo de STC: Terminales de Ingenieria

Sistemas de Gestión del Conocimiento

Sistemas de Calidad  Dirigidos a documentar las Normas, Procedimientos y Descriptivos de Puestos de una organización.  Procesamiento: Actualización de Normas, Procedimientos,

Descripciones de Puestos. Workflow para actualización de documentos.

 Usuarios: Toda la Organización

Sistema de Automatización de Oficinas

 Dirigidos A Una “Oficina Sin Papeles”  Rediseña el Flujo de Trabajo  Software Integrado

Ejemplos de SAO: Presentaciones Gráficas, Hojas de Cálculo, Gestores de Bases de Datos, Procesadores de Textos, Correo Electrónico.

Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.) Los requerimientos de procesamiento para apoyar las actividades de control administrativos son: 

Modelo de Control Administrativo: proceso por medio del cual los directivos de los departamentos/centros de costos o resultado, miden el rendimiento del sector a cargo, deciden sobre operaciones de control, formulan nuevas reglas de decisión a aplicar en las operaciones y asignan recursos.



Usa modelos de análisis para la toma de decisiones.



Pocas decisiones programables.



Las decisiones son de mediano plazo.



Las transacciones individuales no son tan relevantes. Se necesita información resumida que muestre tendencias y explique variaciones de funcionamiento y sugiera las soluciones.

Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.) El proceso para el Control Administrativo requiere las siguientes clases de información:  Funcionamiento planeado (normas, metas, presupuestos)  Desviaciones observadas  Explicación de las desviaciones  Análisis de los posibles cursos de acción (posibles decisiones) La base de datos para el control administrativo consta de dos elementos principales:  Base de datos operacional  Los planes, stándares y presupuestos que definen las expectativas de desempeño.  Pueden incluirse datos externos para benchmarking (índices de costo, participación de mercado, tasas de interés, etc.)

Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.)        

Nivel: Gerencial Inputs: Gran volumen de datos Outputs: Informes Resumidos orientados al control Usuarios: Gerentes Medios Datos: Pasados y Presentes Decisiones: Estructuradas y Semi Estructuradas Orientación: Interna Lento Proceso de Diseño

Ejemplo SIG: Presupuesto Anual

Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.) SPO Procesamiento de Ordenes Archivo de Ordenes

SIG / SIA Datos de Ventas Costo Unitario

Planeamiento de Materiales Maestro de Producción Contabilidad General Movimiento Contables

SIG

INFORME

Cambios de Productos

Gastos Archivos SIG

Datawarehousing Business Inteligence

GERENTES

S.I. para la Planificación Estratégica 

Requiere de información resumida, principalmente externa (perspectivas económicas de la organización, actualidad y perspectiva del medio ambiente político, Competidores, Mercado, Sustitutos, etc.)



Existe dificultad para estandarizar los datos a captar.



Decisiones no programables (no estructuradas).



Las decisiones son de mediano y largo plazo.

Requiere de bases de datos tales como: 

  

Evaluación de capacidades actuales de la organización: se basa en datos internos con base en los requerimientos operativos. Información resumida. Proyecciones de las capacidades futuras: en base al análisis de datos históricos Datos del mercado sobre la industria y los competidores. Bancos de datos públicos sobre la industria, los competidores, la economía nacional, etc.

Actividades que soportan los Distintos Tipos de Sistemas de Información Perspectiva Funcional

Subsistemas de Marketing y Ventas Actividades relacionadas con la promoción y venta de productos Nivel

Funciones

Operativo/Transaccional

 Ordenes de promociones  Ordenes de Venta

Control Operativo

   

Control Administrativo

 Control de ejecución del presupuesto de ventas  Control de participación de mercado  Control de efectividad de promociones

Planeamiento Estratégico

 Consideración de nuevos mercados  Consideración de nuevos productos

Contratación y entrenamiento de la fuerza de ventas Programación diaria de ventas Programación diaria de promociones Análisis rutinario de ventas por región, producto, cliente, etc.

Subsistemas de Producción Ingeniería de productos, instalaciones de producción, operación de plantas, capacitación del personal, control de calidad. Nivel

Funciones

Operativo/Transaccional

 Ordenes de producción  Informes de tiempos / productividad  Informes de Control de calidad

Control Operativo

 Cumplimiento de planes de producción  Rendimiento de líneas  Identificación de cuellos de botella

Control Administrativo

 Informes de productividad  Informes de calidad  Rendimiento de plantas

Planeamiento Estratégico

   

Metodología de producción Alternativas de automatización Apertura de plantas Consideración de nuevos productos

Subsistemas de Logística Compras, Recepción, Control de Inventario, Distribución de Insumos y Productos Terminados Nivel

Funciones

Operativo/Transaccional

   

Control Operativo

 Análisis de productos fuera de stock  Análisis de productos vencidos/ mermas  Eficiencia y eficacia de la flota de distribución

Control Administrativo

   

Planeamiento Estratégico

 Análisis de canales de distribución  Evaluación de conveniencia de producir/comprar  Políticas de compra

Ordenes de compra Recepción de materiales Inventario Permanente Remitos

Análisis de stocks planeados y ejecutados Costos de compra Rotación de productos Prácticas tendientes a la disminución de mermas

Subsistemas de Recursos Humanos Contratación, entrenamiento, seguimiento de personal. Liquidación de haberes. Capacitación. Nivel

Funciones

Operativo/Transaccional

    

Solicitudes de empleo / Descripciones de puestos Especificaciones de entrenamiento Legajos de personal / Escalas salariales Liquidaciones de sueldos (recibos, Registro Unico, etc.) Tarjas

Control Operativo

   

Procedimientos de contratación Procedimientos de inducción, entrenamiento. Modificaciones de convenios colectivos Procedimientos para liquidación de haberes

Control Administrativo

   

Evolución de dotaciones/costo laboral vs.presupuesto Evaluación de clima laboral Programas de incentivo y motivación. Cumplimiento de legislación laboral

Planeamiento Estratégico

 Estrategias de contratación  Políticas de beneficios al personal  Evaluación del mercado laboral interno y externo

Subsistemas de Contabilidad y Finanzas Asegurar el financiamiento adecuado al menor costo: Otorgamiento de crédito a clientes, Captación de fondos, Administración de caja. Clasificación de transacciones financieras y su resumen en informes financieros estándares, Costeo, Presupuestos Nivel

Funciones

Operativo/Transaccional

 Ordenes de pagos / Cheques  Minutas Contables / Conciliaciones de cuentas  Balances

Control Operativo

   

Control Administrativo

 Variaciones de costos  Seguimiento de flujo de caja  Seguimiento de liquidaciones impositivas

Planeamiento Estratégico

 Política de financiamiento  Política de cumplimiento fiscal  Planeamiento de sistemas para contabilidad de costos y presupuestos

Registros de transacciones pendientes de procesar Asientos de ajustes de cuentas Conciliaciones bancarias Cash flow