Unidad didáctica 3

Comunicación escrita

1

Capítulo 1

Comunicación escrita

2

Normas Para que la comunicación de un texto escrito sea eficaz debe cumplir una serie de condiciones que desarrollamos a continuación.

Claridad. Se consigue con un léxico adecuado, esto es, vocabulario de fácil comprensión por parte del receptor y que evite la ambigüedad; también hay que utilizar una sintaxis sencilla, sin excesivas subordinaciones y circunloquios. Mensaje completo. El texto ha de ofrecer toda la información que el lector necesita sin que sea necesario pedir aclaraciones. Para ello es importante saber el nivel de conocimientos del receptor y el contenido de la información que desea. Concisión. El texto debe ser lo más breve posible, suprimiendo frases y palabras innecesarias. Haremos nuestra la máxima de Gracián “Lo bueno si breve, dos veces bueno”. Corrección. Hay que aplicar las normas ortográficas y gramaticales; que en cada párrafo se exprese una sola idea. Consideración. Hay que tener en cuenta las actividades y sentimientos del lector; es mejor utilizar palabras como por favor, gracias … que hacen que el lector sienta que le tenemos en consideración. Sencillez. El lenguaje debe ser directo, sin rodeos ni recursos literarios; hay que procurar no abusar de las construcciones con pasiva o de términos excesivamente complicados o cultos.

Comunicación escrita

3

Estilos Cuando escribimos un documento podemos adoptar distintos estilos de redacción dependiendo del fin que pretendamos con dicho escrito y de la posible reacción del receptor.

Los estilos de redacción más generales son: 1. Estilo positivo Se utiliza en los documentos que pretenden conseguir un sentimiento de agrado o interés en el receptor. Es el estilo utilizado en las peticiones de información, acuses de recibo, pedido… Se pretende la transmisión concreta del contenido, por lo que simplemente se redacta el tema principal; después se detalla todo lo necesario y por último se escribe la despedida. 2. Estilo negativo Se utiliza en los documentos que transmiten una idea no favorable en cuanto a su contenido. Es el estilo utilizado en la denegación a una solicitud de empleo o a una reclamación. Hay que procurar en lo posible que el lenguaje que utilicemos no sea hiriente ni cortante en exceso, puesto que se está comunicando una denegación; se debe apaciguar la reacción negativa que a priori suponemos en el receptor en el momento de leer el documento. Si la actitud negativa del receptor se produce inmediatamente, éste leerá el resto de documento de manera subjetiva e imparcial y mediatizará el contenido. Por lo tanto recomendamos seguir el siguiente proceso: a) Iniciar el documento con una “frase hecha” que simplemente refiera los hechos e implique el interés a seguir leyendo por parte del receptor. b) Aportar datos y razones objetivas que justifiquen el contenido negativo que se transmite preparando de esta forma la actitud del receptor para paliar una reacción excesivamente negativa. c) Exponer el contenido con suavidad y firmeza evitando ambigüedad para no provocar equívocos. d) Finalizar con una frase positiva que deje abierta la posibilidad de una relación futura.

Comunicación escrita

4

Habrá que tener en cuenta que si en alguna ocasión es necesario ser muy rotundo en el rechazo, la redacción del documento debe ser cuidadosamente elaborada para no provocar una reacción brusca en el receptor.

3. Estilo convictivo Se utiliza en documentos que pretenden que el receptor cumpla con unas órdenes o peticiones que le hacemos. Se trata de “vender” la idea del que redacta el documento y se utiliza mucho en textos publicitarios. Se utiliza en solicitudes de colaboración o de trabajo. Fundamentalmente habrá que tener en cuenta: a) Claridad. Contenido comprensible. b) Naturalidad. Utilizando el lenguaje común, no excesivamente culto. c) Concisión. Texto breve, sin dispersiones d) Originalidad. Aportar la marca propia de la empresa. e) Cortesía. Trato cordial

4. Estilo tipificado Es el utilizado en textos relacionados con temas personales que implican a su vez el trato con la empresa. Nos referimos a las invitaciones, felicitaciones, condolencias o recomendaciones. Deberemos adoptar un estilo cortés y sincero, sin excesivos personalismos.

Comunicación escrita

5

Capítulo 2

Comunicación escrita

6

La acentuación Reglas generales Las palabras castellanas se caracterizan por tener un solo acento de intensidad. El acento es la mayor fuerza de voz con la que pronunciamos una sílaba dentro de una palabra. A esa sílaba la conocemos con el nombre de tónica, mientras que al resto de las sílabas, que no poseen acento, las denominamos átonas. Según la colocación del acento, las palabras se dividen en cuatro clases: Agudas: en ellas el acento de intensidad recae en la última sílaba. Llanas: en éstas el acento de intensidad recae sobre la penúltima sílaba. Esdrújulas: el acento de intensidad recae en la antepenúltima sílaba. Sobresdrújula: el acento de intensidad recae en la sílaba anterior a la antepenúltima. Ejemplos: Aguda Llana Esdrújula Sobresdrújula

azul mesa médico cuéntaselo

El acento de intensidad se presenta en la escritura mediante un signo ortográfico que llamamos tilde. Las palabras agudas llevan tilde cuando terminan en vocal, n o s Las palabras llanas llevan tilde cuando no terminan ni en n, ni en s ni en vocal Las palabras esdrújulas siempre debes escribirlas con tilde Ejemplos: Agudas Llanas Esdrújulas

Comunicación escrita

compás, ratón, cantó débil, árbol, lápiz sílaba, esdrújula, corrígelo

7

Diptongos, Triptongos e Hiatos Diptongo: La unión de una vocal débil o cerrada (i, u) y una vocal fuerte o abierta (a, e, o) en una misma sílaba.

Los diptongos se someten a las reglas generales de acentuación, por lo que debes poner tilde en la vocal fuerte siempre que la necesite. Sin embargo, hay una excepción: Las palabras agudas que terminan en -ay,-ey y -oy nunca llevan tilde como en convoy, Paraguay, Carey...

También puedes encontrar dos vocales débiles unidas (fui, huido, jesuita, diluido, juicio...) que generalmente forman un diptongo y se someten a las reglas de acentuación, como en estos casos: casuística (lleva tilde porque es esdrújula), huí y huís (llevan tilde porque son bisílabas y agudas). Triptongo: unión en una misma sílaba de tres vocales. Observando los ejemplos, descubrirás que es necesario poner tilde sobre la vocal fuerte siempre que así lo exijan las reglas de acentuación. Hiato: está formado por dos vocales juntas que no pertenecen a la misma sílaba. Cuando se encuentran una vocal débil y una fuerte y queremos señalar que no constituyen diptongo, sino hiato, ponemos la tilde sobre la vocal cerrada. Si las dos vocales que se encuentran son fuertes o abiertas, forman generalmente un hiato. Ejemplos: Diptongos Triptongos Hiatos

vuelo, guante, junio, gracia, siente, aire, aula, seis, seudónimo, cuota... camión, estáis, salió, cuádrupe, huésped, defienden, secuaz… lidiáis, lidiéis, miau, guay, buey, averigüéis, guau... Marí-a, alegrí-a, rí-o, re-úne, acentú-a… océ-ano, le-an (tilde sólo si la necesitan)

Comunicación escrita

8

OTROS USOS DE LA TILDE Nunca debes monosílabas.

colocar

una

tilde

en

las

palabras

Recuerda que las letras mayúsculas han de llevar tilde si la necesitan. Lo mismo ocurre con los nombres propios, apellidos, nombres de ciudades, etc. La conjunción "o" solo se acentúa cuando la escribimos entre cifras. Las palabras procedentes de idiomas extranjeros pueden escribirse con tilde o sin ella: cualquiera de los dos casos es correcto.

EJEMPLOS fe, sol, pan (salvo algunas excepciones que ya estudiarás en el apartado de la tilde diacrítica) PELUQUERÍA, DELINEACIÓN Ángel, Mérida, García 1ó2 uno o dos París, Berlín, Wágner Paris, Berlin, Wagner

Palabras con doble acentuación Se trata de palabras que se pueden pronunciar de dos formas: etíope íbero cardíaco amoníaco austríaco período maníaco zodíaco

etiope ibero cardiaco amoniaco austriaco periodo maniaco zodiaco

La tilde en las palabras compuestas Las palabras compuestas Cuando encuentres dos palabras unidas, solo debes colocar una tilde. Repasa los siguientes casos: Si es la primera palabra la que lleva tilde, la pierde cuando se une a otra: asimismo, tiovivo. Si es la última palabra la que lleva tilde, debes conservarla: cortafríos. Si ninguna de las dos palabras lleva tilde, debes ponerla si la necesita: sacapuntas. Si las dos llevan tilde, debes poner solo la última: teoricopráctico. Si las palabras están separadas por un guión, debes poner en cada una de ellas tilde si la necesitan: político -económico, físico-químico.

Comunicación escrita

9

Los adverbios terminados en -mente Llevan tilde cuando proceden de un adjetivo que también llevaba tilde. Ejemplos: veloz audaz fácil rápido

velozmente audazmente fácilmente rápidamente

Verbos y pronombres unidos en una palabra Hay dos casos distintos: 1. Verbos que no tienen acento ortográfico y se unen a un pronombre: se someten a las reglas generales de acentuación (lávate, fuímonos, trájome). 2. Verbos que llevan tilde y se unen a un pronombre: debes conservar esa tilde aunque rompa las reglas de acentuación (escribió, escribióle / compró, compróle).

La tilde diacrítica Sirve para distinguir palabras que se escriben igual. Debes estudiarla con detenimiento, pues rompe en muchas ocasiones las normas generales de acentuación. La tilde diacrítica en los monosílabos

EL MAS SE DE TU TE SI MI

CON TILDE Pronombre Él llegó tarde Adverbio de cantidad Quiero más caramelos Verbos saber y ser No lo sé: sé tu mismo Verbo dar Que se lo dé Pronombre personal Tú eres Nombres de planta Me gusta el té Adverbio / pronombre Sí, quiero / tomó todo para sí Pronombre Es para mí

Comunicación escrita

SIN TILDE Determinante artículo El niño llegó tarde Conjunción (equivale a pero) Quise ir, mas no pude Pronombre Se lo di Preposición Es de Pedro Determinante posesivo Tu coche es ese Pronombre Te vi ayer Nota musical / condicional do, re,…si / si lo sé no vengo Nota musical / determinante posesivo Mi, fa / mi coche es este

10

La tilde diacrítica en los interrogativos y los exclamativos Que, cual, cuales, como, donde, cuanto, cuanta, cuantos, cuantas, quien y quienes llevan tilde cuando van colocados entre admiraciones o interrogaciones y cuando poseen sentido interrogativo o exclamativo. Ejemplos: Diga qué desea / ¿qué desea? / ¡qué día hace! Desconozco quiénes vinieron / ¿quiénes vinieron? ¡Quién tuviera tu suerte! La tilde diacrítica de aun SÍ lleva tilde: cuando es adverbio. Lo reconocerás fácilmente si lo cambias por todavía (Aún no puedo ir - Todavía no puedo ir). NO lleva tilde: cuando es una conjunción. Lo puedes sustituir por también, incluso, hasta (Lo haré con tu ayuda y aun sin ella - Lo haré con tu ayuda y también sin ella). Por qué / porque / por que / porqué Tipo de palabra Por qué

Dos palabras: preposición (por) + interrogativo (qué)

Porque

Conjunción

Porqué

Por que

Sustantivo (aguda que termina en vocal) Dos palabras: preposición (por) + relativo (que)

Comunicación escrita

Cuándo lo usamos Al hacer una pregunta Al responder una pregunta Siempre que funciones de sustantivo Siempre que se pueda sustituir por cual

Tilde

Ejemplo

SI

¿Por qué no viniste?

NO

Porque no pude

SI

NO

El porqué del suspenso lo desconozco Es el delito por que (por el cual) lo condenaron

11

Las mayúsculas Las letras mayúsculas no suelen emplearse para escribir palabras o frases enteras, pues se usan para destacar una letra. Ahora bien, si quieres resaltar una palabra o una frase puedes hacerlo con letras mayúsculas. Se escribe con mayúscula la primera letra de: Una palabra que empieza un escrito o que va después de punto Los nombres propios de personas o lugares, apodos, apellidos Los títulos y nombres de dignidad: el Rey, el Duque de Suárez Los tratamientos en abreviatura: Sr., D., Dña., Sra., sin embargo cuando escribas los tratamientos con todas las letras debes utilizar la letra minúscula: usted, don, señor… Los números romanos que utilizamos para nombrar a los reyes, papas, volúmenes de libros… Los nombres y adjetivos que forman parte del título de cualquier obra: El Ingenioso Hidalgo Don Quijote de La Mancha Los nombres de instituciones y lugares públicos: el Museo de Bellas Artes, la Biblioteca Nacional, el Ejército Español, la Diputación Provincial Las palabras que significan poder público o nombres colectivos: Clero, República, Ministro, Juez, Gobierno Después de dos puntos en el saludo de una carta Recuerda que NO se escriben con mayúscula: Los nombres de los días de la semana, ni los meses, ni las estaciones del año, ni las notas musicales. Los nombres de dignidad cuando no están referidos a una persona, sino que se refieren al nombre común: el papa, el rey y el duque están sujetos a morir como lo está el pordiosero.

Comunicación escrita

12

Abreviaturas de Cortesía y Tratamiento afmo. arz. o arzbpo. ato. o atto.

afectísimo arzobispo atento

pbro. o presb. Q.B.S.M. Q.E.S.M.

B.L.M.

besa la mano

Q.E.P.D.

D. D.ª

Don Doña

R. o Rdo. R.I.P.

E.P.D.

en paz descanse excelentísimo Fray ilustre ilustrísimo Jesucristo (madre, madres) religiosas Muy ilustre Señor Nuestro Señor Nuestra Señora obispo

S.E.

presbítero que besa su mano que estrecha su mano que en paz descanse Reverendo (Requiet in pace) Descanse en Paz Su Excelencia

S. o Sn. Smo. Sr. Sra. Srta. S.S.S.

San Santísimo Señor Señora Señorita su seguro servidor

V., Vd. o Ud.

usted

V.E. V.s. VV., Vds o Uds.

Vuestra Excelencia Vuestra Señoría ustedes

Excm0. Fr. Ile. Ilmo. J.C. M. o MM.

M.I.S. N.S. o Ntro.Sr. Na.Sa. o Ntra.Sra.: ob. u obpo. p. o pp.

(padre, padres) religiosos

Abreviaturas Comerciales Admón. bo. co. Cap. cgo. o c/ comp.,Cía. o Ca. cént. o cts. cje. cta. c/c, cta. o cte. ch/ descto. d/f o d/fha. d/v dna. Comunicación escrita

administración beneficio cambio capital cargo compañía céntimos corretaje cuenta cuenta corriente cheque descuento días fecha días vista docena

m/fra. n/fra. m/o. n/o. s/o. m/r. n/r. P/ o p/ pdo. P.A. o p/a. P.O. o p/o. P.P. o p/p. pmo. p.pdo. o ppdo. r/

mi factura nuestra factura mi orden muestra orden su orden mi remesa nuestra remesa pagaré pasado por autorización por orden por poder próximo próximo pasado remesa 13

Ef. a cobrar fra.

efecto a cobrar factura

s/ Sdad. Sdad.

F.C. o f.c.

ferrocarril

S.A.E.

f. a b.

franco a bordo

S. en C.

g/

giro

S.L. o Sdad.Lda.

g.p. o g/p

giro postal

S.E. u O.

Impte.

importe incorporada sociedad, compañía intereses letra

Tm.

sobre sociedad sociedad anónima española sociedad en comandita sociedad limitada salvo error u misión tonelada métrica

V./r.

valor recibido

vto.

vencimiento

p.ej. P.D. Ptas. o ptas. s/c. v.gr. o v.g. virg. o vg., vgs. V.ºB.º

por ejemplo postdata pesetas su casa verbigracia virgen, vírgenes visto bueno

Vda.

viuda

Inc. ints. L/ o l/

Abreviaturas más usuales art. cap. De. etc. o & id. Lic. o Licdo. N.B. O.M. pág.

Comunicación escrita

artículo capítulo doctor etcétera idem licenciado nota bene – nota aclaratoria orden ministerial página

14

La “b” y la “v” Se escriben con la letra “b”: Las palabras que después de “b” llevan otra consonante, p.e.: cerebro, bloque, bravo Las palabras que terminan en “b”, p.e.: baobab, club Los infinitivos de los verbos terminados en “bir” y todos sus tiempos, excepto hervir, servir y vivir El imperfecto de indicativo de los verbos de la 1ª conjugación y también el del verbo ir, p.e.: cantaba, iba Las palabras que empiezan por “al”, excepto altavoz, altivez, alveolo, Álvaro Las palabras que tienen prefijos como “ab-, ob- sub- bi- bis-“ mantienen la “b” del prefijo, p.e.: subjuntivo, bicicleta, obtener, absorber Las palabras que empiezan por “bu-, bur-, bus-, bibl-, abu-“, p.e.: butaca, biblioteca, burla, abusar Las palabras que empiezan por “bien-“ excepto Viena, viento y vientre Las palabras que empiezan por “abo-“, menos avocar, p.e.: abolir Las palabras que terminan en “-bundo, -bunda –probar y –bilidad”, menos civilidad y movilidad Se escriben con la letra “v”: Después de “b y d”, p.e.: subversivo, advertir Las palabras que empiezan por “ad-“, p.e.: adversario Las palabras que terminan en “-venir”, p.e.: intervenir Después de las sílabas “le y di”, menos dibujo, diabólico, disturbio y mandíbula, p.e.: divorcio, leve Las palabras que empiezan por “eva-, eve-, evi- y evo-“, p.e.: evaporar, evento, evitar, evocar Las palabras que empiezan por “vice- y villa-“, menos billar y bíceps, p.e.: vicerrector, villanía

Comunicación escrita

15

Las palabras que empiezan por “lla-, lle-, llo- y llu-“, p.e.: llave, lleva, llovía, lluvia Las palabras que empiezan por “pre-, pri-, pol-“, pero hay excepciones: probar, prebenda, probeta Las palabras que terminan en “-tivo, -tiva y –tivamente”, pe.: pensativo, cautiva, respectivamente Los nombres de los números y de las estaciones del año, p.e.: primavera, nueve, octava Las palabras que terminan en “-ava, -ave, -eva, -eve, -evo, -iva, -ive e –ivo”, p.e.: cóncava, nave, clavo, nieva, llueve, altiva, declive, cautivo; aunque hay muchas excepciones Los tiempos de los verbos que en su infinitivo no llevan ni “b” ni “v”, p.e.: anduve, tuvo

Comunicación escrita

16

La “g” y la “j” Ambas suenan igual cuando después de ellas se coloca una “e” o una “i”, pe.: jinete/gitano, extranjero/general. Sin embargo cuando la “j” va delante de “a”, “o” y “u” nunca se confunde con el sonido de la “g”, p.e.: gato/jaleo, gota/jota. Si aparecen los grupos de letras “gue” o “gui” en una palabra debes pronunciarlos como “ga” o “go”, p.e.: guerra, guitarra. Cuando queremos que suene la “u” colocamos encima de ella una diéresis (¨), pe.: cigüeña, pingüino. Se escribe con “g”: Las palabras que empiezan por “in-“, excepto injerto, injertar Las palabras que empiezan por “gen-“, menos Jenaro y jengibre Las palabras que terminan en “-gen y –gente” Las palabras que empiezan por “ges-“ Las palabras que terminan en “-ger, -gir, -igerar”, hay excepciones: mujer, tejer, crujir, pero si te fijas en los verbos proteger, coger, fingir o regir, descubrirás que para conjugar la primera persona debes cambiar “g” por “j”: protejo, cojo, finjo, fijo Las palabras que tienen los sufijos y/o prefijos: geo, gélico, genario, géneo, pésimo, ginal, genio, gional, gión, gioso, ogía, ígea, ígneo , ígero, ígera, gírico, génico Se escribe con “j”: Las palabras que terminan en “-aje, -eje”, excepto protege Las palabras que terminan en “-jero, -jera y –jería” Las palabras que terminan en “-jear” Todos los tiempos de los verbos que en su infinitivo n tienen ni “g” ni “j”: dije

Comunicación escrita

17

La “h” A pesar de que en español no posee ningún sonido, nunca debes olvidar ponerla. Las reglas que verás a continuación te ayudarán a recordarlo. Escribimos con “h”: Las palabras que empiezan por “hu- + m + vocal”, p.e.: humildad, humillar, humo Las palabras que empiezan por “hue-, hui-, hia-, hie-“, p.e.: hueso, huida, hiato, hierro Las palabras que empiezan por hipopótamo, hidrógeno, hipermercado

“hipo-,

hidra-,

hiper-“,

p.e.:

Las formas he, ha, has y han cuando corresponden al verbo haber

Comunicación escrita

18

Signos de puntuación El punto y coma En oraciones en las que ya hay varias comas. Ejemplo:Salieron a la pista los atletas etiopes, rápidos y bien entrenados; ganaron todas las pruebas. Antes de mas, pero y aunque. Si la oración es corta basta con poner coma, p.e.: Vendrá, pero tarde. Cuando las oraciones no tienen ninguna relación de significado y son extensas. Ejempl Nada se pudo salvar de la catástrofe, no tan siquiera el reloj de pared; nos fuimos de allí rápidamente. El punto Es la mayor pausa que puedes utilizar en un texto. Hay tres tipos de puntos: 1. Seguido: Para separar oraciones con sentido completo. 2. Aparte: Para terminar un párrafo y continuar en otro renglón. 3. Final. Acaba un escrito o una parte importante del texto. Los dos puntos Cuando queremos transcribir palabras textuales y después de las expresiones típicas que inician una carta. En ambos casos iniciaremos con mayúscula después. Cuando escribimos una oración para explicar una afirmación utilizamos también los dos puntos, pero en este caso no iniciamos después con mayúscula. Antes de una enumeración también debemos poner dos puntos. Los puntos suspensivos Si estamos copiando un texto y queremos eliminar algún párrafo debemos poner puntos suspensivos (con tres es suficiente). Cuando queramos dejar una oración incompleta también utilizamos este signo de puntuación. En los diálogos se utilizan los puntos suspensivos para marcar las pausas. Ejemplo: ¿Le diré que ha suspendido? … No tengo valor para hacerlo

Comunicación escrita

19

Interrogación y admiración Sirven para que el lector se dé cuenta de que una determinada oración posee una entonación diferente; por ello no debes olvidar estos signos de admiración e interrogación al principio y al final de las oraciones que las necesite. Paréntesis Se utilizan para hacer una aclaración. Comillas Para distinguir una palabra determinada que, por su significación, la consideramos como especial y su denotación no debe tomarse literalmente. Iniciando y cerrando frases enteras cuando reproducimos textualmente párrafos de un escrito ajeno a nosotros o diálogos dichos por otra persona. En este caso indican que está tomado tal cual del original. Guión En los diálogos para indicar el cambio de interlocutor. En las palabras compuestas, p.e.: teórico-práctico, físico-químico. Su uso más frecuente es el de separar palabras cuando se acaba un renglón. En este caso hay que tener en cuenta: nunca se puede separar un diptongo, p.e.: can-ción y no can-ci-ón nunca se puede dejar sola una vocal ni al final de renglón ni al principio, aun cuando conforme una sílaba independiente.

Comunicación escrita

20

Capítulo 3

Comunicación escrita

21

Cartas comerciales El objetivo de la carta es comunicar un mensaje del que el emisor quiere dejar constancia escrita. Debemos dar una imagen positiva por lo que es muy importante que la presentación sea excelente, ya que la primera impresión cuenta mucho. Tipos de cartas comerciales Por el contenido de las cartas, estas pueden ser: De petición de ofertas De pedidos De acuse de recibo De reclamación Circulares Estructura de la carta 1. Encabezamiento. Coincide con el membrete, normalmente impreso en el papel situado en la parte superior de la hoja. Los datos que deber aparecer son: nombre de la empresa, domicilio, localidad, código postal, teléfono/fax/e-mail, logotipo 2. Destinatario. Han de constar los datos del receptor de la carta. A veces se indica el nombre de la persona o departamento a quien va dirigida la carta con la expresión a la atención de. Normalmente se sitúa a la izquierda del papel, por debajo del membrete y fecha. Si usamos un sobre con ventanilla, habrá que ajustar los datos del destinatario para que se vean a través de ella. 3. Fecha. Situada por debajo del membrete y justificada de márgenes a la derecha o a la izquierda. Se indica la localidad, el día (en cifras), el mes (en letra) y el año (en cifras. 4. Referencia. No tiene que aparecer de forma obligatoria. Estará situada debajo del destinatario y por encima de la línea de saludo o bien debajo de la fecha. 5. Asunto. Se resume en pocas palabras el contenido de la carta. 6. Saludo. Expresión con la que nos dirigimos al destinatario 7. Cuerpo. Parte principal de la carta en la que se desarrolla el contenido 8. Despedida. Conclusión de la carta con expresiones del tipo atentamente, en espera de sus noticias, quedamos a su disposición … Comunicación escrita

22

9. Antefirma y firma. Antes de la rúbrica aparece la antefirma que se compone de: nombre de la empresa, indicación del concepto por el que se firma (por orden – PO-, por ausencia –PA-, por poder –PP-), nombre y apellidos de la persona que firma, cargo que ocupa en la empresa. 10. Anexos y posdatas. Si además de la carta enviamos otro documento, lo indicaremos en el anexo que se sitúa en la parte inferior del escrito. La posdata se utilizará en e caso de haber olvidado algún detalle en la redacción del cuerpo.

Comunicación escrita

23

Capítulo 4

Comunicación escrita

24

Actas En las reuniones colectivas de carácter legal o reglamentario como juntas Generales, reuniones del Consejo de Administración, etc., al término de las mismas, el Secretario procede a la redacción del acta de lo tratado y acordado con indicación marginal de los asistentes. Por precepto legal ciertas actas deben ser transcritas en el libro de este nombre y deben ser firmadas por determinadas personas y aprobadas por los asistentes, cosa que muchas veces se hace en la siguiente reunión para lo cual figura como primer punto del orden del día (Orden del día no es más que la enumeraci6n de los asuntos a tratar en una reunión).

Acta: escrito en el que se reflejan los acuerdos tomados en una reunión y un resumen de las deliberaciones habidas en ella.

El acta debe constar de: Ciudad, fecha, hora y lugar de celebración de la reunión. Número y nombre de los asistentes a la misma, mencionando el cargo que ostentan. Clase de junta de la que se trata y convocatoria ( 1ª o 2ª) en que se celebra. Orden del día previsto de la reunión. Resumen de lo tratado en cada uno de los puntos del orden del día mencionando la persona que participó en el debate, sus sugerencias, diálogos e intervenciones. Acuerdos tomados y resultados de las votaciones. Firmas de los asistentes a las personas autorizadas, que normalmente son el Presidente y el Secretario. Las actas se anotan en el libro de este nombre que es de carácter obligatorio para las sociedades mercantiles. Además de tales sociedades llevan libro de actas las corporaciones, asociaciones, comunidades de propietarios, etc. Las actas se aprueban en la siguiente reunión siendo su lectura y aprobación el requisito previo para el comienzo de la misma, proponiéndose en ese momento aprobación o rechazo. El margen izquierdo suele ser de un tercio; antes se escribían manualmente, aunque hoy la costumbre es realizarlos con soporte informático. Los accionistas se relacionan en dicho margen o justo después de encabezamiento si bien en las sociedades anónimas se hace constar el total de Comunicación escrita

25

accionistas asistentes con el número de acciones de las que son propietarios o que representan. Es obligatorio por ley llevar libro de Actas de las reuniones de la Junta General de Accionistas y del Consejo de Administración de una sociedad.

Comunicación escrita

26

Capítulo 5

Comunicación escrita

27

Informes Informe: redacción ordenada de datos o hechos sobre una actividad o persona concreta, en el cual, además de los datos, se recoge la interpretación que de una situación dada hace el que redacta, con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.

Tres aspectos lo diferencian de otro tipo de escritos: El informe se prepara como respuesta a una solicitud previa Es importante conocer la personalidad del destinatario (conocimientos que tenga sobre el tema, preferencias, necesidades, motivos …) Los informes puedes ser orales o escritos. Estos últimos son más efectivos ya que se pueden leer detenidamente en el momento más oportuno; en cambio, en los orales se puede pasar por alto algún detalle importante. Quien redacta un informe escrito ha de ser veraz y exacto para evitar que la información sea distorsionada Tipos de informes Directos: son los que contiene datos presentados de forma objetiva, sin analizar la situación y sin ningún tipo de comentario. La persona que lo redacta no da sus propias opiniones, ni ofrece conclusiones ni recomendaciones; sirven para completar otros elementos de juicio a la hora de tomar una decisión importante. Analíticos: contienen datos y hechos, pero sujetos a un análisis de la situación, junto con las conclusiones y recomendaciones del redactor; sirven como punto de partida para adoptar una decisión importante de la empresa. Pasos para elaborar un informe 1. Hacer un esquema con los puntos principales 2. Determinar las fuentes de información 3. Recopilar datos 4. Seleccionar lo importante 5. Organizar la información 6. Redactar el informe

Comunicación escrita

28

Antes de preparar un informe, necesitamos saber el motivo de realizarlo, contestándonos a las siguientes preguntas: ¿Qué información deberá contener? ¿Cuáles serán los puntos principales y cuáles los secundarios? ¿Qué vocabulario técnico será necesario utilizar? Normalmente los informes se realizan como consecuencia de tres posibles situaciones: 1. Se necesita una información sobre unos hechos concretos, con el fin de tomar una postura. 2. Aportar puntos de vista, sugerencias, alternativas de solución sobre hechos que de alguna forma pueden ser problemáticos. 3. Se intenta presentar una idea como solución a una necesidad

Partes de un informe 1ª) Introducción Portada

2ª) Texto del informe

3ª) Partes anexas

Introducción Carta de envío (si procede) Índice de contenidos

Cuerpo (texto principal) Conclusiones y recomendaciones

Apéndice (si procede) Bibliografía y fuentes

Resumen Analizamos ahora las más importantes: La portada: Su aspecto es muy importante puesto que es lo primero que el receptor ve y da una impresión sobre el contenido. Debe tener siempre: Título de informe Nombre del autor con su cargo o departamento Fecha de presentación Carta de envío: Su propósito es explicar el contenido del informe y aclarar algún dato del peticionario. Se redacta en el caso de enviar el informe por correo. Índice de contenidos: Desglosa el contenido del informe de forma esquemática.

Comunicación escrita

29

Texto de informe: Cada una de sus partes deberá coincidir con la reflejada en el índice de contenidos. Conclusiones y recomendaciones: Se redactan al final del informe y suponen una síntesis de lo expuesto.

Comunicación escrita

30

Capítulo 6

Comunicación escrita

31

Memorando Tienen similar estructura y función que los memorandums de las comunicaciones internas, y se usan entre empresas de trato muy frecuente, alto grado de confianza y cuando los asuntos de transmitir son sencillos. Su lenguaje es muy conciso y sirve de recordatorio de temas pendientes. Su formato es de cuartilla o media holandesa y su estructura es la misma que la de la carta pero más abreviada. Suele utilizarse en informaciones puntuales, pedidos, formas de pago, precisiones a conversaciones anteriores, etc.

Comunicación escrita

32

Comunicados Forma más usual para transmitir mensajes dentro de la empresa para informar de las más diversas cuestiones. Por ello su forma y composición es muy variable y se adapta a las especiales características del mensaje.

Fundamentalmente consta de tres partes: 1. Encabezamiento. Consta de: Membrete abreviado Departamento origen del comunicado o persona que lo emite. Departamento receptor del mensaje o persona que ha de recibirlo. Referencia. Clave de "Servicio Interno", "Régimen interior" o similares. 2. Contenido. Suele ser muy conciso, con abundantes abreviaturas y sin matices efectivos ya que pretende un mensaje puro y simple que normalmente requiere de una acción de respuesta por parte del receptor. Puede contener además observaciones y sugerencias sobre el propio trabajo. 3. Pie. Supone la firma del remitente o su sección.En ocasiones, junto con el propio comunicado se envía documentación anexa y cuando es preciso un acuse de recibo, el comunicado se acompaña de una copia que debe ser sellada o visada por el receptor.

Comunicación escrita

33

Capítulo 7

Comunicación escrita

34

Albarán Documento que sirve para justificar una salida de géneros del almacén

Generalmente, se extienden por cuadruplicado una copia para la oficina (facturación); otra para el almacén (como justificante de la salida) y las otras dos se envían con el género, debiendo devolver el cliente una firmada. Si el género se entrega directamente, se hace firmar una copia al comprador. Si de cada albarán se hace una factura, no es corriente indicar el precio de los géneros entregados, aunque se hace en algunas ocasiones. Si la costumbre del vendedor es hacer una factura por todos los albaranes de un mismo cliente extendidos durante un determinado período de tiempo (generalmente un mes), deben valorarse los albaranes ya que, como la entrega de la factura se demora, el cliente necesita saber el coste de los géneros que ha comprado. Siendo una de las misiones del albarán o nota de entrega precisamente la de acreditar la entrega de una mercancía, al ir firmado por el receptor de la misma, se utilizan en todos los casos de entregas aunque no sean por ventas, como pueden ser, por ejemplo, máquinas entregadas para demostraciones, para reparaciones, en alquiler etc. A la devolución de la máquina o del género que se trate se anula el albarán firmado o mejor, se hace uno para acreditar la devolución.

Comunicación escrita

35

Factura Documento expresivo de los géneros vendidos o de los servicios prestados y que acredita la compraventa realizada. Su rayado es muy parecido al de los albaranes, si bien en la cabecera suele tener algunos datos más entre los que, normalmente, figura el de la forma de pago. Damos a continuación un modelo de factura del formato corrientemente utilizado en el que pueden verse los datos más frecuentes que contiene. Factura de Repaso Como ya hemos indicado, algunas empresas, especialmente las que por la índole de sus negocios hacen ventas muy frecuentes a sus clientes, utilizan las notas de entrega como si fuesen facturas y periódicamente, en general cada mes, remiten a sus clientes una factura de repaso en la que se relacionan los diferentes albaranes del período. La factura de repaso es la que sirve para determinar la cantidad a girar a cargo del cliente o cobrar del mismo. Art. 157. del Real Decreto 2028/1985 del IVA. Requisitos de las facturas Toda factura y sus copias o matrices contendrán, al menos, los siguientes datos o requisitos: Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas será correlativa. Los sujetos pasivos podrán establecer series diferentes, especialmente si disponen de diversos centros de facturación. Nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal o, en su caso, código de identificación y domicilio del expedidor y del destinatario o, en su caso, localización del establecimiento permanente si se trata de no residentes. Operación sujeta al Impuesto con descripción de los bienes o servicios que constituyan el objeto de la misma. Contraprestación total de la operación y, en su caso, los demás datos necesarios para la determinación de la base imponible. Tipo tributarlo y cuota, salvo lo dispuesto en la letra f) siguiente. Indicación del tipo tributarlo aplicado cuando la cuota se repercuta dentro del precio, o únicamente, la mención de la expresión "IVA." Lugar y fecha de su emisión.

Comunicación escrita

36

Notas de abono De la misma forma que las facturas constituyen las notas de cargo por excelencia, cuando una empresa recibe géneros devueltos o concede alguna rebaja o bonificación a un cliente, debe enviarle una nota de abono especificando motivo y cantidad abonada. Se incluirá el cálculo del IVA. Facturas pro-forma En el comercio internacional hay países que para la concesión de los permisos, exigen del importador que presente anticipadamente una factura de los géneros que desea importar. Esta factura, que la facilita el vendedor, antes de realizarse la venta, recibe el nombre de pro-forma y es igual a las normales pero se hace constar que se trata de un documento pro-forma, que no tiene más valor que el de ser utilizable para los trámites administrativos. Recibo Es un documento, mediante el cual la persona que lo extiende reconoce haber recibido determinada cantidad de otra persona. En nuestro caso, el vendedor reconoce haber recibido del comprador el importe total o parcial de una factura. Lo normal es que los recibos vayan en talonarios y consten de dos partes: matriz y recibo propiamente dicho. La matriz queda en el talonario del expedidor y el recibo se entrega a la persona que ha efectuado el pago. De no constar de dos partes los recibos deben extenderse por duplicado, quedando la copia en poder de la persona que cobra. El recibo debe contener el nombre del que lo extiende, el número de orden, el nombre de la persona que paga, la cantidad pagada (en letras y cifras), la causa del pago, la fecha de expedición y la forma del que cobra.

Comunicación escrita

37

El cheque Documento por el cual se ordena a un banco el pago de una determinada cantidad de dinero a otra persona o a una empresa. Pueden ser: Al portador, cuando su poseedor es el que lo cobra Nominativo, si se indica el nombre y apellidos de la persona que puede cobrarlo. Puede ser una persona física o jurídica Cruzado, al formalizarse con dos barras paralelas, por lo que sólo se puede cobrar mediante ingreso en una cuenta corriente bancaria Conformado, cuando el banco da su aprobación acreditando su validez formal y la existencia de fondos en la cuenta. Se suele utilizar cuando la cantidad a pagar es elevada y el banco, en el reverso del cheque, estampa su conformidad con una determinada cantidad hasta una fecha Como forma de cobro debe agilizarse al máximo para que quede ingresado el dinero en el banco lo más pronto posible. Como forma de pago presenta la ventaja de que no obliga a tener el dinero el día del vencimiento, ya que existe un plazo, llamado de flotación, desde que se entrega o envía el cheque hasta que el vendedor lo cobra. El cheque está regulado en España por la Ley Cambiaria y del Cheque (16-07-85) que incluye los siguientes aspectos básicos: 1) Emisión y forma de cheque, donde se expresa que todo cheque deberá contener: denominación de cheque inserta en el texto; mandato puro y simple de pagar una suma determinada en la moneda pertinente lugar de pago fecha y lugar de la emisión del cheque firma del que expide el cheque, denominado librador 2) Presentación y pago, donde se establecen los siguientes plazos y condiciones: el cheque es pagadero a la vista (en el momento de su presentación). El cheque presentado al pago antes del día indicado como fecha de emisión, es pagadero el día de la presentación Comunicación escrita

38

el cheque emitido y pagadero en España deberá ser presentado a su pago en un plazo de 15 días el cheque emitido en el extranjero y pagadero en España deberá presentarse en un plazo de 20 días si fue emitido en Europa y de 60 días si fue emitido fuera de Europa ni la muerte del librador ni su incapacidad ocurrida después de la emisión, alteran la eficacia del cheque el portador no podrá rechazar un pago parcial, en cuyo caso podrá exigir que este pago se haga constar en el cheque y que se le dé recibo del mismo 3) Acciones en caso de falta de pago, que se podrán ejercitar: por protesto notarial o por una declaración del librado, fechada y escrita en el cheque, con indicación del día de presentación. Se puede reclamar el importe del mismo, intereses, gastos de protesto, un 10% del importe e indemnización por daños y perjuicios.

Comunicación escrita

39

La letra de cambio Documento girado o emitido por el vendedor al cliente o librado para que éste lo abone a su vencimiento, generalmente a través de una entidad bancaria. Se suele utilizar, sobre todo, para situaciones que, por el riesgo que suponen, añaden garantías en su cobro, como por ejemplo clientes dudosos, cantidades muy elevadas, o bien en sectores concretos de la actividad empresarial, como es el caso de las inmobiliarias. En casi ningún caso es aconsejable como forma habitual de cobro o pago dada la dificultad de su manejo. La letra de cambio, al igual que el cheque, queda regulada en nuestro país por la Ley Cambiaria y del Cheque, que incluye los siguientes aspectos de interés: 1) Emisión y forma de la letra de cambio, donde se expresa que toda letra de cambio deberá contener: denominación de letra de cambio inserta en el texto mandato puro y simple de pagar una suma determinada nombre de la persona que ha de pagar, denominada librado indicación del vencimiento lugar en que se ha de efectuar el pago nombre de la persona a quien se ha de hacer el pago o a cuya orden se ha de efectuar fecha y lugar en que la letra se libra firma del que emite la letra, denominado librador.

Comunicación escrita

40

Capítulo 8

Comunicación escrita

41

La comunicación electrónica 1.- Comunicación electrónica como canal de comunicación escrita Hasta hace unos diez años el correo electrónico no se conocía fuera de los círculos técnicos o académicos, pero hoy en día la comunicación interna por este medio está muy extendida no sólo en el ámbito personal sino en el empresarial. En el ambiente laboral, el correo electrónico está tan extendido que amenaza con hacer desaparecer cualquier otra forma de comunicación interna; la razón de esta rapidez de asimilación es obvia: el mismo mensaje se puede enviar a la vez a varias personas y se puede atender el correo electrónico recibido en cualquier parte y a cualquier hora; si a todo esto unimos la inmediatez de la comunicación no es de extrañar que este nuevo canal de comunicación escrita esté desbancando a los métodos tradicionales.

2.- Redacción de mensajes de correo electrónico Ante un mensaje de correo electrónico nos haremos las mismas preguntas que ante cualquier otro tipo de comunicación escrita: ¿Cuál es el motivo de mensaje? ¿Quiénes son los destinatarios? ¿Qué queremos obtener de ellos? No hay que olvidar que el correo electrónico, aunque consigue la inmediatez de la comunicación oral, presenta la permanencia de la comunicación escrita. Esta doble caracterización de ambos tipos de comunicación (oral y escrita) es la que más impone la forma de redactar un mensaje; no hay que escribir nada en un mensaje que no incluiríamos en un memorándum. Dada la facilidad de envío del correo electrónico, resulta fácil caer en la trampa de enviar mensajes sin pararse a pensar si son importantes o no, lo que conlleva mucha pérdida de tiempo tanto del emisor como del receptor. Desde este punto de vista, la “frase de título” es muy importante, pues hará ver al receptor cual es la prioridad en la lectura y respuesta de los correos. La "frase de título" electrónica es la que resume de manera telegráfica el tema y el contenido del mensaje. Una de las grandes ventajas del correo electrónico es la facilidad para enviar un mensaje a varias personas a la vez, aunque dicha ventaja no está exenta de riesgos: no hay que caer en la tentación de enviar mensajes a una Comunicación escrita

42

persona simplemente porque resulte fácil hacerlo. Debemos considerar si todas las personas de nuestra lista de correo necesitan de verdad la información contenida en el mensaje; de este modo lograremos evitar la saturación con mensajes irrelevantes y también evitaremos que nuestro correo se vea saturado con las respuestas. No hay que dar por hecho que el receptor ha leído nuestro mensaje, sobre todo si lo hemos enviado a varias personas. Al igual que nosotros nos saltamos algunos mensajes, debemos pensar que los demás también pueden hacerlo. La mayoría de los programas de correo electrónico nos proporcionan la opción de activar el campo “acuse de recibo” que equivale a la confirmación de que el receptor ha recibido y abierto el mensaje; pero también debemos advertir que existe la opción de desactivar, por parte del receptor, dicho aviso. Si adoptamos la costumbre de enviar los mensajes solamente a las personas interesadas, los receptores de nuestros mensajes harán con nosotros lo mismo, mandarnos mensajes que verdaderamente son importantes desde el punto de vista laboral. Cuando enviamos un mensaje debemos ser muy explícitos en lo que le pedimos al destinatario para que quede claro cual es la respuesta o la acción que esperamos con nuestro mensaje, no hay que dar nada por supuesto. Hay que tener mucho cuidado al enviar gráficos por correo electrónico ya que algunos programas transforman los caracteres gráficos, modificando considerablemente su aspecto. Ejemplo: Imaginemos que somos el vicepresidente de una empresa y que hemos programado una reunión para discutir el aumento de gastos en varios departamentos y el modo de reducirlos. A la reunión deben asistir tres jefes de departament los que tienen exceso de gastos. Otros dos jefes de departamento asistirán para aprender y compartir diferentes modos de reducción de gastos, pero en su caso la asistencia no es obligatoria. El mensaje que podríamos enviar para convocar dicha reunión sería más o menos así: Para: todos los jefes de departamento De: vicepresidente Asunto: reunión para tratar el exceso de gastos Se celebrará una reunión, obligatoria para los jefes de los departamentos A, B y C el 3 de mayo de 10:00 a 12:00 en la Sala de Reuniones para discutir el exceso de gasto observado en esos departamentos. Los demás jefes de departamento pueden asistir a la reunión o enviar a algún representante para compartir ideas que lleven a la reducción de gastos pero en su caso la asistencia no es obligatoria. Se ruega confirmación de la asistencia por correo electrónico. Aunque este mensaje incluye la información necesaria, resulta menos eficaz de lo que podría ser. Empleando un poco más de tiempo se podrían enviar dos Comunicación escrita

43

mensajes por separado a los dos grupos de jefes de departamento. Podrían ser más o menos así: Para: jefes de departamentos A, B y C De: vicepresidente Asunto: reunión obligatoria sobre el exceso de gastos Se ruega confirmación, mediante la respuesta a este mensaje, de la asistencia a la reunión obligatoria para discutir el exceso de gastos en sus departamentos y el modo de reducirlo. Fecha: 3 de mayo Hora: de 10:00 a 12:00 Lugar: Sala de Reuniones

Para: jefes de departamentos D y E De: vicepresidente Asunto: reunión voluntaria sobre reducción de gastos Voy a celebrar una reunión con los jefes de los departamentos A, B y C para discutir los excesivos gastos producidos en sus departamentos y el modo de reducirlos. Puede que encuentren interesante la asistencia a dicha reunión; si es así pueden participar en ella o enviar a algún representante para asistir a última hora de la reunión, momento en que se discutirán los medios para reducir gastos. Los detalles de la reunión son: Fecha: 3 de mayo Hora: de 10:00 a 12:00 Lugar: Sala de Reuniones

Existen varias pautas para responder a un correo electrónico que ahorrarán tiempo y evitarán la saturación del buzón de correo: Sólo hay que responder cuando se necesite una respuesta. Por ejemplo, si nos han enviado una información que vamos a necesitar para un documento en el que estamos trabajando, no será necesario responder al mensaje; el hecho de que esa información aparezca en nuestro documento ya indica que lo hemos recibido y que hemos hecho uso de la información que contenía.

Comunicación escrita

44

Para responder a un correo electrónico del que somos uno de los muchos receptores, no debemos enviar una respuesta a todos los nombres de la lista de correo ya que en muchos casos sólo unos cuantos necesitarán saber la respuesta; al enviar el mensaje sólo a las personas a las que pueda interesar, evitaremos la saturación del buzón de correo. Tras varias idas y venidas de un mensaje, el título ya no hace referencia a la información contenida en el mismo; en ese caso debemos cambiar el título por otro más adecuado. La mayoría de los programas de correo electrónico adjuntan el mensaje original a la respuesta. sin embargo podemos y debemos eliminar las partes del mensaje original que no sean relevantes No podemos dar por hecho que todos los destinatarios recuerdan el mensaje original, por eso, aunque no lo incluyamos íntegro, sí deberemos consignar lo importante Para las respuestas breves debemos usar el enunciarlas, aunque luego las incluyamos en el mensaje.

título

para

3.- Para reducir la saturación en el buzón de correo La mayoría de los elementos vistos hasta ahora hacen referencia a la manera de asegurar que nuestros mensajes no saturen el buzón de correo del receptor. Por desgracia esto no resuelve de forma inmediata el problema de la saturación de nuestro propio buzón de correo. Aunque una gran parte de la saturación sólo se controla cambiando las costumbres de las personas que nos envían mensajes, podemos hacer unas cuantas cosas por nuestra cuenta para “limpiar” nuestro buzón y gestionar nuestro correo electrónico de manera eficaz.

La mejor herramienta para gestionar eficazmente nuestro buzón de correo es ordenar los mensajes entrantes. Esta opción está en la mayoría de los programas de correo electrónico y nos permite: Ordenar los mensajes según su origen. Así podríamos agrupar los mensajes de nuestros superiores por un lado y los de nuestros subordinados por otro; asuntos profesionales y asuntos personales … Ordenar los mensajes según el tema. Si relacionados con dos proyectos o tareas diferentes

nos

envían

mensajes

Copiar los mensajes según su contenido. Comunicación escrita

45

También podemos adoptar las siguientes pautas: Cuando enviamos periódicamente un mensaje a alguien sobre un mismo tema, debemos procurar uniformar los mensajes para que sean reconocibles de inmediato, por ejemplo, en la frase título podríamos adoptar un mismo sistema. Podemos pedir a las personas que nos envían correos electrónicos que nos eliminen de la lista de correo de los mensajes que no resulten relevantes para nuestro trabajo. 4.- Redacción y formas de expresión de los correos electrónicos El correo electrónico se ha convertido en el principal método de comunicación en la mayoría de las oficinas. Esto ha ocasionado no sólo el envío masivo de correos sino también una disminución en el cuidado del estilo y la estructura de esos mensajes, lo que lleva a la proliferación de documentos mal redactados. Normas básicas y fundamentales en la redacción de un correo electrónico: Hay que considerar que no es un chat, que no se trata de una comunicación oral en persona o telefónica, por lo tanto debemos desterrar todas aquellas expresiones propias del lenguaje oral. Deben ser cortos, unos cuantos párrafos como mucho. Si hay que enviar un documento largo, envíelo como “archivo adjunto”. Utilice la línea de “asunto” (subject) para captar la atención y motivar al receptor en su lectura. Utilice una frase corta y concisa que contenga la idea general del contenido del mensaje. En el primer párrafo del mensaje, haga explícito lo que quiere que el receptor sepa o haga como resultado de recibir el mensaje. Evite las oraciones incompletas, así como los términos ambiguos y el lenguaje excesivamente técnico. Recuerde que la gramática, puntuación, estilo, saludos y despedidas son tan importantes como en una comunicación escrita. Nunca escriba todo en mayúsculas. Asegúrese de que su mensaje tenga un estilo y estructura similar al de una carta de negocios. Utilice párrafos cortos, elimine el exceso de palabras y redundancias. La inmediatez del mensaje puede llevarle a contestar demasiado deprisa; haga una pausa para evitar contestar cuando se encuentra de mal humor o apresurado ya que el mensaje quedará por escrito y se podrá leer varias veces y en cualquier momento dotándolo de connotaciones ajenas al momento de la escritura. Comunicación escrita

46

Revise el mensaje con cuidado antes de enviarlo. Recuerde que son permanentes e irrevocables. Cuando escriba a varias personas, considere utilizar el campo CCO (BCC) en lugar de CC. Esto ocultará la lista de receptores.

Comunicación escrita

47

Anexos Modelo de carta de petición de ofertas ALIMENTACIÓN “EL GOLOSO” Plaza del Ayuntamiento, 8 30013 Murcia tfno. 968 121 667 Murcia, 4 de febrero de 2005 PLÁSTICOS DEL MEDITERRÁNEO Calle Los Nietos, 23 Molina del Segura (Murcia) Estimados señores: Nos ponemos en contacto con ustedes para solicitarles información sobre los modelos de bolsas de plástico que producen y las condiciones de venta de las mismas con el fin de realizar próximamente un pedido. Por este motivo agradeceríamos que nos enviasen muestras de todos los modelos, así como sus tarifas. En espera de sus noticias, atentamente, ALIMENTACIÓN “EL GOLOSO” Firma

Luis Chozas Benedí Gerente

Comunicación escrita

48

Modelo de carta circular SONIA PELETEROS Avd. de Levante, 76 46015 Valencia

Valencia, 3 de mayo de 2004

Estimado/a cliente: Nos complace informarle de que recientemente hemos reestructurado y ampliado nuestras instalaciones y contamos con un nuevo local de exposición cuya ubicación es Avda. de la Albufera, 45-47. Con esta reforma disponemos de un amplio local donde podremos atenderle mucho mejor y presentarles las últimas novedades y artículos de piel siempre de la mejor calidad. El teléfono y fax de nuestra nueva sede es el 958 804 567, aunque también, si lo desea, puede visitar nuestra página de Internet, cuya dirección es www.soniapiel.es. En espera de su visita, quedamos a su entera disposición. Sonia Mercadal Alcalde Firma

Comunicación escrita

49

Ejemplo de Acta En Zaragoza a 28 de marzo de 2005 siendo las 11:00, se celebra JUNTA ORDINARIA UNIVERSAL con la asistencia de los socios de la entidad ……………………, con domicilio en la Calle Venecia, 79 de Zaragoza. RELACIÓN DE SOCIOS Dª ………………………….

DNI nº ……………………….

Dª ………………………….

DNI nº ……………………….

Todos ellos acuerdan celebrar la presenta Junta con el siguiente ORDEN DEL DÍA 1. Lectura y aprobación de las Cuentas Anuales del Ejercicio correspondiente a

2004 2. Propuesta y Distribución de Resultados 3. Ruegos y Preguntas

En desarrollo y aprobación de los anteriores puntos previstos en el Orden del Día se procede a hacer constar los siguientes ACUERDOS: 1º Respecto a las Cuentas Anuales del ejercicio correspondiente, éstas arrojan un resultado contable de Ganancias, según la Cuenta de Resultados del ejercicio, por un importe que asciende a 2543.45 euros, (dos mil quinientos cuarenta y tres euros con cuarenta y cinco céntimos). 2º Dado el Resultado positivo contable de este Ejercicio la distribución de beneficios, según decisión de los asistentes, será la siguiente: reparto directamente proporcional a la cuata aportada para la fundación de la entidad, y que se recoge en los Estatutos de la misma. 3º Entre los socios se debate la política de gestión de la empresa decidiéndose por unanimidad el mantenimiento del actual criterio. Los anteriores acuerdos son aprobados por unanimidad de todos los socios asistentes a esta Junta que a efecto proceden a la firma de la presente Acta. EL PRESIDENTE

Comunicación escrita

EL SECRETARIO

50