Administración y Gestión financiera

Universidad Católica del Trópico Seco Estelí Pbro. Francisco Luis Espinoza Pineda Dios-Hombre-Ciencia

Asignatura Administración y Gestión financiera

UNIDAD I

LA ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA AGROPECUARIA Facultad de Ciencias Agropecuarias Ingeniería Agropecuaria 3er trimestre del 2015 Educación a Distancia

Docente: M.Sc. Allan Silva Benavides e-mail: [email protected] www.allanucatse.wordpress.com

Estelí, julio del 2015 1

Administración y Gestión financiera

Introducción La Administración Agropecuaria es la ciencia, arte o habilidad para alcanzar los objetivos de una Empresa Agropecuaria mediante la Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control de los factores de producción de la tierra (Recursos Naturales), el Capital, el Trabajo y la Tecnología, en busca de mayor rentabilidad y bienestar social en los proyectos productivos. En la Empresa Agropecuaria es fundamental aplicar los principios de la Contabilidad que enseña cómo llevar las cuentas en forma ordenada, de tal manera que en un momento dado se pueda conocer su situación económica y las utilidades o ganancias generadas en un periodo determinado. Aplicar el Proceso Administrativo y Contable, como la Formulación y Presentación de Proyectos de Inversión, garantiza en las Empresas o Explotaciones Agropecuarias un manejo racional de los recursos, productivo y sostenible.

Los componentes del área de Administración Agropecuaria están orientados a fortalecer los diferentes Sistemas de Producción Agropecuarios, capacitando de manera integral a quienes van a dirigir las empresas en el futuro, para que éstas sean modernas, rentables y sostenibles cumpliendo con un propósito social o de servicio, en la región o localidad en las que se encuentren ubicadas Factores de producción Recursos de la sociedad que se utilizan en el proceso productivo. Los estudiosos del área económica coinciden en señalar que los factores de producción son 3: la tierra, el trabajo y el capital. La tierra representa todos los recursos del suelo y del Este factor de producción es inmóvil y limitado y presenta de agotamiento.

subsuelo. problemas

Definición y funciones de la administración Según Wilburg Jiménez Castro la administración es "el proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos" Las siguientes consideraciones de la administración son importantes conocerlas.    

La administración se aplica en todo tipo de corporación. Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación. La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación. La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia. 2

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En Administración existen algunos términos que se utilizan mucho por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa y aplicabilidad, estos son los términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas por la empresa. Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Efectividad: es la relación entre los resultados logrados y los que nos propusimos previamente y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos planificados.

Importancia de la administración Persigue mejor calidad de servicios, disminución de costos, aumentar la productividad, lograr mejores ventas, menor cantidad de ausentismo en el centro laboral, expandir el mercado, aumentar la creación de puestos de trabajo, más satisfacción personal, aprendizaje rápido, y un mayor retorno de las inversiones.

Las funciones de la administración Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de clasificación del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes: Henry Fayol, estableció en su teoría cinco funciones administrativas: 1. 2. 3. 4. 5.

Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control.

Estas funciones pueden agruparse de la siguiente manera: 1. Planificación 2. Implementación 3. Control Algunos académicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los administradores. En realidad, se han hecho alguna contribución valiosa ya que este enfoque también se concentra en los que hacen los administradores y son evidencia de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. Sin embargo este enfoque basado en los papeles tiene ciertas limitaciones.

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Aunque se ponen de relieve las tareas de los Administradores deben operar en el ambiente externo de una empresa, así como en el ambiente interno de los diversos departamentos dentro de una organización.

Funciones de la Administración

PLANIFICACIÓN: Es el proceso que nos permite tomar las rutas más acertada para alcanzar nuestros objetivos y metas ("Plantación operativa y estratégica"). La Organización: Es ordenar la empresa para lograr sus planes (Dirección Cargos – Funciones). IMPLEMENTACIÓN: Una vez desarrollado, el plan debe ser llevado a cabo, esta función incluye la adquisición de los recursos necesarios y la puesta en funcionamiento del proceso planeado. Coordinación: Integración de los esfuerzos y aseguramiento de que se comparta la información y se resuelvan los problemas Dirección: Influir en las demás personas para alcanzar los objetivos (Qué quiero lograr? ¿Cuánto? ¿Cuándo?). Supervisión: Ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros. 4

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CONTROL: La función de control puede ser definida como la medida y corrección de la ejecución del plan. El control permite observar los resultados del plan e introducir medidas correctivas en caso de desviaciones en la ejecución del plan o cambios en los mercados y políticas. El sistema de control permite saber si los objetivos (rentabilidad, liquidez, solvencia, rendimientos) son alcanzados. Esta función permite retroalimentar el proceso de planeación creando un proceso continuo entre planeación, ejecución, seguimiento y el registro del progreso para evaluar el plan y su ejecución, usando la información obtenida por medio de la función de control.

PRINCIPALES AREAS DE CONTROL 1. Mercadeo 2. Producción e inventarios 3. Finanzas 4. Compras 5. Personal

FACTORES A CONTROLAR 6. Calidad 7. Cantidad 8. Costos 9. Tiempo

Seguimiento: Evaluar el desempeño de los empleados en sus correspondientes cargos. Monitoreo: Acompañamiento de las actividades de la empresa, se realiza con acciones concretas en puntos determinados Según Ditcher (1988) señala que el término gerente es un eufemismo (alusión) para designar el acto de guiar a los demás, lograr que las cosas se hagan, dar y ejecutar órdenes. Diferencias entre un Administrador y Gerente Administración tradicional Del latín ¨AD¨ (a) y ¨MINISTRATE¨ (servicio) A servicio de

Gerencia Moderna Viene del latín ¨GENERE¨ que significa dirigir

Se identifica con organizaciones que efectúan actividades de: planificación, organización, dirección y control Eficacia de los recursos humanos, físicos, financieros, y tecnológicos

Eficiencia de los mismos recursos

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Administración tradicional Ligada al concepto de EFICACIA

Gerencia Moderna Ligada a conceptos como EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, COMPETITIVIDAD, CALIDAD Y EXCELENCIA

Finalidad de lograr objetivos comúnmente Finalidad de lograr objetivos económicos y relacionados con beneficios sociales generar beneficios sociales

La empresa y su entorno Las características del entorno de la empresa son: • • • •

Es un sistema abierto e interrelacionado. El entorno sufre cambios constantes y acelerados. Las empresas intercambian recursos con el entorno y dependen de él. Es un proceso es global.

Factores ambientales de la Empresa (micro ambiente y macroambiente)

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El ambiente externo o macroambiente Son todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de la compañía. Por relevante se entienden todos los factores a los que los gerentes deben prestar atención para ayudar a sus organizaciones a competir con eficacia para sobrevivir. Es importante resaltar que todos estos elementos condicionan condicionados por las variables tecnológicas presentes.

y son

Sistema político legal Es aquel que rige los asuntos públicos, el gobierno del estado y el manejo del poder. Tiene una fuerte conexión con el conjunto de leyes del país, ya que, en buena medida, la manera como se ejerce y se distribuye el poder político que está condicionado por dichas leyes. Las políticas del gobierno, imponen limitaciones estratégicas, y proporcionan oportunidades a través de las leyes fiscales, políticas económicas y reglamentos para el comercio internacional. Sistema económico Es el sistema de una nación para asignar sus recursos entre sus ciudadanos. Es un sistema muy complejo y se encuentra relacionado con aspectos sociales, culturales, políticos y legales, los que estimulan o no, el desarrollo y comportamiento de toda organización Ejemplo: Cuando las tasas de interés y la inflación influyen en la disponibilidad y en el costo del capital, en la capacidad para expandirse, en los precios, en los costos y en la demanda de los consumidores de los productos. Medioambiente natural o ecosistema Está en función de todo el conjunto de recursos naturales que los hombres han usado y explotado durante toda la historia para satisfacer sus necesidades y generar las diversas culturas y el progreso tecnológico.

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Algunos de estos recursos son renovables, como la madera y otros no, como es el caso del petróleo. Las organizaciones transforman esos recursos y los devuelven al medio ambiente en la forma de productos y servicios ya elaborados para uso o consumo de la sociedad. Sistema sociocultural Se compone del conjunto de factores que condicionan que un grupo de individuos se comporte de la manera como lo hace, por lo que se puede afirmar que se desarrolla por medio de la interacción humana y es resultado de la experiencia. Las tendencias sociales con respecto a la manera en que las personas piensan y se conducen tienen implicaciones importantes para la administración de la fuerza de trabajo, las acciones sociales corporativas y las decisiones estratégicas acerca de los productos y los mercados.

El microambiente o ambiente competitivo Comprende a las organizaciones específicas con las cuales interactúa la organización. Los gerentes de éxito hacen más que simplemente reaccionar al ambiente, actuando de tal forma que de hecho moldean o modifican el ambiente de la organización. Clientes Son aquellas personas u organizaciones que adquieren y utilizan los productos o servicios de la empresa. El objetivo de toda empresa o institución es satisfacer las necesidades y deseos de sus clientes u usuarios. Los clientes, sus necesidades y preferencias, son una parte esencial para el nacimiento, desarrollo y consolidación de una empresa. Los clientes son importantes para las organizaciones ya que exigen precios menores, mayor calidad, especificaciones únicas para los productos o un mejor servicio. Servicio al cliente Significa proporcionar a los clientes lo que quieren o necesitan, en la forma que lo desean y a la primera oportunidad. Esto depende de la velocidad y lo confiable que una organización sea para entregar sus productos o servicios. Competencia directa Son aquellos individuos u organizaciones que ofrecen productos o servicios similares y que, por ende, se dirigen al mismo mercado. Así, por ejemplo, los competidores de la línea área Taca, son otros aerolíneas como Mexicana, Aero Perú, Delta Air Lines, Air Madrid, entre otras. 8

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Competencia indirecta Son aquellos individuos u organizaciones que ofrecen productos o servicios que, aun cuando no son similares, si cubren la misma necesidad. Los competidores indirectos de una línea área, por ejemplo, son las empresas de autobuses y ferrocarriles, por lo menos en distancias cortas y medias. Competencia potencial Son aquellos individuos u organizaciones que pueden convertirse en competencia directa o indirecta de una organización. Por ejemplo, con los tratados libre de comercio, en un futuro próximo, los transportistas de los países que lo firman podrán ser competidores potenciales de los transportistas de esos lugares. Estructura de distribución y ventas De alguna manera, todos los productos o servicios tienen que llegar físicamente al consumidor final. Aunque esto puede sonar simple, esta estructura puede alterarse e involucrar al administrador en una decisión estratégica: ¿De qué manera, por medio de qué vía o canal de distribución se quiere entregar y vender el producto?

Análisis ambiental Si los gerentes no comprenden la manera en la que el ambiente influye en sus organizaciones o no pueden identificar oportunidades o amenazas. Su capacidad para tomar decisiones y ejecutar planes estará limitada. La información ambiental oportuna y precisa es decisiva para operar un negocio. La información sobre el ambiente no siempre está disponible fácilmente. Por incertidumbre ambiental se entiende que los gerentes no tienen información suficiente sobre el entorno. A medida que aumenta la incertidumbre ambiental, los gerentes deben desarrollar técnicas y métodos para recopilar, seleccionar e interpretar información acerca del ambiente.

Empresa agropecuaria La empresa agropecuaria se define como un sistema donde se tiene una existencia de componentes o recursos (Tierra, Capital y Trabajo), con relaciones entre ellos, con flujos de entradas y salida (insumos y productos), un objetivo, y por último la influencia del contexto en el funcionamiento del conjunto. La empresa ganadera es una unidad económica de producción que combina factores y 9

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servicios productivos a fin de producir bienes (leche, carne, huevos, etc.) que destina al mercado; es por lo tanto, una unidad de control y de toma de decisiones de la producción animal. El empresario ganadero es un ente lógico y racional que debe saber tomar sus decisiones, ya sea de modo propio o a través de asesoramiento externo, a fin de efectuar una óptima política empresarial. La Producción Animal analiza el conjunto de sistemas de explotación y técnicas de producción; es decir, la relación existente entre el producto y una serie de factores, en tanto que la Economía Pecuaria estudia la asignación más conveniente de recursos escasos para la obtención más conveniente de un conjunto ordenado de objetivos", apoyándose en las técnicas de gestión pecuaria.

Gestión agropecuaria En el ámbito general de la Producción Animal y el particular de la Economía Ganadera, se entiende por gestión el conjunto de conocimientos y técnicas, de naturaleza productiva y económica, que permiten la utilización y aplicación óptima, en el corto y largo plazo de los insumos disponibles, ya sean endógenos o exógenos a la explotación (Dillon,1976). Otra definición importante es aquella que dice que "la gestión es el arte de las combinaciones rentables"(Chombart et al. 1979). El responsable de una empresa ganadera, debe disponer conocimientos teóricos y prácticos en dos áreas complementarias. Área de producción animal y en el área de dirección de empresas. De lo contrario existirá una división profesional y académica, asumiendo la primera el Director técnico de la explotación y la segunda el Gerente. Normalmente no existe un flujo dinámico de información entre ambos, lo que perjudica en gran medida a la explotación provocando decisiones inadecuadas e ineficientes.

Funciones de la gestión agropecuaria El proceso o método de la gestión de empresas agropecuarias puede ser descrito a partir de una serie de pasos, que se inician con una tarea de observación y control de los resultados físicos y económicos correspondientes a un período de producción, que es seguido de un análisis de la información, lo que a su vez permite la elaboración de un diagnóstico, el que se utiliza como referencia básica para la tarea de planeación y toma de decisiones en la empresa.

El diagnóstico puede conducir a decisiones operativas de corto plazo, referidas generalmente al nivel de utilización de insumos (integración), o bien puede sugerir 10

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la necesidad de realizar modificaciones en el equipo de producción (estructura). Estas decisiones, cuyo impacto sobre la empresa (a través de una modificación en la cantidad y/o calidad de los recursos disponibles) se produce a lo largo de varios ciclos productivos, son analizadas con metodologías particulares, conocidas como evaluación de inversiones. Este ciclo se ilustra en el siguiente esquema.

Una vez finalizado el proceso de planificación se procede a su ejecución, mediante la toma de decisiones. La toma de decisiones es un proceso continuo en la empresa y está sujeto al control y rectificación, como es el caso del consumo de insumos. Una vez finalizada la ejecución de la planificación propuesta se procede a la obtención de los resultados técnicos, económicos y empresariales, iniciándose de nuevo el ciclo para el siguiente ejercicio productivo. PROCESO Planificación

Ejecución Control Resultados

ACTIVIDAD - Recogida de información - Análisis - Diagnóstico - Establecimiento de objetivos -Programación -Toma de decisiones en condiciones de incertidumbre - Seguimiento de los resultados parciales - Verificación de objetivos y desviaciones - Determinación de los resultados físicos - Determinación de los resultados económicos - Determinación de los resultados empresariales

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En el ejercicio de estas funciones el administrador (generalmente el dueño de la empresa agropecuaria) toma decisiones para el logro de los objetivos que quiere lograr. Las más comunes son: qué producir, para qué mercados, cuánto producir, cómo producir, qué insumos comprar, cuándo sembrar, cuándo vender, dónde vender. La decisión que debe tomar el responsable de la gestión debe responder a preguntas o problemas que son de tipo económico. Un problema económico tiene las siguientes características:  Los objetivos que se quieren lograr (rentabilidad, solvencia)  La cantidad limitada de los recursos para lograr esos objetivos (tierra, trabajo y capital o fondos)  La cantidad de alternativas que hay para usar esos recursos para lograr los objetivos (ganadería, granja, ovinos, con riego, etc.). La solución de los problemas de tipo económico es un proceso continuo. Los objetivos más comunes son maximizar ingresos, lograr ciertas metas en rendimiento por hectárea, kilogramos de carne por hectárea, aumentar el tamaño de la actividad empresarial, dedicar tiempo a otras actividades fuera de la gestión empresarial, supervivencia de la empresa, mantenimiento de un ingreso estable. Los objetivos cambian con la edad y situación financiera del productor y el ambiente económico dentro del cual se desarrolla la actividad.

Mejoramiento continúo A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios. Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un verdadero líder de su organización, asegurando la participación de todos que involucrándose en todos los procesos de la cadena productiva. Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya que él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza impulsadora de su empresa. 12

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Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado. Conceptos de mejoramiento continuo: James Harrington (1993), para él mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso. Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo desarrollado. Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.

Importancia del mejoramiento continúo La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización. A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes. La calidad: “Un proceso de mejoramiento continuo, en donde todas las áreas de la empresa participan activamente en el desarrollo de productos y servicios, que satisfagan las necesidades del cliente, logrando con ello mayor productividad”. Control de calidad, proceso seguido por una empresa de negocios para asegurarse de que sus productos o servicios cumplen con los requisitos mínimos de calidad establecidos por la propia empresa. Con la política de Gestión (o administración) de Calidad Óptima (GCO) toda la organización y actividad de la empresa está sometida a un estricto control de calidad, ya sea de los procesos productivos como de los productos finales. 13

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Administración y calidad total: “Compromiso de la cultura de la organización dirigido a satisfacer a los clientes mediante el uso de un sistema integral de herramientas, técnicas y capacitación. Para esto, se requiere una superación constante de los procesos de la organización, derivando en productos y servicios de alta calidad“ Normalización: Adopción de patrones o normas que regulan la medida, calidad y funcionamiento de un producto o servicio y que benefician al consumidor en cuanto permiten unificar la calidad del producto, así como el control de los procesos y costos de producción. La importancia otorgada durante los últimos años al control de calidad es una respuesta a la competencia japonesa basada en la calidad. Sin embargo, fue un asesor económico estadounidense, W. Edwards Deming, el que señaló que 'el consumidor es la parte más importante de la línea productiva', y el que enseñó a los japoneses los distintos métodos de control de calidad

Ciclo de la mejora continua de Deming

Las reglas básicas para la mejora continua son:  No se puede mejorar nada que no se haya CONTROLADO.  No se puede mejorar nada que no se haya MEDIDO.  No se puede medir nada que no se haya DEFINIDO.  No se puede definir nada que no se haya IDENTIFICADO. 14

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14 principios para la gestión y eficacia empresarial de Eduard Deming 1. Constancia en el propósito de mejorar el producto La función de una empresa más que hacer dinero es mantenerse en el negocio y generar empleo a través de la innovación, investigación y mejora constante. 2. Adoptar la nueva filosofía Aceptar los cambios en donde los errares y negativismo sean inaceptables. 3. No depender de la inspección masiva La supervisión debe hacerse durante el proceso y no al final de la línea de producción, así se evitaran desperdicios. 4. Fidelidad con los proveedores La adjudicación de la compra no debe basarse en el precio, si no en una buena relación de largo plazo con un solo proveedor para un determinado artículo. 5. Mejorar continuamente los procesos de mejora en la producción La mejora no es un esfuerzo de una sola vez, se debe buscar constantemente la manera de disminuir desperdicio y mejorar la calidad. 6. Restituir la capacitación en el trabajo Capacitar constantemente a trabajadores y supervisores en sus propios procesos de manera que esa capacitación los haga mejorar. 7. Restituir liderazgo La tarea del supervisor no es decirle a la gente que debe hacer ni castigarla, simplemente deben guiarlos. 8. Desterrar el temor Se ha dicho que no hay temor al cambio sino a la incertidumbre que habrá con el cambio. Los trabajadores no deben sentir temor de decir que piensan sobre la mejora de la empresa. 9. Derribar barreras entre áreas La empresa debe funcionar como si fuera un solo equipo. Muchas veces los departamentos de la empresa compiten entre sí. 15

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10. Eliminar metas de producción Solo crean relaciones de rivalidad, la principal causa de la baja calidad y baja productividad. 11. Eliminar cuotas numéricas Las cuotas solo tienen en cuenta los números, no la calidad y los métodos. 12. Apreciar la mano de obra Eliminar evaluaciones y sistemas de méritos, eso crea competición y conflictos entre trabajadores. 13. Establecer programa de educación y entrenamiento Tanto la administración como la fuerza laborar deben instruirse en nuevos métodos (trabajo en equipo y técnicas estadísticas). 14. Tomar medidas para lograr la transformación La dirección debe tomar la decisión de hacerlo y restituir el liderazgo.

Las 6 enfermedades de la dirección 1. 2. 3. 4.

Falta de constancia en la búsqueda de su propósito. Énfasis en las utilidades de corto plazo (hacen perder el norte). Evaluación del desempeño (efectos devastadores del trabajo en equipo) La movilidad de puestos dentro de la gerencia (nunca entienden a las compañías para las que trabajan). 5. Manejar la empresa solo con los estados financiero (estos muestran lo que paso pero no lo que va a pasar). 6. Mal manejo de gastos.

BIBLIOGRAFÍA Aguilar Alfredo V y Colaboradores Administración Agropecuaria 3era Ed. Acosta Lizarazo Juan, Floresca. D. Vicente. Londaño Rios Diego; Orozco López Ramiro, Naranjo Q Alfonso Administración de Empresas Agropecuarias. 2da Ed. "Control de calidad." Microsoft® Encarta® 2009 [DVD]. Microsoft Corporation, 2008.

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