Universidad de Córdoba Sistema de Educación a Distancia

Contabilidad II José María Pelayo Bustos Kerguelen Autor

Diseñado por:

2011 G-RED Unicórdoba 2013

“Educación al alcance de todos”

Universidad de Córdoba, Transformándonos para transformar

UNIDAD I. SISTEMAS DE INVENTARIOS:

CAPÍTULO 1 Empresa es toda u n i d a d d e explotación económica o varias que dependen de una misma persona natural o jurídica, que corresponden a actividades similares, conexas o complementarias y q u e t i e n e n trabajadores a su servicio tal como lo define el artículo 194 del código sustantivo del trabajo, la empresa t a m b i é n e s nombrada como empleador.

Tomado de: http://www.gerencie.com/archivos/metodo-promedio-pondrado.zip

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema permanente o perpetuo. El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuántas son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Contabilización en el inventario periódico. Comerciales En el inventario periódico, las compras de mercancía o de materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (Código 62 PUC colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (Código 6225 PUC colombiano). Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (Código 4135 PUC colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (Código 4175 PUC colombiano). Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

Imagen: http://www.luismiguelmanene.com/wp-content/uploads/2012/11/gei-inventario1.jpg

1

Aspectos tributarios. El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en tránsito, ni las mercancías recibidas en consignación. En el caso de las mercancías en tránsito, si se llegare a vender esas mercancías estando en tránsito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se liquide definitivamente el respectivo costo. Actualmente, el sistema tributario colombiano, no acepta el inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto Tributario deban presentar la declaración tributaria firmada por contador público. Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta disminución bien puede ser por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc. Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algún valor, no son aceptadas fiscalmente. La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.

Métodos de valuación de inventarios Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Imagen: http://www.andi.com.co/Archivos/image/Seccional_Bogota/tributario.jpg

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Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compró al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asignaron un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

Imagen: http://blogs.laprensa.hn/tudinero/files/2010/11/dinero.jpg

3

Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle) Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

·

El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.

·

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.

·

El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo

·

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.

·

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

·

El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kárdex) de la siguiente manera: Entradas Fecha

Concepto

02-01

Saldo Inicial

03-01

Compras

04-01

Venta

CU

Q

500

$12

Salidas VT

Q

CU

Saldos VT

$6.000 1.000

$10

$ 10.000

100

$12

$ 1.200

Q

CU

VT

1.000

$10

$ 10.000

500

$12

$ 6.000

400

$12

$ 4.800

15-01

Compras

600

$15

$9.000

600

$15

$ 9.000

28-01

Compras

500

$18

$9.000

500

$18

$ 9.000

31-01

Ventas

400

$18

$5.400

400

$12

$ 4.800

600

$15

$ 9.000

200

$18

$ 3.600

NOTA: Q= Cantidades CU= Costo unitario VT= Valor total

Imagen: http://4.bp.blogspot.com/_HxIwUkPhGBU/TLcY5hiiMSI/AAAAAAAAFj4/3iAuKT6Kvjk/s320/inventario1.gif

4

El procedimiento es el siguiente: se escribe el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 03 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se escribe en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 04 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 03 de enero, a un costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo

Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron mas económicas, se tiene un costo de venta relativamente mas bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea mas elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.

Imagen: http://www.supertiendas.com.co/uploads/images/ediciones/ediciones2011/edicion10/inventarios-comunes-en-tiendas.jpg

5

Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto mas costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas. Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS). En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias. El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas. En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

Imagen: http://actualicese.com/_ig/img/fotos/contandomonedas2.jpg

6

Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle) Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: ·

El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.

·

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.

·

El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo

·

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.

·

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

·

El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución: a información anterior se registra en la tarjeta de control (Kárdex) de la siguiente manera:

Salidas

Entradas Fecha

Concepto

02-01

Saldo Inicial

03-01

Compras

04-01

Venta

Q

500

CU

$12

VT

Q

CU

Saldos VT

$6.000 500

$12

$6.000

600

$10

$6.000

Q

CU

VT

1.000

$10

$ 10.000

500

$12

$ 6.000

400

$10

$ 4.000

15-01

Compras

600

$15

$9.000

600

$15

$ 9.000

28-01

Compras

500

$18

$9.000

500

$18

$ 9.000

31-01

Ventas

300

$10

$3.000

500

$18

$ 9.000

600

$15

$ 9.000

100

$10

$ 1.000

6 7

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta. Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $10.oo para un total de $3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo. Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva. Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo general son mas costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la mayoría de los casos son mas económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor. En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países don la inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de resultados, ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de ventas mas elevados, y otro efecto se ve en el Balance general al estar un tanto subvalorado por tener el inventario final con precios antiguos.

Promedio ponderado Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

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Ejemplo (Tomado de la Universidad de la Salle) Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: ·

El 2 de enero de XX había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.

·

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.

·

El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo

·

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.

·

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

·

El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kárdex) de la siguiente manera

Entradas Fecha

Concepto

Q

02-01

Saldo Inicial

03-01

Compras

04-01

Venta

15-01

Compras

600

$15

28-01

Compras

500

$18

31-01

Ventas

500

CU

$12

Salidas VT

Q

CU

Saldos VT

Q

CU

VT

1.000

$10.00

$ 10.000

1.500

10.67

$16.000

400

10.67

4.263

9.000

1.000

13.26

13.263

9.000

1.500

14.84

22.263

300

14.84

4455

$6.000 1.100

1.200

$10.67

14.84

$11.737

$ 17.808

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El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra, y los valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.

Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta, dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades. Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este procedimiento.

Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades valorizadas a un costo de $14.84 para un total de $4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $29.545.oo.

Imagen:http://nexolution.com/nxn/wp-content/uploads/2011/06/Finanzas.jpg

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Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en el saldo se va colocado un subrayado simple. El promedio ponderado es quizás el método mas objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.

Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado. Recordemos que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general mas económicos, lo que significa que las ultimas compras que entran, que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el balance general. Además por tener un costo de venta menor, las utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede con el método UEPS.

En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir que en e inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a que la base para el impuesto al patrimonio se vera disminuida tanto por un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por este método.

Una de las confusiones más comunes inclusive en algunos colegas, tiene que ver con referirse de forma indistinta a los sistemas de inventarios y a los métodos de valuación de inventarios.

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Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro. El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final. Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo. Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario periódico e inventario permanente. En cambio existen múltiples métodos de valuación de inventarios. Peps, Ueps, Promedio ponderado, Retail, etc. Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos de métodos de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios permanente. La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.

imagen: http://www.serfinco.com.co/site/Portals/0/Imagenes/Nuestra_compania/Informacion_Financiera_1.jpg

12

EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES EJERCICIOS EL DESARROLLO DE HABILIDADES EJERCICIOS PARAPARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO

MÉTODO: PROMEDIO PONDERADO

ARTICULO: Refrigeradores LOCALIZACIÓN: UNIDAD: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05

Compra

$ 700.000

Ag. 10

Venta

$ 700.000

Ag. 12

Compra

$ 750.000

Ag. 18

Venta

$ 730.000

TOTALES

REFERENCIA: MÍNIMO: ENTRADAS

Cantidad

SALDOS

SALIDAS

Valores

15

10.500.000

15

11.250.000

30

MÁXIMO:

Cantidad

21.750.000

Valores

5

3.500.000

12

8.760.000

17

12.260.000

Valores

Cantidad 15

10.500.000

10

7.000.000

25

18.250.000

13

9.490.000

Existencias 13 unidades a 730.000 c/u 9.490.000 1435 28.500.000

8.500.000

30.650.000

24.649.524

59.150.000

33.149.524

730.000 Saldo deudor: 26.000.476

6135 8.500.000 24.649.524 33.149.524

ARTICULO: Microondas LOCALIZACIÓN: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05

Compra

$ 200.000

Ag. 10

Venta

$ 200.000

Ag. 12

Compra

$ 220.000

Ag. 18

Venta TOTALES

REFERENCIA: MÍNIMO:

UNIDAD: ENTRADAS Cantidad 10 10

Valores

SALDOS

SALIDAS Cantidad

Valores

2.000.000 5

1.000.000

8

1.706.667

13

2.706.667

2.200.000

$ 213.333

20

MÁXIMO:

4.200.000

Existencias 7 unidades a 213.333 c/u 1.493.333

Cantidad

Valores

10

2.000.000

5

1.000.000

15

3.200.000

7

1.493.333

213333

13

ARTICULO: Televisores LOCALIZACIÓN: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05

Compra

$ 800.000

Ag. 10

Venta

$ 800.000

Ag. 12

Compra

$860.000

Ag. 18

Venta

$ 834.286

TOTALES

REFERENCIA: MÍNIMO:

UNIDAD: ENTRADAS Cantidad 20 20

40

Valores

MÁXIMO:

Valores

16.000.000 5

4.00.000

17

14.182.857

22

18.182.857

17.200.000

33.200.000

SALDOS

SALIDAS Cantidad

Cantidad

Valores

20

16.000.000

15

12.000.000

35

29.200.000

18

15.017.143

213333

Existencias 18 unidades a 834.286 c/u 15.017.143

G RAN TO TAL

90

5 9 .1 5 0 .0 0 0

52

3 3 .1 4 9 .5 2 4

To t a l In ve n t a r io s:

38

2 6 .0 0 0 .4 7 6

INFORMACIÓN: La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y ventas: Ago.05

Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas a 200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito, plazo un mes. Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5refrigeradores, 5 microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual al costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito. Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas a 220.000 antes de iva; 20 televisores a $ 860.000 antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito 15 días. Ago.18 Vende: 12 refrigeradores, 8 microondas, y 17 televisores al mismo precio de venta de la que se realizó en agosto 10. SE PIDE: Diligenciar las tarjetas Kardex Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" escribiendo el código 6135; registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta 1435 mercancías no fabricadas por la empresa, utilizando el método promedio ponderado. Y, determinar el valor total de los inventarios y las unidades en existencia.

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TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO ARTICULO: Refrigeradores LOCALIZACIÓN: UNIDAD: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05

Compra

$ 700.000

Ag. 10

Venta

$ 700.000

Ag. 12

Compra

$ 750.000

Ag. 18

Venta

$ 700.000

MÉTODO: PEPS (FIFO) REFERENCIA: MÍNIMO:

ENTRADAS Cantidad

3.500.000

21.750.000

10.500.000

10

7.000.000

25

18.250.000

7.000.000

15

11.250.000

13

9.750.000

11.250.000 10

30

Valores

Cantidad 15

10.500.000

$ 750.000 TOTALES

Valores

5 15

SALDOS

SALIDAS Cantidad

Valores

15

MÁXIMO:

2

1.500.000

12

8.500.000

17

12.000.000

Existencias 13 unidades a 750.000 c/u 9.750.000

1435 28.500.000

8.500.000

30.650.000

23.880.000

59.150.000

32.380.000

Saldo deudor: 26.770.000 750.000

ARTICULO: Microondas LOCALIZACIÓN: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05

Compra

$ 200.000

Ag. 10

Venta

$ 200.000

Ag. 12

Compra

$ 220.000

Ag. 18

Venta

$ 213.333

TOTALES

REFERENCIA: MÍNIMO:

UNIDAD: ENTRADAS Cantidad 10

Valores

20

SALDOS

SALIDAS Cantidad

Valores

2.000.000 5

10

MÁXIMO:

1.000.000

2.200.000

4.200.000

8

1.706.667

13

2.706.667

Cantidad

Valores

10

2.000.000

5

1.000.000

15

3.200.000

7

1.493.333

Existencias 7 unidades a 213.333 c/u 1.493.333 6135 8.500.000 24.649.524 33.149.524 213.333

15

ARTICULO: Televisores LOCALIZACIÓN: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

REFERENCIA: MÍNIMO:

UNIDAD: ENTRADAS Cantidad

Valores

MÁXIMO:

Valores

Ag. 05

Compra

$ 800.000

Ag. 10

Venta

$ 800.000

Ag. 12

Compra

$ 860.000

Ag. 18

Venta

$ 800.000

15

12.000.000

$ 860.000

2

1.720.000

16.000.000

20

5

40

TOTALES

4.000.000

17.200.000

20

33.200.000

SALDOS

SALIDAS Cantidad

17

13.720.000

22

17.720.000

Cantidad

Valores

20

16.000.000

15

12.000.000

35

29.200.000

15.480.000

860.000

17

Existencias 18 unidades a 860.000 c/u 15.480.000 Total de existencias: GRAN TOTAL

90

59.150.000

52

38

26.770.000

32.380.000

INFORMACIÓN: La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y ventas: Ago.05

Ago.10

Ago. 12

Ago.18

SE PIDE:

Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas a 200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito, plazo un mes. Vende, de los productos de la factura anterior: 5 refrigeradores, 5 microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual al costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito. Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas a 220.000 antes de iva; 20 televisores a $ 860.000 antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito 15 días. Vende: 12 refrigeradores, 8 microondas, y 17 televisores al mismo precio de venta de la que se realizó en agosto 10. Diligenciar las tarjetas Kardex Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" escribiendo el código 6135; Registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta 1435 mercancías no fabricadas por la empresa, utilizando el método promedio ponderado. Y, determinar el valor total de los inventarios y las unidades en existencia.

16

TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIO

MÉTODO: EPS (FIFO)

ARTICULO: Refrigeradores LOCALIZACIÓN: UNIDAD: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05-2010

Compra

$ 700.000

Ag. 10-2010

Venta

$ 700.000

Ag. 12-2010

Compra

$ 750.000

Ag. 18-2010

Venta

$ 750.000

TOTALES

Existencias

REFERENCIA: MÍNIMO: ENTRADAS

Cantidad

SALDOS

SALIDAS

Valores

15

10.500.000

15

11.250.000

Cantidad

Valores

21.750.000

Valores

Cantidad 15

10.500.000

3.500.000

10

7.000.000 18.250.000

12

9.000.000

25 13

17

12.500.000

5

30

MÁXIMO:

9.250.000

10 unidades a 700.000 c/u $ 7.000.000 3 unidades a 750.000 c/u $2.250.000

ARTICULO: Microondas LOCALIZACIÓN: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05-2010

Compra

$ 200.000 $ 200.000

Ag. 10-2010

Venta

Ag. 12-2010

Compra

$ 220.000

Ag. 18-2010

Venta

$ 220.000

TOTALES

REFERENCIA: MÍNIMO:

UNIDAD: ENTRADAS Cantidad

Valores

10

2.000.000

10

2.200.000

20

4.200.000

MÁXIMO: SALDOS

SALIDAS Cantidad

Valores

Cantidad

Valores

10

2.000.000

1.000.000

5 8

1.706.000

13

2.706.000

5

1.000.000

15

3.200.000

7

1.440.000

IN V E N TA R IO M E R C A N C . 1435 28.500.000

8.500.000

30.650.000

25.380.000

59.150.000

33.880.000

S a ld o d e u d o r: 25.270.000

Existencias 5 unidades a 200.000 c/u $ 1.000.000 2 unidades a 220.000 c/u. $ 440.000 COSTO

6135 8.500.000 25.380.000 33.880.000

17

ARTICULO: Televisores LOCALIZACIÓN: FECHAS

DETALLE

VALOR UNITARIO

Ag. 05-2010

Compra

$ 800.000

Ag. 10-2010

Venta

$ 800.000

Ag. 12-2010

Compra

$ 860.000

Ag. 18-2010

Venta

ENTRADAS Cantidad 20 20

Valores

40

MÁXIMO:

Valores

Cantidad

Valores

20

16.000.000

5

4.000.000

15

12.000.000

14.620.000

35 18

29.200.000

17

22

18.620.000

17.200.000

33.200.000

SALDOS

SALIDAS Cantidad

16.000.000

$ 860.000

TOTALES

Existencias

REFERENCIA: MÍNIMO:

UNIDAD:

14.580.000

15 unidades a 800.000 c/u $ 12.000.000 12 unidades a 860.000 c/u $ 10.320.000 GRAN TOTAL

90

59.150.000

52

33.880.000

Total de existencias:

38

25.270.000

INFORMACIÓN: La empresa Sinú Ltda comercializa electrodomésticos. Estas son sus compras y ventas: Ago.05 Compra, 15 refrigeradores a $ 700.000 antes de iva.; 10 microondas a 200.000 antes de iva; 20 televisores a $ 800.000 antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito plazo un mes. Ago.10 Vende, de los productos de la factura anterior: 5 refrigeradores, 5 microondas y 5 televisores. El precio de venta de los productos es igual al costo mas el 40% del mismo, la venta es a crédito. Ago. 12 Compra, 15 refrigeradores a $ 750.000 antes de iva.; 10 microondas a 220.000 antes de iva; 20 televisores plasma 20 pulgadas a $ 860.000 antes de iva. Toda la factura de estos artículos es a crédito 15 días. Ago.18 Vende: 12 refrigeradores, 8 microondas, y 17 televisores al mismo precio de venta de la que se realizó en agosto 10. SE PIDE:

Diligenciar las tarjetas Kardex Registrar los movimientos del costo en la cuenta "T" colocándole el código 6135;Registrar en la Cuenta "T" el movimiento de la cuenta 1435 mercancías no fabricadas por la empresa, utilizando el método promedio ponderado. Y, determinar el valor total de los inventarios y las unidades en existencia.

18

CAPÍTULO 2: TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE.

CAPÍTULO 2 UNIDAD II. ASIENTOS AJUSTES. UNIDAD III. ASIENTOS DE CIERRE. UNIDAD IV. HOJA DE TRABAJO Y ESTADOS FINANCIEROS. UNIDAD V. TALLERES Y EJERCICIOS PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES.

TOMADO DE CONTABILIDAD: Sistema de Información para las Organizaciones. Gonzalo Sinisterra- Luis Enrique Polanco- Harvey Henao)

Objetivo general. Presentar al lector las actividades que tienen lugar al finalizar el periodo contable, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del ejercicio y la situación financiera de la entidad: asientos de ajuste y de cierre. Objetivos específicos: * Comprender el proceso contable de manera integrada. * Diferenciar la contabilidad de causación de la contabilidad de caja. * Definir y clasificar los asientos de ajustes que se deben realizar al finalizar el periodo contable. * Preparar el cierre de cuentas del periodo, utilizando para ello los asientos de cierre. * Determinar la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta a cargo del ente económico. * Comprender el proceso de preparación y análisis de la hoja de trabajo.

PERIODO CONTABLE Y PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. Comerciales

Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos económicos ejecutados por la empresa en forma cronológica a lo largo de un periodo contable, se inicia al finalizar cada uno, el proceso de ajuste de ciertas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros. Este proceso contable que tiene lugar al final de cada periodo y que consiste básicamente en determinar, de la forma más razonable posible, la utilidad del ejercicio y la situación económica de la organización, se conoce como terminación del ciclo contable. Se entiende por periodo contable el lapso en el cual una organización mide resultados operacionales. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales vigentes y en consideración al ciclo de operaciones del ente económico. El decreto 2649 de 1993, en su artículo 9 determina que por lo menos una vez por año, con corte al 31 de diciembre, la empresa debe emitir estados financieros de propósito general. 19

!¡ En Colombia, las e m p r e s a s mensualmente miden r e s u l t a d o s operacionales, calculan sus ingresos por servicios prestados o por las ventas de sus p r o d u c t o s , determinan los costos y gastos incurridos en la generación de ta l es i n g resos y presentan su situación económica.

Desde el punto de vista de usuarios externos a la organización, un periodo contable de un año puede ser suficiente para informar sobre los resultados operacionales y la situación financiera; pero para fines administrativos y con el propósito de planear operaciones, controlar actividades y tomar decisiones, se hace necesario referirse a lapsos muchos más cortos. Un periodo contable razonable para usuarios internos puede ser un mes calendario. En Colombia, las empresas mensualmente miden resultados operacionales, calculan sus ingresos por servicios prestados o por las ventas de sus productos, determinan los costos y gastos incurridos en la generación de tales ingresos y presentan su situación económica.

Esta información requerida por la administración del ente económico y que se presenta en los estados financieros de periodos intermedios, se ha constituido en una de las herramientas más importantes para guiar la gestión. En la actualidad y debido al alto volumen de información que manejan ciertas organizaciones se han desarrollado aplicaciones de contabilidad con las cuales se puede obtener información en periodos aun más cortos. Cuentas como Caja, Bancos, Clientes, Inventarios, Proveedores, requieren información casi diaria para su administración y control.

Organizaciones que carezcan de un adecuado sistema contable que suministre información confiable y oportuna a su cuerpo directivo, son entidades que marchan a la deriva y están condenadas al Comerciales fracaso.

ASOCIACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS SEGÚN EL PERIODO CONTABLE.

Con el fin de determinar razonablemente la utilidad o pérdida correspondiente a un periodo contable, el ente económico debe asociar a los ingresos devengados en cada periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, mediante el registro simultáneo de unos y otros en la cuenta de resultados.

Imagen: http://www.aip.org.pl/wp-content/uploads/2011/08/30294ebx8hf3r9h1.jpg

20

La mayoría de los gastos, especialmente aquellos que implican desembolso en efectivo, son fácilmente identificables y asociables a los ingresos correspondientes al periodo. Por ejemplo, los gastos de personal, los arrendamientos y los servicios pagados en un mes, deben considerarse gastos del mismo mes, con el fin de deducirlos de los ingresos obtenidos durante ese mismo lapso y determinar así la utilidad o pérdida del periodo.

Sin embargo, existen otros costos y gastos cuya identificación con sus respectivos ingresos resulta más compleja, por el hecho de provenir de transacciones efectuadas en periodos contables distintos del corriente. Por ejemplo, para un vehículo, su gasto por depreciación debe cargarse no solamente para el año de compra, si no para todos los años de vida útil del activo.

Algunos gastos incurridos en el periodo corriente, pero cuyo pago no ha sido cubierto al final del mismo, deben considerarse gastos del periodo, independientemente del momento en que se paguen. Por ejemplo, si al final de un mes no se ha cancelado el arrendamiento, este debe asociarse a los ingresos realizados durante ese mes, sin importar que se paguen en el siguiente.

Si en un periodo contable se logran asociar todos los ingresos realizados por la empresa con sus respectivos costos y gastos, la utilidad o pérdida así calculada se considerará más ajustada a la realidad. Si una partida Comerciales no se puede asociar a un ingreso, costo o gasto correlativo, y se concluye que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros periodos, debe registrarse en las cuentas de resultados para el periodo corriente.

DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN Y CONTABILIDAD DE CAJA.

Como se mencionó en el punto anterior, con el fin de determinar correctamente la utilidad o pérdida de un periodo contable, los ingresos operacionales realizados por la empresa deben asociarse a sus respectivos costos y gastos.

Imagen: http://negocioaz.com/wp-content/uploads/2010/07/ingreso-y-gasto.jpg

21

La contabilidad de causación o por acumulación, fundamentada en la norma técnica del mismo nombre, estipula que los hechos económicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando se reciba o pague el efectivo o su equivalente. Según la norma de realización sólo puede reconocerse hechos económicos realizados, entendiéndose por realizado cuando pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados (internos o externos), el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o haya experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso, razonablemente cuantificables.

Para que un hecho económico realizado se pueda reconocer se requiere que corresponda a la definición de un elemento de los estados financieros, que sea medible, pertinente y que pueda representarse de manera confiable. La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada periodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.

En cumplimiento de las normas de realización, asociación, y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el periodo correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado del periodo. Según la norma de reconocimiento de ingresos por la venta de bienes, para que un ingreso generado por la venta de bienes pueda reconocerse en la cuenta de resultados se requiere que:

1. La venta constituya una operación de intercambio definitivo. 2. El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo. 3. No exista incertidumbre sobre al valor de la contraprestación originada en la venta, y se conozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el vendedor. 4. Se constituya una adecuada provisión para los costos o recargos que deba sufragar el vendedor, a fin de recaudar el valor de la venta, con base en estimaciones definidas y razonables. 5. Se constituya una adecuada provisión para las probables devoluciones de mercancías o reclamos de garantías, con base en pronósticos definidos y razonables. 6. Si el recaudo del valor de la venta es incierto y no es posible estimar razonablemente las perdidas en cobro, la utilidad bruta correspondiente se difiera para reconocerla como ingreso en la medida en que se recauden los instalamentos respectivos.

22

LSegún la norma de reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios, para que un ingreso generado por la prestación de un servicio pueda reconocerse en las cuentas de resultados se requiere que:

1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria. 2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación. 3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y en caso contrario se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados. 4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinable.

La contabilidad de caja sólo considera como ingresos del periodo las ventas y los servicios prestados al contado, y como costos y gastos, los desembolsos realmente efectuados por la empresa durante ese periodo. En Colombia la contabilidad de caja no tiene aceptación; solo se permite llevar la contabilidad por el sistema de causación.

Imagen: http://jkssac.com/web/imagenes/ambito_contable_1.jpg

23 22

UNIDAD II. ASIENTOS AJUSTES. Los asientos de ajuste tienen básicamente los s i g u i e n t e s objetivos: ·Cumplir la norma técnica de asignación. ·R e g i s t r a r l o s h e c h o s económicos realizados que no s e h a y a n reconocido. ·C o r r e g i r l o s a s i e n t o s incorrectos.

Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. La gran mayoría de estos hechos económicos están soportados por documentos de origen externo como recibos de caja, facturas, comprobantes de consignación, comprobantes de nómina, etc. Los soportes deben adherirse a los respectivos comprobantes de contabilidad, conservarse y archivar en forma cronológica de tal manera que sea posible su verificación. El registro de estos hechos económicos en los libros de contabilidad representa la mayor actividad contable durante un periodo y se conocen con el nombre de asientos ordinarios. Existen algunas transacciones que no sólo afectan el periodo en que se realizan, sino que también tienen impacto en periodos posteriores. Por ejemplo, cuando la empresa desembolsa determinada suma de dinero para pagar una prima de seguros, la aseguradora emite un comprobante de pago que sirve de soporte para que la empresa prepare su respectivo comprobante de contabilidad y se registre posteriormente en los libros de contabilidad, mediante asientos ordinarios. Como este seguro debe proteger la empresa por varios periodos, al final de cada mes se debe reconocer la parte correspondiente. Para estos eventos mensuales no se cuenta con el documento de soporte que respalde el registro en los libros de Comerciales contabilidad, que no sea la información inicial del hecho económico. A pesar de la no existencia de un documento de soporte externo que permite el adecuado registro de estos eventos, contabilidad debe prepararse periódicamente un documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la ocurrencia del gasto o la realización del ingreso, según el caso. Estos registros que se deben preparar al final de cada mes, se conocen con el nombre de asientos de ajuste y tienen básicamente los siguientes objetivos: ·Cumplir la norma técnica de asignación. ·Registrar los hechos económicos realizados que no se hayan reconocido. ·Corregir los asientos incorrectos. 24

Los asientos de ajustes permiten reconocer en los libros de contabilidad los ingresos realizados y pendientes de cobro, los gastos causados y pendientes de pago, la causación de los gastos pagados por anticipados que afectan el periodo corriente, los ingresos recibidos por anticipado, los gastos por depreciación y otros eventos no recocidos al final del periodo contable. A su vez, estos asientos actualizan los saldos de las diferentes cuentas y permiten preparar los estados financieros más ajustados a la realidad económica de la organización. Si la empresa no realizara los asientos de ajustes, la utilidad del periodo aparecería sobre o subestimada, y los saldos de las cuentas del balance y demás estados financieros se presentarían sobre o subvalorados. Transacciones que requieren ajustes. Como se mencionó anteriormente, algunos hechos económicos no solo afectan el periodo en el cual tengan lugar, sino periodos posteriores. Por ejemplo, cuando una empresa compra un vehículo, espera que esta inversión tenga una duración de varios periodos contables. Para cada uno, hasta que expire la vida útil del activo, se debe reconocer la parte que corresponde a cada periodo, mediante los llamados asientos de ajustes. Lo mismo sucede con los anticipos de dinero recibidos por la empresa para prestar servicios futuros, estos se deben convertir en ingresos a medida que se presta el servicio o se realiza la venta. Ejemplos de otros hechos económicos que requiere periódicamente ajuste contable son los gastos incurridos por el ente económico, que al finalizar el mes no han sido cubiertos ni reconocidos. Estos deben considerase gastos del mes, sin importar cuando se paguen. Por ejemplo, si la empresa al final de determinado mes no ha cancelado el arrendamiento, debe por medio de un asiento de ajuste, reconocerlo como un gasto del respectivo mes independientemente de la fecha de pago. Lo mismo sucede con los servicios prestados por la empresa durante cierto periodo y no facturado al final del mismo; estos deben reconocerse como ingresos del mes en que se preste el servicio, sin importar la fecha de su cancelación.

Imagen: http://adeconta.weebly.com/uploads/7/4/3/8/7438914/3531785_orig.jpg

25

Transacciones no registradas a la fecha de corte, corrección de errores y omisiones, reconocimiento de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda, reconocimiento de gastos financieros y de prestaciones sociales, son otros ejemplos de hecho económicos que deben reconocerse al finalizar el periodo contable, si se quieren medir en forma razonable los resultados operacionales y la situación financiera de la organización.

Comerciales

Imagen:http://3.bp.blogspot.com/_GLQr7hPEad0/S8-ctyeWLQI/AAAAAAAAAAs/F27ladxLSkg/s1600/crisis-financiera.jpg

26

¿? Los Ajustes se clasifican en: * I n g re s o s y g a s t o s acumulados: causados no pagados. ·* Ingresos y gastos diferidos: pagados por anticipado. * Depreciaciones y amortizaciones. ·* Corrección de e r r o r e s y omisiones.

Clasificación de los ajustes. Con el fin de emitir estados financieros que reflejen la realidad de la empresa, se deben llevar cabo, al final de cada periodo contable, ajustes a las diferentes cuentas que lo constituyen. Como se mencionó, el objetivo fundamental de estos ajustes es cumplir la norma técnica de asociación, registrar los hechos económicos ejecutados que no se hayan reconocido, corregir los asientos incorrectos y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. Con el fin de estudiar el tratamiento contable de los ajustes y medir su impacto sobre las cuentas de los estados financieros, en la presente obra se clasificaran de la siguiente forma: ·

* Ingresos y gastos acumulados: causados no pagados.

·

* Ingresos y gastos diferidos: pagados por anticipado.

·

* Depreciaciones y amortizaciones.

·

* Corrección de errores y omisiones.

Ajustes por ingresos y gastos acumulados. Ingresos acumulados. Cuando el ente económico ha prestado servicios durante un periodo contable, y al final del mismo aún no se ha facturado o enviado la cuenta de cobro respectiva, el valor del servicio debe reconocerse como ingreso operacional del mencionado periodo. Comerciales

Ejemplo # 1: Servicios Contables y Financieros Ltda. Prestó servicios de asesoría durante el mes de diciembre a Industrias Caribe S.A. por valor de $2.500.000. Al 31 de diciembre este monto aún no se factura, ni envía la respectiva cuenta de cobro. Como los servicios se prestaron durante el mes de diciembre, la empresa debe reconocerlos como ingresos operacionales de ese mes con el siguiente asiento de ajustes. Diciembre

Clientes Ingresos Operacionales

2.500.000 2.500.000

Este asiento de ajuste permite reconocer los ingresos por servicios prestados durante el mes de diciembre a Industrias Caribe S.A., no facturado a la fecha de corte. 27

Ejemplo # 2. Pérez Hermanos prestó a uno de sus socios la suma de $2.100.000, el 15 de agosto de 1997, a tres meses y con un interés simple del 24% anual pagaderos junto con el principal. Si la compañía ajusta sus cuentas y mide resultados cada mes, los asientos contables, en forma de diario, para registrar el hecho económico y los ajustes al final de cada mes son los siguientes:

Agosto 15

Cuentas corrientes comerciales - socios Bancos

2.100.000 2.100.000

Al finalizar agosto, la empresa debe reconocer los intereses ganados durante el mes. El cálculo de los intereses correspondientes a los quince días del mes de agosto es el siguiente. Intereses ganados: $2.100.000×24%×15/360=$21.000 El asiento de ajuste al 31 de agosto es el siguiente:

Ingresos por cobrar - intereses Agosto 31 Ingresos no operacionales-financieros

21.000 21.000

Comerciales

Al 30 de septiembre se deben reconocer los intereses ganados por la empresa durante este mes; el cálculo de los intereses es el siguiente. Intereses ganados: $2.100.000×24%×30/360=$%42.000. El asiento de ajuste, al 30 de septiembre, para reconocer los intereses ganados por la empresa durante este mes es el siguiente:

Ingresos por cobrar - intereses Septiembre 30

Ingresos no operacionalesfinancieros

42.000 42.000

Comerciales 27 28

Para octubre, con el fin de reconocer los intereses ganados por la empresa durante este mes, se deben realizar el mismo cálculo y el mismo asiento de ajuste que para septiembre. Ingresos por cobrar - intereses

42.000

Octubre Ingresos no operacionales - financieros 31

42.000

Si se supone que para el 16 de noviembre el socio cancela la totalidad de la deuda, el asiento para reconocer este hecho económico es el siguiente:

Caja Ingresos por cobrar-intereses Noviembre Cuentas corrientes comercialessocios 16 Ingresos no operacionales financieros Comerciales

2.226.000 105.000 2.100.000 21.000

os asientos de ajuste realizados en agosto31, septiembre 30 y octubre 31, permiten reconocer los intereses ganados por la empresa en cada uno de los respectivos meses, a pesar de que su valor solo se recibe en noviembre 16. Obsérvese que los intereses del mes de noviembre se reconocerán el 16, fecha en la cual se canceló la deuda. Este ajuste podría bien haberse hecho el 30 de noviembre y su afectación seria el mismo. En caso de que la empresa no hubiera hecho los respectivos asientos de ajustes para cada mes, los ingresos no operacionales quedarían subestimado y, por tanto, la utilidad de cada mes no sería la correcta. Un modo general que tipifica esta clase de ajuste tiene la siguiente forma:

Fecha

Activo X Ingresos Y

XXX XXX

29

Gastos acumulados. Los gastos acumulados hacen referencia a aquellos gastos causados a lo largo del periodo contable, pero que a la fecha de corte no se han reconocido. La razón para su no reconocimiento, al igual que la de los ingresos, es que hasta ese momento no se ha enviado la respectiva factura o cuenta de cobro, y por consiguiente, no han sido pagados. Estos gastos causados o incurridos deben reconocerse como gastos del periodo independientemente de su fecha de pago.

Ejemplo # 1. La Compañía Comercial Boyacá paga por el local donde opera la suma de $1.600.000 mensuales por concepto de arrendamiento. Al 31 de octubre, la empresa, por diferentes circunstancias, no ha cubierto todavía el arrendamiento de ese mes. A pesar de que no ha hecho el respectivo desembolso por este gasto, debe reconocerlo como un gasto del mes de octubre, utilizando para ello un asiento de ajuste. El asiento de ajuste para reconocer el gasto por arrendamiento es el siguiente:

Gastos operacionales - arrendamientos 1.600.000 Octubre 31

Costos y gastos por pagar

1.600.000

Con este asiento de ajuste, la empresa reconoce el arrendamiento correspondiente al mes de octubre, que a la fecha de corte se encuentra pendiente de pago. En caso de que la empresa no reconozca este gasto, por no poseer el comprobante de pago, la utilidad del mes de octubre estaría sobrevalorada. Ejemplo # 2. Industria Levipan S. en C. solicitó a una entidad financiera un préstamo por $12.000.000 a tres meses con un interés mensual simple del 2.5%, para pagar capital trimestre vencido. El préstamo fue aprobado y el dinero se entregó el 15 de junio. El registro en forma de diario, del anterior hacho económico es el siguiente: Caja Junio 15 Obligaciones financieras - corp. Fianc.

12.000.000 12.000.000

30

La empresa mensualmente debe reconocer el gasto por intereses ocasionados por la deuda. Los asientos de ajuste, al final de cada mes, para registrar el reconocimiento de este gasto son los siguientes:

Gastos operacionales - financieros Costos y gastos por pagar

Junio 30

150.000 150.000

Comerciales

El cálculo de los intereses causados durante el mes de junio es el siguiente: Intereses causados: $12.000.000x2.5%x 15/30=$150.000 Para cada uno de los meses, hasta que la deuda se cubra, deben reconocerse los intereses que causa. Para el mes de julio, el asiento de ajuste es el siguiente:

Junio 31

Gastos no operacionales - 300.000 financieros Costos y gastos por pagar.

300.000

El cálculo de los intereses para el mes de julio son los siguientes: Intereses causados: $12.000.000x2.5%x1=$300.000 Para el mes de agosto, el cálculo de los intereses y el asiento contable son los mismos que para julio.

Agosto 31

Gastos no operacionales - financieros Costos y gastos por pagar.

300.000 300.000

Si se supone que para el 16 de septiembre la empresa cubre el total de la deuda, principal e intereses, el asiento para registrar el anterior hecho económico es el siguiente: Obligaciones financieras - corp. 12.000.000 Financ. 750.000 Costos y gastos por cobrar 150.000 Septiembre Gastos no operacionales 12.900.000 16 Financieros Bancos

31

Como se observa los intereses correspondientes al mes de septiembre son reconocidos en el momento de pago de la deuda, esto bien puede reconocerse el 30 de septiembre, fecha en la cual se hacen los ajustes correspondientes a dicho mes, pero como el efecto contable es el mismo, el asiento puede realizarse en cualquiera de estas fechas. Ejemplo # 3. Serviaseo S.A. incurre en una nómina semanal de $4.550.000, la cual se paga los días sábado. El 31 de marzo, fecha de corte contable, fue miércoles. Por este último Comerciales hecho, la empresa debe reconocer el gasto causado hasta el día de corte. El asiento de ajuste que le permite reconocer correspondiente al mes de marzo, es el siguiente:

de la nómina de la semana lo

Gastos operacionales de personal - 1.950.000 Marzo sueldos 31 Costos y gastos por pagar.

1.950.000

El cálculo de los tres días de sueldo que corresponden al mes de marzo es el siguiente: $4.550.000x3/7=$1.950.000 El asiento para registrar el pago de la nómina el día 3 de abril, sábado es el siguiente:

Abril 3

Gastos operacionales de personal 2.600.000 - sueldos 1.950.000 Salarios por pagar. Bancos

4.550.000

Como se puede observar, los trabajadores reciben el día sábado la suma de $4.550.000, de los cuales tres días corresponden a marzo y cuatro al mes de abril. Mensualmente las empresas deben reconocer las prestaciones sociales, utilizando para ello el siguiente asiento de ajuste: Fecha

Gastos operacionales de personal Cesantías consolidadas Intereses sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones consolidadas Prestaciones extralegales

xxx xxx xxx xxx xxx xxx

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Con este asiento de ajuste, mensualmente se reconoce el gasto ocasionado por cada una de las prestaciones sociales, las cuales se pagarán posteriormente, de acuerdo con lo estipulado por la ley. Un modelo general que tipifica los ajustes por concepto de gastos acumulados, cuyo pago a la fecha de corte no se haya hecho efectivo, es el siguiente:

Gastos X Fecha

Pasivo Y

XXX Comerciales

XXX

Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros. Ingresos acumulados.

Como se observó, los ajustes por ingresos acumulados corresponden a todos aquellos ingresos realizados por el ente económico y que al finalizar el periodo contable aun se encuentran pendientes de cobro. Al efectuar completamente este tipo de ajuste, el efecto sobre los estados financieros se puede resumir de la siguiente manera: * Se reconoce un ingreso; por tanto, en el estado de resultado aumentan los ingresos operacionales y/o los no operacionales, incrementándose la utilidad del ejercicio y, por ende, los impuestos de renta y complementarios. Lo anterior genera el aumento de un pasivo estimado como es el impuesto de renta y complementarios. * Se origina un activo, lo que implica un incremento en la cuenta clientes si es operacional, o en Ingresos por cobrar si es no operacional. En caso de que la empresa no incluya estos ajustes en su contabilidad, los resultados operativos se presentarían disminuidos, ocasionándole problemas con la administración tributaria y posiblemente con los socios o propietarios de la empresa.

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Gastos acumulados. Los ajustes por gastos acumulados, como se explicó, tienen el propósito de reconocer un gasto incurrido o causado pero que a la fecha de corte se encuentra pendiente de pago. Su efecto sobre las cuentas de los estados financieros es el siguiente: * Se reconoce un gasto;Comerciales por tanto, se incrementa el monto de gastos del estado de resultados, disminuyendo la utilidad operativa, si se trata de un gasto operacional, y/o la utilidad antes de impuestos, si se trata de un gasto no operativo. Lo anterior trae como consecuencia la disminución de los impuestos de renta, y, por consiguiente, la reducción del respectivo pasivo estimado. * Se incrementan los pasivos al reconocerse las cuentas Costos y gastos por pagar, Obligaciones laborales u Obligaciones financieras, dependiendo de si se trata de un gasto operacional y/o de uno no operacional.

imagen:http://www.impactony.com/wp-content/uploads/2012/10/nota-3.jpg

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En caso de no realizarse este tipo de ajuste, los resultados operacionales se presentarían aumentados, produciéndose mayores utilidades, pagándose mayores impuestos de renta, y lo que es más grave, distribuyéndose una utilidad no generada.

Ajustes por ingresos y gastos diferidos. Ingresos diferidos. En algunas ocasiones, las empresas reciben determinada cantidad de dinero por concepto de servicios por prestarComerciales en un futuro o por ventas que se llevarán a cabo en un momento al periodo corriente. Estos anticipos representan pasivos para la empresa que los recibe, y se denominan ingresos recibidos por anticipado. A medida que la empresa presta el servicio o realiza la venta, se deben amortizar utilizando para los llamados asientos de ajustes.

Ejemplo # 1. Compucentro Ltda. Recibió el 1 de junio la suma de $3.000.000 de Baviera S.A., por concepto de un contrato de servicios para el mantenimiento de sus equipos de computación por tres meses, a partir de la fecha. El registro del anterior hecho económico y los ajustes al final de cada uno de los tres meses de vida del contrato, se presentan a continuación.

Junio 1

Caja 3.000.000 Ingresos recibidos por anticipado 3.000.000

Al final de cada uno de los tres meses, Compucentro Ltda. Debe reconocer los ingresos generados por la prestación del servicio y disminuir el pasivo creado en el momento de recibir el dinero. El asiento de ajuste, suponiendo que el servicio se presta por el mismo monto mensual es el siguiente: Ingresos recibidos por anticipado Junio 30

ingresos operacionales

1.000.000 1.000.000

Este mismo ajustes debe realizarse a julio 31 y a agosto 31, fecha ésta en la cual se termina el contrato de mantenimiento.

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Ejemplo # 2. El 15 de febrero, Financiamos S.A. prestó a Ferroasociados S.A. la suma de $54.000.000 a tres meses, con un interés simple del 36% anual trimestre anticipado. La entidad financiera prepara sus informes contables cada mes. El asiento en forma de diario, para registrar el anterior hecho económico en Financiamos S.A. es el siguiente:

Febrero 15

Comerciales Clientes Ingresos recibidos por anticipado Bancos

54.000.000 4.860.000 49.140.000

Al final de cada mes, Financiamos S.A. debe reconocer los ingresos por intereses que va realizando y disminuir en esa misma medida el pasivo Ingresos recibidos por anticipado. El siguiente es el asiento de ajuste que debe realizar al 28 de febrero, para reconocer los intereses ganados durante ese mes:

Febrero 28

Comerciales Ingresos recibidos por anticipado Ingresos Operacionales

810.000 810.000

El cálculo de los intereses ganados por Financiamos S.A. durante los quince días del mes de febrero es el siguiente: Intereses ganados: $54.000.000 x 36% x 15/360=$810.000 El ajuste al 31 de marzo para reconocer los intereses ganados por Financiamos S.A. es el siguiente:

Marzo 31

Ingresos recibidos por anticipado 1.620.000 ingresos operacionales - actividad financiera

1.620.000

El cálculo de los intereses correspondientes a un mes es el siguiente: Intereses ganados: $54.000.000 x 36% x 1/12= $1.620.000 Para el mes de abril debe de hacerse el mismo asiento y el mismo cálculo que para marzo por tratarse de un mes completo de intereses. El registro en forma de diario es el siguiente.

36

Comerciales Ingresos recibidos por anticipado Abril ingresos operacionales - actividad 30 financidera

1.620.000 1.620.000

Si se supone que Ferroasociados S.A. El 15 de mayo canceló la deuda a Financiamos S.A., esta última debe elaborar el siguiente asiento contable. Comerciales Caja 54.000.000 Ingresos recibidos por anticipado 810.000 Mayo Clientes 15 Ingresos operacionales - actividad financiera

54.000.000 810.000

Obsérvese que los intereses del mes de mayo se reconocieron en la fecha de pago de la deuda, a pesar de que es una siento de ajuste. Este bien podría elaborarse el 31 de mayo y su efecto contable seria el mismo. Un modelo general que tipifica los ajustes para los ingresos recibidos por anticipado, o diferidos es el siguiente:

Fecha

Ingresos recibidos por anticipado ingresos operacionales (o no operac.)

XXX XXX

Gastos diferidos. Estos gastos hacen referencia a todos aquellos desembolsos realizados por el ente económico por concepto de gastos pagados por anticipado. Estos activos, de los cuales la empresa espera obtener beneficios económicos en otros periodos, deben amortizarse a medida que se utilizan en la generación del ingreso. Su amortización realizada al final de cada periodo contable, mediante los asientos de ajustes, los convierte en gastos del respectivo periodo.

Ejemplo # 1: El 1 de marzo, Nacional de Ejes S.A. tomó un seguro contra incendio, por el cual pagó una prima de $2.400.000, con una cobertura de un año. El asiento en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente: 37

Marzo 1

Comerciales Ingresos recibidos por anticipado seguros Bancos

2.400.000 2.400.000

Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como el activo tiene una vida útil de un año, el gasto correspondiente a un mes es el siguiente: Gasto mensual: $2.400.000/12= $200.000/ mes. El asiento de ajustes para reconocer el gasto por seguro para el mes de marzo es el siguiente:

Gastos operacionales - seguros Marzo 31 Gastos pagados por anticipados - seguros

200.000 200.000

Con este asiento la empresa reconoce la parte del activo Gastos Pagados por Anticipados – Seguros que se ha amortizado y convertido en gasto. Este mismo asiento debe efectuarse al final de cada de uno los doce meses de duración del activo, hasta que este expire.

Ejemplo # 2. Industrias Matecaña Ltda. Obtuvo de su banco un préstamo el 20 de agosto por $3.600.000 a tres meses, con un interés simple del 36% anual, trimestre anticipado. El asiento en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente:

Agosto 20

Caja 3.276.000 Gastos pagados por anticipados324.000 intereses Obligaciones financieras- Bancos 3.600.000 Nacionales

38

El cálculo de los intereses pagados por anticipado es el siguiente: Intereses: $3.600.000 x 36% x 3/12= $324.000 Al final de cada mes la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente por concepto de intereses, con el fin de reconocer el gasto por este concepto, hasta que expire el activo. El asiento de ajuste al 31 de agosto para reconocer los intereses causados durante este mes es el siguiente.

Agosto 31

Gastos operacionales- financieros Gastos pagados por antic. intereses

36.000 36.000

El cálculo de los intereses para el mes de septiembre es el siguiente: Gastos operacionales- financieros Septiembre 30 Gastos pagados por antic. intereses

108.000 108.000

El cálculo los intereses para el mes de septiembre es el siguiente: Interese: $3.600.000 x 36% x 1/2= $108.000 El asiento y el cálculo de los intereses para el mes de octubre son los mismos que para septiembre ya que se trata para un mes completo. El asiento en forma de diario es el siguiente:

Octubre 31

Gastos no operacionales- financieros

108.000

Gastos pagados por antic. intereses

108.000

Si se supone que Industrias Matecaña Ltda. Cancela la deuda el 20 de noviembre, el asiento contable para registrar este hecho económico es el siguiente:

Noviembre 20

Obligaciones financieras- Bancos nacionales Gastos no operacionalesfinancieros Bancos Gastos pagados por anticipadosintereses

3.600.000 72.000 3.600.000 72.000

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Obsérvese que los intereses correspondientes al mes de noviembre se reconocen en esta fecha; el ajuste bien podría haberse realizado el 30 de noviembre y el efecto contable hubiera sido el mismo. Para calcular los intereses de los últimos 20 días se procede de la siguiente manera: Intereses: $3.600.000 x 365 x 20/360= $72.000 Un modelo general de ajuste que tipifica los gastos pagados por anticipado es el siguiente:

Octubre 31

Gastos operacionales ( o no operacionales) Gastos pagados por anticipado

XXX XXX

Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros

Ingresos diferidos El ajuste para amortizar los ingresos recibidos por anticipado tiene el siguiente efecto en las cuentas de los estados financieros: · Al reconocerse un ingreso, bien sea operacional o no operacional, se incrementa la utilidad del ejercicio, aumentando los impuestos de renta y la utilidad del ejercicio. · Al amortizar los ingresos recibidos por anticipado se produce una disminución en los pasivos. En caso de no realizar los ajustes correspondientes a los ingresos diferidos, los ingresos operacionales y/o no operacionales se presentarían disminuidos, lo cual arrojaría una utilidad menor y, por tanto, se pagarían menos impuestos, lo que posiblemente le traería problemas a la empresa con la administración tributaria. Así mismo, la utilidad del ejercicio aparecería reducida con el consiguiente problema para los socios o accionistas.

Gastos diferidos. · Al amortizar un gasto pagado por anticipado lo que se hace es reconocer un gasto operacional o uno no operacional. Este ajuste, por tanto, aumenta el monto de gastos, disminuyendo legalmente la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta y complementarios. · Al amortizar un gasto pagado por anticipado disminuyen los activos corrientes de la empresa. En caso de no realizar este tipo de ajustes, tanto la utilidad operacional como la utilidad del ejercicio se presentarían aumentadas, lo cual acarrearía el pago de mayores impuestos de renta, y lo que es más grave, se repartirían utilidades no generadas.

40

Ajustes por depreciación La contribución de algunos activos como propiedades, planta y equipo a la generación del ente económico se debe reconocer en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. La depreciación se debe determinar sistemáticamente a través de métodos de reconocido valor técnico, como el de línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. La depreciación debe tratarse como gasto lo que genera un asiento de ajuste, el cual afecta los resultados operacionales de la empresa y su situación financiera. En el estado de resultados, los gastos operacionales de administración y ventas, así como los costos de producción, se incrementan como consecuencia de este ajuste, disminuyendo la utilidad del periodo y los impuestos de renta y complementarios. Por su parte, al reconocerse el gasto por depreciación, se incrementa la depreciación acumulada, disminuyendo el valor en libros del activo. Se entiende por valor en libros la diferencia entre el valor histórico del activo y su depreciación acumulada. Con el fin de ilustrar los ajustes para reconocer la depreciación de propiedades, planta y equipo, en el presente capítulo se presentará el método de línea recta, el cual consiste en aplicar para cada periodo el mismo monto por concepto de depreciación. Para calcular la depreciación anual basta dividir el valor histórico ajustado del activo entre los años de vida útil. Se entiende vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuya a la generación de ingresos, Valor histórico ajustado Depreciación anual

= Años de vida útil

Ejemplo. Transportadora Rápido Itagüí adquirió el 15 de octubre un bus por valor de $36.000.000, pagando de contado el 40% y el resto mediante una hipoteca a largo plazo y sin intereses. El asiento contable y en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente:

Octubre 15

Flota y equipo de transporte Bancos Obligaciones financieras- corp. Financieras.

36.000.000 14.400.000 21.600.000

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El cálculo de la depreciación anual de este activo es el siguiente: Depreciación anual: $36.000.00/5 años=$7.200.000/ año

Como para el mes de octubre el uso del activo solo fue de quince días, la depreciación para este lapso es de $300.00. Este valor e obtiene de la siguiente forma: Depreciación mensual: $7.200.000/12=$600.000/ mes Depreciación de quince días: $600.000/2= $300.000 El asiento de ajuste para reconocer la depreciación de los 15 días de octubre es el siguiente: Octubre 31

Gastos operacionales- depreciación Depreciación acumulada

300.000 300.000

Para noviembre, mes en el que el activo se utilizó el mes completo, el ajuste para reconocer la depreciación es el siguiente: Noviembre Gastos operacionales- depreciación Depreciación acumulada 30

600.000 600.000

Este mismo asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses de vida del activo, hasta que este se termine. Como pudo observarse, Gastos operacionales- Depreciaciones es una cuenta de resultados y se presenta en estado financiero como un gasto operacional de administración y/o ventas. El crédito se realiza contra la cuenta Depreciación Acumulada y no contra el activo mismo, como sucede en la amortización de activos. La presentación de este activo en el balance general al 30 de noviembre de 1997 es la siguiente: Flota y equipo de transporte Depreciación acumulada Flota y equipo de transporte (neto)

$36.000.000 (900.000) $35.100.000

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La amortización de los activos intangibles sigue en términos generales el mismo parámetro de la depreciación de propiedades, planta y equipo. Su valor histórico ajustado debe amortizarse en forma sistemática mediante métodos de reconocido valor técnico. El asiento de ajuste para reconocer la amortización periódica es el siguiente: Gastos operacionales- depreciación Fecha

XXX

Depreciación acumulada

XXX

Ajustes por corrección de errores y omisiones En algunos casos se cometen errores numéricos al realizar los registros contables o se emiten involuntariamente alguna(s) transacción(es), y como en los libros de contabilidad está prohibido alterar los asientos, borrar o tachar y arrancar hojas, estos errores u omisiones se pueden corregir, al final del periodo contable, mediante ajustes contables. Ejemplo El 02 de enero, Tecniservicios S.C.A. recibió $2.400.000 por concepto de asesoría técnica por prestar en los próximos seis meses, a razón de $400.000 mensuales. Por error, el contador de la empresa realizó el siguiente asiento contable:

Caja Enero 02 Ingresos operacionales

2.400.000 2.400.000

Como la empresa recibió el dinero por anticipado con el fin de prestar servicios por seis meses, el asiento correcto que el contador debía haber realizado es el siguiente: Caja Enero 02 Ingresos recibidos por anticipado

2.400.000 2.400.000

Al final del mes, el contador detecta el error, pues observa que los ingresos realizados durante el mes de enero sólo alcanzan un montón de $400.000 y no de $2.400.000 como lo había reconocido el 02 de enero. Con el fin de corregir este error, se debe realizar el siguiente asiento de ajuste al 31 de enero:

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Ingresos operacionales Enero 31

Ingresos recibidos por anticipado

2.000.000 2.000.000

Con este asiento de ajuste, la cuenta de Ingresos operacionales –acreditada inicialmente por $2.400.000 y debitada en enero 31 por $2.000.000quedaría con un saldo crédito de $400.000; que son los ingresos realmente obtenidos durante el mes de enero. Por su parte, la cuenta ingresos recibidos por anticipado quedará con un saldo crédito de $2.000.000, valor que debe aparecer en el balance general por prepararse el 31 de enero. Cualquier omisión cometida por contabilidad a lo largo del periodo contable se debe corregir en el momento de realizar los asientos de ajuste.

Balance de prueba ajustado.

Al finalizar el periodo contable, una vez realizados todos los asientos de ajustes y antes de preparar los estados financieros, se acostumbra presentar un balance de prueba, conocido con el nombre de balance de prueba ajustado. Su objetivo, al igual que cualquier balance de prueba, es comprobar la igualdad del total de débitos y créditos. Este balance de prueba muestra los saldos del estado de resultados y del balance general debidamente ajustados. Por tanto, a partir de la información presentada en este balance de prueba, se pueden inferir los resultados obtenidos por el ente económico durante un periodo contable, así como su situación financiera al final del mismo de una manera muy cercana a la realidad El balance de prueba en ningún momento sustituye los estados financieros básicos, sino que es un borrador que permite conocer los saldos de cada una de las cuentas de los estados financieros antes de su preparación.

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UNIDAD III. ASIENTOS DE CIERRE. Al finalizar cada periodo contable las organizaciones, con el propósito de medir sus resultados operacionales y determinar su situación financiera, ajustan sus cuentas, cierran libros y esperan los estados financieros. El objetivo de este proceso, que tiene como fecha el último día de cada mes, es controlar la gestión de la administración y tomar las medidas correctivas necesarias. Una vez que los libros de contabilidad se encuentran debidamente ajustados, es decir, se hayan reconocido los ingresos y gastos propios del periodo y corregido los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre. Esta etapa terminal del ciclo contable, cuyo objetivo fundamental es determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio, se conoce con el nombre de asientos de cierre. Los asientos de cierre, al igual que cualquier asiento ordinario o de ajuste, se registran primero en el diario, mediante comprobantes de cierre, y posteriormente se pasa a la respectiva cuenta del libro mayor. Los asientos de cierre tienen como propósito dejar las cuentas del estado de resultados en cero. Estas cuentas, denominadas también cuentas temporales, deben cerrarse al finalizar el periodo contable, con el fin de iniciar el nuevo periodo con un saldo igual a cero. Por ejemplo, los gastos de personal del mes de enero, corresponden exclusivamente a ese mes, debiéndose cerrar al finalizar el mismo, para poder así medir este mismo gasto durante el mes de febrero. Comerciales

Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y sus saldos constituyen el monto inicial para el periodo siguiente. Por ejemplo, el saldo final de la cuenta Bancos en el mes de enero es el saldo inicial de esta misma cuenta para Febrero. Con el propósito de determinar en los libros de contabilidad la utilidad o pérdida del ejercicio, deben cerrarse todas las cuentas temporales, utilizando para ellos los llamados asientos de cierre. La mecánica de los asientos de cierre implica que las cuentas temporales que presenten saldo débito, como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor; mientras que las cuentas temporales con saldos créditos, como los ingresos, deben debitarse por idéntico valor. Al acreditar las cuentas de gasto para su cierre, se debe debitar la cuenta Pérdidas y Ganancias por el mismo valor; mientras que al debitar las cuentas de ingresos para el respectivo cierre, debe acreditarse la cuenta Pérdidas Imagen: http://www.dinamicafinanciera.com/images/foto6.jpg

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y Ganancias por el mismo monto. Pérdidas y Ganancias también constituye una cuenta temporal y, por tanto, debe cerrarse al finalizar el periodo contable. En realidad, dado que el informe que permite conocer los excedentes obtenidos en el periodo se denomina estado de resultados, cuenta que resume los ingresos, los costos y los gastos debería adoptar este mismo nombre. No obstante, para usar la terminología del PUC, en esta obra se empleará la denominación anterior. Ejemplo El Instituto de Comercio de Girardot canceló el 15 de enero del presente año la suma de $15.000.000, devengado durante la primera quincena del mes. El 25 de enero recibió la suma de $45.000.000 por pensiones correspondientes al mismo mes. Los asientos para registrar estos dos hechos económicos son los siguientes: Gastos operacionales de personal-sueldos Enero 15 Bancos

15.000.000 15..000.000

Comerciales

Caja

Enero 25 Ingresos operacionales - Enseñanza

45.000.000 45..000.000

Los asientos en forma de diario para cerrar las cuentas temporales Gastos de Comerciales personal e Ingresos operacionales- Enseñanza, suponiendo que no hubo ningún otro gasto e ingreso, son los siguientes: Comerciales

15.000.000 Pérdidas y Ganancias 15.000.000 Enero Gastos operac. De personal- Sueldos Ingresos operacionalesEnseñanza 45.000.000 31 Pérdidas y Ganancias 45.000.000

Una vez cerradas todas las cuentas de gastos e ingresos y que sus saldos se encuentren en la cuenta Pérdidas y Ganancias, esta última también debe saldarse. Si en el periodo los ingresos superan los costos y gastos, significa que la empresa ha generado utilidades y, por consiguiente, la cuenta Pérdidas y Ganancias arrojará un saldo crédito.

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En caso contrario, es decir, si los costos y gastos son mayores que los ingresos, presentándose una pérdida en el periodo, el saldo de esta cuenta será débito. Como la cuenta Pérdidas y Ganancias también es temporal, su saldo crédito o débito debe cerrarse tal como se ilustra en el siguiente ejemplo: El Instituto de Comercio de Girardot obtuvo durante el mes de enero del presente año excedentes por $8.400.000, Ingresos operacionalesEnseñanza por $45.000.000, y gastos operacionales por $36.600.000. Después de cerrar todas las cuentas temporales contra la cuenta Pérdidas y Ganancias, esta presentará un saldo crédito por $8.400.000; el asiento para cerrar esta última cuenta es el siguiente: Comerciales

Pérdidas y Ganancias Enero Impuesto de renta y complementarios 31 Utilidad del ejercicio

8.400.000 2.940.000 5.460.000

Con base en el asiento anterior, la utilidad obtenida por la institución durante el mes de enero se distribuye entre los impuestos para el Estado y la utilidad a disposición de la junta de socios. Los cálculos que explican la anterior distribución se presentan a continuación: Impuesto de renta y complementarios $8.400.000 x 35%= $2.940.000 Utilidad del ejercicio $8.400.000 x 65%= $5.460.000 Total

$8.400.000

Comerciales

Los cierres de las cuentas de Ingresos y Costos y gastos en forma de cuentas T, se presentan a continuación: Costos y gastos 36.000.000 36.000.000

Ingresos 45.000.000

45.000.000

Ganancias y perdidas 36.000.000

45.000.000

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El cierre de la cuenta Ganancias y pérdidas y su distribución se representa a continuación en las siguientes cuentas T:

Impuesto de renta Y complementarios Pérdidas y Ganancias 36.600.000

45.000.000

8.400.000

8.400.000

2.940.000

Utilidad del ejercicio 5.460.000

Imagen: http://www.valuacionglobal.com/wp-content/uploads/2011/10/negocios.jpg

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UNIDAD IV.

HOJA DE TRABAJO Y ESTADOS FINANCIEROS

Con el propósito de tener una información completa de los resultados operacionales del ente económico y su situación financiera antes del proceso de ajuste y cierre, al final del periodo contable, en el departamento de contabilidad se prepara un formato conocido con el nombre de hoja de trabajo.

? ¿ Elementos de la hoja de trabajo: *Nombre de la Cuenta. *Balance de pruebas antes de ajuste. * Ajustes *Balance de prueba ajustado.

La hoja de trabajo además de servir como herramienta adicional utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de ajuste y cierre, permite conocer en forma muy general la situación financiera de la organización al finalizar el mes. La hoja de trabajo está formada por múltiples columnas, cada una de las cuales a su vez esta fraccionada en otras dos columnas, una para los saldos y movimientos débitos y otra para los créditos. La hoja de trabajo se ha constituido en una herramienta de apoyo para contabilidad, la cual permite, antes de realizar los asientos de ajuste y cierre en los libros, prepararlos en forma de borrador, evitando así errores y pérdida de tiempo. Una vez diligencia la hoja de trabajo y debidamente totalizadas todas sus columnas, con la respectiva igualdad de los saldos débitos y créditos, en los libros de contabilidad se puede iniciar el proceso de final de periodo: los asientos de ajuste y cierre y la preparación de los estados financieros. La hoja de trabajo contiene la siguiente información: Comerciales

- Nombre de la cuenta. En esta columna se presentan en una lista los nombres de todas las cuentas que constituyen los estados financieros de la organización. - Balance de pruebas antes de ajuste. En esta columna se presentan los saldos débito y crédito de las cuentas anteriores. Las sumas de estas dos columnas deben ser iguales.

* Resultados. *Balance general.

- Ajustes. Es la columna destinada a preparar los asientos de ajuste que la empresa debe realizar al final del periodo contable. En caso de que con estos últimos surjan nuevas cuentas, estas deben abrirse y colocarse en la columna Nombre de la cuenta. Al sumar los saldos débito y crédito de estas columnas el resultado debe ser el mismo.

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- Balance de prueba ajustado. Como su nombre lo indica, esta columna está reservada para colocar los saldos débito y crédito de cada una de las cuentas de los estados financieros, pero debidamente ajustados. Los saldos presentes en esta columna corresponden al resultado de sumar o restar horizontalmente las dos columnas anteriores: Balance de prueba antes de ajustes y ajustes. Al igual que las anteriores, la suma de las columnas débito y crédito debe ser la misma.

- Resultados. En esta columna deben de presentarse las cifras correspondientes al estado de resultados. En la columna crédito aparecerán los ingresos, tanto operacionales como no operacionales, generados por la empresa durante el periodo, mientras que en la columna debito, los gastos operacionales y los no operacionales. Al sumar las columnas débito y crédito su saldo no coincide, ya que este representa la utilidad o pérdida de la empresa en el periodo. Si la suma de la columna crédito es mayor que la suma de la columna débito es porque la empresa generó utilidades; en caso contrario, incurrió en pérdidas. La diferencia de estas dos columnas debe colocarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma la suma de ambas columnas sea igual. Este resultado debe colocarse en el lado opuesto de la columna siguiente que está reservada para las cuentas del balance general.

- Balance general. En esta última columna deben presentarse los Comerciales saldos débito y crédito de cada una de las cuentas del balance general. La suma de la columna débito debe igualar a la columna crédito en forma automática. Es pertinente recordar que como el balance de prueba, el valor de la depreciación acumulada debe presentarse en el lado crédito de esta columna. En caso de que no coincidan las sumas de los lados débito y crédito de esta columna, debe revisarse todo el proceso antes de iniciar los registros en los libros de contabilidad. Con el fin de ilustrar el diligenciamiento de la hoja de trabajo y presentar todo el proceso contable de final de periodo, a continuación se expone un caso que servirá de resumen de lo que se ha tratado hasta el momento. Imagen: http://1.bp.blogspot.com/_jPvwf09KZ6A/TQURSPXmWcI/AAAAAAAAAAM/S6C1SHfeWvQ/s1600/rack-select-2.gif

50

Ejemplo: Turismo Internacional S.A. se dedica a la industria turística nacional e internacional y ha venido operando desde hace cinco años. Su oficina principal está ubicada en la ciudad de Armenia. Los siguientes saldos fueron tomados de sus libros de contabilidad al 31 de Diciembre de XX. Comerciales

Turismo Intercontinental S.A. Balance de prueba al 31 de diciembre de XX Comerciales

Nombre de la cuenta Caja y Bancos

4.200.000

Inversiones- papeles comerciales

12.000.000

Gastos pagados por anticipado-seguros

Comerciales

180.000 27.000.000

Depreciación Acumulada

8.100.000

Flota y equipo de transporte

48.000.000

Depreciación acumulada Proveedores nacionales

Crédito

$ 2.500.000

Clientes

Equipo de oficina

Débito

28.000.000 2.600.000

Comerciales

Ingreso recibidos por anticipado

3.200.000

Obligaciones financieras- Bancos nacionales

9..000.000

Capital suscrito y pagada

38.000.000

Reservas obligatorias

980.000

Utilidades acumuladas

Sumas iguales

3.200.000

$ 93.880.000

93.880.000

Nota: las cuentas y Bancos se unieron en una sola para facilitar el registro de las transaciones

50 51

A continuación se enumeran, en forma resumida, los hechos económicos ejecutados por la empresa durante el mes de enero de XX: 1.

Servicios prestados durante el mes: Al contado A crédito

$6.800.000 22.400.000

2. Gastos operacionales de administración y ventas, pagados de contado: Comerciales Gastos de personal Arrendamientos Servicios

Mantenimiento y reparaciones Diversos

3.

Abono de clientes

4.

Pago a proveedores

$14.500.000 1.200.000 88.000

445.000 22.000

$21.200.000 $ 1.400.000

5. El Banco Comercial de Armenia envió una nota débito por concepto de intereses deducidos por anticipado $540.000 6.

Los datos para realizar los ajustes son los siguientes: a) Las inversiones en papeles comerciales devengan un interés anual simple del 30%, para cobrar trimestralmente. b) El saldo de la cuenta Gastos pagados por anticipado corresponde a un seguro contra incendio y tiene una vigencia de tres meses. c) La vida útil del equipo de oficina es de diez años, mientras que la del equipo de transporte es de solo cinco años. d) El saldo de la cuenta Ingresos recibidos por anticipado cubre cuatro meses de servicios por prestar por parte de la empresa. e) Las obligaciones financieras incurren en un interés del 24% anual simple, trimestre anticipado. f) El impuesto de renta y complementarios es del 35%.

Imagen: http://www.taxjusticeafrica.net/sites/default/files/Make-Money-online_0.jpg

52

Para la solución del ejercicio se llevarán a cabo los siguientes pasos: 1.

Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.

2. Traslado de los saldos iníciales y de las transacciones ordinarias a cuentas T. 3.

Presentación del balance de prueba preajustado.

4.

Diligenciamiento de la hora de trabajo.

5. Registro en forma de diario de los asientos de ajuste y cierre y traslado a cuentas T. Comerciales

6. Preparación del estado de resultados para el mes de enero y del balance general al 31 de enero de 1998.

Con el fin de lograr un adecuado entendimiento de la solución del ejercicio, a continuación se desarrollará cada uno de los pasos propuestos. Para los registros de las transacciones ordinarias se utilizarán los mismos números del enunciado, mientras que para los asientos de ajuste se emplearán las respectivas letras.

1: Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.

1. Caja Clientes Ingresos operacionales

6.800.000 22.400.000

2. Gastos operacionales de personal- sueldos Gastos operacionales- arrendamientos Gastos operacionales- servicios Gastos operacionales - mantenimiento y reparaciones Gastos operacionales- diversos Bancos 3. Caja Clientes 4. Proveedores nacionales Bancos 5. Gastos pagados por anticipado- intereses Bancos

14.500.000 1.200.000 88.000

29.200.000

445.000 22.000 16.255.000 21.200 21.200.000 1.400.000 1.400.000 540.000 540.000

53 Imagen:http://1.bp.blogspot.com/-fOh5OIY9L-Q/UbAgg7Hi4RI/AAAAAAAAMic/YMhLNhVynmY/s1600/diferencia-activos-pasivos-financieros.jpg

2. traslado de los saldos iniciales y de las transacciones ordinarias a cuentas T.

Caja y bancos 2.500.000 1. 6.800.000 2. 16.255.000 3. 21.200.000 4. 1.400.000 5. 540.000

Clientes 4.200.000 1. 22.400.000 3. 21.200.000

30.500.000 18.195.000

26.600.000 21.200.000

12.305.000

5.400.000

Inversiones - Papeles comerciales

Gastos pagados por anticipado - Seguros

12.000.000

180.000

12.000.000

120.000

Equipos de oficina

b). 60.000

Depreciación acumulada

27.000.000

8.100.000 c).

27.000.000

225.000 8.325.000

Imagen: http:/...10036753-dinero-de-devaluacion-de-finanzas--el-dolar-simbolo-flecha-hacia-abajo--crisis--simbolizando-la-quie.jpg

54

Depreciación acumulada

Flota y equipo de transporte 48.000.000

28.800.000 c).

48.000.000

29.600.000

Proveedores nacionales 4. 1.400.000

2.600.000

Ingresos recibidos por anticipado d).

800.000

3.200.000 2.400.000

1.200.000

Obligaciones financieras Bancos nales

Capital suscrito y pagado

9.000.000

38.000.000

9.000.000

38.000.000

Gastos pagados por anticipado - intereses 5. 540.000

800.000

Reservas obligatorias 980.000

e). 180.000

980.000

360.000

Utilidades acumuladas

Ingresos operacionales 1. 29.200.000 d. 800.000

3.200.000 3.200.000

A. 30.000.000

30.000.000

Imagen: http://www.fundaconocer.org/fsc/images/stories/programas_tecnicos/aux_contable1.png

55

Gastos operacionales de personal 2. 14.500.000

B. 14.500.000

Gastos operacionales - servicios 2.

88.000

B.

88.000

Gastos operacionales Arrendamientos 2. 1.200.000

B. 1.200.000

Gastos opera. Mantenimiento y reparación 2.

445.000

B. 445.000

Gastos operacionales Diversos 2.

22.000

B. 22.000

Imagen: http://contadoresalatorremena.com.mx/wp-content/desarrollo-de-estados-financieros.jpg

56

3. El Balance de prueba antes de ajustes para Turismo Intercontinental S.A., al 31 de enero, es el siguiente:

Comerciales

Turismo Intercontinental S.A. Balance de prueba preajustado 31 de enero de 1998 Comerciales

Nombre de la cuenta Caja y Bancos Clientes Inversiones- papeles comerciales Gastos pagados por anticipado- Seguros Gastos pagados por anticipado- Intereses Equipos de oficina Depreciación acumulada Flota y equipo de transporte Depreciación acumulada Proveedores nacionales Ingresos recibidos por anticipado Obligaciones financieras - Bancos nacionales Capital suscrito y pagado Comerciales Reservas obligatorias Utilidades acumulables Ingresos operacionales Gastos operacionales de personal- sueldos Gastos operacionales - Arrendamientos Gastos operacionales - Servicios Comerciales Gastos opera. - Mantenimiento y reparaciones Gastos operacionales - Diversos

Débito

Crédito

$ 12.305.000 5.400.000 12.000.000 180.000 540.000 27.000.000 $ 8.100.000 48.000.000 28.800.000 1.200.000 3.200.000 9.000.000 38.000.000 980.000 3.200.000 29.200.000 45.500.000 1.200.000 88.000 445.000 22.000

Sumas iguales $ 121.680.000

$121.680.000

50 57

4. Diligenciamiento de la hoja de trabajo

Turismo Intercontinental - Hoja de trabajo- Enero 31 Comerciales

(Cifras en miles de pesos colombianos) Nombre de la cuenta Caja y Bancos Clientes Inversiones- Papeles comerciales Gastos pagados por anticipadoSeguros Gastos pagados por anticipadoIntereses Equipo de oficina Depreciación acumulada Flota y equipo de transporte Depreciación acumulada Proveedores nacionales Ingresos recibidos por anticipado Obligaciones financieras- Bcos. Nales. Capital suscrito y pagado Reservas obligatorias Utilidades acumuladas Ingresos operacionales Gastos operacionales de personal Gastos operacionalesArrendamientos Gastos operacionales- Servicios Gastos mantenimiento y reparaciones Gastos operacionales- Diversos Ingresos por cobrar- Intereses Ingresos no operacionalesFinancieros Gastos operacionales - Seguros Gasto depreciación- Equipo oficina Gasto depreciación flota y equipo transp. Gastos no operacionalesFinancieros

Balance de prueba preajustado

Ajustes

Comerciales

12.305 5.400 12.000 180

b)60

540

e)180

Balance de prueba ajustado

Balance General

12.305 5.400 12.000 120

112.305 5.400 12.000 480

360

27.000

27.000

27.000 8.100

8.325

c)225

8.325

48.000

48.000 28.800 1.200 3.200 9.000

d)800

38.000 980 3.200 30.000

d)800 14.500 1.200

14.500 1.200

Comerciales

88 445

29.600 1.200 2.400 9.000

29.600 1.200 2.400 9.000 38.000 980 3.200 30.000

c)800

38.000 980 3.200 29.200

48.000

22 a)300

1.200

88 445

88 445

22 300

22 300 300

a)300 b)60 c)225 d)800 Comerciales

14.500

60 225 800

300 60 225 800 180

180

e)180

17.520 12.780

Utilidad antes de impuestos Impuesto de renta y complementarios Utilidad del ejercicio Utilidades acumuladas, Enero 31 SUMAS IGUALES

Resultados

30.300 4.473 8.307

121.680

121.680

2365

2365

123.005

123.005

30.300

30.300

105.485

105.485555

50 58

a) Registro y cálculo de los intereses ganados no cobrados en enero, sobre las inversiones en papeles comerciales. Comerciales

Ingresos por cobrar- Intereses

Enero 31 Ingresos no operacionales- Financieros

300.000 300.000

Cálculo de los intereses: Comerciales Intereses = $12.000.000x 30%x1/12= $300.000

b) Registro y cálculo del gasto por seguro incurrido en el mes de enero. Registro: Comerciales

Gastos operacionales- Seguros

Enero 31 Gastos pagados por anticipado- Seguros

60.000 60.000

Cálculo del seguro del mes de enero: Seguro de enero= $180.000/3= $60.000

c)

Registro y cálculo de las apreciaciones de enero.

Registro:

Comerciales

Gastos operacionales- deprec. Equipo ofic. Depreciación acumulada. Enero Gastos operac. – Deprec. Equipo de transp. 31 Depreciación acumulada

225.000 225.000 800.000 800.000

Cálculo de las depreciaciones del mes de enero: Depreciación equipo de oficina= $27.000.000/120= $225.000 Depreciación equipo de transporte= $48.000.000/60= $800.000

59

d)

Registro y cálculo de los ingresos recibidos por anticipado.

Registro: Comerciales

Ingresos recibidos por anticipado

800.000

Enero 31 Ingresos operacionales

800.000

Cálculo de los ingresos causados en el mes de enero: Comerciales

Ingresos causados= $3.200.000/4= $800.000 e)

Registro y cálculo de los intereses causados en enero.

Registro: Comerciales

Enero 31

Gastos no operacionales- Financieros

180.000

Gastos pagados por antic. – Intereses

180.000

Cálculo de los intereses causados en enero: Intereses de enero= $9.000.000x 24% x 1/12= $180.000

Ingresos no operac. - Financieros

Ingresos por cobrar- Intereses a) 300.000

a) 300.000

B. 300.000

300.000

Gastos operac. - servicios b)

60.000

B.

60.000

Gastos opera. Deprec. Equipo ofic c)

225.000

B. 225.000

60

Gastos Operac. - Deprec. Flota Y equipo de transporte c) 800.000

B. 800.000

Gastos no operacionales. financieros e) 180.000

B. 180.000

Asientos de cierre. A.

Cierre de los ingresos del mes de enero:

Comerciales

Ingresos operacionales Enero Ingresos no operacionales- Financieros 31 Ganancias y perdidas

B.

30.000.000 300.000 30.300.000

Cierre de los gastos del mes de enero:

Comerciales

Pérdidas y Ganancias 17.520.000 Gastos operacionales de personal- Sueldos 14.500.000 Gastos operacionales- Arrendamientos 1.200.000 Gastos operacionales- Servicios 88.000 Gastos operacionales- Mant.y reparaciones 445.000 Enero Gastos operacionales- Diversos 22.000 31 Gastos operacionales- Seguros 60.000 Gastos operac.- Deprec. Equipo de oficina 225.000 Gastos operac.- Deprec. Flota y eq. De 800.000 transp. Gastos no operacionales- Financieros 180.000

C. Cierre de la cuenta Pérdidas y Ganancias. Comerciales

Pérdidas y Ganancias Enero Impuesto de renta y complementarios 31 Utilidad del ejercicio

12.780.000 4.473.000 8.307.000

61

Impto. De renta y complementarios

Pérdidas y Ganancias B. 17.520.000

A. 30.300.000

C. 12.780.000

12.780.000

C. 4.473.000

Utilidad del ejercicio C. 8.307.000

Comerciales

Imagen: http://2.bp.blogspot.com/-a8fbBWA3yKM/UbAgGcwUF3I/AAAAAAAAMiU/hNQPFa-doE4/s1600/manejar-activos-financieros.jpg

62

6. Preparación del estado de resultados del mes de enero y del balance general al 31 de enero de XX.

Turismo Intercontinental S.A. Estado de resultados para el mes de enero de XX

Nombre de la cuenta Ingresos operacionales Gastos operacionales de administración y ventas: Gastos de personal Arrendamientos Servicios Mantenimientos y reparaciones Seguros Depreciación equipo de oficina Depreciación flota y equipo de transporte Diversos

Débito

Crédito $30.000.000

$14.500.000 1.200.000 88.000 445.000 60.000 225.000 800.000 22.000

Total gastos operacionales de administración y ventas

17.340.000 $12.660.000

Utilidad operacional Ingresos no operacionales: Financieros Gastos no operacionales: Financieros Utilidad antes de impuestos (35%) Impuesto de renta y complementarios Utilidad del ejercicio

$ 300.000 (180.000)

120.000 $12.780.000 4.473.000 $8.307.000

63

Turismo Intercontinental S.A. Estado de resultados para el mes de enero de XX

Activo

Pasivo y patrimonio

Caja y bancos Clientes Ingresos por cobrarIntereses Papeles comerciales Gastos pagados por anticipado Equipo de oficina Depreciación acumulada

Equipo de oficina (neto) Flota y equipo de transp. Depreciación acumulada Flota y equipo (neto)

$12.305.000 5.100.000 300.000

$27.000.000 ( 8.325.000)

$48.000.000 (29.600.000)

Proveedores nacionales Ingresos recibidos por ant. Impuesto de renta y compl.

12.000.000 480.000 Obligaciones financ. Bancos. Nales

9.000.000 $ 17.073.000

Total pasivo

$18.675.000 Patrimonio Capital suscrito y pagado Reservas obligatorias Utilidades acumuladas Utilidades del ejercicio $18.400.000 Total patrimonio

Total activo

$ 1.200.000 2.400.000 4.473.000

$ 67.560.000

Total pasivo y patrimonio

$ 38.000.000 980.000 3.200.000 8.307.000 50.487.000 $67.560.000

Imagen: http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS66X_q1omiqEfub42NZWK5ElFSHqe71orCEQb28Ihcd9LZIudD

64

Los asientos de ajuste tienen como objetivo reconocer algunos ingresos y gastos que a la fecha de corte que no se hayan cobrado o pagado y, por tanto, no tengan registro. También existen algunos ingresos recibidos en periodos anteriores y gastos pagados por anticipado, las cuales deben reconocerse como ingresos y gastos del periodo corriente. Por intermedio de los asientos de ajuste de igual manera se pueden corregir omisiones y errores cometidos a lo largo del periodo, a fin de evitar enmendaduras y tachones que están prohibidos por ley. Los asientos de cierre tienen como principal finalidad determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio, utilizando para ello una mecánica contable que consiste en dejar las cuentas del estado de resultados en cero. Esto hace que en el siguiente periodo únicamente se tengan en cuenta las cuentas propias del periodo. La hoja de trabajo se ha constituido, sin lugar a dudas, en una importante herramienta contable que facilita el proceso de ajuste y cierre de libros y permite presentar en forma resumida los resultados operacionales y la situación financiera de la empresa al finalizar un periodo contable.

Imagen:http://miprimernegocio.altavistabc.com/wp-content/uploads/2012/03/finanzas-empresariales.jpg

65

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS.

Asientos de ajuste: Registros contables realizados al finalizar un periodo y que tienen como objetivo registrar hechos económicos ejecutados pero no reconocidos, corregir errores y omisiones Asientos de cierre: Asientos contables que se deben realizar al finalizar un periodo contable, con el propósito de cerrar las cuentas de resultados y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio. Balance de prueba ajustado: Listado de los saldos débitos y créditos de las cuentas de los estados financieros, que se prepara después de los asientos de ajuste y antes de los de cierre. Cuentas temporales: Partidas del estado de resultados que deben de cerrarse al finalizar un periodo contable para determinar la utilidad o pérdida operacional. Cuentas permanentes: Partidas del enlace general que perduran en los distintos periodos y no se deben cerrar. Depreciación: Distribución del valor histórico ajustado de propiedades, planta y equipo en los distintos periodos de vida útil. Pérdidas y Ganancias: Cuenta temporal que tiene como finalidad resumir los ingresos y gastos de un periodo contable. Gastos acumulados: Gastos causados pero no reconocidos al finalizar el periodo contable. Gastos pagados por anticipado: Desembolsos realizados por la empresa que tienen como finalidad pagar por anticipado ciertos gastos operacionales. Ingresos acumulados: Servicios prestados cuyo pago a la fecha de corte no se ha recibido. Ingresos recibidos por anticipado: Dinero recibido por la empresa como anticipado de servicios por prestar en el futuro.

Imagen:http://software-erp-gestion-financiera.synerplus.es/imagenes/contabilidadanalitica/Administracion_Contabilidad_y_Finanzas_Programa_ERP_software_financiero.jpg

66

TALLERES TALLERES TALLERES Temas de reflexión. El estudiante debe formular sus comentarios acerca de los siguientes enunciados: 1. Una empresa no realizó el mes pasado los asientos de ajuste; sin embargo, los estados financieros no variaron en absoluto.

2. Las cuentas permanentes deben cerrarse al finalizar cada periodo contable, con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ente económico.

3. A pesar de no realizar los asientos de cierre, el estado de resultados no se afecta; solo las partidas del balance general sufren algunas modificaciones.

4. El balance de prueba ajustado es un estado financiero y, por tanto, debe formar parte de los informes presentados por la empresa al final del periodo contable.

5. La hoja de trabajo debe registrarse en la cámara de comercio de la localidad, ya que sustituye los libros de contabilidad.

6. Los efectos de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda se pueden corregir mediante los asientos de cierre.

7. Los gastos pagados por anticipado no requieren ajuste mensual, ya que su monto se puede considerar un gasto del periodo.

8. Los gastos causados durante un periodo deben reconocerse como tales, solo en el periodo en que se realice el desembolso de efectivo. 67

TALLERES TALLERES TALLERES Evaluación de lectura del capítulo.

1. Enumerar los pasos del ciclo contable, desde el momento en que se registran los asientos ordinarios hasta que se preparan los estados financieros.

2. ¿Qué finalidad persigue la asociación de periodo contable con sus respectivos costos y gastos?

los ingresos de un

3. Explicar brevemente la diferencia entre la contabilidad de causación y la contabilidad de caja. En nuestro medio, ¿Cuál de los dos sistemas es el aceptado por la legislación vigente?

4. En términos contables, ¿por qué se consideran importantes los asientos de ajuste? Si para determinado mes se omiten, ¿Cuál sería su efecto en los estados financieros básicos?

5. En caso de no reconocer un gasto causado pero no pagado, ¿Cómo se afectarían el estado de resultados y el balance general?

6. ¿Cuál es el efecto producido en los estados financieros básicos al registrar en libros un asiento de ajuste de gastos acumulados?

7. ¿Qué efectos tiene sobre el valor histórico ajustado y el valor en libros un ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo?

8. ¿Cuál es la finalidad de los balances de prueba ajustado y sin ajustar? ¿Cuál es más importante y por qué? Imagen:https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQ6gMOGjbbE2vHj7VCOwOuTHcc1yTzfIMOLxe_FxSh_YbquaUsA

68

TALLERES TALLERES TALLERES 9. ¿Por qué razón se deben cerrar las cuentas temporales al finalizar cada periodo contable? ¿Por qué no se cierran también las cuentas permanentes?

10. Mediante un ejemplo numérico, explicar el proceso de cierre de las cuentas temporales y determinar la utilidad o pérdida operacional. Incluir en el ejemplo algunos ingresos y gastos.

11. Desde el punto de vista contable, ¿es importante el diligenciamiento de la hoja de trabajo? ¿Cuáles son las columnas que la constituyen?

12. Explicar brevemente el diligenciamiento de la hoja de trabajo, enfatizando el balance de las columnas del estado de resultados. ¿Por qué se deben balancear todas las columnas débitos con los créditos?

Imagen:http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRcX62NUwyMHDNKmoqaKKIfTWIbF4eDrso2qz_VG-3NQab-Esp8

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Temas y Temas actividades de consulta. yTemas actividades de consulta. y actividades de consulta.

Con el fin de validar lo expuesto en el capítulo sobre los asientos de ajuste y cierre, el estudiante debe visitar una empresa a la cual tenga acceso y solicitar a la dirección del departamento de contabilidad que le ilustre sobre la actividad que desarrolla este al final de cada mes. Pregunte acerca de la necesidad e importancia de los asientos de ajuste, quien los prepara, de donde toman la información para el cálculo de las cifras; observe, si es posible, un comprobante de ajuste y uno de cierre. Consulte con el contador que pasaría con los datos suministrados por contabilidad en caso de no realizar los asientos de ajuste mensuales. Tome un balance de prueba preajustado y compárelo con uno ajustado: ¿existen muchas diferencias?, ¿es absolutamente indispensable llevar a cabo todo ese esfuerzo? Por último, consulte la opinión del funcionario encargado de los asientos de cierre, si estos también son preparados por el contador o los elabora un auxiliar de contabilidad. En fin, con el propósito de asimilar lo visto en este capítulo, debe obtener la mayor información posible en su visita.

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Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. 1. Determinar el efecto que sobre cada una de las cuentas de activo, pasivo o patrimonio tienen los siguientes asientos de ajuste. Utilizar una A si se trata de un aumento, D si es una disminución, y N si no hay efecto alguno.

Activo

Pasivo

Patrimonio

A

D

N

Gastos acumulados Ingresos acumulados Amortización de ingresos recibidos Por anticipado Amortización de gastos pagados Por anticipado

2. El 15 de julio del año pasado, el señor Alfonso Barragán, socio de Barragán Hermanos, prestó a la empresa la suma de $4.500.000, a tres meses y con un interés anual simple del 36% para pagar junto con el principal. Se pide: registrar en los libros de la empresa en forma de diario lo siguiente: a. El hecho económico del 15 de julio. b. Los asientos de ajuste al 31 de julio, 31 de agosto y 30 de septiembre. c. El pago de la deuda y los intereses al 15 de octubre.

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Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. 3. Pastusa de Arrendamientos S.A. tiene arrendado a Calisistemas un local, por el cual la segunda paga mensualmente la suma de $1.200.000. Al 31 de enero del presente año, Calisistemas no había cubierto aun el valor correspondiente al arrendamiento del mes de enero.

Se pide: a.Registrar en forma de diario, en los libros de ambas empresas, el ajuste al 31 de enero para reconocer el arriendo del mes. b.Registrar en los libros de ambas compañías, suponiendo que Calisistemas desembolsa el 5 de febrero la suma de $2.400.000, a fin de cubrir el arrendamiento correspondiente a los meses de enero y febrero.

4. El 15 de marzo de XX, Financiera La Virginia S.A. prestó a Comercial El Guajiro Ltda. La suma de $21.000.000 a seis meses con un interés anual simple del 36%, trimestre anticipado.

Se pide: registrar en forma de diario, para ambas organizaciones, los siguientes hechos económicos: a. El préstamo otorgado el 15 de marzo. b. Los ajustes al 31 de marzo, 30 de abril y 31 de mayo. c. La nota débito enviada el 15 de junio a la empresa comercial, por parte de la financiera por el interés del próximo trimestre. d. La cancelación de la deuda el 15 de septiembre.

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Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. . 5. Comercializadora Santa Fe S.C.A. adquirió el 15 de enero del año pasado una camioneta de reparto bajo los siguientes términos: · Cuota inicial $12.000.000 · Quince pagarés de $1.400.000 cada uno para recoger mensualmente. · Intereses del 3% mensual sobre saldos, por pagar junto con los abonos de capital. · La empresa vendedora exigió un seguro mientras duraba la deuda. La prima alcanzo un monto de $300.000 y fue cubierta por Comercializadora Santa Fe de contado. Esta prima protege el vehículo por los quince meses de duración de la deuda.

Se pide: a. Registrar en forma de diario el hecho económico del 15 de enero. b. Registrar los asientos de ajuste requeridos al 31 de enero y al 28 de febrero. c. Registrar en forma de diario los abonos de capital al 15 de febrero y al 15 de marzo.

Nota: Registrar las transacciones en forma ordenada cronológicamente.

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Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. 6. Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria ServiBuga Ltda., y corresponden a las operaciones realizadas por el ente económico durante el año xx. Ingresos operacionales: Actvidades inmobiliarias, empresariales y de cualquier Ingresos no operacionales: Financieros Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo

$49.500.000

$1.250.000 2.435.000

Gastos operacionales de administración: Gastos de personal Arrendamientos Servicios Mantenimientos y reparaciones Depreciaciones Diversos

$16.500.000 1.220.000 95.200 840.000 1.360.000 35.750

Gastos operacionales de ventas: Gastos de personal

$12.850.000

Honorarios

1.750.000

Arrendamientos

1.850.000

Seguros Gastos de viaje

655.000 2.125.000

Gastos no operacionales: Financieros Pérdida en venta y retiro de bienes

$1.520.000 645.000

Se pide: preparar los asientos de cierre respectivos y elaborar un estado de resultados para el año.

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Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. 7. El siguiente es el balance de prueba preajustado de Óptica de Servicios S.A. al 31 de diciembre de 1997.

ÓPTICA DE SERVICIOS S.A. Balance de prueba preajustado Diciembre 31 de 1997 Nombre de la cuenta Caja Bancos Inversiones- Papeles comerciales Clientes Materiales, repuestos y accesorios Terrenos Obligaciones financieras- Bancos nacionales Proveedores nacionales Capital suscrito y pagado Reservas obligatorias Utilidades acumuladas Ingresos Por Servicios Ingresos no operacionales- Arrendamientos Gastos de personal Gastos honorarios Gastos seguros Gastos servicios Gastos diversos Ingresos no operacionales- Financieros Sumas iguales

Débito $ 200.000 1.800.000 10.000.000 2.500.000 3.000.000 25.000.000

Crédito

$5.000.000 2.000.000 18.000.000 4.500.000 7.000.000 30.000.000 6.500.000

17.500.000 5.000.000 5.250.000 3.000.000 500.000 750.000 $ 73.750.000

$73.750.000

Datos para ajuste al 31 de diciembre de XX: · Los papeles comerciales devengan un interés mensual del 3% simple. Al 31 de diciembre están pendientes por cobrar y reconocer los del último trimestre del año. · Al 31 de diciembre quedan pendientes por pagar los sueldos de la última semana por u monto de $335.000 75

Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. · Al 31 de diciembre se hizo un conteo físico de materiales, repuestos y accesorios, este arrojó existencias por valor de $1.000.000 · De los $5.250.000 de gastos seguros debe diferirse para el próximo año la quinta parte. · De los ingresos no operacionales- arrendamientos, $500.000 corresponden a la próxima vigencia. Se pide: a. Diligenciar la hoja de trabajo. b. Registrar en forma de diario los asientos de ajuste y cierre y pasar a cuentas T. c. Preparar el estado de resultados para el año y el balance general al 31 de diciembre de XX. 9. La siguiente información fue suministrada por el contador de Viajes Curramba Ltda. Y corresponde al segundo semestre de XX. Con base en estos datos, se debe completar el ciclo contable del semestre y prepara el estado de resultados y el balance general.

VIAJES CURRAM BA LTDA. Balance de prueba preajustado al 31 dic. xx. Cifras en miles de pesos.

Nombre de la cuenta Caja Bancos clientes Materiales, repuestos y accesorios Gastos pagados por anticipado cuentas por cobrar a directores inversiones en bonos gastos arrendamientos gastos de personal gastos servicios proveedores nacionales impuestos de turismo por pagar ingresos operacionales ingresos no operacionales- financieros ingresos recibidos por anticipado aportes sociales utilidades acumuladas sumas iguales

Débito $20.350 95.000 22.860 11.700 14.400 150.000 600.000 18.000 42.000 7.800

$982.110

Crédito

$31260 9.000 144.000 6.000 24.000 750.000 17.850 $982.110

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Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Ejercicios para el desarrollo de habilidades. Información para los asientos de ajuste:

· El 31 de diciembre se realizó un inventario físico de materiales, repuestos y accesorios. Este conteo arrojó existencias por valor de $750.000.000. · Los gastos pagados por anticipado representan el saldo de una póliza de seguros contra incendio, tomada el 1 de julio de xx, con una vigencia de dos años. El valor pagado inicialmente por la primera fue de $28.800.000. · Las cuentas por cobrar a directores están representadas por un pagaré fechado el 1 de octubre de xx, con un interés simple del 36% anual pagadero a la fecha de vencimiento. El pagaré tiene plazo de un año. · A la fecha no se han reconocido los intereses del último trimestre sobres las inversiones en bonos. La tasa de interés es del 10% trimestral simple. · Las prestaciones sociales causadas para el semestre, no reconocidas a la fecha, ascienden a $10.500.000. · El saldo de ingresos recibidos por anticipado corresponden a un anticipo por concepto de arrendamiento de un piso que la empresa subarrendó el 1 de noviembre de xx y por cual recibió $24.000.000. el anticipo tiene vigencia por cuatro meses.

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