UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD “COGUI” INSTRUCTIVO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES

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1. OBJETIVO Definir los pasos a seguir en la expedición de certificados laborales para el personal docente, no docente, pensionado, vinculado o retirado de la Universidad del Magdalena. 2. ALCANCE El presente documento aplica y debe de ser llevado a cabo por el personal capacitado en el Grupo de Gestión del Talento Humano, con el fin de expedir certificaciones laborales, solicitadas por los funcionarios públicos docentes y no docentes, vinculados y retirados de la Universidad del Magdalena.

3. RESPONSABLES El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Coordinador del Grupo de Gestión del Talento Humano. 4. GENERALIDADES El proceso de expedición de certificaciones laborales por parte del Grupo de Gestión del Talento Humano, es el proceso mediante el cual se realiza la consulta de la hoja de vida del solicitante, verificando tiempos y salarios devengados. Adicionalmente, se certifican las diferentes ingresos y retenciones aplicados al personal anteriormente mencionado. Este instructivo se deriva del procedimiento de nomina GH-P10, y contribuye a la gestión de la información solicitada por los funcionarios publicos docentes y no docentes, activos y retirados, dentro de La Universidad del Magdalena. El desarrollo de los procesos del presente documento los ejecutará unicamente el personal asignado para ello por el Coordinador del Grupo de Gestión del Talento Humano y laborales, y en ausencia de este(os), un encargado con nivel Auxiliar con conocimiento del debido proceso. Las comunicaciones oficiales generadas por éste instructivo, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. Elaboró

Revisó

Aprobó

Emperatriz Zapata Zapata Mercedes de la Torre H. Ruthber Escorcia Caballero Grupo de Gestión de la calidad Responsable del Proceso de Rector 20/08/2009 Gestión del Talento Humano 20/08/2009 20/08/2009 COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR

5. DESCRIPCIÓN: 5.1. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO DE PLANTA No.

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Responsable/ Dependencia

Descripción de la Actividad

Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe verbalmente de los interesados la Secretaria/Recursos solicitud de expedición de certificados, Humanos y Laborales especificando los parámetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. Consulta de hoja de vida: Técnico Nomina/Recursos Consulta su hoja de vida, verificando los datos a Humanos y Laborales certificar. Profesional Universitario Elaboración del certificado: de nómina/Recursos Procesa la solicitud de certificado. Humanos y Laborales Profesional Universitario Impresión de Certificado: de nómina/Recursos Imprime un (1) documento en original para Humanos y Laborales revisión. Firmar Certificación: Jefe de Sección/Recursos Firma las certificaciones a solicitud del Humanos y Laborales interesado. Remisión: Técnico Nomina/Recursos Remite el certificado debidamente firmado al Humanos y Laborales interesado.

5.2 CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO CONTRATISTA No.

Responsable/ Dependencia

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Secretaria/Recursos Humanos y Laborales

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Técnico de nómina/Recursos Humanos y Laborales

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Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales

Descripción de la Actividad Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe verbalmente de los interesados la solicitud de expedición de certificados, especificando los parámetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. Consulta de hoja de vida: Consulta su hoja de vida, verificando las respectivas órdenes de servicios y demás datos a certificar. Elaboración del certificado: Procesa la solicitud de certificado. Impresión de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisión.

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Responsable/ Dependencia

Descripción de la Actividad

Firmar certificación: Jefe de Sección/Recursos Firma las certificaciones, a solicitud del Humanos y Laborales interesado. Remisión: Técnico Nomina/Recursos Remite el certificado debidamente firmado al Humanos y Laborales interesado.

5.3. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO CONTRATISTA No.

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Responsable/ Dependencia

Descripción de la Actividad

Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito por parte de los interesados Secretaria/Recursos la solicitud de expedición de certificados, Humanos y Laborales especificando los parámetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. Consulta de hoja de vida: Consulta la hoja de vida, solicitando la misma a la oficina de Archivo y correspondencia, Técnico Nomina/Recursos mediante GD-F06 Formato de Requerimiento Humanos y Laborales documental verificando los datos a certificar, se toman los datos pertinentes y se devuelve por la misma vía. Profesional Universitario Elaboración del certificado: de nómina/Recursos Procesa la solicitud de certificado. Humanos y Laborales Profesional Universitario Impresión de Certificado: de nómina/Recursos Imprime un (1) documento en original para Humanos y Laborales revisión. Jefe de Sección/Recursos Firmar certificación: Firma las certificaciones. Humanos y Laborales Técnico de Remisión: Remite el certificado debidamente firmado al Nomina/Recursos interesado. Humanos y Laborales

5.4. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO DE PLANTA No.

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Responsable/ Dependencia

Descripción de la Actividad

Secretaria/Recursos Humanos y Laborales

Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito por parte de los interesados, la solicitud de expedición de certificados, especificando los parámetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc.

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Responsable/ Dependencia Técnico de nómina/Recursos Humanos y Laborales Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales Jefe de Sección/Recursos Humanos y Laborales

Descripción de la Actividad Consulta de hoja de vida: Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. Consulta de sueldos devengados: Consulta en el sistema los sueldos en los años a certificar. Elaboración del certificado: Procesa la solicitud de certificado.

Impresión de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisión. Firmar certificación: Firma las certificaciones. Remisión: Técnico Nomina/Recursos Remite el certificado debidamente firmado al Humanos y Laborales interesado.

5.5. CERTIFICADO DE PERSONAL PENSIONADO No.

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Responsable/ Dependencia Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Técnico de nómina/Recursos Humanos y Laborales Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales Profesional Universitario de nómina/Recursos Humanos y Laborales Jefe de Sección/Recursos Humanos y Laborales

Descripción de la Actividad Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito de parte de los interesados, la solicitud de expedición de certificados, especificando los parámetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. Consulta de hoja de vida: Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. Consulta de sueldos devengados: Consulta en el sistema los sueldos en los años a certificar. Elaboración del certificado: Procesa la solicitud de certificado.

Impresión de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisión. Firmar certificación: Firma las certificaciones. Remisión: Técnico Nomina/Recursos Remite el certificado debidamente firmado al Humanos y Laborales interesado.

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5.6. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES DE TODO EL PERSONAL ACTIVO, RETIRADO Y PENSIONADOS. No.

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Responsable/ Dependencia Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Técnico de nómina/Recursos Humanos y Laborales Técnico de nómina/Recursos Humanos y Laborales Técnico de nómina/Recursos Humanos y Laborales Jefe de Sección/Recursos Humanos y Laborales

Descripción de la Actividad Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito por parte de los interesados, la solicitud de expedición de certificados, especificando los parámetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. Consulta de Base de Datos: Consulta en la base de datos de nomina, por medio del numero de cedula y año a verificar. Elaboración del certificado: Procesa la solicitud de certificado.

Impresión de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisión. Firmar certificación: Firma las certificaciones. Remisión: Técnico Nomina/Recursos Remite el certificado debidamente firmado al Humanos y Laborales interesado.

5.7. CERTIFICADOS DE PAGO DE MESADAS PENSIONALES. No.

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Responsable/ Dependencia

Descripción de la Actividad

Consulta Nomina Pensional: Consulta el sistema para calcular los montos Técnico Nomina/Recursos devengados por los pensionados de la Humanos y Laborales Universidad del Magdalena. (Cuatrimestralmente). Profesional Universitario Revisión: de nómina/Recursos Revisa el cálculo de la mesada pensional y Humanos y Laborales ordena la certificación de pago de mesadas. Preparación de Certificación: Secretaria/Recursos Elabora el certificado de pago de mesadas Humanos y Laborales pensionales. Revisión y Firma: Jefe/Recursos Humanos y Revisa y firma el certificado del pago de la Laborales mesada pensional.

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Responsable/ Dependencia

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Descripción de la Actividad

Gestión del Bono Pensional: Consulta en archivo copia de las 3 últimas Técnico Nomina/Recursos resoluciones de pensiones otorgadas por la Humanos y Laborales Universidad (Personal Docente, Público, Oficial), se adiciona copia de los pagos por concepto de aportes de pensión. Elaboración del Oficio: Prepara comunicación externa, dirigido a la Secretaria/Recursos Oficina de Regulación Económica del Ministerio Humanos y Laborales de Hacienda, con copia a la Jefatura de planeación del ICFES. Impresión de Certificado: Secretaria/Recursos Se imprime un (1) documento en original para Humanos y Laborales revisión. Firmar certificación: Jefe de Sección/Recursos El Jefe de Recursos Humanos y Laborales firma Humanos y Laborales las certificaciones. Remisión del Oficio: Secretaria/Recursos Se remite el oficio debidamente firmado por Humanos y Laborales medio de recepción.

6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Decreto

Entidad que lo genera Presidencia de la Republica

Nº Identificación

Fecha de Expedición

2663

05/08/1950

Descripción Código Sustantivo del Articulo 57 numeral 7

trabajo

7. REGISTROS: Identificación Código Formato

Nombre Formato de

GD-F06

Requerimiento documental

Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Tiempo de Medio Retención

Talento Humano / Físico

12 meses

Protección Responsable de Archivarlo Secretaria / Talento

Recuperación (clasificación para consulta) Cronológicamente

Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Destruye

Humano

El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P02 Procedimiento para el control de registros.

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8. REGISTRO DE MODIFICACIONES

Versión

Fecha

Ítem modificado

Descripción

No aplica por ser la primera versión

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