UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE-ADMINISTRATIVA DE UNA EMPRESA DEDICADA A LA MODA

TRABAJO PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN

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A:

DIANA RUIZ REYES

ASESOR: C.P. FAUSTO FERMIN GONZÁLEZ CAMBEROS

CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MÉXICO 2011

AGRADECIMEINTOS A mis padres. A quienes me han heredado el tesoro más valioso que puede dársele a un hijo: amor. A quienes sin escatimar esfuerzo alguno, han sacrificado gran parte de su vida para formarme y educarme. A quienes la ilusión de su vida ha sido convertirme en persona de provecho, mis conceptos, mis calores morales y mi superación se las debo a ustedes; esto será la mejor de las herencias; lo reconozco y lo agradeceré eternamente. A quienes nunca podré pagar todos sus desvelos ni aún con las riquezas más grandes del mundo. Por esto y más… Gracias.

A mis Hermanos Por la oportunidad de existir, por su sacrificio en algún tiempo incomprendido, por su ejemplo de superación incasable, por su comprensión y confianza, por su amor y amistad incondicional, porque sin su apoyo no hubiera sido posible la culminación de un éxito más.

A mi Asesor C.P. Fausto Fermín, como un testimonio de gratitud por haber significado apoyo y esfuerzo para llevar a cabo este trabajo profesional, prometiendo superación y éxitos sin fin, para devolver el apoyo brindado, y la mejor de las ayudas que puede haber.

ÍNDICE GENERAL INTRODUCCIÓN 1 Capítulo 1 ANTECEDENTES ROMANZZINO S.A. DE C.V. 2 1.1 ANTECEDENTES – FUNDACIÓN 3

1.1.2 Avances cronológicos 3 1.1.3 Mercado Actual 4 Capítulo 2 COMERCIALIZACIÓN 5 2.1 Tendencia 6 2.2 Departamento de Proyectos 8 2.2.1 División Fabrica 8 2.2.1.1 Gerente de Ventas 10 2.2.1.2 Gerente de Producción 10 2.2.2.3 Gerente de Crédito y Cobranza 11 2.2.2.4 Gerente de Tesorería 11 2.2.2.5 Gerente de Contabilidad 11 2.2.2 Oficinas – División Tiendas 12 2.2.2.1 Auditoria Tiendas 14 2.2.2.2 Mercadeo 15 2.2.2.3 Supervisión Tiendas 16 2.2.2.4 Operaciones 17 2.2.2.5 Sistemas 18 2.2.2.6 Recursos Humanos 19 2.2.2.7 Contabilidad 20 2.3 Sistema de Administración 22 2.3.1 Sistema Corporativo de Consulta 20 2.3.2 Sistema PROSCAI 20 Capítulo 3 DESCRIPCIÓN DEL DESEMPEÑO PROFESIONAL 29 3.1 Pólizas de Ventas Automáticas 32 3.2 Conciliación Bancaria 33 3.3 Egresos Tiendas 35

3.3.1 Cajas Chicas y Composturas de Tiendas 42 3.3.2 Balance General 43 3.3.3 Estado de Resultados 49 Capítulo 4 ANÁLISIS Y DISCUSIÓN 51 4.1 Relación Departamento de Administración 52 4.2 Importancia Administrativa 54 Capítulo 5 RECOMENDACIONES 56 Conclusiones 59 Glosario 60 Anexos 61 ANEXO 1 TRASPASOS DE MERCANCÍA ANEXO 2 PEDIDOS ESPECIALES

INTRODUCCIÓN La competencia en el mercado global ha provocado no solo un cambio sino una trasformación en las organizaciones y sus integrantes, dando como resultado mejora en su estructura organizacional, evaluando y valorización de los procesos, formas de trabajo, servicios y sobre todo calidad en los productos que se ofrecen. La Administración se ha preocupado por la planificación, organización, dirección y control de los recursos financieros, materiales, tecnológicos, de la organización, así como de sus procesos internos con el finalidad de obtener el máximo beneficio posible cumpliendo con su principal objetivo que es alcanzar cada una de sus metas sin dejar de considerar un factor principal que es la fuerza laboral. Durante mi proceso laboral he podido desarrollar una mejor visión de la estructura organizacional y la complejidad de cada uno de sus elementos tomando en cuenta los factores: liderazgo, trabajo en equipo, negociación, sin duda alguna la experiencia laboral ha desarrollado una parte fundamental durante y a lo largo del mercado laboral. El mercado de la moda representa un sector muy importante ya que siempre se busca la máxima calidad en formas y materiales con innovaciones del nuevo siglo, con un manejo de las mejores telas nacionales e importadas y diseño por computación. ROMANZZINO S.A DE C.V. se convirtió en la firma del éxito por su excelencia, contando con la mejor calidad así como un sistema de computación de lo más avanzado. El lujo se vuelve intelectual y se enriquece en cuanto a calidad, es el placer de saborear un estilo refinado que se viste con una nueva estética de feminidad. Por esta razón los diseños de LIZ MINELLI, se solicitan en muchas empresas y los principales almacenes. ROMANZZINO, atento a las necesidades de sus clientes y sin olvidar las exigencias ha hecho suyos como filosofía de empresa y como práctica diaria cuatro principios relativos a la mujer: belleza, seguridad, elegancia y distinción. De ahí que las mujeres hayan encontrado en las tiendas LIZ MINELLI el mundo que pretenden para ellas mismas, un mundo bello, pero a la vez útil, cómodo y seguro, amable y profesional a un tiempo. Un corte LIZ MINELLI, reconcilia a la mujer con su imagen, le dice al mundo más sobre ella misma que sobre la moda, LIZ MINELLI es historia de circunstancias e interpretación muy personal del look perfecto.

CAPÍTULO I ANTECEDENTES ROMANZZINO S.A. DE C.V.

1.1 ANTECEDENTES – FUNDACIÓN De la memoria del pasado, ROMANZZINO, fue fundada en 1973 y se convirtió en la firma de éxito por excelencia en diseño de moda. Desde esta época el fundador se ha esforzado en ofrecer a los clientes productos que van a la vanguardia de la moda. Iniciando con poco capital y unido al movimiento cultural y artístico de este tiempo: el Glam, el rock, amor y paz y triunfando en la calle el estilo hippie, el fundador transformó lo aceptado en moda suntuosa. Con la creación de LIZ MINELLI la innovación ya ocupa su sitio en el recuerdo, remordenizándola con las nuevas tecnologías o el high-tech, en una búsqueda del deseo de fusión entre pasado, presente y futuro. Una empresa 100% Mexicana con 40 años de vida que mantiene su esencia joven, dinámica, innovadora , atrevida y siempre a la vanguardia a logrado sobresalir y colocarse como una empresa Mexicana líder en el diseño, producción y comercialización de vestidos de cócktail.

1.1.2 Avances cronológicos La década de los 90´s ha traído grandes logros a la organización, ya que con el nombre de LIZ MINELLI se inicio un importante crecimiento no solo en la capacidad de producción, si no en la exitosa incursión en la cadena de boutiques que ahora nos enorgullece. El entusiasmo y gran visión del fundador, llevo en 1992 a abrir la primera tienda ubicada en la ciudad de México. Gracias a la satisfacción que nos brindo esta primera experiencia, se considero como una gran oportunidad la apertura de boutiques en donde se pusieran al alcance de los clientes nuestros productos directamente e fabrica. Fue así como en 1994 se inauguro nuestra primera boutique LIZ MINELLI en Guadalajara. Gracias a cuyo esfuerzo y compromiso se conformó en ROMANZZINO la División Tiendas, contando con 87 tiendas nacionales y 7 tiendas de talla internacional. Escaparates exteriores coloreados, sencillez y funcionalidad en el decorado, amplios espacios para recibir a nuestros clientes: estas son las características de una tienda LIZ MINELLI. El hilo conductor de ROMANZZINO es el confort, atención y servicio. Es así como ROMANZZINO, se convirtió en la firma del éxito por excelencia, contando con las oficinas más modernas así como un sistema de computación de lo más avanzado.

Hacia el futuro, ROMANZZINO proyecta al exterior lo que su espacio interior refleja: modernidad, y un espíritu joven que se propaga con un efecto contagiado. El nuevo siglo indica para nuestros clientes a las franquicias como nueva idea de protección y seguridad en el mundo de la globalización. El presente y el futuro se hallan extraordinariamente entrelazados mirando hacia un desarrollo sin precedente. Así, es natural ver LIZ MINELLI diseminando hoy en el mundo, en España, Inglaterra, Israel, Guatemala. Y siempre tendremos el entusiasmo de asistir a la creación de nuevos lugares. 1.1.3 Mercado Actual ROMANZZINO es una empresa solida con más de 130 tiendas boutiques a nivel Nacional ubicadas en los centros más prestigiosos y las calles principales de casi toda la República Mexicana. En los últimos años LIZ MINELLI ha logrado posicionarse a nivel Internacional en los Países más destacados de Centro América La Mujer que viste Liz Minelli siente sus emociones con intensidad, sinceridad y transmitiendo siempre su energía interior; de ahí que las mujeres hayan encontrado en la marca el mundo que pretenden para ellas mismas: un mundo bello, útil, cómodo, seguro, amable y profesional. Sus prendas se caracterizan por ser "inéditas", con altos márgenes de calidad en telas nacionales e importadas, tejido, corte, confección e innovadores detalles de diseño por computación. Siguiendo siempre la óptica actual-dinámica de estilo vanguardista en feminidad y seducción.

CAPÍTULO 2 COMERCIALIZACIÓN

2.1 TENDENCIA Gracias a la connotada labor, Liz Minelli ha logrado un importante crecimiento con la apertura de más de 100 tiendas nacionales como internacionales y con la incursión en Tiendas Departamentales de gran prestigio. Del esfuerzo de su fundador, por ofrecer a sus clientes productos que van siempre al último grito de la moda, se desarrolló una línea completamente práctica y sensacional de coordinados como son : bolsas, zapatos, chalinas, joyería, accesorios de belleza y más… con el objetivo de crear toda una imagen integral para cada ocasión. Es por eso que LIZ MINELLI, marca creada por la firma ROMANZZINO, es una empresa auténtica mexicana desde 1973, es y seguirá siendo por su excelencia en diseño de modas una firma exitosa.

La tendencia que se pretende generar en LIZ MINELLI, va precisamente en desarrollar gente dentro de la organización que pueda trabajar de manera disciplina, identificar problemas, mejorar los procesos, es por ello que para alcanzar el objetivo la constante no es “CAMBIO si no la TRANFORMACION”.  Transformarse para crecer  Transformarse para ser cada día más fuertes  Transformarse para seguir manteniendo el liderazgo Y entender las necesidades de nuestros clientes como si fueran las nuestras, en el marco de nuestros valores. Valores que rigen nuestro comportamiento, Responsabilidad de nuestros actos y en el cumplimiento de nuestras asignaciones, Honestidad presente en nuestro proceder diario, en LIZ MINELLI cuidamos desde el ingreso de personal, que los

nuevos integrantes de la empresa tengan una aprobada Honradez en su trayectoria, Compromiso para asumir las tareas, afrontamos los retos y alcanzamos nuestros objetivos, Trabajo en Equipo como ingrediente importante de un todo y engrane de un proceso integral de trabajo, Desarrollo Personal en nuestro trabajo diario con los cursos en nuestra universidad virtual en el desarrollo de nuestras capacidades como personas. En LIZ MINELLI, ponemos nuestra misión diariamente en práctica: “Lograr la más alta satisfacción de nuestras clientes haciéndolas brillar al vestir nuestros modelos”. Nuestros colaboradores son el activo más valioso y por eso se promueve el entusiasmo y creatividad en el trabajo. Nuestros proveedores son parte importante en nuestro crecimiento por lo que establecemos relaciones honestas y a largo plazo, y nuestros socios que creen en el prestigio de nuestra marca y en nuestra habilidad empresarial nos confían sus inversiones y apuestan a futuro con nosotros. En LIZ MINELLI, estamos consientes que es un gran logro pero también sabemos la responsabilidad que conlleva, por eso nos comprometemos a no desistir de nuestra meta, “Ser la empresa número uno en la elección de nuestros clientes, generar experiencias de compra únicas y hacer que la mujer brille y se sienta orgullosa de vestir nuestros modelos. LIZ MINELLI del Crecimiento a la Transformación

2.2 DEPARTAMENTO DE PROYECTOS LIZ MINELLI, se caracterizado por lograr la satisfacción de nuestras clientes, tanto en el aspecto de la calidad en nuestros vestidos como en el servicio. Ante la apuesta de seguir siendo una empresa líder se ha requerido de la capacitación y selección de personal con experiencia en relaciones humanas y en negocios; por ello el contar con diferentes departamentos dentro de la empresa ha permitido fortalecer y lograr los objetivos ROMAZZINO al crear en el mercado la marca LIZ MINELLI, busca la una estrategia para controlar y administrar el negocio, por lo cual se decide crear la estrategia de separar la empresa en Fábrica y Oficinas – División Tiendas.

2.2.1 División Fabrica A nivel fabrica, LIZ MINELLI, concentra desde girar la orden de compra de la tela, la adquisición de la materia prima, corte y confección, hasta llegar a la distribución de nuestros vestidos, cuidando y supervisando la calidad que nos caracteriza. LIZ MINELLI, buscado la forma de controlar y administrar esta parte importante de la empresa por lo tanto a establecido la integración de diferentes departamentos para lograr cada una uno de los objetivos. Partiendo de nuestro Director general y la necesidad de lograr la integración entre las diferentes actividades surge la necesidad de que cada uno de estos departamento jueguen un papel importante y que a su vez se caractericen por la constante transformación que la empresa LIZ MINELLI los conduce (organigrama 1). De constante que nos caracteriza surgen los siguientes departamentos:     

Gerente de Ventas Gerente de Producción Gerente de Crédito y Cobranza Gerente de Tesorería Gerente de Contabilidad

Fabrica, LIZ MINELLI (Organigrama 1)

DIRECTOR GENERAL

GERETE DE VENTAS

Ventas Nacionales

Ventas Exportación

GERENTE DE PRODUCCION

Compras

Inventarios

Fabricación

GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA

Auxiliar

GERENTE DE TESORERIA

Cuentas por Pagar

Control de Bancos

GERENTE DE CONTABILIDAD

Registro Contable

Facturación

Auxiliares

2.2.1.1 Gerente de Ventas Realiza la selección y vinculación clientes potenciales y al atención de clientes actuales para lograr la venta efectiva de los productos de la empresa y para mantener relaciones crecientes y de largo plazo que sean rentables y de riesgo controlado, aumentar el uso de los productos y la satisfacción de los clientes, con el objetivo de vender los productos de nuestra institución.  Ventas Nacionales: que están conformadas por nuestros Distribuidores(JC Penny, SEARS, Palacio de Hierro, Suburbia), Franquicias y Tiendas Propias (República Mexicana)  Ventas Exportación: que están conformadas por nuestros Distribuidores y tiendas en el Extranjero

2.2.1.2 Gerente de Producción Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los condicionantes y especificaciones de calidad, promoviendo el sistema de calidad en toda el área de la que es responsable, ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a su mejora continuada.  Compras: Compra de tela (siempre cuidando la calidad), Habilitación  Inventarios: Materia Prima (que concentra toda nuestra materia adquirida para la fabricación o elaboración del producto) y de Producto Terminado (concentra el producto ya terminado para que se realice toda la distribución del producto)  Fabricación: Confección, Diseño y Corte (se plasma toda la creatividad y la realización de nuestro producto)

2.2.1.3 Gerente de Crédito y Cobranza

 Crédito, se realiza la investigación, evaluación y autorización para poder otorgar el crédito  Cobranza, planeación de las cuentas por cobrar en cuanto a Vencimientos y plazos de la Gestión de la cobranza  Seguimiento de las cuentas atrasadas para evitar las cuentas incobrables  Prepara los reportes del resultado de la cobranza informando a la gerencia  Formular el presupuesto de cobranza

2.2.1.4 Gerente de Tesorería  Cuentas por pagar: Revisión de facturas presentadas por Proveedores para efectos de programación y pago, formulando presupuesto de pagos.  Control de Bancos: la realización de la conciliación bancaria donde se refleja tanto los ingresos como los egresos por efectos de pago.

2.2.1.5 Gerente de Contabilidad En este departamento tiene la finalidad de estudiar, medir y analizar el patrimonio de la empresa, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.  Registro Contable: utilizar la técnica que produce sistemáticamente y estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan.  Facturación: controlar y registrar las facturas efectuadas por la empresa por concepto de una compra-venta, además de registrar y controlar las facturas que nos servirán como justificante fiscal por los gastos realizados por la empresa.

2.2.2 OFICINAS – DIVISION DE TIENDAS

LIZ MINELLI a nivel oficinas surge una Transformación mayor, partiendo de un Director General lo conformaban los siguientes departamentos:       

Departamento de Recursos Humanos Departamento de Nominas Departamento de Supervisión Departamento de Auditoria de tiendas Departamento de Sistemas Departamento de Mercadotecnia Departamento de Contabilidad

Al tener la necesidad de innovar, controlar y administrar los recursos financieros y humanos de todo lo que conforma LIZ MINELLI, surge la idea de contratar personal especializado en proyectos y negocios con la finalidad de integrar cada de uno de los departamentos, para lograr cada uno de los objetivos y no dejara a un lado la meta que nos caracteriza. Surgiendo el proyecto se logra que las Oficinas de LIZ MINELLI estén conformadas:      

Director General Director Comercial Director Recursos Humanos Director de Operaciones Director de Sistemas Contabilidad

Con esta nueva forma de integración se ha logrado trabajar en Equipo entre cada uno de los colaboradores de LIZ MINELLI. (Organigrama 2)

La empresa LIZ MINELLI se caracteriza por el trabajo en equipo así como el trabajo individual de cada departamento.

OFICINAS – DIVISION DE TIENDAS (Organigrama 2)

En base al siguiente organigrama es como LIZ MINELLI trabaja Oficinas y la Administración de las Tiendas

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR COMERCIAL AUDITORIA TIENDAS

MERCADEO

SUPERVISION TIENDAS

DIRECTOR DE OPERACIONES ANALISTA DE PROYECTOS

DIRECTOR DE SISTEMAS TECNOLOGIA

LOGISTICA

DIRECTOR RECURSOS HUMANOS GTE.INGRESO PERSONAL

GTE. NOMINAS

GTE.RELACIONES LABORALES

CONTABILIDAD

AUX. CONTABLE

ADMON. TIENDAS

COMPRAS Y ABASTECIEMIENTO

2.2.2.1 Auditoria Tiendas Salvaguardar la mercancía y valores de las Tiendas a través de la realización de auditorías periódicas para verificar el cumplimiento administrativo, manejo de valores dentro de las tiendas conforme a la norma y procedimiento institucional.(Organigrama 3)

Director Comercial

Líder de Proyecto

Auditor Interno

Jefe de Auditoria

Auditor Interno

(Organigrama 3)

Normas relativas a la ejecución del trabajo:  Planeación adecuada y supervisión apropiada  Estudio y adecuación del sistema control interno  Obtención de material de prueba evidencial.

Auditor Interno

2.2.2.2 Mercadeo El departamento de mercadeo se encarga del planteamiento del producto en la programación de producción y el control de los inventarios, así como en las ventas, la distribución y servicio de nuestros productos. La importancia de este departamento para la empresa es esencial ya que mantiene el control y abastecimiento de la mercancía en tiendas, donde intervienen la toma de decisiones en cuanto a la producción de modelos de resurtido, cortes de línea nuevas y compra a proveedores de producto terminado, ya que analiza y proporciona la información necesaria para la toma de decisiones. Funciones del departamento:       

Selección de nuevos productos (compras) Identificación del producto Análisis de precios Pronosticar la venta de la empresa por línea. Checar los porcentajes y rotación de las ventas Tener control de Inventario Retroalimentar a las Tiendas.

Para realizar dichas funciones se requieren ciertas actividades como son: La rotación de la mercancía:  

Distribución de la mercancía; Cantidades para distribuir, Capacidad de venta de cada tienda y dimensión, Alcance de venta por tienda, Necesidad de mercancía en tiendas especificas Solicitar devolución de mercancía; Al quedar pocas piezas se hace un concentrado de la mercancía, para distribuir a tiendas que más vendieron, o bien por defecto del producto, así encontrar un posible arreglo. Si es de mercancía de proveedor y no se vende, se le hace a él la devolución

Bonificaciones 

Incrementar las ventas, Incrementar la rotación de un producto malo y Reducir inventarios; Fin de temporada, mala rotación de la mercancía y estrategias de venta, ya que así se pueden incrementar.

Traspasos  Evitar faltantes de mercancía en tiendas, así se balancean los inventarios; Existencia del modelo dentro de la zona, Distancia, Urgencia de la mercancía, Seleccionar mercancía en optimas condiciones. (Anexo 1)

Nivelación de Inventario  Agotar los inventarios de línea o barata según sea el caso e Incrementas las ventas; Se toma en cuenta el porcentaje de rotación de tienda y global. Tomando en cuenta su cuota, el alcance, y la distancia de cada tienda. Pedidos especiales 

Brindar un mejor servicio e Incrementar ventas; La tienda levanta el pedido a través de la página INFO de Liz Minelli. A partir de 3 piezas. Pueden ser diferentes modelos, pero mismo tipo de tela. Anticipación de 30 días para su entrega, ya que requiere proceso del departamento de producción. (Anexo 2)

2.2.2.3 Supervisión Tiendas Apoyar y vigilar la coordinación de actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria. El desempeño de sus deberes de cada una de las supervisoras determina el éxito o el fracaso de los programas y los objetivos del departamento. LIA MINELLI cuenta con 9 supervisoras cada supervisora tiene a su cargo 10 tiendas y se busca que en base a eso se realicen las siguientes actividades: 

    

Dedicación al trabajo de una experiencia ilustrativa y satisfactoria, adquirida por medio de programas formales de adiestramiento y de la práctica informal del trabajo. Capacitación al personal de las tiendas en los diferentes procedimientos. Autorizar cambios, en la exhibición del aparador de la tienda como estrategia o bien dependiendo del surtido de producto con que cuenta la Tienda. Busca de estrategias para llegar a los objetivos establecidos. Autorización y Controlar los gastos que llegue a necesitar la tienda. Autorización para contratación o dar de baja al personal de su zona.

2.2.2.4 Operaciones Este departamento es muy importante para la empresa ya que Administra Proyectos, para el desarrollo y la mejora de procesos así como de las políticas y procedimientos.  Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa para la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho objetivo.  Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente a fin de mejorar la productividad y reducir cargas financieras para la Empresa.  Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si esta correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (número de plazas), especialización y responsabilidad.  Mejorar la productividad de la Empresa mediante el análisis de la forma en que se realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y movimientos, necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento eficiente o modificar las actividades del puesto para la consecución de mejorar la productividad.  Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y actividades a realizar. Así como permitir que se pueda evaluar la productividad y efectividad del empleado en el puesto (Valuación de Desempeño (Presupuesto de Sueldos) y facilitar las Auditorías Operativas para detectar desviaciones en cuanto al desarrollo de las actividades de manera fácil y expedita.  Poder definir el perfil de personal (descripción de puesto y necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades) que se requiere para el desarrollo de las actividades del puesto y facilitar la búsqueda de candidatos internos y/o externos para ocupar el puesto (reclutamiento y selección de personal).  Poder evaluar el valor (salario) de las actividades realizadas (no por nombre del puesto) en el mercado abierto y mantener dentro de parámetros competitivos a la Empresa (estabilidad laboral del personal y posicionamiento laboral de la Empresa).

2.2.2.5 Sistemas

La función principal del Departamento de Sistemas está encaminada por el óptimo funcionamiento de los recursos tecnológicos y los sistemas de información que apoyan a toda la gestión de la Empresa 

Coordinar el buen desempeño de los recursos tecnológicos a través del personal adscrito al departamento.



Coordinar y gestionar nuevos proyectos de acuerdo a los avances tecnológicos y requerimientos propios de la Empresa contribuyendo al desarrollo institucional.



Capacitar, brindar soporte técnico y de procesos a los Sistemas de Información.



Establecer políticas para el uso adecuado y racional de los recursos informáticos y de la red de datos.



Resguardar la infraestructura informática de ataques, virus o acciones que atenten contra el normal servicio.



Administrar la página Web de la Institución, el servicio de correo electrónico, el manejo de usuarios, plataforma virtual. y mensajería instantánea.



Administrar la red telefónica institucional.



Apoyar a usuarios en del Sistema de Administración (Organigrama 4) Gerente de Sistemas

Infraestructura

Adom. de base de datos

Analista de Sistema

Auxiliar de analista de sistema

Auxiliar de analista de sistema

Logistica

2.2.2.6 Recursos Humanos

(Organigrama 5)

Directora de Recursos Humanos

Gerente de Nomina

Gerente de Ingreso de Personal

Analista

Analista

Analista de nomina

Analista de nomina

Gerente de Relaciones Laborales

Analista de nomina

Analista de Relaciones laborales

Ingreso Personal Sus funciones principales se basan desde Selección de Personal, Reclutamiento, Contratación de personal a nivel Oficinas, Fábrica y Tiendas De acuerdo al perfil solicitado para el puesto, se inicia el proceso de reclutamiento, selección y evaluación de los posibles candidatos mediante una entrevista profunda, que nos permite conocer desde un principio quien son los mejores candidatos para ocupar el puesto solicitado; una vez filtrados, les aplicamos exámenes psicométricos en base al puesto y nivel, para conocer aún mejor a aquellos que buscan el empleo, además verificamos sus referencias laborales para contar con un nivel de confianza mayor, para que tener la tranquilidad que la persona que llegué a trabajar con nosotros ha sido la mejor opción. Nominas Su función es realizar el paga de sueldos y salarios, comisiones, pago de IMSS, INFONAVIT a nivel Oficinas y Tiendas La nómina, debe mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo

o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias de las extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría laboral se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener el valor neto, por lo tanto es de esa forma la nómina se confeccionan una vez al mes a cada trabajador de la empresa. Relaciones Laborales Sus funciones principales son la de dar baja de personal, atender demandas laborales, cursos, a nivel Oficinas, Fabrica y Tiendas La relación laboral se establece entre el trabajo y el capital en el proceso productivo. En esa relación, la persona que aporta el trabajo la denominamos trabajador, en tanto que la que aporta el capital la denominamos empleador, patronal o empresario. El trabajador siempre es una persona física, en tanto que el empleador puede ser tanto una persona física como una persona jurídica.

La relación laboral se regula por un contrato de trabajo en el cual ambas partes son formalmente libres. Sin embargo un trabajador aislado se encuentra en una situación de hecho de debilidad frente al empleador que le impide establecer una relación libre, por lo que se entiende que una relación laboral para que sea realmente libre debe realizarse en forma colectiva, entre los trabajadores organizados sindicalmente y el empleador. Se establecen las relaciones laborales individuales que son las que establece un trabajador aislado directamente con su empleador o su representante ,las relaciones laborales colectivas son las que establece un sindicato o un grupo de sindicatos con una empresa u organización patronal, o un grupo de unas u otras.

2.2.2.7 Contabilidad En este departamento de administra y controla todo los ingresos y egresos que tienen cada una de las tiendas de la República Mexicana. Se revisan las ventas y depósitos de estas diariamente para poner entregar los presupuestos de venta requeridos por la Dirección general. Para que se lleve a cabo el trabajo en tiempo y forma se realizan las siguientes actividades: 

Auxiliar Contable: Revisa y realiza los contratos con los Arrendadores, revisar y pasar el pago de las rentas correspondientes, revisar y concentrar las facturas





para efectos fiscales de los gastos que cada tienda llegue a tener por mes así como los recibos de renta. Abastecimiento y Compras: Autorizar el mantenimiento de las tiendas como de aire acondicionando, fumigaciones, impermeabilización, abastecer a las tiendas de algún maniquíes que llegue a necesitar, publicidad, equipo (fax, teléfono), papelería etc. Por el lado de la compra es la compra a los Proveedores del producto terminado(accesorios, zapatos, bolsas, chalinas) Administración: se lleva a cabo toda la parte de los ingresos y egresos de las tiendas, para llevar a cabo una buena administración de las tiendas se cuenta con 10 administradoras y una jefa de las administradoras, la cual cada administradora tiene a su cargo 10 o 12 tiendas estas tiendas se dividen en 10 zonas, la cual se realiza la conciliación bancaria por zona, se realiza el pago de servicios de cada tienda (agua, luz, teléfono, renta), gastos como artículos de limpieza, artículos de papelería, Finiquitos generados por las tiendas, pago y tramite de Licencias de Funcionamiento, elaboración de cheques de renta.

Cada una de las actividades y funciones que realiza cada uno de las personas que colaboran con LIZ MINELLI, se hace con el objetivo de crecer y poder llegar a una gran Transformación como hasta ahora.

2.3 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN 2.3.1 Sistema Corporativo de Consulta Anteriormente en LIZ MINELLI el sistema que se utilizaba para controlar las ventas y movimientos de la tiendas era un sistema de consulta, en el cual todos los sistemas se encontraban por separado, se podía tener acceso a la información, pero se limitaba a manejar las formas de pago ya que no tenia cuentas por cobrar, no se tenía producción, no se tenía la cadena de valores completa solo se tenía la administración de las ventas y cuando se quería la integración de la información de las demás tiendas, se tenía que imprimir el reporte pasarlo al área, en este caso contabilidad y a su vez contabilidad no podía ver lo que se estaba haciendo otro departamento y la gente de contabilidad tenía otro sistema en la cual capturaba la información.

2.3.2 Sistema PROSCAI ROMANZZINO ha iniciado un proceso de transformación del negocio enfocado al crecimiento rentable y sustentable. Esto implica contar con sistemas que:  Soporten el incremento de las operaciones,  Integren las diferentes áreas, unidades de negocio y empresas que forman el grupo,  Automaticen procesos de negocio,  Incrementen la eficiencia en la operación,  Provean de información confiable y oportuna para la toma de decisiones. Por lo anterior, se desarrolló un Proyecto de Evaluación de ERP, BI y POS, que permitiera identificar la alternativa adecuada para LIZ MINELLI. Una vez establecida la Transformación de a la cual la empresa quería llegar el objetivo fue llevar a cabo una Evaluación de Sistemas definiendo criterios que permitieran identificar las soluciones más adecuada para LIZ MINELLI en términos de :  Cobertura de funcionalidad de Sistemas  Costo  Soporte Este proyecto se desarrolló, considerando las siguientes Estrategias: I.

Evaluar diferentes sistemas que integren una solución de ERP, POS y BI,

II. III. IV.

Nivel de cumplimiento de requerimientos funcionales: estratégico, planeación, control y transacción. Nivel de Soporte del proveedor durante la implementación y post implementación. Inversión total, considerando egresos generados por la implementación (SW, HW, Aplicaciones adicionales, consultoría, desarrollos, etc.) y gastos de mantenimiento (licenciamiento, outsourcing´s, soporte técnico, etc.) Romanzzino ha iniciado un proceso de transformación del negocio enfocado al crecimiento rentable y sustentable.

Para la evaluación de las soluciones, se consideraron los siguientes procesos de Negocio: En ERP: I. Proceso de Abastecimiento II. Proceso de Producción III. Control de Inventarios IV. Proceso de Distribución V. Proceso de Ventas (mayoreo) VI. Procesos contables-financieros  Cuentas por Pagar  Facturación  Cuentas por Cobrar  Contabilidad General  Tesorería  Contabilidad Fiscal  Presupuestos  Activos Fijos En POS: I. Ventas de Retail II. Inventarios III. Corte de Caja IV. CRM Retail (valor agregado) EN BI: I. Capa de Indicadores:  Eficiencia de Producción  Eficiencia de Distribución  Eficiencia de Ventas  Balance Score Card (BSC)  Estados de Resultados  Presupuestos

En la definición de Procesos de Negocio se consideraron los siguientes como Valor Agregado, sin que esto implicara que tuvieran un valor en la Evaluación. EN ERP: I. Procesos de R.H. II. RyS III. Desarrollo Organizacional (Administración de la capacitación, Planes de Vida y Carrera, etc.) IV. Procesos de Administración de Contratos V. Administración de procesos de mantenimiento  Edificios (Corporativo y Tiendas)  Industrial  Vehicular VI. Ciclo de Vida del Producto VII. CRM corporativo EN BI: I.      II.   

Capa de Planeación (con base en estadísticas) –Valor AgregadoPlaneación de la Demanda Pronóstico de Ventas Planeación Financiera Estados de Resultados Presupuestos Capa de Simulación (escenarios estimados) –Valor AgregadoPlaneación Financiera Estados de Resultados Presupuestos

El Proyecto se desarrolló abarcando las siguientes fases:  Definir Requerimientos del Negocio  Requerimiento a Proveedores  Planeación de Demo de Evaluación  Evaluación de Soluciones  Análisis de Resultados  Reporte Final Una vez analizado y evaluado cada una de las soluciones considerando los Procesos de Negocio se llego a solución de que el mejor sistema que podía ser que LIZ MINELLI llegara a sus objetivos y llegara a su crecimiento seria el Sistema PROSCAI.

El Sistema PROSCAI fue la mejor opción para LIZ MINELLI ya que es un sistema que tiene una solución desarrollada y soportada en México, con base en las necesidades especificas de la industria Textil. Integra ERP, Punto de Venta y Business Intelligence. El proveedor cuenta con más de 35 años implementando, y está enfocado principalmente en la industria de la ropa y el calzado.

PROSCAI logra la integración del proceso más el negocio y como una herramienta para la industria textil surge la necesidad de Automatizar los procesos de negocios, es por ello que PROSCAI se presenta y trabaja en LIZ MINELLI en base al siguiente diagrama:

PROSCAI Lograr la integración de proceso, eso, mas el negocio. Como una herramienta para la Industria Textil procesos de negocios.

surge la necesidad de Automatizar los

¿Cómo está la integración del proceso en PROSCAI? Todos dependemos unos de otros, en LIZ MINELLI, se maneja el esquema clienteproveedor. Dependemos de una parte de la tecnología y la tecnología se convierte en proveedor de las cuentas automatizadas en el sistema y a su vez las diferentes Aéreas que les afecta: Ejemplo: Actualmente se imprime cada ticket de venta generada en la tienda, se dejara de hacer porque PROSCAI maneja un gran beneficio una tienda que hace la venta inmediatamente se ve reflejado en el sistema y de ahí surgen las áreas afectadas o el enterco de cada una, esto es el área de contabilidad le interesa que el IVA si es zona fronteriza y demás este correcto. Al área de Abastecimiento le interesa mucho los temas de consumos, Administración nos interesa como está la corte, como están hechos los depósitos. Facturación corte del día de Facturas, si se vende atreves de una arrendadora, cuentas por cobrar… Una sola Acción que es una transacción PROSCAI le prepara la información a todas las diferentes áreas y desde el punto de vista no es necesario integrar toda información porque se entra en una situación de crisis ya que el sistema te da lo que necesitas, esto es si quieres saber la situación bancaria. Automáticamente el sistema, refleja esa situación, cuentas por cobrar tiene la ventaja de poder saber cuántos clientes tenemos y cuanto tenemos pendiente por cobrar. Esto es un gran beneficio de proceso que cuenta la empresa con el sistema PROSCAI. Nuestras ventas en el sistema se reflejan de la siguiente manera: -

Orden de compra materia prima (hilo, fajas, telas , tirantes) Hacer una recepción de factura que nos entrega un proveedor, este a su vez afecta a dos módulos: Inventario ya que todo lo que compre, consumibles Cuenta por pagar una deuda con el proveedor.

Los inventarios nos llevan a abastecer la producción ya que para armar mi coctel necesito tantos metros de tela, cierres, botones.

Inventarios se va la parte contable ¿Cuánto vale mi inventario? no tanto en piezas si no en dinero cuentas por pagar afecta a la contabilidad. Compra

Producción

Inventarios

Ya que tengo la producción viene el traspaso del producto terminado que afecta a la contabilidad porque hay que valorar cuánto vale nuestro producto terminado en inventarios. Ese producto terminado lo vendemos por medio de:  Un pedido  Hacer una venta en línea (efectivo, crédito, debito)  Venta por cobrar. Significa que si no hay tela el sistema te arroja un resultado que no puedes vender, si alguna persona se equivocase en la producción , en la compra de tela pues entonces no hay inventario de materia prima , si no hay inventario de materia prima, no hay producción, si no hay producción no hay inventario de producto terminado y si no hay inventario de producto terminado no podemos vender, entonces la empresa se empieza a integrar y empieza a encontrar sus procesos de negocios ya controlados y automatizados. Es un gran valor que tiene el sistema ya que la empresa se integra y las personas comienzan a darse cuenta que si se equivocan por error afectan a otras áreas, y esta integración te ayuda a hacer más productivo en tu proceso. Y controlar mejor tu negocio. ¿Qué pasa cuando enviamos a las tiendas producto terminado que no es producido por nosotros? Bolsas, Joyería, Zapatos (Accesorios) Perfume Se compran a un proveedor: Se Genera una Orden de Compra

Se Genera una Percepción de Factura

La Factura Genera una Cuenta por pagar

Lo mandamos a Inventario de Producto Terminado

Tiendas

Ventas

Esta cadena nos lleva a puntos importantes a nivel Administrativo por que podemos decir, este producto quiero saber cuánto me cuesta y cuanto me costó mientras pasó por este proceso y quiero saber la historia de este producto, y esta es: -Se Giro una Orden de Compra -Se Compro -Se Almaceno -Se Distribuyo Llego a su destino y ya estando en su destino se puso en exhibición ya estando en exhibición se vendió. Dependiendo en la posición que la gente juegue dentro de la organización la información será utilizada de una forma diferente. En cuanto se lleva a cabo o se registra una venta automáticamente se genera el Costo de Venta, y se registra la forma de pago.

CAPÍTULO 3 DESCRIPCIÓN DEL DESEMPEÑO PROFESIONAL

El trabajo como Jefe del Área de Administración de Tiendas en LIZ MINELLI, resulta ser una función muy importante e integral dentro del departamento y de la misma empresa. Las actividades están en función de la coordinación de la orden de trabajo y de la integración de los demás departamentos que dependen de la información. El desempeño Profesional en LIZ MINELLI se basa en la Supervisión y Control de los Ingresos Y Egresos Generados por las Tiendas.

Las cuales son: N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 28 29 30 31 32 33 34 36 37 38 39 41 42

TIENDA Bodega Izazaga Cuernavaca I Plaza Parque Tezontle Guadalajara I Guadalajara II Aguascalientes I Toluca Villahermosa Celaya León I Querétaro I Pza. Américas Cancún Cancún Plaza Ixtapaluca Reynosa I Matamoros Pza. Forum Coatzacoalcos Puebla Querétaro II Jalapa I Irapuato Pachuca I Tepic I Tampico I Veracruz Tampico II Orizaba Reynosa II Pachuca II Aguascalientes II Morelia Plaza la Cúspide Tuxtla Gutiérrez Plaza del Sol Plaza Patria Plaza Satélite

N° 43 44 45 46 47 48 49 50 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 75 76 78 79 80 81 83

TIENDA Plaza Coyoacan Plaza Paseo Durango Plaza Peri sur Tapachula Plaza Dorada Plaza Gran Plaza Plaza Mayor Plaza Villacoapa Plaza Mazatlán Plaza Lindavista Plaza L.A Veracruz Plaza L.A.Morelia Oaxaca I Plaza del Valle Tlalnepantla Chalco Plaza Acapulco Jalapa II Plaza Cristal Plaza Parque Celaya Uruapan Córdoba Plaza Galerías Laguna Acapulco II Outlet Lerma Plaza Puerto Paraíso Torreón II Plaza Cuatro Caminos Plaza Chetumal Zacatecas Zitacuaro Campeche Oaxaca II Plaza Irapuato Ciudad del Carmen Plaza Forum Culiacán

N° 84 85 87 88 89 92 93 97 98 99 100 101 102 103 104 105 107 108 109 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125

TIENDA Galerías Pachuca Galerías Guadalajara Durango Cuautla San Jerónimo Las Flores Coacalco Outlet Monterrey 5 de Febrero Plaza L.A.Ecatepec Plaza Animas Puebla Plaza Sendero Saltillo Saltillo Centro Sendero Lincoln Plaza Puerta Texcoco Plaza Sendero Reynosa Plaza Sendero Matamoros Plaza Tuxtla Gutiérrez Plaza Alta brisa Morelia II Villahermosa Madero Plaza Playa del Carmen Plaza Central Churubusco Plaza Sen.San Luis Plaza Send. Toluca. Pachuca III Galerías Chilpancingo Chilpancingo Centro Puebla II Plaza Jardín Neza Plaza Altaria Outlet Puebla Iglesia Plaza Valle Orizaba Puebla IV

Para llevar a cabo la Administración de los Ingresos y Egresos de las Tiendas LIZ MINELLI, el departamento se conforma por 10 Administradoras la cual cada una lleva 10 a 12 tiendas divididas en zonas (10 zonas) la cual cada una de las Administradoras se encarga de: Hacer la Conciliación Bancaria por Tienda, Realizar el pago de Servicios (Agua, Luz, Teléfono) Elaboración de cheques para pago de rentas Elaboración de formato de Retenciones Realizar Trámites para Licencias de Funcionamiento, Tramite para Alta y baja de Hacienda, Pago y declaración de Impuesto (2% sobre nomina) por tienda Trámites para apertura de nuevas tiendas Tramite para Licencia de uso de Suelo Tramite de Licencia de Anuncios Control de Caja Chica y Costuras Realizar trasferencias por concepto de gastos de tiendas (artículos de limpieza, Fumigaciones, Mantenimiento de tienda) Elaboración de permisos para Auditoria de Tiendas Llevar el control y revisión de Viáticos Auditores y Supervisoras Parte desempeño Profesional es Hacer, Controlar y Supervisar que cada de estas funciones se realicen y se lleven cabo en tiempo y forma.

3.1 POLIZAS DE VENTA AUTOMATICAS En el sistema PROSCAI, se generan Pólizas de Venta de las 125 Tiendas, las cuales muestran la Venta Total en Efectivo, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de Debito, Tarjeta en American Express, el IVA Acreditable, Comisiones Generadas por las Tarjetas, El ingreso de algún gasto de Caja Chica, que haya generado la Tienda un día anterior. Las Pólizas de Venta Contablemente su cargo y su Abono debe ser el mismo, de encontrarse algún error en la póliza se corrige ya que si no son generadas y aplicadas en cada una de las pólizas por tienda en el sistema no se podrán consultar las ventas ni los gastos generados por las tiendas por concepto de Caja Chica.

3.2 CONCILIACION BANCARIA Una vez realizada la Póliza De Venta se supervisa los Ingresos de las ventas generadas de las tiendas para la cual se realiza una conciliación Bancaria por zona, la cual se realiza y se controla en base al siguiente diagrama:

INGRESOS Y CONCILIACIÓN BANCARIA

INICIO

A

Generar de PROSCAI el reporte ventas por día por zona

Identifica en el estado de cuenta el depósito realizado de las tiendas de acuerdo a la sucursal

Generar de PROSCAI el reporte de conciliación de bancos (apartados) por zona

Identifica en el estado de cuenta el abono de las tarjetas de acuerdo a la afiliación de la tienda

Realizar un reporte en Excel captura la venta en efectivo, tarjetas y apartados por zona

Cuadra el reporte Ctrol. de Depósitos Auditados VS estados de cuenta

2

Descarga los Estados de Cta. HSBC, del Sistema Empresarial

¿Existen diferencias?

NO Entrega Reportes

Descarga los Edos. Cta. BC y BX del portal de internet

SI

A

Analiza las diferencias y/o verifica con la tienda el motivo y realiza el registro correcto

1

Realiza un reporte en Excel captura la venta y apartados de todas las tiendas

Revisa que el reporte de Ctrol de depósitos Auditados por zona cuadre con el de todas las tiendas

¿Existen diferencias?

NO

Descarga de Proscai el reporte de ventas por día Concentra de todas las los reportes tiendas y los entrega a Dirección General

Descarga de Proscai el reporte de conciliación de bancos (apartados) de todas las tiendas

1

SI Archiva los Reportes Entrega a la Administradora para que realice el registro correcto

2

Director General: Revisa los depósitos de las tiendas

FIN

3.3. EGRESOS TIENDAS

INICIO

¿Es un gasto de tienda?

¿Es pago de Renta?

SI

Entrega las facturas para revisión

1

NO

SI

¿Existe incremento en renta?

NO

SI

Realiza orden de compra

Separa las facturas de Proveedores y Acreedores para entregar a contabilidad

Director General: revisa y Autoriza el incremento

NO

Elabora presupuesto de Rentas con base al mes anterior Realiza un Presupuesto Global mensual de venta y pagos

Realiza un presupuesto mensual de pagos

Realiza un presupuesto de Acreedores (gastos del 20) por tipo de gasto

Realiza un presupuesto de pago a proveedores (pagos días 10)

Realiza un presupuesto de Acreedores (prestamos obras)

Realiza un presupuesto Diario de ingresos y egresos del mes

2

2

Gira Instrucciones para elaborar cheques

Genera de Proscai el reporte de ventas

SI ¿El pago es por producto a consignación?

NO

NO

Elabora los cheques y pasa para autorización

¿Es pago de renta?

NO

¿Autoriza el gasto?

SI

SI Elaboran cheques para pago de renta, lo certifican y lo entregan

Elabora una relación de cheques

3

¿El gasto es de caja chica y/o composturas?

1

SI

NO

SI

¿El pago es de luz y

Ordena comprobantes de depósito o transferencia

Entrega un reporte concentrado por tienda

fuerza? Entrega copia del recibo o lo descargan de internet

Captura en Proscai el depósito realizado de caja chica

NO A Captura en un formato de Excel los gastos de las tiendas

¿Se realiza pago a través de transferencia?

SI

NO

Captura en el sistema empresarial los pagos de gastos y servicios

Elabora cheque y se entrega al mensajero para realizar el pago

SI Realiza el pago en el banco y entrega comprobantes

¿El pago es de caja chica y/o composturas?

A

Proporciona comprobante de transferencia

5

Captura cheque en el sistema empresarial para fondear la cuenta

NO

Revisa y Archiva comprobantes

4

Tienda: envía factura original

4

5

Avisa a las tiendas que se realizó un depósito y solicita factura original

Captura en hojas tabulares los ingresos y egresos diarios

Anexa factura original a la transferencia

Realiza un reporte desglosado por día de los presupuestado vs real

Recopilan las transferencias y factura original y las entregan

Realiza un reporte concentrado por día de lo presupuestado vs real

Turna el reporte de ingresos y egresos

6

9

NO

3

Realizan el pago a proveedores, acreedores y/o arrendatarios

¿El pago realizado es de renta?

SI

Solicita a la gerente de tienda la factura de la renta y la anexa a la póliza

8

Aplica pago en Proscai

Notifica a Contabilidad en qué fecha se hace el pago

6 Modifica la Póliza

8

Entrega copia de la póliza

Captura diario en COI: Pólizas de Ingreso, Egreso

Archiva copia de póliza

Imprime de COI: el reporte de auxiliares por concepto y unos desglosado por concepto

Revisan los reportes e informan si encontraron diferencias

Nominas: proporciona el desglose de nómina, comisiones y reporte del IMSS

SI ¿Se encontraron diferencias?

NO

10

Recibe y Revisa transferencia con comprobante original y la entregan

Genera el Estado de Resultados en Excel

7

Contabilidad fabrica: revisa que se encuentre el comprobante original

Imprime Balanza de Comprobación y la entrega

10

Modifica la Balanza

Imprime el reporte diario general

Realiza reporte de proveedores del mes correspondiente

Realiza el reporte de movimientos de proveedores del mes correspondiente

SI Revisan los reportes e informan si encontraron diferencias

¿Se encontraron diferencias?

NO

Ingresa en el Balance General los saldos correspondientes a cada concepto

Entrega hojas tabulares de ingresos y egresos

B Ingresa en el Balance General los saldos correspondientes a cada concepto

B

Generar un reporte comparativo Global mensual presupuestado vs real

FIN

En base al diagrama anterior la parte de mi desempeño profesional supervisar y controlar los Egresos de las tiendas y estos surgen a partir de que la tienda genera un gasto. Se comienza a separar cada uno de los gastos que tenga la tienda, si es un gasto de renta el Director general revisa y autoriza el gasto por concepto de renta que generara cada tienda y una vez revisado y autorizado el incremento en caso de que se haya generado, se le entrega la administradora los cheques autorizados que le correspondan por tienda, una vez elaborados se certifican y se mandan a depositar a la cuenta del arrendador, ya depositada la renta el arrendador envía su factura de arrendamiento para efectos fiscales y es anexada a la póliza de cheque. Se supervisa que las rentas se paguen en tiempo y forma, respetando el contrato que se tenga con cada uno de nuestros arrendadores, así como supervisar que reciban y se entreguen las facturas al departamento correspondiente. Si la tienda genera un gasto por concepto de Luz y fuerza, Servicio de Agua, Artículos de papelería, Artículos de Limpieza, Mantenimiento, Fumigaciones, Taxi por inventario, Vigilancia, Cuotas, Licencias de Funcionamiento y uso de suelo, Finiquitos, etc. El gasto es recuperado por medio de una trasferencia a cuenta de la gerente de tienda, una vez hecha la trasferencia se le entrega el comprobante a la Administradora de la tienda para que esta le avise a su gerente que el gasto está depositado y la Administradora pida el comprobante en original de esta trasferencia. Se supervisa que los gastos por concepto de Luz y fuerza se paguen cada uno de los recibos antes de la fecha de vencimiento y el periodo que corresponda ya sea mensual o bimestral, se supervisa y controla que los gastos por concepto de Artículos de papelería y limpieza no excedan de los $100.00 mensuales, los Manteamientos y Fumigaciones que se envíen los presupuestos o cotizaciones al departamento correspondiente que es el abastecimiento, para que sea autorizado el gasto y pueda realizarse el trabajo en la tienda, que cada una de las licencia de funcionamiento estén actualizadas cada año, y en caso de que una nueva tienda hacer los trámites correspondientes para que la tienda funcione de acuerdo a los lineamientos de cada estado y municipio. Así como revisar que de todas las transferencias generadas por gastos de cada tienda se cuente con el comprobante original para que cuando la Administradora al de recopilarse las transferencias cuente que todas las facturas para poder ser entregadas al departamento correspondiente.

3.3.1 CAJA CHICA Y COMPOSTURA TIENDAS Una vez que el gasto es generado por Caja Chica y /o Compostura Tiendas se realiza un reporte quincenal por tienda que se obtiene de nuestro sistema PROSCAI registrando el importe total del gasto generado en la quincena. Se supervisa que le gasto a depositar no sea mayor de $500.00, que la administradora no tenga error en el nombre de la gerente, su cuenta y corresponda a tienda, una vez revisado el reporte es entregado al Director General, para la autorización de este gasto, una vez autorizado se elabora un cheque, se captura en nuestro sistema empresarial para fondear la cuenta, se manda a depositar el pago de este gasto a la cuenta de la gerente de tienda, una vez realizado el depósito se entregan los comprobantes a las Administradoras para que avisen a la gerente de depósito realizado. Ya realizado el depósito es mi responsabilidad ingresar ese depósito en el sistema PROSCAI, realizado una póliza de Diario por cada una de las tiendas aplicando el siguiente movimiento contable: Cargo: Caja General de la Tienda (número y nombre) Abono: Caja General de tiendas Una vez realizado cada una de las pólizas se revisa el saldo de la caja chica por tienda que este no sea mayor de $500.00 y no se estén ingresando gastos mayores a $100.00

3.3.2 BALANCE GENERAL Todas las pólizas de Egresos e Ingresos de cada una de las tiendas así como también los gastos de las Oficinas, Gatos de Almacén son capturados en COI cada mes se imprime la un Auxiliar este es revisado por la Jefa del Departamento de Administración y las Administradoras, se revisa que todos los gastos generados por las tiendas se encuentren en Auxiliar y que correspondan a la cuenta del gasto, si hay diferencias se pasa al departamento para se realice una póliza nueva y se corrija si no haya diferencias se imprime el Balance General El balance general es el estado financiero en nuestra empresa en ella se muestra contablemente los activos (lo que organización posee) los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). El balance general, retrata la situación contable de la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el Director General accede a la información vital sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas. El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las máquinas. El pasivo, en cambio, se compone por las deudas, las obligaciones bancarias y los impuestos por pagar, entre otras cuestiones. Cabe destacar que el balance general presenta distintas columnas, que organizan los valores según sean activos o pasivos. La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compañía tiene y lo que debe. Una vez elaborado el balance, es presentado al Director General, quien es el que tomará las decisiones correspondientes para la gestión de la empresa. La presentación de la balance al Director General consiste en capturar la información de COI en un formato que contiende cada una de los Ingresos y Egresos de Tiendas, Almacén y Oficinas, en forma global (totalizado) por mes, donde se compara por porcentaje con el año anterior. Su presentación es la siguiente:

Gastos correspondientes a nomina de Oficinas y Tiendas

Porcentaje de gasto del mes y año anterior vs mes y año en curso

Porcentaje de gasto de mes y año en curso

Venta mensual totalizada de todas las tiendas, menos las costuras totales mas los descuentos (reportes generados de PROCAI)

De todas las tiendas en actividad del mes en curso

Comisión cobrada por el banco por cobro de venta con tarjeta de dedito y crédito

Gatos correspondientes a Tiendas y Oficinas

Gatos realizados por el almacén durante el mes y año en curso

Control Proveedores

Control Acreedores

Total Inventarios del mes de Tiendas y Almacén

Total de apartados generados en las tiendas por mes

Control Acreedores y Proveedores

Control compras, devoluciones de LIZ MINELLI

Se revisa si existe alguna diferencia en el saldo vs los movimientos

Se revisa si existe alguna diferencia en el saldo vs los movimientos

Acumulado LIZ MINELLI y los proveedores

Si existe diferencia se revisa con Cuentas por pagar

Resumen de Acreedores del mes

Resumen de Ingresos del mes

Resumen de Egresos del mes

Resumen Global de todos los activos y pasivos con los que cuenta la empresa ya revisando cada diferencia si es que llegara haber.

3.3.3 ESTADO DE RESULTADOS El Estado de resultados muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante el mes en curso. Dando como resultado nuestra Utilidad o Perdida por Tienda. Mediante la determinación de la utilidad neta y de la identificación de cada uno de sus componentes se mide el resultado de los logros (ingresos) y de los esfuerzos (gastos y costos) por cada una de las tiendas durante el mes. El principal objetivo de elabora el Estado de Resultados es evaluar la rentabilidad de cada una de las tiendas que tienen, es decir, la capacidad que tienen para generar utilidades, ya que estas deben optimizar sus recursos de manera que al final se recupere mas de los que se invirtió. Los elementos que integran el Estado de Resultados son:    

Ingresos Costos Gastos Utilidad Neta

Para llevar a cabo una mejor toma de decisión y analizar la rentabilidad de las tiendas el Estado de resultados se presenta de tres formas:  Estado de Resultado Global de todas las tiendas en actividad donde solo se incluyen los Ingresos y Egresos generados por la tienda.  Estado de resultados donde se presentan los Ingresos y Egresos tiendas más los gastos de Oficinas divididos en todas las tiendas en actividad.  Estado de Resultados Concentrado por cada Tienda. Para la elaboración de este Estado de Resultados se imprime el Auxiliar realizado en COI la cual concentra cada gasto que generado en el mes por cada una de las Tiendas, Almacén y Oficinas, en un formato de Excel se captura cada uno de estos gastos por tienda, así como los gastos generados por las Oficinas.

Venta del mes, descuentos,- costuras reportes generados de PROSCAI

Número de la tienda

Nombre de la tienda Total venta bruta por tienda

Total venta bruta todas las tiendas

Total venta bruta por tienda

Gastos de tiendas

Numero de la cuenta

Total gastos de operación oficinas

Total gastos de operación tiendas

COCMC

Total gastos de operación por tienda

Utilidad o Pérdida por tienda

Utilidad o Pérdida de todas las tiendas incluyendo gastos de oficinas

CAPÍTULO 4 ANÁLISI Y DISCUSIÓN

4.1 RELACION DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN El departamento de Administración es la División de Tiendas resulta ser una parte importante y fundamental para la organización, la responsabilidad del buen control de cada una de las tiendas, el cumplimiento con la revisión de cada uno de los Ingresos y egresos recae en este departamento. Todas las actividades desarrolladas estarán enfocadas al buen funcionamiento de cada una de las tiendas para la toma de decisiones y satisfacer a nuestras clientes. No es fácil el trato con nuestras gerentes de tienda por la complejidad de su trabajo, ya que esta fundamentada en las diferentes actividades que realiza con la Administradora. Hoy en día por la gran competencia en el mercado de la moda ha decaído considerablemente la venta colocada en el mercado, por lo cual, nos ha llevado hacer reestructuraciones considerables, tanto en los procesos como en lo personal, detectando las partes deficientes ya que sabemos que nuestras clientes en cuanto mas satisfechas estén del producto buscando y ofreciendo la mejor calidad, permanecerán confiando en nuestro producto. La importancia y la necesidad que el departamento de Administración permanezca dentro de la organización es primordial ya que se puede especializar en la optimización de los Egresos generados por las tiendas. No es fácil poder gerenciar cada uno de los procesos establecidos en el departamento de Administración dentro de la empresa, esto por los factores personales y grupales recaídos en la carga de trabajo, relaciones informales y la complejidad de la dependencia externa a nuestro departamento de la información. La dependencia de la información que requerimos de los demás departamentos resulta ser un problema para la elaboración del Estado de Resultados esta dependencia no permite que se entregue a tiempo, que el pago de las Rentas y Composturas si no se realiza el depósito en tiempo y forma hace que la empresa pierda credibilidad y confianza para nuestros arrendadores y nuestras modistas, el no realizar la transferencia a tiempo por concepto de artículos de limpieza, papelería mantenimientos previamente autorizados, si no se manda a depositar un gasto por Luz y Fuerza, todos estos aspectos y la dependencia ha venido restando credibilidad en la información interna del departamento esto a provocado la desconfianza de la forma de trabajo y de información que se maneja.

Dentro del departamento de Administración se han analizado cada uno de estos puntos que han afectado tanto al equipo de trabajo como la organización y a la imagen ante los demás departamentos. El análisis no ha permitido encontrar los puntos débiles en donde estamos fallando y en las aéreas de oportunidad, ante ello, una medida ante el control de nuestra información se las efectiva. Hoy en día, difundimos en los demás departamentos las fechas y periodos en que el gasto y pagos se tengan que cumplir, la revisión de cada uno de los Ingresos diarios, la revisión quincenal de los Egresos de las tiendas, la entrega de repostes a una hora determinada nos ha permitido tomar acciones conjuntas con los demás departamentos involucrados; esta medida interna ha sido de gran ayuda nos ha llevado a mejorar y controlar cada una de las actividades y nos ha llevando a una mejora continua en nuestro equipo de trabajo. Una empresa como ROMANZZINO en el mercado de la moda se encuentra predeterminada a las fuertes exigencias de la innovación pero sobre todo en la transformación, en donde la imagen que reflejemos como LIZ MINELLI determinara el crecimiento de nuestra empresa y la vida de nuestro producto. LIZ MINELLI hoy en día a pesar de los puntos a mejorar es una empresa que su precio al publico es caro, pero este mismo exige la mejor calidad en cada una de sus telas, por lo cual nuestro producto ha podido ser fuertemente aceptado por la gran calidad que se ofrece con respecto a la competencia, mismos que se ven reflejados en el gran crecimiento de LIZ MINELLI.

4.2 Importancia Administrativa

Es de suma importancia el papel que hace el proceso administrativo en nuestro departamento, por el hecho que está fundamentado en tiempos, costos, dirección y relación interpersonal, así como la búsqueda de la satisfacción de nuestras clientes. Desde el inicio de un nuevo proyecto es importante que cada miembro de la organización comencemos a Planificar, empezando por la visión y la misión, fijar nuestro objetivos, las estrategias y políticas de cada departamento, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para poder Organizar quien va a realizar la tarea, definiendo responsabilidades y obligaciones de cómo se va a realizar la tarea, cuándo se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Dirigir la capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los integrantes del departamento para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones Controlar la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. Para el departamento de Administración ha sido complicado Administrar cada una de las tiendas por la forma de trabajo y las actividades por el perfil que tiene cada una de las Administradoras, cada una de ellas Administra y Controla su zona dependiendo a las necesidades de cada tienda, al estado y municipio que pertenezcan y esto ha llevado a desconocer ciertos términos y visiones sobre cómo hacer más eficiente nuestro trabajo. La experiencia y los conceptos administrativo me ha dado la oportunidad de proponer nuevas formas de trabajo, utilizar conceptos y temas que ayuden y apoye a cada una de las integrantes del departamento en nuestro trabajo, esto a derivado un aprendizaje organizacional. Las grandes ventajas que tiene el Departamento de Administración y la jerarquía que se tiene en la organización, es la oportunidad de trabajar y participar en las demás aéreas como dirección, operaciones, negociación, persuasión, control de emociones y tolerancia hacia los demás departamentos. El desempeño y la visión de nuestro departamento se verá proyectado en el mejor manejo y control de cada una de nuestras tiendas y nos dará como resultado que los demás departamentos confíen en este control y la información que tiene peso dentro de la organización. Sin duda alguna el mayor reto que tiene este departamento es el control que se debe tener en cada una de las tiendas, documentación, gastos, pagos, servicio, apoyo, por ello es muy importante cada una de nuestras herramientas de trabajo que utilizamos para detectar fechas próximas a vencer de pagos de Luz y Fuerza, pago a nuestros Arrendadores, para no perder credibilidad ante ellos y toda la información pueda ser realizada y entregada a tiempo.

El en departamento de Administración no podemos descuidar cada una de las actividades de trabajo, ni mucho menos descuidar los tiempos en que debemos dedicarle a cada una de ellas, el descuidar algún detalle importante durante la actividad puede derivar fuertes costos que se verán reflejados en la utilidad. Para la gerencia y dirección el departamento en generar es el responsable para cualquier eventualidad en donde este de por medio una omisión de la información generada por las tiendas o una actividad de trabajo no realizada y para la cual no se haya tomado acción rápidamente, esta responsabilidad es una área de oportunidad para adquirir responsabilidad y capacidades que solo con la experiencia y trabajo se darán

CAPÍTULO 5 RECOMENDACIONES

Pienso que para ROMANZZINO S.A. DE C.V. es importante la capacitación y la experiencia que tenga el personal administrativo, por ellos es necesario que se piense en programas y cursos que pueden complementar profesionalmente las actividades y las relaciones personales dentro y fuera de la organización. Es importante generara mayor comunicación con los diferentes departamentos de la organización ya que es una empresa en donde todos los departamentos dependen entre ellos, se necesita que todos los integrantes tengan conocimiento de negociación, análisis, facilidad de palabra para poder generar una mayor comunicación con los departamentos. El departamento de Administración de Tiendas con la carga de trabajo que hay se propone que el sistema PROSCAI genere la información que se necesita en este departamento, ya que depende mucho del área de contabilidad administrativa para la elaboración de los estados de cuenta, transferencias, auxiliares y de otros de departamentos como abastecimiento para que se lleven a cabo los mantenimientos, por ello se propone que toda la conciliación bancaria y el estado de resultados tenga su propio modulo en PROSCAI. PROSACI, nos da la oportunidad de trabajar directamente con el banco trabajando en este proyecto se podrá optimizar los tiempos de entrega de la información ya que no se perdería tanto tiempo en lo que se bajan los estados de cuenta del Sistema Empresarial y después realizar la conciliación con los depósitos de venta vs la venta generada por PROSCAI. Con esto tanto se optimiza tiempo como menos errores ya que cada integrante tendrá más control, será más analítico y tendrá más cuidado en su desempeño laboral. En el departamento de Administración se ha trabajado siempre en equipo por ello se busca la forma en que cada una de las administradoras tenga una mas control en sus tiendas y creo que para este departamento sería bueno que cada administradora tenga acceso en PROSCAI al control de la caja chica de sus tiendas ya actualmente solo una persona puede ver esos saldos, pero si todas trabajaran en este control, así como también que el sistema no deje ingresar gastos mayores a $100 y que no se exceda de $500 quincenales, con este mayor control se optimizarían los gastos. En una organización, no simplemente es enfocare a la calidad del producto y al servicio que se pueda otorgar, sino es fundamental cuidar los aspectos humanos, que para mi parecer se ven reflejados en la forma de trabajo. ROMANZZINO apuesta mucho por la calidad y se ve reflejado en sus ventas, pero también es cierto que ha dejado a un lado la parte importante que es la parte humana, falta la motivación y la integración en cada uno de sus integrantes y se ve reflejado en la gran rotación de personal que ha sido muy constante principalmente en el departamento de Administración.

Considero que si ROMANZZINO comienza a retomar aspectos administrativos tanto en lo personal como en sus recursos se podrán cubrir puntos débiles y no solo trabajando en la motivación, a establecer habilidades, capacitar, si no la principal es fomentar el trabajo en cada uno de los integrantes y mejorar la comunicación entre cada uno de los departamentos para poder fomentar la identidad organizacional; cubriendo estos puntos permitirá una mejora en cada una de las actividades que se realizan dentro de la organización reforzara otras áreas con la finalidad de mejorar los procesos, ,mejorar el análisis de funciones, capacitación, negociación y encontrar las mejores estrategias para la organización.

CONCLUSIONES Durante el tiempo que he laborado en ROMANZZINO S.A DE C.V. me ha permitido desarrollar aspectos importantes de mi formación profesional que solo con la experiencia se adquiere con el manejo de la información y el compromiso hacia las actividades laborales se ha complementado con mi experiencia universitaria. El colaborar con los demás departamentos y en especial con el departamento de Administración ha sido fundamental para comprender la demanda y las exigencias de un mercado tan riguroso como es el mercado de la moda, por ello es muy importante el trabajo en equipo, dirección y control. Trabajar en LIZ MINELLI, como Jefa de Administración y tener a mi cargo a 10 Administradoras me ha permitido tener un mayor control en cada una de las actividades realizadas, tener mayor responsabilidad significa buscar nuevas estrategias para llegar a una mejora continua, la responsabilidad de seleccionar a mi equipo de trabajo así como dar la mejor capacitación para realizar cada de las actividades con el menor margen de error. El en el área de Administración me ha permitido involucrarme con los demás departamentos, mejorar los procesos de trabajo pero principalmente participar en la toma de decisiones para nuestra empresa. También creo que una empresa como ROMANZZINO enfoca su atención al recurso humano podrá sobrevivir a los embates de la competencia, ya que cuyas deficiencias se visualizan en el rendimiento profesional.

GLOSARIO

Business Intelligence: Se denomina inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. Business Outsourcing ´s: es la subcontratación de funciones de procesos de negocios en proveedores de servicios, ya sea internos o externos a la compañía, usualmente en lugares de menores costos. COI: Sistema de Contabilidad Integral Procesada CRM Reatil: “Customer Relationship Management” o en español, “Gerenciamiento de las Relaciones con el Cliente”, se trata de una estrategia de negocios enfocada en el cliente y sus necesidades. PROSCAI: es una solución que automatiza la gestión de las empresas a bajo costo y con una amplia funcionalidad, rapidez de implementación y cuenta a su vez con amplios niveles de seguridad y consolida todos sus procesos. Ventas Reatil: es un sector económico que engloba a las empresas especializadas en la comercialización masiva de productos o servicios uniformes a grandes cantidades de clientes. Es el sector industrial que entrega productos al consumidor final. La razón para involucrar a mayoristas y minoristas en un mismo sector fue una consecuencia de la gran cantidad de problemas y soluciones comunes que tienen ambos sectores por la masividad y diversidad tanto de sus productos como de sus clientes.

ANEXOS

Área Comercial Revisión: 2.0

Código DC-EM-TM

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía

1. Objetivo Determinar los lineamientos para el movimiento adecuado de la mercancía entre las Tiendas Liz Minelli, a fin de dar servicio al Cliente e incrementar las ventas.

2. Alcance: Este procedimiento abarca el Traspaso de Mercancía de acuerdo a la siguiente clasificación: A) Urgente: Traspaso Directo por Solicitud de Tienda B) No Urgente: Traspaso Vía Almacén por Solicitud de Tienda

C) Traspasos por Devolución D) Traspasos por Defecto E) Traspasos al Almacén de Disputa

Aplica para Tiendas Liz Minelli (exceptuando Guatemala) y Tiendas Oro.

3. Descripción A) Urgente: Traspaso Directo por Solicitud de Tienda No.

Responsable

Actividad

1.

Gerente Tienda Solicitante

Detecta necesidad de solicitar traspaso de mercancía para cubrir un requerimiento Urgente del Cliente.

2.

Gerente Tienda Solicitante

Localiza la prenda a través del Sistema Proscai en otra Tienda y confirma con la Gerente la existencia del color y la talla.

Elaboró Proyectos

Revisó Logística

Autorizo Director Comercial

Maria García

Lucia Segundo

Abraham Sirota

DC-EM-TM (traspasos) v 2.0

Área Comercial Revisión: 2.0

Código DC-EM-TM

Página 2 de 11

Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía 3.

Gerente Tienda Solicitante

Informa al Cliente que el Servicio tiene un costo de $100.00 debido a que se solicita servicio de paquetería directa. Registra una venta de Paquetería en el Sistema Proscai.

4.

Gerente Tienda Solicitante

Solicita vía telefónica el traspaso de la Prenda, a la Gerente de la Tienda donde localizó la prenda. Le pide se lo envíe de manera Directa a la Tienda y le proporciona el Número de Ticket con el que se pagó la Paquetería.

5.

Gerente de Tienda (que

Elabora Guía de la paquetería con los datos requeridos.

Gerente de Tienda (que

Solicita a la compañía de paquetería la recolección de la mercancía. Coloca la prenda en una bolsa de la paquetería.

envía mercancía)

6.

envía mercancía)

Accesa al menú de Traspasos del Sistema Proscai, registra el código del producto y el número de Tienda a donde enviará la prenda (da salida a la mercancía solicitada). Además, captura la siguiente información haciendo clic en el botón de Comentarios (al momento de registrar el Traspaso): CONCEPTO AUTORIZA PAGA PESO

GUIA

7.

Gerente Tienda solicitante

En este campo escribe: TRASPASO DIRECTO En este campo escribe: NÚMERO DE TICKET DE VENTA DE PAQUETERÍA En este campo escribe el PESO DEL ENVÍO conforme a la Tabla de Pesos (por ejemplo: De 1 a 25 kg., Caja Chica) En este campo escribe el NÚMERO DE GUÍA (Si NO utilizas paquetería, escribe el NOMBRE de la Gerente a quien entregarás el traspaso)

Envía un correo electrónico, informando la solicitud de este traspaso a las siguientes personas:  



Supervisora de la Zona de la Tienda que solicita la prenda Supervisora de la Zona de la Tienda que enviará la prenda Gerente de Tienda que enviará la prenda

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Lucia Segundo

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Área Comercial Revisión: 2.0

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía 8.

Proveedor de paquetería

Recolecta la paquetería y entrega el envío a su destino

9.

Gerente Tienda solicitante

Recibe mercancía, abre la caja. Da entrada a la mercancía en el Sistema Proscai y entrega el pedido al cliente.

B) No Urgente: Traspaso Vía Almacén por Solicitud de Tienda 1.

Gerente Tienda solicitante

Detecta necesidad de solicitar traspaso de mercancía para cubrir el requerimiento del Cliente.

2.

Gerente Tienda solicitante

Localiza la prenda a través del Sistema Proscai en otra Tienda y confirma con la Gerente la existencia del color y la talla.

3.

Gerente Tienda solicitante

Le informa al Cliente la fecha aproximada de entrega.

4.

Gerente Tienda solicitante

Solicita el traspaso a la Gerente de Tienda donde localizó la Prenda, pidiéndole se lo envíe Vía Almacén, para que ellos se lo envíen a la Tienda.

5.

Gerente de Tienda (que

Elabora Guía de la paquetería con los datos requeridos.

Gerente de Tienda (que

Accesa al menú de Traspasos del Sistema Proscai, y registra el código del producto y el número de Tienda a donde enviará que enviará la prenda (da salida a la mercancía solicitada).

envía mercancía)

6.

envía mercancía)

Además, captura la siguiente información haciendo clic en el botón de Comentarios (al momento de registrar el Traspaso):

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Autorizo Director Comercial

Maria García

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Abraham Sirota

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía

7.

Gerente de Tienda ((que

envía mercancía)

CONCEPTO AUTORIZA PAGA PESO

En este campo escribe: VIA ALMACEN

GUIA

En este campo escribe el NÚMERO DE GUÍA (Si utilizas el Transporte Interno, escribe ENVIADO EN CAMIONETA)

En este campo escribe el PESO DEL ENVÍO conforme a la Tabla de Pesos (por ejemplo: De 1 a 25 kg., Caja Chica)

Coloca la prenda en una bolsa de la paquetería, pegando el Ticket de Traspaso (J) en la parte de afuera de la bolsa. Coloca la bolsa en la caja de devolución semanal y cierra la Caja Adhiere a la caja el Formato de Claves para Devolución de Caja, marcando la o las opciones que correspondan y lo envía en la paquetería de devolución semanal. Solicita a la compañía de paquetería la recolección de la mercancía.

8.

Proveedor de paquetería

Hace recolección de paquetería y entrega el envío a su destino

9.

Almacén Tiendas / Almacén Oro

Recibe la caja de devolución de tienda, la abre e identifica las bolsas de traspasos. Registra en el formato de Traspasos Romanzzino o Traspasos Oro (según corresponda) Tiendas la recepción del mismo.

10.

Almacén Tiendas / Almacén Oro

Para enviar la mercancía, coloca en la caja de salidas la bolsa del traspaso donde corresponde el destino final. Registra en el formato de Traspasos Romanzzino o Traspasos Oro (según corresponda), la fecha de salida, nombre de quien realiza el movimiento. Cierra y pesa la caja. Elaboran el manifiesto y la guía de embarque.

11.

Logística

Solicita la recolección al proveedor de paquetería.

12.

Proveedor de paquetería

Recolecta la paquetería y entrega el envío a su destino.

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Procedimiento de Traspasos de Mercancía 13.

Almacén Tiendas / Almacén Oro

Ordena Guías por Tienda y entrega guías, junto con manifiesto y número de documento (J) a Logística.

14.

Gerente Tienda solicitante

Recibe mercancía, abre la caja; revisa la mercancía contra ticket. Da entrada a la mercancía y entrega prenda al cliente, registrando la venta.

15.

Logística

Genera Reporte de Resumen de Traspaso del Sistema Verifica que todos los traspasos hayan sido recibidos de manera oportuna en el Sistema.

C) Traspasos por Devolución No.

Responsable

Actividad

1.

Gerente de Mercadeo

Publica en la Página Info los modelos a devolver de la Tienda al Almacén correspondiente.

2.

Gerente de Tienda

Accesa al menú de Traspasos del Sistema Proscai, registra el código del producto y el número de Almacén a donde enviará las prendas (da salida a la mercancía solicitada). Además, captura la siguiente información haciendo clic en el botón de Comentarios (al momento de registrar el Traspaso): CONCEPTO AUTORIZA PAGA PESO

En este campo escribe: DEVOLUCIÓN

GUIA

En este campo escribe el NÚMERO DE GUÍA (Si utilizas el Transporte Interno, escribe ENVIADO EN CAMIONETA)

En este campo escribe el PESO DEL ENVÍO conforme a la Tabla de Pesos (por ejemplo: De 1 a 25 kg., Caja Chica)

Elaboró Proyectos

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía D) Traspasos por Defecto No.

Responsable

Actividad

1.

Gerente de Tienda

Identifica prendas con defecto y envía al área de Logística un mail especificando:  Código con color y talla  Defecto

2.

Logística

Revisa mail y determina junto con la Gerente de Tienda, su arreglo a través de la Costurera o arreglo en Fábrica.

3.

Gerente de Tienda

Si es arreglo con costurera, envía prenda a reparación. Si es arreglo en Fábrica: Accesa al menú de Traspasos del Sistema Proscai, registra el código del producto y el número de Almacén a donde enviará las prendas (da salida a la mercancía solicitada). Además, captura la siguiente información haciendo clic en el botón de Comentarios (al momento de registrar el Traspaso): CONCEPTO AUTORIZA PAGA PESO

En este campo escribe: DEFECTO

GUIA

En este campo escribe el NÚMERO DE GUÍA (Si utilizas el Transporte Interno, escribe ENVIADO EN CAMIONETA)

En este campo escribe el PESO DEL ENVÍO conforme a la Tabla de Pesos (por ejemplo: De 1 a 25 kg., Caja Chica)

4.

Almacén

Recibe el traspaso y la prenda y envía a Almacén de composturas para su arreglo.

5.

Logística

Registra Defecto en Matriz de Defectos.

Elaboró Proyectos

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía E) Traspasos al Almacén de Disputa No.

Responsable

Actividad

Gerente de Tienda / Almacén Tiendas / Almacén Oro

Revisa la mercancía recibida contra el Ticket.

2.

Gerente de Tienda

Si existe una diferencia entre la recepción de la mercancía física recibida contra el traspaso enviado; envía un correo electrónico a Logística indicando:  El número de documento (J),  Número de piezas registradas en ticket,  Número de piezas recibidas físicamente, y  Códigos de la diferencia de las piezas en ticket y recibidas.

3.

Logística

Rastrea los movimientos de los códigos de la diferencia con las áreas involucradas (Almacén 300, Almacén 00, Almacén 398 y/o Tiendas).

1.

Da entrada a la mercancía en el Sistema.

Si la mercancía no es encontrada, informa a la Gerente de Tiendas y/o Almacén Tiendas / Almacén Oro, y proporciona una clave de autorización para traspaso al almacén de Disputa. 4.

Gerente de Tienda / Almacén Tiendas / Almacén Oro

Genera un Traspaso al almacén 299 Almacén de Disputas LM ó 399 Almacén Disputas Oro, de la mercancía que no se recibió físicamente. SI el traspaso al almacén de Disputas, lo realiza la Tienda, captura la clave de autorización haciendo clic en el botón de Comentarios (al momento de registrar el Traspaso): CONCEPTO AUTORIZA PAGA PESO En este campo AUTORIZACION

se

escribe

la

CLAVE

DE

GUIA

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Área Comercial Revisión: 2.0

Código DC-EM-TM

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía Si el traspaso al almacén de Disputas, lo realiza el Almacén Tiendas / Almacén Oro, genera el Traspaso (TR) registrando la clave de autorización 5.

Logística

Da entrada en el sistema Proscai a la mercancía que envío la tienda en el Almacén de Disputas.

4. Responsabilidad / Autoridad Director Comercial Es responsabilidad del Director Comercial revisar, modificar y dar a conocer de manera oportuna los cambios en este procedimiento o en alguna de sus secciones. Es responsabilidad de la Dirección Comercial asegurar el cumplimiento de este procedimiento.

Logística Es responsabilidad de Logística, controlar y asegurar los movimientos de traspaso.

Jefe de Almacén Es responsabilidad del Jefe de Almacén cumplir en tiempos oportunos la recepción y envíos de los traspasos.

Gerente de Tienda Es responsabilidad de la Gerente de Tienda, cumplir con este procedimiento.

5. Áreas involucradas Área Comercial Logística Almacén Tiendas Almacén Fábrica Almacén Oro Elaboró Proyectos

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Código DC-EM-TM

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía Gerentes de Tiendas Mercadeo

6. Políticas: 6.1 Sobre Traspasos Los traspasos entre Tiendas, únicamente se solicitan para cubrir las necesidades del Cliente. Se podrá enviar Traspasos Urgentes de mercancía de Tienda a Tienda (Traspaso Directo), siempre y cuando el Cliente pague por el servicio. La Gerente de Tienda no podrá negar mercancía que tenga dentro de su inventario. La Gerente de Tienda, deberá dar salida a la mercancía en el Sistema Proscai inmediatamente de que se solicita. Las Gerentes de Tienda, deberán informar vía mail a todas las partes involucradas, sobre el traspaso solicitando, por lo cual no requieren autorización. La Gerente de Tienda deberá solicitar autorización de traspaso a la Dirección Comercial y/o Departamento de Logística, vía mail especificando la razón o causa del traspaso directo, únicamente para aquellas excepciones de traspasos que sean urgentes y/o directos (de tienda a tienda) y que no sean pagados por el Cliente. En estos casos, la tabla de Comentarios deberá de llenarse de la siguiente forma: CONCEPTO AUTORIZA PAGA PESO

GUIA

En este campo escribe: TRASPASO DIRECTO En este campo escribe: Nombre del Director Comercial o Logística, dependiendo de quien haya autorizado. En este campo escribe el PESO DEL ENVÍO conforme a la Tabla de Pesos (por ejemplo: De 1 a 25 kg., Caja Chica) En este campo escribe el NÚMERO DE GUÍA (Si NO utilizas paquetería, escribe el NOMBRE de la Gerente a quien entregarás el traspaso)

Para el caso de Pedidos Especiales, el área de Mercadeo podrá autorizar los traspasos directos enviando un mail al departamento de Logística. Los Traspasos Vía Almacén, así como los Traspasos por Devolución y/o Defecto, se Elaboró Proyectos

Revisó Logística

Autorizo Director Comercial

Maria García

Lucia Segundo

Abraham Sirota

DC-EM-TM (traspasos) v 2.0

Área Comercial Revisión: 2.0

Código DC-EM-TM

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Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía enviarán únicamente una vez a la semana (los que no son urgentes), en un solo paquete que incluya la valija de documentos. Los Traspasos Urgentes deberán salir lo antes posible de la Tienda. No se podrán hacer traspasos entre las tiendas de Liz Minelli y las Tiendas de Liz Minelli Oro. Los Traspasos entre Tiendas ubicadas en la misma ciudad deberán aplicar este procedimiento omitiendo mandar la mercancía al Almacén México y entregándola de manera directa. En caso de que el Traspaso se realice a través del Transporte Interno o entrega directa a Gerente solicitante, la Gerente de Tienda deberá de solicitar el nombre completo, firma y fecha de recibido del Chofer en el Ticket de Salida o de la Gerente de Tienda a quien entrega. La Gerente de Tienda que solicitó el traspaso, deberá dar entrada inmediatamente después de que recibe la paquetería. La Gerente de Tienda deberá de dar Entrada al mismo número de piezas que indica el Traspaso en el Sistema (aplica para Almacén o Traspaso de Tienda). Si hay una diferencia en la recepción física de la mercancía, la Gerente de Tienda deberá: a)

Recibir el Traspaso

b)

Reportar vía mail a [email protected]:  El número de documento  Número de piezas registradas en ticket  Número de piezas recibidas físicamente 

Códigos de la diferencia de las piezas en ticket y recibidas.

Lucia Segundo revisará el origen de las diferencias y dará instrucciones a la Tienda y/o Almacén en un plazo no mayor a 72 hrs. Lucia Segundo determinará si se requiera enviar mercancía al Almacén de Disputas (Código 299Almacén de Disputas LM, 399 Almacén Disputas Oro), para lo cual proporcionará a la Gerente de Tienda una clave de Autorización. Esta clave deberá capturarse en el campo que indica la tabla “Para Almacén de Disputas” y es válida únicamente para el mismo día que sea proporcionada. Auditoria deberá determinar las acciones a seguir sobre la mercancía enviada al almacén de Disputa. Auditoría deberá revisar el Reporte de Traspaso de las Tiendas donde realice las Auditorías, verificando el comportamiento de traspaso de la Tienda. Elaboró Proyectos

Revisó Logística

Autorizo Director Comercial

Maria García

Lucia Segundo

Abraham Sirota

DC-EM-TM (traspasos) v 2.0

Área Comercial Revisión: 2.0

Código DC-EM-TM

Página 11 de 11

Fecha: Junio 2011

Procedimiento de Traspasos de Mercancía 6.2 Sobre Paquetería El tiempo de entrega de Traspasos Directos (Urgentes) es de 48 horas. El tiempo de entrega de Traspasos Vía Almacén será máximo de 14 días. La Gerente de Tienda deberá de solicitar al recolección a la paquetería antes de las 13:00 hrs., para que sea recolectado el mismo día, de lo contrario, será recolectado hasta el siguiente día. No se utilizara las cajas de zapato para los traspasos, solo bolsa de mensajería. La caja deberá estar sellada según sea el caso con cinta Liz Minelli y/o cinchos.

7. Formatos No.

Código

Nombre

1

Traspasos Romanzzino Tiendas / Traspaso Oro

2

Formato de Claves para Devolución

3

Manifiestos

4.

Resumen de Traspasos

5.

Matriz de Defectos

8. Definiciones Traspaso

Realizar movimientos de mercancía de una tienda a otra.

Elaboró Proyectos

Revisó Logística

Autorizo Director Comercial

Maria García

Lucia Segundo

Abraham Sirota

DC-EM-TM (traspasos) v 2.0

Comercial Revisión: 4.0

Código DC-ME-PE

Página 1 de 14

Fecha: Abril 2011

Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales

1. Objetivo Definir los lineamientos para la elaboración de pedidos especiales y controlar su recepción, fabricación y surtido.

2. Alcance: Abarca todo pedido especial elaborado en Tiendas Liz Minelli y Liz Minelli Oro.

3. Descripción del Procedimiento No.

Responsable

Actividad

1.

Gerente Tienda / Asistente Comercial

Genera cita en Escuela para promoción de pedidos especiales.

2.

Gerente Tienda

Promueve venta de pedidos especiales para la temporada de Graduaciones.

3.

Gerente Tienda

Captura los datos del Cliente en Proscai y la información del pedido en el formato electrónico, conforme la Guía de Formato Electrónico de Pedido Especial v2.

4.

Analista de Mercadeo

Recibe mail de solicitud de Pedido Especial, enviado por INFO, y verifica la información capturada.

Elaboró

Revisó Gerente de Mercadeo

Autorizó Director Comercial

Reina Contreras

Adriana Luna

Abraham Sirota

DC-ME-PE v4 (Pedidos Especiales)

Comercial Revisión: 4.0

Código DC-ME-PE

Página 2 de 14

Fecha: Abril 2011

Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales No. 5.

Responsable

Actividad

Analista de Mercadeo

Verifica el surtido y registra tipo de surtido en sección destinada a Mercadeo del formato electrónico, de acuerdo a: Si es modelo original, verifica: Existencia de piezas, tallas y colores en almacén de tiendas y almacén de Fábrica. Si hay existencia en almacenes, aparta mercancía colocando cubre-trajes a las piezas con etiqueta de Pedido Especial y nombre de Tienda. SI NO hay existencia en almacenes, verifica existencia en tiendas. SI hay existencia en tiendas, solicita a la Gerente de Tienda aparte la mercancía en su bodega colocando cubre-traje, etiqueta de Pedidos Especiales y nombre de Tienda a la cual se enviará la mercancía. SI NO hay existencia en Tienda, verifica existencia de tela y color del modelo original en Almacén Telas y/o con Diseñadora. SI hay existencia de tela confirma tiempo de fabricación con el Gerente de Producción Si NO hay existencia de tela, solicita al Encargado de Almacén de Telas compre en las tiendas especializadas, proporcionando cantidades de tela. Si hay existencia de tela en las tiendas especializadas, confirma tiempo de entrega con Gerente de Producción. Registra fecha comprometida de entrega en INFO. Si el Encargado de Almacén de Telas no consigue la tela, Informa a Tiendas.

Elaboró

Revisó Gerente de Mercadeo

Autorizó Director Comercial

Reina Contreras

Adriana Luna

Abraham Sirota

DC-ME-PE v4 (Pedidos Especiales)

Comercial Revisión: 4.0

Código DC-ME-PE

Página 3 de 14

Fecha: Abril 2011

Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales No.

Responsable

Actividad

Analista de Mercadeo

Si es cambio de color de tela o talla extra:

(continuación actividad 5)

Confirma con el Gerente de Producción si el modelo puede ser alterado por color y/o talla, de acuerdo a la Solicitud del Pedido. Si el Gerente de Producción confirma la alteración del vestido, verifica existencia en tela y colores y envía a Gerente de Tienda muestrario de telas, registrando el envío en el formato electrónico del pedido. Si NO se puede alterar, comenta a la Gerente de Tienda para que informe y ofrezca al cliente diferentes alternativas.

6

Gerente Tienda

Si es modelo original: Verifica status de pedido, y fecha compromiso de entrega. Si es cambio de color de tela o talla extra: Recibe mail de notificación de envío de muestrario. Da seguimiento a la recepción de muestrario. Informa al cliente los colores en los que podrá ser elaborado el modelo, mostrando muestrario. Si el cliente acepta alguna opción, firma en el muestrario el color de la tela que está aceptando, para cada combinación y solicita al Cliente firma en Carta Compromiso de Aceptación de Modelo. Captura en el formato electrónico colores y combinaciones que aceptó el cliente.

Elaboró

Revisó Gerente de Mercadeo

Autorizó Director Comercial

Reina Contreras

Adriana Luna

Abraham Sirota

DC-ME-PE v4 (Pedidos Especiales)

Comercial Revisión: 4.0

Código DC-ME-PE

Página 4 de 14

Fecha: Abril 2011

Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales

No. 7.

Responsable

Actividad

Analista de Mercadeo

Si es cambio de color de tela o talla extra: Verifica en formato de pedido seleccionadas por el cliente.

electrónico,

las

muestras

Registra fecha comprometida de entrega en el formato electrónico. 8.

Gerente de Tienda

Si es modelo original, cambio de color de tela o talla extra: Informa al Cliente las condiciones, especificaciones comprometida de entrega del Pedido Especial.

y

fecha

Solicita el 50% de anticipo del monto total del Pedido y solicita firma del Cliente en el Formato Manual de Pedido Especial. Registra en Proscai el Pago Anticipado del 50% del Pedido Especial y entrega el ticket de venta. Accesa al formato electrónico de INFO y registra el importe del pedido y número de ticket generado en Proscai, de acuerdo a la Guía de Pedidos especiales. 9.

Administradora de Zonas

Recibe un mail de la página INFO, notificándole que el Pedido ha sido formalizado y se cuenta con el anticipo. Revisa Corte del Día de la Tienda, el depósito del banco vs. Estados de Cuenta de Bancos.

Elaboró

Revisó Gerente de Mercadeo

Autorizó Director Comercial

Reina Contreras

Adriana Luna

Abraham Sirota

DC-ME-PE v4 (Pedidos Especiales)

Comercial Revisión: 4.0

Código DC-ME-PE

Página 5 de 14

Fecha: Abril 2011

Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales

No. 10.

Responsable Analista de Mercadeo

Actividad Si es diseño Original: Si es surtido de almacén: Solicita al encargado de almacén el traspaso de la mercancía a la Tienda Si es surtido de Tienda: Solicita a Gerente de Tienda envíe la mercancía indicándole el destino. Si es cambio de color de tela o talla especial: Aparta con etiqueta de Pedido Especial el COLOR DE LA TELA que autorizó el cliente. Elabora Orden de Fabricación Especial y anexa tipo de tela con el que se fabricará el modelo, especificando las combinaciones. Entrega Orden Producción.

de

Fabricación

especial

a

Gerente

de

Registra estatus en Reporte de Avance de Pedidos Especiales. 11.

Gerente de Producción

Firma copia de Orden de Fabricación Especial y compromiso de entrega del pedido.

anota fecha

12.

Gerente de Producción

Entrega Pedido y Nota de Remisión en fecha compromiso los modelos fabricados a Analista de Mercadeo.

13.

Analista de Mercadeo

Recibe modelos y nota. Elabora una Orden de Compra (OL/OR) Entrega a modelos a Almacén Fábrica.

Elaboró

Revisó Gerente de Mercadeo

Autorizó Director Comercial

Reina Contreras

Adriana Luna

Abraham Sirota

DC-ME-PE v4 (Pedidos Especiales)

Comercial Revisión: 4.0

Código DC-ME-PE

Página 6 de 14

Fecha: Abril 2011

Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales No.

Responsable

Actividad

14.

Jefe Almacén Fábrica

Recibe modelos y realiza recepción de Orden de Compra en el Almacén (700) Realiza traspaso a Almacén Tienda o Tiendas Oro.

15.

Analista de Mercadeo

Entrega al Encargado de Almacén para Pedidos Especiales copia de la Relación de Envío de Pedidos Especiales y solicita traspaso de la mercancía indicándole Tienda destino.

16.

Encargado Almacén Fábrica / Tiendas

Envía mercancía a tiendas y entrega a Analista de Mercadeo Relación de Envío de Pedidos Especiales con número de referencia de paquetería.

17.

Analista de Mercadeo

Captura fecha de envío de pedido a la tienda en el formato electrónico de pedido especial en la página INFO.

18.

Gerente de Tienda

Recibe mercancía y le da entrada en el Sistema Proscai. Captura fecha de recepción de pedido en formato electrónico en la página INFO. Solicita al Cliente liquidación del pedido, genera ticket de venta en el Sistema Proscai dando salida a la mercancía y entrega Pedido al Cliente. Accesa al formato electrónico de la página INFO y actualiza número de ticket generado en Proscai.

19.

Administradora de Zona

Verifica depósito en Bancos, registra en Conciliación bancaria.

Elaboró

Revisó Gerente de Mercadeo

Autorizó Director Comercial

Reina Contreras

Adriana Luna

Abraham Sirota

DC-ME-PE v4 (Pedidos Especiales)

Comercial Revisión: 4.0

Código DC-ME-PE

Página 7 de 14

Fecha: Abril 2011

Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales

4. Responsabilidad 1. Director Comercial Es responsabilidad de la Dirección Comercial asegurar que el personal de Ventas promueva la Venta de Pedidos Especiales y respete las políticas definidas para el mismo. Es responsabilidad del Director Comercial revisar, modificar y dar a conocer de manera oportuna los cambios en este procedimiento o en alguna de sus secciones. Es responsabilidad de la Dirección Comercial apoyar en el manejo de objeciones de los Clientes y dar solución a las situaciones que lo requieran.

2. Supervisora Es responsabilidad de la Supervisora capacitar al personal de Tienda en el Procedimiento de Elaboración y Surtido de Pedidos Especiales. Es responsabilidad de la Supervisora revisar que el personal de la Tienda promueva la venta de pedidos especiales. Es responsabilidad de la Supervisora revisar que el personal de la Tienda aplique este procedimiento. Es responsabilidad de la Supervisora apoyar a la Gerente de Tienda en las objeciones del Cliente.

3. Gerente de Tienda Es responsabilidad de la Gerente promover la venta de pedidos especiales. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda registrar en Proscai, los datos del Cliente y el pago de anticipo de manera inmediata. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda reportar en la página www.lizminelli.info todos y cada uno de los Pedidos Especiales para que el área de Mercadeo coordine el surtido de los mismos. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda registrar, dar seguimiento y actualizar los estatus Elaboró

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Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales de los Pedidos Especiales a través de la página www.lizminelli.info Es responsabilidad de la Gerente de Tienda, especificar al cliente las condiciones y clausulas establecidas en el Formato Manual de Pedidos Especiales, así como solicitar la firma en dicho la firma del Cliente en dicho Formato. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda, recibir el anticipo del Pedido Especial única y exclusivamente hasta que el Pedido se encuentre en Status AUTORIZADO en la página INFO. Si el Pedido NO se encuentra en Status Autorizado, es responsabilidad de la Gerente de Tienda, confirmar con mercado el Status del pedido antes de recibir un anticipo. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda, registrar el pago del anticipo en Proscai, de manera inmediata, así como registrar el número de ticket y código de pago de anticipo en la página INFO. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda, registrar correctamente la venta del Pedido Especial en Proscai, una vez que el Cliente se presente a recoger su pedido y éste sea pagado en su totalidad. Es su responsabilidad, registrar todos los modelos del Pedido en UN SOLO ticket, incluyendo los accesorios y el Código del Anticipo. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda registrar el Número de Ticket del pago total del Pedido en la página INFO. Es responsabilidad,. Es responsabilidad de la Gerente de tienda enviar firmada la Carta de Aceptación de Modelos vía fax a Mercadeo en caso de que los modelos sufran alguna alteración o haya cambio de color de tela. Es responsabilidad de la Gerente de Tienda, aplicar las actividades y políticas descritas en este procedimiento.

4. Administradora Es responsabilidad de la Administradora, dar seguimiento al depósito del Anticipo, y a la actualización del Status ENTREGADO, que la Gerente de Tienda debe realizar por cada uno de los pedidos.

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Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales 5. Gerente de Producción Es responsabilidad de la Gerencia de Producción, autorizar un cambio de tela en el modelo solicitado. Es responsabilidad de la Gerencia de Producción, dar respuesta al área de Mercadeo, sobre el tiempo de fabricación para pedidos especiales, para que a su vez, Mercadeo pueda proporcionar esta información a la Tienda. Es responsabilidad de la Gerencia de producción entregar en tiempo, con la calidad requerida y de acuerdo a las especificaciones, los pedidos solicitados. Es responsabilidad de la Gerencia de Producción informar a Mercadeo el Status de Fabricación cada uno de los pedidos

6. Gerente de Mercadeo Es responsabilidad de la Gerencia de Mercadeo llevar el control de los pedidos especiales que las Gerentes registran en la página INFO. Es responsabilidad de la Gerencia de Mercadeo coordinar y surtir oportunamente los pedidos generados por el área comercial. Es responsabilidad de la Gerencia de Mercadeo, asegurar la entrega del pedido especial cumpliendo con las especificaciones y/o requerimientos del Cliente. Es responsabilidad de la Gerencia de Mercadeo, dar seguimiento y reportar el status de los Pedidos Especiales a la Dirección Comercial. Es responsabilidad de la Gerencia de Mercadeo, dar de alta los Pedidos Especiales que generen las Franquicias, llevando un seguimiento de los mismos. Es responsabilidad de la Gerencia de Mercadeo asegurar el cumplimiento de este proceso en sus actividades y políticas.

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Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales

5. Áreas involucradas Tiendas Producción Mercadeo Almacén Telas Administración Corte Almacén Fábrica Almacén Tiendas

6. Políticas: 6.1 Sobre los Pedidos Especiales Un Pedido Especial es la Venta a un solo cliente, de 3 o más vestidos del mismo modelo o de diferente modelo, que una Tienda surte con mercancía de piso de venta y/o solicita fabricarlo. El Pedido Especial se formaliza con el Cliente con el pago mínimo del 50% como Anticipo. El Pedido Especial deberá ser pagado y registrado en UN solo ticket de venta de Proscai. Las piezas que integra el Pedido Especial, deberán ser entregadas al Cliente una vez que ha pago el total del Pedido. Todo pedido Especial que las tiendas generen, deberá ser registrado en formato electrónico en la página INFO, para el control y surtido de todos los pedidos, desde que el Cliente lo solicita.

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Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales Los Pedidos Especiales que generen las Franquicias, deberán ser coordinados por el área de Mercadeo. Para el seguimiento de los pedidos deberá ser utilizando el Número de Folio que la página proporciona de manera automática y éste deberá ser registrado en el pago del anticipo y en el ticket de venta del pedido en Proscai. La Gerente de Tienda podrá capturar el Pedido Especial en el formato electrónico posteriormente a su surtido, siempre y cuando el Pedido sea solicitado y surtido el mismo día por la Tienda. En este caso, deberá de cerrar el pedido en INFO hasta el estatus de Entregado. La Gerente de Tienda deberá llenar el formato manual de Pedidos Especiales y proporcionarlo al Cliente, revisando las clausulas. En los casos de Pedidos de tallas extras, si el área de Producción NO recomienda la alteración, pero el Cliente, a pesar de esto, solicita la fabricación especial, la Gerente solicitará firma en Carta Compromiso de Aceptación de Modelo con nuevas características y enviará vía fax a Analista de Mercadeo. Todos los modelos deberán de fabricarse con la tela original.

6.2 Sobre los tiempos de entrega El tiempo de entrega al Cliente será 30 días naturales, de acuerdo al tipo de surtido, contados a partir de que el Cliente paga el anticipo, el Pedido es formalizado en el formato electrónico y la Orden de Pedido Especial es firmada por el Cliente. El Pedido deberá llegar a las tiendas, 4 días antes de la fecha de entrega, para que las clientas puedan medírselo. Si el Cliente requiere un pedido especial de manera urgente, la Gerente de Mercadeo deberá consultarlo con el Gerente de Producción para dar respuesta a la Gerente de Tienda. La paquetería urgente o express, deberá ser autorizada por la Gerente de Mercadeo, vía correo electrónico.

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Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales 6.3 Sobre los pagos El Cliente deberá pagar el 50% de anticipo sobre el importe total del pedido al momento de elaborar la Orden de Pedido Especial y formalizarlo en la página INFO El Cliente deberá pagar 50% restante a la entrega del pedido.

6.4 Descuentos En la compra de 6 a 9 vestidos se otorgará un 5% de descuento. En compras de 10 vestidos o más se otorgará un 10% de descuento. Los descuentos también aplicarán a los accesorios que sean adquiridos en el mismo Pedido.

6.5 Sobre los cargos extras Se cobrará un 15% adicional sobre el precio de venta para la elaboración de vestidos de tallas extra (grande y extragrande) Los ajustes de los modelos de Largo y de Tirante, deberán realizarse a través de la Costurera de la Tienda y serán absorbidos (pagados) por la Tienda. Los arreglos de costura tendrán un cargo adicional (excepto Largo y Tirante), mismo que tendrá que ser liquidado a la hora de la entrega de la mercancía.

6.6 Sobre los tiempos de confirmación de información. El área de Mercadeo tendrá máximo 2 días hábiles para la confirmación del surtido del pedido solicitado. En caso de tallas extras, el área de Mercadeo enviará el muestrario 2 días hábiles después de la solicitud del pedido. La Gerente de Tienda tendrá 2 días hábiles para confirmar la aceptación del muestrario enviado por Mercadeo. La Gerente de Tienda y el área de Mercadeo deberán cambiar todos los status en la página INFO de manera inmediata conforme avance el estatus del pedido desde solicitado hasta entregado. Elaboró

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Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales La mercancía apartada en las Tiendas por mercadeo podrá estar reservada por un máximo de 5 días, pasando éstos, las prendas saldrán al Piso de Venta sin necesidad de aviso a Mercadeo.

6.7 Ampliación de Pedido En caso de que el cliente requiera agregar más piezas a su pedido, podrá hacerlo hasta antes de que el área de Mercadeo proporcione fecha compromiso de entrega y el Pedido esté en status autorizado.

6.8 Sobre la entrega de Pedido La paquetería directa o express, podrá ser utilizada únicamente en caso de que la entrega del pedido sea urgente bajo previa autorización vía mail del área de Mercadeo. Todas la piezas del Pedido deberán ser entregado en una sola “entrega” una vez que el Cliente ha pago el 50% restante.

6.9 Sobre la cancelación del Pedido Una vez que el Pedido ha sido formalizado a través del pago del anticipo, no podrá ser cancelado. Si el Pedido es cancelado, la Gerente de Tienda o Mercadeo deberán proporcionar todo el detalle posible en los motivos de cancelación. En caso de que el Cliente cancele la Orden de Pedido Especial, el anticipo NO será reembolsable.

7. Formatos: No.

Código

Nombre

1

01

Carta Compromiso de Aceptación de Modelo

2

02

Orden de Pedido Especial

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Procedimiento de Surtido de Pedidos Especiales 3

03

Orden de Fabricación Especial

4

04

Relación de Envío de Pedidos Especiales

5

05

Reporte de Avance de Pedidos Especiales

6 7

8. Definiciones: Pedido Especial

Venta a partir de 3 vestidos de modelo original.

Surtido de Modelo Original

Surtido de mercancía del corte y diseño original

Surtido de Modelo Alterado

Surtido y fabricación por cambio de color de tela o talla extra

9. Referencia 01

Guía de Formato Electrónico de Pedidos Especiales v2

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