Universidad Rafael Urdaneta Facultad de Ingeniería Escuela de Computación

S O D VA R E S

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C E R E D UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

Desarrollo de un Sistema de Información Automatizado para el control de las actividades académicas básicas de la Unidad Educativa Isaac Newton.

Trabajo Especial de Grado presentado para optar al titulo de Ingeniero en Computación

Br. MEJÍAS SOTO, Joselin Beatriz. C.I.: 14.306.996 Br. TERÁN PERDOMO, Maybelly Andreina. C.I.: 15.603.328

Maracaibo, Marzo de 2003.

Universidad Rafael Urdaneta Facultad de Ingeniería Escuela de Computación

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E R S HO

EC R E D

Desarrollo de un Sistema de Información Automatizado para el control de las actividades académicas básicas de la Unidad Educativa Isaac Newton.

__________________________ Br. MEJÍAS SOTO, Joselin Beatriz. C.I.: 14.306.996

___________________________ Br. TERÁN PERDOMO, Maybelly Andreina. C.I.: 15.603.328

Maracaibo, Marzo de 2003.

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“DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS BÁSICAS DE LA UNIDAD EDUCATIVA ISAAC NEWTON”

Este jurado aprueba el trabajo especial de grado “DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LAS

ACTIVIDADES

ACADÉMICAS

BÁSICAS

DE

LA

UNIDAD

EDUCATIVA ISAAC NEWTON”, que los bachilleres: MEJÍAS SOTO, Joselin Beatriz.

y

TERÁN

PERDOMO,

Maybelly

Andreina,

presentan

en

cumplimiento fiel de los requisitos para optar al titulo de Ingeniero en Computación.

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EC R E D

_____________________ Ing. Nerio Villalobos C.I: 4.539.556 Tutor Académico

_______________________ Ing. Wilberto Hernández C.I: 4.525.723 JURADO EXAMINADOR

______________________ Ing. Nesky Tapia C.I: 12.216.305 JURADO EXAMINADOR

_______________________ Ing. José Bohórquez C.I: 3.379.454 Decano de la Facultad de Ingeniería

Maracaibo, Marzo de 2003.

S O D VA R E S

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DEDICATORIA

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mis Padres y Hermanos por su gran apoyo en mi vida y en mi carrera.

A mis sobrinos Gregory Alberto y Andrea Carolina, “Los Quiero Mucho”.

S O D VA R A Jorge Dall’orso, mi novio y amigo incondicional. E S E R OS H C E mi cuñado querido. A John Phelan, DER A mi padrino José Ávila (Cheo), por su cariño y apoyo incondicional.

Y también a toda mi familia y seres queridos.

Joselin B. Mejías S.

iii

DEDICATORIA

Éste trabajo va dedicado a mis padres Marcos y Mary, dos de las tres personas que más amo en la vida, porque gracias a sus consejos, esfuerzos, sacrificios y sobre todo la educación y formación que me han dado desde pequeña, hicieron de mi a la persona que hoy en día soy y lograron que alcanzara una de las tantas metas que he propuesto en la vida.

S O D VAque por sus motivos R También va dedicado a esa otraE persona S E R personales no logró finalizar su carrera; con éste trabajo quiero demostrarle S O H EC que uno se lleve en la vida y por muchos errores que que por muchos golpes R E D uno cometa, siempre hay que tener Fe, perseverancia y sobre todo mucha paciencia para alcanzar todo lo que te propongas porque todas esas piedras en el camino no son más que eso, piedras o pruebas que Dios nos pone para hacer de nosotros personas maduras y fuertes ante la vida que el mismo nos dio. Nunca te lo he dicho pero me siento muy orgullosa de la persona que eres aunque a veces no nos entendamos, tengo mucha fe de que vas a superarte y que vas a crecer aún más como persona, te amo por ser como eres y le doy gracias a Dios y a la Virgen por darme un hermano como tú; un consejo, se tu mismo y no dejes que nada ni nadie te cohíba en alcanzar lo que quieres.

Los amo Mucho.

Maybelly A. Terán P.

iv

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EC R E D

AGRADECIMIENTOS

AGRADECIMIENTOS

A Dios y a la Virgen de Chiquinquirá por llevarme siempre por el camino correcto.

A Magglene y Alberto, mis padres, por darme la vida y su gran apoyo.

S O D VA R E S

A mis hermanos Johanna y José Alberto, y a mi cuñado John “gracias

E R S HO

por todo”.

EC R E D

A mi padrino “Cheo”, por su apoyo incondicional.

A mi compañera y amiga Maybelly Terán, gracias por tu amistad, comprensión y apoyo incondicional.

Al personal de la “U.E. Isaac Newton”, por su ayuda en la elaboración de la investigación.

A los profesores por su enseñanza a lo largo de la carrera.

Y a todos aquellos que de alguna manera me apoyaron en algún momento.

A todos “Muchas Gracias”.

Joselin B. Mejías S. vi

AGRADECIMIENTOS

Uno tiene que agradecer tantas cosas en la vida que ni la vida misma te alcanza para agradecer por todo lo que tienes y lo que no tienes; en ésta ocasión tengo que agradecer a tantas personas que de una u otra forma estuvieron involucradas en la culminación de éste proyecto y por supuesto en la culminación de mi carrera.

S O D A R Primeramente quiero agradecer a Dios y aV la Virgen por darme la vida, E S E R por darme la fuerza e iluminarme siempre el camino para culminar es etapa S O H ECtodo por darme los padres y la familia que tengo. tan importante R y sobre E D Quiero agradecerles a mis padres, a quienes adoro; por su sacrificio, su paciencia, su apoyo, sus consejos y sus palabras cuando más las necesitaba. Me siento orgullosa de tenerlos como padres, en especial a ti papi que aunque no te lo demuestre te amo tal cual como eres, y gracias por estar cada vez que te necesito.

Agradezco a mi familia por darme siempre una esperanza y decirme tantas cosas que me hacen seguir adelante, especialmente le agradezco a mi tía Morelia y mi tío Negro por estar cada vez que mis padres y yo los necesitábamos. Gracias a todos, los quiero mucho.

Finalmente y no menos importante agradezco a mis amigos, pero especialmente a Maury que ha sido un ángel de esos que siempre está cuando más lo necesitas y a Joselin por ser tan excelente compañera. Gracias a Todos Maybelly A. Terán P. vii

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EC R E D

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RESUMEN

RESUMEN

MEJÍAS SOTO, Joselin Beatriz y TERÁN PERDOMO, Maybelly Andreina. “DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS BÁSICAS DE LA UNIDAD EDUCATIVA ISAAC NEWTON”. Universidad Rafael Urdaneta, Facultad de Ingeniería, Escuela de Computación, Trabajo Especial de Grado, Maracaibo, Marzo de 2003.

S O D VA R E S

El propósito de ésta investigación fue realizar la automatización de los procesos académicos básicos de la “U.E. Isaac Newton”. El estudio realizado en dicha Institución fue dado de la siguiente manera: se comenzó por estudiar los procesos de la Institución y la manera cómo se estaban desarrollando, definiendo su situación actual, procediendo a discutir la justificación de automatizar a través de un Sistema de Información los procesos académicos básicos. Luego de conocer cuáles eran las actividades que ameritaban una automatización se efectuó un análisis de factibilidad técnico – económico y de los beneficios que éste sistema ofrecería para cada uno de los procesos. De éste análisis resultó que la automatización de dichos procesos y la manera en que se ejecutarían, era factible, ya que disminuirían en gran medida los retrasos, errores y pérdidas de tiempo en la realización de las diferentes actividades que involucran a la Unidad Educativa.

E R S HO

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La metodología empleada en ésta investigación fue la referida por James A. Senn para el desarrollo de Sistemas de Información; para ello fue necesario la utilización de una herramienta de programación que permitiese crear ambientes fáciles para el manejo de la información, en éste caso se utilizó Visual Basic 6.0, ya que permite comunicarse con otras aplicaciones que se ejecutan en Windows, utilizando algunas de las técnicas de programación orientada al objeto y el manejador de bases de datos Access 2000, ya que facilita el manejo y procesamiento de la información.

Éste proyecto ofrece seguridad, fácil disponibilidad de la información procesada y un eficiente control de la misma, lo que conduce al logros de los objetivos trazados.

ix

S O D VA R E S

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EC R E D

ÍNDICE GENERAL

INDICE GENERAL

HOJA DE APROBACION

i

DEDICATORIAS

iii

AGRADECIMIENTOS

vi

RESUMEN

ix

INTRODUCCION

S O D A PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN ERV S E R OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN OS H C 2.1 . OBJETIVO ERE GENERAL D 2.2 . OBJETIVOS ESPECÍFICOS

xvi

CAPITULO I: PRESENTACIÓN DEL PROYECTO 1. 2.

2 5 5 5

3. DELIMITACIÓN 3.1.

DELIMITACIÓN ESPACIAL

6

3.2.

DELIMITACIÓN TEMPORAL

6

4. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

7

CAPITULO II: MARCO TEÓRICO 1.

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

10

2.

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

13

2.1

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

13

2.2

SISTEMA

14

2.3

SISTEMA AUTOMATIZADO

14

2.4

SISTEMA DE INFORMACIÓN

15

2.5

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

16

2.6

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

18

2.7

DICCIONARIO DE DATOS

20 xi

2.8

FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2.9

CICLO DE VIDA CLÁSICO DEL DESARROLLO DEL SISTEMA

22

2.10

BASES DE DATOS

23

2.11

SISTEMAS DE BASES DE DATOS

24

2.12

SISTEMAS ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS

24

2.13

ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS O D.B.A. (DATA BASE ADMINISTRATOR)

25

LENGUAJES DE BASES DE DATOS

26

S O D VA R 2.15 MODELO ENTIDAD RELACIÓN E S E R 2.15.1 ENTIDADES OS H C E MODELO RELACIONAL 2.15.2 DER 2.14

3.

20

26 27 27

2.16

CORRESPONDENCIA DE CARDINALIDADES

28

2.17

ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

29

2.18

ORGANIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN

29

2.19

NÓMINA DE ALUMNOS

30

2.20

ELABORACIÓN DEL HORARIO DE CLASES

31

2.21

NÓMINA DE ALUMNOS CON MATERIAS PENDIENTES

31

2.22

HOJA DE CONTROL DIARIO DE CLASES

31

2.23

PLANILLAS DE CONTROL DE CALIFICACIONES DE LAPSO

32

2.24

BOLETÍN DE CALIFICACIONES

32

2.25

COMUNICACIÓN CIRCULAR AL REPRESENTANTE

32

2.26

BOLETA DE RETIRO

33

2.27

CONSTANCIA DE ESTUDIO

33

2.28

CERTIFICADO DE CALIFICACIONES

33

2.29

CONSTANCIA DE CONDUCTA

34

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

35 xii

CAPITULO III: MARCO METODOLÓGICO 1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

43

2. POBLACIÓN Y MUESTRA

43

3. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

44

4. METODOLOGÍA DE DISEÑO

45

4.1.

MÉTODO DEL CICLO DE VIDA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMA

45

CAPITULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS

S O D A 1.1. INVETIGACIÓN PRELIMINARERV S E R 1.1.1. ACLARACIÓN DE LA SOLICITUD OS H C E 1.1.2. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DE1.RFACTIBILIDAD TÉCNICA

1. ANÁLISIS, DISEÑO EIMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

54 54 55 55 56

2. FACTIBILIDAD ECONÓMICA

57

3. FACTIBILIDAD OPERATIVA

58

1.1.3. APROBACIÓN DE LA SOLICITUD

58

1.2. DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

59

1.2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA

59

1.2.1.1. CLAVE DE ACCESO

59

1.2.1.2. PANTALLA PRINCIPAL

60

1.2.1.3. ARCHIVO

60

1.2.1.4. INSCRIPCIONES

63

1.2.1.5. PROCESAR

64

1.2.1.6. DOCUMENTOS

64

1.2.1.7. PLANILLAS

65

1.2.1.8. SALIR

67

2. CARTA ESTRUCTURADA DEL SISTEMA

67 xiii

3. DIAGRAMA DE FUJOS

69

CONCLUSIONES

74

BIBLIOGRAFÍA

77

RECOMENDACIONES

80

ANEXOS

xix

S O D VA R E S

EC R E D

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xiv

S O D VA R E S

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EC R E D

INTRODUCCION

INTRODUCCIÓN

Unos de los aspectos más importantes que se debe tomar en cuenta dentro de una organización son precisamente el desarrollo y la utilización efectiva de la tecnología, donde una de las de mayor importancia es la Informática ya que es un recurso de sumo valor para apoyar el proceso de toma de decisiones y la resolución de problemas empresariales.

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Actualmente los Sistemas de Información se han convertido en la

EC R E D

principal herramienta de trabajos utilizados por muchas organizaciones, ya que aportan rapidez en respuestas, consistencia de datos, integridad, seguridad y reducción del porcentaje de trabajo.

En las Instituciones Educativas se manejan diferentes tipos de datos, y es por ésto que se hace necesario controlar de forma automatizada las actividades que en éstas se realizan, para ofrecer rápidos y mejores servicios.

Por tal motivo el objetivo principal de la presente investigación es desarrollar un Sistema de Información Automatizado que facilite el desempeño

eficiente

de las actividades realizadas por el personal que

labora dentro de la “U.E. Isaac Newton”, proporcionando un ahorro considerable de tiempo, recursos materiales y humano permitiendo de esta forma alcanzar las metas trazadas y cumplir con la misión establecida por dicha institución. xvi

Para cumplir con tal propósito se ha estructurado este trabajo de investigación en cuatro capítulos para detallar los objetivos del Sistema y lo que se quiere lograr con él.

El Capítulo I planteará el problema, su justificación, los objetivos y delimitaciones del mismo.

S O D VAque servirán de apoyo R El Capítulo II constará de los Antecedentes E S E R para la realización de este trabajo, y las Bases teóricas usadas en el mismo. S O H EC R E D El Capítulo III definirá el tipo de investigación y la Metodología usada para el desarrollo del Sistema, la cual será la de James A. Senn.

Finalmente el Capítulo IV contendrá el Análisis de los resultados obtenidos, basados en el modelo propuesto para posteriormente presentar las conclusiones, recomendaciones y anexos gráficos que complementarán la visión general del sistema.

xvii

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CAPITULO I El Problema

1.- PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

Algunos especialistas coinciden en afirmar que la comunicación, la información y el hombre han constituido un vínculo consolidado en la toma de decisiones; sobre todo en épocas de cambios; para lo cual se utilizan diversidad de mecanismos que respondieron a las necesidades existentes. Entre los resultados más frecuentes han estado la innovación y la creatividad a través de la tecnología.

S O D VA R E S

E R S HO

Ahora bien, se puede decir que con el advenimiento de la producción

EC R E D

industrial, el incremento de la efectividad, el aumento económico y la especialización de algunos mecanismos se impone la necesidad de optimizar los procesos de eficiencia, eficacia y competitividad de una organización.

En éste sentido y como consecuencia de la existencia de cambios tecnológicos, y que se han incorporado al campo de las empresas que prestan servicios en el ámbito educativo, observan que existen nuevos mecanismos que se pueden adaptar para mejorar su nivel académico.

Es por ello que uno de los mayores retos para la industria en general ha sido el poder controlar sus procesos de manera automática, debido a que los datos de una empresa requieren de estrictos controles de seguridad, y así obtener un manejo de la información existente dentro de la organización.

22

Por éste motivo las organizaciones educativas también buscan automatizar sus procesos académicos; como es el caso de la “U.E. Isaac Newton” ubicada en el sector Sierra Maestra del Municipio San Francisco, Estado Zulia; Institución que por no contar con un sistema de información automatizado hace que con frecuencia se desencadenen una serie de inconvenientes tales como: 9 Todo documento de tipo académico y de índole administrativo

S O D VA R E S

se realiza de manera manual.

E R S HO

C Eproceso R E D 9 El

de

solicitud-recepción

y

retorno

de

la

documentación mencionada es de respuesta lenta.

9 La manera de archivar la documentación de cualquier tipo es confusa por el volumen de ella.

9 El personal docente maneja diferentes formatos para cumplir con los datos estadísticos que debe procesar éste plantel, los cuales son realizados manualmente.

9 Lentitud,

retraso,

extravío

y

poca

confiabilidad

en

la

información; entre otros.

3

Ante ésta situación es conveniente estudiar la posibilidad de Diseñar e implantar un Sistema de Información que contemple la eficiencia y satisfaga las necesidades de la institución educativa, garantizándole mayor rapidez, confiabilidad, exactitud y seguridad al momento de solicitar cualquier tipo de información.

Con un sistema automatizado les será posible emplear un conjunto

S O D A de herramientas de Vgama R las personas que laboran en ésta una amplia E S E R apoyo en su trabajo, permitiéndole así optimizar el mismo; y por supuesto S O H ECrequerimientos ya que el sistema estará hecho a la satisfacer todos los R E D medida de sus necesidades.

común de instrucciones para compartir datos y transferir material, proveer a

De lo que se trata entonces es de desarrollar un Sistema de Información que contribuya tecnológicamente a la automatización de aquellos procesos de manejo y control académico que se realizan desde la dirección de la “U.E. Isaac Newton” proporcionando en adelante un mejoramiento continuo.

Tal inquietud surgió de la interrogante ¿Es posible desarrollar un Sistema de Información automatizado sin la necesidad de acudir a paquetes existentes en el mercado y que sirvan para controlar las actividades académicas básicas en el citado plantel?

4

2.- OBJETIVOS DE LA INVETIGACIÓN.

2.1.- Objetivo General.

Desarrollar un Sistema de Información Automatizado para el control de las actividades académicas básicas de la “U.E. Isaac Newton”.

S O D VA R E S

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EC R E D

2.2.- Objetivos Específicos.

9 Diagnosticar

mediante

el

análisis

del

sistema

actual,

los

requerimientos académicos más relevantes en la institución.

9 Diseñar el sistema en función del diagnóstico y los requerimientos obtenidos en la etapa de análisis.

9 Crear la base de datos que será utilizada en el sistema garantizando la confiabilidad de los datos. 9 Diseñar la interfaz del programa que facilite el manejo del mismo por parte del usuario.

5

9 Diseñar los formatos que requieren cada uno de los procesos académicos básicos.

9 Implantar el nuevo sistema en la “U. E. Isaac Newton”.

S O D VA R E S

3.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

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3.1.- Delimitación Espacial.

Ésta Investigación se realizará en la “U.E. Isaac Newton” que está ubicada en la Av.9 c/c 16 Nº 15-87 Sector Sierra Maestra, Municipio San Francisco, Estado Zulia.

3.2.- Delimitación Temporal.

Esta investigación tendrá un lapso de tiempo comprendido entre los meses Marzo de 2002 hasta Marzo de 2003 (Período académico 2002 A2002 B).

6

4.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN.

Los Sistemas de Información poseen ciertas características donde los usuarios pueden tener los datos a su alcance, reducir costos, tiempo, personal y pueden aplicarse a diferentes áreas de una organización.

S O D A R Información que puedan establecer el control enV forma automatizada de las E ES R actividades académicas de lasS mismas; éstas se realizan en forma manual y O H EC en cuanto al tiempo y recursos operacionales, debido a sus R limitaciones E D generalmente se acumula mucho trabajo.

Actualmente las instituciones educativas no poseen Sistemas de

Debido a que la “U.E. Isaac Newton” no cuenta con una herramienta que sea capaz de ofrecer al personal de la misma una información académica básica en una forma eficiente es conveniente estudiar la posibilidad de implantar un Sistema de Información Automatizado de servicios académicos que permita agilizar todos los procesos y trámites informativos, y así evitar errores manuales.

El desarrollo de un Sistema de Información Automatizado para el control de las actividades académicas básicas de la “U.E. Isaac Newton” podría iniciar una nueva etapa en el manejo de sus actividades que agilizará sus operaciones, reducirá en espacio físico las cantidades de papeles y

7

garantizará la información sin errores de resultados, logrando una mayor eficiencia en los procesos, ofreciendo mejores servicios, seguridad, información confiable al alcance de todos y minimizar el trabajo del personal que allí labora.

Con un sistema de tal magnitud será posible emplear un conjunto común de instrucciones aplicables tanto a la institución estudiada como a

S O D avances tecnológicos aplicables en estas áreas. VA ER S E R S O CH E R DE

cualquier otra en general, dando la oportunidad de estar al día en los

8

S O D VA R E S

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CAPITULO II Marco Teórico

1.- ANTECEDENTES.

La base documental de otras investigaciones y aportes metodológicos de profesionales, que de una u otra forma tienen relación con el presente trabajo de investigación, lo que ha permitido desarrollar los antecedentes de éste trabajo de grado, utilizando un enfoque orientado a la práctica de la informática.

S O D VA R E S

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A continuación se muestran los resúmenes de trabajos especiales de

EC R E D

grado desarrollados anteriormente que sirven de base para el sistema a desarrollar.

ABREU Y LÓPEZ (1995), en su trabajo especial de grado titulado “Diseño de un Sistema de Información Automatizado para el Departamento de Control de Estudio de la U.E Integral el Prado”, realizado en la Universidad Rafael Belloso Chacín; tuvo como propósito diseñar un sistema en la búsqueda de dar solución a los problemas que presentaba dicho departamento, con la finalidad de obtener información rápida, precisa, exacta y completa. El método de estudio fue descriptivo documental ya que la información recolectada se realizó a través de documentos, trípticos, manuales, folletos, reglamentos y revisión bibliográfica.

10

En ésta investigación se destaca que la puesta en marcha del sistema ofrecerá una mayor organización de la información manejada, la cual estuvo muy dispersa y confusa. Una consecuencia directa de una característica, es la obtención de mayor velocidad al momento de requerirse cualquier tipo de información, bien sea del estudiante o del representante y poder ofrecer ésta información a las demás oficinas que la requieran.

S O D VAaumentará el grado de R En Conclusión determinaron que el E sistema S E R confiabilidad de la información. OS H C E DER LEÓN J. (1999), en su tesis titulada “Desarrollo de un Sistema de Información

Automatizado

para

el

control

de

las

actividades

académicas administrativas en el Departamento de coordinación docente de la Facultad de Humanidades de la Universidad del Zulia”, realizada en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín; éste trabajo tuvo como propósito desarrollar un sistema automatizado que controle las actividades académicas administrativas con la finalidad de optimizar el desarrollo de los procesos ejecutados dentro de la misma, proporcionando seguridad, rapidez y confianza a los usuarios del servicio que éste presta.

La investigación fue de tipo descriptiva aplicada y del conocimiento, ya que además de describir una situación y recolectar los datos necesarios según un plan preestablecido por el investigador, se llevó a cabo la

11

aplicación de una solución a la problemática utilizando una metodología que se adaptó al desarrollo del sistema, James Seen (1992), para ello fue necesario la utilización de una herramienta de programación que permitiese crear ambientes fáciles para el manejo de la información; en éste caso se utilizó Visual Basic 5.0, ya que permite comunicarse con otras aplicaciones que se ejecutan en Windows, utilizando algunas de las técnicas de programación orientada al objeto y al manejador de base de datos Access

S O D VA R E S

7.0, que facilita el manejo de la información.

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Éste proyecto ofrece seguridad, fácil disponibilidad de la información procesada y un eficiente control de la misma, lo que conduce al logro de los objetivos trazados.

LEMOS M, MORK K (1998), en su trabajo de investigación titulado “Desarrollo un Sistema para la Automatización

de los procesos

académicos de la U.E. Colegio Miguel Server”, realizada en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Ésta investigación se realizó con la finalidad de brindar la disponibilidad de integrar datos históricos en la institución, así como eliminar el proceso manual que se realizaba anteriormente. El método de la investigación fue proyectiva de campo. El análisis de los resultados obtenidos

permitió

concluir

que

ésta

investigación

representa

una

herramienta en la automatización de los sistemas estudiados, la manera como se llevan a cabo los procesos era factible puesto que el beneficio obtenido disminuiría en gran medida los retrasos, errores y pérdida de tiempo

12

en la realización de las diferentes actividades que involucran a la Unidad Educativa.

El Sistema de Información para los procesos académicos de la U.E. Colegio Miguel Server, ofrece de manera automática distintas opciones de operación en un ambiente agradable así como también datos evaluados, generación de reportes, emisión de listados, modifica los niveles de acceso,

S O D A realizadas. Vlabores R información almacenada y ahorrando tiempo en las E S E R OS H C E DER

brinda exactitud y confiabilidad en la base de datos, asegurando la

Todas las investigaciones señaladas resaltan la importancia de

incorporar la informática en las instituciones educativas ya que representa un soporte básico para las mismas, lo cual fundamenta la realización de éste trabajo de investigación.

2.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.

2.1.- Análisis y Diseño de Sistema de Información.

El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.

13

El desarrollo de Sistemas puede considerarse, en general, formado por dos componentes: el análisis de sistemas y el diseño de sistemas. El diseño de sistemas es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente. Pero antes de llevar a cabo ésta planeación es necesario comprender, en su totalidad, el viejo sistema y determinar la mejor forma en que se pueden utilizar las computadoras para hacer la operación más eficiente. El análisis de sistema es el proceso de clasificación e

S O D VA información para recomendar mejoras alR sistema. E S E R OS H C E DER

interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la

2.2.- Sistema.

Según James A. Senn (1992, Pág. 19), un Sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común.

2.3.- Sistema Automatizado.

Es aquel donde se transfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos, a un conjunto de elementos tecnológicos. (www.grupo-maser.com).

14

Un Sistema Automatizado consta de dos partes principales: •

La Parte Operativa es la parte que actúa directamente sobre la máquina. Son elementos que hacen que la misma se mueva y realice la operación deseada. Los elementos que forman la parte operativa son los accionadores de las máquinas tales como: motores, cilindros, compresores y captadores como los fotodiodos.

•

S O D VA R La Parte de Mando suele ser un autómata programable (tecnología E S E R programada), aunque OShasta hace poco se utilizaban relés H C electromagnéticos, ERE tarjetas electrónicas o módulos lógicos neumáticos D (tecnología cableada). En un Sistema de fabricación automatizado el autómata programable está en el centro del sistema. Éste debe ser capaz de comunicarse con todos los constituyentes de sistemas automatizados.

2.4.- Sistema de Información.

Según James A. Senn (1992, Pág. 20), toda organización empresarial es un sistema. Sus componentes – mercadotecnia, manufactura, ventas, contabilidad y personal – trabajan juntos para crear utilidades que beneficien tanto al los empleados como a los accionistas de la compañía. Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida, de una entidad llamada

15

Sistema de Información. Éste sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento y pueden ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistema de cómputos que generan reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

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Las finalidades de los sistemas de información, como los de cualquier

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otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información reportes y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen Hardware, Software, medios de almacenamiento de datos para archivos y base de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados – equipos específicos, programas, archivos y procedimientos – es lo que se denomina como aplicación de un sistema de información.

2.5.- Características de los Sistemas de Información. •

Para alcanzar su objetivo, los Sistemas interaccionan con su medio

16

ambiente el cual está formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los Sistemas. Los sistemas que interactúan con su medio ambiente (reciben entrada y producen salidas) se denominan sistemas abiertos. Aquellos que no interactúan con su medio ambiente se conocen como sistemas cerrados.

•

El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los

S O D VAdentro de R encuentran bajo control” cuandoEoperan S E R desempeños tolerables. OS H C E DER

sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor “ se

•

niveles de

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan los niveles de desempeño actuales.

•

Recibir y evaluar la retroalimentación, permite al sistema determinar qué también está operando. La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación.

•

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas más pequeños; es decir, los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas.

17

2.6.- Diagrama de Flujo de Datos.

Según James A. Senn (1992, Pág. 178), Es una herramienta gráfica que se utiliza para describir y analizar los movimientos de los datos en el sistema, incluyendo todos los procesos y componentes. El proceso de transformación de las entradas y las salidas puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos asociados a un sistema.

S O D VA R E S

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Los diagramas lógicos de flujo de datos se pueden dibujar con solo

EC R E D

cuatro notaciones sencillas, es decir, son símbolos especiales o íconos y anotaciones que los asocian con un sistema específico. El uso de íconos especiales para cada elemento depende si se utiliza el enfoque de Yourdon o el de Gane y Sarson:

•

Flujo de Datos: Movimiento de los datos en una dirección determinada desde un origen hasta un destino. Según James Senn (1993, Pág. 181) “el flujo de datos es un paquete de datos”. Se representa de la siguiente manera.

Yourdon

Gane y Sarson

18

•

Procesos: Personas, procedimientos o dispositivos que producen (transforman) los datos. No se identifica el proceso físico.

Yourdon

•

Gane y Sarson

S O D VA R Fuente de Destino de Datos: Fuentes o destinos externos de datos E S E R que pueden ser O personas, S programas, organizaciones u otras H C E entidades DERque interactúan con el sistema pero que se encuentran fuera de su frontera.

Yourdon

•

Gane y Sarson

Almacenamiento de Datos: Es el lugar donde se encuentran los datos o al que hacen referencia los procesados en el sistema.

Yourdon

Gane y Sarson

19

En general cada elemento del diagrama lleva una etiqueta con su nombre y los procesos se identifican con un número, lo cual no significan que son una secuencia, sino solo una forma de identificarlos.

2.7.- Diccionario de Datos.

S O D VAdonde se emplean los R donde se almacenan. También identifica los procesos E S E R datos y el acceso a la información. Sirve como punto de partida para S O H EC identificar los R requerimientos de las bases de datos durante el diseño del E D sistema.

Es aquel que contiene las características lógicas de los sitios

2.8.- Funciones de los Sistemas de Información.

Los sistemas de información pueden diferenciarse en sus tipos de entradas y salidas, por el tipo de procesamiento y su estructura. Éstos elementos están determinados por el objetivo o función del sistema, lo cual implica que existan diferencias entre ellos. Sin embargo, las siguientes funciones se pueden conseguir en cada Sistema de Información:

20

originados por las transacciones que tiene lugar durante la realización de actividades en la organización. •

Definición de Archivos: Se basa en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura de

almacenamiento

adecuada,

un

método

que

facilite

su

almacenamiento, actualización y acceso; y un dispositivo de almacenamiento apropiado. •

•

S O D VA R Mantenimiento de Archivos: Consiste en realizar las operaciones E S E R básicas de mantenimiento OS (inserción, modificación y eliminación) de H C E datos enR DE los medios de almacenamiento. Generación de Reportes: Se encarga de producir la información requerida y transmitirla a los puntos o centros de información que las soliciten, mediante movimientos físicos de los elementos de almacenamiento o mediante la comunicación de señales eléctricas o analógicas a los dispositivos receptores.

•

Procesamiento de Consulta: Consiste en la función de prever parte de la información requerida por los usuarios que responde a interrogantes no predefinidas y cuyas repuestas son generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo como el de los reportes. Dichas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y son un medio directo de comunicación hombre – máquina. Ésta función facilita el acceso a los datos y los transforman en información.

21

•

Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones malintencionadas.

2.9.- Ciclo de vida clásico del Desarrollo de Sistemas.

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

Según James A. Senn (1992, Pág. 33), el método del ciclo de vida para desarrollo de sistemas (SDLC) es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un Sistema de Información, el mismo consta de las siguientes actividades: 9 Investigación Preliminar. 9 Determinación de los Requerimientos del Sistema. 9 Diseño del Sistema. 9 Desarrollo del Software. 9 Prueba de los Sistemas.

22

2.10.- Base de Datos.

Según James Martin, “la Base de Datos puede definirse como una colección de datos interrelacionada, almacenados en un conjunto sin redundancia perjudiciales o innecesarias; su finalidad es la de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten independientes de los programas que los usan; se

S O D A comprende una Vsistema R extraer los datos almacenados; dícese que un E S Eéstas R colección de bases de datos,S cuando son totalmente independientes O H Cestructural”. desde el puntoR deE vista E D

emplea un método determinado para incluir datos nuevos, y para modificar y

Una Base de Datos almacena información necesaria para llevar a cabo las operaciones de cualquier tipo de organización. Ella permitirá no solo la lectura de los datos que sean almacenados, sino la modificación constantes de aquellos que sean necesarios para el control de las operaciones. La misma colección de datos puede ser utilizada por varios departamentos posiblemente sin tener en cuenta algunas fronteras administrativas.

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2.11.- Sistemas de Bases de Datos.

Un Sistema de Base de Datos, es básicamente un sistema de mantenimiento de registros computarizados, cuyo propósito principal es mantener la información, y hacer que ésta información sea disponible de manera rápida y eficiente, en el momento que se necesite.

S O D VA R individuo u organización a quien el sistemaE intente servir; en otras palabras, S E R para asistir el proceso general de la cualquier cosa que sea necesitada S O CH organización oR delE individuo. DE

La información concerniente, puede ser significativa para algún

2.12.- Sistema Administrador de Base de Datos.

Es el conjunto de programas que se encargan de controlar el diseño, la creación, el mantenimiento, la seguridad y la integridad de la base de datos, permitiendo que solo los usuarios autorizados sean los únicos que tengan acceso a la misma.

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2.13.- Administrador de Base de Datos o D.B.A. (Data Base Administrator).

Data Base Administrator por sus siglas en inglés; persona que tiene a su cargo el control y la supervisión de la base de datos. Encargado del control de las operaciones ejecutadas sobre la base de datos. El objetivo de un sistema de base de datos es simplificar y facilitar el acceso a los datos,

S O D VA R para la satisfacción de un usuario con el E sistema de base de datos es su S E R del sistema es muy largo, el valor funcionamiento. Si el tiempo de respuesta S O CH El funcionamiento del sistema depende de la E del sistema se reduce. R E D eficiencia de las estructuras de datos utilizadas para representar los datos en las vistas de alto nivel ayudan a lograrlo. Uno de los factores primordiales

la base de datos, y de la eficiencia en la que el sistema opera dicha estructura.

Uno de los motivos principales para contar con sistemas

manejadores de bases de datos es tener un control centralizado tanto de los datos como de los programas que tienen acceso a ellos. Entre las variadas funciones que se atribuyen a un sistema de base de datos, se pueden mencionar: 9 Interactuar con el manejador de archivos. 9 Controlar la integridad de los datos. 9 Encargarse de la seguridad de la información.

25

9 Facilidad de respaldo de la información y recuperación de la misma, en caso de falla.

Éstas Funciones, hacen referencia a los sistemas de base de datos en general. Es decir, no todos los sistemas de base de datos cumplen con todas estas funciones, así como también otros sistemas cumplen con dichas funciones y otras más.

S O D A 2.14.- Lenguajes de Base de Datos.ERV S E R OS H C E DER

Un sistema de base de datos proporciona dos tipos de lenguajes diferentes: uno para especificar el esquema de base de datos y el otro para expresar las consultas y actualizaciones de la base de datos.

2.15.- Modelo Entidad – Relación.

El modelo Entidad – Relación (E – R) está basado en una percepción del mundo real que consta de un conjunto de objetos básicos llamados entidades y de relaciones entre estos objetos. Se desarrollo para facilitar el diseño de base de datos permitiendo la especificación de un esquema de la empresa que representa la estructura lógica completa de una base de datos.

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2.15.1.- Entidades.

Una entidad es una cosa u objeto en el mundo real que es distinguible de todos los demás objetos. Se realiza la distinción asociando a cada entidad un conjunto de atributos que describen el objeto.

S O D A R tipo que comparte las mismas propiedades oV atributos. Las extensiones E S E R individuales que constituyen un conjunto se llaman la extensión del conjunto S O H EC y relaciones, el modelo E – R representa ciertas entidades. LasR entidades E D

Un conjunto de entidades es la totalidad de las entidades del mismo

ligaduras que los contenidos de la base de datos deben cumplir.

2.15.2.- Modelo Relacional.

En éste modelo se usa una colección de tablas para representar tanto los datos como las relaciones entre esos datos. Cada tabla tiene varias columnas, y cada columna tiene un nombre único.

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2.16.- Correspondencia de Cardinalidades.

La correspondencia de cardinalidades o razón de cardinalidad, expresa el número de entidades a las que otra entidad puede estar asociada vía un conjunto de relaciones.

S O D VA R correspondencia de cardinalidades debe serE de una de las siguientes: S E R S O CH E R DE

Para un conjunto de relaciones binarias R entre los conjuntos A y B, la

Uno a Uno: Una entidad en A se asocia con a lo sumo una entidad de

B, y una entidad de B se asocia con a lo sumo una entidad en A.

Uno a Varios: Una entidad en A se asocia con cualquier número de entidades en B. Una entidad en B, sin embargo, se puede asociar con a lo sumo una entidad en A.

Varios a Uno: Una entidad en A, se asocia con a lo sumo una entidad en B. Una entidad en B, sin embargo, se puede asociar con cualquier número de entidades en A.

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Varios a Varios: Una entidad en Ase asocia con cualquier número de entidades de B, y una entidad de B se asocia con cualquier número de entidades de A.

2.17.- Administración Escolar.

S O D A V R fundamentan el proceso moderno que contempla la producción, adquisición y E S E R unificación de recursos tanto humanos como materiales, los organiza formal S O H e informalmente yE losC pone a funcionar dentro del sistema educativo. R E D Según la Universidad Nacional Abierta, son los principios que

La administración escolar tiene en común con la administración general, el control de personal, de bienes, servicios y de presupuesto, pero su característica diferencial es que ejecuta y toma decisiones relacionadas exclusivamente con aspecto técnico – pedagógico de la educación.

2.18.- Organización de la Inscripción.

Según Requeijo y Lugo (Segunda Edición, Pág. 104), “la inscripción de los alumnos es un proceso fundamental para toda Institución Educativa, ya que de ella se derivan las siguientes funciones:

29

9 Distribución de alumnos por sección. 9 Apertura del año escolar. 9 Elaboración de la Matrícula inicial. 9 Función de estudio general.

S O D VA de inscripción deben R Por otro lado en la organización del proceso E S E R intervenir la Dirección del plantel y el Departamento de Apoyo Docente; de S O H EC del recurso humano disponible por parte de la igual manera R depende E D institución, así como de la magnitud de la matricula a inscribir.

2.19.- Nómina de Alumnos.

La nómina de alumnos inscritos, es clasificada por sección siguiendo en orden creciente el número de cédula de identidad de los alumnos. Así mismo ésta lista es elaborada en los primeros días del mes de Octubre; también es utilizada para llevar el control de asistencia de los estudiantes, la cual es anexada en la carpeta de control diario de clases.

30

2.20.- Elaboración del Horario de Clases.

Al respecto, el artículo

No 47 de la Ley Orgánica de Educación,

establece que el horario escolar será objeto de reglamentaciones especiales, tomando en consideración las peculiaridades de la vida y las condiciones de las distintas regiones geográficas del país.

S O D VA R 2.21.- Nómina de Alumnos con materia pendiente. E S E R OS H C E DER

En la entrevista aplicada al jefe del Departamento de Apoyo Docente de la institución, se logró conocer que la nómina de alumnos con materia pendiente es elaborada a partir de los formatos de inscripción inicial del plantel.

2.22.- Hoja de Control Diario de Clases.

De los formatos de control diario de clases se extraen los datos referentes a la inasistencia de los estudiantes, los cuales son plasmados en la planilla denominada Relación de inasistencias diarias del alumno.

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2.23.- Planillas de Control de Calificaciones de Lapso.

Luego que el profesor guía obtiene la calificación definitiva del trimestre, registra dicha nota en la hoja de relación final de evaluación trimestral, la cual resume las notas definitivas obtenidas por cada trimestre y la calificación definitiva alcanzada por el alumno en las asignaturas.

S O D A 2.24.- Boletín de Calificaciones. ERV S E R OS H C E DER

Es el producto de las consideraciones que ha de mantener el educador sobre todos los rasgos que conforman la personalidad del alumno y de su actitud en el proceso enseñanza – aprendizaje.

2.25.- Comunicación o Circular al Representante.

Son las informaciones emitidas al representante por parte del plantel, sobre convocatorias a reuniones, asambleas generales, entre otras.

32

2.26.- Boleta de Retiro.

Documento que expide acerca del retiro bien sea por voluntad expresa por el representante del alumno o por falta graves emitidas por el alumno.

2.27.- Constancia de Estudio.

S O D VA R E S

E R S HO

Certifica que el alumno cursa actualmente estudios dentro del plantel.

EC R E D

Sin embargo, también pueden emitirse constancia de que un educando ha cursado estudios en la institución.

2.28.- Certificado de Calificaciones.

Formato que debe contener las notas obtenidas por alumno en cada asignatura, y será expedida por el director del plantel a la solicitud de la parte interesada.

33

2.29.- Constancia de Conducta.

Acredita al alumno retirado o egresado del plantel, como: buena conducta, excelente, regular o deficiente, basándose en el comportamiento observado durante la permanencia de éste en la Institución.

S O D VA R E S

3.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

A

EC R E D

E R S HO

Análisis: Es el proceso de clasificación o interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar o mejorar el sistema. El análisis es el proceso donde se recolecta la información para determinar las necesidades del usuario, para poder darle una solución al problema que existe, ya sea un sistema manual o abstracto. (Senn, 1994).

Año Escolar: Periodo de duración de cada año de las actividades escolares que generalmente comienzan en los meses de Septiembre Octubre y finaliza en el mes de Julio del año siguiente. (Requeijo y Lugo, 1996).

34

Aplicación: Uso específico de la computadora. Por ejemplo, sueldos, inventarios y cuentas a cobrar son aplicaciones típicas de negocios.

Sinónimo de programa de aplicación o paquete de software. Por ejemplo, los procesadores de texto, las hojas de cálculo y los gráficos comerciales son aplicaciones. A menudo se refiere al programa que se está ejecutando y a los archivos y bases de datos con los que se trabaja. (Alan

S O D VA R E S

Freedman, 1993).

E R S HO

EC R E D

Automatización: Reemplazo de las operaciones manuales por métodos informatizados. La automatización de oficinas se refiere a la integración de las tareas de los empleados, tales como teclado, archivo y mantenimiento de ayuda. (Alan Freedman, 1993).

B Base de Datos: Fuente central de datos significativos, los cuales son compartidos por numerosos usuarios para diversas aplicaciones. (Manual de referencia del Predict, AG’s Software).

C Control de Notas: Proceso para calcular el peso de cada nota, que determine la nota definitiva, bien sea de fin de lapso o final de curso.

35

Campo: Unidad Física de datos que ocupa uno o más Bytes. Una colección de campos forma un registro. Un campo también define una unidad de datos en un documento fuente, pantalla o informe. (Alan Freedman, 1994).

D Datos: Representación abstracta de hechos (evento, ocurrencia, transacciones, etc) u objetos (personas, lugares, cosas, entre otros),

S O D VA R alfabéticos, numérico y especiales. (Montilva, 1992). E S E R OS H C E DER

generalmente formada mediante combinaciones ordenadas de caracteres

Diseño: Es la fase posterior al análisis, en donde se cumple con los

requerimientos del usuario, a través de trazos, bosquejos o delineación de una figura. (Definición Operacional).

Diseño de Sistema: Es el proceso de planificación de un nuevo sistema dentro de la organización para reemplazar o complementar el existente. (Seen, 1990).

E Entidad: Objeto tangible (persona, lugar, entre otras), o intangible (concepto, lugar, ideas, entre otros) que posee propiedades, denominadas

36

atributos, que lo identifican y lo diferencian de otro similar o de igual naturaleza. (Montilva, 1992).

H Hardware: Conjunto de elementos materiales de un ordenador electrónico. Propiamente dicho, no es más que la parte física, los equipos que conforman un computador, así como también los periféricos. (Microsoft

S O D VA R E S

Encarta, 2001).

I

E R S HO

EC R E D

Inscripción: Proceso de ingreso al colegio, el cual puede ser de alumnos nuevos o regulares.

Interfaz: Zona de comunicación o acción de un sistema sobre otro. Dispositivo que conecta dos aparatos o circuitos. Forma en la que el sistema se comunica con el usuario, la forma en que el usuario la percibe.

Información: Cualquier entidad tangible o intangible que es capaz de reducir la incertidumbre acerca de un evento. Son datos en forma significativa para el receptor, con el valor real y perceptible para decisiones presentes o futuras. (Nain, 1989).

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Implantación: Es el proceso de verificar o instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.

M Matrícula: Población estudiantil de una Institución Educativa.

S O D VA R E S

E R S HO

O

Operación: Elemento constituyente de una instrucción que le indica a

EC R E D

la Unidad de Control de Procesos (CPU) que instrucciones ha de ejecutar.

P Planilla de Control Interno: Contiene información necesaria para realizar procesos internos de la Institución, como por ejemplo, las listas por secciones y materias para profesores.

Planilla Formal: Hace constar que el alumno está inscrito en la Institución.

Planilla Oficial: Contiene la información que es enviada al Ministerio de Educación.

38

Proceso: Conjunto de acciones elementales que forman un acontecimiento. (Joyanes, 1987).

Procesamiento de Información: Proceso mediante el cual se seleccionan, reducen y convierten datos almacenados para presentarlos y distribuirlos en forma tal que tengan significado y aporten conocimiento al receptor. (Montilva, 1990).

S O D VA R E S

E R S HO

Programa: Conjunto de instrucciones que indican que debe hacer el

EC R E D

computador. Un programa se denomina software; por tanto, programa, software e instrucciones son sinónimos. (Alan Freedman, 1994).

R Registro: Conjunto de campos relacionados que almacenan datos acerca de un tema (registro maestro) o actividad (registro de transacción). Un conjunto de registros constituye un archivo. (Alan Freedman, 1994).

S Sistema: Es un conjunto de entidades las cuales poseen atributos y se van a relacionar entre si por medio de un ambiente para alcanzar una meta en común. Éste tiene como característica permitir interactuar con un ambiente mediante el intercambio de información y adaptarse a las necesidades del medio que lo contiene. También se dice que es un grupo de

39

componentes relacionados a una tarea. “El Sistema” se refiere, con frecuencia, al sistema operativo. (Alan Freedman, 1994).

Sistema Operativo: Es aquel que se encarga de administrar los recursos de un computador.

S O D A un funcionamiento Vlograr R estructurada y una sintaxis definida, sirven para E S E R específico. (Atero, 1995). OS H C E DER

Software: Conjunto de instrucciones que al ser utilizadas en forma

T Transacciones: Eventos o conocimientos que ocurren dentro o en los límites de una organización y, de algún modo lo afectan. (Montilva, 1990).

Tabla: En programación, colección de campos adyacentes. También denominada arreglo, una tabla contiene datos que pueden ser constantes dentro del programa o ser introducidos durante su ejecución. (Alan Freedman, 1993).

40

U Usuario: Cualquier individuo que interactúa con el computador a nivel de una aplicación. (Alan Freedman, 1994).

S O D VA R E S

EC R E D

E R S HO

41

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

CAPITULO III Marco Metodológico

1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN.

La investigación llevada a cabo para el desarrollo del Sistema de Información automatizado para el control de las actividades académicas básicas de la U.E. Isaac Newton es de tipo descriptiva, que según (Tamayo y Tamayo, 1994, Pág. 54), la misma comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o procesos

S O D VA R E S

de los fenómenos.

E R S HO

EC R E D

La investigación descriptiva se caracteriza fundamentalmente por presentar una interpretación correcta sobre lo que se está realizando.

2.- POBLACIÓN Y MUESTRA.

•

Población: Es la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una características común, la población se estudia y da origen a los datos de la investigación (Tamayo y Tamayo, 1994). En esta investigación la población son las Instituciones educativas.

•

Muestra: Es el conjunto de operaciones que se realizan para estudiar la distribución de determinados caracteres en la totalidad de una población, universo o colectivo, partiendo de la observación

43

de una fracción de la población considerada (Tamayo y Tamayo, 1994). En esta investigación la muestra es la Unidad Educativa Isaac Newton.

3.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

S O D A (Tamayo y Tamayo, Vsegún R principalmente a la técnica de la Entrevista, que E S E R 1994, Pág. 123), “es la relación directa establecida entre el investigador y su S O H EaCtravés de individuos o grupos con el fin de obtener objeto de estudio R E D testimonios orales”.

Para fortalecer la información presente en la investigación se recurrió

Por otra parte también se recurrió a investigar en: 9 Libros de Metodología Científica. 9 Libros de Computación. 9 Consultas en Páginas Web. 9 Trabajos Especiales de Grado. 9 Diccionarios Enciclopédicos. 9 Enciclopedias Multimedia.

44

4.- METODOLOGÍA DEL DISEÑO.

Para llevar a cabo las actividades relacionadas al análisis y el diseño de sistemas de información, se requiere el cumplimiento de varios pasos o etapas que permitan a una organización o establecimiento ser eficiente durante el desarrollo de su trabajo. Los pasos o metodología empleada en ésta investigación fue la referida por James A. Senn para el desarrollo de

S O D VA R E S

sistemas de información, en su libro Análisis y Diseño de Sistemas de

E R S HO

Información, Segunda Edición.

EC R E D

4.1.- Método del Ciclo de Vida para el Desarrollo de Sistemas.

Todo sistema está formado principalmente por dos etapas, el análisis y el diseño, y éste proceso comienza cuando en una organización se detecta un sistema que requiere mejoras significativas para la automatización y agilización de los procesos de la empresa.

El método del ciclo de vida para desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información.

No obstante dada la importancia de la investigación y la necesidad de estar en contacto con el desarrollo del sistema en todas sus etapas para así

45

poder comprender mejor su evolución; a continuación se describen los pasos o fases principales:

•

Investigación Preliminar: El proceso de desarrollo de un sistema se inicia cuando por parte de la empresa u organización se formula una solicitud de requisición de un sistema de información. Cuando ésta solicitud es formulada comienza la primera etapa de éste

S O D VA R E S

método que es la Investigación preliminar, la cual consta de las

E R S HO

siguientes etapas:

EC 9RAclaración E D

de la Solicitud: Es factible que muchas

solicitudes no estén adecuadamente formuladas, por lo tanto antes de comenzar la investigación del sistema es

preciso examinar la solicitud a fin de determinar con precisión, lo que el solicitante desea.

9 Estudio de Factibilidad: Como resultado importante de la investigación preliminar es que se debe determinar si el sistema solicitado es factible o no. Para llevar a cabo éste estudio se toman en cuenta las siguientes factibilidades: 9 Factibilidad Técnica: En éste aspecto se determina si el sistema puede desarrollarse con el equipo actual, con la tecnología existente en cuanto a hardware y software, y si existen mejores tecnologías se debe llevar a cabo un

46

estudio para seleccionar la más adecuada desde todo punto de vista.

1. Factibilidad Económica: A través de éste estudio se deben evaluar los costos que genera la implantación del sistema y si los beneficios que traerá su implantación justifica el costo efectuado para su desarrollo.

S O D VA R E S

E R S HO

2. Factibilidad Operacional: Antes de desarrollar el sistema se

ECtomar en cuenta si éste será utilizado, es decir, si se debe R E D pondrá en producción una vez finalizado. Y también la

resistencia que pueden tener los usuarios a la utilización de la aplicación en relación a los posibles beneficios que se generan.

Generalmente la evaluación de la factibilidad de un proyecto es llevada a cabo por personas de la organización o analistas de sistemas expertos.

9 Aprobación de la Solicitud: Debido a que no todos los proyectos son factibles, algunos son rechazados. El estudio de factibilidad permite tomar la decisión de desarrollar un proyecto o no, cuando la solicitud es aprobada por parte de

47

la empresa se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal.

•

Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Para lograr esto es trabajo de los analistas reunirse

S O D A se debe tener el Vdetalles R en la empresa. Para reunir todos éstos E S E R conocimiento de O cómo funciona el sistema, que es lo que hace, los S H EqueC se presentan, las entradas y salidas de datos, los eventos R E Dprocesos y los problemas que dicho sistema presenta. con empleados o usuarios a fin de estudiar los procesos existentes

Esta es una etapa de reuniones con los usuarios, para puntualizar todos los detalles mencionados anteriormente y para buscar las posibles soluciones (teniendo en cuenta la opinión de los usuarios) a los problemas. Generalmente se emplean cuestionarios o entrevistas para recopilar información, además de documentos, reportes o visualizar en tiempo de ejecución los procesos del sistema para comprenderlos en su totalidad.

Luego de reunir todos los detalles se procede a determinar las nuevas características que tendrá el nuevo sistema.

48

En ésta fase se determinaron los requerimientos necesarios para el nuevo sistema, a fin de satisfacer las necesidades del usuario y de la organización en general.

•

Diseño del Sistema: El diseño de un Sistema de Información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de

S O D VA con la de desarrollo a ésta etapa como diseño lógico E enR contraste S E R del software, a laO que denominan diseño físico. S H EC R E D análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia,

El diseño comienza cuando se identifican los reportes y salidas que tendrá el sistema, también los datos de entrada, los datos que serán calculados y los que serán almacenados, de tal manera que todos los procesos de cálculo deben escribirse, además es en ésta etapa donde se comienzan a diseñar las pantallas o interfaz del usuario. También se selecciona el diseño de la base de datos especificando las tablas y las relaciones entre las entidades.

El resultado del diseño del sistema son documentos que reflejan claramente y detalladamente las especificaciones para la fase de construcción.

49

•

Desarrollo del Software: Cuando se tiene listo el diseño del sistema en cuanto a la base de datos, la clasificación de los procesos, y las entradas y salidas de datos, comienza el proceso de la programación o construcción del software. El software que se utilizará para el desarrollo de la aplicación es el que corresponde a la alternativa seleccionada durante el estudio de factibilidad, donde se elige el lenguaje de programación y el sistema de bases de datos más adecuado.

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

El resultado de ésta etapa es la aplicación terminada y

funcional, es decir, el producto final que será exhaustivamente probado en la etapa posterior.

Partiendo del diseño realizado en la fase anterior se construyó el software con la tecnología seleccionada durante el estudio de la factibilidad. En ésta etapa se realiza el diseño de formas interactivas o interfaz del usuario además del acceso del programa a la base de datos.

•

Prueba de los Sistemas: Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo hagan. Se alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los

50

resultados. En ocasiones que varios usuarios utilicen el sistema para que los analista observen si tratan de emplearlo en forma no prevista. Es preferible detectar las posibles fallas durante las pruebas antes de decidir implantar la aplicación definitivamente.

En muchas oportunidades, las pruebas son llevadas a cabo por personal ajeno al grupo que escribió el programa original, para

S O D VA R de que el software sea más confiable. E S E R OS H C E DER

asegurar que las pruebas se completen y sean imparciales además

•

Implantación y Evaluación: La implantación es el proceso de

verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizar.

Con el tiempo debe darse mantenimiento a las aplicaciones, realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios.

La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

51

1. Evaluación Operacional: Valora la forma en que funciona el sistema, incluyendo factores como la factibilidad de uso, tiempo de respuesta, confiabilidad global, nivel de utilización entre otros.

2. Impacto Operacional: Identifica y mide los beneficios para la organización

en

áreas

económicas

(costos,

ingresos

y

S O D VAel flujo de información R También se incluye el impacto sobre E ES interno y externo.S R HO C E DER ganancias), eficiencia operacional e impacto competitivo.

3. Opinión de los Administradores: Evalúa las actitudes de los directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

4. Desempeño del desarrollo: Evalúa el proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como: tiempo y esfuerzo de desarrollo, concordancia con presupuestos y estándares y otros criterios de administración de proyectos.

Para la presentación, formal del proyecto, se tomó referencialmente al autor antes mencionado (James A. Senn), por considerársele como uno de los métodos más prácticos y asertivos.

52

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

CAPITULO IV Análisis e Interpretación de los Resultados

1.- ANALISIS, DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA.

A continuación se definirán cada una de las fases para el análisis y diseño del sistema propuesto.

1.1.- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.

S O D VA R E S

E R S HO

En la”U.E. Isaac Newton”, a pesar de contar con un computador los

EC R E D

procesos que allí se realizan son llevados de forma manual, los cuales son poco eficaz originando retrasos, perdida de tiempo y de material dentro de la Institución, aunado a esto también se presenta la dependencia de las misma en cuanto a la obtención de los diferentes formatos necesarios para poder llevar la información de manera ordenada.

La información obtenida, en muchas ocasiones presenta errores, en cálculos o en transcripción, lo cual conlleva a un retrazo significativo en las actividades que se efectúan dentro de la institución, dando de esta manera exceso de trabajo al tener que corregir los errores cometidos. Además de lo molesto que resulta hacer este tipo de actividades, genera una gran cantidad de papeles ocupando espacio físico dentro de la institución y al momento de solicitar algún tipo de información no puede ser ubicadas y procesadas inmediatamente, produciendo así más trabajo aun para el personal que labora en la institución y retraso en respuesta a la solicitud efectuada.

54

Lo anteriormente expuesto lleva a la necesidad de establecer la importancia que tienen los procesos antes indicados para el buen funcionamiento de la Unidad Educativa y al estudio de una propuesta sobre el análisis y diseño de una herramienta que permita controlar las actividades académicas básicas de dicha institución.

1.1.1.- Aclaración de la Solicitud.

S O D VA R E S

E R S HO

Una vez realizada la solicitud se establecieron los requerimientos del

EC R E D

sistema para el buen funcionamiento del mismo, los cuales son: •

Presentar una interfaz amigable y fácil de manejar.

•

Crear una base de datos con un manejador confiable para garantizar la integridad de los datos.

•

Procesar los datos para facilitar al personal la información necesaria en un momento dado.

1.1.2.- Estudio de Factibilidad.

Una vez que se ha justificado la implantación de un Sistema de Información Automatizado, se procede a evaluar si para la “U.E. Isaac

55

Newton” es viable o factible el proyecto desde tres puntos de vista; Técnico, Económico y Operacional.

1. Factibilidad Técnica.

A través de la técnica de observación directa y las entrevistas abiertas

S O D VA R cuanto a los equipos y programas queE posee la “U.E. Isaac Newton” S E R actualmente, se identifico las S herramientas a nivel del Hardware y Software O H ECInstitución. con que cuentaR dicha E D al Director de la Institución, se evaluó en profundidad la situación actual en

•

A nivel Hardware, el Instituto cuenta con un equipo que posee las herramientas y tecnologías necesarias para implantar el Sistema de Información Automatizado propuesto. 9 Procesador AMD DURON (tm) 950 Mhz. 9 256 Mb de Memoria RAM. 9 Disco Duro de 9.31 Gb y 5.91 Gb disponible. 9 Monitor AOC digital SVGA. 9 Unidad de Floppy 3.5, 1.44 Mb 9 Unidad de CD – ROM de 52X max. 9 Mouse. 9 Teclado. 9 Impresora (Escáner y Fotocopiadora) LexMark X83. 9 Impresora (Matriz de Punto) EPSON LQ – 1070+ ESC/P2.

56

•

A nivel de Software, el Instituto cuenta con: 9 Sistema Operativo Windows XP Professional 2002. 9 Microsoft Office XP. 9 Microsoft Visual Basic 6.0.

S O D VA R E S

E R S HO

2. Factibilidad Económica.

EC R E D

Este estudio es notablemente factible debido a que la “U.E. Isaac Newton” no asumirá ningún tipo de gastos para llevar a cabo la puesta en marcha del Sistema. Por un lado el Diseño del Sistema esta contenido en la presente investigación y por otra parte la puesta en marcha del Sistema se realizará de manera gratuita posteriormente por los investigadores.

Para la “U.E. Isaac Newton”, la factibilidad económica se hace presente de una manera positiva para la institución, debido que cuenta con el equipo de computación adecuado, y actualmente dispone del Software necesario para el Desarrollo del Sistema, los gastos de adiestramiento e implantación de dicho sistema serán llevados a cabo por los integrantes de esta investigación.

57

3. Factibilidad Operativa.

La implantación del Sistema aumentará la productividad de los empleados de la Institución debido a que estos contarán con una herramienta útil para realizar sus labores, ya que el mismo contará con un ambiente amigable y fácil de interactuar con él, librando de perdidas de tiempo y retrasos al desarrollo de los procesos de la institución.

S O D VA R E S

E R S HO

Aunque el Sistema es fácil de manejar y el personal de la Institución

EC R E D

tiene conocimientos en el área de computación, aunado a esto les será impartido un adiestramiento en cuanto al manejo del Sistema por los integrantes de la investigación, estando en capacidad de explicar cualquier aspecto del sistema; además de que el personal presto su mayor apoyo en la realización de esta investigación por que no estaban de acuerdo con los métodos que se empleaban en la institución y así mismo participación en la planeación y desarrollo de dicha investigación.

1.1.3.- Aprobación de la Solicitud.

Debido a que el estudio de factibilidad emitió una respuesta favorable, la “U.E. Isaac Newton” procedió con la aprobación de dicha solicitud, ya que posee los recursos necesarios para el desarrollo y puesta en marcha del sistema propuesto.

58

1.2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.

En ésta etapa se muestran los requerimientos necesarios para la elaboración del sistema.

1.2.1.- Descripción de los Procedimientos del Sistema.

S O D VA R E S

E R S HO

En ésta etapa se procede a realizar una breve explicación de las

EC R E D

actividades realizadas por el sistema.

1.2.1.1.- Clave de Acceso.

Ésta es la fase inicial del sistema, aquí se verifica si es o no una persona autorizada para accesar al sistema, si dicha persona está autorizada automáticamente se verifica si es administrador o usuario.

59

1.2.1.2.- Pantalla Principal

Por medio de ésta pantalla, el operador de la institución puede acceder a todas las opciones del sistema.

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

1.2.1.3.- Archivo.

Éste módulo consta de las siguientes formas:

60

•

Usuarios.

Ésta forma permite a la persona autorizada agregar, modificar y eliminar a un usuario en específico.

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

•

Alumnos.

La forma alumnos tiene como objetivo introducir toda la información relacionada con los estudiantes, es decir, verifica si el estudiante está anexado a la base de datos y si no lo agrega a la misma.

61

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E •D Plantel.

Ésta es una forma que permite ingresar todo los datos básicos del plantel con la finalidad de que aparezcan automáticamente plasmados en las diferentes planillas a procesar.

62

1.2.1.4.- Inscripciones.

El módulo inscripciones contiene las siguientes formas:

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D •

Inscribir Alumnos.

Ésta forma permite al operador introducir los datos del alumno para procesar su inscripción.

63

1.2.1.5.- Procesar.

Éste módulo solo contiene la forma Notas la cual permitirá llevar control de las evaluaciones realizadas al alumno.

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

1.2.1.6.- Documentos.

El módulo Documentos contiene las siguientes formas:

64

•

Constancia de Inscripción.

Este formato se le proporciona a la parte interesada para hacer constar que el alumno ya ha sido inscrito.

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

1.2.1.7.- Planillas.

Este módulo consta de las siguientes formas:

65

•

S O D VA R E S

EC R E D

E R S HO

Solicitud de Cambio de Sección.

Este formato es para que la parte interesada pueda requerir el cambio de sección.

66

1.2.1.8.- Salir.

Salir del Sistema.

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

2.- CARTA ESTRUCTURADA DEL SISTEMA.

A continuación se muestra por medio de una cata estructurada la conformación del menú principal y todos los módulos que contiene el sistema.

67

Carta Estructurada del Sistema

S O D VA R E S

Control Académico Automatizado

E R S HO

Menú Principal

Archivo

EC R E D Inscripciones

Procesar

Notas Usuarios

Inscribir Alumnos

Documento

Solicitud de Retiro Básica

Horarios Docentes

Plantel

Diversificada Boletin

Asignar Carga Docentes

Salir

Ficha Alumno

Notas

Alumnos

Materias

Planilla

Planilla de Registro Cambio de Sección Planilla de Evaluación

Carta de Buena Conducta Constancia de Inscripción Constancia de Estudio

Representantes

Listado de Profesores

68

3.- DIAGRAMAS DE FLUJOS.

A continuación se muestran los diagramas de flujos que explican parte del funcionamiento del sistema.

S O D VA R E S

EC R E D

E R S HO

69

NIVEL DE CONTEXTO:

Histórico de notas

Profesores

DOS

Inscripción procesada Nómina de estudiantes por materia

VA R E ES

Registro de estudiantes

Registro de representantes

R S O CH

Solicitud de planillas de evaluación

E DER

Entrega de notas parciales

Reportes generales

Datos básicos de estudiantes Datos de inscripción

Estudiante

Solicitud de reportes Datos del representante

Departamento de control académico

Ficha de alumno

Control Académico Automatizado

Inscripción procesada Impresión de

Estudiante

reportes

Reporte de nómina de estudiantes

Representante

Constancia de inscripción Lista de evaluación continúa

Profesores

Notas definitivas o parciales procesadas

70

NIVEL 1:

S O D VA R E S 3

Registro de

Departamento de control académico

E R S HO

D2 INSCRIPCIONES

EC R E D

Registro de inscripción 4

inscripción

Registro de estudiante

Registro

5 Asignar carga académica a

de

Registro de estudiante

2 Añadir registro de estudiante

Datos de nómina por

Añadir nueva inscripción

Nueva información de estudiante

D1

Departamento de control académico

Preparar secciones por año o grado

1 Estudiante

estudiantes inscrito

Registro de

Estudiante de nuevo ingreso

Datos de inscripción

Listado de

Dividir inscripción por sección

ESTUDIANTE

Disponibilidad docente

Registro de profesores

D3

PROFESORES Datos básicos del profesor 6

7 Producir constancia de inscripción

Registro de

Producir reportes de nómina

Carga académica asignada

Profesores

Constancia de inscripción de estudiante Representante

71

NIVEL 2:

Error Estudiante no encontrado 1.1 Datos de

Validación de estudiante

estudiante

Estudiante

E R S HO 1.6

EC R E D

Registro de estudiante D1

S O D VA R E S

Información del estudiante validada

1.7

Actualizar registro de estudiante

Datos del estudiante

Registro del estudiante

1.5 D4

Materias

Materia por grado o por año

D2

Inscripción

Datos de la inscripción

Asignar cargas académicas al estudiante

Información del periodo académico 1.3

Datos de inscripción

1.2 Validación de la inscripción

Error inscripción duplicada

Inscripción validada

Expediente

Actualizar expediente académico del estudiante

Asignar sección

Secciones asignadas

1.4 Actualizar registro de inscripción

Registro de inscripción

Registro de inscripción

Carga académica del estudiante D2

Inscripción

72

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

CONCLUSIONES

CONCLUSIONES

Después del análisis realizado en el Departamento de Apoyo Docente, se determinó que los procesos académicos que se llevaban a cabo no eran los más adecuados para la agilización de las actividades laborales, así mismo era desfavorable para lograr el desenvolvimiento en la Unidad Educativa. Por ésta razón fue necesario realizar un Sistema de Información

S O D A V R antes mencionado trabajara de una maneraE más eficaz, con mayor rapidez y S E R seguridad, ya que éste es el encargado de la planificación académica de la S O H EC Institución. R E D que agilizara éstos procesos, de ésta manera se logró que el departamento

El Sistema automatizado para control de las actividades académicas básicas de la “U.E. Isaac Newton”, es capaz de realizar diversas actividades como proceso de inscripción, elaboración de constancias, generar reportes, procesar notas, entre otros; además de dar seguridad en la información, respuesta rápida a los requerimientos, mantener la consistencia e integridad de los datos y por supuesto una interfaz amigable para los usuarios que estarán en contacto con el Sistema.

Mediante el estudio del Sistema actual, fue posible determinar los requerimientos del nuevo sistema, se establecieron sus fallas y puntos débiles, además de las necesidades de información que se tenía.

74

Durante la fase de construcción del Sistema se crearon los módulos que lo componen, además de las pantallas y los formatos que el sistema genera.

Definitivamente, por todo lo expuesto anteriormente, el Sistema automatizado para el control de las actividades académicas básicas de la Institución ofrece un sin número de ventajas tanto para la Institución como

S O D VA R E S

para el personal que en ella labora y sus estudiantes.

EC R E D

E R S HO

75

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES

Tras

la

elaboración

del

sistema,

es

oportuno

citar

ciertas

recomendaciones que permitirán a la “U.E. Isaac Newton” obtener mejores resultados y un máximo beneficio de éste. También es importante acotar que estas recomendaciones serán útiles a aquellas personas que trabajen

S O D VA R E S

basándose en el mejoramiento de éste sistema, o la implantación de un sistema que posea similitudes.

E R S HO

EC R E D9 Instalar al equipo disponible en la Institución una unidad de CDRW

(quemador),

para

poder

realizar

respaldos

de

la

información para así evitar la pérdida de cualquier tipo de dato. 9 Se recomienda efectuar respaldos una vez por semana. 9 Cambiar periódicamente las claves de acceso al sistema de información, esto con la finalidad de que no se revelen las mismas para evitar fraudes y hurtos de información. 9 Dar capacitación al personal que labora en el Departamento de Control de Estudio para que manejen a la perfección el sistema. 9 Finalmente implantar el sistema propuesto en la U.E. Isaac Newton.

E R S HO

S O D VA R E S

C E R E D BIBLIOGRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA

Abreu O., Zurelys M. y López V., Edgline R. Diseño de un Sistema de Información Automatizado para el Departamento de Control de Estudio de la U.E. Integral el Prado. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, Facultad de Ciencias Informáticas, Escuela de Informática, Maracaibo, 1995.

S O D VA de Visual Basic 6. R Ceballos Francisco Javier: Curso de programación E S E R Alfaomega Grupo Editor, México, 2000. OS H C E DER Hernández Sampieri, Roberto; Carlos Fernández Collado y Lucio Baptista: Metodología de la Investigación. McGraw – Hill Interamericana, 20 Edicción, México, 1999.

Joyanes Aguilar, Luis/ Muñoz Clemente, Antonio: Microsoft Visual Basic 6.0. McGraw – Hill/ Interamericana, 10 Edición, España, 1999.

Kendall, Kenneth E. y Kendall, Julie E.: Análisis y Diseño de Sistemas. Editorial Prentice – Hall Hispanoamericano, S.A. México, 1991.

77

Lemos,

Martha

y

Mok,

Kevin:

Automatización

de

los

Procesos

Académicos y Administrativos de la U.E. Colegio Miguel Servet. Universidad Dr. Rafael Belloso Chapín, Facultad de Ingeniería, Escuela de Computación, Maracaibo, 1998.

Senn, James A: Análisis y Diseño de Sistemas de Información. México.

S O D VA R E S

Mc GrawHill / ITERAMERICANA DE MÉXICO, S.A. DE C.D. Segunda

E R S HO

Edición. 1998.

EC R E D

78

S O D VA R E S

EC R E D

E R S HO

80

ANEXOS

DICCIONARIO DE DATOS

NIVEL

PROCESO Y

DESCRIPCIÓN

ENTIDADES Persona que solicita información de la

S O D VA R carga horaria, planillas E S nómina de estudiante;

0

DE

REC

E R S Profesores HO

de evaluación,

constancia y entrega de notas parciales o definitivas Es la persona que suministra los datos básicos para la inscripción, solicita

0

Estudiantes

reportes (constancia de estudio de notas, carta de buena conducta, etc), horarios, consulta de notas, entre otras. Es la persona que suministra los datos

0

Representante

básico de su representado; solicita constancia de inscripción, entre otras.

Es el que asigna las cargas académicas a los profesores, los horarios Dpto. de Control

0

Académico

de los alumnos, procesa inscripciones; es decir, es

el

todas

encargado las

de

actividades

académicas

de

S O D VA R En éste proceso se E S

la

institución.

REC

E R S HO

DE

introducen los datos básicos del estudiante y

Añadir nueva inscripción la información académica del mismo,

1

aquí también se Proceso: 1

introduce la información de nuevo ingreso y valida la información del estudiante. En éste proceso se

Añadir registro de estudiante 1

introducen los datos básicos del estudiante, la documentación consignada y la

Proceso: 2

información del representante.

Dividir inscripción por sección y año o grado 1

Una vez validada la inscripción en el proceso anterior se procede a clasificar las

Proceso: 3

inscripciones por secciones y año.

Preparar secciones por Después de haber año o grado 1

clasificados las

S O D VA R las listas de los alumnos E S secciones se ordenan

REC

E 4 R Proceso: S HO

DE

por materias.

Asignar carga

Luego de ordenadas las

académica a docentes

nóminas de alumnos se

1

le asignan las materias a dictar a cada profesor. Proceso: 5 Producir reportes de nóminas

1

En

éste

proceso

se

genera el reporte con los alumnos y las materias asignadas

Proceso: 6

profesor.

a

cada

En éste proceso se le Producir constancia de inscripción 1

proporciona a la parte interesada una constancia de la inscripción la cual

Proceso: 7

contiene, que sección, materia y profesor se le asignó.

S O D A estudianteERV valida los datos básicos S E R del estudiante. OS Validación del

CH E R DE 2

Proceso donde se

Proceso: 1.1

Validación de inscripción Proceso en el cual se valida si la inscripción

2

fue efectuada Proceso: 1.2 Asignar Sección

correctamente Proceso que asigna la sección establecida a

2

cada estudiante. Proceso: 1.3 Actualizar registro de inscripción

2

Proceso: 1.4

En

éste

proceso

se

agregan y eliminan los datos

del

estudiante

procesados

en

inscripción

y

actualiza.

la los

Asignar carga

En éste proceso se

académica al estudiante elabora un reporte 2

donde se muestra el grado, la sección y las

2

Proceso: 1.5

materias inscritas.

Actualizar registro de

En éste proceso se

estudiante

agregan o eliminan datos básicos del

S O D VA R actualiza. Proceso: 1.6 E S E R expediente Proceso que actualiza la Actualizar S O H estudiante y los

EC R E D 2

académico del estudiante

Proceso: 1.7

inscripción académica del estudiante.

ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS

TABLA 1: Alumno Campo Cedula Apellidos Nombres Sexo Lugar Nac. Estado Fecha Nacionalidad Pais Direccion Telefono

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Memo Texto

Tamaño 50 50 50 50 50 50 50 50 50

Clave

Tipo Texto Texto Texto Texto

Tamaño 50 50 50 50

Clave

Nulo No No No No

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

Tamaño 50 50 50 50 50 50 50

Clave

Nulo No No No No No No No

*

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

50

Nulo No No No No No No No No No No No

TABLA 2: Documentos Campo Cedula AñoEscolar Documentos Grado

TABLA 3: Horarios Campo Grado AñoEscolar Seccion Turno Materia Tanda Profesor

TABLA 4: Inscripciones

Campo Cedula AñoEscolar Materia Turno Seccion Dia Mes Año Grado Profesor n1 n2 n3 n4 n5 n6 n7 Nota7 Setenta Nota3 Treinta Def

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Número Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

Tamaño 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

Clave

Nulo No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No

Tabla 5: Materias

Campo Codigo Descripcion

Tabla 6: Plantel

Tipo Texto Texto

Clave

Nulo No No

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

Campo NombrePlantel Cod Omad CodUnico ZonaEduc DttoEscolar Sector EntFederal Telefono1 Telefono2 Direccion Director Cedula AñoEscolar JefeControl CedulaControl Asistente Autorizacion

Tamaño 50 50

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Memo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

Tamaño 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50

Clave

Nulo No No No No No No No No No No No No No No No No No No

Tabla 7: Profesores

Campo Cedula Nombres Apellidos Direccion Telefonos Titulo Email

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

Tamaño 50 50 50 50 50 50 50

Clave

*

S O D VA R E S

E R S HO

EC R E D

Nulo No No No No No No No

Tabla 8: Representantes

Campo Cedula Nombres Apellidos Direccion Telefono Profesion Parentesco Convive CedulaEstudiante

Tipo

Tamaño

Clave

Nulo

MODELO ENTIDAD – RELACIÓN

S O D VA R E S

Inscripciones Documentos Cedula

Alumnos

REC

AñoEscolar

DE

Documento Grado

Representantes Cedula Nombres Apellidos Direccion Telefonos Profesion Parentesco Convive CedulaEstudiante

Cedula AñoEscolar Materia Turno Seccion Dia Mes Año Grado Profesor n1 n2 n3 n4 n5 n6 Nota7 Setenta Nota3 Treinta Def

E R S HO

Cedula Apellidos Nombres Sexo LugarNac Estado Fecha Nacionalidad Pais Direccion Telefono

Materias

Codigo Descripcion

Profesores Cedula Nombres Horario Grado Año Escolar Seccion Turno Materia Tanda

Apellidos Direccion Telefonos Titulo Email