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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA
Tesis de grado previa la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, CPA
DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y CONTABILIZACION DE INVENTARIOS PARA LA CASA NATURISTA VIDA PLANT
Autora:
Tania Patricia Barragán Barragán
Director de tesis: Ing. Fernando Borja Borja, MSC.
Quito- Ecuador
CERTIFICO:
Haber revisado el presente trabajo de investigación, que se ajusta a las normas establecidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE; por tanto, autorizo
su
presentación
para
que
se
proceda
correspondientes.
Quito, junio del 2012.
Ing. Fernando Borja Borja, MSC. DIRECTOR DE TESIS
con
los
trámites
DERECHO DE AUTORIA
Las opiniones vertidas en la presente Tesis de Grado, es de exclusiva responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a la Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE.
Tania Patricia Barragán Barragán
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a DIOS que siempre ha iluminado mi camino para poder seguir adelante, a mi hija por ser mi inspiración y el motivo para cumplir mis metas, a mis padres, hermanas y esposo por su apoyo incondicional en todo momento para culminar mi carrera.
Tania Patricia Barragán Barragán
AGRADECIMIENTO
Agradezco a DIOS, por ser quien ha forjado mi destino, y que ha permitido llegar a concluir con este gran objetivo.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE, Programa de Contabilidad y Auditoría, Modalidad de Educación a Distancia, a sus catedráticos, quienes ayudaron a forjarme con ética.
De manera especial, mi agradecimiento al Ing. Fernando Borja, Director de Tesis, por su apoyo y colaboración en la conducción de la presente investigación.
A la Microempresa Casa Naturista Vida Plant a los propietarios, por las facilidades brindadas durante el transcurso y desarrollo de la tesis.
La Autora.
TABLA DE CONTENIDOS
Contenido
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................. 1 CAPÍTULO I: INTRODUCCION .................................................................................. 2 1.1 Antecedentes ............................................................................................. 2 1.2 Problematización ...................................................................................... 4 1.3 Objetivos ................................................................................................... 6 1.3.1 General................................................................................................ 6 1.3.2 Específicos .......................................................................................... 6 1.4 Justificación .............................................................................................. 7 1.5 Idea a Defender ......................................................................................... 8 1.6 Variables E Indicadores ............................................................................. 9
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ............................................................................ 11 2.1 LA CONTABILIDAD ................................................................................ 11 2.1.1 Conceptos ......................................................................................... 13 2.1.2 Definición ........................................................................................... 14 2.1.3 Importancia ........................................................................................ 15 2.1.4 Naturaleza de la información contable .............................................. 16 2.1.5 Características de la información contable ...................................... 18 2.1.6 Utilidad de la información contable .................................................... 20 2.1.7 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados........................ 23 2.2 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ........................................................... 31 2.2.1 Definición Administración Financiera................................................. 31
2.2.2 Objetivos Administración Financiera ................................................. 31 2.2.3 Funciones Administración Financiera ................................................ 34 2.2.4 Formas Básicas Organización de una Empresa ............................... 36 2.3
CONTROL INTERNO. ......................................................................... 43
2.3.1 Objetivos del Control Interno ............................................................. 43 2.3.2
Elementos del Control Interno ....................................................... 44
2.4 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERANIIF'S ............................................................................................................. 49 2.4.1 Norma Internacional de Contabilidad Nº2 – Existencias ................... 52 2.5 MODELOS DE INVENTARIOS................................................................ 55 2.5.1 Características claves de un modelo de Inventarios ......................... 55 2.5.2 Cantidad óptima de pedido ................................................................... 59 Estrategia óptima ....................................................................................... 59 2.5.3 Métodos de costeo de inventario en un sistema de inventario perpetuo ................................................................................................................... 61 2.5.3.1 Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS) ................ 62 2.5.3.2 Método de costo promedio ............................................................. 65 2.5.3.3 Método de valuación al costo más bajo o costo de mercado ......... 66 2.5.4 Sistemas computarizados de inventario perpetuo ............................. 67
CAPITULO
III:
METODOLOGIA
INVESTIGACION
Y
ANÁLISIS
DE
RESULTADOS.......................................................................................................... 69 3.1 Diseño de la investigación ................................................................... 69 3.1.1 Modalidad de Investigación ............................................................... 69 3.1.2 Métodos de la Investigación .............................................................. 70 3.2 Población y Muestra ............................................................................... 70 3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de datos .................................. 71 3.3.1 Diseño de la entrevista ...................................................................... 72 3.4 Tratamiento y análisis de los resultados ................................................. 74
3.4.1 Análisis de Resultados ...................................................................... 79 CAPITULO IV: DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL .................................. 81 4.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL.................................................. 81 4.1.1 Antecedentes ................................................................................... 81 4.1.2 Manejo contable del movimiento de mercaderías. ............................ 83 4.1.3 Cobertura y Localización ................................................................... 84 4.2 ANÁLISIS ESTRATÉGICO ..................................................................... 85 4.2.1 Análisis FODA ................................................................................... 86 4.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA .................................................................... 88 4.4 ESTRUCTURA FINANCIERA CONTABLE ............................................. 89 4.4.1 Fuentes de Financiamiento ............................................................... 89 4.4.2 Sistema de Control y Gestión ............................................................ 89 3.4.3 Sistema Contable .............................................................................. 90 4.4.4 Estados Financieros .......................................................................... 91 4.5 ANÁLISIS FINANCIERO DE INDICADORES .......................................... 93
CAPITULO V: PROPUESTA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS PARA LA “CASA NATURISTA VIDA PLANT”....................................................................................... 94 5.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................... 94 5.2 OBJETIVO ............................................................................................... 95 5.3 ALCANCE ............................................................................................... 95 5.4 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ........................................................ 95 5.4.1 Gerencia General .............................................................................. 95 5.4.2 Contabilidad ...................................................................................... 96 5.4.3 Bodega .............................................................................................. 96 5.4.4 Ventas ............................................................................................... 97
5.5 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ......................................... 98 5.6 MÉTODO DE VALORACIÓN DE MERCADERÍAS. ................................ 98 5.7 POLÍTICAS ............................................................................................ 100 5.7.1 Inventarios ....................................................................................... 100 5.7.2 Compras y Cuentas por Pagar ........................................................ 100 5.7.3 Ventas y Cuentas por Cobrar .......................................................... 101 5.8 PROCEDIMIENTOS. ............................................................................. 102 5.8.1 Adquisición o ingreso de mercaderías............................................. 102 5.9.2 Venta o egreso de mercaderías ...................................................... 104
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................. 113 6.1 CONCLUSIONES .................................................................................. 113 6.2 RECOMENDACIONES .......................................................................... 115
BIBLIOGRAFÍA GENERAL ..................................................................................... 116 GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................... 118 ANEXOS ................................................................................................................. 122
INDICE DE TABLAS
Operación de las variables……………………………………………………………………9 Estrategia de pedidos…………………………………………..…………………………….57 Determinación del inventario costo más bajo………………………………………………67 Activos de Vida Plant 2011……………………………………….………………………….84 Estado de Situación Financiera ………………………………….………………………….91 Estado de Resultados …………………………………………….………………………….92 Tabla de indicadores financieros …………………………..…….…………………………93 Clasificación de proveedores ……………………………….…….……………………….107 Orden de Pedido……………………………………………………………………………..109 Kárdex ………………………………………………………….…….………………………111
INDICE DE GRAFICOS
Pregunta 1……………………………………………………………………………74 Pregunta 2…………………………………………………………………………..75 Pregunta 4……………………………………………………………………………76 Pregunta 5.……………………………………………………………………………76 Pregunta 6.……………………………………………………………………………77 Pregunta 7.……………………………………………………………………………77 Pregunta 8.……………………………………………………………………………78 Pregunta 9.……………………………………………………………………………78 Organigrama estructural…………………….……………………………………….89 Flujograma de compras…………………………………………………………….104 Flujograma de ventas……………………………………………………………….106
RESUMEN EJECUTIVO Se ha diseñado un Manual de Manejo, Control y Contabilización para la Casa Naturista Vida Plant, del Cantón Guaranda Provincia Bolívar, con la finalidad de mejorar el manejo y control del inventario y la información financiera. La ausencia de un sistema de contabilidad en la microempresa Casa Naturista Vida Plant, ha ocasionado la falta de registros contables, lo que no permite a los propietarios contar con información para tomar decisiones a tiempo y de manera efectiva basándose en información confiable. El problema fundamental es la ausencia de un sistema adecuado de control y registro de las transacciones económicas, en este sentido la Casa Naturista Vida Plant únicamente lleva un registro de ingresos y egresos cuyo único propósito es el de recabar información para fines tributarios, sin cumplir con el ciclo contable que comprende desde la apertura con el análisis y registro de las transacciones de libros hasta el cierre de los mismos, incluyendo procesos y procedimientos complementarios para poder obtener resultados reales al final de un periodo determinado. Se utilizó métodos de investigación que permitieron realizar el diagnóstico interno de la microempresa tales como la Observación de Campo para determinar las condiciones actuales en la que se encuentra, la entrevista para obtener información específica y veraz, a través de las fuentes bibliográficas se obtuvo información para la estructura del marco teórico-conceptual de la investigación propuesta. Al aplicar la Casa Naturista Vida Plant para la valoración de inventarios, el método Promedio Ponderado, logrará resolver la crisis que existe en la microempresa, siendo este método el más adecuado para la solución de la problemática. Además aplicando el sistema de inventario perpetuo se registrará y contabilizará el inventario, logrando conocer el valor y las cantidades de las mercaderías que se encuentran en la “Casa Naturista Vida Plant”, en cualquier momento del periodo contable con la ayuda de la tarjeta kárdex. La implementación del Manual de Manejo, Control y Contabilización, a través de procedimientos lógicos y ordenados permitirá obtener como resultado una información financiera oportuna y confiable, la misma que servirá de base para la toma de decisiones adecuadas y efectivas por parte de la Gerencia de la Casa Naturista Vida Plant. En el corto plazo se conocerá el resultado de los procedimientos aplicados a través del manual, y con la colaboración tanto de la Gerencia como de los Empleados, se lograran los objetivos propuestos por la microempresa. Se recomienda la aplicación del Manual, ya que permitirá tener una actualización constante de los inventarios e información financiera dentro de la microempresa, además también servirá de guía para las diferentes microempresas que puedan tener acceso a él y se encuentren con una problemática similar.
1
CAPÍTULO I: INTRODUCCION 1.1 Antecedentes La Casa Naturista Vida Plant es una empresa familiar que nace en el año 2000, con la apertura de "LOCAL Nº 1" arrendando en la calle Convención de 1884 No. 710 y Espejo, centro del Cantón Guaranda; desde esa fecha se dedica a la comercialización de productos naturales o medicina alternativa, esta casa naturista se destacó de las demás por ofrecer una amplia variedad de productos nacionales e importados que por esa época, no eran muy comunes en el Cantón Guaranda, la ubicación de los productos, separados en pequeñas secciones lograba que el cliente visualizara y sintiera un ambiente agradable para adquirir los mismos; a todo esto se le añade la insuperable atención y asesoramiento ofrecido por sus dueños; ya que la Propietaria tiene una Licenciatura en medicina alternativa.
Al paso de 8 años con el afán de dar soluciones medicinales a la comunidad guarandeña, en el año 2008 decidieron abrir las puertas de un segundo local, arrendando en la calle 7 de Mayo No. 624 y Azuay norte del Cantón Guaranda, manteniendo las mismas características de compromiso y en ese mismo año abrieron un tercer local en el Cantón San Miguel de Bolívar siendo los pioneros en ofrecer esta clase de productos alternativos en ese Cantón, logrando mantenerse has la presente fecha.
Sus propietarios aspiran expandirse con nuevas aperturas, hasta lograr una importante presencia en la Provincia Bolívar.
2
La “Casa Naturista Vida Plant” cuenta con 3 empleados, uno en cada local, que ayudan con la atención a los clientes, ellos son capacitados por la propietaria y comprometidos con brindar el bienestar de sus clientes. La capacidad de una persona, de comprometerse con la “Casa Naturista Vida Plant” es una virtud y una característica muy significativa, esto es lo que hace la diferencia; su amabilidad al brindar el asesoramiento necesario, hace que sus clientes sientan que la salud de ellos es importante y como resultado tienden a regresar, continuar y terminar con un tratamiento ya iniciado. Además, es importante contar con su apoyo en ya que el objetivo fundamental es satisfacer las necesidades de los clientes. Los empleados son el punto más cercano con el cliente y es por ello, que la “Casa Naturista Vida Plant” espera de sus empleados una actitud de apoyo incondicional para con sus clientes.
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1.2 Problematización Los problemas mayores de todos los microempresarios alrededor del mundo son el desequilibrio económico, los desórdenes sociales, la pobreza generalizada y la corrupción social, empresarial y gubernamental los cuales están directamente relacionados y afectan a las microempresas. En muchas ocasiones sus empleados y hasta sus propietarios viven muy por debajo de los niveles de pobreza.
Por lo tanto estamos hablando de una “sociedad” sin
controles y totalmente arrinconadas en un mundo con rápidos procesos de cambios, y por qué no decirlo, condenadas al estancamiento y el fracaso.
En nuestro País muchas de las Microempresas no cuentan con los recursos financieros y tecnológicos con que cuentan las grandes empresas. Esto significa que “no tienen ninguna oportunidad de desarrollarse”, ya que el tiempo no perdona y las nuevas tecnologías y la vertiginosa globalización no permitirán que este alto segmento de Microempresarios pueda obtener un nivel de vida digno.Se debe enunciar que a medida que transcurren los días se da más una evolución de las empresas y por ende de la contabilidad. El medio ambiente de la contabilidad viene determinado por las condiciones e influencias, de carácter económico, político y normativas legales que van a su vez evolucionando según la época y como resultado los objetivos y las prácticas contables se han ido adecuando a lo largo de los tiempos para hacer frente a estas influencias cambiantes.
Dentro del cantón Guaranda los propietarios de la mayoría de Microempresas llevan un inventario obsoleto o nulo, por lo que no tienen un control adecuado en el manejo de sus productos, no determinan de manera exacta los gastos y costos que incurren al momento de adquirir, transportar y almacenar
sus
mercaderías.
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Al realizar un diagnostico a los inventarios de la Casa Naturista Vida Plant, de propiedad de la Licenciada Gladis Llanos, se llega a determinar que existe un inventario obsoleto, siendo una microempresa más del Cantón Guaranda que no lleva un control en el manejo de sus productos, ya sea por la falta de recursos económicos o la falta de interés que no han tratado de implementar un sistema contable, que al final de cada mes o periodo les permita saber el saldo de sus existencias y el monto exacto de sus ganancias, de mantenerse la Casa Naturista Vida Plant en la situación actual, podría ocasionar que las ganancias se mantengan en un nivel bajo o nulo, y con el tiempo puede producirse pérdidas y hasta obligar a los propietarios a cerrar las sucursales, también entra en desventaja frente a la competencia ya que al no disponer del producto al momento de solicitarlo el cliente este buscará otro proveedor que satisfaga su necesidad.
Para solucionar el problema evidenciado es necesario implementar un manual para el manejo y contabilización de inventarios en la Casa Naturista Vida Plant, ya que con la aplicación de dicho manual se podrá tener un control adecuado de los inventarios y no existirían gastos innecesarios, ni recursos sin utilizar, y por consiguiente la propietaria tomara las mejores decisiones en beneficio de su microempresa.
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1.3 Objetivos Los objetivos del presente trabajo de investigación son:
1.3.1 General Diseñar un manual de manejo, control y contabilización de inventarios para la “Casa Naturista Vida Plant”, que proporcione un medio efectivo de control de los inventarios.
1.3.2 Específicos ·
Identificar las falencias que tiene la “Casa Naturista Vida Plant”, en el manejo de inventarios.
·
Establecer las prioridades de adquisición y determinar los productos de mayor rotación.
·
Analizar la forma que se ha venido controlando los inventarios en la “Casa Naturista Vida Plant”.
·
Determinar las herramientas contables que necesita la “Casa Naturista Vida Plant” para su crecimiento.
·
Establecer niveles óptimos de stock para evitar una escasez de existencias o una excesiva existencia de productos.
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1.4 Justificación En los actuales tiempos y dado los acontecimientos que estamos viviendo en nuestro país dentro de la globalización, se hace necesario todo tipo de mejoramiento organizacional, que ayude a optimizar los controles, el mejor ordenamiento, la planificación y programación de una empresa o microempresa, controlando de esta manera sus inventarios, estableciendo mecanismos de mejoras económicas y crecimiento empresarial.
Un manual de control de inventarios está enfocado fundamentalmente en la organización o reorganización de la mercadería, tiene gran importancia porque sirve como instrumento de optimización de recursos, de minimizar los costos y evitar la escases de los productos, al contar con este instrumento permitirá a la “Casa Naturista Vida Plant” crear su propio sistema de administración de inventarios y podrán establecer el nivel optimo de stock, además les ayudará a controlar de mejor forma el manejo de los inventarios y de la misma manera minimizará el gasto económico llegando a obtener resultados reales y confiables.
Al implantar un sistema de inventarios que inicie desde el momento de requerir la mercadería hasta la venta al público, generaría beneficios para todas las personas que tienen relación directa con la empresa, ya que tanto los propietarios, como los empleados y clientes, al contar con el producto en el momento de solicitado, esto les permitirá seguir creciendo en cada uno de sus roles en la sociedad, de tal manera que la calidad del servicio brindado mejorará y el cliente podrá regresar con agrado a la empresa puesto que se ha cubierto adecuadamente su necesidad. El método de valoración de inventarios, que se aplicará en la “Casa Naturista Vida Plant” será el Promedio Ponderado, logrando resolver la crisis que existe
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en la microempresa con respecto al mal manejo de los inventarios, siendo este método el más adecuado para la solución de la problemática.
El Promedio Ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la microempresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado.
El sistema de inventarios que se propondrá para el registro y contabilización será el de inventario perpetuo, con el cual se logrará conocer el valor y las cantidades de mercaderías que se encuentran en la “Casa Naturista Vida Plant” con la ayuda de la tarjeta kárdex, este sistema escogido ofrecerá las bases teóricas para diseñar el manual de control de inventarios, que además servirá de guía para las diferentes empresas y microempresas que puedan tener acceso a él y se encuentren con una problemática similar.
1.5 Idea a Defender El Diseño del Manual de Manejo, Control y Contabilización de Inventarios en la “Casa Naturista Vida Plant” permitirá determinar los niveles óptimos de stock de los inventarios, evitar pérdidas económicas que perjudiquen en el desarrollo y crecimiento de la empresa, obtener un listado actualizado de costos y precios de la mercancía a la venta; y, dará a conocer los gastos en los que se incurren cuando realizan la adquisición de productos.
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1.6 Variables E Indicadores El Diseño del Manual de Manejo, Control y Contabilización de Inventarios en la “Casa Naturista Vida Plant” permitirá determinar los niveles óptimos de stock de los inventarios, evitar pérdidas económicas que perjudiquen en el desarrollo y crecimiento de la empresa, obtener un listado actualizado de costos y precios de la mercancía a la venta; y, dará a conocer los gastos en los que se incurren cuando realizan la adquisición de productos. VARIABLES
DIMENSIONES INDICADORES
INDICES
Variable independiente: Diseño de un manual
Medio
de
comunicación
- Políticas
10%
Son un medio de comunicación
- Estrategias
20%
de las políticas, decisiones y
- Decisiones
30%
Es un documento que registra
- Kárdex
30%
y
- Libro diario
20%
- Mayorización
10%
estrategias directivos
de
los
niveles
para
los
niveles Documento de
operativos.
registro
de
información.
trasmite,
básica
la
información
referente
al
funcionamiento de las unidades administrativas. Variable dependiente: Manejo, control
y
contabilización
inventarios
Inventarios
son
bienes - Bienes
tangibles que se tienen para la
- Tangibles - Intangibles
9
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para
su
posterior
comercialización.
Existen controlar
dos los
sistemas
para - Sistemas de -
Inventarios: control
Sistema
periódico
Sistema periódico y Sistema
-
Sistema
permanente o perpetuo.
permanente
o
perpetuo
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CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
2.1 LA CONTABILIDAD La contabilidad tiene una larga historia. Algunos estudios afirman que la escritura se desarrollo con el fin de poder registrar la información contable. Se encuentran registro de cuentas en civilizaciones tan antiguas como son las de China, Babilonia, Grecia y Egipto. Los dirigentes de estas civilizaciones usaban la contabilidad para conocer el costo de la mano de obra y los materiales usados en la construcción de estructuras como las grandes pirámides.
La contabilidad se desarrollo aún más como resultado de las necesidades de información de los comerciantes en las ciudades – Estados de Italia durante los años 1400. En este ambiente comercial el monje Lucas Pacioli, un matemático y amigo de Leonardo Da Vinci, publicó en 1494 la primera descripción conocida de la teneduría de libros por partida doble.
El ritmo de desarrollo contable aumentó durante la Revolución Industrial cuando las economías de los países desarrollados comenzaron la producción masiva de bienes. Hasta ese momento el precio de las mercancías se había fijado sobre la base de lo que el gerente pensaba era su costo, pero la mayor competencia exigió de los comerciantes adoptar sistemas de contabilidad más perfeccionados.
En el siglo XIX el crecimiento de las corporaciones, en particular las de las industrias de los Ferrocarriles y el acero, estimularon del desarrollo de la
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contabilidad. Los dueños de las empresas – los accionistas y no eran por necesidad gerentes de sus negocios. Los gerentes tuvieron que crear sistemas contables para informar a los dueños de qué condiciones estaba operando sus empresas.
Durante el origen de la técnica contable existieron pueblos comerciantes que se desarrollaron por la necesidad de contabilización de sus operaciones, basadas en los instrumentos y forma de escritura de su época.
El padre de la contabilidad Lucas Pacioli formalizó un esquema muy rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles. A este primitivo y sencillo sistema de registro o contabilización de mercancía se le considero como la base de la contabilidad.
Durante los ocho años de la ocupación militar norteamericana de 1916-1924 se pudo extender la contabilidad organizada en todo el país; se organizaron sistemas contables que permitieron el control de sus operaciones. “Para la década de 1930 existían algunos institutos que impartían los conocimientos elementales de contabilidad a las personas que para esos tiempos sentían la inquietud de investigar y prepararse en esa materia y al culminar su proceso de aprendizaje obtenían un titulo de “tenedor de libro”.
1
1
Amaro, Guzmán Raymundo. Administración de Empresas, Editorial Tiempo, S.A,Santo Domingo, R.D.1ra Edición, año 1996.
12
2.1.1 Conceptos Econ. José Vicente Vascones Arroyo, explica que “La contabilidad da comienzo a su registro y control tomando los valores iníciales de la empresa, las aportaciones que han realizado los socios o el dueño del negocio, si es una persona natural”; de la misma manera se manifiesta sobre las mercaderías al final de un ciclo contable “Cumplido el ciclo contable es necesario realizar un inventario de mercaderías. Se conoce como inventario a la suma de aquellas partidas de propiedades personales tangibles que se tienen para la venta dentro del curso normal del negocio, el proceso de producción respecto de ventas, o que se habrán de consumir dentro de la producción de bienes para la venta”. Ricardo de Saá (2005).- “La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión sean públicos o privados”. David Himelbleau (2005).- “Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los mismos”. El Comité Interamericano de Contadores (2006).- La Contabilidad “Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos”. Bernard Hargadón (2001).- “La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias de una empresa”.
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Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados – IACPC (2008).- “La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados”
De la revisión de los conceptos anteriores, vemos que la contabilidad es un producto de su entorno, y como tal sus efectos en la empresa está sujeta a causas de diferente índole, sean de conocimientos, de formación personal. El medio ambiente de la contabilidad viene determinado por las condiciones sociales, económicas y culturales, influencias internas y externas etc. De carácter económico, político y normativas legales que van a su vez evolucionando según la época y como resultado los objetivos y las prácticas contables se han ido adecuando a lo largo de los tiempos para hacer frente a estas influencias cambiantes, aspectos que en ciertos estadios se convierten en problemas para la empresa.
2.1.2 Definición La palabra contabilidad proviene del verbo latino “coputare”, el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea “sacar cuentas”, como en el sentido de “relatar”, o “hacer historia”. En este sentido Guajardo Cantú (2007), la define de la siguiente manera. “La Contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la Contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos.
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Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la empresa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de esta”.
2.1.3 Importancia
La Contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño.
La contabilidad es una técnica importante para la elaboración y presentación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicios, de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones.
Actualmente la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios y la función contable es vital en todas las unidades económicas de nuestra sociedad.
Los sistemas contables comunican información económica; es una forma de saber en qué estado se encuentra la empresa2. 2
Gerardo, Guajardo Cantú. Contabilidad Financiera, McGraw Hill, México D. F., 2007. Pág. 24.
15
2.1.4 Naturaleza de la información contable
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar la información financiera
sobre
una
entidad
económica.
Quienes
toman
decisiones
administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de las organizaciones. La información financiera también la requieren personas externas-propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el público quienes han proporcionado dinero a las empresas o quienes tienen algún interés en el negocio que pueda servirse de información sobre su posición financiera y resultado de sus operaciones.
El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad. Para seguir la huella de las actividades financieras y resumidas en forma útil para quienes toman las decisiones.
Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de computadores y pantalla de videos, como también de registros manuales e informes impresos. De hecho el sistema contable de cualquier empresa de tamaño apreciable probablemente influyen todos estos registros y recursos independientemente de que el sistema contable sea simple o muy complejo, se debe ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las actividades financieras, los datos se deben registrar, clasificar y resumir.
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información.
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El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de decisiones que debe tomar. Por ejemplo, “…los gerentes necesitan información detallada sobre los costos diarios de operación con el fin de controlar las operaciones de un negocio y colocar precios de ventas razonables. Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan información resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la operación durante el año anterior para utilizarla en la toma de decisiones, para el cálculo de los impuestos sobre la renta, o para tomar decisiones regulatorias...”3
Entre los informes contables más importantes y más ampliamente utilizados se encuentran
los estados financieros. Los estados financieros son la fuente
principal de información financiera para aquellas personas fuera de la organización comercial y también son útiles para la gerencia. Estos estados son muy concisos y muestran la situación financiera del negocio al final de un período y también los resultados de la operación a través de los cuales el negocio llego a esta situación financiera.
El propósito fundamental de los estados financieros consiste en ayudar a quienes toman decisiones en la evaluación de la situación financiera, la rentabilidad y las perspectivas futuras de un negocio. Por tanto los gerentes, los inversionistas, los clientes más importantes y los trabajadores tienen un interés directo en estos informes. Cada sociedad prepara estados financieros anuales que se distribuyen a todos los propietarios del negocio.
3
da
Philip Kotler; GarryAmstrong. Fundamentos de Mercadotecnia, 2 Edición, Prentice – Hall, Hispanoamericana, S.A, 1991.
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2.1.5 Características de la información contable
El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información contable de calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes una serie de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad.4
Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna.
La utilidad es la
calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad de esta información está en función de su contenido informativo y de su oportunidad.
El contenido informativo se refiere básicamente al valor intrínseco que posee dicha información. “Y está compuesto por las siguientes características.
Significación: Esta característica mide la capacidad que tiene la información contable para representar simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.
Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.
4
Gerardo, Guajardo Cantú. Contabilidad Financiera, segunda edición año 1990.
18
Veracidad: La cualidad de incluir en la información contable eventos realmente sucedidos y de su correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema.
Comparabilidad: La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable en el tiempo por una entidad determinada, y válidamente confrontable dos o más entidades entre sí, permitiéndose juzgar la evolución de las entidades económicas.
Oportunidad: Esa cualidad de la información se refiere a que esta llegue a mano del usuario cuando él pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines.
Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el usuario la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la información contable le otorga requiere que la operación del sistema sea:
Estable, Objetiva y Verificable.
Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y que la información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos, cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le conoce también como consistencia.
Objetividad: Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información contable no han sido deliberadamente distorsionadas y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.
Verificabilidad: Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que generó la información contable y obtener el mismo resultado.
19
Provisionalidad: Esta característica es fundamental tanto para los lectores de un periódico como para los usuarios de la información financiera. Se refiere al hecho de que ambos tipos de usuarios deben estar conscientes de que lo que aparece en un periódico y lo que aparece en un estado financiero e información provisional; es decir, presenta la información con todos los elementos y circunstancias.” 5
2.1.6 Utilidad de la información contable
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación.
Si los gerentes inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a dar uso eficaz a la información contable, también deben tener conocimiento acerca de cómo se obtuvieron estas cifras y lo que ellas significan.
Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial y otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
La contabilidad es el proceso por medio del cual se puede medir la utilidad y la solvencia de una empresa. La contabilidad también proporciona información
5
Horngren Charles T; Sundem, Goryl Contabilidad Administrativa, 9va Edición, Año 1998.
20
necesaria para la toma de decisiones comerciales que le permitan a la gerencia guiar a la empresa dentro de un cauce rentable y solvente.
La contabilidad representa un medio para medir los resultados de las transacciones comerciales y un medio de comunicación de la información financiera. Además, el sistema contable debe proporcionar información proyectada para tomar importantes decisiones empresariales en un mundo cambiante.
La gerencia necesita estar segura de que la información contable que recibe es exacta y confiable. Esto se logra a través del sistema del control interno de la empresa. Un sistema de control interno comprende todas las medidas que una organización toma con el fin de:
2 Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y al ineficiencia. 3 Asegurar exactitud y confiabilidad a la información contable y operativa. 4 Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa. 5 Evaluar el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa.
El sistema de control interno incluye todas las medidas diseñadas para asegurar a la gerencia que el negocio opera en su totalidad de acuerdo con el plan trazado.
Cuando se hace una auditoria de los estados financieros, el contador público siempre estudia y evalúa el sistema de control interno de la empresa. Cuanto más fuerte sea el sistema de control interno más garantía tendrá el contador público en la confiabilidad de los estados financieros y de los registros contables.
21
Un principio básico de control interno es que ninguna persona debe manejar todas las fases de una transacción desde el comienzo hasta el final. Cuando las operaciones empresariales están organizadas de tal manera que permitan la participación de dos o más empleados en toda transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de un empleado asegura la exactitud del trabajo de otro. “Los usuarios que utilizan la información contable son:
Los Gerentes de Empresa: Emplean la información contable para fijar metas, desarrollar planes, establecer presupuestos y evaluar posibilidades futuras.
Los Empleados y los Sindicatos: Utilizan la información contable para negociar pagos y para planificar y recibir beneficios como cuidado de la salud, seguros, tiempo de vacaciones y pago por jubilación.
Los Inversionistas y Acreedores: Utilizan la información contable para estimar las utilidades de los accionistas determinar las posibilidades de crecimiento de una empresa y para decir si es buen riesgo de crédito antes de invertir o prestar.
Las Autoridades Fiscales: Utilizan la información contable para planificar sus flujos de impuestos, para determinar las responsabilidades financieras de los individuos y de las empresas y para asegurar que las cantidades correctas sean pagadas en el momento oportuno”.6
6
Horngren Charles T; Sundem, Goryl, Contabilidad Administrativa, 9va Edición, Año 1993. pág. 98-101.
22
2.1.7 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados7
Es
importante
considerar
los
principios
o
prácticas
de
contabilidad
generalmente aceptados, no desde un punto de vista rígido que no podría de manera alguna concordar con la amplia variedad de condiciones de operación que se encontrarán en los negocios, resultando en una variedad igualmente amplia de procesos de contabilidad, sino más bien desde un punto de vista práctico que evidencie la realidad contable y se apegue a las exigencias de orden tributario y empresarial, para obtener mejores resultados.
Los principios de contabilidad se originan en los requerimientos de las bolsas de valore, el gobierno central, los bancos y las empresas en general, lo que ha hecho que los contadores traten de dar cumplimiento con estos pedidos, a cuyo efecto se han organizado en núcleos locales, sectoriales, nacionales e internacionales a fin de dar a la contabilidad un tratamiento tal que se ajuste con las necesidades de quienes requieren utilizar los estados financieros como una herramienta de sus negocios.
Desde 1934 los contadores de New York han comenzado a dictar normas y crear conceptos que sustentan o influyen en los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los congresos internacionales de contabilidad, tomando las experiencias de contadores nacionales e internacionales, han logrado configurar los principios de contabilidad generalmente aceptados. Esto no significa que un determinado país deba justarse ciegamente a estos principios puede dictar sus propios principios; pero siempre ajustados a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los requerimientos de la Bolsa de Valores de New York no son los 7
Econ. José Vicente Vásconez Arroyo, Contabilidad General para el siglo XXI, Edición 2004, pág. 28-32 .
23
mismos que los de las Bolsas de Valores de Quito, Guayaquil, Lima, Buenos Aires, etc.
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad en el marco de conceptos básicos para la preparación y presentación de estados financieros, recomiendan en su parte final que en caso de que no se traten ciertas normas o partidas apliquen los lineamientos contenidos en las Normas Internacionales de Contabilidad.
Bajo los conceptos expresados, podemos clasificar a los principios de contabilidad generalmente aceptados en los siguientes grupos:
1. Derechos de la propiedad privada; 2. Entidad; 3. Negocio en marcha; 4. Unidad monetaria; 5. Consistencia; 6. Diversidad de los sistemas contables; 7. Conservatismo; 8. Revelación suficiente 9. Objetividad 10. Periodo Contable 11. Principio del costo
Derechos de la propiedad privada
La contabilidad se diseña en función de la libre empresa que actúa en un mercado de competencia, donde todos podemos comprar y vender; no existe una restricción gubernamental para hacer de los negocios una profesión habitual. Cada individuo goza de una libertad en asuntos políticos y económicos. En este tipo de economía hay una garantía constitucional de la
24
propiedad privada como inviolable. De ahí que los principios contables generalmente aceptados, que tienen plena vigencia en un país, puedan ser vedados en otro.
Entidad
Una empresa de negocios consiste en una organización de una, dos o más personas que unen sus bienes, dinero y sus intereses en general para lograr fines económicos. Los objetivos de las empresas son el suministro de bienes y servicios a los consumidores, con el propósito de generar utilidades que permitan mantener la empresa, entregar dividendos a los accionistas y el pago a los acreedores, para continuar con el negocio indefinidamente.
Negocio en marcha
El principio de negocio en marcha es fundamental para el mantenimiento de la empresa en el mercado: a nadie le interesa incluirse de alguna manera en una empresa cobijada con la sombra de la liquidación. Por fuerte que aparezca un banco, sus clientes retirarán rápidamente sus depósitos cuando se rumora la liquidación. Nadie se embarcará en un barco si sabe que su casco está roto y pronto se hundirá.
Una empresa generalmente se organiza para una duración ilimitada. Hay casos de excepción como aquellas que se forman para un determinado propósito, y terminado éste, se liquida la empresa.
La complejidad de las operaciones comerciales en
la actualidad requiere de
una planificación a largo plazo; se adquieren activos para ser pagados en varios períodos económicos, se garantiza al personal su estabilidad en el trabajo con incentivos propios en la materia, como la jubilación patronal. La tecnología debe
25
ser modernizada permanentemente, para ofrecer mejores productos a los consumidores y mantenerse en el campo de la competencia sin mayor problema.
Unidad monetaria
Las diversas actividades empresariales permiten el manejo de varios tipos de moneda, como yenes, libras esterlinas, marcos alemanes, etc. Es necesario determinar la unidad monetaria que servirá para el registro contable, en el Ecuador la Ley de Régimen Tributario Interno determina que la moneda es el dólar.
El registro contable se realiza con precios históricos, basándose en el supuesto de que el poder adquisitivo de la unidad monetaria no es de mayor importancia que requiera realizar ajustes permanentes.
En la realidad existe una variación permanente del poder adquisitivo de la moneda, por esa razón a la moneda no se le toma como un común denominador, sino únicamente como unidad de cambio. Las fluctuaciones en el poder adquisitivo de la moneda limitan significativamente los resultados de los estados financieros de un período si no se ajusta la variación del poder adquisitivo de la moneda.
Consistencia
La contabilidad se desarrolla bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas establecidas por los estatutos de las compañías, por las leyes tributarias y otras de aceptación tácita por efectos de períodos anteriores.
26
La consistencia proporciona una mayor utilidad en la comparabilidad de los estados financieros en dos o más períodos contables de una empresa. Si existe un cambio en las prácticas contables, debe avisarse con una nota a los estados financieros para conocer del cambio y poder da una opinión razonable sobre los mismos. Por ejemplo: para el control del inventario se utiliza en unos Ítems el método de primeras entrada primeras salidas PEPS y en otros ítems, el método últimas entradas primera salidas UEPS. Esto métodos se ha venido utilizando consistentemente
durante
varios
períodos
contables,
esto
exige
una
información adecuada en los estados financieros y no viola el concepto de uniformidad.
Diversidad de los sistemas contables
De acuerdo con los principios de la libre empresa, aisladamente pueden adoptar un sistema contable propio diseñado para satisfacer las necesidades financieras internas y externas de la sociedad. Cada uno de los sistemas debe diseñarse bajo las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, la Ley de Régimen Tributario Interno, la Ley de Compañías, etc. Para un inversionista no tiene mayor importancia sobre las re glas o costumbres que adopte una sociedad pan determinar sus utilidades, si previamente conoce el sistema integrado de contabilidad y tiene certeza de que se aplica uniformemente de un año a otro
En el Ecuador, la contabilidad de gobierno a través de la Contraloría General del Estado ha, logrado unificar los sistemas contables entre la diferentes instituciones del sector público; y, era presas de contadores ofrecen paquetes con sistemas de contabilidad de gobierno que se aplican en común a las instituciones del sector público. A pesar de ello existen unidades que tienen
27
noción de lo que sucede y los contadores presentan la información financiera a su manera, con una distorsión total de los resultados
En el sector privado hay opiniones de contadores que manifiestan su poca aceptación con la uniformidad del control contable, expresando que para conseguir esto se hace necesario presentar un catálogo de cuentas único, con las instrucciones relacionadas con el control de inventarios, inversiones, elementos del costo que forman parte de la propiedad, planta y equipo, un análisis de las transacciones que se presentan, descomponiendo el débito y crédito en cada una de ellas. Esta sería una información voluminosa y de poco provecho.
Es obvio que ningún manual, por amplio que sea, satisfará plenamente los requerimientos contables de todas las empresas industriales, por ejemplo: la mayoría de éstas opina que es necesario desarrollar sus propios sistemas para satisfacer mejor sus necesidades particulares de información y control administrativo.
Conservatismo
Es de dudosa validez en la contabilidad, pues da la sensación que se trata de minimizar las utilidades, manteniendo cifras conservadoras que arrojen menores resultados y que puedan traer conflictos con las leyes tributarias, debido a que estarían reduciendo las utilidades. Las ventas, los ingresos, los costos de venta, los gastos, las ganancias y las pérdidas deben contabilizarse de tal manera que reflejen razonablemente los resultados de las operaciones de un período o varios períodos.
El principio del conservatismo nos hace conocer que todos los cálculos mercantiles, las proyecciones de valores, etc., deben realizarse en forma
28
conservadora, no exagerada, manteniendo siempre un criterio sistemático para su aplicación; por ejemplo: en la depreciación de un montacarga, con relación a la depreciación en línea recta y de los números dígitos, la primera nos arroja valores constantes y el segundo procedimiento nos arroja valores decrecientes, de acuerdo con el tipo de industrias.
Por el principio del conservatismo debe aplicarse el método de depreciación de línea recta que aplica al gasto de producción en menor cuantía.
Revelación suficiente
Este principio se refiere al hecho de que los estados financieros deben ser presentados con todo el contenido económico y financiero de la empresa, acompañando las notas explicativas en las cuales se demuestren los hechos trascendentales de la empresa, de modo que la interpretación a los mismos se realice en forma fácil.
Objetividad
Es la evidencia de los documentos de soporte que respaldan a cada una de las transacciones registradas en la contabilidad. La objetividad se usa como un argumento clave de apoyo al principio del costo en la contabilidad. La evidencia de que las transacciones se realizaron radica precisamente en las facturas de compra, de venta, cheques, estados de cuenta y otros documentos de soporte y que han sido verificados adecuadamente por el control interno.
El control interno está diseñado en cada una de las empresas como un plan de organización y todos los métodos son coordinados para salvaguardar, la propiedad, planta y equipo, revisar con precisión los datos contables, promover
29
la eficiencia en la administración, evitar el uso indebido de fondos empresariales, etc.
Período contable
Las actividades comerciales de una empresa son dinámicas, es decir no se detienen en un solo instante: se encuentran en actividad continua; por tanto, al determinar un período contable de un mes, un trimestre, un semestre o de un año se compaginan con los sucesos empresariales.
Principio del costo
Los bienes y servicios que se adquieren deben registrarse a su costo real, que se denomina también costo histórico. Aunque exista una variación de los precios es necesario mantener los registros al costo histórico.
El principio del costo histórico determina que los registros contables deben mantenerse al costo histórico durante el tiempo que la empresa determine, debido a que el costo es una medida confiable.
30
2.2 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA8
2.2.1 Definición Administración Financiera
Técnica que tiene por objeto la obtención, control y el adecuado uso de recursos financieros que requiere una empresa, así como el manejo eficiente y protección de los activos de la empresa.
Es la disciplina que se encarga del estudio de la teoría y de su aplicación en el tiempo y en el espacio, sobre la obtención de recursos, su asignación, distribución y minimización del riesgo en las organizaciones a efectos de lograr los objetivos que satisfagan a la coalición imperante.
Finanzas: Es el arte y la ciencia de administrar dinero en el ámbito de las organizaciones o negocios para darles distintas aplicaciones ya sea como inversión, pagos, productos y servicio.
Administración Financiera: Consiste en maximizar el patrimonio de los accionistas de una empresa a través de la correcta consecución, manejo y aplicación de los fondos que requiera la misma.
2.2.2 Objetivos Administración Financiera ·
Planear el crecimiento de la empresa, tanto táctica como estratégica.
8
http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionFinancieraI, 18 de agosto de 2011, 14:20.
31
·
Captar los recursos necesarios para que la empresa opere en forma eficiente.
·
Asignar recursos de acuerdo con los planes y necesidades de la empresa.
·
Optimizar los recursos financieros.
·
Minimizar la incertidumbre de la inversión.
·
Maximización de las utilidades
·
Maximización del Patrimonio Neto
·
Maximización del Valor Actual Neto de la Empresa
·
Maximización de la Creación de Valor
Si se analizará una empresa, independientemente de su tamaño, identificando cuatro áreas básicas para su manejo: Mercadeo, producción, administración de personal y finanzas, el éxito de su funcionamiento y gestión depende en gran medida del alcance de los objetivos de cada una de ellas.
En el área de Mercadeo el objetivo básico está definido por la satisfacción de las necesidades de los consumidores, complementado con otros objetivos tales como penetración de mercados, metas de ventas, canales de distribución, etc., para lo cual se recurre a la utilización de una serie de herramientas, tales como investigación: de mercados, promoción y publicidad, sistemas de distribución y otros.
En el área de Producción el objetivo básico es la fabricación de la cantidad óptima de unidades al menor costo posible, con la mejor calidad y en un tiempo específico, los complementarios son entre otros lograr niveles mínimos de desperdicio, niveles óptimos de eficiencia en maquinaria y mano de obra. Para esto se cuenta con herramientas tales como estudios de tiempo y movimientos, programación lineal, estadísticas y diseños.
32
El área de Administración de personal busca fundamentalmente alcanzar la satisfacción de las necesidades de los trabajadores, complementado con la capacitación, la recreación, y el bienestar social entre otros del talento humano, recurriendo a herramientas tales como técnicas de motivación, estudios salariales, círculos de calidad y otros.
Por último, el objetivo básico financiero está definido, no como cree mucha gente en la maximización de utilidades, sino como la maximización de la riqueza de los dueños de la empresa, la cual viene a ser igual a la maximización del valor de la empresa.
En las empresas con ánimo de lucro, la obtención de utilidades es uno de los objetivos principales. Las finanzas modernas consideran como el objetivo básico financiero la maximización del valor de la empresa. Este se expresa en términos de maximización de la riqueza de los propietarios, de maximización de la inversión en la institución.
El valor de la riqueza de los accionistas se determina por el valor de las acciones en el mercado. Si este aumenta, el valor de su riqueza (representada en acciones) aumenta.
En entidades sin fines de lucro evidentemente la obtención de utilidades no es ni debe ser el objetivo dominante. El responsable de las finanzas en estas instituciones debe tener esto siempre presente. En este caso la función financiera debe orientarse y guiarse por la maximización de su contribución al logro de los objetivos para los cuales fueron establecidas las instituciones.
La maximización de las utilidades incide en el aumento del valor de la empresa, en los siguientes factores: La actividad, los directivos, las políticas de dividendos, las perspectivas futuras del negocio y del sector, los factores
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políticos, sociales, económicos, culturales, tecnológicos y ecológicos, es decir el medio ambiente que lo rodea. Debe mirarse a largo plazo, caso en el cual se convierten en maximización de riqueza.
2.2.3 Funciones Administración Financiera
La mayor parte de las decisiones empresariales se miden en términos financieros.
La importancia de la función administrativa financiera depende del tamaño de la empresa, en compañías pequeñas, la función financiera la desempeña el departamento de contabilidad. Al crecer una empresa es necesario un departamento separado ligado al presidente de la compañía (o director general) por medio de un vicepresidente de finanzas, conocido como gerente financiero.
El tesorero y el contralor se reportan al vicepresidente de finanzas.
El tesorero coordina las actividades financieras, tales como: planeación financiera y percepción de fondos, administración del efectivo, desembolsos de capital, manejo de créditos y administración de la cartera de inversiones.
El contralor se ocupa de actividades contables, administración fiscal, procesamiento de datos así como la contabilidad financiera y de costos.
La función administrativa financiera está muy ligada con la economía y la contaduría.
La importancia de la función financiera depende en gran parte del tamaño de la empresa. En empresas pequeñas la función financiera la lleva a cabo
34
normalmente el departamento de contabilidad, a medida que la empresa crece la importancia de la función financiera da por resultado normalmente la creación de un departamento financiero separado; una unidad autónoma vinculada directamente al presidente de la compañía, a través de un administrador financiero. La administración financiera actual se contempla como una forma de la economía aplicada que hace énfasis a conceptos teóricos tomando también información de la contabilidad.
El conocimiento de la economía es necesario para entender tanto el ambiente financiero como la teoría de decisiones que son la razón fundamental de la administración financiera. La función financiera es necesaria para que la empresa pueda operar con eficiencia y eficacia.
Para muchos la función financiera y contable de un negocio es virtualmente la misma.
Frente al tratamiento del manejo de los fondos, el contador, prepara los Estados financieros partiendo de la premisa de que los ingresos se reconocen como tales en el momento de la venta y los gastos cuando se incurren en ellos. El administrador financiero se ocupa de mantener la solvencia de la empresa, obteniendo los flujos de caja necesarios para satisfacer las obligaciones y adquirir los activos fijos y circulantes necesarios para lograr los objetivos de la empresa y en vez de reconocer los ingresos y los gastos como lo hace el contador, este los reconoce con respecto a entradas y salidas de efectivo.
Frente a la toma de decisiones, las obligaciones del funcionario financiero de una empresa difieren de las del contador en que este último presta la mayor parte de su atención a la compilación y presentación de datos financieros, el funcionario financiero evalúa los informes del contador, produce datos adicionales y toma decisiones basado en su análisis.
35
El contador de la empresa suministra datos de fácil presentación en relación con las operaciones de la empresa en el pasado, presente y el futuro. El administrador financiero utiliza estos datos en la forma en que se le presentan o después de haber hecho ciertos ajustes y modificaciones como un insumo importante en el proceso de la toma de decisiones financieras. Esto no implica que el contador nunca tome decisiones o que el administrador financiero nunca recoja información.
2.2.4 Formas Básicas Organización de una Empresa
Una de las primeras decisiones que se tendrá que tomar como propietario de una empresa, es cómo deberá estructurarse. Esta decisión tendrá implicaciones a largo plazo, por lo que se recomienda consultar con un contador y un abogado para seleccionar el tipo de empresa idónea. Para tomar una decisión, debe tenerse en cuenta lo siguiente: ·
La visión del tamaño y naturaleza de la empresa.
·
El nivel de control que se desea tener.
·
El nivel de “estructura” con el que está dispuesto a lidiar.
·
La vulnerabilidad de la empresa a demandas legales.
·
Las implicaciones fiscales (de impuestos) de las distintasv formas de propiedad de la empresa.
·
Las ganancias (o pérdidas) anticipadas de la empresa.
·
Si se necesitará o no volver a invertir las ganancias en lav empresa.
·
La necesidad de que el negocio pueda pagar un sueldo alv propietario.
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Existen dos formas principales para la organización de los negocios: personales (unipersonales o propietarios únicos) y corporaciones (sociedades). Las empresas personales son de mayor número, mientras que las sociedades o corporaciones son las más importantes por el monto de ventas, activos, utilidades y contribuciones fiscales.
A).Empresas Personales
Características:
La gran mayoría de empresas pequeñas se inician con un sólo propietario. Estas compañías están en manos de una sola persona, quien normalmente es responsable de las operaciones diarias para su funcionamiento. Los propietarios únicos poseen todos los valores de la empresa y las ganancias generadas por ésta (la administra para su beneficio propio). También asumen la responsabilidad total por cualquiera de los pasivos o deudas. A los ojos de la ley y del público, el propietario y su negocio son lo mismo. Ejemplos: Tienda de abarrotes, taller mecánico, zapatería, etc.
Normalmente el propietario dirige la organización con la ayuda de algunos empleados, casi siempre su capital se deriva de recursos personales o de préstamos y es responsable de todas las decisiones.
B). Sociedades y/o Corporaciones
-
Sociedades.
En una sociedad, dos o más personas comparten la propiedad de un solo negocio o empresa. Al igual que los propietarios únicos, la ley no distingue entre la empresa y sus dueños. Los socios deben contar con un acuerdo legal que
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establece cómo se tomarán las decisiones, repartirán las ganancias, resolverán las disputas, admitirán o ingresarán nuevos socios, comprarán las acciones de un socio saliente, o qué pasos deberán seguirse para disolver la sociedad en caso necesario. También deben decidir desde un principio, cuánto tiempo y capital invertirá cada uno de los socios, etc.
Tiene las facultades de una persona, de poder demandar y ser demandada, celebrar y ser objeto de contratos y adquirir propiedades a su nombre.
-
Corporaciones.
Una corporación es una persona jurídica (distinta de una persona física) que a menudo posee derechos amparados por la ley similares a aquellos de una persona natural, pueden referirse como corporaciones a las “personas morales”.
Una corporación puede ser un ayuntamiento, una universidad, una iglesia, una empresa, un gremio, un sindicato u otro tipo de persona colectiva. En la práctica moderna, por contaminación del uso en inglés de la palabra corporación muchas personas utilizan la palabra “corporación” para referirse a una entidad comercial establecida de acuerdo al marco legal.
Una corporación, es considerada por la ley como una entidad única, separada y aparte de sus dueños. Una corporación puede estar sujeta al pago de impuestos, ser demandada
y establecer
contratos
contractuales. Los
propietarios de una corporación son sus accionistas, quienes eligen a los miembros del consejo de administración para que supervisen las políticas y decisiones más importantes de la compañía. La corporación cuenta con una vida propia y no se disuelve en caso de que cambien los propietarios.
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-
Características:
La corporación suele ser una forma de organización mercantil predominante en lo que se refiere a ingresos y utilidades netas. El termino corporación asido definido como: “una entidad artificial, invisible, intangible y que existe solamente ante la ley, también se le conoce como entidad legal”
La Función Financiera en las diferentes formas de organización, La función de la administración de efectivo, La administración del efectivo comprende el manejo del dinero de la organización y obtener así la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de ingresos por intereses sobre cualquier fondo que no se esté utilizando. En el extremo la función comienza cuando un cliente extiende su cheque para pagarle a la organización una cuenta por cobrar; la función termina cuando un proveedor, un empleado o el gobierno obtiene fondos cobrados por la organización para el pago de una cuenta por pagar o una acumulación. Todos los activos entre estos dos puntos caen dentro de la esfera de la administración del efectivo. Los esfuerzos de la organización para hacer que los clientes paguen sus cuentas en tiempo determinado caen dentro de la administración de las cuentas por cobrar. Por otra parte, su decisión sobre cuando pagar las cuentas incluye la administración de las cuentas por pagar y las acumulaciones.
Por lo general la tesorería o la gerencia financiera de una organización administran el efectivo. El presupuesto de efectivo, útil para el proceso, suele ser una proyección mensual de los ingresos y las deudas. El presupuesto de efectivo indica la posible disponibilidad del mismo en relación tanto como el momento como la magnitud. En otras palabras, dice cuanto efectivo es probable que se tenga, cuando y durante cuánto tiempo. Es necesario tomar en cuenta la incertidumbre y, para hacerlo, se preparan presupuestos de efectivo múltiples
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bajo supuestos alternos. En esta forma el presupuesto de efectivo sirve de base a la planeación y control del mismo.
Además del presupuesto de efectivo la organización necesita contar con información sistemática sobre el efectivo, así como cualquier tipo de sistema de control. Casi siempre la información se maneja por computadora, a diferencia de otros sistemas manuales. En cualquier caso, es necesario obtener informes frecuentes, de preferencia de forma diaria o incluso con más frecuencia, sobre los saldos de efectivo en cada cuenta de banco, sobre el efectivo pagado, sobre los saldos diarios promedios y sobre la situación en valores realizables de la organización, así como un informe detallado de los cambios en esta posición. Numerosos bancos proporcionan esta información vía Internet también es útil disponer de información relativa a los ingresos y desembolsos de efectivo más importantes que se esperan. Toda la información es esencial si la empresa desea administrar su efectivo de modo eficiente.
El administrador financiero juega un papel importante en la empresa, sus funciones y su objetivo pueden evaluarse con respecto a los Estados financieros Básicos. Sus tres funciones primarias son:
-
El análisis de datos financieros
-
La determinación de la estructura de activos de la empres
-
La fijación de la estructura de capital
1. Análisis de datos financieros (Planeación financiera). Esta función se refiere a la transformación de datos financieros de tal manera que puedan utilizarse para controlar la posición financiera de la empresa, a hacer planes para financiamientos futuros, evaluar la necesidad para incrementar la capacidad productiva y a determinar el financiamiento adicional que se requiera.
40
2.
Determinación
de
la
estructura
de
activos
de
la
empresa
(Administración de los activos). El administrador financiero debe determinar la cantidad de dinero que comprenden los activos circulantes y fijos, así como el tipo de activos que se encuentran en el Balance de la empresa.
Una vez que se determinan la cantidad de dinero, el gerente financiero debe determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activos circulante. Asimismo, debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que deben adquirirse. Debe saber en qué momento los activos fijos se hacen obsoletos y si es necesario reemplazarlos o modificarlos.
La determinación de la estructura óptima de activos de una empresa requiere de perspicacia y estudio de las operaciones pasadas y futuras de la empresa, así como también comprensión de los objetivos a largo plazo.
3. Determinación de la estructura de capital (Generación de fondos). Esta función se ocupa del pasivo y capital en el Balance. Deben tomarse dos decisiones fundamentales acerca de la estructura de capital de la empresa. Primero debe determinarse la cantidad de dinero más adecuada de financiamiento a corto plazo y largo plazo, esta es una decisión importante por cuanto afecta la rentabilidad y la liquidez general de la compañía. Debe determinar cuáles fuentes de financiamiento a corto o largo plazo son mejores para la empresa en un momento determinado. Muchas de estas decisiones las impone la necesidad, algunas requieren un análisis minucioso de las alternativas disponibles, su costo y sus implicaciones a largo plazo.
El administrador financiero al hacer una evaluación del Balance General, debe observar el funcionamiento de la empresa y buscar áreas problemáticas y áreas que sean susceptibles de mejoras. Al determinar la estructura de activos de la empresa, se da forma a la parte del activo y al fijar la estructura de capital se
41
están construyendo las partes del pasivo y capital en el Balance. También debe cumplir funciones específicas como:
-
Evaluar y seleccionar clientes
-
Evaluación de la posición financiera de la empresa
-
Adquisición de financiamiento a corto plazo
-
Adquisición de activos fijos
-
Distribución de utilidades
El objetivo final que debe cumplir el administrador financiero debe ser alcanzar los objetivos de los dueños de la empresa. Frente a esto el administrador debe plantear una estrategia más viable que los esfuerzos para maximizar utilidades. Una estrategia que haga hincapié en el aumento del valor actual de la inversión de los dueños y en la implementación de proyectos que aumenten el valor en el mercado de los valores de la empresa.
Al utilizar la estrategia de maximizar la riqueza, el gerente financiero se enfrenta con el problema de la incertidumbre al tener en cuenta las alternativas entre diferentes tipos de rendimiento y los niveles de riesgo correspondientes. Utilizando su conocimiento de estas alternativas previstas de riesgo rendimiento, perfecciona estrategias destinadas a incrementar al máximo la riqueza de los dueños a cambio de un nivel aceptable de riesgo.
42
2.3
CONTROL INTERNO9.
Se define el control interno como “un proceso, efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:
-
Eficacia y eficiencia en las operaciones
-
Fiabilidad de la información financiera y operativa
-
Salvaguardar recursos de la entidad
-
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
-
Prevenir errores e irregularidades”
2.3.1 Objetivos del Control Interno
-
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la Empresa.
-
Obtener información exacta.
-
Creación de normas y procedimientos internos.
-
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos.
9
Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad Financiera, 9a. edición, pág. 355
43
2.3.2 Elementos del Control Interno
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno dentro de la entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos: ·
Ambiente de Control.- Está dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de la empresa, los clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía, los conozcan y se identifiquen con ellos.
·
Evaluación de riesgos.- Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifiquen los riesgos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
·
Procedimientos de control.- Son emitidos por la dirección y consiste en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento de los objetivos de la entidad, y que son ejecutados por toda la organización. Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos.
·
Supervisión.-
Mediante
el
monitoreo
continuo
efectuado
por
la
administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. La supervisión comprende supervisión interna (auditoría interna) por parte de las personas de la empresa y evaluación externa (auditoría externa) que la realizan entes externos a la empresa. ·
Sistemas de información y comunicación.- Se utilizan para identificar, procesar y comunicar la información al personal, de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades de 44
la entidad y de la gestión y control que se realizan en cada una de ellas. Igualmente, se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración.
Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevención del fraude: ·
Procedimientos de control
·
Personal competente y rotación de puestos
·
Custodios de activos
·
Separación de funciones
·
Medidas de seguridad
·
Firmas autorizadas
Control interno sobre el efectivo
Los objetivos de un eficaz sistema de control interno sobre el efectivo se pueden resumir en dos:
1. Salvaguardar el efectivo. 2. Lograr una Contabilidad más precisa.
Para alcanzar estos objetivos, se deben dictar políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo, custodia y desembolsos del efectivo, así:
-
Separar las funciones financieras, especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable.
45
-
Conseguir que el efectivo recaudo durante el día sea depositado, a más tardar, el siguiente día en forma exacta a las cuentas bancarias de la empresa.
-
Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre de la beneficiaria, y para el libramiento, consten con las firmas de dos funcionarios autorizados. Control interno de inventario10.
El costo del inventario es un elemento importante en los estados financieros de muchas empresas. ¿A qué se refiere el término inventario? El inventario consiste en: 1) Las mercancías se tiene para vender al realizar las actividades cotidianas de la empresa, y 2) los materiales en proceso de producción o disponibles para fines de producción. Debe empezar en cuanto se reciben los artículos. El departamento de recepción de la empresa debe llenar los informes de recepción foliados para iniciar la contabilización del inventario. A fin de que los artículos recibidos sean los que realmente se pidieron, cada informe de la mercancía. De igual manera el precio con el que solicitaron los artículos, como aparece en el pedido de compra, debe comprarse contra el precio que el proveedor carga a la compañía, según se muestra en su factura, la compañía debe registrar las mercancías y la cuenta por pagar en los registros contables.
Entre los controles para salvaguardar los inventarios se incluye la instauración de medidas de seguridad para evitar daños a las mercancías o robos por parte de los empleados. Las mercancías, deben almacenarse en una bodega o en otra área de acceso restringido, a la que se permita el paso sólo a empleados autorizados. El retiro de mercancías del almacén debe controlarse con el uso de requisiciones debidamente autorizadas. El área de almacén debe tener un 10
Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad Financiera, 9a. edición, pág. 355
46
ambiente controlado para evitar daños causados por el clima. Además, cuando la empresa no esté trabajando o no esté abierta, el almacén debe permanecer cerrado con llave.
El uso de un sistema de inventario perpetuo también proporciona un medio efectivo de control de inventario. Las existencias de cada tipo de mercancía están siempre disponibles en un libro mayor de inventario auxiliar. Además este libro mayor puede ser útil para mantener las existencias en niveles adecuados. Es frecuente que la comparación de los saldos contra niveles máximos y mínimos predeterminados permita solicitar oportunamente nueva mercancía y evitar que se ordene en exceso.
A fin de lograr la exactitud en la cantidad de existencias que se presenta en los estados financieros, las empresas comerciales deben tomar un inventario físico, es decir, contar las mercancías. En el sistema de inventario perpetuo, el inventario físico se compara contra el inventario registrado para así determinar las mermas o faltantes. Si la merma de inventario es inusualmente grande, los directivos pueden investigar y tomar medidas necesarias para corregirla. Saber que se tomará el inventario físico también ayuda a evitar robos por parte de los empleados, o bien, el mal uso de los artículos en existencia.
¿Cómo toman las empresas el inventario físico?, El primer paso de este proceso consiste en determinar la cantidad que se tiene de cada tipo de mercancía propiedad de la empresa. Una práctica común es utilizar equipos de dos personas. Una determina la cantidad y la otra elabora, en hojas de conteo de inventario, una lista con la cantidad y descripción. Por lo general, los supervisores o un segundo equipo de conteo verifican las cantidades de artículos de costo mayor. ¿Qué mercancías deben incluirse en un inventario?
47
Todas las mercancías que son propiedad del negocio a la fecha del inventario. En el caso de mercancías en tránsito, el propietario es el titular (el vendedor o comprador) de la mercancía en la fecha que se levanta el inventario. A fin de determinar quién es el titular, es necesario analizar las facturas de compra y venta de los últimos días del periodo en curso y los primeros días del periodo siguiente. Efecto de los errores del inventario en los estados financieros.Cualquier error al contar las existencias en inventario afecta tanto al balance general como al estado de resultados. Por ejemplo un error en el inventario físico lleva a la presentación equivocada del inventario final, activos circulantes y total de activos en el balance general. Ello se debe a que el inventario físico es la base para registrar los asientos de ajuste relacionados con la merma en inventarios. Asimismo, un error al tomar el inventario físico origina errores en la presentación del costo de las mercancías vendidas y la utilidad bruta y neta en el estado de resultados. Además, debido a que la utilidad neta se cierra contra el capital contable al terminar el periodo, dicho capital se presenta erróneamente en el balance general. Estos errores del capital contable equivalen al error en el inventario final, activos circulantes y total de activos.
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2.4 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERANIIF'S11 NIIF 1 Adopción por primera vez de NIFF. Vigencia 01-01-2004.- Presenta una visión general para una empresa que adopte las NIFF por primera vez como base de presentación de sus estados financieros anuales con carácter general, correspondiente al ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2005. Exige:
1. Seleccionar sus políticas contables en función de las NIIF, vigentes al 31 de diciembre de 2005.
2. Preparar, al menos los estados financieros de 2005 y 2004 y rehacer a efectos comparativos con carácter retroactivo el balance de apertura (primer periodo para el que presente estados financieros comparativos completos), aplicando las NIFF vigentes al 31 de diciembre de 2005.
a. Dado que la NIC 1 exige como mínimo la presentación de información comparativa del ejercicio anterior al periodo que se presenta, el balance de ape3rtura será el del 1 de enero de 2004, cuando no el anterior.
b. Si una empresa que adopte estas normas el 31 de diciembre de 2005 presente una selección de datos financieros (sin presentar unos estados financieros completos) conforme a NIIF para periodos anteriores a 2004, además de los estados financieros completos de 2004 y 2005, esto no cambia el hecho de que su
11
Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General, Quinta Edición, pág. 14-16
49
balance de apertura conforme a NIIF tenga facha del 1 de enero de 2004.
Para el caso de Ecuador, los ejercicios correspondientes son los que concluyan en 2009 y 2008.
NIIF 2 Pagos basados en acciones. Vigencia 01-01-2005.-Establece el tratamiento contable de una operación en la que una sociedad reciba o adquiera bienes o servicios, ya sea en contraprestación por sus instrumentos de capital, o mediante la asunción de pasivos de importe equivalente al precio de las acciones de la sociedad o a otros instrumentos de capital de la sociedad.
NIIF 3 Combinación de negocios. Vigencia 31-03-2004 (reemplaza a la NIC 22).- Dispone la información financiera que debe presentar una sociedad cuando lleva a cabo una combinación de negocios. El método de compra se utiliza para todas las combinaciones de negocios. (El método de unión de intereses, que se utilizaba en virtud de la NIC 22 en determinados casos, queda prohibido).
NIIF 4 Contratos de seguros. Vigencia 01-01-05.- Instituye los requisitos de información financiera aplicables a contratos de seguros, hasta que el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) termine la segunda fase de su proyecto sobre normas aplicables a los contratos de seguros.
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y explotaciones en Interrupción definitiva. Vigencia 01-01-2005.- Implanta el tratamiento contable de los activos mantenidos para la venta y los requisitos de presentación e información de explotaciones en interrupción definitiva. Introduce la clasificación “mantenido para la venta” y el concepto de conjunto de
50
enajenación (grupo de activos que se enajena en una misma operación, incluidos los correspondientes pasivos que también se transfieren).
NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales. Vigencia 01-012006.- Define los requisitos de presentación de información financiera aplicables a la exploración y evaluación de recursos minerales. Una sociedad puede desarrollar su política contable para activos de exploración y evaluación de conformidad con las NIIF, sin considerar específicamente los requisitos recogidos en los párrafos 11 y 12 de la NIC 8, que establecen la jerarquía de las fuentes de PCGA según NIIF; a falta de una norma específica. Por ello, una sociedad que adopte la NIIF 6 podrá seguir utilizando sus políticas contables existentes.
NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar. Vigencia 01-012007.- Requiere a las entidades que, en sus estados financieros, revelen información que permita a los usuarios evaluar:
a. La relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el rendimiento de la entidad; y, b. La naturaleza y el alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el ejercicio y en la fecha de presentación, así como la forma de gestionar dichos riesgos.
NIIF 8 Segmentos operativos. Vigencia 01-01-2009.- Exige que las entidades adopten “el enfoque de la dirección” al revelar información sobre el resultado de sus segmentos operativos. En general, ésta es la información que la dirección utiliza internamente para evaluar el rendimiento de los segmentos y decidir cómo asignar los recursos a los mismos.
51
2.4.1 Norma Internacional de Contabilidad Nº2 – Existencias12
Esta Norma revisada sustituye a la NIC 2 (revisada en 1993) Existencias, y se aplicará en los ejercicios anuales que comiencen a partir del 1 de enero de 2005.
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos.
Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias.
Existencias son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación; (b) en proceso de producción de cara a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.
Valor neto realizable: es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
12
D. Juan M. Aguirre Ormaechea, Contabilidad General-Nuevas Normas Internacionales de Contabilidad, edición VI, pág. 840
52
Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.
Entre las existencias también se incluyen los bienes comprados y almacenados para revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercaderías adquiridas por un minorista para revender a sus clientes, y también los terrenos u otras inversiones inmobiliarias que se tienen para ser vendidos a terceros.
También son existencias los productos terminados o en curso de fabricación por la entidad, así como los materiales y suministros para ser usados en el proceso productivo. En el caso de un prestador de servicios, las existencias incluirán el coste de los servicios para los que la entidad aún no haya reconocido el ingreso ordinario correspondiente.
El coste de las existencias comprenderá todos los costes derivados de la adquisición y transformación de las mismas, así como otros costes en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales. El coste de las existencias, se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o coste medio ponderado.
La entidad utilizará la misma fórmula de coste para todas las existencias que tengan una naturaleza y uso similares dentro de la misma. Para las existencias con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de coste también diferentes.
El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y
53
segregados para proyectos específicos, se determinará a través de la identificación específica de sus costos individuales.
Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se reconocerá como
gasto
del periodo
en
el que
se
reconozcan
los
correspondientes ingresos de operación.
El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como todas las demás pérdidas en los inventarios, serán reconocidas en el periodo en que ocurra la rebaja o la pérdida.
El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de los inventarios, que hayan sido reconocidos como gasto, en el periodo en que la recuperación del valor tenga lugar.
54
2.5 MODELOS DE INVENTARIOS En todos los ambientes de negocios, el gerente o propietario, debe saber cómo y cuándo hacer pedidos para mantener las existencias suficientes y satisfacer la demanda, restableciendo al inventario continuamente, sin caer en el problema que representa mantener cantidades demasiado grandes o muy pequeñas en existencias, ya que las dos situaciones pueden causar problemas en los resultados económicos de las empresas y, lo que es más, la pérdida del prestigio de las firmas comerciales hacia los clientes. De esta forma se puede concluir que una administración eficaz de los inventarios puede representar la obtención de utilidades en las empresas, o un manejo ineficiente de los mismos, pérdidas significativas en las mismas. 2.5.1 Características claves de un modelo de Inventarios13 ·
El inventario pertenece a uno y tan solo un artículo.
·
El
inventario
se
abastece
por
lotes
en
vez
de
remplazarse
continuamente. ·
La demanda es determinística y ocurre a una tasa constante conocida de (D) unidades por período.
·
El tiempo guía (L) es determinístico y se conoce (por ejemplo, L = 2 semanas significa que un pedido colocado hoy llega al inventario 2 semanas después).
·
El déficit no está permitido. Es decir, siempre debe haber suficiente inventario a la mano para satisfacer la demanda.
·
Los pedidos ocurren en una cantidad fija (Q*), cuando el inventario llega a un cierto punto hay que realizar nuevos pedidos (R). La implantación
13
Ing. Fernando Borja, Administración de Abastecimientos-Nota Técnica, edición 2010, pág. 25.
55
de esta política de reordenamiento requiere, por tanto, la comprobación regular de inventario para determinar cuánto alcanza el nivel R. Los valores apropiados tanto de (Q*) como de (R) se escogen para obtener un costo total mínimo global basado en los siguientes componentes: ·
Un costo de pedidos fijos de $K por pedido.
·
Un costo de compra de $C por unidad, sin importar el número de unidades pedidas (es decir, no existe ningún descuento de cantidad).
·
Una tasa de transferencia (i) (es decir, el costo de conservación de H = (i * C) por cada unidad en inventario por período.
·
Los costos de déficit son irrelevantes por que los déficits no se permiten.”2
Ejemplo.- Determinado laboratorio químico, requiere para sus análisis un reactivo químico especial, el cual se solicita a un proveedor externo. Como jefe de suministros, debe determinar cómo y cuándo hacer pedidos para asegurar que al laboratorio nunca se le termine este componente químico y al mismo tiempo, mantener el costo total tan bajo como sea posible.
Para aplicar el modelo se considera la siguiente información adicional:
1. Los registros anteriores indican que la demanda ha sido relativamente constante a 1200 litros por mes y por tanto puede considerarse determinística. 2. El proveedor se ha comprometido a satisfacer los pedidos en 1 semana (es decir tiempo guía L = 1 semana). 3. El déficit no está permitido. 4. Un costo fijo de $120 para cubrir los costos de colocar un pedido, pagar los cargos de entrega; etc. 5. Un costo de compra de $40 por litro sin descuento de cantidad.
56
6. Una tasa de transferencia de 30% por año (es decir, i = 0.30) para reflejar el costo de almacenar el componente químico en un área especial, así como el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario ocioso.
Resolución.- Hay que unificar la información en término de un período común, para el ejemplo consideraremos un año.
Con esta condición los datos útiles son: 1. D = Demanda anual D = 1.200 * 12 = 14.400 2. L = Tiempo guía L = 1 semana = 1/52 de año 3. i = Tasa de transferencia anual de i = 0.30 4. K = Costo de pedido K = $120 por pedido 5. C = Costo de compra C = $40 por litro 6. H = Costo de conservación anual por unidad=0.3*40=$12por litro al año.
En primera instancia, para demostrar cómo varían los costos de administración y conservación de acuerdo a las diferentes cantidades solicitadas y mantenidas en el inventario, aplicaremos diferentes estrategias de pedidos y a través del método del tanteo, evaluaremos cada una de ellas en la siguiente tabla. El laboratorio trabaja 360 días al año.
57
En donde:
58
2.5.2 Cantidad óptima de pedido14
En este tema se estudiará con detenimiento la forma de llegar a determinar a través de las distintas formulas, la cantidad óptima de pedido, considerando para ello la combinación exacta entre los costos de administración o pedido y los de conservación o mantenimiento.
Por lo señalado en la unidad anterior, es preciso determinar una estrategia tal que se equilibren los costos de administración y conservación.
Estrategia óptima
Esta estrategia se obtiene como producto de derivar la fórmula del costo total:
14
Ing. Fernando Borja, Administración de Abastecimientos-Nota Técnica, edición 2010, pág. 28.
59
Como se pude apreciar el costo total de la cantidad óptima de pedido Q* es inferior a todos los demás costos calculados en la tabla, con lo cual se demuestra que el costo de equilibrio es el menor.
Con los datos así obtenidos es factible obtener el número de pedidos por período y el tiempo entre pedidos y la determinación del punto de nuevos pedidos de acuerdo a la cantidad óptima de pedidos.
Lo cual significa que de acuerdo a la cantidad óptima, se deben realizar 27 pedidos en promedio.
Es decir que tendrá que realizar los pedidos cada 13 días.
60
Una vez que se ha determinado la cantidad óptima de pedido, el número de pedidos y cada qué tiempo pedir, es necesario calcular cuando colocar dichos pedidos. Esto es necesario para identificar el punto de nuevos pedidos.
Punto de nuevos pedidos R= L * D = 1/52 *14.400 = 276.9 unidades.
Cuando el inventario del reactivo alcance un nivel de 277 litros, debe colocarse un nuevo pedido de 537 litros.
2.5.3 Métodos de costeo de inventario en un sistema de inventario perpetuo15
En el sistema de inventario perpetuo, todos los incrementos y decrementos de mercancías se registran de manera parecida a la que se emplea para registrar los incrementos y decrementos del efectivo, como se señaló en el capítulo anterior. La cuenta de inventario de mercancías al principio del ejercicio contable indica las existencias de mercancías en esa fecha Las compras se registran con cargo a Inventario de mercancías y abono a Efectivo o Cuentas por pagar. En la fecha de cada venta se registra el costo de las mercancías vendidas con un débito en Costo de las mercancías vendidas y un crédito en Inventario de mercancías.
Al comprar unidades idénticas de un producto diferentes costos unitarios durante un periodo debe suponerse un flujo de costos.
15
Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad Financiera, 9a. edición, pág. 360.
61
2.5.3.1 Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Muchas empresas tratan de vender los artículos en el compran.
orden en que los
Ello resulta especialmente válido en el caso de los bienes
perecederos y otros cuyos estilos o modelos cambian con frecuencia. Por ejemplo, las tiendas de abarrotes colocan en sus estantes los productos lácteos por fecha de caducidad. De igual manera, las tiendas de ropa para dama y caballero exhiben las prendas por temporada. Al final de cada temporada, muchas veces tienen baratas para sacar de la tienda la ropa de la temporada que termina o ya pasada de moda.
Por ende, el método de primeras entradas, primeras salidas, suele ser compatible con el movimiento o flujo físico de las mercancías.
Siendo éste el caso, el método PEPS genera resultados casi iguales
a los
obtenidos identificando los costos específicos de cada artículo vendido y existente en el inventario.
Cuando se utiliza el método PEPS para costear el inventario, los costos se incluyen en el costo de las mercancías vendidas en el orden en que se incurre en ellos.
En la figura 9-3 se muestran los asientos de libro diario de compras y ventas, así como la cuenta del libro mayor auxiliar de inventarío del artículo 127B. En la cuenta puede verse el número de unidades en existencia después de cada transacción, junto con los costos totales y unitarios. Se supone que las unidades se venden en $30 cada una, a crédito o a cuenta.
Se ilustra con los siguientes datos, del artículo 127B:
62
Ene.
·
Artículo 127B
Unidades
Costo
1
Inventario
10
$20
4
Venta
7
10
Compra
8
22
Venta
4
28
Venta
2
30
Compra
10
21
22
Asientos y cuenta Inventario perpetuo (PEPS) figura 9.3.
FECHA Ene.
DESCRIPCIÓN 4 Cuentas por cobrar
DEBE 210
Ventas 4 Costo de las mercancías vendidas
210 140
Inventarío de mercancías 10 Inventario de mercancías
140 168
Cuentas por pagar 22 Cuentas por cobrar
168 120
Ventas 22 Costo de las mercancías vendidas
120 81
Inventario de mercancías 28 Cuentas por cobrar
81 60
Ventas 28 Costo de las mercancías vendidas
60 42
Inventario de mercancías 30 Inventarios de mercancías Cuentas por pagar
HABER
42 220 220
63
Art. 127 B Compras
Costo de las
Inventario
mercancías vendidas Fecha Cantidad
Costo unitario
Costo Cantidad total
Costo unitario
Costo Cantidad
10
7 8
21
28 10
22
140
168
22
30
20
220
Costo
unitario
total
10
20
200
3
20
60
3
20
60
8
21
168
total
Ene 1 4
Costo
3
20
60
1
21
21
7
21
147
2
21
42
5
21
105
5
21
105
10
22
220
Observe que después de vender siete unidades el 4 de enero se tenían en inventario tres unidades, a $20 cada una. Las 8 unidades compradas el 10 de enero se adquirieron con costo unitario de $21, no de $20. Por lo tanto, el inventario después de la compra del 10 de enero se presenta en dos líneas, tres unidades a $20 cada una y ocho a $21. A continuación, observe que el costo de $81 de las 4 unidades vendidas el 22 de enero se conforma de las tres unidades restantes a $20 cada una y una más a $21. En este punto, hay 7 unidades en el inventario, con costo de S21 por unidad. El resto de la ilustración se explica de manera similar.
64
2.5.3.2 Método de costo promedio
Cuando se utiliza el método de costo promedio en un sistema de inventario perpetuo, con cada compra se calcula un costo unitario promedio para cada tipo de artículo. Este costo unitario se utiliza luego para determinar el costo de cada venta, hasta que se realice otra compra y se calcule un nuevo promedio. Esta técnica se llama promedio móvil.
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.
El promedio ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado.
65
2.5.3.3 Método de valuación al costo más bajo o costo de mercado
Si el costo de reposición de un artículo existente en inventario es menor que el de su compra original, se utiliza el método de costo más bajo o costo de mercado (MBCM) para valuar el inventario. Mercado, en la expresión costo más bajo o costo de mercado, es el costo de reposición de la mercancía a la fecha del inventario. Este valor de mercado se basa en las cantidades que se compran normalmente al proveedor habitual. En los giros donde la inflación es la norma, los precios de mercado pocas veces bajan. En otros donde la tecnología cambia con rapidez (por ejemplo, microcomputadoras y televisores), es común la reducción de los precios de mercado. La ventaja principal del método de costo más bajo o de mercado, es que la utilidad bruta (y el ingreso neto) se reduce en el mismo periodo en el que ocurre la baja en el precio de mercado.
Al aplicar el método de costo más bajo o de mercado, el costo original y el de reposición pueden determinarse de tres maneras: 1) por cada artículo del inventario, 2) por clases o categorías principales de inventario, o 3) respecto del inventario en su totalidad. Por lo general, en la práctica se determinan el costo original y el de reposición de cada artículo.
A manera de ejemplo, suponga que se tienen 400 unidades idénticas del artículo A en inventario, adquiridas a un costo unitario de $10. 25 cada una. Si costara $10.50 reponer el artículo en la fecha del inventario, éste costo se multiplicaría por 400 para determinar el valor del inventario. Por otra parte si se pudiera reponer el artículo a $9.50 la unidad se usaría el costo de reposición de $9.50 para propósitos de valuación.
En la figura 9.7 se ilustra un método para organizar los datos de inventario y aplicar el método de costo más bajo o de mercado a cada artículo de inventario.
66
El monto de la baja en el mercado, $450 ($15 520 - $15 070), se presentaría por separado en el estado de resultados o se incluiría en el costo de las mercancías vendidas. Independientemente de ello, la utilidad neta se reduciría en el monto de la baja en el mercado. ·
Determinación del inventario al costo más bajo o de mercado - figura 9.7.
Total
Artículo
Existencias
Precio
Más bajo
Costo
de
costo o de
Unitario
mercado
Costo
Mercado
mercado
unitario
A
400
$10.25
$ 9,50
$ 4.100
$ 3.800
$ 3.800
B
120
22.50
24,10
2.700
2.892
2.700
C
600
8.00
7,75
4.800
4.650
4.650
D
280
14.00
14,75
3.920
4.130
3.920
$15.520
$15.472
$15.070
Total
2.5.4 Sistemas computarizados de inventario perpetuo
Los registros de un sistema de inventario perpetuo se pueden llevar manualmente. Sin embargo, un sistema de este tipo es costoso y consume mucho tiempo en empresas con grandes cantidades de artículos en inventario y numerosas transacciones de compra y venta. En casi todos los casos, el registro que se lleva para los sistemas de inventario perpetuo es el computarizado. A continuación se ejemplifica el uso de computadoras para llevar los registros de inventario perpetuo en tiendas minoristas:
67
1.
Los detalles pertinentes de cada artículo en existencia, así como su
descripción, cantidad y tamaño, se capturan en un registro de inventario. Estos registros conforman el archivo computarizado de inventario, cuyo total debe ser igual al saldo de la cuenta del libro mayor de inventario.
2. Cada vez que se compra un artículo o es devuelto por un cliente, los datos de inventario se capturan en los registros y archivos computarizados de inventario.
3. Cada vez que se vende un artículo, el vendedor registra el código de barras del artículo con un lector óptico. El lector capta el código magnético y marca la venta en la caja registradora. Así, se actualizan los registros y archivos de inventario.
4. Una vez que se toma el inventario físico, se capturan en la computadora los datos anotados durante el conteo de las existencias. Estos datos se comparan contra los saldos actuales y se imprime una lista de sobrantes y faltantes. Los saldos de inventario se ajustan luego a las cantidades determinadas con el conteo físico de las existencias.
Estos sistemas pueden extenderse para ayudar a los directivos en el control y administración de los volúmenes de inventario. Por ejemplo, pueden colocarse los nuevos pedidos de los artículos que se están vendiendo con mayor rapidez antes de que se agoten las existencias. Es posible analizar los patrones de venta anteriores para determinar cuándo deben hacerse rebajas a ciertas mercancías y cuándo volver a surtir artículos de temporada. Además, estos sistemas proporcionan a los administradores información necesaria para afinar y ampliar sus estrategias de comercialización. Por ejemplo, los datos pueden utilizarse para evaluar la efectividad dejas campañas de publicidad y las promociones de venta.
68
CAPITULO III: METODOLOGIA INVESTIGACION Y ANÁLISIS DE RESULTADOS 3.1 Diseño de la investigación 3.1.1 Modalidad de Investigación Este trabajo posee un diseño desde el punto de vista de la profundidad; explicativo ya que se encontró las causas y posibles consecuencias de los problemas; y, el método descriptivo permitió a través de la aplicación de conceptos generales de la teoría del Sistema Contable, proponer alternativas de solución prácticas al problema de la “Casa Naturista Vida Plant”, que son originados por la ausencia de un adecuado sistema de contabilidad.
Desde el punto de vista de las fuentes de consulta; Esta investigación es bibliográfica, ya que permitió conocer, comparar, ampliar, profundizar y deducir teorías y conceptualizaciones de varios autores sobre la temática de investigación; y de campo porque se obtuvo información de primera mano desde el lugar de los hechos.
69
3.1.2 Métodos de la Investigación Observación científica: Mediante este proceso se percibirán los rasgos existentes en el objeto de la investigación.
Inductivo.- El método inductivo al tratar un caso particular, por ejemplo compra y venta de mercaderías nos permitió identificar el mejor mecanismo para el control y registro de las mismas. Con ello abrimos la posibilidad de contar con información contable basada en transacciones económicas originales y verídicas, tomando en cuenta que la solución de un caso particular ayudará a la solución general en la microempresa.
Deductivo.- El método de deducción permitió a través de la aplicación de conceptos generales de la teoría del sistema contable, plantear soluciones al problema que dentro de la microempresa se han originado por la ausencia de un adecuado sistema de contabilidad.
Analítico.- El método analítico es un proceso de conocimiento que se inició por la identificación de cada una de las partes que determinan la realidad. De esta manera se estableció la relación causa-efecto entre los elementos que componen el objeto de investigación.
3.2 Población y Muestra La población a investigarse fue la microempresa “Casa Naturista Vida Plant” en la que laboran 5 personas (2 propietarios y 3 trabajadores).
Considerando que el universo de la investigación es muy reducido, la muestra de la investigación corresponde al 100% de la población.
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3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de datos La Entrevista.- Mediante la entrevista se trató en forma directa y más amplia los criterios que tienen los propietarios, empleados y la competencia, sobre la gestión administrativa y financiera; así como la aplicación del proceso contable y el control de los inventarios. A través de este instrumento se obtuvo de forma más directa criterios sobre el tema de investigación.
La Observación.- Se observó las actividades relacionadas con el proceso de gestión del control a las mercaderías del negocio; así como las necesidades, requerimientos y otros de manera objetiva a través de unas vistas de campo. Para lo cual se utilizó una ficha de observación.
Bibliográfica.- A través de las fuentes bibliográficas se obtuvo información para la estructuración del marco teórico – conceptual de la investigación propuesta, permitió conocer, comparar, ampliar, profundizar y deducir teorías y conceptualizaciones de varios autores sobre la temática de la investigación.
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3.3.1 Diseño de la entrevista UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Para la ejecución del proyecto de tesis “Diseño de un manual de manejo, control y contabilización de inventarios para la Casa Naturista Vida Plant” previo a la obtención del título de licenciada en contabilidad y auditoría, es necesario que nos ayuden proporcionándonos la siguiente información, necesaria para el estudio del presente proyecto, por lo que solicito de su valiosa colaboración para llenar la presente entrevista:
INSTRUCCIONES: seleccione una de las opciones propuestas, marcando con una X. 1. ¿Llevan un registro de toda la mercadería que tienen dentro de la microempresa? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
2. ¿Saben cuantas unidades tienen de cada producto, en cada local comercial de su microempresa? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
3. ¿Cada qué tiempo realizan los pedidos para mantener los productos disponibles para la venta? Cada mes ____ Cada trimestre ____ Cada Cuatrimestre ____ Cada Semestre ____ Al año ____ Otro ___________________
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4. ¿Utilizan algún método de valoración de mercaderías para saber el saldo de cada producto? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
______________________________________________
5. ¿Tienen conocimiento de la existencia de la tarjeta llamada kárdex? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
______________________________________________
6. ¿Es Importante para usted dejar constancia del ingreso y egreso de cada producto? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
7. ¿Es Importante para usted tener un control adecuado de sus inventarios? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
8. Al establecer niveles óptimos de stock, ¿Creen que se evitaría una escasez o excesiva existencia de productos? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
9. ¿Es importante para usted implementar un manual que ayude en el manejo, control y contabilización de sus inventarios? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________ ¡Gracias por su colaboración!
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Esta entrevista se aplico a los dos propietarios, y a los responsables de cada local, 3 empleados uno por cada local.
3.4 Tratamiento y análisis de los resultados
Pregunta 1: ¿Llevan un registro de toda la mercadería que tienen dentro de la microempresa?
El 100% de los entrevistados a la pregunta 1 respondieron que si se llega un registro de toda la mercadería dentro de la microempresa; sin embargo manifiestan que no se llevan los controles adecuados.
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Pregunta 2. ¿Saben cuantas unidades tienen de cada producto, en cada local comercial de su microempresa?
Los propietarios es decir el 40%, manifiestan que si pero quienes operan la mercadería en los locales no tiene conocimiento y son el 60%, luego de investigar un poco más sobre este tema se determino que el inventario esta desactualizado, y no cuentan con un stock para hacer los pedidos.
Pregunta 3. ¿Cada qué tiempo realizan los pedidos para mantener los productos disponibles para la venta?
Todos supieron manifestar que cuando se acaba el stock, no hay una política clara para pedir los productos
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Pregunta 4. ¿Utilizan algún método de valoración de mercaderías para saber el saldo de cada producto?
El 100%, de los entrevistados, manifestaron que no se lleva ningún método de valoración, para saber el saldo de los productos.
Pregunta 5. ¿Tienen conocimiento de la existencia de la tarjeta llamada kárdex?
Solo una persona que administra uno de los locales tiene conocimiento de los Kárdex y cómo funcionan.
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Pregunta 6. ¿Es Importante para usted dejar constancia del ingreso y egreso de cada producto?
Todos consideraron que es importante llevar ordenadamente, los registros de ingresos y egresos por cada producto.
Pregunta 7. ¿Es Importante para usted tener un control adecuado de sus inventarios?
Todos manifiestan la importancia de tener un control adecuado de los inventarios, aunque no saben cómo. 77
Pregunta 8. Al establecer niveles óptimos de stock, ¿Creen que se evitaría una escasez o excesiva existencia de productos?
Todos manifiestan que al establecer los niveles de stock, se evitaría la escasez o la excesiva existencia de productos, sin embargo no cuentan con las herramientas, físicas y tecnológicas para hacerlo.
Pregunta 9. ¿Es importante para usted implementar un manual que ayude en el manejo, control y contabilización de sus inventarios?
El 100%, de los entrevistados, manifestaron que un manual que ayude al manejo de los inventarios dentro de la microempresa, sería de gran ayuda para el crecimiento de la misma. 78
3.4.1 Análisis de Resultados De la entrevista realizada, se llego a determinar los siguientes resultados en conjunto:
Los procedimientos que se van aplicar en la Casa Naturista Vida Plant, referente al tema de inventarios, son: la toma física de los mismos para poder así determinar el punto de partida, es decir, conocer con cuantas unidades cuenta la empresa y cuál es el costo de cada una de las mercaderías; otro procedimiento para aplicar es el que cuando se realice una nueva adquisición se la debe registrar en la tarjeta manual llamada kárdex, para cada producto, y así quedaran las constancias de ingreso y salida, lo cual va a lograr que la información este consolidada, y la información de esta tarjeta manual posteriormente cuando los propietarios realicen la adquisición de un equipo de computo, se pueda llevar en el computador, es decir, se sistematizara
el
manejo de la información.
De igual forma al momento de vender las mercaderías
estas deben ser
registradas en la tarjeta kárdex manual, al instante que la mercadería sale de la bodega e inmediatamente al momento de realizar la venta se emite Nota de Venta, la cual permite el ingreso de los datos en la tarjeta kárdex que se encuentra en el computador.
La cuenta mercaderías se lo realiza con el Sistema de Inventario Permanente, el costo de la mercaderías se lo valora con el Método Promedio Ponderado.
La Casa Naturista Vida Plant, al no tener un adecuado control de Inventarios le ocasiona tener un inventario o muy alto de mercaderías difíciles de vender o muy bajo llegando al punto de que los clientes se vayan insatisfechos, esto se da por no tener una persona autorizada de la custodia de la mercadería, quien
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será la encargada de comunicar que de un determinado articulo amerita realizarse un nuevo pedido, además se debe cuidar que no exista deterioro y perdida como en algunas ocasiones a sucedido, volviéndose mercaderías obsoletas; es por eso que la propietaria se ha dado cuenta que es indispensable mantener un control de la mercadería y obtener informes más reales ayudando en la toma de decisiones.
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CAPITULO IV: DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL 4.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
4.1.1 Antecedentes La Casa Naturista Vida Plant es una empresa familiar de carácter unipersonal situada en la ciudad de Guaranda, cuya finalidad es la compra – venta de medicina natural, asesoramiento en la suministración de la medicina natural; se encuentra localizada en las calles Convención de 1884 No. 710 y Espejo de la Parroquia Veintenilla de la ciudad de Guaranda, Provincia de Bolívar. Cuenta con dos sucursales la una en el centro norte de la ciudad en las calles 7 de Mayo No. 624 y Azuay; y, la otra en la ciudad de San Miguel ubicada en la calle Pichincha y Eloy Alfaro Esquina, su representante legal es la Lic. Gladis Llanos León.
La ausencia de un sistema de contabilidad en la microempresa Casa Naturista Vida Plant, ha ocasionado la falta de registros contables: diario general, mayor general, balances y registros auxiliares de control: bancos, proveedores, clientes, inventarios, etc. lo que no permite a los propietarios de la microempresa contar con información para tomar decisiones a tiempo y de manera efectiva basados en información confiable y técnica.
El problema fundamental es la ausencia de un sistema adecuado de control y registro de las transacciones económicas, en este sentido la Casa Naturista Vida Plant únicamente lleva un registro de ingresos y egresos cuyo único
81
propósito es el de recabar información para fines tributarios, sin cumplir con el ciclo contable que comprende desde la apertura con el análisis y registro de las transacciones de libros hasta el cierre de los mismos, incluyendo procesos y procedimientos complementarios para poder obtener resultados reales al final de un periodo determinado.
Los registros contables sirven para conocer otros aspectos como: ·
El aumento y disminución del patrimonio, es decir las pérdidas y ganancias.
·
Cómo el negocio ha crecido y desarrollado.
·
El aumento de sus clientes.
·
Cuál de los tres locales está siendo más productivo.
Es fundamental que se utilice un adecuado sistema de registro de las transacciones económicas, en base a un Manual de contabilidad que respalde los diferentes procesos contables, para obtener una información verídica, confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Según el Registro Único de Contribuyentes No. 0201273133001 (Ver anexo1), a la propietaria de la microempresa lo define el Servicio de Rentas Internas como una persona natural NO obligada a llevar contabilidad, y deberá cumplir con la única obligación tributaria el de Régimen Simplificado-Actividades de Comercio, cuya cuota mensual a pagar es de 12.84.
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A continuación se presenta los Activos de la microempresa Casa Naturista Vida Plant, a diciembre de 2011
ACTIVOS DE LA CASA NATURISTA VIDA PLANT A 2011 Caja – Bancos
$ 37.768,96
Inventarios-Mercadería
$ 73.656,10
Muebles y Enseres
$ 14.800,00
Vehículos
$ 13.000,00
Total activo
$ 138.956,10
Fuente: Documentos negocio Elaborado por: Tania Barragán
4.1.2 Manejo contable del movimiento de mercaderías. Las mercaderías se han venido controlado con documentos de adquisición, y documentos de venta. La microempresa no cuenta con un sistema de control de mercaderías, ya que por desconocimiento no han visto la necesidad de implementar un manual de manejo, control y contabilización de inventarios.
Pero en la actualidad con la finalidad de mantener un registro y control adecuado de la mercadería, el propietario tiene el firme convencimiento de que un sistema le ayudara a determinar cuántas mercaderías
ingresan a la
microempresa y cuantas salen de la misma.
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4.1.3 Cobertura y Localización Las disposiciones emitidas por el Servicio de Rentas Internas determinan que la jurisdicción domiciliaria de la Casa Naturista Vida Plant es la ciudad de Guaranda, pero si podrá operar con sucursales en cualquier lugar de la Regional Centro Bolívar, sus clientes principales son los campesinos de las comunidades aledañas son personas de bajos recursos económicos, por lo que se trata de ofrecer productos no muy costosos pero de excelente calidad.
84
4.2 ANÁLISIS ESTRATÉGICO
·
Objetivos
El objetivo principal.- es comercializar productos nutricionales y naturales, de excelente calidad, confiabilidad y con responsabilidad, para que sus clientes encuentren soluciones integrales a sus malestares, síntomas y patologías.
El objetivo específico.- Brindar una excelente atención al cliente, con personal calificado y capacitado en este campo. ·
Visión
Lograr que nuestra Casa Naturista Vida Plant, se convierta en una empresa reconocida a nivel de la Provincia Bolívar, por su persistencia en la comercialización de productos medicinales de la mejor calidad para así contribuir al bienestar y satisfacción de nuestros clientes. ·
Misión
La Casa Naturista Vida Plant es una microempresa dedicada a la comercialización de productos medicinales, brindando una atención profesional y personalizada a nuestros clientes para ayudarles a vivir mejor.
85
4.2.1 Análisis FODA
4.2.1.1 Fortalezas ·
La principal fortaleza de la Casa Naturista Vida Plant es la ubicación de sus locales, la matriz se encuentra situada en el centro sur de la ciudad en la calle Convención de 1884 y Espejo la cual es muy transitada ya que se encuentra a pocos pasos del mercado 10 de Noviembre por lo que al pasar las personas por ese lugar se fijan en el negocio.
·
La
microempresa
cuenta con
empleados
que
han
estado
en la
microempresa por varios años lo que permite que el ambiente de trabajo y la atención al cliente sea el más adecuado, además la microempresa cuenta con el espacio suficiente que incluso es utilizado para el asesoramiento medicinal a sus clientes. ·
Los productos que ofrece la Casa Naturista Vida Plant son de buena calidad, que junto con el asesoramiento medicinal son el complemento perfecto.
4.2.1.2 Oportunidades
Al ser una de las pocas microempresas que se dedica a comercializar la medicina natural en la ciudad de Guaranda, esto le permite a la microempresa que tenga un amplio mercado, en el cual se puede posicionar como líder en este giro del negocio; incrementando sus clientes ya no solo en Guaranda sino también de otros cantones a nivel de la Provincia Bolívar y con el pasar del tiempo a Provincias vecinas, en donde se requiera los productos que ofrece la Casa Naturista Vida Plant.
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4.2.1.3 Debilidades ·
No tiene un control de sus mercaderías, al momento de ser adquiridas, almacenadas ni cuando son vendidas y no cuenta con un sistema de inventarios adecuado que permita aprovechar la información para la toma de decisiones dando a la microempresa la oportunidad de expandirse a nivel provincial ganado prestigio a través del tiempo.
·
No cuentan con el apoyo y asesoramiento de un profesional en la rama de contabilidad, esto ha conllevado a que el negocio haya sido multado y cerrado por vender sin documentos autorizados por el Servicio de Rentas Internas.
·
Las utilidades del negocio no son verídicas, puesto que no se toma en cuenta los gastos de arriendo de local, pago de planillas de los servicios básicos y sueldos de los propietarios.
4.2.1.2 Amenazas
Si bien es cierto que la microempresa está evolucionando y tiene sus oportunidades, también se expone a que las mercaderías puedan ser robadas, si no cuenta con la seguridad debida, sin que los propietarios se den cuenta de lo que realmente constaba en existencias ya que no se encuentran inventariadas.
Además si la Casa Naturista Vida Plant no cuenta con el producto al momento de ser solicitado, corre el riesgo de sufrir la pérdida de sus clientes.
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4.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA Por considerarse una empresa de carácter unipersonal, la Casa Naturista Vida Plant, no cuenta con una estructura orgánica definida, los niveles gerenciales (organizacionales y funcionales) están concentrados en los propietarios. Cuando ellos no se encuentran presentes en el negocio, las actividades las asumen sus empleados.
A continuación se grafica el Organigrama Estructural y el Organigrama Funcional o de Posición.
Gráfico No. 1: Organigrama Estructural
GERENTE PROPIETARIA
CONTABILIDAD
BODEGA
VENTAS
Fuente: Casa Naturista Vida Plant Elaborado por: Tania Barragán
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4.4 ESTRUCTURA FINANCIERA CONTABLE
4.4.1 Fuentes de Financiamiento El Capital de la Casa Naturista Vida Plant es propio cuyo monto asciende a la cantidad de $ 76.742,12, el mismo que se ha ido acumulando producto de las utilidades en ventas y que ha sido reinvertido en el giro de operación propio de la microempresa.
4.4.2 Sistema de Control y Gestión A través de la observación de campo en la microempresa, se ha podido determinar lo siguiente: ·
No cuenta con políticas e instructivos que permitan ejercer un control técnico y apropiado de las actividades administrativas y financieras.
·
Su propietario toma
decisiones basado en su juicio personal,
convirtiéndose sus decisiones en política de gestión administrativa y financiera para la microempresa. ·
No se aplica ninguna norma de control interno administrativo y financiero.
·
No existe distribución de funciones, los propietarios realizan la mayor parte de las actividades concentrado el poder y la responsabilidad,
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3.4.3 Sistema Contable En la Casa Naturista Vida Plant no existe un Sistema Contable, por lo tanto no existe un adecuado proceso de contabilización de las transacciones que ocurren a diario y la información con que cuentan no es confiable.
Un Sistema Contable ayudará a suministrar información cuantitativa y cualitativa cuyo propósito es que los propietarios utilicen dicha información en la planeación y control de las actividades que se realiza en la microempresa.
90
4.4.4 Estados Financieros
ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE Caja 5.120,33 Banco Pichincha 15.103,20 Banco Guayaquil 10.012,23 Banco de Fomento 7.533,20 REALIZABLE Inventario de Mercaderías 73.656,10 NO CORRIENTE DEPRECIABLE OPERACIONAL Muebles y Enseres 14.800,00 Vehículo 13.000,00 NO OPERACIONALES Depre. Acum.Muebles y Enseres -1.480,00 Depre. Acum. Vehículo -2.600,00 TOTAL ACTIVO
CASA NATURAL VIDA PLANT BALANCE GENERAL(1) AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 PASIVO 111.425,06 CORRIENTE 37.768,96 EXIGIBLE CORTO PLAZO Aportes IESS por Pagar BENEFICIOS SOCIALES 15% Participación Trabajadores IMPUESTOS POR PAGAR 73.656,10 Impuesto a la renta por pagar TOTAL PASIVO 23.720,00 PATRIMONIO Capital 27.800,00 SUPERAVIT Utilidad del Ejercicio TOTAL PATRIMONIO -4.080,00
135.145,06
10.730,72 216,48 216,48 8.727,97 8.727,97 1.786,27 1.786,27 10.730,72 124.414,34 76.742,12 47.672,22
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
124.414,34
135.145,06
(1) Saldos recontruidos en base a la información dada por los propietarios, y reportes de los locales
91
CASA NATURAL VIDA PLANT BALANCE RESULTADOS (1) AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
= -
= = -
=
VENTAS Ventas 0% Ventas 12% Ventas netas COSTO DE VENTAS Inventario Inicial Compras 0% Compras 12% Compras netas Inventario Final dic-2010 Utilidad Bruta en Ventas GASTOS ADMINISTRATIVOS Gasto sueldos Gasto IESS Gasto Décimo Tercero Gasto Décimo Cuarto Gasto Utiles de Oficina Gasto Servicios Básicos Gasto Impuestos Munipales y permisos Gasto Transporte Gasto Arriendo Gastos Generales Gasto Publicidad Gasto Combustible Gasto Aguinaldos Gto. Deprec. Muebles y Enseres Gto. Deprec. Vehículo UTILIDAD DEL EJERCICIO
$ 286.309,92
100%
$ 172.299,70
60%
$ 114.010,22 $ 55.823,76
40% 19%
$ 58.186,46 $ 8.727,97 $ 49.458,49 $ 1.786,27 $ 47.672,22
20% 3% 17% 1% 17%
$ 238.694,26 $ 47.615,66 $ 286.309,92 $ 31.062,35 $ 186.743,53 $ 28.149,92 $ 214.893,45 $ 73.656,10
$ 12.672,00 $ 2.597,76 $ 12.672,00 $ 12.672,00 $ 120,00 $ 900,00 $ 210,00 $ 300,00 $ 7.200,00 $ 100,00 $ 600,00 $ 1.200,00 $ 500,00 $ 1.480,00 $ 2.600,00 15% TRABAJADORES Impuesto a la Renta Utilidad del Ejercicio
(1) Saldos recontruidos en base a la información dada por los propietarios, y reportes de los locales
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4.5 ANÁLISIS FINANCIERO DE INDICADORES Para realizar el diagnostico y análisis financiero de la Casa Naturista Vida Plant, se procedió a elaborar el Balance General y el Estado de Resultados del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, con los datos de los ingresos, egresos y el inventario. TIPO DE INDICADOR
FORMA DE CALCULO
INDICE
UNID INTERPRETACION
LIQUIDEZ Liquidez corriente
Activo corriente / Pasivo Corriente
Prueba ácida
(Activo corriente - Inventarios) / Pasivo corriente
Capital de trabajo neto
Activo corriente - Pasivo Corriente
10,38
3,52
100.694,34
$
$
$
Por cada dólar de deuda en el corto plazo se dispone de 10,38 dólares. Por cada dólar de deuda en el corto plazo se dispone de 3,52 dólares sin la generación de ventas del inventario. Es el capital que se dispone para la operación normal del negocio
ENDEUDAMIENTO Solvencia
Patrimonio / Activos
Endeudamiento
Pasivos / Activos
Apalancamiento
Activos / Patrimonio
92,1% 7,9%
1,09
Veces
Es la estructura patrimonio de la empresa Es el peso de la deuda en la estructura de la empresa Es el grado en el cual la rentabilidad se mejora, por el uso del endeudamiento
RENTABILIDAD Es la utilidad bruta obtenida después de descontar los costos de ventas. Mide la rentabilidad después de impuestos de todas las actividades de la empresa. Muestra la capacidad del activo en la generación de utilidades. Muestra la rentabilidad de la inversión.
Margen Bruto
Utilidad bruta en ventas / Ventas
39,8%
Margen sobre Ventas
Utilidad neta / Ventas
16,7%
Utilidad neta / Activos
35,3%
Utilidad neta / Patrimonio
38,3%
Días promedio de inventarios
Compras de Inventarios / Inventarios
2,92
Rotación de inventarios
(Inventario / Costo de ventas) x 365
125
Rotación de Activos
Ventas / Activos
2,12 Veces
Rentabilidad sobre los activos (ROA) Rentabilidad sobre los patrimonio (ROE) GESTION
Veces días
Veces en que la empresa realiza sus inventarios. Días requeridos para que la empresa convierta sus inventarios en cuentas por cobrar o efectivo Mide cuantas veces en el año hemos dado la vuelta a nuestros activos, mide la eficiencia de cómo los estamos utilizando.
Elaborado por: Tania Barragán
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CAPITULO V: PROPUESTA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE MANEJO, CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS PARA LA “CASA NATURISTA VIDA PLANT”.
5.1 INTRODUCCIÓN Desde la concepción de la microempresa “Casa Naturista Vida Plant” no tuvo un manejo, control y contabilización adecuado de las mercaderías, al inicio de la microempresa no se vio la necesidad de tener un control sobre la mercadería ya que no existía muchos productos y los productos que tenían no eran numerosos, pero con el paso de los años la microempresa a crecido ofreciendo sus productos en dos locales más, por lo que cada vez es más difícil determinarlos, ocasionando que año tras año no se determine las ganancias exactas ya que no tienen estados financieros, ni se pueda controlar la mercadería sin evitar el deterioro o caducidad de las mismas.
La decisión de implementar un manual que ayude en el manejo, control y contabilización de los inventarios para la microempresa “Casa Naturista Vida Plant” se da con la intención de mantener el inventario con un nivel de stock optimo, por lo cual el método escogido para la elaboración del presente manual es el promedio ponderado, ya que es el método más objetivo por el hecho de promediar todos los valores, estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la microempresa, al igual que se escogió el sistema de inventario permanente o perpetuo, debido a que de esta manera podemos conocer el saldo de los inventarios en cualquier momento del periodo contable, lo cual es sumamente importante debido a que las adquisiciones se deben planificar con anticipación.
94
5.2 OBJETIVO
·
Brindar un soporte teórico y práctico que ayudará a la microempresa “Casa Naturista Vida Plant”, administrar las mercaderías disponibles para la venta correctamente en el transcurso de su existencia; y, salvaguardar los recursos a través de la información financiera confiable, para la toma de decisiones oportunas por parte los propietarios.
5.3 ALCANCE
El presente manual deberá ser aplicado en la Casa Naturista Vida Plant a los inventarios, compras y ventas de productos que la microempresa ofrece, las regulaciones, emitidas en este manual permitirán administrar y controlar los recursos en forma clara y precisa.
5.4 NIVELES DE RESPONSABILIDAD
5.4.1 Gerencia General La propietaria de la microempresa es quien tendrá que autorizar el inicio del proceso de adquisición de nuevas mercaderías; emitir las transferencias, cheques, depósitos, para cancelar el valor total o parcial de las facturas de proveedores. Deberá emplear los recursos adecuadamente buscando nuevas oportunidades que genere el crecimiento de la microempresa a través del tiempo, atenderá las necesidades de los empleados oportunamente, controlará los bienes, recibirá las recomendaciones que realice la persona de contabilidad, evaluará constantemente los resultados obtenidos.
95
5.4.2 Contabilidad El responsable es el contador, quien tendrá las funciones de registrar cada ingreso y egreso de mercadería que se da por la compra o venta de la misma, deberá registrar en el libro diario general, en el libro mayor general todos los movimientos contables realizados en el negocio, esto ayudará a la gerencia en la toma de decisiones cuando se efectúe una adquisición, además deberá realizar controles a Bodega periódicamente.
5.4.3 Bodega El encargado de la bodega será el propietario quien es el responsable de las mercaderías, será el encargado de recibir, ordenar la mercadería cada vez que exista un ingreso, también será el responsable de entregar la mercadería cuando se realiza un egreso de bodega, deberá llevar un control simple de las mercaderías para que pueda determinar e informar sobre la escasez de uno o varios productos, para que se realice una nueva adquisición, informará también cualquier anomalía que ocasione daños a las mercaderías.
Normas para la administración de bodegas: ·
Ordenar los inventarios siempre que exista un ingreso o salida de los mismos de la bodega.
·
No permitir el acceso de personas ajenas a la bodega salvo el caso de que estén acompañadas por el propietario de la microempresa.
·
Evitar el manejo de muchas personas de los inventarios, bastará que la persona responsable de la custodia de los inventarios en este caso el
96
propietario sea la persona que actualice los datos en los documentos de soporte. ·
Tomar precauciones y realizar los mantenimientos necesarios a la bodega para evitar el deterioro o daño de las mercaderías.
·
Al momento de un conteo físico de mercaderías la persona que es la custodia del inventario debe realizar un informe sobre el resultado de las mercaderías.
·
Se deberán realizar supervisiones de la bodega para determinar si las mercaderías se encuentran en su ubicación correcta, si se encuentran las cantidades correctas, para verificar que los documentos de respaldo consten con los saldos al día.
·
Informar inmediatamente a la persona encargada de las adquisiciones, cada vez que un producto se encuentre con la cantidad estimada entre 10 a 15 unidades, para realizar oportunamente una nueva adquisición del o los productos.
5.4.4 Ventas En esta sección se encuentran los empleados de la microempresa, quienes serán los responsables del asesoramiento medicinal a los clientes como de la entrega del producto en excelentes condiciones y al finalizar el día entregaran el reporte de ventas a la Propietaria.
97
5.5 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Para el registro de las mercaderías en la contabilidad de la microempresa “Casa Naturista Vida Plant”, se utilizaría el Sistema Permanente o Perpetuo, en cada compra se utilizará la cuenta Inventario de Mercaderías, así como sus auxiliares, Devoluciones de Compras, Descuentos en Compras, Transporte en Compras. Para cuando se venda se utilizará las siguientes cuentas; Ventas, Devoluciones en Ventas, Descuento en Ventas, Transporte en Ventas. Con esto permitirá mantener el saldo de las mercaderías en
cualquier momento del
periodo, para registrar las mercaderías en el Kárdex, se utilizaría el método de valoración de mercaderías Promedio Ponderado, la aplicación de este método se lo deberá hacer siempre en cada movimiento de compra, devoluciones de compras. Y para cada movimiento de ventas, devoluciones en ventas. Con esto se determinará el Costo Unitario, de cada uno de los productos, que cuenta la empresa en cualquier momento del periodo contable.
5.6 MÉTODO DE VALORACIÓN DE MERCADERÍAS.
El método que se va a utilizar para valorar las mercaderías es el Promedio Ponderado, es el que va a otorgar siempre un precio promedio de las mercaderías en cualquier momento, ya sea por la compra de nueva mercadería, o por descuentos en compras que ocasiona que la mercadería baje su precio.
A continuación se presenta los asientos tipo de la cuenta Inventarios: Asiento tipo para la adquisición de mercadería, venta de mercadería, asiento tipo para cargar el costo y asiento tipo para registrar la utilidad bruta en ventas.
98
Fecha x/xx/xxxx
x/xx/xxxx
x/xx/xxxx
x/xx/xxxx
CASA NATURISTA VIDA PLANT LIBRO DIARIO Descripción Parcial Debe $ Haber $ Inventario de Mercaderías 2.000,00 IVA en Compras 12% 240,00 Bancos 2.240,00 Pichincha Cta. 10 2.240,00 V/registrar la adquisición de mercadería al contado. -xCaja 336,00 Ventas 300,00 IVA en Ventas 12% 36,00 V/registrar la venta de mercadería. -xCosto de Ventas 180,00 Inventario de 180,00 Mercaderías V/registrar el costo de la venta anterior. -xVentas 286.309,92 Costo de Ventas Utilidad Bruta en Ventas V/registrar la Utilidad Bruta en Ventas Obtenida en el ejercicio.
172.299,70 114.010,22
99
5.7 POLÍTICAS
5.7.1 Inventarios ·
Se aplicará el método de valoración Promedio Ponderado en la Casa Naturista Vida Plant para valorar las mercaderías.
·
Se utilizará un Kárdex elaborado en Excel.
·
Al registrar en el Kárdex los movimientos deben ser registrados al costo.
·
El sistema para contabilizar las mercaderías que se utilizará es el Sistema de Cuenta Permanente.
·
Al registrar los Inventarios, para las ventas el precio debe ser; el valor del costo de las mercaderías más la utilidad que determinen los propietarios por las mercaderías que cuentan para la venta.
·
Se deberá realizar por lo menos 2 veces en el año la toma física de los inventarios.
5.7.2 Compras y Cuentas por Pagar ·
Evaluar a los proveedores dos veces al año.
·
Comprar productos de calidad, en la cantidad y la fecha establecida.
·
Conseguir siempre el mejor precio posible, sin perder la calidad.
100
·
Realizar una previsión de las necesidades cada 3 meses, tiempo en el cual se realizará una nueva adquisición.
·
Mantener continuidad del abastecimiento.
·
Buscar distintos proveedores, con las mismas características.
·
Mantener los niveles de calidad de los productos.
5.7.3 Ventas y Cuentas por Cobrar ·
Los precios de todos los productos deberán estar expresados en dólares de los Estados Unidos de América, incluyendo el IVA de ser el caso.
·
La microempresa debe reservarse el derecho de modificar los precios sin previo aviso.
·
Se aceptarán pagos con depósito bancario o trasferencia electrónica, a la cuenta corriente del Banco Pichincha a nombre de la propietaria.
·
Para que el producto sea enviado a un determinado cliente, primero se deberá verificar el depósito o la transferencia bancaria.
·
Los gastos de envío del producto que se generen serán pagados por el cliente.
·
Tanto las ventas en los locales como por envío a domicilio, son bajo la responsabilidad del cliente.
101
5.8 PROCEDIMIENTOS. Para un mejor entendimiento de procedimientos de ingresos y egresos de mercaderías, se presenta los siguientes flujos gramas
5.8.1 Adquisición o ingreso de mercaderías. Procedimiento:
Adquisición de mercaderías
Ámbito:
Compras
Aplicación:
Capital de Trabajo Adquisición de Mercaderías
Responsable Guardalmacén
Paso 1
Gerente
2
Proveedor
3
Guardalmacén
4
Contador
5
-
Actividad Presenta a la Gerente la solicitud de adquisición de mercadería. Archiva Copia. Recibe la orden de pedido. Analiza la solicitud. Acepta o rechaza el pedido. Emite cheque, depósito o transferencia bancaria. Recibe y acepta el pedido. Confirma el pago del pedido. Envía mercaderías. Recibe, verifica y almacena la mercadería. Entrega documentos al contador. Recibe documentos (factura) y archiva, para su posterior declaración.
Se empleará los siguientes formularios: Solicitud de mercadería:
- Será impreso original y copia Original: Gerente Copia: Archiva Guardalmacén.
102
CASA NATURISTA VIDA PLANT FLUJO GRAMA DE COMPRAS GUARDALMACÉN
GERENTE
PROVEEDOR
Inicio
Presenta a la Gerente la solicitud de adquisición de mercadería Recibe, analiza, acepta o rechaza orden de pedido.
Orden de pedido
C
F
Recibe y acepta orden de pedido, confirma el pago y envía mercaderías.
Recibe y archiva documentos, para sustento de declaración de impuestos.
A
ByE
CONTADOR
A Analiza Orden de pedido Analiza Orden de pedido
Archivo
Factura B (NO)
Decisión
C (SI)
D
Decisión
Archivo
E D Acepta
Recibe, verifica y almacena la mercadería, envía copia de facturas al contador.
E NO Acepta
Comunica al Guardalmacén.
Factura
Archivo
Envía la mercadería
F Archivo
Elaborado por: Tania Barragán
103
5.9.2 Venta o egreso de mercaderías Procedimiento:
Venta de mercaderías
Ámbito:
Venta de Inventarios
Aplicación:
Giro del negocio Venta de Mercaderías.
Responsable Cliente Encargado de caja
Paso 1 2
-
Guardalmacén
3
-
Contador
4
-
Actividad Realiza el pedido Recibe pedido y el dinero. Verifica mercadería disponible para la venta. Emite Nota de Venta y entrega mercadería. Archiva documentos y al final del día entrega al Guardalmacén. Recibe copia amarilla y celeste de la nota de venta. Actualiza el inventario y entrega documentos al contador. Recibe copia celeste de la nota de venta. Registra la factura. Archiva documentos.
Se empleara los siguientes formularios:
Comprobante de venta; Será ingreso original y 2 copias. Original:
Cliente
Copia amarilla:
Guardalmacén.
Copia celeste:
Contador
104
CASA NATURISTA VIDA PLANT FLUJO GRAMA DE VENTAS CLIENTE
ENCARGADO DE CAJA
Inicio
Realiza el pedido
Entrega el dinero
GUARDALMACÉN
CONTADOR
A
C
D
Recibe pedido, el dinero, verifica mercadería, emite Nota de Venta, entrega mercadería y archiva documentos.
Recibe copia amarilla y celeste de la nota de venta. Actualiza el inventario y entrega documentos al contador.
Recibe copia celeste de la nota de venta, registra la factura y archiva documentos.
Nota de Venta (Copia celeste)
A Nota de Venta (copia amarilla y celeste)
Nota de Venta
Archivo
B Actualiza el inventario
Mercadería Fin del proceso B
C
D Elaborado por: Tania Barragán
105
5.10 FORMATOS.
5.10.1 Evaluación de Proveedores.
Como microempresarios, no es siempre posible tener un sólo proveedor, para lo cual la Evaluación de proveedores permite obtener información de gran utilidad para la toma de decisiones al momento de comprar los productos.
Para la evaluación de proveedores se deberá tener en consideración los siguientes criterios y puntajes.
CRITERIOS Cotización
Calidad
Plazo de entrega
Seriedad
Precio
PUNTAJE Menor a 1 día = 5 puntos Entre 1 y 2 días = 4 puntos Entre 3 y 5 días = 3 puntos Entre 5 y 10 días = 2 puntos Mayor a 10 días = 1 punto Calidad Muy Buena = 5 puntos Calidad Buena = 4 puntos Calidad medianamente Buena = 3 puntos Calidad regularmente Buena = 2 puntos Calidad mala = 1 punto Entre 0 y 2 días = 5 puntos Entre 3 y 4 días = 4 puntos Entre 5 y 6 días = 3 puntos Entre 7 y 8 días = 2 puntos Mayor a 9 días = 1 punto Cumple Totalmente = 5 puntos Cumple Medianamente = 4 puntos Cumple Regularmente = 3 puntos Bajo desempeño = 2 puntos No cumple = 1 punto Descuento de más 5% = 5 puntos Descuento de hasta 5% = 4 puntos Precios iguales al mercado = 3 puntos Descuento de menos 5% = 2 puntos Precios sin descuentos = 1 punto
106
La escala de calificación será para todos los proveedores con las siguientes condiciones:
CALIFICACIÓN De 20 a 25 puntos De 15 a 20 puntos
Menos que 15 puntos.
PLAN DE ACCIÓN Se aconseja mantener como proveedor Se aconseja condicionar su permanencia, a la espera de mejoras en su desempeño. Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos. Dejando la posibilidad de poder posteriormente trabajar con dichos proveedores.
CONDICIÓN CALIFICADO CALIFICADO CONDICIONADO DESCALIFICADO
107
Cuadro tipo para la calificación de proveedores:
CASA NATURISTA VIDA PLANT CUADRO DE CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES PROVEEDORES CRITERIO 1.- Cotización.
2.- Calidad. 3.- Plazo de entrega. 4.- Seriedad. 5.- Precio.
PROVEEDOR A
PROVEEDOR B
PROVEEDOR C
PROVEEDOR D
4
4
3
4
5
5
5
4
5
4
3
3
4
3
4
3
5
4
4
4
23
20
19
18
DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO Se refiere al tiempo en días, en que dé respuesta al proveedor ante cualquier inquietud, cotización y/o solicitud, respecto al producto que se va adquirir. Se refiere al cumplimiento de las especificaciones solicitadas, indicando el tiempo de garantía. Se refiere al periodo entre, la confirmación de la compra y la entrega del producto en el local. Se refiere al nivel de cumplimiento de los plazos y acuerdos establecidos en la cotización. Se refiere al valor en dólares del producto adquirido. TOTAL
Elaborado por: Tania Barragán
-
Proveedor A: con 23 puntos CALIFICADO.
-
Proveedor B: con 20 puntos CALIFICADO.
-
Proveedor C: con 19 puntos CALIFICADO CONDICIONADO.
-
Proveedor D: con 18 puntos CALIFICADO CONDICIONADO. 108
5.10.2 Orden de Pedido.
CASA NATURISTA VIDA PLANT ORDEN PEDIDO Fecha: 1 CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
$ PRECIO UNITARIO ESTIMADO
$ VALOR TOTAL ESTIMADO
2
3
4
5
TOTAL
6
OBSERVACIONES DEL GUARDALMACÉN:
7
______________8_______________
___________9____________
GUARDALMACÉN
GERENTE
OBSERVACIONES DE GERENCIA:
10
Forma de llenar una orden de pedido de mercaderías. 1. Lugar y fecha de emisión de la orden de pedido de mercaderías. 2. Número de unidades que se va a solicitar. 3. Nombre del producto que se está solicitando. 4. Precio unitario estimado de la mercadería que se solicita. 5. Valor total de la cantidad unidades solicitadas en la descripción. 6. El costo total de todas las mercaderías que se solicita.
109
7. Los datos adicionales de la mercadería solicitada, que el Guarda Almacén crea necesario mencionarlo. 8. Firma de responsabilidad del Guarda Almacén. 9. Firma y sello de aprobación por parte de la Gerencia. 10. La información adicional del pedido; que la Gerencia considere importante informar al Proveedor.
5.10.3 Comprobante de Venta.
110
Forma de llenar la Nota de Venta emitida:
1. Se registra el nombre que nos da el cliente. 2. Es el número de identificación que nos da el cliente. 3. Es la dirección que proporciona el cliente. 4. Se registra la fecha en la que se efectúa la venta a un cliente. 5. Es la cantidad de los productos que se vende de acuerdo a su descripción. 6. Es el detalle o nombre que tiene el producto al momento de su venta 7. Es el precio unitario de venta al público sin impuestos 8. Resulta de multiplicar la cantidad vendida de cada producto por el precio de venta unitario de cada producto este valor es en moneda de libre circulación sin impuestos 9. Aquí se detalla si existe algún valor adicional a la venta como puede ser el transporte de las mercaderías, ya que estos ingresos no son el giro normal del negocio. 10. Es el valor en dólares que se puede aumentar por concepto de transporte (solo si el literal anterior esta detallado). 11. Es la suma de los valores totales de cada producto. 12. Aquí consta la firma del responsable de la venta. 13. Aquí consta la firma del cliente.
5.10.4 Kárdex.
Articulo 1 Código 4g Método de valoración: Fecha
Concepto
KARDEX CASA NATURISTA VIDA PLANT Existencia Máxima 2 Existencia Mínima
Costo de Mercado
ENTRADAS Cantidad V/unitario
5
6
7
3
8
SALIDAS
SALDOS
V/total
Cantidad
V/unitario
V/total
Cantidad
V/unitario
V/total
9
10
11
12
13
14
15
Elaborado por: Tania Barragán
111
Forma de llenar el kárdex para la Casa Naturista Vida Plant.
1. Es el nombre que tiene el producto para identificarlo. 2. Es la cantidad del producto máxima que podemos mantener en existencias. 3. Es la cantidad mínima de producto que podemos tener en existencias. 4. Es el código que le vamos asignar a cada producto para su identificación. 5. Es la fecha en la cual se realizó la transacción. 6. Es la transacción que se efectuó (compra, venta, devolución en compras, devolución en ventas), con su respectivo Nº- de documento. 7. Es la cantidad del producto que ingresa al momento que se hace una compra, o la cantidad cuando hay una devolución en compras. 8. Es el valor unitario registrado al costo o al precio de compra del producto. 9. Resulta de la multiplicación de la cantidad por el valor unitario 10. Es la cantidad de producto que sale al momento de realizar una venta, o cuando existe una devolución en ventas. 11. Es el valor unitario al costo que sale el producto para ser vendido. 12. Es el valor en dólares que obtenemos al momento de la venta. 13. Es la cantidad que se tiene en existencia. 14. Es el valor unitario que se obtiene al dividir la cantidad con el total. 15. Es el valor total en dólares del producto que se tiene en existencias.
Los valores unitarios de los Ingresos, Salidas y Saldos se encuentran reflejados al precio de compra o costo.
112
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 CONCLUSIONES ·
Luego de analizar la investigación y aplicar los conocimientos adquiridos he llegado a determinar que la principal falencia en el manejo de los inventarios en la Casa Naturista Vida Plant, es la falta de aplicación de un método de valoración de inventarios.
·
La Casa Naturista Vida Plant, pese a manejar una cantidad considerable de recursos, no cuenta con un Sistema de Contabilidad apropiado que le permita obtener información oportuna, confiable y veraz para la toma de decisiones.
·
El tiempo en el cual las mercaderías se pueden encontrar ya disponibles en la microempresa, para la venta, se encuentra dentro del rango de 2 a 9 días, desde que se realiza el pedido al proveedor, hasta que las mercaderías ya estén dentro de bodega, periodo que debe ser tomado en cuenta para poder tener un mejor control del stock mínimo y máximo, y de los tiempos entre adquisición y adquisición.
·
El método de valoración de inventarios Promedio Ponderado y el Sistema de Inventario Permanente si es factible aplicarlo en la microempresa ya que hay el compromiso de los propietarios y empleados, permitiéndoles controlar eficientemente sus mercaderías.
113
·
La microempresa cuenta con una estructura orgánica simple, no cuenta con base legal apropiada, por lo que ha descuidado el control contable y administrativo de sus recursos, tan solo, para evitar problemas con el SRI cumple con el registro de diario de ventas.
114
6.2 RECOMENDACIONES ·
Deben ser controladas más al detalle las mercaderías actualizando periódicamente los inventarios, mediante la aplicación del método de valoración de inventarios Promedio Ponderado, teniendo en cuenta las fechas de caducidad y así brindar un producto apto para el consumo del cliente.
·
Se debe implementar urgente, el Sistema de Inventario Permanente, ya que es el apropiado para aplicarlo en la Casa Naturista Vida Plant, quien será el que ayude en la toma de decisiones oportunas y eficaces.
·
El prestigio ganado, debe ser aprovechado para ampliar la cobertura geográfica y extender su comercialización a nivel
de Provincia,
convirtiéndose en una microempresa reconocida por sus productos medicinales de calidad. ·
Se debe manejar los documentos fuente (facturas de compra-notas de venta) con un grado mayor de responsabilidad y orden, archivándolas al momento de la acción, sin correr el riesgo de que se extravíen.
·
El Manual de manejo, control y contabilización de Inventarios se debe aplicarlo más pronto posible para minimizar los gastos innecesarios y que se refleje en ganancias.
115
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
·
Amaro, Guzmán Raymundo. Administración de Empresas, Editorial Tiempo, S.A,Santo Domingo, R.D.1ra Edición
·
Gerardo, Guajardo Cantú. Contabilidad Financiera, McGraw Hill, México D. F., 2007.
·
Philip Kotler; GarryAmstrong. Fundamentos de Mercadotecnia, 2da Edición, Prentice – Hall, Hispanoamericana, S.A, 1991
·
Horngren Charles T; Sundem, Goryl Contabilidad Administrativa, 9va Edición, Año 1998
·
Econ. José Vicente Vascones Arroyo, Contabilidad General para el siglo XXI, Edición 2004.
·
Carl S. Warren, James M. Reeve y Philips E. Fess, Contabilidad Financiera, 9a. edición.
·
Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General, Quinta Edición,
·
D. Juan M. Aguirre Ormaechea, Contabilidad General, Nueva edición.
·
Ing. Fernando Borja, Administración de Abastecimientos-Nota Técnica, edición 2010
·
Arias B. Gonzalo, Normas Ecuatorianas de contabilidad, primera edición, Cap. 11, Año 2004.
116
·
Páginas Web: -
(http://asistenteia.foroactivo.com.mx/t9-organigramas-y-manualesadministrativos, 18 de abril de 2011, 15:15).
-
http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionFinancieraI,
18
de
agosto de 2011, 14:20
117
GLOSARIO DE TÉRMINOS ·
Contabilidad.- La Contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados
·
Control Interno.- Comprende el plan de organización y el conjunto cíe medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
·
Administración.- Conjunto de normas, políticas y técnicas sistemáticas, que permiten una efectiva y eficiente utilización de tos recursos disponibles de una entidad, con el fin de alcanzar sus objetivos, a través de la planificación, organización, dirección, coordinación y control.
·
Balance.- Cómputo o comparación del activo y pasivo para averiguar el estado del patrimonio de una empresa. Documento en que consta el resultado de dicha operación.
·
Balance General.- Documento contable donde se refleja la situación financiera de una empresa a una fecha determinada.
·
Activo.- Todos los bienes y derechos de propiedad de la empresa, es un recurso de que se espera obtener un beneficio económico.
·
Activo Fijo.- Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que disponen la entidad,
susceptibles de contabilizarse y
reflejarse corno tales en los Estados Financieros, siempre y cuando cumplan
118
con las siguientes condiciones: constituir propiedad de la entidad: utilizarse en las actividades de te entidad, no estar destinados para la venta: tener una vida útil superior a un año; tener un costo individual igual o superior a $100 dólares. ·
Debe.- Una de las partes de la cuenta contable, en donde se anota las paridas de débito o de ingresar según sea la naturaleza y la dinámica del movimiento de las cuentas en la translación.
·
Haber.- Una de las dos partes en que se divide fas cuentas, en la cual se anotan las partidas que forman debito del que abre la cuenta y el crédito de aquel a quien se lleva.
·
Capital. - Bienes que producen intereses o frutos.
·
Pasivo.- Constituyen deudas y obligaciones contraídas por la empresa con tercera personas.
·
Patrimonio.- Constituye lo que les pertenece a los dueños de las empresas.
·
Estado de Resultados.- Es el documento contable donde se refleja las actividades operacionales y no operacionales, en un periodo de tiempo.
·
Ventas.- Es la transferencia de los productos a otra empresa o persona.
·
Costo.- Precio pagado por la adquisición de Meses o servicios a terceros.
·
Costo de Ventas.- Es cuando le costó a la empresa los productos que fueron, vendidos.
119
·
Costo Histórico.- Valor original de adquisición de un bien o un servido y al que se deberá registrar contablemente en los libros de entrada original, este costo, es el que está estipulado en la factura más los impuestos respectivos.
·
Inventarios.- Es el nombre técnico contable que se le da a los productos que mantiene una empresa retenida para la venta, esta cuenta se encuentra en el Activo- Corriente- Realizable.
·
Sistema Permanente.- Es el sistema que permite contabilizar
las
mercaderías manteniendo el inventario al día. ·
Promedio Ponderado.- es el método de valoración de mercaderías, donde se obtiene por promedio el costo imitado.
·
Kárdex.- es un documento auxiliar, donde se registra las entradas y salidas de las mercaderías de la bodega.
·
Mercaderías,- son los productos con los que cuenta la empresa para la venta.
·
Stock Máximo.- Se considera el máximo de mercadería que debe mantener en una empresa.
·
Stock Mínimo.- Es el mínimo de mercaderías que debe contar en sus bodegas para el normal funcionamiento de la empresa.
·
Mercado,- llamado así al conjunto de potenciales clientes que pueden adquirir los productos
·
Publicidad,- Hacer conocer los productos que cuenta la empresa. 120
·
NEC- Norma ecuatoriana de contabilidad.
·
Partida Doble.- No hay deudor sin acreedor por el mismo valor o viceversa.
·
Transacción.- Son las actividades mercantiles o en los mercados financieros es la operación de compra o de venta.
·
Asiento.- Es la anotación escrita que se hace en: el debe y en el haber de una cuenta. Los que se escriben en el libro Diario General o de primera.
·
Contador.- es la persona autorizada por el Colegio de Contadores Públicos. quien es encargada de realizar la contabilidad de la empresa.
·
Comprobante.- Documento que sirve de soporte pata comprobar la ejecución de una acción.
·
Factura.- Documento fuente donde se registra la transferencia de bienes y/o servicios.
· ·
IVA.- Impuesto al valor agregado (12%).
Cheque.- Documento mediante el cual una persona retira para sí o por medio de un tercero todo o parte del dinero que tiene depositado en un banco.
·
Margen de Ganancia.- es cuanto se estima ganar en la venta de un producto.
121
ANEXO 1
ENTREVISTA
122
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Para la ejecución del proyecto de tesis “Diseño de un manual de manejo, control y contabilización de inventarios para la Casa Naturista Vida Plant” previo a la obtención del título de licenciada en contabilidad y auditoría, es necesario que nos ayuden proporcionándonos la siguiente información, necesaria para el estudio del presente proyecto, por lo que solicito de su valiosa colaboración para llenar la presente entrevista:
INSTRUCCIONES: seleccione una de las opciones propuestas, marcando con una X. 10. ¿Llevan un registro de toda la mercadería que tienen dentro de la microempresa? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
11. ¿Saben cuantas unidades tienen de cada producto, en cada local comercial de su microempresa? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
12. ¿Cada qué tiempo realizan los pedidos para mantener los productos disponibles para la venta? Cada mes ____ Cada trimestre ____ Cada Cuatrimestre ____ Cada Semestre ____ Al año ____ Otro ___________________ 13. ¿Utilizan algún método de valoración de mercaderías para saber el saldo de cada producto? 123
SI ____ ¿Por qué?
NO
____
______________________________________________
14. ¿Tienen conocimiento de la existencia de la tarjeta llamada kárdex? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
______________________________________________
15. ¿Es Importante para usted dejar constancia del ingreso y egreso de cada producto? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
16. ¿Es Importante para usted tener un control adecuado de sus inventarios? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
17. Al establecer niveles óptimos de stock, ¿Creen que se evitaría una escasez o excesiva existencia de productos? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________
18. ¿Es importante para usted implementar un manual que ayude en el manejo, control y contabilización de sus inventarios? SI ____ ¿Por qué?
NO
____
_______________________________________________ ¡Gracias por su colaboración!
124