Versión de IP Office 7.0 Instalación de correo de voz incorporado
15-601067 Issue 11a - (19/04/2011)
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Contenido
Contenido 1. Correo de voz incorporado de IP Office 1.1 Funciones del ..................................................................... buzón 7 1.2 Novedades ..................................................................... 9 1.3 Idiomas compatibles ..................................................................... 10
2. Instalación del correo de voz incorporado 2.1 Instalación ..................................................................... de IP500 2.2 Instalación ..................................................................... de IP500v2 ..................................................................... 2.3 Actualización de los avisos 2.4 Activación del correo de voz incorporado ..................................................................... 2.5 Quitado de..................................................................... tarjetas de memoria
15 15 16 17 18
3. Configuración del buzón del usuario 3.1 Integración..................................................................... de email de correo de voz 23 3.2 Avisos para..................................................................... los usuarios 24
4. Configuración de buzones de grupos de búsqueda 4.1 Indicación de ..................................................................... mensaje en espera 29 4.2 Acceso al buzón de grupos de búsqueda ..................................................................... 30 4.3 Avisos ..................................................................... 31
5. Configuración de la operadora automática 5.1 Creación de ..................................................................... una operadora automática 5.2 Grabación ..................................................................... de avisos 5.3 Enrutamiento de llamadas entrantes a una operadora automática ..................................................................... 5.4 Transferencia ..................................................................... de llamadas a una operadora 5.5 Uso de la operadora automática para acceder al correo de voz ..................................................................... 5.6 Uso de archivos ..................................................................... de aviso con nombre 5.7 Marcado por ..................................................................... nombre
35 38 39 40 42 43 45
6. Otros 6.1 Acceso remoto ..................................................................... al buzón 48 6.2 Supervisión..................................................................... del correo de voz incorporado 49 6.3 Programación de botones ..................................................................... 50 6.4 Visual Voice ..................................................................... 51 6.5 Códigos de..................................................................... acceso 52 Index ...............................................................................53
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Capítulo 1. Correo de voz incorporado de IP Office
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Correo de voz incorporado de IP Office:
1. Correo de voz incorporado de IP Office Para la versión 7.0 de IP Office, el correo de voz incorporado es compatible con las unidades de control IP Office 500 e IP500v2. El correo de voz incorporado brinda el funcionamiento básico del buzón de correo de voz y el funcionamiento de operadoras de voz sin la necesidad de otra PC como servidor del correo de voz. El correo de voz incorporado utiliza los siguientes componentes: · Tarjeta de memoria El tipo de tarjeta de memoria utilizado depende del tipo de unidad de control IP Office. Sin embargo, en todos los casos, las tarjetas tienen un formato especial realizado por Avaya. Las tarjetas de memoria alternativas de terceros no son compatibles para el correo de voz incorporado. · Unidades de control IP Office 500 Estas unidades de control requieren la instalación de una tarjeta de memoria opcional Compact Flash de Avaya para utilizar el correo de voz incorporado. · Unidades de control IP500v2 Este tipo de unidad de control utiliza la tarjeta obligatoria SD del sistema instalada en todos los sistemas IP500v2 para el correo de voz incorporado en caso de ser necesario. · Aplicación IP Office Manager El correo de voz incorporado se configura mediante las opciones en la configuración de IP Office a través de la aplicación IP Office Manager.
Notas · Otros servidores de correo de voz El correo de voz incorporado no puede utilizarse junto a otro servidor de correo de voz, como el servidor IP Office Voicemail Pro. La presencia de otro servidor de correo de voz en la misma red puede hacer que el correo de voz incorporado no funcione correctamente y viceversa. · IP Office Essential Edition. Versión PARTNER y IP Office Essential Edition. Versión NORSTAR Esta guía es para el correo de voz incorporado en IP Office en el modo de IP Office. No cubre IP Office Essential Edition. Versión PARTNER, IP Office Essential Edition. Versión NORSTAR ni IP Office Essential Edition. Versión Quick.
1.1 Funciones del buzón El sistema IP Office crea automáticamente un buzón de correo de voz incorporado para cada usuario y grupo de búsqueda en la configuración de IP Office. Para los usuarios, el buzón se utiliza automáticamente para responder las llamadas al usuario que suenan sin que se las conteste durante el Intervalo sin respuesta configurado para el usuario. El buzón también se usa en otras situaciones en las que de otra manera el sistema IP Office hubiera dado como respuesta un tono de ocupado, por ejemplo cuando el usuario está configurado como No molestar. Para los grupos de búsqueda, el buzón se utiliza cuando una llamada ha sonado durante el Intervalo de respuesta de correo de voz del grupo. · Por seguridad, se puede asignar un código de acceso de correo de voz a cualquier buzón, que puede ser modificado por el usuario del buzón o el administrador del sistema. · Para los buzones de usuarios, la indicación de mensajes en espera se envía a la extensión telefónica de IP Office del usuario y a su aplicación de usuario de IP Office (Phone Manager o Portal one-X). · Para los buzones de grupos de búsqueda, la indicación de mensajes en espera puede asignarse a los usuarios especificados. · Se pueden utilizar varios códigos de acceso de marcado 52 para controlar funciones y acciones del correo de voz tales como recolectar mensajes, dejar mensajes, o activar y desactivar el correo de voz.
Comparación de sistemas de correo de voz incorporado Función
Unidades de control IP500
Unidad de control IP500v2
Tipo de memoria
Compact Flash de 512MB.
Tarjeta SDHC de 4GB
Método de compresión
Utiliza G711. No se necesita VCM.
Utiliza G711. No se necesita VCM.
Almacenamiento
15 horas.
25 horas. 15 horas de forma predeterminada. Se añade un adicional de 5 horas por cada 2 de los siguientes canales adicionales bajo licencia.
Conexiones simultáneas 4 canales. máximas No ajustable.
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6 canales como máximo. 2 canales de manera predeterminada. Para los canales adicionales, se necesitan licencias.
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Duración máxima de cada mensaje
Predeterminada en 120 segundos. Ajustable entre 3 y 180 segundos.
Predeterminada en 120 segundos. Ajustable entre 3 y 180 segundos.
Operadora automática
Sí
Sí
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Correo de voz incorporado de IP Office: Funciones del buzón
1.2 Novedades Novedades de la versión 7.0 de IP Office La siguiente modificación se aplica al servicio de correo de voz incorporado de los sistemas IP500v2 únicamente. No afecta el servicio de correo de voz incorporado de los sistemas IP500. · Llamadas externas Ahora los usuarios pueden especificar un número de destino para las llamadas externas y activar o desactivar el uso de esta función. Las llamadas externas se utilizan cuando el usuario recibe un mensaje nuevo en su buzón de correo. Sólo pueden utilizarse la mitad de los canales de correo de voz con licencia para las llamadas externas. · Capacidad de almacenamiento Sin la licencia, el correo de voz incorporado que ofrece el sistema admite 2 conexiones simultáneas y 15 horas de almacenamiento. Si se agregan licencias, se pueden agregar hasta 6 canales que admiten, a su vez, dos canales adicionales. En la versión 7.0+ de IP Office, cada licencia también permite 5 horas de almacenamiento adicionales.
Novedades de la versión 6.1 de IP Office · Omitir el saludo del buzón Los llamantes pueden omitir su saludo del buzón al presionar 1. En vez de ello, escucharán inmediatamente el tono para comenzar a grabar.
Novedades de la versión 6 de IP Office En la versión 6 de Avaya IP Office, se realizaron las siguientes modificaciones al correo de voz incorporado: · Correo de voz incorporado predeterminado Para los nuevos sistemas IP Office instalados y los sistemas predeterminados, la configuración del correo de voz del sistema IP Office está establecida como Correo de voz incorporado. · Marcado directo por nombre de operadora automática Para cada operadora automática, la función de Marcado por nombre agregada en la versión 5 de IP Office puede hacerse funcionar de una de dos formas disponibles, controladas por la nueva configuración Marcado directo por nombre. · Si se lo selecciona, la tecla presionada para la acción se incluye en cualquier dígito siguiente marcado por la persona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si se configura 2 en las acciones para Marcado por número, una persona que llama puede marcar 201 para comunicarse con la extensión 201. · Si no se lo selecciona, la tecla presionada para la acción no se incluye en cualquier dígito siguiente marcado por la persona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si se configura 2 en las acciones para Marcado por número, una persona que llama debe marcar 2 y luego 201 para comunicarse con la extensión 201. · Compatibilidad con la unidad de control IP500v2 El correo de voz incorporado es compatible con la tarjeta del sistema SD utilizada por las unidades de control IP500v2. De manera predeterminada, se brinda compatibilidad con 2 canales, pero se pueden obtener licencias para otros canales adicionales, hasta un máximo de 6. La capacidad de almacenamiento de avisos y mensajes para el correo de voz incorporado IP500v2 tiene un límite de 15 horas, sin importar la capacidad de la tarjeta SD. · Comandos y códigos de acceso de la tarjeta de memoria La versión 6 de IP Office presenta una amplia gama de controles para la gestión de la tarjeta de memoria, y algunos de ellos tienen efectos sobre el correo de voz incorporado. · El código de acceso de Apagar el correo de voz incorporado sigue siendo compatible, pero ahora sólo se utiliza para detener el servicio de correo de voz incorporado proporcionado por una tarjeta de memoria. Si se necesita retirar la tarjeta de memoria de la unidad de control, en lugar de ese código se debe utilizar uno de los nuevos comandos de apagado de la tarjeta de memoria. Dichos comandos pueden ejecutarse desde IP Office Manager o las aplicaciones de estado del sistema, o desde teléfonos configurados como teléfonos del sistema. · Se agregó una función de código de acceso para Iniciar el correo de voz incorporado. · Lista de mensajes de Visual Voice Antes Visual Voice reproducía los mensajes de manera secuencial con controles que permitían al usuario pasar al mensaje siguiente o anterior. Ahora, la versión 6 de IP Office muestra una lista de mensajes y permite seleccionar qué mensajes reproducir. Estos cambios se aplican a todos los servidores de correo de voz que incluyen correo de voz incorporado.
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1.3 Idiomas compatibles El correo de voz incorporado es compatible con grupos de avisos en una amplia gama de idiomas. Los siguientes idiomas son compatibles con el correo de voz incorporado. El nombre de la carpeta correspondiente se muestra entre () paréntesis.
· · · · · · · · · · ·
Árabe (ara) Chino-Mandarín (chs) Chino-Cantonés (zhh) Danés (dan) Holandés (nld) Inglés-Reino Unido (eng) Inglés-EE.UU. (enu) Finlandés (fin) Francés (fra) Francés-Canadiense (frc) Alemán (deu)
· · · · · · · · · ·
Italiano (ita) Coreano (kor) Noruego (nor) Portugués (ptg) Portugués-Brasileño (ptb) Ruso (rus) Sueco (sve) Español (esp) Español-México (esm) Español-Argentina (ess)
La configuración de Región del sistema IP Office se usa para determinar el idioma predeterminado utilizado para los avisos. La configuración de Región se establece para todo el sistema de IP Office. Para usuarios individuales y rutas de llamadas entrantes, la región del sistema puede anularse. Para las llamadas al correo de voz, la región utilizada se determina de la siguiente manera: · Se utiliza la región del usuario, si se la ha configurado, si la llamada es interna. · Se utiliza la región de la ruta de llamadas entrantes, si se la ha configurado, si la llamada es externa. · Si no corresponde la región de ningún usuario o ruta de llamadas entrantes, se utiliza la región del sistema. · Si se ha configurado una región para un código de acceso, esa región se utiliza y anula a las opciones mencionadas anteriormente si el enrutamiento de la llamada al correo de voz se produce a través del código de acceso.
Si una Región seleccionada no es compatible, se utiliza un idioma alternativo según se indica en la tabla.
Región seleccionada en Manager
Idioma alternativo
Australia (inglés del Reino Unido) Inglés-Reino Unido (eng) Bélgica (holandés)
Holandés (nld)
Bélgica (francés)
Francés (fra)
Canadá (francés canadiense)
Francés (fra)
Chile (español de América Latina) Español (esp) Colombia (español de América Latina)
Español (esp)
Grecia (griego)
Inglés-Reino Unido (eng)
Hong Kong (cantonés)
Inglés-Reino Unido (eng)
Hungría (húngaro)
Inglés-Reino Unido (eng)
Islandia (islandés)
Inglés-Reino Unido (eng)
India (inglés del Reino Unido)
Inglés-Reino Unido (eng)
Nueva Zelanda (inglés del Reino Unido)
Inglés-Reino Unido (eng)
Perú (español de América Latina) Español (esp) Polonia (polaco)
Inglés-Reino Unido (eng)
Arabia Saudita (inglés del Reino Unido)
Inglés-Reino Unido (eng)
Singapur (inglés del Reino Unido) Inglés-Reino Unido (eng) Sudáfrica (inglés del Reino Unido)
Inglés-Reino Unido (eng)
Suiza (francés)
Francés (fra)
Taiwán (mandarín estándar)
Chino (mandarín)
Venezuela (español de América Latina)
Español (esp)
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Correo de voz incorporado de IP Office: Idiomas compatibles
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Capítulo 2. Instalación del correo de voz incorporado
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2. Instalación del correo de voz incorporado El proceso de instalación puede dividirse en los siguientes pasos: 1. Instalación del correo de voz incorporado La instalación física de la tarjeta de memoria. Este proceso varía según el tipo de unidad de control IP Office. · Unidad de control IP500
15
· Unidad de control IP500v2 No se necesita instalar ningún elemento de hardware para las unidades de control IP500 v2, ya que éstas utilizan una tarjeta de SD del sistema obligatoria ya instalada para el correo de voz incorporado. 2. Actualización de los avisos 16 Las tarjetas de memoria para el correo de voz incorporado proporcionadas por Avaya contienen un grupo de avisos. Sin embargo, es posible que dichos avisos no coincidan con todos los avisos necesarios para las nuevas funciones de la versión de IP Office instalada en su sistema. 3. Activación del correo de voz incorporado 17 Configure IP Office para utilizar el correo de voz incorporado y establezca el tiempo máximo de grabación para los mensajes, los saludos y los avisos. 4. Configuración del buzón del usuario 20 Configure los valores personales para los usuarios individuales. 5. Configuración de buzones de grupos de búsqueda 28 Configure los valores para aquellos grupos de búsqueda para los que se necesite el correo de voz. Eso incluye configurar la indicación de mensaje en espera y el acceso al buzón, que no están habilitados de manera predeterminada. 6. Configuración de la operadora automática 34 Configure todos los servicios de operadora automática necesarios y relaciónelos con las rutas de las llamadas entrantes.
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Instalación del correo de voz incorporado:
2.1 Instalación de IP500 Las siguientes instrucciones detallan el proceso para instalar el correo de voz incorporado en un sistema IP500.
1. Controle que se hayan cumplido los siguientes requisitos. · Hardware: · Unidad de control IP Office. · Tarjeta de memoria de correo de voz incorporado proporcionada por Avaya (Compact Flash de 512MB). · CD de aplicaciones de administración de IP Office coincidente con la versión de software del sistema IP Office. · Configuración: · PC, conectada a la red de IP Office con la aplicación IP Office Manager instalada. 2. Instale la tarjeta de expansión de memoria La tarjeta de memoria es una tarjeta Compact Flash Tipo II. Sólo se puede utilizar una tarjeta proporcionada por Avaya para el correo de voz incorporado. Las tarjetas Compact Flash de otras fuentes no pueden utilizarse para el correo de voz incorporado. · Inserte la tarjeta de memoria en la ranura para tarjetas C/F TII. Inserte la tarjeta con la etiqueta de la tarjeta de memoria hacia arriba. 3. Actualice los avisos 16 En caso de ser necesario, ahora es posible actualizar los avisos de la tarjeta de memoria del correo de voz incorporado para que coincidan con el nivel de software de IP Office. 4. Active el correo de voz incorporado 17 Para sistemas nuevos o predeterminados, el correo de voz incorporado se activa en forma predeterminada.
2.2 Instalación de IP500v2 Las siguientes instrucciones detallan el proceso para instalar el correo de voz incorporado en un sistema IP500.
1.Actualice los avisos 16 En caso de ser necesario, ahora es posible actualizar los avisos de la tarjeta de memoria del correo de voz incorporado para que coincidan con el nivel de software de IP Office. 2.Active el correo de voz incorporado 17 Para sistemas nuevos o predeterminados, el correo de voz incorporado se activa en forma predeterminada. 3.Agregue licencias de correo de voz incorporado Si se necesitan más de 2 canales, se deben agregar las licencias para los canales adicionales, hasta un total de 6 canales como máximo.
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2.3 Actualización de los avisos Las tarjetas de memoria del correo de voz incorporado normalmente traen los archivos de avisos preinstalados. Sin embargo, las sucesivas versiones del sistema IP Office pueden agregar funciones nuevas que necesiten avisos adicionales. Por lo tanto, para todas las instalaciones nuevas, se recomienda actualizar los avisos para que coincidan con la versión de software del sistema IP Office. Además, al actualizar sistemas IP Office con el correo de voz incorporado ya instalado, debe verificar si se han agregado funciones nuevas 9 que requieran avisos adicionales. Todos los avisos para el correo de voz incorporado se encuentran en la carpeta LVMSound (Sonido LVM) del paquete de instalación para las aplicaciones de administración de IP Office.
Avisos adicionales La siguiente ficha menciona los avisos adicionales necesarios para las sucesivas versiones de software del sistema IP Office desde IP Office 3.2.
IP Office 4,0
IP Office 4,2
IP Office 5.0
SVM_24.c11 SVM_26.c11 MNU_11.c11
IVR_11.c25, IVR_26.c11 IVR_11.c27, MNU_11.c4,
G0022.c11 G0701.c11 G0702.c11 G0703.c11 G0704.c11 G0705.c11 G0706.c11 G0714.c11 G0715.c11
G0716.c11 G0717.c11 G0718.c11 G0719.c11 G0721.c11 G0722.c11 G0724.c11 G0725.c11 G0726.c11
G0727.c11 G0728.c11 G0731.c11 G0733.c11 G0735.c11 G0737.c11 G0738.c11 G0739.c11
Control de los grupos de avisos Para las funciones adicionales del correo de voz incorporado agregadas en las nuevas versiones de IP Office, se necesitan nuevos avisos. Los avisos faltantes pueden informarse en la aplicación IP Office System Monitor habilitando las opciones de seguimiento Filtros | Sistema | Error. Los mensajes de error se envían en intervalos regulares.
158267586mS ERR: EVM 4p0 upgrade file clips missing 158267587mS ERR: EVM 4p2 upgrade file clips missing 158267592mS ERR: EVM 5p0 upgrade file clips missing
Transferencia de los archivos de avisos con IP Office Manager 1. Inicie IP Office Manager. 2. Seleccione Archivo | Avanzada | Administración de archivos integrada. 3. Utilice el menú Seleccionar IP Office para seleccionar el sistema IP Office deseado. 4. El siguiente paso dependerá del tipo de unidad de control IP Office: · Unidades de control IP500 Seleccione Archivo | Upload Voicemail Prompts (Cargar avisos de correo de voz). Eso hará que se transfieran los archivos de avisos instalados con IP Office Manager a la tarjeta de memoria. · Unidades de control IP500v2 Seleccione Archivo | Cargar archivos del sistema. Eso hará que se transfieran los archivos de avisos instalados con IP Office Manager y los archivos de firmware de IP Office. No realice esta acción si el nivel de software de la aplicación IP Office Manager no es adecuado para el sistema IP Office.
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Instalación del correo de voz incorporado: Actualización de los avisos
2.4 Activación del correo de voz incorporado La configuración del sistema para el correo de voz incorporado es común a todos los sistemas IP Office compatibles. En la versión 6.0 de IP Office, esta opción está activada de manera predeterminada y debe desactivarse si no se utiliza el correo de voz incorporado.
Para configurar un sistema IP Office para el correo de voz incorporado: 1. Para completar el proceso, será preciso reiniciar el sistema IP Office, lo que hará que se finalicen todas las llamadas en curso y se detenga el funcionamiento por un período de hasta 5 minutos. 2. Abra IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office. 3. Seleccione
Sistema.
4. Consulte la ficha Sistema. · La configuración de Región debe coincidir con el idioma para los avisos orales necesarios del correo de voz incorporado. Para obtener más información, consulte Idiomas compatibles 10 . Si la configuración no es correcta, consulte al cliente primero. Esta configuración de Región controla muchos aspectos predeterminados del funcionamiento del sistema IP Office y por lo tanto normalmente ya está configurada para que coincida con la región del cliente. 5. Haga clic en la ficha Correo de voz. 6. Desde la lista de Tipo de correo de voz, seleccione Correo de voz incorporado. 7. Configure el Tiempo máximo de grabación para los mensajes y avisos al valor que el cliente necesite. El rango permitido es de 30 a 180 segundos, y el valor predeterminado es 110 segundos. 8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios al sistema de correo de voz. 9. Haga clic en
para volver a enviar la configuración a la unidad de control IP Office.
10.Una vez que se ha reiniciado el sistema IP Office, desde una extensión del sistema, marque *17. El correo de voz incorporado debe contestar y comenzar a darle avisos.
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2.5 Quitado de tarjetas de memoria La tarjeta de memoria no debe quitarse nunca del sistema durante el funcionamiento normal de IP Office, ya que eso puede hacer que se ocasionen daños en los archivos en uso. Se debe apagar la tarjeta de memoria o el sistema IP Office completo antes de quitar la tarjeta de memoria. Mientras la tarjeta esté apagada, el correo de voz no estará disponible para el sistema IP Office. Cualquier otro servicio que utilice la tarjeta de memoria también quedará desactivado. Para los sistemas IP500v2, las funciones cuyas licencias dependan de la tarjeta continuarán funcionado hasta 2 horas sin la tarjeta. Una vez que se ha quitado una tarjeta de memoria, reinsertarla hará que ésta se reinicie.
Apagado de la tarjeta de memoria mediante IP Office Manager 1. En la aplicación IP Office Manager, seleccione Inicio | Avanzada | Comandos de tarjeta de memoria | Apagar. Para los sistemas IP500v2, seleccione la tarjeta SD del sistema. 2. Controle que el indicador LED de la ranura de la tarjeta de memoria se haya apagado completamente. Entonces ya se puede quitar la tarjeta. 3. Para reiniciar la tarjeta sin quitarla y reinsertarla, seleccione Inicio | Avanzada | Comandos de tarjeta de memoria | Inicio.
Apagado de la tarjeta de memoria mediante la aplicación de estado del sistema IP Office 1. En Estado del sistema, seleccione Sistema | Tarjetas de memoria. Para los sistemas IP500v2, seleccione la tarjeta SD del sistema. 2. Seleccione Apagar. 3. Controle que el indicador LED del soporte de la tarjeta de memoria se haya apagado completamente. Entonces ya se puede quitar la tarjeta. 4. Para reiniciar la tarjeta sin quitarla y reinsertarla, seleccione Inicio.
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Capítulo 3. Configuración del buzón del usuario
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3. Configuración del buzón del usuario El correo de voz incorporado crea un buzón para cada usuario en el sistema IP Office. Las llamadas se dirigen al buzón cuando la extensión del usuario se encuentra ocupada o no responde dentro de intervalo sin respuesta asignado del usuario. Eso incluye las llamadas remitidas a otro destino interno. El buzón de un usuario individual puede configurarse a través del buzón y los códigos de acceso del sistema (consulte la Guía para el usuario del correo de voz incorporado) o mediante la configuración de los valores del usuario en la aplicación IP Office Manager. · Indicación de mensaje en espera Si el teléfono que el usuario utiliza lo permite, el usuario recibirá una indicación de mensaje en espera cuando haya mensajes nuevos en el buzón. El tipo de indicación de mensaje en espera dependerá del teléfono. · Acceso al buzón Para acceder al buzón del usuario asociado a una extensión, se puede utilizar el código de acceso estándar predeterminado (*17). También es posible configurar otros métodos de acceso al buzón. · En IP Office 4,2+, el botón de MENSAJES del teléfono, que normalmente emula al *17, puede configurarse para acceder al modo de Visual Voice en teléfonos compatibles con Visual Voice 51 . Eso se hace mediante la opción Messages Button Goes To Visual Voice (El botón Mensajes lleva a Visual Voice) (Sistema | Correo de voz). · Timbrado El correo de voz incorporado puede configurarse para que llame al usuario cada vez que haya mensajes nuevos en su buzón. El timbrado se produce al completarse una llamada en la extensión del usuario. También es posible el timbrado desde un buzón de un grupo de búsqueda que contiene mensajes nuevos si se ha configurado al usuario para que reciba indicaciones de mensajes en espera del grupo de búsqueda. · Correo de voz activado/ desactivado Es posible desactivar el envío de llamadas al buzón del usuario. Sin embargo, debe tener en cuenta que eso no impide otros métodos de dejar mensajes directamente en el buzón del usuario. · Código de acceso Se puede asignar un código de acceso al buzón. Cualquier persona que acceda al buzón deberá ingresar dicho código antes de poder recolectar los mensajes. El usuario puede restablecer el código de acceso una vez que ha ingresado al buzón. · Números de recepción e interrupción del correo de voz Configurar un número de recepción del correo de voz para un usuario permite a las personas que llaman y dejan un mensaje en el buzón marcar *0 para ser transferidas a ese número. Si se la utiliza, esta función debe anunciarse en el aviso de saludo del buzón. También pueden ingresarse dos números de transferencia. El usuario puede grabar un mensaje indicando a la persona que llama que puede marcar *2 o *3 para que se la transfiera a los números de teléfono especificados. · Avisos IP Office 4.0+ permite que el correo de voz incorporado proporcione avisos en las llamadas que esperan ser respondidas por usuarios. Es una función similar a los avisos proporcionados para los grupos de búsqueda 31 , en la que se reproducen avisos para las personas que llaman y están esperando respuesta. Debido a la superposición de los distintos tiempos de espera, no se recomienda el uso de avisos del usuario junto con la remisión de llamadas y el correo de voz. · Email de correo de voz IP Office 4,2+. Un usuario puede ordenar que se envíe una notificación de mensajes nuevos a su dirección. La notificación puede ser simplemente una alerta que le informe que tiene un mensaje nuevo, o también es posible enviar el mensaje de correo de voz si se lo desea. Consulte Integración de email de correo de voz 23 .
ADVERTENCIA: Cambio de nombre de usuario Los buzones se crean en base al nombre único de cada usuario en la configuración de IP Office. Si se modifica el nombre de un usuario, ese usuario quedará asociado a un nuevo buzón. Si se necesita cambiar el nombre de un usuario, asegúrese de que primero se hayan reproducido y borrado todos los mensajes. Si se modifica el nombre de un usuario sin vaciar el buzón original, se deberá crear un código de acceso basado en el nombre de usuario viejo para poder acceder a ese buzón.
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Configuración del buzón del usuario: Para modificar la configuración del correo de voz para una persona: Un símbolo indica que la configuración también puede ajustarse y bloquearse mediante los derechos de usuario. Para obtener información detallada consulte la documentación de IP Office Manager. 1. Abra IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office. 2. En el panel de Navegación, haga clic en
Usuario y seleccione el usuario individual.
3. Consulte la ficha Correo de voz.
· Código de correo de voz: Predet. = en blanco, rango = 0 (sin código) a 15 dígitos. Un código (1 a 15 dígitos) utilizado para validar el acceso al buzón. Si se intenta acceder de manera remota a un buzón para el cual no se ha configurado ningún código de correo de voz, se reproducirá un mensaje que indicará que no se ha configurado el acceso remoto para ese buzón. · El usuario del buzón puede cambiar el código marcando *04 tras ingresar al buzón. · Correo de voz activado Predet. = activado Cuando está activado, IP Office utiliza el buzón para responder las llamadas que no han sido respondidas por el usuario o llamadas en las que la extensión del usuario de otra manera hubiera dado ocupado. Tenga en cuenta que al desactivar esta opción, no se desactiva el buzón del usuario. Aún es posible remitir mensajes al buzón, y también es posible acceder al buzón para recolectar mensajes. · Ayuda de correo de voz Predet. = desactivado Esta configuración no se utiliza con el correo de voz incorporado. Se puede acceder a la ayuda marcando *4 tras acceder al buzón. · Timbrado de correo de voz: Predet. = desactivado Cuando está activado y se ha recibido un mensaje nuevo, el servidor de correo de voz llama a la extensión del usuario para intentar entregar el mensaje cada vez que se cuelga el teléfono. El correo de voz no llamará a la extensión más de una vez cada 30 segundos. · Lectura de email de correo de voz: Predet. = desactivado Esta configuración no se utiliza con el correo de voz incorporado. · Servicios Web UMS: Predet. = desactivado, nivel de software = 4,2+. Esta configuración no se utiliza con el correo de voz incorporado. · Email de correo de voz: Predet. = en blanco (sin funciones de email de correo de voz) Este campo se utiliza para configurar las direcciones de email del usuario o el grupo utilizadas para el funcionamiento del email de correo de voz 23 . Cuando se ingresa una dirección, se pueden seleccionar los demás controles de Email de correo de voz mencionados a continuación. · Email de correo de voz Predet. = desactivado Si se ingresa una dirección de email para un usuario o grupo, las siguientes opciones pueden seleccionarse. Estas opciones controlan el modo de funcionamiento automático de email de correo de voz proporcionado por el servidor de correo de voz cuando el buzón recibe un nuevo mensaje de correo de voz. · Desactivado Si está desactivado, no se utiliza ninguna de las siguientes opciones para email de correo de voz automático. Los usuarios también pueden seleccionar este modo marcando *03 desde su extensión.
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· Copiar Si se selecciona este modo, cada vez que se recibe un nuevo mensaje de voz en el buzón de correo de voz, se adjunta una copia del mensaje a un email y se la envía a la dirección de email. No existe ninguna sincronización entre el buzón de email y el de correo de voz. Por ejemplo, leer o borrar un mensaje de email no afecta el mensaje en el buzón de correo de voz o la indicación de mensaje en espera proporcionada para ese mensaje nuevo. · Remitir Si se selecciona este modo, cada vez que se recibe un nuevo mensaje de correo de voz en el buzón de correo de voz, el mensaje se adjunta a un email y se envía a la dirección de email. No se conserva ninguna copia del mensaje de voz en el buzón de correo de voz y no hay ninguna indicación de mensaje en espera. Como con Copiar, no existe ninguna sincronización entre el buzón de email y el de correo de voz. Los usuarios también pueden seleccionar este modo marcando *01 desde su extensión. · Alertar Si se selecciona este modo, cada vez que se recibe un nuevo mensaje de voz en el buzón de correo de voz, se envía un mensaje de email simple a la dirección de email. Se trata de un mensaje de email que informa los detalles del mensaje de voz, pero sin ninguna copia adjunta del mensaje de correo de voz. Los usuarios también pueden seleccionar este modo marcando *02 desde su extensión. · Interrupción de DTMF Cuando se deriva a una persona al buzón de voz para que deje un mensaje, se le puede brindar la opción de que se la transfiera a otra extensión. Debe grabarse un mensaje de saludo para el buzón que indique a la persona que llama las opciones disponibles. Los números de extensión a los que se puede transferir a las personas que llaman se ingresan en los campos mencionados a continuación. · Para Office 5.0+, se pueden establecer valores predeterminados del sistema para esos números, que se utilizan salvo que se configure otro número dentro de esa configuración del usuario. También para IP Office 5.0+, esos valores pueden configurarse a través de Derechos de usuario. · Recepción / Interrupción (DTMF 0) El número al que se transfiere a la persona que llama si ésta presiona *0 mientras escucha el saludo del buzón en lugar de dejar un mensaje. · Interrupción (DTMF 2) El número al que se transfiere a la persona que llama si ésta presiona *2 mientras escucha el saludo del buzón en lugar de dejar un mensaje. · Interrupción (DTMF 3) El número al que se transfiere a la persona que llama si ésta presiona *3 mientras escucha el saludo del buzón en lugar de dejar un mensaje. 4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios del correo de voz para el usuario. 5. Corrija los demás detalles pertinentes del usuario, y luego guarde y combine los cambios de la configuración.
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Configuración del buzón del usuario:
3.1 Integración de email de correo de voz Se admiten las funciones de email de correo de voz con correo de voz incorporado. que utiliza la configuración del sistema IP Office para enviar mensajes al servidor de email del cliente. Luego ese servidor remite los mensajes a los buzones de email del usuario. Una vez que se lo ha activado, los usuarios pueden seleccionar recibir un alerta por email por cada mensaje de correo de voz nuevo o hacer que se le remitan los mensajes de voz a su buzón de email. Además, al escuchar un mensaje en su buzón de correo de voz, pueden remitirlo a su buzón de email.
· Advertencia El envío de archivos .wav a través de una red genera una gran carga en la red y los servidores de red. Para un mensaje de un minuto, se necesita un archivo .wav de 1MB.
1. Tenga en cuenta que si se cambia la configuración SMTP de IP Office, se debe reiniciar el sistema. 2. Consiga los detalles del servidor de email SMTP del cliente. Puede ser necesario configurar una cuenta de usuario en ese servidor para que éste acepte y transmita mensajes del sistema IP Office. 3. Obtenga la configuración del sistema IP Office mediante la aplicación IP Office Manager. 4. Seleccione Sistema y luego la ficha SMTP. 5. Ingrese los detalles que coincidan con el servidor SMTP del cliente. · Dirección IP La dirección IP del servidor SMTP del cliente. Si no está en la misma subred que la red LAN de IP Office, también se debe agregar una ruta IP. · Puerto El puerto de escucha SMTP del servidor. El valor predeterminado es 25. · Email From Address (Dirección del remitente) Ésta es la dirección que será utilizada por el sistema IP Office. Algunos servidores sólo transmiten mensajes de direcciones completas reconocidas o de direcciones con el mismo dominio. · Server Requires Authentication (El servidor exige autenticación) Si el servidor exige una cuenta de usuario para recibir y enviar mensajes de email, ingrese los detalles de una cuenta configurada en ese servidor para ser usada por IP Office. 6. Para cada usuario, seleccione Usuario | Correo de voz. 7. En el campo Email de correo de voz, ingrese la dirección de email del usuario. 8. Con el botón de radio, seleccione el tipo de alertas de la función de email de correo de voz para el usuario. · Desactivado No enviar alertas por email para los mensajes nuevos. Los usuarios pueden seleccionar esta opción por sí mismos marcando *03. · Copiar Enviar una copia de cada mensaje nuevo recibido a la dirección de email del usuario. Los usuarios no pueden seleccionar este modo por sí mismos. · Remitir Remitir cada mensaje nuevo recibido a la dirección de email del usuario y borrar el mensaje de su buzón. Los usuarios pueden seleccionar esta opción por sí mismos marcando *01. · Alertas Enviar una alerta por email por cada mensaje nuevo recibido. Los usuarios pueden seleccionar esta opción por sí mismos marcando *02. 9. Envíe la configuración a IP Office.
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3.2 Avisos para los usuarios Los avisos se reproducen para las personas que llaman y están esperando respuesta. Eso incluye a las personas que se están presentando a los miembros de los grupos de búsqueda, es decir, llamando, y a las personas en cola que esperan para ser presentadas. · IP Office 4.0+ es compatible con avisos mediante el correo de voz incorporado. · Si no hay ningún canal de correo de voz disponible para un aviso, el aviso no se reproduce. · Las llamadas pueden responderse durante el aviso. · Si se la ruta de una llamada se reasigna al Grupo de servicio nocturno o al Grupo alternativo para fuera de horario de un grupo de búsqueda, se aplican los avisos del nuevo grupo. · Si una llamada origina un flujo excesivo, se aplican los avisos del grupo original, no los del grupo de flujo excesivo. · Para que los anuncios se utilicen de manera eficaz, el Intervalo de respuesta de correo de voz del grupo de búsqueda debe extenderse, o se debe desmarcar la opción Correo de voz activado para que no quede seleccionada.
Configuración de los avisos 1. Abra IP Office Manager. 2. Seleccione el usuario o grupo de búsqueda para el que se necesitan los avisos. 3. Consulte la ficha Avisos.
· Avisos activados: Predet. = desactivado. Esta configuración habilita o deshabilita los avisos. · Espera antes del 1er aviso: Predet. = 10 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Esta configuración determina el tiempo de demora desde la presentación de la llamada tras el cual se debe reproducir el primer aviso para la persona que llama. Si la opción Sincronización de llamadas está seleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación). · Señalamiento de una llamada como respondida: Predet. = desactivado. Esta configuración se usa en las aplicaciones CCC y CBC de IP Office. De manera predetermina, no se considera que una llamada ha sido respondida hasta que responde una persona. Esta opción permite que las llamadas se marquen como respondidas una vez que la persona que llama ha escuchado el primer aviso. Esta opción no es utilizada por la aplicación Customer Call Reporter de IP Office. · Tono tras el aviso: Predet. = música de espera. Tras el primer aviso, puede seleccionar si la persona debe escuchar Música de espera, Timbre o Silencio hasta que se le responda o se reproduzca otro aviso.
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Configuración del buzón del usuario: Avisos para los usuarios · 2do aviso: Predet. = activado. Si se lo selecciona, se puede reproducir un segundo aviso para la persona que llama si todavía no ha tenido respuesta. · Espera antes del 2do aviso: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Esta configuración establece la espera entre el 1er y el 2do aviso. Si la opción Sincronización de llamadas está seleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación). · Repetición del último aviso: Predet. = activado. Si se lo selecciona, el último aviso reproducido para la persona que llama se repite hasta que se responda la llamada o la persona corte. · Espera antes de la repetición: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Si se selecciona Repetición del último aviso, este valor se aplica entre cada repetición del último aviso. Si se selecciona Sincronización de llamadas, este valor queda inhabilitado en gris y se lo ajusta para que coincida con el valor de Espera antes del segundo aviso. · Sincronización de llamadas: Predet. = desactivado Esta opción puede usarse para restringir la cantidad de canales de correo de voz necesarios para proporcionar avisos. · Desactivado Cuando la opción Sincronización de llamadas está desactivada, los avisos se reproducen individualmente para cada llamada. Para eso es necesario un canal de correo de voz distinto cada vez que se reproduce un aviso a cada persona que llama. Mientras que esto asegura que se sigan con precisión las configuraciones seleccionadas para la espera, no hace un uso eficiente de los canales de correo de voz. · Activado Cuando la opción Sincronización de llamadas está activada, si ya se está reproduciendo un determinado aviso para una persona, las siguientes personas que llaman deben esperar hasta que ese aviso haya finalizado y se lo pueda reiniciar. Además, cuando una persona ha esperado durante el tiempo de espera configurado y se inicia el aviso, las demás personas que estén esperando el mismo aviso también lo escuchan, incluso si aún no han cumplido el tiempo de espera. Si se utiliza esta opción, el número máximo de canales de correo de voz que pueden necesitarse son 1 o 2 según la cantidad de avisos seleccionados. 4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 5. Haga clic en
para volver a combinar la configuración en el sistema IP Office.
Grabación de los avisos No existen avisos de cola predeterminados para los usuarios y los grupos de búsqueda. La duración máxima de los avisos es de 10 minutos. En los nuevos sistemas IP Office 4.0+, existen dos códigos de acceso predeterminados que le permiten grabar avisos. En los sistemas existentes y actualizados, esos códigos de acceso u otros similares deben agregarse manualmente. Los códigos predeterminados son: · *91N; / N".1" / Grabar el mensaje Utilizado para grabar un aviso 1. Por ejemplo, para grabar el aviso 1 para un grupo de búsqueda en la extensión 300, marque *91300# y siga las instrucciones para grabar el nuevo aviso. · *92N; / N".2" / Grabar el mensaje Utilizado para grabar un aviso 2. Por ejemplo, para grabar el aviso 2 para un grupo de búsqueda en la extensión 300, marque *92300# y siga las instrucciones para grabar el aviso.
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Capítulo 4. Configuración de buzones de grupos de búsqueda
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4. Configuración de buzones de grupos de búsqueda El correo de voz incorporado crea un buzón para cada grupo de búsqueda en el sistema IP Office. Las llamadas se envían al buzón sólo cuando se ha llamado ha cada miembro disponible del grupo por el tiempo de timbre establecido para el grupo. El buzón del grupo puede configurarse a través del buzón (consulte la Guía para el usuario del correo de voz incorporado) o a través de los valores establecidos para el grupo de búsqueda en IP Office Manager. · Indicación de mensaje en espera De manera predeterminada, no se envían indicaciones de mensajes de grupos de búsqueda en espera a ningún usuario. Se debe configurar cada usuario individualmente. Para obtener más información, consulte Indicación de mensaje en espera 29 . · Acceso al buzón De manera predeterminada, no hay ningún acceso a los buzones de los grupos de búsqueda para recolectar mensajes. Es posible que los usuarios que reciben indicaciones de mensajes en espera de grupos de búsqueda también puedan acceder al buzón, según el tipo de teléfono o si utilizan IP Office Phone Manager. Si no, se debe crear un código de acceso para el grupo de búsqueda. Para obtener más información, consulte Acceso al buzón de grupos de búsqueda 30 . · Timbrado Se puede configurar el correo de voz incorporado para que llame al usuario cuando haya mensajes nuevos en el buzón de un grupo de búsqueda para el que recibe indicación de mensajes en espera. El timbrado se produce al completarse una llamada en la extensión del usuario. · Correo de voz activado/ desactivado Es posible desactivar el envío de llamadas al buzón del grupo. Sin embargo, debe tener en cuenta que eso no impide otros métodos de dejar mensajes directamente en el buzón. · Código de acceso Se puede asignar un código de acceso al buzón. Cualquier persona que acceda al buzón deberá ingresar dicho código antes de poder recolectar los mensajes. El usuario puede restablecer el código de acceso una vez que ha ingresado al buzón.
ADVERTENCIA: Cambio de los nombres de grupos de búsqueda Los buzones se crean en base al nombre único de cada grupo dentro de la configuración de IP Office. Si se modifica el nombre de un grupo, ese grupo quedará asociado a un nuevo buzón. Si se necesita cambiar el nombre de un grupo, asegúrese de que primero se hayan reproducido y borrado todos los mensajes. Si se modifica el nombre de un grupo sin vaciar el buzón original, se deberá crear un código de acceso basado en el nombre viejo del grupo para poder acceder al ese buzón. El buzón del grupo puede configurarse a través del buzón y los códigos de acceso del sistema o mediante los valores establecidos para el grupo de búsqueda dentro de la configuración de IP Office.
Para configurar el buzón de un grupo en IP Office Manager: 1. Abra IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office. 2. Haga clic en
Grupo de búsqueda para mostrar la lista de grupos de búsqueda existentes.
3. Haga doble clic en el grupo de búsqueda deseado. 4. Haga clic en la ficha Correo de voz. Esa ficha incluye la configuración utilizada por IP Office Voicemail Lite y Voicemail Pro. Para el correo de voz incorporado, complete los siguientes detalles: · Código de correo de voz Este campo puede usarse para establecer un código de acceso al buzón. A partir de ese momento, cualquier persona que intente recuperar mensajes del buzón deberá ingresar ese código. · Correo de voz activado Cuando está marcado, las llamadas al grupo de búsqueda se derivan al correo de voz si todos los miembros disponibles están ocupados o no responden dentro del intervalo de respuesta asignado al grupo. 5. Realice los cambios necesarios para el grupo de búsqueda y haga clic en Aceptar. 6. Repita el procedimiento para cualquier otro grupo de búsqueda deseado. 7. Utilice
para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.
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Configuración de buzones de grupos de búsqueda:
4.1 Indicación de mensaje en espera De manera predeterminada, no se envían indicaciones de mensajes en espera a ningún usuario del buzón de un grupo de búsqueda. El siguiente proceso muestra cómo hacer que un usuario reciba indicaciones de mensajes en espera desde el buzón de un grupo de búsqueda. El método usado para la indicación dependerá del tipo de teléfono que el usuario tenga y de si éste utiliza IP Office Phone Manager.
1. Inicie IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office. 2. Haga clic en
Usuario para ver la lista de los usuarios existentes.
3. Haga doble clic sobre el usuario que deba recibir indicaciones de mensajes en espera de un grupo de búsqueda. 4. Haga clic en la ficha Números fuente. 5. Haga clic en Agregar. 6. En el campo Número fuente, ingrese la letra H seguida por el nombre del grupo de búsqueda. Por ejemplo, para el grupo de búsqueda Principal, ingrese HPrincipal. 7. Haga clic en Aceptar y repita la operación para cualquier otro grupo de búsqueda para el que el usuario deba recibir indicaciones de mensajes en espera. 8. Haga clic en Aceptar y repita el procedimiento para cualquier otro usuario deseado. 9. Utilice
para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.
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4.2 Acceso al buzón de grupos de búsqueda De manera predeterminada, ningún usuario tiene acceso al buzón de un grupo de búsqueda hasta que se lo haya configurado específicamente para dicho acceso. Se puede acceder a los buzones de grupos de búsqueda mediante los siguientes métodos:
Indicación de mensaje en espera Los usuarios a quienes que reciben indicación de mensajes en espera de un grupo de búsqueda también obtienen formas de acceder al buzón del grupo. El método dependerá del teléfono o el software que utilicen. Para obtener más información, consulte Indicación de mensaje en espera 29 . · Usuarios de teléfonos Avaya Serie 4400 Los usuarios de modelos de teléfonos con pantalla DS con una tecla de MENÚ también pueden acceder una vez que se los ha configurado para recibir mensajes en espera de grupos de búsqueda. El nombre del grupo de búsqueda se muestra cuando el usuario presiona MENÚ, información, consulte la guía para el usuario de su teléfono.
MENÚ, Msjs, Voz. Para obtener más
· Usuarios de Phone Manager Los usuarios de Phone Manager ven el nombre del grupo de búsqueda y el número de mensajes en la ficha de Mensajes. Pueden hacer clic ahí para acceder al buzón del grupo de búsqueda. · Timbrado de correo de voz Si un usuario tiene activado el timbrado de correo de voz, el timbrado se producirá tanto cuando haya mensajes nuevos de grupos como cuando haya mensajes nuevos personales. El timbrado para los mensajes personales se produce antes que el timbrado para los mensajes nuevos de grupos. · Visual Voice Si Visual Voice está disponible, el usuario verá el nombre del grupo de búsqueda mencionado. El número de llamadas nuevas se muestra entre paréntesis al lado del nombre del grupo de búsqueda.
Acceso mediante botones y códigos de acceso Se puede crear un código de acceso al buzón de un grupo de búsqueda, como se detalla en la tabla. El código de acceso puede ser para todo el sistema o específico para el usuario. Para obtener información respecto de la configuración de códigos de acceso, consulte la guía o ayuda de IP Office Manager.
Campo
Contiene...
Código
*99
Función
Recolección de correo de voz
Número de teléfono
"?Ventas"
ID de grupo de línea
0
La función de recolección del correo de voz y el nombre del buzón de un grupo de búsqueda también pueden asignarse a un botón programable por el usuario.
Acceso remoto Los métodos estándar para acceder al buzón de manera remota corresponden tanto a los usuarios como a los grupos de búsqueda. Para obtener más información, consulte Acceso remoto al buzón 48 .
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Configuración de buzones de grupos de búsqueda: Acceso al buzón de grupos de búsqueda
4.3 Avisos Los avisos se reproducen para las personas que llaman y están esperando respuesta. Eso incluye a las personas que se están presentando a los miembros de los grupos de búsqueda, es decir, llamando, y a las personas en cola que esperan para ser presentadas. · IP Office 4.0+ es compatible con avisos mediante el correo de voz incorporado. · Si no hay ningún canal de correo de voz disponible para un aviso, el aviso no se reproduce. · Las llamadas pueden responderse durante el aviso. · Si se la ruta de una llamada se reasigna al Grupo de servicio nocturno o al Grupo alternativo para fuera de horario de un grupo de búsqueda, se aplican los avisos del nuevo grupo. · Si una llamada origina un flujo excesivo, se aplican los avisos del grupo original, no los del grupo de flujo excesivo. · Para que los anuncios se utilicen de manera eficaz, el Intervalo de respuesta de correo de voz del grupo de búsqueda debe extenderse, o se debe desmarcar la opción Correo de voz activado para que no quede seleccionada.
Configuración de los avisos 1. Abra IP Office Manager. 2. Seleccione el usuario o grupo de búsqueda para el que se necesitan los avisos. 3. Consulte la ficha Avisos.
· Avisos activados: Predet. = desactivado. Esta configuración habilita o deshabilita los avisos. · Espera antes del 1er aviso: Predet. = 10 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Esta configuración determina el tiempo de demora desde la presentación de la llamada tras el cual se debe reproducir el primer aviso para la persona que llama. Si la opción Sincronización de llamadas está seleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación). · Señalamiento de una llamada como respondida: Predet. = desactivado. Esta configuración se usa en las aplicaciones CCC y CBC de IP Office. De manera predetermina, no se considera que una llamada ha sido respondida hasta que responde una persona. Esta opción permite que las llamadas se marquen como respondidas una vez que la persona que llama ha escuchado el primer aviso. Esta opción no es utilizada por la aplicación Customer Call Reporter de IP Office. · Tono tras el aviso: Predet. = música de espera. Tras el primer aviso, puede seleccionar si la persona debe escuchar Música de espera, Timbre o Silencio hasta que se le responda o se reproduzca otro aviso.
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· 2do aviso: Predet. = activado. Si se lo selecciona, se puede reproducir un segundo aviso para la persona que llama si todavía no ha tenido respuesta. · Espera antes del 2do aviso: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Esta configuración establece la espera entre el 1er y el 2do aviso. Si la opción Sincronización de llamadas está seleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación). · Repetición del último aviso: Predet. = activado. Si se lo selecciona, el último aviso reproducido para la persona que llama se repite hasta que se responda la llamada o la persona corte. · Espera antes de la repetición: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Si se selecciona Repetición del último aviso, este valor se aplica entre cada repetición del último aviso. Si se selecciona Sincronización de llamadas, este valor queda inhabilitado en gris y se lo ajusta para que coincida con el valor de Espera antes del segundo aviso. · Sincronización de llamadas: Predet. = desactivado Esta opción puede usarse para restringir la cantidad de canales de correo de voz necesarios para proporcionar avisos. · Desactivado Cuando la opción Sincronización de llamadas está desactivada, los avisos se reproducen individualmente para cada llamada. Para eso es necesario un canal de correo de voz distinto cada vez que se reproduce un aviso a cada persona que llama. Mientras que esto asegura que se sigan con precisión las configuraciones seleccionadas para la espera, no hace un uso eficiente de los canales de correo de voz. · Activado Cuando la opción Sincronización de llamadas está activada, si ya se está reproduciendo un determinado aviso para una persona, las siguientes personas que llaman deben esperar hasta que ese aviso haya finalizado y se lo pueda reiniciar. Además, cuando una persona ha esperado durante el tiempo de espera configurado y se inicia el aviso, las demás personas que estén esperando el mismo aviso también lo escuchan, incluso si aún no han cumplido el tiempo de espera. Si se utiliza esta opción, el número máximo de canales de correo de voz que pueden necesitarse son 1 o 2 según la cantidad de avisos seleccionados. 4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 5. Haga clic en
para volver a combinar la configuración en el sistema IP Office.
Grabación de los avisos No existen avisos de cola predeterminados para los usuarios y los grupos de búsqueda. La duración máxima de los avisos es de 10 minutos. En los nuevos sistemas IP Office 4.0+, existen dos códigos de acceso predeterminados que le permiten grabar avisos. En los sistemas existentes y actualizados, esos códigos de acceso u otros similares deben agregarse manualmente. Los códigos predeterminados son: · *91N; / N".1" / Grabar el mensaje Utilizado para grabar un aviso 1. Por ejemplo, para grabar el aviso 1 para un grupo de búsqueda en la extensión 300, marque *91300# y siga las instrucciones para grabar el nuevo aviso. · *92N; / N".2" / Grabar el mensaje Utilizado para grabar un aviso 2. Por ejemplo, para grabar el aviso 2 para un grupo de búsqueda en la extensión 300, marque *92300# y siga las instrucciones para grabar el aviso.
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Capítulo 5. Configuración de la operadora automática
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5. Configuración de la operadora automática Además del funcionamiento básico del correo de voz, también es posible crear operadoras automáticas a través del correo de voz incorporado. IP Office 4,1+ es compatible con más de 40 operadoras automáticas, mientras que anteriormente sólo se admitían 4. Cada operadora automática tiene: · Acciones Se puede asignar una acción a cada una de las teclas normales de marcado DTMF, *, # y 0 a 9. Las personas que llaman pueden marcar durante los avisos, es decir, presionar una tecla de acción mientras escuchan los avisos de los saludos. Con IP Office 4,0+, también puede asignar una acción a la tecla Fax. Si se configura una acción de transferencia, cuando se detecte un tono de fax, la operadora automática dirigirá la llamada al destino de transferencia de fax especificado a través de la acción de Transferencia. · Marcado por nombre IP Office 5,0+ Las personas que llaman pueden marcar el nombre del usuario deseado. Luego se reproduce una lista de los nombres que coinciden para que la persona que llama seleccione uno. · Marcado por número Las personas que llaman pueden marcan el número de extensión deseado. No hay ningún aviso relacionado con la acción. Si se necesita un aviso, es como parte del aviso del menú. Si el plan de marcado no tiene una longitud uniforme, pueden producirse resultados inesperados. Todos los números de extensión de los usuarios y los grupos de búsqueda deben tener la misma cantidad de dígitos. · Transferencia normal Se transfiere a la persona que llama a un número especificado. Se trata de una transferencia supervisada, es decir que si la línea está ocupada o no hay respuesta, la llamada seguirá la configuración del usuario o el grupo de búsqueda al que se dirige. Si el campo de destino se deja en blanco, las personas que llaman pueden marcar el número de extensión que necesitan, pero no se reproducirá ningún aviso. · Sin definir No se realiza ninguna acción. · Nueva reproducción del saludo Se repite el saludo del menú. · Transferencia Se transfiere la llamada al destino seleccionado. Esta acción se utiliza con la tecla Fax para que, cuando se detecte un tono de fax, se transfiera la llamada a la extensión especificada. · Transferencia a una operadora Se usa para acceder a una operadora automática desde otra. · Avisos Puede grabar distintos avisos de saludo para la mañana, la tarde y la noche (fuera de horario). Los avisos se usan según los Perfiles de hora relacionados. A los avisos de saludo, les sigue un aviso con las opciones del menú, que se utiliza para informar a la persona que llama acerca de las opciones de la operadora automática. Para obtener más información, consulte Grabación de avisos 38 . · Cuando no existen perfiles de hora o éstos se superponen o discrepan, el orden de prioridad es para los perfiles asignados a la Mañana, la Tarde y luego la Noche.
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Configuración de la operadora automática:
5.1 Creación de una operadora automática El siguiente proceso muestra un ejemplo de la configuración de una operadora automática para el correo de voz incorporado. En este ejemplo, la operadora automática debe dar a las personas que llaman la opción de presionar 0 para recepción (grupo de búsqueda 200) o 1 para ventas (grupo de búsqueda 301). · Para conocer detalles acerca del enrutamiento de llamadas a la operadora automática, consulte Enrutamiento de llamadas entrantes a una operadora automática 39 .
Para crear una operadora automática: 1. Inicie IP Office Manager y cargue la configuración correspondiente. 2. Tenga en cuenta que si se utilizarán perfiles de hora en una operadora automática, los perfiles deben crearse antes que la operadora. Para obtener más información, consulte la ayuda de IP Office Manager. 3. Haga clic en
Operadora automática. Se muestra una lista de las operadoras automáticas existentes.
4. Haga clic en Creación de una nueva grabación en el Panel de grupo. Seleccione Operadora automática.En el campo de Nombre, ingrese el nombre para la operadora automática, que puede tener hasta 15 caracteres.
· Nombre: Rango = hasta 12 caracteres Este campo configura el nombre para el servicio de operadora automática. Las llamadas externas pueden dirigirse a la operadora automática ingresando AA:Nombre en el campo de destino de la ruta de una llamada entrante. · Inactividad máxima: Predet. = 8 segundos; rango = 1 a 20 segundos; nivel de software = 3.0+. Este campo define cuánto tiempo debe esperar la operadora automática a que se presione una tecla válida tras la reproducción de los avisos. Si se excede ese tiempo, se desconecta a la persona que llama o se la tranfiere a la extensión alternativa configurada en la Ruta de la llamadas entrantes utilizada para la llamada. · Enable local recording (Permitir grabación local): Predet. = Activado, nivel de software = 4.0+ (versión de mantenimiento Q2 2007). Cuando está desactivado, se bloquea el uso de los códigos de acceso para grabar avisos para la operadora automática. Sin embargo, los códigos de acceso sí pueden usarse para reproducir los saludos. · Marcado directo por número: Predet. = desactivado, nivel de software = 6.0+. Esta configuración afecta el funcionamiento de cualquier tecla presionada en el menú de la operadora automática configurada para utilizar la acción Marcado por número. · Si se lo selecciona, la tecla presionada para la acción se incluye en cualquier dígito siguiente marcado por la persona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si se configura 2 en las acciones para Marcado por número, una persona que llama puede marcar 201 para comunicarse con la extensión 201. · Si no se lo selecciona, la tecla presionada para la acción no se incluye en cualquier dígito siguiente marcado por la persona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si se configura 2 en las acciones para Marcado por número, una persona que llama debe marcar 2 y luego 201 para comunicarse con la extensión 201.
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· Orden de coincidencias para el marcado por nombre: Predet. = nombre de pila/ apellido, nivel de software = 5,0+. Determina el orden del nombre usado para la función de Marcado por nombre del correo de voz incorporado. Las opciones son Nombre y luego apellido o Apellido y luego nombre. · AA Número: Nivel de software = 4,1+. Este número es asignado por IP Office y no puede modificarse. Se lo usa junto a los códigos de acceso para acceder al servicio de operadora automática o para grabar saludos para la operadora automática. · Opciones de Mañana/ Tarde/ Noche y Menú: Cada operadora automática puede tener tres períodos de tiempo distintos, definidos por los perfiles de hora relacionados. Se puede grabar un saludo para cada período. Las personas que llaman escuchan el saludo correspondiente, seguido por el saludo con las opciones del menú, que debe detallar las acciones disponibles. · Perfil de hora El perfil de hora que define cada período de funcionamiento de la operadora automática. Cuando hay superposiciones o intervalos entre los perfiles de hora, se da prioridad al perfil de la mañana, de la tarde y luego de la noche. · Código de acceso Estos campos indican los códigos de acceso del sistema creados automáticamente para permitir grabar los saludos para los distintos perfiles de hora y el aviso con las opciones del menú. · Nombre de la grabación: Predet. = en blanco. Rango = hasta 31 caracteres, nivel de software = 4.0+ (versión de mantenimiento Q2 2007). Este campo aparece al lado del código de acceso utilizado para grabar manualmente los avisos de la operadora automática. Sólo se lo usa si se utilizan archivos .wav pregrabados como saludo en lugar de grabar manualmente los saludos mediante los códigos de acceso indicados. Tenga en cuenta que, si se lo utiliza, este campo distingue mayúsculas y minúsculas y usa el nombre incorporado dentro del archivo .wav en lugar del nombre real del archivo. La función para convertir los archivos .wav al formato correcto se proporciona con Manager y puede ejecutarse a través de Archivo | Avanzada | LVM Greeting Utility (Función de saludos LVM) 43 . Luego los archivos deben transferirse manualmente a la tarjeta de memoria del correo de voz incorporado. 5. Haga clic en la ficha Acciones. La opción para presionar 0 para recepción (grupo de búsqueda Principal) se ingresa de la siguiente manera: · Haga clic en la fila de la tecla 0. Haga clic en Editar. · Seleccione la acción Transferencia normal de las opciones disponibles. · Seleccione el destino deseado. En este ejemplo, se selecciona el grupo
Principal.
· Haga clic en Aceptar.
6. La opción para presionar 1 para ventas (grupo de búsqueda 301) se ingresa de la siguiente manera: · Haga clic dentro de la fila de la tecla 1. Haga clic en Editar. · Seleccione la acción Transferencia normal de las opciones disponibles. · Seleccione el destino deseado, que en este ejemplo es el grupo
Ventas.
· Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Aceptar para guardar la operadora automática. Se crearán automáticamente códigos de acceso para la operadora automática, que podrán verse en la ficha Operadora automática. 8. Haga clic en
para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.
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Configuración de la operadora automática: Creación de una operadora automática 9. Tras reiniciar el sistema, puede grabar avisos para la operadora automática a través de los códigos de acceso creados. Para obtener más información, consulte Grabación de avisos 38 .
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5.2 Grabación de avisos Cuando se crea una nueva operadora automática, se agregan automáticamente varios códigos de acceso a la tabla de códigos de acceso del sistema. Los códigos de acceso permiten grabar varios avisos para la operadora automática. El número correspondiente que se debe marcar se indica frente a cada saludo en la ficha Operadora automática en la aplicación IP Office Manager. La parte del número de teléfono se expresa de la forma "AA:Nombre.x", donde Nombre es el nombre del servicio de operadora automática y x es 1 para el saludo de la mañana, 2 para el saludo de la tarde, 3 para el saludo de la noche y 4 para el aviso con las opciones del menú. Para IP Office 4.1 y versiones posteriores el número también puede expresarse de la forma "AA:"N".x" donde N es el número de operadora automática y x es 1 para el saludo de la mañana, 2 para el saludo de la tarde, 3 para el saludo de la noche y 4 para el aviso con las opciones del menú. Cuando utiliza cualquiera de esos códigos de acceso, escucha las opciones: · 1 para escuchar el aviso vigente. · 2 para grabar un aviso nuevo. · 3 para guardar el aviso nuevo.
Notas · Para evitar el uso incorrecto de esos códigos de acceso predeterminados, se los puede eliminar o modificar. También se los puede quitar de la sección de códigos de acceso del sistema y reconstruir en los códigos de acceso de usuario de un usuario confiable. Como alternativa, se puede desactivar la opción Enabling Local Recording (Habilitación de grabación local) (versión IP Office 4.0 de mantenimiento de mayo de 2007 y superiores), lo que evita el uso de códigos de acceso para grabar saludos de operadoras automáticas. · A través de la función de Marcado, los códigos de acceso pueden asignarse a un botón programable. Eso permite acceder y grabar rápidamente avisos que se modifican con frecuencia.
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Configuración de la operadora automática: Grabación de avisos
5.3 Enrutamiento de llamadas entrantes a una operadora automática Se puede especificar una operadora automática de correo de voz integral creada como destino en la tabla de Rutas de llamadas entrantes de IP Office. Las personas internas que llaman pueden acceder a una operadora automática a través de un botón DSS programado o del marcado rápido de la aplicación Phone Manager.
Para dirigir las llamadas entrantes a una operadora automática: 1. Inicie IP Office Manager y cargue la configuración correspondiente. 2. Haga clic en
Ruta de llamadas entrantes y seleccione la ruta deseada.
3. Consulte la ficha Estándar. Controle que la configuración coincida con las llamadas que desea que se dirijan a la operadora automática (para obtener más detalles, consulte la documentación de IP Office Manager). 4. Haga clic en la ficha Destino. En el campo Destino, utilice la lista desplegable para seleccionar la operadora automática. Se mostrarán los nombres de las operadoras automáticas configuradas, con el prefijo AA:.
5. En el ejemplo anterior, la Extensión alternativa también se ha configurado para dirigir las llamadas a un grupo de búsqueda. La configuración de la Extensión alternativa se utiliza para las personas que llaman a la operadora automática que no presionan una tecla válida dentro del tiempo de Inactividad máxima de la operadora. 6. Mediante los perfiles de hora, es posible agregar otros grupos de destino para utilizar la operadora automática en ciertos momentos del día o para usar distintas operadoras en distintos horarios. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Utilice
para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.
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5.4 Transferencia de llamadas a una operadora Normalmente, las llamadas se derivan a una operadora automática a través de una ruta de llamadas entrantes de IP Office. Sin embargo, también puede ser útil transferir las llamadas recibidas en una extensión interna a una operadora automática. Puede transferir las llamadas a una operadora automática de las siguientes maneras: · Uso de botones programados · Uso de Phone Manager · Uso de SoftConsole
41
40
40
.
.
.
· Uso de códigos de acceso
41
.
Uso de botones programados En los teléfonos Avaya con botones programables, esos botones pueden programarse para acceder a los servicios de operadora automática. Para crear un botón para la operadora automática: 1. Desde la configuración del sistema IP Office, configure la acción de uno de los botones programables por el usuario como Marcar. 2. Configure el número de teléfono relacionado como AA:Nombre, en donde la parte de Nombre debe coincidir con el nombre de la operadora automática. 3. Guarde el cambio en la configuración en IP Office.
Cuando el usuario recibe una llamada que desea transferir a la operadora automática, puede utilizar un botón programado. Para transferir una llamada mediante el botón programado: 1. Coloque la llamada en espera. 2. Presione el botón programado para la operadora automática. 3. Cuelgue desde su extensión. Eso hará que se transfiera la llamada retenida a la operadora automática mediante una transferencia ciega.
Uso de Phone Manager Para crear un marcado rápido a la operadora automática: 1. Dentro de la aplicación Phone Manager del usuario, haga clic en la ficha Marcados rápidos. 2. Haga clic con el botón derecho en el panel de marcado rápido y seleccione Nuevo > Miembro de grupo de marcado rápido. Se abrirá la ventana de Marcado rápido. 3. En el campo Nombre, ingrese un nombre para la operadora automática. 4. En el campo Número, ingrese AA:Nombre, en donde la parte de Nombre debe coincidir con el nombre de la operadora automática. 5. Haga clic en Aceptar.
Para transferir una llamada mediante Marcado rápido: 1. Durante una llamada que desee transferir a la operadora automática, haga clic en llamada en espera.
Retener para poner una
2. Haga clic en la ficha Marcados Rápidos. 3. Haga clic sobre el marcado rápido creado para la operadora automática. 4. Haga clic en
Completar transferencia para transferir a la persona retenida.
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Configuración de la operadora automática: Transferencia de llamadas a una operadora
Uso de SoftConsole Para crear un marcado rápido a la operadora automática: 1. Haga clic en la ficha del Grupo BLF deseado. 2. Haga clic con el botón derecho del mouse en el panel de marcado rápido y seleccione Nuevo > Miembro de grupo BLF. Se abrirá la pantalla de Nuevo miembro de grupo BLF. 3. En el campo Nombre, ingrese un nombre para la operadora automática. 4. En el campo Número, ingrese AA:Nombre, en donde la parte de Nombre debe coincidir con el nombre de la operadora automática. 5. Haga clic en Aceptar.
Para transferir una llamada mediante Marcado rápido: 1. Durante una llamada que desee transferir a la operadora automática, haga clic en llamada en espera.
Retener para poner una
2. Haga clic en la ficha de Grupo BLF. 3. Haga clic sobre el marcado rápido creado para la operadora automática. 4. Haga clic en
Completar transferencia para transferir a la persona retenida.
Uso de códigos de acceso La función de código de acceso de Operadora automática puede utilizarse para conectarse con una operadora automática en particular. El campo Número de teléfono adquiere la forma AA: seguida por el nombre del servicio de operadora automática. En el ejemplo proporcionado a continuación, al marcar *98 se conectaría al usuario a la operadora automática llamada Ejemplo.
Campo
Contiene...
Código
*98
Función
Operadora automática
Número de teléfono
"AA:Ejemplo"
ID de grupo de línea
0
Una vez que se ha creado un código de acceso para una determinada operadora automática, se puede transferir a las personas que llaman.
Para transferir a una persona: 1. Presione TRANSFERIR. 2. Marque el código de acceso a la operadora automática. 3. Presione TRANSFERIR nuevamente para completar el proceso.
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5.5 Uso de la operadora automática para acceder al correo de voz Una función útil de las operadoras automáticas es permitir a las personas que llaman acceder a sus propios buzones de correo de voz. Para hacerlo, primero se debe crear un código de acceso y luego se debe utilizar dicho código como destino de la operadora automática.
Para crear un código de acceso para acceso remoto: 1. Inicie IP Office Manager y cargue la configuración correspondiente. 2. Abra la configuración del usuario o grupo de búsqueda para el que desea a crear el acceso remoto y, en la ficha Correo de voz, asegúrese de que se haya configurado un Código de correo de voz. El acceso remoto no funcionará sin ese código. 3. En el panel del árbol de configuración, haga clic en existentes del sistema.
Código de acceso. Se mostrarán los códigos de acceso
4. Haga clic en Creación de una nueva grabación en el Panel de grupo. Seleccione Código de acceso. 5. Cree un código de acceso como el del siguiente ejemplo:
Campo
Contiene...
Código
*99
Función
Recolección de correo de voz
Número de teléfono
?
ID de grupo de línea
0
6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo código de acceso. 7. Cree una operadora automática y seleccione la tecla que la persona que llama deberá utilizar. Configure la Acción de la tecla para Transferencia Normal. Ingrese el código de acceso en el destino; en el ejemplo, sería *99. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en
para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.
A partir de ese momento, a las personas externas que llamen a la operadora automática y seleccionen la opción correcta, se les pedirá que ingresen el número del buzón y luego el código de acceso al buzón. Si ingresan esos datos correctamente, podrán recolectar los mensajes.
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Configuración de la operadora automática: Uso de la operadora automática para acceder al correo de voz
5.6 Uso de archivos de aviso con nombre IP Office 4.1+ permite convertir archivos pregrabados y utilizarlos como saludos de la operadora automática. Eso permite grabar saludos a través de otros métodos distintos, en lugar de mediante los códigos de acceso telefónicos de IP Office. También permite que se comparta el mismo saludo en varias operadoras automáticas. · Evitar que se grabe encima de archivos cargados Una vez que se han cargado en IP Office los archivos convertidos, aún se puede grabar sobre ellos mediante los códigos de acceso predeterminados para la grabación de saludos de la operadora automática. Para impedir ese uso, desmarque la opción Enable local recording (Permitir grabación local) de la operadora automática para que no quede seleccionada.
A. Conversión de las grabaciones Este proceso convierte la grabación del archivo WAV original al formato necesario para el correo de voz incorporado de IP Office. 1. La grabación original debe estar en el siguiente formato de archivo WAV. Si está en otro formato, convierta el archivo con una herramienta tal como la Grabadora de sonidos de Windows. · PCM/ sin comprimir. · 8000 KHz, 16bit, Mono. 2. Inicie IP Office Manager. 3. Seleccione Archivo | Avanzada | LVM Greeting Utility (Función de saludos LVM).
4. Haga clic en el botón ... de Input File (Archivo de entrada) y seleccione el archivo WAV. 5. Haga clic en el botón ... de Output File (Archivo de salida) y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo convertido. 6. Seleccione el formato G711. · Ingrese un nombre para el archivo (hasta 8 caracteres, sin espacios) y termine el nombre del archivo con . c11. · Ingrese un nombre para la grabación en el campo Nombre de la grabación. Éste es el nombre que se ingresará en la configuración del sistema IP Office para utilizar la grabación. Tenga en cuenta que el campo distingue mayúsculas y minúsculas. 7. Asegúrese de que el Formato coincida con el seleccionado para la configuración de Output File (Archivo de salida) elegida anteriormente. 8. Haga clic en Aceptar.
B. Edición de una operadora automática para utilizar grabaciones con nombre 1. Inicie IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office. 2. Seleccione el formulario
Operadora automática y seleccione o cree la operadora automática deseada.
Nombre de la grabación ingrese el nombre del saludo que se utilizará. Es el Nombre de la grabación ingresado durante la conversión del archivo, no el nombre real del archivo. Distingue mayúsculas y
3. En el campo minúsculas.
4. Si sólo se utilizarán archivos de saludo convertidos con la operadora automática, puede ser recomendable desactivar la opción Enable local recording (Permitir grabación local) para evitar que cualquier usuario del sistema grabe sobre el archivo. 5. Envíe la configuración a IP Office.
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C. Transferencia de la grabación a una tarjeta de memoria de correo de voz incorporado En la aplicación IP Office Manager, seleccione Archivo | Avanzada | Administración de archivos integrada. Arrastre la grabación creada anteriormente hasta la carpeta adecuada de la tarjeta de memoria. En los sistemas IP500v2, la carpeta adecuada es dynamic\lvmail\AAG en la tarjeta SD del sistema. En otros sistemas, es la carpeta lvmail\AAG.
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Configuración de la operadora automática: Uso de archivos de aviso con nombre
5.7 Marcado por nombre IP Office 5.0 permite seleccionar la opción Marcado por nombre como opción de la operadora automática. Se solicitará a las personas que llamen y seleccionen dicha opción que marquen el nombre deseado y luego presionen #. Entonces se utilizarán los avisos con grabaciones de nombres de usuarios coincidentes para que la persona que llama pueda seleccionar uno. El orden utilizado para el nombre se establece como nombre/apellido o apellido/nombre según lo establecido en el Orden de coincidencias para el marcado por nombre 35 en la configuración de la operadora automática. El nombre utilizado para la búsqueda de coincidencias se toma de la configuración de usuario dentro de la configuración de IP Office. Se utilizará el nombre completo si se lo configuró de esa manera, y si no sólo el nombre de pila. Los usuarios quedan excluidos del Marcado por nombre si: · Están marcados como Ex Directory (Ex directorio) (Usuario | Usuario) en la configuración de IP Office. · No tienen un aviso con la grabación del nombre del buzón. · Pueden grabar su propio nombre marcando *05 tras acceder a su buzón de voz.
· La función asume que se utiliza un teclado de marcado con letras ITU estándar.
· La acción le indica a la persona que llama que marque el nombre deseado y presione #. Por ejemplo, si se marca 527, coincide con los nombres que comienzan con JAS (por ejemplo "Jason") y KAR (por ejemplo "Karl"). Las personas que llaman también pueden presionar *# para salir sin realizar ninguna selección. · Si no se encuentra ninguna coincidencia, se da a la persona la opción de volver a intentarlo. · Si se encuentran 10 coincidencias o menos, los saludos con los nombres de buzones coincidentes se reproducen en una lista de selección, es decir, "Presione 1 para …, presione 2 para …, …". · Si se encuentran más de 10 coincidencias, se indica a la persona que llama que presione # para escuchar las 10 primeras o que marque más caracteres para reducir el número de coincidencias. Si la persona selecciona reproducir la lista, tras cada grupo de 10 coincidencias, podrá seleccionar un nombre o seguir los avisos para conocer otras opciones.
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Capítulo 6. Otros
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6. Otros 6.1 Acceso remoto al buzón El acceso remoto al buzón es acceder al buzón desde cualquier otra ubicación que no coincida con el número del usuario del buzón o el grupo de búsqueda. Eso incluye tanto el acceso interno como externo. · El acceso remoto sólo es posible si el usuario del buzón o el grupo de búsqueda tiene un código de correo de voz establecido en la configuración de IP Office. Existen varias formas de habilitar el acceso remoto al buzón. 1. Directo desde una ruta de llamadas entrantes Se puede configurar una ruta de llamadas entrantes para permitir el acceso remoto al buzón. La opción Correo de voz puede seleccionarse como Destino o Destino de servicio nocturno de una Ruta de llamadas entrantes. 2. Uso de un código de acceso Se puede crear un código de acceso que utilice la función de Recolección del correo de voz, pero sin especificar un nombre de buzón en el campo Número de teléfono, para que se produzca el acceso remoto. A continuación se muestra un ejemplo. Ese código de acceso puede ser utilizado por los usuarios del sistema, como destino de una ruta de llamadas entrantes o como destino de una opción de operadora automática.
Campo
Contiene...
Código
*99
Función
Recolección de correo de voz
Número de teléfono
?
ID de grupo de línea
0
3. Mediante una operadora automática Se puede utilizar una operadora automática para permitir el acceso remoto al buzón. Se puede ingresar un código de acceso similar al del ejemplo como destino de una de las opciones de Transferencia normal de la operadora automática. Para obtener más información, consulte Uso de la operadora automática para acceder al correo de voz 42 .
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Otros: Acceso remoto al buzón
6.2 Supervisión del correo de voz incorporado La aplicación IP Office Monitor puede utilizarse para observar el funcionamiento del correo de voz incorporado. 1. Desde el menú de Inicio, seleccione Programas > IP Office. 2. Seleccione
Monitor.
3. Desde el menú de Archivo, haga clic en Seleccionar Unidad. Se abre la ventana de Selección del sistema para supervisar. 4. Ingrese la dirección IP de la unidad de control y la contraseña. Según la configuración del sistema IP Office, la contraseña solicitada es la contraseña del sistema u otra contraseña de supervisión distinta en caso de que se haya establecido una. 5. Controle que el Tipo de unidad de control esté configurado como IP Office. 6. Haga clic en Aceptar. 7. La aplicación Monitor intentará conectarse con la unidad de control. Si la conexión se realiza con éxito, aparecerá algo similar a lo siguiente.
********** SysMonitor v6.0 (11031) ********** ********** contact made with 192.168.42.119 at 10:08:25 15/11/2006 ********** ********** System (192.168.42.119) has been up and running for 1day, 19hrs, 3mins and 7secs(154987775mS) *** 154987776mS PRN: Monitor Started IP=192.168.42.130 IP 500 4.0(11031) IP500_40 (IP Office: Supports Unicode, System Locale is eng) 154987776mS PRN: LAW=A PRI=0, BRI=4, ALOG=4, ADSL=0 VCOMP=32, MDM=0, WAN=0, MODU=0 LANM=0 CkSRC=1 VMAIL=1(V 154987778mS LIST2: IFACE(4) "LAN1","LAN2","DialIn","RemoteManager" A:\lvmail\ENG\*.* 155088356mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Scanning A:\lvmail\ITA\*.* 155088456mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\ITA\*.* 155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\*.* 155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: END-OF-LIST found 155088462mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: called 2006/11/15 10:10:02 155088520mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: Free: 955.9 MBytes ( 92% ) 155088520mS PRN: 33 Hours 11 Minutes Approx. Remaining 155088520mS PRN: FMML Size: 27 8. Desde el menú Filtros seleccione Trace Options (Opciones de seguimiento). Se abrirá la ventana de Todos los valores. 9. Se pueden seleccionar los siguientes eventos del correo de voz incorporado para incluirlos en el seguimiento de supervisión: 10.En la ficha Llamada, seleccione las opciones que desee supervisar en la sección de Correo de voz incorporado. 11.En la ficha Sistema, seleccione Imprimir. 12.La selección de Trace Color (Color de seguimiento) de la ficha del sistema se aplicará a los eventos del correo de voz incorporado. 13.Haga clic en Aceptar. 14.Entonces los eventos del correo de voz se mostrarán en el seguimiento de Monitor cuando esté funcionando. A todos los eventos se les agrega el prefijo LV.
Mantenimiento del correo de voz incorporado El correo de voz incorporado realiza mantenimiento aproximadamente cada 5 minutos, sujeto a otras actividades similares. Eso puede observarse en la aplicación IP Office System Monitor habilitando la opción de seguimiento Filtros | Llamada | Mantenimiento (Correo de voz incorporado). Los detalles incluyen la capacidad restante aproximada de mensajes de la tarjeta de memoria.
156165753mS 156165796mS 156165796mS 156165796mS
LVM(housekeeping): FlashMan: LVM(housekeeping): FlashMan: LVM(housekeeping): LVM(housekeeping):
FiveMinuteActions: called 2009/01/29 10:10:55 FiveMinuteActions: Free: 426.4 MBytes ( 81% ) 14 Hours 48 Minutes Approx. Remaining FMML Size: 35
Control de los grupos de avisos Para las funciones adicionales del correo de voz incorporado agregadas en las nuevas versiones de IP Office, se necesitan nuevos avisos. Los avisos faltantes pueden informarse en la aplicación IP Office System Monitor habilitando las opciones de seguimiento Filtros | Sistema | Error. Los mensajes de error se envían en intervalos regulares.
158267586mS ERR: EVM 4p0 upgrade file clips missing 158267587mS ERR: EVM 4p2 upgrade file clips missing 158267592mS ERR: EVM 5p0 upgrade file clips missing
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6.3 Programación de botones Las mismas funciones utilizadas para los códigos de acceso del correo de voz integrado también pueden asignarse a los botones del teléfono. 1. Inicie IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office. 2. Haga clic en
Usuario para ver la lista de los usuarios existentes.
3. Haga clic en el usuario deseado. 4. Haga clic en la ficha de
Programación de botones.
5. Haga clic en la línea de botones que desee cambiar. Haga clic en Editar. Los campos del botón Editar se muestran en la parte inferior del formulario. 6. Haga clic en
al final del campo de Acción. Se abrirá la ventana de Programación de botones.
7. Seleccione Avanzada > Correo de voz para ver la lista de funciones del correo de voz. 8. Seleccione la función deseada: · Recolección de correo de voz Permite acceder a un buzón para recolectar o dejar mensajes. El buzón y la acción se determinan según el número de teléfono relacionado, que se expresa con la forma "?Nombre" para recolectar mensajes y "# Nombre" para dejar un mensaje. La parte del Nombre debe coincidir con el nombre de usuario o grupo de búsqueda establecido en la configuración de IP Office. En los teléfonos adecuados, la tecla DSS muestra Recol. CV seguido del nombre. · Correo de voz activado Esta función activa o desactiva el desvío de llamadas al buzón del usuario o el grupo. Cuando se la programa en una tecla DSS, la acción se alterna, para que no se necesite una tecla distinta para desactivar el correo de voz. En los teléfonos adecuados, la tecla DSS muestra CV act.. · Timbrado del correo de voz activado Esta función activa o desactiva la notificación de nuevos mensajes mediante timbrado. Cuando se la programa en una tecla DSS, la acción se alterna, para que no se necesite una tecla distinta para desactivar el timbrado del correo de voz. En los teléfonos adecuados, la tecla DSS muestra CVTiA. 9. Repita el procedimiento para todas las teclas pertinentes. 10.Haga clic en Aceptar. 11.Repita el procedimiento para cualquier otro usuario deseado. 12.Utilice
para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.
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Otros: Programación de botones
6.4 Visual Voice Se puede dar a los usuarios un menú en pantalla para acceder al buzón. El menú brinda al usuario opciones para escuchar los mensajes, enviar mensajes, y cambiar los saludos y la contraseña. · Nota La función Visual Voice no está disponible en todos los teléfonos. Necesita un teléfono Avaya con pantalla de líneas múltiples (más de 2). · Botón MENSAJES Para IP Office 4.2+, el botón MENSAJES del teléfono puede configurarse para activar Visual Voice, en lugar de para acceder a los avisos orales del correo de voz. En la aplicación IP Office Manager, seleccione Sistema | Correo de voz | Messages Button Goes To Visual Voice (El botón Mensajes lleva a Visual Voice).
Para brindar al usuario un botón de Visual Voice 1. Inicie IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office. 2. Haga clic en
Usuario para ver la lista de los usuarios existentes.
3. Haga clic en el usuario deseado. 4. Haga clic en la ficha de Programación de botones. 5. Haga clic en la línea de botones que desee cambiar. 6. Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el campo Acción. 7. Seleccione Emulación > Visual Voice. 8. Haga clic en Aceptar para guardar los detalles del botón para el usuario seleccionado. 9. Repita el procedimiento para cualquier otro usuario deseado. 10.Utilice
para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.
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6.5 Códigos de acceso El correo de voz incorporado es compatible con diversas funciones de códigos de acceso de IP Office.
Códigos de acceso predeterminados Los siguientes códigos de acceso predeterminados del sistema pueden utilizarse con el correo de voz incorporado. · Recolección de mensajes: *17 Puede ser utilizado por los usuarios para acceder al buzón relacionado con su extensión. · Correo de voz activado/ desactivado: *18/*19 Activa o desactiva la derivación de llamadas al buzón del usuario. · Timbrado de correo de voz activado/ desactivado: *48/*49 Activa o desactiva el timbrado al usuario ante nuevos mensajes. · Grabación de mensaje: La función de Grabación de mensaje se utiliza para grabar avisos que se utilizan cuando se pone en cola a las personas que llaman a un grupo de búsqueda. Para obtener más información, consulte Configuración de los avisos de llamadas en cola 31 . · *91N;: Para grabar un Aviso 1 para un grupo de búsqueda. · *92N;: Para grabar un Aviso 2 para un grupo de búsqueda.
Funciones de códigos de acceso Se pueden agregar códigos de acceso adicionales según sea necesario a través de las funciones de códigos de acceso mencionadas a continuación. Para obtener más detalles acerca de los códigos de acceso, consulte la documentación de IP Office Manager. · Recolección del correo de voz Esta función de códigos de acceso puede utilizarse para crear códigos de acceso para recolectar o dejar mensajes. La acción exacta se establece mediante el uso de ? o # en el número de teléfono. Por ejemplo, "?Principal" indicaría la recolección de mensajes en el buzón llamado Principal. "#Principal" indicaría que un usuario desea dejar un mensaje en el buzón llamado Principal. Tenga en cuenta que las comillas " " son necesarias y el nombre debe coincidir con el del usuario o el grupo de búsqueda a cuyo buzón se desea acceder. Por ejemplo:
Campo
Contiene...
Código
*99
Función
Recolección de correo de voz
Número de teléfono
"?Principal"
ID de grupo de línea
0
· El uso de ? solo en el número de teléfono sin comillas y un nombre de buzón permite el acceso remoto. Se le indicará al usuario que ingrese el número de buzón y luego el código de acceso a los buzones, si se hubiera configurado uno. · Correo de voz activado / Correo de voz desactivado Estas dos funciones activan o desactivan la derivación de llamadas al buzón del usuario o del grupo. No se necesita ningún número de teléfono para ninguna de estas funciones. · Timbrado de correo de voz activado/ desactivado Estas dos funciones activan o desactivan la notificación de nuevos mensajes mediante timbrado. No se necesita ningún número de teléfono para ninguna de estas funciones. · Operadora automática Esta función se utiliza para grabar avisos y saludos de operadora automática. Normalmente, los códigos de acceso para esta función se crean automáticamente. Sin embargo, es posible eliminarlos y reasignarlos según sea necesario. Para obtener más información, consulte Creación de una operadora automática 35 . · Grabar mensaje Permite grabar mensajes de avisos para usuarios y grupos de búsqueda. · Apagar el correo de voz incorporado Compatible con IP Office 4.0+. Permite que se desactive el servicio de correo de voz incorporado proporcionado por la tarjeta de memoria. En los sistemas anteriores a la versión 6 de IP Office, este código de acceso debe utilizarse antes de quitar una tarjeta de memoria del sistema. En los sistemas IP Office 6+, en cambio, se debe utilizar un comando de apagado de la tarjeta de memoria. · Iniciar el correo de voz incorporado Compatible con IP Office 6+. Permite reiniciar un servicio de correo de voz incorporado que se ha apagado.
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Index
U
Index
Uso de archivos de aviso con nombre 43
A Acceso al buzón 20 Acceso al buzón de grupos de búsqueda 30 Acceso remoto 48 Actualización Avisos 16 Avisos 20 Actualización 16 Grabación 38
V Visual Voice 51
C Código de acceso 20 Códigos de acceso 52 Colas Configuración 31 Configuración Colas 31 IP Office 17 Configuración del buzón del usuario 20 Correo de voz incorporado 17 Descripción general 7 Supervisión 49
D Descripción general Correo de voz incorporado
7
E Ejemplo de configuración de la operadora automática 35 Email de correo de voz 20 Enrutamiento Llamadas entrantes 39
F Funciones del buzón de correo de voz incorporado 7
G Grabación Avisos
38
I Idiomas compatibles 10 Indicación de mensaje en espera 20, 29 Instalación de IP 500 15 IP Office Configuración 17
L Llamadas entrantes Enrutamiento 39
N Novedades 9 Números de interrupción 20
O Operadora automática 39
P Programación de la tecla DSS 50
R Recepción de correo de voz 20
S Supervisión Correo de voz incorporado
49
T Teclas DSS de acceso interno 40 Timbrado 20 Trucos de las operadoras automáticas 42
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