VISIÓN SER LA INSTITUCIÓN LÍDER DEL DESARROLLO EMPRESARIAL Y SOSTENIBLE DEL MOVIMIENTO COOPERATIVO GUATEMALTECO.

MISIÓN PROPORCIONAR ASISTENCIA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA A LAS COOPERATIVAS, VELANDO POR MEJORAR LA CALIDAD, ORIENTADA POR LOS PRINCIPIOS, VALORES Y LEGISLACIÓN COOPERATIVA, PARA ALCANZAR SUS OBJETIVOS.

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

INTRODUCCIÓN El presente Plan Operativo Anual del Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– para el año 2016, constituye el conjunto de directrices para las acciones que se pretenden realizar por las distintas unidades administrativas y Regiones Operativas, ello permitirá contribuir con el cumplimiento del inciso c) del artículo 119 de la Constitución Política de la República, que señala como una de las obligaciones del Estado “Fomentar y proteger la creación y funcionamiento de cooperativas, proporcionándoles la ayuda técnica y financiera necesaria”, además contribuyendo con nuestras acciones al logro de algunos de los objetivos contemplados dentro de la Agenda Nacional del Cambio tanto en la Política de Desarrollo Social, como en la de Desarrollo Rural Integral, promoviendo el crecimiento en la organización de cooperativas. El plan consta de cinco capítulos a través de los cuales se puede formar una idea de todo el trabajo que se desarrollará por las diferentes unidades y regiones que integran la institución: base legal, visión, misión, objetivos, atribuciones, la estructura administrativa, incluyendo la regionalización operativa, la proyección del universo de cooperativas y asociados a atenderse, políticas de trabajo para el año 2016, descripción del sistema de integración del Movimiento Cooperativo Guatemalteco y como parte de implementación de una planificación por resultados se explica el análisis de situación tanto interno como externo de la institución y el surgimiento de la problemática de las cooperativas que da lugar a la elaboración de los planes de trabajo con cada una de ellas, descripción de los programas y las actividades de apoyo y por último los mecanismos de supervisión, evaluación y seguimiento para el logro del resultado propuesto.

1

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

CAPITULO I 1. MARCO LEGAL 1.1 ANALISIS DE MANDATOS Y POLITICAS 1.2 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA Artículo 67. Establece que el Estado debe brindar Protección a las tierras y las cooperativas agrícolas indígenas. Las tierras de las cooperativas, comunidades indígenas o cualesquiera otras formas de tenencia comunal o colectiva de propiedad agraria, así como el patrimonio familiar y vivienda popular, gozarán de protección especial del Estado, asistencia crediticia y de técnica preferencial, que garanticen su posesión y desarrollo, a fin de asegurar a todos los habitantes una mejor calidad de vida. Las comunidades indígenas y otras que tengan tierras que históricamente les pertenecen y que tradicionalmente han administrado en forma especial, mantendrán ese sistema. Artículo 119. Inciso e) Fomentar y proteger la creación y funcionamiento de cooperativas proporcionándoles la ayuda técnica y financiera necesaria. 1.3 BASE LEGAL INSTITUCIONAL Hace treinta y siete años y de acuerdo a las necesidades de la época que fue creado el Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– con carácter de entidad estatal descentralizada y autónoma, mediante el Decreto Legislativo No. 82-78 del Congreso de la República Ley General de Cooperativas, en el que se enmarca sus objetivos y atribuciones. 1.4 ATRIBUCIONES DE LA INSTITUCIÓN (Decreto 82-78) Conforme a la Ley General de Cooperativas, corresponden al INACOP, las siguientes atribuciones: a) Divulgar los principios y técnicas cooperativas; b) Proporcionar orientación y asistencia técnica y administrativa a los grupos que tengan el propósito de organizarse en cooperativa y a las cooperativas en funcionamiento; c) Llevar el registro de las cooperativas; e d) Impulsar leyes y reglamentos para el mejor desenvolvimiento del cooperativismo y servir de organismo consultivo en dicha materia.

2

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

1.5 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA El INACOP tiene como órgano administrativo superior a la Gerencia General, cuenta con las unidades técnicas y administrativas necesarias para su buen funcionamiento, incluyendo ocho oficinas regionales y veinte oficinas subregionales, las que se indican en el organigrama institucional (ver anexo No. 5). 1.6 EL DECRETO NÚMERO 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto del Congreso de la República de Guatemala nos enmarca algunas obligaciones como entidad descentralizada en cuanto a la entrega del anteproyecto del presupuesto adjuntando el respectivo Plan Operativo Anual.

3

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

CAPÍTULO II 2. MARCO POLÍTICO 2.1 POLÍTICAS DE GOBIERNO El Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– como una institución estatal y sin aislarnos de las Políticas Públicas, contribuimos con nuestras acciones a dar cumplimiento a los objetivos y estrategias contemplados en dichas políticas. 2.2 PLAN NACIONAL DE DESARROLLO PND KATUN 2032 POLITICA NACIONAL DE DESARROLLO DEL PND El Instituto Nacional de Cooperativas está vinculado a la Política Nacional de Desarrollo en el nivel de coordinación con el Ministerio de Economía, de la siguiente manera: EJE: RIQUEZA PARA TODOS Y TODAS PRIORIDAD: productiva.

Aceleración

del

crecimiento

económico

con

transformación

META: “En 2032, el crecimiento del PIB real ha sido paulatino y sostenido, hasta alcanzar una tasa no menor del 5.4%: a) Rango entre 3.4 y 4.4% en el quinquenio 2015- 2020 b) Rango entre 4.4 y 5.4% en el quinquenio 2021- 2025. c) No menor del 5.4% en los siguientes años, hasta llegar a 2032” LINEAMIENTO: Estimular la formación de asociaciones y cooperativas. 2.3 POLÍTICA DE DESARROLLO SOCIAL Y POBLACIÓN OBJETIVO GENERAL: Contribuir al desarrollo de la persona humana en los aspectos social, familiar, humano y su entorno, con énfasis en los grupos más vulnerables de la población. Estos objetivos se fundamentan en los principios rectores de la Ley de Desarrollo Social: 

IGUALDAD: Todas las personas tienen los derechos y libertades proclamados en la Constitución Política de la República, la Declaración Universal de Derechos Humanos, Tratados, Programas y Convenios Internacionales ratificados por Guatemala. La vida humana se garantiza y protege desde su concepción. Toda persona tiene derecho a participar en la creación de los

4

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016







 



Unidad de Planificación, Programación e Informática

medios y recibir los beneficios del desarrollo y de las políticas y programas de desarrollo social y población. EQUIDAD: En el marco de la multiculturalidad que caracteriza a la Nación guatemalteca, la equidad de género, entendida como la igualdad de derechos para garantizar la participación de hombres y mujeres, mayas, xincas, garífunas y ladinos, la paternidad y maternidad responsable, la salud reproductiva y maternidad saludable, son principios básicos y deben ser promocionados por el Estado. LIBERTAD: Toda persona tiene derecho para decidir libre, responsable y conscientemente sobre su participación en el desarrollo social del país, sobre su vocación laboral, sobre su participación cívica y social y sobre su vida familiar y reproductiva. Para ejercer esta libertad tiene derecho a recibir información oportuna, veraz y completa. FAMILIA: La organización de la familia es la unidad básica de la sociedad, la que considera sobre la base legal del matrimonio. Constituye también núcleo familiar con los mismos derechos, la unión de hecho, las madres y padres solteros, en atención a los artículos 48 de la Constitución Política de la República y 173 del Código Civil. DERECHO AL DESARROLLO: Las personas constituyen el objetivo y el sujeto fundamental de las acciones relacionadas con el desarrollo integral y sostenible. El acceso al desarrollo es un derecho inalienable de la persona. GRUPOS DE ESPECIAL ATENCIÓN: La Política de Desarrollo Social y Población deberá prever lo necesario para dar especial atención a los grupos de personas que por su situación de vulnerabilidad la necesiten, promoviendo su plena integración al desarrollo, preservando y fortaleciendo en su favor, la vigencia de los valores y principios de igualdad, equidad y libertad. DESCENTRALIZACIÓN: La presente Ley reconoce la descentralización económica y administrativa como parte de la reforma del Estado y como una de las principales estrategias para atender las demandas sociales de la población.

2.4 POLÍTICA DE DESARROLLO RURAL INTEGRAL El objeto de la Política Nacional de Desarrollo Rural Integral es establecer los principios rectores, normas y criterios generales que regirán la formulación y ejecución de ésta política, del Plan Nacional de Desarrollo Rural Integral y de los programas y proyectos correspondientes, con el propósito de alcanzar el desarrollo humano integral y sostenible en el área rural. La finalidad de la Política será, por lo tanto, lograr el pleno ejercicio de los derechos humanos de las poblaciones que habitan en las poblaciones rurales para alcanzar progresiva y permanentemente el mejoramiento de la calidad de vida con énfasis en los sujetos priorizados en la presente Política.

5

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

PRINCIPIOS RECTORES DE LA POLÍTICA DE DESARROLLO RURAL INTEGRAL Dentro de los nueve principios que rigen y orientan la Política Nacional de Desarrollo Rural Integral el Instituto Nacional de Cooperativas contribuye con sus acciones al cumplimiento de los siguientes: a) El Ser humano como centro del desarrollo rural integral: La persona humana en convivencia armónica con la naturaleza, es el sujeto central del desarrollo rural integral; en consecuencia, debe ser participante activo y beneficiario de este derecho. b) Equidad. Se generan condiciones para la permanente disminución de la pobreza, la desigualdad social y para la eliminación de toda forma de exclusión y discriminación de la población rural, creando oportunidades y garantizando sus derechos, incluyendo el acceso a los medios de producción. c) Libertad de organización y asociación: Reconocimiento, respeto y promoción de las distintas formas de organización social y productiva de los sujetos de la presente Política; y su participación efectiva y coordinada en los programas y acciones de desarrollo rural integral así como de sus beneficios. d) Multiculturalidad e interculturalidad. Se reconoce y respeta la multiculturalidad y se promueve la interculturalidad, para lograr el pleno respeto a los derechos de los pueblos que conforman la nación guatemalteca, en un marco de equidad, armonía y solidaridad, favoreciendo la convivencia basada en el respeto de la diversidad cultural. De esta manera es como el Instituto Nacional de Cooperativas contribuye día con día, al cumplimiento de los objetivos de las políticas de gobierno luchando a la par del movimiento cooperativo guatemalteco, como parte del quehacer de la Institución los asesora y les brinda asistencia técnica en la promoción y ampliación de servicios, promueve la participación de la mujer en las actividades económicas la cual es una de nuestras políticas, asimismo existen muchas cooperativas en el área de occidente y nororiente, fomentando de esta manera la Multiculturalidad e Interculturalidad, con el único propósito de lograr el desarrollo del país, de sus comunidades y de cada asociado que la integra.

6

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

2.5 Matriz de Análisis de Mandatos Mandatos

Fuente (Base legal, reglamentos, etc.)

Protección a las tierras y Constitución Política las Cooperativas República de Guatemala Agrícolas Indígenas Fomentar y Proteger la creación y funcionamiento de cooperativas, proporcionándoles la ayuda técnica y financiera necesaria Política General: Se declara de interés nacional la promoción de las organizaciones cooperativas

Constitución Política República de Guatemala

de

Demandas/Expectativas

Proteger la tenencia de tierras Credibilidad en los servicios Acompañamiento mediante el acompañamiento y que presta y evitar la pérdida técnico. apoyo técnico. de los bines de la cooperativa.

Asistencia técnica eficiente a los grupos de interés para la de formación de nuevas cooperativas y a las cooperativas activas.

Ley General de Cooperativas Asistencia técnica Decreto Legislativo 82-78 administrativa de calidad.

Principios Rectores en Ley de Desarrollo materia de Desarrollo Decreto 42-2001 Social

Efectos sobre la organización

Requerimientos clave

Social Asistencia técnica administrativa de calidad.

y

Incrementar el presupuesto asignado para mejoras la asistencia a las cooperativas activas a nivel nacional.

y

apoyo

Capacitación, asistencia y asesoría técnica de calidad para el óptimo funcionamiento de las cooperativas.

Asistencia técnica de calidad Incrementar el número de para el funcionamiento y la cooperativas activas a nivel buena administración de las nacional. cooperativas

Satisfacer las necesidades a y Mejorar el nivel de vida de los través de la prestación de asociados de las cooperativas. servicios institucionales.

Aceleración del Asistencia técnica, capacitación crecimiento económico Plan Nacional de Desarrollo Incrementar la cobertura de y formación a grupos de Formación de cooperativas con transformación KATUN 2032. Punto cooperativas activas a nivel interesados en formar viables y autosuficientes. productiva. Resolutivo Número 03-2014 nacional. cooperativas. Obligación del Estado de Apoyo en las actividades encaminar las acciones Política de Desarrollo Social y contempladas en los planes de al desarrollo nacional, Población trabajo de las cooperativas. social, familiar y humano

7

Lograr el desarrollo no solo de A través de la asistencia, los asociados de la mejorar su estatus económico cooperativa si no el de la y nivel de vida. comunidad en general.

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

CAPÍTULO III 3. ANALISIS DE LA PROBLEMÁTICA Para comprender al Instituto Nacional de Cooperativas INACOP como ente rector del movimiento cooperativo y la parte medular del mismo, se describe a continuación el entorno tanto interno como externo y como ha sobrevivido ante tanta crisis financiera. 3.1 DIAGNÓSTICO DEL ENTORNO Como en muchas partes del mundo, llega a Guatemala noticias de las ventajas de la organización cooperativa, se crea el Decreto 630 “Ley de Sociedades Cooperativas”, un 28 de enero de 1903; pero no tuvo mayores alcances; más bien la ley se utilizó para la formación de sociedades mutualistas. 

En la época de la revolución (1944) el país entró en una nueva etapa socioeconómica y al promulgar su Constitución política en su Artículo 94 estableció: “El Estado proporcionará a las colectividades y cooperativas agrícolas instrucción técnica, dirección administrativa, maquinaria y capital” y el Artículo 100 de ese mismo documento indica: “Se declara de urgente necesidad social el establecimiento de sociedades cooperativas de producción, así como la legislación que las organice y fomente”. Para hacer realidad este mandato, se crea el Departamento de Fomento Cooperativo (adscrito al Crédito Hipotecario Nacional) mediante el Decreto 146.



Dada la anterior situación, se hacía sentir la necesidad de una nueva ley cooperativa que se ajustara a la realidad de esos tiempos, es así como el 13 de julio de 1949 “Año Quinquenio de la Revolución” el Congreso aprueba el Decreto No. 643, con esta nueva ley se amplió el horizonte para el crecimiento del movimiento cooperativo.



El 7 de octubre de 1953, se crea el Decreto No. 1,014, se suprime el Departamento de Fomento Cooperativo, la ley confió el desenvolvimiento de las cooperativas a una “oficina específica” adscrita al Ministerio de Economía y Trabajo; al cerrarse el Departamento de Fomento, se estaba cerrando una labor que si bien no había crecido como se esperaba, al menos era una experiencia valiosa. Cuando las cooperativas se vieron sin el apoyo de una institución, el movimiento se desorientó, creando desconfianza y riesgos, lo cual impidió un crecimiento y desarrollo adecuados.



Estando así las cosas se suscitó el movimiento contrarrevolucionario; las cooperativas fueron señaladas de comunistas, por lo que el término creo temor entre los cooperativistas, contribuye a generar crisis que se pago con cárcel, exilio y muerte de dirigentes y la desaparición de organizaciones ya fortalecidas.

8

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática



El Gobierno deseando encauzar nuevamente a las cooperativas y mientras emite la nueva ley de estas organizaciones, emite el Decreto Presidencial No. 560 de fecha 27 de febrero de 1,956 y encarga a la Superintendencia de Bancos asumir las funciones que correspondían al Departamento de Fomento Cooperativo.



Tres años más tarde, con un nuevo Gobierno, se emite el Decreto No. 1,295 de fecha 23 de junio de 1,959, que básicamente encarga la atención de las cooperativas al Ministerio de Economía, con excepción de las agrícolas y pecuarias que serán atendidas por el Ministerio de Agricultura, lo que hace que surja nuevamente el cooperativismo.



Conforme las cooperativas iban surgiendo y la fundación de federaciones de cooperativas, hizo imperativo una nueva ley y atendiendo mandatos constitucionales se publica en el Diario Oficial con fecha 29 de diciembre de 1,978, el Decreto Legislativo No. 82-78 “Ley General de Cooperativas”, las cooperativas logran un nuevo repunte para su fortalecimiento; así mismo se obtienen la creación del Instituto Nacional de Cooperativas - INACOP - y la Inspección General de Cooperativas - INGECOP-.Al año siguiente se publica el 18 de julio de 1,979 en el Diario Oficial el “Reglamento de la Ley General de Cooperativas” Acuerdo Gubernativo No. M. de E. 7-79. Con estos instrumentos jurídicos se centran en una sola institución, el INACOP, todos los esfuerzos de promoción, políticas de apoyo al quehacer cooperativo y la fiscalización es asignada a la INGECOP.

3.2 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL El Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– se crea por la necesidad y urgencia de brindar apoyo al movimiento cooperativo, contribuyendo estas grandemente en la economía de Guatemala, en actividades productivas de servicio y consumo, generando empleo en la ciudad y en el campo, así como también en la generación de divisas, pago de impuestos: Impuesto al Valor Agregado IVA, Impuesto Sobre la Renta ISR, Impuesto sobre Productos Financieros IPF entre otros; a través de la prestación de servicios de la Institución en asistencia y asesoría técnica las cooperativas logran un buen funcionamiento y sostenibilidad.

9

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

3.3 PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS ENCONTRADOS PARA DESARROLLAR LA LABOR INSTITUCIONAL Los problemas tanto internos como externos que afectan a la Institución en su orden de importancia como se desglosan a continuación: 1. Ordenes de contención y control del gasto público 2. Bajo presupuesto asignado para el cumplimiento de metas. 3. Cierre de oficinas subregionales por falta de fondos para el pago de arrendamientos. 4. Disminución en la cobertura del movimiento cooperativo activo a nivel nacional por falta de personal técnico de campo. 5. Falta de instalaciones propias tanto en oficinas centrales como en oficinas regionales. 6. Falta de equipo tecnológico y medios de transporte en regiones operativas. 7. Mobiliario obsoleto 8. Salarios bajos 9. Desmotivación en el personal 10. Personal Técnico de campo con estudios superiores al de educación medio. 11. Falta de capacitación al personal técnico en áreas de mercadeo, finanzas, administración y proyectos productivos por recursos escasos. 12. Falta de disponibilidad financiera para el pago de prestaciones laborales. 13. Pérdida de espacio aprovechado por organizaciones no gubernamentales que ofrecen servicios de organización y constitución de cooperativas. 14. Falta de sistema de evaluación en relación a funcionamiento de cooperativas. 15. Disminución en la atención a grupos de interés en formarse en cooperativas por escasa asignación en fondos rotativos.

10

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

3.4 ANALISIS FODA 1. Aprovechar las relaciones interinstitucionales para lograr gestionar con autoridades superiores del Ministerio de Finanzas Públicas una mejor asignación presupuestaria, con esto evitar al máximo que la Institución vaya en declive hasta la desaparición. 2. La captación de fondos propios se deben aprovechar para el mejoramiento continuo de los servicios de la Institución y de esta manera fortalecer muchas actividades en la Institución y el logro en el cumplimiento de las metas. 3. Lograr eficiencia y eficacia en los servicios que se prestan a través del personal técnico, para incrementar la cobertura de cooperativas activas a nivel nacional y por ende el bienestar de las y los asociados activos. 4. Invertir en la orientación y capacitación del personal en cuanto a la asistencia técnica a grupos de interés para la formación de nuevas cooperativas, con el objeto de crear cooperativas con desarrollo y visión empresarial. 5. Enfocarse en la satisfacción de las necesidades de la población objetivo, que en nuestro caso son las cooperativas activas a nivel nacional y grupos de personas interesadas en constituir cooperativas.

11

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

3.5 MATRIZ PARA EL ANALISIS FODA INSTITUTO NACIONAL DE COOPERATIVAS –INACOP–     

         

ASPECTOS EXTERNOS OPORTUNIDADES AMENAZAS Relaciones de trabajo y cooperación con organizaciones nacionales e  Pérdida de espacios aprovechados por organizaciones Internacionales no gubernamentales ofrecen servicios de organización y constitución de cooperativas. Poder de convocatoria al movimiento cooperativo Desarrollar acciones de acercamiento con autoridades del Gobierno  Falta de disponibilidad financiera para el pago de prestaciones laborales. Central y del Organismo Legislativo para lograr una mejorar asignación presupuestaria  Ordenes de contención del gasto público Abrir y participar en espacios para la toma de decisiones de índole  Cierre de oficinas subregionales por falta de fondos nacional. para el pago de arrendamientos. Conocer experiencias similares con otras instituciones y el movimiento  Disminución en la cobertura del movimiento cooperativo cooperativo. activo a nivel nacional, por falta de personal técnico a nivel nacional.  Falta de atención a grupos de interés en formarse en cooperativas por escasa asignación en fondos rotativos. ASPECTOS INTERNOS FORTALEZAS DEBILIDADES Estabilidad Laboral  Bajo presupuesto asignado para el cumplimiento de metas. Prestación del servicio único  Falta de equipo tecnológico y medios de transporte en Contamos con cobertura a nivel nacional. regiones operativas. Personalidad Jurídica reconocida en la Ley General de Cooperativas.  Salarios bajos Imagen favorable ante el movimiento cooperativo.  Desmotivación en el personal Descentralización de servicios registrales.  Mobiliario obsoleto Percibir Fondos Propios Relaciones de coordinación establecidas y funcionando con el  Falta de instalaciones propias tanto en oficinas centrales como en oficinas regionales. movimiento cooperativo federado e independiente. Dirigencia con identidad y comprometida con el desarrollo del sector  Falta de capacitación al personal técnico en áreas de mercadeo, finanzas, administración y elaboración de cooperativo. proyectos productivos. Personal Técnico de campo estudios superiores a la educación media.

12

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

MATRIZ FODA PARA LA FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS          

  

FORTALEZAS-F Estabilidad Laboral Prestación del servicio único Contamos con oficinas regionales a nivel nacional. Personalidad Jurídica reconocida en la Ley General de Cooperativas. Imagen favorable ante el movimiento cooperativo. Descentralización de servicios registrales. Percibir Fondos Propios Relaciones de coordinación establecidas y funcionando con el movimiento cooperativo federado e independiente. Dirigencia con identidad y comprometida con el desarrollo del sector cooperativo. Personal Técnico de campo con estudios superiores a la educación media.

      

DEBILIDADES-D Bajo presupuesto asignado para el cumplimiento de metas. Falta de equipo tecnológico y medios de transporte. Salarios bajos Desmotivación en el personal Mobiliario obsoleto Falta de instalaciones propias tanto en oficinas centrales como en oficinas regionales. Falta de capacitación al personal técnico en áreas de mercadeo, finanzas, administración y proyectos productivos.

OPORTUNIDADES-O ESTRATEGIAS-FO ESTRATEGIAS-DO del Relaciones de trabajo y  Gestionar ante entidades públicas un  Mejorar las condiciones físicas incremento del presupuesto, planteando mobiliario y equipo de cómputo de la cooperación con organizaciones la diversidad e importancia de los Institución y los salarios de los nacionales e Internacionales servicios de la Institución hacia el empleados, mediante las relaciones con Poder de convocatoria al movimiento cooperativo federado y no organizaciones o autoridades de movimiento cooperativo federado. gobierno. Desarrollar acciones de acercamiento con autoridades del

13

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

 



   

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Gobierno Central y del Organismo Legislativo para lograr una mejorar asignación presupuestaria Abrir y participar en espacios para la toma de decisiones de índole nacional. Conocer experiencias similares con otras instituciones y el movimiento cooperativo a nivel nacional. AMENAZAS-A ESTRATEGIAS-FA ESTRATEGIAS-DA Pérdida de espacio aprovechado por organizaciones no  Crear un monto específico para el pago  Lograr la especialización del personal de prestaciones laborales para realizar técnico a través de Instituciones que gubernamentales ofrecen los mismos en un tiempo prudencial. imparten capacitaciones. servicios de organización y constitución de cooperativas. líneas de acción para Falta de recursos para el pago de  Lograr a través de nuestros servicios la  Elaborar creación de cooperativas viables y posicionarnos como entidad estatal prestaciones laborales. funcionales. rectora del movimiento cooperativo ante Recortes presupuestarios otras instituciones que pretenden Cierre de oficinas subregionales asemejarse a nuestros servicios. por falta de fondos para el pago de arrendamientos. Disminución en la cobertura de los servicios de asistencia técnica a las cooperativas.

14

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

El Instituto Nacional de Cooperativas es una entidad estatal descentralizada que los últimos cinco años aproximadamente ha sobrevivido con un presupuesto que no permite cumplir al 100% con su mandato legal. En la actualidad la institución únicamente está sobreviviendo con las economías generadas por el Grupo “0”; es urgente contar con un presupuesto no solo para dar cumplimiento al mandato institucional sino también por las exigencias de entidades públicas y privadas, esto permitirá dar una atención efectiva a las cooperativas activas a nivel nacional. En el marco de la Gestión por Resultados para crear ese valor público y poder ser eficientes y eficaces la institución necesita un presupuesto que al menos permita cubrir el 90% del movimiento cooperativo a nivel nacional. El personal técnico atiende de cinco a seis cooperativas a plan regular, éstas son las que reciben atención por lo menos una vez al mes; además de éstas existen las denominadas cooperativas a plan requerimiento que son las atendidas como la palabra lo indica cuando así lo requieren. Tomando la base de datos estadísticos al 31 de diciembre 2014, el movimiento cooperativo crece entre 4 a 5% anualmente que es el equivalente a 35 a 43 cooperativas nuevas, esto significa que el crecimiento únicamente es en cuanto al número de cooperativas mas no el personal técnico para atenderlas, por el contrario el fenómeno que se da es que cuando el personal técnico se retira no se cubre la plaza de inmediato, lo cual impide la cobertura del total de cooperativas, porque la institución aprovecha el grupo “0” para generar de alguna manera economías que sirven para cubrir los renglones de los fondos rotativos y asignarlos para el año completo; con el presupuesto asignado y el total de plazas cubiertas las regiones tendrían recursos a lo mejor para los primeros tres meses del año, en la mayoría de regiones ya no se han cubierto las plazas que quedan vacantes; siendo esta una de las causas que ocasiona que las cooperativas caigan en inactividad ya que no tienen la asistencia de forma regular. Una de las políticas institucionales para el personal técnico de campo es atender y dar prioridad a las de reciente constitución durante un año y dejar a requerimiento las que ya no puede atender por razones obvias. Las metas que las regiones operativas están proyectando en el Plan Operativo Anual POA (Anexo 2) los últimos años son las que realmente pueden atender, que por el número de técnico que se tienen a la fecha sería el equivalente a 398 cooperativas de 873 que se encuentran activas al 31 de diciembre 2014; por las razones expuestas el universo de cooperativas activas no se pueden cubrir en su totalidad, se necesitaría contratar más técnico y que el incremento del personal vaya de acuerdo al crecimiento de las cooperativas, en el futuro se correrá el riesgo que cuando la institución entre al sistema de Guatenóminas se pierdan las plazas que no se encuentren cubiertas en ese momento, por lo tanto no habrá ninguna manera de generar economías para cubrir renglones presupuestarios de los fondos rotativos.

15

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Lo que ha ocurrido los últimos años es que se han cerrado oficinas subregionales para ahorrar recursos e invertirlos en otros renglones y se ha disminuido la cobertura del movimiento cooperativo, ya que no es lo mismo atender a distancias más lejanas que dentro de la misma jurisdicción. En la actualidad el Instituto Nacional de Cooperativas cuenta con un presupuesto asignado de Q. 13,000,000.00 el cual está distribuido de la siguiente manera: Cuadro No. 1 Asignación Presupuestaria 2016 Por Grupo GRUPOS Asignación % Asignación Presupuestaria “0” “1” “2” “3” “4” TOTAL

11,193,432 1,639,453 129,490 5,000 32,625 13,000,000

86 13 1 0 0 100

Fuente: Elaboración propia Unidad de Planificación con datos proporcionados por la Sección de Presupuestos en base a la ejecución 2014 .

Cuadro No. 2 Gastos Fijos Asignado para 2016 (Expresado en Q.) Renglón 111 112 113 114 115 151

Tipo de Gasto Energía eléctrica Agua Telefonía Correos y telégrafos Extracción de basura y desechos Sólidos Arrendamiento de edificios y locales TOTAL

Monto Asignado 160,800.00 66,420.00 166,600.00 500.00 7,440.00 993,972.00 1,395,732.00

Fuente: Elaboración propia Unidad de Planificación con datos proporcionados por la Sección de Presupuestos en base a la ejecución 2014.

16

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Gráfica No. 1 Gastos Fijos 2015 1% 0.51% 1%

0%

0%

Total Grupo "0"

8%

Energía eléctrica Agua Telefonía

86% Correos y telegráfos Extracción de basura y dest. de des. sólidos Arrendamiento de edificios y locales

De acuerdo a los datos presentados; los gastos fijos y el grupo “0” son los que tienen el mayor porcentaje de asignación presupuestaria, lo que equivale a un 97% de los Q. 13,000,000.00 de presupuesto asignado para el funcionamiento de la Institución, por lo tanto claramente se observa que únicamente nos queda el 3% para cubrir el resto de los renglones presupuestarios para dar cumplimiento a las metas físicas. Para dar asistencia al movimiento cooperativo activo al 31 de diciembre 2014 las regiones operativas del INACOP cuentan actualmente con el personal técnico y fondos rotativos que se detalla a continuación: Cuadro No. 2 Personal técnico, Cooperativas activas y Fondo Rotativo asignado por Región y Requerido (Expresado en Q.) REGION

Personal Técnico Actual

Personal Técnico Necesario

Cooperativas Activas

Fondos Rotativos Anual Asignado

Fondos Rotativos Anual Requerido

I, Metropolitana II, Cobán III, Zacapa IV, Jutiapa V, Chimaltenango VI, Quetzaltenango VII, Quiché VIII, Petén

8 8 5 8 4 27 11 8 79

11 11 6 9 6 28 11 8 90

165 103 45 49 82 238 121 70 873

40,500.00 90,900.00 58,450.00 76,000.00 62,350.00 217,750.00 102,250.00 102,500.00 750,700.00

54,500.00 111,900.00 72,200.00 91,000.00 78,350.00 221,250.00 105,250.00 116,500.00 850,950.00

TOTAL Fuente: Elaboración propia Unidad de Planificación. (Los montos asignados son en relación al techo presupuestario aprobado para el 2015)

17

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

De acuerdo a los datos presentados se puede observar que del total del personal técnico con el que se cuenta en la actualidad están incluidos 8 jefes regionales que únicamente tienen la función de supervisión y apoyo por lo tanto no tienen cooperativas asignadas, 14 jefes subregionales que pueden atender hasta 4 cooperativas y 57 técnicos hasta 6 a plan regular; por lo tanto y de acuerdo a datos estadístico estamos cubriendo apenas el 46% del total de cooperativas activas y el 21% del universo de cooperativas inscritas. En el reglamento de viáticos de la institución se establece una cuota diaria de Q.120.00 a Q.160.00 dependiendo del sueldo base del personal nombrado para una comisión, pero al final esto no tiene ninguna importancia ya que únicamente se les asigna un monto mensual, el jefe regional tiene Q.550.00, técnicos y jefes subregionales Q.500.00 y esto no les permite dar una asistencia efectiva al total de cooperativas activas. Se necesita contratar por lo menos 11 técnicos más, con ese incremento se lograría incrementar la cobertura del movimiento cooperativo a nivel nacional en un 61% y esto concuerda con el resultado que la institución pretende alcanzar al 2016. Es importante aclarar que las asignaciones presupuestarias requeridas es lo mínimo que se necesita para cubrir los fondos rotativos en las regiones y así lograr el incremento en la cobertura del movimiento cooperativo a nivel nacional, pero la realidad es otra cuando se asigna el techo presupuestario aprobado por el Ministerio de Finanzas Públicas. 3.6 PRINCIPALES PROBLEMAS DENTRO DEL MOVIMIENTO COOPERATIVO (Población objetivo) En Guatemala el movimiento cooperativo afronta problemas de diferente índole, derivados de factores internos y externos relacionados con el ambiente que rodea a las organizaciones en lo político, económico y social que vive el país, los cuales en algunos casos favorecen u obstaculizan su desarrollo, esta información la obtiene el personal técnico a través de una boleta de Diagnostico que le sirve de guía para elaborar su Plan de Asistencia Técnica a ejecutar en el año y las programaciones mensuales, lo cual se evalúa cuatrimestralmente.

18

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

En resumen los problemas más comunes son los siguientes:

3.7 ÁRBOL DE PROBLEMAS Disminución en el número de asociados.

Disolución de la Cooperativa

RESULTADO FINAL

Problema Central

Falta de educación cooperativa

Alto índice de analfabetismo

Administración deficiente de las cooperativas activas atendidas a plan regular por la falta de interés de los Órganos Sociales de las Cooperativas.

Para el 2016 la cobertura en la asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de un 52% en 2012 a 70% en 2016 a nivel nacional.

No existen mercados para comercializar sus productos

Capital de trabajo escaso

Limitaciones en la capacidad empresarial

Falta de fuentes de financiamiento

Morosidad Interna

No existen proyectos de inversión a favor del movimiento cooperativo

19

RESULTADO INMEDIATO Incrementar la asistencia técnica y administrativa constante a las cooperativas activas y de reciente legalización.

RESULTADO INTERMEDIO Reducir la mala administración en las cooperativas activas a

nivel nacional.

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Todos los servicios se prestan de acuerdo al comportamiento del movimiento cooperativo guatemalteco y cada técnico se considera que podría atender hasta seis cooperativas a Plan Regular y las que están a plan requerimiento cuando así sea requerido, para ello se toma como base la siguiente información estadística:  UNIVERSO DE COOPERATIVAS ACTIVAS A ATENDERSE EN LOS AÑOS 2016 al 2018 De acuerdo a los reportes de las Regiones Operativas se está proyectando atender para el 2016, 904 Cooperativas consideradas activas, además a esto hay que sumarle 83 grupos de interés que se atenderán para el mismo año lo cual nos da una proyección de 987 organizaciones dedicadas a diversas actividades económicas localizadas en todos los departamentos del país, vale la pena mencionar que este es un dato que varía constantemente de acuerdo al personal técnico que se tenga para su atención; se distribuye de la siguiente manera: Forma de Atención

SIGNIFICADO

Plan Regular

Cooperativas que se les proporciona asistencia técnica de manera intensiva o como su nombre lo indica de forma regular es decir por lo menos una vez al mes. Cooperativas que se les proporciona asistencia técnica cuando ellas lo requieren de manera que se mantenga una comunicación efectiva entre estas y la Institución. Son agrupaciones de veintes personas mínimo, que se unen bajo el lema interés mutuo y trabajo en conjunto para constituir una cooperativa. TOTAL

Plan Requerimiento

Grupos de Interés

20

Cantidad a atender 2016

Cantidad a atender 2017

Cantidad a atender 2018

466

508

533

438

467

495

83

85

86

987

1,060

1,114

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Además es necesario aclarar que para poder atender este universo de cooperativas activas nos quedamos cortos con el techo presupuestario de la Institución, ya que se está consideran el techo presupuestario que se tiene aprobado para el 2015, esto debido a que a la presente fecha no se cuenta con un techo para el 2016, el monto asciende a Q. 13, 000,000.00 que es el aporte de Gobierno y una proyección de Fondos Propios por Q. 50,000.00, lo que está distribuido de acuerdo a la Red de Categorías Programáticas aprobada por la Dirección Técnica de Presupuestos DTP en las siguientes actividades:

ACTIVIDADES (Según Estructura Programática)

MONTO ASIGNADO 2014 (Expresado en Q.)

Programa: Fomento y Desarrollo Cooperativo 1. Dirección y Coordinación 2. Asistencia técnica y administrativa a Cooperativas Activas. 3. Asistencia técnica y capacitación a Grupos de Interés

5,053,014.00 2,251,800.00 5,745,186.00

NOTA: La proyección de Q.50,000.00 ingresos propios va sumado a Dirección Superior. PRESUPUESTO ASIGNADO

13,050,000.00

Fuente: Datos proporcionados por Sección de Presupuestos y basado al techo presupuestario aprobado para el 2015.

Esta asignación no cubre las necesidades en las regiones operativas, para poder cumplir con las metas trazadas necesitamos que se incremente el presupuesto ya que del total asignado aproximadamente el 3% es únicamente con lo que se cuenta para el cumplimiento de las metas. Cabe mencionar que en la asignación presupuestaria para las actividades de la Gerencia de Fomento se encuentran las ocho Regiones Operativas, a las que denominamos la columna vertebral de la Institución y aparece en el SIGES como los centros de costo, ya que son las que generan el trabajo institucional, para el cumplimiento de los objetivos y metas, el INACOP cuenta además con las siguientes gerencias y unidades administrativas que son las que prestarán los servicios de apoyo para el logro de las metas trazadas, de las cuales también se presentan sus acciones a ejecutar en el 2016:  

Gerencia y Subgerencia General Gerencia Administrativa y Financiera: Integrada por las siguientes secciones  Sección de Contabilidad  Sección de Presupuestos 21

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

 Sección de Tesorería  Sección de Compras  Sección de Almacén 

Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo: Integrada por las siguientes regiones operativas      

Región Metropolitana Región II, Cobán Región III, Zacapa Región IV, Jutiapa, Jalapa y Santa Rosa Región V, Chimaltenango Región VI, Quetzaltenango, Retalhuleu, Mazatenango y Panajachel  Región VII, Quiché y Huehuetenango  Región VIII, Petén     

Totonicapán,

San

Marcos,

Asesoría Jurídica Auditoría Interna Registro de Cooperativas Unidad de Recursos Humanos Unidad de Planificación, Programación e Informática

Debido a las demandas que se han tenido en lo últimos años y para prestar un mejor servicio no solo al movimiento cooperativo sino al público en general, se creó la Página Web Institucional para las consultas respectivas bajo el dominio www.inacop.gob.gt

22

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

CAPÍTULO IV 4. MARCO ESTRATÉGICO 4.1 VISIÓN Ser la Institución estatal especializada en el desarrollo social, empresarial y sostenible del movimiento cooperativo Guatemalteco. 4.2 MISIÓN Proporcionar asistencia técnica y administrativa a las cooperativas, velando por mejorar la calidad, orientada por los principios, valores y legislación cooperativa, para alcanzar sus objetivos. 4.3 OBJETIVO ESTRATÉGICO Brindar asistencia y capacitación al movimiento cooperativo activo a nivel nacional y grupos de interés para contribuir al mejoramiento del nivel de vida de sus asociados a través de una buena administración. 4.4 OBJETIVOS OPERATIVOS a) Promover la organización de cooperativas de los distintos tipos, conforme las necesidades de los grupos que lo soliciten, para generar oportunidades de sus integrantes. b) Proporcionar asistencia técnica y administrativa de calidad a los grupos precooperativos y a las cooperativas activas a nivel nacional para fortalecer su desempeño administrativo. c) Fortalecer técnica, administrativa y financieramente al Instituto Nacional de Cooperativas, para ofrecer un servicio sostenible de calidad al Movimiento Cooperativo Nacional. 4.5 POLITICAS INSTITUCIONALES a) Impulsar la sostenibilidad del INACOP a través del fortalecimiento del apoyo estatal y la captación de fondos privativos. b) Promover el mejoramiento de los servicios, que contribuyan al cambio de imagen institucional. c) Realizar esfuerzos para fortalecer y ampliar las relaciones interinstitucionales a nivel general.

23

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

d) Respaldar la constitución y legalización de cooperativas con viabilidad de funcionamiento y fortalecer las existencias, como medio eficaz para contribuir a una mejor y mayor producción y prestación de servicios que contribuyan al mejoramiento del nivel de vida de los asociados. e) Apoyar el cumplimiento y consolidación de los Acuerdos de Paz, principalmente el de aspectos socioeconómicos y situación agraria, en el que las cooperativas son consideradas modelo de desarrollo. f) Fomentar el principio de equidad de género en la prestación de los servicios de la institución e involucrar a los jóvenes en las actividades cooperativas. g) Formular planes anuales de trabajo conjuntamente con directivos y funcionarios de las cooperativas, en base al diagnóstico elaborado por el personal técnico, esto permite conocer la realidad económica y social de las cooperativas. h) Proporcionar servicios de asistencia técnica a las cooperativas, de acuerdo a las necesidades y requerimientos de las mismas. i) Modificar el sistema de evaluación y clasificación de las cooperativas para determinar la situación en la que se encuentran j) Promover la reactivación de cooperativas inactivas que muestren interés y viabilidad de funcionamiento. k) Apoyar a las cooperativas en la formulación y gestión de proyectos a nivel de perfil. l) Fortalecer la capacidad y las competencias del recurso humano institucional por medio de la capacitación y actualización. m) Como parte de la Gestión por Resultados implementar un nuevo modelo de evaluación de desempeño que genere información acerca de las habilidades y capacidades del personal de la institución, seguimiento y monitoreo de la ejecución física y financiera. 4.6 VALORES INSTITUCIONALES SEGÚN MANUAL DE INDUCCIÓN       

COMPROMISO PUNTUALIDAD ESPIRITU DE SERVICIO RESPETO DISCIPLINA HUMILDAD HONRADEZ LEALTAD TENACIDAD 24

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

4.7 IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS Y REDES DE PRODUCCION RESULTADO INSTITUCIONAL

CENTROS DE GESTION

PRODUCTO 1

Para el 2016, la cobertura en asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de 52% en 2012 a 70% en 2016)

Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo a través de las ocho regiones operativas.

Cooperativas activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación.

DE APOYO Dirección Coordinación

UNIDAD DE MEDIDA

Evento

y

SERVICIO DE APOYO

Dirección y Coordinación

25

PRODUCTO 2

Personas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación para constituir cooperativas.

UNIDAD DE MEDIDA

Evento

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

4.8 DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES Para alcanzar los productos trazados y a través del personal técnico de campo el INACOP presta los servicios que se describen a continuación. a) Asesorías:  Administrativa y contable/financiera, fiscal  Legal en celebración de asambleas ordinarias y extraordinarias  Elaboración de memorias de labores y planes de trabajo b) Asistencia técnica para:  Cooperativas activas por lo menos una vez al mes  Grupos de interés para el proceso de constitución y legalización de las cooperativas.  Reactivación de cooperativas  Adopción y reforma de estatutos,  Actualización e implementación de reglamentos, controles administrativos internos y manuales de funciones c) Consultorías (en elaboración de perfiles de proyectos productivos y otro que requieran las cooperativas), en la mayoría de los casos los proyectos que se elaboran son a nivel perfil debido al costo que implica la elaboración en su totalidad. d) Capacitaciones en áreas funcionales como: administración, mercadeo, producción, finanzas esto con el propósito de contribuir al fortalecimiento y formación del recurso humano de las cooperativas. e) Charlas o talleres motivacionales que sean requeridos por las cooperativas activas. f) Coordinaciones con instituciones nacionales o internacional para mejorar el servicio de la institución. g) Apoyo a cooperativistas en gestiones ante instituciones públicas y privadas. La Institución necesita contar con los recursos económicos necesarios para darle continuidad a los servicios que presta y poder contribuir para hacer funcionales las organizaciones cooperativas. Se explica a continuación el proceso que pasa un grupo para poder funcionar como una cooperativa y se vea reflejada de esta manera la importancia de nuestro quehacer diario: 1. El grupo de interesados en formar la cooperativa presenta una solicitud a la oficina regional o subregional de acuerdo a su jurisdicción, en donde explican la actividad a la que se van a dedicar, dicho grupo debe estar integrado con un mínimo de 25 interesados, en el caso de retiro voluntario de algunos 26

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

interesados, que su número no baje a menos de 20, que es el requerido por la Ley. 2. Con la solicitud se procede a formar un expediente legal a cargo del grupo precooperativo, para el trámite de Personalidad Jurídica; y uno técnico, a cargo del técnico, donde se incluirán todas las constancias, y papeles propios del trabajo realizado con los interesados. 3. El Jefe Regional o Subregional asigna un técnico, para realizar la primera visita y proceda a evaluar la viabilidad del grupo. 4. Si el grupo procede deberán elegir un Consejo de Administración Provisional integrado por un Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal, para que esté facultado para realizar las gestiones necesarias de constitución. 5. El grupo recibirá capacitaciones en varios temas, como antecedentes del cooperativismo, su significado, importancia, aspectos contables, financieros entre otros. Debiendo cubrir un mínimo de diez horas, que el técnico invertirá de acuerdo a su programación. 6. Luego de recibir las capacitaciones se procede a formar un expediente legal y uno técnico con una serie de datos que el técnico trabajará con los interesados. 7. Finalizada la conformación de los expedientes son entregados en el Registro de Cooperativas (expediente legal), de conformidad con el artículo 20 de la Ley General de cooperativas; y en la Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo (expediente técnico) para la revisión y análisis correspondiente. 8. Inscrita la Cooperativa, se trasladará al Consejo Directivo del INACOP, a efecto que en acto solemne, entregue la Constancia de Personalidad Jurídica, y proceda a Juramentar a los Directivos que la constituyeron. 9. El técnico asignado está obligado a asesorar y brindar acompañamiento al grupo pre-cooperativo, y a la cooperativa nueva durante el primer año de funcionamiento posterior a su constitución, en los trámites a seguir en INACOP, INGECOP, SAT, IVE, y otras entidades de acuerdo a la actividad de la misma. El Técnico deberá informar de su funcionamiento a la Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo. 10. Superados el primer año, la cooperativa pasa a formar parte de la atención denominada “Plan Regular”.

27

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Los servicios mencionados anteriormente dicho en otras palabras son las actividades contemplados en el Plan Operativo Anual, los cuales son un complemento para el cumplimiento de las metas y el resultado institucional, además están integradas de acuerdo a la red de categorías programáticas establecidas en el sistema de la Dirección Técnica del Presupuesto; las mismas son medidas por el indicador de producto contenido en el formulario DTP5.

28

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

4.9 CADENA CAUSAL DE RESULTADOS E INDICADORES Para efectos de seguimiento a nivel estratégico, para el ejercicio fiscal 2016, se establece un indicador de producto, al cual se le dará seguimiento a través del SICOIN e informes internos y externos que se presentan cuatrimestralmente.

RESULTADO FINAL: Para el 2016, la cobertura en asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de 52% en 2012 a 70% en 2016)

INSUMOS

PRODUCTO 1

Sueldos, Viáticos, combustibles, equipo de cómputo en óptimas condiciones, papelería y útiles de oficina, tinta, medios de transporte, accesorios y repuestos para medios de transporte y equipo de cómputo.

Cooperativas activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación.

INDICADOR

SUBPRODUCTO Cooperativas activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación.

Porcentaje de cobertura de cooperativas activas a nivel nacional.

PRODUCTO 2 Personas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación para constituir cooperativas.

SUBPRODUCTO Personas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación para constituir cooperativas.

4.10 INDICADOR DE PRODUCTO Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP-

INDICADOR DE PRODUCTO DESCRIPCION DEL INDICADOR 1

Porcentaje de cobertura de cooperativas activas a nivel nacional.

El indicador se describe en el formulario DTP5, en el apartado de Anexos.

29

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

4.11 FORMULACION DE RESULTADOS

RESULTADO INSTITUCIONA Para el 2016, la cobertura en asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de un 52% en 2012 a 70% en 2016).

PRODUCTO 1

PRODUCTO 2

Cooperativas activas beneficiadas asistencia técnica y capacitación.

con

SUBPRODUCTO

SUBPRODUCTO

Cooperativas activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación.

ACTIVIDAD 1 Dirección y Coordinación (Sin Resultado) n y Coordinación

Personas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación para constituir cooperativas.

ACTIVIDAD 2 Asistencia técnica y capacitación Cooperativas activas.

Fuente: Elaboración propia Unidad de Planificación, 2015

30

a

Personas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación para constituir cooperativas.

ACTIVIDAD 3 Asistencia técnica y capacitación a grupos de interés.

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

De esta cuenta identificamos la cadena de resultados e indicadores que nos permitirán medir y llevar a cabo acciones para atacar las causas y efectos de la condición de interés identificada en el árbol de problemas:

CADENA DE RESULTADOS

RESULTADO INMEDIATO Incrementar la asistencia técnica y administrativa constante a las cooperativas activas y de reciente

RESULTADO INTERMEDIO Reducir la mala administración en las cooperativas activas a nivel

nacional

legalización.

RESULTADO FINAL

Para el 2016, la cobertura en asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de 52% en 2012 a 70% en 2016)

De Producto Incremento en la cobertura de cooperativas activas a nivel nacional.

INDICADOR DE PRODUCTO

31

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

4.12 MATRIZ DE PLANIFICACIÓN MULTIANUAL Nombre de la Institución: Instituto Nacional de Cooperativas –INACOPRESULTADO: Para el 2016, la cobertura en asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de un 52% en 2012 a 70% en 2016). BIENES Y SERVICIOS INDICADOR UNIDA DE METAS MEDIDA 2016 2017 2018 Dirección y Coordinación Documento 1 1 1 Asistencia técnica capacitación Cooperativas Activas. Asistencia técnica Capacitación a Grupos Interés.

y a

De Producto Cobertura de un 70%

y de

Eventos

3,745

3,879

4,183

Eventos

868

904

948

4.13 MATRIZ DE PRESUPUESTO MULTIANUAL: Nombre de la Institución: Instituto Nacional de Cooperativas –INACOPRESULTADO: Para el 2016, la cobertura en asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de un 52% en 2012 a 70% en 2016). ACTIVIDAD 1: Dirección y Coordinación SUBPRODUCTOS CÓDIGO COSTO COSTO TOTAL (Q) UNITARIO 2016 2017 2018 Dirección y Coordinación 2303 9,674.20 136,640.00 136,640.00 136,640.00 Total Resultado 9,674.20 136,640.00 136,640.00 136,640.00 PRODUCTO 1: Cooperativas activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación. SUBPRODUCTO CODIGO COSTO COSTO TOTAL (Q) UNITARIO 2016 2017 2018 Cooperativas activas beneficiadas con 2302 220.00 900.00 900.00 900.00 asistencia técnica y capacitación. TOTAL PRODUCTO 1 220.00 900.00 900.00 900.00 PRODUCTO 2: Personas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación para constituir cooperativas. SUBPRODUCTO CODIGO COSTO COSTO TOTAL (Q) UNITARIO 2016 2017 2018 Personas beneficiadas con asistencia técnica y 2302 1,967.00 31,250.00 31,250.00 31,250.00 capacitación para constituir cooperativas. TOTAL PRODUCTO 2 1,967.00 31,250.00 31,250.00 31,250.00

32

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

ANOTACIONES: en este apartado vale la pena hacer la aclaración que de acuerdo a instrucciones en las capacitaciones se debía planificar con la asignación del mismo techo presupuestario del año pasado que en nuestro caso es de Q. 13,000,000.00, pero es importante considerar que de acuerdo a diversos factores económicos es necesario que este monto sea incrementado ya que de igual manera las cooperativas y por ende las metas van en incremento del 2016 al 2018, de lo contrario no se puede predecir un futuro prometedor en el INACOP, para poder alcanzar las metas trazadas debe existir un fondo rotativo adecuado que permita operativizar las regiones.

33

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

4.14 SEGUIMIENTO A NIVEL MULTIANUAL RESULTADO INSTITUCIONAL: Para el 2016, la cobertura y asistencia administrativa a cooperativas activas y grupos de interés se ha incrementado (de un 52% en 2012 a 70% en 2016).

PRODUCTO

Cooperativas Activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación

INDICADOR

INDICADOR

DE PRODUCTO

FORMULA

Cooperativas Activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación/110-0-2-0-1 Total de cooperativas activas a nivel nacional.

Año Base 2013

Meta 2016

Avance

Meta 2017

Avance

Meta 2018

Avance

2012

3,745

89%

3,879

88%

4,183

90%

4.15 SEGUIMIENTO A NIVEL DEL POA

PRODUCTO Cooperativas Activas beneficiadas con asistencia técnica y capacitación.

UNIDAD DE MEDIDA Evento

Indicador

Cuatrimestre 1

Indicador de Desempeño Cuatrimestre 2 Cuatrimestre 3

META

Avance

META

Avance

META

Avance

1,248

28%

1,249

33%

1,248

29%

ANUAL META

Ejecución

DE PRODUCTO

34

3,745

90%

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

CAPÍTULO V 5. ACTIVIDADES QUE INTEGRA EL PROGRAMA 011 DEL PRESUPUESTO Y PLAN OPERATIVO ANUAL 2016 El único programa que se desarrollará en la Institución es denominado Fomento y Desarrollo Cooperativo y para fortalecerlo se complementa con las actividades de las unidades de apoyo siguientes: 5.1 DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN Dentro de esta actividad que es la número 1 de la red de categorías programáticas van incluidas las siguientes gerencias y unidades administrativas que sirven de apoyo para lograr el resultado y los objetivos trazados en la institución: DIRECCIÓN SUPERIOR GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE FOMENTO Y DESARROLLO COOPERATIVO PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN A continuación se describen cada una de las actividades, con sus objetivos, acciones a ejecutar, unidades responsables de las diferentes tareas y el presupuesto con el que se cuenta para desarrollarlas, el cual es el mismo monto del año pasado. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN Esta actividad será ejecutada por las unidades encargadas de dirigir y coordinar, así como de las unidades para apoyar las acciones que el INACOP orienta hacia el cooperativismo a efecto de dar cumplimiento a los fines para los que fue creado y debe contar con un presupuesto de Q 5,053,014.00 OBJETIVO Velar por el buen funcionamiento del INACOP, mediante la ejecución de acciones de dirección, asesoría y apoyo orientadas a las unidades responsables de atender al cooperativismo nacional. ACCIONES PARA EL AÑO 2016 Gestionar un presupuesto acorde a las necesidades de asistencia técnica que demanda el movimiento cooperativo Coordinar acciones con entidades financieras nacionales e internacionales que faciliten la captación de recursos para las cooperativas, a efecto de que se orienten al financiamiento de proyectos de inversión que contribuyan al desarrollo económico y social de éstas. 35

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Ubicar y promover el recurso humano de la institución, bajo el principio administrativo de persona idónea y calificada, según las especificaciones requeridas al puesto. Contemplar aspectos tales como: permutas, traslados, tiempo de servicio, aspectos culturales, méritos, estudios y otros. Respaldar acciones orientadas a que todo el personal del Instituto esté capacitado y actualizado para realizar sus funciones en forma eficiente. Gestionar fondos privativos para el fortalecimiento institucional, a través de la venta de servicios especializados. Velar por que se cumpla el Reglamento de Sanciones, para cooperativas que no cumplan con la Ley General de Cooperativas y su Reglamento, a fin de llevar a cabo su divulgación ante el movimiento cooperativo y posterior aplicación. Abrir y participar en espacios, para toma de decisiones a favor del movimiento cooperativo. Coordinar acciones con el movimiento cooperativo federado y no federado, para mejorar la gestión institucional. Iniciar gestiones para la construcción o arrendamiento de dos terrenos propiedad del INACOP. Promover la creación de un fondo cooperativo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 de la Ley General de Cooperativas y 45 y 46 de su Reglamento. Mantener actualizado el equipo tecnológico y electrónico y programas de informática de la Institución. Establecer incentivos económicos para el personal acorde a la capacidad financiera del INACOP. Mejorar la descentralización en la toma de decisiones administrativas, y el manejo de recursos en las diferentes unidades organizativas del INACOP. UNIDADES DE APOYO Por los tipos de acciones que se realizarán en la toma de decisiones responsables se califican en dos categorías: a) las primeras de dirección y b) las segundas de asesoría y de apoyo técnico. 5.2 DIRECCIÓN SUPERIOR Entre estas unidades se encuentran el Consejo Directivo y la Gerencia General, a quienes corresponden las siguientes actividades: Aprobar los lineamientos generales de trabajo del INACOP, de acuerdo con los fines establecidos en la Ley General de Cooperativas, su Reglamento y las demandas del cooperativismo nacional. Dirigir la implementación de tales lineamientos y velar por el buen funcionamiento del INACOP, para la realización de sus fines. Coordinar y apoyar administrativa y financieramente a las unidades ejecutoras del Instituto, para la realización de sus planes y programas. 36

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

DE ASESORÍA Y APOYO TÉCNICO Corresponde proporcionar asesoría y apoyo cada una dentro de su competencia a las unidades siguientes: ASESORÍA JURÍDICA Prestar la asesoría legal oportuna a las autoridades del INACOP y la procura de los intereses jurídico Institucionales procesal y administrativamente. AUDITORÍA INTERNA Promover la profesionalización del personal que integra esta unidad, a través de la capacitación interna y externa, específicamente la que ofrece la Contraloría General de Cuentas en cuanto al funcionamiento del SIAF y del SAG, como parte del fortalecimiento y modernización de la Unidad de Auditoría Interna. Asignar el 80% del tiempo y los recursos disponibles de la unidad para evaluar como mínimo el 75% de las actividades sustantivas del INACOP, con un enfoque global de las operaciones relacionadas con el programa o actividad seleccionada, sus operaciones y unidades administrativas involucradas. El 20% restante de los recursos será destinado a pruebas de cumplimiento y otras que sean requeridas por situaciones especiales. Las diferentes evaluaciones tomarán en cuenta, aspectos relacionados con los recursos financieros, presupuestarios, contables y legales, así como aspectos relacionados con la verificación de la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones. Periódicamente se harán evaluaciones específicas al manejo de efectivo, que incluye la administración de fondos rotativos. Para mantener el nivel de calidad deseado a los trabajos ejecutados, se realizará una supervisión sobre todo el proceso de las auditorías. Los informes que se presentan como resultado de cada trabajo terminado, incluirán los resultados obtenidos, así como las recomendaciones, a través de los controles internos. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Garantizar el cumplimiento de normas y medidas disciplinarias, que el personal debe observar en el desempeño de su trabajo. 37

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Velar por el bienestar del personal que labora en la Institución. Ejecutar las reubicaciones que se deduzcan de la evaluación de recarga de trabajo del personal, en función de las decisiones que se tome a nivel de dirección superior. Coordinar la selección de personal nuevo y la promoción y ascensos de los trabajadores de la Institución. Coordinar con el Departamento de Capacitación, actividades tendentes a mejorar las relaciones interpersonales que favorezcan a una buena relación laboral. Proporcionar capacitación al personal en materia de filosofía cooperativa, gestión empresarial, aspectos legales, manejo del sistema de computadoras, relaciones humanas, motivación al personal como a cooperativistas interesados en el tema. Promover y desarrollar contacto con entidades relacionadas con la capacitación, interesadas en apoyar la gestión Institucional y el desarrollo cooperativo. Elaborar el material escrito como folletos y manuales que apoyen el desempeño de las funciones del personal técnico y administrativo. Mantener contacto con entidades relacionadas con la capacitación que deseen apoyar al movimiento cooperativo en el área de capacitación. Evaluación de personal que desea ascender a un puesto superior, o candidatos que desean ingresar a laborar en la Institución. Actualizar los conocimientos del personal en los temas que le permita mejorar el servicio que se ofrece al Movimiento Cooperativo. Desarrollar actividades de capacitación en diferentes temas relacionados al movimiento cooperativo. 5.3 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS Esta será ejecutada por las unidades que realizan actividades de apoyo financiero y logístico en el Instituto, en materia de adquisición, aprovisionamiento, registro, administración y control de los recursos humanos, materiales, financieros y presupuestarios asignados a la institución, los insumos necesarios para el cumplimientos de sus objetivos van incluidos en el monto asignado en dirección y coordinación.

38

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

OBJETIVO Lograr que las unidades ejecutoras, principalmente las que prestan servicios orientados directamente a los grupos de interés y las cooperativas, cuente con los recursos necesarios en forma oportuna, de acuerdo con la disponibilidad presupuestaria de la Institución, velando por la eficaz y eficiente administración de dichos recursos para cumplir con los objetivos institucionales. ACCIONES PARA EL AÑO 2016 Utilizar los recursos presupuestarios asignados al Instituto, de acuerdo a la organización y los requerimientos de las diferentes unidades, con el propósito que las actividades se realicen adecuadamente con el uso racional de los mismos. Establecer procedimientos administrativos, que incidan directamente en un mejor funcionamiento operacional de la Institución y contribuyan al desarrollo progresivo, armónico y coherente con su estructura organizacional. Supervisar que todos los procedimientos administrativos/contables del Instituto se realicen de forma ágil y eficiente. Agilizar la depuración de los inventarios de activos fijos. Proporcionar a cada unidad administrativa su presupuesto, con el fin de realizar las actividades planificadas y reprogramar las mismas, de ser necesario, de acuerdo a la asignación de fondos que les establezca. UNIDADES DE APOYO Los servicios administrativos y financieros que están inmersos dentro de lo que es la Gerencia Administrativa Financiera tendrá apoyo que se divide en tres categorías: De Dirección, de apoyo logístico, y de apoyo financiero. DE DIRECCIÓN La unidad encargada de la dirección es la Gerencia Administrativa y Financiera, a la que corresponde autorizar y asignar los recursos humanos, materiales y financieros de todas las unidades organizativas del INACOP, de acuerdo con el presupuesto aprobado y disposiciones vigentes, así como registrar y controlar uno de los citados recursos. DE APOYO LOGÍSTICO Corresponde proporcionarlo a las Secciones de Compras, Transportes, Mantenimiento, Almacén y Suministros y Vigilancia. 39

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

SECCIÓN DE COMPRAS Aprovisionar de material, suministros, mobiliario y equipo, servicios, a las unidades del INACOP, para la eficiente realización de sus actividades. Hacer las requisiciones de materiales y equipo con suficiente anticipación. SECCIÓN DE TRANSPORTES Efectuar el mantenimiento a los vehículos de la Institución y proporcionarlos a las unidades que los necesiten. Efectuar transporte de bienes de la Institución. SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Mantener en óptimas condiciones las instalaciones, mobiliario y equipo del Instituto. Efectuar manipulación y traslado de bienes de la Institución al ser necesario. SECCIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTROS Resguardar los insumos que sean necesarios, para el desarrollo de la Institución. SECCIÓN DE VIGILANCIA Resguardar las instalaciones y bienes de la Institución. DE APOYO FINANCIERO Dentro de éstas se encuentran las secciones de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, a las que le corresponde: SECCIÓN DE PRESUPUESTO Llevar el proceso de ejecución presupuestario del INACOP. Presentar los informes establecidos al Ministerio de Finanzas Públicas. Formular el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos 2016 SECCIÓN DE CONTABILIDAD Llevar la contabilidad del INACOP, conforme al Sistema de Contabilidad Integrado Uniforme de Ingresos y Egresos. Efectuar las operaciones contables, elaborar estados financieros. Registrar y controlar las operaciones que implican movimiento de fondos. 40

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Tener actualizada la contabilidad, llevando la integración de las cuentas y saldos, rendir los informes, datos y documentos que sean necesarios. Depurar el inventario de activos fijos, a fin de dar de baja a los activos inservibles. Depurar diferentes cuentas contables. SECCIÓN DE TESORERÍA Realizar las operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de efectivo o cheques generados por el accionar del Instituto. Llevar el registro, operación y control de las cuentas bancarias de la Institución. Llevar el control de emisión, manejo y custodia de la existencia de cheques sin usar y de los utilizados. Integrar la COPEP para lo que corresponda. 5.4 FOMENTO Y DESARROLLO COOPERATIVO Dentro de este programa están incluidos los dos productos contemplados en la red de categorías programáticas, que es la parte sustantiva de la institución de acuerdo al mandato legal Ley General de Cooperativas y es donde se distribuyó el presupuesto para el logro de sus objetivos. OBJETIVO Contribuir al fortalecimiento empresarial de las cooperativas como medio para lograr su autogestión y mejorar el nivel de vida de los cooperativistas, así como organizar asociaciones viables capaces de propiciar la participación de sus adherentes en la actividad económica nacional. ACCIONES PARA EL AÑO 2016 Elaborar diagnósticos y planes de trabajo anuales en las cooperativas a atenderse con participación de los órganos de dirección de las mismas, a efecto de establecer con precisión la problemática que atraviesan y la asistencia técnica y administrativa a proporcionarse. El énfasis principal de la asistencia técnica que se brinde a las cooperativas deberá enfocarse en el desarrollo de acciones tendientes a fortalecer los servicios y actividades que generen ingresos económicos, implementación de controles y registros contables, la capacitación y formación de recursos humanos consolidando su crecimiento. Proporcionar asistencia técnica y administrativa de las áreas: legal, administrativa, financiera, comercialización, organización y capacitación a todas las cooperativas activas, en plan regular y a requerimiento. 41

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Proporcionar una asistencia técnica constante durante un año a plan regular a los grupos de interés que en el 2016 obtengan su personalidad Jurídica. Organizar equipos de trabajo multidisciplinarios integrados por el personal técnico de las oficinas regionales para buscar soluciones a los problemas que se presentan. Crear instructivos y procedimientos para la unificación de criterios relacionados con las diferentes actividades legales y regístrales que se asientan en el Registro de Cooperativas Proporcionar asistencia técnica y asesoría a aquellas cooperativas inactivas que manifiesten interés en reactivarse y presenten viabilidad de desarrollo utilizando el instructivo elaborado para el efecto. Coordinar con Registro de Cooperativas, Asesor Jurídico e INGECOP, y darle seguimiento al proceso de cancelación de Personalidad Jurídica de las cooperativas con más de diez años de inactividad. Identificar fuentes de financiamiento y dar apoyo a las cooperativas en la presentación de proyectos de inversión. Capacitar en coordinación con el Departamento de Capacitación y Extensión al personal técnico de campo para que se mantenga actualizado y esté en condiciones de responder a las necesidades de asistencia técnica a través de un efecto multiplicador en las cooperativas. Atender en forma regular un mínimo de seis cooperativas mensuales por cada técnico de campo. Los jefes subregionales que tengan a su cargo no menos de dos técnicos, atenderán cuatro cooperativas como mínimo y los jefes subregionales con menos técnicos atenderán a seis cooperativas. Además cada oficina subregional deberá mantener comunicación y visitas periódicas a todas las cooperativas activas en su jurisdicción. Establecer y mantener relaciones de coordinación con instituciones públicas, privadas, nacionales e internacionales, relacionadas con el cooperativismo o interesados en apoyarlo a nivel regional. Diseñar instrumentos de evaluación periódica para establecer la efectividad de las actividades realizadas y mantener un mejoramiento continuo. Mantener por parte de las regiones operativas, actualizados los datos estadísticos; los que cuatrimestralmente deberán enviar a la Unidad de Planificación y Programación para la actualización de la información a nivel nacional.

42

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

Divulgar las funciones específicas del INACOP en cuanto a su organización, objetivos y atribuciones en igual forma de qué manera se constituye una cooperativa. Dar a conocer el reglamento de multas y sanciones a las cooperativas, luego de ser aprobada. Mejorar la calidad del servicio a fin de que las cooperativas se interesen en la asistencia que presta el INACOP. Reforzar y actualizar el sistema de evaluación y clasificación de las cooperativas. Conocer por medio de la realización de encuestas, el tamaño e importancia del movimiento cooperativo a nivel nacional y contar con información actualizada sobre la situación social, económica-financiera y fiscal de las cooperativas activas. Dar continuidad a los índices financieros, para contar y conocer la situación contable de las cooperativas. Implementar una campaña interna y externa sobre el rescate de la identidad institucional y la pertenencia a un movimiento que es una vía de organización con valores y principios para lograr un desarrollo económico y social con igualdad y equidad posible. Efectuar el reclutamiento y selección de personal apegado a las nuevas directrices. Coordinar acciones con el movimiento cooperativo federado y no federado para mejorar la gestión Institucional. Mantener actualizado un archivo mínimo por cooperativa atendida a plan regular, debiéndose conformar con tres carpetas que contendrán los documentos siguientes: 1. Archivo Mínimo a) Estatutos vigentes. b) Estados financieros (por lo menos dos años anteriores para fines de análisis comparativo). c) Nómina de cuadros directivos de la última Asamblea Ordinaria. d) Listado actualizado de asociados. e) Presupuestos y plan de trabajo (última memoria de labores)

43

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

2. File de Documentos a) b) c) d) e)

Acta de constitución Certificaciones de Registro de Cooperativas Certificaciones de actas levantadas Correspondencia recibida de la cooperativa Otros documentos relacionados con la cooperativa 3. File de Informes

Todos los informes de actividades realizadas por los técnicos, los cuales se deben tener por cooperativa. UNIDADES DE APOYO Las unidades ejecutoras de este programa se dividen en dos categorías: De Dirección y De Apoyo Logístico. DE DIRECCIÓN La realización de las acciones de este programa estará a cargo de unidades correspondientes a dos categorías: De Dirección De Campo

Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo Oficinas Regionales y Subregionales

DE DIRECCIÓN Esta actividad compete a la Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo, quien define las políticas de trabajo dirige y coordina las actividades que realizarán las unidades de campo. DE CAMPO Estas también se identifican como oficinas regionales y subregionales que se encuentran ubicadas estratégicamente en todo el territorio nacional, a fin de poder satisfacer la demanda de los servicios que presta INACOP al movimiento cooperativo, además a través del personal técnico que funciona en estas oficinas se logrará alcanzar las metas trazadas de las actividades que se presentan a continuación: ASISTENCIA Y CAPACITACION A COOPERATIVAS ACTIVAS ASISTENCIA TECNICA Y CAPACITACION A GRUPOS DE INTERES PARA LA FORMACION DE COOPERATIVAS Estos son las actividades principales que se llevan a cabo para el logro de los dos productos de acuerdo a la red de categorías programática, mismos que 44

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

contienen los subproductos que se detallan en el apartado de productos, subproductos y resultados y para dar cumplimiento a la meta establecida deberá contar con un presupuesto de Q 2,251,800.00 específicamente para cooperativas activas y Q. 5,745,186.00 para grupos de interés y sus centros de gestión serán las Regiones Operativas con la supervisión y apoyo de la Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo. DE APOYO LOGÍSTICO Estas actividades son realizadas por las regionales y de capacitación. REGISTRO DE COOPERATIVAS Recibir, dar ingreso y analizar expedientes y documentación recibida diariamente tanto de oficinas públicas como privadas. Inscribir los actos constitutivos de las cooperativas, modificaciones, acuerdos de disolución, así como todos los actos que se refieran a dichas entidades. Asesorar a cooperativistas y público en general sobre aspectos regístrales de las cooperativas. Proporcionar información actualizada de inscripción de nuevas cooperativas, reforma de estatutos, reactivación de cooperativas, liquidación y todo lo concerniente a los aspectos legales y regístrales de las cooperativas en forma mensual a la Gerencia General, Subgerencia, Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo, así como a la Unidad de Planificación y Programación para su conocimiento y toma de decisiones. Entrega de Personalidad Jurídica, Adopción y Reforma de estatutos. Extender certificaciones de inscripción de Cooperativas, Inscripción de representantes legales y de cuadros directivos. Modificar el proceso de constitución y legalización de nuevas cooperativas, a fin de evitar el proceso burocrático existente. Reuniones periódicas con autoridades superiores de la Institución para tratar asuntos relacionados con las cooperativas. 5.5 PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN E INFORMÁTICA Unidad responsable de suministrar a las unidades ejecutoras de la Institución los lineamientos y directrices de carácter técnico que faciliten la planificación, programación, ejecución y control de planes de trabajo y presupuesto, el presupuesto para el cumplimiento de su objetivo está incluido dentro de la dirección y coordinación. OBJETIVO Velar porque la Institución cuente con planes, programas de trabajo, evaluación y seguimiento respectivo, estadísticas, manuales administrativos actualizados y elaboración de estudios de orden interno de acuerdo a los 45

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

requerimientos institucionales, además contar con el equipo de cómputo necesario y en buen estado para llevar a cabo la labor institucional. ACCIONES PARA EL AÑO 2016 Asesorar a equipos de trabajo que se constituyen para analizar aspectos vinculados con el proceso de planificación Institucional. Coordinar con Registro y Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo para unificar la información existente del movimiento cooperativo a nivel nacional. Elaborar instructivos y manuales necesarios para lograr un funcionamiento efectivo de las actividades que lleva a cabo el personal de la institución. Desarrollar un trabajo continuo para obtener y mantener información estadística actualizada y confiable. Mantener una constante comunicación con las regiones operativas para contar con la información justo a tiempo. Preparar la información básica para la elaboración de la Memoria Anual de Labores. Evaluar técnicamente los planes operativos de las oficinas centrales, regionales y subregionales del INACOP. Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de acuerdo a las políticas establecidas por las autoridades superiores. Fomentar la participación activa de las diferentes unidades, en la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) ajustada a la realidad de la Institución. Iniciar un estudio que permita establecer las cargas de trabajo del personal a fin de que exista una distribución equitativa del mismo y sugerir una reubicación de personal que se considere necesario, actividad que deberá llevarse a cabo conjuntamente con la Unidad de Recursos Humanos. Apoyar y coordinar con otras oficinas administrativas el cumplimiento de acciones del Plan Estratégico del INACOP. Elaborar boletines informativos e identificar otros medios de comunicación para dar a conocer el quehacer Institucional. Elaborar documentos que demanden las autoridades superiores. Controlar el desempeño del SICOIN-WEB y el buen funcionamiento del equipo de cómputo de la Institución a nivel regional y de oficinas centrales. Introducir y actualizar cuatrimestralmente la información contenida en la página web de la Institución.

46

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

6

Unidad de Planificación, Programación e Informática

CAPÍTULO VI SUPERVISIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

6.1 SUPERVISIÓN El componente de Supervisión, Evaluación y Seguimiento del presente Plan Operativo, se realizará en base a lo programado por cada una de las Unidades de la Institución con una mayor atención al Programa de Fomento y Desarrollo Cooperativo y mayor énfasis en las áreas de asistencia técnica y administrativa que se brinda a las cooperativas que se atienden a plan regular y a requerimiento, a través de las oficinas regionales y subregionales de la Institución. En cada cooperativa atendida los jefes regionales y subregionales (en primera instancia), la Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo y la Gerencia General realizarán visitas de supervisión al personal técnico para verificar el cumplimiento de lo planificado y la implementación de las recomendaciones formuladas en la asistencia técnica, así como el grado de satisfacción de los cooperativistas en relación a los servicios proporcionados por el INACOP. Lo anterior permitirá fortalecer la asistencia técnica, tomar medidas correctivas y reprogramar las acciones que sean necesarias. 6.2 EVALUACIÓN La supervisión también permitirá evaluar el impacto de las acciones ejercidas en beneficio de las cooperativas. Se establecerán como parámetros de medición cuantitativa las metas señaladas en el presente documento y las que se establecieron en los planes de asistencia técnica de cada cooperativa. Otras herramientas de evaluación En cuanto a la evaluación cualitativa se establecerá por medio de entrevistas con directivos, asociados y gerentes de las cooperativas, su percepción sobre el impacto de la asistencia técnica brindada por la Institución que ha tenido en sus organizaciones, es decir que la misma ha sido de beneficio y contribuye al logro de los objetivos de las cooperativas y al mejoramiento de la calidad de vida de sus asociados. Se realizarán evaluaciones de parte de la Unidad de Planificación al Plan Operativo Anual en forma cuatrimestral y una evaluación final para medir el cumplimiento de metas, la calidad de servicio y el impacto de los servicios prestados por la Institución en sus diferentes áreas, mismas que serán presentados a través de informes a Subgerencia General para que se le el seguimiento necesario en el momento oportuno.

47

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

anexo No. 1

PLAN OPERATIVO ANUAL ( poa) año 2016 Unidad Administrativa: Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo No.

Cantidad Programada

UNIDAD DE MEDIDA

1

48

Supervisión

2 3

60 12

Supervisión Reuniones

4

8

Evento

5

200

Reuniones

6

8

Documentos

7

8

Eventos

8

90

Expediente

9

8

Reuniones

10

4

Documentos

11

15

Reuniones

12

1

Evento

13

1

Evento

14

15

1

3

16 2

17

3

Evento

Selección

FECHA ACTIVIDAD Supervisión de Gabinete en Oficinas Regionales y Subregionales Supervisión de Campo en Cooperativas Reuniones de Trabajo con Jefes Regionales Coordinar Eventos de Capacitación al Personal de la Institución Atención a invitados especiales de cooperativas e instituciones Elaboración de Documentos Técnicos Coordinación de Eventos especiales con cooperativas de cada departamento Análisis y evaluación de Expedientes Técnicos de Grupos Pre cooperativos que solicitan Personalidad Jurídica Reuniones de Coordinación Interinstitucional para coordinar acciones de trabajo Elaboración de instrumentos y guías para el apoyo de las acciones de campo Reuniones de Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo con Autoridades de la Institución y otras Unidades Administrativas Elaboración del Plan Anual de Trabajo de la Gerencia de Fomento y Desarrollo Cooperativo. Reforzar y actualizar el sistema de evaluación y clasificación de cooperativas Realizar la Asamblea para elección de Representante titular y suplente del movimiento cooperativo no federado ante el Consejo Directivo del INACOP. Efectuar el reclutamiento y selección del personal apegado a las nuevas directrices

FINAL

Enero

Noviembre

Trimestral

Enero Enero

Noviembre Noviembre

Trimestral Bimensual

Marzo

Octubre

Cuatrimestral

Enero

Noviembre

Semanal

Enero

Noviembre

Cuatrimestral

Febrero Septiembre

Mensual

Marzo Noviembre

Mensual

Enero

Noviembre

Mensual

Marzo

Octubre

Cuatrimestral

Enero

Diciembre

Semanal

Enero

Enero

Cuatrimestral

Marzo

Mayo

Trimestral

Mayo

Junio

Anual

Enero

Octubre

Trimestral

Coordinació Coordinar acciones con el movimiento cooperativo Febrero Noviembre n federado y no federado para mejorar la gestión institucional. Evento

Coordinar la Reestructuración de los programas de capacitación y formación existentes en el área de fomento

48

SEGUIMIENTO

INICIO

Marzo Septiembre

Trimestral

Trimestral

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

ANEXO No. 2 PROYECCION PLAN OPERATIVO ANUAL Y MULTIANUAL -POA 2016Unidad administrativa: Regiones Operativas Unidad de Medida

PROYECCION 2016

No.

Descripción de la Actividad

1

Asistencia técnica a cooperativas activas para mejorar el desempeño administrativo.

2

Capacitación a cooperativistas por parte del personal técnico en diferentes áreas.

3

Coordinar con instituciones eventos de capacitación en áreas funcionales o vitales de la empresa tales como Administración, Finanzas, Mercadeo, Producción, etc., a efecto de contribuir efectivamente en la formación del recurso humano local de las cooperativas.

Coordinación

109

4

Elaborar Planes anuales para la prestación de asistencia técnica a las cooperativas.

Plan

452

5

Asistencia legal en Asambleas Ordinarias y Extra Ordinarias.

Asamblea

720

6

Asistencia técnica en la Reforma y Adopción de Estatutos

Asesoría

201

7

Reforma y/o Adopción de Estatutos

Reforma

49

8

Asistencia técnica para Reactivación de Cooperativas

Asesoría

87

9

Cooperativas Reactivadas

Cooperativa

17

10

Apoyo en elaboración de perfiles de proyectos económicos o sociales, para las Cooperativas que lo necesiten.

11

Asesoría

2,264

Evento

1,372

Perfil

133

Actualizar e implementar controles internos, reglamentos y manuales de funciones de las cooperativas que lo necesiten.

Documento

551

12

Capacitar al personal de las regiones por medio de jefes regionales, subregionales y personal técnico.

Evento

56

13

Coordinación eventos de capacitación con instituciones del sector público y privado, para el personal técnico de la institución

Evento

29

49

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

14

Asesoría en la elaboración de documentos para la realización de asambleas. (convocatoria, memoria de labores, plan de trabajo, presupuesto y otros)

Asesoría

623

15

Apoyo a cooperativas en gestiones ante instituciones públicas y privadas. (SAT, IVE, INGECOP, MUNICIPALIDADES, GOBERNACIONES, ETC.)

Gestión

768

16

Actualización de estadísticas de las cooperativas

Informe

87

17

Evaluación del Sistema Activ@

18

Atención en oficinas regionales y subregionales a cooperativas, estudiantes y público en general en orientación en aspectos cooperativos

Persona

3,885

19

Convenios con oficinas Nacionales e Internacionales

Convenio

0

20

Elaboración de memoria de labores, subregionales y regionales, anuales.

Documento

24

21

Reuniones del personal técnico y administrativo a nivel regional.

Reunión

68

22

Recopilar información a través de boletas para la elaboración del documento denominado "CENSO COOPERATIVO".

23

Convocar y participar en la Asamblea para elección de Representante Titular y Suplente del movimiento cooperativo no federado ante el Consejo Directivo del INACOP.

Asamblea

7

24

Convocar y participar en la Asamblea para elección de Representante Titular y Suplente del movimiento cooperativo ante los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.

Asamblea

2

25

Efectuar el reclutamiento y selección del personal apegado a las nuevas directrices

Entrevista

6

26

Coordinar acciones con el movimiento cooperativo federado y no federado para mejorar la gestión institucional.

Coordinación

27

Asistencia técnica y capacitación a Grupos de interés para el proceso de organización, legalización y obtención de personalidad jurídica de nuevas cooperativas.

28

Cooperativas Constituidas

29

Realizar supervisiones de campo y gabinete al personal técnico por parte de jefes regionales y subregionales.

30

Asistencia y asesoría técnica en desvanecimientos de hallazgos emitidos por INGECOP.

0

Boleta

Asesoría

Cooperativas

50

290

24

868 58

Supervisión

523

Asesoría

204

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

ANEXO No. 3

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL CONSEJO DIRECTIVO

GERENCIA GENERAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN E INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE COOPERATIVAS

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

CAPACITACIÓN Y EXTENSIÓN

51

REGIÓN VI

REGIÓN V

REGIÓN IV

REGIÓN III

REGIÓN II

REGIÓN I

VIGILANCIA

MANTENIMIENTO

TRANSPORTES

Regiones Operativas

ALMACÉN Y SUMINISTROS

Secciones

COMPRAS

GERENCIA DE FOMENTO Y DESARROLLO COOPERATIVO

REGIÓN VIII

ASESORÍA JURÍDICA

REGIÓN VII

AUDITORÍA INTERNA

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TESORERÍA

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

SUB-GERENCIA

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

ANEXO No. 4 INSTITUTO NACIONAL DE COOPERATIVAS -INACOPRED DE CATEGORIAS PROGRAMATICAS PRELIMINAR FORMULACIÓN EJERCICIO FISCAL 2015

Resultado Institucional

* PRG 11

Para el 2016, la cobertura en asistencia y capacitación a cooperativas activas se ha incrementado (de un 52% en 2012 a 70% en 2016).

* SPR

* PRY

* ACT

* OBR

DENOMINACIÓN Fomento y Desarrollo Cooperativo

00

Sin Subprograma

000

Sin Proyecto

001

000

Dirección y Coordinación

002

000

Asistencia técnica y capacitación a cooperativas activas.

003

000

Asistencia técnica y capacitación a grupos de interés.

PRG= Programa; SPR = Subprograma; PRY = Proyecto; ACT= Actividad; OBR= Obra.

52

Instituto Nacional de Cooperativas –INACOP– Plan Operativo Anual -POA- 2016

Unidad de Planificación, Programación e Informática

ANEXO No. 5

REGIONALIZACIÓN DEL INACOP REGIÓN I

SUBREGIÓN UBICACIÓN I-1 Guatemala, Guatemala (Metropolitana)

II

II-1 II-2

Cobán, Alta Verapaz Ixcán, Quiché

III

III-1

Zacapa, Zacapa

IV

IV-1 IV-2 IV-3

Jutiapa, Jutiapa Jalapa, Jalapa Cuilapa, Santa Rosa

V

V-1 V-2

Chimaltenango, Chimaltenango Escuintla, Escuintla

VI

VI-1 VI-2 VI-3 VI-4 VI-5 VI-6

Quetzaltenango, Quetzaltenango Retalhuleu Totonicapán San Marcos Mazatenango, Suchitepéquez Panajachel, Sololá

VII

VII-1 VII-2 VII-3

Santa Cruz del Quiché, Quiché Huehuetenango, Huehuetenango Nebaj, Quiché

VIII

VIII-1 VIII-2

Santa Elena, Flores, Petén Poptún, Petén

53