XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

ACUERDO DE LA COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LA H. XXI LEGISLATURA DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA, POR EL CUAL, A PETICIÓN DE LA SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POR CONDUCTO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, SE AUTORIZA ADICIONAR A LAS "POLÍTICAS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONGRESO DEL ESTADO", LA POLÍTICA NÚMERO 18 RELATIVA A USO Y RESGUARDOS DE LAS SALAS DE JUNTAS Y USOS MÚLTIPLES DEL EDIFICIO DE ESTE PODER LEGISLATIVO. Los suscritos Diputados, Mónica Bedoya Serna, Armando Reyes Ledezma, Fco. Alcibíades García Lizardi, Fausto Gallardo García, José Francisco Barraza Chiquete, José Alberto Martínez Carrillo y David Ruvalcaba Flores, integrantes de la Comisión de Administración y Finanzas de esta Honorable XXI Legislatura Constitucional del Estado, de conformidad con lo previsto por el artículo 67, fracción VI en relación con el artículo 81, ambos de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Baja California, nos permitimos emitir el acuerdo de referencia, al tenor de las siguientes: CONSIDERANDOS: PRIMERA.- De conformidad con lo dispuesto en la fracción I del artículo 67 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo, a la Comisión de Administración y Finanzas le corresponde, el conocimiento, estudio y resolución de las políticas, manuales de organización y funciones de los Órganos Técnico-Administrativos señalados en el artículo 40 de la Ley en mención.

1

XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

SEGUNDA.- De igual forma, en la fracción VI del artículo 67 de la Ley en mención, se prevé que corresponde a esta Comisión Supervisar el desempeño de las áreas de apoyo Administrativo, evaluando y proponiendo medidas que tiendan a ser eficiente su labor.

TERCERA.- En vinculación con lo manifestado en los numerales que anteceden, en el artículo 81 de la Ley mediante la cual rige su actuar el Poder Legislativo, claramente se establece que la Contraloría Interna propondrá a la Comisión de Administración y Finanzas, las políticas, manuales de organización y funciones de ese Órgano y de los demás Órganos de Apoyo Parlamentario y Administrativo, que permitan optimizar y eficientar los recursos humanos y materiales, así como 1 calidad de los servicios que se prestan.

CUARTA.- Sustentados en lo estipulado en los preceptos normativos contenidos en los considerandos de precedencia, el día 20 de marzo de 2014, los Diputados que integran esta Comisión aprobaron por unanimidad la propuesta de "Políticas de Operación Administrativa del Congreso del Estado", elaboradas con la participación directa de los Órganos de apoyo Administrativo y Parlamentario del Congreso d Estado.

QUINTA.- En vinculación directa con lo señalado en el numeral q antecede es de mencionarse que las referidas Políticas entraron en vigor el día 1 de julio de 2014 mediante la conducente publicación en la gaceta 2

XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

parlamentaria de este Congreso del Estado y en su portal de Transparencia.

SEXTA.- Por otra parte, las Políticas en alusión como todo ordenamiento normativo y reglamentario, son susceptibles de ser perfectibles a través de las correspondientes adecuaciones, adiciones y modificaciones. En ese tenor, es el caso que la Dirección General de Administración dependiente de la Secretaria de Servicio Administrativos estima necesaria la emisión de una política relativa al uso y resguardos de las salas de juntas y usos múltiples del edificio de este Poder Legislativo, toda vez que a la fecha no se ha generado reglamentación al respecto y esto resulta indispensable afín de que dependiendo de las especificaciones de uso de cada sala se determine dependiendo del número de personas convocadas, cual es la que debe asignarse y de esta forma no saturar las mismas y que los equipos de aire acondicionado funcionen óptimamente, así también se estaría regulando el uso de equipos de sonido y proyección de las salas en comento para un mejor resguardo de ellos.

Por lo antes expuesto y fundado, esta Comisión de Administración y Finanzas, tiene a bien acordar como parte adicional y complemento de las d "Politicas de Operación Administrativa del Congreso del Estado", lo siguiente:

3

XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

PRIMERO.-

Se autoriza adicionar a las "Políticas de Operación Administrativa del Congreso del Estado", la Politica número 18 relativa a uso y resguardos de las salas de juntas y usos múltiples del edificio del Poder legislativo del Estado de Baja California. Así también, se autoriza a la Secretaria de Servicios Administrativos por conducto de la Dirección General de Administración implementar las medidas de difusión que sean requeridas para hacer del conocimiento general las disposiciones contenidas en la citada Política número 18. SEGUNDO.- A efecto de quedar asentada como parte del presente acuerdo, a continuación se describe íntegramente el contenido de la Política numero 18 relativa a uso y resguardos de las salas de juntas y usos múltiples del edificio del Poder Legislativo del Estado de Ba california: Objetivo: Ésta política se emite con el objetivo que en caso de requerir e uso de alguna de las salas de juntas o de usos múltiples con las que cuenta el Congreso del Estado, se utilicen ciertos requerimientos formales, que permitan proporcionar un mejor servicio así como claridad en aquellos eventos que requieran un cargo presupuestal por la solicitud de avituallamiento para los asistentes de las mismas.

1.- De las disposiciones generales ).- Para los efectos de ésta política, se entiende como salas de juntas o de usos múltiples las siguientes:

4

XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

• Sala "Francisco Dueñas", ubicada en el segundo nivel, edificio este del Congreso, el cual cuenta con una mesa de juntas para 10 personas y capacidad total de 30 personas. •

Sala "Mujeres Forjadoras de Baja California", ubicada en la planta baja, edificio oeste del Congreso, cuenta con mesas y sillas, capacidad para 80 personas.

• Sala "Estado 29", ubicada en la planta baja, del edificio este del Congreso a un costado de la Sala de Pleno "Benito Juárez García", cuenta con división para ampliar o reducir el espacio, con capacidad para 30 a 50 personas. • Sala "Octavio Paz", ubicada en el segundo nivel, edificio este del Congreso, cuenta con mesa de juntas para 10 personas y capacidad máxima para 20. El uso de dicha sala depende directamente de la Presidencia del Congreso. B).- Las salas de juntas o de usos múltiples son para el uso de Diputad s Secretaría de Servicios Administrativos, Secretaría de Servi los Parlamentarios, Instituto de Estudios Legislativos, Instituto de Opi 'én Ciudadana, así como las Direcciones y Departamentos que de e os emanen. Las Salas de juntas y de usos múltiples podrán ser prestadas a otras Instituciones si así lo autoriza la Secretaría de Servicios Administrativos. C).- El Departamento de Recursos Materiales, a través de la Coordinación de Almacén, es el área responsable de calendarizar las reuniones, así como de prestar los siguientes servicios: • Mobiliario: mesas, sillas y pódium, • Cafetería: Aguas, sodas, galletas y café, así como vasos de roa servilletas y cucharas; 5

XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

• Mantelería: 30 manteles; D).- Los eventos y reuniones serán publicados en la página de Intranet del Congreso del Estado, donde podrán ser consultados para su disponibilidad.

2.- Del procedimiento de solicitud para uso y resguardo de las salas de juntas o de usos múltiples.

A).- El área solicitante deberá revisar en el apartado de Eventos de la página de íntranet el Calendario de Eventos para verificar la disponibilidad de la misma.

B).- El área solicitante deberá enviar vía correo electrónico ([email protected]) petición conteniendo como mínimo los \ siguientes datos: \\\ • Nombre de la Sala: "Francisco Dueñas", "Mujeres Forjadoras de Baja California" o "Estado 29"; • Tipo de Evento: Sesión de Comisión, Reunión de trabajo; .1

• Conferencia de Prensa, Curso, Diplomado, etc.; • Fecha: Señalando día, mes y año; • Hora de inicio; • Hora de clausura; • Tipo de servicio de cafetería: Especificando lo señalado en punto 1C. Dicho apartado estará sujeto a la disponibilidad presupuestal del área solicitante; 6

XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

• Cantidad de posibles asistentes a la reunión; • Órgano de Gobierno, órgano de Trabajo, Órgano de Apoyo Parlamentario Administrativo, especificando Nombre del solicitante y área de adscripción; • Indicar, en su caso, si requiere servicio de aire acondicionado; • En el caso de las salas "Mujeres Forjadoras de Baja California" y "Estado 29" especificar tipo de acomodado de sillas y mesas: Tipo auditorio, tipo taller, mesa redonda o tipo herradura, etc.; C).- En al caso de la Sala "Octavio Paz" la solicitud deberá hacerse por conducto del área de recepción de la Presidencia de la Mesa Directiva del Congreso del Estado, posterior a la autorización de dicha sala el área solicitante deberá notificarlo por vía correo electrónico al área de almacén para su publicación en la página de Intranet y la atención del servicio de cafetería. D).- La Coordinación de Almacén proporcionará respuesta a las solicitudes de las áreas dentro de los siguientes casos: • Confirmación de Apartado de Sala: Una vez revisada la disponibilidad de fecha y de horario de la sala requerida, se d rá respuesta de Confirmación de apartado de sala por medio e correo electrónico. De igual forma la Coordinación de Almac procederá a publicar el evento/reunión • Sala no disponible: En caso contrario de encontrarse ocupada la sala requerida, la Coordinación de Almacén propondrá al área solicitante otras opciones viables para llevar a cabo dicha reunión. De las modificaciones y cancelaciones de apartado de salas: Toda modificación de evento programado deberá ser solicita a por medio de correo electrónico descrito en el punto 2B y estará 7

XXI LEGISLATURA E! Poder Ciudadano

sujeto a disponibilidad en el Calendario de Eventos de la página de Intranet. •

El área solicitante será responsable de dar aviso a la brevedad de la cancelación de su evento programado, lo anterior para la eliminación del evento en el Calendario de Eventos de intranet y en su caso cancelación del servicio de cafetería.

•

En ambos casos la Coordinación de Almacén dará respuesta por medio de correo electrónico al solicitante.

TERCERO.- La política numero 18 entrara en vigor una vez publicada en la gaceta parlamentaria de este Congreso del Estado. CUARTO.- De igual forma publíquese el presente Acuerdo en el Portal de Transparencia de esta Soberanía. Dado en el Salón Ejecutivo del Hotel Fiesta Inn sala de juntas del Dr. Francisco Dueñas Montes del Poder Legislativo del Estado de Baja California, a los 22 días del mes de Abril del año 2015.

ATENTAMENTE

COMISIÓN DE ADMINIS

N Y FINANZAS

411111110 11.21r illils 11~ DIPUTADA

P 8

XXI LEGISLATURA El Poder Ciudadano

COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

•

FAUSTO GALLARDO GARCÍA VOCAL

DIPUTADO JOS

DIPUTADO JO ler frirr -or _ 0

A CHIQUETE

CARRILLO

DIPUTADO DAVID RUVALCABA FLORES VOCAL 9