ANEXO 1 TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD / ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA DE LA SALUD (OPS/OMS) 1. ALCANCE DE LOS SERVICIOS El Contratista debe prestar los siguientes servicios a la OPS/OMS, y con los términos y condiciones que se indican a continuación y se reflejarán en el contrato específico que se firme. Servicios corporativos de Agencia de Viajes, de acuerdo a los requerimientos que en la vigencia del contrato requiera La Organización Panamericana de Salud / Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS) 1.1 Cotizaciones de servicios de transporte aéreo: 

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Cuando en la ruta exista más de una alternativa de vuelo, siempre se incluirán esas alternativas posibles, indicando los horarios solicitados o alternativos que ofrezca la aerolínea. Se requerirán al menos tres opciones de la ruta más directa y en clase económica salvo situaciones excepcionales con solicitud especifica. Se deberán presentar dentro de las 2 horas de solicitada al estimación de precio, lo cual se hará mediante correo electrónico por el personal autorizado de la OPS/OMS. Nota: cuando por razones atribuibles solamente a las aerolíneas o sus sistemas de reservas, la cotización o cotizaciones no puedan entregar dentro de ese plazo mencionado, se informará a la OPS/OMS de tal situación. Tener fecha de vigencia. Tener alternativas de fechas de vencimiento, para indicar precios dados por las aerolíneas con diversos plazos de expedición. Como norma general cada cotización debe considerar: tiquetes reembolsables, en la ruta más directa y económica. Contener discriminación detallada de valores incorporados: viaje, tasas, tarifa administrativa, descuentos, valor base de impuestos, impuestos, vigencia y penalidades de clase si las hubiere. Las cotizaciones, incluidas las promocionales, deben tener indicaciones precisas sobre limitaciones (vigencia, períodos de viaje, equipajes, reembolsos, reutilizaciones, etc).

1.2 Expedición de tiquetes:     

La OPS/OMS informará siempre por escrito, vía correo electrónico, la autorización para expedir el tiquete, en la ruta escogida. Si al momento de emitir el tiquete, hubiese alguna variación en el precio por razones claramente atribuibles a la OPS/OMS, ésta cubrirá la diferencia presentada. Si al momento de emitir el tiquete, hubiese alguna variación en el precio por causas atribuidas exclusivamente a la Agencia de Viajes, ésta cubrirá la diferencia presentada. Si un viajero financiado por la OPS/OMS o miembro de su personal solicita a la Agencia de Viajes algún cambio de itinerarios y/o aerolíneas autorizadas, la diferencia de precio hacia arriba será cubierta por el viajero, quien deberá pagar directamente a la Agencia de Viajes. El Contratista debe garantizar que, al momento de emitir el boleto, obtendrá la tarifa más económica aplicable para el modo y la clase de servicios de viaje autorizados por La OPS/OMS para el recorrido en cuestión. Dicha tarifa más baja será el reflejo de la ruta más directa y económica.

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El Contratista informará siempre por escrito al viajero sobre la emisión del tiquete vía correo electrónico: itinerario, código de reserva, aerolínea, número de vuelo, terminal, cupos de equipaje, número de teléfono de personal de apoyo en los aeropuertos, requerimiento de vacunas y visa del país de destino. Los funcionarios de la Organización, podrán comprar los tiquetes nacionales e internacionales, directamente a la agencia de viajes, esta deberá estar en la capacidad de poder facturar a ellos directamente y de recibir el pago con tarjeta de crédito.

1.3 Reportes del contratista: El Contratista le reportará a La OPS/OMS sobre los Servicios prestados bajo el contrato:      

Detalle mensual y acumulado de compras de tiquetes (número y valores) por aerolíneas y por destino nacional o internacional. Detalle mensual y acumulado por ciudades/poblaciones de destino de los viajes. Volumen semestral de los 10 pasajeros más frecuentes y sus respectivos costos. Volumen anual de pasajes en Business Class. Volumen de tickets anulados. Estadística semestral de tickets con excepciones; porque no usan la tarifa más barata, u otra razón que amerite la excepción.

1.4 Horario: El horario de servicio de 07:30 a 17:00 horas, de lunes a viernes con servicio continúo. El Contratista deberá designar uno o varios miembros de su personal que podrán ser contactados para proporcionar los servicios contratados en forma regular y para los servicios de viaje en casos de emergencia, fuera del horario de trabajo, fines de semana, feriados o mientras las oficinas de la Agencia de Viajes permanezcan cerradas, para tal efecto la agencia de viajes deberá proporcionar la dirección de su domicilio, y tener medios de comunicación accesibles las 24 horas del día para emergencias (línea de teléfono, celular o localizador). Esta información deberá ser actualizada periódicamente. Se le solicita al contratista considerar el servicio de inplant dentro de las instalaciones de la OPS/OMS 1.5 Pagos: El Contratista presentará las facturas (en original y copia) por los servicios prestados y deberá(n) contener la siguiente información:      

Un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, por computador o en su defecto, preimpreso; nombre o razón social; NIT de la firma. Ser elaborada a nombre de ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD y especificar número de contrato. Traer discriminado el valor del IVA (cuando aplique) Presentar las facturas en la calle 66 No 11-50 Piso 7. Los pagos serán efectuados por La OPS/OMS solamente al Contratista, dentro de los 8 días siguientes a la presentación de las facturas. Las facturas se pagarán una vez que el Oficial del Proyecto designado de manera formal por la OPS/OMS haya certificado la finalización satisfactoria de los servicios 2

1.6 Verificación del servicio y precios: La OPS/OMS tendrá el derecho de realizar auditorías antes y después de los viajes, a través de su unidad de viajes o a través de auditores independientes, a modo de evaluar a la Agencia de Viajes con respecto a las tarifas más económicas. En caso de que el Agente de Viajes no haya obtenido las tarifas más económicas, este deberá rembolsar a La OPS/OMS la diferencia entre el precio pagado por La OPS/OMS y el precio de la tarifa más económica que se encuentre disponible en las mismas circunstancias de tiempo y lugar en que fueron cotizadas y autorizadas por la OPS/OMS. En caso de que La OPS/OMS notifique al Agente de Viajes que toma en consideración el número de veces en que la tarifa más económica no ha sido obtenida por el Agente de Viajes. La OPS/OMS tendrá el derecho de rescindir de inmediato el presente Acuerdo. 1.7 Adquisición de servicios: La OPS/OMS no garantiza la adquisición de ninguna cantidad de tiquetes durante el período de vigencia del Contrato 1.8 Servicios de Apoyo: El contratista debe ofrecer los siguientes servicios mínimos de apoyo: a) Servicio personalizado de asistencia en los aeropuertos a los funcionarios viajeros de la OPS/OMS o aquellos viajeros para quienes la OPS/OMS lo solicite expresamente, tales como: check in en counter o web check in, consecución de sillas, registro de millas de viajero frecuente, pérdida de equipajes, etc. b) Trámite de visas, para aquellas embajadas en que es posible realizar el trámite a través de Agencia de Viajes. c) Asesoría e información para los viajeros de la OPS/OMS, tales como necesidad de vacunas, requerimientos de visas, horas mínimas requeridas para presentarse a los vuelos, terminal en la que se debe presentar el viajero, restricciones sobre equipaje, notificaciones de cambios de condiciones de viajes por problema atribuibles a la aerolínea u operaciones de aeropuertos previo al tiempo de presentación a las mismas. etc. d) Apoyar a la OPS/OMS en todos los trámites de reembolso de tiquetes no utilizados ante las aerolíneas. e) Buscar suscripción de convenios con la OPS/OMS y las aerolíneas de mayor uso, en busca de descuentos especiales. f) Ofrecimiento de servicio para viajes personales de funcionarios, con asesoría para armar planes especiales personalizados (Planeación, itinerarios, rutas económicas, organización del viaje, hoteles, alquiler de autos, etc). g) Reconfirmación de pasajes para funcionarios viajeros de la Organización, aunque no hayan sido adquiridos a través del Contratista. h) Seguimiento a millaje acumulado por la Organización en las aerolíneas con las cuales se tengan o suscriban convenios. i) Seguimiento y apoyo para consecución de upgrades frente a las aerolíneas. j) Seguimiento y apoyo para consecución y actualización de tarjetas de viajeros frecuentes de los funcionarios de la Organización. k) Capacitación al personal de la OPS/OMS sobre operación, manejo de programas, condiciones de viajes, visas, restricciones, equipajes, terminología de clases de los tiquetes, tiempos de respuesta de las aerolíneas, etc. l) Seguimiento a los no shows en las aerolíneas, con información oportuna sobre el viajero, ruta, etc. 1.9 Confidencialidad: El Contratista no revelará por ningún motivo información alguna brindada por La OPS/OMS a la Agencia de Viajes en virtud del contrato que se llegue a firmar. 3

1.10 Práctica Corrupta y/o Fraudulenta Se rechazará la propuesta si se determina que la Agencia de Viajes seleccionada para la adjudicación ha participado en actividades corruptas o fraudulentas para competir por esta oferta de servicios. Práctica corrupta significa el ofrecimiento, suministro, aceptación o solicitud de cualquier cosa de valor, con el fin de influir en la actuación de un funcionario, con respecto al proceso de selección o a la ejecución del contrato. Práctica fraudulenta significa una tergiversación de los hechos o documentos con el fin de influir en un proceso de selección o en la ejecución de un contrato en perjuicio del contratante. 2. PERÍODO DEL CONTRATO Los Servicios se prestarán durante dos (2) años, contados a partir de la firma del contrato, el que se estima firmar en Marzo 2016. 3. LISTADO DE DESTINOS FRECUENTES, pero no exclusivos: NACIONALES Medellín Cali Manizales Cartagena Armenia Bucaramanga Popayán Pasto Sincelejo Montería Puerto Asís Quibdó Cúcuta Santa Marta Florencia Villavicencio Santa Marta San Andrés Ibagué Valledupar Pereira Barranquilla Araucia

INTERNACIONALES Washington D.C. Buenos Aires Caracas Lima Montevideo Quito Río de Janeiro Santiago de Chile Sao Paulo Miami New York San José Managua Guatemala Tegucigalpa Madrid México Panamá Salvador Ginebra El Salvador Santo Domingo Brasilia La Habana La Paz

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4. PROPUESTA El proponente deberá elaborar la propuesta técnica y financiera de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia y a las especificaciones del documento Solicitud de Propuesta (SDP), anexando la documentación exigida y aquella que respalde específicamente los contenidos relacionados con el objeto contractual. Es deseable que dentro de la oferta se incluya el servicio de inplant dentro de las instalaciones de la OPS/OMS y el servicio desde sus instalaciones. La oferta económica para el Servicio deberá incluir:  

Descuentos otorgables sobre las tarifas Comisión de retorno (fee)

SEDE DEL CONTRATO Bogotá D.C. Colombia. Nota: 1. Por favor tener en cuenta las especificaciones de presentación de las propuestas establecidas en el documento SDP, las propuestas que no cumplan con lo requerido y documentos solicitados, no serán tenidas en cuenta dentro del proceso de selección. Definiciones: A fin de facilitar la comprensión del acuerdo a que se llegue, se definen algunos términos comunes para la ejecución:    

"Representación" (PWR por su sigla en inglés) se refiere a la oficina que solicitará servicios y comunicaciones por parte de La OPS/OMS "País" ser refiere a de Colombia "Autorización de Viaje" (TA por su sigla en inglés) se refiere a un formulario u otro documento de autorización de viaje emitido por La OPS/OMS o que pueda ser autorizado por escrito por La OPS/OMS, de tanto en tanto, para dicho uso por parte del Agente de Viajes. "Viajero" se refiere a cualquier persona designada en una Autorización de Viaje u otra solicitud que pueda ser aprobada por La OPS/OMS, y cualquier otro viajero que pudiera ser autorizado para viajar a expensas de La OPS/OMS

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