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PN 15/81 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA «MIGRACIÓN DEL SISTEMA SAP R/3 VERSIÓN 4.6C A SAP ECC 6.0.» EN EL INIA 1. INTRODUCCIÓN El Instituto Nacional de Investigación y Tecnología Agraria y Alimentaria (INIA) es un Organismo Público de Investigación, con carácter de Organismo Autónomo. Según el RD 1951/2000 de 1 de diciembre por el que se aprueba el Estatuto del INIA, sus objetivos son la programación, coordinación, asignación de recursos, seguimiento y evaluación de actividades de investigación científica y técnica, así como la ejecución de las funciones de investigación y desarrollo tecnológico, incluyendo las de transferencia tecnológica en materia agraria y alimentaria. El INIA viene utilizando desde el año 2003 un sistema SAP/R3 para el control presupuestario y financiero de la generación de gastos producidos por los proyectos de investigación una vez han sido aprobados. Sobre el sistema SAP R/3 implantado también se sustenta la Caja Pagadora del organismo. El sistema SAP, hoy por hoy es un sistema fundamental en la gestión económica del organismo. A pesar de lo anterior, la versión actualmente instalada en INIA es la V 4.6c, la cual está actualmente fuera del periodo de mantenimiento. Es por ello que es fundamental la migración a la versión SAPERPCentralComponent6.0(ECC6.0), que fue liberada para clientes en 2006 y tiene su periodo de mantenimiento hasta finales de 2020. Esta migración garantiza la continuidad del actual sistema SAP instalado en el INIA, a la vez que es posible hacer uso de las nuevas funcionalidades y procesos de negocio soportados por la nueva versión.

2. OBJETO DEL CONTRATO La migración del actual sistema SAP R/3 instalado desde la versión 4.6c a ECC 6.0. Esta migración debe contemplar todos los entornos existentes en INIA: producción, integración y desarrollo. Además de lo anterior, también es objeto de la contratación lo siguiente: Eliminación de los módulos de programación ABAP/4 no estándar, que estén obsoletos. Sustituir soluciones basadas en procesos actualmente fuera del estándar, por funciones dentro del estándar, que sean absorbidas por la nueva versión, redefiniendo estos procesos. Mantener el correcto funcionamiento de nuestros procesos actuales, independientemente de que estos estén soportados dentro o fuera del estándar, adaptando las funcionalidades afectadas a la nueva versión. Conservación de la información almacenada en la actual base de datos, sin que esta sufra ningún tipo de deterioro técnico o de integridad. Contar con una planificación documentada y basada en una metodología, que permita controlar cada paso a dar en la migración, así como un calendario de posibles paradas del Sistema. Disponer de la documentación pertinente, sobre las mejoras introducidas en la nueva versión, en comparación con la soportada actualmente en INIA, tanto desde la perspectiva técnica como funcional u operativa. Formación del personal del INIA (aunque también participan en el proyecto); equipos de técnicos de sistemas, desarrollo y usuarios, sobre los aspectos técnicos, operativos y funcionales, que aporta la 1

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versión a instalar (Utilidades técnicas, Navegación, Parametrización, IMG,…). El tiempo máximo de duración previsto para la asistencia de la asistencia se estima en seis meses.

2.1. IMPORTE MÁXIMO El importe máximo del contrato es de 59.200,00 €, IVA no incluido (71.632,00 € con IVA). Su desglose es el de la tabla siguiente:

Módulos SAP ISPS+FI-CO+PS MM RH Basis Total ISPS FI CO PS MM RH Basis

Importe módulo sin IVA (€) 25.800 12.900 12.900 7.600 59.200

Módulo de gestión presupuestaria administración pública Módulo de finanzas Módulo de control Móulo de gestión de proyectos Módulo de gestión de materiales (central de compras) Módulo de Recursos humanos Módulo de arquitectura central de SAP

2.2. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo será de seis meses.

3. ASPECTOS GENERALES El oferente presentará una oferta estructurada, de acuerdo a las condiciones del pliego, incluyendo en la oferta la propuesta técnica que ofrece, orientadas a la consecución de los objetivos del contrato en los plazos previstos, así como relación de los perfiles profesionales requeridos. Adicionalmente es necesario que todos los currículos de los miembros del equipo técnico deben ser presentados en el formato especificado en el Anejo II: Cuestionario del personal técnico propuesto.

4. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 4.1. GENERALIDADES El INIA viene utilizando desde EL año 2003 un sistema SAP/R3 para el control presupuestario y financiero del Organismo. Con motivo de la obsolescencia de la actual versión de SAP instalada, la versión 4.6.c es necesaria la migración de todos los entornos y sistemas actualmente existentes a la versión ECC 6.0 así como todos los procesos de negocio implementados en SAP. La migración debe tener en cuenta la continuidad del servicio SAP que actualmente se tiene.

4.2. ALCANCE DEL SERVICIO 4.2.1. Objetivos El objetivo principal de este contrato es la migración a la versión ECC 6.0 de SAP de los entornos actualmente en servicio. 2

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Los procesos más importantes implementados en el sistema SAP actualmente en servicio son los siguientes:               

Recursos humanos: Jerarquía organizativa del INIA. Adscripción de personas a centros de coste. Gestión de permisos/vacaciones. Timesheet. Gestión de proyectos de investigación. Central de compras. Gestión de Ingresos. Gestión de Activos. Gestión de subvenciones: Carga de datos de justificación económica y generación de XML para fondos FEDER. Contabilidad Financiera. Contabilidad Analítica. Contabilidad Presupuestaria. Seguimiento económico de los proyectos.

4.2.2. Resultados esperados Como resultado de la ejecución de este contrato se pretenden alcanzar los siguientes resultados:  Análisis de los Procesos de Negocio actuales  Definición de los ciclos de prueba y ejecución de los mismos  Migración a la nueva versión ECC 6.0 de los tres entornos de SAP existentes: desarrollo, integración y producción. Incluyendo la configuración de los entornos operativos necesarios.  Migración de las interfaces de SAP con otros sistemas (APIs) (si bien, serás los responsables de los sistemas los que deberán realizar los cambios en los mismos para adaptarse a la nueva versión de SAP):  Gestión de vacaciones y absentismos  Central de compras  Reporte de Tareas  Justificación Económica  Control Horario y absentismos  Análisis de la migración de los procesos actuales  Análisis de las posibilidades de optimización de los procesos actuales  Adaptación funcional de los procesos / desarrollos en la nueva versión  Formación a usuarios finales en la nueva versión  Soporte a usuarios 4.2.3. Entorno Tecnológico Actual 4.2.3.1. Arquitectura Software Los servicios objeto de contratación se realizarán en los siguientes entornos tecnológicos: Entorno operativo SAP/R3 v.4.6c El INIA viene utilizando el sistema SAP/R3 desde el año 2003; con la implantación del sistema SAP en el INIA se adaptaron los diferentes módulos (FI-CO, módulos PS (proyectos), IS-PSe (gestión presupuestaria), para satisfacer las necesidades del INIA y para resolver todas las deficiencias encontradas, especialmente, en el módulo IS-PSe del “Sector Público”, no satisfechas por la versión estándar de SAP/R3. Durante los casi diez años de explotación del sistema SAP en el INIA, nos encontramos con una versión SAP/R3 v.4.6c muy parcheada con más de 200 programas Z. En el anejo III “REVISIÓN DEL SISTEMA 3

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SAP EN EL INIA” se encuentra la relación de programas Z, con la descripción, objetos y transacciones afectadas. Sistemas Operativos Windows 2003 Server y Windows 2003 Advanced Server para los entornos de front-office, back-office y e-Procurement Sistema de resolución de nombres (DNS) interno de Microsoft (con redundancia y balanceo de carga) Almacenamiento en bases de datos SQL Server 2005 para todos los aplicativos. Sistema de antivirus compuesto por un entorno centralizado que distribuye los nuevos patrones de virus y controla la actualización de versiones del antivirus. Sistema de gestión de copias de seguridad centralizado, con agentes en cada uno de los servidores, reconocimiento de cintas mediante códigos de barras. 4.2.3.2. Arquitectura Hardware Sistemas de cluster lógico con balanceo de carga dinámico para el soporte web del entorno de FrontOffice. Sistema de almacenamiento de datos (zona de persistencia) integrado por un sistema de cluster físico activo/pasivo compuesto por dos nodos y un array de almacenamiento compartido con conexión FiberChannel Servidores Blade HP y CompaqProLiant con redundancia de componentes (disco, controladoras SCSI, tarjetas de red,…) Robot de backup y librería de cintas para la realización de las copias de seguridad integradas de todos los sistemas de INIA. 4.2.3.4. Productos y tecnologías SAP R3 (incluido módulo IS-PSe) SQL Server 2005 Microsoft SharepointServices 3.0 SAPJco Internet Information Server de Microsoft JBossApplication Server 4.0 JDK 1.6 VeritasBackupExec 11.d Microsoft ClusterServices 2003 4.2.4. Entorno Tecnológico Futuro 4.2.4.1. Arquitectura Software Los servicios objeto de contratación se realizarán en los siguientes entornos tecnológicos: Entorno operativo SAP ECC versión 6 Sistemas Operativos Windows 2012 Sistema de resolución de nombres (DNS) interno de Microsoft (con redundancia y balanceo de carga) Microsoft Internet Information como servidor web y servidor de aplicaciones JBOSS. Almacenamiento en bases de datos SQL Server 2008 o posterior para todos los aplicativos. Sistema de antivirus compuesto por un entorno centralizado que distribuye los nuevos patrones de virus y controla la actualización de versiones del antivirus. Sistema de gestión de copias de seguridad centralizado, con agentes en cada uno de los servidores, reconocimiento de cintas mediante códigos de barras. 4.2.4.2. Arquitectura Hardware Sistemas de cluster lógico con balanceo de carga dinámico para el soporte web del entorno de FrontOffice. Sistema de almacenamiento de datos (zona de persistencia) integrado por un sistema de cluster físico activo/pasivo compuesto por dos nodos y un array de almacenamiento compartido con conexión 4

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FiberChannel Servidores Blade HP y CompaqProLiant con redundancia de componentes (disco, controladoras SCSI, tarjetas de red,…) Robot de backup y librería de cintas para la realización de las copias de seguridad integradas de todos los sistemas de INIA. 4.2.4.3. Productos y tecnologías SAP ECC v. 6 SQL Server 2008 o posterior Microsoft SharepointServices 3.0 Internet Information Server de Microsoft JBossApplication Server 4.0 JDK 1.6 VeritasBackupExec 11.d Microsoft ClusterServices 2003 Microsoft Cluster NLB Balanceadores de carga Radware 4.3 REQUERIMIENTOS EXIGIDOS AL ADJUDICATARIO Dará el soporte técnico necesario a los medios personales contratados, en todas las materias. Para las labores de coordinación en aspectos que excedan la relación con los medios personales nombrará un Jefe de Proyecto que actuará como interlocutor único con la dirección técnica designada por el INIA.

5. EQUIPO MÍNIMO DE TRABAJO 5.1. CONDICIONANTES DE LOS MEDIOS PERSONALES APORTADOS El equipo humano mínimo que se incorpore deberá estar formado por componentes relacionados en la oferta que resulte adjudicataria y deberá satisfacer los requisitos establecidos en el presente Pliego, cubriendo al menos el número de profesionales y destrezas exigidas. 5.2. INCORPORACIÓN DE MEDIOS PERSONALES La incorporación de los medios personales se realizará una vez formalizado el contrato. El personal que se incorpore tras la formalización del contrato deberá ser aceptado por los responsables asignados del INIA. 5.3. SUSTITUCIÓN DE LOS MEDIOS PERSONALES EL INIA valorará la productividad y calidad de los trabajos realizados por el equipo de trabajo asignado a este contrato con potestad de solicitar el cambio de cualquiera de los componentes con un preaviso de quince días. Si durante la ejecución del contrato, la empresa adjudicataria propusiera el cambio de alguno de los medios personales que realizan la asistencia, deberá solicitarlo por escrito con quince días de antelación, exponiendo las razones que obligan a la propuesta. En su caso, el cambio deberá ser aprobado por los responsables del INIA correspondientes. En el supuesto de que se produzca la sustitución de alguno de los medios personales, y con objeto de evitar los inconvenientes que producen en estos casos, se realizarán periodos de solapamiento en los que convivirá el perfil sustituido con el perfil sustituto sin coste adicional para el INIA durante un periodo de dos semanas. Si esto no fuera posible, por causas imputables a la empresa, las cuatro primeras semanas de trabajo del sustituto no serán facturables. 5

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5.4. JORNADA LABORAL Y LUGAR DE REALIZACIÓN DE LOS TRABAJOS Los trabajos se realizarán en la sede central del INIA, en la Crta. de la Coruña, km. 7,5, 28040 Madrid.

6. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO Se establecerán reuniones periódicas a determinar entre el Área de Informática y el adjudicatario, con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, hubieren durante el periodo correspondiente de la ejecución del contrato. El adjudicatario deberá entregar un informe de los trabajos realizados y objeto de estudio, análisis y aprobación, si procede, en la reunión de seguimiento. El adjudicatario proporcionará un modelo de seguimiento del servicio con el objetivo de asegurar el compromiso y cumplimiento de las obligaciones exigidas. El calendario de realizaciones será planificado y ajustado, por períodos quincenales y bajo demanda, de acuerdo con la iniciativa y en coordinación con los responsables por parte del INIA, con la participación y obligada aceptación del mismo por parte del adjudicatario. El seguimiento y control del servicio se efectuará sobre las siguientes bases:   

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Seguimiento continuo y concomitante de la evolución del contrato entre el responsable del equipo de trabajo por parte del adjudicatario y el responsable correspondiente del el INIA. El Área de Informática del INIA podrá determinar los procedimientos y herramientas que se van a utilizar para poder llevar a cabo la planificación, seguimiento y control del servicio. Reuniones de seguimiento y revisiones, con periodicidad quincenal o bajo demanda, del responsable del equipo de trabajo, por parte del adjudicatario, y del responsable del INIA o persona en quien delegue, al objeto de revisar el grado de cumplimiento de los objetivos, las reasignaciones y variaciones de efectivos de personal dedicado, las especificaciones funcionales de cada uno de los objetivos y la validación de las programaciones de actividades realizadas. Tras las revisiones, de las que se levantará acta, el responsable del INIA podrá rechazar en todo o en parte los trabajos realizados, en la medida que no respondan a lo especificado en las reuniones de planificación o no superasen los controles de calidad acordados. La rectificación de los trabajos no aceptados no se computará como horas de trabajo realizadas por el adjudicatario.

7. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA Durante la prestación del servicio objeto del contrato, el adjudicatario se compromete en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el INIA a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. Se pretende, en definitiva, que este contrato contemple una transferencia tecnológica apropiada.

8. PROPIEDAD INTELECTUAL, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD 8.1. PROPIEDAD INTELECTUAL DE LOS TRABAJOS Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de ordenador, el contratista acepta expresamente que los derechos de explotación de las aplicaciones informáticas y de la documentación desarrollada al amparo del presente contrato corresponden únicamente al INIA, con exclusividad y a todos los efectos. 6

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8.2. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS TRABAJOS Los licitadores adoptarán las medidas necesarias para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y especialmente en lo indicado en sus artículos número 10 y 12. Concretamente, y de acuerdo con el artículo 12 antes mencionado, el encargado del tratamiento (en su caso, el equipo técnico objeto del contrato) únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

9. OFERTAS 9.1. ESTRUCTURA NORMALIZADA Y CONTENIDO DE LAS OFERTAS Con independencia de que el licitador pueda adjuntar a su oferta cuanta información complementaria considere de interés, deberá estar obligatoriamente estructurada de la siguiente forma:   

Índice. Declaración de acatamiento de las condiciones establecidas en el pliego. Descripción de la solución técnica.

Se incorporará al inicio de este apartado el resumen de los aspectos más significativos y relevantes de la oferta. Se deberá incluir la información requerida en el apartado de Requerimientos Técnicos del Contrato, siguiendo la misma estructura de este apartado y concretando los datos de la oferta que correspondan a lo demandado en cada punto. Equipo de trabajo  

Relación de los componentes del equipo de trabajo ordenada por categorías profesionales, así como de los posibles repuestos, en caso de ser requerido. Experiencia en proyectos relevantes para la presente contratación, donde se indicará el puesto y los tiempos de actividad, así como los conocimientos funcionales exigidos. Deberán aportarse los Currículum Vitae de los componentes.

Plan de trabajo Se indicarán los distintos procedimientos utilizados para definir las fases del proyecto, sus actividades y el cronograma de trabajos. Ejecución del contrato Se incluirá en este capítulo la descripción de las medidas dispuestas por el oferente para asegurar la calidad de los trabajos; metodologías, medios materiales, aseguramiento de calidad, seguridad y confidencialidad, así como aquellas otras que se prevé aplicar para vigilar y garantizar el adecuado cumplimiento del contrato.

9.2. DETALLE Y METODOLOGÍA DE VALORACIÓN DE LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Los criterios de adjudicación que servirán de base para la valoración de las ofertas quedan reflejados en el Pliego de Cláusulas Administrativas que antecede a este Pliego de Prescripciones Técnicas. 7

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10. ANEJO I. ENTORNO OPERATIVO SAP/R3 4.6C El sistema cuenta con desarrollos a medida para cubrir las siguientes funcionalidades (Con más de 200 reports, 200 módulos de funciones, 33 formularios y 135 tablas):  Justificación económica de proyectos de investigación a FEDER.  Integración Gestión de convocatorias de proyectos.  Caja Fija, Pagadora y comercial: Contabilización de libramientos, pagos y justificación.  Numeración de diario para los documentos presupuestarios.  MÓdulo de Ingresos.  Sistema de Pagos automáticos.  Integración de la intranet del Inia con la Gestión de permisos y vacaciones.  “Time sheet” de proyectos de la UE.  Control de dedicaciones del personal a las tareas encomendadas.  Control de permisos y vacaciones, integración con el control horario.  Gestión de la Central de Compras  Gestión del inventario. En el Anejo II de este Pliego (que se adjunta en documento separado) se especifican todos los elementos de SAP que han sufrido alguna modificación: programas, transacciones, módulos, tablas, estructuras y elementos Z.

EL JEFE DE SERVICIO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Firmado: Fecha: POR EL ADJUDICATARIO Firmado: D.N.I.:

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