UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ CENTRO DE EXTENSIÓN CEUJAP PROGRAMA DE APOYO A LA COMUNIDAD CURSO DE “ASISTENTE TÉCNICO” ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

San Diego, octubre de 2009

Elaborado por Emilia Rodríguez

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS En la administración de empresas, se denomina recursos humanos al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización. Pero lo más frecuente es llamar así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organización. El objetivo básico que persigue la función de Recursos Humanos (RRHH) con estas tareas es alinear las políticas de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia a través de las personas. Generalmente la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas tales como Reclutamiento y Selección, contratación, capacitación, inducción de personal y su permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o institución donde la función de Recursos Humanos opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados, el manejo de las relaciones con sindicatos, etc. Para poder ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la administración de los Recursos humanos, para lo cual se deben considerar conceptos tales como la comunicación organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional. La gestión de los recursos humanos es el proceso por el que la empresa se asegura el número suficiente de personal con la calificación necesaria, en los puestos adecuados y en el tiempo oportuno. A través de la planificación de los recursos humanos las empresas intentan conseguir la adaptación entre la organización y las personas, con el objeto de conseguir una ventaja competitiva. DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE EMPRESAS Las compañías de hoy en día se enfrentan más que nunca al reto de asimilar fuertes y continuos cambios, no sólo del entorno, sino también sociales, medios tecnológicos, nuevas regularizaciones y legislaciones, recursos de capital, entre otros, pues es necesario tomar decisiones dentro del ámbito empresarial para poder adaptarse a este cambiante y complejo mundo. Este proceso recibe la denominación de dirección estratégica, que podemos definirla como el arte y la ciencia de poner en práctica y desarrollar todos los potenciales de una empresa, que le aseguren una supervivencia a largo plazo y a ser posible beneficiosa. Es importante recordar que la estrategia tiene que ir siempre de la mano de la innovación y la creación de valor añadido. Cualquier empresa que desee tener éxito y busque beneficios, debe someterse a un sistema formal de dirección estratégica, es decir, seleccionar y definir perfectamente sus valores dentro de la cadena de valor de la compañía que la hará destacar frente a la competencia. Cabe destacar, que la cadena de valor empresarial, o cadena de valor, es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización empresarial generando valor al cliente final descrito y popularizado por Elaborado por Emilia Rodríguez

Michael E. Porter en su obra Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. La dirección estratégica puede ser dividida en tres fases: 1. Definición de objetivos estratégicos: – Definir la filosofía y misión de la empresa o unidad de negocio. – Establecer objetivos a corto y largo plazo para lograr la misión de la empresa, que define las actividades de negocios presentes y futuras de una organización. 2. Planificación estratégica: – Formular diversas estrategias posibles y elegir la que será más adecuada para conseguir los objetivos establecidos en la misión de la empresa. – Desarrollar una estructura organizativa para conseguir la estrategia. 3. Implementación estratégica: – Asegurar las actividades necesarias para lograr que la estrategia se cumpla con efectividad. – Controlar la eficacia de la estrategia para conseguir los objetivos de la organización. Aunque la palabra estrategia, a nivel de gestión empresarial, tuvo un importante protagonismo a partir de 1980, sus orígenes se fijan en el término griego stratego que significa «general» en el sentido de mando militar. También fueron grandes estrategas militares los chinos, principalmente encabezados por el gran Sun Tzu, que marca los importantes pilares sobre los que se asienta gran parte de la estrategia empresarial actual. Por tanto, el proceso de dirección estratégica requiere una planificación, un proceso continuo de toma de decisiones, decidiendo por adelantado qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo va a hacer. Esta toma de decisiones estratégicas es función y responsabilidad de directivos de todos los niveles de la organización, pero la responsabilidad final corresponde a la alta dirección. Es ésta quien establecerá la visión, la misión y la filosofía de la empresa: La visión de la empresa es el resultado de un proceso de búsqueda, un impulso intuitivo que resulta de la experiencia y la acumulación de la información. La misión es la que define la razón de ser de la empresa, que condicionará sus actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas. Nos va a proporcionar una visión clara a la hora de definir en qué mercado estamos, quiénes son nuestros clientes y con quién estamos compitiendo. Sin una misión clara es imposible practicar la dirección estratégica. La filosofía de la empresa define el sistema de valores y creencias de una organización. Está compuesta por una serie de principios, que se basan en saber quiénes somos y en qué creemos, es decir, en sus ideas y valores; y cuáles son sus preceptos, así Elaborado por Emilia Rodríguez

como conocer nuestros compromisos y nuestras responsabilidades con nuestro público, tanto interno como externo. Así pues, la filosofía de la empresa es la que establece el marco de relaciones entre la empresa y sus accionistas, empleados, clientes, proveedores, gobierno, sociedad en general, entre otros. Dentro del proceso de planificación estratégico, está el saber qué herramientas tenemos que utilizar para posicionarnos con ventaja frente a la competencia y contribuir a crear valor. Podríamos comparar esta actividad con una bonita partida de ajedrez, donde el tablero es el marco donde posicionar el mercado y la competencia, y nuestras fichas son las herramientas estratégicas de las que disponemos. Los movimientos que realicemos y la visión que tengamos será lo que nos haga ganar la partida. Por tanto, la implantación de la estrategia consiste en la asignación de acciones específicas a personas concretas de la empresa, a las que se les asignan los medios materiales necesarios, para que alcancen los objetivos previstos por la organización. La dirección estratégica es uno más, tal vez el más actual y sofisticado, de los sistemas de dirección empresarial. El desarrollo de estos sucesivos sistemas de dirección se ha debido a la necesidad de aumentar la eficacia en el dominio de la creciente complejidad de la empresa y el entorno. La dirección estratégica surge ante la necesidad de dar respuestas rápidas a situaciones ambiguas y no rutinarias. Sus rasgos más destacables son el carácter proactivo que ha de adoptar la dirección de la empresa, la flexibilidad para hacer frente con rapidez a cambios imprevistos del entorno, el énfasis en la búsqueda de la competitividad de la empresa y la preocupación por los temas relacionados con la implantación de la estrategia. El proceso estratégico hace referencia a las etapas que se siguen en la formulación de las estrategias. Normalmente se identifican cuatro fases: análisis, elección o formulación, implantación y control. No obstante, el proceso estratégico no es siempre una secuencia ordenada y estructurada de etapas, como sugiere el enfoque racional. En muchas ocasiones, las estrategias surgen y se desarrollan desde la propia organización, como un proceso emergente. El proceso estratégico debe apoyarse en ambos enfoques: debe combinar el análisis y la reflexión sistemática con la intuición y experiencia de los directivos. El pensamiento estratégico puede, y debe, aplicarse en los diferentes niveles de decisión de la empresa. Es posible, pues, hablar de tres niveles de estrategia: corporativo, de negocios y funcional. Entre estos niveles debe existir, como característica básica de la estrategia, una coherencia interna. Las investigaciones más recientes han demostrado que la dirección estratégica puede proporcionar a la empresa unos rendimientos elevados. No obstante, para la obtención de esos resultados es necesario que la estrategia reúna los requisitos de flexibilidad, anticipación y proactividad. En todo caso, los principales beneficios para la empresa no derivan de la estrategia en sí, sino del proceso estratégico. El proceso de formación de la estrategia puede fomentar la participación de los empleados, la aceptación de los cambios y una actitud más activa en la dirección. La estrategia y el proceso de formación de la estrategia cumplen tres funciones en la empresa: 1. Constituye una orientación o mapa que permite mantener la coherencia entre las sucesivas decisiones que se adoptan en la empresa.

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2. Representa un medio de coordinación y comunicación tanto entre las unidades organizativas de la compañía como entre la empresa y su entorno. 3. Permite infundir en la organización la meta hacia la que se aspira.

HABILIDADES DIRECTIVAS EN GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Las habilidades directivas se armonizan en torno a un conjunto de técnicas personales que los directivos precisan para desenvolverse profesionalmente independientemente del área de gestión en el que intervengan. Estas habilidades permiten adoptar comportamientos orientados a conseguir la mejor aportación posible de uno mismo y de los demás a los fines de la empresa, pudiendo gestionar con éxito las relaciones con los demás y la dirección de empleados y colaboradores de la empresa. En la actualidad, en las empresas, se considera que el 80% del valor añadido procede de la capacidad y de la calidad de sus directivos, es decir, de las habilidades directivas. Con este dato se resalta que el valor añadido de una empresa no se obtiene por el hecho de disponer de una gran cantidad de tecnologías sino que viene avalado por una buena capacidad de planificación de los recursos humanos y del desarrollo de habilidades por parte de sus directivos. Las habilidades: • • • •

Se vinculan a una tarea específica. Implican una relación con el entorno. Se demuestran en la realización de la tarea con regularidad y eficacia. Se aprenden.

Un buen directivo ha de tener cinco tipos de habilidades: - interpretativas: conocer el estado de ánimo de sus colaboradores, conocer los parámetros de decisión en una competencia comercial, saber leer los signos de evolución en el mercado, entre otros. - estratégicas: prever tendencias a largo plazo, planificar, programar las carreras profesionales de sus colaboradores y la propia. - tácticas: ser capaz de influir en las personas, tener dotes de comunicación convincentes, reconducir situaciones de dificultad en negociaciones. - técnicas: usar instrumentos de organización, de planificación, de retribución, de presentación de proyectos, entre otros. - básicas: cuidarse a sí mismo y a sus colaboradores, equilibrando tiempos de tensión con periodos relajados, favoreciendo las aficiones personales, la variedad, la satisfacción de aspiraciones y apetencias personales.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Los sistemas de administración de recursos humanos o sistemas de información de recursos humanos, también conocidos por sus siglas SARH y SIRH respectivamente, forman una interfaz entre la gestión de recursos humanos y la tecnología de información. Esto combina los recursos humanos (RRHH) y en particular sus actividades administrativas con los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único sistema de gestión. En primer lugar, el recurso humano es el material más importante de las organizaciones. Las personas que manejan el departamento de RRHH, son los que trabajan directamente o pueden ser consultores o asesores externos donde el objetivo es distribuir apropiadamente en el puesto de trabajo adecuado según el perfil del aspirante, el segundo paso es acoplar la cultura de la organización con los intereses de cada empleado, por medio de herramientas de evaluación, entrevistas, observaciones se mejoran las relaciones interpersonales, se detectan las necesidades de adiestramiento, se estudia constantemente los valores y la congruencia de los valores individuales y los de la organización, se proponen diariamente en un ajuste creativo estrategias para una mayor productividad, y efectividad. La gestión eficaz del capital humano se convierte en una operación necesaria para los profesionales de los recursos humanos. Un profesional clave dentro de la gestión del capital humano, hoy llamado talento humano, es el psicólogo organizacional que así como es importante hacer un estudio médico previo, es importante del mismo modo un análisis psicológico, que mide: En el ámbito laboral donde el postulante que ingresa no solo tendrá una tarea o función especifica que realizar sino que también convivirá a diario con otros compañeros y personal directivo, mi rol y objetivo principal es evaluar “la capacidad y modalidad adaptativa de un candidato es un factor importante para observar y relevar en las etapas de preselección y selección por cuanto como hemos comentado muchas veces más allá del puesto de que se trate siempre es necesario discernir si además de las aptitudes concretas en capacitación, formación y experiencia que el puesto necesita la persona dispone además de aptitudes psicológicas y en esto además de incluir las que el puesto requiere necesitamos saber el nivel de equilibrio psicosomático que en general el sujeto tiene al momento de su ingreso a la Empresa o Institución”. Por otra parte el nivel de adaptabilidad es uno de los componentes más importantes dentro de la evaluación, pues para que un individuo mantenga relaciones interpersonales sociales adecuadas, debe contar en su personalidad con un nivel básico o medio de adaptabilidad. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE DATOS Desde el punto de vista de la teoría de la decisión, la organización empresarial puede ser entendida como una serie de grandes redes de información que relacionan las necesidades de información de cada proceso decisorio con las fuentes de datos. Aunque están separadas, estas redes de información se superponen e interactúan. Elaborado por Emilia Rodríguez

Datos son los elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es sólo un índice, una manifestación objetiva, posible de ser analizada subjetivamente, es decir, exige interpretación del individuo para poder manejarlo. En sí mismo, cada dato tiene poco valor. Los datos permiten obtener información cuando están clasificados, almacenados y relacionados entre sí. Así como los datos aislados no constitu yen información, la información aislada también carece de significado. Si los datos exigen procesamiento (clasificación, almacenamiento y relación) para que puedan realmente informar, la información también exige procesamiento para que pueda adquirir significado. La información presenta intencionalidad, aspecto fundamental que la diferencia del dato simple. 1

El término procesamiento de datos designa la gran variedad de actividades que se llevan a cabo tanto en las organizaciones, y en los grupos sociales, como entre personas: existen cierto volumen de datos o informaciones iniciales (en los archivos, en las expectativas o en la memoria) a los cuales se adicionan otros datos posteriores (mayor volumen de datos, alteraciones, modificaciones), lo que provoca un nuevo volumen de datos o informaciones. De este modo, el procesamiento de datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para obtener otra información –las mismas informaciones- bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo. El procesamiento de datos puede ser: 1. Manual: Cuando se efectúa manualmente, utilizando fichas, talonarios, con o sin la ayuda de máquinas de escribir o de calculadoras. 2. Semiautomático: Cuando se utilizan máquinas en las cuales el operador introduce fichas, o talonarios uno tras otro (procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales; la máquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intersección del operador (procesamiento automático). 3. Automático: Cuando la máquina, programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla toda la secuencia sin que haya necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general, el procesamiento automático de datos es realizado por medio de computadoras.

1

Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.475

Elaborado por Emilia Rodríguez

Unidad Central de Procesamiento Entrada

Memoria

Salida

Procesamiento y Archivo

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Bases de datos en Recursos humanos:

La Base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. En realidad, la base de datos es un conjunto de archivos relacionados lógicamente, organizados de manera que se mejore y facilite el acceso a los datos y se elimine la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la “memoria” para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y el procesamiento integrados y simultáneos. Esto reduce incoherencias y errores que ocurren en razón de que se presentan archivos dobles. Es bastante común que existan varias bases de datos relacionadas lógicamente entre sí por medio de un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar datos y generar informes. 2 En el área de Recursos humanos , la base de datos puede obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber: 1.

Datos personales de cada empleado, que conforman un registro de personal.

2

Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.476

Elaborado por Emilia Rodríguez

2.

Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

3.

Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituyen un registro de secciones. Datos de los salarios e incentivos saláriales, que constituyen un registro de remuneración Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios. Datos de candidatos (registros de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento).

4. 5. 6.

Muchas veces, para actualizar los datos individuales de su empleados, algunas empresas utilizan registros profesionales periódicos que funcionan como censos. El sistema de información de Recursos humanos obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y del macro-ambiente (coyuntura económica, política, etc.). Este flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar la fuerza de trabajo haciendo objetivas las decisiones. Otros datos se tabulan y se presentan en forma de encuestas, análisis y seguimiento para fines de caracterización, como las encuestas saláriales y de beneficios sociales. Otros datos se almacenan en la base de datos para recuperarlos después, procesarlos y utilizarlos en la descripción. La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizados tradicionalmente en contabilidad. Este concepto localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la empresa, incluye una cadena principal de eventos de la organización y terminan en un punto externo a la empresa. Este concepto permite identificar precisamente un punto inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre sí por cadenas de eventos. Una vez que se han especificados los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información sólo para una parte de los flujo de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio hasta perfectamente definida. Lo antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programados de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Después de especificadas estas reglas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias. Donde quiera que esto sea puesto en práctica con éxito, la administración será capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistema se basa en la planeación e implantación de un sistema de información. La información puede ser externa a la empresa (mercado de trabajo, mercado de Recursos humanos, mercado de salarios, legislación laboral, sindicatos,

Elaborado por Emilia Rodríguez

organismos regionales del trabajo, etc.) o interna a la empresa (registros a empleados, de cargos y ocupantes, etc.). Por otra parte, la información puede ser dirigida a nivel institucional o estratégica, al intermedio o al operativo, bien sea que se refiera a decisiones, seguimiento y control o ejecución, respectivamente. De cualquier manera, un sistema integrado de información de Recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes. “Sistema de información, es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones”. Como la Administración de Recursos humanos es una responsabilidad de línea y una función staff, el organismo de Administración de Recursos humanos debe abastecer a todos los organismos de información importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada. El punto de partida para elaborar un sistema de información de Recursos humanos es la base de datos. El objetivo final de un sistema de información es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Un sistema de información es, por definición, un sistema mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en información, de manera esquematizada y ordenada, para que sirva de ayuda en el proceso de toma de decisiones. El sistema de información recibe entrada (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados, medidas estadísticas de posición o de tendencias, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida. La información reduce las condiciones de incertidumbre. Un sistema de información requiere alguna forma de procesamiento de datos, como medio de suministro y abastecimiento.

Datos e información: un sistema.

Entrad as Dato s

Procesamiento •Almacenamiento •Recuperación •Procesamiento

Retroalimentación

Elaborado por Emilia Rodríguez

Salid as Información

Sistema de decisión

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El montaje de un sistema de información de Recursos humanos requiere: observación sistemática y análisis y evaluación de la empresa, o de sus subsistemas, de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar todas las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. El énfasis debe hacerse en la necesidad de información y no sólo en el uso de información, como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el sistema de información es la base del proceso decisorio de la organización. La Planeación de un sistema de información de Recursos humanos4:

Un sistema de información de Recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por:

3

•

Base de datos de Recursos humanos

•

Reclutamiento y Selección de Personal

•

Entrenamiento y Desarrollo de Personal

•

Evaluación del Desempeño

•

Administración de Salarios

•

Registro y Control de Personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas, etc.

•

Estadística de Personal

•

Higiene y Seguridad

Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-

HILL 1.994, P.481 4

Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-

HILL 1.994, P.482

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La información como sistema y sus objetivos

Información

•Investigación

de Recursos

mercado de humanos. •Análisis

Procesamiento

•Reclutamiento. •Adecuación,

•Selección.

y descripción

de cargos.

•Entrenamiento

y

desarrollo.

•Base de datos. •Evaluación

•Administración

del

desempeño. y

clasificación de cargos. de cargos.

de

salarios. •Beneficios

•Evaluación •Organigrama

Objetivos

•Plan

•Recompensas

y

motivación. sociales.

de carreras.

•Higiene y seguridad.

Análisis Organizacional

estabilidad e integración de los Recursos humanos en la empresa.

Técnicas operativas

•Desarrollo

de Recursos humanos.

•Desarrollo

los

empresarial.

Resultados

El sistema de información de Recursos humanos debe planearse e implementarse para alcanzar determinados objetivos. El logro de estos objetivos es lo que permitirá evaluar la eficacia del sistema: Hacer que los organismos de líneas puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas. EJEMPLO (Sistema de información de recursos humanos)

El departamento de procesamiento de datos elaboró o generó un registro de personal mediante el siguiente sistema:

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Entradas

Procesamiento

Registro de personal

Fichas de seguimiento

Salidas

Nómina

Procesamiento de datos

Fichas de seguimiento para el mes siguiente

Datos adicionales

Informes diversos

El registro de personal está conformado por datos personales de cada empleado (nombre, filiación, fecha y lugar de nacimiento, número de los números de los documentos legalmente necesarios, nacimiento, sexo) y datos de su historia en la empresa (fecha de admisión, número de registro, cargo ocupado y salario actual).

ALCANCE DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE PERSONAL El alcance de personal deberá cubrir todas las áreas y todos los niveles de cada área. Todas las áreas significan:
El área de presupuesto
El área de estudios saláriales y valoración de puestos
El área de reclutamiento y selección
El área de tramites de personal
El área de planillas y salud ocupacional
El área de servicios médicos
El área de capacitación y desarrollo Para cada una de estas áreas, un buen sistema de Recursos Humanos deberá contemplar las necesidades de todos los niveles de la organización, no solo debe permitir comparar los diferentes presupuestos, realizar simulaciones saláriales con diferentes escenarios tales como un aumento porcentual del 5% de 10% del 15% y además brindar los índices de incremento de los presupuestos ordinarios.

Elaborado por Emilia Rodríguez

APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Debido a que la tecnología del computador ha evolucionado tan rápidamente, muchos profesionales de relaciones humanas han vivido la época más oscura de su automatización. Localización de candidatos

Evaluación del puesto de trabajo

Información básica sobre el empleado

Asignación de puesto de trabajo

Administración de prestaciones

Planificación de relaciones laborales

Gestión de primas e incentivos

Nómina

Desarrollo/ planificación de la carrera Pensiones y jubilaciones profesional Presupuestación de retribuciones

Gestión del rendimiento

Cumplimiento de la legislación laboral

Incapacidad temporal a corto o largo plazo

Historial de empleo

Inventario de conocimientos

Salud y seguridad

Planificación de la sucesión de puestos de trabajo

Utilización de seguros médicos

Tiempo y asistencia

Planificación y previsión de Recursos Análisis de rotación de personal humanos Análisis/ descripción del puesto de trabajo 5

Un sistema de información de Recursos humanos computarizado está compuesto por hardware y aplicaciones de software que trabajan conjuntamente para ayudar a los directores a tomar decisiones de Recursos humanos. El Hardware puede ser un gran computador central o un económico computador personal. El software puede estar constituido por un programa diseñado a medida del cliente o estar prefabricado. (Estos últimos es frecuente que se utilicen en computadores personales). •

5

Información sobre el empleado: un programa informático de información sobre el empleado consiste en una base de datos que proporcionan información básica sobre el empleado: nombre, sexo, domicilio, fecha de nacimiento, raza, estado civil, puesto de trabajo y remuneración. Otros programas permiten acceder a los datos de la base de información sobre el empleado para usos más especializados de Recursos humanos.

Stoner, Administración, Capítulo 3, P.122-123

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•

Localización de candidatos: un programa de localización de candidatos permite automatizar ciertas actividades relativas al reclutamiento de candidatos a un puesto de trabajo. Entre estas actividades podemos encontrar el almacenamiento de la información del candidato en una base de datos de forma que permita a diferentes usuarios acceder a ella y evaluarle programar entrevista con diferentes directores, actualizar estatus del candidatos (como por ejemplo, si ha recibido otras ofertas de empleo), creación de correspondencia (como por ejemplo una oferta de trabajo o una carta de denegación de trabajo) o conseguir los niveles exigidos por la Ley para la igualdad de oportunidades de empleo.

•

Inventario de conocimiento: el inventario de conocimiento permite hacer un seguimiento de las habilidades de las fuerzas de trabajo de la empresa y buscar la oferta interna de conocimiento que encaje en la demanda de destrezas de la empresa.

•

Nómina: un programa de nóminas calcula el sueldo bruto, los impuestos, las cotizaciones a la seguridad social, otros impuestos y el sueldo neto, también se puede configurar para realizar otras deducciones del sueldo como pagos a seguros médicos, planes de jubilación y de sindicatos. •

Administración de prestaciones: un programa de administración de prestaciones permite automatizar el mantenimiento de los historiales de prestaciones, trabajo que consumen una gran cantidad de tiempo, si se realiza manualmente. También puede utilizarse para administrar programas de prestaciones por estatus (identificando que empleados se benefician de prestaciones para asistencia a niños) o por frecuencia de uso (señalando a lo que más utilizan el plan de seguro médico) o para asesorar sobre opciones de prestaciones (determinando cuando un empleado dispone de suficientes pagos aplazados para su fondo de jubilación, de manera que le permitan plantearse la jubilación anticipada). El software de prestaciones puede proporcionar también un resumen anual de prestaciones anual de prestaciones por empleado.

Elaborado por Emilia Rodríguez