COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS DE COSTA RICA La Junta Directiva del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, en su sesión ordinaria número 24-2005 celebrada el día 27 de junio del 2005, conoció y aprobó por acuerdo firme 373-2005 la Guía de Requisitos para la Emisión de Certificación de Existencias de Mercancías en los depósitos aduaneros, en colaboración con el Proyecto TICA del Ministerio de Hacienda, que dice asi: CONSIDERANDO: 1. Que la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda presentó al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica el Proyecto TICA, el cual constituye una revolución en el enfoque administrativo de las aduanas del país y en el control aduanero nacional en aras del logro de su modernización, eficiencia operativa y eficacia fiscalizadora. 2. Que el Proyecto TICA está enmarcado dentro de la Ley 7557, Ley General de Aduanas de 20 de noviembre de 1995, Ley 8360 del 24 de diciembre del 2003 y del Decreto Ejecutivo Nº 31536-COMEX-H del 24 de noviembre del 2003. 3. Que es reconocido a nivel internacional que el uso intensivo de la tecnología de la información en la gestión pública permite al Estado no solo el agilizar sustancial la prestación de sus servicios sino también aumentar sus capacidades de control y la implementación de sistemas de rendición de cuentas y de un entorno de mayor transparencia que contribuye a eliminar prácticas públicas y privadas perniciosas. 4. Que conforme avanza el desarrollo de nuevas tecnologías a nivel mundial es claro que las aduanas únicamente podrán hacer frente a las complejas funciones que deben desarrollar si se le dan instrumentos modernos, dentro de un marco de cooperación entre el sector público y el privado en el combate de prácticas dañinas para la sociedad como la defraudación fiscal, el contrabando, el terrorismo, el lavado de dinero y el tráfico de drogas. 5. Que desde hace más de una década a nivel nacional y Centroamericano se han emitido disposiciones normativas cuyo objetivo ha estado dirigido a incentivar y regular el uso extensivo e intensivo de la tecnología de la información en la gestión y los procedimientos aduaneros. 6. Que la administración de los Tratados y Acuerdos de Comercio Internacional exige un control moderno sobre el ingreso y salida de mercancías y de las declaraciones aduaneras que permita a las oficinas públicas colaborar con las aduanas para establecer medidas adecuadas y el intercambio de información para tomar las acciones administrativas y judiciales oportunas en resguardo de los intereses comerciales del país.

7. Que por varios años el Ministerio de Hacienda ha venido desarrollando un sistema informático denominado Sistema de Información para el Control Aduanero TICA sustentado en tecnología de punta.

8. Que conforme más oficinas públicas y privadas vayan modernizando su gestión administrativa y de tecnología de la información, podrán interconectarse con el nuevo sistema informático de las aduanas para mejorar el servicio que prestan a sus usuarios y eliminar trabas innecesarias, duplicidad de documentos, atrasos y otros trámites burocráticos sin valor agregado. 9. Que dentro de las funciones del Servicio Nacional de Aduanas establecidas por el artículo 9 de la Ley General de Aduanas están las de actualizar los procedimientos aduaneros y proponer las modificaciones de las normas, para adaptarlas a los cambios técnicos y tecnológicos y a los requerimientos del comercio internacional, aplicar, en coordinación con las demás oficinas competentes, las regulaciones no arancelarias que norman las entradas y salidas del territorio aduanero, de mercancías, ejercer, en coordinación con las demás oficinas tributarias, las facultades de administración tributaria respecto de los tributos que generan el ingreso, la permanencia y salida de mercancías objeto del comercio exterior y generar estadísticas de comercio internacional. 10. Que para la implementación del nuevo sistema informático se hace necesario disponer que ciertos procedimientos deban efectuarse de acuerdo con nuevas reglas que serán de obligado acatamiento conforme se vaya utilizando a partir de una fecha determinada en cada aduana. 11. Que uno de esos procedimientos que se indican, es el de solicitar a los Depositarios Aduaneros un inventario del total de sus mercancías, debidamente certificado por un Contador Público Autorizado, a fin de por ingresar toda esa información en el sistema informático y así poder conocer con exactitud el número de unidades de los inventarios que manejan esos Depositarios Aduaneros , según el registro. 12. Que lo anterior tiene su fundamento legal en lo que indica el artículo 24 inciso d) y f), el artículo 48 incisos a) y b), ambos de la Ley General de Aduanas, esto dentro del marco de facultades de control con las que cuenta la Dirección General de Aduana 13. Que el Proyecto requiere, inicialmente, de cada uno de los depósitos aduaneros del país, el inventario de sus mercaderías, debidamente certificado por un Contador Público Autorizado (CPA), con el propósito de contar con información primaria, confiable, sobre las existencias en esos almacenes de mercadería pendiente del pago de los tributos. La certificación requerida contiene dos partes: a) la toma física del total del inventario de las mercancías existentes, según las unidades de medida en que se registra el inventario, y pendientes del pago de los tributos en cada depósito, a la fecha solicitada por el Ministerio de Hacienda, y b) verificación de la información contenida sobre dichas existencias en el archivo electrónico en disco compacto no regrabable que debe presentar cada depósito aduanero a la Dirección de Aduanas, en el Formato de mensaje de Depósito versión 1.43, hipertexto XML. Los campos más importantes a revisar por el CPA son: CONCEPTO DEL CAMPO:

CODIGO:

- Código de ubicación del Depósito - Número de movimiento - Año de ingreso - Fecha de ingreso - Tipo de bulto - Cantidad de bultos - Descripción - Nombre o razón social

YSKENTDEP YSKENTNRO YSKENTANO YSKENTCHREG YSKENTTPOBUL YSKENTTOTBUL YSKENTDSC YSKENTRSCSG

14. Los registros contables y electrónicos, así como los demás controles aplicados sobre el inventario son responsabilidad de la administración del depósito. Sin perjuicio que el CPA reportará aquellas desviaciones del inventario que correspondan. El CPA debe confirmar la concordancia de las existencias de mercancías con los registros contables principales y auxiliares que para el efecto lleva el de Deposito Aduanero. 15. Que la certificación del CPA tiene sentido en tanto contribuya con el trabajo de la Dirección General de Aduanas, al dar certeza sobre la información certificada. 16. Que la labor de certificación de los inventarios de mercancías debe apoyarse en las Normas Internacionales de Auditoría, especialmente en lo que corresponde a las Normas Internacionales de Trabajos para Atestiguar. POR TANTO El estudio de requisitos mínimos y modelo para la emisión de Certificación de Existencias de Mercancías en los Depósitos Aduaneros se realizó a solicitud de la Dirección General de Aduanas del Ministerio de Hacienda, con el objetivo de enriquecer el concepto y dar uniformidad al contenido de certificación del inventario de mercadería de los depósitos aduaneros requerida bajo el contexto del Proyecto TICA, procurando una guía mínima para el Contador Público Autorizado que satisfaga los criterios técnicos de la profesión y los intereses de la Dirección General de Aduanas del Ministerio de Hacienda, como usuarios de esa información, proveyendo, además, valor agregado al servicio profesional suministrado. No obstante, el profesional debe evaluar todas las circunstancias para el desarrollo del servicio requerido y ser vigilante de otros aspectos. RESUELVE:

CIRCULAR 01-2005 GUIA MINIMA PARA LA EMISION DE CERTIFICACION DE EXISTENCIAS DE MERCANCIAS EN LOS DEPOSITOS ADUANEROS

La Junta Directiva del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, en su sesión ordinaria número 24-2005 celebrada el día 27 de junio del 2005, conoció y aprobó por acuerdo firme 3732005, la Guía Mínima para la Emisión de Certificación de Existencias de Mercancías en los Depósitos Aduaneros, requerida por la Dirección General de Aduanas del Ministerio de Hacienda, que dice así:

1.La Certificación deberá extenderse en papel membretado del Contador Público Autorizado, indicando dirección, correo electrónico, teléfono, apartado, fax. 2. Tendrá un título de “CERTIFICACION DE EXISTENCIAS DE MERCANCIAS EN LOS DEPOSITOS ADUANEROS”. 3. El destinatario de esta certificación será la Dirección General de Aduanas del Ministerio de Hacienda o a quien así lo indique ese Ministerio. 4. El párrafo introductorio deberá señalar el nombre o razón social del Deposito, cédula jurídica y ubicación física del depósito aduanero solicitante o contratante de la certificación, así como su dirección fiscal; 5. El CPA está obligado a describir con claridad en el cuerpo de su certificación los procedimientos empleados conforme a la Normas Internacionales de Auditoría aplicables. 6. Como parte de sus papeles de trabajo de trabajo el CPA solicitará el procedimiento empleado del Almacén para la realización del inventario, asimismo, solicitará declaración al representante para que confirme que es de su entendimiento que las existencias son solo las que se encuentran dentro del depósito y que no hay bienes de terceros cuyos tributos ya fueron pagados, todos están identificados apropiadamente, y con su descripción tal como lo ha solicitado la Dirección General de Aduanas, así como posibles limitaciones. 7. Cuando el CPA, no se haya satisfecho como resultado de sus procedimientos o los del almacén debe establecer las salvedades o limitantes pertinentes; de manera que su información no induzca a confusiones al usuario de la certificación. 8. Debe contener un párrafo en el que certifique la información solicitada y verificada por él, con base en las fuentes de la información observadas y los procedimientos empleados y los anexos serán debidamente identificados con su sello blanco y firma como parte de la certificación. 9. Asimismo, debe indicar los fines específicos de la certificación. 10. Indicar en la certificación que no le alcanzan las limitaciones legales contenidas en los artículos 9 de la Ley 1038 ni 20 y 21 del Reglamento de la Ley. 11. Lugar y fecha completa de emisión anotada en letras. 12. Nombre completo, número de colegiado y firma del CPA según consta en los registros del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica. 13. Número de póliza de fidelidad y fecha de vencimiento. 14. La certificación debe tener adherido y cancelado en el original del documento el timbre correspondiente, además de consignada la siguiente leyenda: “Timbre de ¢25 de Ley N° 6663, adherido y cancelado en el original”. 15. Sello blanco impreso en el original de la certificación y a la información anexa del inventario en su medio físico (impreso en papel). Asimismo, el archivo electrónico, disco compacto debe llevar la firma y leyenda en manuscrito que se indica:

“Este CD, que no es regrabable, contiene el inventario correspondiente a la fecha que se realizó la toma física,” la cual debe ser concordante con lo indicado en el párrafo introductorio. 16. Además de los anteriores requisitos, deberán observarse las disposiciones que sobre el particular señalan el artículo 9 de Ley 1038 y los Artículos 4, 14, 17 18, 20, 21 y 22 del Reglamento a la Ley y el Artículo 7 del Reglamento de Ética Profesional. El CPA emite la certificación sin perjuicio del cumplimiento de otros artículos de la Ley 1038 y su Reglamento. 17. Las certificaciones deben ser confeccionadas a máquina o en computadora.

MODELO SUGERIDO PARA LA CERTIFICACIÓN PAPEL MEMBRETADO NOMBRE DEL CPA O DESPACHO TELEFONO, APARTADO, DIRECCION, ETC. CERTIFICACION DE EXISTENCIAS DE MERCADERIAS EN LOS DEPOSITOS ADUANEROS Señores Dirección General de Aduanas Ministerio de Hacienda El suscrito Contador (o contadora) Público Autorizado (o despacho… Contadores Públicos, mediante registro Nº ante el Colegio) he o hemos sido contratados por (nombre de la empresa contratante y calidades, domicilio fiscal, otros), y nombre del representante legal del depósito (nombre y cédula ) para certificar las existencias de mercadería del depósito a la (fecha del día del inventario físico total), en medio físico y electrónico a esa misma fecha, según requerimiento del Ministerio de Hacienda. El procedimiento utilizado consistió en realizar una toma física con doble conteo de las… (amplia descripción de los procedimientos utilizados por el CPA), posteriormente se cotejó contra auxiliares que para el efecto lleva el Depósito…, los cuales estaban al día de la toma física, y para esos efectos tuve a la vista la información relativa a ___________ (listados de inventario aportados o los registros auxiliares, expediente, guías de importación, la mercadería física en el depósito, etc. a la vista). Este es el procedimiento utilizado en la toma de inventarios y el método empleado para cotejar que las partidas de inventario contra los que contiene el archivo disco compacto. La integridad del inventario y la elaboración del archivo electrónico son responsabilidad de la administración de la empresa (señale nuevamente el nombre del Deposito); mi (nuestra) responsabilidad consiste en confirmar la toma física del total del inventario de la mercadería manifestada y en existencia en el depósito, así como el cotejo con el informe del inventario contenido en el archivo electrónico e impreso del mismo, que se acompañan con mi firma y forman parte integral de esta certificación. Nosotros (el sucrito) no damos fe de las calidades o estado de las mercancías existentes en el Depósito, tal y como se indicó, nuestro trabajo consiste en informar el número de piezas o bultos existentes (según corresponda) y su respectiva descripción, que se adjunta en el impreso del detalle del inventario y el archivo electrónico ya indicado En virtud del conteo o procedimiento indicado, el suscrito Contador Público Autorizado (o el Despacho de Contadores Públicos) certifica (certificamos) que los folios que se adjuntan con mi firma y sello blanco, numerados del 1 al.., corresponden a los datos del inventario físico realizado en su totalidad y concuerdan con los registros contables del depósito. a la fecha de (indicar la fecha del conteo fisico total).Asimismo, certifico (certificamos) que el disco compacto que se adjunta, con mi firma y leyenda en el mismo, contiene la misma información que el listado anexo los cuales concuerdan con la información registrada por la empresa .

No me alcanzan las limitaciones de los Artículos 9 de la Ley 1038, ni 20 y 21 de su Reglamento, para expedir esta certificación. Se extiende la presente a solicitud de (nombre del depósito), para fines de informativos para la Dirección de Aduanas del Ministerio de Hacienda. Dada en la ciudad San José, a los ____días del mes de _______de 200X. Nombre completo y firma Contador Público Autorizados Número de carné Póliza de fidelidad número … Vence el 30 de setiembre de 200X Timbre de ¢25 de Ley N° 6663 Adherido y Cancelado en el Original

TIMBRE