4961(SP) Normas de Conducta para los Voluntarios en los VITA/TCE – Entrenamiento de Ética Asistencia Voluntaria al Contribuyente (VITA) / Asesoramiento Tributario para los Ancianos (TCE)

Declaraciones de

2014

Haga su entrenamiento para los VITA/TCE por internet en www.irs.gov (palabras clave: Link Learn Taxes). Siga el enlace al Taller de Práctica (Practice Lab) donde ganará experiencia en usar el software de impuestos, y completará el examen de certificación electrónicamente, así recibiendo de inmediato su calificación y recomendaciones. Publication 4961(SP) (1-2015) Catalog Number 67518F Department of the Treasury Internal Revenue Service www.irs.gov © 2006-2015, CPC Holdings, LLC. All rights reserved.

¿Cómo se consiguen las novedades técnicas? Cualquier novedad o elemento actualizado agregado al material de entrenamiento para voluntarios será publicado en la Publicación 4491X, VITA/TCE Training Suplement (Suplemento al Entrenamiento VITA/TCE). Si desea acceder a esta publicación, disponible únicamente en inglés, ingrese las palabras “Pub 4491X” en la barra de búsqueda en la esquina superior derecha de www.irs.gov/espanol. Durante la temporada de impuestos, Avisos Tributarios para Voluntarios se emitirán periódicamente. Ingrese las palabras “Volunteer Alerts” en la barra de búsqueda para ver todos los avisos tributarios, en inglés.

Normas de Conducta para Voluntarios Programas VITA/TCE Es la misión de los programas de preparación de declaraciones VITA/TCE la de ayudar a los contribuyentes elegibles a que cumplan sus responsabilidades tributarias. Esto se hace proporcionándoles ayuda gratuita para preparar sus declaraciones de impuestos. Para que el público pueda confiar plenamente en el programa, se requiere que los voluntarios cumplan las más estrictas normas de conducta y ética, y que brinden un servicio de alta calidad. Todos los voluntarios de VITA/TCE (sean remunerados o no) deben completar el Entrenamiento en las Normas de Conducta para Voluntarios, y firmar el Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta, antes de entrar a trabajar en un sitio VITA/TCE. Además, todo preparador de impuesto, revisor de calidad, y maestro de la ley tributaria para los centros VITA/TCE deberá completar una certificación en la ley tributaria antes de firmar dicho formulario. El formulario no será válido hasta que el coordinador del sitio, socio patrocinador, maestro o contacto del IRS confirme la identidad del voluntario y también firme y feche el formulario. Como voluntario de los programas VITA/TCE, usted debe: 1. Cumplir todos los Requisitos de Calidad del Sitio (QSR, por sus siglas en inglés). 2. Negarse a aceptar pago, ni solicitar donaciones por preparar las declaraciones del impuesto federal o estatal. 3. Negarse a solicitar negocio de los contribuyentes a quienes ayuda, ni utilizar la información que aprende (sus datos) de dichas personas para ningún beneficio personal directo ni indirecto, tal para usted mismo como para otra persona específica. 4. Nunca preparar una declaración falsa, sabiendo que es falsa. 5. Nunca realizar acciones criminales, infames, deshonestas, o desgraciadas, ni ninguna otra acción que se considere pueda afectar negativamente los programas VITA/TCE. 6. Tratar a todos los contribuyentes de manera profesional, cortés, y respetuosa. El incumplir estas normas podría resultar en las siguientes penas, pero no se limitan a: • Expulsarlo de todo Programa VITA/TCE; • Incluirlo en el Registro de Voluntarios del IRS, así prohibiéndole indefinidamente de volver a actividades de VITA/TCE; • Desactivar como sitio VITA/TCE el sitio del socio patrocinador (su número de identificación para presentación electrónica); • Quitar de su sitio todo producto, suministro, y equipo prestado del IRS, además de toda la información de los contribuyentes; • Terminar la colaboración entre el IRS de su socio patrocinador; • Suspender los fondos de subvención que el IRS ha otorgado a su socio patrocinador; e • Informar su conducta al TIGTA para su posible investigación o investigaciones criminales. El TaxWise es un programa de software del que es dueño el CCH Small Firm Services (o CCH, por sus siglas en inglés). Toda captura de pantallas que vea a través de todos los materiales de entrenamiento oficial de los programas de Asistencia Voluntaria al Contribuyente (VITA) y Asesoramiento Tributario para los Ancianos (TCE) la usamos con el permiso de CCH. Las capturas de pantalla usadas en esta publicación – o cualquier otra captura de pantallas del programa TaxWise o sus programas afiliados – no puede ser extraída, copiada, ni distribuida sin la aprobación por escrito de la oficina de Productos, Sistemas y Análisis del departamento SPEC del IRS. Declaración de Confidencialidad: Toda la información tributaria que usted reciba en su capacidad de VOLUNTARIO permanece estrictamente confidencial y no debe ser divulgada a personas desautorizadas bajo ninguna circunstancia. © 2006-2015, CPC Holdings, LLC. All rights reserved.

Entrenamiento en las Normas de Conducta (Éticas) para Voluntarios Introducción La integridad de los programas de Asistencia Voluntaria al Contribuyente (VITA) y Asesoramiento Tributario para los Ancianos (TCE) depende de la confianza continua del público. Todo contribuyente que recurre a los servicios de VITA/TCE deberá sentirse confiado de que la declaración será preparada de forma precisa y que recibirá servicio de calidad. Todos los voluntarios son responsables de proporcionarles a los contribuyentes un servicio de la más alta calidad. Además de esta responsabilidad, todo voluntario debe firmar el Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta, en inglés, cada año. Al firmar el Formulario confirman que van a cumplir los Requisitos de Calidad del Sitio (QSR) y mantener el estándar más estricto de la ética. Además, todos los socios de la agencia IRS-SPEC (Colaboraciones, Educación y Comunicación con Interesados del IRS) deben firmar el Formulario 13533, Acuerdo de Patrocinadores, en el que certifican que se cumplirán los estándares más estrictos de conducta ética. El Formulario 13533 sigue vigente durante un año después de la fecha de la firma. Todo voluntario debe completar el Entrenamiento en las Normas de Conducta para Voluntarios (VSC, por sus siglas en inglés) y aprobar un examen de competencia con una calificación del 80% o más. El entrenamiento le brinda: • Una explicación de las seis Normas de Conducta para Voluntarios, según los define el Formulario 13615 • Información acerca de cómo informar de infracciones posibles • Las consecuencias de incumplir los requisitos del programa • Ejemplos de situaciones que causan duda en cuanto a la conducta ética • Una idea general del proceso de ingreso/entrevista y de revisión de calidad • Los elementos del proceso de ingreso/entrevista y revisión de calidad completo.

¿Por qué hacemos esto? Durante las temporadas de impuestos recientes, el Inspector General del Tesoro para la Administración Tributaria (TIGTA, por sus siglas en inglés) y el IRS-SPEC descubrieron prácticas inaceptables en algunos de los sitios VITA/ TCE. Para responder a estos problemas, el IRS-SPEC amplió las Normas de Conducta para Voluntarios. El propósito es proveerles guía y una estructura para controlar los voluntarios VITA/TCE y proteger a los contribuyentes. Cuando voluntarios inescrupulosos ignoran intencionalmente la ley, dañan la integridad de los programas VITA/TCE y la confianza del público. Desafortunadamente, a raíz de las acciones de algunas personas, la integridad y la confianza en los programas VITA/TCE ha sido cuestionada. Cuando esto ocurre, el IRS-SPEC tiene el derecho de tomar acciones apropiadas contra los socios y voluntarios involucrados, y lo hace.

El IRS-SPEC es el grupo que tiene la responsabilidad final de controlar los programas VITA/TCE. La agencia frecuentemente recibe quejas de los contribuyentes, y de miembros del congreso cuando se emiten los avisos de evaluación. IRS-SPEC investiga y responde a todas las quejas, pero al final, es la responsabilidad del socio/ patrocinador tomar las medidas necesarias para corregir el problema.

Las Normas de Conducta (Éticas)

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Objetivos

¿Qué Necesito?

Cuando complete esta lección, y con el beneficio de las materias de referencia, usted podrá: • Nombrar las seis Normas de Conducta para Voluntarios • Describir lo que se considera conducta inmoral • Identificar las consecuencias de incumplir las normas • Explicar cómo los voluntarios están protegidos • Enumerar los pasos básicos que los voluntarios deben cumplir durante el proceso de ingreso/entrevista

□ Formulario 13614-C, Hoja de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad

□ Formulario 13615,

Acuerdo de las Normas de Conducta de Voluntarios

□ Publicación 1084, Guía del Coordinador de Sitios de Voluntarios del IRS

□ Publicación 4299,

• Identificar los elementos de la revisión de calidad

Privacidad y Confidencialidad – un Cargo Público de Confianza

Definición de Inmoral IRS-SPEC define “Inmoral” como el incumplir las normas de conducta moral establecidas, sobre todo cuando esto aplica a una profesión específica. En la mayoría de casos, conducta inmoral significa aquellas acciones tomadas con la intención de ignorar las leyes, procedimientos o políticas establecidas. No confunda una acción inmoral con una falta de conocimiento o un simple error. ejemplo Si María, una voluntaria, incluye en una declaración que prepara un crédito que el contribuyente no tiene el derecho de reclamar, porque María no entendió bien la ley, María no ha tomada acciones inmorales. Pero si María incluye el crédito a sabiendas de que el contribuyente no tiene el derecho de reclamarlo, María sí cometió una acción inmoral, y ha incumplido las Normas de Conducta para los Voluntarios.

Normas de Conducta para los Voluntarios (VSC, por sus siglas en inglés) Todos los voluntarios tienen que enfrentar problemas de ética, los cuales surgen frecuentemente en situaciones inesperadas en las que se tiene que tomar una decisión rápidamente, o demostrar su buen juicio. Muchas veces el voluntario sencillamente reacciona cuando se encuentra en situaciones inusuales, y luego se dan cuenta de que se había presentado un dilema de ética. Las normas de conducta para voluntarios fueron desarrollados específicamente para las operaciones de servicios de preparación gratuita de impuestos. El Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta para Voluntarios aplica a toda conducta y acción ética que puede afectar los programas VITA/TCE. Los voluntarios deben acceder a cumplir las normas antes de empezar a trabajar en un sitio de preparación gratuita de las declaraciones de impuestos de VITA/TCE. Todos los participantes en los programas VITA/TCE deben cumplir estas Normas de Conducta para Voluntarios:

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1. Cumplir los Requisitos de Calidad del Sitio (QSR). Todo contribuyente que recurre a los servicios de VITA/TCE deberá sentirse confiado de que su declaración será preparada de forma precisa y que recibirá servicio de calidad. El propósito de los QSR es asegurar que los procedimientos de operación sean consistentes en los sitios VITA/TCE, y que los mismos apoyan la exactitud de las declaraciones preparadas por los voluntarios. Consulte la Publicación 5166, Requisitos de Calidad del Sitio para ver al descripción completa de cada QSR. Los Requisitos de Calidad del Sitio sólo se consideran en incumplimiento de las normas de conducta si los voluntarios se niegan a cumplir con un QSR. Si se corrige el error, no es incumplimiento de las Normas de Conducta para Voluntarios. Se describen los diez QSR en breve a continuación:

QSR#1, Certificación

Todos los Voluntarios de VITA/TCE deben completar el entrenamiento de las Normas de Conducta cada año, y aprobar el examen con una calificación del 80% o más antes de entrar a trabajar en un sitio VITA/TCE. Deberán tener una certificación en la ley tributaria aquellos Voluntarios que; contestan preguntas sobre la ley tributaria, dictan clases de la ley tributaria, preparan o corrigen las declaraciones de impuestos y/o dirigen revisiones de la calidad de declaraciones completadas. Como mínimo, todos los maestros de clases en los VITA/TCE deberán tener certificación al nivel Avanzado o más alto (dependiendo del nivel de temas tributarios que enseña). Como mínimo, los Revisores de Calidad deben tener certificación al nivel Básico o más alto (inclusive de los niveles especiales), dependiendo de la complejidad de la declaración de impuestos. Los Coordinadores de sitios deben completar anualmente el entrenamiento del Coordinador del Sitio, tras revisar la Publicación 1084, Guía del Coordinador del Sitio, y la Publicación 5088, Entrenamiento del Coordinador del Sitio. Los Maestros, Coordinadores de sitios/Coordinadores locales, preparadores de impuestos y revisores de calidad deberán leer la Publicación 5101, Ingreso/Entrevista y Entrenamiento de Revisión de Calidad.

QSR#2, Proceso de Ingreso y Entrevista

Todos los sitios de preparación de impuestos deben usar el Formulario 13614-C, Hoja de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad, para cada declaración que preparan. Se requiere que todos los voluntarios del IRS certificados en la ley tributaria realicen un proceso de ingreso/entrevista completo cuando preparan declaraciones de impuestos. Para fomentar la precisión, el proceso debe incluir una entrevista con el contribuyente en la que ambos revisan el Formulario 13614-C, antes de empezar a preparar la declaración.

QSR#3, Proceso de Revisión de Calidad

Toda declaración preparada por un voluntario debe pasar por una revisión de calidad y debe ser repasada con el contribuyente. La revisión de calidad debe incluir una charla con el contribuyente, en la que le explican que como contribuyente es responsable de la precisión de su declaración de impuestos. Un revisor designado o un colega en el trabajo deberá realizar la revisión de calidad. El SPEC recomienda que los Revisores de Calidad sean las personas que más experiencia tengan en la aplicación de la ley tributaria.

QSR#4, Materia de Referencia

Todos los sitios deberán tener como mínimo, una copia (en papel o electrónica) de las siguientes materias de referencia disponible para el uso de los voluntarios certificados por el IRS en la ley tributaria y el uso de los Revisores de Calidad: • Publicación 4012, Guía de Recursos para Voluntarios, en inglés • Publicación 17 (SP), El Impuesto Federal sobre los Ingresos Las Normas de Conducta (Éticas)

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Los coordinadores del sitio/coordinadores locales deben tener establecido un procedimiento para asegurar que todos los avisos de impuestos para los Voluntarios o Mensajes de AARP Cyber Tax hayan sido revisados y comentados con todos los voluntarios, dentro de cinco días del IRS emitirlos.

QSR#5, Acuerdo del Voluntario

Todos los voluntarios (los preparadores, Revisores de Calidad, Personas que Saludan, etc.) deben completar anualmente el Entrenamiento en las Normas de Conducta de los Voluntarios, y el examen, el cual incluye un resumen general del proceso de ingreso/entrevista y el proceso de revisión de calidad. También deben certificar su cumplimiento cada año, al firmar y fechar el Formulario 13615, antes de entrar a trabajar en el sitio. El Formulario 13615 también se usa para registrar los niveles de certificación en la ley tributaria logrado por cada voluntario. Consulte la tabla en la próxima página para ver las vías de certificación.

Los Coordinadores de Sitios que preparan declaraciones de impuestos, dan ayuda con la ley tributaria, corrigen declaraciones que han sido rechazadas o revisen las declaraciones para asegurar la calidad deben ser certificados en la ley tributaria al nivel necesario para la complejidad de la declaración, para poder tomar cualquiera de estas acciones. Si NO realizan ninguno de estos deberes, no es necesario que tengan certificación en la ley tributaria, como se enseña con las líneas rotas en las vías de certificación en esta tabla.

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QSR#6, Presentar Oportunamente

Todos los sitios deben tener establecido un proceso para asegurar que cada declaración sea presentada electrónicamente o entregada al contribuyente de manera oportuna.

QSR#7, Derechos Civiles

Información referente al Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 debe estar a la vista para los contribuyentes o entregada al contribuyente en su primer momento de contacto con los sitios VITA/TCE.

QSR#8, Número de Identificación del Sitio

Es imprescindible que el Número de Identificación del Sitio (SIDN, por sus siglas en inglés) correcto sea incluido en toda declaración preparada en los sitios VITA/TCE.

QSR#9, Número de Identificación para la Presentación Electrónica

Es imprescindible que el Número de Identificación para la Presentación Electrónica (EFIN, por sus siglas en inglés) sea incluido en toda declaración preparada en los sitios VITA/TCE.

QSR#10, Seguridad, Privacidad y Confidencialidad

Debe cumplir con todas las guías elaboradas en la Publicación 4299, Privacidad y Confidencialidad – Un Cargo Público de confianza. La Publicación 4299 explica la necesidad de proteger los datos físicos y electrónicos que se registran durante la preparación de la declaración de impuestos, y de proteger la confidencialidad de la información provista por el contribuyente. Incluido en estas guías es la necesidad de proteger cualquier número de identificación del cliente, nombre de usuario, y contraseñas usados en el sitio. Los socios y voluntarios no pueden compartir los números de identificación de los clientes, ni sus nombres de usuario ni sus contraseñas.

Si desea información adicional referente a los Requisitos de Calidad del Sitio, Consulte la Publicación 5166, Requisitos de Calidad del Sitio, o ingrese las palabras clave “Strengthening the Volunteer Programas” en www.irs.gov (en inglés).

2. No Aceptar pago ni solicitar donaciones por preparar las declaraciones de impuestos federales o estatales. “Gratis” significa que no aceptamos remuneración por nuestros servicios. Por lo tanto, no queremos que el contribuyente se confunda porque le solicitemos una donación. Colocar jarras para donaciones o propinas en la sala de espera que usan los contribuyentes, o cualquier otra sala de espera viola esta norma. Puede que un cliente le ofrezca pago, pero siempre debe rehusarlo, con la sonrisa puesta, y decirle algo como “Gracias, pero no podemos aceptar pago por nuestros servicios.” Si encuentra alguna persona que insiste, recomiéndale que regale galletas o rosquillas para la oficina entera. Los contribuyentes pueden aportar donaciones en efectivo a la organización patrocinadora, pero no mientras están en el área donde se preparan las declaraciones de impuestos. Aconseje a los contribuyentes que deseen donar dinero que encontrarán más información en la página web apropiado, o diríjales al coordinador del sitio. ejemplo Usted termina una declaración que le costó mucho tiempo, y el cliente está muy agradecido. Al salir, el cliente pasa por su lado y sigilosamente intenta meterle $20 en su bolsillo, diciéndole, “hubiera pagado diez veces más de esto si me fuera al preparador al otro lado de la calle.” Devuélvale el dinero y explíquele que no puede aceptar dinero por preparar impuestos, pero que el centro tal vez agradecería una donación; la cual podría aportar en la oficina en el centro de la ciudad, o en su página web.

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Puede colocar jarras para propinas en otra área en el sitio, siempre que el estar allí no da la impresión de que el centro está recaudando los fondos a cambio de preparar los impuestos. La jarra no puede estar en la entrada, la sala de espera, el área de preparar los impuestos, ni el área donde se hace la revisión de calidad. Los reembolsos estatales o federales que corresponden a los contribuyentes no pueden ser depositados en la cuenta personal de tarjetas de crédito/débito, ni la cuenta de negocios de ningún voluntario a los programas VITA/TCE o ni las de ningún socio asociado con los mismos. Los sitios VITA/TCE sólo pueden pedir que el reembolso de un contribuyente sea depositado directamente en una cuenta a nombre del mismo contribuyente.

3. Negarse a solicitar negocio de los contribuyentes a quienes ayuda, ni utilizar la información que aprende (sus datos) de dichas personas para ningún beneficio personal directo ni indirecto, tal para usted mismo como para otra persona específica. Como voluntario, usted debe usar la información personal del contribuyente de manera correcta, y siempre protegerla. No puede usar información confidencial, es decir, información que no es pública, para realizar transacciones financieras, y tampoco puede permitir el uso indebido de ella para el beneficio de sus propios intereses privados, ni los de ninguna otra persona. ejemplo Además de ser preparador voluntario de impuestos, usted es un contable. No puede solicitar negocio del contribuyente. ejemplo Usted es la persona que saluda la gente al entrar al sitio. Su hija le pide aceptar pedidos de dulces como parte del proyecto de recaudar fondos en su escuela. Usted le explica que, como voluntario de VITA/TCE, usted no puede solicitar allí negocios personales. Mantenga confidencial la información del contribuyente y la información de su declaración de impuestos. El preparador voluntario puede hablar de esta información con otros voluntarios en el sitio, pero únicamente para los propósitos de preparar la declaración. No utilice la información del contribuyente para propósitos personales ni propósitos de su negocio personal. ejemplo Su negocio principal incluye vender pólizas de seguro médico. Mientras prepara una declaración, usted se fija en que el contribuyente trabaja por cuenta propia. Usted le pregunta al contribuyente si tiene seguro médico, para determinar si tiene derecho a deducciones por el seguro médico. Usted no puede ofrecerle al contribuyente venderle seguro médico.

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Confirmar el consentimiento Habrá algunos contribuyentes que permiten el uso de su información personal para propósitos más allá de preparar la declaración de impuestos. Conforme la Sección 7216 del Código de Impuestos Internos, cualquier sitio de voluntarios que divulgue la información del contribuyente para propósitos que no sean la preparación de una declaración de impuestos para el año en curso, años anteriores, o años subsiguientes, deben pedir y recibir dos consentimientos del contribuyente: el consentimiento para usar la información y consentimiento para divulgar la información. Excepciones al consentimiento requerido Sitios de voluntarios que usan o divulgan el número total de declaraciones (reembolsos o créditos) que se preparan para contribuyentes en ese sitio (datos agregados), para propósitos de recaudar fondos o publicidad no tienen que pedir y recibir el consentimiento del contribuyente. Esta información no puede incluir ninguna información que identifique al contribuyente personalmente, tal como el nombre del contribuyente, su número de Seguro Social o ITIN, su dirección u otra información personal, y no divulgar datos que representa menos de diez declaraciones de impuestos. Esta excepción no aplica al uso o divulgación de estadísticas que incluyen o representan cantidades en dólares de reembolsos, créditos o reintegros, ni los porcentajes relacionados con los mismos, para propósitos de publicidad.

Uso de la Información del Contribuyente

¿Se requi- Número de Tipo de ere consenconsentimiento? timientos consentimientos

Usar o divulgar información del contribuyente para preparar declaraciones de impuestos del año en curso, años anteriores o años subsiguientes.

No

Ninguno

Usar o divulgar información del contribuyente para propósitos que no sean preparar las declaraciones de impuestos del año en curso, años anteriores o años subsiguientes.

Sí

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Excepción: Divulgar el número de declaraciones (o tipos de declaraciones, tales como el EITC, CTC, etc.) que preparó, por propósitos de recaudar fondos, publicidad, u otro uso relacionado con el negocio de preparación de impuestos en el sitio de voluntarios.

No

Ninguno

Divulgar cualquier información que contenga cantidades en dólares que fueron parte de las declaraciones, para actividades de publicidad, u otra actividad que no tenga que ver con la recaudación de fondos.

Sí

2

Divulgar cualquier información que contenga cantidades en dólares que fueron parte de las declaraciones, para actividades de recaudar fondos.

No

Ninguno

1. Consentimiento explicando cómo se usará la información. 2. Consentimiento explicando cómo se divulgará la información. Ninguno

1. Consentimiento explicando cómo se usará la información. 2. Consentimiento explicando cómo se divulgará la información.

Ninguno

Ninguno

Si desea información adicional en inglés acerca de los consentimientos requeridos por la sección 7216 del IRC, consulte la Publicación 4299, Privacidad y Confidencialidad – Un Cargo Público de Confianza. Las Normas de Conducta (Éticas)

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4. Nunca preparar una declaración falsa sabiendo que es falsa. Es imprescindible que los voluntarios apliquen la ley tributaria correctamente según la situación del contribuyente. Aunque el voluntario pueda sentir la tentación de forzar la ley para el beneficio del contribuyente, esto solo resultaría en problemas para ellos en el futuro. Los voluntarios no pueden preparar declaraciones que saben de ser falsas. Se perjudica la confianza que el contribuyente tenga en el IRS y en la organización patrocinadora cuando no se cumplen las normas de ética. Declaraciones fraudulentas pueden resultar en muchos años de trato con el IRS. Puede que se le requiere al contribuyente pagar impuesto adicional, más intereses y multas, que podría volverse una dificultad financiera extrema. Además, el contribuyente podría demandarle al socio de SPEC por las acciones fraudulentas del voluntario, conforme las leyes estatales o locales. Aun así, el IRS le exigirá del contribuyente el pago de los impuestos adicionales, los intereses y las multas. ejemplo Un preparador voluntario le dice a un contribuyente que no tiene que declarar ingresos que le pagan en efectivo. Completaron la declaración sin incluir dichos ingresos en efectivo. El Revisor de Calidad sencillamente no se fijó en que había sido omitido, y la declaración fue impresa, firmada, y presentada electrónicamente. El voluntario ha incumplido esta norma. Sin embargo, ya que el Revisor de Calidad no sabía que estaba permitiendo que esta declaración fuera presentada incorrectamente, el Revisor de Calidad no ha incumplido esta norma. Recuerde que no debe confundir una acción inmoral con la falta de conocimiento o un simple error. ejemplo Un voluntario prepara una declaración fraudulenta al reclamar a un dependiente que sabe de ser inelegible. El contribuyente recibe un aviso del IRS denegando el dependiente e imponiéndole impuestos adicionales, intereses y multas. El contribuyente puede demandar dinero del socio de SPEC, pero aun así deberá pagarle al IRS los impuestos adicionales, los intereses y las multas. Dificultad financiera del contribuyente Aquellos contribuyentes que tienen ingresos limitados podrían encontrar imposible liquidar el saldo total y así recuperarse de fraude en la declaración. Si no recibimos el pago total, el contribuyente recibirá varios avisos exigiéndolo. Si todavía no recibimos el pago total, el contribuyente será remitido al proceso de cobros del IRS. Esto puede incluir el presentar un gravamen por el impuesto que afectará el informe de crédito del contribuyente; o podemos imponerle un embargo (retener) sus cuentas bancarias y/o su sueldo. Puede que el contribuyente reúna los requisitos para un plan de pagos a plazos, pero podría costarle varios años liquidar la deuda que tiene con el IRS. ejemplo En la declaración del contribuyente se reclama el crédito por ingreso del trabajo (EITC, por sus siglas en inglés) fraudulentamente. El contribuyente ya ha recibido el reembolso cuando se emite el aviso de auditoría. Durante la auditoría, el contribuyente no puede proveer documentos que justifican su reclamación del EITC. Al contribuyente le deniegan $3,000 en concepto del EITC, y por lo tanto el contribuyente ahora adeuda más de $4,000, inclusive de las multas e intereses. Esta cantidad sólo representa la denegación del EITC. La cantidad podría ser mucho mayor si también se deniega la exención para dependientes, el estado civil de Cabeza de Familia, y el crédito tributario por hijos. El denegar $3,000 por el EITC puede convertirse rápidamente en un saldo adeudado de más de $6,000, cuando se toman en cuenta todos los créditos acompañantes que también fueron denegados.

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Robo de Identidad A través del país, el robo de identidad sigue creciendo a una tasa alarmante. Lastimosamente, han ocurrido casos en que voluntarios inescrupulosos han aprovechado de la información obtenida en un sitio VITA/ TCE para robarles la identidad a los contribuyentes. Por ejemplo, el usar un número de Seguro Social robado de un cliente para presentar una declaración de impuestos falsa para obtener el reembolso se considera robo de identidad. Si existe cualquiera sospecha del robo de identidad, será declarado al departamento de Investigación Criminal (CI) del IRS y al Inspector General del Tesoro para la Administración Tributaria (TIGTA). El IRS considera que este delito es bien grave, y ha establecido procedimientos para detectar posible robo de identidad en los sitios VITA/TCE. El IRS continuamente implementa procedimientos nuevos para tratar las declaraciones, filtros nuevos para detectar fraude, iniciativas nuevas de colaboración con los interesados, y permanece comprometido a investigar los criminales que cometen estos delitos. ejemplo Yulisa, una voluntaria certificada en la ley tributaria, trabaja en un sitio VITA en el primer día que está abierto. Ella le ofrece al Coordinador del Sitio presentar las declaraciones del sitio electrónicamente, para ayudarle. Por eso, ella ha recibido los permisos necesarios en el software de preparación de impuestos. Ese mismo día, Jose, el Coordinador del Sitio, abre el gabinete de VITA que está bajo llave, y encuentra dentro un informe de aceptación de e-file que se le olvidó destruir el año anterior. Él le pide a Yulisa que lleve el informe a la trituradora, ya que contiene varios números de Seguro Social. Yulisa mete el informe en su bolsa sin que José se dé cuenta. Luego esa noche, en su casa, Yulisa abre el software de preparación de impuestos del VITA y prepara declaraciones de impuestos falsificadas correspondiendo a los ocho números de Seguro Social contenidos en el informe que ella sacó del sitio VITA esa mañana. Ella se asegura que cada declaración reciba un reembolso alto. Yulisa anota la información de su propia cuenta bancaria en los campos para el depósito directo, y presenta las declaraciones electrónicamente. Yulisa les ha robado la identidad a esos ocho contribuyentes al preparar declaraciones del impuesto federal falsas, para robar los reembolsos. Yulisa pronto descubrirá que el SPEC tiene un sistema que extrae información correspondiente a las declaraciones de impuestos presentadas a través de los Programas VITA/TCE cada vez que muchos reembolsos son depositados en una misma cuenta bancaria. Las acciones de Yulisa serán reportadoas al Departamento CI del IRS, y al TIGTA.

5. Nunca realizar acciones criminales, infamas, deshonestas, o desgraciadas, ni ninguna otra acción que se considera de afectar mal los programas VITA/TCE. Los voluntarios pueden ser prohibidos de participar en los programas de VITA/TCE si realizan (en el pasado o futuro) acciones criminales, infamas, deshonestas o desgraciadas, u otra acción que se considera de afectar mal al gobierno. Tenga cuidado de evitar acciones que desacredite el programa. Además, el contribuyente podría recurrir a la ley local o estatal para demandarle al socio de SPEC por dinero, debido a las acciones fraudulentas de un voluntario. El permitir que un extranjero no autorizado sea un voluntario en un sitio VITA/TCE está prohibido. La definición de “extranjero no autorizado” es cualquier extranjero que no fue admitido legalmente a los Estados Unidos. Se les requiere a los Coordinadores de los Sitios a que pidan de cada voluntario prueba de su identidad, en la forma de una identificación con foto.

Si usted tiene información que indica que otro voluntario ha realizado una acción criminal, o ha violado las Normas de Conducta para Voluntarios, comunique esta información de inmediato al Coordinador de su Sitio; envíe un email al IRS al [email protected], o llame al 1-877-330-1205. El número de teléfono libre de cargos sólo opera de enero a mayo.

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Sin embargo los Coordinadores de Sitio o socios no se ven obligados a validar el estado legal de sus voluntarios. Por lo tanto, al firmar el Formulario 13615, los voluntarios certifican que son residentes legales. Consecuencias Los voluntarios que realizan actividades ofensivas son prohibidos de ser voluntarios en los programas VITA/ TCE, y puede que sean incluidos en una lista de voluntarios prohibidos. El contribuyente es responsable de pagar cualquier deficiencia en impuesto que resulte del fraude, además de los intereses y multas, y pueden demandar al preparador y al socio de SPEC por dinero. ejemplo El director de programas de un Socio fue condenado por malversar fondos de una organización no relacionada. La conducta criminal del director de programas resulto en publicidad negativa para ese socio. El socio fue eliminado de los programas VITA/TCE.

ejemplo El reembolso de un contribuyente fue robado por un preparador de impuestos voluntario en un sitio VITA. El contribuyente demandó al socio de SPEC por daños financieros ocasionados por las acciones fraudulentas del voluntario.

6. Tratar a todos los contribuyentes de manera profesional, educada y respetuosa. Para proteger a los intereses del público, el IRS, sus empleados, socios y voluntarios deben todos mantener la confianza y estima del público que servimos. Se espera que todos los voluntarios se porten de una manera profesional, educada, formal y diplomática. Los voluntarios sienten orgullo en ayudar a la gente trabajadora que recuren a los sitios VITA/TCE para que les prepare las declaraciones de impuestos. Los contribuyentes frecuentemente sienten mucho estrés, y posiblemente hayan esperado mucho tiempo para buscar ayuda. Los voluntarios también podrían sentir estrés por la cantidad de contribuyentes que necesitan los servicios. Esta situación puede agotar la paciencia. Es importante mantener la calma y crear un ambiente tranquilo y amistoso en el sitio. ejemplo Usted termina una declaración difícil para Paloma, quien tiene ingresos por el trabajo por cuenta propia; varios gastos, y muy pocos registros. Además, su hijo cumplió 25 años y se marchó de la casa temprano en el año. Ella adeuda acerca de $50 al IRS. Después de explicarle a Paloma detalladamente la declaración, ella replica, agitada, “Usted no sabe lo que hace. ¡A mí siempre me dan reembolso! Mi vecina trabaja por cuenta propia y a ella de devolvieron $1,900.” En esta situación, usted debe respirar profundo, y explicarle educadamente que cada declaración es diferente. Si lo ve necesario, busque la ayuda del Coordinador del Sitio.

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Derechos Civiles del Contribuyente El Servicio de Impuestos Internos no soporta la discriminación a base de raza, color, origen nacional (incluyendo su dominio del idioma inglés), incapacidad, sexo (en programas o actividades educativas) o edad en cualquier programa o actividad que reciba ayuda financiera del Departamento del Tesoro – Servicio de Impuestos Internos. Los Contribuyentes que tienen una incapacidad tal vez necesiten una acomodación razonable para poder participar o recibir los beneficios de un programa o actividad patrocinada por el Departamento del Tesoro – Servicio de Impuestos Internos. Una acomodación razonable es cualquier cambio hecho en el ambiente del negocio para permitir a las personas incapacitadas acceder igualmente a los programas y actividades. Nuestros Coordinadores de Sitios y Gerentes de Sitios en los sitios que reciben ayuda financiera federal son responsables de asegurar que toda solicitud de acomodación razonable sea concedida, cuando dicha solicitud es hecha por una persona con una incapacidad calificada. Los contribuyentes cuyo dominio del inglés es limitado (LEP, por sus siglas en inglés) tal vez necesiten servicios de idioma para poder participar o recibir los beneficios de un programa o actividad patrocinado o apoyado por el Servicio de Impuestos Internos. Servicios de idioma pueden incluir traducción oral o por escrito, cuando sean necesarias. Los Coordinadores de Sitios en sitios que reciben ayuda financiera federal deben tomar medidas razonables para asegurar que las personas con dominio limitado del inglés puedan acceder a sus programas y actividades de forma significativa. Si desea más información, por favor consulte los Avisos de la División de Derechos Civiles (CRDA, por sus siglas en inglés) números 6, 7, y 17, fechados diciembre de 2013. Si un contribuyente cree que ha sido discriminado, debería enviar una queja por escrito al Departamento del Tesoro – Servicio de Impuestos Internos, a la siguiente dirección: Operations Director, Civil Rights Division Internal Revenue Service, Room 2413 1111 Constitution Avenue, NW Washington, DC 20224 Para cualquiera pregunta relacionada con los derechos civiles del contribuyente, comuníquese con la División de Derechos Civiles a la dirección indicada arriba, o por email a [email protected].

Diligencia Debida La ley les requiere a los preparadores de impuestos demostrar la diligencia debida cuando preparan, o ayudan a preparar las declaraciones de impuestos. El IRS-SPEC define la diligencia debida a ser la medida de cuidado y precaución que se puede esperar razonablemente de un voluntario en los programas VITA/ TCE, y que éstos normalmente emplean. Esto significa que, como voluntario, usted debe dar de su parte cuando prepara una declaración o la revisa la calidad de alguna, para asegurar que la información en la declaración sea correcta y completa. El dar de su parte incluye el confirmar la identidad del contribuyente (y la de su cónyuge, si se aplica) y el proveer servicio de la más alta calidad, ayudándole al contribuyente a entender y cumplir sus responsabilidades tributarias. Por lo general, los voluntarios certificados por el IRS pueden recibir de buena fe la información ofrecida por el contribuyente, sin requerir documentación para verificarla. Sin embargo, parte de la diligencia debida requiere que los voluntarios hagan preguntas al contribuyente para clarificar cualquiera información que les parezca inconsistente o incompleta. Cuando revisan la información para confirmar su exactitud, los voluntarios deben preguntarse si la información les parece inusual o dudosa. Las Normas de Conducta (Éticas)

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Intente descubrir la respuesta Cuando tiene una duda: • Busque la ayuda del Coordinador del Sitio • Busque la ayuda de un preparador de impuestos que tiene más experiencia que usted • Cambie la cita/ Aconseje que el contribuyente vuelva cuando haya disponible un preparador de impuestos con mayor experiencia. • Consulte/Investigue en las publicaciones (por ejemplo Publicación 17SP, 4012, 596SP, etc.) • Busque la respuesta en www.irs.gov • Busque la respuesta por la Asistencia Tributaria Interactiva (ITA) para tratar las cualificaciones de la ley tributaria • Llame a la línea de ayuda de VITA en 1-800-829-8482 • Aconseje al contribuyente que busque la ayuda de un preparador profesional de impuestos Si en cualquier momento el voluntario empiece a sentirse incómodo con la información y documentación provista por el contribuyente, el voluntario no debe preparar la declaración de impuestos.

Incumplimiento de las Normas de Conducta ¿Quién asegura el cumplimiento de las normas? Ya que el sistema tributario de los Estados Unidos se basa en el cumplimiento voluntario, los contribuyentes pueden calcular su propia responsabilidad tributaria. La mayoría de contribuyentes calculan su impuesto correctamente, pero a veces los contribuyentes y preparadores inescrupulosos evaden el sistema al presentar declaraciones fraudulentas. Por eso, algunas organizaciones patrocinadoras pueden elegir realizar investigaciones de los antecedentes de sus voluntarios. Los programas VITA/TCE son operados por sus socios patrocinadores y/o coaliciones fuera del IRS. Sin embargo, el IRS es responsable de controlar estos programas. Generalmente los socios, y no el IRS, seleccionan los voluntarios. Un preparador de impuestos voluntario desempeña una función importante. De hecho, los socios de SPEC y sus voluntarios son los recursos más valiosos del programa de preparación de impuestos por voluntarios. El IRS tiene la responsabilidad de controlar los programas VITA/TCE y de proteger la integridad de los programas y la confianza de los contribuyentes. El IRS-SPEC reconoce que los voluntarios trabajan bien duro, y no desea que los lapsos en juicio de parte de algunos voluntarios lo eclipsen.

¿Cómo se asegura el cumplimiento de las normas? Para mantener la confianza del público en los programas de VITA/TCE, el IRS-SPEC amplió el Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta para Voluntarios. La intención es proveerles guía a los voluntarios, y establecer una estructura para reglamentar los estándares de ética. Si conducta que viola las normas ocurre en un sitio de VITA/TCE, el IRS-SPEC recomendará acciones para corregirla. Si el sitio no puede corregir la conducta, entonces el IRS-SPEC descontinuará su asociación con el sitio y quitará del sitio cualquier propiedad del gobierno. En casos de actividad ilícita intencional, conducta ilegal, y/o prácticas de gestión que violan las Normas de Conducta para Voluntarios, el IRS-SPEC puede suspender su subvención. La conducta del voluntario podría exponer el sitio o el socio a perder el patrocino del gobierno.

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¿Qué pasa si se descubre una situación inmoral en un sitio? Si los voluntarios, Coordinadores del Sitio, o contribuyentes identifican posibles problemas al nivel del socio, el sitio o el voluntario que opinan requerir investigación adicional e independiente, pueden informar de los mismos mediante el proceso de remisión externa. Los empleados de SPEC y sus gerentes que identifiquen conducta inmoral o violaciones de las Normas de Conducta para Voluntarios deben usar un proceso interno de remisión.

El papel del voluntario en informar de actividades dudosas Contribuyentes y preparadores de impuestos honestos preservan la integridad del sistema tributario. Para proteger la confianza de la gente en los programas VITA/TCE, usted como voluntario debe informar de violaciones que dan pie a dudas sustanciales acerca de la honestidad, confiabilidad o aptitud de otro voluntario. Los contribuyentes y preparadores de impuestos que violan la ley tributaria son sujetos a penas civiles y criminales. Cualquier persona que a propósito ayude a preparar, o procure, aconseje, o asesore la preparación o presentación de una declaración considerablemente falsa o fraudulenta está sujeta a pena criminal. El IRS-SPEC remitirá las violaciones al Departamento de Investigación Criminal del IRS o el Inspector General del Tesoro para la Administración Tributaria. Usted puede informar una violación anónimamente llamando al 1-877-330-1205 (teléfono opera de enero a mayo) o enviando un email a [email protected].

Responsabilidades del Coordinador del Sitio Si el Coordinador del Sitio determina que un voluntario ha violado las Normas de Conducta para Voluntarios, el Coordinador del Sitio debe sacar inmediatamente al voluntario de toda actividad en el sitio, y avisar a ambos el socio y el IRS-SPEC de las detalles de la violación. El Coordinador del Sitio puede avisarle al IRS-SPEC por medio del gestor de relaciones con el cliente, o mediante el Proceso de Remisión Externa (VOLTAX). Si el Coordinador del Sitio se comunica con el territorio, el territorio empleará el Proceso de Remisión Interna para elevar el asunto a la oficina central. Es imprescindible notificar a la oficina central lo más rápido posible de cualquier conducta de cualquier voluntario que posiblemente fuera indebida, para así proteger la integridad de los programas VITA/TCE. ejemplo Mientras leía el periódico, Violeta, la Coordinadora del Sitio en la Biblioteca Pública Pecan, descubre que uno de sus voluntarios, que se llama Dale, fue detenido por robo de identidad. El artículo indica que Dale ha estado usando las identidades de otras personas para aplicar a tarjetas de crédito y luego usando dichas tarjetas para hacer compras desautorizadas. Violeta envía un email a [email protected] elaborando los detalles del artículo del periódico. Cuando el sitio abre el día siguiente, Violeta lleva Dale a un lugar privado y le dice que no puede trabajar en el sitio debido a haber sido detenido por cargos del robo de identidad. Proceso de Remisión Externa El proceso de remisión externa (VolTax) provee a los contribuyentes, voluntarios y Coordinadores del Sitio (entre otros) una vía para informar de posibles problemas de inmoralidad encontrados en los sitios VITA/TCE. Los voluntarios y los contribuyentes pueden llamar, libre de cobros, al 1-877-330-1205, o pueden enviar en email a [email protected]. La línea de teléfono libre de cargos sólo opera de enero a mayo. La línea de teléfono y la dirección de email están disponibles en: • Las publicaciones 4836 y 4836(SP), y en el Programa de preparación gratuita de impuestos de VITA y TCE • El Formulario 13614-C, Hoja de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad • La Publicación 730, Sobre para Registros Tributarios Importantes Las Normas de Conducta (Éticas)

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Todos los sitios de VITA y TCE son obligados a enseñar las Publicaciones 4836 y 4836(SP), o el D143 en los sitios de AARP, en un lugar visible, para asegurar que el contribuyente esté consciente de sus posibilidades de hacer la remisión. Es imprescindible que los voluntarios y contribuyentes informen inmediatamente cualquier sospecha de conducta dudosa. El IRS investiga los eventos que han sido informados al VolTax por la línea de teléfono gratuito y el buzón de email para determinar qué de verdad ocurrió y cuáles acciones se deben tomar. Además, las violaciones que usted declara deben ser compartidas con el socio patrocinador y la oficina local del territorio de SPEC. Los contribuyentes y preparadores de impuestos que violan la ley tributaria son sujetos a penas civiles y criminales. Cualquier persona que a propósito ayude a preparar, o procure, aconseje, o asesore la preparación o presentación de una declaración considerablemente falsa o fraudulenta está sujeta a pena criminal. Registro de Voluntarios Los voluntarios y socios que han sido despedidos de programas VITA/TCE por acciones ofensivas posiblemente sean agregados al Registro de Voluntarios del IRS-SPEC. El Director del IRS-SPEC determinará si un voluntario o socio debe ser agregado al registro. El propósito del registro es avisarles a los empleados del IRS-SPEC de cuales voluntarios y socios han sido despedidos de los programas de VITA/TCE debido a acciones ofensivas. El registro incluye los nombres de los socios o las personas, y los lugares y agencias o patrocinadores afiliados. Los voluntarios y o socios nombrados en esta lista no podrán participar en programas de VITA/TCE por un período indefinido. Las acciones ofensivas incluyen, pero no se limitan a una o más de las siguientes acciones intencionales: • Causar daño a los contribuyentes, voluntarios o empleados del IRS • Negarse a cumplir los Requisitos de Calidad del Sitio • Aceptar pago por preparar declaraciones en sitios VITA/TCE • Utilizar la información personal del contribuyente para beneficio personal • Preparar declaraciones falsas intencionalmente • Realizar acciones criminales, infamas, deshonestas, o desgraciadas • Cualquier otra conducta o acción que se considera de afectar mal los programas VITA/TCE.

¿Cuál es el efecto a los programas VITA/TCE? Un voluntario tiene un efecto positivo en las vidas de los contribuyentes. Lastimosamente la conducta inmoral de un voluntario puede crear un ambiente de duda sobre todos los voluntarios en el programa de preparación de impuestos. El IRS-SPEC ha cerrado sitios de impuestos debido a conducta inmoral, y eso deja los contribuyentes sin acceso a servicios gratuitos de preparación de impuestos en su comunidad. Las consecuencias al sitio de impuestos u organización patrocinadora podrían incluir: • Terminar la asociación entre el IRS y la organización patrocinadora • Descontinuar el apoyo del IRS • Suspender o quitar los fondos de subvención de la organización patrocinadora • Desactivar el Número de Identificación del Presentador Electrónico (EFIN) • Quitar del sitio todos los productos, suministros, y equipo prestado del IRS • Quitar del sitio toda la información del contribuyente • Revocar la autorización de usar los logos del IRS-SPEC

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¿Cuál es el efecto a los contribuyentes? Un contribuyente es únicamente responsable de pagar la cantidad de impuesto que adeuda conforme la ley. Sin embargo, una declaración incorrecta podría causar estrés financiero a un contribuyente cuyos ingresos son bajos o moderados. Aunque se acepte la declaración, puede que no sea exacta. El aceptar la declaración únicamente significa que los campos requeridos han sido completados, y que no existe ninguna declaración duplicada. Es imprescindible que los voluntarios apliquen la ley tributaria correctamente según la situación del contribuyente. Aunque el voluntario pueda sentir la tentación de forzar la ley para el beneficio del contribuyente, esto solo resultaría en problemas para él en el futuro. Por ejemplo: • Dependiendo del problema tributario, puede que el contribuyente reciba un reembolso, y luego reciba una carta del IRS dudando de la declaración. Aunque el recibir la carta no significa ciertamente que la declaración fuera incorrecta, sí comienza un proceso de disputa tributaria, que puede causarle angustia al contribuyente. • El contribuyente podría estar sujeto al proceso de auditoría, inclusive las acciones de cobros, acciones en el tribunal, y apelaciones. Si se imponen impuestos adicionales, intereses y multas acumularán desde la fecha en la que la declaración originalmente venció hasta que se liquide la deuda. • Un contribuyente que no puede pagar todo el saldo que adeuda tal vez pueda hacer pagos a plazos, pero los intereses y multas siguen acumulándose hasta que se liquide el saldo entero. Además, el IRS puede presentar un aviso de gravamen por impuesto federal sobre toda propiedad o derechos de propiedad que pertenecen al contribuyente. Esto puede afectarle al contribuyente, ya que esta se considera información pública y será anotada en su informe de crédito. Además, si el contribuyente se niega o se olvida de pagar el impuesto, el IRS puede emplear embargos para satisfacer cuentas vencidas. La ley establece algunas protecciones para los contribuyentes, pero por lo general si un contribuyente no paga el impuesto estará sujeto a acciones de cobro forzado. ¿Qué tipo de alivio existe para el contribuyente? Si el cobro del impuesto le causaría daño grave al contribuyente, puede existir alivio para el contribuyente. “Daño grave” significa una privación profunda, y no sencillamente inconveniencia económica o personal al contribuyente. En esos casos, las acciones del cobro pueden ser suspendidas, pero los intereses y multas siguen acumulándose hasta que el contribuyente tenga la posibilidad de pagar. ¿Qué pasa si el contribuyente no es honesto? Como ya se explicó, el proceso de disputa tributaria puede ser largo y agotador. Un voluntario que sospecha que un contribuyente no le está siendo honesto no debe ignorarlo. Haga una entrevista profunda, prestando atención especial a la información dudosa, para asegurar que no exista ningún malentendido. Si esto no resuelve el problema, remita el contribuyente al Coordinador del Sitio. Recuerde, si el voluntario no se siente cómodo con la información proporcionada por el contribuyente, el voluntario no es obligado a prepararle la declaración.

Revisión y Reconocimiento de parte del Contribuyente Una vez terminada la declaración, un voluntario certificado debe explicar brevemente los conceptos del estado civil para efectos de la declaración, las exenciones, los ingresos, ingresos brutos ajustados, créditos, impuestos, pagos y el reembolso o saldo adeudado al contribuyente. Si el contribuyente tiene alguna pregunta, inquietud, o requiere clarificación adicional de algo en su declaración, el voluntario debe ayudarle al contribuyente a sentirse tranquillo. Pida la ayuda del Coordinador del Sitio cuando sea necesario.

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Las declaraciones de impuestos incluyen las siguientes afirmaciones: • Del Contribuyente: “bajo pena de perjurio, declaro que he examinado esta declaración y sus anexos y afirmaciones adjuntos, y a mi leal saber y entender son verídicas, exactas y completas.” • Del Preparador: “Afirmación del preparador (que no sea el contribuyente mismo) se basa en toda la información de la cual el preparador tenga conocimiento.” Los voluntarios deben recordarles a los contribuyentes que cuando firman la declaración (al firmar el Formulario 1040, Declaración de Impuesto Estadounidense sobre los Ingresos Personales; al firmar el Formulario 8879, Autorización de Firma para el programa de e-file del IRS; o al ingresar un PIN que selecciona él mismo), están afirmando, bajo pena de perjurio, que la declaración es exacta, a su leal saber y entender.

Ley de Protección para los Voluntarios La ley pública 105-19, Ley de Protección para los Voluntarios de 1997 (VPA, por sus siglas en inglés) protege generalmente a los voluntarios de la responsabilidad por actos de negligencia que comenten durante el trabajo de que son responsables en la organización para la cual son voluntarios. La VPA no pertenece a, ni fue escrito exclusivamente para el Servicio de Impuestos Internos. Es una ley pública y rige a toda organización que utiliza a voluntarios para proveer sus servicios.

¿Qué es un voluntario? Bajo la VPA, un “voluntario” es una persona que realiza servicios para una organización sin fines de lucro o una entidad del gobierno (inclusive en cargo de director, funcionario, fiduciario, o voluntario que entrega servicios directos como voluntario) que no recibe por dichos servicios remuneración de la organización o entidad que supera un total de $500 por el año, en concepto de: • Remuneración (aparte de reembolso razonables o asignaciones por gastos realmente incurridos), u • Otro objeto de valor en lugar de remuneración Aunque una persona no sea considerada como “voluntario” según la definición de la VPA, y por lo mismo tal vez no esté protegido por la VPA, los programas de VITA/TCE todavía lo considera un voluntario. Para asegurar que son protegidos, las personas que no cumplan la definición de voluntario de la VPA deben pedir el consejo de los abogados en su organización patrocinadora para determinar cuáles derechos tienen que aplican a la protección de responsabilidad.

¿Qué hace la VPA? El propósito de la VPA es promocionar los intereses de los beneficiarios y contribuyentes del programa de servicios sociales, y asegurar la disponibilidad de los programas, organizaciones sin fines de lucro y entidades gubernamentales que dependen de las contribuciones de voluntarios. Logra esto al establecer ciertas protecciones de responsabilidad para los voluntarios que sirven a organizaciones sin fines de lucro y a entidades gubernamentales. La VPA protege a los voluntarios de responsabilidad, si es que tomaron sus acciones como parte de su trabajo por el programa y el daño no fue ocasionado por mala conducta intencional o criminal; negligencia crasa; conducta imprudente; o la indiferencia flagrante e intencional de los derechos o de la seguridad de la persona dañada por el voluntario. La VPA no protege contra conducta que sea intencional, criminal, negligencia crasa, imprudente, o constituir una indiferencia flagrante e intencional de los derechos o la seguridad de la persona dañada por el voluntario. Los voluntarios sólo deben preparar declaraciones que presentan un nivel de complejidad igual o inferior al nivel de su certificación en la ley tributaria, el nivel de certificación de su sitio, y el nivel de certificación de los Las Normas de Conducta (Éticas) 16 © 2006-2015, CPC Holdings, LLC. All rights reserved.

programas VITA/TCE. Consulte la Tabla del Alcance de Servicios en la Publicación 4012, si desea más información. Por lo general, si los voluntarios desempeñan sus responsabilidades en cumplimiento con las Normas de Conducta para Voluntarios, están protegidos. Sin embargo, hay que tomar en cuenta las leyes estatales y locales. Las organizaciones patrocinadoras deben pedir el consejo de sus abogados para determinar cómo esta ley protege a sus voluntarios.

Instrucciones para completar el Acuerdo de las Normas de Conducta para Voluntarios Cada año todos los voluntarios deben completar el entrenamiento en las Normas de Conducta para los Voluntarios, aprobar el examen con una calificación al 80% o más, y firmar el Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta para Voluntarios, antes de entrar a trabajar en un sitio VITA/TCE. Además, todo Coordinador del Sitio, preparador de impuestos, Revisor de Calidad, o maestro de la ley tributaria para el centro VITA/TCE deberá consultar la Publicación 5101, Entrenamiento de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad, y tener una certificación en la ley tributaria. Puede reconocer la certificación (entrenamiento y examen) al: • Completar el programa de Link & Learn, o • Tomar el examen en papel contenido en la Publicación 4961, Normas de Conducta para Voluntarios de VITA/TCE – Entrenamiento de Ética; y el Formulario 6744, Examen/Segundo Examen del Ayudante al Voluntario de VITA/TCE, para certificar el conocimiento de la ley tributaria.

Los voluntarios que completan el programa Link & Learn deben: • Aprobar el entrenamiento y el examen sobre las Normas de Conducta para Voluntarios • Completar el Entrenamiento de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad y aprobar los exámenes apropiados para la certificación de la ley tributaria (Básica, Avanzado, etc.) si preparan declaraciones, las revisan para calidad, o hacen otro cargo que requiera el examen de la ley tributaria. • Marcar la casilla para el Acuerdo del Voluntario en el programa Link & Learn reconociendo que han leído, firmado y fechado el Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta para los Voluntarios (después del entrenamiento y/o el examen) – El sistema de certificación del programa Link & Learn en la página VITA/TCE Central, enseñará el Formulario 13615 con la casilla ya marcada, indicando que el entrenamiento de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad fue completada – Después del examen, el sistema Link & Learn en la página VITA/TCE Central agregará la letra “P” al Formulario 13615 para indicar una calificación aprobada en el examen del entrenamiento en las Normas de Conducta para Voluntarios, y la certificación de la ley tributaria (cuando aplica). • Completar el formulario al rellenar los campos aplicables (si faltan): nombre, dirección de casa, nombre del sitio, nombre del socio, número de teléfono durante el día, dirección de email, cargo como voluntario, y cualquier otro campo requerido. • Imprimir y revisar el formulario y dar el formulario completado al funcionario designado por el socio o al Coordinador del Sitio – El funcionario designado por el socio o el Coordinador del Sitio verificará su identidad (mediante una identificación con foto) y certificarla al firmar y fechar el formulario.

El entrenamiento en las Normas de Conducta para los Voluntarios y la certificación en la ley tributaria puede ser completado utilizando la Publicación 4961, Normas de Conducta para Voluntarios de VITA/TCE – Entrenamiento de Ética; y el Formulario 6744, Examen/Segundo Examen del Ayudante al Voluntario de VITA/TCE, o a través del programa Link & Learn Taxes en la página

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Los voluntarios que hacen el examen en papel deben: • Hacer el entrenamiento en las Normas de Conducta para Voluntarios y aprobar el examen de competencia en la Publicación 4961. • Completar el entrenamiento del Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad (en la Publicación 5101). • Utilizar el Formulario 6744, aprobar los exámenes apropiados de certificación (Básico, Avanzado, etc.), si es que van a preparar declaraciones, revisarlas para la calidad, o hacer otro cargo que requiera el examen en la ley tributaria. • Rellenar todo el Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta para Voluntarios, al indicar su nombre completo, dirección de casa, nombre del sitio, nombre del socio, número de teléfono durante el día, dirección de email, cargo del voluntario, y número de años que ha sido voluntario. Los maestros: • Usarán la Publicación 4961 para administrar el entrenamiento en las Normas de Conducta para los Voluntarios y el examen. • Revisarán la Publicación 5101, Entrenamiento de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad, la cual se puede descargar de irs.gov o conseguir del gestor de relaciones con el IRS. • Utilizarán el Formulario 6744 para administrar los exámenes en la ley tributaria. • Proporcionarán cualquier información que los voluntarios no sepan, tales como el nombre del socio. • Marcarán una “P” en el Entrenamiento en las Normas de Conducta para Voluntarios para indicar una calificación aprobada. • Marcarán una “P” para indicar una calificación aprobada para cada nivel de certificación en la ley tributaria apropiada. • Devolverá el formulario a cada voluntario para que lo firmen y fechen. • Pedirán una identificación con foto para verificar la identidad del voluntario y certificarla al firmar y fechar el Formulario 13615. • Proporcionarán instrucciones adicionales para el trámite del formulario.

Resolver Problemas Por lo general, el Coordinador del Sitio es la primera persona con quien se comunica para resolver cualquier problema que un voluntario encuentre. Si un voluntario opina que el problema no puede ser resuelto por el Coordinador del Sitio, debe enviar un email al IRS a [email protected], o llamar libre de cargos al 1-877330-1205, y/o comunicarse con el gestor de relaciones con el cliente local del IRS-SPEC.

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Para problemas de esta clase

La acción apropiada es:

Una persona o compañía viola las leyes tributarias

Usar el Formulario 3949-A, Information Referral. Complete este formulario por Internet en www.irs.gov/pub/irs-pdf/f3949a.pdf. Imprima el formulario y envíelo al: Internal Revenue Service, Fresno, CA, 93888.

Víctimas del robo de identidad

Remita los contribuyentes a la Unidad Especial para la Protección de la Identidad al 1-800-908-4490. La Unidad Especial para la protección puede emitir un aviso a los contribuyentes. Los voluntarios pueden preparar declaraciones para los contribuyentes que traen un aviso CP01A o PIN especial (IPPIN de 6 dígitos) actual. Indique el IPPIN en la página principal de software para información. Las instrucciones se encuentran en: http://www.irs.gov/uac/Identity-Protection

Contribuyentes creen que han sido discriminados

Remita los contribuyentes a: (quejas escritas) Operations Director, Civil Rights Division; Internal Revenue Services, Room 2413; 1111 Constitution Ave., NW; Washington DC 20224. (quejas por email) [email protected]

Los Contribuyentes tienen preguntas acerca de sus cuentas, tales como avisos de saldo adeudado y solicitudes de transcripciones y planes de pago a plazos

Remita los contribuyentes al Centro de Ayuda al Contribuyente local, o a que llamen al IRS libre de cargos al 1-800-829-1040.

Preguntas acerca del reembolso federal

Diga a los contribuyentes que:

Preguntas referente los reembolsos estatales/locales

Remitirlos a la oficina de impuestos apropiada

Contribuyentes no han tenido éxito en resolver su problema con el IRS

Diga a los contribuyentes que el Servicio del Defensor del Contribuyente puede ofrecerles ayuda especial a los contribuyentes que experimentan una dificultad grave como resultado de un problema tributario. Si desea más información, el contribuyente puede llamar al 1-877-777-4778, libre de cargos (1-800-829-4059 para los usuarios de equipo TTY/TDD).

Vayan a www.irs.gov/espanol y pulsen en “Dónde está mi Reembolso” o llamen al 1-800-829-1954, o 1-877-829-4477

Ejercicios Utilice las materias de referencia para contestar las siguientes preguntas. Pregunta 1: Una contribuyente que se llama Pilar trae sus documentos tributarios al sitio. Ella completa el Formulario 13614-C, Hoja de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad. Ella anota en la Parte III del Formulario 13614-C que tiene ingresos de su trabajo por cuenta propia, además de otros ingresos y gastos. Un preparador de impuestos voluntario que se llama José lee el Formulario 13614-C junto con Pilar. Él le pregunta si ella le trajo todos los documentos hoy, y pide verlos. Incluidos en los documentos es el Formulario 1099-MISC Ingresos Misceláneos, el cual muestra en el recuadro 7 $7,500 de remuneración que no es para un empleado. Ella le dice a José que tiene un negocio de limpieza que sirve a negocios locales. Pilar dice que también recibió $4,000 en efectivo como pago por trabajos adicionales de limpieza. Cuando José le pregunta si recibió algún documento para comprobar estos pagos, ella dice que no, los pagos sencillamente se entregaron a ella por cada trabajo de limpieza que hizo. Las Normas de Conducta (Éticas)

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Al escuchar esto, José le aconseja a Pilar que no tiene que declarar esos pagos en efectivo en su declaración de impuestos, ya que el IRS no tiene registro alguno de ellos. Eso le preocupa a Pilar, quien teme que podría “meterse en líos” con el IRS si no declara todos sus ingresos. José le asegura que la posibilidad de que el IRS descubra que ella no declaró los ingresos en efectivo es extremadamente pequeña. José prepara el Formulario 1040, Declaración del Impuesto sobre el Ingreso Personal. En la línea 1 del Anexo C, anota sólo los $7,500 indicados en el recuadro 7 del Formulario 1099-MISC. Cuando José completa la declaración, se la da a Pilar para que firme el Formulario 8879, Autorización de Firma para el programa de e-file del IRS. A. ¿Ha ocurrido una violación de las Normas de Conducta para Voluntarios? Si la hubo, descríbala. B. ¿Qué debe pasarle al voluntario? C. ¿Qué debería de haber hecho el voluntario? Pregunta 2: Un contribuyente llamado Jorge completa el Formulario 13614-C, indicando en la Parte II que su estado civil es soltero, con una dependiente, llamada Amelia. Un preparador de impuestos voluntario, Marina, lee el formulario de ingreso y los documentos de información del contribuyente. Cuando Marina le pregunta a Jorge si Amelia es emparentada con él, él responde que no, que Amelia es hija de una amiga suya quien no va a presentar una declaración de impuestos. La madre de Amelia le dijo a Jorge que la reclamara a la niña y aún le dio la tarjeta de Seguro Social de Amelia. Entonces Marina le pregunta a Jorge si él proporcionó más de la mitad de la manutención de Amelia, pero Jorge le contesta que no. Él luego dice que opina que debe poder reclamar a Amelia como dependiente, ya que nadie más la reclama. Marina está de acuerdo en que Jorge puede reclamar a Amelia como dependiente, a pesar de que no es su hija calificada ni pariente calificada, ya que nadie más la va a reclamar. Marina luego le aconseja a Jorge que pudiera representar a la niña como su sobrina que vive con él, para que pueda presentar la declaración con el estado civil de Cabeza de Familia y reclamar el Crédito por Ingreso de Trabajo (EITC). Marina completa la Sección B del Formulario 13614-C de esa manera. Marina le asegura a Jorge que la posibilidad de que el IRS descubra que él y Amelia no están emparentados es extremadamente mínima. Marina prepara la declaración con el estado civil de Cabeza de Familia e incluye una reclamación del EITC y el Crédito Tributario para Hijos basándose en Amelia como su “hija calificada”. Jorge firma el Formulario 8879. A. ¿Ha ocurrido una violación de las Normas de Conducta para Voluntarios? Si la hubo, descríbala. B. ¿Qué debe pasarle al voluntario? C. ¿Qué debería de haber hecho el voluntario? Pregunta 3: Una contribuyente que se llama Isabel completó el Formulario 13614-C indicando que ella no tiene una cuenta bancaria en la que se podría depositar directamente su reembolso. Cuando el voluntario, Jaime, le prepara la declaración a Isabel, resulta que Isabel tiene derecho a un reembolso de $1,200. Jaime le dice a Isabel que un cheque en papel podría tardarse hasta 6 semanas en llegarle, pero si le depositan los fondos directamente a una cuenta corriente, el reembolso le estaría disponible en 7-10 días laborables. Él le ofrece que depositen el reembolso a la cuenta corriente de él, diciéndole que cuando reciba el dinero, se lo dará a ella. Isabel está de acuerdo y permite que Jaime anote su número de ruta e información de cuenta en la declaración de ella. Jaime le da el dinero a Isabel cuando lo recibe. A. ¿Ha ocurrido una violación de las Normas de Conducta para Voluntarios? Si la hubo, descríbala. B. ¿Qué debe pasarle al voluntario?

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Pregunta 4: Cuando el voluntario, Jaime le completa la declaración a Isabel, él se fija en que es soltera, y le pregunta si no le gustaría salir con él alguna noche a un bar local para que pudieran conocerse mejor. Aunque Isabel le dice que prefiere que no la llame, Jaime dice que no se da por vencido tan fácilmente y que la va a llamar más tarde en la semana. Isabel le informa al Coordinador del Sitio de esa conversación antes de abandonar el sitio. A. ¿Ha ocurrido una violación de las Normas de Conducta para Voluntarios? Si la hubo, descríbala. B. ¿Qué debe pasarle al voluntario? Pregunta 5: Un voluntario que se llama Juan le prepara una declaración para un contribuyente que se llama Ernesto, quien vendió acciones bursátiles durante el año tributario. Ernesto dice que no quiere declarar las ganancias de capital y le dice a Juan que la base del costo de las acciones que vendió era igual o superior a su precio de venta. Basado en su propio portafolio de acciones, Juan cree que Ernesto le miente. Juan le explica a Ernesto que si el IRS audita la declaración, la base del costo tendrá que ser comprobada por declaraciones escritas u otros documentos comprobando las compras. Ernesto dice que entiende, pero todavía desea que se complete la declaración con las cantidades que ha indicado a Juan. Una vez que Juan completa la declaración y Ernesto firma el Formulario 8879, se presenta la declaración electrónicamente. A. ¿Ha ocurrido una violación de las Normas de Conducta para Voluntarios? Si la hubo, descríbala. B. ¿Qué debe pasarle al voluntario? C. ¿Qué debería de haber hecho el voluntario? Pregunta 6: Cuando Noelia, la Coordinadora del Sitio, regresa de su hora de almuerzo, ella ve que la sala de espera está casi vacía. Cuando le pregunta a Julieta, la persona que saluda a la gente al entrar al local, qué ha pasado, Julieta le dice que un voluntario, que se llama Natán tuvo una discusión con un contribuyente en voces muy altas y amargas. Por eso muchos contribuyentes se preocuparon y se fueron. Noelia le lleva a Natán a un área privada y le pide que explique qué pasó. Natán le dice que el contribuyente se alteró cuando Natán le dijo que, como el padre que no tiene custodia de sus hijos, tenía que tener un Formulario 8332, Release/Revocation of Release of Claim to Exemption for Child by Custodial Parent (Renuncia/revocación de la reclamación de la exención para un hijo de padres divorciados o separados), en inglés; y que si no tenía dicho formulario, no podía reclamar a sus hijos como dependientes. Natán admite que se enojó cuando el contribuyente empezó a decirle nombres. Natán le cuenta que le dijo al contribuyente, “Si no le gusta nuestro servicio gratuito, pues puede buscar su ayuda en otro sitio”. Natán también dice que cada uno daba muchos gritos y decía muchas palabrotas y luego el contribuyente se fue del sitio. A. ¿Ha ocurrido una violación de las Normas de Conducta para Voluntarios? Si la hubo, descríbala. B. ¿Qué debe pasarle al voluntario? C. ¿Qué debería de haber hecho el voluntario?

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Procesos de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad Introducción Los contribuyentes deben sentirse confiados de recibir servicios de alta calidad cuando recurren a los servicios ofrecidos en los Programas VITA/TCE. Esto incluye que se les prepare una declaración exacta. Un elemento básico de preparar una declaración exacta comienza con la conversación con el contribuyente, e incluye el hacerle las preguntas correctas. El Formulario 13614-C, Hoja de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad, es una herramienta diseñada para ayudarles a los voluntarios certificados por el IRS a hacer las preguntas adecuadas para obtener la información necesaria para preparar una declaración de impuestos exacta. Las investigaciones que el IRS ha hecho indican que se mejora la exactitud de las declaraciones cuando el Formulario 13614-C se usa correctamente, junto con una entrevista eficaz con el contribuyente.

Propósito de este entrenamiento El diseño de este entrenamiento le proporciona sólo una idea general de los procesos de ingreso/entrevista y revisión de calidad, para que los voluntarios del IRS puedan entender sus responsabilidades. Sin embargo, los preparadores de impuestos certificados, Coordinadores de Sitios, Revisores de Calidad, maestros y coordinadores locales necesitarán entrenamiento más detallado sobre cómo emplear la hoja de ingreso y cómo preparar y revisar las declaraciones de impuestos. El entrenamiento detallado les está disponible en la página web VITA/TCE Central, y al descargar la Publicación 5101, Entrenamiento de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad, de www.irs.gov/espanol. Este entrenamiento educa a los voluntarios en cuanto al papel que hacen durante el proceso de preparar la declaración, y hasta cuánto estarán involucrados en el mismo. Los voluntarios deben entender el proceso que cada sitio utiliza para preparar la declaración de impuestos, desde el comienzo hasta el final. Deberán explicar este proceso al contribuyente cuando entre el sitio.

Fidelidad a la herramienta para el proceso de Ingreso/Entrevista El Formulario 13614-C es una herramienta parecida a lo que un preparador profesional de impuestos requiere del contribuyente, y lo que le pediría del contribuyente un programa de software de preparación de impuestos. Le da un punto de salida para envolver al contribuyente en una conversación y así recaudar toda la información necesaria para prepararle una declaración de impuestos exacta. Como cualquier herramienta, hay que usarla correctamente para salir con el resultado deseado. Cada año el Servicio de Impuestos Internos ha observado mejoras en el uso del Formulario 13614-C. En la mayoría de casos, los contribuyentes completan la parte que les toca a ellos. Sin embargo, muchos voluntarios no: • Leen la información indicada por el contribuyente • Entablan una conversación con el contribuyente • Clarifican cualquier elemento que el contribuyente marcó “no estoy seguro” ejemplo Como parte de las revisiones hechas por TIGTA y SPEC, algunos analistas se hicieron pasar por contribuyentes en los sitios de preparación de impuestos por voluntarios. Estos “contribuyentes” marcaron el elemento del Formulario 13614-C para indicar que tenían ingresos de intereses, pero no proporcionaron un Formulario 1099-INT. Muchos voluntarios nunca preguntaron nada acerca de los ingresos de intereses durante la entrevista. Como resultado, omitieron los ingresos de intereses en la declaración de impuestos, y como consecuencia esas declaraciones fueron incorrectas.

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El proceso de Ingreso Al menos que se indique lo contrario, un voluntario (el que saluda a los contribuyentes) que no ha sido certificado en la ley tributaria completa la mayoría de las partes del proceso de ingreso. Cuando surjan preguntas que requieren clarificación en cualquier momento durante el proceso de ingreso, se debe consultar un voluntario certificado en la ley tributaria que tiene mucha experiencia. El proceso de ingreso/entrevista y revisión de calidad incluye los componentes siguientes, que sirven para asegurar que los voluntarios obtengan la información necesaria para preparar una declaración exacta: 1. El proceso de Ingreso a. Saludar al contribuyente b. Explicarle el proceso c. Proveerle el Formulario 13614-C para que el contribuyente lo complete d. Determinar el nivel de certificación en la ley tributaria necesaria para la declaración, y e. Asignarle un preparador calificado al contribuyente 2. El Proceso de entrevista a. Entrevistar al contribuyente b. Preparar la declaración 3. El Proceso de Revisión de Calidad a. Invitar al contribuyente a participar b. Revisar la exactitud de la declaración (Los pasos para realizar la revisión de calidad están enumerados en la Parte VII del Formulario 13614-C) c. Informar a los contribuyentes que son los responsables de la información en su declaración de impuestos Recibir al contribuyente Durante esta fase, se debería realizar una evaluación breve, para asegurar que el contribuyente tenga todo lo que el sitio necesita para poderle preparar la declaración de impuestos. El hacer esto de inmediato asegura que los contribuyentes no pierdan el tiempo esperando para luego ser enviados a casa por razones que se hubieran podido descubrir más temprano, tales como: • No tener identificación con foto, los documentos de Seguro Social, los Formulario W-2, el Formulario 1099, etc. • Tener ingresos de fuentes que quedan fuera del alcance de lo que el sitio puede tratar • Tener una cantidad de ingresos brutos que supera el límite para el sitio. • No tener presente el cónyuge cuando se quiere presentar una declaración conjunta Explicarle al contribuyente los pasos del proceso de ingreso/entrevista y revisión de calidad Explique el proceso de ingreso/entrevista y revisión de calidad para que los contribuyentes entiendan que tendrán que: • Completar el Formulario 13614-C antes de que se le prepare la declaración • Completar una entrevista con el preparador de impuestos y contestar preguntas adicionales, según lo necesario • Participar en una revisión de calidad de su declaración de impuestos hecha por otra persona que no fue el preparador de impuestos. Las Normas de Conducta (Éticas)

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Proveerle el Formulario 13614-C al contribuyente Pida al contribuyente que complete las páginas 1 y 2 del Formulario 13614-C. Un voluntario certificado en la ley tributaria tal vez tenga que ayudarle en los siguientes casos: Si el contribuyente…

Entonces un voluntario certificado en la ley tributaria debe…

No puede completar el formulario, por cualquier razón

Completar el formulario al hacerle las preguntas y anotar sus respuestas

No entiende una pregunta, y marcan “no estoy seguro”

Ayudarles para contestar la pregunta

Tienen ingresos, gastos o eventos de la vida que no se incluyeron en el Formulario 13614-C, y que podrían indicar que su declaración está fuera del alcance de lo que el sitio puede tratar

Revisar la información y determinar si la declaración está dentro del alcance de lo que el sitio puede tratar y las certificaciones de los voluntarios

Determinar el nivel de certificación en la ley tributaria necesaria para la declaración Un voluntario no certificado en la ley tributaria (el que saluda a los contribuyentes) puede realizar esta parte del proceso. Cuando no haya disponible una de las personas que saluda a los contribuyentes, un preparador certificado debe seguir pasos parecidos a éstos antes de preparar la declaración. • La página 2 del Formulario 13614-C identifica el nivel de certificación en la ley tributaria requerida para cada pregunta. Los niveles se identifican por la letra B (Básico), A (Avanzado), M (Militar), HSA (Cuenta de Ahorros para la Salud), COD (Cancelación de deuda), etc. • Un voluntario certificado determinará el nivel de certificación que posiblemente sea necesario para preparar la declaración de impuestos, según la hoja de ingreso completada. Todas las preguntas marcadas “sí” y “no estoy seguro” deben ser revisadas para determinar el nivel más alto de certificación que puede ser necesario para poder preparar la declaración, o para investigar las respuestas “no estoy seguro”. • El voluntario certificado, quien asigna o selecciona la declaración para su preparación, debe entender cómo identificar el nivel de certificación necesaria para preparar esa declaración. Si la persona que saluda los contribuyentes no puede asignarle al contribuyente un preparador con el nivel de certificación en la ley tributaria requerida según el Formulario 13614-C, se le requiere de la persona que saluda al contribuyente pedir ayuda para determinar si se puede preparar la declaración de ese contribuyente en el sitio. Esta determinación se basa en una combinación de las políticas para la preparación de declaraciones del sitio y la Tabla de Alcance de Servicios de la publicación 4012. Esto asegura que no se niegan servicios a los contribuyentes por error. ejemplo Un contribuyente completa el Formulario 13614-C en el que contesta “sí” a la pregunta, “¿Tiene usted una cuenta de ahorros para la salud?” El nivel de certificación al lado de esta pregunta es “HSA” (Cuenta de Ahorros para la Salud). Todas las demás preguntas muestran al lado un nivel de certificación B (Básico). Ya que se necesita conocimiento HSA, el contribuyente debe ser asignado un voluntario certificado en el curso de HSA.

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Asignar la declaración a un preparador de impuestos Cada sitio debe tener un proceso establecido para asignar los contribuyentes a preparadores voluntarios que tienen el nivel de certificación necesaria para preparar su declaración (o que tengan niveles superiores de calificación). El método de identificar los niveles de certificación de los voluntarios podría incluir indicarlos en las placas de nombre, etiquetas, carnés, u otro producto creado por el socio. El poder identificar fácilmente el nivel de certificación de los voluntarios ayudará al Coordinador del Sitio, la persona que saluda a los contribuyentes, o quienquiera sea responsable de asignar el preparador al contribuyente. El SPEC ofrece un carné opcional de identificación (en el Formulario 14509) que pueden usar para este propósito, o el sitio puede usar de acompañante a su propio método para satisfacer este requisito.

El Proceso de Entrevista Solo los voluntarios certificados en la ley tributaria pueden entrevistar al contribuyente. Todos los voluntarios certificados en la ley tributaria y los Coordinadores del Sitio se ven obligados a ver una presentación (La Publicación 5101, Entrenamiento de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad) para entrenarse en cómo realizar el proceso de entrevista con el contribuyente. Los pasos básicos son: • Verificar la identidad del contribuyente. Revise la identificación con foto del contribuyente (y su cónyuge cuando sea aplicable), y solicite verificación del número de Seguro Social o de Identificación tributario de cada persona nombrada en la declaración • Lea el Formulario 13614-C. Asegure que el contribuyente haya contestado todas las preguntas requeridas en el Formulario 13614-C. Cualquier pregunta que se dejó en blanco o que se marcó como “no estoy seguro” debe ser clarificada, y se debe anotar la respuesta correcta en el Formulario 13614-C. • Entreviste el contribuyente. Haga las preguntas necesarias para desarrollar o clarificar la información anotada en la hoja de ingreso y confirmar que la información provista por el contribuyente sea completa y exacta. • Examine los documentos. Examine todos los documentos de comprobación que el contribuyente provea (los Formularios W-2, 1099, recibos de pago, etc.) • Verifique el nivel de certificación. Asegure que la declaración del contribuyente presenta un nivel de dificultad apropiado para el nivel de certificación del preparador asignado y del alcance de los programas VITA/TCE. Complete todas las determinaciones referentes al estado civil para propósitos de la declaración, los dependientes, y las exenciones antes de preparar la declaración.

Preparación de la declaración Después de entrevistar al contribuyente, el preparador certificado en la ley tributaria ingresa la información en el software y prepara la declaración de impuestos.

El Proceso de Revisión de Calidad El Revisor de Calidad asignado al contribuyente debe tener un nivel de certificación igual o superior al nivel necesario para preparar la declaración de impuestos. El sitio debe tener establecido un proceso para asignar las declaraciones de impuesto al Revisor de Calidad apropiado. No se le permite a un voluntario revisar la calidad de una declaración de impuestos que preparó sí mismo. ejemplo Después de preparar la declaración de impuestos del ejemplo anterior, que incluía un HSA, el Revisor de Calidad asignado a este contribuyente también deberá tener certificación en HSA.

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Hay que entrevistar al contribuyente como parte del proceso de Revisar la calidad. En la mayoría de casos, el contribuyente estará presente. Sin embargo, se puede realizar la entrevista mediante un proceso alternativo aprobado, tales como por teléfono u otra tecnología. El último paso de la revisión de calidad es informarle al contribuyente que es responsable de la información contenida en la declaración de impuestos. Hay que aconsejarle al contribuyente que revise la declaración, para asegurar que la información sea correcta y completa.

Resumen • Todos los voluntarios deben aceptar las Normas de Conducta para Voluntarios elaboradas en el Formulario 13615. Antes que el voluntario pueda entrar a trabajar en el sitio, el Maestro/Coordinador del Sitio/Socio deberá verificar su identidad en una identificación con foto; y su nivel de certificación en la ley tributaria del voluntario. • El incumplir las normas puede tener un efecto indeseable en el contribuyente, el sitio, el socio, y los programas VITA/TCE. • Violaciones de las Normas de Conducta para Voluntarios no serán toleradas. Si se descubre una violación, las acciones apropiadas serán tomadas. Se puede llegar a despedir al voluntario, cerrar el sitio, y descontinuar el apoyo financiero del IRS para el socio patrocinador. • Consulte la Publicación 1084, Guía del Coordinador de Sitio para informarse de las acciones que el Coordinador del Sitio debe tomar si se identifica una violación de las Normas de Conducta para Voluntarios. • La ley de protección de voluntarios protege los voluntarios de responsabilidad legal, siempre que sus acciones sean en cumplimiento con las normas. • Los voluntarios y socios que tienen dudas acerca de las normas deben comunicarse con el gestor de relaciones con el cliente del IRS-SPEC.

Resumen del Proceso de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad Para cumplir los Requisitos de Calidad del Sitio VITA/TCE, los voluntarios deben completar cada una de las siguientes acciones durante el proceso de ingreso/entrevista. • Verificar la identidad (con identificación con foto) y la dirección de (el/los) contribuyente(s) y pedir verificación de los números de Seguro Social o de Identificación tributaria de toda persona nombrada en la declaración. • Explicar el proceso de preparación de impuestos, y animarles a los contribuyentes a que hagan preguntas a lo largo de la entrevista. • Completar el Formulario 13614-C, Hoja de Ingreso/Entrevista y Revisión de Calidad. – Verificar que cada pregunta en la sección para el contribuyente haya sido contestada – Anotar en el formulario los cambios y clarificaciones que el contribuyente indica • Entrevistar al contribuyente, haciéndole preguntas necesarias para confirmar que la información indicada en el Formulario 13614-C sea completa y exacta. • Revistar todos los documentos de comprobación que el contribuyente proporcione (Formularios W-2, 1099, recibos de pago, etc.). Si el contribuyente tiene ingresos o gastos que se incluyeron en la declaración, pero que no requieren un documento de comprobación, y de hecho no se mostró ninguno, debe anotar la respuesta verbal en la hoja de ingreso.

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Para cumplir los Requisitos de Calidad del Sitio VITA/TCE, la revisión de calidad requiere que se complete lo siguiente: • Invitar al contribuyente a participar. El contribuyente tiene que estar involucrado durante el proceso de revisión de calidad, ya que el Revisor de Calidad tiene que poderle hacer preguntas adicionales. • Revisar la declaración para confirmar su exactitud, utilizando: – El formulario 13614-C, con todas las secciones completadas – La declaración de impuestos completada, y – Todos los documentos proporcionados por el contribuyente, incluyendo aquellos que se usaron para verificar la identidad, los ingresos, gastos, pagos y el depósito directo. • Informarle al contribuyente que es personalmente responsable de la información contenida en la declaración de impuestos.

Respuestas a los Ejercicios Respuesta 1 A. Sí, la Norma 4, el preparar una declaración fraudulenta intencionalmente. B. El voluntario debe ser despedido y prohibido de trabajar en cualquier sitio VITA/TCE en el futuro, y agregado al registro de voluntarios. C. Los ingresos en efectivo deben ser declarados como ingresos en el Anexo C. Respuesta 2 A. Sí, la Norma 4, el preparar una declaración fraudulenta intencionalmente. Aunque el contribuyente insistió en incluirle al dependiente, Mariana sabía que era incorrecto. B. El voluntario debe ser despedido y prohibido de trabajar en cualquier sitio VITA/TCE en el futuro, y agregado al registro de voluntarios. C. El Voluntario debe informarle a Jorge de los requisitos de elegibilidad para dependientes, con el beneficio de la Publicación 4012, Guía de Recursos para Voluntarios; negarse a preparar la declaración de impuestos; o informarle al Coordinador del Sitio de lo ocurrido. Respuesta 3 A. Sí, la Norma 2, el no aceptar pago ni solicitar donaciones por la preparación de la declaración federal o estatal. Aunque la intención del voluntario era ayudar a Isabel a conseguir su reembolso más rápidamente, mediante el depósito directo en vez del envío por correo, el depositarlo en su propia cuenta bancaria es muy problemático, y podría levantar sospechas de mal uso de un reembolso de impuestos, o ser visto como el recibir pago por la preparación de la declaración. B. El voluntario debe ser recordado que no puede depositar el reembolso de otro contribuyente en su propia cuenta bancaria. Si esto continúa, será despedido y prohibido de volver al sitio. Respuesta 4 A. Sí, la Norma 3, el usar la información aprendida del contribuyente para su beneficio personal. B. Debe ser recordado que no puede usar la información personal del contribuyente (estado civil y número de teléfono) para su propio beneficio.

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Respuesta 5 A. Posiblemente. Aunque Ernesto insiste en usar la base de costo que le indica a Juan, si Juan ha realizado una entrevista completa y profunda, sobre todo en lo que se aplica a las ventas de acciones, se le permite prepararle la declaración. Juan debe recordarle a Ernesto que los contribuyentes firman la declaración bajo pena de perjurio, y que es Ernesto el que es finalmente responsable de la declaración.

Si Ernesto le dice a Juan que las cantidades de base son incorrectas y Juan de todas formas le prepara la declaración, entonces Juan viola la Norma 4, el preparar una declaración falsa intencionalmente.

B. Siempre que Juan no prepare la declaración falsa a sabiendas de que es falsa, no debería pasarle nada. Sin embargo, si Juan sí sabe que la información es falsa, entonces debería ser despedido, prohibido de volver al sitio, y se podría agregarlo al registro de voluntarios. C. Juan pudiera haberse negado de prepararle la declaración a Ernesto. Respuesta 6 A. Sí, la Norma 6. Los voluntarios deben siempre tratar educadamente a la gente en el sitio, y portarse de manera respetuosa y profesional. B. Natán debe ser advertido que berrinches futuros resultarán en su despedida inmediata de ser voluntario. C. Natán debiera de haber respirado profundamente, y luego explicado de manera educada los requisitos del Formulario 8332, con el beneficio de la Publicación 4012. Si la situación todavía no podía resolverse, entonces Natán debía de haber pedido que el contribuyente hablara con la Coordinadora del Sitio cuando ella regresara.

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Examen de las Normas de Conducta para Voluntarios (Ética) Es importante que todo voluntario que aporte su tiempo y servicios al programa de VITA/TCE entienda el papel y las responsabilidades que tendrá como parte del programa. Todos los voluntarios deben: • Recibir el entrenamiento en las Normas de Conducta (éticas) • Cada año, completar el entrenamiento en las Normas de Conducta/Ética, y aprobar el examen de certificación con una calificación del 80% o más • Firmar el Formulario 13615, Acuerdo de las Normas de Conducta para Voluntarios, indicando que ha completado el entrenamiento de éticas, aprobado el examen, y entendido los requisitos de éticas Los requisitos de las Normas de Conducta para Voluntarios son adicionales al proceso de certificación en la ley tributaria (por ejemplo Básico, Avanzado, Militar, o Internacional) para hacerse un voluntario calificado para enseñar la ley tributaria, corregir declaraciones de impuestos, realizar las revisiones de calidad, preparar las declaraciones de impuestos, o contestar preguntas relacionadas con la ley tributaria como un voluntario en los programas VITA/TCE. Cuente con lo que aprende en el entrenamiento y los útiles de referencia para contestar estas preguntas. Usted debe contestar correctamente ocho de las diez preguntas siguientes para aprobar el examen de las Normas de Conducta para Voluntarios.

Preguntas del Examen Instrucciones Con el beneficio de las materias de referencia, conteste las siguientes preguntas. 1. Cuál de los siguientes viola las Normas de Conducta para Voluntarios: a. Intencionalmente preparar una declaración falsa b. Colocar una jarra para propinas/donaciones en la sala de espera del sitio c. Utilizar la información personal del contribuyente para pedirle a salir d. Todos los anteriores 2. Cuáles voluntarios deben completar el entrenamiento y el examen en las Normas de Conducta para Voluntarios a. Los Coordinadores del Sitio/Coordinadores Locales b. Los Revisores de Calidad y los preparadores de declaraciones de impuestos c. Las personas que saludan a los contribuyentes d. Todos los voluntarios de los sitios VITA/TCE

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3. Si un voluntario viola las Normas de Conducta, ¿qué son las consecuencias posibles? a. Despedida de los programas VITA/TCE b. Investigación criminal c. Suspensión de los fondos de subvención de VITA/TCE d. Desactivación del EFIN e. Todas los anteriores d. Deactivation of EFIN e. All of the above 4. Roberto, un preparador voluntario certificado en la ley tributaria le cuenta al contribuyente que no tiene que declarar sus ingresos en efectivo, ya que el IRS nunca los descubrirá. Se completó la declaración sin incluir los ingresos en efectivo. Jacinta, la Revisora de Calidad designada, sencillamente no se da cuenta de la omisión y se imprime, firma y presenta electrónicamente la declaración. ¿Quién ha violado las Normas de Conducta para Voluntarios? a. Roberto, el preparador voluntario certificado en la ley tributaria b. Jacinta, la Revisora de Calidad designada c. Beatriz, la Coordinadora del Sitio d. Nadie ha violado las Normas de Conducta para voluntarios 5. Paolo es un preparador voluntario certificado por el IRS en la ley tributaria, que trabaja en los Programas VITA/TCE. Cuando prepara una declaración para Julieta, Paolo aprende que Julieta no tiene una cuenta bancaria en la que puede recibir el depósito directo de su reembolso. Paolo le ofrece el uso de su cuenta bancaria para recibir el depósito directo, y le dice que le dará el dinero a Julieta cuando sea depositado. ¿Es esta acción aceptable según las normas del programa? a. Sí b. No 6. Alba, una voluntaria certificada trabaja en el puesto de ingreso. Como parte de sus deberes, a ella se le requiere explicarle a los contribuyentes lo que se espera que ellos hagan como parte del proceso de preparación de la declaración. ¿Qué debe decirles Alba? a. Deben completar el Formulario 13614-C antes de que le preparen la declaración b. Que harán una entrevista con el preparador de impuestos, quien le hace preguntas adicionales si son necesarias c. Tienen que participar en una revisión de calidad de la declaración de impuestos hecha por otra persona que no preparó la declaración d. Todos los anteriores

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7. Lo antes posible, los voluntarios deben verificar que el contribuyente tiene los siguientes: a. Identificación con foto b. Los documentos del número de Seguro Social c. Todos los documentos de los ingresos, incluyendo los Formularios W-2, 1099-R, y otros d. Todos los anteriores 8. El contribuyente debe ser advertido de que son responsables de la información contenida en la declaración de impuestos durante el proceso de revisión de calidad. a. Cierto b. Falso 9. Los voluntarios que se niegan a seguir el proceso de ingreso/entrevista están en violación de las Normas de Conducta. a. Cierto b. Falso 10. María, la persona que saluda a los contribuyentes, identifica que la declaración de impuestos del contribuyente requiere una certificación Avanzada en la ley tributaria. Por lo tanto, el preparador de impuestos debe tener una certificación Avanzada, pero el Revisor de Calidad puede tener cualquier nivel de certificación, inclusive el nivel Básico. a. Cierto b. Falso

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Preguntas del Examen Repetido Instrucciones Con el beneficio de las materias de referencia, conteste las siguientes preguntas. 1. ¿Sería una violación de las Normas de Conducta poner una jarra de propinas/ donaciones en la sala de espera de un sitio VITA/TCE? a. Sí b. No 2. Yo soy ahora el voluntario que saluda a los contribuyentes al entrar. No voy a preparar declaraciones de impuestos. No tengo que hacer el examen de las Normas de Conducta para Voluntarios. a. Cierto b. Falso 3. ¿Puede un voluntario ser despedido y prohibido de volver a los programas VITA/ TCE por violar las Normas de Conducta para Voluntarios? a. Sí b. No 4. Un preparador voluntario certificado por el IRS en la ley tributaria le dice a un contribuyente que no es necesario declarar ingresos en efectivo. Se completó la declaración sin incluir los ingresos en efectivo. El Revisor de Calidad designado sencillamente no se dio cuenta de la omisión, y la declaración fue imprimida, firmada, y presentada electrónicamente. ¿Violó el Revisor de Calidad las Normas de Conducta para Voluntarios? a. Sí b. No 5. Magdalena le pide a Violeta, la preparadora certificada en la ley tributaria, depositar su reembolso en la cuenta corriente de Violeta, y que Violeta le dé a ella el dinero cuando lo reciba. Si Violeta asiente, ella ha violado las normas. a. Cierto b. Falso 6. Cada sitio se ve obligado a establecer un proceso para asignarles a los contribuyentes un preparador certificado en la ley tributaria a un nivel igual o superior al nivel necesario para preparar su declaración. a. Cierto b. Falso

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7. ¿Cuál de las próximas afirmaciones es incorrecta? a. Los voluntarios deben confirmar la identidad del contribuyente con su identificación con foto b. Los voluntarios deben verificar el número de Seguro Social y/o ITIN c. Los voluntarios deben revisar todos los documentos necesarios para preparar una declaración exacta d. Los voluntarios no tienen que leer la hoja de ingreso cuando preparan la declaración de impuestos. 8. El proceso de revisión de calidad incluye: a. Asignar un Revisor de Calidad con el nivel apropiado de certificación b. Invitar al contribuyente a participar en la revisión de calidad c. Explicarle al contribuyente que es responsable de la información contenida en la declaración de impuestos d. Todos los anteriores 9. La entrevista con el contribuyente sólo debe hacerse si el sitio no está muy ocupado. a. Cierto b. Falso 10. El explicar el proceso de ingreso/entrevista y revisión de calidad es importante, para que el contribuyente entienda que se espera que él: a. Complete el Formulario 13614-C antes de que le preparen la declaración b. Conteste las preguntas adicionales que el preparador de impuestos le haga durante la entrevista c. Participe en la revisión de calidad de su declaración de impuestos d. Todos los anteriores

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Link & Learn Taxes Link & Learn Taxes es un programa de entrenamiento electrónico, que fue diseñado específicamente para el uso de los voluntarios de VITA/TCE. Es imprescindible que cada voluntario pueda preparar declaraciones completas y exactas, para conservar la credibilidad e integridad del programa. Link & Learn Taxes, como parte del programa de entrenamiento completo para los voluntarios, provee una vía de alcanzar este nivel de alta calidad del servicio. Link & Learn Taxes y el paquete de herramientas técnicas impresas, la Publicación 4480, se complementan para ayudarles a los voluntarios aprender y practicar.

Link & Learn Taxes del 2014 incluye: • Acceso a todos los cursos de VITA/TCE • Identificación fácil de los cursos VITA/TCE, por los iconos asignados a los cursos • A medida que usted progresa en una lección, el contenido para los niveles Básicos, Avanzados, Militares o Internacionales saldrá, dependiendo del nivel de certificación que usted eligió. • Presentaciones de PowerPoint que se pueden acomodar para cuadrar con las necesidades de su clase • La página VITA/TCE Central provee acceso centralizado a los materias de entrenamiento, y los enlaces a las referencias • Un Salón de Práctica • Permite a los voluntarios practicar con una versión anterior del software para la preparación de impuestos provisto por el IRS • Permite a los voluntarios completar problemas del libro de práctica de la Publicación 4491W • Permite a los voluntarios preparar declaraciones conformes a las situaciones ejemplos para el examen/examen repetido.

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FSA (Ayuda auto-facilitada) empodera a los contribuyentes para que preparen su propia declaración de impuestos con la ayuda de un voluntario certificado. Los contribuyentes completan sus propias declaraciones de impuestos, utilizando software diseñado para parecerse a una entrevista suministrada por compañías a la vanguardia de la industria de preparación de impuestos. Los voluntarios ayudan a los contribuyentes al contestar sus preguntas referentes la ley tributaria y el software en sí. El VITA/TCE Virtual emplea el mismo proceso que el VITA/TCE tradicional, excepto que el preparador y/o revisor de calidad y el contribuyente no están juntos en persona. La tecnología, tal como el internet, fax, y video se emplean para conectar el preparador voluntario certificado en la ley tributaria y/o el revisor de calidad con el contribuyente. Si desea más información, comuníquese con el Gestor de relaciones con el cliente del SPEC, para saber si debería empezar un programa de FSA o VITA Virtual en su comunidad. © 2006-2015, CPC Holdings, LLC. All rights reserved.

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Su recurso electrónico para ayuda al voluntario y al contribuyente El Centro de Recursos para Voluntarios (Palabra Clave: Volunteer Resource Center) • • • • • •

Temas importantes para voluntarios y socios Esquina para el Coordinador del Sitio Avisos Tributarios para voluntarios Recursos de entrenamiento para voluntarios Información sobre el EITC para los socios Materiales y productos de alcance a la comunidad referentes al programa e-file

Tax Information for Individuals (Palabra Clave: Individuals) • • • •

1040 Central (las novedades para esta temporada de presentar impuestos) ¿Dónde está mi reembolso? El Asistente EITC – Disponible en inglés y en español Pruebas Tributarias que tiene las respuestas a preguntas frecuentes referentes a los impuestos • Asistente del Impuesto Mínimo Alternativo (AMT por sus siglas en inglés) • Asistente Tributario interactivo (ITA por sus siglas en inglés) ¡y mucho más! Su enlace directo a información tributaria las 24 horas al día, los 7 días a la semana.

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