ATRIBUTOS DEL AUDITOR

1

OBJETIVOS 1. Comprender el propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditoria interna 2. Entender la ubicación de la actividad de auditoria interna dentro de la entidad 3. La importancia de la independencia para la objetividad de los auditores internos

4. Establecer la aptitud, cuidado profesional y desarrollo profesional continuo de los auditores internos

2

2

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Organización: Conjunto de personas, procesos y red de transacciones

3

COMPETENCIA

PROVEEDORES

Equipos Personal Dinero/Activos Financieros Materias Primas

COMPETENCIA

ORGANIZACIÓN

CLIENTES

ESTADO COMPETENCIA

Estrategia Cultura

Marco legal Administración Responsable

4

FUERZAS IMPULSORAS DEL CAMBIO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

TECNOLOGIA

PROVEEDORES

MERCADO

COMPETIDORES

FUERZA DE TRABAJO 5

ENFOQUE FUNCIONAL

6

IMPACTO DEL ENFOQUE FUNCIONAL  COMPRAS Adquisiciones a bajo costo. No se da prioridad a la calidad

 OPERACIÓN

 PROMOCIÓN

 G. HUMANA

 SERVICIO

Máxima Producción al menor costo posible

Maximizar la Promoción No se verifica la capacidad. Todo se puede

Contratación sin incrementar costos Flexibilización

Solución al 99.9% de problemas de usuarios

Todos los departamentos o áreas cumplen con sus objetivos, los gerentes reciben excelentes evaluaciones, las tareas se cumplen de acuerdo a lo establecido…, pero la organización no crece, por el contrario en algunas ocasiones se despilfarran los recursos 7

IMPACTO DEL ENFOQUE FUNCIONAL  COMPRAS

 OPERACIÓN

Baja calidad de insumos. Ahorra recursos pero generan sobrecostos en el proceso

Demasiados Productos que no son apreciados por el cliente. Incremento de Rechazos

 PROMOCIÓN  G. HUMANA Bajos márgenes de ganancia y excesivos Inventarios. Perdida de imagen

Alta rotación, deserción y ausentismo. Bajos perfiles. Desmotivación

 SERVICIO No hay investigación de la causa raíz de los problemas. Incremento en quejas y reclamos

¡ NO HAY VISIÓN INTEGRAL!

8

GENERALIDADES DEL ENFOQUE INTEGRAL

9

CONCEPTO DE SISTEMA

10

AUDITORÍA “Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas objetivamente, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria”

11

CARACTERÍSTICAS 1. Las auditorías deben ser OBJETIVAS, SISTEMÁTICAS E INDEPENDIENTES, produciendo información para que facilitar a la alta dirección la toma de decisiones y poder actuar para mejorar los procesos y sus resultados. 2. Las auditorías deben tener OBJETIVOS y ser AUTORIZADAS. Las auditorías y los programas de auditoría son planificados y dirigidos, usando técnicas y métodos definidos.

3. Las evidencias y conclusiones de la auditoría deben ser RELEVANTES, CONFIABLES Y SUFICIENTES, de manera tal que auditores que trabajan independientemente entre sí lleguen a conclusiones similares que generen valor.

12 12

CARACTERÍSTICAS 4. Los miembros del equipo auditor deben ser COMPETENTES, LIBRES DE PREJUICIOS Y DE CUALQUIER CONFLICTO DE INTERES.

5. La relación entre el equipo auditor, auditado y cliente deber ser de completa CONFIDENCIALIDAD Y DISCRECIÓN 6. La evidencia de la auditoría se fundamenta en un EJERCICIO DE MUESTREO DE LA INFORMACIÓN DISPONIBLE, ya que la auditoría se realiza durante un período de tiempo determinado y por consiguiente no es posible evaluar toda la información.

13 13

CRITERIOS DE AUDITORÍA “Conjunto de políticas, procedimientos, leyes o requisitos utilizados como referencia”

1414

CUÁL ES EL PROPOSITO DE LA AUDITORIA INTERNA?

15

QUE ES LA AUDITORIA

ASEGURAR LA COHERENCIA

16

PARA QUE SE HACE

LO QUE SE HACE

LO QUE SE DEBE HACER

17

CRITERIOS             

ESPECIFICACIONES PLIEGO DE CONDICIONES REGLAMENTOS POLÍTICAS PLAN ESTRÁTEGICO PLANES OPERATIVOS MANUAL NORMAS, LEYES PLAN DE CONTINGENCIA PROCEDIMIENTOS SEGUROS MÉTODOS OPERATIVOS MATRIZ DE PELIGROS Y RIEGOS PROGRAMAS

LO QUE SE DEBE HACER 18 18

METAS

SALIDAS

REALIDAD

PROCESO ENTRADAS

LO QUE SE HACE

RESULTADOS

EL DÍA A DÍA

19 19

OBJETIVO        

MINIMIZAR EL RIESGO MEJORAMIENTO DEL PROCESO SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR CERTIFICACIÓN DISMINUIR REPROCESOS LOGRAR UNA META SATISFACCIÓN DEL CLIENTE CUMPLIR A.N.S.

PARA QUE SE HACE

20 20

CUANDO EL EQUILIBRIO SE ROMPE

MARCO DE REFERENCIA

SITUACION REAL

Diferencias No Conformidades o Riesgos

21

LA AUDITORIA ES UN COMPONENTE DEL GERENCIAMIENTO Cuando el Sistema de Gestión opera de manera eficaz, la administración de la empresa tiene la seguridad de que:  

Se está cumpliendo con los requisitos y la regulación Las políticas y los procedimientos de la organización están claramente definidos y se conocen en la empresa

 

Los procesos están controlados. La compañía ha asignado los recursos adecuados, estos se están aplicando correctamente y la empresa controla su futuro. Están funcionando los planes de continuidad de negocio, los programas de mitigación de riesgos, así como las contingencias o emergencias.



22

LA AUDITORIA ES UN COMPONENTE DEL GERENCIAMIENTO      

AUDITORIA

PLANEACION Toma de decisiones

COMPROBACION Y ACCION CORRECTIVA

Estrategia Procesos Control Riesgos Presupuestos Estructura de gobierno

EJECUCION

• Control y medición Desempeño • No conformidad y acción correctiva y preventiva • Registros

REVISION

   

Documentación Recursos Operación Mantenimiento Operativo

23

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de auditoría NOTA.- Los resultados de la auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades para la mejora.

24 24

EVIDENCIAS DE LA AUDITORÍA

25

25

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

26

26

CLIENTE DE LA AUDITORÍA

“Organización, área o persona que solicita una auditoría”

27 27

AUDITOR Persona con la competencia para realizar una auditoría

28 28

EQUIPO AUDITOR Uno o más auditores que realizan una auditoría, ayudado por expertos técnicos, si es necesario

NOTA: A)

PARA EFECTUAR UNA AUDITORÍA, EL AUDITOR DEBE ESTAR AUTORIZADO PARA ÉSTA EN PARTÍCULAR.

b)

UN AUDITOR DESIGNADO PARA DIRIGIR UNA AUDITORÍA DE CALIDAD, SE LLAMA “AUDITOR PRINCIPAL O JEFE”

c)

EL EQUIPO AUDITOR PUEDE INCLUIR AUDITORES EN FORMACIÓN

29 29

AUDITADO “Organización objeto de una auditoría”

30

30

TIPOS DE AUDITORIA 



Las AUDITORIAS INTERNAS o auditorias de primera parte son realizadas por, o en nombre de, la propia organización. En organizaciones pequeñas la independencia puede demostrarse si el auditor es libre de las responsabilidades por la actividad auditada. Las AUDITORIAS EXTERNAS incluyen las auditorias de segunda y tercera parte: Auditorias de segunda parte son realizadas a nombre de partes que tienen un interés en la organización, como los clientes. Auditorias de tercera parte son realizadas por organizaciones independientes y externas, tales como organismos de certificación o entes de control. 31

TIPOS DE AUDITORIA

 Cuando se auditan conjuntamente mas de un sistema de gestión, se denomina auditoria combinada.  Cuando dos o más organizaciones cooperan a fin de auditar a un solo auditado, se denomina auditoria conjunta.

32

PRINCIPIOS GENERALES DE LA AUDITORÍA 

 

 

La auditoria es una herramienta de administración para examinar y actuar sobre las actividades y riesgos de los procesos. Los programas de auditoria y las auditorias son planeadas y debidamente autorizadas. Se desarrollan utilizando métodos y técnicas establecidas, de manera que asegure la independencia, la objetividad y la generación de valor. El proceso en sí, asegura la completa transparencia. Los resultados son de completa confidencialidad.

ISO 1901133

QUE INVOLUCRA UNA AUDITORIA Independiente de los objetivos, la mayoría de los programas de auditoria tienen unos elementos comunes. Todo programa contempla:

     

Un equipo de auditores. Una evaluación de campo. La búsqueda de información por muestreo. El análisis de la información recolectada. El grado acerca del desempeño del sistema de gestión. Un informe sobre los hallazgos de la auditoria.

34

ETAPAS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA 

PROGRAMA DE AUDITORÍA



PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA



EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA



INFORME DE AUDITORÍA



PLAN DE ACCIONES



SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES

35

35

ETAPAS DE LA AUDITORIA Preparación

“In Situ”

Informe

INICIO

REUNION DE APERTURA

ELABORAR Y ENTREGAR INFORME

REVISION DE DOCUMENTOS

TRABAJO DE CAMPO

PLANES DE ACCIÓN

PLAN DE AUDITORIA

REUNION DE CIERRE

EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

36

INICIO DE LA AUDITORIA

PROGRAMA DE AUDITORIA 

Establecimiento de los Riesgos



Definición de los Objetivos del Programa de Auditorias



Definición de las Actividades del Programa de Auditorias



Implementación del Programa de Auditorias



Seguimiento al Programa de Auditorias



Revisión y Mejora del Programa de Auditorias

37

37

FACTORES CLAVE PROVEEDOR

ORGANIZACIÓN

Personal

A

Medidas

CLIENTE

Entorno

B

E

F

C

D

Proceso

PRODUCTO

ENTRADAS

Materiales

Entrada

Equipos

Transformación

38

Métodos

Salida

38

FACTORES DE ÉXITO DETERMINAN PRODUCTIVIDAD



Planificación adecuada a los resultados esperados (especificados con participación del cliente y teniendo en cuenta los riesgos operacionales)



Instalaciones y equipos necesarios (Infraestructura adecuada)



Materiales e Insumos seleccionados (selección y relación gana - gana con proveedores)



Técnicas y métodos actualizados

AFECTAN PRODUCTIVIDAD

(que garanticen eficacia y eficiencia operacional)



Personal Competente y Calificado (su formación y compromiso son claves)



Ambiente de trabajo adecuado (liderazgo, motivación y comunicación, además de aspectos físicos)

39

39

INICIO DE LA AUDITORIA

SELECCION DEL EQUIPO AUDITOR •

La independencia del equipo auditor

•

La capacidad de los miembros del equipo auditor para trabajar juntos, y lograr la combinación de conocimiento, capacidades y atributos personales que se necesitan para desarrollar la auditoria.

•

El conocimiento técnico de la auditoria y la comprensión de las características particulares del proceso auditado

40

PROGRAMA DE AUDITORÍA COSTOS MÍNIMOS

MÁXIMOS BENEFICIOS 41 41

PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO

PROCESO DE SOCIALIZACIÓN Y CAMBIO EN LA CULTURA

HERRAMIENTAS Y TECNICAS SISTEMICAS PARA EL ANÁLISIS DEL RIESGO

CONOCIEMIENTO EN LA GESTIÓN DEL RIESGO

RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN DEL RIESGO

4

42

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA      

  

 

43

43

METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS POR PROCESOS • OBJETIVO • ALCANCE • SIPOC • INDICADORES • ESTRUCTURA • RIESGOS

PLANES DE TRABAJO PROCEDIMIENTOS FUNCIONES PLAN DE CONTINUIDAD SISTEMA DE CONTROL AUDITORIAS ANTERIORES AUTOCONTROL INSPECCIONES

ANALISIS DE RIESGOS Y VULNERABILIDAD

44

PRUEBAS DE MAYOR EXTENSION

CONOCIMIENTO DEL PROCESO

CARACTERIZACIÓN CUMPLIMIENTO

FUNCIONALES

INFORME

EVALUACIÓN

44

REVISION DE LA DOCUMENTACION IDENTIFICAR NECESIDADES Y REQUISITOS LEGALES 

IDENTIFICAR LOS PROCESOS



  



ENTENDER LOS PROCESOS

    

ENTENDER LA GESTION DE LOS PROCESOS  

CICLO DE PRODUCTO/SERVICIO INTERRELACIONES GRUPOS DE INTERES RECURSOS CONTROLES OBJETIVOS DE LOS PROCESOS PRODUCTOS/SERVICIOS ASPECTOS GENERALES RIESGOS PLANES CONTROLES EN LAS:  Operaciones  Entradas/Salidas del proceso DOCUMENTOS REGISTOS 45

LISTAS DE CHEQUEO

46

46

CRITERIOS



PARA

ELABORAR EL



SOPORTE DE



AUDITORIA:



ES UNA HERRAMIENTA PARA RELACIONAR LOS RESULTADOS Y AYUDAR A HACER UNA SÍNTESIS SU CONTENIDO DEPENDE DE LA SITUACIÓN A EVALUAR AYUDA A PREPARAR LA ENTREVISTA PERMITE ESTRUCTURAR LA AUDITORIA

47

47

ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO     

Áreas/Procesos que serán auditadas de acuerdo con el alcance establecido de la auditoria. Puntos específicos y temas a evaluar. Para cada tema a evaluar revisar la regulación o normas existentes e identificar los requisitos que se deben evaluar. Determinar las técnicas de auditoria para recoger la información. El tipo de lista de chequeo depende de la auditoria y las competencias de los auditores. Pueden ser:   

un resumen de temas, una guía detallada, un cuestionario. 48

Las preguntas deben:  buscar información relevante  no sugerir las respuestas  no contener frases emotivas o deducciones

49

49

TÉCNICA PARA HACER PREGUNTAS Preguntas abiertas y neutras A/N

Preguntas cerradas y neutras C/N

Preguntas abiertas y condicionadas A / CD

Preguntas cerradas y condicionadas C / CD

50

50

LOS SIETE SABIOS       

¿DÓNDE? ¿QUÉ? ¿CUÁNDO? ¿CUÁNTO (S)? ¿QUIÉN (ES)? ¿CÓMO? ¿CUÁL (ES)?

51 51

LOS SIETE SABIOS, más las PREPOSICIONES A ANTE BAJO CABE CON CONTRA

DE DESDE EN ENTRE HACIA HASTA

PARA POR SEGÚN SIN SOBRE TRAS

Nos permite hacer hasta 99 preguntas de tipo abiertas 52 52

PREGUNTAS ABIERTAS Y NEUTRAS      

Obtienen información amplia. Permiten obtener un panorama completo Hacen hablar. Permiten aclarar temas Inician la etapa de contacto. Permiten profundizar en la información.



Desventajas: 

 

si se usan muy frecuentemente pueden dilatar la entrevista consumen bastante tiempo El auditado se puede ir por las ramas 53 53

PREGUNTAS CERRADAS Y NEUTRAS      

Obtienen información concreta. Permiten centrar los temas Verifican datos. Verifican interpretación Obtienen compromisos. Permite resumir



Desventajas:

 

si se usan muy frecuentemente pueden quedarse en la superficie consumen poco tiempo 54 54

PREGUNTAS CERRADAS Y CONDICIONADAS  Preguntas Cerradas - respuestas:

Si/No

 Preguntas Condicionadas - respuestas: Con pocas palabras

 Diseñadas para obtener información:

muy específica

 Útiles para obtener compromisos  Desventajas: • •

no brindan mucha información si se usan muy frecuentemente puede dar la impresión de que se está haciendo un examen

55

PREGUNTAS ACLARATORIAS  Intentan clarificar, obtener información completa y

prevenir malos entendidos  Permiten obtener un resumen completo.  Desventajas: 

si se usan muy frecuentemente pueden dar la impresión de que no se está poniendo atención

 

consumen bastante tiempo si no está preparado para escuchar atentamente, no haga la pregunta

56

57

REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

1. 2.

3. 4. 5.

Reunión de Apertura Desarrollo de la Auditoría  

Entrevistas operativas Entrevistas con el cliente del proceso

 

Entrevistas con el líder del proceso Visita a las áreas de trabajo

Balance y Redacción de los Hallazgos Presentación y Aceptación de los Hallazgos Reunión de Cierre

58

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA



















 

 

59

OBSERVACIÓN Observación de las áreas/instalaciones       

Unidades de proceso Fuentes de emisión Puntos de descarga Áreas de almacenamiento Áreas de mantenimiento Mobiliario de las oficinas Estado de los activos

60

COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN

IDEAS

ACTITUDES

61

Las relaciones entre los auditores y los auditados son críticas para el éxito de la auditoria

62

Uso del tiempo y del espacio

Lenguaje no Formal Lenguaje Formal

63

Los % de la comunicación La palabra

7%

Tono de voz

38%

El lenguaje corporal

55%

64

64

POR LO TANTO 1. Escuche activamente.

2. No interrumpa 3. No plantee más de una pregunta a la vez 4. No haga preguntas largas y demasiado complicadas

5. Verifique que entiende y que lo entienden 6. Haga resúmenes parciales de la información que recibe

65

65

LA MUESTRA Una parte de una unidad o entidad, o información seleccionada para representar un grupo completo.

La muestra representa una parte de la población de registros, documentos, equipos o empleados que serán evaluados. Se aplican técnicas de muestreo ya que la mayoría de las auditorias intentan ser revisiones objetivas y sistemáticas, mas que intensivas y generalmente tienen limitaciones de tiempo y de recursos. Consecuentemente, las muestras revisadas durante una auditoria constituyen la base para determinar el cumplimiento.

66

COMO SELECCIONAR LAS MUESTRAS 

NO PIDA DOCUMENTOS TÍPICOS, LE DARÁN LO MEJOR



SOLICITE UNA LISTA, ÍNDICE O REGISTRO



SOLICITE VER ARCHIVOS Y SELECCIONE DE LA MITAD, HACIA ADELANTE Y HACIA ATRÁS.



SELECCIONE ACTIVIDADES.



SI ENCUENTRA UNA DESVIACIÓN, TOME OTRAS MUESTRAS, PARA COMPROBAR SI ES ALGO REITERATIVO

MUESTRAS

DE

DIFERENTES

67

67

Siempre tome Notas  Explique al auditado la necesidad de tomar notas

 Haga sus notas: Completas  Exactas  Precisas  Legibles 

68

68

REPORTE DE LOS HALLAZGOS 69

69

Aspectos a tener en cuenta:



Observar de manera proactiva.



Los hallazgos presentan oportunidades de mejoramiento dentro del sistema de gestión de calidad.

70

ASPECTOS A TENER EN CUENTA  Sea precavido, no sea demasiado concluyente!  No juzgue con base en las apariencias  Este seguro de tener la evidencia completa!  En caso de duda , investigue!  Identifique las pistas para investigaciones adicionales 71

71

NO CONFORMIDAD “No cumplimiento de un requisito”

72

REDACCIÓN DE LOS HALLAZGOS 

DEBEN SER CLAROS, CONCISOS Y LIBRE DE AMBIGUEDADES.



DEBE REFLEJAR LA SITUACIÓN OBSERVADA.



NO DEBE REFLEJAR OPINIONES O JUICIOS PERSONALES.



NO SE DEBE MANIFESTAR COMO UNA ORDEN.



DEBER HACER REFERENCIA AL REQUISISTO (PROCEDIMIENTO, GUÍA, REQUERIMIENTO LEGAL Y NUMERAL DE LA NORMA QUE SE ESTA INCUMPLIENDO).



DEBEN TENER UNA CONCLUSIÓN



Y DEBE SER ACEPTADA POR EL AUDITADO Y EL JEFE DEL ÁREA AUDITADA

73

73

REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Es conveniente que contengan estos elementos:

 LA DESCRIPCIÓN

Describe el hallazgo. lo encontró el equipo auditor.

que

 LA REFERENCIA

El criterio de la auditoria que se esta incumpliendo, el que más genere valor.

 LA EVIDENCIA

Lo que demuestra los hallazgos encontrados.

774

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGOS Debe responder al mayor número de interrogantes:

Dónde?,  Qué?,  Quién?,  Cuándo?,  Cómo?,  Cuál?  Cuanto?. 

75

ELABORACIÓN DEL INFORME

76 76

Es un documento escrito que tiene el propósito de dar a conocer algo: 

presenta hechos y datos obtenidos y elaborados,



análisis e interpretación de los hallazgos



indica los procedimientos utilizados y



las conclusiones de la auditoría.

El Informe de Auditoria, reviste gran Importancia, porque suministra a la alta dirección, información sustancial sobre sus procesos y como contribuyen al cumplimiento de las metas y objetivos planificados.

77 77

GUÍAS PARA ELABORAR INFORMES ESCRITOS  Tenga en cuenta a quien va dirigido.

 Céntrese en la necesidad de información.  Sea conciso y completo.  Sea objetivo.

 Tenga en cuenta el estilo

78 78

ELABORACIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA El informe de la auditoría es su producto final, por lo tanto debe reunir ciertas características para que cumpla su cometido: Deben ser verificables. Las inferencias se presentan de un modo compresible y lógico. Los juicios son tan claros y compresibles como sea posible. Resumen de los hallazgos.

79 79

CONTENIDO DEL INFORME DE LA AUDITORÍA 

ALCANCE Y EL OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

 

FECHA DE LA AUDITORÍA

 

LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONSULTADOS

 

PUNTOS FUERTES DE LA ACTIVIDAD AUDITADA

 

ASPECTOS ELEVANTES A TENER EN CUENTA (ORIENTACIONES)



CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR.

EQUIPO AUDITOR

EL REPORTE DE LOS HALLAZGOS

RESUMEN DEL PROCESO DE AUDITORÍA.

GRADO EN QUE SE LOGRAN LOS OBJETIVOS DEFINIDOS

80 80

COMPETENCIAS

AUDITORES INTERNOS 81

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Características Profesionales

Características Técnicas Atributos Éticos

Atributos Personales

82

CALIFICACIONES DE LOS AUDITORES  Educación  Experiencia  Entrenamiento

 Experiencia en Auditoría  Independencia

 Competencia General y específica  Atributos personales

83

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES La competencia del auditor se basa en la demostración de: •

•

Atributos personales Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades en:  

  

Sistemas de gestión, Principios, procedimientos y técnicas de auditoria, Documentos de referencia y del sistema de gestión, Situaciones de la organización para permitir al auditor entender el contexto de sus operaciones, Legislación aplicable, reglamentos y otros requisitos relevantes

Las competencias de los auditores deben ser evaluadas. Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continúo desarrollo profesional y de la participación regular en auditorias. La confiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de los auditores. 84

CALIFICACIÓN DE AUDITORES La calificación que un auditor necesita dependerá de: 1.

El rol del auditor dentro del equipo de auditoría.

2.

Objetivos y alcance de la auditoría.

3.

Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización y de su sistema de gestión.

4.

Requisitos de certificación.

85

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Un auditor debe ser capaz de: •

• •

•

Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoria; Planificar y organizar el trabajo eficazmente; Llevar a cabo la auditoria de manera oportuna; Establecer prioridades y centrarse en asuntos de importancia;

•

Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, incluyendo registros y datos;

•

Verificar la exactitud de la información recopilada; Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente en cantidad y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria;

• •

Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoria;

86

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Un auditor debe ser capaz de: •

•

Comprender los riesgos del sistema de gestión; Entender la interacción entre los componentes del sistema de gestión;

•

Entender los modelos normativos de los sistemas de gestión, los procesos, procedimientos u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoria;

•

Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;

•

Aplicar los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditorias;

•

Conocer los sistemas de información y tecnología para la gestión, autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros.

87

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Un auditor debe ser capaz de: •

Registrar las actividades de la auditoria mediante el uso de los documentos de trabajo;

•

Preparar los informes de auditoria que sean claros, concisos y objetivos;

•

Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información;

•

Comunicar eficazmente, a través de habilidades personales y técnicas o con el apoyo de un experto competente.

88

ATRIBUTOS PERSONALES

89

89

FORMACION Y EVALUACION DE AUDITORES El proceso de evaluación de auditores comprende fundamentales: • • • •

cuatro pasos

Identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para cumplir las necesidades del programa de auditoria; Establecer controles de formación académica, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditorias; Seleccionar el método de evaluación apropiado; Completar la evaluación mediante la comparación de los resultados con los esquemas de control establecidos.

90

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA DE LOS AUDITORES



Desarrollo profesional continuo: para el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y atributos personales.



Mantenimiento de la capacidad auditora: a través de la continua participación en auditorias de sistemas de gestión.



Evaluación del auditor: para identificar las necesidades de formación y de mejora de otras habilidades.

91

PROCESO DE EVALUACIÓN Paso 1

Paso 2 Paso 3 Paso 4

Identificar los atributos personales, los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoria Establecer los criterios de evaluación Seleccionar los métodos de evaluación apropiados Realizar la evaluación

El último paso de la evaluación es comparar la información recopilada de la persona frente a los criterios establecidos en el paso 2. Cuando un auditor no cumpla los criterios se requiere formación, experiencia laboral y/o experiencia en auditorias adicionales, después de lo cual deberá realizarse una nueva evaluación para establecer de que se ha cumplido con los criterios.

92

MÉTODOS DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

OBJETIVOS

EJEMPLOS

Verificar los antecedentes del auditor

Análisis de los registros de educación, de formación, laborales y de experiencia en auditorías

Retroalimentación positiva y negativa

Proporcionar información sobre cómo se percibe el desempeño del auditor

Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluación del desempeño, evaluación entre pares

Entrevista

Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los conocimientos, y para obtener información adicional

Entrevistas personales y telefónicas

Observación

Evaluar los atributos personales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades

Actuación, testificación de auditorías, desempeño en el trabajo

Evaluar las cualidades personales, los conocimientos y habilidades, y su aplicación

Exámenes orales y escritos, exámenes psicotécnicos

Proporcionar información cuando la observación directa no puede ser posible o apropiada

Revisión del informe de la auditoría y discusión con el cliente de la auditoría, el auditado, colegas y con el auditor

Revisión de los registros

Examen Revisión después de la auditoría

93

EJEMPLO DE LA ESTRUCTURA DE EVALUACIÓN EN UN PROGRAMA INTERNO DE AUDITORÍAS AREAS DE COMPETENCIA Principios, procedimientos y técnicas de auditoria

ATRIBUTOS, CONOCIMIENTOS y HÁBILIDADES Aptitud para llevar a cabo una auditoría de acuerdo con los procedimientos internos, comunicándose asertivamente con compañeros del lugar de trabajo.

CRTITERIOS DE EVALUACIÓN Haber completado el curso de formación de auditor interno Haber realizado tres auditorias como miembro de un equipo auditor interno.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN Revisión de los registros de formación Observación Evaluación entre partes

Documentos del sistema de gestión y documentos de referencia

Aptitud para aplicar las partes pertinentes del sistema de gestión, los procedimientos y marco legal relacionados

Haber leído y entendido los procedimientos y marco legal del sistema de gestión pertinentes a los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría

Situaciones de la organización

Aptitud para operar de forma eficaz dentro de la cultura de la organización, así como entendimiento de la estructura de la organización.

Haber trabajado para la organización al menos durante un año en tareas de supervisión

Revisión de los registros laborales

Aptitud para identificar y entender la aplicación de la leyes y reglamentos pertinentes relativos a los procesos, productos y servicios.

Haber completado un curso de formación sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos que van a auditarse.

Revisión de los registros de Formación

Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables

Revisión de los registros de formación Examen Entrevista

94

MONITOREO Y REVISION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA En el monitoreo se utilizan indicadores de desempeño tales como: • • •

Desempeño del auditor y del equipo de auditoria; Cumplimiento del programa Retroalimentación del cliente de la auditoria, el auditado y los auditores.

La revisión debe ser realizada, teniendo en consideración aspectos como: • •

• •

• •

Resultados del monitoreo; Los procedimientos y la eficacia del programa de auditoria; Conformidad con los requisitos; Requisitos desarrollados y expectativas de los grupos interesados; Los registros de auditoria; Prácticas nuevas o alternativas. 95



SEA OBJETIVO Y RACIONAL EN TODAS SUS ACTUACIONES. APLIQUE SIEMPRE PRINCIPIOS ÉTICOS Y MORALES; EN SU COMPORTAMIENTO Y EN SU DESEMPEÑO PROFESIONAL.



SEA DISCRETO Y MANTENGA LA CONFIANZA EN LA INFORMACIÓN OBTENIDA.



CUMPLA ESTRICTAMENTE LAS NORMAS Y REGLAMENTARIAS DE LA ORGANIZACIÓN AUDITADA



LA AUDITORÍA NO SE REALIZA EN EL ESCRITORIO DEL GERENTE O EN LA SALA DE CONFERENCIAS. EVALÚE CON OBJETIVIDAD EN EL SITIO DE LOS ACONTECIMIENTOS.



MANTENGA SIEMPRE EL CONTROL DE LA AUDITORÍA Y COMPRUEBE TODAS LAS INFORMACIONES PERSONALMENTE. CÍÑASE A LOS PARÁMETROS PREESTABLECIDOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA MISMA.

DISPOSICIONES

96



PERMITA QUE SU INTERLOCUTOR SE EXPRESE. RECUERDE QUE LA CORTESÍA NO ESTÁ DEMÁS Y SIEMPRE ES EL MEJOR CAMINO.



CONCÉNTRESE. EVITE QUE SUS PENSAMIENTOS VAGUEN Y QUE SU ATENCIÓN SE DESVÍE. NO SE CONSIDERE DEMASIADO BUENO COMO PARA NO APRENDER DE LOS DEMÁS. RECUERDE QUE CADA AUDITORÍA ES UNA EXPERIENCIA NUEVA.

 

ASEGÚRESE DE CONOCER PLENAMENTE LOS HECHOS Y DE OBTENER EVIDENCIAS OBJETIVAS DE LOS ASPECTOS AUDITADOS, ANTES DE EMITIR CUALQUIER JUICIO.



EXPONGA LOS HECHOS AJUSTÁNDOSE A LA REALIDAD SIN HERIR SUSCEPTIBILIDADES O CREAR CONFLICTOS.

97