ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD COMITÉ DE AUDITORÍA DEL CONSEJO EJECUTIVO Punto 4.1 del orden del día provisional

EBAC9/3 4 de diciembre de 2003

Informe del Auditor Interno INTRODUCCIÓN 1. A continuación se presentan, para información del Comité de Auditoría del Consejo Ejecutivo, los resultados de la auditoría inicial correspondiente al año 2003 y la estructura general del plan de trabajo de la Oficina de Auditoría Interna y Supervisión para el año 2004. 2. La Oficina desempeña una actividad independiente y objetiva de garantía y asesoramiento destinada a añadir valor a las operaciones de la Organización y mejorarlas. Mediante la aplicación de un enfoque sistemático y disciplinado, ayuda a la Organización a cumplir sus objetivos evaluando y mejorando la eficacia de los procedimientos de gestión de riesgos, control y gobernanza. 3. La Oficina se ocupa de evaluar si el entramado de procedimientos de gestión de riesgos, control y gobernanza ideado y aplicado por la administración de la Organización es idóneo y si funciona de manera tal que a) se descubren los riesgos y se toman medidas al respecto; b) la información financiera, administrativa y operacional es precisa, fiable y oportuna; c) la actuación del personal es conforme a las políticas, las normas, los procedimientos y la legislación y reglamentación aplicables; d) los recursos se obtienen de manera económica, se utilizan con eficiencia y se protegen adecuadamente; e) se cumplen los programas, los planes y los objetivos; y f) el procedimiento de control de la Organización promueve la mejora constante. 4. La Oficina lleva a cabo su labor de conformidad con el Código de Ética y las Normas para la práctica profesional de auditoría interna revisadas, establecidos por el Instituto de Auditores Internos. Esas directrices fueron adoptadas en la 33ª reunión de los representantes de los servicios de auditoría interna de las organizaciones de las Naciones Unidas y las instituciones financieras multilaterales para su uso por las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.

I.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INICIAL DE 2003

5. Los principales resultados de la auditoría realizada por la Oficina acerca de los nueve primeros meses del año en curso se describen a continuación, siguiendo las grandes categorías de temas establecidas en el plan de trabajo del auditor interno para el año 2003.1 Los distintos temas se abordan pormenorizadamente en informes de auditoría individuales, que se han ido distribuyendo a su debido tiempo. Aunque los aspectos analizados a continuación se observaron en el transcurso de las labores de auditoría realizadas en oficinas concretas, algunos de ellos pueden interesar a toda la Organización. 1

Documento EBAC7/4.

EBAC9/3

Auditorías en la Sede 6. Departamento de Salud Mental y Toxicomanías. La conclusión de la auditoría fue que los controles del Departamento eran suficientes para asegurar una expectativa de éxito razonable en lo que atañía al cumplimiento de sus objetivos. Con todo, un perfeccionamiento de la política y los procedimientos de gestión podría mejorar el papel desempeñado por el Departamento en la puesta en práctica de las actividades de país. Por otro lado, debía existir una vinculación clara entre los objetivos del Departamento y las actividades previstas en el plan de trabajo, y era necesario atraer recursos financieros para apoyar y ampliar las actividades. 7. Tecnología de la información en la Secretaría del ONUSIDA (Ginebra). La auditoría confirmó que existía en el ONUSIDA un entorno de control satisfactorio de la tecnología de la información, teniendo en cuenta la naturaleza y envergadura de las operaciones. No obstante, una mayor participación de funcionarios de alto nivel combinada con un sistema más adecuado de facilitación de la información requerida para la adopción de decisiones contribuiría a asegurar que las estrategias en materia de tecnología de la información se correspondieran con las prioridades en esa esfera. 8. Acuerdo sobre Servicios Administrativos entre la OMS y el Fondo Mundial de Lucha contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria. En el marco de la auditoría, se examinó el tema de la prestación de servicios administrativos por la OMS al Fondo Mundial con arreglo a lo estipulado en el acuerdo sobre servicios administrativos. A juicio de algunos, dicho acuerdo tiene efectos restrictivos que limitan la eficacia y eficiencia del Fondo Mundial. Al mismo tiempo, la OMS está expuesta a que se le reproche que no lleva a cabo la supervisión necesaria para garantizar que el Fondo Mundial cumpla las normas y procedimientos de la Organización. Por consiguiente, con miras a mitigar esas repercusiones negativas, hay que adoptar las medidas necesarias para que la OMS sea vista como una entidad facilitadora y al mismo tiempo como una institución responsable y transparente.

Auditorías de las oficinas regionales y de país 9. Oficina Regional para Asia Sudoriental. Los resultados de la auditoría, que se centró en las cuestiones relativas a la contratación de servicios y los subsidios y pagos para gastos locales, indicaron que, en general, la Oficina Regional había aplicado procedimientos de control para mitigar la mayoría de los riesgos inherentes. No obstante, era necesario gestionar mejor los riesgos vinculados al desempeño de los contratistas, la fijación de precios y la gestión responsable, así como asegurar la debida protección contra los pagos fraudulentos y reforzar la supervisión de los subsidios para gastos locales. 10. Programa Africano de Lucha contra la Oncocercosis. La auditoría puso de manifiesto riesgos residuales imputables a la falta de controles adecuados en determinados ámbitos. Más concretamente, se detectaron deficiencias en materia de control en esferas como la contabilidad y presentación de informes a nivel interno, la financiación de proyectos y las transferencias de efectivo, la presentación y verificación de las cuentas de adelantos, el equipo no fungible y las comunicaciones internas. También era preciso examinar con mayor detenimiento las repercusiones en el Programa y las tasas de ejecución notificadas. 11. Oficina Regional para Europa, División de Apoyo Técnico - 2, Centro Europeo para el Medio Ambiente y la Salud. Los resultados de la auditoría revelaron que el concepto de funcionamiento empleado en relación con el Centro Europeo para el Medio Ambiente y la Salud, que destacaba por su dispersión geográfica, era innovador. No obstante, el proceso de gestión seguido para aplicar ese concepto no era claro y comprometía la consecución de los objetivos de la Oficina Regional. Era necesario elaborar una estrategia para reducir los riesgos teniendo presentes factores como los criterios empleados, la ubicación, las sinergias y los puntos fuertes, la política de salida, el mecanismo opera2

EBAC9/3

cional y los gastos generales, con miras a racionalizar las operaciones en curso, así como para establecer oficinas dispersas en el futuro. También era preciso revisar sistemáticamente la dirección y el estado de los programas de trabajo ejecutados por las distintas oficinas para asegurar que se ajustaran a las prioridades regionales. 12. Oficina Regional para África. Un examen horizontal del modo en que la Región gestiona los riesgos relacionados con el ciclo de gastos reveló que existían algunas deficiencias básicas que hacían que existiera un riesgo financiero para la Organización. Con frecuencia se iniciaban actividades que implicaban transacciones financieras sin respetar los controles o los procedimientos de autorización establecidos, los cuales, por otra parte, podían ser a veces inadecuados o inexistentes. Seguidamente, esas transacciones eran aprobadas, pagadas y contabilizadas, sin rectificación, con arreglo a un proceso que no funcionaba con eficacia desde el punto de vista del control. Llamaba especialmente la atención que las facultades en materia de aprobación de gastos hubieran sido delegadas en los directores de división y los Representantes de la OMS, pero que a menudo algunos de ellos no aplicaran los controles pertinentes y no se les pidiera cuentas de las discrepancias que se observaban en las transacciones aprobadas. 13. Supervisión. La Oficina ha tenido un volumen de actividad superior a lo normal en lo referente a la investigación de fraudes a nivel de los países. Durante los primeros nueve meses de 2003, aproximadamente un 25% de todo el personal con que cuenta la Oficina se ha dedicado a esta cuestión. El actual estado de cosas se ve agravado por el control deficiente de una situación en la que están en juego grandes cantidades de efectivo y hay una intensa actividad programática. Dada la naturaleza de la labor de supervisión, y para evitar que se menoscabe de alguna manera la utilización final de la información relativa a los resultados de las investigaciones, ésta es de carácter confidencial y está sujeta a la aplicación del procedimiento reglamentario. Cabe destacar, no obstante, varios problemas que se han observado: •

Los controles deficientes sobre las compras o la falta de ellos permitieron que el personal cometiera grandes fraudes.

•

El examen de la contabilidad de caja de las oficinas de país efectuado en la Oficina Regional no reveló transacciones irregulares.

•

Debido a la negligencia a la hora de aplicar los procedimientos de gestión de caja, se registraron casos de sustracción de dinero de las cajas fuertes.

•

En todos los casos examinados se observó en particular la falta de un entorno idóneo de control dentro de la Oficina.

•

El control de supervisión no siempre era ejercido por los funcionarios competentes.

•

Es preciso que la Organización instaure una cultura de aplicación de medidas disciplinarias para las faltas cometidas por los miembros del personal.

Aplicación 14. En general, las recomendaciones de la Oficina de Auditoría Interna se aplican oportunamente y las auditorías se concluyen en un plazo razonable. No obstante, por lo que respecta a varios informes, algunos de los cuales han permanecido abiertos durante varios años, no se ha recibido ninguna respuesta ni ningún plan de aplicación. Dado que las ulteriores solicitudes de información no siempre han sido contestadas, no está claro qué se prevé hacer en cada caso. Aunque es posible que en algunos 3

EBAC9/3

casos los acontecimientos se adelantaran a las recomendaciones de auditoría, en otros éstas conservan su validez. Se presentará a la 57ª Asamblea Mundial de la Salud otro informe sobre este particular.

II.

PLAN DE TRABAJO GENERAL DE AUDITORÍA PARA 2004

15. A nivel organizativo, el universo de auditoría abarca unidades independientes e incluye los programas, servicios y funciones de la sede de la OMS; las oficinas regionales; las oficinas de los Representantes de la OMS y las oficinas de enlace; las secretarías del ONUSIDA, el Centro Internacional de Cálculos Electrónicos y el Fondo Mundial de Lucha contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria; el Programa Africano de Lucha contra la Oncocercosis; y el CIIC. 16. Siguiendo la estructura del universo de auditoría, cada año se lleva a cabo una evaluación de riesgos para comprobar si las prioridades de la Oficina corresponden a los riesgos y los objetivos de la Organización. Al mismo tiempo, se actualiza el perfil del riesgo de fraude. Los resultados de esas evaluaciones, que incluyen asimismo aportaciones de directivos superiores, sirven para la asignación concreta de los recursos disponibles. El plan de trabajo detallado definitivo se somete a la consideración del Director General. 17. El plan de trabajo para 2004 se basa en la hipótesis de que todos los puestos estarán ocupados a lo largo del año. La plantilla, que a finales de 2003 se reforzó con un puesto adicional, está compuesta en estos momentos por siete puestos profesionales de auditor. Se han asignado fondos suficientes para viajes y otros gastos. Los resultados de la evaluación de riesgos determinan las prioridades de la Oficina. No obstante, este trabajo sólo puede absorberse en función del personal disponible. Además, las situaciones irregulares de alto riesgo que se producen esporádicamente también pueden desviar, por necesidad, recursos humanos de las prioridades determinadas. 18. En la evaluación anual de riesgos se señala siempre que la Oficina debe repartir su trabajo de un modo más o menos equilibrado entre la Sede, las oficinas regionales y las oficinas de país. Hace falta cierta flexibilidad, y podrá interrumpirse o aplazarse una tarea programada para responder a cambios de situación. El plan resumido que figura a continuación se presenta con arreglo a los epígrafes funcionales y orgánicos del universo de auditoría. 19. Programas, servicios y funciones de la Sede. Cada vez se hará mayor hincapié en la evaluación de los resultados de los programas técnicos. En general, el grueso de los trabajos se centra en los avances logrados en la consecución de los resultados previstos. También se abordarán las funciones financieras y administrativas, que están más claramente definidas, y se tratará de evaluar la observancia de los controles establecidos. Todas las actividades financieras planificadas serán estrechamente coordinadas con el Comisario de Cuentas para evitar la duplicación innecesaria de esfuerzos. Por último se realizará, además de los trabajos previstos con respecto a los sistemas existentes, una auditoría de riesgos de los sistemas de información nuevos o modificados. 20. Oficinas regionales. En general, el alcance de las auditorías de las oficinas regionales está determinado por el nivel de riesgo existente en las funciones de planificación, ejecución administrativas y contables y el papel desempeñado por cada oficina regional como centro de gestión responsable de las oficinas de país. Se procurará garantizar la identificación y limitación previas de los riesgos inherentes al logro de los objetivos establecidos. Además, se examinarán las operaciones de cada oficina regional en el contexto de la evaluación de la estructura de control interno de su programa de trabajo. Debido a las diferencias en cuanto a operaciones y riesgos específicos, las auditorías de las oficinas regionales no sólo tienen suma prioridad, sino que están adaptadas a las circunstancias concretas de cada lugar. 4

EBAC9/3

21. Oficinas de los Representantes de la OMS. La Oficina sigue examinando las oficinas de los países teniendo en cuenta su importancia para la colaboración entre la OMS y los Estados Miembros. Las tareas se adaptan en función de las diferencias de riesgo entre los distintos tipos de oficinas y operaciones. La finalidad primordial de las auditorías será evaluar si se han cumplido los objetivos previstos en el plan de acción. El trabajo en esta esfera conlleva un examen de todos los aspectos de las actividades de las oficinas y abarca cuestiones relacionadas con la ejecución de programas, el proceso de gestión y la administración y las finanzas. Se pretende asimismo que las labores se centren especialmente en los países en que la ejecución de programas requiere grandes cantidades de efectivo. 22. Secretarías del ONUSIDA, el CIIC, el Fondo Mundial de Lucha contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria, el Programa Africano de Lucha contra la Oncocercosis y el Centro Internacional de Cálculos Electrónicos. Todos estos organismos operan administrativamente bajo la estructura de control de la OMS y son auditados por la Oficina según el principio de reembolso. La labor de auditoría se hará en coordinación con los respectivos directores ejecutivos, a quienes se informará de los resultados. 23. Evaluación. De conformidad con lo decidido por la anterior Directora General, la Oficina se ha hecho cargo de la gestión del marco de la Organización para la evaluación de programas.1 Las labores proseguirán con arreglo a lo previsto al efecto y los resultados serán presentados al Consejo Ejecutivo por conducto del Comité de Desarrollo del Programa. Se confía en que, en el futuro, se crearán algunas sinergias entre las auditorías del desempeño y las evaluaciones realizadas en relación con ese marco. 24. Investigación y supervisión. Se reservan recursos para la investigación de actividades irregulares, que generalmente se abordan caso por caso cuando se presentan situaciones concretas. Puede llevarse a cabo una labor de investigación proactiva cuando el examen revele situaciones de alto riesgo. Si es necesario, se interrumpe o se aplaza la auditoría normalmente prevista para destinar los recursos humanos necesarios para atender a las necesidades de investigación. Según se desprende de las experiencias más recientes, se van a seguir precisando importantes recursos en esta esfera.

COMISARIO DE CUENTAS 25. El nombramiento de un nuevo Comisario de Cuentas exige que la Oficina establezca y mantenga una estrecha colaboración con éste. Al igual que en el pasado, se planifican reuniones periódicas para coordinar la labor de auditoría y evitar la duplicación de esfuerzos.

CUESTIONES QUE SE SEÑALAN A LA ATENCIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORÍA 26.

Se invita al Comité a que tome nota de los resultados de la auditoría inicial y del plan de trabajo.

=

1

=

=

Véase el documento EB107/INF.DOC./3.

5