El Auditor Interno Proactivo Armando Villacorta

En aquellos departamentos de cierta envergadura, el gerente y/o encargado del departamento de auditoría interna necesita desarrollar una serie de técnicas y habilidades similares a la de cualquier otro gerente y/o encargado de otra área, abarcando igualmente todos los temas de gestión pero adaptándola a la realidad de los auditores. Así por ejemplo, para organizar el departamento resulta necesario establecer primeramente el objetivo, la autoridad y la responsabilidad del departamento. De esta actividad común surgen las políticas y programas de auditoría así como el resto de tareas necesarias para realizar las funciones de consultoría y aseguramiento de control interno.

Finalmente, la fase de

organización se consolidara en un estatuto de auditoría, una descripción de los puestos de trabajo y unas políticas y procedimientos que en conjunto deben estar aprobados por el Directorio. En tal sentido, resulta clave para los auditores internos en el mundo de los negocios de hoy, no solo ser productivos sino también dar la imagen de serlos. Algunos tratadistas llaman a esto el Marketing de la auditoría interna. Sin embargo, esto que puede parecer como una venta de este servicio al resto de la compañía simplemente refleja que la gestión se ha hecho correctamente. Pero ¿por que las compañías necesitan cada vez mas la presencia de un auditor proactivo? Se habla mucho hoy en día del concepto de proactividad y aparece en muchos textos adornando y acompañando a explicaciones de cómo debe comportarse un auditor. Sin embargo, nadie ha definido este concepto en el mudo de la auditoria. Stephen Covey, en su libro > plantea que, gracias a la productividad, las personas no son esclavas de las acciones que sobre ellas se efectúan, sino libres ejecutores de su propia conducta. Según este autor básicamente la proactividad consiste en el desarrollo auto consciente de proyectos creativos y audaces para la

generación de mejores oportunidades. Se trata de tomar un sueno o desafió y realizar todas las acciones necesarias para su cumplimiento. Por tanto, si la proactividad esta considerada como una de las cualidades más importantes del auditor debemos buscar cuáles son los elementos que desarrollan esa creatividad y como se materializa. Al contrario de los que la mayoría de las personas piensan, la proactividad y el pensamiento creativo son cualidades que se pueden cultivar. Hoy en día, el tipo de perfil demandado por las compañías responde a este patrón porque las empresas se centran en el binomio costo-eficacia. Afortunadamente, el auditor cuenta con un elemento a su favor como es el que los controles eficientes reducen los costos operativos y mejoran los ingresos. Dichos controles serán proactivos cuando intenten evitar que ocurra un problema a través de la identificación de riesgos y el establecimiento de objetivos y prioridades en los controles. Desarrollando el concepto filosófico de proactividad, podemos indicar que una persona con estas características concentra todas sus energías en lo que debe suceder, fijándose metas positivas y visualizando con éxito el futuro de su acción. El auditor tiene la posibilidad de aplicar esta filosofía cuando reacciona ante una idea nueva. Aunque habitualmente, las personas se resisten al cambio; el auditor interno creativo se pregunta por lo positivo, lo interesante y lo negativo. Como consecuencia tenemos tres actitudes altamente importantes: 1. Identificación de elementos beneficiosos. Al menos, se debería encontrar una, aunque resulta muchísimo mas enriquecedor que aumentase hasta un mínimo de tres atributos positivos. 2. Los aspectos interesantes de una idea resultan ser los mas importantes, no solo porque se convierten en la génesis de la creatividad, sino también porque su apreciación ayuda a resolver problemas o eliminar riesgos. 3. Los aspectos negativos tienen el inconveniente de que la naturaleza humana tiende mas a criticar que a crear. Indudablemente, este aspecto supone una oportunidad para identificar aquellos elementos que necesitan mejora o desarrollo. Para ellos debemos plantear una solución y llegar a un acuerdo en que ambas partes, auditor y auditado, se concentren en la fortaleza. Siempre debemos estar preparado para lo inesperado y debemos ser capaces de mirar al horizonte porque nada permanece estable por mucho tiempo. Consecuentemente, las recomendaciones siempre conllevan asumir riesgos y se debe considerar la posibilidad que

los resultados de nuestras recomendaciones no estén a la altura de nuestros deseos. Unir las recomendaciones al entusiasmo de aplicarlas se convierte en una de las labores más difíciles del auditor. Existe una tendencia natural a resistirse a cualquier consejo que recibes del exterior. Por ello, el auditor proactivo tiene la habilidad suficiente para romper esta actitud porque la verdadera proactividad no se reduce a identificar riesgos o áreas con problemas. Tiene una importancia similar la presentación de recomendaciones para corregir o mitigar los riesgos. Los auditores valoran cada uno de los puntos débiles en función del riesgo de cada área y en función de la importancia relativa del mismo, lo cual supone una valoración cuantitativa cuando sea posible. En este sentido, una metodología bastante extendida es la clasificación ABC de los puntos débiles de tal forma que los puntos A, que son los de urgentísima ejecución serian los de mas impacto sobre la evaluación de riesgo de la compañía. Esto ayuda a intensificar el nivel de atención. Además, los informes deberían incluir las posibles consecuencias sino se aplican eficazmente. Hasta este punto, la proactividad se podría expresar como la actitud del auditor para dar un paso adelante en el valor agregado si plantea distintas alternativas o soluciones para mitigar riesgos o resolver problemas. Esta actitud conlleva intrínsicamente una característica que lo diferencia: Auditor proviene del latin . Cualquier buen auditor se caracteriza por ser un buen escuchador y esto lleva a escuchar distintas posibilidades y alternativas. En este horizonte el sentido común prima por encima del resto de los principios. Para ello existen diferentes técnicas que pueden ayudar al auditor y que pasamos a describir brevemente. Análisis del campo de fuerza La consecución de los objetivos planeados, particularmente los nuevos y los estratégicos, necesitan cierto grado de cambio en el comportamiento de la organización. Este tipo de análisis es una herramienta que ayuda a identificar los factores que conducen hacia dentro y fuera de los objetivos actuales o propuestos. En una primera etapa se definen las metas y los objetivos. Posteriormente, se discute y lista todas las razones que justifican el cambio en los objetivos. Esta discusión incluye las restricciones o factores que puedan bloquear la consecución de dichas metas y objetivos. Para cada uno de estos factores se desarrolla una lista de soluciones viables que superen el bloqueo. Darle la vuelta a lo Negativo Convertir las reacciones críticas o negativas en esfuerzos productivos y positivos. Esta técnica esta muy relacionada con un espíritu positivo que debe prevalecer en una personalidad que entusiasma a los demás. Conlleva en que nos concentremos en aquellas

cosas que se puedan hacer para manejar la situación. Conviene que no se evalúen hasta que no se haya conseguido un número de ellas lo suficientemente abundantes, por ejemplo diez. Después utilizar el enfoque de preguntarse por lo positivo, lo interesante y lo negativo (descrito anteriormente). En este enfoque el consenso con el auditado resulta fundamental para asignar prioridades o para filtrarlas. Lluvia de ideas Individual Partiendo de un objetivo central se desarrollan por escrito todos los pensamientos, ideas y reflexiones relacionadas con el mismo. Se agrupan en diferentes segmentos sin evaluarlos de momento y se codifican en función de las distintas materias (presupuesto, sistemas, etc.). Finalizada esta labor se puede filtrar la información y trasladar al borrador a discutir en la entrevista de cierre de visita. Este comportamiento mejora la calidad de los informes que, en realidad, son el producto más preciado y acerca al auditor a su cliente, la alta dirección y el auditado. Se podría decir que se debería verificar el aporte proactivo del auditor a la compañía a través de una encuesta de satisfacción del auditado. Si se carece de la misma, un buen seguimiento al grado de ejecución de las recomendaciones/acciones acordadas recogidas en el informe de auditoría pueden ser un buen sustituto. Entonces, ¿la auditoría basada en la valoración de riesgos es la respuesta?. Las tendencias cambiantes han modificado la forma de actuar de los auditores, pasando de una forma reactiva basada en los controles a otra basada en el riesgo. Esto significa que el mayor énfasis que se pone en el papel del auditor es mitigar los riesgos. Centrándose en una gestión de riesgos eficaz, el auditor no sólo ofrece remedios para las áreas con problemas actuales sino que también anticipa problemas y juega un papel importante en la protección de la organización frente a amenazas u oportunidades perdidas en el futuro. De esta manera auditoría interna ayuda a cambiar las reglas y busca mejores escenarios. El enfoque proactivo del departamento de auditoría interna se refleja en cuatro objetivos claves que encajan en su misión:

•

Realizar auditorías, revisiones, estudios e investigaciones de calidad.

•

Realizar sus informes oportunamente.

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Uso eficiente de recursos.

•

Aplicar la cobertura adecuada para mitigar los riesgos.

Este enfoque afecta especialmente a las áreas de planificación y a los programas de trabajo. Últimamente, se está demandando una mayor cantidad de programas proactivos dentro del plan de trabajo de auditoría anual. Un programa proactivo debe tener los siguientes elementos que se mencionan a continuación:

•

Valorar la adecuación de los controles internos y procedimientos operativos.

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Revisión de la eficacia y eficiencia de los controles y la relevancia del entorno operativo actual.

•

Revisión de la fiabilidad e integridad de la información operativa y financiera.

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Determinar el cumplimiento legal y contractual.

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Determinar si los procedimientos son adecuados para prevenir el fraude, robo o malversación de fondos.

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Determinar si los fondos se usan eficientemente y para los propósitos previstos.

•

Revisión de las operaciones o programas para asegurarse de que los resultados son consistentes con las metas y objetivos de la compañía.

Es importante notar que estos tópicos se encuentran inmersos dentro de los alcances de la nueva definición de auditoría interna establecido por The Institute of Internal Auditors. En consecuencia, podemos deducir que los auditores que siguen las Normas Profesionales cumplen con creces con este concepto de proactividad. Por esta misma razón existen compañías que han desarrollado el aspecto asesor de sus departamentos de auditoría interna para ayudar a sus gerentes a mejorar sus operaciones. De esta forma se pasa a un estado de que supondría el primer paso para crear una auto evaluación de controles. Asimismo, de esta forma, se elimina esa percepción negativa de la auditoría como un control posterior y se consigue una mejora de la eficiencia. Esta forma de actuación permite desarrollar una serie de características que son típicas de una personalidad proactiva. A continuación en el siguiente cuadro se presenta una adaptación de la proactividad a las labores de auditoría. PROACTIVIDAD VS AUDITOR PROACTIVO

1. PROACTIVIDAD •

Aceptar lo inesperado. Nada permanece estable por mucho tiempo

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Formación

e

información.

Consultoría.

Interacción

continua

con

los

otros

departamentos. 2. PROACTIVIDAD •

Irradiar entusiasmo. Actuar con determinación para lograr tu propósito.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Conocimiento del negocio. Comunicaciones periódicas. Auto evaluación de controles.

3. PROACTIVIDAD •

Anticipación a las necesidades de tu puesto de trabajo. Liderazgo positivo para tu equipo.

4. AUDITOR PROACTIVO •

Análisis preliminar de riesgos. Programas de trabajo flexibles. Implicación en proceso claves.

5. PROACTIVIDAD •

Cambiar las reglas y buscar los mejores escenarios.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Valoración de la eficacia de los procedimientos.

6. PROACTIVIDAD •

Buscar y plantear opciones. Mente abierta. Simplificar. Cuestionar lo que te rodea.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Varias propuestas de recomendaciones. Ponerse en lugar del auditado.

7. PROACTIVIDAD •

Cambio de planes si no sucede lo planeado.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Verificación de acciones. Plan de Contingencias.

8. PROACTIVIDAD •

Concentración en tus fortalezas.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Mitigación de riesgos. Resolución de problemas.

9. PROACTIVIDAD •

Metas positivas. Visualizar con éxito el futuro de la acción.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Consistencia de los resultados con las metas y objetivos de la compañía.

10. PROACTIVIDAD •

Insistencia en acciones para superar los obstáculos.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Acciones acordadas. Auditado implicado.

11. PROACTIVIDAD •

Decisión rápida en momentos de crisis.

•

AUDITOR PROACTIVO

•

Memoria histórica. Plan de Contingencias.

Luego del desarrollo planteado hasta este punto, podemos atrevernos a realizar una definición de auditor proactivo. Auditor Proactivo: “El auditor proactivo sería aquel que aplicando los principios de antelación, sentido común, calidad, eficiencia y eficacia se convierte en una fuerza de cambio y transición gracias a su conocimiento del negocio, a su implicación en el diseño previo de los procesos y a su papel consultor y mitigador de riesgos”. Como todas las definiciones, esta no deja de ser criticable. Sin embargo, se distinguen los elementos que subyacen de una mentalidad abierta que busca la eficacia. El auditor que está por detrás de los acontecimientos ha muerto. Las verificaciones del cumplimiento de procedimientos no son suficientes para sustentar esta posición. Hoy en día el aporte del auditor a la toma de decisiones parte de su memoria histórica escrita en los procedimientos de la compañía y en sus recomendaciones del pasado. El conocimiento y contacto con la

realidad ayudaran al auditor a anticiparse a los problemas. Por tanto, una implicación directa en el cambio nos pone al frente de ese viejo axioma del que los gurus tanto hablan: ProActividad + Creatividad = Liderazgo La implicancia en el auditor debe acotarse a través de una propuesta de valor para optimizar los recursos y para concentrarse en aquellos procesos donde la gestión de riesgos resulta mas eficaz. Mas allá de este marco, la proactividad supone la aceptación de nuevos retos que obligan al auditor a mejorar la calidad y creatividad de sus recomendaciones para reforzar el valor agregado en el proceso de creación de la salvaguarda del gobierno corporativo y, por ende, para convertir al auditor en defensor de la transparencia empresarial. Un comportamiento proactivo de un auditor ajusta sus técnicas de gestión de riesgos en un proceso dinámico y orientado al futuro. Refleja las realidades y oportunidades en las que la compañía se encuentra inmersa y de esta forma tiene mayores probabilidades de evitar a la compañía costos innecesarios.