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CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS
INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA MUNICIPAL TESORERIA MUNICIPAL DE COBAN, ALTA VERAPAZ PERIODO AUDITADO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
GUATEMALA, MAYO DE 2008
ÍNDICE
Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES El departamento de Alta Verapaz, con un área aproximada de 8,686 kilómetros cuadrados, fue creado por Decreto del Ejecutivo del 4 de mayo de 1877 al dividirse el territorio de Verapaz en Alta y Baja Verapaz. Dicho Decreto dice textualmente: "Considerando: Que la extensión y crecido Número de habitantes de Verapaz y el incremento que en los últimos años ha tomado allí la agricultura, dificultan el régimen gubernativo de ese importante departamento por medio de una sola Jefatura Política. Que no obstante el haberse establecido una Subjefatura en la Alta Verapaz, subsisten los inconvenientes aludidos, por lo que a fin de hacer más eficaz la acción administrativa, es oportuno proceder a la división de aquel departamento. DECRETA: Artículo 1º. Se divide el territorio que hoy comprende Verapaz en dos departamentos, que se distinguirán respectivamente con los nombres de Alta Verapaz y Baja Verapaz. Artículo 2º. La jurisdicción de la Alta Verapaz, comprenderá los pueblos que han pertenecido a la Subjefatura Política de este nombre, y a la Baja Verapaz corresponderán los restantes del departamento dividido". El departamento está ubicado en la zona norte del país y limita al norte con el Petén, al sur con Zacapa, Baja Verapaz y El Progreso y al oeste con El Quiché. Esta zona fue conocida como Tuzulutlán o Tezulutlán que significa "Tierra de Guerra" por la dificultad que tuvieron los españoles para conquistarla. Fray Bartolomé de Las Casas lo logró a partir de 1537 con su obra evangelizadora, llamándola desde entonces "Tierra de la Vera Paz". Según proyecciones del Instituto Nacional de Estadística y del Centro Latinoamericano de Demografía, del año 2000 la población total del departamento es de 814,301 habitantes, de los cuales 724,402 (88.96%) son indígenas; 73,938 (9.08%) no indígenas; y 15,961 (1.96%) ignorado. Las lenguas predominantes son el q'eqchi' y el poqomchi'. Es importante el uso de las telas utilizadas en los güipiles de las indígenas, las cuales son elaboradas en telar de palitos. De estas telas se conocen tres clases: 1. Pic'bil: que significa picado o perforado, legítimamente cobanero. 2. Tzu'lbil: que significa trenzado o entorchado. Es más corriente en San Pedro Carchá y San Juan Chamelco. 3. Qu'embil: que simplemente significa tejido. Es el más usado en el área poqomchi': Tactic, Tamahú, Santa Cruz Verapaz y San Cristóbal Verapaz; pero los de mayor importancia son los de los dos primeros municipios. En este departamento cae una lluvia constante que mantiene la humedad de la tierra y que permite que ésta sea fértil. Esa llovizna constante se conoce como "chipi chipi". La orografía de este departamento la conforma básicamente la sierra de Chamá que cruza el departamento desde el río Chixoy o Negro hasta el territorio de Belice, donde se le conoce como montañas Mayas. De esta sierra se desprenden varios ramales, todos muy fértiles y en los que se cultiva café. Su clima es variado debido a su configuración geográfica; hay climas cálidos como en Panzós hasta las tierras altas y frías de Tactic con muchas alturas intermedias. Todo ésto contribuye a que la producción agrícola sea variada. Los productos más importantes son: maíz, fijol, café, té, cacao, pimienta, cardamomo, chile, caña de azúcar. Los principales ríos que irrigan el departamento, unos derivan hacia el lago de Izabal y otros hacia el golfo de México. Entre los primeros están el río Polochic que nace en el municipio de Tactic y cuya corriente aumenta al ser alimentada por varios afluentes, hasta convertirlo en navegable para embarcaciones de poco calado desde Panzós hasta su desembocadura en el lago de Izabal; el Cahabón es otro río que nace en el territorio de Tactic y que más adelante se une al Polochic en jurisdicción de Panzós; también el Lanquín que nace en las cuevas del mismo nombre las cuales, aparte de ser un interesante atractivo turístico, son a la vez motivo de estudios espeleológicos. Este río desemboca en el Cahabón. Entre los que desembocan en el golfo de México están el río Chixoy o Negro que surte de agua a la hidroeléctrica más grande de Guatemala; el Salinas que nace en jurisdicción de Petén y después de recibir la afluencia del río La Pasión forman el río Usumacinta; el Chajmaic; el Cancuén, El Icbolay que recibe varios tributarios y forma los llamados rápidos de Icbolay hasta su afluencia con el Salinas. En este departamento existen varios ríos subterráneos, algunos de los cuales salen de la montaña, atraviesan un valle y luego desaparecen en la montaña vecina. No existen lagos propiamente dichos, pero posee varias lagunas y lagunetas, sobresaliendo entre ellas la laguna de Lachuá con un pequeño desagüe al río Icbolay, y la laguneta Chicoj a orillas del pueblo de San
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Cristóbal Verapaz. Además de su producción agrícola, se encuentran árboles de madera fina y para construcción, también minas de yeso, plomo y zinc, las cuales son explotadas especialmente en las montañas de Caquipec. Asimismo, varias compañías han trabajado en la búsqueda depetróleo, principalmente en Chinajá y Las Tortugas. En igual forma hay diversidad de flores, sobresaliendo la orquídea comocida como monja blanca (Lycasta Skinneri Alba), declarada Flor Nacional de Guatemala. Su fauna también es muy variada y es la zona de la Verapaz uno de los lugares escogidos por el quetzal, declarado Ave Nacional. Culturalmente aporta muchas manifestaciones folklóricas, especialmente en sus bailes. Entre sus artesanías destacan los tejidos, cerámica, orfefrería, jarcia, cestería, palma, máscaras, platería y otros. En la ciudad de Cobán existe un manuscrito donde constan las fechas de fundación de los municipios que integraban el departamento de Vera-Paz, el cual dice: "En la palabra de Dios este año de 1544 (Chi sa' ratin li Dios, chi sa' li hab a'in de 1544)". Dichas fechas son las siguientes: MUNICIPIO Y FECHA DE FUNDACION 1.Santa Cruz 3 de mayo de 1543 2.San Juan Chamelco 24 de junio de 1543 3.San Pedro Carchá 29 de junio de 1543 4.Santo Domingo de Cobán 4 de agosto de 1543 5.San Agustín Lanquín 28 de agosto de 1543 6.San Francisco 4 de octubre de 1543 7.Santa María Cajbom 24 de noviembre de 1543 8.Santo Tomás (Chi Nim Xol) 29 de diciembre de 1543 9.San Pablo Tamahún 25 de enero de 1544 10.San Miguel Tucuru 8 de mayo de 1544 11.San Pablo Chamahá 29 de junio de 1544 12.Santa Ana 26 de julio de 1544 13.San Cristóbal 29 de julio de 1544 En la actualidad, el departamento de Alta Verapaz lo integran los siguientes municipios: MUNICIPIO Y DISTANCIA A LA CABECERA DEPARTAMENTAL 1.Cobán -------------------2.Cahabón 69 kilómetros 3.Chahal 145 kilómetros 4.Chisec 133 kilómetros 5.Fray Bartolomé de las Casas 100 kilómetros 6.Lanquín 63 kilómetros 7.Panzós 111 kilómetros 8.San Cristóbal Verapaz 23 kilómetros 9.San Juan Chamelco 10 kilómetros 10.San Pedro Carchá 08 kilómetros 11.Santa Catalina La Tinta 40 kilómetros 12.Santa Cruz Verapaz 16 kilómetros 13.Senahú 118 kilómetros 14.Tactic 32 kilómetros 15.Tamahú 44 kilómetros 16.Tucurú 59 kilómetros
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RESULTADOS DE AUDITORIA HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE COBAN 1
Deficiencia en el resguardo de documentos de soporte (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
2
Falta de control para el pago de combustible (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
3
Falta de documentación en compras (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ).
4
Falta de documentación en compras TACTIC).
5
Planificación deficiente (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
6
Supervisión inadecuada (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
7
Falta de manuales administrativos y operativos. (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU).
8
Falta de control interno en los egresos Q.500,500.00 (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
9
Falta de libro de inventarios y actualización de tarjetas de responsabilidad (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
10
Deficiencia en el Sistema SIAF-MUNI, en los libros de cuenta corriente de inversión y funcionamiento de los Aportes de Gobierno. (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
11
Documentos pagados sin autorización de la autoridad superior (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
12
No hay órdenes de compra (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
13
La documentación de soporte no cuenta con un archivo adecuado (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
14
Falta de documentación en compras (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO).
15
Falta de informes del personal contratado (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO).
16
Planificación deficiente (Hallazgo de Control Interno No.3 CHAMELCO).
17
Plazos de ejecución vencidos (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO).
18
El Libro de Inventario no está autorizado por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Control
(Hallazgo de Control Interno No.1
MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN
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Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN). 19
Deficiencias en el sistema de control del almacén (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN).
20
Deficiencias en el Inventario (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE CAHABON).
21
Deficiencias en las nóminas de sueldos y pagos de dietas (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE CHISEC).
22
Archivo inadecuado para el resguardo de documentos oficiales (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE CHISEC).
23
Inexistencia de la unidad de Auditoria Interna Municipal período 2007 (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE CHISEC).
24
Utilización de formas oficiales en forma desordenada sin respetar el orden correlativo de su numeración. (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
25
Falta de implementación del fondo rotativo. (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
26
No se operó una factura de gasto en el SIAFITO, correspondiente al mes de marzo de 2007. (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
27
Falta de conciliaciones bancarias. (Hallazgo de Control Interno No.4 CHAHAL).
28
El saldo de Bancos no concilia con el reportado por la Caja Fiscal. (Hallazgo de Control Interno No.5 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
29
Dentro de la documentación de soporte del saldo de la caja fiscal se encontraron dos vales sin número y sin autorización. (Hallazgo de Control Interno No.6 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
30
Falta de órdenes de compra (Hallazgo de Control Interno No.1 BARTOLOME DE LAS CASAS).
31
Falta de arqueos mensuales de fondos y valores (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS).
32
Falta de Informe y/o autorización de corrección del saldo de caja en el sistema SIAFITO (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS).
33
No existe control de ingresos y egresos de Almacén de materiales de construcción. Q.20,000.00 (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE FRAY
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HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO MUNICIPALIDAD DE COBAN 1
Ampliación de fianza de cumplimiento presentada fuera de tiempo (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
2
Pagos excesivos de mantenimiento y reparación de maquinaria en proyecto de mantenimiento de carretera Salacuim (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
3
Ampliación de camino vecinal no concluido (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
4
Incumplimientos a la ley de contrataciones del estado (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
5
Proyectos de construcción de escuelas, no concluidas (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
6
Construcción de camino vecinal comunidad Nuevo Aquil Sopox I, no concluido (Hallazgo de Cumplimiento No.6 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
7
Proyecto introducción de agua potable Belenha, Sachicha, Cerro Lindo, no concluido (Hallazgo de Cumplimiento No.7 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
8
Infracción a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.8 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
9
Incumplimiento de plazo contractual (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ).
10
Adjudicaciones anómalas (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ).
11
Adjudicación a empresa que cotizó a un precio mayor la compra de tubo PVC (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ).
12
Incumplimiento a la Ley de Contrataciones (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ).
13
Proyectos ejecutados sin estudio de impacto ambiental (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ).
14
Incumplimiento de Contrato (Hallazgo de Cumplimiento No.3 CRISTOBAL VERAPAZ).
15
Incumplimiento al plazo contractual (Hallazgo de Cumplimiento No.1 TACTIC).
16
Inexistencia de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
17
La constructora no califica para venta de materiales (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
18
Fianzas vencidas (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
MUNICIPALIDAD DE SAN MUNICIPALIDAD DE
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Pagos por equipo adicional del vehículo que no obra en poder de la Municipalidad (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
20
Pago sin firmas de recibido (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
21
No se cumplió con lo estipulado en el perfil del proyecto (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
22
Inadecuada aplicación de renglones MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
23
No se cumplió con enviar informes de la ejecución presupuestaria trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
24
Se realizaron pagos sin documentación legal (Hallazgo de Cumplimiento No.6 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
25
Fraccionamiento para no cotizar (Hallazgo de Cumplimiento No.7 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
26
Pagos injustificados (Hallazgo de Cumplimiento No.8 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
27
Atraso en la rendición de cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.9 TAMAHU).
28
Contratación de estudios sin realizar proceso de cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.10 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
29
Atraso en la rendición de cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU).
30
Falta de fianza de fidelidad (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU).
31
Inexistencia del departamento de auditoria MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU).
32
Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
33
Diferencia entre ampliaciones registradas por el sistema y la ejecución presupuestaria de egresos 2007. (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
34
Falta de actas de aprobación de ampliaciones y transferencias presupuestarias. (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
35
Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SENAHU).
36
El sistema SIAF Muni es utilizado en forma parcial (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
37
Adjudicación de obras a empresa que cotizó más alto (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
presupuestarios
interna
(Hallazgo
(Hallazgo
de
de
Cumplimiento
No.4
MUNICIPALIDAD DE
Cumplimiento
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No.3
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Incumplimientos a la Ley de Contrataciones (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
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Incumplimiento de plazo contractual (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
40
Falta de fianzas de cumplimiento y conservación de obra MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
41
Mala aplicación de renglones presupuestarios (Hallazgo de Cumplimiento No.6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
42
Cheques emitidos a nombre de la municipalidad para pago de facturas falsas Q.3,305,709.93 (Hallazgo de Cumplimiento No.7 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
43
Falta de estudio de impacto ambiental (Hallazgo de Cumplimiento No.8 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
44
No se efectuó licitación pública (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO).
45
Renglones de trabajo pagados y no justificados (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO).
46
No se Rindió el inventario de Activos Fijos (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN).
47
Evasión del proceso de cotización: MUNICIPALIDAD DE CAHABON).
48
Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CAHABON).
49
Falta de acta para formalizar transferencia. (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE CAHABON).
50
Incumplimiento de inversión del anticipo (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE CAHABON).
51
No se tienen contratados los servicios profesionales de un Auditor Interno. Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
52
No presentaron oportunamente los informes de Rendición de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
53
No se cumple con enviar el reporte de la ejecución presupuestaria trimestral. (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
54
Falta documentación de soporte en expedientes de proyectos por administración Q.1,264,471.84 (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS).
55
Falta de contratación de Auditor Interno Q.20,000.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
56
Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado en la contratación de obras Q.22,350.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
Q.117,500.00
(Hallazgo de Cumplimiento No.5
(Hallazgo
de
Cumplimiento
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No.1
(Hallazgo de
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Ejecuciones presupuestarias trimestrales del año 2007 fueron presentadas fuera de tiempo. Q.20,000.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
58
Liquidación Presupuestaria no presentada. Q.80,000.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
59
Incumplimiento en el traslado de los contratos a la Contraloría General de Cuentas Q.17,878.00 (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
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OBJETIVOS DE AUDITORÍA GENERALES Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en el Presupuesto 2007, a efecto de determinar que la información contable registrada, esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No. 312002, del Congreso de la República de Guatemala, LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los Acuerdos Internos No. 09-2003, A-22-2004, A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal 2007. Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y transparente. ESPECÍFICOS Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2007. Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos que permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales y la administración de los recursos disponibles. Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de las Tesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los diferentes programas municipales. Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, que provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de cuentas.
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ALCANCE DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaría del ejercicio fiscal 2007.
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INFORME SOBRE CONTROL INTERNO
MUNICIPALIDAD DE COBAN 1 Deficiencia en el resguardo de documentos de soporte MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
2 Falta de control para el pago de combustible (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE COBAN). MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ 3 Falta de documentación en compras CRISTOBAL VERAPAZ).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN
MUNICIPALIDAD DE TACTIC 4 Falta de documentación en compras TACTIC).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE
5 Planificación deficiente (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE TACTIC). 6 Supervisión inadecuada (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE TACTIC). MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU 7 Falta de manuales administrativos y operativos. (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU). MUNICIPALIDAD DE PANZOS 8 Falta de control interno en los egresos Q.500,500.00 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
9 Falta de libro de inventarios y actualización de tarjetas de responsabilidad Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
(Hallazgo de Control
10 Deficiencia en el Sistema SIAF-MUNI, en los libros de cuenta corriente de inversión y funcionamiento de los Aportes de Gobierno. (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE PANZOS). MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA 11 Documentos pagados sin autorización de la autoridad superior MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). 12 No hay órdenes de compra CARCHA).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO
13 La documentación de soporte no cuenta con un archivo adecuado (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO 14 Falta de documentación en compras JUAN CHAMELCO).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN
15 Falta de informes del personal contratado SAN JUAN CHAMELCO). 16 Planificación deficiente CHAMELCO).
(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE
(Hallazgo de Control Interno No. 3
17 Plazos de ejecución vencidos CHAMELCO).
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN
(Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN
MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN 18 El Libro de Inventario no está autorizado por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN). 19 Deficiencias en el sistema de control del almacén MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN).
(Hallazgo de Control Interno No. 2
MUNICIPALIDAD DE CAHABON 20 Deficiencias en el Inventario (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CAHABON). MUNICIPALIDAD DE CHISEC 21 Deficiencias en las nóminas de sueldos y pagos de dietas MUNICIPALIDAD DE CHISEC). 22 Archivo inadecuado para el resguardo de documentos oficiales MUNICIPALIDAD DE CHISEC).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 (Hallazgo de Control Interno No. 2
23 Inexistencia de la unidad de Auditoria Interna Municipal período 2007 (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE CHISEC). MUNICIPALIDAD DE CHAHAL 24 Utilización de formas oficiales en forma desordenada sin respetar el orden correlativo de su numeración. (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). 25 Falta de implementación del fondo rotativo. CHAHAL).
(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE
26 No se operó una factura de gasto en el SIAFITO, correspondiente al mes de marzo de 2007. (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). 27 Falta de conciliaciones bancarias. CHAHAL).
(Hallazgo de Control Interno No. 4
MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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28 El saldo de Bancos no concilia con el reportado por la Caja Fiscal. (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). 29 Dentro de la documentación de soporte del saldo de la caja fiscal se encontraron dos vales sin número y sin autorización. (Hallazgo de Control Interno No. 6 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS 30 Falta de órdenes de compra (Hallazgo de Control Interno No. 1 BARTOLOME DE LAS CASAS).
MUNICIPALIDAD DE FRAY
31 Falta de arqueos mensuales de fondos y valores (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS). 32 Falta de Informe y/o autorización de corrección del saldo de caja en el sistema SIAFITO (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS). MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA 33 No existe control de ingresos y egresos de Almacén de materiales de construcción. Q.20,000.00 (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
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HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE COBAN Deficiencia en el resguardo de documentos de soporte MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición En el proceso de la intervención, al analizar los expedientes de proyectos de la muestra seleccionada, se estableció que los mismos se encuentran incompletos, por ejemplo no cuentan con los informes de supervisión para la verificación de los avances físicos previo al pago, no se encuentran las publicaciones en Guatecompras, derechos de paso y/o constancia de propiedad del terreno y otros documentos, derivado a que los mismos se encuentran en diferentes oficinas de la Municipalidad por ejemplo Secretaría y no los trasladan a donde corresponde, asimismo los expedientes cuentan con mucha duplicidad de documentos lo que los hace muy voluminosos representando para la municipalidad pérdida de recursos con tanta fotocopia que se extrae. Criterio La Norma de Control Interno No. 1.11 contenida en el Acuerdo número 9-2003 del Contralor General de Cuentas, indica que: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico de fácil acceso y consulta de tal manera que facilite la rendición de cuentas." la norma 2.6 ndica que: Documentos de respaldo. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos de registro y control de la entidad, por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar resultados de cada operación para facilitar su análisis." Causa Falta de cooperación por parte de las unidades participantes en la recopilación de documentos como lo es la Secretaría, que es la responsable de recibir la documentación que trasladan las empresas constructoras, ya que esta no traslada inmediatamente la documentación a donde corresponde. Efecto Dificultad para la localización de la información y pérdida de recursos al duplicar la documentación de los expedientes. Recomendación El Alcalde Municipal deberá girar sus instrucciones a la Secretaría de la Municipalidad para que cumpla con los procesos establecidos y trasladar inmediatamente a su recepción a la unidad que corresponda la documentación recibida; asimismo el Director Financiero de la Municipalidad, deberá instruir a quién corresponda para que todos los expedientes de cada una de las obras ejecutadas, se encuentre completa, debidamente archivada en orden lógico y debidamente foliada, asimismo deberá evitarse la duplicidad de documentos. Comentarios de la administración En oficio número 149-2008 DFM-TM de fecha 28 de febrero de 2008, el Director Financiero y Tesorera
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Municipal, manifiestan lo siguiente: Informes de Supervisión de Avances Físicos En cuanto a los oficios y/o informes del Supervisor de Proyectos de la Dirección Técnica Municipal, se adjunta a los expedientes de pago o estimaciones ya que los mismos respaldan la estimación según avance físico. Publicaciones Guatecompras Referente a las publicaciones en el portal de Guatecompras, en este caso el Encargado de Compras de la Municipalidad es el responsable de trasladar este documento a la Unidad de Proyectos, el cual se le ha solicitado verbalmente en reuniones llevadas a cabo, y por el trabajo voluminoso que se lleva a cabo en ese departamento ha quedado pendiente de entregar algunas fotocopias del documento en mención. Derechos de Paso y/o Constancias de Propiedad del Terreno En el caso de no contar con los expediente de los Derechos de paso y/o Constancia de Propiedad de Terreno donde se ejecutan los proyectos u obras, estas se encuentran resguardado en el expediente respectivo de Dirección Técnica Municipal. Duplicidad de Documentos. A lo que se refiere la duplicidad de documentos, le informo: En cada uno de los expediente se encuentran fotocopias de los formularios de cotización, términos de referencia y bases de cotización que se envía a cada uno de los invitados a ofertar que el Concejo Municipal aprueba mediante puntos de acta. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que si bien es cierto, debe existir dentro del expediente toda la documentación que corresponda al mismo, no es necesario archivar dentro del mismo indefinida cantidad de copias de bases de cotización es decir que si se invitan a 5 empresas se archivan dentro del expediente 5 copias, con una que se agregue al expediente es suficiente, se confirma el presente hallazgo en todo su contenido. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para Jefe de la Dirección Técnica y Encargado de Compras, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
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Falta de control para el pago de combustible (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE COBAN). Condición Se estableció que para los pagos en concepto de combustible, no se lleva ningún tipo de control al respecto, es decir que se realiza el pago contra los reportes que traslada la Unidad de Transportes de la Municipalidad, que es la encargada de proveer combustible a los vehículos municipales, sin contar la Dirección Financiera, con los vales correspondientes para la verificación de los mismos. Criterio La Norma de Control Interno No. 2.6 contenida en el Acuerdo número 9-2003 del Contralor General de Cuentas, indica que "Documentos de respaldo. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis." Asimismo el Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental, literal b. "Uso de numeración en los documentos. El uso de numeración consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema integrado de administración financiera, permite el control suficiente sobre la emisión y uso de los mismos; además, sirven de respaldo de la operación, así como para el seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas." Causa Concentración de la documentación en la Unidad de Transportes, obviando está última con trasladar la misma a donde corresponde, es decir a la Dirección Financiera. Efecto Se corre el riesgo de producir menoscabo a los recursos municipales, al no contar con los controles adecuados. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá girar sus instrucciones a la Tesorera Municipal para que a la brevedad posible se emitan vales para el control de consumo de combustibles, asimismo normar el procedimiento adecuado para que los mismos cumplan con su función, no podrá efectuarse ningún pago sin que la Dirección Financiera haya corroborado la información presentada en los reportes presentados por las unidades solicitantes contra los vales correspondientes, los originales de los vales deberán constar en la Dirección Financiera junto al reporte presentado. Comentarios de la administración En oficio número 149-2008 DFM-TM de fecha 28 de febrero de 2008, el Director Financiero y Tesorera Municipal, manifiestan lo siguiente: A partir del presente año se implementaron nuevamente los vales de la Municipalidad, los que entrega el Almacén Municipal mediante conocimiento al Encargado de ir a traer el combustible; posteriormente el Encargado responsable envía al Departamento de Compras de esta Dirección Financiera la factura donde consta la entrega del combustible adjuntándole el vale y el reporte correspondiente; expediente que es revisado por contabilidad previo al trámite de pago. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que durante el ejercicio fiscal 2007, se pagó una gran cantidad en
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concepto de combustible sin contar con los controles correspondientes. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, ley de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 20, para el Jefe de la Unidad de Transportes, Director Financiero y Tesorera Municipal, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ Falta de documentación en compras CRISTOBAL VERAPAZ).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN
Condición Se estableció que las compras y pagos por bienes y servicios que efectuó la Tesorería Municipal en el período auditado, no están siendo respaldadas con toda la documentación de soporte correspondiente, que evidencie que se cumplió con los procedimientos administrativos como lo son: requisición, solicitud de compra, orden de compra y pago y autorización razonada del gasto, únicamente presentan la factura extendida por el proveedor y requisiciones sin las firmas correspondientes. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno Número 09-03 del 08 de julio de 2003, en el grupo 2 referente a las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, el numeral 2.6 indica: "Toda operación que realice las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales administrativos, de registro y de control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". Causa Incumplimiento de la normativa que regula lo relativo a la documentación de soporte por parte del Tesorero Municipal. Efecto Riesgo de pérdida de los intereses municipales y falta de confiabilidad en los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la persona encargada de la conformación de los expedientes para que los integren en forma completa. Comentarios de la administración La administración no se pronunció con respecto al contenido del presente hallazgo. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo ya que la administración no se pronunció al respecto. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto Número. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18 para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q.10,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE TACTIC Falta de documentación en compras TACTIC).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
MUNICIPALIDAD DE
Condición Se estableció que algunas compras y pagos por bienes y servicios que efectuó la Municipalidad, en el período auditado, no están siendo respaldadas con toda la documentación de soporte correspondiente, que evidencie que se cumplió con los procedimientos administrativos como lo son: Pedido o necesidad de compra, autorización razonada del gasto y ordenes de compra. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por el Contralor General, por medio de Acuerdo Interno No. 09-03 del 08 de julio de 2003, en el grupo 2 referente a las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, el numeral 2.6 indica: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualquiera sea su naturaleza debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales administrativos, de registro y de control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Incumplimiento de la normativa que regula lo relativo a la documentación de respaldo, en el proceso de adquisición de bienes y servicios, por parte de la Tesorería Municipal. Efecto Riesgo de los intereses municipales y falta de confiabilidad en los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Tesorería Municipal, para que se regularice el proceso de adquisición de bienes y servicios. Comentarios de la administración El Alcalde puede efectuar compras o contratar servicios siempre y cuando a su criterio sea necesario tal es el caso de dragados o mantenimiento de calles y carreteras. Si existen calles existen necesidades de mantenimiento, si existe una casa es necesario pintarla. Las necesidades existieron si las calles estan en malas condiciones. Las personas utilizan las emisoras para quejarse y en vez de elaborar solicitudes. En la Mayoria de los casos las compras y contrataciones de servicios se hicieron por emergencias. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que la documentación y argumentos presentados por las autoridades municipales no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Ex
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Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q. 4,000.00, para cada uno.
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Planificación deficiente (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE TACTIC). Condición Se detectó planificación deficiente en los expedientes del proyecto: Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal, por un monto de UN MILLÓN SEISCIENTOS NUEVE MIL QUINIENTOS SESENTA QUETZALES CON QUINCE CENTAVOS (Q.1,609,560.15); y las deficiencias consisten en que las especificaciones no coinciden con las mismas especificaciones en planos y en que las obras de tratamiento no cuentan con los predios para su construcción. En el proyecto: Construcción de Drenaje Sanitario y Fosa Séptica de la Comunidad de Cuyquel, por un monto de OCHOCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL QUETZALES EXACTOS (Q 836,000.00), las deficiencias consiste en que planificaron obras a construirse en el centro del cause del rio sin las precauciones correspondientes y por no considerar la característica hídrica del área por donde consideró tanto la instalación de tubería por medio de soportes de concreto como de la obra de disposición de aguas residuales. La obra construida fué derribada por los efectos de las crecidas naturales del río. Criterio De conformidad con el Acuerdo No. 09-03 emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 1.6 Tipos de Control dice: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros". Norma 2.6 Documentos de Respaldo, del Numeral 2 Normas Aplicables a los sistemas de Administración General de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, indica "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera que sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde". Causa El Alcalde municipal período 2007-2008. Sr. Edín Rolando Guerrero Milián, contrató planificadores los cuales no cuentan con la experiencia suficiente en la elaboración de este tipo de obras, ya que para el caso de la obra Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal no toma en cuenta en primer lugar lo indicado por el ente rector como lo es INFOM en lo que se relaciona con la Norma 3034 de la tubería que planificó que se utilizara. Adicionalmente indica normas distintas en los planos y en las especificaciones. Complementando esta deficiencia el diseñar obras de tratamiento sin el correspondiente predio para dicho propósito. Para el caso de la obra de Drenaje Sanitario y Fosa Séptica de la Comunidad de Cuyquel, el responsable planifica obras de disposición final de aguas residuales en medio de la corriente de agua del río Cahaboncito. Utilizando elementos inadecuados para este tipo de terrenos y condiciones. Efecto Para el caso de la obra Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal, esta mala planificación provoca que se tenga las diferencias de criterio en cuanto a la norma de la tubería que deben de utilizar, y para el caso de las obras de tratamiento de aguas residuales aun no cuentan con el predio para dicho fin. En el caso de la obra Sanitario y Fosa Séptica de la Comunidad de Cuyquel, la obra de disposición final de aguas residuales se construyo en medio de la corriente del río Cahaboncito, semidestruida por efectos de las crecidas de dicho río. Recomendación
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La administración municipal tiene que tomar en cuenta la experiencia de los consultores que contrata para las planificaciones de los proyectos. Comentarios de la administración El Alcalde Municipal período 2007-2008. Sr. Edin Rolando Guerrero Milián, en Acta No. 17-2008 de fecha catorce de octubre de dos mil ocho del libro de la Dirección de Infraestructura Pública, manifiesta "Que ellos como autoridades en ese momento confían en la capacidad de los profesionales contratados y que dicha Administración no contaba con los profesionales que tuviera relación con lo contratado, por lo que es conveniente revisar los contratos correspondientes". Comentarios de auditoría Al analizar los comentarios y argumentos de desvanecimiento de la administración, se concluye que no son suficientes para devanecer el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, Para el Alcalde Municipal período 2007-2008. Sr. Edín Rolando Guerrero Milián, se solicita sanción económica No. DIP-2-S-236-2008 por DIEZ MIL QUETZALES EXACTOS (Q 10,000.00).
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Supervisión inadecuada (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE TACTIC). Condición Se detectó supervisión inadecuada en la obra: Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal, por un monto de UN MILLÓN SEISCIENTOS NUEVE MIL QUINIENTOS SESENTA QUETZALES CON QUINCE CENTAVOS (Q 1,609,560.15). Al no actuar como correspondía al momento de detectar las diferencias en las normas de tuberías entre especificaciones y planos, lo que es causa suficiente para no dar la correspondiente orden de inicio de la obra al contratista. El supervisor ordena al contratista suspender la obra para resolver lo relacionado a las diferencias en las normas de la tubería, pero el contratista no lo atiende. Se detectó supervisión inadecuada en la obra: Construcción de Drenaje Sanitario y Fosa Séptica de la Comunidad de Cuyquel, por un monto de OCHOCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL QUETZALES EXACTOS (Q 836,000.00). Al no analizar que las obras a construirse en márgenes de los ríos requieren de ciertas precauciones, lo cual no le permitió detener dicha construcción de las obras de disposición final de las aguas residuales o variar su ubicación. Criterio de conformidad con el Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 1.6 Tipos de Control: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros". Causa Para el caso de la obra Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal, el supervisor no actúa con autoridad al detectar tanto la discrepancia en las especificaciones como al indicar al contratista la suspensión en la ejecución de los trabajos de construcción. Y en el caso de la obra Construcción de Drenaje Sanitario y Fosa Séptica de la Comunidad de Cuyquel, el supervisor no actua con pericia al no detectar los riesgos a que estaría sometida la obra de sisposición final de las aguas residuales. Efecto Para el caso de la obra Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal, el supervisor permite que la obra continúe ejecutándose sin resolver el problema relacionado a la norma de la tubería a instalar. Y en el caso de la obra Construcción de Drenaje Sanitario y Fosa Séptica de la Comunidad de Cuyquel, el supervisor no tiene los conocimientos relacionados para determinar la ubicación inadecuada de este tipo de obras de disposición de aguas residuales. Con los resultados de los daños causados a esta obra por acción de las crecidas del río. Recomendación La autoridades municipales deben contratar para la supervisión de obras sanitarias o relacionadas a la salud, a consultores que además de la precalificación correspondiente, evidencien la experiencia y estén facultados para dicho fin por alguna Universidad. Comentarios de la administración En el caso de la obra Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal, el
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Ingeniero Civil Colegiado No. 3,808, Angel R. Pocón, supervisor de la obra, en el Acta No. 17-2008 de fecha 14 de octubre de dosmil ocho del libro de la Dirección de Infraestructura Pública manifiesta: "Que se tomen en cuenta los oficios que se le enviaron al contratista con relación tanto a las normas de la tubería como con relación a la paralización de dicha obra". Para el caso de la obra Construcción de Drenaje Sanitario y Fosa Séptica de la Comunidad de Cuyquel, el Arquitecto Colegiado No. 752 Gunther A Recha J. supervisor de la obra, en el Acta No. 17-2008 de fecha catorce de octubre de dos mil ocho del libro de la Dirección de Infraestructura Pública manifiesta: "Que el contratista cuenta con un Ingeniero Civil con Maestría en Ingeniería Sanitaria, quien avaló dicha construcción". El Alcalde Municipal periodo 2007-2008. Sr. Edín Rolando Guerrero Milián en el Acta No. diecisiete guión dos mil ocho (17-2008) de fecha catorce (14) de octubre de dosmil ocho (2,008) del libro de la Dirección de Infraestructura Pública manifiesta; "En el caso de las supervisiones, sus funciones y responsabilidades se deja claramente establecidas en sus respectivos contratos, dejándolos directamente responsables de su construcción y de su estricto apego a los estudios y especificaciones técnicas, y facultándolos para dictaminar sobre cualquier cambio que haya necesidad de efectuar; en consecuencia, son ellos los únicos responsables de cómo quedan las obras, ya que por ser profesionales son contratados, y regularmente las autoridades municipales carecen de los conocimientos técnicos en ese sentido para determinar la calidad con que deben de quedar las obras". Comentarios de auditoría Al analizar los comentarios y argumentos de desvanecimiento de las administraciones, se concluye que no son suficientes para devanecer el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18 y 20, para el Alcalde Municipal período 2007-2008, se solicita sanción económica No. DIP-3-S-236-2008 por DIEZ MIL QUETZALES EXACTOS (Q 10,000.00). Para el Alcalde Municipal Período 2008-2012, se solicita sanción económica No. DIP-4-S-236-2008 por DIEZ MIL QUETZALES EXACTOS (Q.10,000.00).
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MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU Falta de manuales administrativos y operativos. (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU). Condición La Municipalidad de San Miguel Tucurú, Alta Verapaz no cuenta con los manuales administrativos y operativos (funciones y responsabilidades) que regulen las actividades que realiza el personal de la misma. Criterio El Acuerdo No. A-57-2006, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Manuales de Funciones y Procedimientos, Numeral 1.10 indica: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativas a las diferentes actividades de la entidad." Causa Falta de interés de la administración municipal, para elaborar los manuales de funciones y responsabilidades. Efecto La falta de Manuales de Funciones y Procedimientos, limitan las actividades de funciones y atribuciones de cada uno de los empleados que laboran en esa Municipalidad. Recomendación El Alcalde y Consejo Municipal, a través de Acuerdo Municipal debe de aprobar la implementación de los manuales administrativos y operativos (funciones y responsabilidades). Comentarios de la administración El Alcalde y Tesorero Municipal indicaron que el INFOM les están elaborando el manual de puestos y atribuciones. Posteriormente ratificaron que es la Asociación HOPE quien les está elaborando dichos manuales. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, por cuanto las explicaciones de las autoridades ediles no convencen a esta comisión de auditoria, así mismo no presentaron ningun documento que haga constar el compromiso de elaboración de manuales por el INFOM o la Asociación HOPE, como ellos lo manifestaron. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 3, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00.
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MUNICIPALIDAD DE PANZOS Falta de control interno en los egresos Q.500,500.00 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición Durante el proceso de la Auditoría se estableció que de la muestra de facturas revisadas que corresponden a gastos efectuados en los meses de julio y octubre 2007, no se encontró copia del voucher, estampado el sello de la oficina que diga Pagado con cheque No., orden de compra, recepción de bienes/servicios extendido por el almacén y el visto bueno de la Comisión de Finanzas, siendo las siguientes 33, 34, 35 por valor de Q30,000.00 cada una y la No. 36 por valor de Q 25,500.00 del proveedor Eduardo Perfecto González Vásquez; la No. 17 a la 29 por valor de Q 30,000.00 cada una, del proveedor Ronald J. González Vásquez. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Modulo de Tesorería, numeral 2.4.2 establece que el responsable de tesorería debe "Recibir, a más tardar, el día siguiente de su pago, por medio de conocimiento la documentación de gastos, la que por los procedimientos establecidos en el sistema de informática, ya ha sido registrada en el mismo, procediendo a: Revisar la documentación, comprobando que, según la naturaleza del gasto, esté la copia del Voucher, la factura original y que tenga estampado el sello de la oficina que diga Pagado con cheque No., orden de compra, recepción de bienes/servicios extendido por el almacén, así como que la operación cumpla las disposiciones internas emitidas por el Concejo Municipal, para la autorización del gasto". Causa Falta de cumplimiento de la normativa que regula el procedimiento de control interno en la documentación del gasto por parte del Tesorero Municipal. Efecto No se cumple con mantener un buen ambiente de control interno y por consiguiente con la eficiencia, eficacia y transparencia de la Administración Municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para implementar inmediatamente los procedimientos de Control Interno de los Egresos, establecidos en el Manual de Administración Financiera Municipal a efecto de fortalecerlo. Comentarios de la administración Se envió el Oficio sin numero de fecha 27 de junio del año en curso al señor Carlos Rafael Pérez Tesorero Municipal de Panzós, para poder accesar a los archivos y así poder fotocopiar los documentos de soporte de dichos registros, en cuanto al caso de los señores Eduardo Perfecto González Vásquez y Ronald J. González Vásquez, pero no fue posible, en respuesta a la Nota de Auditoria No. PANZOS-01-2008. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos y medios de prueba de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de
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Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39, numeral 20 para el ex-alcalde, ex concejal primero, ex-síndico primero y ex-tesorero Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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Falta de libro de inventarios y actualización de tarjetas de responsabilidad Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
(Hallazgo de Control
Condición Al evaluar el rubro de inventarios, se estableció que a la fecha de la auditoria, la Municipalidad no cuenta con su respectivo libro de inventarios, así mismo los bienes descritos en las tarjetas de responsabilidad carece de precios; lo que dificulta el control de los bienes propiedad de la Municipalidad. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Modulo de Tesorería, numeral 3.9 versión 1 indica "que se debe llevar Libro autorizado para el registro de todos los bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforman su activo fijo, en él se registrarán todos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe anotar fecha de ingreso o egreso, número de factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien con todas sus características, y valor del mismo". Causa Falta de cumplimiento a la normativa que regula el procedimiento de control interno en el registro del inventario por parte del Tesorero Municipal. Efecto Esto ocasiona que no se cumple con mantener un buen ambiente de control interno y por consiguiente con la eficiencia, eficacia y transparencia de la Administración Municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para implementar inmediatamente los procedimientos de Control Interno de Inventarios establecidos en el MAFIM a efecto de fortalecerlo. Comentarios de la administración De acuerdo al oficio sin número de fecha 27 de junio del año en curso, expresan en el numeral 4 lo siguiente: Fotocopia de la primera y última hoja del libro de inventarios, debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas y Fotocopias del inventario al 31 de diciembre de 2007. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que los argumentos y medios de prueba de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21 para el ex-alcalde, ex concejal primero, ex-sindico primero y ex-tesorero Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Deficiencia en el Sistema SIAF-MUNI, en los libros de cuenta corriente de inversión y funcionamiento de los Aportes de Gobierno. (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE PANZOS). Condición Se verificó los registros de los libros de cuenta corriente de Inversión y funcionamiento de aportes de gobierno y la sumatoria de los saldos que reflejan cada uno de los libros por inversión y funcionamiento es Q.6,385,253.93 los cuales contienen errores, ya que el saldo del PGRITO al 31 de diciembre del 2007 es Q.233,446.15, saldos que deben conciliar a esa fecha. Criterio El Manual de Administración Financiera integrada Municipal (1era. Versión) en su Modulo de Tesorería 3.2, 3.3, y 3.4 indica al respecto sobre "la obligatoriedad de tener registros de inversión según aporte de Ingreso o egreso por financiamiento del 10% Constitucional, IVA Paz e IUSI, cada fin de mes; para sus respectivas integraciones de la caja fiscal y el libro de Bancos". Causa Falta de aplicación y cumplimiento de los procedimientos e implementación de los controles establecidos en el MAFIN. Efecto Esto ocasiona que se tenga información no confiable y oportuna para la toma de decisiones del Concejo Municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal que efectúe inmediatamente el registro correcto y oportuno de las operaciones de inversión y funcionamiento a efecto de tener información confiable y precisa en los Aportes de Gobierno. Comentarios de la administración En Oficio del 27 de junio de 2008 con respecto a los problemas de generación de datos del sistema se esta coordinando con el Consultor del Programa SIAF. y con el apoyo de la Municipalidad de Panzós, para accesar al sistema, ya que la data corresponde exclusivamente a la Municipalidad y así solventar dicha situación. (En respuesta la Nota de Auditoria No. PANZOS-04-2008). Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20 para el ex-alcalde, ex concejal primero, ex-sindico primero y ex-tesorero Municipal, por la cantidad de Q 10,000.00 para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA Documentos pagados sin autorización de la autoridad superior MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición En el proceso de nuestra intervención hemos verificado que aproximadamente un 75% de la papelería de soporte de los documentos de gastos no están firmados por el Alcalde Municipal, Comisión de Finanzas, Tesorero Municipal, Jefe Financiero, asimismo no se indica el objeto del gasto. Criterio La Norma de Control Interno contenida en el Acuerdo No. 9-2003 del Contralor General de Cuentas, número 2.4 AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES "Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo." Causa Poco cuidado y falta de responsabilidad por parte de las personas que conforman la Comisión de Finanzas y Dirección Financiera. Efecto Pueden hacerse pagos incorrectos sin el conocimiento de las autoridades superiores. Recomendación El Alcalde Municipal deberá juntamente con la Comisión de Finanzas verificar la veracidad de los documentos y avalarlos para una mayor confiabilidad. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 07 de abril de 2008 el Ex Alcalde Municipal, Director Financiero y Tesorero Municipal, para el presente hallazgo no se pronunciaron. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que la administración no se pronuncio al respecto. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para Ex Alcalde Municipal, Tesorero Municipal, Director Financiero, Comisión de Finanzas (2), por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Contraloría General de Cuentas
No hay órdenes de compra CARCHA).
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO
Condición En la mayor parte de los gastos efectuados no existe un proceso de solicitudes y órdenes de compra, tal como lo establece el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, numeral 5.6.9 Formatos de Ejecución del Gasto. "Uno de los objetivos es reducir los trámites y definir nuevos procesos de ejecución del gasto en sustitución de los procesos actuales. Por tanto, a través del Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal, se definieron formatos y procedimientos simplificados y de uso común, orientados a incluir información unificada de procesos completos, y dentro de estos procesos, eventos de gestión bien definidos. SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala. Pág. 79/138 Estos formatos, son generados automáticamente por el sistema, luego de haber procesado la información pertinente. a. Ejecución del gasto: Formato de Orden de Compra. Formato de Planillas. Formato para rendición de Fondos Rotativos. b. Modificaciones presupuestarias. c. Otros." Causa Lo anterior se debe a la utilización fuera de linea del sistema SIAF-MUNI y a la falta de responsabilidad de las personas que integran la Dirección Financiera. Efecto No existe ningún tipo de control de los gastos efectuados por la Municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal deberá velar que por toda compra que se realice se extiendan los documentos legales que exige el sistema SIAF-MUNI. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 07 de abril de 2008 el Ex Alcalde Municipal, Director Financiero y Tesorero Municipal, manifiestan lo siguiente: con respecto al presente hallazgo no se pronunciaron. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que la administración no se pronunció al respecto. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para Ex Alcalde Municipal, Tesorero Municipal, Director Financiero, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
La documentación de soporte no cuenta con un archivo adecuado (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). Condición Al examinar la muestra de la documentación que respalda los gastos efectuados por la municipalidad, de los seis meses seleccionados, se verificó que la misma no cuenta con un archivo adecuado y ordenado, tampoco se encuentra foliado, asimismo la misma se encuentra sostenida por un clip, encontrándose que una parte de la papelería no se adjunta, por lo que se perdió tiempo para su localización. Criterio La Norma de Control Interno contenida en el Acuerdo No. 9-2003 del Contralor General de Cuentas,1.11 ARCHIVOS 2 "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes especificas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos." Causa Debido al desorden y poco interés por ordenar y mantener la documentación en un lugar adecuado y seguro, por parte del personal de la Dirección Financiera. Efecto Pérdida de tiempo y de recursos así como el riesgo de extraviar documentos. Recomendación El Director Financiero, deberá asignar un área específica y seguro para el archivo de la documentación financiera e instruir al encargado del archivo para que ordene el mismo, por mes, debidamente foliado. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 07 de abril de 2008 el Ex Alcalde Municipal, Director Financiero y Tesorero Municipal, manifiestan lo siguiente: Para el presente hallazgo no se pronunciaron. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido, en virtud que los responsables no se pronunciaron al respecto. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 22, para Director Financiero, Tesorero Municipal, Encargado de presupuesto y Archivo, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO Falta de documentación en compras JUAN CHAMELCO).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN
Condición Se estableció que las compras y pagos por bienes y servicios que efectuó la municipalidad a través de la Dirección Financiera Municipal en el período auditado, no están siendo respaldadas con toda la documentación de soporte correspondiente, que evidencie que se cumplió con los procedimientos administrativos como: Requisición, solicitud de compra, orden de compra y pago y autorización razonada del gasto, únicamente presentan la factura extendida por el proveedor, y algunas veces la orden de compra y requisiciones sin las firmas correspondientes. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No. 09-03 del 08 de julio de 2003, en el grupo 2 referente a las Normas Aplicables a Sistemas de Administración General, el numeral 2.6 indica: "Toda operación que realice las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". Causa Incumplimiento de la normativa que regula lo relativo a la documentación de respaldo por parte de la Dirección Financiera Municipal. Efecto Riesgo de pérdida y menoscabo de los intereses municipales y falta de confiabilidad en los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a los encargados de la conformación de expedientes de proyectos para que los integren en forma completa. Comentarios de la administración Consideramos que si existen algunos casos de compras y pagos con documentos de respaldo incompletos, pudieron ser a consecuencia de casos imprevistos o fortuitos, o bien por trámite inmediatos en atender necesidades urgentes al servicio de la comunidad. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que la documentación y argumentos presentados por las autoridades municipales no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artìculo 39, numeral 18 para el Ex Alcalde Municipal, y Director Financiero por la cantidad de Q. 6,000.00, para cada uno.
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Contraloría General de Cuentas
Falta de informes del personal contratado SAN JUAN CHAMELCO).
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE
Condición Se determinó que existe personal técnico y profesional contratado por la Municipalidad, que prestan sus servicios técnicos y profesionales y no presentan informes de actividades mensuales desarrolladas cuando incluyen la factura para el cobro de sus honorarios. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del acuerdo interno 09-03, Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, especificamente la Norma 2.11 Emisión de Informes, indica: "La máxima autoridad de cada ente público debe de velar porque los informes internos y externos, se elaboren y se presenten en forma oportuna a quien corresponda (Alta Dirección, Entes Rectores, Organismo Legislativo y otros). Causa Negligencia por parte de las autoridades municipales, en solicitar lo establecido en las Normas de Control Interno de la Contraloria General de Cuenta. Efecto La falta de entrega de informes del personal contratado por servicios técnicos y profesionales, da como resultado debilidad en el trabajo que desarrollan y además que se incumple a lo establecido en la normativa. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones al responsable de pagos de planillas, para que al momento de presentar la factura de cobro de honorarios por parte del personal contratado que presta servicios técnicos y profesionales, adjunten a la misma el informe de actividades realizadas durente el mes que se está cobrando. Comentarios de la administración Consideran que si existen algunos casos de compras y pagos con documentos de respaldo incompletos, y que pudo ser a consecuencia de casos imprevistos o fortuitos, o bien portrámites inmediatos por atender necesidades urgentes al servicio de la comunidad. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que los argumentos y la documentación presentada son insuficientes para desvanecer el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31- 2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Director Financiero, por la cantidad de Q. 4,000.00 para cada uno.
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Planificación deficiente CHAMELCO).
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(Hallazgo de Control Interno No. 3
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN
Condición En el proyecto denominado Construcción de Carretera y Puente Santo Tomas Seapac, que se ejecuta según Contrato No. 004-2006 de fecha 14 de diciembre de 2006 con la Constructora García, por un monto de NOVECIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS VEINTIOCHO QUETZALES CON SETENTA Y SEIS CENTAVOS (Q 956,528.76); la planificación es deficiente debido a que el trazo de la carretera es diferente al contemplado en los planos de construcción. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas en Acuerdo 09-03 del Contralor General de Cuentas, norma 2.9 establece: Administración del Ente Público: La administración de cada ente público debe basarse en el proceso administrativo (planificación, organización, dirección y control), de tal manera que se puedan comprobar, evaluar y medir los resultados de cada uno de ellos, en el marco de un sistema integrado de información gerencial. En el marco del proceso administrativo la máxima autoridad de las entidades es responsable de dirigir la ejecución de las operaciones con base en los objetivos y metas incluidos en el Plan Operativo Anual (POA), delegando a los distintos niveles gerenciales, para la consecución de los resultados planificados, aplicando mecanismos de control, seguimiento y evaluación. Causa El Ex Alcalde Municipal de San Juan Chamelco no exigió estudios completos a empresas o ingenieros civiles con la experiencia comprobada en el diseño y construcción de carreteras. Efecto Debido a la falta de estudios completos, la planificación con la cual se desarrolla el proyecto ha provocado atrasos respecto al plazo de ejecución y cambios en el diseño original, con lo cual los vecinos no se benefician, al no contar con la carretera que supuestamente se les entregaría en el corto plazo. Recomendación Que previo a la ejecución de obras se cuente con los planos de construcción acordes a la realidad de los proyectos y que sean elaborados por Ingenieros Civiles colegiados activos. Comentarios de la administración En documentos presentados por el Sr. Pablo Efraín Rax Chub, Ex Alcalde de San Juan Chamelco y por el Lic. Francisco Javier Chub Paau, Director Financiero de la citada entidad, ambos de fecha 3 de julio de 2008, solicitan entre otras: Que se tenga por planteado el desvanecimiento de la Nota de Auditoría y la formulación de Cargos Provisional dentro del presente proceso, y la corroboración de algunas pruebas que se adjuntan. Y comentarios relacionados a cada posible hallazgo. Como pruebas presentan fotocopias de varios documentos relacionados con las obras. Comentarios de auditoría Se confirma el Hallazgo, en virtud de que los documentos presentados y lo argumentado de la administración, no lo desvanecen, ya que a la fecha los trabajos no se han terminado. A pesar de indicar que la línea central de la carretera no sufrió cambios pero si sufrió un recorte en su longitud. Además en punto quinto del Acta 017-2008 se hace mención a que existió debilidad técnica al elaborar el estudio y en Acta 032-2008 se hacen ver incrementos al contrato; motivos suficientes para confirmar el hallazgo.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Acción Correctiva Se solicitó sanción económica por un monto de CUARENTA MIL QUETZALES EXACTOS (40,000.00) para el Ex Alcalde Municipal de acuerdo a los artículos 38 y numeral 18 del artículo 39 del Decreto 31-2002 del congreso de la República Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
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Plazos de ejecución vencidos CHAMELCO).
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN
Condición En los proyectos denominados Construcción de Carretera y Puente Santo Tomas Seapac, que se ejecuta según Contrato No. 004-2006 de fecha 14 de diciembre de 2006 con la Constructora García, por un monto de NOVECIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS VEINTIOCHO QUETZALES CON SETENTA Y SEIS CENTAVOS (Q956,528.76) y Construcción del Mercado Comunal de Chamisun, que se ejecuta según Contrato No. 002-2006 de fecha 28 de septiembre de 2006 con la Constructora Sábrega Construcción y Mantenimiento, por un monto de NOVECIENTOS SETENTA Y SEIS MIL SETECIENTOS OCHENTA Y UN QUETZALES CON TRECE CENTAVOS (Q976,781.13); en ambos contratos, el plazo de ejecución se encuentra vencidos. Criterio La cláusula sexta del Contrato No. 004-2006 de fecha 14 de diciembre de 2006 con la Constructora García estableció el plazo de ejecución o contractual en 4 meses. La cláusula sexta del Contrato No. 002-2006 de fecha 28 de septiembre de 2006 con la Constructora Sábrega.Construcción y Mantenimiento estableció el plazo de ejecución o contractual en 5 meses. El Decreto número 57-92 de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en el Artículo 51 y el Acuerdo Gubernativo No.1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en su artículo 27 norman los procedimientos para las prorrogas contractuales, con las cuales no se cumplieron, por lo que no se contaban con los documentos de respaldo como lo establece el numeral 2.6 de las Normas Generales de Control Interno gubernamental, Documentos de Respaldo; aprobadas por la Contraloría General de Cuentas, en Acuerdo Interno No. 09-2003. Causa El Ex Alcalde Municipal de San Juan Chamelco no exigió a las empresas constructoras que cumplieran con el plazo de ejecución estipulado en los contratos respectivos, ni aplicó sanciones por atraso en la entrega de las obras. Efecto Debido a la contratación de empresas que no cuentan con la capacidad técnica y financiera así como planificaciones deficientes para la ejecución de las obras, se tiene que las mismas no se realizan dentro del plazo de ejecución establecido, incumpliendo los contratos, con lo cual las comunidades no obtienen ningún beneficio. Recomendación Que se autoricen prórrogas cuando realmente sean necesarias y se respalde con la documentación respectiva, de lo contrario se tienen que imponer las sanciones contempladas en la Ley de Contrataciones del Estado. Comentarios de la administración En documentos presentados por el Sr. Pablo Efraín Rax Chub, Ex Alcalde de San Juan Chamelco y por el Lic. Francisco Javier Chub Paau, Director Financiero de la citada entidad, ambos de fecha 3 de julio de 2008, solicitan entre otras: Que se tenga por planteado el desvanecimiento de la Nota de Auditoría y la formulación de Cargos Provisional dentro del presente proceso, y la corroboración de algunas pruebas que se adjuntan. Y comentarios relacionados a cada posible hallazgo. Como pruebas presentan fotocopias de varios documentos relacionados con las obras. Comentarios de auditoría
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Se confirma el Hallazgo, en virtud de que los documentos presentados y lo argumentado por el Ex Alcalde, no lo desvanecen ya que para un decremento de longitud de carretera no procede prórroga de tiempo y además a la fecha los trabajos no se han terminado. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica por un monto de CUARENTA MIL QUETZALES EXACTOS (Q 40,000.00) para el Ex Alcalde Municipal, de acuerdo a los artículos 38 y numerales 16 y 18 del artículo 39 del Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
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MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN El Libro de Inventario no está autorizado por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN). Condición Se estableció que el libro que se utiliza para el registro de los bienes de Activo Fijo propiedad de la Municipalidad, no está autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Criterio Decreto 31-2002 del Congreso de la Republica Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas Artículo 4 literal k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización. Causa Incumplimiento del Alcalde y Tesorero Municipal que no autorizados por la autoridad competente.
han velado porque todos los registros estén
Efecto Falta de Control Administrativo en menoscabo de una buena Administración. Recomendación El Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Tesorero para que adquiera un libro y lo lleve a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas con sede en Cobán para su autorización. Comentarios de la administración Sin comentario Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que la administración no se pronuncio al respecto. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 21, para el Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q 10,000.00 para cada uno.
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Contraloría General de Cuentas
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Deficiencias en el sistema de control del almacén MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN).
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 2
Condición Al practicar el examen al área de almacén se comprobó, que no cuentan con ningún registro, ni control y la persona encargada no esta capacitada para llevar ese tipo de control. Criterio De conformidad con el Manual de Administración Financiera Municipal (MAFIM), en el modulo 4 establece los procedimientos para el control de almacén, ya que el mismo dice, que se debe tener un especio físico en el cual se almacenan y se encuentran bajo custodia, todos los suministros y bienes de consumo, que por su naturaleza tienen que ser objeto de control y resguardo por medio del Almacén Municipal. Causa Inexistencia de registros contables, controles y falta de personal capacitado para dicho cargo. Efecto Riesgo de perdidas y falta de confiabilidad en el proceso de compras. Recomendación El Tesorero Municipal proceda a poner en practica los procedimientos establecidos en el módulo IV del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal. Comentarios de la administración Sin comentario Comentarios de auditoría Se confirmo el hallazgo, en virtud que la administración no se pronuncio al respecto. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Organica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 21, para el Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE CAHABON Deficiencias en el Inventario (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CAHABON). Condición En el seguimiento que se le proporcionó al Inventario 2007, se determinaron las deficiencias siguientes: no han codificado los bienes; los activos no están identificados con sus características; el valor de los activos es global y al azar; el equipo fotográfico de cédulas y dos fuentes de poder no están registrados en el inventario. Criterio El Manual de Administración Financiera integrada Municipal I Modulo 3, Otros controles y Registros Necesarios en Tesorería, 3.9 Libro de Inventario "libro utilizado para el registro de todos los bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforman su activo fijo, en él se registrarán todos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe anotar fecha de ingreso o egreso, número de factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien con todas sus características, y valor del mismo. Del inventario general de bienes propiedad de la municipalidad, debe enviarse copia a la Contraloría General de Cuentas, en los primeros días del mes de enero de cada año". Causa Falta de cumplimiento a la normativa que regula el procedimiento de control interno en el registro del inventario por parte del Tesorero Municipal. Efecto No se cumple con mantener un buen ambiente de control interno y por consiguiente con la eficiencia, eficacia y transparencia de la Administración Municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para implementar inmediatamente los procedimientos de Control Interno de Inventarios, establecidos en el MAFIM a efecto de fortalecerlo. Comentarios de la administración De acuerdo a lo expresado en el oficio sin número, de fecha 12 de agosto de 2008, numeral 4) expresan El Exalcalde y Extesorero que así mismo le informo con relación al inventario 2007, lamento mucho, ya que al señor encargado del inventario se le ordenó que debía llevar un mejor control del inventario general de la Municipalidad, como también el registro por aparte de las donaciones que se recibían; con relación equipo fotográfico le manifiesto que dicho equipo está bajo la responsabilidad de la Señora Yasmin Diamantina Ixim Nufio y el próximo inventario se actualice y se incluya dichos bienes en la tarjeta de responsabilidad de la encargada. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos y medios de prueba de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas de Cuentas, artículo 39, numeral 21 para el ex-alcalde y ex-tesorero Municipal, por la cantidad de Q 4,000.00 para cada uno.
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE CHISEC Deficiencias en las nóminas de sueldos y pagos de dietas MUNICIPALIDAD DE CHISEC).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición En el proceso de revisión de la documentación de soporte de los ingresos y egresos, se determinaron deficiencias en el control interno, tales como: falta de firmas en nóminas para pago de dietas del concejo municipal, falta de firmas en nóminas de personal por contrato, nombres incorrectos en nóminas de sueldos, los documentos de soporte de egresos no se encuentran numerados cronológicamente con relación a los registros de las cajas fiscales Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en el numeral 1.2 Estructura de Control Interno indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales.". Causa Las deficiencias establecidas se deben a que las autoridades municipales no han implementado el SIAFMUNI, en una forma eficiente de acuerdo a como lo indican las normas gubernamentales.
Efecto La documentación soporte no refleja consistencia ni uniformidad, arriesgando que la información exprese omisiones o inexactitudes Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para fortalecer e implementar controles internos eficientes en el área de nóminas para corregir las deficiencias que se presentaron. Comentarios de la administración En acta de discusión de hallazgos No. 019-2008 de fecha 24 de junio de 2008 suscrita en el libro no. 10 de actas varias de la municipalidad de Chisec, en el punto quinto, numeral 1.2 los responsables manifestaron que en relación a la falta de firmas en nóminas diversas esto se originó cuando se iniciaron a realizar los depósitos a cuenta, por tanto algunos empleados por la distancia donde se encontraban laborando, se les complicaba llegar a firmar, y respecto a nombres incorrectos en nóminas de sueldo indicaron que se consignó otro nombre por error involuntario pero en adelante se corrigió el error. Referente a la numeración ordenada y cronológica de los documentos de soporte manifestaron que el crecimiento de la estructura municipal es acelerado lo que permitió tener menos visibilidad en este tipo de archivo. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que los argumentos presentados por la Administración Municipal, no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del mismo Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 4, para el ex alcalde y ex tesorero(a)
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
municipal, por la cantidad de Q.2,000.00 para cada uno
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Archivo inadecuado para el resguardo de documentos oficiales MUNICIPALIDAD DE CHISEC).
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 2
Condición Se estableció durante el proceso de revisión que el área física utilizada para el resguardo de los documentos oficiales (documentos de soporte de ingresos y egresos, cajas fiscales, acuerdos municipales, diversa correspondencia etc.) no cumple con las normas administrativas y de control interno Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03 emitido el 8 de julio de 2003, por la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, I. Normas de Aplicación General, numeral 1.11, Archivos, indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información....". Causa No hubo iniciativa de crear un archivo ordenado de acuerdo a las necesidades administrativas de la Municipalidad de Chisec. Efecto Desorden en la localización de documentos, arriesgando el deterioro de los mismos. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero para que estructure un archivo adecuado para uso municipal, ya que existe riesgo del deterioro de los documentos oficiales. Comentarios de la administración En acta de discusión de hallazgos No. 019-2008 de fecha 24 de junio de 2008 suscrita en el libro no. 10 de actas varias de la municipalidad de Chisec, en el numeral 1 los responsables manifestaron que cuando la administración municipal inició sus funciones, en la Tesorería Municipal se encontraban los documentos en el piso dentro de una bodega y para mejorar el resguardo y prolongación de vida de estos y los que se generaran se implementaron archivos y anaqueles considerando la limitación presupuestaria en su momento. Comentarios de auditoría Los argumentos declarados por los responsables no desvanecen el presente hallazgo, por lo tanto se confirma el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 22, para el ex alcalde y ex tesorero(a) municipal, por la cantidad de Q.8,000.00 para cada uno.
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Inexistencia de la unidad de Auditoria Interna Municipal período 2007 No. 3 MUNICIPALIDAD DE CHISEC).
(Hallazgo de Control Interno
Condición Durante el proceso de auditoria, se verificó que en la Municipalidad de Chisec, no se implementó la unidad de Auditoria Interna Municipal en el periodo 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002 Código Municipal, en el artículo 88 indica: "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, Contador Público y Auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El Auditor Interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un Auditor Interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente" Causa Las autoridades municipales no le dieron cumplimiento a las normativas legales. Efecto Al no tener implementado unidad de Auditoria Interna Municipal, provoca desorden y atrasos en el cumplimiento de sus obligaciones, relacionadas con el control interno. Recomendación Darle continuidad y mayor apoyo al Auditor Interno para el fortalecimiento de Controles Internos de la Municipalidad. Comentarios de la administración En acta de discusión de hallazgos No. 019-2008 de fecha 24 de junio de 2008 suscrita en el libro no. 10 de actas varias de la municipalidad de Chisec, en el numeral 2 los responsables manifestaron que durante el período 2,007, no fue posible contratar los servicios de un Auditor. Se contó con un profesional que se desempeñaba como Auditor Interno, sin embargo, el profesional para el presente año 2,007 requería de honorarios mayores a lo que la Municipalidad podía pagar conforme el presupuesto municipal, por tanto no fue posible contar con un Auditor Interno. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud del comentario de la administración. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el ex alcalde y su corporación municipal, por la cantidad de Q.20,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE CHAHAL Utilización de formas oficiales en forma desordenada sin respetar el orden correlativo de su numeración. (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). Condición Se estableció al momento de efectuar el corte de formas en blanco 7-B y 31-B, que por falta de un adecuado control sobre las mismas, se han utilizado los talonarios sin llevar un orden correlativo en la numeración, debido a que son resguardados en forma desordenada y al momento de terminar un talonario, utilizan otro sin considerar que sea la numeración correlativa. Criterio El Acuerdo No. A57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 2 Normas aplicables a los sistemas de administración general, contienen la siguiente norma que literalmente dice: "2.4 AUTORIZACION Y REGISTRO DE OPERACIONES. Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo." Causa Falta de control por parte de Tesorería al no verificar los formularios y no resguardarlos en forma ordenada. Efecto Los registros y custodia de las formas no son confiables y denotan falta de aplicación de procedimientos. Recomendación Que el Alcalde gire instrucciones al Tesorero para que el personal a su cargo no emita recibos de un talonario que no sea correlativo al recién terminado. Comentarios de la administración En relación del uso de los formularios 7-B y 31-B se estableció que su uso no ha sido en forma correlativa, pero en el futuro nos comprometemos a llevar un mejor control de estos formularios, ya que hasta la fecha no contamos con una persona especifica que realice la entrega de estos formularios a las persona que efectúan cobros de arbitrios municipales. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no presentaron pruebas de descargo y admiten la falta de control sobre el uso de las formas oficiales. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para el Ex Alcalde y Tesorero, la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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Falta de implementación del fondo rotativo. CHAHAL).
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(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE
Condición Al efectuar el corte de efectivo y valores de la Municipalidad, se estableció por indicaciones del Tesorero, que no cuentan con un fondo rotativo para los gastos menores de la institución. Criterio El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 6 Normas aplicables al sistema de tesorería, contiene la siguiente norma que literalmente dice: "6.19 CONSTITUCION Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS. El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de las entidades públicas, a través de las unidades especializadas, reglamentarán y normarán los procedimientos, para la constitución y administración de Fondos Rotativos." Causa No controlar los gastos menores, falta de interés e incumplimiento a lo establecido en la Normas Generales de Control Interno Gubernamental por el Consejo Municipal, Alcalde y Tesorero. Efecto Falta de control de los gastos menores, gasto innecesario de cheques de la cuenta principal para obtener efectivo y cubrir los gastos. Recomendación Implementar el fondo rotativo, por medio de un acuerdo del Consejo Municipal, para uso exclusivo de gastos menores de la Municipalidad. Comentarios de la administración En cuanto al uso del fondo rotativo, esta municipalidad actualmente no cuenta con esta norma, debido a que esta comuna tiene problemas económicos lo cual no da la oportunidad a se mantenga este fondo, lo ingresos locales son bajos, la municipalidad se capitaliza a cada dos meses cuando el gobierno central transfiere los aportes constitucionales, por esta razón los sueldos y otros gastos de funcionamiento se hacen efectivo a cada dos meses. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no presentaron pruebas de descargo y los comentarios de la Administración no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 7, para el Ex Alcalde, Tesorero y miembros de la Comisión de Finanzas del período auditado, la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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No se operó una factura de gasto en el SIAFITO, correspondiente al mes de marzo de 2007. (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). Condición Se tomó una muestra de los documentos de respaldo de gastos efectuados en el año 2007, estableciéndose que en el mes de marzo, no se operó en el sistema SIAFITO la factura No. 416 de fecha 02-03-07 de la empresa Ingeniería y Servicios G.L. propiedad del Ingeniero Walter Leonel Guillermo Lima Nit 738523-4 por Q.25,000.00 Criterio El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 2 Normas aplicables a los sistemas de administración general, contiene la siguiente norma que literalmente dice: "2.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Se deben establecer y mantener sistemas de información gerencial que produzcan información confiable y oportuna para la toma de decisiones en las unidades administrativas y puestos, de acuerdo a los roles y responsabilidades. Los sistemas de información gerencial deben permitir la identificación de amenazas y riesgos operativos en forma global, que realmente las acciones de planificación, control y operaciones que contribuyan con eficiencia a un proceso transparente de rendición de cuentas." Causa La falta de una adecuada supervisión a las operaciones diarias en el sistema y no realizar el cruce diariamente entre los reportes del sistema contra los documentos de soporte. Efecto Los registros contables y financieros de la Municipalidad no son confiables en virtud de que se estableció que omitieron operar un documento y no hay verificación del registro del mismo. Recomendación El Alcalde instruya al Tesorero para que los documentos de soporte del gasto sean operados inmediata y oportunamente en los egresos de la Caja Fiscal del período que correspondan Comentarios de la administración En relación a este hallazgo, el suscrito Tesorero Municipal durante el transcurso de cada mes traslada a la encargada del programa SIAFITO hoy SIAF MUNI los documentos que se pagan a diario, para que estos sean ingresados al programa, lamentablemente por la confianza que a esta persona se le había tomado en la realización de su trabajo no me percaté a tiempo que la factura a que se hace referencia en este hallazgo no se operó en el programa. Con mucha pena solicito a usted señor contralor que este problema sea resuelto en forma favorable, tomando en consideración que este caso no se presente constantemente, ya que durante el tiempo ya casi 18 años que tengo desempeñar el cargo de Tesorero en esta comuna no se me había presentado un caso como este, manifestándole que este año y en el futuro tendré mas cuidado en la revisión de operatoria de los documentos. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no presentaron pruebas de descargo, debiendo proceder a operar dicha factura. Acción Correctiva
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Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Ex Alcalde y al Tesorero, la cantidad de Q 10,000.00 para cada uno.
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Falta de conciliaciones bancarias. (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). Condición Al verificar los saldos del Libro de Bancos reportados por la Municipalidad y compararlos con los saldos bancarios, se estableció que en algunas cuentas no se efectuaron las conciliaciones bancarias. Criterio El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 2 Normas aplicables a los sistemas de administración general, contienen las siguientes normas que literalmente dicen: "2.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Se deben establecer y mantener sistemas de información gerencial que produzcan información confiable y oportuna para la toma de decisiones en las unidades administrativas y puestos, de acuerdo a los roles y responsabilidades. Los sistemas de información gerencial deben permitir la identificación de amenazas y riesgos operativos en forma global, que realmente las acciones de planificación, control y operaciones que contribuyan con eficiencia a un proceso transparente de rendición de cuentas." "2.4 AUTORIZACION Y REGISTRO DE OPERACIONES. Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo." Causa Se debe al incumplimiento a las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Efecto Los registros contables y financieros de la Municipalidad no son confiables en virtud de que se estableció que por no conciliar mensualmente las cuentas bancarias contra su dato en la Caja Fiscal no se percataron de diferencias que se originaron y no se establecieron. Recomendación El Alcalde deberá girar sus instrucciones al Tesorero a efecto de que se cumpla con el procedimiento para el registro y control de los egresos en la caja fiscal, para que realice sus atribuciones en forma eficiente, tomando en cuenta lo establecido en las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración En cuanto a las conciliaciones bancarias, estas se han realizado mensualmente en las cuentas que tienen mayor movimiento, en Banrural existen algunas cuentas ya antiguas que tienen fondos mínimos, por esta razón a veces no se les practica conciliación, situación que se corregirá a partir de este mes. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no presentaron pruebas de descargo y confirmaron el hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 11, para el Ex Alcalde y al Tesorero, la cantidad de Q 5,000.00 a cada uno.
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El saldo de Bancos no concilia con el reportado por la Caja Fiscal. (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). Condición Al momento de la comparación de saldos reportados por la Municipalidad con los saldos bancarios, se estableció que en algunas cuentas no se efectuaron las conciliaciones bancarias, motivo por el cual se reportó mal el saldo de la caja fiscal, motivando con ello que se encontraran diferencias numéricas entre el saldo del sistema SIAFITO y el control de la Caja Fiscal al 31-12-2007. El sistema SIAFITO muestra un saldo en la Caja según reporte de Q.411,111.23 al cual se le descuenta la factura No. 416 de fecha 02-03-07 de la empresa Ingeniería y Servicios G.L. propiedad del Ingeniero Walter Leonel Guillermo Lima Nit 738523-4 por Q.25,000.00, la cual no se operó en su oportunidad obteniendo un nuevo saldo de Q. 386,111.23, y el saldo establecido por Auditoría según saldos confirmados por el banco es de Q.404,149.21, resultando una diferencia al 31-12-07 de Q.18,037.98 de menos en los registros del sistema SIAFITO, no se pudo establecer su origen. Criterio El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 6 Normas aplicables al sistema de Tesorería, contiene la siguiente norma que literalmente dice: "6.12 CONTROL DE SALDOS INICIALES Y FINALES DE CAJA Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada entidad pública, normaran lo relativo al control de los saldos iniciales y finales. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos, deben implementar mecanismos de control, que garanticen la confiabilidad de los saldos iniciales y finales de caja y equivalentes de efectivo, de los reportes diarios, semanales y mensuales, así como..." Causa Inobservancia de aplicación de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Efecto Presentación inadecuada de los registros contables y financieros de la Municipalidad en virtud de que no llevaron un adecuado control sobre las operaciones registradas en los libros de la entidad, especialmente la conciliación de la caja fiscal. Recomendación El Alcalde gire o de instrucciones al Tesorero a efecto de que se cumpla con el procedimiento para el registro, control de los egresos y conciliación en la caja fiscal, para que realice sus atribuciones en forma eficiente, tomando en cuenta lo establecido en las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración En relación a la diferencia de Q.18,037.98 del cuadre de caja al 31 de Diciembre del año 2007, se procedió a realizar una revisión minuciosa de los documentos pagados mensualmente durante el año 2007, estableciéndose que en las planillas de DIETAS pagadas al señor Alcalde Municipal, Concejo Municipal y Secretario Municipal, correspondiente a los meses de AGOSTO 2007 con un valor de Q.19,200.00, SEPTIEMBRE 2007 Q.43,200.00, NOVIEMBRE 2007 Q.43,200.00 y DICIEMBRE 2007 Q.28,800.00 y que hacen un total de Q.134,400.00, no se les ha adherido los timbres fiscales que deben llevar, si a la cantidad de Q.134,400.00 se multiplica por el 12% nos da un total de Q.16,128.00, dinero que no ha sido sacado de la caja, el procedimiento que se estaba realizando para efectuar este descuento era el siguiente: A la persona interesada se le extendía el cheque con el descuento respectivo quedando este descuento en cuenta de
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bancos, tal como se podrá apreciar en las planillas pagadas y libro de bancos. Asimismo, se detecto que en el mes de marzo del año 2007, los documentos pagados menos deducciones dan un total liquido de Q.1,155,947.34 (Gasto Real) y el programa del SIAFITO arroja un gasto de Q.1,157,719.43, la diferencia es de Q.1,772.09 (Menos), también en el mes de DICIEMBRE del año 2007, los documentos pagados menos deducciones dan un total liquido de Q.694,472.27 (Gasto Real) y el programa del SIAFITO arroja un gasto de Q.694,610.16, la diferencia es de Q.137.89 (Menos), diferencias que se dieron a través del sistema del SIAFITO. En resumen se puede establecer que la diferencia encontrada por usted se integra de la manera siguiente: Valor de timbres pendientes de adherir a las planillas Q16,128.00, Diferencia encontrada en el mes de marzo del año 2007 Q1,772.09, Diferencia encontrada en el mes de DICIEMBRE del año 2007 Q137.89 TOTAL DIFERENCIA ESTABLECIDA Q18,037.98. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que las pruebas presentadas manifiestan la falta de cumplimiento en las obligaciones como agentes retenedores de impuestos y de control interno por no efectuar cuadres periódicos. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 10, para el Ex Alcalde, Tesorero y miembros de la Comisión de Finanzas del período auditado la cantidad de Q 6,000.00 para cada uno.
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Dentro de la documentación de soporte del saldo de la caja fiscal se encontraron dos vales sin número y sin autorización. (Hallazgo de Control Interno No. 6 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL). Condición Al efectuar la confirmación numérica de la caja fiscal al 31-12-2007, se comprobó que dentro del saldo formaban parte dos vales por valores de Q1,000.00 y Q3,000.00 de fechas 27-04-07 y 22-05-07 emitidos ambos a los fondos de la Tesorería Municipal de Chahal, Alta Verapaz a favor de Víctor Raúl Chacón Rodas con cédula de vecindad J-10 y de registro 14,928 emitida por la municipalidad de San Pablo Jocopilas, Suchitepequez, como pago en efectivo por anticipo al contrato No. 8-2007 lo cual fue notificado inmediatamente al Alcalde y Tesorero Municipal mediante nota de auditoría No. DAM-AP-MCHAV-002-2008 de fecha 2 de julio de 2008, solicitando su inmediato reintegro, depositándose el 24-7-08 a la cuenta UNICA DEL TESORO DE LA MUNICIPALIDAD DE CHAHAL, A.V. Criterio El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 6 Normas aplicables al sistema de Tesorería, contiene la siguiente norma que literalmente dice: "6.12 CONTROL DE SALDOS NICIALES Y FINALES DE CAJA Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada entidad pública, normaran lo relativo al control de los saldos iniciales y finales. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos, deben implementar mecanismos de control, que garanticen la confiabilidad de los saldos iniciales y finales de caja y equivalentes de efectivo, de los reportes diarios, semanales y mensuales, así como...". El Acuerdo No. 09-03, emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental la Norma 2 numeral 2.6 Documentos de respaldo establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde."
Causa La falta de aplicación de un efectivo control interno en el pago de anticipos en efectivo sin el respectivo documento de soporte. Efecto Los registros contables y financieros de la Municipalidad no son confiables por no contar con la documentación debida de soporte a las operaciones realizadas, no garantizando una adecuada ejecución presupuestaria. Recomendación Que el Alcalde gire instrucciones al Tesorero para que en ningún momento autoricen o permitan este tipo de documentos como respaldo de anticipos en efectivo ó a cambio de una factura. Comentarios de la administración Ya se corrigió efectuando el depósito de efectivo en la cuenta Bancaria No. 3354000877 CUENTA UNICA DEL TESORO DE LA MUNICIPALIDAD DE CHAHAL, A.V., DE BANRURAL, según boleta de depósito monetario No. 51386834 en BANRURAL.
Comentarios de auditoría
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Se confirma el hallazgo en virtud que la falta a una norma de control interno fué cometida y el depósito que efectuó solamente es para corregir la misma. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 7, para el Ex Alcalde y el Tesorero, la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS Falta de órdenes de compra BARTOLOME DE LAS CASAS).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
MUNICIPALIDAD DE FRAY
Condición En el proceso de Auditoria se verificó que en la Municipalidad de Fray Bartolomé de las Casas, Alta Verapaz en la documentación de soporte de egresos no existen requerimientos u órdenes de compra. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, numeral 5.6.4 Etapas o Momentos de la Ejecución Presupuestaria indica: "Comprometido. Es el momento que se utilizará para afectar preventivamente la disponibilidad de los créditos presupuestarios, por un gasto que inicia su trámite frente a terceros, luego de cumplir las etapas internas de solicitud por parte de la unidad interesada del bien o el servicio, la verificación de las existencias (en el caso de los materiales y suministros), las solicitudes de cotización y la adjudicación, el registro se realiza con una orden de compra" Causa Las deficiencias establecidas se deben a que las autoridades municipales no han implementado el Sistema SIAF-MUNI, en una forma eficiente de acuerdo a como lo indica el Sistema. Efecto No existe confiabilidad en los registros de procesos operacionales, arriesgando la consistencia de la información operacional de la municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para fortalecer e implementar controles internos eficientes en el área que corresponde para corregir las deficiencias que se presentaron. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 10 de abril de 2008, los funcionarios municipales informan lo siguiente: Que no se adjuntaban los requerimientos u órdenes de compra a las facturas, por deficiencia del sistema SIAF. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que los argumentos presentados por la Administración Municipal, no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del mismo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 20, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.8,000.00 para cada uno.
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Falta de arqueos mensuales de fondos y valores (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS). Condición Se determinó que la Tesorería Municipal de Fray Bartolomé de las Casas, Alta Verapaz no efectuó arqueos mensuales de fondos y valores en las cajas fiscales y receptoras de la municipalidad. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 87 literal "i" indica: "Hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia, para ser enviados a las oficinas correspondientes". Causa El Ex Tesorero Municipal no dio cumplimiento a sus atribuciones correspondientes. Efecto Esto provoca que no puedan establecerse saldos reales, asimismo no pueden conciliarse los saldos que reflejan las cajas fiscales con los que reflejan las cuentas bancarias. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para cumplir con lo que establece el Código Municipal, y verificar mensualmente el proceso, para fortalecer el sistema de control interno. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 10 de abril de 2008, los funcionarios responsables manifestaron que se realizaban cortes y arqueos de caja sorpresivos en hojas movibles. Comentarios de auditoría La comisión de auditoria confirmó que no se realizaron los arqueos sorpresivos de fondos y valores por parte del Tesorero Municipal. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de La Contraloría de Cuentas, artículo 39 numeral 1, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.2,000.00 para cada uno.
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Falta de Informe y/o autorización de corrección del saldo de caja en el sistema SIAFITO (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS). Condición Se estableció durante el proceso de Auditoría que el saldo de caja al 31 de diciembre del año 2,006 no es compatible con el saldo de caja al 1 de enero del 2,007 pues existió una diferencia de Q.1,840,096.98. Esta deficiencia fue corregida en el saldo inicial del movimiento de caja del 1 de Octubre del 2,007, la autorización escrita del Técnico del SIAF de ésta corrección no fue presentada al auditor. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- Numeral 3.6.2.a. indica: "Diseñar, mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que regulan el funcionamiento del área de tesorería, de acuerdo a las normas establecidas por la entidad rectora y los procedimientos del Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal". Causa Por descuido el Tesorero no verificó la corrección del saldo en el tiempo oportuno, y extravió el informe del técnico del SIAF. Efecto El saldo de caja estuvo incongruente desde el mes de enero hasta el mes de septiembre del 2,007, reflejando saldos incorrectos durante ese lapso. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal que éste solicite cuando sea necesario al técnico del programa -SIAF-, autorización para realizar las correcciones en forma oportuna, archivando ordenadamente las órdenes de servicio firmadas por el técnico asignado. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 10 de abril de 2008, el Ex Tesorero Municipal informa lo siguiente: El ex tesorero manifestó que la cantidad que se estaba arrastrando mal era la suma de Q. 1,840,096.98 y para ello únicamente se le restó al saldo disponible del mes de septiembre del 2007 y cuando se ingresó el saldo inicial del mes de octubre del 2007 ya se había hecho la resta de Q.1,840,096.98, aclarando que solamente se hizo la observación en la caja de octubre del 2007 y no se realizó ningún reporte al técnico por escrito, así como modificación en el sistema y como bien es sabido que la visita del técnico era cada dos, tres e incluso cuatro meses, hasta que en los últimos días de administración comenzó a asistir un poco mas frecuente a la municipalidad. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que no presentaron el informe del técnico del SIAF para comprobar las correcciones realizadas. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q.4,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA No existe control de ingresos y egresos de Almacén de materiales de construcción. Q.20,000.00 (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA). Condición Al evaluar el área de almacén, se pudo establecer que la municipalidad cuenta con deficiencia de control interno, ya que al efectuar el requerimiento de las tarjetas de kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de los ingresos y egresos de bodega de materiales de construcción (lámina, cemento, madera, etc.), se comprobó que no existen tales documentos, utilizándose otros procedimientos inadecuados. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIN-, en el IV Modulo de Almacén, establece en el numeral 1, los procedimientos para el control de almacén de bienes y suministros, cuyos lineamientos necesarios se desarrollan en sub-incisos Nos. 1.1 al 1.4 que se refieren a; almacén de suministros, disposiciones generales, atribuciones del guardalmacén y reportes de almacén. Causa No se han desarrollado las normas y procedimientos básicos que establece el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIN. Efecto Desorden en la distribución de materiales de construcción, con el riesgo de que hayan envíos erróneos o pérdidas de los mismos, sin identificar a los responsables. Recomendación El Alcalde Municipal instruya al tesorero municipal, para que autorice las tarjetas de kardex e ingresos y egresos al Almacén de materiales de construcción y se pueda llevar un control más efectivo y legal. Comentarios de la administración En Oficio S/N de Oscar Norberto García Chaman, de fecha 17 de julio de 2007, indica; Si existe guarda almacén, pero no se contaba con suficiente espacio físico en el edificio municipal para embodegar todo material que se adquiría, por lo tanto se optó por enviarlo directo a donde se utilizaba y se usaban casas o bodegas de algunos comunitarios. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, porque los argumentos de la administración no justifican la falta de controles. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Ex Tesorero y Ex Alcalde Municipal por un monto de Q10,000.00 para cada uno.
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INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO
MUNICIPALIDAD DE COBAN 1 Ampliación de fianza de cumplimiento presentada fuera de tiempo MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
2 Pagos excesivos de mantenimiento y reparación de maquinaria en proyecto de mantenimiento de carretera Salacuim (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE COBAN). 3 Ampliación de camino vecinal no concluido COBAN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE
4 Incumplimientos a la ley de contrataciones del estado MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
5 Proyectos de construcción de escuelas, no concluidas MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 5
6 Construcción de camino vecinal comunidad Nuevo Aquil Sopox I, no concluido Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de
7 Proyecto introducción de agua potable Belenha, Sachicha, Cerro Lindo, no concluido Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de
8 Infracción a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE COBAN). MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ 9 Incumplimiento de plazo contractual (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ). 10 Adjudicaciones anómalas VERAPAZ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ
11 Adjudicación a empresa que cotizó a un precio mayor la compra de tubo PVC Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ).
(Hallazgo de
MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ 12 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones SAN CRISTOBAL VERAPAZ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
13 Proyectos ejecutados sin estudio de impacto ambiental MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 2
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14 Incumplimiento de Contrato CRISTOBAL VERAPAZ).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
MUNICIPALIDAD DE SAN
MUNICIPALIDAD DE TACTIC 15 Incumplimiento al plazo contractual (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
16 Inexistencia de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
17 La constructora no califica para venta de materiales MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
18 Fianzas vencidas (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
MUNICIPALIDAD DE TAMAHU 19 Pagos por equipo adicional del vehículo que no obra en poder de la Municipalidad Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
(Hallazgo de
20 Pago sin firmas de recibido (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
21 No se cumplió con lo estipulado en el perfil del proyecto MUNICIPALIDAD DE TAMAHU). 22 Inadecuada aplicación de renglones presupuestarios MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
23 No se cumplió con enviar informes de la ejecución presupuestaria trimestral Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
(Hallazgo de
24 Se realizaron pagos sin documentación legal (Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU). 25 Fraccionamiento para no cotizar (Hallazgo de Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
26 Pagos injustificados (Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
27 Atraso en la rendición de cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 9 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
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28 Contratación de estudios sin realizar proceso de cotización MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 10
MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU 29 Atraso en la rendición de cuentas MIGUEL TUCURU). 30 Falta de fianza de fidelidad TUCURU).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN
(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL
31 Inexistencia del departamento de auditoria interna MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
MUNICIPALIDAD DE PANZOS 32 Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
33 Diferencia entre ampliaciones registradas por el sistema y la ejecución presupuestaria de egresos 2007. (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE PANZOS). 34 Falta de actas de aprobación de ampliaciones y transferencias presupuestarias. Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
(Hallazgo de
MUNICIPALIDAD DE SENAHU 35 Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SENAHU).
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA 36 El sistema SIAF Muni es utilizado en forma parcial MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). 37 Adjudicación de obras a empresa que cotizó más alto MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). 38 Incumplimientos a la Ley de Contrataciones SAN PEDRO CARCHA). 39 Incumplimiento de plazo contractual PEDRO CARCHA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
(Hallazgo de Cumplimiento No. 2
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE
(Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN
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40 Falta de fianzas de cumplimiento y conservación de obra MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). 41 Mala aplicación de renglones presupuestarios DE SAN PEDRO CARCHA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 5
(Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD
42 Cheques emitidos a nombre de la municipalidad para pago de facturas falsas Q.3,305,709.93 (Hallazgo de Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). 43 Falta de estudio de impacto ambiental (Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO 44 No se efectuó licitación pública CHAMELCO).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN
45 Renglones de trabajo pagados y no justificados (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO). MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN 46 No se Rindió el inventario de Activos Fijos SAN AGUSTIN LANQUIN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE CAHABON 47 Evasión del proceso de cotización: Q.117,500.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CAHABON). 48 Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CAHABON).
49 Falta de acta para formalizar transferencia. CAHABON). 50 Incumplimiento de inversión del anticipo CAHABON).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE
(Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE CHAHAL 51 No se tienen contratados los servicios profesionales de un Auditor Interno. Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
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(Hallazgo de
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52 No presentaron oportunamente los informes de Rendición de Cuentas. No. 2 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
(Hallazgo de Cumplimiento
53 No se cumple con enviar el reporte de la ejecución presupuestaria trimestral. Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
(Hallazgo de
MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS 54 Falta documentación de soporte en expedientes de proyectos por administración Q.1,264,471.84 (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS). MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA 55 Falta de contratación de Auditor Interno Q.20,000.00 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
56 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado en la contratación de obras Q.22,350.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA). 57 Ejecuciones presupuestarias trimestrales del año 2007 fueron presentadas fuera de tiempo. Q.20,000.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA). 58 Liquidación Presupuestaria no presentada. Q.80,000.00 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
59 Incumplimiento en el traslado de los contratos a la Contraloría General de Cuentas Q.17,878.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
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HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO MUNICIPALIDAD DE COBAN Ampliación de fianza de cumplimiento presentada fuera de tiempo (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE COBAN). Condición En el proyecto Mantenimiento Camino Vecinal Nimlajacoc Copola la Esperanza Escritura Pública No. 173 de fecha 03 de julio de 2007, suscrito entre la Municipalidad de Cobán, A.V. y la Constructora Ramírez, por un monto de Q683,688.00; el 27 de noviembre de 2007 se solicita ampliación del plazo de 90 días, autorizados por medio de acta No. 108-2007 de fecha 17 de diciembre de 2007, a partir del 26 de noviembre al 24 de febrero de 2008, llevando a esa fecha un avance físico del 15.47%, sin que se presentara la ampliación de la fianza de cumplimiento respectiva. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 38. Garantía de cumplimiento. "Esta garantía se constituirá: con el noventa por ciento (90%) restante, el cumplimiento del contrato de acuerdo con las especificaciones, planos y demás documentos contractuales, así como la ejecución de la obra dentro del tiempo estipulado. Artículo 39. Vigencia de la garantía de cumplimiento. La, garantía de cumplimiento deberá estar vigente, según el caso: b) Cuando se trate de obras, hasta que la entidad interesada extienda la constancia de haber recibido a su satisfacción la garantía de conversación de obra." Causa Falta de control en la documentación legal que debe contener cada expediente. Efecto Se corre el riesgo de efectuar pagos irregulares, sin que se llenen los requisitos legales establecidos. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá girar instrucciones a los responsables tanto del archivo como de la recopilación de la documentación, a efecto que todos los expedientes llenen los requisitos legales pertinentes, asimismo al aprobar una ampliación de plazo contractual en el momento que se le notifique al constructor, deberá solicitársele la ampliación de la fianza respectiva. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido, en virtud que la ley es clara al establecer los tiempos de presentación y vigencia de las fianzas. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Alcalde, Director Financiero, Tesorero y Secretaria Municipal, por la cantidad de Q12,208.71, para cada uno.
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Pagos excesivos de mantenimiento y reparación de maquinaria en proyecto de mantenimiento de carretera Salacuim (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE COBAN). Condición De conformidad al acta No. 072-2007 de fecha 20 de agosto de 2007, se aprobó el presupuesto para la ejecución por administración del proyecto denominado Mantenimiento de Calles Urbanas en la Comunidad de Salacuim, la cual consiste en 5 kilómetros de mantenimiento, dentro de los renglones aprobados para la ejecución del mismo están: Llantas para maquinaria y vehículos Q35,000.00, ejecutándose Q25,860.00; repuestos para maquinaria y vehículos Q20,000.00, ejecutándose Q46,729.37; Mantenimiento de maquinaría y vehículos Q64,000.00, ejecutándose Q7,359.00; combustible Q150,000.00, ejecutándose Q36,283.72; sueldos Q13,800.00, no se ejecutó nada, viáticos Q28,000.00, ejecutándose Q12,920.00; material balasto Q45,000.00 ejecutándose Q28,875.00; además se ejecutaron los siguientes renglones los cuales no habían sido incluidos dentro del presupuesto Arrendamiento de camiones Q29,000.00 y Flete de maquinaria Q21,200.00, el costo total del proyecto fue de Q355,800.00 ejecutándose la cantidad de Q208,227.09. Invirtiendo un 79.93% del total del presupuesto en llantas, repuestos, mantenimientos, combustibles, arrendamientos de maquinaria y fletes de maquinaria, mientras que en material balasto un 13.87%, que equivale a 1925 metros cúbicos, aproximadamente 2.5 kilómetros. Criterio El acta del Concejo Municipal No. 072-2007 de fecha 20 de agosto de 2007, se aprobó el presupuesto para la ejecución por administración del proyecto denominado "Mantenimiento de Calles Urbanas en la Comunidad de Salacuim, la cual consiste en 5 kilómetros de mantenimiento, dentro de los renglones aprobados para la ejecución del mismo están: Llantas para maquinaria y vehículos Q35,000.00, repuestos para maquinaria y vehículos Q20,000.00, mantenimiento de maquinaría y vehículos Q64,000.00, combustible Q150,000.00, sueldos Q13,800.00, viáticos Q28,000.00, material balasto Q45,000.00 el costo total del proyecto fue de Q355,800.00." Causa La Unidad de Transportes y Maquinaria de la Municipalidad, se tomó atribuciones que no le correspondían, al presupuestar ejecutar y luego requerir pagos, así mismo al solicitar transferencia de fondos para poder cubrir lo ejecutado. Efecto Se efectúan pagos irregulares, que afectan el presupuesto y calidad de los proyectos. Recomendación El Concejo Municipal, previo a la aprobación de un presupuesto para la ejecución de un proyecto deberá comprobar que los renglones incluidos en el mismo correspondan realmente al objetivo del proyecto. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que si se autorizó un presupuesto para la ejecución de balaste sin embargo los gastos por mantenimiento y reparación de vehículos fue superior. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Alcalde Municipal y Jefe de la Unidad de Transportes y Maquinaria, por la cantidad de Q1,859.17, para cada uno.
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Ampliación de camino vecinal no concluido COBAN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE
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Condición Para la ejecución del proyecto denominado Ampliación de Camino Vecinal Santa Valeria San Pedro Canahu, se suscribió convenio de cofinanciamiento con el Consejo Departamental de Desarrollo de Cobán, Alta Verapaz, número 055-2007 de fecha 17 de mayo de 2007 con un plazo de 4 meses, por un monto de Q598,708.00, de acuerdo al convenio en mención la obra debió concluirse el 30 de septiembre, sin embargo, la Municipalidad de Cobán A.V., suscribió el acta de inicio número 22-2007 con fecha 14 de noviembre de 2007, al 31 de diciembre de 2007 la obra llevaba un avance físico de 47.18%, y un 20% de financiero, en visita efectuada el día lunes 18 de febrero, por la comisión de auditoría y con base a información proporcionada por el supervisor de obras de la Municipalidad, se ha ejecutado únicamente 600 metros de mantenimiento. Criterio El convenio número 055-2007 de fecha 17 de mayo de 2007, clausula segunda del, indica que: "Del plazo de Ejecución de la obra: La obra referida se ejecutará por CONTRATO en un plazo de de DIEZ MESES INCLUYE TIEMPO PARA COTIZAR Y/O LICITAR) contados a partir de la realización de la entrega del anticipo a la Unidad Ejecutora respectiva", asimismo la clausula OCTAVA RESPONSABILIDAD DE LA UNIDAD EJECUTORA: numeral 12 "Iniciar la ejecución del proyecto dentro de los dos meses calendario después de recibir el 20% de anticipo, en caso contrario, devolver el anticipo por incumplimiento" Causa Falta de supervisión y control por parte de la Dirección Técnica y de Planificación, ya que reportan a la Dirección Financiera datos incorrectos con respecto al avance físico de la obra. Efecto Obras inconclusas que afectan primordialmente a la Comunidad beneficiaria de la misma, asimismo se pierde la oportunidad de hacer efectivas las fianzas respectivas. Recomendación Las autoridades superiores de la Municipalidad deberán velar por el estricto cumplimiento de los plazos tanto de los contratos como de los convenios que se suscriban con el Consejo Departamental de Desarrollo de Alta Verapaz. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que previo a la suscripción y aprobación de los convenios los Consejos de Desarrollo en general, han tenido a la vista documentación relacionada con el proyecto a ejecutar, como por ejemplo la creación de la necesidad del proyecto por parte de la comunidad, el perfil del proyecto, especificaciones técnicas y otros, en la municipalidad de Cobán primero se suscribe el convenio y luego se elabora la documentación relacionada al mismo, por lo que el plazo establecido en el convenio concluye antes de autorizar la documentación. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para Alcalde Municipal y Jefe de la Dirección Técnica y de Planificación, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Incumplimientos a la ley de contrataciones del estado MUNICIPALIDAD DE COBAN).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
Condición En la ejecución del Proyecto denominado, Remodelación de Banquetas Fase I, adjudicado a la empresa SETOC, se suscribió el acta notarial número 213 de fecha 27 de julio de 2007, por un monto de Q249,354.46, con un plazo de 4 meses a partir del acta de inicio, la misma se suscribió con fecha 20 de agosto de 2007 con número 009-2007, presenta las deficiencias siguientes: La constancia de Precalificado Específico, es de fecha 08 de octubre de 2007, la adjudicación de la obra fue el 09 de julio de 2007, es decir que cuando se adjudicó no se contaba con este requisito. Se amplió el plazo del 17 de diciembre de 2007 al 15 de febrero de 2008, con base a acta 018-2007 de fecha 18 de diciembre de 2007, sin embargo dentro del expediente no consta la ampliación de la fianza de cumplimiento. Al 31 de diciembre de 2007 el avance físico es del 33%, se visitó el proyecto el día lunes 18 de febrero constatándose que el mismo no ha sido concluido. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 39. "Vigencia de la garantía de cumplimiento. La, garantía de cumplimiento deberá estar vigente, según el caso: a) Cuando se trate de bienes, suministros o servicios hasta que la entidad interesada extienda la constancia de haber recibido a su satisfacción la garantía de calidad o de funcionamiento, o haberse prestado el servicio, en su caso. b) Cuando se trate de obras, hasta que la entidad interesada extienda la constancia de haber recibido a su satisfacción la garantía de conversación de obra." La constancia de Precalificado General en el párrafo tercero indica lo siguiente: Nota: "Para participar en cotizaciones o licitaciones se otorgará constancia específica para cada proyecto previa solicitud por escrito del propietario o representante legal de la empresa." Y observación: "Se hace del conocimiento a la Contraloría General de Cuentas que la presente notificación no es válida para participar en licitaciones o cotizaciones con las entidades mencionadas en el articulo 1º. De la Ley de Contrataciones del Estado." Causa En cuanto a la primera deficiencia se debe a la falta de responsabilidad por parte de la Junta de Calificación al no percatarse que este requisito no se adjuntaba a la documentación contenida en la plica. Con respecto a la segunda deficiencia se debe a la falta de presión por parte de la Municipalidad al contratista para que entregue la documentación en tiempo establecido. Efecto Obras inconclusas que afectan primordialmente a la comunidad beneficiaria de la misma, asimismo se pierde la oportunidad de hacer efectivas las fianzas respectivas. Recomendación Las autoridades superiores deberán instruir a los miembros de las juntas de cotización y/o licitación, con respecto a que documentación deberán solicitar asimismo deberán verificar que cada uno de los oferentes presente como parte de la oferta, en este caso en particular la Ley no específica la constancia de precalificado específico, pero sí, lo determina la constancia de precalificado general en el párrafo tercero del mismo, tal y como se indica en el criterio del presente hallazgo. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido, en virtud que la ley es clara al establecer los tiempos de presentación y vigencia de las fianzas, asimismo es clara en cuanto a los documentos que debe contener la plica.
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Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para miembros de la Junta de Cotización, Secretaria y Alcalde Municipal, por la cantidad de Q2,226.38, para cada uno.
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Proyectos de construcción de escuelas, no concluidas MUNICIPALIDAD DE COBAN).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 5
Condición Según contratos celebrados en escritura pública por la Municipalidad con la empresa constructora Juan Ruano, números 195, de fecha 16 de julio, por un monto de Q312,000.00, para la construcción de Escuela de cuatro aulas de la Comunidad de Santa Valeria, Cobán, A.V., con un plazo de 4 meses a partir de la fecha de inicio de los trabajos, acta de inicio No. 014-2007 de fecha 28 de agosto de 2007, Contrato No. 118 de fecha 18 de abril de 2007, para la ejecución del Proyecto denominado Construcción de Escuela de 4 aulas de la Comunidad La Esperanza Leal, Cobán, por un monto de Q307,258.91 el plazo del contrato es de 4 meses a partir del inicio de la obra, según acta de inicio No. 002-2007, del 5 de junio de 2007, Contrato No. 117 de fecha 18 de abril de 2007, para la ejecución del proyecto denominado construcción de escuela de 4 aulas de la Comunidad de Rocja Pasacuc, Cobán A.V. por valor de Q308,320.50, con un plazo de 4 meses, de conformidad al acta de inicio número 030-2007 de fecha 23 de mayo de 2007. El primer contrato reporta un avance financiero del 79.44% y físico del 90%, la misma debió concluirse el 28 de diciembre de 2007. El segundo un avance físico aproximado de 45% y financiero de 33.96%. Consta en expediente dos ampliaciones al plazo contractual, mismos que no han sido cumplidos y el tercero reporta un avance del 48.1% y financiero del 58.40%. Según verificación física realizada por la comisión de auditoría los días lunes 18 y martes 19 de febrero las obras no han sido concluidas. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, articulo 38 indica: "Garantía de cumplimiento. Esta garantía se constituirá: 1) Cuando se trate de bienes, suministros y servicios, por el diez por ciento (10%) del monto del contrato respectivo. 2) Cuando se trate de obras, por un valor del diez por ciento (10%) al veinte por ciento (20%) del monto del contrato respectivo, a criterio de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada. En ambos casos la garantía cubrirá con el diez por ciento (10%) de su valor, el pago de salarios y prestaciones laborales de los trabajadores incluyendo las cuotas patronales establecidas por la Ley y, con el noventa por ciento (90%) restante, el cumplimiento del contrato de acuerdo con las especificaciones, planos y demás documentos contractuales, así como la ejecución de la obra dentro del tiempo estipulado." Causa Falta de control por parte de las personas responsables, al no hacer efectivas las fianzas, asimismo el Concejo Municipal invierte mucho tiempo en aprobar toda la documentación correspondiente al proyecto. Efecto Obras inconclusas que afectan primordialmente a la Comunidad beneficiaria directamente a la población estudiantil, asimismo se pierde la oportunidad de hacer efectivas las fianzas respectivas. Recomendación Las autoridades superiores de la Municipalidad a través de la Unidad Técnica, deberán velar por el cumplimiento por parte del constructor de la visita al lugar donde se ejecutará el proyecto, para que ya en la ejecución del proyecto, el constructor no pueda alegar inaccesibilidad al proyecto para el traslado de materiales. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que las autoridades municipales deben velar por el estricto cumplimiento de los contratos en cuanto a plazos.
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Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Alcalde Municipal y Jefe de la Unidad Técnica por la cantidad de Q8,281.95, para cada uno. Y Q2,743.38 para Director Financiero y Tesorera Municipal.
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Construcción de camino vecinal comunidad Nuevo Aquil Sopox I, no concluido Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de
Condición Para la ejecución del Proyecto Construcción de Camino Vecinal Comunidad Nuevo Aquil Sopox I, por un monto de Q1,408,747.00, se celebró el contrato en escritura pública No. 66 de fecha 28 de noviembre de 2007, cofinanciado por el Consejo Departamental de Desarrollo de Alta Verapaz, la Municipalidad de Cobán y el Consejo Comunitario, presenta las siguientes deficiencias: Se suscribió convenio con el CODEDE el 17 de mayo de 2007 número 052-2007, con un plazo de 7 meses (Incluyendo tiempo para cotizar o licitar contados a partir de la entrega del anticipo a la Unidad Ejecutora "la Municipalidad"), el anticipo fue entregado a la Municipalidad el 13 de julio de 2007, según 7-B 104271, entre la firma del convenio con el CODEDE y la publicación en Guatecompras hay 3 meses y medio, la Municipalidad entregó el anticipo al constructor el 14 de diciembre de 2007, es decir 5 meses después, de conformidad al convenio el plazo vence el 13 de febrero de 2008, el acta de inició se suscribió el 27 de diciembre de 2007. Criterio El convenio número 052-2007 de fecha 17 de mayo de 2007, clausula segunda del, indica que: "Del plazo de Ejecución de la obra: La obra referida se ejecutará por CONTRATO en un plazo de de DIEZ MESES INCLUYE TIEMPO PARA COTIZAR Y/O LICITAR) contados a partir de la realización de la entrega del anticipo a la Unidad Ejecutora respectiva", asimismo la clausula OCTAVA RESPONSABILIDAD DE LA UNIDAD EJECUTORA: numeral 12 "Iniciar la ejecución del proyecto dentro de los dos meses calendario después de recibir el 20% de anticipo, en caso contrario, devolver el anticipo por incumplimiento" Causa Falta de control por parte de las personas responsables, al no hacer efectivas las fianzas, asimismo el Concejo Municipal invierte mucho tiempo en aprobar toda la documentación correspondiente al proyecto. Efecto Atraso en la ejecución de la obra, afectando de esta manera a la población beneficiaria del proyecto. Recomendación Las autoridades superiores de la Municipalidad deberán velar por el estricto cumplimiento de los plazos tanto de los contratos como de los convenios que se suscriban con el Consejo Departamental de Desarrollo de Alta Verapaz. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que previo a la suscripción y aprobación de los convenios los Consejos de Desarrollo en general, han tenido a la vista documentación relacionada con el proyecto a ejecutar, como por ejemplo la creación de la necesidad del proyecto por parte de la comunidad, el perfil del proyecto, especificaciones técnicas y otros, en la municipalidad de Cobán primero se suscribe el convenio y luego se elabora la documentación relacionada al mismo, por lo que el plazo establecido en el convenio concluye antes de autorizar la documentación. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para Alcalde Municipal y Jefe de la Unidad Técnica, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Proyecto introducción de agua potable Belenha, Sachicha, Cerro Lindo, no concluido Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE COBAN).
(Hallazgo de
Condición En la ejecución del Proyecto Introducción de Agua Potable Belenha, Sachicha, Cerro Lindo - Ostua, por un monto de Q2,817,404.00, cofinanciado por el Consejo Departamental de Desarrollo de Alta Verapaz, la Municipalidad de Cobán y el Consejo Comunitario, presenta las siguientes deficiencias: El convenio se suscribió con el CODEDE el 16 de mayo de 2007 número 044-2007, con un plazo de 10 meses (Incluyendo tiempo para cotizar o licitar contados a partir de la entrega del anticipo a la Unidad Ejecutora "la Municipalidad"), el anticipo fue entregado a la Municipalidad el 26 de junio de 2007, según 7-B 98208, entre la firma del convenio con el CODEDE y la publicación en Guatecompras hay 2 meses y medio, la entrega del anticipo de la Municipalidad a la empresa constructora fue el 28 de diciembre de 2007, es decir 6 meses después, el acta de inicio número 001-2008 se suscribió el 16 de enero de 2008, de conformidad al convenio el plazo del convenio vence el 16 de marzo de 2008. Criterio El convenio número 044-2007 de fecha 16 de mayo de 2007, clausula segunda, indica que: "Del plazo de Ejecución de la obra: La obra referida se ejecutará por CONTRATO en un plazo de de DIEZ MESES INCLUYE TIEMPO PARA COTIZAR Y/O LICITAR) contados a partir de la realización de la entrega del anticipo a la Unidad Ejecutora respectiva", asimismo la clausula OCTAVA RESPONSABILIDAD DE LA UNIDAD EJECUTORA: numeral 12 "Iniciar la ejecución del proyecto dentro de los dos meses calendario después de recibir el 20% de anticipo, en caso contrario, devolver el anticipo por incumplimiento" Causa Falta de control por parte de las personas responsables y de la Dirección Financiera al no hacer efectivas las fianzas de cumplimiento. Efecto Se afecto la ejecución física de la obra, así como la ejecución presupuestaria. Recomendación Las autoridades superiores de la Municipalidad deberán velar por el estricto cumplimiento de los plazos tanto de los contratos como de los convenios que se suscriban con el Consejo Departamental de Desarrollo de Alta Verapaz. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que previo a la suscripción y aprobación de los convenios los Consejos de Desarrollo en general, han tenido a la vista documentación relacionada con el proyecto a ejecutar, como por ejemplo la creación de la necesidad del proyecto por parte de la comunidad, el perfil del proyecto, especificaciones técnicas y otros, en la municipalidad de Cobán primero se suscribe el convenio y luego se elabora la documentación relacionada al mismo, por lo que el plazo establecido en el convenio concluye antes de autorizar la documentación. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para, Alcalde Municipal, miembros del Concejo Municipal, Jefe de la Dirección Técnica y de Planificación, Director Financiero y Tesorera Municipal por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Infracción a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE COBAN). Condición Durante el ejercicio fiscal 2007 se le canceló a la empresa Xucaneb la cantidad de Q41,216.54, en concepto de Señal de radio a 21 unidades, esta empresa es propiedad del Concejal Primero de la Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz. Criterio El Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones de Guatemala, Artículo 80. "Prohibiciones. No podrán cotizar, licitar ni celebrar contratos con el Estado derivados de la aplicación de la presente ley, las personas en quienes concurran cualesquiera de las circunstancias siguientes: ...3. Ser servidor o trabajador público de Estado o de las entidades a que se refiere el Artículo 1 de esta ley, así como sus parientes legales, cuando los contratos deban celebrarse con las dependencias en que tal servidor o trabajador del Estado preste sus servicios o se encuentre bajo su autoridad. Igual prohibición rige para las personas jurídicas cuando dicho funcionario sea socio o representante de las mismas. 4. Haber intervenido directa o indirectamente en las fases previas a la compra o contratación. Esta prohibición se hace extensiva a los parientes legales, así como a las personas jurídicas de las cuales sean socios o representantes." Causa Pago de un servicio que contempla prohibiciones, y que a pesar de su conocimiento se ha efectuado. Efecto Riesgos de hacer pagos ilegales. Recomendación Las autoridades municipales, deberán ordenar a quien corresponda que se publique en el sistema Guatecompras, la prestación del servicio y adjudicarle a otra empresa. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo ya que la Ley es clara al establecer las prohibiciones. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Alcalde Municipal, Concejo Municipal, Director Financiero, Tesorera Municipal y Auditora Interna, por la cantidad de Q368.00, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ Incumplimiento de plazo contractual CRUZ VERAPAZ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA
Condición En el proceso de auditoría se examinó el expediente del proyecto Mejoramiento Estadio Municipal, área urbana, Santa Cruz Verapaz, convenio bipartito No. 81-2007 de fecha 11 de julio de 2007 y contrato administrativo No. 14-2007 de fecha 22 de agosto de 2007, por un monto de Q525,000.00, suscrito con la empresa Constructora Juan Ruano, con un plazo de ejecución de tres meses, se verificó que la obra no ha sido ejecutada y se tuvo a la vista una solicitud de la empresa para ampliación de plazo por 3 meses de los cuales se aprobaron 2, a la fecha sólo tiene un avance físico del 72.09%, la misma debió concluirse el 25 de marzo de 2008, en visita realizada a la obra por la Comisión de Auditoría el día martes 15 de abril se constató que la obra no ha sido concluida. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, articulo 38 indica: "Garantía de cumplimiento. Esta garantía se constituirá: 1) Cuando se trate de bienes, suministros y servicios, por el diez por ciento (10%) del monto del contrato respectivo. 2) Cuando se trate de obras, por un valor del diez por ciento (10%) al veinte por ciento (20%) del monto del contrato respectivo, a criterio de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada. En ambos casos la garantía cubrirá con el diez por ciento (10%) de su valor, el pago de salarios y prestaciones laborales de los trabajadores incluyendo las cuotas patronales establecidas por la Ley y, con el noventa por ciento (90%) restante, el cumplimiento del contrato de acuerdo con las especificaciones, planos y demás documentos contractuales, así como la ejecución de la obra dentro del tiempo estipulado." Causa Falta de interés de los responsables para proceder a ejecutar la fianza de cumplimiento. Efecto Hay menoscabo en los recursos financieros al retrasarse la ejecución del proyecto, así también la ejecución presupuestaria se ve afectada por este tipo de atrasos, afectando a la población. Recomendación El Concejo Municipal deberá girar sus instrucciones de manera inmediata al Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal, Supervisor de Obras, y Concejo Municipal para que verifiquen por medio de los informes de supervisión sobre los avances físicos de las obras y el avance financiero sean acordes con el tiempo estipulado del respectivo contrato y proceder a ejecutar las fianzas de cumplimiento. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que es evidente el atraso en la entrega de la obra por parte de la empresa constructora, también se verificó el día 15 de abril en visita efectuada por la Comisión de Auditoría que la obra no se ha concluido a pesar del vencimiento del plazo concedido, también se ha verificado por parte de esta Comisión que esta empresa tiene incumplimientos con otros proyectos en otras municipalidades que se han fiscalizado, asimismo los responsables de la administración no demostraron interés en resolverlo. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de
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Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 del 22 de diciembre de 1,992, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, articulo 56, para el Ex Alcalde Municipal y Ex Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal, por la cantidad de Q4,687.50 para cada uno.
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Adjudicaciones anómalas VERAPAZ).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ
Condición Durante la revisión de los expedientes de obras, se estableció que: 1) El proyecto de Apertura de Carretera Comunidad La Isla contrato No. 11-2007 de fecha 16 de julio de 2007, Empresa Constructora Exxon por valor de Q446,969.06 y 2) El proyecto de Pavimentación de Avenida El Cementerio Área Urbana, contrato número 08-2007, con la misma empresa, de fecha 4 de julio de 2007 por valor de Q899,482.95. En ambos casos presentó cotización la Empresa Proseco, esta empresa es propiedad de la señora Alicia Carolina Ponce Orellana, esposa del propietario de la Empresa Exxon, además ambas empresas reportan la misma dirección. Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado en el Artículo 25. "Presentación de una Sola Oferta por Persona. Cada persona individual o jurídica, nacional o extranjera, podrá presentar una sola oferta. En ningún caso se permitirá a un compareciente la representación de más de un oferente. Quien actúe por sí no puede participar representando a un tercero. Si se determinare la existencia de colusión entre oferentes, serán rechazadas las ofertas involucradas, sin perjuicio de la adopción de las medidas que determine el reglamento de la presente ley." Asimismo el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Artículo 11. Colusión "Para la aplicación del artículo 25 de la Ley: Se entiende por colusión la existencia de acuerdo entre dos o más oferentes para lograr en forma ilícita la adjudicación. Determinada fehacientemente la existencia de colusión entre oferentes, las ofertas presentadas por ellos serán rechazadas y la Junta de Licitación queda obligada a dar los avisos respectivos para cancelar la inscripción en el Registro de Precalificados correspondiente, sin perjuicio de otras sanciones contempladas en leyes especiales." Causa Falta de análisis y verificación de la documentación presentada, por parte de las Juntas de Cotización y de parte del Concejo Municipal al efectuar el proceso de adjudicación, quienes deben rechazar de forma inmediata las ofertas que presentan irregularidades. Efecto En los procesos de adjudicación se corren los riesgos de cometer irregularidades por parte de los responsables. Recomendación El Alcalde Municipal deberá velar porque las Juntas de Licitación y/o Cotización, en los procesos de adjudicación verifiquen todos los documentos que cada empresa presenta, rechazando las que contienen irregularidades. Asimismo la Juntas de Cotización que adjudicaron estos proyectos y el Ex Alcalde Municipal deberán presentar la Denuncia respectiva al Registro de Precalificados del Ministerio de Comunicaciones y presentar fotocopia de las actuaciones a la Administración actual para el archivo correspondiente y posterior traslado a la Comisión de Auditoría. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que las explicaciones, ni la documentación de soporte presentada por la administración son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva
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Multa de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para Ex Alcalde Municipal y los integrantes de las Juntas de Cotización (6) por la cantidad de Q20,052.99, para cada uno.
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Adjudicación a empresa que cotizó a un precio mayor la compra de tubo PVC Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ).
(Hallazgo de
Condición En la compra de tubo PVC para la ejecución del proyecto Introducción de Drenaje de la Comunidad Peña el Gallo, la Empresa Milacrón cotizó Q59,427.45 esta empresa es fabricante y distribuidor directo de PVC, sin embargo se adjudicó a la empresa Constructora Juan Ruano quién cotizó por un monto de Q88,030.00, este de conformidad a su patente de comercio es Constructor y no fabricante ni distribuidor de tubo, además de lo anterior en la cotización presentada a la Municipalidad puede notarse que la marca que cotiza es Milacrón, es decir que se le adjudicó a una empresa que para proveer a la Municipalidad adquirió el producto en la primera empresa mencionada. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado establece en el artículo 28: Criterios de Calificación de Ofertas. "Para determinar cual es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Estado, se utilizarán los criterios siguientes: calidad, precio, tiempo, características y demás condiciones que se fijan en las bases en los cuales también se determinará el porcentaje en que se estimara cada uno de los referidos elementos, salvo que en estas se solicite únicamente el precio, en cuyo caso, la decisión se tomará con base en el precio más bajo. Cuando se trate de obras, la junta tomará en cuenta el costo total oficial estimado." Causa Falta de interés por parte de la Comisión de Adjudicación y el Concejo Municipal, de efectuar un proceso transparente. Efecto Menoscabo en los recursos municipales. Recomendación La Corporación Municipal deberá instruir a las comisiones de cotización y/o licitación para que tomen en cuenta la mejor oferta para la adjudicación de compras de bienes o servicios, velando por los intereses municipales. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que la Comisión tuvo a la vista la cotización presentada por la Empresa Milacrón y efectivamente ésta presentaba dos marcas de corrector en la parte textual, no así en el precio, además pudo verificarse que en otras oportunidades la Municipalidad le ha comprado a dicha empresa, en todo caso debió prevalecer los intereses municipales. Acción Correctiva Pliego de Cargos de Auditoría No. 01-2008 para el Ex Alcalde Municipal, Ex Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal, Ex Miembros de Juntas de Cotización, por la cantidad de Q.28,602.55.
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MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ Incumplimiento a la Ley de Contrataciones SAN CRISTOBAL VERAPAZ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
Condición Se determinó que en esta municipalidad al momento de practicar examen de la documentación de soporte de los proyectos seleccionados a continuación 1. Construcción Camino Rural Comunidad Santa Cruz del Quetzal. Contrato No.6-2005 de fecha 14 de julio de 2005,con valor deQ.742,000.00; 2. Rehabilitación Camino Rural Comunidad de Pampacche. Contrato No. 7-2005 de fecha 14 de julio de 2005 con un valor de Q.661,000.00; 3. Construcción Letrinas Mejoradas Comunidad Panhux. Contrato No. 5-2006 de fecha 17 de julio de 2006, con un valor de Q.85,322.65; 4. Construcción de Letrinas Mejoradas Comunidad Vista Hermosa. Contrato No. 6-2006 de fecha 17 de julio de 2006, con un valor Q.136,516.24; 5. Construcción de Letrinas Mejoradas Comunidad Aquil Pequeño contrato No. 72006 de fecha 17 de julio de 2006, con un valor de Q.161,700.00; 6. Construcción de Letrinas Mejoradas Comunidad Queja. Contrato No. 9-2006 de fecha 17 de julio de 2006, con un valor de Q.248,000.00; 7. Rehabilitación del Camino Rural Comunidad Chilley. Contrato No. 11-2006 de fecha 21 de noviembre de 2006, con un valor de Q.598,000.00; 8. Mejoramiento Sistema de Agua Potable Área Urbana. Contrato No. 13-2006 de fecha 17 de julio de 2006, con un valor de Q.550,000.00; que hacen un total de Q.3,219,860.32, se carece de estimaciones de pagos, actas de inspección y recepción final y la liquidación de los contratos respectivos. Criterio El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado en su artículo 55, segundo párrafo indica: "Según la magnitud de la obra, la Comisión deberá elaborar el acta de recepción definitiva de la misma dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a la fecha de notificación de su nombramiento, el artículo 56 La Liquidación, indica: "Inmediatamente después que las obras, bienes o servicios hayan sido recibidos, la comisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la liquidación del contrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista. y el artículo 59 de la misma ley, en cuanto a las Estimaciones para Pago, indica: "La entidad contratante podrá hacer pagos parciales al contratista contra estimaciones periódicas de trabajo ejecutado y aceptado, las que podrán efectuarse mensualmente de acuerdo con las estipulaciones pactadas". Causa Inobservancia por parte de las autoridades municipales a la normativa establecida en la Ley de Contrataciones del Estado. Efecto Falta de consistencia en los procesos administrativos de adjudicación y liquidación realizados, debido a que no existe ese soporte documental. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones de manera inmediata, para que todas las personas involucradas en la conformación de expedientes de proyectos que se adjudican y ejecutan, cumplan con los requisitos que estipula la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que la administración no se pronunció con respecto al contenido del hallazgo.
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Acción Correctiva Multa de conformidad con el decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado artículo 39 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículos 83 y 56, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.46,281.60, para cada uno.
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Proyectos ejecutados sin estudio de impacto ambiental MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 2
Condición Se estableció que de acuerdo a la revisión de los expedientes de proyectos de Letrinas Mejoradas para las comunidades siguientes: 1. Comunidad Panhux. Contrato No. 05-2006 de fecha 17 de julio de 2007, por un monto de Q.85,322.65. 2. Comunidad Vista Hermosa. Contrato No. 06-2006 de fecha 17 de julio de 2006 por un monto de Q.136,516.24; 3. Comunidad Aquil Pequeño. Contrato No.07-2006,de fecha 17 de julio de 2006, por un monto de Q.161,700.00; 4. Comunidad Baleu. Contrato No. 08-2006 06,de fecha 17 de julio de 2006, por un monto de Q.550,000.00; 5. Comunidad Queja. Contrato No.09-2006, de fecha 17 de julio de 2006 por un monto de Q.285,000.00; que hacen un total de Q.18,538.89 los proyectos referidos se ejecutaron sin la aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales según Resoluciones Números de la 85 a la 892006/LVVMM/MARNAV de fecha 29 de junio de 2006. Criterio El Decreto Número 68-86. Ley Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente y su Reglamento de Evaluación, Control y Seguimiento Ambiental; para los proyectos de construcción de letrinas mejoradas en las comunidades antes descritas debió cumplir con lo estipulado en el artículo 8 de la referida Ley que indica: "Para todo proyecto, obra industria o cualquier otra actividad que por sus características puede producir deterioro a los recursos naturales renovables o no, al ambiente o introducir modificaciones nocivas o notorias al paisaje y a los recursos culturales del patrimonio nacional, será necesario previamente a su desarrollo un estudio de evaluación elimpacto ambiental, realizado por técnicos en la materia y aprobado por la comisión del Medio Ambiente". De acuerdo a las resoluciones Nos. 85 a 89-2006/LVVMM/MARNAV de fecha 29 de junio de 2006, en las cuales en su parte conducente estas resoluciones indican: "Por lo tanto esta Delegación Departamental de Alta Verapaz del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, Resuelve: a) NO APROBAR esos proyectos en la categoría "C" Construcción de Letrinas Mejoradas, ubicadas en las aldeas mencionadas anteriormente del municipio de San Cristóbal, Verapaz, Alta Verapaz. B) El señor José Humberto Suc Pop, quien actúa en su Calidad de Representante Legal, deberá de comprometerse ante este Ministerio a cumplir fielmente a los compromisos adquiridos en las referidas resoluciones". Causa Falta de cumplimiento por parte de las autoridades municipales de la aplicación de la normativa que regula la protección del medio ambiente. Efecto La construcción de letrinas puede causar contaminación a manantiales, ríos, lagunas, que afecta la salud de los pobladores. Recomendación El Alcalde Municipal debe velar por el estricto cumplimiento a las leyes y principalmente ambiental y su reglamentación para no ocasionar daño al medio ambiente y a la salud.
en el ramo
Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo ya que la administración no se pronunció al respecto. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto Número. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,articulo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde y
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.80,000.00; para cada uno.
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Incumplimiento de Contrato (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ). Condición De acuerdo a la inspección física de la obra Construcción Camino Rural de Santa Cruz Quetzal, con contrato No. 6-2005 de fecha 14 de julio de 2005 y con un monto de Q742,000.00 y en compañía del ingeniero Alber Coy encargado de la Oficina Municipal de Planificación y del señor Abelino Laj, Concejal II de la Corporación Municipal actual de San Cristóbal Verapaz, Alta Verapaz; se realizó el recorrido de la carretera, verificando que a la fecha la obra se encuentra suspendida y faltan renglones de trabajo por ejecutar y son los siguientes: 1. Excavación de la estructura de cabezales y cajas = Q36,672.72. 2. Excavación estructural alcantarillas = Q2,900.73. 3. Concreto ciclópeo de cabezales y cajas = Q7,003.50. 4. Tubo de 30 pulgadas de metal corrugado, calibre 16 = Q36,053.75. Siendo un total de Q83,080.70. Criterio De acuerdo al contrato No. 06-2005 de fecha 14 de julio de 2005 por un monto de Q742,000.00, suscrito entre la Municipalidad y la empresa denominada Ingeniería Integrada se incumplió con el plazo contractual, a la fecha no se ha terminado la obra. Existe en poder del Ministerio Público la denuncia hecha por el señor José Adrian López Monterroso, Presidente del Consejo de Desarrollo Departamental de Alta Verapaz, en ese entonces; de fecha 14 de enero de 2008 en contra de los responsables de la ejecución de la Construcción del Camino Rural por incumplimiento del convenio No. 003-2005, así como el Adendum de Responsabilidad No. R-009-2007 de San Cristóbal Verapaz de fecha 19 de septiembre de 2007, en el cual, la Municipalidad se hace responsable en solventar la situación legal del proyecto. De acuerdo a los documentos se evidencia la irresponsabilidad de parte de la Municipalidad al no exigir a la empresa constructora el cumplimiento del contrato No. 06-2005. Causa El Alcalde Municipal del período 2004-2008 y el Supervisor de la Obras no velaron por el cumplimiento del contrato No. 06-2005. Efecto Trabajo inconcluso, dejando pendientes varios renglones por ejecutar, menoscabando los intereses del Estado. Recomendación El Alcalde Municipal y El Supervisor de Obras, deben mantener comunicación directa a efecto de velar por que los trabajos que se ejecuten deben cumplir con los plazos contractuales establecidos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo ya que la administración no se pronuncio al respecto. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala. Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Alcalde Municipal y Supervisor de Obras por la cantidad de Q13,250.00, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE TACTIC Incumplimiento al plazo contractual (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE TACTIC). Condición La Municipalidad suscribió el contrato No. 03-2007 de fecha 30 de mayo de 2007 por Caminamiento Peatonal Pansinic I y Puente Pansinic II del Caserío Pansinic, por un valor de Q.80,000.00, con un plazo contractual de 120 días calendario de la suscripción del contrato, que venció el 27 de septiembre de 2007. Y contrato adicional No. 01-2007 de fecha 23 de julio de 2007, por suministro de mano de obra calificada con un valor de Q.53,590.31, con un plazo contractual de 30 días calendario que venció el 27 de octubre de 2007. A la presente intervención de auditoria la obra no ha sido concluida derivado que las autoridades municipales no proporcionaron los materiales solicitados y no dieron trámite al pago de estimaciones de trabajo. Criterio El Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en el Artículo 82 indica: Incumplimiento de Obligaciones. El funcionario o empleado público que sin causa justificada no cumpla, dentro de los plazos correspondientes, con las obligaciones que le asigna esta ley y su reglamento, será sancionado con una multa equivalente al dos por ciento (2%) del monto de la negociación, sin perjuicio de su destitución, si fuere procedente. Causa Por negligencia del Ex Alcalde y Tesorero Municipal, por no entregar materiales y no efectuar los pagos por estimaciones de trabajo en el plazo estipulado. Efecto Lo anterior provoca que la comunidad beneficiaria, no cuente con las obras en el tiempo estipulado. Recomendación El Alcalde y Tesorero Municipal deben cumplir con las clausulas establecidas en el contrato. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que los argumentos presentados por la administración municipal son insuficientes para el desvanecimiento del mismo. Acción Correctiva Se solicitó multa de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado Artículo 82, para el Ex Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q.2,385.54 para cada uno.
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Inexistencia de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE TACTIC). Condición Durante el proceso de auditoria, se verificó que la Municipalidad no implementó la Unidad de Auditoria Interna Municipal en el período 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala. Código Municipal, en el artículo 88 indica: Auditor interno. Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente. Causa Las autoridades municipales no le dieron cumplimiento a la normativa vigente. Efecto Al no tener implementada la unidad de Auditoria Interna Municipal, provoca desorden y atrasos en el cumplimiento de sus obligaciones, relacionadas con el control interno. Recomendación El Concejo Municipal deberá a la brevedad posible seleccionar y contratar a un Auditor Interno, quien deberá contar con el respaldo necesario para el fortalecimiento de los controles internos de la Municipalidad. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que en el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2,007 no se contó con el apoyo de un auditor interno. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Concejo Municipal y Alcalde Municipal, por la cantidad de Q.20,000.00, para cada uno.
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La constructora no califica para venta de materiales MUNICIPALIDAD DE TACTIC).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
Condición En la Municipalidad se realizó el contrato de Suministro de Materiales No. 03-2007 del 30 de mayo de 2007, por un valor de Q.97,850.83, para la Ampliación de la Linea de Conducción de Agua Potable de las aldeas Chical y Chimaxpop, adjudicada a la empresa constructora denominada, ATECPRO, que según la patente de comercio, no tiene dentro de su objeto el suministro de materiales. Al efectuar la verificación de la documentación de ese contrato, por esta comisión de auditoria se comprobó que dicha empresa no califica para vender materiales de construcción, su objeto es de prestar Asesoría Técnica Profesional, ATECPRO extremo que se pudo comprobar en la Patente de Comercio de Empresa del Registro Mercantil de la República de Guatemala No. 349958 Folio 819 Libro 311, el Objeto de la Patente de Comercio es: De Estudio Técnico y Ejecución de Obras de la Rama de la Ingeniería Civil y Agronómica, Carreteras, Acueductos. Riego. Para Dichas Áreas se Contratara Personal Especializado, en ningún caso se menciona como objeto de la empresa la venta o suministros de materiales. Criterio El Decreto Número 2-70 del Congreso de la República de Guatemala, Código de Comercio de Guatemala, en su artículo 336 indica: La inscripción de la empresa o establecimiento mercantil se hará en la forma prevista en el artículo anterior que comprenderá: 1º Nombre de la empresa o establecimiento, 2º. Nombre del propietario y número de su registro como comerciante, 3º la dirección de la empresa o establecimiento, 4º. Objeto. 5º Nombre de los administradores o facturas. Causa Incumplimiento a la normativa legal vigente. Efecto Al designar a la Junta de Cotización Pública, sin la experiencia y capacidad se incumple con la normativa legal vigente. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá seleccionar al personal idoneo que reuna la capacidad y experiencia para conformar junta de cotización y así evaluar el proceso de adjudicación como lo norma la ley. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo ya que el objeto de la patente de comercio no le autoriza legalmente a esa empresa para suministrar materiales de contracción, por lo tanto no califica según la Ley de Contrataciones del Estado, y no es aceptable el comentario de la Administración. Acción Correctiva Se solicitó Sanción Económica, de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el Ex Alcalde Municipal y tres miembros de la Junta de Cotización, por la cantidad Q.2,000.00 para cada uno.
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Fianzas vencidas (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE TACTIC). Condición Para la obra: Ampliación de Drenaje Sanitario y Planta de Tratamiento en la Aldea Chiacal, por un monto de UN MILLÓN SEISCIENTOS NUEVE MIL QUINIENTOS SESENTA QUETZALES CON QUINCE CENTAVOS (Q 1,609,560.15). Esta obra esta afianzada por medio de la fianza de Anticipo, póliza No. 435,474 por TRESCIENTOS VEINTIÚN MIL NOVECIENTOS DOCE QUETZALES CON TRES CENTAVOS (Q 321,912.03), cuyo vencimiento fué el 18 de junio de 2,008. Y por medio de la Fianza de Cumplimiento de Contrato póliza No. 435,475 por un monto de TRESCIENTOS VEINTIÚN MIL NOVECIENTOS DOCE QUETZALES CON TRES CENTAVOS (Q 321,912.03), cuyo vencimiento también fué el día 18 de junio de 2,008. Ambas fianzas no están vigentes. Criterio Según el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República. Ley de Contrataciones del Estado, en su artículo 65 "De Cumplimiento. Para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, depósito en efectivo o constituir hipoteca en los porcentajes y condiciones que señale el reglamento. Para el caso de obras, además esta garantía cubrirá las fallas o desperfectos que aparecieren durante la ejecución del contrato, antes de que se constituya la garantía de conservación. Artículo 66, que dice: "De Anticipo. Previo a recibir cualquier suma por concepto de anticipo, el contratista constituirá vgarantía mediante fianza o hipoteca por el monto de un cien por ciento (100%) del mismo. La garantía podrá reducirse en la medida que se amortice el valor del anticipo cubriendo siempre el máximo saldo deudor y estará vigente hasta su total amortización. El reglamento establecerá el procedimiento de reducción y lo concerniente en los casos de rescisión, resolución y terminación del contrato. Y la vigencia de estas fianzas esta determinada por el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Artículos No. 38, 39 y 40. Causa Existiendo una pugna por la diferencia de criterio entre la Municipalidad y el Contratista en el sentido de la utilización de la tubería de PVC Norma 3034 o Norma F949, la cual no han resuelto desde el mes de enero hasta la presente fecha. La situación anterior ha provocado la falta de control por parte de las autoridades municipales y de la empresa supervisora. Efecto No se cuenta con las fianzas vigentes tanto de anticipo como de cumplimiento de contrato, las cuales garantizan la correcta ejecución de los trabajos. Recomendación Solicitar a la supervisión para que mantenga el control sobre la vigencia de las fianzas correspondientes. Comentarios de auditoría Al analizar los comentarios y argumentos de desvanecimiento de la administración, se concluye que no son sificientes para desvanecer el presente hallazgo.
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Acción Correctiva Se solicita multa de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala. Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83, 88 y 56 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Para el Alcalde Municipal, período 2008-2012, se solicita saqnción económica No. DIP-1-S-236-2008, por la cantidad de CUARENTA Y TRES MIL CIENTO TRECE QUETZALES CON VEINTIDOS CENTAVOS (Q.43,113.22).
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MUNICIPALIDAD DE TAMAHU Pagos por equipo adicional del vehículo que no obra en poder de la Municipalidad Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
(Hallazgo de
Condición Se pagó la factura número 28 de Auto defensas Morales, por concepto de Defensa y bompers negro para pick up toyota, verde modelo 2007, por valor de Q5,700.00, los que no se encuentran en el vehículo. Criterio El Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno en el numeral 27 indica "Control Interno Financiero son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre el activo, pasivo y patrimonio institucional." Causa No se exige el cumplimiento de lo dispuesto en las Normas Generales de Control Interno. Efecto Menoscabo a los intereses municipales. Recomendación El Alcalde Municipal deberá girar sus instrucciones al Tesorero Municipal a efecto que todos los bienes que se adquieran por la municipalidad, deberán ser ingresados al libro de inventarios o bien el ingreso respectivo al almacén según sea el caso, asimismo deberán cargarse a las tarjetas de responsabilidad respectivas. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido en virtud que el comentario de la administración no desvanece los cargos, asimismo no se presentaron pruebas de descargo. Acción Correctiva Se formuló cargo provisional número 01-2008, en contra del Señor Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q5,700.00.
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Pago sin firmas de recibido (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU). Condición Los recibos corrientes de viáticos del Director de Magisterio Oliverio Caal Cahuec por valor de Q150.00 cada uno no tienen firma de recibido, de fechas 15/11/2007, 20/11/2007 y 20/11/2007, los dos últimos son de la misma fecha al mismo lugar, y uno de fecha 07/12/2007. Asimismo se pagó la planilla No. 246 de Jubilados del mes de diciembre de 2007 por la cantidad de Q2,250.00 con el cheque número 639, sin embargo en la planilla aparece únicamente la huella dactilar de uno de los jubilados. Criterio La Norma de Control Interno número 5.5 contenida en el Acuerdo 9-03 del Contralor General de Cuentas indica: "REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables." Causa La falta de controles oportunos en cada una de las fases que incluye el pago y registro de las operaciones contables. Efecto Se realizan pagos sin contar con la documentación necesaria y la misma no cumple con los requisitos mínimos de legalidad. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá instruir al Tesorero Municipal a efecto que previo a la realización de un pago, se verifique que la documentación que respalda el mismo cumpla con todos los requisitos legales correspondientes. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido en virtud que los comentarios de la administración no desvanecen el mismo, además de ser una responsabilidad compartida tanto por el Alcalde como por el Tesorero municipales. Acción Correctiva Se formuló cargo provisional número 01-2008, en contra del Señor Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2,100.00.
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No se cumplió con lo estipulado en el perfil del proyecto MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
Condición Se compró un vehículo tipo pick-up, marca Toyota Hilux doble cabina, modelo 2007 por un monto de Q219,632.00, sin embargo se adquirió un vehículo que no cumple con el perfil del proyecto, ya que es de lujo, por lo mismo se le ha dado un uso diferente al propuesto en el perfil y el mismo es de uso personal tanto del ex alcalde como del alcalde actual. El perfil elaborado para la adquisición del vehículo fue darle uso al mismo como tren de aseo del municipio. Criterio De conformidad con el perfil del proyecto elaborado para la adquisición del mismo, se establece lo siguiente: Nombre del proyecto Recolección de desechos sólidos, tipo de proyecto ambiental, beneficiarios del proyecto 200 familias, Justificación: "se hace necesaria la ejecución del proyecto de TREN DE ASEO". Asimismo presentan como Descripción del proyecto lo siguiente: "El proyecto recolección de Desechos Sólidos que se ejecutará consistirá en la compra de un vehículo de 4 ruedas de doble tracción tipo Picop con capacidad para 2 toneladas métricas, accionada con diesel, de modelo reciente, con palangana corta y con carrocerías de tubo hg de 1", que vendrá a disminuir el nivel de contaminación del río Polochic, la belleza escénica, la proliferación de insectos infecto-contagiosos, para beneficiar de manera directa a 200 familias y a las comunidades que se encuentran en las riberas del río polochic contribuyendo en la disminución de la contaminación de las afluentes del río polochic, así como mejorar la calidad de vida de los habitantes." El Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Articulo 8 "Vinculación plan-presupuesto. Los presupuestos públicos son la expresión anual de los planes del Estado, elaborados en el marco de la estrategia de desarrollo económico y social, en aquellos aspectos que exigen por parte del sector público, captar y asignar los recursos conducentes para su normal funcionamiento y para el cumplimiento de los programas y proyectos de inversión, a fin de alcanzar las metas y objetivos sectoriales, regionales e institucionales." Causa No se cumple con lo estipulado y autorizado en los acuerdos municipales. Efecto Para justificar la adquisición de bienes se elaboran perfiles que no tienen nada que ver con el objetivo final previsto. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá velar para que todo proyecto que se ejecute y se elabore el perfil respectivo, este se acople al fin primordial del mismo. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en todo su contenido, en virtud que si bien es cierto la municipalidad cuenta con un vehículo que cumple con la recolección de desechos sólidos del municipio este ya estaba en la municipalidad cumpliendo con esta función cuando se elaboró el perfil para la compra del vehículo Toyota. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18 para Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.
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Inadecuada aplicación de renglones presupuestarios MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
Condición En página 35 del mes de diciembre de 2007 se registraron las facturas números 11368 y 11367 correspondientes a pago de seguro de vehículo toyota por valor de Q2,897.07 cada una, afectando el renglón 325 equipo de transporte En página 7 del mes de abril de 2007 se afecta el renglón 199 otros servicios no personales, en página 15 del mes de junio/2007 se cargo al renglón 435; y también se cargo al renglón 325 equipo de transporte, siendo el correcto 191 Primas y gastos de seguros y fianzas. Asimismo se pagó la factura 2188 por compra de UPS y CD room por valor de Q1,500.00 afectando el renglón 168 mantenimiento y reparación de equipo de computo, siendo el correcto 328 Equipo de computo. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 240-98 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto Artículo 8. "Metodología Presupuestaria Uniforme. Son principios presupuestarios los de anualidad, unidad, equilibrio, programación y publicidad, en virtud de lo cual, los presupuestos del Gobierno Central y de sus entidades descentralizadas y autónomas, deben: Corresponder a un ejercicio fiscal; Contener agrupados y clasificados en un solo instrumento, todos los recursos y los gastos estimados para dicho ejercicio; Estructurarse en forma tal que exista correspondencia entre los recursos y los gastos y que éstos se conformen mediante una programación basada fundamentalmente en los planes de gobierno; y, hacerse del conocimiento público. Para la correcta y uniforme formulación, programación, ejecución, control, evaluación y liquidación de los presupuestos de cada período fiscal, son de uso obligatorio el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, el Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria, el Manual de Modificaciones Presupuestarias, el Manual de Formulación Presupuestaria, el Manual de Ejecución Presupuestaria, los Manuales que sobre Programación, Ejecución y Evaluación de la Inversión Pública se emitan y las demás disposiciones que sobre la materia sean aplicables." El Acuerdo Ministerial número 215-2005 del 30 de diciembre de 2004, Manual de Clasificadores Presupuestarios Artículo 2 indica: "Para que las Entidades de la Administración Central, Entidades Descentralizadas y Entidades Autónomas incluyendo las Municipalidades apliquen en el proceso presupuestario un ordenamiento homogéneo en las finanzas públicas, deberá observarse el uso y aplicación del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, cuyos clasificadores adicionalmente forman parte del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-." Causa La no aplicación del Manual de Clasificadores Presupuestarios y el poco cuidado que se tiene en el registro de las operaciones contables así como la no verificación presupuestaria previa a la realización de pagos. Efecto Presentación inadecuada de la ejecución presupuestaria. Recomendación El Alcalde Municipal deberá, girar sus instrucciones al Tesorero Municipal para que previo a la realización de un pago se verifique la disponibilidad presupuestaria, asimismo en la etapa del registro deberá afectarse el renglón correspondiente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido, en virtud que el comentario de la administración no desvanece el mismo.
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Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 9 para Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2,000.00.
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No se cumplió con enviar informes de la ejecución presupuestaria trimestral Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
(Hallazgo de
Condición Se estableció que la municipalidad no presentó a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas, las ejecuciones presupuestarias trimestrales. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal Artículo 135 indica: "Información sobre la ejecución del presupuesto. El alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas, para su control, fiscalización, registro y asesoría." Causa El no cumplimiento de los preceptos legales vigentes. Efecto La Contraloría General de Cuentas desconoce la ejecución presupuestaria mensual. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá cumplir con cada uno de los preceptos legales establecidos y que norman su función. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que el comentario de la administración no desvanece el mismo, adicional a lo anterior si se cuenta con la herramienta SIAF Muni, es imposible no presentarlo ya que el mismo sistema lo genera. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18 para Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
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Se realizaron pagos sin documentación legal (Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU). Condición Se realizaron pagos sin contar con la documentación legal correspondiente, como estimación de avance, acuerdo del Concejo de aprobación del pago, de conformidad con las facturas siguientes: 1278 de fecha 09/08/2007 por valor de Q29,495.48 registrada en pág. 17; 1277 por valor de Q10,000.00 registrada en pág. 17 y 1279 registrada en pág. 18 por valor de 59,327.12; las tres del mes de agosto/2007, las tres de la empresa constructora EDESA. Se pagó la factura 69 de Constructora Polar por concepto de 2da. Estimación construcción de locales área urbana, contrato 3-2006 por valor de Q60,139.60, sin contar con la documentación legal correspondiente. Se pagó la factura 112 de Constructora Polar por concepto de Trabajos extras, de la obra ampliación de escuela caserío Ixcanul, contrato 7-2005 por valor de Q51,000.00, sin contar con la documentación correspondiente. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado Artículo 59 "Estimaciones para pago. La entidad contratante podrá hacer pagos parciales al contratista contra estimaciones periódicas de trabajo ejecutado y aceptado, las que podrán efectuarse mensualmente de acuerdo con las estipulaciones pactadas." Causa Se realizan pagos sin tomar en cuenta lo que establece la ley de Contrataciones del Estado. Efecto Riesgo a efectuar pagos que no estén contemplados en ley. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá, instruir al Tesorero Municipal que todos los pagos que se realicen de cualquier índole, deberán contar con toda la documentación de soporte correspondiente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que el comentario de la Administración no desvanece el mismo. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83, para el Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q1,874.66, cada uno.
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Fraccionamiento para no cotizar (Hallazgo de Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU). Condición Se pagaron facturas de la ferretería la Salvaje, S.A., por compra de láminas con un valor total de Q736,480.00; siendo las siguientes: 2669, 2670 y 2671 cada una con valor de Q29,920.00 las tres del 03/10/2007 y por 340 láminas cada una; facturas 2836, 2837, 2838 y 2839 cada con valor de Q29,920.00, las cuatro del 12/10/2007, y cada una por la compra de 340 láminas; facturas 3767, 3768, 3769, 3770 y 3771, cada una con valor de Q29,280.00 las cinco del 06/12/2007 y cada una por la compra de 320 láminas; 4157, 4158, 4159, 4160, 4161, 4162, 4163, 4164, 4165, 4166, 4167, 4168 y 4169, cada con un valor de Q29,280.00, las trece facturas del 29/12/2007 y cada una por la compra de 320 láminas. Para estas compras no se adjuntan las solicitudes de compra, órdenes de compra y pago y tampoco documento alguno que justifique dicha adquisición. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado Articulo 38 "Monto. Cuando el precio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneración de los servicios exceda de treinta mil quetzales (Q.30, 000.00) y no sobrepase los siguientes montos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización, así: a) Para las municipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00). b) Para el Estado y otras entidades, que no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00). En el sistema de cotización, la aprobación de los formularios, designación de la junta y la aprobación de la adjudicación, compete a las autoridades administrativas que en jerarquía le siguen a las nominadas en el artículo 9 de esta Ley. Si los bienes, suministros o remuneración de los servicios están contemplados en el Contrato Abierto, entonces procederá la cotización. De realizarse la misma será responsable el funcionario que la autorizó." Asimismo el artículo 43 "Compra Directa. La contratación que se efectúe en un solo acto, con una misma persona y por un precio de hasta treinta mil quetzales (Q.30,000.00), se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiéndose el procedimiento que establezca dicha autoridad. En caso de ausencia de ofertas fehacientes, reguladas en el artículo 32 de la presente Ley se podrá hacer compra directa, sin atender los límites establecidos en el artículo 38." Causa Incumplimiento de lo que preceptúa la Ley de Contrataciones del Estado. Efecto Falta de confiabilidad en la realización de compras, sin la previa verificación de precios. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá, girar sus instrucciones al Tesorero para que toda compra que se realice se llenen los requisitos legales establecidos en las leyes específicas. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido en virtud, que, todas las compras se realizaron en un sólo acto, con una misma persona y un solo producto tal y como está establecido en el artículo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado. Acción Correctiva
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Multa de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81, para el Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q16,439.28, cada uno.
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Pagos injustificados (Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU). Condición Se pagó al señor Oscar Alfredo Elias Teni la cantidad de Q20,000.00, según factura número 27 de Servicios varios San Antonio de fecha 20/12/2007 por asesoría para OPM y Departamento de Auditoría de la Municipalidad de San Pablo Tamahú, para la transición, sin embargo, la municipalidad no cuenta ni contó en ese entonces con auditor interno. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal Artículo 87 literal d) indica "Efectuar pagos que estén fundados en las asignaciones del presupuesto, verificando previamente su legalidad. Si los hiciere sin cumplir los requisitos y formalidades de ley, deberá reintegrar su valor al erario municipal, sin perjuicio de las responsabilidades en que hubiere incurrido." Causa Inobservancia de aplicación de la base legal. Efecto Menoscabo a los intereses municipales. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá autorizar eventos de capacitación que coadyuven al buen funcionamiento de las actividades municipales, sin embargo si la misma no cuenta con auditor interno la capacitación no puede ser dirigida a este. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido en virtud que los comentarios de la administración no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18 para Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
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Atraso en la rendición de cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 9 MUNICIPALIDAD DE TAMAHU). Condición La rendición de cuentas del mes de agosto 2007 se realizó el 15 de noviembre de 2007 según recibo 63-A2 número 796872, asimismo las rendiciones de los meses siguientes se fueron presentando extemporáneamente. Criterio El Acuerdo número A-37-06 del Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho, Artículo 1 Rendición de Cuentas y artículo 2 Plazos: "Todas las municipalidades y sus empresas, deberán presentar la información en los formatos electrónicos definidos por el Ministerio de Finanzas Públicas, la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN) y la Contraloría General de Cuentas, conforme las siguientes disposiciones: numeral III en los primeros cinco días hábiles de cada mes. a) Operaciones de la Caja Fiscal, con la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos en efectivo, correspondientes al mes anterior." Causa El registro tardío y fuera del sistema Siaf Muni, de todas las actividades concernientes a la Tesorería, causan que las mismas se presenten extemporáneamente. Efecto La información relacionada con saldos y disponibilidad presupuestaria, no es confiable ya que la misma no se encuentra actualizada. Recomendación El Alcalde Municipal deberá girar sus instrucciones al Tesorero Municipal a efecto que se cumpla con el plazo establecido en ley, para la rendición de cuentas. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido en virtud que los comentarios de la administración no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 12 para Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q20,000.00 para cada uno.
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Contratación de estudios sin realizar proceso de cotización MUNICIPALIDAD DE TAMAHU).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 10
Condición Se contrataron los servicios de Ingeniería GL, para la elaboración de diferentes estudios que incluyen topografías, presupuestos para proyectos, etc. Sin embargo para la contratación de esta empresa no se realizó el proceso de cotización, las facturas son: 19 por valor de Q29,500.00 y 20 por valor de Q29,500.00 ambas del 14/11/2007, 480 por Q19,000.00, 481 por Q18,000.00, 482 por Q19,000.00, 483 por Q18,165.84, 484 por Q5,500.00 las anteriores con fecha 08/11/2007, 498 por Q7,500.00, 499 por Q29,500.00, 500 por Q7,000.00 estas últimas con fecha 22/11/2007. Todas las facturas hacen un total de Q182,665.84. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 44 Casos de Excepción, numeral 2. indica "No será obligatoria la licitación, pero se sujetan a cotización o al procedimiento determinado en esta ley o en su reglamento, los casos siguientes: 2.2 La contratación de estudios, diseños, supervisión de obras y la contratación de servicios técnicos, conforme el procedimiento establecido en el reglamento de esta ley" Causa Contratación de empresas para la realización de estudios, sin dar cumplimiento a lo que estipula la Ley de Contrataciones. Efecto Realización de compras, sin la previa verificación de precios, calidades, etc. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá, girar sus instrucciones al Tesorero para que toda compra que se realice se llenen los requisitos legales establecidos en las leyes específicas. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido en virtud, que, todas los estudios se realizaron en un sólo acto, con una misma persona y un solo servicio, tal y como lo establece el artículo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81, para el Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q1,630.95, cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU Atraso en la rendición de cuentas MIGUEL TUCURU).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
MUNICIPALIDAD DE SAN
Condición La Municipalidad de San Miguel Tucurú Alta Verapaz, desde julio del año 2006 no rinde cuentas de la caja municipal de movimiento diario de ingresos y egresos ante la Contraloría General de Cuentas, a través de la Delegación Departamental de Cobán, Alta Verapaz. Criterio El Acuerdo Interno No.A-37-06 emitido por la Contraloria General de Cuentas Articulo 1 y 2 numeral III inciso b, establece "Rendición de Cuentas: La rendición de cuentas es un mecanismo establecido para que las municipalidades y sus empresas, comprueben la legalidad, la eficiencia, eficacia, economía, equidad, probidad y transparencia en sus operaciones, sobre la base de una medición adecuada de la calidad de la gestión institucional e informen a la sociedad civil y entes contralores y rectores. En consecuencia dichas entidades y sus empresas deberán cumplir obligatoriamente con las siguientes disposiciones: a) A partir del uno (1) de julio del año dos mil seis (2006), la rendición de cuentas se presentará únicamente en formato digital (vía internet o por medios magnéticos), ante la contraloría General de Cuentas, en los modelos de formularios y reportes autorizados por esta entidad. El Acuerdo Interno Número A-28-2006 emitido por la Contraloria General de Cuentas, establece: b) La información de la rendición de cuentas será generada por los sistemas SICOINWEB, SIAF-MUNI, y/o SIAFITO-MUNI, en los cuales son los únicos reconocidos por la Contraloría General de Cuentas como los sistemas oficiales de registros y control, para las municipalidades y sus empresas, e) La rendición de cuentas electrónica mensual, será presentada directamente a la Contraloría, en las oficinas centrales para las entidades radicadas en el departamento de Guatemala y en sus Delegaciones Departamentales para las demás entidades radicadas en el interior de la República, en las cuales se extenderán las correspondientes constancias de recepción". Causa Incumplimiento a las normativas legales establecidas en criterio del presente hallazgo. Efecto El incumplimiento a la rendición de cuentas, da como resultado, inexistencia de información financiera para toma la de decisiones causando riesgo y menoscabo de los intereses municipales, así como falta de fiscalización por parte de la Contraloria General de Cuentas. Recomendación Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones para que el Tesorero Municipal, rindan cuentas, de las operaciones contables de ingresos y egresos dentro de los plazos que describe la normativa legal, ante la Contraloria General de Cuentas. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que la constancia extendida por la Contraloría General de Cuentas, certifica de haber recibido rendición de cuentas de esa municipalidad, que fue operada hasta el mes de junio del 2006. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad en el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 12, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la
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cantidad de Q 6,000.00, para cada uno.
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Falta de fianza de fidelidad TUCURU).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL
Condición La Municipalidad de San Miguel Tucurú, Alta Verapaz no ha cumplido con trasladar al Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala las fianzas de fidelidad descontadas a los empleados municipales afectos durante el año 2007. Criterio El Decreto No. 1986 y su Reglamento, Ley Orgánica del Departamento de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala en su artículo 11 y 46 indican: "Las primas referentes a las pólizas de fianza de funcionarios y empleados Gubernamentales serán mensualmente satisfechas al Departamento de fianzas por conducto de las oficinas pagadoras, las cuales bajo la responsabilidad de sus jefes, descontarán de los emolumentos el valor de las primas y harán el entero correspondiente, los tesoreros Municipales son responsables de la oportuna recaudación de las primas de fianza y al verificarla extenderán recibo en los modelos autorizados para sus recaudaciones, ingresando el valor en caja por la cuenta primas de fianza". El Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto en el artículo 79, indica: "Los funcionarios y empleados públicos que recauden, administren o custodien bienes, fondos o valores del Estado y de sus entidades descentralizadas y autónomas, deben caucionar su responsabilidad mediante fianza de conformidad con la ley respectiva". Causa Incumplimiento a la normativa legal vigente. Efecto Riesgo o menoscabo de los activos e intereses del Estado. Recomendación Que el Alcalde y el Consejo Municipal giren instrucciones al Tesorero para que a la brevedad posible se realice el pago correspondiente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, debido a que el Tesorero no presentó ningún documento de respaldo, así mismo manifestó que por olvido no ha puesto al día el pago de la fianza del personal que manejan bienes del estado. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por valor de Q 5,000.00 para cada uno.
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Inexistencia del departamento de auditoria interna MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
Condición En la Municipalidad de San Miguel Tucurú, no han contratado los servicios de un Auditor Interno. Criterio El Decreto No.12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 88, indica: "Las municipalidades deberán contratar un Auditor Interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Consejo Municipal. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente". Causa Falta de interés e iniciativa de las autoridades municipales en darle cumplimiento a que establece la normativa legal, establecida en el criterio del presente hallazgo. Efecto Débil control interno institucional, que afecta la confiabilidad de las operaciones administrativas y financieras. Recomendación Que la Corporación Municipal emitan el acuerdo correspondiente para la contratación de un Auditor Interno, tal como lo especifica el Código Municipal, lo antes posible, para que apoye en los controles internos de la organización y administración. Comentarios de auditoría Se confirma el presenta hallazgo debido a que no cuentan con Auditor Interno, tal como lo estipula el Código Municipal. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para cada uno de los miembros de la Corporación Municipal, por la cantidad de Q 20,000.00.
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MUNICIPALIDAD DE PANZOS Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE PANZOS). Condición Con base a la evaluación efectuada al Contrato Individual de Trabajo 01-2007 de fecha 2 de enero del 2007 entre la Municipalidad y el Licenciado Walter Horacio Morales Alvarado por servicios de Auditor Interno, se determinó que del período correspondiente del 2 de enero al 5 de febrero de 2007 existen facturas e informes de trabajo que respaldan este servicio profesional y del l6 de febrero al 31 de diciembre de 2007, no se contrató Auditor Interno. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal, en su artículo 88 indica "Las municipalidades deberán contratar un Auditor Interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, Contador Público y Auditor colegiado activo, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Consejo Municipal". Causa El Concejo Municipal no le dió cumplimiento a la normativa que establece la contratación de auditor interno. Efecto Débil control interno institucional, que afecta la confiabilidad de las operaciones administrativas y financieras, consecuentemente la limitación en el logro de objetivos institucionales. Recomendación El Concejo Municipal debe crear las condiciones legales, financieras y administrativas para que contrate a un Auditor Interno, con la finalidad de fortalecer el sistema de control interno y reducir los riesgos financieros, contables y administrativos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales confirman el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Ex Alcalde y Ex Corporación Municipal, por la cantidad de Q 20,000.00 para cada uno.
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Diferencia entre ampliaciones registradas por el sistema y la ejecución presupuestaria de egresos 2007. (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE PANZOS). Condición Con base a los reportes de ampliaciones generados por el sistema SIAF. correspondiente al año 2007, se estableció que presentan un total de ampliaciones presupuestarias de Q 7.730,486.02 y la ejecución presupuestaria de egresos consigna cantidad de Q 9.409,775.82, lo que evidencia que en la ejecución presupuestaria de egresos correspondiente a dicho período hay un excedente por la cantidad de Q1,679,289.80. Esta diferencia se estableció de acuerdo a los comprobantes de Modificación Presupuestaria. Criterio El Acuerdo 09-03 de fecha 08 de julio del 2003, emitido por la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamentales, numeral 4.18, indican que la máxima autoridad de cada ente público, a través de la unidad especializada, velara porque se lleve un sistema de registro presupuestario eficiente, oportuno y veraz. Causa Incumplimiento a la normativa por parte del Tesorero Municipal a no conciliar mensual y anualmente los registros de ejecución presupuestaria. Efecto Las autoridades Municipales no pueden tomar decisiones oportunas y precisas en beneficio de los intereses municipales. Recomendación El señor Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al señor Tesorero Municipal para que los movimientos presupuestarios del Sistema SIAF. debe conciliar con la Ejecución presupuestaria mensual y anual, y no reportar diferencias en los totales. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22 para el Ex-Tesorero por la cantidad de Q 10,000.00.
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Falta de actas de aprobación de ampliaciones y transferencias presupuestarias. Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE PANZOS).
(Hallazgo de
Condición Durante el proceso de la Auditoría, se determinó que en los archivos y registros de la Secretaria Municipal, no se encontraron las actas del Concejo Municipal en las que se aprueban las ampliaciones y transferencias presupuestarias ocurridas durante el año 2007, así mismo, se estableció que no se encuentran registros en el libro de actas de sesiones del Concejo Municipal. Criterio El decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, articulo 84 literal f), "establece al secretario la atribución de archivar las certificaciones de las actas de sesión del Concejo Municipal". Causa Irresponsabilidad por parte del Secretario Municipal en el archivo de las actas del Consejo Municipal en las que se aprueban las ampliaciones y las transferencias. Efecto No se cumple con el desarrollo de las actividades con transparencia, eficiencia, eficacia y con estricto apego a las leyes que rigen en el país. Recomendación El Concejo Municipal debe instruir al señor Secretario Municipal para que la documentación que tiene a su cargo por mandato legal sea custodiada de manera responsable en las instalaciones de la Municipalidad. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas de Cuentas, artículo 39, numeral 22 para el Ex-Secretario por la cantidad de Q 10,000.00.
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MUNICIPALIDAD DE SENAHU Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SENAHU). Condición La Municipalidad no cuenta con los servicios profesionales de un Contador Público y Auditor, en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2007, para realizar la función como auditor interno como lo establece el Código Municipal. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal en su artículo 88 indica que: Las municipalidades deberán contratar un Auditor Interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, Contador Público y Auditor colegiado activo, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Consejo Municipal. Causa Incumplimiento del Concejo Municipal al no darle la importancia necesaria a la función que ejerce el Auditor Interno, ya que todo gasto que se realice debe ser revisado por este profesional para que la documentación de soporte este completa y que llene los requisitos legales correspondientes. Efecto No se cuenta con el Control Interno respectivo. Recomendación El Concejo Municipal debe crear las condiciones legales, financieras y administrativas para la implementación de la Unidad de Auditoría Interna y por lo que deberán contratar a un Auditor Interno, con la finalidad de fortalecer el sistema de control interno y reducir los riesgos financieros, contables y administrativos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que no presentaron pruebas de descargo y comentario alguno por parte de la autoridad Municipal. Acción Correctiva Se solicita Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39, numeral 18 para el Ex Alcalde, Ex Sindico Primero, Ex Sindico Segundo, Ex Concejal primero, Ex Concejal segundo, Ex Concejal tercero, Ex Concejal cuarto, Ex Concejal quinto, Ex Concejal sexto y Ex Concejal septimo la cantidad de Q. 20,000.00, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA El sistema SIAF Muni es utilizado en forma parcial MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
Condición Se ha verificado que el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF, es utilizado en forma parcial, ya que en lo que respecta a los egresos un porcentaje elevado de estos se realiza por medio de Notas de Regularización, lo cual es improcedente debido a que los gastos se registran pero fuera del sistema no en línea como lo establece el SIAF, para este procedimiento no existe una causa justificable, ni autorización por parte del SIAF. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 98,: "La Administración Financiera Integrada Municipal, tendrá las atribuciones siguientes: b) Administrar la gestión financiera del presupuesto, la contabilidad integrada, la deuda municipal, la tesorería y las recaudaciones. Para el efecto, se establecerá el sistema financiero conforme a los lineamientos y metodologías que establezca el Ministerio de Finanzas Públicas como órgano rector del sistema." El Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto Artículo 48., indica: "El sistema de contabilidad. El sistema de contabilidad integrada gubernamental lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración y el ejercicio del control, así como informar a terceros y a la comunidad sobre la marcha de la gestión pública." Asimismo el Acuerdo A-37-06 de la Contraloría General de Cuentas Artículo 1 Rendición de Cuentas. "La rendición de cuentas es un mecanismo establecido para que las municipalidades y sus empresas, comprueben la legalidad, eficiencia, eficacia, economía, equidad, probidad y transparencia de sus operaciones, sobre la base de una medición adecuada, de la calidad de la gestión institucional e informen a la sociedad civil y entes contralores y rectores. En consecuencia dichas entidades y sus empresas deberán cumplir obligatoriamente con las siguientes disposiciones: b) La información de la rendición de cuentas será generada por los sistemas SICOINWEB, SIAF-MUNI y/o SIAFITO MUNI, en los cuales son los únicos reconocidos por la Contraloría General de Cuentas como los sistemas oficiales de registros y control, para las municipalidades y sus empresas." Causa Falta de responsabilidad y el ánimo de registrar operaciones que no llenan los requisitos legales correspondientes, así como el girar cheques sin que el sistema lo apruebe, se optó por trabajar con el sistema SIAF-MUNI, pero, parcialmente. Efecto Provoca menoscabo a los intereses municipales así como a los intereses de la población en general. Recomendación La Corporación Municipal, deberá girar sus instrucciones a la Dirección Financiera, para que a la brevedad posible todas las operaciones de la Tesorería Municipal tanto de ingresos como de egresos se trabajen en línea, con toda la documentación y requisitos que el sistema requiere y que cualquier operación que requiera regularización se solicite la autorización correspondiente siempre que exista justificación razonable, con conocimiento y aprobación de la Corporación Municipal.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido, en virtud que es evidente que el sistema ha sido utilizado en forma irresponsable y con propósitos de darle un mal uso a los recursos del Estado, ocasionando a la Municipalidad menoscabo de los recursos financieros. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para Ex Alcaldes Municipales (2), Tesorero Municipal, Director Financiero y Encargado de Presupuesto, por la cantidad de Q80,000.00, para cada uno.
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Adjudicación de obras a empresa que cotizó más alto MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 2
Condición La adjudicación del contrato 044-2007 de fecha 23 de octubre de 2007, para la ejecución del proyecto Dinamitación y ampliación de brecha Aldea Sejactul Seconon, por un monto de Q584,833.84, con un plazo contractual de 4 meses, adjudicada a la empresa Constructora JP, sin embargo pudo comprobarse que la empresa Concord cotizó la misma obra por valor de Q575,302.18. Asimismo en el contrato No. 022-2007 de fecha 11 de julio de 2007, para la ejecución del proyecto Construcción de Escuela de 2 aulas puras Aldea Setzuc, por un monto de Q200,000.00, con un plazo de 3 meses, se adjudicó a la empresa Constructora JP, también se comprobó que cotizo la empresa Constructora los Gemelos por un monto de Q190,000.00, además de lo anterior se presentan las siguientes deficiencias: dentro del expediente no constan actas de inicio de las obras, ni las notificaciones a los oferentes de la conclusión de los eventos así como la adjudicación; la primer obra tiene un avance físico y financiero a la fecha de la presente intervención del 60%, la misma, de conformidad al contrato debió concluirse en el mes de febrero de 2008. Para el segundo caso la obra debió concluirse el 15 de octubre de 2007 a la fecha de la presente intervención lleva un avance físico y financiero del 95%. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 28 indica que: "Criterios de Calificación de Ofertas. Para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Estado, se utilizarán los criterios siguientes: calidad, precio, tiempo, características y demás condiciones que se fijan en las bases en los cuales también se determinará el porcentaje en que se estimara cada uno de los referidos elementos, salvo que en estas se solicite únicamente el precio, en cuyo caso, la decisión se tomará con base en el precio más bajo. Cuando se trate de obras, la junta tomará en cuenta el costo total oficial estimado. Articulo 85, indica que: Retraso en la Entrega. El retraso del contratista en la entrega de la obra o de los bienes y suministros contratados y por causas imputables a él, se sancionara con el pago de una multa por cada día de atraso, equivalente al cero punto cinco por millar (0.5 o/oo) del valor total del contrato; cuando éste comprenda la ejecución de más de una obra, la sanción se calculará solamente sobre el valor de la o las obras en que se diere el retraso. Las multas por retraso en ningún caso excederán del cinco por ciento, (5%) del valor del contrato. Si esto ocurre, la entidad contratante podrá rescindir el contrato sin responsabilidad de su parte y sin perjuicio de aplicar las medidas que establece esta ley y su reglamento." Causa Incumplimiento de los requisitos legales por parte de los responsables, realizando de esta manera un proceso carente de transparencia en la adjudicación de la obra. Efecto Provoca atrasos en la ejecución presupuestaria, menoscabo a los intereses municipales al adjudicar a una empresa que cotizó más alto, además de afectar a la población beneficiaria del proyecto. Recomendación La Corporación Municipal, deberá velar por el cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y de adjudicación de obras, debiendo atender por los intereses municipales. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de lo siguiente: el acta de inicio se suscribió un mes 15 días después de suscrito el contrato, efectivamente el contratista solicitó prorroga contractual sin embargo lo
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solicitó el 25 de marzo de 2008, cuando la obra debió concluirse de conformidad con el contrato suscrito el 23 de febrero de 2008, asimismo se confirma debido a que lo indicado en el comentario de la Administración en lo que respecta al acta 041-2007 no se cumple, en virtud que este hallazgo las obras fueron adjudicadas a la misma empresa y en ambos casos cotizó más alto. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Ex Alcalde Municipal, Director Financiero, Tesorero y Jefe de la Unidad Técnica por la cantidad de Q12,229.17, para cada uno.
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Incumplimientos a la Ley de Contrataciones SAN PEDRO CARCHA).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE
Condición En la ejecución del proyecto Construcción de Escuela de 3 aulas Aldea Caquigual, se suscribió el contrato número 004-2007 de fecha 8 de enero de 2007, con la empresa constructora JP, por un monto de Q233,000.00, con un plazo de ejecución de 3 meses, presenta las siguientes deficiencias: no consta dentro del expediente la autorización del contrato por parte de la Corporación Municipal, acta de inicio, notificación a los oferentes, de conformidad a listado entregado la misma tiene un avance físico del 100% sin embargo no se cuenta con acta de recepción, liquidación, fianzas de conservación de obra ni de saldos deudores. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado Artículo 55. Inspección y Recepción Final. "Cuando la obra esté terminada, el contratista deberá constituir las fianzas de conservación de obra o de calidad, o de funcionamiento, según sea el contrato, y de saldos deudores y dar aviso por escrito al supervisor o su equivalente de la conclusión de los trabajos y con esta diligencia se interrumpirá el plazo de ejecución. El supervisor hará la inspección final dentro de los siguientes quince (15) días hábiles, plazo dentro del cual si la obra no está conforme a planos y especificaciones, manifestará por escrito sus observaciones al contratista para que éste proceda a corregir las deficiencias, y si los trabajos estuvieran correctamente concluidos, el supervisor rendirá informe pormenorizado a la autoridad administrativa superior de la entidad correspondiente, la que dentro de los cinco (5) días siguientes nombrará la Comisión Receptora y Liquidadora de la obra, integrada con tres miembros, con la que colaborarán el supervisor o su equivalente y el representante del contratista. 16 Según la magnitud de la obra, la Comisión deberá elaborar el acta de recepción definitiva de la misma dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a la fecha de notificación de su nombramiento. Si la comisión comprueba que los trabajos están ejecutados satisfactoriamente, suscribirá el acta de recepción final de los mismos, y en caso contrario hará constar en acta: a) Las correcciones o trabajos extras que debe efectuar el contratista. b) El tiempo a emplearse. c) Si el tiempo para ejecutar los trabajos se incluye dentro del plazo contractual o si procede conceder tiempo adicional para ejecutarlo. Al recibirse el aviso por escrito del delegado residente o su equivalente, de encontrarse satisfechos los requerimientos de la Comisión Receptora, ésta dentro del término de cinco (5) días procederá a efectuar nueva inspección, suscribiendo el acta correspondiente. La fecha de recepción definitiva de la obra será la del cierre de la última acta. A partir de la fecha de esta acta la entidad de que se trate deberá velar por la conservación de la obra. En materia de bienes, suministros y servicios, se estará a lo que dispone este Artículo, en los que fuere aplicable." Causa Falta de responsabilidad por parte de las personas responsables de estos procesos. Efecto Riesgo de que el constructor no se haga responsable por cualquier daño o desperfecto que sufra la obra. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá velar para que el constructor cumpla con presentar las fianzas de conservación de obras y saldos deudores, inmediatamente que este de aviso de concluida la obra, asimismo nombrar oportunamente a la comisión receptora de la misma. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que en el comentario de la Administración se aceptan los conceptos vertidos por la Comisión de Auditoría en la condición del mismo.
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Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Ex Alcalde Municipal, Director Financiero, Tesorero y Jefe de la Unidad Técnica por la cantidad de Q2,080.36, para cada uno.
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Incumplimiento de plazo contractual PEDRO CARCHA).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN
Condición Al efectuar la verificación del expediente del Proyecto Tripartito Consejo Departamental de Desarrollo de Alta Verapaz, Municipalidad y Comunidad, para la ejecución del proyecto Construcción de Tanque de Almacenamiento de agua de la Comunidad de Ichab, San Pedro Carchá, Alta Verapaz, la cual se está ejecutando por un monto de Q.212,606.88, la cual fue adjudicada a la Empresa Constructora Servicios Profesionales, no se tuvo a la vista las Fianzas de Anticipo, Cumplimiento, Acta de Inicio de la obra, así también a la fecha no se ha concluido la obra de acuerdo al plazo del Contrato No. 031-2007 de fecha 17 de septiembre de 2007 con un plazo de 3 meses, la misma debió concluirse en el mes de diciembre de 2007. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, articulo 38 indica: "Garantía de cumplimiento. Esta garantía se constituirá: 1) Cuando se trate de bienes, suministros y servicios, por el diez por ciento (10%) del monto del contrato respectivo. 2) Cuando se trate de obras, por un valor del diez por ciento (10%) al veinte por ciento (20%) del monto del contrato respectivo, a criterio de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada. En ambos casos la garantía cubrirá con el diez por ciento (10%) de su valor, el pago de salarios y prestaciones laborales de los trabajadores incluyendo las cuotas patronales establecidas por la Ley y, con el noventa por ciento (90%) restante, el cumplimiento del contrato de acuerdo con las especificaciones, planos y demás documentos contractuales, así como la ejecución de la obra dentro del tiempo estipulado." Causa Falta de control en la documentación legal que debe contener cada expediente, asimismo el poco control que se tiene en cuanto a los plazos de ejecución de cada obra. Efecto Se afecta a la comunidad beneficiaria del proyecto, ya que esta cuenta que en un determinado plazo contará con el proyecto. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá velar porque los plazos establecidos en los contratos se cumplan a cabalidad. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de lo siguiente: el acta de inicio se suscribió dos meses después de suscrito el contrato, efectivamente el contratista solicitó prorroga contractual sin embargo lo solicitó el 01 de febrero de 2008, cuando la obra debió concluirse de conformidad con el contrato suscrito el 17 de diciembre de 2007. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Ex Alcalde Municipal, Director Financiero, Tesorero y Jefe de la Unidad Técnica por la cantidad de Q1,898.28, para cada uno.
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Falta de fianzas de cumplimiento y conservación de obra MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 5
Condición Al revisar el expediente del proyecto de construcción del Tanque de Almacenamiento de la Comunidad de Chitoc, San Pedro Carchá, el cual fue cofinanciado por el Consejo Departamental de Desarrollo, Municipalidad y la Comunidad, por un monto de Q252,933.10, de acuerdo al contrato No. 038-2007, el cual fue adjudicado a la Empresa CORCOGUA, no se tuvo a la vista las fianzas de cumplimiento y de conservación de obra. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 65. "Para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, depósito en efectivo o constituir hipoteca en los porcentajes y condiciones que señale el reglamento. Para el caso de obras, además esta garantía cubrirá las fallas o desperfectos que aparecieren durante la ejecución del contrato, antes de que se constituya la garantía de conservación. Artículo 67.- De Conservación de Obra o de Calidad o de Funcionamiento. El contratista responderá por la conservación de la obra, mediante depósito en efectivo, fianza, hipoteca o prenda, a su elección, que cubra el valor de las reparaciones de las fallas y desperfectos que le sean imputables y que aparecieren durante el tiempo de responsabilidad de dieciocho (18) meses contados a partir de la fecha de recepción de la obra. Tratándose de bienes y suministros, deberá otorgarse garantía de calidad y/o funcionamiento, cuando proceda. La garantía de conservación de obra, o de calidad y/o funcionamiento, deberá otorgarse por el equivalente al quince por ciento (15%) del valor original del contrato, como requisito previo para la recepción de la obra, bien o suministro. El vencimiento del tiempo de responsabilidad previsto en el párrafo anterior, no exime al contratista de las responsabilidades por destrucción o deterioro de la obra debido a dolo o culpa de su parte, por el plazo de cinco (5) años, a partir de la recepción definitiva de la obra." Artículo 68.- De Saldos Deudores. "Para garantizar el pago de saldos deudores que pudieran resultar a favor del Estado, de la entidad correspondiente o de terceros en la liquidación, el contratista deberá prestar fianza, depósito en efectivo, constituir hipoteca o prenda, a su elección, por el cinco por ciento (5%) del valor original del contrato. Esta garantía deberá otorgarse simultáneamente con la de conservación de obra como requisito previo para la recepción de la obra, bien o suministro. Aprobada la liquidación, si no hubiere saldos deudores, se cancelará esta garantía." Causa Se debe a la falta de responsabilidad por parte de las personas responsables, en velar por el estricto cumplimiento de requerimientos legales. Efecto Riesgo de que el constructor no se haga responsable por cualquier daño o desperfecto que sufra la obra. Recomendación El Alcalde Municipal, deberá solicitar al constructor la fianza de cumplimiento con las fianzas de conservación de obras y saldos deudores, inmediatamente que este de aviso de concluida la obra, asimismo nombrar oportunamente a la comisión receptora de la misma. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que de conformidad con el reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 36 literal b) la fianza de cumplimiento deber ser presentada a la entidad contratante 15 días después de firmado el contrato; asimismo si bien es cierto el contratista presentó solicitud a la
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afianzadora para el trámite de las fianzas de conservación de obra y de saldos deudores, esta solicitud es de fecha 01 de abril de 2008. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, para Ex Alcalde Municipal, Director Financiero y Tesorero, por la cantidad de Q2,258.33, para cada uno.
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Mala aplicación de renglones presupuestarios (Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). Condición Se estableció que para el pago de: tarjeta de teléfono; autorización de formas en la Contraloría General de Cuentas y pago de Viáticos se afectó el renglón 196; para el pago de apoyo técnico se afectó el renglón 191; para el pago de Servicios profesionales, el renglón 181; para el pago de renta de camión y maquinaria, el renglón 169 y para el pago de planillas el renglón 331. Criterio Acuerdo Ministerial número 215-2004 del 30 de diciembre de 2004, del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, Artículo 2º. "Para que las entidades de la Administración Central, Entidades Descentralizadas y Entidades Autónomas incluyendo las Municipalidades, apliquen en el proceso presupuestario un ordenamiento homogéneo en las finanzas públicas, deberá observarse el uso y aplicación del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, cuyos clasificadores adicionalmente, forman parte del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-." Causa Inobservancia de lo que establece la Ley de Presupuesto así como el Manual de Clasificadores Presupuestarios. Efecto Se ejecuta en forma incorrecta el presupuesto. Recomendación El Director Financiero deberá, velar porque el Encargado de Presupuesto, al momento de afectar cada uno de los gastos el renglón correspondiente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el manual de clasificadores presupuestarios es claro, y establece el renglón presupuestario para cada tipo de gasto. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 9, para Tesorero Municipal, Encargado de Presupuesto y Director Financiero, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Cheques emitidos a nombre de la municipalidad para pago de facturas falsas Q.3,305,709.93 (Hallazgo de Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO CARCHA). Condición Se estableció que se emitieron cheques a nombre de la Municipalidad de San Pedro Carchá, para la realización de pagos en efectivo por un monto de Q3,305,709.93, los mismos son respaldados por facturas que han sido objeto de seguimiento por parte de la Comisión de Auditoría, estableciéndose que las mismas en un 99% de los casos las empresas no existen ya que las direcciones que reportan son casas particulares lo cual fue verificado personalmente, en otros casos la dirección que reportan las facturas no existe y en el 1% restante es una empresa que se dedica a la confección de edredones para cunas de bebes y únicamente la factura a la Fragua y el concepto de las facturas en poder de la Municipalidad es por compra de repuestos de camió, asimismo esta misma empresa proporcionó copia certificada del original de las facturas y las mismas se encuentran en blanco y anuladas. En otro caso el número de la resolución de autorización de la SAT no es válido, de conformidad al reporte emitido por parte de la SAT, asimismo las facturas presentadas por la Municipalidad de la Empresa Grupo Comarsa según información del Gerente Administrativo de dicha empresa el talonario de facturas que contiene la numeración en poder de la Municipalidad fue sustraída de la empresa y las mismas ya habían sido reportadas como inhabilitadas a la Superintendencia de Administración Tributaria SAT, lo mismo fue denunciado por parte de la Empresa al Ministerio Público. Criterio El Decreto 12-2002 del congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 98,: "La Administración Financiera Integrada Municipal, tendrá las atribuciones siguientes: b) Administrar la gestión financiera del presupuesto, la contabilidad integrada, la deuda municipal, la tesorería y las recaudaciones. Para el efecto, se establecerá el sistema financiero conforme a los lineamientos y metodologías que establezca el Ministerio de Finanzas Públicas como órgano rector del sistema." El Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto Artículo 48, indica: "El sistema de contabilidad. El sistema de contabilidad integrada gubernamental lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración y el ejercicio del control, así como informar a terceros y a la comunidad sobre la marcha de la gestión pública." Causa Debido al uso incorrecto y sub utilización del sistema y registrar los egresos por medio de notas de regularización, permitió a las personas involucradas la emisión de cheques a nombre de la municipalidad sin contar con la documentación legal correspondiente, por la misma razón no se cumplieron con todas las etapas del registro del gasto como lo indica la Ley Orgánica del Presupuesto. Efecto Provocó menoscabo a los intereses del estado. Recomendación La Corporación Municipal, deberá ordenar al Tesorero Municipal que a partir de la presente fecha, el sistema SIAF MUNI sea utilizado en un 100%, por lo tanto todos los cheques serán emitidos a nombre del proveedor o bien de la persona que preste el servicio, asimismo deberá aperturar cuenta a nombre de los trabajadores y pagarles ya sea con acreditamiento en cuenta o bien apertura de chequeras y velar por el estricto cumplimiento de lo indicado anteriormente.
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Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en todo su contenido, en virtud que los comentarios de la administración no tienen relación con el planteamiento de la condición, asimismo la Comisión de Auditoría cuenta con información documental que demuestra el contenido de lo planteado en la misma. Acción Correctiva Se presentó denuncia al Ministerio Público.
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Falta de estudio de impacto ambiental PEDRO CARCHA).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE SAN
Condición La municipalidad de San Pedro Carcha, suscribió contrato Administrativo No. 043-2007 de fecha 23 de octubre de 2007 con la Constructora y Transportes J. P., S, A. Relacionado con la Dinamitación y Ampliación de Brecha de las aldeas Chitoc a Sebulbuxha, por un monto de CUATROCIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL TRECIENTOS CINCUENTA Y OCHO QUETZALES CON DIEZ Y SEIS CENTAVOS (Q464,358.16). Previo al desarrollo de este proyecto no se exigió el estudio de impacto ambiental. Criterio Decreto No. 1-93 del Congreso de la República de Guatemala, por medio del cual se reforma el artículo 8 de la Ley de Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente, Decreto 68-86, establece lo siguiente: "El funcionario que omitiere exigir el estudio de Impacto ambiental de conformidad con este articulo será responsable personalmente por incumplimiento de deberes..." El Acuerdo interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, Normas de Control Interno Gubernamental, Norma 1.2 Estructura de Control Interno establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueve un ambiente optimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control Interno debe incluir criterios específicos relacionados con; a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección..." La Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: ¿Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde." Causa La falta de requerimiento del Ex Alcalde Municipal en el período auditado, del estudio de impacto ambiental previo a la ejecución y desarrollo del proyecto, provoca el incumplimiento de regulaciones ambientales vigentes. Efecto Al no exigirse el estudio de impacto ambiental previo a la ejecución de un proyecto se contribuye al aceleramiento del deterioro y contaminación de los recursos naturales, principalmente el suelo, aire y el agua, provocando con ello impactos negativos directos e indirectos a la población y en términos generales en la calidad de vida humana. Recomendación Que previo a la ejecución de un proyecto el Alcalde Municipal debe exigir a las empresas constructoras que se cumpla con presentar el estudio de impacto ambiental aprobado por el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales. Comentarios de auditoría Se confirma el Hallazgo, en virtud de que los documentos presentados y lo argumentado por el Ex Alcalde, no lo desvanecen por ser una Evaluación Ambiental Inicial, no autorizada por el Ministerio del Medio Ambiente y Recursos Naturales. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica por un monto de TREINTA MIL QUETZALES EXACTOS (Q 30,000.00) para el Ex Alcalde Municipal, de acuerdo a los artículos 38 y numerales 16 y 18 del artículo 39 del Decreto 31-2002
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del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
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MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO No se efectuó licitación pública CHAMELCO).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN
Condición Durante el proceso de la Auditoría, se comprobó que en el proyecto. Construcción Mercado Comunal Chamisun San Juan Chamelco, sin cumplir los requisitos de Licitaciòn Pùblica. Según Contrato 02-06 de fecha 28-09-2006, con un valor Q.976,781.13, se efectuó contrato de ampliación en Acta No. 026-2007 de fecha 15 de mayo de 2007, punto cuarto que consiste en: corte del terreno, relleno del terreno y mano de obra no calificada con un valor de Q.300,623.42, estos renglones obviamente debieron contemplarse al inicio de la planificación del proyecto y no en la ampliación de éste, con un valor total de Q.1,277,404.55; incidiendo en la omisión de adjudicación de la obra mediante el proceso de Licitación Pública. Criterio El Decreto Legislativo No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala Ley de Contrataciones del Estado, el artículo 17 en cuanto al Regimén de Licitación, indica: "Cuando el monto total de los bienes, suministros y obras, exceda de las cantidades establecidas en el artículo 38, la compra o contratación deberá hacerse por Licitación Pública, salvo los casos de excepción que indica la presente ley, en el capítulo III del título III. Si no excede de dicha suma, se sujetará a los requisitos de cotización o a los de compra directa, conforme se establece en esta ley y en su reglamento". Causa Inobservancia por parte de las autoridades municipales a lo establecido en la normativa que regula la Ley de Contrataciones del Estado. Efecto Riesgo de pérdida y menoscabo de los intereses municipales y falta de confiabilidad en la ejecución de los proyecto. Recomendación Que el Alcalde y el Consejo Municipal, cumplan con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado e implementen el procedimiento adecuado que garantice el cumplimiento de esta disposición legal, con el fin de evitar la aplicación de medidas correctivas posteriores. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios y documentación administración no son suficientes para desvanecer el mismo.
presentada por la
Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56; para el Ex Alcalde por la cantidad de Q.34,216.19.
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Renglones de trabajo pagados y no justificados (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO). Condición La Construcción del Mercado Comunal de Chamisun, se ejecuta según Contrato No. 002-2006 de fecha 28 de septiembre de 2006 con la Constructora Sábrega Construcción y Mantenimiento, por un monto de Q976,781.13. Ese Contrato fue ampliado por medio de Contrato Adicional No. 006-2007 de fecha 10 de octubre de 2007 para llevar a cabo trabajos extras de corte y relleno por un monto de Q300,623.42 esa ampliación se llevó a cabo sin contar con el acuerdo de trabajo extra y sin tomar en cuenta el valor original ajustado del contrato. Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, en suartículo 52 y el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en sus artículos 28 y 29; norman los procedimientos para la ampliación del monto contractual; con lo cual no se cumplió, por lo que no se contaban con documentos de respaldo como lo establece el numeral 2.6 de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Documentos de Respaldo; aprobadas por la Contraloría General de Cuentas, en Acuerdo Interno No. 09-2003. contrato No. 002-2006 de fecha 28 de septiembre de 2006 con la Constructora Sábrega Construcción y Mantenimiento, contrato original y Contrato Adicional No. 006-2007 de fecha 10 de octubre de 2007 con la misma empresa. Causa Inobservancia del Ex Alcalde Municipal de los requisitos que se deben cumplir para elaborar un contrato adicional, con lo cual no se llevó a cabo el procedimiento normado por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Efecto Al suscribirse contratos adicionales sin cumplir con el procedimiento establecido en la legislación vigente, se da el riesgo de contar con renglones de trabajos no justificados, inexistentes, duplicados y sobrevalorados. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones para que en la Oficina Municipal de Planificación verifiquen que las ampliaciones a los montos contractuales se realicen según lo normado por la ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, siempre y cuando sean necesarias. Comentarios de auditoría Se confirma el Hallazgo, en virtud de que los documentos presentados y lo argumentado por el Ex Alcalde, no lo desvanecen, debido a que en la elaboración del contrato adicional no se tomó en cuenta el valor original ajustado del contrato ni se elaboró acuerdo de trabajo extra. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica por un monto de TREINTA Y CUATRO MIL DOSCIENTOS DIECISEIS QUETZALES CON DIECINUEVE CENTAVOS (Q 34,216.19) para el Ex Alcalde Municipal, de acuerdo al Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y 88 y al reglamento de la citada Ley, Artículo 56.
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MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN No se Rindió el inventario de Activos Fijos SAN AGUSTIN LANQUIN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
Condición No se envió certificación del inventario de bienes correspondiente al ejercicio fiscal 2007, a la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 53, establece: Atribuciones y obligaciones del Alcalde. Literal r) Enviar copia autorizada a la Contraloria General de Cuentas del Inventario de los bienes del municipio, dentro de los primeros quince días calendario del mes de enero de cada año. Causa Incumplimiento de la normativa legal vigente. Efecto La Contraloria General de Cuentas no tuvo a su disposición la información de Inventario de bienes del municipio. Recomendación El Alcalde Municipal deberá girar instrucciones al Tesorero para que cumpla con el envio de la copia del inventario, dentro de los quince días calendario del mes de enero de cada año. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que la administración no se pronuncio al respecto. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloria General de Cuentas,artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE CAHABON Evasión del proceso de cotización: Q.117,500.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CAHABON). Condición En la revisión efectuada al procedimiento utilizado para requerir la contratación de estudios, no se cumplió con las tres ofertas del proceso, en los siguientes trabajos: Estudio de introducción de agua potable, en la Comunidad Santa Maria Rubertzul, Ingeniería y Servicios GL por valor de Q 29,000.00; Estudio y Remodelación Escuela Urbana, Estudio escuela tipo 2 y 3 Aulas, Centro Urbano, Cahabón, Constructora Greco, por Q 30,000.00; Estudio de Impacto Ambiental Pavimento Barrio San Pedro, Constructora Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible por Q 29,500.00; Estudio de Agua Potable en la Comunidad Chiacté, Mach Company por Q 29, 000.00. (valores con IVA.) Criterio El Decreto Numero 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, artículo 44 numeral 2.2 y el Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del estado, artículo 22 inciso b) establece cuando no se abre concurso se solicitará directamente la propuesta de ofertas y la documentación complementaria, en un número no menor de tres. Causa Las autoridades en turno no le han dado la importancia necesaria al procedimiento de cotización de estos estudios, lo que se traduce en incumplimiento a la Ley de Contrataciones del estado. Efecto Como no se realiza el proceso de cotización para los Estudios Técnicos, la Municipalidad esta perdiendo recurso económico, puesto que esta aceptando una oferta única mas onerosa y con pocas condiciones, por el contrario si existieran otras ofertas se tendría amplitud para seleccionar la mejor tanto en economía como en mejores condiciones. Recomendación El Señor Alcalde Municipal deberá cumplir con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado al efectuar la adquisición de Estudios Técnicos, así mismo el señor Tesorero Municipal al momento de efectuar los pagos de esta naturaleza. Comentarios de auditoría Se confirma el presene hallazgo en virtud de que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado artículo 44 y Acuerdo Gubernativo No, 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56 para el Exalcalde y Extesorero Municipal por la cantidad de Q 1,049.11 para cada uno.
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Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CAHABON). Condición Durante el año 2007 se verificó que la Municipalidad no contrató Auditor Interno, para que cumpla con sus funciones correspondientes. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal en su artículo 88 indica "las municipalidades deberán contratar un Auditor Interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, Contador Público y Auditor colegiado activo, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Consejo Municipal". Causa El Concejo Municipal no le dio cumplimiento a la normativa que establece la contratación de auditor interno. Efecto Débil control interno institucional, que afecta la confiabilidad de las operaciones administrativas y financieras, consecuentemente la limitación en el logro de objetivos institucionales. Recomendación El Concejo Municipal debe crear las condiciones legales, financieras y administrativas para que se contrate a un Auditor Interno, con la finalidad de fortalecer el sistema de control interno y reducir los riesgos financieros, contables y administrativos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Exalcalde y Ex Concejo Municipal, por la cantidad de Q 20,000.00 para cada uno.
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Falta de acta para formalizar transferencia. CAHABON).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE
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Condición Con base al reporte de transferencias presupuestarias del año 2007, generados por el sistema SIAF. de esta municipalidad, presenta un total de ampliaciones de Q 2,780,619.34, mientras que las actas y transferencias aprobadas y autorizadas por el Concejo Municipal por Q 2.527,107.73 existiendo una diferencia de Q 253,511.6l que no tiene respaldo de acta del Concejo Municipal. Esta diferencia se estableció de acuerdo a los comprobantes de Modificación Presupuestaria. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamentales, contenida en el acuerdo No. 09-03 del Contralor de General de Cuentas numeral 4.18, indica "que la máxima autoridad de cada ente público, a través de la unidad especializada, velará porque se lleve un sistema de registro presupuestario eficiente, oportuno y veraz". Causa Irresponsabilidad por parte de las autoridades Municipales y Tesorero Municipal por efectuar registros de transferencias presupuestarias sin el visto bueno y el acta del Concejo Municipal. Efecto Presentación de la ejecución presupuestria-2007, con deficiencia, debido a que una parte de los gastos no cuenta con el aval del Concejo Municipal respectivamente. Recomendación El concejo municipal, debe instruir al señor Alcalde, Director Financiero y Tesorero Municipal para que las ampliaciones presupuestarias estén debidamente respaldadas con sus actas respectivas y las operaciones del sistema SIAF. estén conciliadas con estos documentos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas de Cuentas, artículo 39, numeral 18) para el Exalcalde, Exdirector Financiero y ExTesorero por la cantidad de Q.4,000.00 cada uno.
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Incumplimiento de inversión del anticipo CAHABON).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE
Condición La Municipalidad y la Constructora Sertrac, S. A. suscribieron el Contrato No. 11-2007 de fecha 06-09-2007 por Q 360,600.00 para el proyecto Construcción de Escuela 3 aulas en la Comunidad Sepos, Cahabón Alta Verapaz; el 11-09-2007 recibió el anticipo y por tener un avance físico del 0% a la fecha de la presente Auditoría por lo que esta comisión le envió Nota de Auditoria No. CAHABON 02-2008 de fecha 29 de julio 2008 para que reintegre el valor del anticipo mas los respectivos intereses. Criterio El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 58 establece "en construcción de obras puede otorgarse un anticipo supervisado hasta del veinte por ciento del valor del contrato¿ y último párrafo si el contratista no inicia la obra e invierte el anticipo recibido, dentro de los términos contractuales, pagará el interés legal (tasa activa)". Causa Incumplimiento al contrato, además ya había transcurrido el lapso de tiempo suficiente para que iniciara la obra el contratista, por lo que se le hubiera requerido la devolución del anticipo mas los beneficios, en defensa de los intereses de la municipalidad. Efecto Retrasa la ejecución física del proyecto, poniendo en duda el cumplimiento de la municipalidad ante las comunidades afectadas; por consiguiente serán obras de arrastre para el próximo período. Recomendación El Concejo Municipal debe instruir al señor Alcalde Municipal en el sentido de suscribir contratos con empresas serias y que posean capacidad financiera para ejecutar las obras que se les adjudique. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos y las pruebas de descargo planteados por las autoridades Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Contrataciones del Estado, artículo 83 para el Ex-alcalde Municipal por la cantidad de Q 3,214.29.
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MUNICIPALIDAD DE CHAHAL No se tienen contratados los servicios profesionales de un Auditor Interno. Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
(Hallazgo de
Condición La Municipalidad no tiene contratados los servicios profesionales de un Auditor Interno que evalué el ambiente y estructura del control interno, que prevalece en todos los niveles y operaciones que se realizan en la entidad. Criterio El Decreto número 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal en su artículo 88 establece: "Auditor interno. Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El auditor, interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente." Causa Falta de observancia en el cumplimiento de la ley por parte del Consejo Municipal, por no discutir y aprobar la contratación de personal profesional para el control interno de la Municipalidad. Efecto Falta de asesoría oportuna para mejorar los controles, funciones y procedimientos administrativos y financieros de la Municipalidad. Recomendación Que el Consejo Municipal contrate los servicios profesionales inmediatamente de un Contador Público y Auditor que llene los requisitos establecidos y que lleve a cabo un adecuado control interno en la municipalidad. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no se insistió en la busqueda y contratación del profesional, por lo que los argumentos presentados no son justificables para desvanecer el hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Ex Alcalde y ex Consejo Municipal, por la cantidad de Q 20,000.00 para cada uno.
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No presentaron oportunamente los informes de Rendición de Cuentas. No. 2 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
(Hallazgo de Cumplimiento
Condición Se comprobó que los reportes de Rendición de Cuentas de las Cajas Fiscales por el sistema SIAFITO de los meses de enero a diciembre del 2007, se presentaron en los meses de diciembre de 2007 y enero 2008, en la Delegación de la Contraloría General de Cuentas según recibos de Ingresos Varios serie AB forma 63-A2 Nos. 0916231, 0916232, 0916233, 0916234 y 0916235 todos de fechas 11-12-2007 correspondientes a los meses de enero a mayo 2007, Nos. 916266, 0916267, 0916270, 0916268 y 0916269 todos de fechas 12-122007 correspondientes a los meses de junio a octubre 2007, Serie AC forma 63-A2, Nos. 000090 y 000091 ambos de fechas 15-01-2008 de los meses de noviembre y diciembre 2007. En enero del año 2008 se cambió el Sistema Operativo del SIAFITO a SIAF-MUNIS, y al 30-06-2008 no se tenía ningún reporte, debido a que la información aún no había sido ingresada al sistema SIAF-MUNIS. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- en el numeral 5.2.11 Rendición de Cuentas, indica: "El sistema contable es el medio de rendición de cuentas, para demostrar la transparencia y destino de los recursos utilizados en la Municipalidad y sus Empresas, y de los servidores municipales que recaude, reciba o custodie fondos municipales." El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 2 Normas aplicables a los sistemas de administración general, contiene las siguientes normas que literalmente dicen: "2.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Se deben establecer y mantener sistemas de información gerencial que produzcan información confiable y oportuna para la toma de decisiones en las unidades administrativas y puestos, de acuerdo a los roles y responsabilidades. Los sistemas de información gerencial deben permitir la identificación de amenazas y riesgos operativos en forma global, que realmente las acciones de planificación, control y operaciones que contribuyan con eficiencia a un proceso transparente de rendición de cuentas. 2.12 PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente." Causa La falta de previsión para el resguardo de la información originó que esta se perdiera, causando un enorme retrazo en la recuperación de la misma para su presentación. Efecto Esto causó que no se tuviera información actualizada y consecuentemente no poder rendir informes fidedignos al Consejo Municipal y a la Contraloría General de la Nación por parte del Alcalde y del Tesorero. Recomendación El Alcalde instruya al Tesorero para que dichos reportes sean entregados antes de los plazos establecidos en ley o en los primeros días del mes siguiente a que corresponda el reporte, y para que ingrese la información al sistema lo más pronto posible para tener al día los registros del movimiento de la Municipalidad. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no presentaron pruebas de descargo, y los argumentos presentados no son justificables para desvanecer el hallazgo.
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Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 12, para el Ex Alcalde y Tesorero, la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.
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No se cumple con enviar el reporte de la ejecución presupuestaria trimestral. Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE CHAHAL).
(Hallazgo de
Condición Se estableció que la Municipalidad no cumplió con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, del Departamento de Alta Verapaz, los reportes de Ejecución presupuestaria trimestral correspondientes al ejercicio 2007. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, en su numeral 5.2.11 Rendición de Cuentas, indica: "El sistema contable es el medio de rendición de cuentas, para demostrar la transparencia y destino de los recursos utilizados en la Municipalidad y sus Empresas, y de los servidores municipales que recaude, reciba o custodie fondos municipales." El Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en su artículo 4 literalmente dice: "Rendición de Cuentas del Servidor Público. Todo servidor público que maneje fondos o valores del Estado, así como los que realicen funciones de Dirección Superiores o Gerenciales, deben rendir cuentas de su gestión por lo menos una vez al año, ante su jefe inmediato superior, por el cumplimiento de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, y por la forma y resultados de su aplicación." El Decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, en su artículo 135 Información sobre la ejecución del presupuesto, literalmente dice: "El alcalde deberá informar trimestralmente al Consejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copias de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría..." El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- en el numeral 5.2.11 Rendición de Cuentas, indica: "El sistema contable es el medio de rendición de cuentas, para demostrar la transparencia y destino de los recursos utilizados en la Municipalidad y sus Empresas, y de los servidores municipales que recaude, reciba o custodie fondos municipales." Causa Incumplimiento de la obligación establecida en la base legal indicada en el criterio del presente hallazgo. Efecto Al no cumplir con esta disposición permite que la información, no presente registros confiables y actualizados. Recomendación El Alcalde gire instrucciones al Tesorero para que trimestralmente envíe el reporte sobre la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas y cumplir con lo establecido en Ley. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no presentaron pruebas de descargo y aceptan la falta cometida. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Ex Alcalde y Tesorero, la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS Falta documentación de soporte en expedientes de proyectos por administración Q.1,264,471.84 (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS). Condición Durante el proceso de la Auditoria, se comprobó que los proyectos por administración: a) Construcción de pavimentación de calle principal fase I, aprobado en el libro 23 de actas y acuerdos del concejo, según acta numero 006-2007 por un valor de Q 804,446.90 ejecutado por administraciòn y b) Mejoramiento del sistema de agua potable, el cual asciende a Q.460,024.94, además existen 1138.82 mts. de tubería pvc la cual no está conectada al tanque de captación de agua potable y únicamente está soterrada sin ningún beneficio a la comunidad, este proyecto fue ejecutado por administración. Ambos proyectos hacen un total de Q.1.264,471.84, de los cuales no se tuvo a la vista los expedientes conformados. Criterio En expedientes de proyectos por administración. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No. 09-03 del 08 de julio del 2003 en el numeral 2.6 indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde". El Decreto No. 122002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal articulo 35 indica: "El establecimiento, planificación, reglamentación, programación, control y evaluación de los servicios públicos municipales, así como las decisiones sobre las modalidades institucionales para su prestación, teniendo siempre en cuenta la preeminencia de los intereses públicos". Causa Incumplimiento a las Normas, pues no se tuvo a la vista los expedientes completos de los proyectos por administración. Efecto Existen limitaciones para poder fiscalizar los expedientes de los proyectos por administración. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, para que se integren en forma completa los expedientes de los proyectos ejecutados por administración, con toda su documentación de respaldo y cumplan todos los requisitos de conformidad con las leyes aplicables. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los argumentos de la Administración no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas, artículo 39 numeral 16, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q8,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA Falta de contratación de Auditor Interno Q.20,000.00 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
Condición Se determinó que durante el periodo auditado, las autoridades no cumplieron con la contratación de servicios profesionales de un Contador Público y Auditor, que cumpliera con las funciones de Auditor Interno de la Municipalidad, con la finalidad primordial de evaluar el ambiente y estructura de control interno, en todos los niveles y operaciones que se realizan en la entidad. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, en su artículo 88 establece; que las municipalidades deberán contratar un Auditor Interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, Contador Publico y Auditor, Colegiado Activo, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Consejo Municipal. El Auditor Interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Causa Las autoridades municipales no le dieron la importancia necesaria a la función que ejerce el Auditor Interno, así como la falta de cumplimiento de la normativa legal. Efecto Débil control interno institucional, que afecta la confiabilidad de las operaciones administrativas y financieras, consecuentemente limitación en el logro de objetivos institucionales. Recomendación El Alcalde Municipal debe crear las condiciones legales, financieras y administrativas para la implementación de la Unidad de Auditoria Interna, y/o contraten de forma asociativa con otras municipalidades interesadas a un Auditor Interno, con la finalidad de fortalecer el Sistema de Control Interno y reducir los riesgos financieros, contables y administrativos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que no se ha cumplido con la contratación de un profesional para realizar el trabajo de auditoria, como lo estipulan las leyes municipales. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde y Consejo Municipal del periodo auditado, por la cantidad de Q20,000.00 a cada uno.
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Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado en la contratación de obras Q.22,350.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA). Condición Al efectuar la revisión de expedientes de obras adjudicadas durante el año 2007, se estableció que El Proyecto Apertura de Brecha de Carabajal a Kaquija I, según Contrato No. 01-2007 de fecha 19 enero de 2007 por un monto de Q350,812.00 y Proyecto Apertura de Brecha de Kaquija I a San Vicente II, según Contrato No. 02-2007 de fecha 19 de enero de 2007 por un monto de Q149,780.00, no se cumplió con presentar las fianzas de oferta y de cumplimiento respectivamente. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la Republica, Ley de Contrataciones del Estado artículo 64, establece; La firmeza de la oferta se caucionará con depósito en efectivo o mediante fianza, por un porcentaje no menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%) del valor del contrato; y artículo 65; establece; Para garantizar el cumplimento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, deposito en efectivo o constituir hipoteca en los porcentajes y condiciones que señale el reglamento. Causa Falta de observancia a lo preceptuado en la Ley de Contrataciones del Estado, por la Junta de Cotización, Secretario y Alcalde. Efecto Inexistencia de controles adecuados para verificar los expedientes de cotizaciones presentados por los oferentes. Recomendación Que la junta de cotizaciones revise con apego a la ley los expedientes de los oferentes, y que el alcalde no firme los contratos sino se han llenado todas las formalidades, así también se cumpla con remitir dentro del plazo estipulado, los contratos de obras, para darle cumplimiento a todos los registros exigidos por la Ley de Contrataciones del Estado. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, porque la administración en su comentario acepta esta deficiencia. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 57-92 Del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, para la junta de cotizaciones integrada por el Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal, Ex Técnico Forestal y Auxiliar de Tesorería (actual tesorero municipal); Secretario y Ex Alcalde Municipal, por Q4,470.00 para cada uno.
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Ejecuciones presupuestarias trimestrales del año 2007 fueron presentadas fuera de tiempo. Q.20,000.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA). Condición Al hacer las verificaciones correspondientes a la presentación trimestral de las ejecuciones presupuestarias del año 2007, se estableció que las del primer y segundo trimestre no aparecen registradas de haberse presentado a la Contraloría General de Cuentas del Departamento de Alta Verapaz. Criterio El Decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 135, establece; que el alcalde deberá rendir en forma trimestral, copia de la información de la ejecución presupuestaria, a la Contraloría General de Cuentas. Causa Incumplimiento de la obligación establecida en la base legal indicada en el criterio del presente hallazgo. Efecto No se conoce la situación financiera de la municipalidad en un periodo determinado. Recomendación Que el alcalde municipal instruya al tesorero, para que cumpla con el envió oportuno de informes de presupuesto y rendiciones de cuentas en los tiempos establecidos por la ley. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, porque la administración en su comentario emitido, no desvanece la responsabilidad de los involucrados. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 12, para el Ex Tesorero y Ex Alcalde Municipal por un monto de Q10,000.00 para cada uno.
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Liquidación Presupuestaria no presentada. Q.80,000.00 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
Condición Se determinó que la municipalidad no cumplió con informar a la Contraloría General de Cuentas sobre la liquidación presupuestaria correspondiente al ejercicio fiscal 2007. Criterio Acuerdo Gubernativo 240-98 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 27, establece; Las entidades descentralizadas y autónomas a que se refiere este capítulo, a más tardar el 31 de marzo de cada año, deberán presentar al Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas, la liquidación de sus respectivos presupuestos y los estados financieros correspondientes. Asimismo, deberán enviar copia de dicha liquidación a la Dirección de Contabilidad del Estado, para efectos de consolidación del Sector Público de Guatemala. La liquidación debe contener los estados y cuadros mencionados en el artículo 31 de este reglamento, en lo que fuera aplicable. Causa Incumplimiento al Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto. Efecto Falta de consolidación de las cuentas e información por parte de la municipalidad al no contar con los registros de la liquidación presupuestaria. Recomendación Que el alcalde municipal instruya al tesorero, para que cumpla con el envió oportuno de informes de presupuesto y rendiciones de cuentas en los tiempos establecidos por la ley. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, porque los comentarios emitidos por la administración no lo desvanecen. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 23, para el Ex Tesorero y Ex Alcalde Municipal por un monto de Q40,000.00 para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Incumplimiento en el traslado de los contratos a la Contraloría General de Cuentas Q.17,878.00 (Hallazgo de Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA). Condición Se determinó que la Municipalidad de Santa Catalina La Tinta, Departamento de Alta Verapaz, en lo que concierne a los contratos Nos. 01-2007 y 02-2007 ambos con fecha 19 de enero de 2007, por montos de Q350,812.00 y Q149,780.00 suscritos por esa municipalidad para la ejecución de obras, no cumplió con trasladar oportunamente los mismos para su registro conforme a lo que establece la ley. Criterio El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en el artículo 75, establece : De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización. Causa Falta de observación a la Ley de Contrataciones de Estado e interés en los procedimientos y normas legales establecidas. Efecto Incumplimiento a los preceptos legales. Recomendación Que el Consejo Municipal nombre a personal calificado para la supervisión de todo lo relacionado a contratos, con el fin de que se cumpla toda la normativa establecida en la Ley de Contrataciones del Estado, y que su participación sea eficiente y oportuna. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo porque los comentarios emitidos por la administración no lo desvanecen. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 57-92 Del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 82 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, para el Secretario y Ex Alcalde Municipal, por Q8,939.00 para cada uno.
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
140
Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
FUNCIONARIOS RESPONSABLES MUNICIPALIDAD DE CAHABON No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 RAMIRO IRAM GARCIA MAAZ
ALCALDE
15/01/2004 14/01/2008
2 JORGE SECUNDINO RAMOS VELIZ
SINDICO PRIMERO
15/01/0204 14/01/2008
3 PABLO TEC SOTZ
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 MYNOR DANILO TORRES JUAREZ
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
5 EDIN FRANCIS AMPEREZ PACAY
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
6 MARTIN XO CHUN
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
7 VICENTE TEC POP
CONCEJAL CUARTO
15/01/2004 14/01/2008
8 EDUARDO ANIBAL ARGUETA LOPEZ 9 ERICK ESTUARDO CASTILLO FERNANDEZ 10 ELMER RENE GUADRON QUIJADA
CONCEJAL QUINTO
15/01/2004 14/01/2008
TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
DIRECTOR FINANCIERO
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE CHAHAL No. Nombre 1 JUAN ALBERTO JUAREZ POP
Cargo ALCALDE
2 BOSVELI ROCAEL MIRANDA LOPEZ TESORERO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE CHISEC No. Nombre
Cargo
Del
Al
15/01/2004 14/01/2008 15/01/2004 14/01/2008
Del
Al
1 GONZALO PANA CHUN
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 CESAR AUGUSTO FUENTES DE LEON 3 RAYMUNDO TUN BOTZOC
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 JUAN CARLOS VASQUEZ POP
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
5 ALFREDO CUC SEB
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
6 LUIS RIGOBERTO RUBIO ROSALES CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
7 RICARDO CHE POP
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
8 PABLO ICO
CONCEJAL V
15/01/2004 14/01/2008
9 FRANCISCO MAQUIN CAAL
CONCEJAL VI
15/01/2004 14/01/2008
10 LUIS OTONIEL VILLATORO GARCIA SECRETARIO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
11 DELIA FIDELINA LEAL XO
15/01/2004 14/01/2008
TESORERA
MUNICIPALIDAD DE COBAN
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
141
Contraloría General de Cuentas
No. Nombre
Cargo
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Del
Al
1 GUSTAVO ADOLFO LEAL KLUG
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 BYRON ARNOLDO CHOCOOJ LEAL
SINDICO PRIMERO
01/01/2007 31/12/2007
3 EMILIA PATRICIA CHOC CAAL
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 YANUARIO COY BOL
SINDICO TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
5 OTTO ROBERTO CHAVARRIA PEREZ 6 MARIO ARNOLDO MARTINEZ POLANCO 7 MARIA GUADALUPE GARCIA SAMAYOA DE RIVERA
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ No. Nombre Cargo 1 JOSE HUMBERTO SUC POP
ALCALDE MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO No. Nombre Cargo
Del
Al
14/01/2004 15/01/2008
Del
Al
1 PABLO EFRAIN RAX CHUB
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 JULIO CESAR LOPEZ LIGORRIA
SÍNDICO I
15/01/2004 14/01/2008
3 ALVARO ROSENDO CUC MO
SÍNDICO II
15/01/2004 14/01/2008
4 LUIS ALBERTO SIERRA BERREONDO 5 NERI HERIBERTO PAAU SACUL
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
6 JOSE PAAU
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
7 MARIO ENRIQUE CRUZ PA
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
8 PEDRO SI XOL
CONCEJAL V
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL TUCURU No. Nombre Cargo
Del
Al
1 JULIAN FERNANDO LEMUS RIVEIRO 2 ALBERTO LI CUN
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
3 JOSE POP CUC
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
4 JULIO RENE CRUZ DE LEON
TESORERO
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SANTA CATALINA LA TINTA No. Nombre Cargo
Del
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
Al
142
Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
1 OSCAR NORBERTO GARCIA CHAMAN 2 JAIME OSBERTO CASTELLANOS VALDEZ 3 MARIO ALEX GARCIA CONTRERAS
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
SECRETARIO MUNICIPAL
15/01/2004 31/12/2006
4 SHWARLIN ESTUARDO LEMUS RODRIGUEZ 5 OSCAR QUEJ CHU
SECRETARIO MUNICIPAL
01/01/2006 14/01/2008
SINDICO I
15/01/2004 14/01/2008
6 JULIO ICAL CAAL
SINDICO II
15/01/2004 15/01/2008
7 JOSE GILBERTO ARTOLA CHOC
CONSEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
8 EDMUNDO CARMELINO RAMIREZ MALDONADO 9 ELMER LEONEL GARCIA CUZ
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL V
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ VERAPAZ No. Nombre Cargo
Del
Al
1 CESAR ROSMUNDO VELIZ MAX
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 ALEJANDRO VELIZ PACAY
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 FRANCISCO CAAL
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 EMILIO CHO CAL
SINDICO SUPLENTE
15/01/2004 14/01/2008
5 CRISTOBAL POOU TUL
CONSEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
6 BENEDICTO CAAL POP
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
7 JOSE VIRGILIO CAAL CAC
CONSEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
8 RIGOBERTO CAL CAL
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
9 DAVID SUCUP MENCOS
CONCEJAL I SUPLENTE
15/01/2004 14/01/2008
10 ALFONSO EDUARDO VALDEZ
TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SENAHU No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 JOSE DOMINGO GARCIA HUMBLERS 2 ADALBERTO SALVADOR BUENAFE REYES 3 CESARIO CHOC CAC
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
4 JACOBO AMILCAR ALVARADO HERNANDEZ 5 LUIS ALFREDO SACUL
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
6 MARIO EDMUNDO HASSE OVALLE
CONSEJAL V
15/01/2004 14/01/2008
7 JAIME ARNOLDO REICHE DEL VALLE 8 EDUARDO MAQUIN CAAL
CONCEJAL VI
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL VII
15/01/2004 14/01/2008
9 NELIDA REQUENA CUC DE MILIAN SÍNDICO I
15/01/2004 14/01/2008
10 ENRIQUE CAAL MUCU
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE TACTIC No. Nombre 1 ELZA LEONORA CÚ ISEM
SÍNDICO II
Cargo ALCALDESA MUNICIPAL
Del
Al
15/01/2004 23/01/2007
2 EDIN ROLANDO GUERRERO MILIAN ALCALDE MUNICIPAL
26/01/2007 14/01/2008
3 ALEJANDRO SEP ISEM
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO PRIMERO
4 MIGUEL ANGEL GOMEZ SANDOVAL SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
5 MAURO QUEJ CHIQUIN
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
6 LUIS FELIPE CO COY
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
7 JORGE AGUSTO AJCAM ISEM
CONCEJAL CUARTO
15/01/2004 14/01/2008
8 ABELINO PEREZ
CONCEJAL QUINTO
15/01/2004 14/01/2008
9 NERY HERMENEGILDO CAAL ISEM
TESORERO MUNICIPAL
01/03/2004 14/01/2008
10 ARTURO QUEJ BEB
CONCEJAL QUINTO SUPLENTE
13/04/2006 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE TAMAHU No. Nombre
Cargo
1 OSCAR MANUEL SANCHEZ CATAVI TESORERO MUNICIPAL
Del
Al
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007