ELABORACION Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS ANUAL

ELABORACIÓN Elaborado por: Rosa Elvira Sánchez Gallego Cargo: Auxiliar Administrativo

REVISIÓN Revisado por: Gloria Marín Montealegre Cargo: Director

APROBACIÓN Aprobado por: Luis Janil Avendaño Hernández Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTO

Elaboración y Ejecución del Plan de Compras Anual

Código: P-EDU-49 Versión: 02 Fecha: 05/07/2011 Página 2 de 11

TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO..................................................................................................... 6 7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 9 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 9 9. ANEXOS ............................................................................................................ 9

PROCEDIMIENTO

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Código: P-EDU-49 Versión: 02 Fecha: 05/07/2011 Página 3 de 11

1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto analizar y consolidar las necesidades de bienes de todas las dependencias de la Secretaría de Educación y las Instituciones Educativas del Departamento y se traduce al Plan de Compras Anual de la Secretaría como herramienta de planeación, seguimiento y control. 2. ALCANCE Aplica para todas las dependencias de la Secretaría de Educación e Instituciones Educativas del Departamento, y se inicia con su elaboración y termina con la ejecución y seguimiento. 3. DEFINICIONES 3.1 PLAN DE COMPRAS Programación de adquisiciones de bienes de consumo y devolutivos y servicios dentro del marco de la economía, eficiencia, eficacia y equidad dentro de los términos de calidad, cantidad y oportunidad. 3.2 SICE Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal. 3.3 CUBS Código Único de Bienes y Servicios. 4. NORMATIVIDAD -

Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 598 de 2000, por medio de la cual se crea el SICE, artículo 5. Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se modifica la Ley 80 de 1993. Ley 1169 de 2007, ley del Presupuesto de la Nación para el 2008.

PROCEDIMIENTO

Elaboración y Ejecución del Plan de Compras Anual -

-

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Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Artículo 8. Decreto 2170 de 2002 por el cual se adoptan medidas para combatir la corrupción y lograr la transparencia en la actividad contractual. Decreto 3512 de 2003, por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del SICE. Resolución 5313 de 2002, por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR. Artículos 23 a 25. Resolución orgánica 5604 de 2004, por la cual se crean grupos de trabajos para apoyar la operación del SICE, en el ámbito de la vigilancia fiscal y se asignan funciones a la contraloría general de la república. Acuerdos Número 004 de 2005 y 0009 de 2006, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Educación. SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todas las dependencias de la Secretaría de Educación, Instituciones Educativas del Departamento, Contratistas, Proveedores, Almacén General y Dirección de Servicios Administrativos de la Gobernación CLIENTE: Dependencias de la Secretaría de Educación e Instituciones Educativas del Departamento. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos -

Ejecutar recursos en compras sin la debida planeación y atención de las reales necesidades.

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5.3.2 Puntos de Control -

Reportes de necesidades. El presupuesto de la vigencia. Control de existencias de elementos devolutivos y de consumo. El Plan de Compras de la Vigencia Anterior.

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6. CONTENIDO No.

DESCRIPCIÓN

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

1

Identificar y obtener información de la distribución y fuentes de recursos del presupuesto en la vigencia.

Presupuesto identificado

Auxiliar Administrativo

2 días

2

Comunicar a cada dependencia las apropiaciones presupuestales definitivas, con base en la cual presentan sus necesidades de bienes y servicios.

Dependencias comunicadas

Auxiliar Administrativo

5 días

3

Recibirlas necesidades de bienes y servicios de cada dependencia y de Instituciones Educativas.

Reporte de necesidades recibido

Auxiliar Administrativo

15 días

4

Consolidar las necesidades reportadas por tipo de bien y/o elemento.

Necesidades consolidadas

Auxiliar Administrativo

15 días

5

Revisar de existencias de bienes en bodega que posee la Secretaría de Educación.

Existencias en bodega confrontadas

Auxiliar Administrativo

15 días

6

Registrar las cantidades y descripción de los elementos devolutivos y de consumos requeridos para la vigencia.

Registro de elementos requeridos

Auxiliar Administrativo

5 días

Presentar ante el Secretario de Educación el registro de necesidades cuantificadas de bienes devolutivos y de consumo para la vigencia

Registro presentado

Auxiliar Administrativo

1 día

Registro contrastado

Secretario de Educación, Coordinador de Planeamiento Educativo y Directores

5 días

Determinar la aprobación y/o modificación de propuestas de adquisición de necesidades de elementos a adquirir por dependencias e Instituciones Educativas

Registro de necesidades modificado y /o aprobado

Secretario de Educación, Coordinador de Planeamiento Educativo y Directores

3 días

Comunicar y notificar la propuesta aprobada.

Propuesta aprobada

Secretario de Educación

1 días

7

8

9

10

Contrastar el registro de necesidades con respecto a los programas, proyectos y actividades programadas por la Secretaría en la Vigencia.

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No.

DESCRIPCIÓN

PRODUCTO

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RESPONSABLE

TIEMPO

11

Solicitar cotizaciones de bienes y Elementos a suministros a los proveedores adquirir cotizados

Auxiliar Administrativo

15 días

12

Proyectar la información obtenida de los proveedores con IPC de la vigencia siguiente en el formato consolidado Plan de Compras por rubros presupuestales y códigos CUBS, la programación de adquisiciones y forma de contratación

Auxiliar Administrativo

10 días

Presentar para su aprobación del Formato Plan de formato diligenciado de Plan de Compras compras ante el Secretario de presentado Educación y Director Administrativo

Auxiliar Administrativo

1 día

14

Recibir aprobación del formato de Formato Plan de Plan de Compras Compras aprobado

Secretario de Educación

5 días

15

Remitir el formato de Plan de Compras Aprobado a la Dirección de Asuntos Administrativos del Departamento para su inclusión en el Plan de Compras General del Departamento.

Formato Plan de Compras remitido a Asuntos Administrativos Gobernación

Auxiliar Administrativo

1 día

Comunicar el Plan de Compras determinado para la Secretaría de Plan de Compras Educación a cada una de las comunicado en la Dependencias e Instituciones Secretaría Educativas

Auxiliar Administrativo

5 días

Determinar el inicio de la ejecución del Plan de Compras por parte del Plan de compras Secretario y notificación de la en ejecución relación de elementos a comprar a la Junta de Compras

Secretario de Educación, Directores, Auxiliar Administrativo

5 días

18

Reunión de la Junta de Compras del Departamento para aprobación de compras.

Compras aprobadas

Junta de Compras del Departamento

2 días

19

Notificar las compras aprobadas a la Secretaría de Educación

Secretaría de Educación comunicada

Junta de Compras

2 días

13

16

17

Información proyectada

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No.

DESCRIPCIÓN

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

20

Coordinar actividades de compra y adquisición de elementos de consumo y devolutivos según corresponda a la aprobación

Elementos comprados

Presupuesto, Planeamiento, Contratación

15 días

21

Hacer seguimiento trimestral al Plan Plan de Compras de Compras con seguimiento

Auxiliar Administrativo

5 días

22

Elaborar Informe de seguimiento al Plan de Compras presentado al Director Administrativo

Auxiliar Administrativo

1 día

Director Administrativo informado del seguimiento

23

Ajustar Plan de Compras de acuerdo Plan de Compras con el seguimiento y/o ajustado modificaciones al Presupuesto

Auxiliar Administrativo

5 días

24

Comunicar y remitir Plan Compras modificado a la Oficina Asuntos Administrativos para modificación del Plan General Compras del Departamento

Auxiliar Administrativo

2 días

Auxiliar Administrativo

2 días

25

Archivar (Archivo de Gestión)

de de Plan de compras la modificado de comunicado Archivo

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Elaboración y Ejecución del Plan de Compras Anual

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7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN Código

Nombre

No aplica

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN Recolección

Necesidades Auxiliar de elementos Administrativo de consumo y devolutivos por Dependencias e Instituciones Educativas No aplica Plan de Auxiliar Compras Administrativo No aplica Informes de Auxiliar seguimiento Administrativo No aplica Cotizaciones Auxiliar Administrativo No aplica Requerimientos Auxiliar Administrativo

No aplica.

DISPOSICIÓN FINAL

Personal Autorizado

Tiempo de Retención

Método

Clasificación

Carpeta

Cronológica

Auxiliar Administrativo

3 años

Selección y eliminación

Carpeta

Cronológica

10 años

Carpeta

Cronológica

Carpeta

Cronológica

Carpeta

Cronológica

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

Selección y eliminación Selección y eliminación Selección y eliminación Selección y eliminación

Código Único de Bienes y Servicios. Cotizaciones. Presupuesto SGP de la vigencia. Control de existencias de elementos.

9. ANEXOS

CONSERVACIÓN

Indización

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 8.2 8.3 8.4

ACCESO

5 años 2 años 3 años