FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Bogotá D.C. Noviembre de 2015

PLANTILLA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES, LINEAMIENTOS Y GUIAS Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico

Código: G –DE-02

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TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------- 3 ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------- 3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3 MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL ----- 4 ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO--------------------------------------- 6 METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD ----------------------------------------- 6 FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN------------------------------------------- 8 MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS. -------------------------- 24 SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN----- 25 MARCO LEGAL--------------------------------------------------------------------------------- 34 REQUISITOS TÉCNICOS. ------------------------------------------------------------------- 34 DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------- 34 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ----------------------------------------------------- 34

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1. OBJETIVO Brindar las orientaciones metodológicas a las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia para la formulación y seguimiento de la Planeación Estratégica y de los planes de acción de la Entidad. 2. ALCANCE Este documento aplica para la ejecución del procedimiento Formulación y Seguimiento de la Planeación Estratégica y Planes de Acción Institucionales. Las orientaciones de la guía deben ser atendidas por todos los responsables de formular y realizar seguimiento a los planes estratégico y operativo de la entidad. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Actividades: conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados del Plan de Acción. Las actividades no deben entenderse como tareas o funciones. Balanced Scorecard- BSC-: herramienta de gestión que traduce la estrategia de la entidad en un conjunto coherente de indicadores. Generalmente es conocido en español como el Cuadro de Mando Integral. Contexto Estratégico: corresponde al análisis de los factores claves internos y externos que determinan la gestión de la entidad. El resultado de este análisis se ajustará o validará según se requiera. Estrategias: se definen como rutas fundamentales para alcanzar los objetivos Institucionales. Una estrategia muestra cómo la entidad pretende llegar a esos objetivos. Entregable: corresponde al resultado o producto de la actividad. Por ejemplo: reportes, informes, documentos, entre otros. Indicadores: Representa la realidad de forma cuantitativa y directa que permite medir el estado del resultado a evaluar en un momento determinado. Meta: Producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo determinado (cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.). 3

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Misión: Corresponde a la definición de la razón de ser de la entidad. Objetivos Institucionales: Son los propósitos que la entidad se ha propuesto alcanzar de acuerdo con su razón de ser (misión y visión) y su relación con el Plan Nacional de Desarrollo. Periodicidad: tiempo definido para realizar lo programado. Para el Plan Estratégico Cuatro (4) años y Plan de Acción: un (1) año. Plan Estratégico: Documento que incluye los componentes de direccionamiento estratégico de la Entidad, definidos para el cuatrienio en el marco del Plan Nacional de Desarrollo respectivo. Los componentes de este plan son la misión, visión, objetivos institucionales, estrategias e indicadores en un horizonte de 4 años. Plan de Acción: es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan seguimiento en una vigencia a las estrategias, actividades e indicadores asociados a un objetivo institucional para el cumplimiento de los resultados previstos. Presupuesto: Estimación máxima de gastos necesarios para lograr el cumplimiento de cada estrategia. Se considera como un valor indicativo que se proyecta en el momento de la formulación del Plan de Acción y está asociado a cada actividad. Seguimiento: Es la descripción del estado de avance de los resultados programados durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar acciones correctivas en caso necesario. Sigepre: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República. 4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL En el marco de lo dispuesto en la ley 152 de 1994 y el Decreto 2482 de 2012 el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE formula el Plan Estratégico y los Planes de Acción, con base en el siguiente esquema:

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El desarrollo de la Planeación Estratégica le permitirá a la entidad obtener los siguientes beneficios:      

Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales planteados. Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera eficaz y oportuna. Marcar la hoja de ruta de la entidad hacia el cumplimiento de la misión y visión. Impulsar las políticas del Presidente de la República. Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener resultados efectivos. Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades de la entidad.

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5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO El contexto estratégico es un diagnóstico que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República elabora a partir de un ejercicio participativo, orientado por la Oficina de Planeación para el cual se emplea la herramienta DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) que permite hacer un análisis de los factores internos y externos que afectan la gestión de la entidad.

FACTORES EXTERNOS OPORTUNIDADES AMENAZAS Situaciones externas, positivas, Situaciones negativas, externas a que se generan en el entorno y la entidad que pueden ser un que, una vez identificadas, riesgo para la entidad o pueden ser aprovechadas por dependencia. una entidad o dependencia FACTORES INTERNOS FORTALEZAS DEBILIDADES Factores internos positivos que Elementos que constituyen puedan contribuir al desarrollo de barreras internas que puedan la gestión de una entidad o impedir el desarrollo de la gestión dependencia. de una entidad o dependencia

Para realizar este ejercicio se programan reuniones con los directivos de la entidad para identificar las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades las cuales se consolidan en el Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Esta información será insumo para la revisión y ajuste de los lineamientos estratégicos Misión, Visión, Políticas, Objetivos Institucionales, Principios y Valores. La revisión del contexto estratégico se realizará como mínimo cada cuatro años, de acuerdo con el periodo de gobierno que inicie y se tendrá en cuenta como un referente para la formulación de los planes de acción. 6. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta estratégica de administración que muestra cuándo una institución alcanza los resultados y objetivos definidos en un mapa estratégico. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica 6

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adoptó como perspectivas del BSC las Políticas de Desarrollo Administrativo definidas en el Decreto 2482 de 2012, en razón de lo anterior el BSC de la Presidencia se construye teniendo en cuenta 5 perspectivas:

Perspectiva

Gestión misional y de Gobierno: Orientada al logro de las metas establecidas, para el cumplimiento de su misión Transparencia, participación y servicio al ciudadano: Orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública. Gestión del Talento Humano: Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos Eficiencia Administrativa: Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios Gestión financiera: Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad

Para cada una de las perspectivas se definen objetivos institucionales directamente relacionados con las estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo, quedando un esquema de alineación ascendente, partiendo de los objetivos ubicados en las perspectivas: Gestión Financiera, Gestión del Talento Humano, Eficiencia Administrativa, Transparencia participación y servicio al ciudadano y Gestión Misional y de Gobierno. Una vez que se definen los objetivos institucionales se construye el mapa estratégico, el cual es una representación gráfica que muestra la alineación entre las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, las políticas de desarrollo administrativo y los objetivos de la entidad ubicados dentro de las perspectivas anteriormente descritas. A modo de ejemplo el mapa estratégico del DAPRE sería así:

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Estrategias PND Competitividad e infraestructura estratégicas Movilidad Social Seguridad, justicia y democracia para la construcción de la paz Buen Gobierno

Políticas de Desarrollo Administrativo

Objetivos Institucionales Coordinar con las entidades del gobierno

Gestión Misional y de Gobierno

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Fortalecer la institucionalidad

Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial.

Promover el desarrollo y seguimiento de los Temas estratégicos

Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico.

Buen Gobierno

Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano

Fortalecer la cultura institucional en términos de calidad, servicio

Buen Gobierno

Eficiencia Administrativa

Fortalecer la gestión de los procesos del Sigepre contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE

Buen Gobierno

Gestión del Talento Humano

Fortalecer las competencias y propiciar espacios que ofrezcan bienestar

Buen Gobierno

Gestión Financiera

Administrar eficientemente los recursos financieros.

7. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN El Jefe de dependencia con su equipo de trabajo formula la propuesta del plan de acción para la vigencia siguiente la cual debe contener como mínimo la siguiente información: Objetivo Institucional, Estrategia, Actividades, Responsables, Fecha inicio, Fecha de fin, Peso (Ponderación de la actividad), Entregables y Presupuesto (si aplica). Una vez se tenga una propuesta preliminar del plan de acción se debe poner a consideración de las partes interesadas con el propósito de fortalecer y crear espacios de diálogo, participación e interacción con la ciudadanía. La socialización del plan de acción se puede realizar a través de la página web, mesas de trabajo, correo electrónico, entre otros, con el fin de recibir recomendaciones y sugerencias de los grupos interesados y precisar el alcance del plan. Cuando se tenga la versión definitiva, se procede a realizar el cargue de la información en el Sigepre como se indica a continuación. 8

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Los indicadores del mapa estratégico corresponden a los indicadores priorizados por las dependencias. Es necesario tener en cuenta que los indicadores de Sinergia siempre deben estar priorizados. Para la formulación de los Planes de acción en el aplicativo, se debe tener en cuenta el siguiente flujo: Gráfica 1: Flujo de formulación de los Planes de Acción

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•Formular planes por estrategia e indicadores por estrategia alineados con los objetivos institucionales (Plan de acción).

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•El enlace de la dependencia realiza la creación de planes por estrategia en el aplicativo SIGEPRE y elabora las fichas de los indicadores por estrategia.

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•El enlace de la dependencia realiza la solicitud de creación de los Planes por estrategia en el aplicativo SIGEPRE módulo de mejoras – solicitar – creación; modificación cancelación Plan Estratégico y de Acción

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•Los asesores de la Oficina de Planeación realizan la revisión al plan.

•La Jefe de la Oficina de Planeación da el Visto Bueno.

•El Director General o su delegado aprueba el plan o devuelve para ajustes

•El Jefe de la Oficina de Planeación coordina la publicación del plan en la página WEB de la Entidad

A continuación se muestra el paso a paso para el registro de la información en el aplicativo Sigepre. Se debe Ingresar el aplicativo Sigepre:

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Para ingresar al aplicativo, es necesario ingresar el usuario y contraseña (asignado a su equipo).

Cuando entre al aplicativo Sigepre, ingrese al módulo de planes, opción Planes, Crear, como se muestra a continuación:

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A continuación se describen los campos que se deben diligenciar en el configurador de los Planes en el aplicativo Sigepre para la creación o formulación de los Planes por estrategias. En el evento en que la estrategia existente tenga continuidad, sólo bastará agregar las actividades asociadas para la vigencia correspondiente.

a. Crear Plan por estrategia La primera etapa de formulación hace referencia al diligenciamiento de los campos para la creación del Plan por estrategia: 

Nombre: se registra la denominación del plan por estrategia. Es necesario que el nombre del plan conserve el formato: PA–2015-2018 Nombre dependencia Estrategia N. Por ejemplo: PA-2015-2018 Oficina de Planeación - Estrategia 2



Descripción: se debe narrar de qué se trata la estrategia que se está formulando.



Responsable: nombre de la persona que está formulando el plan. 11

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

Responsable Línea base: nombre de la persona que está formulando el plan.



Escala: seleccionar la opción “Escala para indicadores – flexible”



Presupuesto: se registra el valor total del presupuesto proyectado o asignado para la vigencia para lograr el cumplimiento de la estrategia. La fuente de recursos puede ser funcionamiento, inversión y/o recursos de cooperación internacional, si aplica. Si la dependencia tiene proyecto de Inversión a cargo, el valor de la estrategia debe corresponder al objetivo específico del proyecto de inversión de acuerdo con lo programado en la ficha EBI. Si la dependencia tiene presupuesto de funcionamiento (servicios personales indirectos) se debe tener como referente el cupo asignado en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia. Si la dependencia tiene recursos de cooperación cuantificables, los debe reportar. Si no cuenta con presupuesto se deja vacío.



Proceso: se selecciona de la lista predeterminada en el aplicativo el proceso en el cual se desarrolla la estrategia de la dependencia.



Área organizativa: escoger en el aplicativo el nombre de la dependencia responsable del plan por estrategia.



Crear iniciativa: al escoger la opción crear iniciativa el aplicativo automáticamente convertirá el plan de la estrategia que se está creando en una iniciativa asociada al módulo BSC. Para la creación de los planes de acción por estrategias siempre se debe seleccionar esta opción.



Rechazo de tareas: se debe seleccionar la opción “flexible”



Modo de acceso: se debe seleccionar la opción “Colaborativo”



Plantilla de Notificación: escoger la que aparece en el aplicativo “Típica”



Perspectiva BSC: seleccionar la perspectiva alineada al objetivo institucional. El modelo del Dapre toma como referente las políticas de desarrollo administrativo.



Objetivo institucional: seleccione el objetivo institucional al cual le apunta el plan por estrategia.



Estrategia Priorizada: seleccione si la estrategia actual es priorizada o no. 12

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

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Indicador Priorizado: se registra el indicador priorizado. En este punto es importante tener en cuenta que los indicadores de Sinergia siempre deben estar priorizados. Los indicadores priorizados conformarán el plan estratégico de la entidad.

Una vez diligenciados los campos anteriores es necesario hacer clic en “Guardar”. El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.

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A continuación se presenta la creación del plan por estrategia en el aplicativo: b. Formular las Estrategias Una vez creado el plan, la siguiente etapa hace referencia a la formulación de estrategias (Categorías). Esta etapa se realiza por el Módulo Planes- consultar. Al identificar el plan creado se debe dar la opción “Explorar”.

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Posteriormente, para ingresar la estrategia del plan (categoría) seleccione la opción agregar, como se muestra a continuación:

El aplicativo solicita información del nombre de la estrategia (Categoría) y el responsable de aprobación, es decir, el Jefe de Dependencia.

A continuación pulse “Guardar”.

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NOTA: En el primer año del cuatrienio es necesario registrar las estrategias correspondientes a cada uno de los 4 años con el propósito de llevar la trazabilidad y anualmente se agregarán las actividades correspondientes a cada vigencia.

c. Formulación de las actividades: Una vez creado el plan y formulada la estrategia en el Módulo Planes, es necesario crear las actividades (tareas). Para esto se debe buscar el plan creado y al explorar aparecerá la estrategia (categoría) creada, allí debe explorar categoría y en Tareas se deben agregar las necesarias, seleccionando la opción agregar, como se muestra:

A continuación se debe diligenciar la siguiente información: 16

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Nombre: registre el nombre de la actividad. Descripción: detallar brevemente de qué se trata la actividad. Responsable: registrar el nombre de la persona responsable de la dependencia para efecto de cargue de información. Puntos: de acuerdo con la cantidad de actividades de la estrategia se registra el peso de la actividad de acuerdo al nivel de importancia. Los puntos de la estrategia deben sumar 100. Presupuesto: corresponde a la estimación de recursos necesarios para lograr el cumplimiento de cada estrategia durante la vigencia. El seguimiento al presupuesto se realizará a través del Plan Anual de Adquisiciones. Fecha inicial planificada: se selecciona la fecha en la cual se da inicio a la actividad. Fecha final planificada: se selecciona la fecha en la cual se da por terminada la actividad. Recursos: aparece el nombre del enlace de la dependencia. Se recomienda agregar los nombres de las personas que van a registrar información de la actividad. 17

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Entregables: registre los entregables de la actividad. Para finalizar se seleccione Guardar.

Para el registro de los recursos, a través de la opción Agregar podrá adicionar el nombre de los funcionarios que registrarán información de avance de la actividad.

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Es necesario diligenciar la información de “Entregables”. Éstos corresponden a los productos esperados de la actividad, lo que permitirá definir el alcance de la misma. Esta información es Obligatoria, dado que sistema validará que se haya registrado como prerrequisito para la aprobación.

Por último se da clic en la opción Guardar. d. Creación de indicadores Para la creación de los indicadores y metas los responsables de las dependencias tendrán que formular en el formato F-DE-30 Caracterización de indicadores, de acuerdo con el documento G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del Sigepre, por cada estrategia de los planes. Cada estrategia deberá contar como mínimo con un indicador de eficiencia, eficacia y en los casos que sea posible de efectividad (impacto).

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Una vez el Plan por estrategia ha sido creado en el sistema y las fichas de los indicadores Formatos F-DE-30 estén totalmente diligenciadas, se debe realizar la solicitud de aprobación, para lo cual deberá ingresar al módulo de Mejoras – solicitar se diligencian los campos como se demuestra a continuación. Solicitud de aprobación del plan de acción en el aplicativo Sigepre.

Una vez la solicitud ha sido generada el sistema crea un código de la mejora y solicita diligenciar el soporte a la modificación, se adjuntan las fichas diligenciadas de los indicadores formato F-DE-30 por cada una de las estrategias del plan (archivos adjuntos) y en la parte de conceptos asociados se adjunta el plan de acción previamente creado en el sistema.

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Cuando la solicitud ha sido documentada de forma adecuada y soportada con los adjuntos correspondientes (fichas de indicadores y plan de acción), el flujo continúa para la aprobación del Jefe de la Dependencia el cual registra el comentario de aprobación y posteriormente da clic en el botón Continuar flujo.

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La solicitud pasa a un funcionario de la oficina de Planeación quien realiza una revisión de la calidad de la información registrada en el plan y en la fichas de los indicadores.

El responsable de revisar el plan en la Oficina de Planeación debe tener en cuenta los siguientes aspectos: -

Cada estrategia del mapa estratégico debe contar con al menos un indicador de eficacia, eficiencia o efectividad y en el caso que aplique, de impacto.

-

Cada indicador debe tener su correspondiente ficha de caracterización de indicadores.

-

Los indicadores formulados deben contribuir a las estrategias de la dependencia y al logro de los objetivos estratégicos institucionales y no al logro de actividades o tareas.

-

Cuando la dependencia tenga proyectos de inversión, las estrategias e indicadores, deben corresponder a los objetivos e indicadores de los proyectos. Esto no excluye la definición de estrategias que no requieran recursos.

-

El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la formulación de los planes de acción.

-

Los indicadores registrados en el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados – SINERGIA deben estar priorizados en las estrategias de los planes de acción. 22

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Una vez la calidad de la información ha sido revisada, cierra línea base y envía para aprobación del Jefe de la Oficina de Planeación quien dará su aprobación o solicitará ajustes.

Se envía para aprobación del Director de Gestión General, el plan contiene la información de las estrategias e indicadores. El plan cumple con los requerimientos metodológicos de la Oficina de Planeación.

De la misma manera que en la figura anterior el Director de Gestión General realiza la aprobación y finaliza el flujo.

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8. MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS. Para realizar las modificaciones a los planes por estrategias se utiliza el mismo flujo de aprobación a través del aplicativo Sigepre; con las variaciones que se muestran a continuación.

Cuando la solicitud de modificación solo contempla la modificación de indicadores y metas, el enlace de la dependencia debe realizar la solicitud de modificación a través del aplicativo Sigepre – modulo mejoras – solicitar - flujo Creación, modificación o eliminación Indicadores como se indica a continuación:

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Aprobación de los Planes de Acción Una vez revisada la información de los planes de acción (Planes por estrategia e indicadores por estrategia) se consolida y se remite para la aprobación del Director General o su delegado; una vez aprobado se publica en el aplicativo Sigepre y página web de la entidad. 9. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Los funcionarios designados en cada dependencia son los responsables de registrar la información en el aplicativo Sigepre. Para los planes de acción, los funcionarios designados en cada dependencia registran la información dentro de los tiempos de ejecución programados para las actividades, Modulo – Planes - Mis responsabilidades, donde se encuentran las actividades del plan de su dependencia dando clic en explorar tarea. Posteriormente, en el pantallazo siguiente es necesario buscar ACCIONES y allí hacer “clic” en Agregar y diligenciar los datos requeridos, así: 25

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Una vez explore la estrategia correspondiente, se desplegará la información y el usuario deberá agregar la información del período a reportar utilizando la opción “Agregar”.

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A continuación se despliega una ventana que permite registrar la información de avance. Es necesario registrar los soportes que den cuenta del avance así como los entregables de la actividad.

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    

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Fecha inicial real: en este campo se selecciona la fecha real en la cual el responsable inició la acción o actividad. Fecha final real: en este campo se selecciona la fecha real en la cual termina la acción o la actividad. Tiempo tarea: En este campo sólo se registra cuando se trata de horas, pero si son más de un día no registra nada. Gastos $: En este campo es diligenciado por las dependencia que tiene presupuesto y se registra el valor del gasto que se haya consumido la acción o la actividad. Tarea para aprobar: cuando ya se registra la última acción se marca este punto y automáticamente pasa al jefe de la dependencia para aprobar la actividad. 28

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    

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Titulo Acción: se registra el nombre de la acción realizada. Acción: se describe todo lo que se realizó para lograr la acción o actividad. Archivos adjuntos: a través de este link se pueden adjuntar los archivos que soportan las acciones y el cumplimiento de la actividad, dando clic en examinar se busca el archivo, una vez seleccionado, dar agregar a la lista y guardar. Conceptos asociados: permite agregar registros de Sigepre asociados a la actividad, como por ejemplo: riesgos, mejoras, planes, entre otros. Entregables: se deben adjuntar los productos o resultados esperados de la actividad tales como reportes, informes, documentos, etc.

Los usuarios deben registrar la información de avance durante el tiempo de ejecución programado sin esperar el vencimiento de la actividad. Los Jefes de las Dependencias aprueban o desaprueban los avances de las actividades en el aplicativo Módulo – Planes – Mis responsabilidades- tareas por aprobar. Pasos de aprobación de las actividades de los planes de acción: Para el caso de los indicadores la información se registra ingresando en el Modulo – Indicadores- Árboles de entrada manual – ingresar valores–buscar- mis variables y reportan los datos de las variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador; posteriormente se realiza el análisis de los datos registrados.

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• Punto de partida: Plan de Acción aprobado • El Enlace de la dependencia reporta avances de actividades y envía para aprobación. • El Jefe de Dependencia aprueba o rechaza las tareas

3

4

• La Oficina de Planeación revisa y retroalimenta la calidad de la información registrada.

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• La Oficina de Planeación genera reportes para presentación en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

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A continuación seleccione la opción Ingresar valores:

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Al dar clic en Mis Variables, se desplegarán las variables del indicador que están bajo la responsabilidad del usuario y deberá seleccionar la(s) variable(s) a la(s) que se ingresará el dato(s) correspondiente al período que va a reportar:

Una vez seleccionada, ingresa el dato y guarda:

Los Responsables (Jefe dependencias) de los planes-, verificarán en el Aplicativo Módulo – Planes - Presentación Seguimiento planes de acción (Año correspondiente), los datos de los indicadores del plan y podrán realizar sus comentarios diligenciando la siguiente información: Título: Registrar el nombre del comentario general. Ejemplo: Análisis primer trimestre Comentario: Registra la información de análisis del indicador (Análisis de datos). En el evento en que el indicador no alcance la meta para el período, debe sustentar las causas y formular plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. Finalmente, la Oficina de Planeación presenta en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el avance trimestral en el plan estratégico y planes de acción como resultado de la información registrada por las dependencias en SIGEPRE. El BSC de la Presidencia presenta el despliegue de indicadores asociados a las estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo, a los objetivos estratégicos 31

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y a las políticas de Desarrollo Administrativos con sus resultados a una fecha de corte, así:

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Con respecto a los planes de acción, el sistema mostrará el avance a nivel de dependencias así:

El sistema muestra los avances a nivel de dependencias a partir de la información registrada, por esta razón es muy importante diligenciar la información de seguimiento en forma oportuna dentro de los tiempos de ejecución programados, sin esperar a las fechas de finalización de las actividades.

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10. MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma, en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento o en documentos página inicial – Normograma por dependencias. 11. REQUISITOS TÉCNICOS. Norma técnica de la calidad NTCGP-1000:2009 numeral 5.3 Politica de la calidad y 5.4 planificación 12. DOCUMENTOS ASOCIADOS Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la Planeación Institucional Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Formato F-DE-30 Caracterización de indicadores. Guía G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del SIGEPRE. Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 13. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Oficina de Planeación

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