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PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para mantener y mejorar el direccionamiento estratégico que le permita a la Universidad del Atlántico cumplir con las líneas estratégicas y proyectos establecidos en el corto, mediano y largo plazo. 2. ALCANCE Aplica a todos a los procesos establecidos en el mapa de procesos de la Universidad. 3. RESPONSABLES 3.1.

JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN.

Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo. 3.2.

REPRESENTANTES DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Son los encargados de representar a los diferentes órganos colegiados para participar en la formulación de los Planes Estratégicos. 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: 

PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL: Herramienta gerencial institucional, articulado y coherente con las tendencias nacionales e internacionales de las Instituciones de Educación Superior, el cual permite establecer lineamientos, motores de desarrollo, visiones de futuro, familias de estrategias y estrategias a seguir por la Universidad del Atlántico en el largo plazo.



PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL: Herramienta gerencial institucional, articulada y coherente con el Plan Estratégico Institucional, el cual establece el conjunto de proyectos, actividades y metas de las distintas áreas funcionales de la Universidad del Atlántico durante un periodo de aplicación y ejecución inferior al Plan Estratégico Institucional.



LINEA ESTRATEGICA: Es la definición de un propósito institucional y fundamental para la generación de ventajas competitivas y comparativas en el largo plazo.



MOTORES DE DESARROLLO: Son visiones de futuro que por el mismo periodo establecido para la ejecución del Plan Estratégico Institucional, darán cumplimiento a lo propuesto en las líneas estratégicas.



ESTRATEGIAS: Son patrones que permiten integrar las políticas formuladas en las líneas estratégicas y motores de desarrollo a fin de establecer acciones coherentes.



FAMILIA DE ESTRATEGIAS: Son grupos de estrategias que reúnen características similares y atienden las intenciones o propósitos institucionales.

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PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION 

PROYECTO: Es un medio de planificación que permite realizar acciones para el cumplimiento de una meta establecida por el lapso de tiempo definido para el Plan de Acción Institucional.



OBJETIVO: Elemento que describe el propósito o intención de un proyecto del Plan de Acción Institucional.



INDICADOR: Relación entre variables que permiten medir el nivel de cumplimiento cualitativo o cuantitativo (absoluto o porcentual) de un proyecto con relación a la meta establecida.



LINEA BASE: Dato estadístico-histórico que a la fecha de formulación del Plan de Acción Institucional, debe expresar la base cuantitativa del indicador de un proyecto.



META: Medio cuantitativo o cualitativo que establece acciones para el cumplimiento del objetivo establecido en un proyecto del Plan de Acción Institucional.



RESPONSABLES: Áreas funcionales responsables de la formulación, ejecución y seguimiento del Plan de Acción Institucional.



PLANES ESTRATEGICOS: Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Institucional 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: 

La Oficina de Planeación debe establecer las metodologías para el direccionamiento estratégico y será la encargada de liderar cada una de las fases identificadas para la formulación de los planes estratégicos.



Los Actores Institucionales que tendrán participación en la formulación de los planes estará conformado por: Consejo Superior, Consejo Académico, Rectora, Vicerrectores, Decanos, Mentores, Asesores Externos e Internos.



Los Equipos Transfuncionales estará conformado por: El Comité Directivo de Planeación, Consejo de Facultades y la Comisión Técnica Asesora.



El procedimiento se empleará cuando sea estrictamente necesario actualizar o reformular con pertinencia y objetividad el Plan Estratégico Institucional.



Los Planes Estratégicos deben contar con presupuesto y plan de inversiones proyectado.



Los Planes Estratégicos deben ser aprobados por el Consejo Superior.



La periodicidad para realizar el seguimiento al cumplimiento de proyectos contenidos en el Plan de Acción Institucional será semestral.



El Plan Estratégico Institucional será reformulado una vez se logre identificar el cumplimiento total de lo establecido en los motores de desarrollo.

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PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION 

El Plan Estratégico Institucional podrá ser ajustado anualmente, cuando las circunstancias, así lo ameriten o por instrucciones del Consejo Superior y/o Rectoría.



La Oficina de Planeación debe definir una estrategia de sensibilización, alineación con todos los servidores públicos.

motivación y

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Descripción

1

Responsables

Documento/ Registros

Oficina de Planeación

Resolucion Rectoral

Conformar los Equipos Transfuncionales 2

Identificar Líneas Estratégicas

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

3

Formular la visión prospectiva de las Líneas Estratégicas

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

4

Definir los documentos soporte para la aproximación conceptual de los Planes Estratégicos.

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

5

Definir las visiones de Futuro de las líneas Estratégicas

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

6

Identificar los motores de desarrollo y definir las visiones de futuro.

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

7

Verificar la coherencia y pertinencia de las visiones de futuro de los motores de desarrollo respecto a las visiones de futuro de las líneas estratégicas. Si: Ir al siguiente paso NO: Regresar al paso numero 2

Equipos Transfuncionales

8

Identificar y definir las familias de estrategias

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

9

Distribuir las estrategias según las familias de estrategias establecidas.

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

Verificar la coherencia y pertinencia de las estrategias respecto a las visiones de futuro 10 de los motores de desarrollo. SI: ir al siguiente paso NO: Regresar al paso numero 8

Equipos Transfuncionales

11

Formular proyectos con estrategias formuladas.

base

en

las

Definir objetivos, indicador, línea base y 12 metas del proyecto formulado por las Vicerrectorias.

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

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PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION No.

Descripción

Responsables

Verificar las unidades de medidas establecidas en el indicador, línea base y 13 meta del proyecto. SI: ir al siguiente paso NO: Regresar al paso 12 Verificar la coherencia y pertinencia de los proyectos respecto a las estrategias y visiones de futuro de los motores de 14 desarrollo. SI: ir al siguiente paso NO: regresar al paso numero 11

Equipos Transfuncionales

Equipos Transfuncionales

15

Definir la participación de funcionales en los proyectos.

áreas

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

16

Describir las actividades y metas de las áreas funcionales respecto a los proyectos.

Actores Institucionales y Equipos Transfuncionales

las

Verificar la coherencia y pertinencia entre las actividades y metas propuestas por las áreas 17 funcionales. Si: ir al paso siguiente NO: regresar al paso numero 16 Verificar las unidades de medidas establecidas en las metas formuladas por las áreas funcionales respecto a las unidades de 18 medida establecidas en la meta del proyecto. SI: ir al paso siguiente NO: regresar al paso numero 16 19 Diagramar e imprimir ejemplares. Socializar y divulgar por diferentes medios los 20 Planes Estratégicos a la comunidad universitaria.

Equipos Transfuncionales

Equipos Transfuncionales

Equipos Transfuncionales

Plan Estratégico Plan de Acción

Rectoría

21

Ejecutar los proyectos establecidos en el Plan de Acción Institucional.

Vicerrectorias Facultades Áreas funcionales

22

Elaborar matriz de seguimiento del Plan de Acción Institucional

Equipos Transfuncionales

Controlar el nivel de cumplimiento de las 23 metas establecidas en los proyectos del Plan de Acción Institucional

Equipos Transfuncionales

Elaborar informe de seguimiento del Plan de Acción.

Equipos Transfuncionales

24

Documento/ Registros

7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Matriz de seguimiento

Informe de seguimiento

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PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION   

Ley 30 de 1992 Proyecto Educativo Institucional Universidad del Atlantico Acuerdos Superiores y Resoluciones rectorales existentes y expedidas en el ejercicio del presente procedimiento 8. REGISTROS

    

Resoluciones Rectorales Planes Estratégicos Planes de Acción Matriz de seguimiento Informes de seguimiento 9. CONTROL DE CAMBIOS

VER

FECHA

ELABORÓ

DESCRIPCIÓN

0

Noviembre 24 de 2009

Jaime Barros Valencia

VERSION ORIGINAL

Jaime Barros Valencia

Se cambia política de operación del procedimiento en la periodicidad para realizar el seguimiento al cumplimiento de proyectos contenidos en el Plan de Acción Institucional; de trimestral a semestral

1

Septiembre 2 de 2013

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