PROTOCOLO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO 2010-2014 (Aprobado en Consejo de Gobierno de 17 de abril de 2012)
Vicerrectorado de Pla
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PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS
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P–PE–16
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FORMULACION, EJECUCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS
REVISÓ DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL
APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
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1. OBJETIVO Formular, ejecutar y realizar seguimiento y control a planes y programas que promuevan el desarrollo integral del departamento del Meta 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la reunión de los funcionarios con el Secretario del Despacho para definir los proyectos a formular y termina con la presentación de informe final de ejecución del contrato. Aplica al proceso de Planeación Estratégica. 3. DEFINICIONES
METODOLOGIA GENERAL AJUSTADA (MGA): es una herramienta patrón para la adecuada formulación, evaluación y programación de todo tipo de proyectos, desde los menos exigentes en información a nivel de perfil hasta los más elaborados a nivel de factibilidad.
FICHA EBI (Estadística Básica de Inversión): Formato en el que se sintetizan los principales datos de la evaluación del proyecto.
B.P.P.I.D.: Banco de Programas y Proyectos de inversión Departamental.
4. RESPONSABLE
Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental Profesional Especializado Profesional Universitario
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5. DESARROLLO No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental
Reunión de los funcionarios para definir los proyectos a formular y asignación de responsables para su elaboración.
Definir proyectos a formular y asignar responsables
2
Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico
Diagnostico general sobre el estado actual del tema del proyecto en formulación.
Realizar diagnóstico general
3
Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico
Formular los proyectos de acuerdo al decreto 005/2006, a la metodología general ajustada (MGA), debe contener la ficha EBI y el Pliego de condiciones o Términos de referencia.
Formular Proyectos
4
Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental
5
Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico
Firmar y proyecto B.P.P.I.D.
presentar realizado
el al
Recepcionar el proyecto para corrección, ajustes y nueva presentación al B.P.P.I.D.
Firmar y presentar proyecto
Corregir y ajustar proyecto
Acta de reunión para establecer compromisos
Proyectos formulados
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No.
RESPONSABLE
6
Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental
Firmar y presentar proyecto corregido B.P.P.I.D.
7
Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental y Funcionarios que intervengan en el proceso
Realizar la Contratación y ejecución del proyecto se realizara de acuerdo al Manual de Contratación del nivel Central del departamento del Meta.
Interventor
Realizar control y seguimiento mediante informe del estado y ejecución del proyecto y presentar al Director del DAPD y a la oficina de Contratación.
Interventor
Realizar acta final y acta de liquidación y enviar a la oficina de contratación para el tramite respectivo, con copia a presupuesto
8
9
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA el al
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REGISTRO
Firmar y presentar proyecto corregido
Ejecutar proyecto
Hacer seguimiento a la ejecución del proyecto
Realizar acta final y de liquidación
FIN
Informe de ejecución del proyecto
Acta final y de liquidación
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6. REGISTROS Registro
Responsable Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico
Actas
Informes
Como conservarlo
Donde conservarlo
Tiempo de conservación
Disposición final
Medio magnético y físico
Archivo de gestión de Planeación
Según tabla de retención documental
Según tabla de retención documental
Medio magnético y físico
Archivo de gestión de Planeación
Según tabla de retención documental
Según tabla de retención documental
7. HISTORIAL VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión Inicial
02
Según Acto Administrativo
Reingeniería de proceso
03
15/04/2010
04
19/08/2013
Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010 Se realizan ajustes en la denominación de los cargos, según el decreto 0460 de 2012.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.