PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS

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P–PE–16

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FORMULACION, EJECUCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS

REVISÓ DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL

APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

ORIGINAL FIRMADO

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1. OBJETIVO Formular, ejecutar y realizar seguimiento y control a planes y programas que promuevan el desarrollo integral del departamento del Meta 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la reunión de los funcionarios con el Secretario del Despacho para definir los proyectos a formular y termina con la presentación de informe final de ejecución del contrato. Aplica al proceso de Planeación Estratégica. 3. DEFINICIONES 

METODOLOGIA GENERAL AJUSTADA (MGA): es una herramienta patrón para la adecuada formulación, evaluación y programación de todo tipo de proyectos, desde los menos exigentes en información a nivel de perfil hasta los más elaborados a nivel de factibilidad.



FICHA EBI (Estadística Básica de Inversión): Formato en el que se sintetizan los principales datos de la evaluación del proyecto.



B.P.P.I.D.: Banco de Programas y Proyectos de inversión Departamental.

4. RESPONSABLE   

Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental Profesional Especializado Profesional Universitario

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5. DESARROLLO No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA

REGISTRO

INICIO

1

Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental

Reunión de los funcionarios para definir los proyectos a formular y asignación de responsables para su elaboración.

Definir proyectos a formular y asignar responsables

2

Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico

Diagnostico general sobre el estado actual del tema del proyecto en formulación.

Realizar diagnóstico general

3

Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico

Formular los proyectos de acuerdo al decreto 005/2006, a la metodología general ajustada (MGA), debe contener la ficha EBI y el Pliego de condiciones o Términos de referencia.

Formular Proyectos

4

Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental

5

Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico

Firmar y proyecto B.P.P.I.D.

presentar realizado

el al

Recepcionar el proyecto para corrección, ajustes y nueva presentación al B.P.P.I.D.

Firmar y presentar proyecto

Corregir y ajustar proyecto

Acta de reunión para establecer compromisos

Proyectos formulados

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No.

RESPONSABLE

6

Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental

Firmar y presentar proyecto corregido B.P.P.I.D.

7

Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental y Funcionarios que intervengan en el proceso

Realizar la Contratación y ejecución del proyecto se realizara de acuerdo al Manual de Contratación del nivel Central del departamento del Meta.

Interventor

Realizar control y seguimiento mediante informe del estado y ejecución del proyecto y presentar al Director del DAPD y a la oficina de Contratación.

Interventor

Realizar acta final y acta de liquidación y enviar a la oficina de contratación para el tramite respectivo, con copia a presupuesto

8

9

ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA el al

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REGISTRO

Firmar y presentar proyecto corregido

Ejecutar proyecto

Hacer seguimiento a la ejecución del proyecto

Realizar acta final y de liquidación

FIN

Informe de ejecución del proyecto

Acta final y de liquidación

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6. REGISTROS Registro

Responsable Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico

Actas

Informes

Como conservarlo

Donde conservarlo

Tiempo de conservación

Disposición final

Medio magnético y físico

Archivo de gestión de Planeación

Según tabla de retención documental

Según tabla de retención documental

Medio magnético y físico

Archivo de gestión de Planeación

Según tabla de retención documental

Según tabla de retención documental

7. HISTORIAL VERSIÓN

VIGENCIA

IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

01

Según Acto Administrativo

Versión Inicial

02

Según Acto Administrativo

Reingeniería de proceso

03

15/04/2010

04

19/08/2013

Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010 Se realizan ajustes en la denominación de los cargos, según el decreto 0460 de 2012.

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.