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INSTRUCTIVO

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PARA LA GESTION y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

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TABLA DE CONTENIDO

P áO. 1. 2. 3. 4.

5 6.

7.

OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO GESTiÓN Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES REGISTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA NORMATIVIDAD

ELABORADO POR: AS08 GEIDY BIVIANA ARROYO REYES CARGO: AUXILIAR DE ARCHIVO FECHA: 12/12/20 4 FIRMAr. t.:J12.

OFICIALES

REVISADO POR: S3 JOHANA ALMEIDA POVEDA CARGO: JEFE ARCHIVO CENTRAL CARMA FECHA: 12/12/2014 FIR

2 2 2 4 16 16 16

ESPINOSA

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INSTRUCTIVO

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1.

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OBJETIVO

Ayudar con la misión de la Armada Nacional por intermedio de las Unidades de Correspondencia, de manera centralizada y normalizada con los servicios de recepción, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales mediante la correcta producción, registro y oportuna distribución de los documentos recibidos y producidos, de tal manera que contribuya al desarrollo del Programa de Gestión Documental del Ministerio de Defensa Nacional e integrándolo a los procesos que se llevaran a cabo en todo el Ciclo Vital del Documento. 2.

ALCANCE

Abarca la recepción, radicación, trámite y distribución, de las Comunicaciones Oficiales, que son envidas y recibidas, al interior de la Institución, en cumplimiento o desarrollo de una función legamente asignada, desde el mismo momento de su ingreso hasta cuando quede dispuesta para ser archivada. 3.

GLOSARIO

~

Casillero: Mueble que consta de diversas filas de divisiones cajones ni cierres, para tener clasificados documentos u objetos.

~

Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

~

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

/ (~

o partes huecas, sin

Correspondencia: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente de su medio utilizado. ~

Distribución de documentos: lleguen a su destinatario.

Actividades tendientes a garantizar que los documentos

~

Documento:

~

Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivisticos.

~

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

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Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

;..

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

;..

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

;..

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

;..

Unidades de Correspondencia: Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación, trámite y distribución de todas las Comunicaciones oficiales, de tal manera que contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental.

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GESTiÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. GESTiÓN

DE DOCUMENTOS

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Propósitos •

• • • •

de la gestión

de documentos:

gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atención en los archivos históricos; proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la institución, su personal y sus clientes o usuarios; lograr documentación completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer las necesidades legales; gestionar los documentos como recursos documentales; fomentar la eficiencia y la economía mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien concebidas.

La Gestión de Documentos nace en las Unidades de Correspondencia, que es donde inicia el flujo de los documentos de manera centralizada y normalizada, con los servicios de recepción, radicación y distribución contribuyendo al desarrollo y puesta en marcha del Programa de Gestión Documental. Regulado por el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado" y el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Entre ellas podemos identificar: RECEPCION

DE DOCUMENTOS

La recepción de documentos, es una función continua que se desarrolla constantemente en la institución y es de vital importancia para la admisión de documentos, tanto de entrada como de salida, remitidos por una persona natural o jurídica. Dicha recepción puede ser por correo o entrega personalizada, se realizara únicamente por las Unidades de Correspondencia. Este punto incluye algunas tareas tales como: •

El funcionario encargado de la recepción documental debe controlar la admisión de los documentos remitidos por una persona natural o juridica, verificando que estén completos, que correspondan a lo anunciado y que sean competencia de la Armada Nacional, para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En el caso de comunicaciones oficiales como, Tutelas, ylo Derechos de Petición a título de la Dirección de Prestaciones Sociales, Dirección de Sanidad, Dirección de Abastecimiento; etc., u otras oficinas que no estén dentro del complejo CAN, se le informara al peticionario que la comunicación se le recibirá, pero dándole la opción de poder radicarla directamente a la Dirección o Jefatura competente, con el fin de realizar trámites innecesarios que obstaculicen

el tiempo de respuesta.

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Horario de Atención al Público Las Unidades de Correspondencia, informaran el horario de atención al público. Debe ser flexible, preferiblemente en jornada continua; es importante que los horarios de servicios se encuentren en lugares visibles, de fácil y rápido acceso. •

•

Se recuerda que para el término legal de la respuesta al interesado, cuenta la fecha en la que el documento fue recibido en la Unidad de Correspondencia, por tal motivo "Se recuerda a los funcionarios encargados de recepcionar las Comunicaciones Oficiales, tanto internas como externas, en las Unidades de Correspondencia que antes de radicar un documento deben leer exhaustivamente la comunicación. Esto, con el fin de evitar direccionarlo a una oficina que no sea la encargada de darle respuesta al peticionario. Para el caso de evitar demora en el recorrido del documento se recuerda que los departamentos ylo oficinas deben contar con estafetas, cuya función será realizar dos veces al día el recorrido a la Unidad de Correspondencia con el fin de recepcionar la documentación que sea de su competencia.

Medios de recepción: Recepción de Documentos por Fax En lo que respecta a la recepción de documentos por fax se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: • •

•

Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son idénticos, si el documento está cortado o si diferentes consecutivos pertenecen a un mismo radicado. El personal de radicación debe unir las imágenes cuando pertenezcan a un mismo documento verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la entidad, si esto ocurre se eliminará el fax del sistema y se anotará el radicado que le fue asignado anteriormente al documento. El funcionario radicará los fax nuevos incluyendo a la imagen el radicado generado por el sistema y el identificador correspondiente. para remitirla a la dependencia respectiva según la directriz de distribución, mientras que su registro se realizará de forma similar a la radicación por la Unidad de Correspondencia.

Recepción de Mensajes por Correo Electrónico En lo que respecta a la recepción de mensajes de datos por medio de cuentas de correo electrónico se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

• • •

La cuenta de correo electrónico institucional (establecida en la Armada Nacional) recibe los mensajes de datos que por este medio envíen usuarios y los considerados como oficiales. Frente a la cuenta de correo electrónico institucional, el funcionario responsable define y justifica los mensajes de datos que deben radicarse. Se considerarán oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correo electrónico de funcionarios que sean autorizados para recibir información institucional.

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Oficina Virtual de Atención al Ciudadano La Oficina Virtual de Atención al Ciudadano (OVAC) o Sede Electrónica, es un servicio electrónico disponible en la página web de la Armada Nacional, que facilita al personal encargado de atender los trámites in-situ de un ciudadano. Unifica varios servicios y trámites institucionales en uno, para llevar a cabo una correcta atención al ciudadano. Entre sus funcionalidades más destacadas se encuentran: •

Recuperar toda la información asociada a un ciudadano a partir de los datos de identificación.

•

Obtener información asociada a un trámite, permitiendo entregar al ciudadano toda la documentación necesaria para iniciar una nueva solicitud o diligenciamiento administrativo. Asistente de trámite, a través de un sistema de paso a paso, el usuario solicitará la información que necesite el ciudadano, hasta completar la solicitud. Rectificar la documentación requerida a una solicitud o expediente ya abierto. Recuperar cualquier tipo de documentación entregada o recibida por un ciudadano a través del identificador único de documento o radicado.

• • •

La unidad de correspondencia a través del SGDEA asignara el consecutivo corresponda al mensaje de datos. Términos de ley para las Comunicaciones

de entrada y el identificador

que le

Oficiales:

_ Prioridad o Tipo: Tutela de ocho (8), veinticuatro (24) y cuarenta y ocho (48) horas. - Petición o Derecho de Petición: de diez (10) dias hábiles. - Requerimiento: según lo solicitado. Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable de su contenido, se considerará anónima y será registrada en el sistema con la mayor información disponible para remitir a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir. Las comunicaciones

oficiales recibidas deben seguir los siguientes pasos:

Selección Consiste en clasificar aquellas comunicaciones que llegan a título personal u otras que por su grado clasificación no se deban abrir, de las comunicaciones oficiales recibidas que se pueden abrir, teniendo cuenta su contenido, para dar continuidad al trámite correspondiente: • • •

• •

•

de en

Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse al destinatario y si al abrirlo resulta ser una comunicación oficial, debe devolverse para su registro. La documentación con niveles de clasificación y/o reserva legal se registra, pero no se abre y se siguen las normas del Manual de Contrainteligencia MACI. A documentos como tutelas, peticiones, acciones de cumplimiento, solicitudes del Congreso y derechos de petición e información, se les debe dar prioridad en la radicación y digitalización por sus tiempos de respuesta, siempre y cuando vayan dirigidas a oficinas que se encuentren en el complejo militar CAN. A los títulos valores que lleguen sin oficio remisorio, se les elabora un documento donde se relacione su número, ya que éste no puede alterarse con sticker ni anotaciones. No se reciben CD, planos o casetes, sin oficio remisorio. Aquellas comunicaciones oficiales para descuentos de nóminas serán radicados teniendo en cuenta los procedimientos y políticas impartidas por la oficina encargada de dicho trámite, en este caso aplica a la División de Nominas. La correspondencia particular, como folletos, publicaciones, periódicos y material bibliográfico que no haga parte de una suscripción institucional, no dará lugar a trámite, por lo que no debe radicarse.

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Apertura Con~iste .~n abrir los sobr~s y efe~tuar una nueva selección a fin de separar las comunicaciones que tiene c1aslfi~aclon de precedencia, segundad y rutina, comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados:

• • •

• •

Se verifica que la planilla oguia corresponda a los documentos que contiene la valija o el sobre . En caso de que falte algún documento relacionado, se recibe, se deja constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe de la dependencia, quien debe tomar la acción correspondiente. La documentación con clasificación de precedencia debe pasar a registro antes de la rutina, dando prelación al trámite. La documentación con nivel de clasificación y/o reserva legal pasa al oficial custodio encargada de su trámite, en este caso dicha documentación se debe remitir por valija a las secciones sextas o quien hagas sus veces, quien son los encargados del trámite de dichas comunicaciones oficiales, el cual se rige por el Manual de Contrainteligencia. La documentación rutinaria continúa su trámite normal.

Registro Entiéndase por registro el procedimiento mediante el cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones oficiales que son producidas o recibidas por. una entidad, persona natural o jurídica, registrando datos tales como: Nombre Nombre Numero Nombre Anexos

de la persona y/o Entidad Remitente o Destinataria o código de la (s) Dependencias (s) Competente (s), de Radicación y Número de la Comunicación Oficial, del Funcionario Responsable del Trámite, y Tiempo de Respuesta (Si lo amerita), entre otros.

RADICACiÓN DE DOCUMENTOS Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asignara un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o de envío, y nombre del funcionario que radica el documento con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del dia siguiente de radicado el documento. Una vez asignado el número de radicado se debe tener en cuenta lo siguiente: •

• • •

El rotulo, sello o manuscrito, se debe estampar en la parte superior derecha de la cara principal del documento, tanto en el original como en la copia del usuario, sin dañar el contenido del mismo. Si se anexan CD, planos, etc., se les colocará un identificador con el mismo número del radicado del documento al cual pertenecen. El tamaño de la etiqueta o stiker de radicado será 2 cm de alto x 8 cm de ancho, el cual será generado por el software implementado en la entidad y se ubicará en la parte superior derecha del documento. En caso de contar con un sello radicador este debe tener las mismas dimensiones y características del rotulo antes mencionadas. Previo a la radicación, el funcionario encargado debe consultar los datos identificadores (cédula de ciudadanía, Nit, oficio, remitente, asunto y entidad), para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio y es idéntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de generar el mismo identificador y colocarlo o imprimirlo en el documento, haciendo la anotación "copia" manualmente con la firma de la persona que lo revisa. Si la cantidad de folios anexos no coincide, se deja la anotación que el número de folios mencionados en el oficio no corresponde y se radica el documento estableciendo una relación en el sistema con el documento anterior.

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EJEMPLO: Sistema

Sistema Automatizado

Manual (UNIDAD) FECl:1A

I HOf'A

I No. RADICADO

Recibido por: Grado,. No-mb"ey Firma

...•~---------~ 8em

..

•• -----s-an-------......

•

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Las Unidades de Correspondencia garantizarán la celeridad en la entrega de la Comunicaciones internas con destino externo como externas con destino interno; para lo cual contará con el apoyo quienes se encargaran de enviar a un funcionario responsable de hacer el recorrido por lo menos al dia para recoger las comunicaciones que sean competencia de la oficina, las cuales pueden ser cumplimiento seguimiento.

de una función o tarea en desarrollo,

Oficiales tanto de las oficinas, dos (02) veces producto del

se deberá establecer un control que permita su adecuado

Dicho procedimiento inicia con la recepción de las Comunicaciones Oficiales y termina con la revisión de las Planillas, con el fin de ser archivadas de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Esta función nos permite controlar de una manera oportuna el trámite de las Comunicaciones Oficiales.

Nota:

Las Comunicaciones Oficiales recibidas, tanto interl1as como externas que permanezcan en la Unidad de

rr~~PQtlgencia pOr máade un q(iJ, d~P4~de-~u t~~¡$tro'1~gjCá~(lOenel'$i$t~~:$er~ re~adas afJef~de Ge$t¡~n IQtJién;,~$ ~.~ •• I~ytcei(r~~ ',," ", Distribución de Comunicaciones Oficiales Externas Una vez clasificada, registrada y direccionada la documentación se procede a ubicar en el casillero, con el fin que las dependencias retiren sus comunicaciones oficiales para continuar con el trámite correspondiente. El funcionario

o responsable

de la dependencia

que reciba el documento, debe realizar una nueva selección para

separar: _ La documentación que por su trascendencia requiere ser conocida por el superior. _ La documentación que por su propia importancia no requiera llegar a conocimiento del superior en forma directa y deba ser remitida para trámite a un grupo interno de trabajo o a una dependencia subalterna. En caso que la dependencia a la cual se le haya radicado la comunicación oficial, no sea competente para su resolución, no podrá devolverla, ni negarse a recibirla, sin pe~uicio que en forma inmediata proceda a dar traslado del mismo al competente, informando de dicho trámite al peticionario, de conformidad con la "Ley 1437 de 2011, Artículo 21 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Misma forma se tendrá nuevamente, como referente, el Decreto 01 de 1984, de conformidad con la Sentencia C818 de 2011. Donde se declara INEXEQUIBLE el anterior artículo del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, al no ser procedente que una ley Ordinaria haga derogatorio un artículo de una ley Estatuaria, con lo dispuesto en los Art. 152 Y 153 de la Constitución Política de Colombia. Sobre leyes estatutarias y su trámite especial, que tiene por objeto una estabilidad legal mayor que los demás tipos de leyes.

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de Distribución

Para la distribución física de las Comunicaciones Oficiales se deben implementar las planillas, las cuales se generaran diariamente y serán firmadas por el funcionario responsable de recibir las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, para el caso que aplique. Esto nos permite certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios de disponer un total seguimiento a los tiempos de respuesta de la comunicación.

competentes,

con el fin .

Los originales de las planillas de registro de las comunicaciones se archivaran de acuerdo al procedimiento de organización y su conservación se hará conforme a lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la oficina.

Distribución de Comunicaciones Oficiales Internas Las Unidades de Correspondencia, deben contar con un Sistema Manual o Automatizado que faciliten distribución de los documentos al interior de la entidad, debe estar sujeto a los siguientes medios: • •

la

Que desde el mismo momento en que el documento es aprobado, este disponible para el usuario al que va dirigido. Que la distribución del documento quede registrado en el formato de entrega de planilla de Comunicaciones Oficiales Internas. (Ver Formato Planilla entrega de Comunicaciones Oficiales Enviadas Internas-Externas)

Distribución de Documentos a través de Correo Electrónico Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico deberán incluir el siguiente mensaje: "La información contenida en esta comunicación es confidencial y solo puede ser utilizada por la persona natural o juridica a la cual está dirigida. Si no es el destinatario autorizado, cualquier retención, difusión, distribución o copia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada por la ley. Si por error recibe este mensaje, favor reenviar y borrarlo inmediatamente". Pautas para la Distribución

de Documentos

La práctica de las notificaciones ./'

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por via virtual

y

electrónica

y entregas por vía virtual y electrónica se debe realizar de la siguiente manera:

A través de la unidad de recepción de las comunicaciones oficiales registradas, capturadas en forma digital y electrónica, la oficina envia el fichero o grupo de documentos capturados, a los funcionarios o usuarios a los cuales se seleccionaran y que sea de notificar . En este proceso se envía un aviso de notificación de carácter informativo, mediante correo electrónico, que comunica al interesado la existencia de una notificación dirigida al mismo, así como los documentos capturados para acceder, visualizarlos y dar comienzo al trámite . Las notificaciones se cifran con los certificados públicos para los destinatarios, esto con el fin de que solo estos puedan visualizarlos y se almacenen en los buzones o bandejas de recepción de cada uno de los funcionarios destinatarios . El aviso de notificación contendrá los datos que permiten la identificación de la notificación junto con la información de los días naturales que dispone para dar respuesta . Los destinatarios para acceder a las notificaciones recibidas, deben autenticarse en la plataforma. Una vez autenticado tendrá acceso a la lista de notificaciones recibidas sin abrir, indicándole para cada una de ellas los datos más relevantes que permitan identificar la notificación.

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Respuesta del interesado: ./

Corresponde a las acciones de notificación electrónica que la Armada Nacional realiza para dar a conocer a un usuario el contenido o existencia de un documento o información de su interés.

En este momento se envía un aviso a la oficina que se desea notificar, indicando la aceptación o rechazo del destinatario.

Nota:

Entiéndase

como un instrumento jurídico, que formaliza una comunicación propia e individualizada, p..•. a.r.a m.,a•... y.or ?Onocim....¡e~t?...se. ?.it.a.la... tey .•...•... 1.43.... 7.......•.•.. d.e...• ~..O.1.... 1..'...•....• ~.' cCU~l$e.\~'Ip.¡P,e.',E)JCÓdigode ,p.r."o ... c.,..ed,'.'m. " ieq,t.o. A ...d.,.....,.ministra,',.t~voy,.d,' e

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Distribución de Documentos Enviados La distribución contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, dicha distribución se podrá hacer de forma personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, tramite en línea, pagina Web entre otros. Dentro de aquellas actividades se encuentran: Control del cumplimiento de requisitos del contenido Las Unidades de Correspondencia, implementaran controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta (control plazos) para el seguimiento a los tiempos perentorios de respuesta de las comunicaciones recibidas. Métodos de empaque y embalaje Para cumplir con este procedimiento se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: • •

Precisar el tipo de embalaje que se adapte a la forma, naturaleza del contenido y condiciones del transporte. Que cumpla con las normas legales de conservación.

Peso y porteo de documentos •

En cuanto al peso de los documentos, se puede decir, que esta puede ir sujeta a los requerimientos que se realicen dentro del contrato, en el caso de la Unidad de Correspondencia en Bogota, el peso lo realiza la Unidad de Correspóndencia y no 472.

Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. •

Empresas de Mensajeria: Son los documentos recibidos por medio de terceros tales como aeromensajeria, correos nacionales e intemacionales.

La Inclusión de documentos impresos debe ir dentro de los sobres carta o manila, los planos en tubos o rollos y medios magnéticos o análogos en cajas diseñadas para tal fin y/o sobres de manila burbuja. Cuando se requiera embalaje de paqueteria se deberá hacer con papel kraft, vinipel negro y si se trata de amarre con cinta falla, si se utilizan cajas serán de cartón corrugado libre de ácido e icopor para protección. Cualquiera sea la forma de empaque se deberá hacer la identificación y el rotulado. Sobre Convencional y Sobre Completo Tamaño Oficio. (Ver Formato Modelo Sobre Completo Tamaño Oficio o Sobre Convencional).

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Control y Firma de guías y planillas de entrega

•

Para la entrega de las comunicaciones oficiales, se deberá dejar registro de la persona que recibe la documentación.

Organización de mensajería con destino externo •

Las comunicaciones oficiales internas con destino externo serán recepcionadas únicamente en la Unidad de Correspondencia, las cuales serán previamente verificadas con el fin de constatar que cumplan con los requisitos para su correcto embalaje.

Registro de control de envío de documentos. •

Para su respectivo envió se procurara que los documentos entregados por las áreas tramitadoras cumplan con los requisitos establecidos para cada una de las comunicaciones oficiales de la Armada Nacional.

CONSTANCIAS DE ENViÓ Mensajería: planilla y/o copia de recibido. Empresas de Mensajería: Registro diario de Comunicaciones Oficiales distribuidas por correo, planillas normalizadas (según la contratada) y copia de guías. (Ver Formato Planilla Entrega de Comunicaciones Oficiales Enviadas por Correo Certificado)

Fax: Reporte de envío (se debe fotocopiar el facsimile para conservar la información del reporte), impreso de manera automática por el equipo de fax. Correo electrónico y Página Web: Reporte de envío desde el sistema electrónico de mensajería. Valijas: Para las relaciones de envío de los contenidos de las Valijas, se utilizará únicamente las planillas de control de documentos enviados establecidas en el presente instructivo. Control de devoluciones •

Las comunicaciones oficiales que por algún motivo sean devueltas, se recibirán, no sin antes dejar un registro sobre dicha devolución, dejando constancia sobre el motivo por el cual no pudo ser entregada a su destinatario en la casilla de observaciones de la planilla. Misma forma se requiere que en toda devolución (sobre de manila) se estampille el sello y se registre de manera puntual el motivo de la devolución.

TRAMITE DE DOCUMENTOS Se puede decir que tramite, es el recorrido que surte un documento desde su producción hasta su disposición final, en cumplimiento de una función específica para lograr un bien común. Aplicando los principios básicos archivísticos de orden de procedencia y orden original, con miras a la conformación de las series documentales, dando origen a los Archivos de Gestión. Su trámite se realizara tanto de manera física como virtual. Cada dependencia designará un Gestor Documental, quien se encargará de recibir las comunicaciones oficiales y realizar el reparto de trabajo de acuerdo con las indicaciones del Jefe de Área.

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En este proceso se señalan las actividades de: Recepción de Solicitud o Trámite •

•

•

•

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite: Las unidades de Correspondencia, elaboraran las planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Identificación del trámite: La unidad de correspondencia será responsable de recepcionar el documento con el fin de que este sea plenamente identificado teniendo en cuenta el asunto al que hace referencia, para ser direccionado a la oficina competente o al responsable del proceso, con el fin de darle continuidad al trámite del documento teniendo en cuenta los términos de ley para emitir la respuesta. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias: La unidad de Correspondencia o el funcionario responsable de direccionar los documentos, lo hará teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental, que hayan sido aprobadas para cada una de las dependencias, esto permitirá identificar la serie y la oficina encargada de continuar con su respectivo trámite. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta: La Unidad de Correspondencia, con el apoyo de los Gestores Documentales, hará un detallado seguimiento de forma manual o automatizada a las comunicaciones a fin de que se les dé el correcto trámite, con el fin de evitar las respuestas extemporáneas y las excusas por no haber sido conocida a tiempo por la oficina competente.

Este primer paso se debe adelantar con fundamento en el Manual de Funciones y el Manual de Procesos y procedimientos de la Armada Nacional. Una vez recibida la comunicación debe empezar por identificar el trámite respectivo, confirmar quien tiene la competencia para tramitarla, determinar si requiere dar una respuesta, en caso de ser así, debe registrar esta necesidad para que el sistema reporte las alertas respectivas cuando el tiempo de respuesta este próximo a vencerse, lo mismo ocurre en cuanto al período de vigencia. Los documentos que sean tramitados por vía fax, deben tener en cuenta las siguientes apreciaciones: •

•

• • •

Hacer controles que garanticen la recepción o envio de la información y archivar las comunicaciones recibidas por este medio, en el asunto o serie correspondiente, con el fin de garantizar la consulta o comprobación. Generalmente es utilizado el papel químico para la impresión de los fax, por lo tanto se debe reproducir (fotocopiar) este documento sobre el papel que garantice su permanencia y durabilidad. En las transferencias al Archivo Central, no se recibirán series que incluyan documentos en papel térmico. No se tramitarán fax personales. Cada oficina debe elaborar un directorio de fax de las instituciones o personas que tienen relación con los procesos de la oficina, para lograr eficiencia en la comunicación. Las comunicaciones que no cumplan con los requisitos mínimos establecidos NO serán radicadas y se devolverán, indicando el motivo de la devolución, con el fin de corregir las inconsistencias y mejorar los procesos.

Respuesta El responsable de dar respuesta a la solicitud seguirá el procedimiento establecido en cada caso. Cuando se refiera a solicitud de certificaciones de historias laborales o servicio, se seguirá el procedimiento establecido para tal fin de acuerdo al Decreto 1747 de 2000 "Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales".

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Análisis de antecedentes y compilación de información: La oficina encargada de emitir la respuesta será la encargada de compilar la información que requiera para dar cumplimiento a la solicitud conforme al procedimiento y funciones específicas de la unidad administrativa. TRAMITE DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Con.lo anteriorm~n~eexpuesto podemos concluir que el trámite es una acción, que un usuario (público o privado) realiza en cumplimiento de una función, a través de medios electrónicos, sin que este se presente físicamente, pudiendo así obtener un apropiado registro de lo realizado. Las principales ventajas que provee el trámite electrónico en lugar del trámite basado en papel son: • • • • • • • •

Rapidez. Facilita la salida de los documentos entre quíenes deben trabajar sobre ellos. Descentralización. Permite que los trámites sean iniciados y procesados desde ubicaciones geográficas distantes. Transparencia. Puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado en todo momento a través de Internet. Interoperabilidad documental. Permite ser operados entre usuarios sin necesidad de traslado de papeles. Localización. Permite su rápida localización y fácil almacenamiento documental, empleando herramientas informáticas para la búsqueda, almacenamiento y recuperación. Heterogeneidad documental. pudiendo un trámite electrónico incorporar documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc. Copias. fieles ilimitadas y rápidas, a partir del original electrónico. Seguro. El trámite electrónico es más seguro que en papel. No es posible que se extravien páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión en papel a modo de respaldo. Los mecanismos de firma electrónica garantizan no repudio y no alteración.

PROCEDIMIENTO PARA EL DILlGENCIAMIENTO DE LAS PLANILLAS DE REGISTRO Y RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS E INTERNAS ENVIADAS La planilla para Registro y Radicación de las Comunicaciones Oficiales Recibidas, aplica para todas aquellas que ingresan a la Institución, conocidas como comunicaciones oficiales externas recibidas. Como toda Comunicación Oficial está conformado por un encabezado, por un encolumnado por una datación y un pie de página. (Ver Modelo Planilla para Registro y Radicacion de las Comunicaciones Oficiales Externas Recibidas). •

Encabezado

El encabezado es el espacio destinado para el membrete que incluye la razón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo o NIT. El tipo de letra del Membrete debe ir en arial1 O. La planilla, como se genera diariamente debe cumplir con un consecutivo y con el registro de la fecha, el día mes y año. Esto nos permite llevar un mejor control de los documentos que se registran diariamente en las unidades de correspondencia o quien haga sus veces al momento de centralizar los documentos. •

Encolumnado

Es la definición en forma columnar de los datos que servirán de guia al momento de registrar y radicar. una comunicación oficial para darle continuidad al trámite. No de Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asignara un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o de envío, y nombre del funcionario que radica el documento con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley, este numero de radicado lo arroja el sistema, una vez registrada los metadatos minimos del documento.

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No. Comunicación: Hace referencia a la numeración que se le asigna de manera consecutiva a las comunicaciones oficiales a través de las Unidades Correspondencia. Este numero de consecutivo, es distinto al numero de radicación. Fecha y Hora: Hace referencia a la fecha y hora en que se registra y/o relacionan en la planilla la comunicación oficial, para su posterior entrega al destinatario, no a la fecha en que se originó el documento. Persona o Entidad Remitente: Se debe registrar el nombre completo de la entidad que remite el documento, para el caso de una persona natural se debe registrar el nombre completo, cuando la Comunicación Oficial, no registre remitente se coloca anónima y se continúa con el trámite. Dependencia competente: Hace referencia a la dependencia competente de darle respuesta al peticionario, lo cual se requiere que las Unidades de Correspondencia, cuenten con pleno conocimiento de la estructura orgánico funcional de la Armada Nacional, con el fin de poder direccionar correctamente y evitar trámites innecesarios que obstruyan los tiempos establecidos en términos de ley. Asunto: Se escribe en un máximo de cuatro palabras la síntesis del tema del documento. Anexos: Se consigna la cantidad de anexos que vienen adjuntos al documento (este, no se cuenta) que se está registrando y radicando. Folios: Hace referencia al total de folios contando los Anexos y el documento (este, si se cuneta) que se está registrando. Postfirma: Se coloca el nombre y apellido del funcionario (estafeta) encargado de recoger los documentos en la Unidad de Correspondencia, para darle continuidad al trámite en la Jefatura, Dirección y/o Dependencia. Firma: Se debe colocar de manera clara el nombre y apellido de la persona que firma por ella misma, esta debe coincidir con la información que queda registrada en la columna anterior, la cual asegura o autentica su responsabilidad a la hora de recepcionar los documentos. Fecha y Hora: Se debe registrar la fecha y hora de recepción de los documentos por parte del funcionario que recibe las comunicaciones oficiales y anotando en letra clara y legible, el grado nombre y apellidos con su correspondiente firma encargado de recoger los documentos de la Jefatura, Dirección y/o Dependencia. Observaciones: Hace referencia a las novedades presentadas durante el registro y radicación del documento en la Unidad de Correspondencia.

Las Unidades de Correspondencia, deberán implementar la Planilla para entrega de comunicaciones oficiales enviadas (Correo Certificado y/o Postexpress), la cual le permitirá llevar un control detallado, sobre la documentación que es entregada por la Institución (Armada Nacional) a la Empresa encargada de velar por la integridad y custodia de la misma, desde su recepción hasta su destino final "destinatario". Al igual que las demás planillas, está conformada por un encabezado, por un encolumnado una datación y un pie de página. La diferencia está en el encolumnado: La planilla, como se generará diariamente deberá cumplir con un consecutivo, seguida del nombre de la empresa contratada para tal servicio y con el registro de la fecha, el día mes y año. Esto nos permite llevar un mejor control de los documentos que se registran diariamente en las unidades de correspondencia o quien haga sus veces al momento de centralizar los documentos.

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Encolumnado

Es la definición, en forma columnar de los datos mlnlmOS, que se registran, documentación a la empresa encargada de hacer que llegue a su destinatario.

al momento

de entregar

la

•

No. Guía: Hace referencia al número de la guia con la que se entrega la documentación a la empresa, que ha sido contratado para dicho servicio, sirve como referente a la hora de realizar una consulta.

•

No. Comunicación: Hace referencia a la numeración que se le asigna de manera consecutiva comunicaciones oficiales a través de las Unidades Correspondencia.

•

Dependencia Remitente: Se debe registrar el nombre completo de la dependencia y/o División) que remite el documento.

•

Destinatario: Se debe registrar de manera clara y concisa, comunicación.

•

Dirección: Se debe registrar la dirección de la entidad o sitio a donde va dirigida la comunicación.

•

Ciudad: Se debe registrar la ciudad de destino, en la cual está radicada y/o ubicada persona a la cual va dirigida la comunicación oficial.

•

Folios: Se debe registrar el total de folios de la comunicación

•

Postfirma: Se coloca el nombre y apellido del funcionario de la empresa contratante y/o quien haga sus veces para la recepción de las comunicaciones oficiales que serán envidas por este medio de transporte (Correo Certificado y/o Postexpres).

•

Firma: Se debe colocar de manera clara el nombre y apellido de la persona que firma por ella misma, esta debe coincidir con la información que queda registrada en la columna anterior, la cual asegura o autentica su responsabilidad a la hora de recepcionar los documentos.

•

Fecha y Hora: Se debe registrar la fecha y hora de recepción de los documentos que ha sido seleccionado por la empresa contratante para tal fin.

•

Observaciones: Hace referencia a las novedades presentadas durante la recepción de los documentos, esta información podrá quedar registrada a mano alzada por la persona que esta recepcionado los documentos para seguir con el trámite y poder llevarlos a su destino.

a las

(Jefatura, Dírección

el sitio de destino a donde va dirigida la

la entidad y/o

que se está registrando para su envió,

por parte de la persona

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5.

REGISTROS

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GEDOC-FT-013-AYGAR (PLANILLA PARA REGISTRO Y RADICACION DE LAS COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS).

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GEDOC-FT-014-AYGAR (PLANILLA PARA ENTREGA COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS INTERNAS Y EXTERNAS).

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GEDOC-FT-015-AYGAR (PLANILLA PARA REGISTRO Y CONTROL DEL CONSECUTIVO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES).

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GEDOC-FT-019-AYGAR (MODELO SOBRE CONVENCIONAL Y SOBRE TAMAÑO OFICIO).

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GEDOC-FT-029-AYGAR (MODELO PLANILLA ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR CORREO CERTIFICADO).

6.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD PARA LA UNIDAD DE GESTION GENERAL, COMANDO GENERAL, FUERZAS MILITARES Y POLlCIA NACIONAL.

7.

NORMATIVIDAD

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CONSTITUCION POLlTICA ARTICULOS 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,112,313,212

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LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones" .

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DECRETO 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado".

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RESOLUCION No: 8614 "Por la cual se adopta el programa de Gestión Documental PGD. " Hacia un Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo" - SGDEA, para el Sector Defensa.

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ACUERDO 060 DE 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". ACUERDO No. 002 "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones".

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