Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera Fecha: 29/09/2016

CARACTERIZACIÓN COMPRAS COP-CP-001-UDES

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NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO:

COMPRAS

Líder Nacional del Proceso o subproceso: JEFE DE COMPRAS Líder Sede del Proceso o subproceso: COORDINADOR DE COMPRAS

PROPÓSITO DEL PROCESO o SUBPROCESO: gestionar la Adquisición de materiales, muebles, equipos, insumos y servicios para el desarrollo de las diferentes actividades de la Institución, asegurando el cumplimiento de las especificaciones requeridas de manera ágil y oportuna; mediante la selección, evaluación y reevaluación de proveedores, el análisis y seguimiento a los pedidos realizados. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: inicia en la necesidad de adquirir materiales, insumos, equipos y/o servicios y termina con la entrega de la compra en las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta. PROVEEDOR

ENTRADA

CICLO

Políticas y lineamientos de Compras

Presupuesto

Jefatura Administrativa y Financiera

ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

SALIDAS

CLIENTE

Identificar las necesidades de materiales, insumos, equipos y servicios a comprar. Plan de Compras de Insumos

Requisiciones

Dirección Administrativa

ACTIVIDADES

Identificación de especificaciones y plazos de compra.

P

Criterios para la verificación y Procesos UDES Definir los criterios para la control del manejo de los verificación, el control y productos manejo de los productos y servicios comprados. Determinar los criterios para la selección y Criterios para la selección evaluación de los evaluación de proveedores. proveedores.

REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

y

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Plan de Compras Ejecución del plan de compras

Información del Proveedor

Procesos UDES

Recepción, análisis y aprobación de ofertas comerciales

H

Registro de órdenes de compra de costo y gastos contratado y aprobados.

Orden de compra

Proveedores y Procesos UDES

Informes Dirección Administrativa

Recepción y despacho del producto comprado

Proveedores de bienes, insumos y servicios

Remisión, almacén

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Dirección Administrativa y Financiero

Evaluación de propuestas

Remesa autorizada

Kardex

bienes, insumos y servicios

Evaluación de Proveedores

Cotizaciones, propuestas comerciales

Orden de compra, requisición, contrato y cotización aprobada, remisión o factura

y de Proveedores de

Realizar selección y evaluación del proveedor

Criterios para la selección y evaluación de proveedores

Criterios para la verificación y control del manejo de los productos

Definición de necesidad requerimientos, y definición términos de solicitud de oferta.

Preparar y reportar la información

descargues

de

Despacho de producto

Procesos UDES

Actualización del inventario de Almacén REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

Dirección Financiera

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Efectuar la reevaluación periódica a proveedores

Actas

Informes y ajuste Compras

Evaluación de proveedores

V

Dirección Administrativa

Realizar la verificación el cumplimiento del plan de compras

Plan de compras MEJORAMIENTO CONTINUO

Compras

Informe y ajuste

RECURSOS

A

Analizar las causas de las inconformidades para determinar acciones de mejora

Plan de mejora

Realizar el Mantenimiento y ajustes al Sistema de información

Reportes de ajustes

REQUISITOS

INDICADORES DEL SUBPROCESO

Talento Humano

Normatividad institucional aplicable al proceso Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial UDES Infraestructura Física Programa de Salud Ocupacional UDES y Tecnológica Reglamento Interno de Trabajo UDES Panorama de Riesgos UDES ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

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Dirección Administrativa

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Ambiente de Trabajo Proyecto Educativo Institucional Política de Salud Ocupacional Recursos Calendario Académico Económicos Ley general de archivo Ley de educación Requisitos de la Norma ISO 9001:2008 4.1.Requisitos generales 4.2.1Generalidades 4.2.2.Manual de Calidad 4.2.3.Control de los documentos 4.2.4. Control de los registros 5.2. Enfoque al Cliente 5.3. Política de la Calidad 5.4.1.Objetivos de Calidad 6.1.Provisión de recursos 6.2. Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7.4.1 Proceso de compras 7.4.2 Información de las compras 7.4.3 Verificación de los productos comprados 8.1 Generalidades con respecto al análisis, medición y mejora continúa 8.2.Seguimiento y medición 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de Datos 8.5.Mejora

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

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Ver Listado de Indicadores en aplicativo de administración del SGC - VAF

REGISTROS APROBÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

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Instructivos Manual de Responsabilidades y Procedimientos Procedimientos control de Documentos y Registros Procedimiento quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones. Procedimiento de producto no conforme Plan de desarrollo Institucional Proyecto Educativo Institucional Manual de calidad Procedimiento de auditorias Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Órdenes de compra Requisiciones VAF-FT-011-UDES Acta VAF-FT-007-UDES Facturas Inscripción de Proveedores COP-FT-002-UDES Evaluación de Propuestas COP-FT-005-UDES Evaluación de Proveedores COP-FT-001-UDES Kardex Cotizaciones y ofertas Contratos Catálogo de Mercancía Descargue de almacén Base de datos de Proveedores Sistema de Información Correo Electrónico Remisión de Documentos de Gestión de Compras COP-FT-004UDES Remisión de Documentos de Registro de Compras COP-FT-003UDES

CONTROL DE CAMBIOS ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

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VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

FECHA DE APROBACIÓN

00

Versión de Prueba

Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

24/04/2014

01

Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros

TP. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental

Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión (03) vigente del procedimiento de control de documentos y registros.

Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección

Revisión general de la caracterización, se ajustaron salidas, entradas y formatos.

Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad

02

18/06/2014

09/04/2015

Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

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VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

FECHA DE APROBACIÓN

En el PLANEAR Se elimina: 

Entradas: Presupuestos de dependencias, proyectos designados  Salidas: Cumplimiento de las especificaciones de producto En el HACER Se modifica: 03

Admr. Gloria Stella Cajicá Arias



Entradas: Remesas aprobadas por autorizadas. Requisición por orden de compra y soportes. Se elimina: 

Jefe de Compras

10/06/2015

Salidas: Vo. Bo en remesa

Se incluye: Remisión descargues de almacén Se incluye en cliente, orden de Compra, Proveedores Se modifica en el verificar actas de entrega por actas, formato de proveedores por evaluación de proveedores.

04

05

Modificación herramienta para elaboración y seguimiento de indicadores en el campo Indicadores del proceso, por ajuste en Manual de Calidad SGC-VAF v.03

Director Administrativo

Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

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Fredy Bayona Arenas 12/08/2015

01/03/2016

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VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

FECHA DE APROBACIÓN

Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

17/08/2016

En el Hacer: Actividades: se elimina la Validación de ofertas propuestas por las sedes (Aplica solo a Bucaramanga) Salidas: se modifica el Comparativo e ofertas propuestas 06

nombre de Cuadro por Evaluación de

Cliente: se elimina el nombre Comité En las Entradas del Actuar y Salidas del Verificar, se aclara el nombre del Informe Se elimina de los Registros el Inventario, Lista de Chequeo, se aclara el nombre Salida de almacén por Descargue.

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VERSIÓN

07

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Actualización del encabezado, por inclusión en el Logo institucional de la mención “Vigilada Mineducación”

ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

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RESPONSABLE

Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad del SGC-VAF

FECHA DE APROBACIÓN

29/09/2016

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