Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera Fecha: 01/03/2016

ADMINISTRACIÓN DE SALAS Y EQUIPOS AUDIOVISUALES LOG-PR-005-UDES

Versión: 01

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PROCESO y/o SUBPROCESO:

LOGÍSTICA

PROCEDIMIENTO:

ADMINISTRACIÓN DE SALAS Y EQUIPOS AUDIOVISUALES

CONDICIONES GENERALES



Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES.



La aprobación de los requerimientos de apoyo logístico para préstamos de salas y equipos audiovisuales para realización de actividades académicas, presenciales o virtuales, dependerá de la disponibilidad de los recursos y de las actividades previamente programadas.

 Los equipos audiovisuales prestados, deben ser instalados por los auxiliares de Audiovisuales, comprobando el funcionamiento de lo instalado.  Cuando se trate de préstamos de equipos para actividades fuera de la Universidad, se debe dar cumplimiento a lo establecido por el subproceso de Activos Fijos para el traslado de equipos y estos serán entregados al solicitante o su representante.  Se darán instrucciones sobre el uso y cuidado de los equipos prestados a la persona encargada. En el formato de Préstamo de Equipos LOG-FT-009-UDES, se registra la conformidad con las instrucciones recibidas y se firma por parte del solicitante o su representante.  El uso, conservación y custodia de los equipos audiovisuales entregados en calidad de préstamo a los procesos académico-administrativo, será responsabilidad del organizador de la actividad.  En caso de ser necesario el apoyo por parte del personal de Audiovisuales para el cubrimiento de una actividad, deberá tramitarse por el solicitante con la debida anticipación y la aprobación de la solicitud, estará sujeta a la disponibilidad del personal y programación previa.

 La asignación de auditorios y salas de audiovisuales, dependerá de la cantidad de asistentes y la condición de formalidad de la actividad a realizar.



El tiempo máximo para préstamo de las salas de audiovisuales es de tres horas. Tiempos superiores se considerarán de acuerdo a la disponibilidad. A partir de la 1:00 p.m. del día viernes, las salas de Audiovisuales son asignadas a Especializaciones y Maestrías.

ELABORÓ Admr. Wilson González Pinto Jefe de Logística

REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

APROBÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

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

Las salas de audiovisuales están disponibles para los procesos académicoadministrativos y para los estudiantes, siempre y cuando un docente o el coordinador del programa, se responsabilice de la solicitud.



Los préstamos de equipos audiovisuales a los estudiantes, se realizarán a los monitores de curso, previa autorización del docente o coordinador de programa, esta condición solo aplica para la sede de Bucaramanga, en las sedes de Cúcuta y Valledupar no se hacen préstamos de equipos audiovisuales a los estudiantes.



Las reservas para aulas y equipos audiovisuales deben realizarse con mínimo 60 horas de anterioridad y máximo quince (15) días de anticipación.



El tiempo máximo por el que podrá reservar un aula será de tres (3) horas y mínimo de una (1) hora. Tiempo adicional será analizado y aprobado por el líder de logística, de acuerdo a la disponibilidad y otras solicitudes recibidas.



Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

La solicitud de asignación de salas audiovisuales para la academia debe realizarse por parte del docente o coordinador de programa, ingresando al aplicativo ALEXA con su usuario y contraseña asignados, indicando fecha y hora, duración de la actividad, motivo de la reserva. La solicitud debe realizarse mínimo sesenta (60) horas antes de la realización de la actividad. El préstamo de auditorios se solicita por correo electrónico enviado mínimo con dos (2) días de anticipación.

Procesos y/o subprocesos académicoadministrativos

TIEMPO (DÍAS HÁBILES)

DOCUMENTOS Y REGISTROS

INICIO Recepción de la Solicitud de apoyo logístico

1 día

Registro en el aplicativo Correo Electrónico

Para el caso de las sedes de Cúcuta y Valledupar, el préstamo de las salas de audiovisuales se hará mediante correo electrónico enviado a la coordinación de logística. Cuando se requiere apartar una sala audiovisual fuera del horario normal

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de clases se debe hacer la solicitud por correo electrónico; aplica solo para la sede de Bucaramanga. Los procesos y/o subprocesos administrativos efectúan la solicitud de salas audiovisuales o auditorios mediante correo electrónico enviado al subproceso de logística con dos (2) días de anticipación, indicando las condiciones del servicio solicitado. Una vez recibido el correo, el auxiliar de logística registra la solicitud en el aplicativo. Si no hay salas disponibles, se presta el servicio utilizando aulas de clase, dotadas con el equipo audiovisual requerido. Para Bucaramanga los préstamos de equipos audiovisuales se solicitan mediante correo electrónico, indicando fecha en la cual se requieren, duración del préstamo, persona responsable de los equipos solicitados. Se debe informar con dos (2) días de anticipación, si los equipos serán trasladados fuera de las instalaciones de la Universidad para el trámite respectivo con Activos Fijos. Para el caso de las sedes, el préstamo de video beams y portátiles se hace a través del aplicativo ALEXA y el préstamo de equipos pequeños tales como grabadoras, parlantes, etc, se solicitan personalmente en las oficinas de Logística (Audiovisuales). Atención solicitud

de

la

Una vez ingresada la solicitud de préstamo de sala de audiovisuales, el sistema ALEXA verifica la programación previa y asigna la sala, por el tiempo solicitado. Si excede de 3 horas, se revisa la disponibilidad y se aprueba el tiempo restante.

ELABORÓ Admr. Wilson González Pinto Jefe de Logística

Auxiliar de Logística

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Reporte de Gestión de Préstamos de Salas o Auditorios

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Los préstamos de equipos audiovisuales son aprobados directamente por el auxiliar de audiovisuales previa verificación de la disponibilidad. Si es necesario, se inicia el trámite de alquiler de equipos adicionales que se requieran para atención de la solicitud. Se diligencia el formato de Préstamo de Equipos LOG-FT-009-UDES.

Formato Préstamo de Equipos LOG-FT-009UDES Correo electrónico

La asignación de auditorios se realiza, dependiendo de la disponibilidad, oportunidad de la solicitud, número de asistentes, tipo de evento. Además de estos criterios, se tendrá en cuenta el objetivo del evento, el cual priorizará un criterio sobre el otro, para el préstamo del auditorio. Se envía correo electrónico al solicitante la respuesta a su solicitud, indicando la hora de entrega de lo solicitado y la persona asignada para atender la solicitud. Para asegurar las condiciones de aseo y limpieza de las salas y auditorios, se envía la programación a la Supervisora de Servicios Generales para su gestión. Ejecución servicio

del

En el horario definido se hace entrega de lo solicitado. Se verifica el funcionamiento de los equipos en presencia del responsable del recibo.

Auxiliar de Logística

1 día

Correo Electrónico

La apertura de las salas de audiovisuales o de los auditorios para ingreso de los asistentes, debe realizarse una vez el solicitante o su representante estén presentes. Finalizado el tiempo autorizado el auxiliar de logística recibe, previa inspección de las instalaciones y verificación de los equipos y su

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funcionamiento, si se presenta alguna novedad se informa al solicitante con copia al jefe inmediato y al líder de logística para su respectiva gestión. Evaluación servicio

del

Se realiza evaluación del servicio, en el formato LOG-FT-002-UDES. Mensualmente se analizan los resultados obtenidos para toma de acciones y en el caso de las sedes los líderes deben enviar trimestralmente el consolidado de las evaluaciones al jefe de logística.

Proceso y/o subproceso académicoadministrativo

1 día

Evaluación del Servicio LOG-FT-002UDES

FIN

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CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE APROBACIÓN

VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

00

Versión de Prueba

Wilson Gonzalez Pinto Jefe de Logística

05/08/2015

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

01/03/2016

01

Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC

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