REPÚBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE ARAUCA ALCALDÍA DE ARAUCA OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y CONTROL INTERNO MUNICIPAL

PRIMERA REUNION PROCESO DE EMPALME DE LA SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL 2015 ACTA No. 001 Siendo las 9:00 am del día 17 de Noviembre de 2015, se reunieron en la sala de juntas de la Oficina Asesora de Planeación el equipo de empalme del gobierno entrante integrado por; Hector Abril Castillo, Cristian Gómez Picon, Gustavo Pascito, Maria Fernando Mena, Juan Pablo Rodríguez. Dixon Delgado y Mario Valderrama y el equipo de gobierno saliente integrado por la Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal con el acompañamiento de la doctora Carmen Emilio Sua Profesional de la Oficina Asesora de Planeación Municipal y Martha Pedroza Molano Profesional de Control Interno, con el fin de dar inicio al proceso de empalme de la secretaría de Obras Publicas Municipal según lo establecido en el cronograma.

Ingeniero Hector Abril Castillo Coordinador del equipo de empalme entrante, es para nosotros muy importante tener claro todo el proceso de la secretaría de Obras aunque el tiempo es muy corto para conocer los pormenores de la misma, es casi imposible mas sin embargo le solicitamos a ustedes muy respetuosamente que nos colaboren al máximo suministrando la información más relevante y las recomendaciones que tenga lugar, como los procesos importantes que se deben continuar en la siguiente administración, yo les voy a presentar el equipo que me acompaña el día de hoy empezamos a el ingeniero Cristian Gómez Picon, el ingeniero Gustavo Pascito, la ingeniera Maria Fernando Mena, el arquitecto Juan Pablo Rodríguez, el ingeniero Dixon Delgado y el ingeniero Mario Valderrama. "Trabajo, Progreso y Solidaridad" Cra 24 entre Calle 18 y 20 Barrio La Esperanza Teléfono: 097 8853156 Email: [email protected]

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Carmen Emilio, Sua profesional de la Oficina Asesora de Planeación, buenos días para todos, el día de hoy no nos puede acompañar el doctor Jair Santana por actividades inherentes al cargo, pero ha dejado las instrucciones para continuar con este proceso tan importante el cual estará a cargo de la Ingeniera Layla Zorro Secretaria de Obras y de la profesional de Control Interno Martha Pedroza quien nos colabora con la elaboración del acta de esta reunión.

Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal, buenos días, primero que todo para dar inicio con este proceso yo les quiero contar como está conformado mi equipo de trabajo, el cual no es bastante grande porque el mayor problema es de personal solo contamos con 4 personas de planta, ya que el señor Yesid se acaba de pensionar quedando conformado por la secretaria que es Barbarita, quien muy amablemente nos ayuda con todo lo relacionado a correspondencia de CRM y contestar algunos oficios, también contamos con Ariel Bello que es técnico de la secretaria quien trabaja toda lo relacionado análisis de precios unitarios y es la persona que nos colabora con gobierno en línea, MECI, tramites y demás comités que se delega y la ingeniera Ana Pineda que realiza las supervisiones de múltiples contratos de la secretaria y de la administración relacionados a obras, así está conformado este equipo de trabajo el cual es muy pequeño para todas las funciones de esta secretaria, es por ello que hemos tenido que contratar dos ingenieras para que nos ayude con el tema de supervisiones las cuales siempre estaban por contrato desde la oficina de apoyo solo hasta hace poco se pudo hacer un contrato con los recursos del FAEP, los cuales fueron de mucha "Trabajo, Progreso y Solidaridad" Cra 24 entre Calle 18 y 20 Barrio La Esperanza Teléfono: 097 8853156 Email: [email protected]

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ayuda para esta importante labor, así mismo le cuento que nosotros solo contamos con una motoniveladora y una motobomba que esta en funcionamiento y a cargo de esta secretaria.

Ingeniera Maria Fernanda Mena integrante del grupo de empalme entrante, yo quisiera saber ingeniera Layla como es el funcionamiento de la motoniveladora y si los equipos de Asocaracol están a cargo de la secretaría de Obras Publicas o no.

Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal, el funcionamiento de esta motoniveladora está a cargo de la secretaría de obras pero el operario de la misma se contrata por apoyo a la administración y lo relacionado a los equipos de asocaracol todavía están a cargo de la secretaria aunque yo desde el principio que llegue a esta secretaria he solicitado que apoyo los descarguen del inventario y se asigne de alguna forma a asocaracol, porque es muy complicado tener a cargo algo que le están dando uso una empresa y que nosotros difícilmente estamos en contacto con eso, pero la verdad no sabemos que ha pasado con eso, pero desde mi punto de vista yo creo que se debe entregar a ellos, lo mismo está ocurriendo con unos equipos que tiene la comunidad del trompillo y que utilizan para el bombeo del pluvial en este sector también está a cargo de obras el cual debe entregarse a esta comunidad.

Ingeniera Maria Fernando Mena integrante del grupo de empalme entrante, la motoniveladora ingeniera está en funcionamiento y se tiene un cronograma de trabajo para la misma o no. "Trabajo, Progreso y Solidaridad" Cra 24 entre Calle 18 y 20 Barrio La Esperanza Teléfono: 097 8853156 Email: [email protected]

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Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal, Si está en funcionamiento en estos momentos no está en campo pero si funciona y nosotros si tenemos un cronograma de trabajo según la necesidad de la comunidad, eso es todo lo relacionado a muebles a cargo de la secretaria.

Ingeniero Cristian Gomez Picon integrante del grupo de empalme equipo entrante, ingeniera yo tengo conocimiento de mas maquinaria que estaba a cargo de la secretaria y usted no la relaciona.

Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal, no Cristian eso es solo lo que tenemos, le puede preguntar a la Ingeniera María Fernando ella cuando estuvo de secretaria fue eso solo lo que teníamos, tengo entendido que esa maquinaria que usted hace referencia le dieron de baja hace mucho tiempo, para continuar con las generalidades de la secretaria les cuento que nosotros debemos dar respuesta a todos los derechos de petición que llegan en materia de obras públicas y el trámite de este es por el despacho del alcalde.

Ingeniero Dixon Delgado integrante del grupo de empalme de equipo entrante, en el tema de normatividades usted de quien se apoyan para dar respuesta a los derechos de petición o mejor quien revisa que estén bien orientados conforme a la ley.

Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal, no ingeniero nosotros no contamos con el apoyo jurídico de un abogado hasta el año pasado teníamos una persona que nos ayudaba pero ella fue "Trabajo, Progreso y Solidaridad" Cra 24 entre Calle 18 y 20 Barrio La Esperanza Teléfono: 097 8853156 Email: [email protected]

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trasladada para la oficina jurídica al tema de contratación y quedamos sin este apoyo jurídico, algunas ocasiones cuando se requiere algo muy normativo pedimos ayuda a la oficina jurídica y si es de entes de control, este tema lo trabajamos con Control Interno quien es la persona que recopila la información da respuesta a la petición, adicional a esto el proceso de liquidación de los contratos paso a cada secretaria somos nosotros los secretarios quienes debemos liquidar los contratos.

Ingeniero Hector Abril Castillo Coordinador del empalme del equipo entrante, ingeniera existen planes pendientes para ejecutar.

Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal, mas adelante ingeniero en el informe que les voy entregar tengo programado eso, también es importante contarles que nosotros no contamos con una persona permanente en el tema ambiente, en estos momentos recibimos apoyo de la Secretaria de Agricultura con la ingeniera Maira quien nos ayuda con este tema.

Arquitecto Juan Pablo Rodríguez integrante del grupo de empalme entrante, la administración porque no busca un mecanismo para que el porcentaje que se descuenta de los contratos queden en una sola bolsa y se haga un proyecto macro en este tema.

Ingeniera Layla Zorro Vega Secretaria de Obras Publicas Municipal, ese temas es muy complicado en razón a que cada comunidad solicita el tema ambiental de la obra, porque ellos establecen que se debe mejorar el impacto ambiental que se perjudica por esta obra, para continuar le "Trabajo, Progreso y Solidaridad" Cra 24 entre Calle 18 y 20 Barrio La Esperanza Teléfono: 097 8853156 Email: [email protected]

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