PROCESO GESTION PROTOCOLARIA PROCEDIMIENTO CEREMONIAL PARA LA TRANSMISIÓN DEL MANDO PRESIDENCIAL SENADO DE LA REPÚBLICA

CODIGO: PR-Pr02 VERSIÓN: 02 FECHA APROBACIÓN: 2016-09-22

1. OBJETIVO Especificar las actividades a realizar por los funcionarios de la oficina de protocolo para la Transmisión de Mando Presidencial (7 de agosto, tres de la tarde cada cuatro años) a fin de cumplir con las exigencias protocolarias definidas en el Manual de Protocolo y Ceremonial del Honorable Senado de la República que se encuentre vigente (Resolución 014 de 1998 y Decreto 770 de 1982).

2. ALCANCE Desde la recepción de comunicado de coordinación para el evento hasta la entrega del texto para la toma de juramento al presidente de la república electo. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 

Transmisión de Mando Presidencial: conjunto de actividades mediante las cuales el Congreso en pleno toma juramento al Presidente de la República electo para el siguiente periodo constitucional.

4. RESPONSABLES 

Jefe de Protocolo: funcionario encargado de coordinar y garantizar que las actividades protocolarias conjuntas con la Casa de Nariño se den para garantizar la correcta ejecución de la las actividades de trasmisión del mando presidencial.



Funcionario Delegado: persona perteneciente o en comisión en la oficina de protocolo que debe realizar las actividades de información, gestión, acompañamiento y trámite de objetivo de este procedimiento.

5. CONDICIONES GENERALES 

El saludo protocolario debe construirse teniendo en cuenta las precedencias establecidas en el decreto 770 de 1982 y en la resolución 014 de 1998.

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Nombre: Ema Elisa Illera

Nombre: Ema Elisa Illera

Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC

Cargo: Jefe de Protocolo

Cargo: Jefe de Protocolo

No. Acta y Fecha: 044 del 22 de septiembre 2016

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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No.

1

Descripción de la Actividad

Responsable o Rol

RECIBIR NOTIFICACIÓN DE CASA MILITAR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA:

Jefe de Protocolo

Debe recibir carta citando a la primera reunión de coordinación.

Profesional designado

Registros

Comunicación interna

COORDINAR LOGÍSTICA DEL EVENTO CON BIENES Y SERVICIOS:

2

Debe generar oficio al Jefe de Bienes y Servicios solicitando revisión de bombilleria, limpieza general del capitolio y específicamente del lugar donde se desarrolla la ceremonia, además la instalación del tapete de alfombra roja, disponibilidad de cerrajero y del técnico telefónico, la disponibilidad de personal de servicios generales para aseo y cafetería. También debe enviar oficio al Jefe de Planeación y Sistemas solicitando un ingeniero de soporte para los efectos requeridos antes, durante y posterior al evento. Además enviar oficio al Jefe de Prensa informando que los funcionarios y medios que vayan a cubrir la ceremonia deben acreditarse ante la oficina de prensa de la Presidencia de la República.

Jefe de Protocolo Comunicación interna

Profesional designado

ASISTIR A REUNIÓN DE COORDINACIÓN EN CASA MILITAR:

3

En esta reunión debe obtener la información sobre el lugar determinado para la realización de la ceremonia de transmisión de mando presidencial, se entera de quien realizara el montaje de tarimas, silletería, decoraciones, sonido, pantallas y demás aspectos requeridos. También debe obtener información sobre cuál será el mecanismo para la acreditación de los funcionarios de presidencia, protocolo, relatoría, grabación, servicios generales, bienes y servicios, sistemas y demás áreas requeridas para el optimo desarrollo de la sesión conjunta de las cámaras. Allí también debe solicitar listado del personal que realizara el montaje logístico a fin de autorizar ingresos al capitolio. ELABORÓ

REVISÓ

Jefe de Protocolo

N.A.

APROBÓ

Nombre: Ema Elisa Illera

Nombre: Ema Elisa Illera

Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC

Cargo: Jefe de Protocolo

Cargo: Jefe de Protocolo

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No.

Descripción de la Actividad

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Responsable o Rol

Registros

Jefe de Protocolo

Listado de personal

Jefe de Protocolo

Comunicación interna Listado de Personal

Allí también debe obtener información sobre la fecha de la próxima reunión de coordinación. Toda esta información debe ser comunicada al Secretario General para que convoque reunión de jefes de oficinas o dependencias requeridas para el normal desempeño del Congreso pleno.

ASISTIR A REUNIÓN DE SECRETARIA GENERAL:

4

Una vez en la reunión debe verificar que el Secretario General solicite a los jefes de área o dependencia el listado del personal requerido (nombres y apellido y documento de identidad) para el normal desarrollo del Congreso en pleno, además debe verificar que este informe el procedimiento, lugar y fechas para acreditarse ante la presidencia de la república. COORDINAR AUTORIZACIONES DE INGRESOS PARA PERSONAL ENCARGADO DEL MONTAJE:

5

Una vez recibidos los listados debe remitirlos mediante oficio a la Secretaria General para que los ingresen al sistema y quede aprobado el ingreso de estos en las fechas previstas.

RECIBIR NOTIFICACIÓN Y ASISTIR A SEGUNDA REUNIÓN DE COORDINACIÓN:

6

Debe recibir carta de citación a la segunda reunión de coordinación y asistir en la fecha y hora definida, una vez allí debe conocer la ubicación de los filtros de seguridad, conocer si a los carros de los congresistas se les entregara distintivo de ingreso, conocer las rutas de acceso al capitolio y áreas circunvecinas, designación de fecha para la entrega de tarjetas de invitación a los congresistas, determinación de ubicación del salón VIP (para atención de jefes de estado y de gobierno y príncipes de casas reinantes), además determinar la disponibilidad de servicios sanitarios y de cafetería para los personajes VIP.

ELABORÓ

REVISÓ

Jefe de Protocolo

Comunicación interna

APROBÓ

Nombre: Ema Elisa Illera

Nombre: Ema Elisa Illera

Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC

Cargo: Jefe de Protocolo

Cargo: Jefe de Protocolo

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No.

Descripción de la Actividad

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Responsable o Rol

Registros

COORDINAR LOGÍSTICA PARA SALÓN VIP: Jefe de Protocolo 7

De manera conjunta con el jefe de protocolo de la cámara de representantes debe determinar el salón más adecuado para este fin y proceder a coordinar la logística o adecuaciones requeridas para la fecha.

N.A.

Funcionario designado

CONSTRUIR LISTA DE SALUDOS PROTOCOLARIOS PARA EL PRESIDENTE DEL CONGRESO: Con la información dada por la Presidencia de la República sobre los asistentes confirmados debe proceder a redactar el documento que contiene los saludos protocolarios, para esto debe tener en cuenta las precedencias establecidas en el decreto 770 de 1982 y sus modificaciones y la resolución 014 de 1998 (manual de protocolo). 8

Una vez redactado el saludo protocolario debe entregarlo al Presidente del Congreso para su revisión, el día anterior al evento debe coordinar el ensayo del discurso y de la colocación de la banda presidencial (esta debe ser entregada al Presidente del Congreso por el Director General del Protocolo de Colombia ya que se encuentran presentes jefes de estado, de gobierno y misiones internacionales, la banda presidencial debe ser colocada en sentido diagonal apoyada sobre el hombro izquierdo y por debajo del brazo derecho, verificando que el escudo de Colombia quede ubicado sobre el pecho del presidente. REVISAR LOGÍSTICA SENADO Y CÁMARA:

CORRESPONDIENTE

 

La adecuación de la sala técnica y que en ella estén disponibles los equipos y demás aspectos solicitados por la presidencia de la república. La adecuación del salón VIP, estado de aseo, mobiliario y presentación. ELABORÓ

REVISÓ

Discurso

Funcionario designado

AL

El día anterior en conjunto con el Jefe de Protocolo de la Cámara de Representantes debe verificar: 9

Jefe de Protocolo

Jefe de Protocolo Lista de chequeo.

Profesional designado

APROBÓ

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Nombre: Ema Elisa Illera

Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC

Cargo: Jefe de Protocolo

Cargo: Jefe de Protocolo

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No.

Descripción de la Actividad    

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Responsable o Rol

Registros

Ubicación de los congresistas y de los secretarios subsecretarios generales y relatoría. Funcionamiento de luces de los recintos y áreas de transito de los invitados y en general estado de aseo del capitolio. Citar al personal de servicios generales Y demás aspectos protocolarios (alfombra, flores, bandera exterior, entre otros).

REVISAR ÁREAS PARA LA SESIÓN DE CONGRESO PLENO: Verificar la organización del Salón Elíptico o lugar que se 10 haya dispuesto y en general estar pendiente de los imprevistos antes de y de las solicitudes de última hora del presidente del Senado y de la Presidencia de la República.

Jefe de Protocolo N.A.

Funcionario designado

RECIBIR Y UBICAR A LOS CONGRESISTAS: Jefe de Protocolo Se debe ubicarse en el lugar de ingreso para los 11 congresistas y a medida que lleguen acompañarlos hasta la ubicación definida para estos.

N.A.

Funcionario designado

INFORMAR AL PRESIDENTE DEL CONGRESO DISPONIBILIDAD DE CONGRESISTAS PARA EL INICIO DE LA SESIÓN EN PLENO: Debe informar que los congresistas ya esta ubicados en el lugar establecido y que se dispone del tiempo justo para iniciar la actividad de llamado a lista y determinan 12 del quórum. De manera paralela debe recibir la información del representante de la cancillería sobre la el tiempo faltante para la llegada del presidente electo a la ceremonia de posesión. A continuación debe ubicarse en el ingreso señalado para recibir al presidente electo y acompañarlo hasta la ubicación establecida para este (ver Resolución 014 de 1998 página 5).

Jefe de Protocolo

N.A.

Jefe de Protocolo

N.A.

ACOMPAÑAR CEREMONIA DE POSESIÓN: 13 Después de la interpretación del himno nacional siguen las palabras del Presidente del Congreso, en este ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

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Responsable o Rol

Registros

momento debe entregarle en el podio el discurso, de igual manera en el momento de la toma de juramento debe entregar al Presidente del Congreso el texto para la toma de juramento y el Director General del Protocolo de Cancillería debe hacer lo propio con el Presidente electo, una vez entregado debe retirarse prudencialmente y estar atento para recibir los documentos entregados al Presidente del Congreso.

COORDINAR RECOLECCIÓN DE PRESTADOS PARA LA CEREMONIA:

ELEMENTOS Jefe de Protocolo

Una vez finalizada la ceremonia debe coordinar que los 14 equipos prestados y demás elementos vuelvan o regresen a su lugar de origen. Además al siguiente día debe coordinar que todas las áreas queden en perfecto estado de orden y aseo.

N.A.

Profesional designado

7. PUNTOS DE CONTROL  

Que en todas las actividades sean incluidos y se tengan en cuenta los lineamientos del manual de protocolo (resolución 014 de 1998). Actividad 16. Que los datos del indicador de gestión sea reportado oportunamente al área de calidad para poder consolidar los indicadores generales de la institución.

8. BASE LEGAL     

Resolución 014 de 1998. Decreto 770 de 1982. NTC-ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. NTC- ISO 9001:2008. NTC GP 1000:2009.

9. ANEXOS 

Anexo No. 1: flujograma del procedimiento.

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

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Cargo: Jefe de Protocolo

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SENADO DE LA REPÚBLICA

10. FORMATOS Pr-Fr01 Control de Eventos/Apoyos Oficina de Protocolo

11. DOCUMENTOS RELACIONADOS 

PR-Ca01 Caracterización Proceso Gestión de Protocolo

12. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

FECHA

01

Emisión del documento para divulgación e implementación

02

Revisión general del contenido del procedimiento en todas sus actividades para ajustar aspectos logísticos de cada actividad, inclusión del formato 2016-09-22 Control de Eventos/Apoyos Oficina de Protocolo.

ELABORÓ

REVISÓ

2015-12-10

APROBÓ

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Cargo: Jefe de Protocolo

Cargo: Jefe de Protocolo

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