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Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República Programa Nacional “Mis Años Dorados”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Tabla de contenido
I.
Introducción ........................................................................................................................... 5
II.
Área (s) de Aplicación ............................................................................................................. 5
III.
Objetivo (s)......................................................................................................................... 5
IV.
Base Legal .......................................................................................................................... 6
V.
PROCEDIMIENTOS PROGRAMA NACIONAL “MIS AÑOS DORADOS” ........................................ 6
VI.
Políticas:............................................................................................................................. 6
VII.
Responsables: .................................................................................................................... 7
VIII.
Descripción de las operaciones/actividades ........................................................................ 8
IX.
Procedimiento para la Planificación Financiera GF001 ....................................................... 8
X.
Diagrama de flujo: Planificación Financiera GF 001 ................................................................. 9
XI.
Procedimiento Macro de Gestión Financiera GF002 ......................................................... 10
XII.
Diagrama de flujo: Procedimiento Macro de Gestión Financiera GF002 ............................ 11
XIII.
Procedimiento Elaboración PAAC GF003 .......................................................................... 12
XIV.
Diagrama de Flujo: Procedimiento Elaboración PAAC GF003 ............................................ 13
XV.
Procedimiento ejecución financiera fondo rotativa alimentos perecederos GF 004 .......... 14
XVI. Diagrama de Flujo: Procedimiento ejecución financiera fondo rotativa alimentos perecederos GF 004 ..................................................................................................................... 16 .................................................................................................................................................... 17 XVII.
Procedimiento ejecución financiera fondo rotativo viáticos GF 005 .................................. 18
XVIII.
Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera fondo rotativo viáticos GF 005 . 19
XIX.
Procedimiento ejecución financiera a través del fondo rotativo otros bienes GF 006 ..... 21
XX. Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera a través del fondo rotativo otros bienes GF 006 ............................................................................................................................ 23 .................................................................................................................................................... 23
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
.................................................................................................................................................... 24 .................................................................................................................................................... 25 XXI.
Procedimiento ejecución financiera acreditamiento compras directas GF 007 ................. 26
XXII. Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera acreditamiento compras directas GF 007 27 .................................................................................................................................................... 27 XXIII.
Procedimiento ejecución financiera acreditamiento por evento GF 008 ...................... 28
XXIV. 008
Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera acreditamiento por evento GF 29
.................................................................................................................................................... 29 XXV.
Procedimiento reporte mensual y base de datos SOSEP GF 009 ........................................ 31
XXVI.
Diagrama de flujo: Procedimiento reporte mensual y base de datos SOSEP GF 009....... 32
XXVII. 010
Procedimiento inicio ejecución a través del fondo rotativo – alimentos perecederos GF 33
XXVIII. Diagrama de flujo: Procedimiento inicio ejecución a través del fondo rotativo – alimentos perecederos GF 010 ................................................................................................................... 35 .................................................................................................................................................... 36 XXIX. XXX.
Macro proceso de planificación anual de atención integral
AI 001 .......................... 37
Diagrama de flujo: Macro proceso de planificación anual de atención integral
AI 001 . 38
XXXI.
Procedimiento protocolo de apertura de centros- atencion integral AI 002 .................. 39
XXXII. 002
Diagrama de flujo: Procedimiento protocolo de apertura de centros- atencion integral AI 40
XXXIII.
Procedimiento control y administración de centros AI 003 ........................................... 41
XXXIV.
Diagrama de flujo: Procedimiento control y administración de centros AI 003 ............. 42
.................................................................................................................................................... 43 XXXV.
Procedimiento psico-social AI 004................................................................................. 44
XXXVI.
Diagrama de flujo: Procedimiento psico-social AI 004 ................................................... 45
.................................................................................................................................................... 45 XXXVII.
Procedimiento contratación, inducción al personal de nuevo ingreso
AI 005 ........... 46
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXVIII. ingreso
Diagrama de flujo: Procedimiento contratación, inducción al personal de nuevo AI 005 ......................................................................................................................... 47
XXXIX.
Procedimiento Brecha Generacional AI 006 .................................................................. 48
XL.
Diagrama de flujo: Procedimiento Brecha Generacional AI 006......................................... 49
.................................................................................................................................................... 49 XLI.
Procedimiento capacitación técnica continua AI 007 ........................................................ 50
XLII.
Diagrama de flujo: Procedimiento capacitación técnica continua AI 007 ........................... 51
.................................................................................................................................................... 51 XLIII.
Procedimiento educativo- cultural- expresión artística AI 008........................................... 52
XLIV.
Diagrama de flujo: Procedimiento educativo- cultural- expresión artística AI 008 ......... 53
XLV.
Procedimiento físico-recreativo-lúdico AI 009................................................................... 54
XLVI.
Procedimiento físico-recreativo-lúdico AI 009 ............................................................... 55
XLVII.
Procedimiento terapia ocupacional AI 010 .................................................................... 56
XLVIII.
Diagrama de flujo: Procedimiento terapia ocupacional AI 010 ...................................... 57
XLIX.
Procedimiento nutrición AI 011 ........................................................................................ 58
L.
Diagrama de flujo: Procedimiento nutrición AI 011............................................................... 59
LI.
Procedimiento salud curativa AI 012 .................................................................................... 60
LII.
Diagrama de flujo: Procedimiento salud curativa AI 012 ................................................... 61
LIII.
Procedimiento salud preventiva AI 013 ............................................................................ 62
LIV.
Diagrama de flujo: Procedimiento salud preventiva AI 013 ............................................... 63
LV.
Procedimiento Derechos del adulto mayor AI 014 ............................................................ 64
LVI.
Diagrama de flujo: Derechos del adulto mayor AI 014....................................................... 65
LVII.
Procedimiento infraestructura y remozamiento IR 001 ..................................................... 66
LVIII.
Diagrama de flujo: Infraestructura y remozamiento IR 001 ............................................... 67
LIX.
Procedimiento mantenimiento IR 002 .............................................................................. 68
LX.
Diagrama de flujo: Mantenimiento IR 002 ........................................................................ 69
LXI.
Procedimiento equipamiento por inauguración - ES 001 .................................................. 70
LXII.
Diagrama de flujo: Equipamiento por inauguración - ES 001 ............................................ 71
LXIII.
Procedimiento distribución de bienes y suministros por re-abastecimiento ES 002 ........... 72
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LXIV.
Procedimiento distribución de bienes y suministros por re-abastecimiento ES 002 ....... 73
LXV.
Procedimiento inventario general de suministros y bienes ES 003 .................................... 74
LXVI.
Diagrama de flujo: Inventario general de suministros y bienes ES 003 ........................... 75
LXVII.
Procedimiento reclamos de bienes - ES 004 .................................................................. 76
LXVIII.
Diagrama de flujo: Reclamos de bienes - ES 004............................................................ 77
LXIX.
Formatos .......................................................................................................................... 78
I.
Terminología ........................................................................................................................ 84
I.
Glosario................................................................................................................................ 85
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Introducción
I.
En cumplimiento de los requerimientos de la Contraloría General de Cuentas se ha preparado este documento que contiene instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades. El documento contiene todos los procedimientos clave identificados para el Programa Nacional “Mis Años Dorados” que en su totalidad suman treinta y dos. Toda la información contenida fue recabada directamente de los dueños de los procesos, su analizada, ampliada, retada y finalmente revisada y aprobada por la Dirección y Sub-Dirección del programa. Este manual podrá ser consultado por todo el personal del Programa Nacional “Mis Años Dorados” pues contiene la información necesaria para identificar y conocer las contribuciones que los puestos de trabajo deben entregar, alineados a los productos y sub-productos comprometidos en el plan estratégico institucional.
II.
Área (s) de Aplicación
Los procedimientos descritos en este manual son de observancia general y obligatoria por todo el personal del Programa Nacional “Mis Años Dorados”.
Objetivo (s)
III.
Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la ejecución de las funciones principales del Programa Nacional “Mis Años Dorados” en pleno cumplimiento de la recomendación de la Contraloría General de Cuentas de la Nación. Este manual permitirá realizar distintas funciones importantes dentro de la administración del programa, tales como:
Inducir al personal en las funciones de su puesto de trabajo. Coordinar acciones entre puestos y áreas de trabajo. Alinear el esfuerzo de los colaboradores en la ejecución de sus funciones. Asegurar la entrega de los productos y sub-productos clave del programa.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IV.
Base Legal
Acuerdo Gubernativo 893-91, de fecha 22 de noviembre de 1991, Creación de La Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente (SOSEP), Acuerdo Gubernativo 351-94 Reglamento Interno de SOSEP, Acuerdo Interno 183-2012 de fecha 16 de julio del 2012, Creación del Programa Nacional del Adulto Mayor “Mis Años Dorados”, Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y todas las normas aplicables en la materia.
V.
PROCEDIMIENTOS DORADOS”
PROGRAMA
NACIONAL
“MIS
AÑOS
Se desarrollan treinta procedimientos que son necesarios para ejecutar efectivamente las acciones financieras, administrativas y de atención a los ejes integrales para favorecer la calidad de vida del Adulto Mayor.
VI.
Políticas:
Política Nacional de Seguridad Alimentaria y Nutricional, Programa Nacional de Gestión para la Reducción de Riesgo a Desastres en los procesos de Desarrollo 2007-2012; Política de Desarrollo Social y Población.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VII.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Responsables:
Título Planificación Integral Macro Proceso Gestión Financiera Anteproyecto de presupuesto anual y PAAC Ejecución financiera a través del fondo rotativo para alimentos perecederos Ejecución financiera a través del fondo rotativo para pago de viáticos Ejecución financiera a través del fondo rotativo otros bienes Ejecución financiera a través de acreditamiento (compras directas) Ejecución financiera a través de acreditamiento (compras por evento) Reporte mensual y BSOSEP Inicio de Ejecución Financiera a través del fondo rotativo Macro Proceso Atención Integral Protocolo apertura de centros Control de centros - atención integral Psico-Social Contratación, inducción al personal de nuevo ingreso Brecha generacional Capacitación técnica continua Educativo - Cultural - Expresión artística Físico - Recreativo - Lúdico Terapia Ocupacional Nutrición Salud Curativa Salud Preventiva Derechos del adulto mayor Infraestructura y remozamiento Mantenimiento Equipamiento por inauguración Distribución bienes y suministros por re abastecimiento Inventario General de suministros y bienes Reclamo de bienes
Clave GF 001 GF 002 GF 003 GF 004 GF 005 GF 006 GF 007 GF 008 GF 009 GF 010 AI 001 AI 002 AI 003 AI 004 AI 005 AI 006 AI 007 AI 008 AI 009 AI 010 AI 011 AI 012 AI 013 AI 014 IR 001 IR 002 ES 001 ES 002 ES 003 ES 004
Area Finanzas Finanzas Finanzas Finanzas Finanzas Finanzas Finanzas Finanzas Finanzas Finanzas Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Atención Integral Infraestructura Infraestructura Equipamiento Equipamiento Equipamiento Equipamiento
Responsable Supervisión Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Jefatura de Planificación Financiera Dirección Encargada de Unidad Sub-Dirección Sub-Dirección Dirección Administradora Sub-Dirección Encargada de Unidad Psicología Sub-Dirección Sub-Dirección Dirección Encargada de Unidad Trabajo Social Sub-Dirección Encargada de Unidad Sub-Dirección Encargada de Unidad Psicología Sub-Dirección Encargada de Unidad Trabajo Social Sub-Dirección Encargada de Unidad Trabajo Social Sub-Dirección Encargada de Unidad Salud Sub-Dirección Encargada de Unidad Salud Sub-Dirección Encargada de Unidad Salud Sub-Dirección Administradora Sub-Dirección Spv. Infraestructura y RemozamientoSub-Dirección Spv. Infraestructura y RemozamientoSub-Dirección Enc. Equipamiento y Suministro Jefe de Planificación F. Enc. Equipamiento y Suministro Jefe de Planificación F. Enc. Equipamiento y Suministro Jefe de Planificación F. Enc. Equipamiento y Suministro Jefe de Planificación F.
Preparado por J. Fernández J. Fernández J. Fernández J. Fernández J. Fernández J. Fernández J. Fernández J. Fernández J. Fernández J. Fernández C. Barillas C. Barillas C. Barillas M. Gaytan C. Barillas C. Barillas M. Gaytan M. Gaytan M. Gaytan M. Gaytan C. Barillas C. Barillas C. Barillas C. Barillas Mauricio Mauricio Jeimy Jeimy Jeimy Jeimy
Autorizado por K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin K. Lusky / G de Marin
Fecha jul-14 jul-14 jul-14 jul-14 jul-14 jul-14 jul-14 jul-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14 ago-14
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VIII. IX.
Descripción de las operaciones/actividades Procedimiento para la Planificación Financiera GF001
No. 1. 2.
Funcionario responsable Unidades Externas Directora
3. 4.
13.
Directora Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Directora Directora Directora Jefe de Planificación Financiera Directora
14.
Unidades Externas
15.
Unidades Externas
16. 17.
Jefe de Planificación Financiera Unidades Externas
18.
Directora
19. 20.
Directora Directora
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Descripción de la actividad Recibe lineamientos de la Dirección de Planificación SOSEP Incorpora análisis de hallazgos y solicitudes a considerar en la Planificación Establece los lineamientos internos de MAD para la planificación Recibe los lineamientos internos MAD y externos dela Dirección de Planificación SOSEP Actualiza y valida el árbol de problemas, análisis de causalidad Establecimiento de las metas físicas de productos y sub-productos (descriptivo y numérico) Establecimiento de los bienes requeridos para el funcionamiento del programa Establecimiento del techo presupuestario Evalúa metas físicas y techo presupuestario Decide cambios a las metas físicas y techo presupuestario Autorización interna de metas físicas y techo presupuestario Preparación del PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Aprobación preliminar del PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Aprobación preliminar del PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Requerimiento de modificación y/o ajustes finales al PEI, POM POA y Anteproyecto de Presupuesto Realización de modificación y ajustes finales al PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Aprobación de modificación y ajustes al PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Notificación de modificación y ajustes al PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Socialización Interna de la Planificación Anual autorizada Fin de proceso
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PLANIFICACIÓN INTEGRAL
CODIGO PROCESO: GF001
UNIDADES EXTERNAS
Jefe de Planificación Financiera
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
SubDirectora
Diagrama de flujo: Planificación Financiera GF 001 Directora
X.
ADMINISTRATIVO
Lineamientos de la Dirección de Planificación SOSEP
Incorpora análisis de hallazgos y solicitudes a considerar en la Planificación Establece los lineamientos internos de MAD para la planificación Recibe los lineamientos internos de MAD y externos de la Dirección de Planificación SOSEP
Actualiza y valida el árbol de problemas y análisis de causalidad
Planificacion SOSEP
Establecimiento de los productos y sub-productos (descriptivo y numérico)
Establecimiento de los bienes requeridos para el cumplimiento de la planificación
Establecimiento del techo presupuestario
Evalúa metas físicas y techo presupuestario
Decide cambios a las metas físicas y techo presupuestario
Autorización interna de metas físicas y techo presupuestario Preparación del PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Aprobación preliminar del PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Aprobación preliminar del PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto
Dirección de Planificación / Unidad de Presupuesto SOSEP
Requerimiento de modificación y/o ajustes finales al PEI, POM POA y Anteproyecto de Presupuesto
Dirección de Planificación / Unidad de Presupuesto SOSEP
Realización de modificación y ajustes finales al PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Aprobación de modificación y ajustes al PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Notificación de modificación y ajustes al PEI, POM, POA y Anteproyecto de Presupuesto Socialización Interna de la Planificación Anual autorizada
Fin del proceso
Dirección de Planificación / Unidad de Presupuesto SOSEP
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XI. No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Procedimiento Macro de Gestión Financiera GF002
Funcionario responsable Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Unidades Externas Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Contador
Descripción de la actividad POA establece la Gestión Financiera Consulta la fecha de ejecución en el PAAC para poder dar inicio a la gestión financiera. Solicita cuota mensual presupuestaria por renglón de gasto. Autoriza la cuota mensual asignada al programa. Verifica si los bienes están en contrato abierto vigente. De acuerdo al monto, se evalúa y confirma la modalidad de compra, entre compra directa o por evento. Siendo compra directa se elige el acreditamiento como primer opción, de lo contrario se elige el fondo rotativo. Fin del proceso
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GESTIÓN FINANCIERA
CODIGO PROCESO: GF002
UNIDADES EXTERNAS
Contador
Jefe de Planificación Financiera
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Colaborador Solicitante
Diagrama de flujo: Procedimiento Macro de Gestión Financiera GF002
Directora
XII.
ADMINISTRATIVO
POA establece la Gestión Financiera
Consulta fecha de ejecución en el PAAC para dar inicio a la gestión financiera
Solicita cuota mensual presupuestaria por renglón de gasto Dirección de Presupuesto / Unidad de compras
Autoriza la cuota mensual asignada al programa
No
Verificar si los bienes están en contrato abierto vigente
Bien sujeto a decisión por compra directa o por evento EVENTO - Consultar Procedimiento de Ejecución Financiera a través de acreditamiento (Compras por Eventos)
De acuerdo al monto, se evalua y confirma la modalidad de compra, entre compra directa o por evento
COMPRA DIRECTA
ACREDITAMIENTO -
Siendo compra directa se elige el acreditamiento como primer opción, Consultar Procedimiento de Ejecución Financiera a de lo contrario el fondo rotativo través de Acreditamiento (Compras Directas)
FONDO ROTATIVO Consultar Procedimiento de Ejecución Financiera a través de Fondo Rotativo (Alimentos Perecederos)
Fin del proceso
FONDO ROTATIVO - Consultar Procedimiento de Ejecución Financiera a través de Fondo Rotativo (Viáticos en el Interior)
FONDO ROTATIVO Consultar Procedimiento de Ejecución Financiera a través del Fondo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XIII.
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Procedimiento Elaboración PAAC GF003
Funcionario responsable Jefe de Planificación Financiera Directora Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Directora Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Presupuesto SOSEP Jefe de Planificación Financiera Directora Presupuesto SOSEP Jefe de Planificación Financiera
Descripción de la actividad Prepara y presente la propuesta de techo presupuestario en base a la Planificación Integral Autoriza el techo presupuestario preliminar y los requerimientos del Programa MAD Envía el techo presupuestario para verificar cumplimiento de los lineamientos de la Unidad de Presupuesto SOSEP Recibe techo presupuestario y lineamientos autorizados Prepara el Catálogo de Insumos del programa Requerimiento de código para bienes no incluidos en el Catálogo de Insumos del MinFin Determinación de costos por insumos, renglón, grupo de gasto, fuente de financiamiento, mes , cuatrimestre y anual (PAAC) Autoriza el PAAC Ingreso en el Sistema de Gestión (SIGES) Requerimiento de modificación y/o ajustes finales al PAAC con base a los cambios requeridos en la Planificación Anual Realización de modificación y ajustes finales al PAAC Aprobación de modificación y ajustes al PAAC Notificación de modificación y ajustes al PAAC Socialización del PAAC con Contadores, de sus modificaciones y ajustes Fin del proceso
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ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Asistente Admtvo 1
Diagrama de Flujo: Procedimiento Elaboración PAAC GF003
Directora
XIV.
ADMINISTRATIVO
Prepara y presente la propuesta de techo presupuestario en base a la Planificación Integral Autoriza el techo presupuestario preliminar y los requerimientos del Programa MAD
Envia el techo presupuestario para verificar cumplimiento de los lineamientos de la Unidad de Presupuesto SOSEP
Presupuesto de SOSEP
Recibe techo presupuestario y lineamientos autorizados
Preparación del Catálogo de Insumos del programa
Requerimiento de código para bienes no incluidos en el Catálogo de Insumos del MinFin
Determinación de costos por insumos, renglón, grupo de gasto, fuente de financiamiento, mes , cuatrimestre y anual (PAAC)
Autoriza el PAAC
Ingreso en el Sistema de Gestión (SIGES)
Presupuesto SOSEP
Notificación del PAAC a la Dirección Financiera y la Unidad de Compras
Presupuesto SOSEP
Requerimiento de modificación y/o ajustes finales al PAAC con base a los cambios requeridos en la Planificación Anual
Unidad de Uni da d de Compras Compra s
Presupuesto
Unidad de Compras
Presupuesto
Unidad de Compras
Uni da d de SOSEP Pres upues to SOSEP
Realización de modificación y ajustes finales al PAAC
Aprobación de modificación y ajustes al PAAC
Notificación de modificación y ajustes al PAAC
Socialización del PAAC con Contadores, de sus modificaciones y ajustes
Fin del proceso
Uni da d de SOSEP Pres upues to SOSEP
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XV.
Procedimiento ejecución financiera fondo rotativa alimentos perecederos GF 004
No. 1.
Funcionario responsable Contador
2.
Contador
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Contador Contador Tesorería Administradora Contador Secretaria Contadora y Administradora Unidades Externas
10. 11. 12. 13. 14.
Unidades Externas Contador Administradora Contador Sub-Directora
15.
Directora
16. 17.
Secretaria Contadora Secretaria Contador
18. 19.
Secretaria Contador Administradora
20.
Contador
21. 22. 23. 24.
Contador Contador Contador Secretaria Contadora
Descripción de la actividad Establecimiento de fechas de requerimiento de vales o creación de Caja Chica y programación de liquidación para la compra de alimentos perecederos en los Centros. Consulta el monto del vale o Caja Chica requerido mensualmente y establecido en el PAAC vigente. Determina la modalidad de vale o caja chica para cada Centro. Solicitud de emisión de cheques para compras mediante vale. Emisión de cheque solicitado Recibe el cheque directamente en oficinas de Tesorería Solicitud de documentación para la apertura de Caja Chica. Entrega la documentación solicitada para la apertura de Caja Chica. Recibe documentación completa de parte de la Administradora y Secretaria/ Contadora. Remite documentación completa de la Administradora Solicitud de fondos para la creación de Caja Chica. Retira monto de dinero necesario para compras. Realiza e imprime la requisición de compra de alimentos perecederos. Solicita aprobación de compra de los alimentos perecederos a través de la requisición. Autoriza la compra de los alimentos perecederos a través de la requisición. Realiza las compras de acuerdo a los menús. Prepara la documentación para la liquidación de fondo rotativo del Centro. Registra las operaciones contables en el Libro de Caja Chica y de Bancos. Revisa y aprueba preliminarmente la liquidación de fondo rotativo del Centro Revisión de documentos que soportan la liquidación (Requisición, Facturas razonadas, (FR03 y Copia del libro de Caja chica y si es Vale el cuadro de resumen de la liquidación) Realiza la corrección de documentos y los devuelve. Notifica que la documentación presentada está completa y correcta. Traslado de documentación revisada a Tesorería Recolecta firma de los beneficiarios en la planilla de Atención Integral y
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25.
Secretaria Contadora
26.
Contador
27.
Unidades Externas
Alimentación Envía planillas de Atención Integral y Alimentación, generadas en el tiempo correspondiente a la liquidación. Recibe, revisa y remite a Tesorería las Planillas de Atención Integral y Alimentación. Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATITVO PARA COMPRA DE ALIMENTOS PERECEDEROS
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Administrado ra
Secretaria Contadora
Contador
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
SubDirectora
Diagrama de Flujo: Procedimiento ejecución financiera fondo rotativa alimentos perecederos GF 004 Directora
XVI.
ADMINISTRATIVO
Establecimiento de fechas de requerimiento de vales o creación de caja chica y programación de liquidaciones para la compra de alimentos perecederos en los Centros
Tesorería Tesorería
Consulta el monto del vale o caja chica requerido mensualmente y establecido en el PAAC vigente
Determina la modalidad de vale o caja chica para cada Centro
Vale
Caja Chica
Solicitud de emisión de cheques para compras mediante vale
Emisión de cheque solicitado
Tesorería Tesorería
Recibe el cheque directamente en oficinas de la Tesorería
Solicitud de documentación para la apertura de Caja Chica
Entrega de documentación solicitada para la apertura de Caja Chica
Recibe documentación completa de parte de la Administradora y Secretaria/Contadora
Tesorería Tesorería
Remite documentación completa de la Administradora
Tesorería Tesorería
Solicitud de fondos para la creación de la Caja Chica
Retira monto de dinero necesario para compras
Realiza e imprime la requisición de compra de alimentos perecederos
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EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATITVO PARA COMPRA DE ALIMENTOS PERECEDEROS
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Administrado ra
Secretaria Contadora
Contador
SubDirectora
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Directora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
Solicita aprobación de compra de los alimentos perecederos a través de la requisición Autoriza la compra de los alimentos perecederos a través de la requisición
Realiza la compras de acuerdo a los menús
Prepara la documentación para la liquidación de fondo rotativo del Centro Registra las operaciones contables en el Libro de Caja Chica y de Bancos Revisa y aprueba preliminarmente la liquidación de fondo rotativo del Centro Revisión de documentos que soportan la liquidación (Requisición, Facturas razonadas, (FR03 y Copia del libro de Caja chica y si es Vale el cuadro de resumen de la liquidación)
Solicita la corrección de documentos presentados
Notifica que la documentación presentada está completa y correcta
Traslado de documentación revisada a Tesorería
Tesorería Tesorería
Recolecta firma de los beneficiarios en la planilla de Atención Integral y Alimentación Envia planillas de Atención Integral y Alimentación, generadas en el tiempo correspondiente a la liquidación. Recibe, revisa y remite a Tesorería las Planillas de Atención Integral y Alimentación
Fin del proceso
Tesorería Tesorería
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XVII.
Procedimiento ejecución financiera fondo rotativo viáticos GF 005
No.
Funcionario Responsable 1. Directora 2. Jefe Inmediato 3. Jefe de Planificación Financiera 4. Jefe Inmediato 5. Contador 6. Contador 7. Contador 8. Colaborador
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
Colaborador /Tesorería Jefe Inmediato Tesorería Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Jefe Inmediato Colaborador/ Contabilidad Contabilidad Asistente Administrativo Financiero Jefe de Planificación Financiera Directora
22. Directora 23. Directora
Descripción de la Actividad POA demanda Comisiones de Trabajo Oficiales Solicita nombramiento de Comisión Oficial para un colaborar/es. Realiza el Nombramiento Interno de Viáticos para comisión. Autoriza el nombramiento solicitado Se envía el Nombramiento Oficial a Contabilidad Entrega el Formulario de Viáticos Entrega el Formulario de Viáticos al Colaborado nombrado para la Comisión Oficial Solicita a Jefe Inmediato requerir el Viático Anticipo o Cumplir la Comisión sin Viáticos Anticipo Llena formulario de Viático Anticipo y lo remite a Tesorería Autoriza el formulario de Viático Anticipo Elabora el cheque de Anticipo Retira cheque de Viático Anticipo en Tesorería Realiza la Comisión y lleva el Formulario Viático constancia Realiza el Informe de la Comisión Completa el Formulario Viático Liquidación Autoriza Informe de la Comisión y Viáticos Liquidación Remite la documentación a Contabilidad Si corresponde retira cheque de Liquidación de Viático Genera reporte de Ejecución Presupuestaria de Viáticos Verificación de cumplimiento del PAAC Se realiza un Informe de Hallazgos sobre el cumplimiento del PAAC Gestiona acciones correctivas Fin de procesos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Asistente Admtvo Financiero
Asistente Admtvo 1
Directora
FLUJOGRAMA DE PROCESOS EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATITVO PARA PAGO DE VIÁTICOS
Colaborado r
Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera fondo rotativo viáticos GF 005
Jefe Inmediato
XVIII.
ADMINISTRATIVO
POA demanda Comisiones de trabajo Oficiales
Jefe inmediato solicita nombramiento de Comisión Oficial para un colaborador/es
Se realiza el Nombramiento Interno de Viáticos para Comisión
Jefe Inmediato autoriza el nombramiento solicitado
Se envia el Nombramiento Oficial a Contabilidad
Contabilidad SOSEP
Conta bi l i da d SOSEP
Entrega el Formulario de Viáticos
Entrega el Formulario de Viáticos al Colaborador nombrado para la Comisión Oficial
Colaborador decide si solicita Viático Anticipo
NO SI
Llena formulario de Viático Anticipo y pide autorización
Tesoreria
Autorización del formulario de Viático Anticipo
Remite el formulario de Viático Anticipo Autorizado
Emite cheque de Viático Anticipo
Retira cheque de Viático Anticipo en Tesorería
Realiza la Comisión y llena el Formulario Viático constancia
Tesorería
cheque
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EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATITVO PARA PAGO DE VIÁTICOS
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Asistente Admtvo Financiero 1
Asistente Admtvo 1
Directora
Colaborador
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Jefe Inmediato
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
Realiza el Informe de la Comisión
Completa el formulario Viático Liquidación
Autoriza Informe de la Comisión y Viático Liquidación
Remite la documentación a Contabilidad
Documentación
Contabilidad Contabilidad
Si corresponde retira cheque de liquidación de Viático
Reporte
Genera reporte de Ejecución Presupuestaria de Viáticos
Verificación de cumplimiento del PAAC
Informe de Hallazgos sobre el cumplimiento del PAAC
Gestiona acciones correctivas
Fin del proceso
Informe
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XIX.
No. 1.
Procedimiento ejecución financiera a través del fondo rotativo otros bienes GF 006
5.
Funcionario responsable Jefe de Planificación Financiera Sub-directora Directora Jefe de Planificación Financiera Colaborador
6. 7.
Colaborador Colaborador
8. 9.
Directora Colaborador
10.
Jefe de Planificación Financiera Directora Jefe de Planificación Financiera Tesorería SOSEP Colaborador Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Colaborador
2. 3. 4.
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
Colaborador Directora Jefe de Planificación Financiera Directora
Descripción de la actividad Realiza e imprime la requisición de compra. Solicita aprobación de compra a través de la requisición. Autoriza la compra a través de la requisición. Determina el pago de la compra a través de reembolso, crédito o contado. En el caso de Reintegro, se realiza la compra con fondos del colaborador. Realiza la planilla de asistencia, en casos que aplique. Solicita autorización de la planilla de asistencia en caso que aplique. Autoriza la planilla de asistencia en caso que aplique Traslada los documentos de soporte al Asistente Administrativo Financiero. Razona la factura Autoriza la razón de factura Solicita a contabilidad SOSEP el reintegro a través de un Oficio a nombre del Colaborador. Emite cheque de reintegro Recibe el cheque de reintegro Fin del proceso Solicita cotización a proveedor seleccionado Recepción del bien adquirido y factura correspondiente por parte de las Tesorería SOSEP Realiza la planilla de asistencia, en caso que aplique Solicita autorización de la planilla de asistencia en caso que aplique Razona la factura Autoriza la razón de factura
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.
Jefe de Planificación Financiera Directora Jefe de Planificación Financiera Tesorería SOSEP Proveedor Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Directora
32. 33.
Jefe de Planificación Financiera Tesorería SOSEP Colaborador
34. 35.
Colaborador Colaborador
36. 37. 38.
Secretaria Directora Colaborador
39.
Colaborador
Elabora el Oficio para la emisión de cheque a nombre del Proveedor. Solicita la emisión de cheque a nombre del Proveedor por medio del Oficio Traslada a Tesorería SOSEP, el Oficio de emisión de cheque y adjunta la cotización. Emite el cheque de pago Recibe el cheque Fin del proceso Solicita cotización a proveedor seleccionado Elabora el Oficio para la emisión de cheque a nombre del Proveedor Solicita la emisión de cheque a nombre del Proveedor por medio del Oficio Traslada a Tesorería SOSEP, el Oficio de emisión de cheque y adjunta la cotización. Emite el cheque de pago Recibe el cheque de pago a nombre del Proveedor y la orden de pago Recepción del bien adquirido y factura correspondiente Entrega del cheque de pago al proveedor y verifica la firma del mismo en la orden de pago Razona la factura Autoriza la razón de la factura Envío de documentación de soporte para liquidación del vale a Contabilidad Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO (OTROS BIENES)
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Asistente Admtvo Financiero 2
Asistente Admtvo Financiero 1
Proveedor
Colaborador
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
SubDirectora
Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera a través del fondo rotativo otros bienes GF 006
Directora
XX.
ADMINISTRATIVO
Realiza e imprime la requisición de compra
Solicita la compra a través de la requisición
SUB-SECRETARIA
Autoriza la compra a través de la requisición
Determina el pago de la compra a través de reembolso, crédito o contado
REINTEGRO: Se realiza la compra con fondos del colaborador y recibe la factura correspondiente
Traslada la factura y los documentos de soporte al Asistente Administrativo Financiero 1
Razona la factura
Autoriza la razón de la factura
Contado
Reintegro
Crédito
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO (OTROS BIENES)
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Asistente Admtvo Financiero 2
Asistente Admtvo Financiero 1
Proveedor
Colaborador
SubDirectora
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Directora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
Envia la documentación de soporte para liquidación del vale a Contabilidad
FIN DEL PROCESO
CRÉDITO: Solicita cotización a proveedor seleccionado
Recibe el bien adquirido y factura correspondiente
Traslada la factura y documentación de respaldo al Asistente Administrativo Financiero
Razona la factura
Autoriza la razón de la factura
Elabora el Oficio para la emisión de cheque a nombre del Proveedor Solicita la emisión de cheque a nombre del Proveedor por medio del Oficio Traslada el Oficio de emisión de cheque y adjunta la documentación de respaldo
TESORERIA - SOSEP
Emite el cheque de pago
TESORERIA - SOSEP
Proveedor recibe el cheque
FIN DEL PROCESO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXI.
Procedimiento ejecución financiera acreditamiento compras directas GF 007
No. 1.
Funcionario responsable Ingeniero de Proyectos
2.
Directora
3. 4. 5. 6.
Ingeniero de Proyectos Directora y Sub-directora Directora Ingeniero de Proyectos
7. 8. 9.
Unidades de Compra Colaboradora/Almacén Colaboradora/ Almacén
10 11. 12 13. 14.
Asistente Directora Asistente de Dirección Unidades Externas Ingeniero de Proyectos
15.
Ingeniero de Proyectos
Descripción de la actividad Define las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa Autoriza las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa Realiza e imprime la requisición de compra Solicita aprobación de compra a través de la requisición Autoriza la compra a través de la requisición Traslada la requisición y las especificaciones adicionales (si hubiera) a la Unidad de Compras Realiza la compra según especificaciones Recepción del bien adquirido y la factura correspondiente Traslada la factura y el expediente a la Dirección del Programa para ser razonada Razona la factura Autoriza la razón de la factura Devuelve factura razonada y el expediente a quien corresponda. Realiza el proceso de pago al proveedor Verificación de la Ejecución Presupuestaria en el Reporte Analítico de Presupuesto Mensual Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DE ACREDITAMIENTO (COMPRAS DIRECTAS)
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Coladorador / Almacén
Ingeniero de Proyectos
Asistente de Dirección
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
SubDirectora
Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera acreditamiento compras directas GF 007
Directora
XXII.
ADMINISTRATIVO
Define las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa
Autoriza las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa
Realiza e imprime la requisición de compra
Requisición de compra
Solicita aprobación de compra a través de la requisición
Autoriza la compra a través de la requisición
Subsecretaria
Traslada la requisición y las especificaciones adicionales (si hubiera) a la Unidad de Compras
Unidad de Compras
Realiza la compra según especificaciones
Unidad de Compras
Recepción del bien adquirido y la factura correspondiente
Traslada la factura y el expediente a la Dirección del Programa para ser razonada
Razona la factura
Autoriza la razon de factura Unidad de Compras
Devuelve de factura razonada y el expediente a quien corresponda
Realiza el proceso de pago al proveedor
Verificación de la Ejecución Presupuestaria en el Reporte Analítico de Presupuesto Mensual
Fin del proceso
Dirección Financiera
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXIII.
No. 1.
Procedimiento ejecución financiera acreditamiento por evento GF 008
2.
Funcionario responsable Jefe de Planificación Financiera Dirección
3. 4. 5. 6.
Secretaria Sub-Dirección Dirección Secretaria
7.
Unidad de compras SOSEP
8.
Dirección
9. 10. 11.
Unidad de compras SOSEP Unidad de compras SOSEP Almacén
12. 13. 14. 15.
Dirección Secretaria Jefe de Planificación Financiera Dirección
16.
Unidad de Presupuesto
17.
Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera
18. 19.
Descripción de la actividad Define y documenta las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa Autoriza las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa Realiza e imprime las requisiciones de compra Solicita aprobación de compra a través de la requisición Autoriza la compra a través de la requisición Traslada la requisición y las especificaciones de los bienes a la Unidad de Compras Conforma y solicita dictamen técnico favorable sobre las bases de cotización o licitación de los eventos Emite dictamen técnico favorable sobre las bases de cotización o licitación de los eventos Ejecuta el evento de cotización o licitación Recepción del bien adquirido y la factura correspondiente Traslada la factura y el expediente a la Dirección del Programa para ser razonada Autoriza la razón de la factura Traslado de factura razonada y el expediente a Contabilidad Elabora y traslada la certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes Autoriza certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes Emite y traslada la certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes Recibe y archiva copia la certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes Remite la certificación original de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes Verificación de la Ejecución Presupuestaria en el Reporte Analítico de Presupuesto Mensual Fin del Proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DE ACREDITAMIENTO (COMPRAS POR EVENTO)
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Asistente Admtvo 1
Asistente de Dirección
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
SubDirectora
Diagrama de flujo: Procedimiento ejecución financiera acreditamiento por evento GF 008 Directora
XXIV.
ADMINISTRATIVO
Define y documenta las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa
Autoriza las especificaciones del bien con base a los requerimientos del programa
Realiza e imprime las requisiciones de compra
Solicita aprobación de compra a través de la requisición
Autoriza la compra a través de la requisición Traslada la requisición y las especificaciones de los bienes a la Unidad de Compras
Unidad de Compras
Conforma y solicita dictamen técnico favorable sobre las bases de cotización o licitación de los eventos
Unidad de Compras
Emite dictamen técnico favorable sobre las bases de cotización o licitación de los eventos
Ejecuta el evento de cotización o licitación
Unidad de Compras
Recepción del bien adquirido y la factura correspondiente
Almacén
Traslada la factura y el expediente a la Dirección del Programa para ser razonada
Almacén
Autoriza la razón de la factura
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EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DE ACREDITAMIENTO (COMPRAS POR EVENTO)
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Asistente Admtvo 1
Asistente de Dirección
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Sub-Directora
Directora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
Traslado de factura razonada y el expediente a Contabilidad
Contabilidad
Elabora y traslada la certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes
Autoriza certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes Emite y traslada la certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes
Unidad de Presupuesto
Recibe y archiva copia la certificación de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes
Remite la certificación original de la partida presupuestaria que ampara la adquisición de los bienes
Verificación de la Ejecución Presupuestaria en el Reporte Analítico de Presupuesto Mensual
FIN DEL PROCESO
Unidad de Compras
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXV.
Procedimiento reporte mensual y base de datos SOSEP GF 009
No. 1. 2.
Funcionario responsable Secretaría Contador Secretaría Contador
3.
Secretaría Contador
4. 5.
Administradora Secretaria Contador
6.
Unidades de Atención Integral Secretaría Contador Jefe de Planificación Financiera Contador
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Directora
14.
Sub-directora, Jefe de Planificación Financiera, Unidades Atención Integral y Coordinadora Jefe de Planificación
15.
Jefe de Planificación
Descripción de la actividad Consigna los datos personales del beneficiario al ingreso al centro Consigna las asistencias diarias de cada beneficiario y los eventos realizados en el centro Tabula la información de datos personales, asistencias y eventos realizados en el Centro en el Formato RU-40 Revisa y aprueba la versión final del Formato RU-40 del Centro Ingresa los datos de los beneficios y otra información del centro a la Base de datos BSOSEP, según versión final del Formato RU-40 Verifica cumplimiento de datos ingresados y calidad de información Traslada el RU 40 a las oficinas centrales del Programa Recibe y organiza la información estadística del RU-40 Realizan el cálculo de asistencias, eventos y estadísticas en general de todos los centros Elabora Informe de Ejecución de Metas Física en cuanto productos y subproductos y el Resumen Estadístico por Centro Analiza los Informe de Ejecución de Metas Físicas y el Resumen Estadístico para compararlos contra proyección anual esperada Evalúa los resultados el Informe de Ejecución de Metas Físicas y Resumen Estadístico, debidamente analizados y consolidados Revisan, evalúan y gestionan acciones dentro de los centros, basados en el Informe de Ejecución de Metas Físicas y el Resumen Estadístico por Centro Traslada el Informe Mensual de Ejecución de Metas Físicas de productos y sub-productos. Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXVI.
Diagrama de flujo: Procedimiento reporte mensual y base de d a t o s S O S E P G F 0 0 9
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXVII.
No. 1. 2. 3. 4. 5.
6.
Procedimiento inicio ejecución a través del fondo rotativo – alimentos perecederos GF 010
Funcionario responsable Directora Jefe de Planificación Financiera Unidades Externas Directora Jefe de Planificación Financiera
11.
Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Directora Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Sub-Directora
12.
Directora
13. 14.
Administradora Secretaría Contadora
15. 16.
Secretaría Contadora Secretaría Contadora
17. 18.
Secretaría Contadora Administradora
19.
Jefe de Planificación Financiera
7. 8. 9. 10.
Descripción de la actividad Notificación interna de apertura de nuevo centro Solicitud de autorización del libro de Caja Chica Autoriza el Libro de Caja Chica al nuevo centro Recibe y Custodia el Libro de Caja Chica autorizado Establecimiento de fechas de requerimiento de vales y programación de liquidaciones para la compra de alimentos perecederos en el centro nuevo Consulta el monto del vale o caja chica requerido mensualmente y establecido en el PAAC vigente Gestión ante la Dirección la emisión de vale para la primer compra de alimentos perecederos en el nuevo centro Solicita la emisión del vale a Tesorería – SOSEP Informa la disponibilidad del cheque Realiza la requisición de compra de alimentos perecederos Solicita aprobación de compra de los alimentos perecederos a través de la requisición Autoriza la compra de los alimentos perecederos a través de la requisición Recibe el cheque y dispone del dinero para realizar las compras Realiza la primera compra de acuerdo a los menús ¿Quién los hace? con el acompañamiento de la Coordinadora Regional y el Asistente Admtvo Financiero Recibe el Libro de Caja Chica para su uso cotidiano Prepara la documentación para la liquidación de fondo rotativo del Centro Registra las operaciones contables en el Libro de Caja Chica Revisa y aprueba preliminarmente la liquidación de fondo rotativo del Centro Revisión de documentos que soportan la liquidación (Requisición, Facturas razonadas y cuadro resumen de liquidación)
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
20.
23.
Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Jefe de Planificación Financiera Secretaría Contadora
24.
Secretaría Contadora
25.
Jefe de Planificación Financiera Unidades Externas
21. 22.
26.
Solicita la corrección de documentos presentados, a la Administradora Notifica que la documentación presentada está completa y correcta, a la Directora Traslado de documentación revisada a Tesorería Recolecta firma de los beneficiarios en la planilla de Atención Integral y Alimentación Envía planillas de Atención Integral y Alimentación, generadas en el tiempo correspondiente a la liquidación. Recibe, revisa y remite a Tesorería las Planillas de Atención Integral y Alimentación Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INICIO DE EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO (ALIMENTOS PERECEDEROS PARA LOS CENTROS)
CODIGO PROCESO
UNIDADES EXTERNAS
Secretaria Contadora
Administrado ra
Coordinador a Regional
Jefe de Planificación financiera
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
SubDirectora
Diagrama de flujo: Procedimiento inicio ejecución a través del fondo rotativo – alimentos perecederos GF 010 Directora
XXVIII.
ADMINISTRATIVO
Notificación interna de apertura de nuevo centro
Solicitud de autorización del libro de Caja Chica
Autoriza el Libro de Caja Chica al nuevo centro
C.G.C.
Recibe y Custodia el Libro de Caja Chica autorizado
Establecimiento de fechas de requerimiento de vales y programación de liquidaciones para la compra de alimentos perecederos en el centro nuevo
Consulta el monto del vale o caja chica requerido mensualmente y establecido en el PAAC vigente
Gestion ante la Dirección la emisión de vale para la primer compra de alimentos perecederos en el nuevo centro
Solita la emisión del vale a Tesorería - SOSEP
Recoge cheque y lo custodia temporalmente
Realiza la requisición de compra de alimentos perecederos
Solicita aprobación de compra de los alimentos perecederos a través de la requisición
Autoriza la compra de los alimentos perecederos a través de la requisición
Recibe el cheque y dispone del dinero para realizar las compras
Realiza la primera compra de acuerdo a los menús con el acompañamiento de la Coordinadora Regional y el Asistente Admtvo Financiero
Recibe el Libro de Caja Chica para su uso cotidiano
TESORERIA
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INICIO DE EJECUCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO (ALIMENTOS PERECEDEROS
CODIGO PROCESO
ADMINISTRATIVO
Prepara la documentación para la liquidación de fondo rotativo del Centro
Registra las operaciones contables en el Libro de Caja Chica
Revisa y aprueba preliminarmente la liquidación de fondo rotativo del Centro
Revisión de documentos que soportan la liquidación (Requisición, Facturas razonadas y cuadro resumen de liquidación)
Solicita la corrección de documentos presentados
Notifica que la documentación presentada está completa y correcta
Traslado de documentación revisada a Tesorería
Recolecta firma de los beneficiarios en la planilla de Atención Integral y Alimentación Envia planillas de Atención Integral y Alimentación, generadas en el tiempo correspondiente a la liquidación. Recibe, revisa y remite a Tesorería las Planillas de Atención Integral y Alimentación
Fin del proceso
UNIDADES EXTERNAS
Secretaria Contadora
Administrado ra
Coordinador a Regional
Asistente Admtvo Financiero 1
SubDirectora
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Directora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXIX.
No. 1.
Macro proceso de planificación anual de atención integral AI 001
4.
Funcionario responsable Sub-dirección ( SOSEPDirección de Planificación) Unidad de Trabajo, Unidad de Psicología, Unidad Médica, Unidad Jurídica y Coordinación Unidad de Trabajo, Unidad de Psicología, Unidad Médica, Unidad Jurídica Coordinación
5.
Sub-dirección
6.
Sub-dirección
7.
Directora
8.
9.
Unidad de Trabajo, Unidad de Psicología, Unidad Médica, Unidad Jurídica y Coordinación Jefe Administrativo
10. 11. 12.
Directora Administradora Administradora
2.
3.
Descripción de la actividad
Requiere información de la ejecución de la atención integral en los Centros MAD del año anterior Prepara información estadística y análisis de resultados de los Centros MAD del año anterior Búsqueda de mejores prácticas en Atención del Adulto Mayor fuera del Programa MAD Búsqueda de mejores prácticas en Atención del Adulto Mayor dentro del Programa MAD Presentación de iniciativas en cuanto a Planes, programas, proyectos y acciones para ser incluidos en el PEI, POM, POA y PAAC Convoca a reunión de Planificación (Unidades, Coordinaciones y Jefe Administrativo) para decidir Planes, programas, proyectos y acciones para ser incluidos en el PEI, POM, POA y PAAC Establece los lineamientos de ejecución para el año y a ser considerados en el PEI, POM, POA y PAAC Implementa lineamientos autorizados en el Plan Anual de Atención Integral Elabora el PEI, POM, POA y PAAC según lineamientos y cambios requeridos por SOSEP Socialización Interna de la Planificación Anual establecida Realiza el procedimiento del Reporte Estadístico Mensual Fin del Proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXX.
Diagrama de flujo: Macro proceso de planificación anual de atención integral AI 001
MACRO-PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA ATENCIÓN INTEGRAL ACTIVIDAD
Requiere información de la ejecución de la atención integral en los Centros MAD del año anterior
DIRECCIÓN
SUB-DIRECCIÓN
UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL
UNIDAD DE PSICOLOGIA
UNIDAD MÉDICA
UNIDAD JURIDICA
COORDINACIÓN
JEFE ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADORA
SOSEP - Dirección de Planificación
Prepara información estadística y análisis de resultados de los Centros MAD del año anterior Búsqueda de mejores prácticas en Atención del Adulto Mayor fuera del Programa MAD
Búsqueda de mejores prácticas en Atención del Adulto Mayor dentro del Programa MAD Presentación de iniciativas en cuanto a Planes, programas, proyectos y acciones para ser incluidos en el PEI, POM, POA y PAAC Convoca a reunión de Planificación (Unidades, Coordinaciones y Jefe Administrativo) para decidir Planes, programas, proyectos y acciones para ser incluidos en el PEI, POM, POA y PAAC Establece los lineamientos de ejecución para el año y a ser considerados en el PEI, POM, POA y PAAC Implementa lineamientos autorizados en el Plan Anual de Atención Integral
Elabora el PEI, POM, POA y PAAC según lineamientos y cambios requeridos por SOSEP
Socialización Interna de la Planificación Anual establecida
Realiza el procedimiento del Reporte Estadístico Mensual
Fase
FIN DEL PROCESO
Procedimiento Reporte Estadístico Mensual
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXI.
Procedimiento protocolo de apertura de centros- atencion integral AI 002
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Funcionario responsable Administradora Administradora Beneficiario Beneficiario Administradora Auxiliar de Enfermería Fisioterapista
8. 9. 10. 11.
Administradora Administradora Administradora Secretaria Contadora
12.
Coordinación
13.
Coordinación
14.
Coordinación
15. 16.
Sub-Dirección Sub-Dirección
17.
Coordinación
18. 19.
Administradora Administradora
Descripción de la actividad Apertura del Centro Presentación del Programa MAD a los beneficiarios potenciales Reciben un día de Inducción al Centro MAD Presentación de documentación de ingreso al Centro MAD Creación del expediente del Adulto mayor/Ficha de Inscripción Apertura expediente médico con ficha clínica Evalúa aspectos físicos del Adulto Mayor para diseñar un plan de Fisioterapia Coordina ejecución de Procedimiento Físico, Recreativo, Lúdico Gestiona Eje de Cierre de Brecha Generacional Gestiona Cooperación Interinstitucional y la Alianza Lleva el control de asistencia y actividades diarias del Adulto Mayor, según procedimiento del Registro Estadístico Mensual Recibe informes para evaluar promedio de asistencias y atenciones integrales Gestiona acciones para mantener y/o mejorar el funcionamiento del centro Analiza datos, consolida información por región y propone acciones de mejora Recibe reporte de regiones con propuestas de gestión y mejora Autoriza propuestas de mejora para ser incluidas en el plan mensual por región Coordina la implementación de las acciones de mejora autorizadas por región Implementa acciones de mejora en el Centro MAD Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXII.
Diagrama de flujo: Procedimiento protocolo de apertura de centros- atencion integral AI 002
CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CENTROS – ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ACTIVIDAD
SUB-DIRECCIÓN
COORDINACIÓN
ADMINISTRADORA
AUXILIAR DE ENFERMERIA
FISIOTERAPISTA
SECRETARIA CONTADORA
Apertura del Centro
Presentación del Programa MAD a los beneficiarios potenciales
Recibi un día de Inducción al Centro MAD
Presentación documentación de ingreso al Centro MAD
Creación del expediente del Adulto mayor/Ficha de Inscripción
Apertura expediente médico con ficha clínica
Procedimiento de Salud Curativa
Evalúa aspectos físicos del Adulto Mayor para diseñar un plan de Fisioterapia
Coordina ejecución de Procedimiento Físico, Recreativo, Lúdico
Gestiona Eje de Cierre de Brecha Generacional
Gestiona Cooperación Interinstitucional y la Alianza
Lleva el control de asistencia y actividades diarias del Adulto Mayor, según procedimiento del Registro Estadístico Mensual
Recibe informe para evaluar promedio de asistencias y atenciones integrales
Gestiona acciones para mantener y/o mejorar el funcionamiento del centro
Analiza datos, consolida información por región y propone acciones de mejora
Recibe reporte de regiones con propuestas de gestión y mejora
Autoriza propuestas de mejora para ser incluidas en el plan mensual por región
Procedimiento Físico, Recreativo, Lúdico
Procedimiento de Brecha Generacional
Procedimiento de Cooperación Interinstitucional
Procedimiento Registro Estadístico Mensual
BENEFICIARIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXIII.
Procedimiento control y administración de centros AI 003
No. 1. 2. 3.
Funcionario responsable Administradora Administradora Administradora
4. 5.
Secretaria Contadora Coordinación
6. 7.
Secretaria Contadora Asistente Ocupacional
8.
Administradora
9.
Administradora
10. 11.
Secretaria Contadora Administradora
12. 13.
Alianza Administradora
14. 15. 16. 17.
Auxiliar de Enfermería Auxiliar de Enfermería Secretaria Contadora Administradora
18. 19.
Administradora Secretaria Contadora
20.
Administradora
21.
Secretaria Contadora
22.
Secretaria Contadora
Descripción de la actividad Expediente del adulto mayor/Ficha de Inscripción Elabora O gestiona el Estudio Socio-Económico Incorpora el Estudio Socio Económico autorizado al Expediente de Adulto Mayor Archiva y Ordena el Expediente del Adulto mayor Recibe , archiva y resguarda el Estudio Socio-económico en Oficinas Centrales Devuelve copia del Estudio Socio-Económico del Adulto Mayor al Centro Completa la ficha de intereses para planificar actividades con el Adulto Mayor Gestiona evaluación del estado mental del Adulto Mayor con impresión clínica Informa de Impresión clínica y recomendación de tratamiento o referencia del caso si fuera necesario a la responsable de la Unidad de Psicología Anexa evaluación psicología al expediente del Adulto Mayor Gestiona los exámenes de laboratorio y evaluación médica del Adulto Mayor Establece diagnóstico y tratamiento para el Adulto Mayor Informa de diagnóstico, tratamiento y/o o referencia del caso si fuera necesario al responsable de la Unidad de Salud Apoya el tratamiento médico indicado y realiza curaciones menores Anexa Diagnóstico y Tratamiento médico al Expediente del Adulto Mayor Elabora Carta de Compromiso del Responsable del Adulto Mayor Autoriza la Carta de Compromiso y convoca a los responsables del Adulto Mayor si los hubiera Solicita firma y compromiso de los responsables Anexa Carta de Compromiso firmada por los responsables ( si los hubiera) al Expediente del Adulto Mayor Socializa Norma de Convivencia al Adulto Mayor y requiere su firma o huella de aprobación. Anexa Carta de Normas de Convivencia firmada al Expediente del Adulto Mayor Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXIV.
Diagrama de flujo: Procedimiento control y administración de centros AI 003
CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE CENTROS - ATENCIÓN INTEGRAL – AI - 003 ACTIVIDAD
PSICOLOGA
AREA MÉDICA
AUXILIAR DE ENFERMERIA
COORDINACIÓN
ADMINISTRADORA
SECRETARIA CONTADORA
ASISTENTE OCUPACIONAL
ALIANZA
Expediente del adulto mayor/Ficha de Inscripción/Ficha de intereses Elabora Elabora oo gestiona gestiona el el Estudio Estudio SocioSocioEconómico Económico Incorpora Incorpora el el Estudio Estudio Socio Socio Económico Económico autorizado autorizado al al Expediente Expediente del del Adulto Adulto Mayor Mayor Archiva Archiva yy Ordena Ordena el el Expediente Expediente del del Adulto Adulto mayor mayor
Recibe Recibe ,, archiva archiva yy resguarda resguarda el el Estudio Estudio Socio-económico Socio-económico en en Oficinas Centrales Oficinas Centrales
Devuelve Devuelve copia copia del del Estudio Estudio SocioSocioEconomico del Adulto Economico del Adulto Mayor Mayor al al Centro Centro
Completa Completa la la ficha ficha de de intereses intereses para para planificar planificar actividades actividades con con el el Adulto Adulto Mayor Mayor
Gestiona Gestiona evaluación evaluación del del estado estado mental mental del del Adulto Adulto Mayor Mayor con con impresión impresión clínica clínica
Informa Informa de de Impresión Impresión clínica clínica yy recomendación recomendación de de tratamiento o referencia tratamiento o referencia del del caso caso si si fuera fuera necesario necesario aa la la responsable responsable de de la la Unidad Unidad de de Psicología Psicología
Procedimie nto de Atención Integral – Psico Social
Anexa Anexa Evaluación Evaluación Psicológica Psicológica al al Expediente Expediente del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Gestiona Gestiona los los exámenes exámenes de de laboratorio laboratorio yy evaluación evaluación médica médica del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Establece Establece diagnóstico diagnóstico yy tratamiento tratamiento para para el el Adulto Adulto Mayor Mayor Informa Informa de de diagnóstico, diagnóstico, tratamiento tratamiento y/o y/o oo referencia referencia del del caso caso si si fuera fuera necesario necesario al al responsable responsable de de la la Unidad Unidad de de Salud Salud
MÉDICO EXTERNO
Procedimiento de Atención Integral – Salud Curativa
Economico Economico del del Adulto Adulto Mayor Mayor al al Centro Centro
Completa Completa la la ficha ficha de de intereses intereses para para planificar planificar actividades actividades con con el el Adulto Adulto Mayor Mayor
Gestiona Gestiona evaluación evaluación del del estado estado mental mental del del Adulto Adulto Mayor Mayor con con impresión impresión clínica clínica
Informa Informa de de Impresión Impresión clínica clínica yy recomendación recomendación de de tratamiento tratamiento oo referencia referencia del del caso caso si si fuera fuera necesario necesario aa la la responsable de la Unidad responsable de la Unidad de de Psicología Psicología
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Procedimie nto de Atención Integral – Psico Social
Gestiona Gestiona los los exámenes exámenes de de laboratorio laboratorio yy evaluación evaluación médica médica del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Establece Establece diagnóstico diagnóstico yy tratamiento tratamiento para para el el Adulto Adulto Mayor Mayor Informa Informa de de diagnóstico, diagnóstico, tratamiento tratamiento y/o y/o oo referencia referencia del del caso caso si si fuera fuera necesario necesario al al responsable responsable de de la la Unidad Unidad de de Salud Salud Apoya Apoya el el tratamiento tratamiento médico médico indicado indicado yy realiza realiza curaciones curaciones menores menores
Anexa Anexa Diagnóstico Diagnóstico yy Tratamiento Tratamiento médico médico al al Expediente Expediente de de Enfermería Enfermería Elabora Elabora Carta Carta de de Compromiso Compromiso del del Responsable del Adulto Responsable del Adulto Mayor Mayor Autoriza Autoriza la la Carta Carta de de Compromiso Compromiso yy convoca convoca aa los los responsables responsables del del Adulto Adulto Mayor Mayor si si los los hubiera hubiera Solicita Solicita firma firma yy compromiso compromiso de de los los responsables responsables si si los los hubiera hubiera Anexa Anexa Carta Carta de de Compromiso Compromiso firmada firmada por por los los responsables responsables (si (si los los hubiera) hubiera) al al Expediente Expediente del del Adulto Adulto Mayor Mayor Socializa Socializa Norma Norma de de Convivencia Convivencia al al Adulto Adulto Mayor Mayor yy requiere requiere su su firma firma oo huella huella de de aprobación aprobación
Anexa Anexa Carta Carta de de Normas Normas de de Convivencia Convivencia aprobada aprobada al al Expediente Expediente del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Fase
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO
MÉDICO EXTERNO
Procedimiento de Atención Integral – Salud Curativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXV.
No. 1. 2. 3.
Procedimiento psico-social AI 004
4.
Funcionario responsable Unidad Psicológica Unidad Psicológica Coordinación y Administración Administradora
5.
Administradora
6.
Unidad Psicológica y Auxiliar de Enfermería Administradora
7. 8.
10.
Instructora Ocupacional y Auxiliar de Enfermería Instructora Ocupacional y Enfermería Secretaria Contadora
11.
Secretaria Contadora
12. 13.
Secretaria Contadora Unidad Psicológica
14.
Unidad Psicológica
9.
Descripción de la actividad Lineamientos de ejecución del Plan Anual de Atención Integral Elabora plan semestral de Nutrición para el Adulto Mayor Socializa el plan semestral de Salud Mental incluyendo indicadores, especificados por región Elabora plan mensual de actividades incluyendo áreas de mejoras y resultados del estado mental del Adulto Mayor del periodo anterior Gestiona evaluación del estado mental del Adulto Mayor con impresión clínica Recibe evaluación para considerar el tratamiento psicológico/médico Notifica a la Administradora del Centro sobre casos especiales y plan de tratamiento Socializa plan de tratamiento con Instructora Ocupacional y Auxiliar de Enfermería Ejecuta plan mensual de actividades Recoge firmas y/o huellas dactilares de la asistencia al Centro como evidencia del desarrollo de las actividades planificadas Completa el registro electrónico (Monitoreo) de atenciones mensuales del Centro Tabula información de los eventos de Salud Mental en el formato RU-40 Recibe información de los eventos de Salud Mental y propone acciones de corrección y/o mejora Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXVI.
Diagrama de flujo: Procedimiento psico-social AI 004
PSICO – SOCIAL AI -004 ACTIVIDAD
UNIDAD PSICOLOGÍA
COORDINACIÓN
ADMINISTRADORA
INSTRUCTORA OCUPACIONAL
AUXILIAR DE ENFERMERIA
SECRETARIA CONTADORA
Lineamientos Lineamientos de de ejecución ejecución del del Plan Plan Anual Anual de de Atención Atención Integral Integral
Elabora Elabora plan plan semestral semestral de de Salud Salud Mental Mental para para el el Adulto Adulto Mayor Mayor
Socializa Socializa el el plan plan semestral semestral de de Salud Salud Mental Mental incluyendo incluyendo indicadores, indicadores, especificados especificados por por región región Elabora Elabora plan plan mensual mensual de de actividades actividades incluyendo incluyendo áreas áreas de de mejoras mejoras yy resultados resultados del del estado estado mental mental del del Adulto Adulto Mayor Mayor del del periodo periodo anterior anterior
Gestiona Gestiona evaluación evaluación del del estado estado mental mental del del Adulto Adulto Mayor con impresión clínica Mayor con impresión clínica
Recibe Recibe evaluación evaluación para para considerar considerar el el tratamiento tratamiento psicológico/médico psicológico/médico
Procedimiento de Salud Preventiva
Notifica Notifica aa la la Administradora Administradora del del Centro Centro sobre sobre casos casos especiales especiales yy plan plan de de tratamiento tratamiento
Socializa Socializa plan plan de de tratamiento tratamiento con con Instructora Instructora Ocupacional Ocupacional yy Auxiliar Auxiliar de de Enfermería Enfermería
Ejecuta Ejecuta plan plan mensual mensual de de actividades actividades
Temas Psicológicos
Temas Salud
Recoge Recoge firmas firmas y/o y/o huellas huellas dactilares dactilares del del monitoreo monitoreo como como evidencia evidencia del del desarrollo desarrollo de de las las actividades actividades planificadas planificadas Completa Completa el el registro registro electrónico electrónico (Monitoreo) (Monitoreo) de de atenciones atenciones mensuales mensuales del del Centro Centro
Tabula Tabula información información de de los los eventos eventos de de Salud Salud Mental Mental en en el el formato formato RU-40 RU-40
Recibe Recibe información información de de los los eventos eventos de de Salud Salud Mental Mental yy propone propone acciones acciones de de corrección corrección y/o y/o mejora mejora
Fase
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO
Procedimiento Reporte Estadístico Mensual
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXVII.
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Procedimiento contratación, inducción al personal de nuevo ingreso AI 005
Funcionario responsable Sub-Dirección Recursos Humanos
Notifica la apertura del centro y requiere contratación del personal Recibe notificación verbal para inicio del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal Recursos Humanos Realizar el proceso de Selección de personal Coordinación Recibe candidatos finalistas y presenta programa Coordinación Evalúa aspectos técnicos y sociales del candidato/a Recursos Humanos Notifica aprobación del candidato/a Recursos Humanos Ejecuta el Sub-proceso de contratación Supervisión Atención Integral Ejecuta el programa de Inducción general al personal de nuevo ingreso en aspectos de la Atención Integral Supervisión Integral Asignación de insumos y herramientas al personal de nuevo ingreso Asistente Contable Ejecuta el programa de Inducción general al personal de nuevo ingreso en aspectos Administrativos y Contables Cocina, Enfermería, Limpieza, Ejecuta el programa de Inducción específico al puesto de trabajo y Administradora, Secretaria, al Centro
13.
Contadora y Terapista Todo los pueblos, Cocina, Enfermería, Limpieza, Administradora, Secretaria, Contadora y Terapista Coordinación
14.
Coordinación
12.
Descripción de la actividad
Acompañamiento y verificación de funciones del día de apertura del Centro Evaluación de funcionamiento y apertura del Centro con el personal de nuevo ingreso Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXVIII.
Diagrama de flujo: Procedimiento contratación, inducción al personal de nuevo ingreso AI 005
CONTRATACIÓN, CAPACITACIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL ACTIVIDAD
SUB-DIRECCIÓN
SUPERVISIÓN ATENCIÓN INTEGRAL
COORDINACIÓN
ASISTENTE CONTABLE
PSICOLOGA
Notifica la apertura del centro y requiere contratación del personal Recibe notificación verbal para inicio del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal Realizar el proceso de Selección de personal Recibe candidatos finalistas y presenta programa
Evalúa aspectos técnicos y sociales del candidato/a
Termina proceso de selección
Notifica aprobación del candidato/a
Ejecuta el Sub-proceso de contratación
Ejecuta el programa de Inducción general al personal de nuevo ingreso en aspectos de la Atención Integral
Asignación de insumos y herramientas al personal de nuevo ingreso
Ejecuta el programa de Inducción general al personal de nuevo ingreso en aspectos Administrativos y Contables
Ejecuta el programa de Inducción específico al puesto de trabajo y al Centro
Acompañamiento y verificación de funciones del día de apertura del Centro
Evaluación de funcionamiento y apertura del Centro con el personal de nuevo ingreso
Fase
FIN DEL PROCESO
Todos los puestos
Cocina Enfermería Limpieza
Administradora Secretaria Contadora
Terapista Administradora
Cocina Enfermería Limpieza
Administratadora Secretaria Contadora
Terapista
RECURSOS HUMANOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XXXIX.
No. 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Procedimiento Brecha Generacional AI 006
Funcionario responsable Unidad de Trabajo Social Unidad de Trabajo Social Coordinación y Administradora Administradora Administradora /Coordinación
Unidad de Trabajo Social Administradora Administradora y Unidad Externa Administradora Directora Directora Directora
Descripción de la actividad Plan anual Integral Elabora plan semestral de Brecha Generacional Socializar el Plan Semestral de Brecha Generacional Coordinar y reclutar con instituciones locales y/o personas de la comunidad para formar parte del voluntariado. Planificación mensual de actividades (Voluntariado
familiar/comunitario, Actividad Socio/Cultural y Recreativa, Participación Infantil y Socialización de Experiencias y Actividades Religiosas) Revisión y Aprobación del Plan Mensual
Ejecución del plan mensual de Brecha Generacional Coordinación y Ejecución de actividades con cooperantes y voluntarios. Informe mensual de actividades desarrolladas por Centro. Recibe Informe por Centro
Realiza procedimiento de Reporte Estadístico Mensual GF-009 Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XL.
Diagrama de flujo: Procedimiento Brecha Generacional AI 006
REDUCCIÓN DE BRECHA GENERACIONAL AI -006 ACTIVIDAD
UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL
COORDINACIÓN
ADMINISTRADOR UNIDAD EXTERNA A
Plan anual integral autorizado
Elabora plan semestral de Brecha Generacional
Socializar el Plan Semestral de Brecha Generacional Coordinar y reclutar con instituciones locales y/o personas de la comunidad para formar parte del voluntariado
Planificación mensual de actividades Revisión y Aprobación del plan mensual
Ejecución del plan mensual de Brecha Generacional
Coordinación y ejecución de actividades con Cooperantes y voluntarios Informe mensual de actividades desarrolladas por Centro
Recibe informe por centro
Realiza procedimiento de Reporte Estadístico Mensual GF-009
Fase
FIN DEL PROCESO
Instituciones y voluntarios individuales
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLI.
Procedimiento capacitación técnica continua AI 007
No. 1. 2. 3.
Funcionario responsable Sub-Dirección Sub-Dirección Sub-Dirección
4.
Unidad de Psicología, Unidad de Trabajo Social y Unidad Médica Dirección Unidad de Psicología, Unidad de Trabajo Social y Unidad Médica Unidad de Psicología, Unidad de Trabajo Social y Unidad Médica Unidad de Psicología, Unidad de Trabajo Social y Unidad Médica Coordinación Unidad de Psicología, Unidad de Trabajo Social y Unidad Médica Unidad de Psicología, Unidad de Trabajo Social y Unidad Médica Sub-Dirección Dirección Dirección
5. 6.
7.
8.
9. 10.
11.
12. 13. 14.
Descripción de la actividad Resultados evaluación del desempeño del año anterior Identifica acciones de capacitación para mejora continua Identificación de necesidades de capacitación técnica para el programa MAD Prepara plan anual de capacitación técnica al personal
Autoriza plan anual de capacitación técnica al personal Reciben plan anual de capacitación autorizado
Elaboran y Coordinan plan anual de capacitación técnica para los centros
Desarrollan acciones administrativas/financieras para ejecutar la capacitación Coordinan acciones de capacitación de forma trimestral por regiones Imparte la capacitación
Prepara informe mensual de capacitación técnica del personal
Reciba y evalúa la capacitación técnica del programa MAD Recibe informe trimestral de capacitación del programa MAD Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLII.
Diagrama de flujo: Procedimiento capacitación técnica continua AI 007
CAPACITACIÓN TÉCNICA CONTINUA AI -007 ACTIVIDAD Resultados evaluación del desempeño del año anterior
Identifica acciones de capacitación para mejora continua
Identificación de necesidades de capacitación técnica para el programa MAD
Prepara plan anual de capacitación técnica al personal
Autoriza plan anual de capacitación técnica al personal
Reciben plan anual de capacitación autorizado
Elaboran y Coordinan plan anual de capacitación técnica para los centros
Desarrollan acciones administrativas/ financieras para ejecutar la capacitación
Coordinan aciones de capacitación de forma trimestral por regiones
Imparte la capacitación
Prepara informe mensual de capacitación técnica del personal
Reciba y evalúa la capacitación técnica del programa MAD
Recibe informe trimestral de capacitación del programa MAD
Fase
FIN DEL PROCESO
DIRECCIÓN
SUB-DIRECCIÓN
UNIDAD DE PSICOLOGÍA
UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL
UNIDAD MÉDICA
COORDINACIÓN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLIII.
Procedimiento educativo- cultural- expresión artística AI 008
No. 1. 2.
Funcionario responsable Unidad Psicológica Unidad Psicológica
3.
Coordinación y Administradora Administradora Administradora Administradora Unidad Externa- CONALFA
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Unidad Externa- Ministerio de Cultura y Deportes Administradora Administradora
11.
Secretaria Contadora
12.
Secretaria Contadora
13.
Unidad Psicológica
14.
Unidad Psicológica
Descripción de la actividad
Lineamientos de ejecución del Plan Anual de Atención Integral Elabora plan semestral “Estar Activo es Vivir Mejor” para el Adulto Mayor Socializa el plan semestral “Estar Activo es Vivir Mejor” incluyendo indicadores, especificados por región Apertura Expediente del Adulto Mayor según Procedimiento ADSF Ampliación del expediente con “ficha de intereses” Incluye las hojas de trabajo del Cortex Solicita apoyo de CONALFA/MINEDUC para la alfabetización del Adulto Mayor Inclusión de actividades de Bio-Danza, Tai Chi, Teatro, Música y Canto Elaboración del plan mensual de actividades Delega ejecución de actividades según el responsable del eje de atención integral. Recoge firmas y/o huellas dactilares de la asistencia al Centro como evidencia del desarrollo de las actividades planificadas Completa el registro electrónico (Monitoreo) de atenciones mensuales del Centro Tabula información de los eventos de Salud Mental en el formato RU-40 Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo: Procedimiento educativo- culturalexpresión artística AI 008
EDUCATIVA – CULTURA - EXPRESIÓN ARTÍSTICA AI - 008 ACTIVIDAD
UNIDAD PSICOLOGÍA
COORDINACIÓN
ADMINISTRADORA
SECRETARIA CONTADORA
UNIDAD EXTERNA
Lineamientos Lineamientos de de ejecución ejecución del del Plan Plan Anual Anual de de Atención Atención Integral Integral
Elabora Elabora plan plan semestral semestral “Estar “Estar Activo Activo es es Vivir Vivir Mejor” Mejor” para para el el Adulto Adulto Mayor Mayor
Socializa Socializa el el plan plan semestral semestral “Estar “Estar Activo Activo es es Vivir Vivir Mejor” Mejor” incluyendo incluyendo indicadores, especificados indicadores, especificados por por región región
Apertura Apertura Expediente Expediente del del Adulto Adulto Mayor Mayor según según Procedimiento Procedimiento ADSF ADSF
Apertura del Expediente del Adulto Mayor
Ampliación Ampliación del del expediente expediente con con “ficha “ficha de de intereses” intereses”
Ficha de Intereses
Incluye Incluye las las hojas hojas de de trabajo trabajo del del Cortex Cortex
CORTEX
Solicita Solicita apoyo apoyo de de CONALFA/ CONALFA/ MINEDUC MINEDUC para para la la alfabetización alfabetización del del Adulto Adulto Mayor Mayor
CONALFA
Inclusión Inclusión de de actividades actividades de de Bio-Danza, Bio-Danza, Tai Tai Chi, Chi, Teatro, Teatro, Música Música yy Canto Canto
MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES
Elaboración Elaboración del del plan plan mensual mensual de de actividades actividades
Delega Delega ejecución ejecución de de actividades actividades según según el el responsable responsable del del eje eje de de atención atención integral integral
Recoge Recoge firmas firmas y/o y/o huellas huellas dactilares dactilares del del monitoreo monitoreo como como evidencia evidencia del del desarrollo desarrollo de de las las actividades actividades planificadas planificadas Completa Completa el el registro registro electrónico electrónico (Monitoreo) (Monitoreo) de de atenciones atenciones mensuales mensuales del del Centro Centro
Tabula Tabula información información de de los los eventos eventos de de Salud Salud Mental Mental en en el el formato formato RU-40 RU-40
Fin Fin del del proceso proceso
Fase
XLIV.
Procedimie nto Reporte Estadístico Mensual
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLV. No. 1. 2.
Procedimiento físico-recreativo-lúdico AI 009
4. 5.
Funcionario responsable Unidad Salud Preventiva Unidad Salud Preventiva y Unidad Psicológica Coordinación y Administradora Administradora Instructor de Fisioterapia
6.
Secretaria Contadora
7.
Secretaria Contadora
8. 9.
Secretaria Contadora Secretaria Contadora
3.
Descripción de la actividad Lineamientos de ejecución del Plan Anual de Atención Integral Elabora plan semestral de Físico, Recreativo y Lúdico Socializa el plan semestral de Salud Mental incluyendo indicadores, especificados por región Consulta Expediente del Adulto Mayor /Ficha de Intereses Planificación y Ejecución semanal de actividades (Motricidad Gruesa, Expresión corporal, Actividades de Convivencia, Visitas y Excursiones, Juegos de Mesa y Juegos de Grupo) Recoge firmas y/o huellas dactilares del monitoreo como evidencia del desarrollo de las actividades planificadas Completa el registro electrónico (Monitoreo) de atenciones mensuales del Centro Tabula información de los eventos de Salud Mental en el formato RU-40 Fin de proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLVI.
Procedimiento físico-recreativo-lúdico AI 009
FISICO RECREATIVO-LUDICO AI - 009 ACTIVIDAD
Lineamientos Lineamientos de de ejecución ejecución del del Plan Plan Anual Anual de de Atención Atención Integral Integral
Elabora Elabora plan plan semestral semestral de de Físico, Físico, Recreativo Recreativo yy Lúdico Lúdico
Socializa Socializa el el plan plan semestral semestral de de Salud Salud Mental Mental incluyendo incluyendo indicadores, indicadores, especificados especificados por por región región
Consulta Expediente del Adulto Mayor /Ficha de Intereses
Planificación y Ejecución mensual de actividades (Motricidad Gruesa, Expresión corporal, Actividades de Convivencia, Visitas y Excursiones, Juegos de Mesa y Juegos de Grupo)
Recoge Recoge firmas firmas y/o y/o huellas huellas dactilares dactilares del del monitoreo monitoreo como como evidencia evidencia del del desarrollo desarrollo de de las las actividades actividades planificadas planificadas
Completa Completa el el registro registro electrónico electrónico (Monitoreo) (Monitoreo) de de atenciones atenciones mensuales mensuales del del Centro Centro
Tabula Tabula información información de de los los eventos eventos de de Salud Salud Mental Mental en en el el formato formato RU-40 RU-40
Fase
Fin Fin del del proceso proceso
UNIDAD SALUD PREVENTIVA
UNIDAD DE PSICOLOGÍA
COORDINACION
ADMINISTRADORA
SECRETARIA CONTADORA
INSTRUCTORA OCUPACIONAL / FISIOTERAPISTA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLVII.
No. 1. 2. 3.
Procedimiento terapia ocupacional AI 010
8. 9.
Funcionario responsable Encargada de Trabajo Social Encargada de Trabajo Social Coordinación y Administradora Instructora Ocupacional Instructora Ocupacional y Encargada de Trabajo Social Administradora Coordinación y Administradora Instructora Ocupacional Encargada de Trabajo Social
10. 11. 12. 13. 14.
Secretaria Contadora Instructora Ocupacional Administradora Encargada de Trabajo Social Encargada de Trabajo Social
4. 5. 6. 7.
Descripción de la actividad Plan Anual de Atención Integral Elabora plan semestral de Físico, Recreativo y Lúdico Socializa el plan semestral de Salud Mental incluyendo indicadores, especificados por región Ampliación del expediente (Ficha de interés) Creación del Proyecto Productivo Entrega el proyecto Gestionar materia prima para realizar el proyecto Planificación y Ejecución semanal de actividades Coordinación de actividades de Promoción y Comercialización de los Proyectos Productivos Venta y comercialización del producto del Proyecto Informe mensual de Progresos en el Proyecto Productivo por Centros Reporte estadístico Bimensual de todos los Centros Recibe reporte estadístico mensual para su evaluación Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLVIII.
Diagrama de flujo: Procedimiento terapia ocupacional AI 010
TERAPIA OCUPACIONAL AI- 010 ACTIVIDAD
Plan Anual de Atención Integral
Elabora Elabora plan plan semestral semestral de de Físico, Físico, Recreativo Recreativo yy Lúdico Lúdico
Socializa Socializa el el plan plan semestral semestral de de Salud Salud Mental Mental incluyendo incluyendo indicadores, especificados por indicadores, especificados por región región Ampliación del expediente (Ficha de interés)
Creación del Proyecto Productivo
Entrega el proyecto
Gestionar materia prima para realizar el proyecto
Planificación y Ejecución semanal de actividades Coordinación de actividades de Promoción y Comercialización de los Proyectos Productivos Venta y comercialización del producto del Proyecto Informe mensual de Progresos en el Proyecto Productivo por Centros Reporte estadístico Mensual del Centro Recibe reporte estadístico mensual para su evaluación
Fase
FIN DEL PROCESO
ENCARGADA DE TRABAJO SOCIAL
COORDINACIÓN
ADMINISTRADORA
INSTRUCTORA OCUPACIONAL
SECRETARIACONTADORA
Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República Programa Nacional “Mis Años Dorados”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
XLIX.
Procedimiento nutrición AI 011
No. 1. 2
Funcionario responsable Unidad Médica Unidad Médica
Descripción de la actividad Lineamientos de ejecución del Plan Anual de Atención Integral Elabora plan semestral de Nutrición para el Adulto Mayor
3.
Unidad Médica
4.
Coordinadora
5. 6. 7.
Administradora Administradora Administradora
8.
Secretaria Contadora
9. 10.
Secretaria Contadora Secretaria Contadora
11. 12.
Secretaria Contadora Cocinera
13. 14.
Asistente Ocupacional Cocinera
15. 16.
Administradora Secretaria Contadora
17.
Secretaria Contadora
Socializa el plan semestral de Nutrición incluyendo indicadores, especificado por región y propone la pertinencia cultural del menú Desarrolla el plan mensual de Nutrición por Centro confirmando la pertinencia cultural del menú Recibe el plan mensual de Nutrición asignado al Centro Recibe Caja Chica para gastos de alimentos perecederos Recibe cuatrimestralmente insumos de alimentos para el centro ( Procedimiento Distribución Bienes y Suministros por Reabastecimiento – ES -002) Recibe insumos de alimentos para resguardado e inventario en bodega y la Caja Chica. Realiza compra semanal de productos perecederos Ingresa insumos y comprobantes de alimentos perecederos a la bodega del Centro Provee insumos semanalmente a la Cocina con base al menú establecido Prepara diariamente los alimentos para el Adulto Mayor con base al menú autorizado y según dietas especiales indicadas por Enfermería Supervisa higiene del Adulto Mayor antes de tomar los alimentos Sirve alimentos al Adulto Mayor y retira utensilios al concluir el tiempo de comida Supervisa ingesta de alimentos por parte del Adulto Mayor Completa y requiere firma en la planilla de alimentos por parte del Adulto Mayor Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
L.
Diagrama de flujo: Procedimiento nutrición AI 011
NUTRICIÓN ACTIVIDAD
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
UNIDAD MÉDICA
COORDINADORA
ADMINISTRADOR A
SECRETARIA CONTADORA
COCINERA
ENFERMERIA
ADULTO MAYOR
UNIDAD EXTERNA
Lineamientos Lineamientos de de ejecución ejecución del del Plan Plan Anual Anual de de Atención Atención Integral Integral Elabora Elabora plan plan semestral semestral de de Nutrición Nutrición para para el el Adulto Adulto Mayor Mayor Socializa Socializa el el plan plan semestral semestral de de Nutrición Nutrición
Desarrolla Desarrolla el el plan plan mensual mensual de de Nutrición Nutrición por por Centro Centro
Recibe Recibe el el plan plan mensual mensual de de Nutrición Nutrición asignado asignado al al Centro Centro
Recibe Recibe Caja Caja Chica Chica para para gastos gastos de de alimentos alimentos perecederos perecederos
TESORERÍA
Recibe Recibe cuatrimestralmente cuatrimestralmente insumos insumos de de alimentos alimentos para para el el centro centro
Recibe Recibe insumos insumos de de alimentos alimentos para para resguardado resguardado ee inventario inventario en en bodega bodega yy la la Caja Caja Chica Chica Realiza Realiza compra compra semanal semanal de de productos productos perecederos perecederos
Ingresa Ingresa insumos insumos yy comprobantes comprobantes de de alimentos alimentos perecederos perecederos aa la la bodega bodega del del Centro Centro Provee Provee insumos insumos semanalmente semanalmente aa la la Cocina Cocina con con base base al al menú menú establecido establecido
Prepara Prepara diariamente diariamente los los alimentos alimentos para para el el Adulto Adulto Mayor Mayor
Supervisa Supervisa higiene higiene del del Adulto Adulto Mayor Mayor antes antes de de tomar tomar los los alimentos alimentos Sirve Sirve alimentos alimentos al al Adulto Adulto Mayor Mayor yy retira retira utencilios utencilios al al concluir concluir el el tiempo tiempo de de comida comida Supervisa Supervisa ingesta ingesta de de alimentos alimentos por por parte parte del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Completa Completa yy requiere requiere firma firma en en la la planilla planilla de de alimentos alimentos
Fase
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO
AUXILIAR DE ENFERMERIA
AUXILIAR DE ENFERMERIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LI.
Procedimiento salud curativa AI 012
No. 1.
Funcionario responsable Administradora
2. 3.
Auxiliar de Enfermería Auxiliar de Enfermería / Municipalidad Auxiliar de Enfermería Auxiliar de Enfermería
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Auxiliar de Enfermería Auxiliar de Enfermería Auxiliar de Enfermería Unidad Médica Unidad Médica Coordinación y Unidad de Trabajo Social Unidad de Trabajo Social Dirección Unidad de Trabajo Social
15.
Unidad de Trabajo Social
16.
Coordinación
17.
Coordinación
Descripción de la actividad Apertura de expediente según Procedimiento Control y Administración de Centros - Atención Integral AI-003 Apertura del Expediente Médico con la Ficha Clínica Coordina evaluación médica y exámenes de laboratorio en el Centro de Salud Recibe el resultado de laboratorio, diagnóstico y tratamiento a seguir Da cumplimiento al tratamiento establecido y documenta la evolución del paciente Evaluación de Talla y Peso Mensual Evaluación signos vitales periódicamente, según sea necesario Evaluación diaria para casos especiales (diabetes, hipertensos, etc.) Revisión y evaluación de expedientes y casos especiales Diagnóstica caso especial y establece la necesidad de apoyo específico Recibe el caso y solicita el apoyo específico Evalúa necesidades para brindar el apoyo específico Gestiona el apoyo específico de necesidades varía según el caso Seguimiento al apoyo específico de SOSEP (equipo médico ambulatorio y exámenes médicos) o apoyo de Dirección Recolecta copia de constancia de entrega de equipo o recibo del apoyo específico Notifica a Unidad Médica y Coordinación correspondiente que el caso específico fue concluido Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LII.
Diagrama de flujo: Procedimiento salud curativa AI 012
SALUD CURATIVA . EI-012 ACTIVIDAD
DIRECCIÓN
UNIDAD MÉDICA
COORDINACIÓN
UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL
ADMINISTRADORA
AUXILIAR DE ENFERMERIA
UNIDAD EXTERNA
Expediente del Adulto Mayor
Apertura Apertura de de expediente expediente según según Procedimiento Procedimiento Control Control yy Administración Administración de de Centros Centros -Atención Atención Integral Integral AI-003 AI-003
Apertura Apertura del del Expediente Expediente Médico Médico con con la la Ficha Ficha Clínica Clínica Coordina Coordina evaluación evaluación médica médica yy exámenes exámenes de de laboratorio laboratorio en en el el Centro Centro de de Salud Salud
MUNICIPALIDA D
Recibe Recibe el el resultado resultado de de laboratorio, laboratorio, diagnóstico diagnóstico yy tratamiento tratamiento aa seguir seguir Da Da cumplimiento cumplimiento al al tratamiento tratamiento establecido establecido yy documenta documenta la la evolución evolución del del paciente paciente Evaluación Evaluación de de Talla Talla yy Peso Peso Mensual Mensual
Evaluación Evaluación signos signos vitales vitales periódicamente, periódicamente, según según sea sea necesario necesario Evaluación Evaluación diaria diaria para para casos casos especiales especiales (diabetes, (diabetes, hipertensos, hipertensos, etc) etc)
Revisión Revisión yy evaluación evaluación de de expedientes expedientes yy casos casos especiales especiales
Diagnóstica Diagnóstica caso caso especial especial yy establece establece la la necesidad necesidad de de apoyo apoyo específico específico
Recibe Recibe el el caso caso yy solicita solicita el el apoyo apoyo específico específico
Evalúa Evalúa necesidades necesidades para para brindar brindar el el apoyo apoyo específico específico
Gestiona Gestiona el el apoyo apoyo específico específico de de necesidades necesidades varias varias según según el el caso caso
Seguimiento Seguimiento al al apoyo apoyo específico específico de de SOSEP SOSEP (equipo (equipo médico médico ambulatorio ambulatorio yy exámenes exámenes médicos) médicos) oo apoyo apoyo de de Dirección Dirección
Recolecta Recolecta copia copia de de constancia constancia de de entrega entrega de de equipo equipo oo recibo recibo del del apoyo apoyo específico específico Notifica Notifica aa Unidad Unidad Médica Médica yy Coordinación Coordinación correspondiente correspondiente que que el el caso caso específico específico fue fue concluído concluído
Fase
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO
Asistido directamente por MAD
SERVICIO SOCIAL SOSEP
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LIII.
No. 1. 2. 3. 4. 5.
Procedimiento salud preventiva AI 013
Funcionario responsable Unidad Médica Unidad Médica Coordinación y Administradora Administradora
Descripción de la actividad Lineamientos de ejecución del Plan Anual de Atención Integral Elabora plan semestral de Salud Preventiva para el Adulto Mayor Socializa el plan semestral de Salud Preventiva incluyendo indicadores, especificados por región Planificación de Jornada por Especialidades y Charlas semanales de Salud Preventiva Coordina Jornada por Especialidades y Charlas Semanales para los Centros Apoya logísticamente el desarrollo de las Jornadas por Especialidades y Charlas Semanales Recoge firmas y/o huellas dactilares de la asistencia a la Jornada de Especialidades y Charla Semanal
6.
Administradora y Auxiliar de Enfermería Auxiliar Enfermería
7.
Secretaría Contadora
8.
Secretaría Contadora
Completa el registro electrónico (Monitoreo) de atenciones mensuales del Centro.
9.
Secretaría Contadora
Tabula información de los eventos de Salud Preventiva en el formato RU40
10.
Secretaría Contadora
Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo: Procedimiento salud preventiva AI 013
SALUD PREVENTIVA AI-0013 ACTIVIDAD
UNIDAD MÉDICA
COORDINACIÓN
ADMINISTRADORA
AUXILIAR DE ENFERMERA
SECRETARIA CONTADORA
Lineamientos Lineamientos de de ejecución ejecución del del Plan Plan Anual Anual de Atención Integral de Atención Integral
Elabora Elabora plan plan semestral semestral de de Salud Salud Preventiva Preventiva para para el el Adulto Adulto Mayor Mayor
Socializa Socializa el el plan plan semestral semestral de de Salud Salud Preventiva Preventiva incluyendo incluyendo indicadores, especificados por indicadores, especificados por región región
Planificación Planificación de de Jornada Jornada por por Especialidades Especialidades yy Charlas Charlas mensual mensual yy semanal semanal de de Salud Salud Preventiva Preventiva
Coordina Coordina Jornada Jornada por por Especialidades Especialidades yy Charlas Charlas Semanales para los Centros Semanales para los Centros Apoya Apoya logísticamente logísticamente el el desarrollo desarrollo de de las las Jornadas Jornadas por por Especialidades Especialidades yy realiza realiza las las Charlas Charlas Semanales Semanales Recoge Recoge firmas firmas y/o y/o huellas huellas dactilares dactilares de de la la asistencia asistencia aa la la Jornada Jornada de de Especialidades Especialidades yy Charla Charla Semanal Semanal Completa Completa el el registro registro electrónico electrónico (Monitoreo) (Monitoreo) de de atenciones atenciones mensuales mensuales del del Centro Centro Tabula Tabula información información de de los los eventos eventos de de Salud Salud Preventiva Preventiva en en el el formato formato RU-40 RU-40
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO Fase
LIV.
Procedimiento Reporte Estadístico Mensual
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LV.
No. 1. 2. 3. 4.
Procedimiento Derechos del adulto mayor AI 014
5. 6.
Funcionario responsable Administradora Administradora Administradora Sub-Dirección / Coordinadora Sub-Dirección Unidad Externa- Alianza
7. 8.
Coordinadora Coordinadora
Descripción de la actividad
Planifica charla sobre los Derechos del Adulto Mayor Realiza la charla sobre los Derechos del Adulto Mayor Identifica o recibe requerimientos de apoyo Notifica del requerimiento del Adulto Mayor Evalúa y decide acciones a seguir Refiere el caso a quien corresponda, según la acción de apoyo decidido Da seguimiento al caso Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LVI.
Diagrama de flujo: Derechos del adulto mayor AI 014
DERECHOS DEL ADULTO MAYOR AI - 0015 ACTIVIDAD
ADMINISTRADORA
SUB-DIRECCIÓN
COORDINADORA
UNIDAD EXTERNA
Planifica Planifica charla charla sobre sobre los los Derechos Derechos del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Realiza Realiza la la charla charla sobre sobre los los Derechos Derechos del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Identifica Identifica oo recibe recibe requerimientos requerimientos de de apoyo apoyo
Notifica Notifica del del requerimiento requerimiento del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Evalúa Evalúa yy decide decide acciones acciones aa aa seguir seguir
Refiere Refiere el el caso caso aa quien quien corresponda, corresponda, según según la la acción acción de de apoyo apoyo decidido decidido
Da Da seguimiento seguimiento al al caso caso
Fase
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO
ALIANZA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LVII.
Procedimiento infraestructura y remozamiento IR 001
No. 1. 2.
Funcionario responsable Dirección Sub-Dirección
3. 4.
Infraestructura Infraestructura
5.
Infraestructura
6.
Infraestructura
7. 8. 9. 10.
Infraestructura Infraestructura Infraestructura Infraestructura
11.
Sub-Dirección
12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.
Dirección Infraestructura Infraestructura Infraestructura Infraestructura Infraestructura Sub-Dirección Sub-Dirección Infraestructura Infraestructura Dirección Dirección
Descripción de la actividad Notifica la fecha de apertura de nuevo centro Calendariza apertura de nuevo centro por inauguración o necesidad de nueva casa Planifica acciones de búsqueda de vivienda Contacta a la Municipalidad para buscar viviendas, utilizando manual de disposiciones generales Gestiona con la Municipalidad la búsqueda de posibles viviendas, apoyado por la Dirección Departamental Municipalidad notifica disponibilidad de posibles viviendas para su evaluación Visita viviendas disponibles Evalúa funcionalidad y condiciones de las casas para ser utilizadas Prepara informe de evaluación de casas y emite su recomendación Decide si algunas de las casas reúne las condiciones necesarias o re-inicia el proceso de búsqueda Evalúa recomendación y traslada informe de casa para ser utilizada como Centro del Adulto Mayor Autoriza casa para ser utilizada como Centro del Adulto Mayor Prepara informe de requerimientos de remozamiento Solicita y gestiona las acciones remozamiento Supervisa avances de la obra Concluye el remozamiento e informa Recibe la casa remozada de conformidad con el Manual de Disposiciones Informa que la casa está disponible para apertura del nuevo Centro Recibe el nuevo Centro remozado Apoya en el equipamiento del nuevo Centro Evalúa funcionalidad del equipamiento y del Centro Recibe nuevo Centro Equipado y Habilitado Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LVIII.
Diagrama de flujo: Infraestructura y remozamiento IR 001
INFRAESTRUCTURA Y REMOZAMIENTO IR 001 ACTIVIDAD
DIRECCIÓN
SUB-DIRECCIÓN
INFRAESTRUCTURA
MUNICIPALIDAD
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
Notifica Notifica la la fecha fecha de de apertura apertura de de nuevo nuevo centro centro
Calendariza Calendariza apertura apertura de de nuevo nuevo centro centro por por inauguración inauguración oo necesidad necesidad de de nueva nueva casa casa
Planifica Planifica acciones acciones de de búsqueda búsqueda de de vivienda vivienda
Contacta Contacta aa la la Municipalidad Municipalidad para para buscar buscar viviendas, viviendas, utilizando utilizando manual manual de de disposiciones disposiciones generales generales
Gestiona Gestiona con con la la Municipalidad Municipalidad la la búsqueda búsqueda de de posibles posibles viviendas, viviendas, apoyado apoyado por por la la Dirección Dirección Departamental Departamental
Municipalidad Municipalidad notifica notifica disponibilidad disponibilidad de de posibles posibles viviendas viviendas para para su su evaluación evaluación
Visita Visita viviendas viviendas disponibles disponibles
Evalúa Evalúa funcionalidad funcionalidad yy condiciones condiciones de de las las casas casas para para ser ser utilizadas utilizadas
Prepara Prepara informe informe de de evaluación evaluación de de casas casas yy emite emite su su recomendación recomendación
Decide Decide si si algunas algunas de de las las casas casas reúne reúne las las condiciones condiciones necesarias necesarias oo re-inicia re-inicia el el proceso proceso de de búsqueda búsqueda
Evalua Evalua recomendación recomendación yy traslada traslada informe informe de de casa casa para para ser ser utilizada utilizada como como Centro Centro del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Autoriza Autoriza casa casa para para ser ser utilizada utilizada como como Centro Centro del del Adulto Adulto Mayor Mayor
Prepara Prepara informe informe de de requerimientos requerimientos de de remozamiento remozamiento
Solicita Solicita yy gestiona gestiona las las acciones acciones remozamiento remozamiento
Supervisa Supervisa avances avances de de la la obra obra
MUNICIPALIDA D
DIRECCIÓN DEPARTAMENT AL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LIX.
Procedimiento mantenimiento IR 002
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Funcionario responsable Infraestructura Sub-Dirección Infraestructura Sub-Dirección Dirección Infraestructura Infraestructura Infraestructura
9. 10.
Infraestructura Unidades ExternasMunicipalidad Unidades ExternasMunicipalidad Infraestructura Infraestructura Infraestructura Sub-Dirección Sub-Dirección
11. 12. 13. 14. 15. 16.
Descripción de la actividad
Elaboración del plan semestral de mantenimiento Requerimiento de mantenimiento, remozamiento y/o nueva casa Planifica visita a los centros Autoriza Plan de Mantenimiento y Programa de visitas Emite Vo.Bo al Plan y Programa Realiza visita al Centro programado o requerido Evalúa condiciones del centro y emite informe Decide si el centro requiere remozamiento y/o mantenimiento o nueva casa Gestiona remozamiento y/o mantenimiento ante la Municipalidad Realiza las actividades de remozamiento y/o mantenimiento solicitadas Informa que las actividades están concluidas Evalúa el trabajo de remozamiento y/o mantenimiento realizado Decide si el trabajo satisface los requerimientos Prepara informe de condiciones y funcionalidad del centro Recibe el informe y acciones concluidas Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo: Mantenimiento IR 002 MANTENIMIENTO DE LOS CENTROS- IS 002 ACTIVIDAD
DIRECCIÓN
SUB-DIRECCIÓN
INFRAESTRUCTURA
COORDINACIÓN
ADMINISTRADORA
UNIDADES EXTERNAS
Elaboración Elaboración del del plan plan semestral semestral de de mantenimiento mantenimiento
Requerimiento Requerimiento de de mantenimiento, mantenimiento, remozamiento remozamiento y/o y/o nueva nueva casa casa
Planifica Planifica visita visita aa los los centros centros Autoriza Autoriza Plan Plan de de Mantenimiento Mantenimiento yy Programa Programa de de visitas visitas
Emite Emite Vo.Bo Vo.Bo al al Plan Plan yy Programa Programa
Realiza Realiza visita visita al al Centro Centro programado programado oo requerido requerido
Evalúa Evalúa condiciones condiciones del del centro centro yy emite emite informe informe
Decide Decide si si el el centro centro requiere requiere remozamiento remozamiento y/o y/o mantenimiento mantenimiento oo nueva nueva casa casa Gestiona Gestiona remozamiento remozamiento y/o y/o mantenimiento mantenimiento ante ante la la Municipalidad Municipalidad Realiza Realiza las las actividades actividades de de remozamiento remozamiento y/o y/o mantenimiento mantenimiento solicitadas solicitadas Informa Informa que que las las actividades actividades están están concluídas concluídas Evalúa Evalúa el el trabajo trabajo de de remozamiento remozamiento y/o y/o mantenimiento mantenimiento realizado realizado Decide Decide si si el el trabajo trabajo satisface satisface los los requerimientos requerimientos Prepara Prepara informe informe de de condiciones condiciones yy funcionalidad funcionalidad del del centro centro Recibe Recibe el el informe informe yy acciones acciones concluídas concluídas
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO Fase
LX.
NO
SI se requiere nueva casa
Procedimient o de Infraestructu ra y Remozamien to
SI se requiere remozamiento
DIRECCIÓN DEPARTAMENT AL
MUNICIPALIDA D
MUNICIPALIDA D
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LXI.
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.
Procedimiento equipamiento por inauguración - ES 001
Funcionario responsable Dirección Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro
Descripción de la actividad Notifica al personal de Programa MAD, apertura de nuevo centro Consulta PAAC y últimas modificaciones aprobadas
Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro Dirección Unidad Externa- dirección Administrativa SOSEP Unidad Externa- Almacén Unidad Externa- Área de transporte Unidad Externa- Área de transporte Administradora Secretaria Contadora
Consulta Inventario de Almacén
Secretaria Contadora Secretaria Contadora Administradora Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro Administradora Administradora Dirección Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro
Consulta la Plantilla de Inventario de Equipamiento de Nuevo Centro
Elabora la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén con la fecha requerida y el Centro por aperturar Solicita los suministros, bienes y servicios al Almacén Autoriza la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén Genera Salida de Almacén Despacha al área de transportes los Suministros y Bienes según la fecha establecida Traslada los Suministros y Bienes al Nuevo Centro Revisa, recibe y da conformidad de los Suministros y Bienes entregados Recibe instrucción sobre el manejo electrónico del inventario del Centro por parte de Encargada de Equipamiento y Suministro Concilia inventario físico contra inventario electrónico Imprime el inventario debidamente conciliado Recibe información del primer inventario de Equipamiento y Suministros Recibe duplicado de la Salida de Almacén, firmada por Almacén y Transporte Elabora Acta de Recepción de Bienes Revisa Información del Primer Inventario, Salida de Almacén y el Acta de Recepción de Bienes Firma el Acta de Recepción de Bienes Firma el Acta de Recepción de Bienes Archiva y Custodia Actas de Recepción de Bienes Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo: Equipamiento por inauguración - ES 001 EQUIPAMIENTO POR INAUGURACIÓN – ES -001 ACTIVIDAD
DIRECCIÓN
ENCARGADA DE EQUIPAMIENTO Y ADMINISTRADORA SUMINISTRO
SECRETARIA CONTADORA
UNIDAD EXTERNA
Notifica al personal de Programa MAD, apertura de nuevo centro
Consulta PAAC y últimas modificaciones aprobadas
Consulta la Plantilla de Inventario de Equipamiento de Nuevo Centro
ALMACÉN
Consulta Inventario de Almacén
Elabora la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén con la fecha requerida y el Centro por aperturar Solicita los suministros, bienes y servicios al Almacén
Autoriza la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén
Genera Salida de Almacén
Despacha al área de transportes los Suministros y Bienes según la fecha establecida Traslada los Suministros y Bienes al Nuevo Centro Revisa, recibe y da conformidad de los Suministros y Bienes entregados Recibe instrucción sobre el manejo electrónico del inventario del Centro por parte de Encargada de Equipamiento y Suministro Concilia inventario físico contra inventario electrónico Imprime el inventario debidamente conciliado Recibe información del primer inventario de Equipamiento y Suministros
Recibe duplicado de la Salida de Almacén, firmada por Almacén y Transporte Elabora Acta de Recepción de Bienes Revisa Información del Primer Inventario, Salida de Almacén y el Acta de Recepción de Bienes Firma el Acta de Recepción de Bienes
Firma el Acta de Recepción de Bienes Archiva y Custodia Actas de Recepción de Bienes FIN DEL PROCESO Fase
LXII.
Dirección o SubDirección
Dirección Administrativa SOSEP
ALMACÉN
AREA DE TRANSPORTE
AREA DE TRANSPORTE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LXIII.
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Procedimiento distribución de bienes y suministros por reabastecimiento ES 002
Funcionario responsable Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro Dirección Unidad Externa- Dirección Administrativa SOSEP Unidad Externa Unidad Externa- Área de transporte Unidad Externa- Área de transporte Administradora Encargada de Equipamiento y Suministro
11.
Secretaria Contadora
12. 13. 14. 15.
Secretaria Contadora Secretaria Contadora Administradora Encargada de Equipamiento y Suministro Administradora Administradora Dirección Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro
16. 17. 18. 19. 20.
Descripción de la actividad Consulta calendarización interna de re-abastecimiento / POA-PAAC Consulta Inventario de Almacén Elabora la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén Solicita los suministros, bienes y servicios al Almacén Autoriza la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén Genera Salida de Almacén Despacha al área de transportes los Suministros y Bienes según la fecha establecida Traslada los Suministros y Bienes a los Centros Revisa, recibe y da conformidad de los Suministros y Bienes entregados Recibe copia de salida de almacén firmada por el piloto de SOSEP y registra ingresos de Suministros y Bienes al inventario digital de cada centro Recibe inventario actualizado (físico y digital) según suministros y bienes entregados por Encargada de Equipamiento y Suministro Concilia inventario físico contra inventario electrónico Imprime el inventario debidamente conciliado Recibe información del inventario conciliado en el Centro Elabora Acta de Recepción de Bienes Concilia Acta de Recepción de Bienes con salida de Almacén Firma el Acta de Recepción de Bienes Firma el Acta de Recepción de Bienes Archiva y Custodia Actas de Recepción de Bienes Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento distribución de bienes y suministros por reabastecimiento ES 002 DISTRIBUCION SUMINISTROS Y BIENES POR REABASTECIMIENTO ES-002 ACTIVIDAD
DIRECCIÓN
ENCARGADA DE EQUIPAMIENTO Y ADMINISTRADORA SUMINISTRO
SECRETARIA CONTADORA
UNIDAD EXTERNA
Consulta calendarización interna de re-abastecimiento / POA-PAAC ALMACÉ N
Consulta Inventario de Almacén
Elabora la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén
Solicita los suministros, bienes y servicios al Almacén
Autoriza la Solicitud de suministros, bienes y servicios al Almacén
Dirección o SubDirección
Dirección Administrativ a SOSEP
Genera Salida de Almacén Despacha al área de transportes los Suministros y Bienes según la fecha establecida
Traslada los Suministros y Bienes a los Centros Revisa, recibe y da conformidad de los Suministros y Bienes entregados Recibe copia de salida de almacén firmada por el piloto de SOSEP y registra ingresos de Suministros y Bienes al inventario digital de cada centro Recibe inventario actualizado (físico y digital) según suministros y bienes entregados por Encargada de Equipamiento y Suministro
Concilia inventario físico contra inventario electrónico
Imprime el inventario debidamente conciliado
Recibe información del inventario conciliado en el Centro
Elabora Acta de Recepción de Bienes
Concilia Acta de Recepción de Bienes con salida de Almacén Firma el Acta de Recepción de Bienes
Firma el Acta de Recepción de Bienes Archiva y Custodia Actas de Recepción de Bienes FIN DEL PROCESO Fase
LXIV.
AREA DE TRANSPORTE
AREA DE TRANSPORTE
Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República Programa Nacional “Mis Años Dorados”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LXV.
No. 1. 2.
Procedimiento inventario general de suministros y bienes ES 003
5.
Funcionario responsable Secretaria Contadora Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro Dirección y Sub-dirección
6. 7.
Coordinadora Coordinadora
8.
Secretaria Contadora
9. 10. 11.
Secretaria Contadora Coordinadora Dirección y Subdirección
12.
Dirección
3. 4.
Descripción de la actividad Inventario mensual actualizado por centro de Suministros y Bienes Recibe informe de inventario mensual actualizado de los centros Consolida información de inventario de Suministros y Bienes en todos los Centros Prepara reporte de Inventario General de Suministros y Bienes del programa MAD Recibe Inventario de Suministros y Bienes del programa MAD para su evaluación y monitoreo Solicitan aclaración de consumo en los Centros en que aplique Corrigen o gestionan el uso efectivo de Suministros y Bienes en los Centros Modifica el inventario de Suministros y Bienes en el Centro según la gestión implementada Notifica la modificación del Inventario de Suministros y Bienes Informa la actualización de inventarios de Suministros y Bienes Recibe información del uso corregido de los Suministros y Bienes en los Centros Fin del proceso
Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República Programa Nacional “Mis Años Dorados”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LXVI.
Diagrama de flujo: Inventario general de suministros y bienes ES 003
INVENTARIO GENERAL DE SUMINISTROS Y BIENES ES - 004 ACTIVIDAD
Inventario Inventario mensual mensual actualizado actualizado por por centro centro de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes
Recibe Recibe informe informe de de inventario inventario mensual mensual actualizado actualizado de de los los centros centros
Consolida Consolida información información de de inventario inventario de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes en en todos todos los los Centros Centros
Prepara Prepara reporte reporte de de Inventario Inventario General General de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes del del programa programa MAD MAD Recibe Recibe Inventario Inventario de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes del del programa programa MAD MAD para para su su evaluación evaluación yy monitoreo monitoreo
Solicitan Solicitan aclaración aclaración de de consumo consumo en en los los Centros Centros en en que que aplique aplique
Corrigen Corrigen oo gestionan gestionan el el uso uso efectivo efectivo de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes en en los los Centros Centros
Modifica Modifica el el inventario inventario de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes en en el el Centro Centro según según la la gestión gestión implementada implementada
Notifica Notifica la la modificación modificación del del Inventario Inventario de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes
Informa Informa la la actualización actualización de de inventarios inventarios de de Suministros Suministros yy Bienes Bienes
Recibe Recibe información información del del uso uso corregido corregido de de los los Suministros Suministros yy Bienes Bienes en en los los Centros Centros
Fase
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO
DIRECCIÓN
SUB-DIRECCIÓN
ENCARGADA DE EQUIPAMIENTO Y SUMINISTRO
COORDINADORA
SECRETARIA CONTADORA
Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República Programa Nacional “Mis Años Dorados”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LXVII.
Procedimiento reclamos de bienes - ES 004
No. 1. 2.
Funcionario responsable Administradora Administradora
3.
Encargada de Equipamiento y Suministro Encargada de Equipamiento y Suministro Unidad ExternaDepartamento de Compras Unidad Externadepartamento de Compras Encargada de Equipamiento y Suministro Administradora Unidad Externa- Almacén Unidad Externa- Almacén Encargada de Equipamiento y Suministro Administradora
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Unidad Externa- Área de Informática Unidad Externa- Área de Informática Encargada de Equipamiento y Suministro Administradora Administradora
Descripción de la actividad Verifica que un bien está dañado o en mal estado Informa de bien sujeto a reclamo, reemplazo o reparación, según formato Evalúa si procede reclamo de garantía, reemplazo o reparación GARANTIA: Documenta con copia de factura del Bien y el formato de reclamo Notifica a Compras, se traslada los documentos y el Bien Gestiona la garantía y Bien Reparado o Nuevo Recibe Bien Reparado o Nuevo Envía Bien Reparado o Nuevo al Centro que lo solicito REEMPLAZO: Envía Solicitud de nuevo Bien al Almacén Genera salida de Almacén por el Bien de reemplazo Firma y recibe Bien Reemplazado Recibe Bien reemplazado por medio del acta de recepción, debidamente firmada REPARACIÓN: Traslada equipo de cómputo a Informática Gestiona reparación equipo de cómputo Recibe equipo de cómputo reparado Envía equipo de cómputo reparado al Centro correspondiente Fin del proceso
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo: Reclamos de bienes - ES 004 RECLAMO DE BIENES ACTIVIDAD
ENCARGADA DE EQUIPAMIENTO Y SUMINISTRO
ADMINISTRADORA
SECRETARIA CONTADORA
COORDINADORA
UNIDAD EXTERNA
Verifica Verifica que que un un bien bien esta esta dañado dañado oo en en mal mal estado estado
Informa Informa de de bien bien sujeto sujeto aa reclamo, reclamo, reemplazo reemplazo oo reparación, reparación, según según formato formato
Evalúa Evalúa si si procede procede reclamo reclamo de de garantía, garantía, reemplazo reemplazo oo reparación reparación
GARANTIA: GARANTIA: Documenta Documenta con con copia copia de de factura factura del del Bien Bien yy el el formato formato de de reclamo reclamo
Notifica Notifica aa Compras, Compras, se se traslada traslada los los documentos documentos yy el el Bien Bien
Departamento de Compras
Gestiona Gestiona la la garantía garantía yy Bien Bien Reparado Reparado oo Nuevo Nuevo
Departamento de Compras
Recibe Recibe Bien Bien Reparado Reparado oo Nuevo Nuevo
Envia Envia Bien Bien Reparado Reparado oo Nuevo Nuevo al al Centro Centro que que lo lo solicito solicito
REEMPLAZO: REEMPLAZO: Envia Envia Solicitud Solicitud de de nuevo nuevo Bien Bien al al Almacén Almacén
Genera Genera salida salida de de Almacén Almacén por por el el Bien Bien de de reemplazo reemplazo
ALMACÉN
ALMACÉN
Firma Firma yy recibe recibe Bien Bien Reemplazado Reemplazado
Recibe Recibe Bien Bien reemplazado reemplazado por por medio medio del del acta acta de de recepción, recepción, debidamente debidamente firmada firmada REPARACIÓN: REPARACIÓN: Traslada Traslada equipo equipo de de cómputo cómputo aa Informática Informática
Gestiona Gestiona reparación reparación equipo equipo de de cómputo cómputo
Recibe Recibe equipo equipo de de cómputo cómputo reparado reparado
Envia Envia equipo equipo de de cómputo cómputo reparado reparado al al Centro Centro correspondiente correspondiente
FIN FIN DEL DEL PROCESO PROCESO Fase
LXVIII.
AREA DE INFORMÁTICA
AREA DE INFORMÁTICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
LXIX.
Formatos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FORMA FR - 03
RELACION DE GASTOS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO INSTITUCION
16224
ACTIVIDAD
No.
forfr - 03 0 0 5 * 1 4
SECRETARIA DE OBRAS SOCIALES DE LA ESPOSA DEL PRESIDENTE.
015
FECHA:
1 9 0 9 1 4
DEL:
PERIODO 0 9 0 9 1 4
AL:
1 8 0 9 1 4
PROGRAMA NACIONAL MIS AÑOS DORADOS
UB/GEOGRAFICA
1312
LA DEMOCRACIA, HUEHUETENANGO
FINANCIAMIENTO:
11000
INGRESOS CORRIENTES MONTO DEL FONDO
5,000.00
ESTADO DE SITUACION DEL FONDO ROTATIVO INTERNO A) B) C) D) 0
FONDOS RECIBIDOS MONTO DE LA RENDICION SALDO POR RENDIR FONDOS REINTEGRADOS
Q. Q. Q. Q.
5,000.00 4,875.00 125.00 125.00
CUADRO DEMOSTRATIVO DEL GASTO No. De
IMPUTACION PRESUPUESTARIA PR O G
SU B
PY
A C T /O B
038
00
000
15
R EN .
U B I.G E O G .
Comprobante
BENEFICIARIO
MONTO
1312 211
SERIE D No. 110
211
SERIE A No. 00002
211
SERIE A No. 00004
211
SERIE A No. 0220
211
SERIE A No. 00005
211
SERIE A No. 00006
211
SERIE A No. 0230
211
SERIE D No. 112
211
SERIE A No. 00007
211
211
Mayapan, Serie D No. 110 Nit 1418980-1 de fecha 09/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula. Distribuidora Genesis, Serie A No. 002 Nit 8674384-8 de fecha 09/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula.
Q
450.00
Q
800.00
Q
200.00
Q
70.00
Q
800.00
Q
200.00
Q
105.00
Q
450.00
Distribuidora Genesis, Serie A No. 007 Nit 8674384-8 de fecha 18/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula.
Q
800.00
SERIE A No. 00008
Distribuidora Genesis, Serie A no.Nit 8674384-8 de fecha 18/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula.
Q
200.00
Planilla No.12-2014
Nicolasa Estrada Nit: 674408-7 de fecha 18/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis Años Dorados, San Jose Pinula.
Q
800.00
Q
4,875.00
Distribuidora Genesis, Serie A No. 004 Nit 8674384-8 de fecha 09/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula. Purificadora Agua Clara, Seire A No. 220 Nit 7517791-9 de fecha 12/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula. Distribuidora Genesis, Serie A No. 005 Nit 8674384-8 de fecha 12/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula. Distribuidora Genesis, Serie A No. 006 Nit 8674384-8 de fecha 12/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula. Purificadora Agua Clara, Serie A No. 230 Nit 7517791-9 de fecha 17/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula. Mayapan, Serie D No. 112 Nit 1418980-1 de fecha 17/09/2014 por compra de alimentos para los beneficiarios del centro de atencion del adulto mayor Mis años Dorados, San Jose Pinula.
TOTAL
Alfonso A. Alvarado Orellana RESPONSABLE DE FONDO ROTATIVO
AREA DE CONTABILIDAD
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I.
Terminología
INICIO O FIN EMPLEADO RESPONSABLE DEPENDENCIA
Iniciación o terminación del procedimiento al interior del símbolo. En la parte Superior nombre del cargo del responsable de la ejecución de la actividad, en la parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Se describe en forma literal la operación a ejecutar.
DECISIÓN
Pregunta breve sobre la cual se toma alguna decisión. Archivo del documento.
ARCHIVO
CONECTOR DE ACTIVIDADES
Indicando dentro del procedimiento el paso siguiente a una operación. (Lleva en el interior la letra de la actividad).
CONECTOR DE FIN DE PÁGINA
Utilizado para indicar que el procedimiento continúa en la página siguiente.
FLECHA INDICADORA DE FRECUENCIA DOCUMENTO
Flecha utilizada para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento. Para indicar por ejemplo un pedido, requisición, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc. Para indicar copias múltiples.
BLOQUE DOCUMENTOS REMISION A OTRO PROCEDIMIENTO
Lleva el código del procedimiento a seguir.
CINTA MAGNÉTICA
Utilizado cuando se genera un documento en disco blando (diskette).
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TIRA DE SUMADORA
I.
Información que genera una sumadora como parte de un proceso.
Glosario
PEI
Plan estratégico institucional
POM
Plan operativo multianual
POA
Plan operativo anual
PAAC Plan anual de adquisiciones y compras
Elaboró
Revisó:
Autorizó: