SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: ADMINISTRAR SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD INSTRUCTIVO: IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

CODIGO: APP-80117-IT- 02 VERSION: 2.0 Fecha: 30/11/2012

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OBJETIVO: Actualizar el mecanismo establecido para identificar y codificar los documentos que se produzcan en las dependencias vinculadas a los diferentes macroprocesos, dentro del Sistema Integrado de Gestión y Control de calidad (SIGCC), derivado de la incorporación en la estructura de la Contraloría General de la República de nuevas Unidades y de las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas, conforme lo establece el artículo 128 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2012, así como de la planta temporal establecida mediante decreto 1539 de 2012.

DESARROLLO: El Código de los Documentos del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad está conformado así:

I.

CODIGOS DE LOS MACROPROCESOS (3 CARACTERES INICIALES)

1. Macroproceso Direccionamiento Estratégico

DET

2. Macroproceso Comunicación y Divulgación

CYD

3. Macroproceso Control Fiscal Micro

CMI

4. Macroproceso Control Fiscal Macro

CMA

5. Macroproceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

RFJ

6. Macroproceso Enlace con Clientes y Partes Interesadas

ECP

7. Macroproceso Gestión del Talento Humano

GTH

8. Macroproceso Gestión de Recursos

GRE

9. Macroproceso Administración de Procesos y Procedimientos. 10. Macroproceso Control Fiscal Macro Sectorial

II.

APP CMS

CODIGOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (5 DÍGITOS SIGUIENTES)

Es la numeración que se utiliza en la correspondencia que genera cada dependencia para identificar su procedencia o destino final y para la identificación de cada serie documental producida por las distintas áreas de la Contraloría General de la República, asignado por la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia. El código tiene cinco dígitos, cuyo significado es:

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Primer dígito (8) - Constante para todas las dependencias de la Contraloría General de la República. Segundo dígito - Indica el sector ó área funcional al cual pertenece la dependencia, así: 0

Despachos del Contralor y Vicecontralor, así como las Oficinas y Unidades dependientes de ellos, incluidas las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas y las Contralorías Auxiliares.

1

Gerencia Administrativa, Gerencia de Talento Humano y Contraloría Delegada para Economía y Finanzas.

2

Contraloría Delegada para Participación Ciudadana Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva

3

Sector Agropecuario

4

Sector Social

5

Sector Infraestructura

6

Sector Minas y Energía

7

Sector Medio Ambiente

8

Sector Gestión Pública

9

Sector Defensa, Justicia y Seguridad

y

Contraloría

Delegada

para

Tercero y Cuarto dígito – Del 05 al 99 indica el departamento, conforme a la codificación del DANE, relacionada a continuación. Por tanto, para las áreas del Nivel Central se utiliza el Código del Distrito Capital (11), excepto para las nuevas Unidades y la Gerencia Distrital Colegiada, creadas por la Ley 1474 de 2011, así como para las Contralorías Auxiliares creadas en virtud del Decreto 1539 de 2012, cuyo tercero y cuarto dígito se asignaron por la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia para incluirlas en la codificación general, según se relacionan después del código 99. 05

Antioquia

08

Atlántico

11

Bogotá, D.C

13

Bolívar

15

Boyacá

17

Caldas

18

Caquetá

19

Cauca

20

Cesar

23

Córdoba

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25

Cundinamarca

27

Chocó

41

Huila

44

La Guajira

47

Magdalena

50

Meta

52

Nariño

54

Norte de Santander

63

Quindío

66

Risaralda

68

Santander

70

Sucre

73

Tolima

76

Valle del Cauca

81

Arauca

85

Casanare

86

Putumayo

88

Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

91

Amazonas

94

Guainía

95

Guaviare

97

Vaupés

99

Vichada

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Se adicionan los códigos 01, 02 y 03, así: 01

Unidades Creadas por la Ley 1474/ 12 de Julio de 2011 (soportadas en el acta No. 2 del 2 de marzo de 2012).

02

Gerencia Distrital Colegiada (soportadas en el acta No. 3 del 27 de abril de 2012).

03

Contralorías Auxiliares (soportadas en el acta No. 6 del 11 de Septiembre de 2012).

Quinto dígito - Ordenación de la dependencia o grupo dentro del sector. En las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas este consecutivo se utiliza así:

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1. Despacho del Gerente Departamental y del Contralor Provincial de la Colegiatura 2. Grupo de Vigilancia Fiscal 3. Grupo de Investigaciones , Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva 4. Grupo Participación Ciudadana

III.

CÓDIGOS SEGÚN TIPO DE DOCUMENTO:

1. Actas

AC

2. Anexo

AX

3. Boletín

BO

4. Cartilla

C

5. Circulo de Mejoramiento

CM

6. Cuadro

CU

7. Otros Documentos

OD

8. Encuesta

E

9. Formato

F

10. Formulario

FO

11. Flujograma

FL

12. Guía

G

13. Instructivo

IT

14. Informe

IN

15. Inventario

IV

16. Manual

M

17 Mesa de trabajo

MT

18 Proceso

PR

19 Procedimiento

PD

20 Plan de Calidad

PC

21 Reporte

RE

22 Resolución

RS

23 Tabla

T

24 Tablero de Control

TC

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25 Caracterización

IV.

CODIGO: APP-80117-IT- 02 VERSION: 2.0 Fecha: 30/11/2012

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CT

CONSECUTIVO.

Está conformado por dos números arábigos que indican el orden en que se producen y adopta este tipo de documento para cada macroproceso y dependencia.

NOTA: Cuando el documento a codificar involucra a dos o más dependencias de la Entidad, se deberán referenciar los dos códigos del numeral II de este instructivo.

Fuente:

Decreto Ley 267 del 22 de febrero de 2000 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la Republica, se establece su estructura orgánica, se fijan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”. Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control interno de la gestión pública”. Decreto 1539 de 2012 “Por el cual se establece una planta temporal de empleo de la Contraloría General de la Republica”. Resolución Reglamentaria No. 0179 del 26 de Julio de 2012 “por el cual se establece las funciones de la planta temporal de empleos de la Contraloría General de la Republica creados en el Decreto 1539 del 17 de Julio de 2012”.

APROBADO SAAVEDRA

POR:

CARLOS

AUGUSTO

CABRERA FECHA: 30/11/2012