TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

CÓDIGO

111-08

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CONCILIACIONES BANCARIAS

RETENCIÓN Archivo de Archivo Gestión Central

2

8

Hoja 1 de 5 Versión 1 Disposición Final CT

E

M

PROCEDIMIENTOS

S

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Formato de Conciliación Extractos Bancarios Auxiliar de Cuenta Contable 111-11

111-11.1

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Declaraciones de Retención en la Fuente

2

8

Declaración Formulario de declaración tributaria Soportes de la declaración Recibos de pago Soportes de la declaración Carta de la transferencia Certificado

111-11.2

Declaración de ingresos y patrimonio

2

8

Declaración Balance General Anexos

CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección

Firma Responsable Fecha de Aprobación: 13-03-2014

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

CÓDIGO

111-05

111-05.1

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN Archivo de Archivo Gestión Central

Hoja 2 de 5 Versión 1 Disposición Final CT

E

M

PROCEDIMIENTOS

S

CERTIFICADOS DOCUMENTOS PRESUPUESTALES

Certificados Presupuestal

de

Disponibilidad

2

8

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Solicitud de disponibilidad presupuestal Certificado

111-05.3

Certificados de Registro Presupuestal

2

8

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Solicitud del registro presupuestal Certificado

111-05.4

Orden de pago

2

8

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Solicitud orden de pago

111-14

ESTADOS FINANCIEROS

CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección

2

8

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Firma Responsable Fecha de Aprobación: 13-03-2014

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN Archivo de Archivo Gestión Central

Hoja 3 de 5 Versión 1 Disposición Final CT

E

M

PROCEDIMIENTOS

S

Balance General Estados de resultados Ejecución Presupuesto de ingresos y gastos Análisis financieros Comparativos Flujos de caja Estado de patrimonio Notas a los estados financieros Avalúos de Bienes Muebles e Inmuebles 111-19 111-19.9

INFORMES Informes de Gestión

2

3

x

Se seleccionan el 5 % de aquellos que tengan relevancia administrativa, histórica, cultural e investigativa para la entidad.

Informe

111-19.11

Informe de Nómina

2

8

2

5

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Informe

111-19.1

Informe a Entes de Control

x

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se conservan permanentemente en el Archivo Histórico. Son documentos de relevancia administrativa para la entidad.

Informe a la Contaduría General de la Nación Informe de rendición de cuentas a Contraloría General de la República Informe de rendición de cuentas a Contraloría Departamental

CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección

Firma Responsable Fecha de Aprobación: 13-03-2014

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

111-22

111-22.3

RETENCIÓN Archivo de Archivo Gestión Central

Hoja 4 de 5 Versión 1 Disposición Final CT

E

M

PROCEDIMIENTOS

S

LIBROS AUXILIARES

Libro Oficial Diario

2

8

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Libro

111-22.1

Libro Oficial de Inventario y Balances

2

8

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Libro

111-22.2

Libro Oficial de Mayor y de Balance

2

8

2

3

x

Son documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable. Podrán ser eliminados, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta (Código de comercio art.60). Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, conservar en medio magnético.

Libro 111-26

NOTAS CONTABLES

111-26.1 Notas Débito y Crédito Notas 111-28

x

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se conservan permanentemente en el Archivo Histórico. Son documentos de relevancia administrativa para la entidad.

PLAN

CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección

Firma Responsable Fecha de Aprobación: 13-03-2014

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

CÓDIGO

111-28.7

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Plan de Mejoramiento

RETENCIÓN Archivo de Archivo Gestión Central

2

3

Hoja 5 de 5 Versión 1 Disposición Final CT

E

M

PROCEDIMIENTOS

S

x

Una vez cumplidos los tiempos de retención en el Archivo Central, seleccionar un muestreo del 5% para transferir al Archivo Histórico y evidenciar el mejoramiento e impacto obtenido.

Informe de Seguimiento

CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección

Firma Responsable Fecha de Aprobación: 13-03-2014