TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 100 Rectoría CÓDIGO DEP. 100

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

100

11 11

04

100

15 15

100

100 100

Retención Documental A. G. A. C.

Disposición Final CT

S

2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

CONVENIOS CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

3

17

04

24 24

INFORMES INFORMES DE ACREDITACIONES

2

18

04

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación.

X X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 100 Rectoría CÓDIGO DEP.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

21

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

30 30

02

MANUALES MANUALES DE FUNCIONES Y REQUSITOS.

100

30 30

03

100

38 38

12

PROYECTOS PROYECTOS DE MODIFICACIONES, TRASLADOS Y ADICIONES

2

8

X

Luego de cumplido el término de retención en el archivo central digitalizar y transferir al archivo histórico.

100

39 39

15

PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS.

2

8

X

Luego de cumplido el término de retención en el archivo central digitalizar y transferir al archivo histórico.

43 43

2

28

X

10

100

2

5

CT

X

MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 24 24

100

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, transferir la Subseries al Archivo Histórico Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, transferir la Subseries al Archivo Histórico

100

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

RESOLUCIONES RESOLUCIONES RECTORALES

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos en el Archivo de Gestión y central, digitalizar y transfiérase al Archivo histórico institucional por ser una serie de valor histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 110 Secretaria General CÓDIGO DEP. S. 110 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

06

ACTAS ACTAS DEL CONSEJO ACADEMICO

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

110

01 01

08

ACTAS ACTAS DEL CONSEJO SUPERIOR

2

18

X

110

01 01

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

2

18

X

16

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

100

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

100

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

04

100

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

X

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 110 Secretaria General CÓDIGO DEP. S. 110 24 24

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

S

PROCEDIMIENTO E

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

39 39

03

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO

43 43

02

RESOLUCIONES RESOLUCIONES DE ANULACION DE DIPLOMAS.

2

28

X

Cumplidos los términos en el Archivo de Gestión y central, digitalizar y transfiérase al Archivo histórico institucional por ser una serie de valor histórico.

110

43 43

07

RESOLUCIONES RESOLUCIONES DE EXPEDICION DE DIPLOMAS

2

28

X

Cumplidos los términos en el Archivo de Gestión y central, digitalizar y transfiérase al Archivo histórico institucional por ser una serie de valor histórico.

110

44 44

01

TITULOS TITULOS DE PROPIEDAD DE BIENES INMUEBLES

2

28

X

110

110

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

M

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Por tener un Valor Legal e Histórico, Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, Digitalizar, Transferir la series al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 120 Oficina de Coordinación de Control Interno CÓDIGO DEP. S. 120 01 01 120 120

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

03

ACTAS ACTAS DE COMITES

05 05

AUDITORIAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

2

6

X

01

05 05

02

AUDITORIAS AUDITORIAS FINANCIERAS

2

6

X

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

04

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

120 X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

120

120

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 120 Oficina de Coordinación de Control Interno CÓDIGO DEP. S. 120 24 24

120

120

120

120 120

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

09

INFORMES INFORMES DE AUDITORIAS

24 24

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES

2

6

X

13

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

X

17

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

2

6

X

21

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

34 34

PLANES PLANES DE CALIDAD

4

0

04

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE AUDITORIAS,EVALUACION Y CONTROL

2

6

04

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Gestión, descartar la subserie Los informes de auditoría de certificación se deben conservar durante un ciclo de auditoría, es decir certificación, mantenimiento y renovación, porque normalmente en ese ciclo solo se hace la auditoría total al sistema.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 130 Oficina de Planeación y Desarrollo Universitario CÓDIGO DEP. S. 130 04 04

Sb. 01

130

10 10

08

130

10 10

09

12 12

01

12 12

03

18 18

13

18 18

05

130

130 130

130

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 8

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye

ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE PROYECTOS ACADEMICOS

2

4

X

Terminado el tiempo de retención en el archivo central Descartar la subserie, por estar contenidos en un expediente de proyectos.

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE PROYECTOS DE INVERSION CONCEPTOS CONCEPTOS ADMINISTRATIVOS Y DE FACTIBILIDAD

2

4

X

Terminado el tiempo de retención en el archivo central Descartar la subserie, por estar contenidos en un expediente de proyectos.

5

0

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

CONCEPTOS CONCEPTOS TECNICOS

5

0

X

ESTUDIOS ESTUDIOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS

5

0

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

ESTUDIOS ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD  Estudios de Factibilidad Económicos  Estudios de Factibilidad Financieros  Estudios de Factibilidad Técnicos  Estudios de Factibilidad Social

5

0

X

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 130 Oficina de Planeación y Desarrollo Universitario CÓDIGO DEP. S. 130 24 24

130

130

130

130

130

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E

13

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

X

17

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

2

6

X

21

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES A LOS ENTES DE CONTROL

2

6

X

24

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES ESTADISTICOS

2

6

25

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

3

02

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico el soporte digital para conservación permanente

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: CÓDIGO DEP. S. 130 30 30

Sb. 01

130

30 30

02

130

30 30

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

130 Oficina de Planeación y Desarrollo Universitario

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES MANUALES MANUALES DE CALIDAD

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Se conserva en el Archivo de Gestión para su permanente actualización y para el ejercicio de su implementación y difusión, además de sus características informativas.

MANUALES MANUALES DE FUNCIONES Y REQUISITOS

5

0

X

Se conserva en el Archivo de Gestión para su permanente actualización y para el ejercicio de su implementación y difusión, además de sus características informativas.

MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

5

0

X

03

Se conserva en el Archivo de Gestión para su permanente actualización y para el ejercicio de su implementación y difusión, además de sus características informativas.

34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

01

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

130

34 34

04

PLANES PLANES DE CALIDAD

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

130

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

08

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

130

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 130 Oficina de Planeación y Desarrollo Universitario CÓDIGO DEP. S. 130 34 34

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final CT

S X

M X

PROCEDIMIENTO E

09

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y MISIONAL

35 35

POLITICAS POLITICAS DE DESARROLLO Y PROYECCION

3

10

X

X

03

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza

130

35 35

07

POLITICAS POLITICAS UNIVERSITARIAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

3

10

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza

130

37 37

18

PROCESOS PROCESOS DE INFORMACION Y PROCESAMIENTOS DE DATOS

2

0

130

38 38

14

PROGRAMAS PROGRAMA DE GESTION DE CALIDAD

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

130

39 39

02

PROYECTOS PROYECTOS ARQUITECTONICOS

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

130

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Se conserva en el Archivo de Gestión Para su actualización Permanente.

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 130 Oficina de Planeación y Desarrollo Universitario CÓDIGO DEP. S. 130 39 39

130

130

130

Sb. 08

39 39

13

39 39

14

39 39

22

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PROYECTOS PROYECTOS DE INVERSION  Proyecto  Actas de seguimiento  Comunicaciones oficiales relacionadas con el Proyecto  Informes consolidados  Informes Ejecutivos  Informes Técnicos  Planes de Inversión  Planos Informe fina PROYECTOS PROYECTOS DE OBRAS CIVILES PROYECTOS PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL  Estudios y Autorizaciones  Análisis de necesidades e inversión  Comparativo presupuesto anterior  Presupuesto general de la Nación  Anexos Actas de aprobación PROYECTOS PROYECTOS TECNICOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

Se conserva la referencia cruzada y los Planos se llevan a la Planoteca en la Oficina de Planeación y desarrollo. 5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

5

15

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 140 Oficina Jurídica CÓDIGO DEP. S. 140 01 01 140

140

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

03

ACTAS ACTAS DE COMITES

01 01

ACTAS ACTAS DE LIQUIDACIONES

2

18

13

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES ACCIONES DE TUTELA

6

0

01

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

X

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

X

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo de Gestión, descartar las subserie

140

140

140

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 140 Oficina Jurídica CÓDIGO DEP. S. 140 12 12

140

140

140

140

140

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E X

02

CONCEPTOS CONCEPTOS JURIDICOS

14 14

CONTRATOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

3

17

X

01

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico

14 14

CONTRATOS COTRATOS DE COMODATO

3

17

X

02

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico

14 14

CONTRATOS CONTRATOS DE COMPRAVENTA

3

17

X

03

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico

14 14

CONTRATOS ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS

3

17

X

05

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico

14 14

CONTRATOS CONTRATOS DE OBRA

3

17

X

06

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo gestión, se transfiere al Archivo Central para cotejar con los existentes y descartar copias. Cumplido el termino allí, se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico. Conformado por Contratos de Obras y Contratos de Obras Menores.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 140 Oficina Jurídica CÓDIGO DEP. S. 140 24 24

Sb. 17

140

24 24

21

140

25 25

140

140

140

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final CT

S X

M

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

2

6

02

INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

3

34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

01

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

08

37 37

PROCESOS PROCESOS JURIDICOS

2

5

19

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

PROCEDIMIENTO E

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 140 Oficina Jurídica CÓDIGO DEP. S. 140 37 37

140

140

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 5

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

20

PROCESOS PROCESOS DE LICITACIONES

43 43

RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

28

X

01

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

43 43

RESOLUCIONES RESOLUCIONES DE APROBACION DE POLIZAS

2

28

X

03

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 150 Oficina de Relaciones Publicas Internacionales. CÓDIGO DEP. 150

150

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

12 12

01

15 15

01

Retención Documental A. G. A. C.

Disposición Final CT

S

2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

CONCEPTOS CONCEPTOS ADMINISTRATIVOS Y DE VIABILIDAD

5

0

CONVENIOS CONVENIOS DE COOPERACION

5

0

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

150

150

150

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se digitaliza y se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico, transfiérase al Archivo Histórico.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 150 Oficina de Relaciones Publicas Internacionales. CÓDIGO DEP. S. 150 15 15

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

Disposición Final CT X

S

04

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

15 15

CONVENIOS CONVENOS INTERINSTITUCONALES

5

0

06

150

17 17

03

DISEÑOS DISEÑOS DE LEMAS

4

5

X

150

17 17

DISEÑOS DISEÑOS DE LOGOS

4

5

X

03

17 17

DISEÑOS DISEÑOS DE PAUTAS PUBLICITARIAS

4

5

X

03

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

X

17

150

24 24

21

2

6

X

150

25 25

2

3

02

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

150

150 150

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

M

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

PROCEDIMIENTO E Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se digitaliza y se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico, transfiérase al Archivo Histórico. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se digitaliza y se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico, transfiérase al Archivo Histórico. Finalizado el tiempo de Retención en el Archivo en el archivo central, seleccionar el 5% del total de la serie y transferirlo al archivo Histórico. Finalizado el tiempo de Retención en el Archivo en el archivo central, seleccionar el 5% del total de la serie y transferirlo al archivo Histórico. Finalizado el tiempo de Retención en el Archivo en el archivo central, seleccionar el 5% del total de la serie y transferirlo al archivo Histórico. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 150 Oficina de Relaciones Publicas Internacionales. CÓDIGO DEP. S. 150 34 34

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

PROYECTOS PROYECTOS DE FINANCIACION INTERNACIONAL

5

15

REGISTROS REGISTROS DE ACTIVIDADES

2

6

150

34 34

08

150

39 39

06

41 41

02

150

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Disposición Final CT

S X

M X

X

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 160 Oficina de Informática y Sistemas. CÓDIGO DEP. S. 160 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

02

ACTAS ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

160

01 01

09

ACTAS ACTAS DE ENTREGA

2

18

160

01 01

11

ACTAS ACTAS DE INICIO

2

18

160

12 12

03

CONCEPTOS CONCEPTOS TECNICOS

5

0

160

17 17

0

160

17 17

08

5

0

160

18 18

5

0

X

01

18 18

5

0

X

06

DISEÑOS DISEÑOS DE APLICACIÓNES DE SISTEMAS DISEÑOS DISEÑOES DE REDES DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD ESTUDIOS ESTUDIOS DE MERCADO

5

01

160

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se descarta la subserie por ser parte de otro expedientes para el cual fue solicitado. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualización

X

Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualización Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 160 Oficina de Informática y Sistemas. CÓDIGO DEP. S. 160 18 18

Sb. 03

160

18 18

10

160

22 22

14

24 24

17

24 24

21

25 25

02

26 26

01

160 160

160

160

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ESTUDIOS ESTUDIOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION ESTUDIOS ESTUDIOS TECNICOS

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E X

5

0

X

FORMATOS FORMATOS DE SOLICITUD DE SERVICIOS TECNICOS. INFORMES INFORMES DE GESTION

2

0

X

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

6

2

3

X

INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EQUIPOS DE COMPUTOS

5

0

X

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se entrega la serie en soporte papel al grupo de almacén y se conserva el soporte digital.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 160 Oficina de Informática y Sistemas. CÓDIGO DEP. S. 160 30 30

160

160

160

160

Sb. 04

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INFORMATICOS

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Esta subserie se conserva en el Archivo de Gestión para su permanente actualización y para el ejercicio de su implementación y difusión, además de sus características Informativas.

34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

01

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

34 34

PLANES PLANES DE CAPACITACION

5

15

X

X

05

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

08

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

34 34

13

PLANES PLAN MAESTRO INFORMATICO

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 170 Oficina de Control Disciplinario Interno. CÓDIGO DEP. S. 170 01 01

170

170

170

170

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

23

ACTAS ACTAS DE VERSION LIBRE

01 01

ACTAS ACTAS DE VISITAS

2

18

X

X

22

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

06 06

AUTOS AUTOS DE NOTIFICACION Y CUMPLIMIENTO

2

18

X

X

01

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

12 12

CONCEPTOS CONCEPTOS ADMINISTRATIVOS

5

0

01

20 20

FALLOS FALLOS DE PRIMERA INSTANCIA

2

18

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 170 Oficina de Control Disciplinario Interno. CÓDIGO DEP. S. 170 24 24

170

170

170

170

170

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

05

INFORMES INFORMES DE ACTIVIDADES

24 24

INFORMES INFORMES DE AUDITORIAS

2

6

X

09

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES DE EVALUACION

2

6

X

13

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

X

17

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

2

6

21

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

3

02

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 170 Oficina de Control Disciplinario Interno. CÓDIGO DEP. S. 170 34 34

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final CT

S

PROCEDIMIENTO

M X

E X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

170

34 34

08

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

170

34 34

PLANES PLANES DE CONTROL INTERNO

5

15

X

X

07

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

37 37

PROCESOS PROCESOS DISCIPLINARIOS

5

15

13

170

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 110 .1 Grupo de archivo y Correspondencia. CÓDIGO Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 2 2

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Disposición Final

04

ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO

110.1 01 01

ACTAS ACTAS DE ENTREGA

2

3

X

09

110.1 01 01

ACTAS ACTAS DE INICIO

2

3

X

11

110.1 01 01

ACTAS ACTAS DE SUSPENSIÓN CONTRACTUAL

2

3

X

18

110.1 01 01

ACTAS ACTAS DE SOCIALIZACION

2

3

X

17

110.1 01 01

ACTAS ACTAS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

2

18

19

110.1 11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X

S

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M

PROCEDIMIENTO

DEP. S. 110.1 01 01

E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Nota: Los soportes de las Actas conformadas por Proyectos de su competencia, Comunicaciones Oficiales y demás, conservar 2 años en el Archivo de Gestión y 13 años en el Archivo Central y luego eliminar ya que esta información se encuentra respaldada en las Actas y Subseries Documentales afines. Conformada por Actas de Comité de Archivo Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 110 .1 Grupo de archivo y Correspondencia. CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

DEP. S. 110.1 11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

110.1 11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

110.1 18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA

2

3

01

110.1 22 22

02

2

18

FORMATOS FORMATOS DE CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA

110.1 23 23

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

110.1 28 28

LIBROS LIBRO RADICADOR DE RESOLUCIONES

2

8

01

110.1 34 34

PLANES PLANES DE ACCION

5

15

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

Disposición Final CT

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S X

M

PROCEDIMIENTO E

X X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

X X X X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria.

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Una vez terminado su tiempo de retención documental en el archivo central esta serie se elimina por perder sus valores administrativos y por no desarrollar valores históricos. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 200 Vicerrectoría Administrativa. CÓDIGO DEP. S. 200 14 14 200 200 200 200 200 200

200 200

Sb. 03

15 15

05

18 18

01

24 24 24 24

13 17

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES CONTRATOS CONTRATOS DE COMPRAVENTA

Retención Documental A. G. A. C. 3 17

CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

CONTRATOS ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

3

17

X

5

0

X

2

6

2

18

4

6

5

15

X

X

X

X

35 35

07

34 34

01

POLITICAS POLITICAS UNIVERSITARIAS ADMINISTRATIVAS PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

08

37 37

PROCESOS PROCESOS DE LICITACIONES

2

5

20

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Disposición Final

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Central se traslada al Archivo Historico se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201 División Administrativa. CÓDIGO DEP. 201

201

S.

Sb.

Retención Documental A. G. A. C.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

15 15 22 22

Disposición Final CT

S

2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES DE CREDITOS

3

17

05

02

FORMATOS FORMATOS DE SOLICITUD DE DESCUENTOS

2

18

X

2

6

X

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

201

201

201

201

24 24

13

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional, el resto eliminese. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201 División Administrativa. CÓDIGO DEP. S. 201 24 24

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

13

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

24 24

21

201

34 34

201

201

201

201

201

201

Retención Documental A. G. A. C. 2 6 2

Disposición Final CT X

18

S

M

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

2

6

X

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

34 34

PLANES PLANES DE CAPACITACION

5

15

X

X

05

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

08

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

37 37

PROCESOS PROCESOS DE PROMOCION

5

15

X

X

25

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

37 37

PROCESOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO,SELECCIÓN Y ENGANCHE

5

15

X

X

26

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.1 Grupo de Gestión de Desarrollo Humano. CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

DEP. S. 201.1 09 09

01

CARNET CARNET DE IDENTIFICACION

201.1 10 10

12

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES LABORALES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

201.1 15 15

05

Retención Documental A. G. A. C. 1 0

0

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión , se deja allí para su constante rediseño y cambios dado que se realizan constantemente de forma semestralizada.

0

X

Esta subserie cumple su retención inmediatamente se entrega al usuario. NOTA: Los Certificados Laborales para tramite de Bono Pensional de personal activo se digitaliza y se entrega al usuario o se envia al Fondo de Pensiones o al Juzgado, segun el caso. Se coloca en la Tabla para dar claridad sobre su tramite y formalizar el destino final..

201.1

201.1

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

CONTRATOS ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS

3

17

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

201.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.1 Grupo de Gestión de Desarrollo Humano CÓDIGO DEP. S. 201.1 23 23

Sb. 03

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES HISTORIAS HISTORIAS LABORALES Acto Administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Declaración juramentada en la que se dice no tener impedimento para el nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Documento de identificación(fotocopia cedula Ciudadania o de Extranejeria) Fotocopia de Libreta Militar Hoja de Vida (Formato Unico Función Pública) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesión Contrato Prestación de Servicios Personales Certificado Judicial (de Antecedentes Penales-Pasado Judicial) Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliacion a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc Actos Administrativos que señale las situaciones administrativas del funcionario: E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 20 80

Disposición Final CT

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S X

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el término de retención(desvinculación del empleado)en el Archivo de Gestión, transferir la subserie al Archivo Central donde se conservara por el resto de tiempo hasta cumplir 100 años (*la sumatoria del tiempo en el Archivo de Gestión y del Archivo Central debe dar 100 Años, pero no se puede precisar el tiempo en uno u otro). A los 101 años se realiza selección de aquellas que correspondan a personajes ilustres para transferir al Archivo Histórico y el resto se descarta.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

vacaciones, licencias, comisiones, Ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, suspensiones de contrato y sanciones disciplinarias. Notificación de inscripción en carrera administrativa Reporte liquidación de Cesantias (para afiliados a Fondos Privados) Evaluación del Desempeño Resolucion del Vicerrector Administrativo sobre Anticipo de Cesantias y Prestaciones Sociales en general Acto Administrativo de retiro o esvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución,aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc. Oficios del servidor de la entidad: Renuncias, Solicitud de permisos, vacaciones, comisiones, entre otros. Acta liquidacion de Prestaciones Liquidacion de Prestaciones Sociales (Profesores de catedra por periodo academico) Resolucion del Vicerrector Administrativo para emision de Bono Pensional y documentacion soporte Registro Unico Tributario RUT Actos Administrativos que señale las situaciones administrativas relacionadas con tramites de Pensión de Jubilación: Registro Civil de nacimiento, Certificados de Otras Entidades, entre otros. Declaración de Bienes y Rentas

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 201.1 24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

2

18

201.1 25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

3

X

02

201.1 25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DEL PERSONAL

2

3

X

28

201.1 31 31

01

NOMINA NOMINA DE EMPLEADOS DE PLANTA Y DOCENTES

2

5

X

201.1 34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

01

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

201.1 34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

08

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

201.1 43 43

RESOLUCIONES RSOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

5

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Historico. Conformada por Resoluciones de Jefe de Departamento

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.2 Grupo de Gestión de Servicios, Compras y Mantenimientos CÓDIGO DEP. S. 201.2 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

02

ACTAS ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

201.2 18 18

01

201.2 24 24

17

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

201.2

201.2

2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

5

0

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

2

18

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

201.2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.2 Grupo de Gestión de Servicios, Compras y Mantenimientos CÓDIGO DEP. S. 201.2 25 25

Sb. 23

201.2 25 25

11

201.2 25 25

15

201.2 25 25

16

201.2 26 26

01

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PROVEEDORES

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente soporte digital. Al término de su retención en el archivo central, los soportes en papel se eliminan, y se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente en soporte digital.

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

2

3

X

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE CONTROL DE EXISTENCIAS Y SUMINISTROS DE MATERIALES INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE ELEMENTOS Y MATERIALES

2

3

X

X

Al término de su retención en el archivo central, los soportes en papel se eliminan, y se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente en soporte digital.

2

3

X

X

Al término de su retención en el archivo central, los soportes en papel se eliminan, y se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente en soporte digital.

2

5

X

01

INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES KARDEX KARDEX DE ENTRADAS Y SALIDAS PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

201.2 34 34

08

201.2 38 38

22

201.2 27 27 201.2 34 34

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

2

8

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. X

5

15

X

X

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL PARQUE AUTOMOTOR

5

15

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Cumplido el Termino en el archivo Central, seleccionar el 5% y transferirlo al Archivo Histórico. El resto se elimina Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.3 Grupo de Operación y Mantenimientos CÓDIGO DEP. 201.3

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C.

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E

2

18

X

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

201.3 18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

5

0

X

01

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

201.3 22 22

FORMATOS FORMATOS DE MANTENIMIENTO

2

0

X

07

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

201.3 22 22

10

FORMATOS FORMATOS DE REQURIMIENTO

2

0

X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

11 11

201.3

201.3

201.3

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.3 Grupo de Operación y Mantenimientos CÓDIGO DEP. S. 201.3 22 22 201.3 24 24

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Sb.

17

FORMATOS FORMATOS DE REPARACIONES INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

201.3 25 25

23

201.3 25 25

12

Retención Documental A. G. A. C. 2 0

Disposición Final CT

2

18

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PROVEEDORES

2

3

X

27

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE TRABAJO DE EQUIPOS

2

3

X

201.3 34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

01

201.3 38 38

17

PROGRAMAS PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

2

6

  



CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

S

M

PROCEDIMIENTO E X

X

X

X

X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Mantenimientos de Equipos. Mantenimientos de Redes Eléctricas. Mantenimientos de Redes de Agua Potable y Residuales. Mantenimientos de Redes Telefónicas.

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.4 Sección de Inventarios y Almacén CÓDIGO Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Disposición Final

02

ACTAS ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA

201.4 01 01

09

ACTAS ACTAS DE ENTREGA

2

18

201.4 01 01

01

ACTAS ACTAS DE INICIO

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se descarta la subserie por ser parte de otro expedientes para el cual fue solicitado.

201.4 22 22

03

FORMATOS FORMATOS DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS

2

0

X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

201.4 22 22

FORMATOS FORMATOS DE ENTRADA Y SALIDAD DE ELEMENTOS

2

0

X

04

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

201.4 25 25

3

X

201.4 25 25

2

3

X

15

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES  Estadísticas de Materiales y Equipos. INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE CONTROL DE EXISTENCIAS Y SUMINISTROS DE MATERIALES

2

11

201.4 25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ELEMNETOS

2

3

X

18

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M

PROCEDIMIENTO

DEP. S. 201.4 01 01

E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.4 Sección de Inventarios y Almacén CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

Disposición Final

19

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MATERIALES

201.4 25 25

20

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EQUIPOS

2

3

X

201.4 26 26

5

X

26 26

2

5

X

03

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

201.4 26 26

2

5

X

04

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

27 27

02

201.4 34 34

01

INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES INVENTARIOS INVENTARIOS GENERAL DE LA UNIVERSIDAD INVENTARIOS INVENTARIOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO. KARDEX KARDEX DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ELEMNTOS DEVOLUTIVOS PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

2

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT X

8 5

S

M

PROCEDIMIENTO

DEP. S. 201.4 25 25

E Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

X 15

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplido el Termino en el archivo Central, seleccionar el 5% y transferirlo al Archivo Histórico. El resto se elimina X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.4 Sección de Inventarios y Almacén CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

DEP. S. 201.4 34 34

08

201.4 37 37

PROCESOS PROCESOS DE CATALOGACION DE ELEMENTOS, MATERIALES Y EQUIPOS

5

08

201.4 37 37

14

PROCESOS PROCESOS DE ENTREGA DE ELEMENTOS, MATERIALES Y EQUIPOS

201.4 37 37

28

PROCESOS PROCESOS DE UBICACIÓN DE ELEMNTOS, MATERIALES Y EQUIPOS.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PLANES PLANES DE COMPRAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Disposición Final CT

PROCEDIMIENTO

M X

E X

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala suberie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 201.5 Grupo de Almacén CÓDIGO DEP. S. 201.5 01 01

Sb. 09

201.5 10.1 10.1

03

201.5 22 22

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE ENTREGA

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

COMPROBANTES COMPROBABTES DE INGRESOS Y DEVOLUTIVOS.

5

15

FORMATOS FORMATOS DE ENTRADA Y SALIDAS

2

0

03

201.5 24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

201.5 27 27

01

KARDEX KARDEX DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ELEMNTOS DEVOLUTIVOS

2

8

X

201.5 34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

01

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

201.5 34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

08

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

M X X

X

Las subseries corresponden al consecutivo de comprobantes que registran los ingresos y salidas de Almacén, los cuales podrán destruirse al término de su retención en el Archivo Central, seleccionar el 5% y transferirlo al Archivo Histórico. El resto se elimina, garantice su conservación mediante el proceso de microfilmación. Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplido el Termino en el archivo Central, seleccionar el 5% y transferirlo al Archivo Histórico. El resto se elimina

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202 División de Bienestar Universitario CÓDIGO DEP. S. 202 01 01 202

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

03

ACTAS ACTAS DE COMITES

01 01

09

ACTAS ACTAS DE ENTREGA

2

18

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

X

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

11 11

06

COMUNICACIONES OFICIALES MEMORANDOS

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional, el original pasa a ser parte de las historias laborales.

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

202

202

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

202

202

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202 División de Bienestar Universitario CÓDIGO DEP. S. 202 24 24

Sb. 17

202

25 25

10

202

34 34

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE GESTION

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE AFILIACION AL REGIMEN DE SALUD DE ESTUDIANTES

2

3

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

01

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

08

202

35 35

07

POLITICAS POLITICAS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

3

10

202

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL

2

6

X

05

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

2

6

X

06

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

202

202

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala la subserie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Central se traslada al Archivo Historico se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202.1 Sección de Cultura y Recreación. CÓDIGO DEP.

202.1

202.1

202.1

S. 11 11

11 11

11 11

202.1 24 24

202.1 24 24

202.1 38 38

202.1 38 38

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C.

CT

S X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

02

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA INFORMES INFORMES ACADEMICOS

2

18

X

01

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

PROGRAMAS PROGRAMAS CULTURALES

2

6

X

08

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

24

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INTEGRACION

2

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

18

M

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

2

Disposición Final

2

18

X

2

18

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202.2 Sección de Deportes CÓDIGO DEP.

202.2

202.2

202.2

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C.

Disposición Final CT

S

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA INFORMES INFORMES DE EVENTOS

2

18

X

16

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

24

202.2 24 24

202.2 34 34

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

18

X

2

18

X

2

18

X

PROCEDIMIENTO E

11 11

202.2 24

2

M

5

15

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202.3 Sección de Ayuda y servicios Sociales. CÓDIGO DEP.

S. 202.3 01 01

202.3

202.3

202.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

202.3 22 22

202.3 24 24

202.3 24 24

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

FORMATOS FORMATOS DE PRESTAMOS

2

0

09

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

INFORMES INFORMES ESTADISTICOS

2

18

X

25

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202.3 Sección de Ayuda y servicios Sociales. CÓDIGO DEP.

S. 202.3 34 34

202.3 37 37

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

24

PROCESOS PROCESOS DE PRESTAMOS

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

5

Disposición Final CT

15

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

PROCEDIMIENTO

M X

E X

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202.4 Sección de Servicios Médicos y Asistenciales CÓDIGO DEP.

202.4

202.4

202.4

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

202.4 18 18

202.4 24 24

202.4 24 24

202.4 24 24

Retención Documental A. G. A. C.

Disposición Final CT

S

2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

5

0

HISTORIAS HISTORIAS CLINICAS

5

20

04

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

01

21

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

18

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. X

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 202.4 Sección de Servicios Médicos y Asistenciales CÓDIGO DEP.

S. 202.4 24 24

202.4 25 25

202.4 38 38

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

25

INFORMES INFORMES ESTADISTICOS INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE SERVICIOS PRESTADOS

2

3

10

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRESTACION DE SERVICIOS MEDICOS

2

6

18

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Disposición Final CT

S X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

M

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 203 División Financiera CÓDIGO DEP. S. 203 01 01

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E X

11

ACTAS ACTAS DE INICIO ACTAS ACTAS DE LIQUIDACION

2

3

X

CERTIFICACIONES CERTIOFICCIONES DE DESCUENTOS DE MATRICULA

2

4

X

2

18

X

2

18

X

2

18

X

203

01 01

13

203

10 10

13

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria. Terminado el tiempo de retención en el archivo central Descartar la subserie, por estar contenidos en un expediente de proyectos.

203 Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

203

203

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 203 División Financiera CÓDIGO DEP. S. 203 11 11

Sb. 06

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES COMUNICACIONES OFICIALES MEMORANDOS

Retención Documental A. G. A. C. 2

18

5

0

2

18

6

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional, el original pasa a ser parte de las historias laborales.

X

203

18 18

04

ESTUDIOS ESTUDIOS DE DIAGRAMAS DE RECORRIDOS DE LAS CUENTAS

203

22 22

11

FORMATOS FORMATOS DE RECEPCCION DE DOCUMENTOS DE DESCUENTOS

24 24

INFORMES INFORMES DE ANALISIS DE SOLICITUD DE DESCUENTOS DE MATRICULAS

2

07

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

INFORMES INFORMES FINANCIEROS

2

18

X

26

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

203

24 24

21

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

2

6

X

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

203

26 26

INVENTARIOS INVENTARIOS DE LINEAS DE CREDITOS E INSTTITUCIONES

2

2

X

X

02

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

203

203

203

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

X

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 203 División Financiera CÓDIGO DEP. S. 203 34 34

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final CT

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

08

203

39 39

07

PROYECTOS PROYECTOS DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRUCTURA FINANCIERA

5

15

X

203

39 39

08

PROYECTOS PROYECTOS DE INVERSION

5

15

X

203

S

E X

X

X

X

Proyecto Actas de seguimiento Comunicaciones oficiales relacionadas con el Proyecto  Informes consolidados  Informes Ejecutivos  Informes Técnicos  Planes de Inversión y Planos Informe fina

39 39

14

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS.

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

  

203

PROCEDIMIENTO

M X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

Se conserva la referencia cruzada y los Planos se llevan a la Planoteca en la Oficina de Planeación y desarrollo. X 2

8

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el término de retención en el archivo central digitalizar y transferir al archivo histórico.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 203.1 Grupo de Gestión Contable CÓDIGO Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 5 10

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Disposición Final

DEP. S. 203.1 10.1 10.1

05

COMPROBANTES ORDENES DE PAGOS

203.1 13 13

CONCILIACIONES CONCIALIACIONES BANCARIAS

2

20

X

X

01

203.1 13 13

02

CONCILIACIONES CONCILIACIONES DE CUENTAS DE INVENTARIOS Y ALMACEN

2

20

X

X

203.1 16 16

DECLARACIONES DECLARACIONES CONTABLES  Declaraciones de Ingresos  Declaraciones de Flujo de Efectivo  Declaraciones de Balance

2

20

X

X

203.1 16 16

DECLARACIONES DECLARACIONES TRIBUTARIAS  Declaraciones de IVA  Declaraciones de Retención en La Fuente.  Declaraciones de Renta  Declaraciones de Información Exógena.

2

20

X

X

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M X

PROCEDIMIENTO E Se digitaliza y luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, se descarta la subserie. la documentación contable se conservará por 20 años si no está microfilmado, y por 10 años si lo está. Se selecciona y conserva una muestra escogida al azar, por cada periodo de 5años, una vez seleccionada la muestra se llevará al archivo histórico. la documentación contable se conservará por 20 años si no está microfilmado, y por 10 años si lo está. Se selecciona y conserva una muestra escogida al azar, por cada periodo de 5años, una vez seleccionada la muestra se llevará al archivo histórico. la documentación contable se conservará por 20 años si no está microfilmado, y por 10 años si lo está. Se selecciona y conserva una muestra escogida al azar, por cada 5 años, una vez Seleccionada la muestra se llevará al archivo permanente.

la documentación contable se conservará por 20 años si no está microfilmado, y por 10 años si lo está. Se selecciona y conserva una muestra escogida al azar, por cada 5 años, una vez Seleccionada la muestra se llevará al archivo permanente.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 203.1 Grupo de Gestión Contable CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 10

Disposición Final

DEP. S. 203.1 24 24

03

INFORMES INFORMES CONTABLES

203.1 24 24

11

INFORMES INFORMES DE EJECUCION CONTABLE

203.1 24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

203.1 24 24

24

INFORMES INFORMES ENTES DE CONTROL

2

18

X

203.1 24 24

INFORMES INFORMES FINANCIEROS

2

26

203.1 25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS CONTABLES

3

09

203.1 29 29

LIBROS CONTABLES LIBRO DIARIO DE CAJA Y BANCOS

5

X

01

203.1 29 29

LIBROS CONTABLES LIBRO MAYOR Y BALANCE

5

X

03

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

S X

M X

X

X

7

X

X

17

X

X

10

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Transcurrido el Tiempo de retención en el Archivo de Gestión , Transferir toda la serie al Archivo Histórico. Transcurrido el Tiempo de retención en el Archivo de Gestión , Transferir toda la serie al Archivo Histórico.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 203.2 Grupo de Gestión y Ejecución Presupuestal. CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 8

Disposición Final

01

203.2 10 10

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

2

4

X

03

203.2 10 10

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE REGIUSTROS PRESUPUESTALES

2

4

X

10

203.2 24 24

12

INFORMES INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL

2

8

203.2 24 24

17

203.2 25 25

13

203.2 25 25

14

203.2 25 25

17

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

ANTEPROYECTOS ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO

INFORMES INFORMES DE GESTION INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE COMPROMISOS ADQUIRIDOS INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE GIROS CON DESTINACION ESPECIFICA

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

S X

M

PROCEDIMIENTO

DEP. S. 203.3 04 04

E

X

18

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie. Conformado por Certificados de disponibilidad Presupuestal y por Certificados de Reserva Presupuestal. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie. Conformado por Certificados de disponibilidad Presupuestal y por Certificados de Reserva Presupuestal. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

2

8

X

X

2

8

X

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

2

8

X

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 203.2 Grupo de Gestión y Ejecución Presupuestal. CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 8

Disposición Final

25

203.2 34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

203.2 34 34

08

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

203.2 38 38

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDOS

2

8

X

03

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

2

8

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

2

8

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

2

8

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

2

8

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE RESERVAS PRESUPUESTALES

CT X

S

M

PROCEDIMIENTO

DEP. S. 203.2 25 25

E X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

Proyectos De Acuerdo distribución presupuestal

203.2 38 38

01

203.2 38 38

04

203.2 38 38

14

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO DE GASTOS MENSUALES PROYECTOS PROYECTOS DE ADICIONES PRESUPUESTALES PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO

203.2 38 38

21

PROYECTOS PROYECTOS DE TRASLADOS

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 300 Vicerrectoría Académica. CÓDIGO DEP. S. 300 01 01

Sb. 03

300

24 24

01

300

24 24

10

24 24

14

300

24 24

17

300

24 24

21

300

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente. INFORMES INFORMES ACADEMICOS

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

2

Disposición Final CT X

18

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

2

6

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES  Informes de Evaluación de Programas Académicos INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

18

2

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 300 Vicerrectoría Académica. CÓDIGO DEP. S. 300 34 34

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final CT

S X

M

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza

300

34 34

08

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

300

35 35

01

POLITICAS POLITICAS ACADEMICAS

3

10

300

37 37

15

PROCESOS PROCESOS DE EVALUACION CURRICULAR

2

5

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

300

37 37

PROCESOS PROCESOS EVALUACION DE DOCENTES

2

5

X

16

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

300

37 37

25

2

5

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

300

37 37

2

5

X

26

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

37 37

20

PROCESOS PROCESOS DE PROMOCION DE DOCENTES PROCESOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO,SELECCIÓN Y ENGANCHE PROCESOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS ACADEMICOS

2

5

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

300

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

PROCEDIMIENTO E

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301 Facultad de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas. CÓDIGO DEP. S. 301 01 01

301

301

Sb. 03

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

X

M X

X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

01 01

ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD

2

18

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

04 04

02

ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO DE TESIS

2

8

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

301

301

301 11 11

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301 Facultad de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas. CÓDIGO DEP. S. 301 18 18

301 301

301

301 301

Sb. 02

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ESTUDIOS ESTUDIOS DE CREACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

CT

S X

07

24 24

10

24 24

14

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

24 24

INFORMES INFORMES DE PRACTICAS DE GRADO

2

18

X

19

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

Disposición Final

18 18

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

0

X

2

6

X

2

6

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301 Facultad de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas. CÓDIGO DEP. S. 301 24 24 301

Sb. 21

34 34

01

301

34 34

09

301

35 35

01

301

38 38

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL POLITICAS POLITICAS DE RENOVACION CURRICULAR

5

15

X

X

3

10

PROGRAMAS PROGRAMAS ACADEMICOS

2

6

01

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO

2

8

X

X

03

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL

2

8

X

X

14

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

301

39 39

20

PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

301

43 43

01

RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

28

X

X

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

301 301

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.1 Departamento de Ciencias Administrativas. CÓDIGO DEP. 301.1

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

301.1 18 18

Retención Documental A. G. A. C.

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

2

18

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

301.1 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

301.1 24 24

17

301.1 24 24

21

301.1 X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

301.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

2

INFORMES INFORMES DE GESTION INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

6

2

2

X

18

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.1 Departamento de Ciencias Administrativas. CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

DEP. S. 301.1 34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

301.1 38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

301.1 38 38

16

301.1 38 38

19

301.1 39 39

09

301.1 39 39

17

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

2

2

Disposición Final CT

S

M

X

6

6

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

6

2

8

X

X

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.2 Departamento de Ciencias Contables. CÓDIGO DEP. 301.2

Retención Documental A. G. A. C. 2 4

Disposición Final

01

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

08 08

02

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

24 24

14

24 24

17

24 24

21

301.2

25 25

04

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

Transcurrido el Tiempo de Retención en el archivo Central Descartar la subserie.

301.2

25 25

30

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

8

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

301.2

34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

301.2

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

301.2

301.2 301.2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

2 2

INFORMES INFORMES DE GESTION INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

E X

X

18

X

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

15

2

M

X

18

5

S

4 6

2

CT

PROCEDIMIENTO

S. 08 08

301.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.2 Departamento de Ciencias Contables. CÓDIGO DEP. 301.2

301.2

301.2

301.2

301.2

301.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS

2

8

X

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

8

X

09

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.3 Departamento de Economía. CÓDIGO DEP. S. 301.3 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

301.3 18 18

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

301.3 2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

301.3 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

301.3 24 24

17

301.3

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

301.3

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

2

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.3 Departamento de Economía. CÓDIGO DEP. 301.3

301.3

301.3

301.3

301.3

301.3 301.3 301.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

6

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

E X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.4 Departamento de Comercio Internacional. CÓDIGO DEP. 301.4

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

301.4 18 18

Retención Documental A. G. A. C.

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E

2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

301.4 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

301.4 24 24

17

301.4

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

301.4

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

2

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.4 Departamento de Comercio Internacional. CÓDIGO DEP. 301.4

301.4

301.4

301.4

301.4

301.4 301.4 301.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

X

6

E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.5 Centro de Estudios Empresariales. CÓDIGO DEP. S. 301.5 01 01

Sb. 03

301.5 10 10

07

301.5 10 10

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITE

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE PRACTICAS ESTUDIANTILES

2

X

Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles)

14

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE PAZ Y SALVO

2

X

Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles)

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

X

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

301.5 18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

301.5

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

301.5 Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

301.5

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 301.5 Centro de Estudios Empresariales. CÓDIGO DEP. 301.5

Retención Documental A. G. A. C. 5

S. 22 22

06

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

17

301.5

25 25

05

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE PRACTICANTES

2

8

301.5

34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

301.5

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

FORMATOS FORMATOS DE INSCRIPCCION DE EGRESADOS.

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de finalizado el tiempo de retención , mantener en el archivo de gestión para su permanente actualización.

X

X

15

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. X

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302 Facultad de Ciencias Básicas y Educación. CÓDIGO DEP. S. 302 01 01

302

302

Sb. 03

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

X

M X

X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

01 01

ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD

2

18

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

04 04

02

ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO DE TESIS

2

8

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

X

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

302

302

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

302

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302 Facultad de Ciencias Básicas y Educación CÓDIGO DEP. S. 302 15 15 302

302 302

302

302 302

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 3 17

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

08

CONVENIOS CONVENIOS PARA PRECTICAS ESTUDIANTILES.

18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CREACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

0

X

02

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

18 18

0

X

24 24

10

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

24 24

14

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

24 24

INFORMES INFORMES DE PRACTICAS DE GRADO

2

18

X

19

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

X

2

6

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transfiérase la serie al archivo Histórico

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302 Facultad de Ciencias Básicas y Educación CÓDIGO DEP. S. 302 24 24 302

Sb. 21

34 34

01

34 34

09

35 35

01

302

38 38

302

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

Disposición Final CT

S

M

X

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL POLITICAS POLITICAS DE RENOVACION CURRICULAR

5

15

X

3

10

01

PROGRAMAS PROGRAMAS ACADEMICOS

2

6

39 39

03

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO

2

8

X

X

302

39 39

14

PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

302

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO

2

8

X

X

20

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

43 43

RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

28

X

X

01

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

302 302

302

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.1 Departamento de Física. CÓDIGO

Retención Documental A. G. A. C. 2 4

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO

DEP. 302.1

S. 08 08

01

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

302.1

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

302.1

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

302.1

24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

302.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E X X

X

Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

302.1 X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

302.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.1 Departamento de Física. CÓDIGO DEP. 302.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

17

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

04

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

8

X

30

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

302.1

34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

302.1

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

302.1 302.1 302.1

302.1 302.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

18

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

S X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X 18

15

2

E

X

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

18

5

M

PROCEDIMIENTO

S. 24 24

302.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.1 Departamento de Física. CÓDIGO DEP. 302.1

302.1

302.1

302.1

302.1

302.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS

2

8

X

X

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

8

X

X

09

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.2 Departamento de Ciencias Naturales y de Medio Ambiente. CÓDIGO DEP. S. 302.2 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

302.2 18 18

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

302.2 2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

07

302.2 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

302.2 24 24

17

302.2

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

302.2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

2

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional. X

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.2 Departamento de Ciencias Naturales y de Medio Ambiente. CÓDIGO DEP. 302.2

302.2

302.2

302.2

302.2

302.2 302.2 302.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

6

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

E X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.3 Departamento de Idiomas Modernos. CÓDIGO DEP. S. 302.3 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

302.3 18 18

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

302.3 2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

302.3 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

302.3 24 24

17

302.3

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

302.3

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

2

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.3 Departamento de Idiomas Modernos. CÓDIGO DEP. 302.3

302.3

302.3

302.3

302.3

302.3 302.3 302.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

X

6

E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.4 Departamento de Matemáticas y Estadísticas. CÓDIGO DEP. S. 302.4 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

302.4 18 18

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

302.4 2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

302.4 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

302.4 24 24

17

302.4

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

302.4

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

2

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.4 Departamento de Matemáticas y Estadísticas. CÓDIGO DEP. 302.4

302.4

302.4

302.4

302.4

302.4 302.4 302.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

X

6

E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.5 Departamento de Educación y Pedagogía. CÓDIGO DEP. S. 302.5 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

302.5 18 18

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

302.5 2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

302.5 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

302.5 24 24

17

302.5

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

302.5

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

2

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 302.5 Departamento de Educación y Pedagogía. CÓDIGO DEP. 302.5

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

S. 34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

302.5

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

302.5

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

19

39 39

04

302.5

39 39

09

302.5

39 39

17

302.5

302.5

302.5

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

2

2

Disposición Final CT

S

M

X

6

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

6

2

8

X

X

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303 Facultad de Derecho. CÓDIGO DEP. S. 303 01 01

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Sb. 03

ACTAS ACTAS DE COMITES  

 01 01

07

303

02 02

01

04 04

02

10 10

05

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

303

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

Actas de Comité de Asignaciones. Actas de Comité de Admisiones. Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente.

303

303

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD

2

18

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

ACUERDOS ACUERDOS DEL CONSEJO DE FACULTAD

2

18

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO DE TESIS

2

8

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE EGRESADOS PARA ADJUDICATURAS

0

X

0

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye X

Esta subserie cumple su retención inmediatamente se entrega al usuario. se digitaliza y se entrega al usuario

303 2

18

X

303 11 11

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303 Facultad de Derecho. CÓDIGO DEP. S. 303 11 11

Sb. 04

303

15 15

08

303

18 18

02

303

18 18

07

303

24 24 24 24

303

06 10

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA CONVENIOS CONVENIOS PARA PRECTICAS ESTUDIANTILES. ESTUDIOS ESTUDIOS DE CREACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO INFORMES INFORMES DE ADJUDICATURAS INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

303

24 24

14

303

24 24

17

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

24 24

19

INFORMES INFORMES DE PRACTICAS DE GRADO

303

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

S X

3

17

X

5

0

X

5

0

X

6

X

2

6

X

2

6

X

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos de vigencia, seleccione conservando una muestra aleatoria del 5% y transfiérala al Archivo Historico.

X

2

Luego de cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transfiérase la serie al archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

2

18

X

2

18

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303 Facultad de Derecho. CÓDIGO DEP. S. 303 24 24 303

Sb. 21

34 34

01

34 34

09

35 35

01

303

38 38

303

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

Disposición Final CT

S X

M X

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL POLITICAS POLITICAS DE RENOVACION CURRICULAR

5

15

X

3

10

01

PROGRAMAS PROGRAMAS ACADEMICOS

2

6

39 39

03

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO

2

8

X

X

303

39 39

14

PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

303

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO

2

8

X

X

20

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

43 43

RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

28

X

X

01

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

303 303

303

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.1 Departamento de Derecho. CÓDIGO

Retención Documental A. G. A. C. 2 4

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO

DEP. 303.1

S. 08 08

01

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

303.1

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

2

18

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

303.1

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

303.1

24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

303.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E X X

X

Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

303.1 X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

303.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.1 Departamento de Derecho. CÓDIGO DEP. 303.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

17

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

X

04

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

8

X

X

30

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

303.1

34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

303.1

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

303.1 303.1 303.1

303.1 303.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

18

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

S X

X 18

2

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

15

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

18

5

M

PROCEDIMIENTO

S. 24 24

303.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.1 Departamento de Derecho. CÓDIGO DEP. 303.1

303.1

303.1

303.1

303.1

303.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS

2

8

X

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

8

X

09

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.2 Departamento de Humanidades y Sociología. CÓDIGO DEP. S. 303.2 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA.

11 11

04

303.2 18 18

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

303.2 2

18

X

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

303.2 24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

303.2 24 24

17

303.2

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional.

303.2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE GESTION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

2

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.2 Departamento de Humanidades y Sociología. CÓDIGO DEP. 303.2

303.2

303.2

303.2

303.2

303.2 303.2 303.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

39 39

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

04

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

6

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

E X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.3 Consultorio Jurídico. CÓDIGO DEP. S. 303.3 01 01 303.3 01 01 303.3 10 10

Sb. 03 05 07

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITE ACTAS ACTAS DECONCILIACION CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE PRACTICAS ESTUDIANTILES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18 2

18

Disposición Final CT X

S

2

X

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

303.3 11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

303.3 11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

303.3 18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

303.3 24 24

14

303.3 24 24

17

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6 2

PROCEDIMIENTO E

X

303.3 11 11

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

M

X 18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Terminos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfierala al archivo Historico. Cumplidos Los Terminos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfierala al archivo Historico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.3 Consultorio Jurídico. CÓDIGO

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

DEP. 303.3

S. 34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

303.3

37 37

19

PROCESOS PROCESOS JUDICIALES

303.3

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

6

X

09

303.3

38 38

16

6

X

303.3

38 38

19

303.3

39 39

04

303.3

39 39

09

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

303.3

39 39

17

303.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

20 2

2

CT

S

M

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

X

6

PROCEDIMIENTO E

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

2

6

2

8

X

X

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.4 Centro de Documentación e Investigaciones Socio Jurídicas. CÓDIGO Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

DEP. S. 303.4 01 01

01

ACTAS ACTAS DE APROBACION DE TITULOS

303.4 01 01

ACTAS ACTAS DE SUSTENTACION

2

18

23

303.4 11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

303.4 11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

303.4 11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

303.4 24 24

6

X

303.4 24 24

17

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

14

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT X

S

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 303.4 Centro de Documentación e Investigaciones Socio Jurídicas. CÓDIGO DEP. 303.4

303.4

303.4

S. 34 34

Sb. 01

38 38

16

39 39

09

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

Disposición Final CT X

6

8

S

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

X

X

M

Los informes de auditoría de certificación se deben conservar durante un ciclo de auditoría, es decir certificación, mantenimiento y renovación, porque normalmente en ese ciclo solo se hace la auditoría total al sistema. Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304 Facultad de Ciencias de la Salud. CÓDIGO DEP. S. 304 01 01

304

Sb. 03

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

01 01

ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD

2

18

07

04 04

ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO DE TESIS

2

8

02

10 10 11 11

2

18

X

02

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE PRACTICAS ESTUDIANTILES COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

07

304

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

304

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

304 304 304

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

M X

X X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304 Facultad de Ciencias de la Salud. CÓDIGO DEP. S. 304 15 15 304

304 304

304

304 304

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 3 17

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

08

CONVENIOS CONVENIOS PARA PRECTICAS ESTUDIANTILES.

18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CREACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

0

X

02

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

18 18

0

X

24 24

10

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

24 24

14

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

24 24

INFORMES INFORMES DE PRACTICAS DE GRADO

2

18

X

19

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

X

2

6

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transfiérase la serie al archivo Histórico

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304 Facultad de Ciencias de la Salud. CÓDIGO DEP. S. 304 24 24 304

Sb. 21

34 34

01

304

34 34

09

304

35 35

01

304

38 38

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

Disposición Final CT

S

M

X

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL POLITICAS POLITICAS DE RENOVACION CURRICULAR

5

15

X

3

10

PROGRAMAS PROGRAMAS ACADEMICOS

2

6

01

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO

2

8

X

03

304

39 39

14

PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL

2

8

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

304

39 39 43 43

PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

8

X

2

28

X

RESOLUCIONES RESOLUCIONES DELCONSEJO DE FACULTAD

2

28

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director. Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

304

304 304

43 43

20 01 05

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.1 Departamento de Enfermería. CÓDIGO DEP. 304.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 4

Disposición Final

S. 08 08

01

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

304.1

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

304.1

24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

304.1 304.1

304.1 304.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M

PROCEDIMIENTO E X X

X

Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.1 Departamento de Enfermería. CÓDIGO DEP. 304.1 304.1

304.1 304.1 304.1

304.1 304.1 304.1

302.1

S. 24 24

17

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25

04

25 25 34 34 38 38

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

18

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

2

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

X 18

18

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

2

8

X

01

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

30

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

15

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.1 Departamento de Enfermería. CÓDIGO DEP. 304.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

25

304.1

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

304.1

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

304.1

304.1

304.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

304.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.2 Departamento de Instrumentación Quirúrgica. CÓDIGO DEP. 304.2

Retención Documental A. G. A. C. 2 4

Disposición Final

S. 08 08

01

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

304.2

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

304.2

24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

304.2 304.2

304.2 304.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M

PROCEDIMIENTO E X X

X

Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.2 Departamento de Instrumentación Quirúrgica. CÓDIGO DEP. 304.2 304.2

304.2 304.2 304.2

304.2 304.2 304.2

304.2

S. 24 24

17

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25

04

25 25 34 34 38 38

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

18

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

2

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

X 18

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

18

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

2

8

X

X

01

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

30

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

15

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.2 Departamento de Instrumentación Quirúrgica. CÓDIGO DEP. 304.2

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

25

304.2

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

304.2

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

304.2

304.2

304.2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

304.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.3 Departamento de Microbiología. CÓDIGO DEP. 304.3

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

12

ACTAS ACTAS DE INVENTARIOS

01 01

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

2

18

16

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

2

4

X

01

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

304.3

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

304.3

18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

22 22

FORMATOS FORMATOS DE CONTROL DE ASESORIAS

2

0

01

304.3 304.3 304.3

304.3

304.3

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X

S

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M X

PROCEDIMIENTO

S. 01 01

304.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.3 Departamento de Microbiología. CÓDIGO DEP. 304.3

S. 22 22

15

22 22

16

24 24

14

304.3

24 24

17

304.3

24 24

21

304.3

24 24

14

304.3

24 24

17

304.3

24 24

21

304.3

25 25 25 25

304.3 304.3

304.3

Sb.

04 30

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES FORMATOS FORMATOS DE EVALUACION DE PRODUCCION DE ENSAYOS FORMATOS FORMATOS DE EVALUACION DE DOCENTES INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 0 2 2

6 2

M

PROCEDIMIENTO E X X

18 18

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

2

S

X

2

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

0

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

Disposición Final

18

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

2

8

X

2

8

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X 18

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.3 Departamento de Microbiología. CÓDIGO DEP. 304.3

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

6

X

09

304.3

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

6

X

304.3

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

304.3

38 38

25

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

304.3

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

304.3

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

304.3

304.3

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

304.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E

X

6

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.4 Departamento de Psicología. CÓDIGO DEP. 304.4 304.4 304.4 304.4 304.4

304.4 304.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

2

4

X

01

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 01 01

E

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.4 Departamento de Psicología. CÓDIGO DEP. 304.4

S. 24 24

14

24 24

17

304.4

24 24

21

304.4

24 24

14

304.4

24 24

17

304.4

24 24

21

25 25 25 25

304.4

304.4 304.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 6 2 2

2

18

2

18

04

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

30

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

S X

18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Disposición Final

18 2

8 8

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

6

2

M

X X X X X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.4 Departamento de Psicología. CÓDIGO DEP. 304.4

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

6

X

09

304.4

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

6

X

304.4

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

304.4

38 38

25

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

304.4

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

304.4

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

304.4

304.4

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

304.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E

X

6

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.5 Laboratorio de la Facultad. CÓDIGO DEP. 304.5 304.5 304.5 304.5 304.5

304.5 304.5

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

2

4

X

01

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 01 01

E

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.5 Laboratorio de la Facultad. CÓDIGO DEP. 304.5

S. 24 24

14

24 24

17

24 24

21

304.5

24 24

14

304.5

24 24

17

304.5

24 24

21

304.5

25 25

304.5

25 25

304.5 304.5

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 6 2 2

2

18

2

18

04

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

30

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

S X

18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Disposición Final

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X X X

8 8

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

6

2

PROCEDIMIENTO E

X

18 2

M

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 304.5 Laboratorio de la Facultad. CÓDIGO DEP. 304.5

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

6

X

09

304.5

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

6

X

304.5

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

304.5

38 38

25

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

304.5

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

304.5

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

304.5

304.5

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

304.5

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E

X

6

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305 Facultad de Ingenierías y Tecnológicas. CÓDIGO DEP. S. 305 01 01

305

Sb. 03

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

01 01

ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD

2

18

07

04 04

ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO DE TESIS

2

8

02

10 10 11 11

2

18

X

02

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE PRACTICAS ESTUDIANTILES COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

07

305

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

305

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

305 305 305

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305 Facultad de Ingenierías y Tecnológicas. CÓDIGO DEP. S. 305 15 15 305

305 305

305

305 305

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 3 17

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

08

CONVENIOS CONVENIOS PARA PRECTICAS ESTUDIANTILES.

18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CREACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

0

X

02

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

18 18

0

X

24 24

10

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

24 24

14

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

24 24

INFORMES INFORMES DE PRACTICAS DE GRADO

2

18

X

19

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

X

2

6

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transfiérase la serie al archivo Histórico

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305 Facultad de Ingenierías y Tecnológicas. CÓDIGO DEP. S. 305 24 24

Sb. 21

305

26 26

01

305

34 34

01

305

34 34

09

35 35

01

38 38

01

305 305 305 305 305 305 305

39 39 39 39 39 39 43 43 43 43

03 14 20 01 05

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EQUIPOS DE COMPUTOS PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Disposición Final CT

S

M

X

5

0

5

15

X

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL POLITICAS POLITICAS DE RENOVACION CURRICULAR PROGRAMAS PROGRAMAS ACADEMICOS

5

15

X

3

10

2

6

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

8

X

X

2

8

X

X

2

8

X

X

2

28

X

X

RESOLUCIONES RESOLUCIONES DELCONSEJO DE FACULTAD

2

28

X

X

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

X

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se entrega la serie en soporte papel al grupo de almacén y se Conserva el soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico. Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director. Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.1 Departamento de Ingeniería Agroindustrial. CÓDIGO DEP. 305.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 4

Disposición Final

S. 08 08

01

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

305.1

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

305.1

24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

305.1 305.1

305.1 305.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M

PROCEDIMIENTO E X X

X

Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.1 Departamento de Ingeniería Agroindustrial. CÓDIGO DEP. 305.1 305.1 305.1 305.1 305.1

305.1 305.1 305.1

305.1

S. 24 24

17

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25

04

25 25 34 34 38 38

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

2

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X X

18

X

18

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

2

8

X

X

01

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

30

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

15

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.1 Departamento de Ingeniería Agroindustrial. CÓDIGO DEP. 305.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

25

305.1

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

305.1

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

305.1

305.1

305.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

305.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.2 Departamento de Ciencias Ambiental y Sanitaria. CÓDIGO DEP. 305.2

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

2

4

X

01

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

305.2

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

305.2

18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

07

24 24

14

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

305.2 305.2

305.2

305.2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT X

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

X

M X

PROCEDIMIENTO

S. 01 01

305.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.2 Departamento de Ciencias Ambiental y Sanitaria. CÓDIGO DEP. 305.2 305.2

305.2 305.2 305.2

305.2 305.2 305.2

305.2

S. 24 24

17

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25

04

25 25 34 34 38 38

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

18

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

2

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

X 18

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional X

18

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

2

8

X

X

01

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

30

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

15

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.2 Departamento de Ciencias Ambiental y Sanitaria. CÓDIGO DEP. 305.2

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

25

305.2

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

305.2

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

305.2

305.2

305.2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

305.2

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.3 Departamento de Ingeniería Electrónica. CÓDIGO DEP. 305.3

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

2

4

X

01

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

305.3

18 18

07

5

0

X

305.3

22 22

2

0

01

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO FORMATOS FORMATOS DE CONTROL DE ASESORIAS

305.3 305.3 305.3

305.3

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 01 01

305.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E

X

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.3 Departamento de Ingeniería Electrónica. CÓDIGO DEP. 305.3

S. 24 24

14

305.3

24 24

17

305.3

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25 25 25

305.3 305.3 305.3 305.3 305.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 6 2 2

2

18

2

18

04

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

30

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

S X

18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Disposición Final

18 2

8 8

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

6

2

M

X X X X X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.3 Departamento de Ingeniería Electrónica. CÓDIGO DEP. 305.3

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

6

X

09

305.3

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

6

X

305.3

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

305.3

38 38

25

2

6

305.3

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

305.3

39 39

2

8

X

X

09

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

17

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

305.3

304.3

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

6

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

305.3

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E X

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.4 Departamento de Ingeniería de Sistemas. CÓDIGO DEP. 305.4

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

2

4

X

01

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

305.4

17 17

09

DISEÑOS DISEÑOS DE SOFTWARE

5

0

305.4

18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

07

305.4 305.4 305.4

305.4

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M X

PROCEDIMIENTO

S. 01 01

305.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualización

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.4 Departamento de Ingeniería de Sistemas. CÓDIGO DEP. 305.4

S. 24 24

14

24 24

17

24 24

21

305.4

24 24

14

305.4

24 24

17

305.4

24 24

21

305.4

25 25

305.4

25 25

305.4 305.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 6 2 2

2

18

2

18

04

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

30

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

S X

18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Disposición Final

18 2

8 8

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

6

2

M

X X X X X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.4 Departamento de Ingeniería de Sistemas. CÓDIGO DEP. 305.4

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

38 38

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

6

X

09

305.4

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

6

X

305.4

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

305.4

38 38

25

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

305.4

39 39

04

2

8

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

305.4

39 39

2

8

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

305.4

305.4

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

305.4

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E

X

6

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.5 Laboratorio de Planta de la Facultad. CÓDIGO DEP. 305.5 305.5 305.5 305.5 305.5

305.5 305.5

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

2

4

X

01

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

X

M X

PROCEDIMIENTO

S. 01 01

E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.5 Laboratorio de Planta de la Facultad. CÓDIGO DEP.

S. 305.5 24 24

305.5 24 24

305.5 24 24

305.5 24 24

305.5 24 24

305.5 24 24

305.5 25 25

305.5 25 25

305.5 26 26

Sb. 14 17

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 6 2 2

2

18

2

18

04

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

30

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES

2

14 17 21

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

S X

18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

21

Disposición Final

8

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

6

2

X X X X

X

8

5

PROCEDIMIENTO E

X

18 2

M

0

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se entrega la serie en soporte papel al grupo de almacén y se conserva el soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 305.5 Laboratorio de Planta de la Facultad. CÓDIGO DEP. 305.5

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

S. 34 34

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

38 38

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

305.5

38 38

09

PROGRAMAS 2 PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

6

X

305.5

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

6

X

305.5

38 38

19

305.5

38 38

25

39 39

04

39 39

09

39 39

17

305.5

305.5

305.5 305.5

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

2

2

CT

S

M

PROCEDIMIENTO E

X

6

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

2

6

2

6

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 306 Facultad de Bellas Artes. CÓDIGO DEP. S. 306 01 01

Sb. 03

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

306

01 01

07

ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD

2

18

306

04 04

ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO DE TESIS

2

8

02

10 10

306

11 11

02

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE PRACTICAS ESTUDIANTILES COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

07

2

18

X

306

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

306

306

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

M X

X X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se selecciona el 5% de las series anual y se transfiere al archivo Histórico, la demás se destruye Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 306 Facultad de Bellas Artes. CÓDIGO DEP. S. 306 15 15 306

306 306

306

306 306

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 3 17

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

08

CONVENIOS CONVENIOS PARA PRECTICAS ESTUDIANTILES.

18 18

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CREACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

0

X

02

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

18 18

0

X

24 24

10

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

5

07

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

24 24

14

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

24 24

INFORMES INFORMES DE PRACTICAS DE GRADO

2

18

X

19

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

6

X

2

6

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transfiérase la serie al archivo Histórico

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 306 Facultad de Bellas Artes. CÓDIGO DEP. S. 306 24 24

Sb. 21

306

26 26

01

306

34 34

01

306

34 34

09

35 35

01

38 38

01

306 306 306 306 306 306 306

39 39 39 39 39 39 43 43 43 43

03 14 20 01 05

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EQUIPOS DE COMPUTOS PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Disposición Final CT

S

M

X

5

0

5

15

X

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL POLITICAS POLITICAS DE RENOVACION CURRICULAR PROGRAMAS PROGRAMAS ACADEMICOS

5

15

X

3

10

2

6

PROYECTOS PROYECTOS DE ACUERDO PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

8

X

X

2

8

X

X

2

8

X

X

2

28

X

X

RESOLUCIONES RESOLUCIONES DELCONSEJO DE FACULTAD

2

28

X

X

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

X

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se entrega la serie en soporte papel al grupo de almacén y se Conserva el soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico. Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director. Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 306.1 Departamento de Arte y Folclor. CÓDIGO DEP. 306.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 4

Disposición Final

S. 08 08

01

CANCELACIONES CANCELACIONES DE ASIGNATURAS

08 08

CANCELACIONES CANCELACIONES DE SEMESTRES

2

4

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

306.1

18 18

07

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MODIFICACION DE PROGRAMA ACADEMICO

5

0

X

306.1

19 19

03

24 24

14

306.1 306.1

306.1 306.1

306.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

CT

S

M

PROCEDIMIENTO E X X

Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, eliminar la Subseries dado que esta pasa a hacer parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles). Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

EVENTOS EVENTOS FOLCLORICOS

2

5

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS

2

6

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 306.1 Departamento de Arte y Folclor. CÓDIGO DEP. 305.1 305.1 305.1 305.1 305.1

305.1 305.1 305.1

305.1

S. 24 24

17

24 24

21

24 24

14

24 24

17

24 24

21

25 25

04

25 25 34 34 38 38

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

2

6

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

2

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X X

18 18

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE NOTAS

2

8

X

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie

2

8

X

01

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOVEDADES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

07

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION

30

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

15

2

6

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 306.1 Departamento de Arte y Folclor. CÓDIGO DEP. 305.1

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final

09

38 38

16

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE PRODUCCION DE MATERIAL ACDEMICO

2

6

19

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ROTACION DE ESTUDIANTES

2

6

25

305.1

39 39

04

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

305.1

39 39

2

8

X

X

09

PROYECTOS PROYECTOS DE ADICION DE ASIGNATURAS PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico.

39 39

17

PROYECTOS PROYECTOS DE RENOVACION CURRICULAR

2

8

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

305.1

305.1

305.1

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CARGAS ACADEMICAS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

CT

6

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 38 38

305.1

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

E Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

X

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central Elimine la subserie.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 307 Centro de admisiones, Registros y Control Académico. CÓDIGO DEP. S. 307 01 01 307

10

ACTAS ACTAS DE GRADO

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

5 2

X

01

CARNET CARNET DE IDENTIFICACION CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE ACADEMICAS

10 10

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE ADMISIONES

2

X

02

307

10 10

04

2

X

307

10 10

2

X

06

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE DOCUMENTOS ACADEMICOS CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE MATRICULAS

10 10

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE NOTAS

2

X

15

307

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

307

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

307

307

307

307

09 09 10 10

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.. Se mantiene la Subserie en e Archivo de Gestión para su constante Actualizacion. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 307 Centro de admisiones, Registros y Control Académico. CÓDIGO DEP. 307

307

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES FICHAS FICHAS ACADEMICAS

Retención Documental A. G. A. C. 5 10

01

307

24 24

15

307

24 24

17

INFORMES INFORMES DE EVALUACION DE PRUEBAS DE ADMISION. INFORMES INFORMES DE GESTION

307

24 24

25

INFORMES INFORMES ESTADISTICOS

2

307

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

3

X

02

25 25

06

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE PRUBAS DE ADMISION

1

0

X

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

2

70

CT X

23 23

307

HISTORIAS HISTORIAS ESTUDIANTES DE PREGRADO

Disposición Final

X

6 2

S

M X

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos transfiérase en el Archivo Central ; digitalice, y luego selecciones el 5% del total del volumen documental de forma aleatoria y Transfiérase al archivo Histórico Dado que esta Subseries está contenida en las sub series Historias Estudiantiles Cumplidos los términos en el Archivo Central, se seleccionan las Historias de Estudiantes y Personajes Célebres de la Ciudad y la Nación, para su conservación Permanente, luego seleccione 5% del total de la Subserie y Transfiérase al Archivo Histórico. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

X 18

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, se descarta la subserie. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central, la Base de Datos Electrónicos se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Luego de que los usuarios presentan la prueba, la Dependencia digita la información en una base de datos y se descarta la subserie. Conformada por Registros de Exámenes de Admisión. NOTA: En el Archivo de Gestión se conserva como plazo precausional por 6 meses ante un eventual requerimiento. Se coloca en la Tabla para dar claridad sobre su trámite y formalizar el destino final.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 307 Centro de admisiones, Registros y Control Académico. CÓDIGO DEP. S. 307 25 25 307

Sb. 22

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE MATRICULAS

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

Disposición Final CT X

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE RENDIMIENTOS ACADEMICOS

2

3

X

24

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE NOTAS DE HABILITACIONES

2

3

X

29

307

25 25

30

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE NOTAS NIVELATORIAS

2

3

X

307

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE NORMAS DE ACREDITACION

2

3

X

31

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PLANES DE ESTUDIOS

2

3

X

32

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PLANES DE ESTUDIOS

2

3

X

32

25 25

32

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOTAS DIFERIDAS.

2

0

307

307

307

307

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M

PROCEDIMIENTO E

X

Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 307 Centro de admisiones, Registros y Control Académico. CÓDIGO DEP. S. 307 34 34

Sb. 01

307

34 34

09

307

37 37

05

37 37 41 41

307 307

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Disposición Final CT

S X

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

5

15

5

0

X

5

0

X

22

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL PROCESOS PROCESOS DE REGISTRO,ADMISION Y CONTROL PROCESOS PROCESOS DE MATRICULAS

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

REGISTROS REGISTROS DE TITULOS ACADEMICOS

5

0

X

03

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

M

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 308 Centro de Recursos Bibliográficos y Documentación. CÓDIGO DEP. S. 308 11 11

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

308

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

308

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

308

18 18

0

X

21 21

02

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD FICHAS NFICHAS CATALOGRAFICAS

5

01

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Se Mantienen en el archivo de Gestión Para su constante Consulta y actualización.

308

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

308

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE LIBROS.

5

01

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Se Mantienen en el archivo de Gestión Para su constante Consulta y actualización.

34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

X

01

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

X

08

308

308 308

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 308 Centro de Recursos Bibliográficos y Documentación. CÓDIGO DEP. S. 308 37 37

Sb. 05

308

37 37

21

308

37 37

24

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PROCESOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN Y COOPERACION PROCESOS PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LIBROS PROCESOS PROCESOS DE PRESTAMOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 5 0 5

0

5

0

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico. Se Mantienen en el archivo de Gestión Para su constante Consulta y actualización.

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 309 Centro de Ayudas y Medios Educativos. CÓDIGO DEP. S. 309 11 11

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

DISEÑOS DISEÑOS DE MATERIALES TECNOLOGICOS

5

Disposición Final CT

309

11 11

04

309

17 17

05

309

17 17

06

DISEÑOS DISEÑOS DE MATERIALES ESCRITOS

5

309

22 22

FORMATOS FORMATOS DE PRESTAMOS DE

2

0

09

309

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

309

34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

01

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

08

309

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

18

S X

M

PROCEDIMIENTO E Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualizacion

X

Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualizacion

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 310 Centro de Impresos y Publicaciones. CÓDIGO DEP. S. 310 11 11

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

Disposición Final CT

PROCEDIMIENTO E Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

11 11

04

310

17 17

DISEÑOS DISEÑOS DE MATERIALES Y AYUDAS TECNOLOGICAS

5

05

310

18 18

01

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

5

0

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

310

24 24

INFORMES INFORMES DE ANOMALIAS DE EQUIPOS

2

5

X

08

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

M

310

310

18

S X

Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualización

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 400 Vicerrectoría de Investigación y Extensión. CÓDIGO DEP. S. 400 01 01 400 11 11

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

02

ACTAS ACTAS DE REUNIONES COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

03

11 11

04

14 14

06

15 15

400

03

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

3

17

X

04

CONTRATOS ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS CONVENIOS CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

3

17

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

400

24 24

21

400

25 25

01

400 400

400

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL BANCO DE PROYECTOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

X

18 2

18

2

3

X X X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente el soporte digital

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 400 Vicerrectoría DE Investigación y Extensión. CÓDIGO DEP. S. 400 32 32

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

400

32 32

02

400

34 34

01

NORMAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA INVESTIGACION NORMAS NORMAS GENERALES PARA LA INVESTIGACION Y EXTENSION PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

400

34 34

08

400

34 34

10

400

35 35

04

400

38 38 38 38

400

01

07 12

400

38 38

15

400

39 39

09

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Retención Documental A. G. A. C. 3 10

Disposición Final CT X

S

2

18

5

15

X

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

PLANES PLANES DE INVESTIGACION

5

15

X

POLITICAS POLITICAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION PROGRAMAS PROGRAMAS DE EDUCACION NO FORMAL PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

3

10

X

X

5

20

X

X

5

10

X

X

2

8

X

X

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

M X X

5

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Se conserva esta subserie en el Archivo de Gestión Para su Constante Actualización. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 400 Vicerrectoría DE Investigación y Extensión. CÓDIGO DEP. S. 400 39 39 400 400 400

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 2 8

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

09

PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

40 40

PUBLICACIONES PUBLICACIONES DE INVESTIGACIONES

2

10

X

X

01

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central; transferir al archivo Histórico.

43 43

28

X

X

43 43

08

RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS  Publicaciones de Libros y Revistas RESOLUCIONES RESOLUCIONES DE PROYECTOS DE INVESTIGACIONES

2

01

2

28

X

X

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director. Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 401 División de Extensión y Educación Continuada. CÓDIGO DEP. S. 401 01 01

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E X

Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria.

401

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

401

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

14 14

17

X

15 15

01

3

17

X

401

15 15

04

3

17

X

401

22 22

06

CONTRATOS ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES DE COOPERACION CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES DE INTERCANBIOS FORMATOS FORMATOS DE INSCRIPCCION

3

06

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación.

2

18

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

401 401 401

401

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación. X X

Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 401 División de Extensión y Educación Continuada. CÓDIGO DEP. S. 401 24 24 401

401

401

401

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

21

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

24 24

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL

2

6

21

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE EDUCACION NO FORMAL

5

15

X

12

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION Y EXTENSION

5

15

X

16

41 41

02

REGISTROS REGISTROS DE PROPONENTES

2

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

18

S X

M

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza. X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 402 División de Estudios de Formación Avanzada. CÓDIGO DEP. S. 402 11 11

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

402

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

402

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

15 15

02

3

17

X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación.

15 15

03

3

17

X

Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación.

3 5

17 0

X

HISTORIAS HISTORIAS ESTUDIANTILES DE EGRESADOS

5

70

X

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

402 402 402 402

402

15 15 18 18

06 06

23 23

02

24 24

17

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

CONVENIOS CONVENIOS DE PRESTACION DE SERVICIOS ACADEMICOS CONVENIOS CONVENIOS DE PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES ESTUDIOS ESTUDIOS DE MERCADO

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

X

Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplidos los términos en el Archivo Central, se seleccionan las Historias de Estudiantes y Personajes Célebres de la Ciudad y la Nación, para su conservación Permanente, luego seleccione 5% del total de la Subserie y Transfiérase al Archivo Histórico. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 402 División de Estudios de Formación Avanzada. CÓDIGO DEP. S. 402 24 24 402

402

402

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

01

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE FORMACION AVANZADAS

5

15

X

13

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

38 38

PROGRAMAS PROGRAMAS DE RENOVACION CURRICULAR

5

15

X

21

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 403 División de Investigaciones. CÓDIGO DEP. S. 403 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

03

ACTAS ACTAS DE COMITE

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

Disposición Final CT

S

M

PROCEDIMIENTO E X

Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo Central, Eliminar la subserie dado que esta pertenece a un expediente para la cual fue solicitada o necesaria.

403

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

403

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

15 15

09

CONVENIOS CONVENIOS INVESTIGACIONES

3

17

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación.

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

17

38 38

15

X

X

38 38

5

15

X

X

15

39 39

09

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION Y EXTENSION PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION CIENTIFICA PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

5

07

2

8

X

X

403 403 403 403 403 403

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza. Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 404 Centro de Investigaciones Sociales y Económicas. CÓDIGO DEP. S. 404 12 12

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

03

CONCEPTOS CONCEPTOS TECNICOS

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

404

11 11

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

404

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

15 15

06

CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES

3

17

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación.

404

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

404

34 34

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

01

38 38

15

X

X

38 38

5

15

X

X

15

39 39

09

PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION Y EXTENSION PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION CIENTIFICA PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACION

5

07

2

8

X

X

404

404

404 404 404

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza. Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 405 Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico del Carbón. CÓDIGO DEP. S. 405 10 10

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

12

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES LABORALES

Retención Documental A. G. A. C. 0 0

Disposición Final CT

S

405

11 11

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

405

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

405

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

405

15 15

06

CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES

3

17

24 24

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

405

24 24

21

2

6

X

405

34 34

5

15

X

01

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

405

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M

X

PROCEDIMIENTO E X

Esta subserie cumple su retención inmediatamente se entrega al usuario. NOTA: Los Certificados Laborales para tramite de Bono Pensional de personal activo se digitaliza y se entrega al usuario o se envia al Fondo de Pensiones o al Juzgado, segun el caso. Se coloca en la Tabla para dar claridad sobre su tramite y formalizar el destino final.. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 405 Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico del Carbón. CÓDIGO DEP. S. 405 38 38 405 405

Sb. 07

38 38

15

39 39

10

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION Y EXTENSION PROGRAMAS PROGRAMAS DE INVESTIGACION CIENTIFICA PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACIONES DE IMPACTO AMBIENTAL DEL CARBON

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final CT X

S

M X

5

15

X

X

2

8

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza. Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central; transferir al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 406 Centro de Estudios de Idiomas (CEDI). CÓDIGO DEP. S. 406 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E

14

ACTAS ACTAS DE REPORTES DE NOTAS DE NIVELATORIOS DIRIGIDOS

01 01

ACTAS ACTAS DE REPORTES DE NOTAS DE VACACIONALES

2

18

X

15

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

406

01 01

16

ACTAS ACTAS DE REUNIONES

2

18

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

406

01 01

ACTAS ACTAS DE VALIDACIONES POR SUFICIENCIA Y COMPETENCIA

2

18

X

20

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

406

24 24

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

406

24 24

21

INFORMES INFORMES DEL FORO DEL LENGUAJE

2

6

X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie

406

406

406 406

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 406 Centro de Estudios de Idiomas (CEDI). CÓDIGO DEP. S. 406 24 24 406

34 34

Sb. 23 01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INFORMES INFORMES DEL SEMILLERO DE INVESTIGACION PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 2 6 5

Disposición Final CT

15

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S X X

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 407 Centro de Investigación para el Desarrollo de la Ingeniería. CÓDIGO DEP. S. 407 11 11

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

407

11 11

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

407

22 22

FORMATOS

2

0

X

17

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

22 22

FORMATOS FORMATOS DE INGRESO DEL PERSONAL AUTORIXADO

2

0

X

18

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

22 22

0

X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

407

22 22

20

2

0

X

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

407

22 22

2

0

X

21

Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie.

24 24

17

FORMATOS FORMATOS DE REGISTRO DE DATOS DE PH Y CONDUCTIVIDAD FORMATOS FORMATOS DE RECEPCION DE ELEMNTOS Y MUESTRAS FORMATOS FORMATOS DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO INFORMES INFORMES DE GESTION

2

19

2

18

407

407

407

407

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo

FORMATOS DE ENTREGAS DE RESULTADOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 407 Centro de Investigación para el Desarrollo de la Ingeniería. CÓDIGO DEP. S. 407 25 25

407

407

Sb. 16

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTRO DE ELEMNETOS Y MATERIALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTRO DE TRABAJO DE EQUIPOS

2

27

25 25

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTRO DE PERSONAL

2

28

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

3

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E

X

5

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo central se elimina la Subseries.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

SEDE AGUACHICA

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 500 Vicerrectoría Seccional de aguachica. CÓDIGO DEP. S. 500 01 01

500

Sb. 03

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente.

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

14 14

CONTRATOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

3

17

X

01

500

14 14

02

CONTRATOS COTRATOS DE COMODATO

3

17

X

500

14 14

03

CONTRATOS CONTRATOS DE COMPRAVENTA

3

17

X

500

14 14

05

CONTRATOS CONTRATOS DE OBRA

3

17

X

500 500

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

11 11

500

M

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico. Conformado por Contratos de Obras y Contratos de Obras Menores.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 500 Vicerrectoría Seccional de Aguachica. CÓDIGO DEP. S. 500 14 14

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

14 14

07

CONTRATOS  ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS CONTRATOS CONTRATOS DE SEGUROS

14 14

08

18 18

01

24 24

01

500

24 24

10

500

24 24

14

24 24

17

24 24

21

500 500 500 500

500 500

06

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

Retención Documental A. G. A. C. 3 17

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central se hará muestreo por polos de interés y transferir el 5% de la subserie al Archivo Histórico Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

3

17

X

CONTRATOS CONTRATOS DE SUMINISTROS

3

17

X

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD INFORMES INFORMES ACADEMICOS

5

0

X

2

18

X

INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES Informes de Evaluación de Programas Académicos INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

X

2

6

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

2

18

X

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

2

18

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 500 Vicerrectoría Seccional Aguachica. ( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP. S. 500 34 34

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final CT

S X

M

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

500

34 34

08

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

500

35 35

01

POLITICAS POLITICAS ACADEMICAS

3

10

X

X

500

39 39

11

PROYECTOS PROYECTOS DE MEJORAMIENTOS DE PROGRAMAS ACADEMICOS

2

8

X

X

500

39 39

PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL

2

8

X

X

12

Luego de Cumplido el Tiempo de retención en el Archivo Central ; transferir al archivo Histórico

43 43

01

RESOLUCIONES RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

2

28

X

X

Luego de cumplido el termino de retención, digitalizar la subserie y transferirla al Archivo Histórico. Conformada por las Resoluciones del Director.

500

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

PROCEDIMIENTO E

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501 Sub Dirección Administrativa y Financiero ( Sede Aguachica ). CÓDIGO DEP.

501 501

S. 01 01 01 01

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

11

ACTAS ACTAS DE ENTREGA ACTAS ACTAS DE INICIO

09

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M X

PROCEDIMIENTO E

2

18

X

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE DISPONIBILIDAD

2

4

X

501

10 10

03

501

10 10

10

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE REGISTRO PRESUPUESTAL

2

4

X

501

10 10

11

CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE RESERVA PRESUPUESTAL

2

4

X

501

10.1 10.1

COMPROBANTES COMPROBANTES DE EGRESOS

5

10

X

01

501

10.1 10.1

COMPROBANTES COMPROBANTES DE INGRESOS

5

10

X

02

501

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

501

11 11

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se descarta la subserie por ser parte de otro expedientes para el cual fue solicitado. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie. Conformado por Certificados de disponibilidad Presupuestal y por Certificados de Reserva Presupuestal. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie. Conformado por Certificados de disponibilidad Presupuestal y por Certificados de Reserva Presupuestal. Luego de cumplido el termino de Retención en el Archivo Central, descartar la subserie. Conformado por Certificados de disponibilidad Presupuestal y por Certificados de Reserva Presupuestal. Se digitaliza y luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, se descarta la subserie. Se digitaliza y luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, se descarta la subserie. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501 Sub Dirección Administrativa y Financiero ( Sede Aguachica ). CÓDIGO DEP.

S. 11 11

04

501

15 15

05

501

22 22

08

501

24 24 24 24

501

501

Sb.

CT

S X

17

2

18

X

2

6

X

2

6

X

2

6

X

2

6

X

5

15

X

01

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL INFORMES INFORMES FINANCIERO PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

08

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

03 12 17

501

24 24

21

501

24 24 34 34 34 34

Disposición Final

3

24 24

501

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES DE CREDITOS FORMATOS FORMATOS DE OPERACIÓN DE ACTIVIDADES INFORMES INFORMES CONTABLES INFORMES INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL INFORMES 2 INFORMES DE GESTIÓN

501

501

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

26

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M

X

X

PROCEDIMIENTO E Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de Terminar su tiempo de retención en el Archivo Central, transfieras al Archivo Histórico para su conservación Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional, el resto eliminese. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501 Sub Dirección Administrativa y Financiero ( Sede Aguachica ). CÓDIGO DEP.

501

501 501 501

S. 38 38 39 39 39 39 44 44

Sb. 02

14 08 02

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PROGRAMAS PROGRAMA ANUAL DE CAJA PAC PROYECTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL PROYECTOS PROYECTOS DE INVERSION TITULOS TITULOS VALORES

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 2 6

Disposición Final CT

S X

M

X 2

8

X

2

8

X

2

28

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

PROCEDIMIENTO E Los informes de auditoría de certificación se deben conservar durante un ciclo de auditoría, es decir certificación, mantenimiento y renovación, porque normalmente en ese ciclo solo se hace la auditoría total al sistema. Luego de cumplido el término de retención en el archivo central digitalizar y transferir al archivo histórico. Luego de cumplido el término de retención en el archivo central digitalizar y transferir al archivo histórico. Por tener un Valor Legal e Histórico, Transcurrido el Tiempo de retención en el archivo central, Digitalizar, Transferir la series al archivo Histórico.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501.1 Grupo de Servicios Generales. ( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 501.1 01 01

501.1 11 11

501.1 11 11

501.1 11 11

501.1 18 18

501.1 24 24

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

02

ACTAS ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

02

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

5

0

X

2

18

X

01 17

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

M X

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501.1 Grupo de Servicios Generales. ( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 501.1 34 34

501.1 34 34

501.1 37 37

501.1 38 38

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Sb.

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL PLANES PLANES DE COMPRAS

5

08

PROCESOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO

5

06

PROGRAMAS PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

2

17

Disposición Final CT

15

S X

X

M

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo de Gestión , se revisa las serie cada 5 años, para su Actualización Permanente

6

X

Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico

  

Mantenimientos de Equipos. Mantenimientos de Redes Eléctricas. Mantenimientos de Redes de Agua Potable y Residuales. Mantenimientos de Redes Telefónicas.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501.2 Grupo de Almacén e Inventarios ( Sede Aguachica ). CÓDIGO DEP.

S. 501.2 01 01 501.2 10.1 10.1

Sb. 09 03

501.2 501.2 24 24

501.2 25 25

501.2 25 25

501.2 25 25

17

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE ENTREGA COMPROBANTES COMPROBABTES DE INGRESOS Y DEVOLUTIVOS.

FORMATOS FORMATOS DE ENTRADA Y SALIDAS INFORMES INFORMES DE GESTION

Retención Documental A. G. A. C. 2 18 5

15

2

0

2

Disposición Final CT X

X

18

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ELEMENTOS

2

3

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EQUIPOS

2

3

X

19

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MATERIALES

2

3

X

20

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

M X

PROCEDIMIENTO E

X

X

18

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

S

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. Las Subseries corresponden al consecutivo de comprobantes que registran los ingresos y salidas de Almacén, los cuales podrán destruirse al término de su retención en el Archivo Central, seleccionar el 5% y transferirlo al Archivo Histórico. El resto se elimina, garantice su conservación mediante el proceso de microfilmación. Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501.2 Grupo de Almacén e Inventarios ( Sede Aguachica ). CÓDIGO DEP.

S. 501.2 26 26

501.2 27 27

501.2 34 34

501.2 34 34

Sb. 01 01

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES KARDEX KARDEX DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ELEMNTOS DEVOLUTIVOS

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

08

PLANES PLANES DE COMPRAS

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 2 5

5

2

8

5

15

Disposición Final CT X

15

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M X

PROCEDIMIENTO E Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

X

Cumplido el Termino en el archivo Central, seleccionar el 5% y transferirlo al Archivo Histórico. El resto se elimina X

X

X

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501.3 Grupo de Bienestar Universitario. ( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 501.3 01 01

501.3 09 09 501.3 11 11

501.3 11 11

501.3 11 11

501.3 11 11

501.3 19 19

501.3 19 19

501.3 24 24

Sb. 03

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

5 2

18

X

02 03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

06

COMUNICACIONES OFICIALES MEMORANDOS

2

18

X

01

EVENTOS EVENTOS CULTURALES

2

5

X

03

EVENTOS EVENTOS FOLCLORICOS

2

5

X

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

17

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

CARNET CARNET DE IDENTIFICACION COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

01

M

Se mantiene la Subserie en e Archivo de Gestión para su constante Actualizacion. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos los términos de vigencia seleccione la Subserie conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta y transfiérala al Archivo Histórico Institucional, el original pasa a ser parte de las historias laborales. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 501.3 Grupo de Bienestar Universitario. ( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 501.3 25 25

501.3 25 25

501.3 34 34

501.3 34 34

501.3 35 35

501.3 38 38

501.3 38 38

501.3 38 38

Sb. 02

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

Disposición Final CT X

S

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE AFILIACION AL REGIMEN DE SALUD DE ESTUDIANTES

2

3

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

01

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

08

POLITICAS POLITICAS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO PROGRAMAS PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL

3

10

2

6

X

PROGRAMAS PROGRAMAS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO PROGRAMAS PROGRAMAS DE DESARROLLO UNIVERSITARIO

2

6

X

2

6

X

10

07 05 06

11

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

M

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

PROCEDIMIENTO E Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Luego de Cumplido el Tiempo de Retención en el archivo Central, Seleccione del Total una muestra del 5% y Transfiérase al Archivo Histórico Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502 Sub Dirección Académica ( Sede Aguachica ). CÓDIGO DEP.

S. 01 01

03

502

24 24

01

502

24 24

10

502

24 24

14

502

24 24

17

502

24 24

21

502

Sb.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE COMITES  Actas de Comité de Asignaciones.  Actas de Comité de Admisiones.  Actas de Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Docente. INFORMES INFORMES ACADEMICOS

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

2

Disposición Final CT X

18

S

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

INFORMES INFORMES DE CREACION Y MODIFICACION DE PROGRAMAS ACADEMICOS

2

6

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

INFORMES INFORMES DE EVALUACIONES  Informes de Evaluación de Programas Académicos INFORMES INFORMES DE GESTION

2

6

X

Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

INFORMES INFORMES DE SUPERVISION Y CONTROL

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

2

18

2

18

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X X

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502 Sub Dirección Académica ( Sede Aguachica ). CÓDIGO DEP.

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

Disposición Final

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

502

34 34

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

08

502

35 35

POLITICAS POLITICAS ACADEMICAS

3

10

01

502

37 37

PROCESOS PROCESOS DE EVALUACION CURRICULAR

2

5

X

15

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

502

37 37

16

PROCESOS PROCESOS EVALUACION DE DOCENTES

2

5

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

502

37 37

5

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

502

37 37

26

2

5

X

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

502

37 37

2

5

X

20

PROCESOS PROCESOS DE PROMOCION DE DOCENTES PROCESOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO,SELECCIÓN Y ENGANCHE PROCESOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS ACADEMICOS

2

25

Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central, ingresar a la base de datos y descartar la subserie

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

CT

S X

M

PROCEDIMIENTO

S. 34 34

502

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma Permanente, se digitaliza

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.3 Grupo de Recursos Bibliográficos y Documentación.( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 502.3 11 11

502.3 11 11

502.3 11 11

502.3 18 18

502.3 21 21

502.3 24 24

502.3 25 25

502.3 34 34

502.3 34 34

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT

S X

M

PROCEDIMIENTO E

02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

03

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

04

5

0

X

02

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD FICHAS NFICHAS CATALOGRAFICAS

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Se Mantienen en el archivo de Gestión Para su constante Consulta y actualización.

17

INFORMES INFORMES DE GESTION

2

18

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE LIBROS.

5

01

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Se Mantienen en el archivo de Gestión Para su constante Consulta y actualización.

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

01

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

08

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

5

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.3 Grupo de Recursos Bibliográficos y Documentación.( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 502.3 37 37

502.3 37 37

502.3 37 37

Sb. 05 21 24

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PROCESOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN Y COOPERACION PROCESOS PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LIBROS PROCESOS PROCESOS DE PRESTAMOS

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

Retención Documental A. G. A. C. 5 0 5

0

5

0

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico. Se Mantienen en el archivo de Gestión Para su constante Consulta y actualización.

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.4 Grupo de admisiones, Registros y Control Académico(Sede Aguachica). CÓDIGO DEP.

S. 502.4 01 01

502.4 09 09 502.4 10 10

502.4 10 10

502.4 10 10

502.4 10 10

502.4 10 10

502.4 11 11

502.4 11 11

502.4 11 11

Sb. 10

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ACTAS ACTAS DE GRADO

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E

5 2

X

01

CARNET CARNET DE IDENTIFICACION CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE ACADEMICAS CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE ADMISIONES

2

X

02

2

X

2

X

06

CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE DOCUMENTOS ACADEMICOS CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE MATRICULAS CERTICACIONES CERTIFICACIONES DE NOTAS

2

X

15 02

COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INFORMATIVAS

2

18

X

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA

2

18

X

03 04

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2

18

X

01

04

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.. Se mantiene la Subserie en e Archivo de Gestión para su constante Actualizacion. Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de Cumplido el Termino de Retención en el archivo de Gestión , Eliminar la Subseries dado que esta hace parte de otro expediente ( Historias Estudiantiles) Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, descartar la Subseries. NOTA: Observar la valoración de la documentación y pasarla a documentos de apoyo Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico. Cumplidos Los Términos de Vigencia Seleccione la subserie, conservando una muestra aleatoria del 5% y Transfiérala al archivo Histórico.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.4 Grupo de admisiones, Registros y Control Académico (Sede Aguachica). CÓDIGO DEP.

S.

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES FICHAS FICHAS ACADEMICAS

502.4

502.4 23 23

502.4 24 24

502.4 24 24

502.4 24 24

502.4 25 25

502.4 25 25

01

Retención Documental A. G. A. C. 5 10

HISTORIAS HISTORIAS ESTUDIANTES DE PREGRADO

5

CT X

17

INFORMES INFORMES ESTADISTICOS

2

25

INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

3

X

02

INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADOS DE PRUBAS DE ADMISION

1

0

X

06

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

6 2

S

X

INFORMES INFORMES DE EVALUACION DE PRUEBAS DE ADMISION. INFORMES INFORMES DE GESTION

15

2

70

Disposición Final M X

PROCEDIMIENTO E Cumplidos los términos transfiérase en el Archivo Central ; digitalice, y luego selecciones el 5% del total del volumen documental de forma aleatoria y Transfiérase al archivo Histórico Dado que esta Subseries está contenida en las sub series Historias Estudiantiles Cumplidos los términos en el Archivo Central, se seleccionan las Historias de Estudiantes y Personajes Célebres de la Ciudad y la Nación, para su conservación Permanente, luego seleccione 5% del total de la Subserie y Transfiérase al Archivo Histórico. Cumplidos los términos transfiérase al Archivo Histórico Institucional

X

X 18

X X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subseries conservando una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de Gestión, se descarta la subserie. Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central, la Base de Datos Electrónicos se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Luego de que los usuarios presentan la prueba, la Dependencia digita la información en una base de datos y se descarta la subserie. Conformada por Registros de Exámenes de Admisión. NOTA: En el Archivo de Gestión se conserva como plazo precausional por 6 meses ante un eventual requerimiento. Se coloca en la Tabla para dar claridad sobre su trámite y formalizar el destino final.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.4 Grupo de admisiones, Registros y Control Académico (Sede Aguachica). CÓDIGO DEP.

S. 502.4 25 25

502.4 25 25

502.4 25 25

502.4 25 25

502.4 25 25

502.4 25 25

502.4 25 25

502.4 25 25

Sb. 22

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE MATRICULAS

Retención Documental A. G. A. C. 2 3

Disposición Final CT X

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE RENDIMIENTOS ACADEMICOS

2

3

X

24

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE NOTAS DE HABILITACIONES

2

3

X

29

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE NOTAS NIVELATORIAS

2

3

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE NORMAS DE ACREDITACION

2

3

X

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PLANES DE ESTUDIOS

2

3

X

32

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PLANES DE ESTUDIOS

2

3

X

32

32

INSTRUMENTOS DE CONTROL REPORTES DE NOTAS DIFERIDAS.

2

0

30

31

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

S

M

PROCEDIMIENTO E

X

Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan, agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes en papel se eliminan.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.4 Grupo de admisiones, Registros y Control Académico (Sede Aguachica). CÓDIGO DEP.

S. 502.4 34 34

502.4 34 34

502.4 37 37

502.4 37 37

502.4 41 41

Sb. 01

Retención Documental A. G. A. C. 5 15

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

Disposición Final CT

S X

PROCEDIMIENTO E Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

5

15

5

0

X

5

0

X

22

PLANES PLANES DE DESARROLLO INSTITUCINAL Y MISIONAL PROCESOS PROCESOS DE REGISTRO,ADMISION Y CONTROL PROCESOS PROCESOS DE MATRICULAS

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

REGISTROS REGISTROS DE TITULOS ACADEMICOS

5

0

X

03

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se transfiere la Subseries al archivo Histórico.

09 05

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

X

M

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.5 Laboratorio de Informática y Sistemas( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 502.5 01 01

502.5 01 01

502.5 01 01

502.5 17 17

502.5 17 17

502.5 12 12

502.5 18 18

502.5 18 18

Sb.

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C. 2 18

Disposición Final CT X

S

02

ACTAS ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA

09

ACTAS ACTAS DE ENTREGA

2

18

11

ACTAS ACTAS DE INICIO

2

18

DISEÑOS DISEÑOS DE APLICACIÓNES DE SISTEMAS DISEÑOS DISEÑOES DE REDES DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD CONCEPTOS CONCEPTOS TECNICOS

5

5

0

ESTUDIOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

5

0

X

ESTUDIOS ESTUDIOS DE MERCADO

5

0

X

01 08 03

01

06

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

M

PROCEDIMIENTO E Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico.

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, digitalizar la subserie y transferir al Archivo Histórico. X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo Central, se descarta la subserie por ser parte de otro expedientes para el cual fue solicitado. Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualizacion

5

Se mantiene en el archivo de gestión para su permanente actualizacion

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

X

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el concepto debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.5 Laboratorio de Informática y Sistemas( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 502.5 18 18

502.5 18 18

502.5 22 22

502.5 24 24

502.5 24 24

502.5 25 25

502.5 26 26

Sb. 03

10

14

17 21

02

01

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES ESTUDIOS ESTUDIOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION ESTUDIOS ESTUDIOS TECNICOS

Retención Documental A. G. A. C. 5 0

Disposición Final CT

S X

5

0

FORMATOS FORMATOS DE SOLICITUD DE SERVICIOS TECNICOS. INFORMES INFORMES DE GESTION

2

0

2

6

X

INFORMES INFORMES DE SUPERVICION Y CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS

2

6

X

2

3

X

INVENTARIOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EQUIPOS DE COMPUTOS

5

0

X

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

M

PROCEDIMIENTO E

X

X

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Luego de cumplido el termino de retención en el Archivo de gestión, descartar la Subserie, ya que el estudio debe estar como parte de un expediente para lo que fue solicitado Cumplido el Tiempo de retención en el archivo de gestión, descartar toda la serie. En el Archivo Central una vez termine la vigencia administrativa seleccione la Subserie, se digitaliza y se conserva una muestra aleatoria del 5% del total de esta. Luego de cumplido el término de retención en el Archivo Central se digitaliza y se descartar la subserie Al término de su retención en el archivo de gestión, los soportes se eliminan, pues es información contenida en el Boletín mismo y pierden su valor una vez validada la información; agotado el tiempo de retención en Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico para conservación permanente Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se entrega la serie en soporte papel al grupo de almacén y se conserva el soporte digital.

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN: ___de 2014 Hoja__de__ ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No. ___

DEPENDENCIA PRODUCTORA: 502.5 Laboratorio de Informática y Sistemas( Sede Aguachica) CÓDIGO DEP.

S. 502.5 30 30

502.5 34 34

502.5 34 34

502.5 34 34

502.5 34 34

Sb. 04

SERIES Y TIPOSDOCUMENTALES

Retención Documental A. G. A. C.

MANUALES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INFORMATICOS

Disposición Final CT X

S

M

PROCEDIMIENTO E Esta subserie se conserva en el Archivo de Gestión para su permanente actualización y para el ejercicio de su implementación y difusión, además de sus características Informativas. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

01

PLANES PLANES DE ACCION ANUAL

5

15

X

PLANES PLANES DE CAPACITACION

5

15

X

05

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

PLANES PLANES DE COMPRAS

5

15

X

08

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

13

PLANES PLAN MAESTRO INFORMATICO

5

15

X

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimínala serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

CONVENCIONES CT = Conservación Total M = Microfilmación AG = Archivo de Gestión

E = Eliminar O = Original S = Selección C = Copia AC= Archivo Central

DEP= Código Dependencia S= Código de la Serie Sb = Código de La Sub Series

Firma Responsable: _________________________________ jefe de archivo Fecha: __ /__/ ____