Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 1 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

2500

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S-Sb

02 02-12

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCESO

ACTAS Actas de Comité de Inventarios Orden del día CPA-BSG-08 PR-BSG-02 Baja de Bienes Cuadro de Asistencia Acta. Anexos Acta: FT-16-PR-DOC-02 – V3 FT-01-PR-BSG-02 Listado de Bienes a Dar de Baja

2500

04

PROCEDIMIENTO

AUTORIZACIONES MOVIMIENTO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS, CONSUMO Y OTROS

RETENCIÓN EN AÑOS

TRADICIÓN DOCUMENTAL

AG

AC

O

2

18

X

C

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

X

X

PR-BSG-01 Aseguramiento de bienes Corporales e Incorporales

CPA-BSG-08

N/A

1

1

2

3

X

X

Formato movimiento de elementos devolutivos, consumo y otros V2-F-03 V.7

2500

34

HISTORIA DE VEHICULOS

CPA-BSG-08 PR-BSG-06 Prestación Servicio de Transporte Especial

X

M/D

X

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

S

Conceden valor de investigación en materia del desarrollo de la institución, ya que en estas reposan todas las decisiones que se hayan tomado sobre los inventarios de la Entidad. De Igual forma se digitalizarán en el archivo central de la entidad. Eliminar esta serie documental una vez termine su tiempo de retención ya que no tiene ninguna relevancia ni administrativa, legal o fiscal.

Se conservan en el Archivo de Gestión, por el tiempo en que el

FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195

Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 2 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

2500

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S-Sb

54 54-01

PROCESO

PROCEDIMIENTO

RETENCIÓN EN AÑOS AG

AC

TRADICIÓN DOCUMENTAL O

C

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M/D

S

Copia documentos de compra venta Certificado de matricula Tarjeta de propiedad Póliza de seguro Seguro obligatorio de accidentes de transito Recibo pago de impuestos Acta de entrega e inventario del vehículo Documentos de mantenimiento Soporte de consumo de combustible.

Vehículo pertenezca a la Secretaría. La serie Historias de vehículos no posee valores para la investigación, pues la información que se recoge dentro del expediente no brinda la suficiente información para desarrollar algún tipo de investigación.

MOVIMIENTOS ALMACEN Ingresos de Almacén

La serie ingresos de almacén no posee posibilidades para la investigación, debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son las bases de datos o aplicativos usados por la entidad.

DE CPA-BSG-08 PR-BSG-04 Ingreso de Almacén

2500

2

10

X

X

2

10

X

X

Orden de Compra FT-01-PR-BSG-04 Comprobante de ingreso Facturas

2500

54-02

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

Egresos de Almacén

CPA-BSG-08 PR-BSG-09 Traslado de Bienes entre funcionarios PR-BSG-10 Traspaso de Bienes a Otras Entidades

2

FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195

Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 3 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S-Sb

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCESO

PROCEDIMIENTO

RETENCIÓN EN AÑOS

TRADICIÓN DOCUMENTAL C

DISPOSICIÓN FINAL

AG

AC

O

CT

E

M/D

2

10

X

X

X

X

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

S

FT-02-PR-BSG-02 Comprobante de egreso. FT-03-PR-BSG-08 Préstamo de Elementos Devolutivos. 2500

54-03

CPA-BSG-08 PR-BSG-09 Traslado de Bienes entre funcionario

Traslado de Almacén FT-01-PR-BSG-11 Comprobante de traslado FT-03-PR-BSG-08 Préstamo de Elementos Devolutivos

2500

54-04

Bajas de Almacén CPA-BSG-08 Resolución de baja de bienes Reintegro devolutivos al almacén FT-01-PR-BSG-02 Listado de Bienes a Dar de Baja

2

10

2500

36 36-01

INFORMES Informes de Gestión Solicitud Informe Comunicación Oficial de Remisión

2

3

CPA-BSG-08

X

X

Se conservara el informe consolidado anual, presentado a instancias de la administración. Se conservara el informe consolidado anual, presentado a instancias de la administración.

FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195

Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 4 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

2500

2500

S-Sb

36-10

38 38-01

2500

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

38-02

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

TRADICIÓN DOCUMENTAL

PROCESO

PROCEDIMIENTO

AG

AC

O

CPA-BSG-08

PR-BSG-08 Toma Física de Inventarios

2

8

X

2

5

X

Informe Toma Física de Bienes Informe Documentos soportes

CPA-BSG-08 INVENTARIOS Inventarios Individuales Entradas de Almacén Salidas de Almacén FT-02-PR-BSG-02 Comprobante de egreso. FT-01-PR-BSG-04 Comprobante de ingreso. Notas de ajuste FT-02-PR-BSG-08 Inventario individual

C

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M/D

X

X

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

S

Se eliminar esta serie documental cuando su tiempo de retención termine en el Archivo Central, de igual forma se digitalizara esta serie para posteriores estudios en materia de bienes y activos de la entidad.

PR-BSG-08 Toma Física de Inventarios X

X La subserie inventarios por responsable no posee valores para la investigación, debido principalmente a que en el inventario general de bienes se consolidan de forma anual

CPA-BSG-08 Inventario general Comunicaciones oficiales

RETENCIÓN EN AÑOS

PR-BSG-08 Toma Física de Inventarios

2

5

X

Cronograma de ejecución del inventario físico de bienes.

X

X

Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los Inventarios Generales de Bienes se FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195

Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 5 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S-Sb

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCESO

FT-02-PR-BSG-08 Inventario individual Cronograma de ejecución del inventario físico de bienes Documento informando las fechas de realización del inventario (memorando, circular, oficio o comunicación vía correo electrónico) Reporte del inventario de bienes físicos actuales Informe de conteo físico en Almacén o Bodega. Inventario individual de bienes físicos en servicio Informes final de sobrantes y faltantes. Acto administrativo de baja o alta de bienes motivado en la toma Física. SAI (Sistema Administración de Inventario) SAE (Sistema de Administración de elementos) 2500

62 62-10 62-12

PLANES DE SEGUROS CPA-BSG-08 Todo riesgo (Daños materiales). Automóviles

PROCEDIMIENTO

RETENCIÓN EN AÑOS AG

AC

TRADICIÓN DOCUMENTAL O

2

5

X

3

5

X

C

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M/D

X

X

X

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

S

X

encuentra la posibilidad de realizar estudios de tipo estadístico sobre la vida útil de los bienes de consumo y devolutivos

Se eliminaran una vez termine su tiempo de retención en sus dos fases FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195

Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 6 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

S-Sb

62-13 62-17 62-15

2500

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

62

62-16

2500 81

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCESO

PROCEDIMIENTO

RETENCIÓN EN AÑOS AG

AC

TRADICIÓN DOCUMENTAL O

C

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M/D

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

S

iniciales ya Son Documentos que pierden su valor cuando termina la vigencia de los seguros y se digitalizaran en el Archivo Central de la entidad para futuras consultas.

Servidores Públicos Manejo Global Responsabilidad Civil Extra contractual SOAT Transporte de Mercancias Póliza Comunicaciones Oficiales CPA-BSG-08 PLANES

2

3

2

0

X

Eliminar esta serie documental una vez termine su tiempo de retención en el archivo central, estos documentos se pueden encontrar en el plan de compras de la entidad.

X

Planes Anual de Compras por Gastos Generales

TRAMITE PARA PAGO DE CPA-PRE-06 SERVICIOS PUBLICOS Factura de acueducto y alcantarillado, Factura de luz, Factura de gas, Factura de teléfono, Factura de telefonía móvil

X

Original cuenta de cobro cancelada Energía Eléctrica

X

Dentro de los documentos existentes dentro de la serie, el Informe estadístico de consumo de servicios públicos y de telefonía móvil, ofrece la posibilidad de realizar investigaciones de tipo económico sobre los gastos de funcionamiento y nivel de uso de los servicios

FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195

Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 7 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S-Sb

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCESO

PROCEDIMIENTO

RETENCIÓN EN AÑOS AG

AC

TRADICIÓN DOCUMENTAL O

C

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

Original cuenta de cobro cancelada Acueducto y Alcantarillado Original cuenta de cobro cancelada Aseo Original cuenta de cobro cancelada Teléfonos Original cuenta de cobro cancelada Telefonía Celular Copia orden de pago de cada una de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos Comunicaciones oficiales a presupuesto Registro presupuestal 2500

71

PROGRAMAS

M/D

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

S

públicos que se presentan dentro de la administración distrital, así como sus proyecciones y medidas tomadas para su manejo en cada una de ellas.

CPA-BSG-08 PR-BSG-03 Caja Menor

1

1

X

X

Eliminar esta serie documental una vez termine su tiempo de retención en el Archivo Central. No ofrece posibilidades para la investigación, debido en primer lugar a que es elaborado de forma

FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195

Tabla de Retención Documental Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo

Código

FT-01-PR-DOC-02

Versión

2

Página

Página 8 de 8

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA / BIENES Y SERVICIOS. SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES D

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S-Sb

2500

71-01

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCESO

PROGRAMA CAJA (PAC)

ANUAL

PROCEDIMIENTO

DE CPA-BSG-08

RETENCIÓN EN AÑOS

TRADICIÓN DOCUMENTAL

AG

AC

O

1

1

X

C

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M/D

PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL

S

mensual y constantemente modificado según las necesidades que presente la entidad por medio de las adiciones o modificaciones presupuestales que sean requeridas por ella.

X

PR-BSG-03 Caja Menor

CONVENCIONES CÓDIGO D = Dependencia S = Serie

DISPOSICION FINAL CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación Sb = Subserie D=Digital S = Selección

SÍMBOLOS SERIE = MAYÚSCULA SOSTENIDA CP = Conservación en el archivo de gestión en forma permanente.

Vo Bo Líder Dependencia: MARIA AURORA PESCADOR FECHA DE APROBACIÓN: 04/07/2014

SUBSERIE = Mayúscula Inicial - = Tipo Documental

Aprobó Comité de Archivo Acta No1 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 6/06/2014

FT-01-PR-DOC-02 V2

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, torre A costado occidental. Teléfonos: 3693777 - 3693750 Fax: 2695402 www.desarroll oeconomico.gov.co Información: Línea 195