Procedimiento 11: Arqueo, cuadre y cierre de Caja  El arqueo de caja se tiene que hacer diariamente y debe cuadrar el dinero de caja con las  transacciones diarias de la sucursal.  ¿Cómo lo realizamos?  a) Acceso a la caja: Desde la opción, órdenes de venta, pulsamos en el símbolo de euro,  para acceder a la caja.    ACCESO A CAJA DESDE ORDENES DE VENTAS 

                     

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b) Información de la pantalla de cuadre de caja.  En esta pantalla se muestran todos los movimientos que realizamos  y afectan a la caja,  también podemos ver aquellos efectos que se finalizan como forma de pago talón, tpv u otros  y estos deben quedar registrados en el apartado correspondiente.   

Si deseamos ver los movimientos de tpv, talones u    otros, pulsaremos en el campo que deseemos.‐   

 

 

 

 

Movimientos de salidas y entradas de efectivo (ingresos, entregas...) 

         

Saldos de Caja actual, del día  Anterior y Saldos de Caja  d

En esta pantalla se muestran  los saldos totales, externos  e  internos por separado. 

       

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c) Movimientos de caja:   (Ingresos, envíos efectivo, comidas...) usaremos los botones de salidas y entradas de caja.  Se abrirá un desplegable que muestra todas las opciones disponibles tanto en las salidas como  en las entradas de caja.   

  Se abrirá una pantalla que contiene un desplegable en el que aparecen los movimientos más  habituales,  los  ingresos  en  banco,  los  envíos  de  efectivo,  los  pagos  de  comidas.  Seleccionaremos el código en función de la descripción del gasto:  COMIDAS SUCURSALES.  ENTREGAS ADMON EXTERNO.  ENTREGAS ADMON INTERNO.  INGRESO EN BANCO.  Si el gasto ocasionado es habitual y no aparece en  el desplegable anterior, lo realizaremos a  través de órdenes de compras. Introducimos el código del acreedor o proveedor en cuestión, y  el importe de la factura, ya que en este caso, el Departamento de Administración, le crea por  defecto el tipo de gasto “ADMON reparación”, en este ejemplo, vemos que el Acreedor tiene  por  defecto  la  forma  de  pago,  EFECTIVO.  Una  vez  introduzcamos  el  gasto,  aparecerá  en  nuestra caja, restando el importe. Poner el número de Factura para poder continuar.  3   

  Si  el  gasto,  corresponde  a  un    Acreedor,  que  no  está  creado  en  el  programa,  y  no  se  usa  de  forma habitual, el Departamento de Administración valorará la creación del mismo.  Con los proveedores no ocurre esto ya que todos los proveedores han de estar previamente  creados, para dar de entrada la factura en cuestión.  d) Pasos para el Cierre de caja.‐  En primer lugar destacar que la salida de caja a la isla se realizará  dándole a “salida de caja” y  se hará el apunte “entregas admon externo‐interno”. Tenemos que realizar esa salida de caja  justo antes de enviar el dinero en la ruta a la Isla. No habrá que enviar ningún correo  electrónico de ese envío, ya que diariamente administración verá las salidas de caja de cada  sucursal. Si  hacemos el envío de esta manera, administración estará pendiente a que llegue  esa ruta con el dinero. Una vez tenga administración el dinero en su poder os enviará un  correo dando el ok de la entrega al mediodía siguiente. Si no lo recibís por favor poneros en  contacto con ellos vía email.  1º Paso.‐Arqueos de caja: Realizamos un conteo del dinero, para después introducir la  información a través del aqueo de caja 

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En esta pantalla indicaremos los billetes y monedas que tenemos en el momento del cierre de  caja,  una  vez  terminemos  automáticamente  nos  generará  un  apunte  en  caja  (de  salida  o  entrada) indicándolo en la caja como diferencia. 

En el campo Observaciones anotaremos cualquier tipo de incidencia con el arqueo de caja.- Estas incidencias se analizarán con el departamento Financiero.  

 

    2º Paso Cierre de caja.  Una vez hecho el arqueo, procederemos al cierre de caja, esto se puede hacer cuantas veces  queramos  a  lo  largo  del  día,  únicamente  empezaremos  una  caja  nueva,  no  veremos  los  movimientos anteriores al cierre. Pulsamos en el botón indicado.‐ 

 

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Si  necesitamos  consultar  cajas  anteriores,  accedemos  desde  el  menú  lateral,  pulsando  en  cierres 

de 

caja, 

a 

continuación 

pulsamos 

 

en 

 

  Seleccionamos  la  fecha  en  cuestión  y  pulsamos  aceptar,  en  este  ejemplo  se  pueden  ver  diferentes  cierres  de  caja,  para  acceder  a  la  vista  tota  donde  aparecen  todos  los  apuntes  de  caja pulsamos dos veces sobre el que nos interese. 

    3º  Paso.‐  Preparación  de  la  documentación  que  adjuntamos,  para  el  Dpto  de  Administración.  Documentación para acompañar.‐  Facturas de proveedores o acreedores, directos.   Listado de tpv, acompañado de las facturas cobradas por tpv y el voleto de tpv.  Listado  de  talones,  acompañado  de  las  facturas  cobradas  por  talón  y  el  talón  ,  el  resto  de  documentación  obtenida  de  la  caja  del  día,  se  archivara  en  la  sucursal  por  un  periodo  de  ……….meses.  Desde la pantalla cierres de caja, imprimiremos los listados correspondientes a los cobros por  cheques y por tpv´s que tengamos de ese día y que debemos adjuntar a la documentación de  la caja. 

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Sobre  la  pestaña  de  talones  (o  tpv´s)  seleccionaremos  en  el  desplegable  de  la  impresora  el  listado que queramos imprimir. 

  En esta pantalla seleccionaremos este tipo de listado y daremos a imprimir. 

  Si pulsamos el botón previsualizar veremos en pantalla el listado que aparece. Este listado es  el  que  debéis  grapar  a  los  tpv´s  y  cheques  y  así  podréis  comprobar  que  está  todo  cobrado  correctamente. 

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