CIRCULAR N° 1.962 FECHA: 19.01.2010

REF.:

ESTABLECE REQUERIMIENTOS PARA LA CUSTODIA DE VALORES DE TERCEROS.

PRESTACION

DEL

SERVICIO

DE

Para todos los corredores de bolsa, agentes de valores y empresas de auditoría externa inscritas en la Superintendencia

I.

INTRODUCCIÓN Con el objeto de fortalecer los mecanismos y procedimientos que resguardan la integridad de los valores de terceros mantenidos en custodia por los intermediarios de valores, y otorgar una mayor seguridad que dichos valores sean debidamente mantenidos, esta Superintendencia, en virtud de las facultades legales contenidas en el artículo 4° del decreto ley N° 3.538, ha estimado necesario establecer requerimientos adicionales para la prestación del servicio de custodia de valores de terceros por parte de los corredores de bolsa y agentes de valores.

II.

REQUERIMIENTOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE CUSTODIA DE VALORES DE TERCEROS Los intermediarios de valores que presten el servicio de custodia de valores de terceros deberán implementar al menos uno de los procedimientos descritos en los números 1. y 2. de esta sección. Adicionalmente, deberán dar cumplimiento a las instrucciones mencionadas en el número 3. y siguientes. 1.

CUENTAS INDIVIDUALES DE CUSTODIA DE VALORES DE TERCEROS Los corredores de bolsa y agentes de valores que mantengan valores de clientes en custodia, deberán proceder a la apertura, en una empresa de depósito y custodia, de las reguladas por la ley N° 18.876, de, a lo menos, una cuenta individual para cada uno de los clientes cuyos valores sean custodiados por el intermediario, con la finalidad de depositar la totalidad de dichos valores. Estas cuentas deberán destinarse exclusivamente al depósito de los valores del cliente correspondiente. Para el cumplimiento de esta disposición no se podrán utilizar cuentas abiertas a través de otros depositantes. Los clientes por cuenta de quienes se mantienen los valores en la empresa de depósito y custodia, deberán contar con acceso en tiempo real, a través de portales de Internet de esta entidad, a la información contenida en la cuenta individual. Estas disposiciones serán aplicables para todos los valores que sean aceptados en depósito en una empresa de depósito y custodia de las reguladas por la ley Nº 18.876. Sin perjuicio de lo antes expuesto, cabe señalar que los corredores de bolsa y agentes de valores, en el cumplimiento de las obligaciones de la presente circular, tienen el deber de verificar y de responder por:

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2.



La identidad y capacidad legal, según sea el caso, de los personas que contraten por su intermedio y a quienes abra una cuenta individual;



La veracidad de los datos registrados de sus clientes ante la empresa de depósito y custodia de valores al momento de la apertura de la cuenta y durante todo el tiempo que ésta se mantenga vigente;



La autenticidad e integridad de los valores que negocien por su intermedio así como también por la procedencia y respaldo de las instrucciones de sus clientes para la realización de las operaciones con valores de estos últimos.

AUDITORIA DE PROCESOS Y CONTROLES RELATIVOS A LA CUSTODIA DE VALORES DE TERCEROS Los intermediarios de valores que opten por no implementar la modalidad de cuentas individuales mencionada en el número 1 de esta sección, deberán efectuar anualmente una revisión por empresas de auditoría externa, de aquellas inscritas en la Superintendencia, de los procesos y controles asociados a la actividad de custodia de valores. Las empresas de auditoría externa deberán emitir un informe, el que deberá contener su opinión respecto a si los procesos y controles fueron diseñados adecuadamente para cumplir con los objetivos de control especificados en la presente circular, si éstos se implantaron a partir de una fecha determinada y si están operando con suficiente efectividad, para otorgar una seguridad razonable de que, durante el período bajo revisión, se lograron los objetivos de control. Asimismo, deberá contener una descripción general del control interno del intermediario, una mención a los objetivos de control y una descripción detallada de los controles asociados, las pruebas aplicadas y el resultado de las mismas. La revisión deberá contemplar pruebas de los controles existentes durante un período mínimo de 6 meses en el transcurso de los doce meses anteriores a la emisión del informe. El informe de las empresas de auditoría externa deberá ser remitido por el intermediario a la Superintendencia a más tardar el 30 de septiembre de cada año y ser difundido a partir de esa fecha, por un medio que asegure su fácil acceso por parte de los clientes del respectivo intermediario. El trabajo de la empresa de auditoría externa deberá realizarse en conformidad con las normas de auditoría, especialmente de la Norma de Auditoría Generalmente Aceptada Nº 56 de junio de 2005, o la que la reemplace, en lo que sea aplicable. Los intermediarios de valores deberán definir y diseñar controles para asegurar el cumplimiento de, al menos, los siguientes objetivos de control relativos a la custodia de valores de terceros: -

Las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia se cumplen satisfactoriamente.

-

Los activos de propiedad de terceros están protegidos de pérdidas producto de errores o fallas en los sistemas, en las personas y en los procesos.

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-

El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente.

-

Inexistencia de uso no autorizado de valores de terceros en custodia.

-

La información contenida en el registro de custodia corresponde a transacciones y movimientos autorizados por el cliente, es fidedigna y representa debidamente los derechos de los clientes sobre los valores de su propiedad.

-

La información entregada al cliente acerca de los movimientos y saldos de sus valores en custodia es veraz, completa y consistente con el registro de custodia.

-

Los valores registrados en el registro de custodia corresponden a los valores que el intermediario efectivamente mantiene por cuenta del cliente en entidades de custodia autorizadas.

Si la evaluación de la empresa de auditoría externa determina que existen deficiencias en el diseño u operación de los controles del intermediario, este último deberá adoptar las medidas correctivas y obtener una nueva evaluación en un plazo máximo de cuatro meses de efectuada la evaluación anterior. Si las situaciones detectadas no fueren superadas en ese período el intermediario deberá adoptar inmediatamente la modalidad planteada en el número 1. de esta sección e informar de este hecho a la Superintendencia, tan pronto ocurra. Las empresas de auditoría externa que realicen este tipo de revisiones deberán contar con documentación escrita de la metodología y procedimientos aplicados para este tipo de revisiones, la que deberá estar disponible ante requerimientos de la Superintendencia. De igual forma, las empresas de auditoría externa deberán contar con antecedentes que le permitan demostrar que las personas que efectúan este tipo de revisiones cuentan con la capacitación apropiada y experiencia en el tema. La empresa de auditoría externa que realice la auditoría anual de estados financieros de un intermediario podrá efectuar la revisión a la que se refiere este número, siempre que el ingreso generado por la prestación de este último servicio no supere el 3% de los ingresos operacionales que obtuvo la empresa de auditoría externa el año anterior al de la revisión.

3.

REVISIÓN DE SALDOS DE VALORES DE TERCEROS EN CUSTODIA Los intermediarios de valores que presten servicio de custodia tendrán la obligación de efectuar, a lo menos una vez al año, a través de empresas de auditoría externa inscritas en la Superintendencia, un proceso de revisión de los saldos de valores de terceros que mantiene en custodia al 30 de junio de cada año. Este proceso deberá incluir, a lo menos, un procedimiento de circularización a clientes y las pruebas alternativas que procedan para confirmar los saldos contenidos en el registro de custodia, y un procedimiento de cuadratura de estos últimos con los valores efectivamente mantenidos por el intermediario en las entidades de custodia autorizadas. Producto de lo anterior, las empresas de auditoría externa deberán emitir un informe el que deberá contener su opinión respecto a la exactitud de los saldos de títulos registrados en el registro de custodia a la fecha de revisión y su correspondencia con los valores mantenidos por el intermediario en las entidades de custodia autorizadas. Este informe deberá detallar las diferencias encontradas, su justificación y las debilidades de control interno que se detecten.

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Los intermediarios de valores deberán remitir a la Superintendencia los informes emitidos por las empresas de auditoría externa a más tardar el 30 de septiembre de cada año.

4.

INFORMACION A CLIENTES Los intermediarios de valores deberán poner a disposición de sus clientes un Estado Mensual de Movimientos y Saldos, en un formato que facilite su comprensión y que contenga como mínimo la siguiente información: -

Nombre o razón social del cliente.

-

RUT del cliente.

-

Período mensual informado (indicando fecha de inicio y de término a la que se refiere el estado de cuenta).

-

Movimientos ocurridos en el mes, detallando las operaciones de compra y venta a término, las operaciones a plazo y simultáneas, contratos de retrocompra, préstamos de valores y la remuneración asociada a ellos, constitución de garantías, movimientos de efectivo y cualquier otro movimiento que haya efectuado el cliente en el período informado.

-

Valores en custodia indicando emisor, nemotécnico del instrumento, saldo expresado en unidades y el estado en que se encuentran, esto es: disponibles, en garantía, en préstamo, comprometidas en operaciones simultáneas, en contratos de retrocompra, o en otro tipo de situación, la que deberá ser claramente identificada.

El referido estado deberá ser puesto a disposición de los clientes, dentro de los cinco días hábiles siguientes al término del mes correspondiente.

5.

CONTRATO DE CUSTODIA Los corredores de bolsa que mantengan valores de terceros en custodia deberán suscribir un contrato con sus clientes, el que deberá estar reglamentado por las bolsas de valores y aprobado por la Superintendencia. Este mismo contrato, deberá ser utilizado por los agentes de valores, en todo aquello que fuere compatible con sus actividades.

III.

DISPOSICIONES GENERALES Lo dispuesto en esta Circular, es sin perjuicio de las medidas de control y la frecuencia de aplicación de las mismas que los intermediarios de valores deban cumplir, en conformidad con las disposiciones reglamentarias definidas por los centros bursátiles y aprobadas por la Superintendencia o por exigencias propias para un adecuado control interno de la entidad.

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IV.

VIGENCIA En atención a que los requerimientos contenidos en la presente Circular requieren de un período para su implementación, deberá considerarse el siguiente calendario: -

En relación a los requerimientos planteados en los números 1. y 2. de la sección II., los intermediarios de valores deberán informar a esta Superintendencia a más tardar el 28 de febrero de 2010, el plan de implementación de la opción adoptada. Cualquier cambio que se produzca en el citado plan, deberá considerar las fechas mencionadas en esta sección y ser informado oportunamente a la Superintendencia.

-

La modalidad de cuenta individual para cada cliente, deberá estar en operación a más tardar el 30 de septiembre de 2010.

-

Los intermediarios de valores que realicen auditorías de proceso y controles deberán considerar las siguientes fechas e informes a remitir a la Superintendencia: o o

o

-

V.-

El 30 de abril de 2010 deberán informar la empresa de auditoría externa elegida para la revisión. El 30 de septiembre de 2010 deberán remitir un primer informe de las empresas de auditoría externa respecto a la evaluación de la existencia de controles y si éstos han sido definidos y diseñados para cumplir razonablemente los objetivos de control que establece la presente Circular. El 31 de diciembre de 2010 deberán remitir el informe al que hace referencia el número 2. de la sección II., que incluye la opinión sobre la efectividad de los controles aplicados por el intermediario de valores.

Los requerimientos mencionados en los números 3., 4. y 5., rigen a contar del 31 de marzo de 2010.

DISPOSICIÓM TRANSITORIA Los informes referidos al año 2012 que se señalan en los números 2. Y 3., de la sección II., de la presente Circular, podrán ser presentados a este Servicio hasta el 30 de noviembre de 2012.

SUPERINTENDENTE

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