GOBERNACIÓN Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

Reserva de Biosfera Seaflower Nit: 892.400.038-2

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS El Suscrito Secretario de Servicios Administrativos de la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés Providencia y Santa Catalina, en cumplimiento de los principios y postulados contenidos en el articulo 25, numeral 7 de la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 734 de 2012, procede a efectuar el estudio de conveniencia y oportunidad, o estudios previos para que el entidad, adelante el proceso de contratación. 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD El programa de Salud Ocupacional consiste en la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial, tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrollados en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria. El Artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989, establece que una de las principales actividades de los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo es realización de forma obligatoria de exámenes médicos ocupacionales de forma periódica y a cargo de la Entidad en su totalidad. El examen médico ocupacional periódico, se realizará con el fin de evaluar el estado de salud física, mental y social de los servidores de la Gobernación Departamental, en función de las condiciones de trabajo a las que están expuestos acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo y detectar la existencia de posibles enfermedades profesionales que hayan sido adquiridas durante el período laboral en la entidad. El objetivo del examen médico periódico programado es el de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo. Igualmente el examen médico de egreso valora y registra las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas durante su permanencia en la entidad. Por lo anterior, es procedente concluir que las evaluaciones médicas ocupacionales constituyen un instrumento importante en la elaboración de los diagnósticos de las condiciones de salud de los trabajadores para el diseño de programas de prevención de enfermedades, cuyo objetivo es mejorar su calidad de vida, razón por la cual se requiere contratar una persona natural o jurídica idónea que realice los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y egreso, con el fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de Salud Ocupacional. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Por medio de la presente Invitación Pública de Mínima Cuantía, el Departamento está interesado en recibir propuestas, cuyo objeto es la “REALIZACIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA” 2.1. ALCANCE DEL OBJETO Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 2.1.1. ALCANCE DEL OBJETO: El proponente deberá cumplir con las características y condiciones técnicas contempladas en la Resolución 2346 de 2007 por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales, como se describe a continuación:

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Realización de Exámenes Médico Ocupacional de ingreso a los aspirantes a funcionarios de la Gobernación de San Andrés:  Deberá ser realizado por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional, con licencia vigente de prestación de servicios de salud ocupacional; de conformidad con el Art. 9 de la Resolución 2346 de 2007.  Identificar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su posesión, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del empleo a ejercer.  Determinar la aptitud del aspirante para desempeñar en forma eficiente las funciones sin perjuicio de su salud o la de terceros, comparando las demandas del oficio para el cual se desea su posesión frente a sus capacidades físicas y mentales.  Establecer la existencia de restricciones que ameriten alguna condición sujeta a modificación, e identificar condiciones de salud que estando presentes en el aspirante, puedan agravarse en desarrollo de su trabajo.  El médico ocupacional debe respetar la reserva de la historia clínica ocupacional y sólo remitirá al Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano el certificado médico, indicando las restricciones existentes y las recomendaciones o condiciones que se requiere adaptar para que el aspirante pueda desempeñar las funciones asignadas al empleo.  El examen médico ocupacional de ingreso debe ser practicado con énfasis osteomuscular, con exámenes paraclínicos de soporte al examen médico ocupacional de audiometría y visiometría para todos los aspirantes, independientemente del nivel del empleo. Igualmente examen de laboratorio de Cuadro Hemático, Glicemia y Hemoclasificación.  El horario de atención a los aspirantes de la Gobernación de San Andrés será de lunes a viernes de 07:00 a.m. a 06:00 p.m. y sábados de 07:00 a.m. a 02:00 p.m.  El proponente deberá entregar los resultados del examen médico de ingreso al aspirante, de forma física o por correo electrónico al día siguiente de realizado el examen. Dejando constancia de su recibo.  En caso de aplazamiento del concepto para aclarar o corregir cualquier hallazgo o, en los de incompatibilidad entre el estado de salud o la capacidad física y mental del aspirante, con las condiciones y exigencias del empleo que aspira a ocupar, informar por escrito al Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano. Realización de Exámenes Médico Ocupacional periódico a los funcionarios de la Gobernación de San Andrés:  Deberá ser realizado por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional, con licencia vigente de prestación de servicios de salud ocupacional; de conformidad con el Art. 9 de la Resolución 2346 de 2007.  Monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del funcionario, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Igualmente, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.  El lugar donde se realizarán los exámenes médicos ocupacionales periódicos, será en la Isla de San Andrés, en la sede que para el efecto señale el proponente.  El horario de atención a los funcionarios de la Gobernación de San Andrés será de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.  El proponente deberá remitir las historias clínicas ocupacionales dentro de los dos (2) meses siguientes a su realización a la Entidad Promotora de Salud, a la cual esté afiliado el trabajador, lo anterior de conformidad con el Art. 17 de la Resolución 2346 de 2007.  Si como resultado de la evaluación médica ocupacional periódica, se encuentra una presunta enfermedad profesional o secuelas de eventos profesionales –no diagnosticadosocurridos durante el tiempo de vinculación del funcionario a la Gobernación de San Andrés, el proponente informará inmediatamente al supervisor del contrato, la patología y la conducta a seguir.  El examen médico ocupacional periódico debe ser practicado con énfasis osteomuscular, con exámenes paraclínicos de soporte al examen médico ocupacional de audiometría y visiometría para todos los funcionarios, independientemente del empleo que ejerzan. Igualmente examen de laboratorio de Cuadro Hemático, Glicemia y Hemoclasificación.

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 La empresa proponente que realice el examen médico ocupacional periódico, deberá contar con un formato específico diseñado para registrar la información del examen médico. Realización de Exámenes Médico Ocupacional de retiro a los exfuncionarios de la Gobernación de San Andrés.  Deberá ser realizado por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional, con licencia vigente de prestación de servicios de salud ocupacional; de conformidad con el Art. 9 de la Resolución 2346 de 2007.  Identificar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador posterior a su retiro, en función de las condiciones de trabajo a las que estuvo expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del empleo que ejerció.  El examen médico ocupacional de retiro debe ser practicado con énfasis osteomuscular, con exámenes paraclínicos de soporte al examen médico ocupacional de audiometría y visiometría para todos los exfuncionarios legalmente retirados de la Gobernación, independientemente del nivel del empleo. Igualmente examen de laboratorio de Cuadro Hemático y Glicemia.  El horario de atención a los exfuncionarios de la Gobernación de San Andrés será de lunes a viernes de 07:00 a.m. a 06:00 p.m. y sábados de 07:00 a.m. a 02:00 p.m.  El proponente deberá entregar los resultados del examen médico de retiro al exfuncionario, de forma física o por correo electrónico al día siguiente de realizado el examen. Dejando constancia de su recibo. Igualmente comunicar de los resultados generales del mismo al Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano. Realización de Exámenes Médico Ocupacional para Aptitud de Trabajo en Alturas a funcionarios de la Gobernación de San Andrés.  Deberá ser realizado por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional, con licencia vigente de prestación de servicios de salud ocupacional; de conformidad con el Art. 9 de la Resolución 2346 de 2007.  Identificar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador en función de las condiciones de trabajo, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del empleo.  Determinar la aptitud del funcionario para desempeñar las funciones sin perjuicio de su salud o la de terceros, comparando las demandas del oficio para el cual se desea su posesión frente a sus capacidades físicas y mentales.  Establecer la existencia de restricciones que ameriten alguna condición sujeta a modificación, e identificar condiciones de salud que estando presentes en el aspirante, puedan agravarse en desarrollo de su trabajo.  El médico ocupacional debe respetar la reserva de la historia clínica ocupacional y sólo remitirá al Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano el certificado médico, indicando las restricciones existentes y las recomendaciones o condiciones que se requiere adaptar para que el funcionario pueda desempeñar las funciones asignadas al empleo.  El examen médico ocupacional para aptitud de trabajo en alturas debe ser practicado con énfasis osteomuscular, con exámenes paraclínicos de soporte al examen médico ocupacional de audiometría y visiometría para todos los funcionarios que realicen trabajo en alturas. Igualmente examen de laboratorio de Cuadro Hemático, Glicemia, Hemoclasificación y perfil lipídico.  El horario de atención a los funcionarios de la Gobernación de San Andrés será de lunes a viernes de 07:00 a.m. a 06:00 p.m. y sábados de 07:00 a.m. a 02:00 p.m.  El proponente deberá entregar los resultados del examen médico, de forma física o por correo electrónico al día siguiente de realizado el examen. Dejando constancia de su recibo. Igualmente comunicar de los resultados generales del mismo al Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano. Guardar de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias clínicas ocupacionales.  La Entidad Promotora de Salud a la cual esté afiliado el funcionario, tendrá la guarda y custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional, las cuales serán anexadas a su historia clínica general. Para tal efecto, la entidad contratada

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para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, deberán remitirlas a la Entidad Promotora de Salud dentro de los dos (2) meses siguientes a su realización. Informes de diagnóstico de salud:  Toda evaluación médica ocupacional debe ser firmada por el trabajador y por el médico evaluador, con indicación de los números de registro médico y de la licencia en salud ocupacional, indicando que es un Examen Médico Ocupacional de ingreso, periódico y/o egreso.  Los resultados de los exámenes paraclínicos de optometría y audiometría complementarios del examen médico ocupacional deben hacer parte de la evaluación médica ocupacional.  En el evento que se requiera realizar valoraciones complementarias al examen médico ocupacional, éstas deben ser analizadas por el médico en la respectiva evaluación médica ocupacional y harán parte de la historia clínica ocupacional.  En las evaluaciones médicas periódicas, se deberán anexar los conceptos sobre restricciones existentes, describiendo cuáles son, ante qué condiciones, funciones, factores o agentes de riesgo que producen, indicando si son temporales o permanentes junto con las recomendaciones que el empleador debe adoptar según sea el caso.  Se deberá entregar al Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano una vez finalizados los exámenes periódicos, un informe general y específico sobre el estado actual de salud de los funcionarios cuando se realicen los exámenes ocupacionales periódicos, el cual deberá indicar de manera clara las alteraciones encontradas, los posibles factores de riesgo ocasionados por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo que las generan o agraven, las recomendaciones que se deben adoptar, el manejo preventivo y los programas de vigilancia epidemiológicos a los cuales se deba incluir a cada uno de los funcionarios.  Si como resultado de cualquiera de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas practicadas a un funcionario, se diagnostica enfermedad común o profesional, el médico que la realice tiene la obligación de remitir al trabajador a los servicios de salud que se requieran.  Si al realizar la evaluación médica ocupacional periódica se encuentra una presunta enfermedad profesional o secuelas de eventos profesionales –no diagnosticados- ocurridos durante el tiempo de vinculación del funcionario a la Gobernación de San Andrés, el proponente informará inmediatamente al Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano, la patología y las recomendaciones a seguir. Lo anterior, con el fin de iniciar los trámites correspondientes para la determinación del origen de la patología, tratamiento, rehabilitación e indemnización si fuere el caso. 2.1.2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del contrato que se llegare a celebrar, el contratista seleccionado deberá: El proponente se compromete a ejecutar las actividades contratadas, sin generar riesgo alguno para la salud humana, la seguridad o el medio ambiente. Atender durante la vigencia del contrato todas las recomendaciones que efectúe la Gobernación de San Andrés por medio del Grupo de Desarrollo y Control del Talento Humano que se consideren pertinentes para la adecuada ejecución del objeto contractual. Designar a una persona responsable de la gestión del contrato que coordine eficazmente su ejecución al interior de su entidad a fin de brindar una mejorar atención y prestación del servicio a los funcionarios de la Gobernación de San Andrés y resolver oportunamente cualquier dificultad que se presente. Mantener comunicación con la entidad a través del Supervisor del contrato, a fin de recibir las orientaciones y evaluar el cumplimiento del objeto del mismo. Cuantificar correctamente todos los costos para la adquisición de insumos, elementos, maquinaria, de personal y en general los recursos necesarios para la ejecución total del proceso de tal forma que la carencia de los mismos en ningún momento afecte la ejecución del contrato. Pagar por su cuenta todos los derechos, impuestos y los gastos legales en que incurra para el cumplimiento del objeto del contrato.

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Dar cumplimiento a las leyes, acuerdos y reglamentos aplicables que existan sobre el particular. Desarrollar el objeto del contrato de acuerdo con la propuesta presentada y la presente invitación. Atender todas las recomendaciones y redireccionamiento de procesos que oportunamente indique el supervisor del contrato. Las demás propias del objeto del contrato que sean necesarias para dar cumplimiento al mismo. 3. CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS 3.1. Perfil del Contratista. El contratista debe cumplir con el perfil establecido a continuación: CANTIDAD 1

PERFIL Médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional.

AÑOS DE EXPERIENCIA MÍNIMA 3 años relacionada con las actividades objeto del presente contrato

Para el personal requerido anteriormente, se deberá anexar además copia del diploma que demuestre su estudio profesional expedido por una institución acreditada, en cuanto a la experiencia laboral debe anexarse certificaciones que acrediten la experiencia requerida en el perfil. En el caso que el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal este requisito se entiende cumplido con la presentación de los documentos de uno de sus integrantes. En el caso de Personas Jurídicas la propuesta debe estar avalada por un Médico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional, para lo cual deberá anexar los documentos correspondientes. 3.2. Condiciones Técnicas del Servicio. El proponente deberá presentar un documento firmado por el representante legal en el cual certifique que sus servicios serán prestados de acuerdo a las condiciones y características técnicas enunciadas en el pliego de condiciones y en la Resolución 2346 de 2007 por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales. 3.3. Personal Mínimo requerido. El proponente en su oferta técnica debe presentar como mínimo el siguiente personal: CANT. 1

PERFIL Médico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional

1

Optómetra

1

Fonoaudiólogo (a)

1

Bacteriólogo (a)

AÑOS DE EXPERIENCIA MÍNIMA 3 años relacionada con las actividades objeto del presente contrato Mínimo dos años de experiencia en la realización de exámenes médicos ocupacionales Mínimo dos años de experiencia en la realización de exámenes médicos ocupacionales Mínimo dos años de experiencia en análisis y toma de muestras de laboratorio

Para la verificación de la formación profesional el oferente deberá presentar las respectivas hojas de vida y fotocopias de los diplomas o actas de grado, las tarjetas profesionales y/o inscripciones, registros y resoluciones cuando la tarjeta profesional no traiga la fecha de expedición, que los acrediten en cada área en los casos requeridos y sus cédulas de ciudadanía. Para la verificación de la experiencia, el oferente debe presentar dentro de su propuesta los respectivos certificados expedidos por las empresas para las que laboraron los miembros de su equipo, expresando la fecha de ingreso y de retiro o plazo y las funciones o labor a su cargo que acrediten la experiencia exigida o, en caso de haber ejecutado contratos, los certificados respectivos donde se señale su participación, especificando objeto o labor que acredite la experiencia exigida, cumplimiento a satisfacción, nombre de la entidad contratante, fecha de

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inicio y terminación o plazo. También puede acreditarse experiencia anexando copia de contratos u órdenes junto con el acta de liquidación respectiva en la que conste el objeto o labor que acredite la experiencia exigida, cumplimiento a satisfacción, nombre de la entidad contratante, fecha de inicio y terminación o plazo. Se tendrá en cuenta la experiencia en meses completos sin simultaneidad. La experiencia del personal se cuenta a partir de la expedición de la tarjeta profesional, en los casos en que esta sea exigible. El personal profesional presentado por el oferente seleccionado, correspondientes al equipo mínimo, con fundamento en las cuales será evaluada la propuesta, no pueden ser sustituidas durante la ejecución del contrato, y sólo en el evento de presentarse fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado, la Gobernación Departamental autorizará el reemplazo del miembro del equipo previa la evaluación de que cumple con el perfil y los requisitos acreditados para la persona que se va a reemplazar. 3.4. Registro de Habilitación. El proponente deberá estar habilitado para prestar servicios de salud, para lo cual deberá allegar el certificado correspondiente expedido por la Secretaría de Salud. En el evento que el proponente no se encuentre registrado, su propuesta será rechazada. 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El presupuesto estimado asciende a la suma de VEINTE MILLONES DE PESOS ($20’000.000.oo), de conformidad con los recursos disponibles con los que cuenta la entidad para el desarrollo de esta actividad. El Departamento establece como presupuesto oficial el siguiente: Tipo de Examen Examen ocupacional de Ingreso, periódico y Egreso (incluye: Hemograma, Glicemia, Hemoclasificación, Audiometría, Visiometría) Examen ocupacional para Aptitud de Trabajo en Alturas (incluye: Hemograma, Glicemia, Hemoclasificación, perfil lipídico, Audiometría, Visiometría) TOTAL

Valor Unitario $80.000 $110.000 $190.000

Los siguientes factores que inciden en el precio se denominarán Costos indirectos: está conformado por los descuentos nacionales y departamentales como:  Retención en la Fuente: 6% del Valor del Contrato.  Estampilla Procultura (Dec. 043/07 – Ordenanza 020/06): 2% del valor del Contrato. 5. PLAZO El plazo para la ejecución del contrato, será de Nueve (09) meses y/o hasta agotar el presupuesto asignado. 6. CERTIFICADO DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL Existe disponibilidad para atender el gasto, según certificado de disponibilidad presupuestal: No. 571 del 06 de Marzo de 2013, por valor de $20.000.000.oo expedido por el Profesional Especializado Coordinador del Grupo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación del Departamento. 7. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Considerando el objeto señalado, la modalidad de selección para esta contratación es la Selección de mínima cuantía, teniendo en cuenta el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 en la cual se incorpora como nueva modalidad de selección, la contratación de “Mínima Cuantía”, como lo establece el parágrafo 2° del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, se realizará exclusivamente con las reglas en ella contempladas y en su reglamentación, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás modalidades de selección.

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El Decreto 734 de 2012, en el TÍTULO III, capitulo V, artículos 3.5.1. y ss, reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto. Para el caso que nos ocupa el proceso de selección del contratista será llevado a cabo mediante el procedimiento de selección de mínima cuantía, a la cual le son aplicables, como al contrato que de ella se derive, los principios de la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y por lo consagrado en el Decreto 734 de 2012, y las demás disposiciones legales que reglamentan la materia. 8. CONSTITUCION DE GARANTIAS Aunque el Artículo 3.5.7 del decreto 734 de 2012 establece la “No obligatoriedad de garantías”, la Entidad atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato que se llegue a celebrar, estima necesaria que el contratista constituya las siguientes pólizas: Cumplimiento del contrato, pago de multas, cláusula penal pecuniaria y demás sanciones, deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. Los anteriores Estudios Previos se realizaron de conformidad con lo señalado en el Art. 3.5.2 del Decreto 734 de 2012, en San Andrés Islas, al primer (01) día del mes de Abril de 2013.

(Original Firmado) CESAR AUGUSTO JAMES BRYAN Secretario de Servicios Administrativos