FACULTAD DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA PROCESOS Y REQUISITOS DE PROYECTOS DE GRADO PARA EL PRIMER SEMESTRE DEL 2012 EN PRUEBA DESDE 31 DE ENERO DE 2012 VERSION 1.5 El presente documento contiene un manual de procedimiento para los procesos y requisitos del trabajo de grado que deben presentar los estudiantes de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia de la Universidad Cooperativa de Colombia. Este manual reglamenta los procedimientos que deben seguir los estudiantes para realizara la gestión de su proyecto de grado ante el Comité de Investigaciones en Ciencias Animales (CICA) Se ha definido lo más claramente posible para que los estudiantes, directores de trabajo de grado y jurados evaluadores conozcan los procesos y los lleven a cabo. Consta de secciones que describen los pasos que se deben realizar para llevar a cabo satisfactoriamente los procesos. Adicionalmente presenta en los anexos los formatos utilizados para todo el proceso, y el cronograma de actividades del primer semestre. Es responsabilidad de toda la comunidad académica (docentes, administrativos y estudiantes) conocer este documento. Este manual reglamenta algunos aspectos contemplados en el acuerdo 008 de junio de 2005 y el acuerdo 039 de octubre de 2009 sobre las opciones y procedimientos de grado. Cada estudiante, director, codirector y jurado evaluador tienen la posibilidad de ingresar al wiki del Comité de Investigaciones en Ciencias Animales, en la dirección electrónica http://cicaucc.wikispaces.com, donde encontraran este manual de procesos, junto con la documentación requerida para todo el proceso del trabajo de grado, formatos de evaluación, e información sobre la presentación de trabajos de grado, y los acuerdos universitarios de la Universidad Cooperativa de Colombia. Es muy importante que los directores y codirectores lean este manual, ya que ellos asumen la responsabilidad de guiar al estudiante a través de todo el proceso de elaboración del trabajo de grado, esto es de asesorar al estudiante en la elaboración del documento de grado en todas sus etapas. También es muy importante que los jurados evaluadores lean y apliquen este manual, ya que el jurado evaluador recibe la comisión del Comité de Investigaciones en Ciencias Animales para realizar la evaluación del proyecto de grado, y por tanto su concepto representa la posición del CICA, lo que da al jurado evaluador delegado el status de miembro activo del CICA.

1. Cronograma de sesiones del comité de Bioética y del Comité de Investigaciones en Ciencias Animales (CICA):

El CICA tendrá dos sesiones al mes, la primera se realizará el primer lunes de cada mes, cuyo objetivo será la asignación de evaluadores a trabajos de grado. Esta sesión se denomina “Comité de asignación de jurados evaluadores”. El CICA se reunirá el tercer lunes de cada mes para discusión de aspectos relacionados con el desarrollo de los procesos de la investigación en la FMVZ, e igualmente tratar temáticas diferentes a trabajos de grado, pero no realizara asignación de jurados evaluadores en esta sesión. Las fechas de sesión en el semestre están estipuladas en el calendario anexo.

2. Registro de anteproyectos ante el CICA:

Los estudiantes registraran sus anteproyectos todas las semanas de Lunes a Viernes en el buzón electrónico:

[email protected] Los estudiantes registraran en el buzón electrónico (1) UN SOLO ARCHIVO EN FORMATO WORD. Dicho archivo debe tener las siguientes consideraciones para todas las modalidades de grado (monografía, práctica profesional, trabajo de investigación dirigida): 2.1.

2.2.

Carta firmada por el director y carta firmada por el codirector en donde expresan que asumen la dirección del proyecto y que este fue revisado por ellos y dan el aval para su presentación ante el CICA. Anteproyecto de investigación con un máximo de 25 hojas. El cuerpo del trabajo debe contener las siguientes secciones: Portada, contraportada, título, planteamiento del problema (con la pregunta de investigación), justificación, antecedentes, objetivo general, objetivos específicos, marco conceptual, materiales y métodos, análisis estadístico, consideraciones bioéticas, alcances y limitaciones, presupuesto, cronograma de actividades y bibliografía. Todo el documento debe ser presentado bajo las normas ICONTEC (NTC 1486 para

2.3.

2.4. 2.5.

elaboración de proyectos, NTC 4490 para la presentación de referencias electrónicas, y la NTC 5613 para la elaboración de referencias bibliográficas). Deberá incluir los formatos diligenciados de bioética: el primero es el consentimiento informado y el segundo es la solicitud de valoración y socialización de proyectos de investigación. Formato de análisis estadístico diligenciado y firmado por el alumno y el asesor de análisis de datos. Para cualquier modalidad (Monografía, Práctica Profesional y Trabajo de investigación dirigida) será necesario adjuntar la hoja de vida del director o codirector, en el caso de que alguno de ellos sea externo a la universidad. En el caso de la modalidad práctica profesional debe anexar adicionalmente carta de la empresa donde realizara la práctica profesional, firmada por el representante legal de la misma donde informa que acepta que el alumno adelante la práctica profesional en la empresa de la cual es representante legal. Cuando el archivo en formato pdf incumple con algún requisito o especificación de los numerales 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, y 2.5, el estudiante será notificado por vía electrónica, en un plazo máximo de 8 días, al mismo correo por el cual fue enviado el archivo electrónico, que su documento incumple requisitos y especificaciones. Estos requisitos y especificaciones deben ser completados para que el anteproyecto sea considerado para evaluación por el “comité de asignación de jurados evaluadores”. Esta corrección es responsabilidad directa del estudiante, bajo la supervisión y colaboración del director y codirector del trabajo de grado. Los anteproyectos que cumplan con las especificaciones serán considerados para la asignación de jurados en el CICA. Los proyectos que sean registrados en el buzón electrónico antes de las 12:00 p.m. hora Colombiana, del viernes inmediatamente anterior a la fecha de realización del comité de asignación de jurados y que cumplan con las especificaciones presentadas en los numerales 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 y 2.5, serán remitidos a ese comité para la asignación de jurados evaluadores. Los proyectos que sean registrados después de ese horario, o que aun siendo recibidos antes de la hora de corte incumplan las especificaciones definidas en los numerales 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 y 2.5, deberán esperar al siguiente comité de asignación de jurados de acuerdo a la programación semestral. Nota: El buzón electrónico únicamente es para el registro de anteproyectos, no se aceptara la entrega de ningún otro documento en este buzón, ningún documento aparte del anteproyecto será procesado por esta vía. Documentos diferentes relacionados con los procesos del proyecto grado deben ser tramitados personalmente con el coordinador del CICA solamente en los horarios de atención estipulados. Adicionalmente el estudiante deberá registrar su anteproyecto de investigación para la evaluación del COMITÉ DE BIOETICA, quienes se reúnen de acuerdo a la programación de COMBIO, para esta información contactar a la profesora Maria Yaneth Torres

3. Cronograma de Revisión “Buzón de anteproyectos” por los representantes del CICA: El coordinador del CICA revisara el buzón electrónico cada 48 horas. El delegado revisará los documentos de acuerdo a una ficha de verificación que contiene las especificaciones presentadas en los numerales 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 y 2.5. Los proyectos que estén completos serán avalados para asignación de evaluadores en el siguiente “comité de asignación de jurados”. Los proyectos que incumplan al menos un requisito serán sometidos al procedimiento descrito en la sección 2 de este manual. 4. Asesorías del CICA a estudiantes: Los estudiantes serán atendidos por el coordinador del CICA para asesorías de los procesos y requisitos de los proyectos en el siguiente horario: Dia

Hora

Lunes

9:30 p.m. Asesoría de bioética 10:00 p.m.

Martes

Tipo de asesoría

Responsable Lugar Comité bioética

Asesoría análisis estadístico. Recepción de formatos de Daniel 2:00 p.m. solicitud de audiovisuales para Martínez 6:00 p.m. sustentación de anteproyectos y avances.

de Salón 513 Oficina 8, segundo piso, edificio CEIN, solicitar cita para ser atendido

La recepción de documentos diferente a la de anteproyectos (o sea cartas y solicitudes ante el CICA) será realizada solamente en los horarios establecidos en este numeral. El documento deberá ser entregado personalmente al delegado del CICA asignado a recepción de documentos, quien firmara una copia del documento recibido, con la fecha de recibido. No se aceptan reclamos sobre correspondencia enviada al CICA que no contenga este recibido por parte del delegado.

5. Trámite del anteproyecto con todas la especificaciones cumplidas en el comité de asignación de jurados El primer lunes de cada mes se reunirán los miembros del CICA para asignar jurados a los anteproyectos de grado que estuvieron con todas las especificaciones completas. Esta actividad se define como el “comité de asignación de jurados evaluadores”. Los miembros del CICA se reúniran y asignaran jurados evaluadores de acuerdo a la planta docente de la Facultad de

Medicina Veterinaria de la Universidad Cooperativa de Colombia y en algunos casos podrán solicitar jurados externos a la UCC (siguiendo la directiva del acuerdo 08 del 30 de junio de 2005). Se asignaran dos (2) jurados para la modalidad monografía y un (1) jurado para las modalidades práctica profesional y trabajo dirigido. El coordinador del CICA llevara el registro del anteproyecto de grado que ingresa a comité de asignación de jurados en un libro donde se registrara la evolución del proyecto de grado. Esto se denominara la historia del proyecto, el cual contendrá información sobre nombre del proyecto, tipo de proyecto, nombre estudiantes, nombre director, codirector, nombre de jurados evaluadores asignados, y en este libro se registraran todas las actividades relacionadas con el proyecto. El coordinador del CICA elaborara un acta del comité de asignación de jurados evaluadores, y registrara en ella los asistentes a la sesión, y la lista de los proyectos junto con los jurados evaluadores asignados. Al finalizar la sesión del comité de asignación de jurados, y en un plazo no mayor a 48 horas de finalizada la sesión, el coordinador del CICA enviara un correo electrónico, a cada jurado evaluador asignado en el comité de asignación de proyectos, a la dirección electrónica consignada en la base de datos de docentes activos de la FMVZ, conteniendo un archivo adjunto con el anteproyecto de investigación, y a partir de la fecha de envío se contaran 15 días calendario para que el jurado emita su concepto (acuerdo 08 de 2005 UCC). El trámite y procedimientos de bioética están especificados en la RED UCC http://campus.ucc.edu.co y en el curso llamado COMITÉ DE BIOÉTICA. Es responsabilidad única y exclusiva del estudiante conocer y leer estos procedimientos y seguirlos. El concepto del jurado evaluador deberá ser diligenciado en papel en el formato de concepto de evaluación de anteproyecto (formato 001), y los jurados evaluadores deberán depositarlo en la carpeta del CICA que se encuentra en la secretaría de la FMVZ. Es responsabilidad del estudiante revisar esta carpeta para saber el estado de su anteproyecto. Adicionalmente, los jurados evaluadores deberán enviar el concepto por medio de un correo electrónico, adjuntando una copia electrónica diligenciada del formato de evaluación de anteproyecto al coordinador del CICA. Todos los formatos de evaluación están disponibles en el wiki http://cicaucc.wikispaces.com. En este momento el estado del anteproyecto puede tomar tres opciones. La primera opción es que el anteproyecto sea “aprobado”, por ambos evaluadores para la modalidad monografía y por el jurado asignado para las modalidades práctica profesional y trabajo dirigido, lo cual significa que al estudiante se le permite sustentar su anteproyecto ante la comunidad académica en presencia de su director, codirector y jurados evaluadores. La segunda opción es que el anteproyecto de grado reciba el concepto de “Aplazado con modificaciones”, por parte de ambos jurados para la modalidad monografía y por parte de su jurado único para las modalidades práctica profesional y trabajo dirigido, lo que significa que el proyecto es viable de acuerdo al concepto del jurado, siempre y cuando el estudiante realice modificaciones al anteproyecto o siga las recomendaciones u observaciones. El

estudiante tendrá un plazo de 30 días para entregar el proyecto debidamente corregido. El estudiante se pondrá en contacto con cada jurado evaluador para entregar las correcciones y el jurado tendrá ocho (8) días calendario para realizar la evaluación del anteproyecto y emitir un nuevo formato de concepto de evaluación de anteproyecto (formato 001) que será depositado en la carpeta del CICA en la secretaría de la facultad, y que también será enviado por correo electrónico al coordinador del CICA. La tercera opción es que el proyecto sea “rechazado” por ambos jurados para la modalidad monografía, o rechazado por el jurado único para las modalidades de práctica profesional y trabajo dirigido, lo que implica que el estudiante deberá presentar una nueva propuesta u optar por otra modalidad de grado de las establecidas en el acuerdo 08 del 30 de junio de 2005. Para la modalidad monografía, si uno de los jurados emite concepto de aplazado con modificaciones, y el otro de aprobado, el estudiante tendrá un plazo de 30 días para entregar el proyecto debidamente corregido al jurado que emitió el concepto de aplazado con modificaciones. El estudiante se pondrá en contacto con el CICA para entregar las correcciones. El coordinador del CICA enviara al jurado las correcciones, y este tendrá ocho (8) días calendario para realizar la evaluación del anteproyecto y emitir un nuevo formato de concepto de evaluación de anteproyecto (formato 001) que será depositado en la carpeta del CICA en la secretaría de la facultad, y que también será enviado por correo electrónico al director y codirector del proyecto de grado, con copia al correo electrónico del coordinador del CICA. Para la modalidad monografía, cuando uno de los jurados ha conceptuado rechazado y el otro ha conceptuado aplazado con modificaciones o aprobado, el director del proyecto de grado deberá elaborar una carta en físico, firmada por el director, donde expresa que ha recibido el concepto de los dos jurados y se ha presentado la situación descrita, y donde adjunta los conceptos de ambos jurados. La carta la deberá entregar en los horarios de recepción de documentos descritas arriba, al coordinador del CICA, quien firmara una copia a manera de recibido. El coordinador del CICA tendrá un plazo de 48 horas, a partir de la expedición del recibido a la carta del director, para asignar un tercer jurado evaluador, que el escogerá de acuerdo con su criterio. El coordinador del CICA enviara el documento en formato pdf, por vía electrónica, y solicitando una evaluación corta, que no tome más de 8 días calendario. Si el concepto emitido por el tercer jurado es rechazado, implica que el estudiante deberá presentar una nueva propuesta u optar por otra modalidad de grado de las establecidas en el acuerdo 08 del 30 de junio de 2005. Si el concepto es aplazado con modificaciones, el estudiante deberá realizar las correcciones propuestas por el tercer jurado, y entregar nuevamente estas correcciones para una evaluación de correcciones, donde el tercer jurado tendrá 8 días para emitir, el concepto final de aprobado. El jurado que en primera instancia había conceptuado el proyecto como rechazado, será retirado de su asignación, y le corresponderá al tercer jurado evaluar el proyecto de monografía en las fases posteriores de evaluación.

6. Procedimiento a realizar cuando el jurado evaluador excede el plazo de 15 días calendario para evaluar el anteproyecto de investigación. Para la modalidad monografía, en el caso que uno de los jurados evaluadores no emita concepto sobre el anteproyecto de investigación, en el plazo estipulado, el director y codirector enviaran una carta dirigida al coordinador del CICA para informar de la situación. Esta carta será recibida solamente en los horarios estipulados de recepción de documentación de acuerdo a la sección 4 de este manual de procesos. Al momento de ser informado de esta situación, el coordinador del CICA deberá enviar un correo electrónico a la dirección electrónica consignada en la base de datos de docentes de la FMVZ, en un plazo no mayor a 24 horas, solicitando al jurado evaluador el concepto del anteproyecto de investigación. El jurado evaluador deberá emitir el concepto en un plazo no mayor a 24 horas a partir del momento en que el correo electrónico ha sido enviado, de acuerdo al procedimiento definido en la sección 5 del presente manual de procesos. Pasado este plazo de tiempo, y ante la persistencia del incumplimiento en la emisión de concepto del anteproyecto de investigación, por parte del jurado evaluador, se considerara que el concepto del jurado evaluador para el anteproyecto de investigación es aprobado, y el estudiante podrá proceder a realizar los trámites para la sustentación de anteproyecto. Es responsabilidad del director y codirector del anteproyecto por medio de una carta escrita en físico, entregada en los horarios estipulados de recepción de correspondencia, al coordinador del CICA, informando el incumplimiento de la elaboración del concepto por parte del jurado evaluador y solicitando reasignación de jurado evaluador. Si el director y codirector no emiten esta carta de solicitud de nuevo jurado evaluador, el estudiante no podrá solicitar sustentación de avances. La carta tendrá curso en el comité de asignación de jurados más cercano, donde se expondrá el caso y quedara registrada en el acta de esa sesión que el concepto de anteproyecto de investigación por parte del jurado evaluador que ha incumplido es de “aprobado”, junto con el registro del incumplimiento del jurado evaluador asignado. Esta solicitud será evaluada y un jurado evaluador nuevo será asignado a este anteproyecto de investigación. Este jurado evaluador deberá emitir concepto sobre las sustentaciones de avances, evaluación del informe final y sustentación de informe final, pero no en la sustentación de anteproyecto de investigación. Este jurado evaluador nuevo será notificado siguiendo el procedimiento definido en la sección 5 de este manual. El coordinador del CICA deberá notificar por escrito al jurado evaluador que incumplió con la asignación, con fecha de la sesión donde se asigno nuevo jurado evaluador, informándole por medio de comunicación en medio físico, con copia a la coordinación académica de la FMVZ que ha sido separado de la evaluación del anteproyecto de investigación, debido al incumplimiento en la comisión asignada por el CICA, de emitir concepto sobre el anteproyecto de investigación asignado para evaluación. Para la modalidad monografía, en caso de incumplimiento conjunto por parte de todos los

jurados evaluadores asignados por primera vez, esto es, que pasado el plazo máximo de 15 días para evaluación del anteproyecto de investigación, los dos jurados evaluadores no emitan concepto de acuerdo al procedimiento definido en la sección 5 del presente manual, o para las modalidades práctica profesional y trabajo dirigido, en caso de incumplimiento por parte del jurado evaluador asignado por primera vez, esto es, que pasado el plazo máximo de 15 días para evaluación del anteproyecto de investigación, el director y codirector del anteproyecto de investigación enviaran una carta dirigida al coordinador del CICA para informar de la situación. Esta carta será recibida solamente en los horarios estipulados de recepción de documentos de acuerdo a la sección 4 de este manual de procesos. Al momento de ser informado de esta situación, el coordinador del CICA deberá enviar un correo electrónico a la dirección electrónica consignada en la base de datos de docentes de la FMVZ, en un plazo no mayor a 24 horas, solicitando a los dos jurados evaluadores el concepto del anteproyecto de investigación. Los jurados evaluadores deberán emitir el concepto en un plazo no mayor a 24 horas a partir del momento en que el correo electrónico ha sido enviado, de acuerdo al procedimiento definido en la sección 5 del presente manual de procesos. Pasado este plazo de tiempo, y ante la persistencia del incumplimiento en la emisión del concepto del anteproyecto de investigación, por parte del jurado evaluador, se considerara que el concepto de los dos jurados evaluadores asignados para el anteproyecto de investigación es “sin concepto”. Es responsabilidad del director y codirector del anteproyecto por medio de una carta escrita en físico, entregada en los horarios estipulados de recepción de correspondencia de acuerdo a la sección 4 del presente manual, al coordinador del CICA, informar el incumplimiento de la elaboración del concepto por parte del jurado evaluador y solicitando reasignación de jurados evaluadores. La carta tendrá curso en la sesión del CICA más cercana a la fecha de recibido de la carta de solicitud de nuevos jurados, donde se expondrá el caso y quedara registrada en el acta de esa sesión que el concepto de anteproyecto de investigación por parte de los jurados evaluadores que ha incumplido es de “sin concepto”, junto con el registro del incumplimiento del jurado evaluador asignado. Adicionalmente, dos nuevos jurados evaluadores serán asignados a este anteproyecto de investigación, de acuerdo al procedimiento definido en la sección 5, con la modificación, que dispondrán solo de 7 días calendario para emitir concepto. El coordinador del CICA deberá notificar por escrito a los jurados evaluadores que incumplieron con la asignación, con fecha de la sesión donde se asignaron nuevos jurados evaluadores, informándoles por medio de comunicación en medio físico, con copia a la coordinación académica de la FMVZ, que han sido separados de la evaluación del anteproyecto de investigación debido al incumplimiento en la comisión asignada por el CICA, de emitir concepto sobre el anteproyecto de investigación. 7. Procedimiento a realizar cuando el proyecto ha sido aprobado.

Cuando el estudiante ha recibido el concepto de anteproyecto aprobado por parte de los jurados evaluadores, deberá realizar la inscripción del proyecto pagando en el banco BBVA $ 18.000, con el asunto “Inscripción de proyecto de grado”, a la cuenta de la Universidad Cooperativa de Colombia (Banco popular 48072124-0, o al cuenta del BBVA 19746282-3). Adicionalmente deberá realizar el pago de $9.475 por concepto de terminación de materias. Este pago deberá realizarlo en la misma cuenta de la Universidad Cooperativa de Colombia. Luego presentará ese recibo en la secretaria de la FMVZ donde se generara la activación del pago de los derechos de proyecto de grado. El estudiante activado deberá dirigirse a la tesorería de la UCC, donde se elabora el recibo de pago de matricula académica y el estudiante cancelara en la cuenta bancaria especificada por la tesorería. Después de cancelar el recibo de pago de derechos de matricula académica el estudiante deberá, realizar la matrícula académica. Para realizar esta matrícula debe dirigirse a la secretaría de la FMVZ donde se le orientara para realizarla. Cuando el estudiante haya realizado la matricula académica deberá imprimir una copia de la matricula académica. El estudiante deberá reunirse con el coordinador del CICA en el horario estipulado en la programación semestral para programar la fecha y hora de sustentación del anteproyecto, previo diligenciamiento y firma del formato de solicitud de audiovisuales por parte del director, codirector y jurados evaluadores, y adicionalmente deberá presentar fotocopia de la matricula académica. Es responsabilidad del estudiante fotocopiar y diligenciar todas las firmas del formato de solicitud de audiovisuales, sin el cual no será programada la fecha y hora de sustentación. Si el estudiante ha diligenciado correctamente el formato de solicitud de audiovisuales y se tienen las firmas del caso, la sustentación será programada en la fecha determinada siempre y cuando exista disponibilidad de medios audiovisuales por parte de la oficina de audiovisuales. Las sustentaciones de anteproyecto deben tramitarse mínimo con 6 días de anticipación (144 horas), los formatos de solicitud de audiovisuales solo serán recibidos en el horario de atención de los martes de 1:00 p.m. a 4:00 p.m., en el lugar consignado en la sección 4 de este manual y solo serán aceptadas reclamaciones que contengan la firma de recibido por parte del delegado del CICA asignado a la recepción de documentos. Un correo electrónico conteniendo el archivo adjunto de la programación de sustentaciones de la semana será enviado a todos los docentes de la facultad para que sean enterados de la fecha, hora y lugar en que deben hacerse presentes los involucrados (director, codirector, jurados evaluadores, y un delegado del CICA) en la sustentación de anteproyecto. Es responsabilidad de los docentes involucrados en el proceso hacerse presentes para la sustentación ya que han firmado y acordado la fecha y hora del formato de solicitud de audiovisuales.

8. Procedimiento de la sustentación de anteproyecto de investigación El día, fecha y hora de la sustentación de anteproyecto de investigación, acordada de acuerdo al formato de solicitud de audiovisuales totalmente diligenciado, el estudiante, junto con su director, codirector y jurados evaluadores se harán presentes en el sitio acordado, y se procederá a la sustentación del anteproyecto. Esta sustentación será en presencia de un delegado del CICA que tendrá la misión de observar el proceso y asegurarse que el director, codirector y jurados evaluadores diligencien y firmen el formato de evaluación de sustentación de anteproyecto (formato 002), y a su vez el delegado del CICA firmara el formato de evaluación de sustentación de anteproyecto (formato 002), el cual es la evidencia que la sustentación de anteproyecto fue llevada a cabo. La sustentación de anteproyecto puede ser aprobada, lo que implica que el proceso de sustentación fue exitoso, o puede ser aplazada, lo que implica que el estudiante deberá hacer correcciones y modificaciones a lo presentado en la sustentación y deberá presentar nuevamente la sustentación del anteproyecto, definiendo una nueva fecha y hora de sustentación, diligenciando un nuevo formato de solicitud de audiovisuales. El estudiante es el responsable de proveer de los formatos de evaluación de sustentación de anteproyecto (formato 002) a los jurados evaluadores. El tiempo estipulado para la presentación de anteproyecto es de 20 minutos. El formato de evaluación de sustentación de anteproyecto (formato 002) diligenciado deberá ser depositado en la carpeta del CICA. Esto es responsabilidad del delegado del CICA para la sustentación. Es importante que este formato sea diligenciado correctamente ya que la fecha y firmas que quedan registradas en el formato son las utilizadas para generar los reportes de evidencia de todos los directores, codirectores, jurados evaluadores y delegados del CICA. Esto implica que si no hay formato, no hay evidencia.

9. Procedimiento de la sustentación de avances Para la sustentación de avances el estudiante utilizara un procedimiento similar al de la sustentación de anteproyecto. Esto es, deberá diligenciar el formato de solicitud de audiovisuales, el cual deberá incluir las firmas del director, codirector, jurados evaluadores, junto con la fecha en la cual concuerdan todos los actores involucrados en la sustentación de los avances. El día y la hora de la sustentación acordada de acuerdo al formato de solicitud de audiovisuales totalmente diligenciado, el estudiante, junto con su director, codirector y jurados evaluadores se harán presentes en el sitio acordado, y se procederá a la sustentación de avances. Esta sustentación será en presencia de un delegado del CICA que tendrá la misión de observar el proceso y asegurarse que el director, codirector y jurados evaluadores diligencien y firmen el formato de evaluación de sustentación de avances (formato 003), y a su vez el delegado del CICA firmara este formato de evaluación de sustentación de avances (formato 003), el cual es la evidencia que la sustentación fue llevada a cabo. El estudiante es el responsable de proveer de los formatos de de evaluación de sustentación de

avances (formato 003) a los jurados evaluadores. La sustentación puede ser aprobada, lo que implica que el proceso de sustentación fue exitoso, o puede ser aplazada, lo que implica que el estudiante deberá hacer correcciones y modificaciones a lo presentado en la sustentación y deberá presentar nuevamente la sustentación de los avances, definiendo una nueva fecha y hora de sustentación, diligenciando un nuevo formato de solicitud de audiovisuales. El tiempo estipulado para la presentación de avances es de 20 minutos. El formato de evaluación de sustentación de avances (formato 003) diligenciado con todas las firmas y fecha deberá ser entregado al coordinador del CICA. Esto es responsabilidad del delegado del CICA para la sustentación de avances, y el delegado firmara un registro donde conste que entrego la documentación al coordinador del CICA. Es importante que este formato sea diligenciado correctamente ya que la fecha y firmas que quedan registradas en el son las utilizadas para generar los reportes de evidencia de todos los directores, codirectores, jurados evaluadores y delegados del CICA. Esto implica que si no hay formato, no hay evidencia. Las sustentaciones de avances deben tramitarse mínimo con 6 días de anticipación (144 horas), los formatos de solicitud de audiovisuales solo serán recibidos en el horario de atención de los martes de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., en el lugar consignado en la sección 4 de este manual y solo serán aceptadas reclamaciones que contengan la firma de recibido por parte del delegado del CICA asignado a la recepción de documentos.

10. Procedimiento para la evaluación del documento final: Cuando el estudiante considera que el trabajo de grado está listo para ser evaluado y con la autorización del director y codirector, deberá entregar una copia en papel, argollada, del trabajo de grado con la normas técnicas ICONTEC (NTC 1486 para elaboración de proyectos, NTC 4490 para la presentación de referencias electrónicas, y la NTC 5613 para la elaboración de referencias bibliográficas) a cada jurado evaluador. El jurado evaluador deberá expedir un recibido en forma de una firma realizada sobre una carta de presentación del proyecto de grado, en el momento en que recibe el documento. Cada jurado evaluador dispondrá de un plazo máximo de 15 días calendario para estudiar de forma individual el trabajo de grado, emitir concepto utilizando el formato de evaluación de informe final (formato 004), y presentar las sugerencias a que hubiere lugar. El concepto deberá ser diligenciado en papel en el formato de evaluación de informe final (formato 004), y los jurados evaluadores deberán depositarlo en la carpeta del CICA que se encuentra en la secretaría de la FMVZ. Es responsabilidad del estudiante revisar esta carpeta para saber el estado de su proyecto de grado. Los jurados evaluadores deberán enviar el concepto por medio de un correo electrónico, adjuntando una copia electrónica diligenciada del formato de evaluación del proyecto, al director y codirector del trabajo de grado.

El estudiante es el responsable de revisar la carpeta de los trabajos de grado para verificar si el concepto ha sido emitido, y el director y codirector del trabajo de grado son responsables de comunicarse con el estudiante, cuando el jurado evaluador haya enviado el correo electrónico al director y codirector, para notificar al estudiante del estado de su informe final. Si el trabajo de grado es aceptado sin modificaciones, el estudiante deberá programar la sustentación de trabajo final utilizando un procedimiento similar a la sustentación de anteproyecto y de avances, para lo cual deberá diligenciar el formato de solicitud de audiovisuales. Si el trabajo es aceptado con modificaciones, el estudiante deberá presentarlo en un plazo máximo de quince (15) días de calendario siguientes a la fecha de devolución, para un nuevo estudio por parte de los jurados evaluadores. El estudiante deberá entregar una copia del informe final a cada jurado evaluador. Cuando por fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificado no lo hayan podido presentar dentro del término aquí señalado, los interesados deberán solicitar a la Decanatura, el señalamiento de una nueva fecha para su presentación, en caso contrario, se entenderá que desisten de continuar con esta modalidad. El derecho a prorroga solo podrá hacerse uso por una sola vez. Los jurados evaluadores dispondrán de un plazo máximo de ocho (8) días de calendario, para enviar el concepto de evaluación de informe final, por correo electrónico al director y codirector del trabajo de grado, y para depositar en la carpeta del CICA ubicada en la secretaria de la FMVZ, la copia en papel del concepto con su firma. Si el trabajo es rechazado implica que el estudiante deberá presentar una nueva propuesta u optar por otra modalidad de grado de las establecidas en el acuerdo 08 del 30 de junio de 2005. Para la modalidad monografía, en la cual se asignan dos jurados al informe final, y en el caso en que un jurado haga la evaluación y emita un concepto de informe final rechazado, y el otro jurado emita un concepto de aprobado con modificaciones o aprobado, se realizará un procedimiento similar al cual se presento en la sección de conceptos para los anteproyectos, es decir el director enviara carta informando al coordinador del CICA, quien escogerá un nuevo jurado, tal como se describe en la sección 6 del presente manual. 11. Procedimiento a realizar cuando el jurado evaluador excede el plazo de 15 días para evaluar el informe final. Para la modalidad monografía, en el caso que uno de los jurados evaluadores no emita concepto sobre el informe final, en el plazo estipulado, el director y codirector enviaran una carta dirigida al coordinador del CICA para informar de la situación. Esta carta será recibida solamente en los horarios estipulados de recepción de documentación de acuerdo a la sección 4 de este manual de procesos. Al momento de ser informado de esta situación, el coordinador del CICA deberá enviar un correo electrónico a la dirección electrónica consignada en la base de datos de docentes de la FMVZ, en un plazo no mayor a 24 horas, solicitando al jurado evaluador el concepto del informe final. El jurado evaluador deberá emitir el concepto en un plazo no mayor a 24 horas a partir del momento

en que el correo electrónico ha sido enviado, de acuerdo al procedimiento definido en la sección 10 del presente manual de procesos. Pasado este plazo de tiempo, y ante la persistencia del incumplimiento en la emisión del concepto del informe final, por parte del jurado evaluador, se considerara que el concepto del jurado evaluador para el anteproyecto de investigación es aprobado, y el estudiante podrá proceder a realizar los trámites para la sustentación de informe final. Es responsabilidad del director y codirector del anteproyecto por medio de una carta escrita en físico, entregada en los horarios estipulados de recepción de correspondencia, al coordinador del CICA, informar el incumplimiento de la elaboración del concepto por parte del jurado evaluador y solicitando reasignación de jurado evaluador. Si el director y codirector no emiten esta carta de solicitud de nuevo jurado evaluador, el coordinador del CICA no se hace responsable de ningún trámite relacionado con asignación de nuevos jurados ante el CICA. La carta tendrá curso en la sesión del CICA más cercana, donde se expondrá el caso y quedara registrada en el acta de esa sesión que el informe final ha tenido la calificación de “aprobada”, junto con el registro del incumplimiento del jurado evaluador asignado. El coordinador del CICA deberá notificar por escrito al jurado evaluador que incumplió con la asignación, con fecha de la sesión donde se asigno nuevo jurado evaluador, informándole por medio de comunicación en medio físico, con copia a la coordinación académica de la FMVZ que ha sido separado de la evaluación del anteproyecto de investigación, debido al incumplimiento en la comisión asignada por el CICA, de emitir concepto sobre el informe final asignado para evaluación. Para la modalidad monografía, en caso de incumplimiento conjunto por parte de los dos jurados evaluadores asignados por primera vez, esto es, que pasado el plazo máximo de 15 días para evaluación del informe final, y los jurados evaluadores no emitan concepto de acuerdo al procedimiento definido en la sección 10, o para las modalidades práctica profesional y trabajo dirigido, , en caso de incumplimiento por parte del jurado evaluador asignado por primera vez, esto es, que pasado el plazo máximo de 15 días para evaluación del informe final, y el jurado evaluador no emita concepto de acuerdo al procedimiento definido en la sección 10, el director y codirector del informe final enviaran una carta dirigida al coordinador del CICA para informar de la situación . Esta carta será recibida solamente en los horarios estipulados de recepción de documentos de acuerdo a la sección 4 de este manual de procesos. Al momento de ser informado de esta situación, el coordinador del CICA deberá enviar un correo electrónico a la dirección electrónica consignada en la base de datos de docentes de la FMVZ, en un plazo no mayor a 24 horas, solicitando a los jurados evaluadores el concepto del informe final. Los jurados evaluadores deberán emitir el concepto en un plazo no mayor a 24 horas a partir del momento en que el correo electrónico ha sido enviado, de acuerdo al procedimiento definido en la sección 10 del presente manual de procesos. Pasado este plazo de tiempo, y ante la persistencia del incumplimiento en la emisión del concepto del anteproyecto de investigación, por parte de los jurados evaluadores, se considerara que el concepto de los dos jurados evaluadores asignados para la

evaluación del informe final es “sin concepto”. Es responsabilidad del director y codirector del informe final, por medio de una carta escrita en físico, entregada en los horarios estipulados de recepción de correspondencia de acuerdo a la sección 4 del presente manual, dirigida al coordinador del CICA, informar el incumplimiento de la elaboración del concepto por parte del jurado evaluador y solicitando reasignación de jurados evaluadores para el informe final. Esta solicitud será expuesta por el coordinador del CICA, y evaluada en la sesión del CICA más cercana a la fecha de recibido de la carta enviada por el director y codirector, y dos nuevos jurados evaluadores serán asignados a este informe final, de acuerdo al procedimiento definido en la sección 10 del presente manual, con la modificación que dispondrán solo de 7 días calendario para emitir concepto sobre el informe final. Adicionalmente el coordinador del CICA deberá registrar en el acta el incumplimiento de los jurados evaluadores inicialmente asignados, y declarará por escrito en el acta, que esto origina que el informe final bajo evaluación sea declarado temporalmente “sin concepto”. El coordinador del CICA deberá notificar por escrito a los jurados evaluadores que incumplieron con la asignación, con fecha de la sesión donde se asignaron nuevos jurados evaluadores, informándoles por medio de comunicación en medio físico, con copia a la coordinación académica de la FMVZ, que han sido separados de la evaluación del anteproyecto de investigación debido al incumplimiento en la comisión asignada por el CICA, de emitir concepto sobre el informe final del proyecto de investigación. 12. Procedimiento para la sustentación del documento final. Las sustentaciones de informe final deben tramitarse mínimo con 6 días de anticipación (144 horas), los formatos de solicitud de audiovisuales solo serán recibidos en el horario de atención de los martes de 2:00 p.m. a 6:00 p.m., en el lugar consignado en la sección 4 de este manual y solo serán aceptadas reclamaciones que contengan la firma de recibido por parte del delegado del CICA asignado a la recepción de documentos. Cuando finalmente el trabajo ha sido aprobado o aceptado sin modificaciones por el jurado, el estudiante es responsable de diligenciar el formato de solicitud de audiovisuales, el cual deberá incluir las firmas del director, codirector, jurados evaluadores, junto con la hora y fecha en la cual concuerdan todos los actores involucrados en la sustentación del proyecto final. El día y la hora de la sustentación acordada de acuerdo al formato de solicitud de audiovisuales totalmente diligenciado, el estudiante, junto con su director, codirector y jurados evaluadores se harán presentes en el sitio acordado, y se procederá a la sustentación de avances. Esta sustentación será en presencia de un delegado del CICA que tendrá la misión de observar el proceso y asegurarse que el director, codirector y jurados evaluadores diligencien y firmen el formato de evaluación de sustentación de informe final (formato 005), y a su vez el delegado firmara este formato de evaluación de sustentación de informe final (formato 005), el cual es la evidencia que la sustentación fue llevada a cabo. La sustentación del documento final puede ser

aprobada, lo que implica que el proceso de sustentación fue exitoso, o puede ser aplazada, lo que implica que el estudiante deberá hacer correcciones y modificaciones a lo presentado en la sustentación y deberá presentar nuevamente la sustentación del documento final, definiendo una nueva fecha y hora de sustentación. Los estudiantes tendrán la oportunidad por una sola vez, en un plazo máximo de un mes de presentar una nueva sustentación de documento final, diligenciando un nuevo formato de solicitud de audiovisuales y entregando este al coordinador del CICA en las fechas estipuladas en la programación semestral. En el caso que el informe final obtenga la calificación de reprobado, los estudiantes podrán presentar una nueva propuesta de trabajo de grado bajo la misma modalidad sobre la cual realizaron el primer trabajo de grado (acuerdo 008 de 2005). En caso de una segunda reprobación deberán optar por otra modalidad de trabajo de grado. El tiempo máximo estipulado para la presentación de documento final es de 45 minutos. El estudiante es el responsable de proveer de los formatos de de evaluación de sustentación de informe final (formato 005) a los jurados evaluadores. El formato de evaluación de sustentación de documento final (formato 005) diligenciado deberá ser entregado personalmente al coordinador del CICA. Esto es responsabilidad del delegado del CICA para la sustentación de informe final, y el delegado firmara un registro donde conste que entrego la documentación al coordinador del CICA. Es importante que este formato sea diligenciado correctamente ya que la fecha y firmas que quedan registradas en el formato son las utilizadas para generar los reportes de evidencia de todos los directores, codirectores, jurados evaluadores y delegados del CICA. Esto implica que si no hay formato, no hay evidencia. Adicionalmente al diligenciamiento del formato de evaluación de sustentación de informe final (formato 005), el delegado CICA es el responsable junto con el estudiante de diligenciar el acta de sustentación de trabajo de grado la cual se solicita a la secretaria de la facultad previamente a la sustentación y donde consta la fecha de la sustentación, el nombre de los estudiantes, su identificación, el tema de la monografía, el área de conocimiento, la facultad a la que pertenecen, la calificación tanto cualitativa como cuantitativa que corresponde al trabajo de acuerdo al acuerdo 008 de 2005, y las firmas del director, codirector y jurados evaluadores. El delegado del CICA es el responsable del diligenciamiento y custodia de esta acta de sustentación de trabajo de grado, la cual deberá entregar personalmente al coordinador del CICA quien llevara un registro de estas actas donde conste que el acta fue entregada al coordinador del CICA. El acta de sustentación de trabajo de grado es un documento que el estudiante requiere para gestionar su grado, y al realizar la entrega de esta acta de sustentación al estudiante, termina la gestión del CICA. Para que el estudiante reciba el acta de sustentación de trabajo de grado debe reunir los siguientes requisitos. Debe elaborar un CD-ROM conteniendo la siguiente información: 1. Copia del trabajo de grado en formato Word o pdf. 2. Una copia de la presentación de la sustentación final en formato Power Point.

3. Una copia del artículo científico en formato Word con las normas de publicación de la revista Spei Domus. 4. Resumen analítico con las normas del CEIN. 5. Resumen máximo de 200 palabras en ingles. El estudiante deberá entregar al coordinador del CICA en los horarios establecidos en el cronograma para atención de estudiantes, una copia del CD-ROM y una carta firmada por el director donde expresa que ha revisado y aprobado la información contenida en el CD-ROM que entrega el estudiante. Además el Coordinador deberá diligenciar el formato de declaración de honestidad creativa para trabajo de grado, y para artículo anexo al trabajo de grado. A cambio de esto, el estudiante recibirá el acta de sustentación de trabajo de grado. El coordinador del CICA deberá llevar un registro de la entrega del acta de sustentación de trabajo de grado. El coordinador del CICA deberá elaborar una carta de entrega de informe final dirigida a la Biblioteca de la UCC, donde haga entrega del documento final escrito, con todas las correcciones y empastado bajo las condiciones de la Biblioteca (anexo Informe_Final_Resumen_Analitico), y de una copia del CD-ROM arriba descrito. El estudiante deberá sacar una copia de esta carta de entrega de informe final. El estudiante entregara la carta original de entrega a la Biblioteca, el informe final empastado bajo las condiciones de la Biblioteca, y una copia del CD-ROM, a la Biblioteca de la UCC. Los funcionarios de la biblioteca estamparan un recibido sobre la copia de la carta de entrega a la Biblioteca de la UCC. Si el estudiante no realiza este procedimiento, la Biblioteca no generara el paz y salvo de Biblioteca. Adicionalmente, el estudiante entregara una copia del CD-ROM, al CEIN. Los funcionarios de la biblioteca estamparan un recibido con firma y sello sobre la copia de la carta de entrega al CEIN. Si el estudiante no realiza este procedimiento, el CEIN no generara el paz y salvo de CEIN. Finalmente, el estudiante deberá entregar la copia de las carta de entrega con los recibidos al coordinador del CICA, quien deberá archivar estas copias en una carpeta de la FMVZ.

Elaboró: Daniel Martínez Enero 22 de 2012. Este manual de procedimientos se encuentra en evaluación y no ha sido aprobado por el consejo de facultad de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia de la Universidad Cooperativa de Colombia. Coordinador CICA, primer semestre de 2012 Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia