Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN Año gravable 2012
Fundador y CEO: José Hernando Zuluaga M. Líder de negocios: Juan Fernando Zuluaga C. Líder de contenidos: María Cecilia Zuluaga C. Líder logística: Luz Stella Cardona G. Publicación Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN Año gravable 2012 ISBN 978-‐958-‐8515-‐15-‐1 Editora actualícese.com LTDA Autor: Diego Hernán Guevara Madrid Coordinación editorial: María Cecilia Zuluaga C. Diagramación: Carátula: xxxxxxxxxxx Impresión: Impresora Feriva S.A SUSCRIPCIÓN ORO. VENTAS Y RENOVACIONES Líder de suscripciones: Alex Bachenheimer M. Correo electrónico:
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Nota del autor
contenidas en el paquete de resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012 se destaca unas páginas más adelante, en la sección “Presentación y resumen de novedades normativas”. Además, como este tema puede generar novedades durante el periodo comprendido entre la fecha de publicación de esta obra y la fecha en que se vencerán los plazos para la entrega de la información (por ejemplo, la DIAN aún no ha publicado la nueva versión de su herramienta en Excel conocida como “Prevalidador Tributario”), lo animamos a estar pendiente de las novedades que puedan surgir y que publicaremos oportunamente en nuestro portal de internet www.actualicese.com. Y vale la pena destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendrá que cambiar su estilo para expedir las resoluciones de exógena pues las tendrá que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo año fiscal y no como hasta ahora que tenía plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respectivo año gravable. Por ello en los próximos días se tendrán que conocer también las resoluciones con las cuales se pedirá la información del año gravable 2013 pues ya no se podrá esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo. En virtud de lo anterior, esta publicación pretende mostrar los puntos más importantes que deben conocer y tener presentes todos aquellos que están obligados a responder por la información del año gravable 2012 que la DIAN ha solicitado a través de sus resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012 (quiénes están obligados, cuánta información tiene que entregar cada reportante, la forma de hacerlo, los plazos, las sanciones a que se expone, etc.). La obra se acompaña de varios ejercicios que ilustran de forma práctica cómo elaborar los reportes de la Resolución 117 e incluye un DVD en el que se recopilan algunas videoconferencias ilustrativas sobre el tema y también las normas, herramientas en Excel y demás documentos de apoyo (en especial las cartillas instructivas de la DIAN sobre el proceso de presentación virtual de la información), los cuales consideramos de gran ayuda para quienes los consulten. Teniendo presente que según el Art. 638 del E.T. la DIAN cuenta con hasta tres años después de vencido el calendario de plazos para la entrega de información del 2012 y en dicho periodo de tiempo efectuar revisiones de la información a quienes la presentaron o exigírsela a quienes no la entregaron estando obligados a hacerlo, es por eso que aconsejo que esta obra sea conservada en sus bibliotecas al menos por ese tiempo, pues podrá ser útil en caso de controversias con la DIAN o incluso si usted es asesor, para recordar las normas y aplicarlas a los reportantes que no hayan entregado oportunamente la información y que requieran de sus servicios para cumplir con esta obligación en forma extemporánea. Esperamos que el estudio de esta publicación, junto con los materiales complementarios contenidos en el DVD que la acompaña, le sea de utilidad para resolver los interrogantes más comunes que se pueden tener al
Amigo lector: Gracias por adquirir esta nueva edición de la obra Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN en la cual se han hecho todas las actualizaciones convenientes y necesarias para estudiar dicho tema en su aplicación para los reportes del año gravable 2012, los cuales se deben entregar en los primeros meses del año calendario 2013. En lo que respecta al suministro de información por el año gravable 2012, el director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega, ha introducido nuevamente bastantes cambios importantes en lo que se refiere a los reportes para cruces de información que se exigen anualmente a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (artículo 631 del Estatuto Tributario). En efecto, con su Resolución 117 de octubre 31 de 2012 tomó la decisión de aumentar notoriamente el universo de personas jurídicas obligadas a entregar el conjunto completo de los casi doce formatos especiales mencionados en la resolución pues redujo el tope de ingresos brutos en el año 2011 que obligan a esa tarea y ya no se lee que las responsables sean las que obtuvieron en ese año anterior ingresos brutos fiscales (de renta más ganancia ocasional) superiores a 500.000.000 sino las que obtuvieron ingresos brutos fiscales superiores a 100.000.000. Igualmente, modificó el grado de detalle con el que se deberán elaborar varios de los formatos de dicha resolución (en algunos de los formatos se tendrán que entregar más datos mientras que en otros se dejaron de pedir algunos que se venían solicitando en todos los años anteriores). Al respecto, es importante comentar que si en la información exógena del año gravable 2012 ya no se solicita el reporte de algunos datos (por ejemplo, del detalle de los saldos fiscales a diciembre 31 de 2012 en caja, inventarios y activos fijos) ello se debe a que dicha información solo quedará reflejada esta vez en otro de los reportes especiales que se solo se empezó a pedir por el año gravable 2011, a saber, el reporte del formato 1732 (ver Art. 631-‐3 del E.T. y la Resolución 017 de febrero de 2012) y que nuevamente en el 2012 se solicitó con la Resolución XXXXX de diciembre xx de 2012 (el formato 1732, por el año gravable 2012, lo deberán entregar las xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx). De esa forna no se repetirá lo sucedido en los reportes del año gravable 2011 cuando algunas personas jurídicas y naturales quedaron obligadas a entregar tanto la información exógena de la Resolución 11429 de octubre de 2011 como la información del formato 1732 y con ambos tipos de reportes le hicieron llegar dos veces una misma información a la DIAN. El resumen de estas y otras novedades importantes
momento de cumplir con esta importante obligación. Si desea hacernos llegar algún comentario sobre esta obra, escríbanos al correo
[email protected]. Con sentido de gratitud,
Diego Hernán Guevara Madrid Cali, Enero 4 de 2013
Contenido Nota del autor ........................................................................................................................................................................................................ 4 Presentación y resumen de novedades normativas ................................................................................................................................ 9 Cuadro Sinóptico resumen de las categorías de informantes por el año gravable 2012 y los formatos que deben utilizar………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..16 Capítulo I ............................................................................................................................................................................................................... 20 Bases normativas sobre las que se sustenta la exigencia de información exógena tributaria por parte de la DIAN ...... 20 1.1 Distinción entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales .................................................................................. 20 1.2 Distinción de las distintas categorías de entidades o personas informantes. ........................................................................................ 20 1.3 Proceso que rige la expedición de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo año fiscal ................................................................................................................................................................................................................... 22 Capítulo II .............................................................................................................................................................................................................. 24 Análisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el año gravable 2012, la información exógena tributaria exigida a entidades especializadas .............................................................................................................................................................. 24 2.1 Información exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos de inversión, fondos mutuos de inversión, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras (Arts. 623, 623-‐1, 623.2 (sic) del E.T.; Resolución 111 de octubre 31 de 2012) ........................................................................................................................................................................................................... 24 2.2 Información exigida a las cámaras de comercio (Art. 624 del E.T., Resolución 112 de octubre 31 de 2012) .............................. 27 2.3 Información exigida a las bolsas de valores y comisionistas de bolsa (Art. 625 y 628 del E.T., Resolución 113 de octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................................................................................. 28 2.4 Información exigida a las EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensación (Art. 626 del E.T.; No se expidió Resolución) .................................................................................................................................................................................................................................. 29 2.5 Información exigida a Registraduría Nacional del Estado Civil (Art. 627 del E.T.; Resolución 114 de octubre 31 de 2012) 29 2.6 Información exigida a notarios (Art. 629 del E.T., Resolución 115 de octubre 31 de 2012) ............................................................... 30 2.7 Información exigida a tipógrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes (Art. 629-‐1 del E.T., Resolución 116 de octubre 31 de 2012) ........................................................................................................................................................................... 31 2.8. Información exigida a jueces civiles (Art. 630 del E.T.: No se expdió Resolución) ................................................................................. 32 2.9. Información exigida a grupos empresariales (Art. 631 del E.T.; Resolución 118 de octubre 31 de 2012) .................................. 32 Capítulo III ............................................................................................................................................................................................................ 34 Análisis a la información exigida por el año gravable 2012 a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN ............................................................................................................................................................................. 34 3.1 Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 (Literal "a" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 3 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ......................................................................................................................... 39 3.2 Información respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos (Literales "b" y "e" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 4 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ......................................................... 41 3.3 Información respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante (Literal "c" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 5 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ......................................................................... 50 3.4. Información respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012 Literal "f" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 6 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ........................................................................................................................................................................... 52 3.5 Información respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las ddeclaraciones de IVA de los bimestres del 2012 (Literale "e" y "f" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1, 2 y 7 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ........... 55 3.6 Información respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012 (Literal "g" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1, 2 y 16 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ...................................................................................................................................... 59 3.7 Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal "h" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 8 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ................................................................................................ 61 3.8 Información sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal "i" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 9 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .......................................................................... 63 3.9 Iinformación sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal "k" del Art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 10 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) .............................................................................................. 65
3.10 Iinformación especializada solicitada a algunos informantes especiales (mandatarios, consorcios, operados en contratos de exploración de hidrocarburos, sociedades fiduciarias; órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional) (Arts. 11 a 15 Resolución 117 de octubre 31 de 2012) ............................................................................................................ 66 Capítulo IV ............................................................................................................................................................................................................ 71 Suministro de la información exógena tributaria del año gravable 2012 a través del portal de internet de la DIAN .... 71 4.1 Qué son los servicios informáticos electrónicos (SIE) de la DIAN. ............................................................................................................. 71 4.2 Pasos a seguir para la utilización de la opción denominada “Presentación de información por envío de archivos” . ......... 71 4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detectó errores ................................................................... 73 4.4 Corrección a los reportes inicialmente enviados .............................................................................................................................. 74 Capítulo V .............................................................................................................................................................................................................. 75 Prevalidador para la elaboración o validación de la información exógena tributaria, año gravable 2012 ...................... 75 5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseñado por la DIAN ............................................................................................. 75 5.2 Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador. ............................................................ 76 5.3 Visualización de un caso práctico para la construcción de la información que contendría el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones ............................................................................................................................................................................ 76 Capítulo VI ............................................................................................................................................................................................................ 77 Formalidades que se deben cumplir en el proceso de entrega de la información exógena tributaria ............................... 77 Capítulo VII ........................................................................................................................................................................................................... 79 Régimen sancionatorio aplicable a dicho proceso ................................................................................................................................. 79 7.1 Análisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolución 11774 de diciembre de 2005, que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, o suministren extemporáneamente, o con errores, o corrijan, la información exógena tributaria solicitada por la DIAN .......................................................................................................................................... 79 7.2 Término que tiene la DIAN para solicitar la información a quienes no la suministren oportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes sí presentan la información (“firmeza” de los reportes”) ........................... 80 Capítulo VIII ......................................................................................................................................................................................................... 82 Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de información exógena tributaria ................................... 82 8.1 Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar ............................................................................................................... 82 8.2 Sobre la presentación de la información por envío de archivos ................................................................................................................. 84 8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos .................................................................................................................... 86 8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información ................................................................................................................ 88 8.5 Identificación de terceros ...................................................................................................................................................................... 88 Capítulo IX ............................................................................................................................................................................................................ 94 Ejemplos prácticos para los reportes exigidos en la Resolución 117 de octubre 31 de 2012, artículo631 del E.T. ......... 94 9.1 Reporte literal “a”. -‐ Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012, ........................................................................................ 94 art. 3 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1010 versión 8 ............................................................................................................................. 94 9.2 Reporte literal “c”.-‐ Retenciones que le practicaron durante el 2012 a la entidad informante.. ................................................... 98 Art. 5 de la Resolución 117, Formato 1003 versión 7 .............................................................................................................................................. 98 9.3 Reporte literal “e”. -‐ Pagos a terceros combinado con reporte del literal “b” por retenciones practicadas a tales terceros.; Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8; Primera parte: Caso de quienes sí podrán reportar a los terceros solo si igualan o superan el límite mínimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo, o el límite de $10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otras rentas de trabajo .(ver parágrafos 1 y 5 del art. 4). ......................................................................................................................................................................................................................................... 102 9.4 Reporte literal “e.” -‐ Pagos a terceros combinado con reporte del literal “b” por retenciones practicadas a tales terceros; Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8; Segunda parte: Caso de quienes reportarán a la totalidad de los terceros a quienes realizaron pagos o causaciones por conceptos distintos a pagos laborales (sin importar su cuantía) y pagos laborales y demás rentas de trabajo iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del art. 4) ..................... 111 9.5 Reporte literal “f.” -‐ Ingresos recibidos durante el 2012, Art. 6 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1007, versión 8 ....................................................................................................................................................................................................................................................... 120 9.6 Reporte de los literales e y f. IVA descontable e IVA generado del año 2012. Art. 7 de la Resolución 117 de 2012, Formatos 1005 versión 7 y 1006 versión 7 .............................................................................................................................................................. 125 9.7 Reporte literal “g” – Ingresos recibidos para terceros durante el 2012. Art. 16 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1647, versión 1 ....................................................................................................................................................................................................................... 131 6
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9.8 Reporte literal “h” -‐ cuentas por pagar a Diciembre 31 de 2012.,Art. 8 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1009 versión 7 ................................................................................................................................................................................................................................... 135 9.9 Reporte literal “i”. -‐ cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012., Art. 9 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1008 versión 7 ................................................................................................................................................................................................................................... 140 9.10 Reporte literal “k”. -‐ Otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012.; Art. 10 Resolución 117 de 2012, formatos 1011 versión 6, y 1012 versión 7 .......................................................................................................................................... 145 9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato; Art. 13, Resolución 117 de 2012, Formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054, 1055 ....................................................................................... 149 Capítulo X ........................................................................................................................................................................................................... 157 Normatividad de Información exógena tributaria, año gravable 2012 ........................................................................................ 157 10.1 Resolución 111 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 157 10.2. Resolución 112 (Octubre 31 de 2012) ................................................................................................................................................................... 162 10.3 Resolución 113 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 164 10.4 Resolución 114 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 167 10.5 Resolución 115 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 169 10.6 Resolución 116 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 171 10.7 Resolución 117 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 173 10.8 Resolución 118 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 190 10.9 Resolución 119(Octubre 31 de 2012) ......................................................................................................................... 192 10.10. D ecreto 2634 (Diciembre 17 de 2012),,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,190
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Formulario 10006. Presentación de Información por envío de archivos Documento que se genera por parte de la DIAN como constancia de la entrega de los reportes. Se deberá obtener uno de estos documentos por cada formato que se deba reportar.
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Presentación y resumen de novedades normativas
La elaboración y entrega de la información exógena tributaria establecida en los artículos 623 a 631-‐1 del Estatuto Tributario y que es solicitada anualmente1 por la DIAN a ciertos actores especiales de la economía (como a los Bancos, Notarios, Cámaras de Comercio, entre otros), al igual que a un gran universo de empresas y personas naturales (entre ellas a todas las que hayan practicado retenciones en la fuente de renta, IVA o timbre por cualquier monto durante el año), se ha convertido en años recientes en un proceso cada vez más extenso y tecnificado. En efecto, estos reportes que anteriormente solo se podían entregar en medios magnéticos (disquetes o CD) y debían ser llevados físicamente hasta las oficinas de la DIAN, desde el año 2006 son entregados a través del portal de internet de la DIAN, usando para ello la firma digital emitida por la misma DIAN. Además, hasta lo que fueron los reportes del año gravable 2010 se permitió que solo quienes tuvieran que entregar un único formato de los muchos exigidos por la DIAN, y siempre y cuando a la fecha de la entrega del mismo no estuvieran obligados a cumplir con entregar o presentar virtualmente otras obligaciones administradas por la DIAN, pudieran entregar ese único formato en un dispositivo magnético (una memoria USB). Sin embargo, a partir de los reportes del año gravable 2011 se dispuso que sin importar si es uno solo el formato el que se deba entregar, todos se deben entregar únicamente en forma virtual a través del portal de la DIAN (aunque las resoluciones indican que solo en aquellos casos en que se presenten complicaciones técnicas con el portal que impidan transmitir la información, se permitirá que el reportante lleve sus archivos hasta las sedes de la DIAN en algún dispositivo magnético.2) Adicional a lo anterior, hasta los reportes del año gravable 2004 la información se podía recolectar en simples hojas
de trabajo de Excel las cuales se convertían a un archivo de extensión “.prn”. Pero a partir del año gravable 2005 en adelante, y para que la información pueda ser leída por la plataforma conocida como MUISCA (Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado que fue estrenada por la DIAN en enero de 2003), se exige que los reportes se elaboren en archivos con el estándar XML los cuales tienen restricciones especiales, tales como que la cantidad de registros que puede contener cada archivo no debe exceder el límite de 5.000 registros, o que el nombre que se les debe dar ha de cumplir cierto algoritmo específico, etc. Por ello, y para facilitar la elaboración de ese tipo de archivos (lo cual sería muy complicado para la mayoría de los reportantes que no tienen conocimiento sobre cómo elaborar archivos en el estándar XML), la DIAN permite descargar desde su portal una herramienta gratuita conocida como “Prevalidador tributario” que trabaja en el ambiente Excel (en su versión 2000 o superior) y facilita que los archivos queden elaborados en el estándar XML, al tiempo que permite hacer verificaciones útiles en el momento de preparación de la información para impedir que contenga errores de forma. De otra parte, y por virtud de las facultades especialísimas que se le dieron a los director de la DIAN con el artículo 631-‐2 del E.T. (creado por la Ley 863 de diciembre de 2003), estos han aprovechado la oportunidad para manejar a su antojo (según los planes de fiscalización que se tracen) los criterios con los cuales se define quiénes deben ser informantes y qué tanta información le deben entregar a la DIAN. Además, es muy importante destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendrá que cambiar su estilo para expedir las resoluciones de exógena pues las tendrá que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo año fiscal y no como hasta ahora que tenía plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respectivo año gravable. Por ello en los próximos días se tendrán que conocer también las resoluciones con las cuales se pedirá la información del año gravable 2013 pues ya no se podrá esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo. Este gran cambio permitirá que las empresas y personas sí puedan definir de qué forma tienen que ir registrando todas las operaciones con terceros desde el comienzo el año y así evitarse las sorpresas de que justo cuando ya iba a finalizar el añoel director de la DIAN les pida la información de una forma que implicaba devolverse a reacomodar los registros contables del año que ya se estaba cerrando (como fue lo que justamente sucedió a finales del 2011 cuando las resoluciones de octubre de ese año indicaban que el IVA que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia que discrimiar por separado del respectivo costo o gasto). Pero ese cambio también le va a permitir a los que juegan a la evasión tributaria a conocer con mucha anticipación de qué forma evitar caer en topes de operaciones con las empresas con las cuales terminarían siendo reportados
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Adviértase que a lo largo del mismo año gravable, y por virtud de lo que le permite el artículo 684-‐2 del Estatuto Tributario, la DIAN también recibe información exógena tributaria en forma mensual, bimestral o semestral de parte de otras entidades tales como los frigoríficos, o los comercializadores de pieles, o los que ejecutan convenios internacionales de cooperación, o los que expiden y/o aceptan facturación electrónica. Tales reportes no serán analizados en la presente obra pues la misma solo versa sobre los reportes que se solicitan anualmente en virtud de los artículos 623 a 631-‐1 del Estatuto Tributario; además, vale la pena aclarar que la palabra “exógena” hace contraste con la palabra “endógena”, pues la primera se refiere a la información que llega hasta la DIAN desde afuera, es decir, de parte de los contribuyentes y demás administrados por la DIAN, mientras que la segunda hace referencia a la información que fluye desde las dependencias internas de la entidad. 2 Según lo dispuso el numeral 11 del artículo 1, y el numeral 9 del art. 3 de la Resolución DIAN 12761 de diciembre 9 de 2011, el hecho de quedar obligado por primera vez a presentar reportes de información exógena tributaria en forma virtual automáticamente implica que también se queda obligado a presentar del mismo modo todas las declaraciones tributarias a partir del mes siguiente a aquel en el que se venzan los plazos para presentar la información exógena.
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
por ellas al final del año. Así mismo ese cambio permitirá que si las resoluciones se concerán desde antes de empezar el respectivo año fiscal, entonces la DIAN si podrá recibir la información de las personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se vayan liquidando durante el año pues hasta ahora, como las resoluciones solo salían dos meses antes de acabarse el año fiscal, entonces todas esas personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se terminaban salvando de entregar la información por esa fracción de año fiscal en que sí habían hecho operaciones. No cabe duda, entonces, de que estos puntos ayudan a que la administración tributaria realice mejores cruces de información, con lo cual se ha logrado fiscalizar mejor los valores declarados por los responsables de presentar declaraciones tributarias de impuestos nacionales (hasta el punto de que municipios como Bogotá y Cali, entre otros, han seguido el mismo camino de solicitar anualmente reportes similares para controlar los impuestos locales que ellos administran). Incluso ha permitido en especial que la DIAN detectara cada año, desde el año 2005 en adelante, una gran cantidad de personas naturales que debían declarar renta pero no lo habían hecho y son perseguidas como “omisas” (por el año gravable 2004 se detectaron 400.000; por el 2005, 800.000; por el 2006, 350.000 y por el 2007, 170.000). En todo caso, en relación con los reportes del año 2006 hubo evidencia de que muchos de esos “omisos” no lo eran en realidad, pues la DIAN en ese momento usó equivocadamente una parte de la información exógena tributaria. El error consistió en que si un mismo informante había entregado el reporte del formato 1001 con pagos a terceros, y el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas a esos mismos terceros, el sistema de la DIAN sumó los “valores bases” de esos dos reportes como si se tratara de ingresos diferentes recibidos por el mismo tercero, cuando en realidad era un mismo ingreso reportado en dos formatos diferentes (para evitar ese tipo de errores, a partir de los reportes del año gravable 2011 ya no se utiliza el formato 1002, pues toda la información sobre pagos a terceros y sus retenciones queda unificada solamente en el formato 1001). Y unido a la exigencia de los reportes tradicionales de información exógena tributaria anual, la DIAN también empezó a solicitar, a partir del año gravable 2011 en adelante, mediante una resolución independiente y en virtud de lo dispuesto en el art. 631-‐3 del E.T. (creado con el art. 17 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), la información adicional especial conocida como el “reporte de información con relevancia tributaria” que se entrega en el formato 1732 y que equivale a suministrar un mayor detalle sobre las cifras de la declaración de renta de algunos de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad (ver resolución 017 de febrero de 2012 y la Resolución xxxxxxx de diciembre xx de 2012). Mediante ese formato la DIAN obtiene información adicional que no obtiene con los reportes anuales de exógena, pues en él se incluyen las cifras contables del año fiscal (en los reportes 10
de exógena solo se revelan los saldos fiscales del año gravable pero no se incluyen saldos contables). Novedades normativas En vista de lo anterior, la presente obra se ha preparado para ayudar a entender mejor cuáles fueron los requerimientos de información exógena tributaria que en virtud de lo señalado en los artículos 623 a 631-‐1 del E.T. fueron definidos por la DIAN para el año gravable 2012 a través de sus Resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012, publicadas en el Diario Oficial 48.600 de dicha fecha. En relación con los reportes de las entidades especializadas (bancos, notarios, cámaras de comercio, registraduría y tipógrafos), las Resoluciones 111 a 116 de octubre 31 de 2012 no introdujeron novedades importantes en relación con quiénes son los obligados a entregar los reportes ni con el tipo de información por entregar (todos los reportes se harán al mismo estilo con que se hicieron los del 2011, con los mismos criterios y con los mismos formatos). La única novedad importante está en el reporte del art. 623-‐1 (sobre diferencias de más del 40% entre declaraciones y estados financieros presentados a los bancos cuando se solicitan préstamos), pues a raíz de que el art. 2 de la Ley 1555 de julio 9 de 2012 derogó el inciso primero del art. 620 del E.T. quedaba claro que desde julio 9 de 2012 en adelante los bancos no podrían obtener la información sobre las declaraciones de renta de quienes se presentaban a solicitar préstamos y por tanto el parágrafo del art. 7 de la Resolución 111 estableció que el reporte del art. 623-‐1 (formato 1025 versión 6) solo se elabora con los datos de quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y julio 8 de 2012 los estados financieros acompañados de la declaración de renta evidenciándose diferencias de más del 40% en algunas cifras de ambos documentos (ver también el concepto DIAN 59580 de sep. de 2012). Lo anterior significa que ese reporte especial será uno de los que desaparecerá automáticamente en los reportes del próximo año gravable 2013. En relación con la información para cruces de información solicitada a los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales administrados por la DIAN (art. 631 del E.T.), esta vez las disposiciones de la Resolución 117, comparadas con las que contenía la Resolución 11429 de 2011 para ese mismo año gravable, han introducido cambios importantes relacionados con el universo de los informantes que tendrán el deber de entregar información del año 2012, al igual que con el el tipo de información que se les exige. En efecto, esta vez la Resolución 117 dispone que las personas jurídicas, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio por el 2012, quedarán obligadas a entregar el conjunto completo de los formatos del 2012 si en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos superiores a $100.000.000. Para definir si se excede o no dicho tope, se deben sumar los ingresos brutos ordinarios más los que constituían ganancias ocasionales (ver concepto DIAN 13446 febrero 2012 que ratifica al 16455 de febrero 2009). Esa es una disminución bastante importante en ese
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criterio generador de la obligación de entregar los reportes pues la información completa del 2011 la entregaron solo las personas jurídicas declarantes de renta o de ingresos y patrimonio que en el año anterior (2010) hubieran obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000 (ver Resolución 11429 de octubre de 2011). Incluso, se debe comenar cuando la DIAN publicó unos borradores de sus resoluciones del 2012 en fecha octubre 19 de 2012, en ellos se indicaba que la intención del director de la DIAN era exigir a todas las personas jurídicas (sin importar el monto de los ingresos brutos del 2011) a entregar el conjunto total de los reportes del 2012. Sin embargo, cuando se expidieron las resoluciones definitivas en octubre 31 de 2012 la obligación cubrió solo a aquellas que en el 2011 hubieran superado los 100.000.000 de ingresos brutos. De igual forma, la Resolución 117 ya no incluye como criterios para quedar obligado a entregar todos los reportes del 2012, el hecho de ser “gran contribuyente a la fecha en que se expide la resolución” o el de ser “persona jurídica que por el 2012 usará los beneficios de la Ley 1429 de 2010”. Así mismo, en el caso de las personas naturales y sucesiones ilíquidas, la Resolución 117 dispone esta vez que estarán obligadas a entregar el conjunto completo de los formatos del 2012 las que en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos superiores a $500.000.000 (el mismo tope usado en los reportes del 2011), pero indicando esta vez que no importa si la persona natural o sucesión ilíquida (incluidas las colombianas y extranjeras, residentes o no en Colombia, obligadas o no a llevar contabilidad) estará o no obligada a presentar declaración de renta por el 2012. Este es un ajuste importante gracias al cual le llegarán a la DIAN más reportes que en años aneriores de parte de las personas naturales y de las sucesiones ilíquidas pues hasta los resportes del año gravable 2011 las personas naturales y sucesiones ilíquidas quedaban obligadas a entregar los formatos solo cuando cumplían la doble condición de tener en el año anterior el tope de ingresos brutos y al mismo tiempo estar obligadas a presentar la declaración de renta del nuevo año. Por tanto, en lo que se refiere a los reportes del 2012, si una persona natural obtuvo en el 2011 ingresos brutos superiores a $500.000.000 y no queda obligada a declarar renta por el año gravable 2012, en todo caso le tendrá que entregar a la DIAN por lo menos el detalle de sus ingresos y gastos del 2012 (algo que no se conseguía en años anteriores). Y en cuanto a las que obtuvieron en el 2011 el tope de ingresos antes mencionado y al mismo tiempo sí quedan obligadas a declarar renta por el año gravable 2012, estas no solo entregarán los reportes sobre sus ingresos y gastos del 2012 (art. 4 y 6 de la Resolución 117) sino que también entregarán el detalle de sus cuentas por cobrar y por pagar a diciembre 31 de 2012, al igual que el de otros datos a diciembre 31 de su declaración de renta 2012 (ver artículos 8, 9 y 10 de la Resolución 117). De igual forma, si una persona natural o una sucesión ilíquida declarante de renta por el 2012 no obtuvo en el 2011 ingresos superiores a $500.000.000, pero durante el 2012 sí recibió ingresos propios más ingresos facturados para terceros por un monto superior a $500.000.000,
deberá entregar por lo menos el formato 1647 (literal “g” del art. 631). En los reportes del año 2011, en este criterio para quedar obligado a hacer este reporte también se incluían a las personas jurídicas pero esta vez solo se mencionan a las naturales. Por tanto, las personas jurídicas que sí hayan facturado durante el 2012 ingresos para terceros y que tengan la obligación de entregar el formato 1647 serán esta vez solo las que en el 2011 obtuvieron ingresos propios superiores a 100.000.000 y sin importar cuanto sean sus ingresos propios más los facturados para el tercero durante el 2012. La Resolución 117 también dispuso que las personas naturales y jurídicas de todo tipo (obligadas o no a presentar declaración de renta o de ingresos y patrimonio por el 2012), si son personas o entidades que en el 2011 no obtuvieron los topes de ingresos brutos que antes comentamos, pero que durante el 2012 practicaron retenciones en la fuente (de renta o de IVA o de timbre) sin importar el monto de tales retenciones, quedarán obligadas a efectuar por lo menos el reporte de los literales “b” y “e” del art. 631 del E.T. (pagos a terceros y sus retenciones en el formato 1001, y detalle de IVA descontables del 2012 en el formato 1005). En los reportes del 2011 esa obligación solo se exigía si el total de retenciones practicadas por todos los conceptos (renta, IVA y timbre) superaba los $3.000.000. Por tanto, en el 2012 de esta obligación solo se salvarían aquellas personas naturales o jurídicas agentes de retención que no practicaron ni un solo valor por retenciones en la fuente (ni de renta, ni de IVA ni de timbre). Además, a las personas naturales y jurídicas agentes de retención durante el 2012 que sí deban entregar por lo menos el formato 1001 con el reporte de pagos a terceros, otra vez se les exige que lo deben hacer reportando la totalidad de los terceros por pagos o abonos originados en conceptos diferentes a pagos laborales, y a los terceros por pagos laborales y rentas de trabajo solo si superan los $10.000.000 durante el año 2012. Esto significa que cuando vayan a reportar los pagos o abonos en cuenta por conceptos diferentes a salarios y rentas de trabajo, no pueden tomar en cuenta el límite de reportar solo a los terceros con pagos o abonos en cuenta que superen los $500.000 pues ese límite solo lo pueden utilizar todos los demás reportantes del formato 1001, pero no los que lo entregan por el solo hecho de haber sido agentes de retención durante el 2012 (ver parágrafos 1 y 2 de art. 4 de la Resolución 117). En cuanto al tipo de información que se exige por el 2012, la Resolución 117 dispuso que entre los obligados a entregar el formato 1010 con el detalle de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 también figurarán los fondos de empleados (con tal de que todos sean reportantes que en el 2011 obtuvieron ingresos brutos superiores a $100.000.000). Incluso, esta vez el art. 3 de la Resolución pide que en el formato 1010 queden reportados la totalidad de los socios, accionistas, comuneros, cooperados y asociados a diciembre 31 de 2012 sin importar el valor nominal de sus aportes a dicha fecha (hasta el 2011, en dicho reporte solo se incluían a los que tuvieran aportes por valor nominal igual o superior a $5.000.000). |actualicese.com
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En el reporte de los saldos de cuentas por cobrar y por pagar a diciembre 31 de 2012, los artículos 8 y 9 de la Resolución 117 fijaron nuevas reglas para hacer los reportes de los terceros que componen esas partidas, así: a) si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar) a diciembre 31 de 2012 es superior a $500.000.000, entonces se reportan en forma individualizada a los terceros que tengan saldos superiores a $1.000.000; y b) si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar) a diciembre 31 de 2012 es inferior a $500.000.000, entonces solo se reporta en forma individualizada a los que terceros que tengan saldos superiores a $5.000.000. De igual forma, la Resolución 117 no exigió realizar el formato 1004 con el detalle de los “descuentos tributarios” que se utilicen en la declaración de renta 2012. Y en el formato 1011, con los “otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012”, ya no se piden datos como el del saldo fiscal a diciembre 31 de 2012 en caja (antiguo concepto 1105), ni el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012 de los activos fijos con sus depreciaciones o amortizaciones (antiguos conceptos 1501 a 1518), ni los datos del juego de inventarios (antiguos conceptos 1401 a 1407), ni los datos del juego de inventarios de semovientes (antiguos conceptos 1408 a 1412), ni los detalles de los conceptos de “compensaciones” que se utilicen en la declaración de renta 2012 (antiguos conceptos 8251 a 8252). La razón para no pedir esta vez dicha información es porque la misma solo se verá reflejada dentro del formato 1732, formato que esta vez se exigió con la Resolución xxxxx de diciembre de 2012 y que deberán entregar las xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Con eso se evita repetir la experiencia de los reportes del año gravable 2011 cuando quienes quedaron obligados a entregar tanto la información exógena de la Resolución 11429 de 2011 como la información del formato 1732 (Resolución 017 de febrero de 2012), le hicieron llegar a la DIAN una misma información dos veces, pues la DIAN, al expedir la Resolución 017 de febrero de 2012 y el formato 1732, volvía a pedir información fiscal que ya había exigido en la Resolución 11429 del 2011. Los únicos formatos de la Resolución 117 para reportes del 2012 que sufrieron alguna modificación en su estructura o listado de conceptos en comparación con los utilizados en los reportes del 2011, son aquellos que deben utilizar las sociedades fiduciarias para cumplir con los tres reportes que les exige el art. 14 de la Resolución (ver los nuevos formatos 1013, versión 8, para detallar quiénes son los fideicomitentes dentro de cada tipo de fideicomiso administrado; formato 1058 versión 9 para reportar los ingresos que se obtuvieron dentro de cada tipo de fideicomiso administrado; y formato 1014 versión 9 para detallar los pagos y sus retenciones que se hicieron por cuenta de cada tipo de fideicomiso administrado). Además, la expedición del Decreto 1159 de junio 1 de 2012 mediante el cual se reglamentó el art. 376-‐1 del E.T., permite prevér que para el año gravable 2013 la DIAN va a tener que modificar los formatos 1001 y 1003. Y es que el decreto 1159 dispone que a antes de junio de 2013 la 12
DIAN empezará a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retención que allí se mencionen no practicarían las retenciones por el sistema de causación sino por el sistema de caja, ya que la retención se contabilizará en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ese pago se tendrá que hacer exclusivamente a través de los bancos. Por tanto, en ese caso el formato 1001 podrá incluir costos y gastos que son del año 2013 (ya que el costo o gasto se seguirá registrando por causación), pero la retención sobre ese costo o gasto puede quedar registrada en el año 2014 (cuando se pague el respectivo costo o gasto). Así, el formato 1001 de un determinado año podrá quedar con costos, gastos y sin retenciones, y el del año siguiente quedará sin costos y gastos pero sí contendrá datos sobre retenciones practicadas. Eso implicará que la DIAN se vea obligada a cambiar el formato 1003 que elabora la persona o entidad que sufre la retención, pues cuando reporten que “sufrieron una retención”, e informen incluso el “valor base” sobre el cual se la practicaron, esos datos del “valor base” pueden quedarle en un año mientras que para el agente de retención los datos en su formato 1001 le quedaron en otro año anterior. Eso es lo que hoy día viene sucediendo si el pagador son las entidades públicas que ejecutan el presupuesto general de la nación ya que esas entidades registran los costos y gastos por causación pero las retenciones por el sistema de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fácil esperar que la DIAN modifique en el futuro los formatos 1001 y 1003. Y para ello fue que en el parágrafo 1 del art. 8 de ese Decreto 1159 de junio de 2012, pensando en que los mismos bancos serán los que diariamente empezarán a hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quiénes ordenaron los pagos, sobre qué bases, qué retenciones se practicaron y quienes las sufrieron (y lo harán con los formatos ya definidos en la Resolución 0076 de agosto 31 de 2012), entonces se dispuso lo siguiente: “Parágrafo 1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinará si la información suministrada frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que tengan la obligación de informar sobre estos mismos aspectos conforme al artículo 631 del Estatuto Tributario u otras disposiciones del mismo ordenamiento.” Los plazos para la entrega de los reportes del año gravable 2012 se vencerán entre el 9 de abril y el 22 de abril de 2013 para quienes en esas fechas tengan la categoría de grandes contribuyentes; y entre el 24 de abril y el 30 de mayo para todos los demás reportantes. Al respecto, debe tomarse en cuenta que la Resolución xxx de diciembre xxx de 2012 modificó la lista de grandes contribuyentes agregando a dicha lista nuevas entidades y retirando otras. Recuérdese, además, que en relación con la información del año 2011, la DIAN aprovechó toda la que se le entregó hasta junio de 2012 y con base en ella puso en servicio una nueva sección en su portal de internet denominada “Consulta de información para declaración de renta” (https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefInfoEc onomica.faces). Este servicio permitió a todas las
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personas naturales consultar gratuitamente antes de agosto de 2012 (es decir, antes de que se vencieran sus declaraciones de renta del año gravable 2011), cuáles fueron las operaciones del 2011 que bajo su NIT fueron reportadas por todos los distintos informantes de exógena (bancos, notarios, empresas). Gracias a ello las personas naturales podrían evaluar si esos datos eran ciertos y si quedaban o no obligadas a presentar la declaración de renta 2011, y en caso positivo tendrían información más completa para elaborarla correctamente. Eso mismo se espera que la DIAN haga con los reportes del 2012. Además, en los artículos que se incluyeron nuevamente en las resoluciones de octubre de 2012, denominados “Contingencia”, la DIAN indicó que si en las fechas en que se vencería la entrega de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, en ese caso el reportante tendrá que llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Y si allí tampoco hay servicios, entonces la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. En esta obra se hará un análisis básico del paquete de resoluciones 111 a 117 y también de la Resolución 118 (que regulan la información exigida a entidades especializadas como bancos, notarios y cámaras de comercio, entre otros), y se mostrará en especial cómo esa información tiene el principal propósito de rastrear a las personas naturales que por el monto de sus operaciones quedan obligadas a presentar declaración de renta por el del año gravable 2012.3 Pero nos extenderemos con ejemplos prácticos sobre la forma de hacer los reportes exigidos por la Resolución 117 de octubre 31 de 2012, relativos a los datos de los socios y accionistas a diciembre 31 de 2012, o los datos sobres pagos a terceros durante el 2012, etc. (dichos ejemplos se entregarán en archivos de Excel contenidos en el DVD que acompaña esta obra para que los interesados los estudien con más detalle o los usen como plantillas para hacer sus propios informes). Incluso, mencionaremos lo que podría pasar si las declaraciones tributarias con las cuales debe coincidir la información solicitada por la DIAN (Retenciones en la fuente del 2012, IVA del 2012, Renta del 2012) llegan a ser corregidas después de haberse entregado la información exógena a la DIAN. Así mismo, mostraremos los puntos más importantes que se deben conocer a la hora de utilizar el “prevalidador” que la DIAN publicará en su portal de internet para
construir todos los formatos de que tratan las resoluciones en su conjunto,4 e ilustraremos sobre la forma en como se haría la entrega de la información virtualmente a través del portal de la DIAN. Por último, se harán comentarios pertinentes sobre el régimen sancionatorio que actualmente se aplica para quienes no entreguen, entreguen extemporáneamente, entreguen con errores o corrijan la información solicitada por la DIAN. Igualmente, destacaremos el plazo que tiene la DIAN para imponer la sanción respectiva ante cualquiera de esos eventos. Los comentarios y apreciaciones contenidos en este material son responsabilidad exclusiva de su autor. No se asume ningún tipo de responsabilidad en relación con su aplicación ni con los resultados que se deriven de ello. Este material constituye solo una guía. Es obligación de los sujetos pasivos de las obligaciones tributarias consultar directamente las normas vigentes y dar cumplimiento a las mismas.
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A la fecha de edición de este libro la DIAN no había publicado una nueva versión de su prevalidador tributario para elaborar o validar los reportes del 2012. Pero creemos que lo hará con los mismos menús básicos que han tenido las versiones anteriores. Por consiguiente, cuando mencionemos los servicios que presta el prevalidador tributario nos referiremos a la más reciente versión disponible, la que se utilizó para los reportes del año 2011.
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Véase el tipo de datos que se exige, por ejemplo, a los bancos con la Resolución 111 y compárese con lo indicado en los art. 592 a 594-‐3 del Estatuto Tributario, artículos que fueron modificados incluso con la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012.
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Cuadro Sinóptico resumen de las categorías de informantes por el año gravable 2012 y los formatos que deben utilizar
(en la información sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versión, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para diligenciarlos)
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(en la información sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versión, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para diligenciarlos)
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Cuadro Sinóptico resumen de las categorías de informantes por el año gravable 2012 y los formatos que deben utilizar
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(en la información sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versión, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para diligenciarlos)
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(en la información sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versión, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para diligenciarlos)
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Capítulo I Bases normativas sobre las que se sustenta la exigencia de información exógena tributaria por parte de la DIAN Clasificación del deber de entregar información exógena en el conjunto de obligaciones que tienen los sujetos pasivos de las obligaciones administradas por la DIAN. Estudio de las normas que rigen la forma y el momento en que se deben expedir las resoluciones 1.1 Distinción entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales
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Para entender un poco más el fundamento jurídico que tiene la DIAN para exigir el suministro de información exógena tributaria, es necesario conocer la clasificación que las normas fiscales hacen de las obligaciones tributarias administradas por la dicha institución. En efecto, las obligaciones tributarias administradas por la DIAN y a cargo de los distintos sujetos pasivos de las mismas, están divididas básicamente en dos grupos: a) Las obligaciones sustanciales: que se relacionan con la obligación que tiene cada contribuyente de pagar los impuestos administrados por la DIAN (IVA, renta, retención, GMF, aranceles, etc.) si incurre en el hecho que los genera. Al respecto, en el artículo 1 del Estatuto Tributario se dispone lo siguiente: “ARTICULO 1o. ORIGEN DE LA OBLIGACIÓN SUSTANCIAL. La obligación tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo.”
Como se ve, los reportes de información exógena tributaria califican en el grupo de “obligaciones formales”. Su ubicación en ese grupo implica varias particularidades propias de dichas obligaciones tales como, por ejemplo, que se les apliquen sanciones muy especiales (para nuestro caso, la contenida en el art. 651 del E.T. regulado por la Resolución 11774 de diciembre de 2005); o que la DIAN cuente con un plazo de tiempo especial para imponer tales sanciones (ver capítulo VI de esta publicación); o que a dichas obligaciones formales no las ampare el “beneficio de auditoría” el cual solo ampara las declaraciones de Renta y de IVA y Retención en la fuente (Arts. 689-‐1 y 705-‐1 del E.T.).
1.2 Distinción de las distintas categorías de entidades o personas informantes. Dado que algunas entidades y personas manejan información especializada, en los artículos 623 a 631-‐1 del Estatuto Tributario se mencionan varias categorías de entidades informantes y a cada uno de ellas se les pide reportar un tipo de información específica (ver el cuadro sinóptico resumen en las páginas iniciales de esta obra).
Y en el concepto unificado del IVA 001 de junio de 2003 de la DIAN (en el Título I, Capítulo 1, numeral 1.2), se menciona lo siguiente: “En conclusión, la obligación tributaria sustancial nace de una relación jurídica que tiene origen en la Ley, y consiste en el pago al Estado del impuesto como consecuencia de la realización del presupuesto generador del mismo” (subrayado fuera del texto) b) Las obligaciones formales: que son las enunciadas en los artículos 555 a 633 del E.T., dirigidas a que el contribuyente cumpla con la obligación sustancial. Entre ellas se incluyen: • Inscribirse en el Registro Único Tributario-‐ RUT y mantenerlo actualizado (Art. 555-‐2 E.T. y Decreto 2788 de 2004 modificado con los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011; ver también el Art. 658-‐3 del E.T.). • Expedir factura de venta (Art. 615 y siguientes del E.T.) • Elaborar y presentar las declaraciones tributarias (Art. 574 a 611 del E.T.) 20
Suministrar la información que la autoridad tributaria le exija, ya sea en respuestas a requerimientos ordinarios (Art. 684, literal “c”) o a través de los reportes anuales de información exógena tributaria (anteriormente conocidos como reportes en “medios magnéticos”; ver Arts. 622 a 633 del E.T.).5
Los artículos 622 a 633 existen hace mucho tiempo en el Estatuto Tributario (con excepción del 631-‐3 que lo creó la Ley 1430 de 2010 y que estableció el “reporte de información con relevancia tributaria” el cual se entregó por primera vez por el año gravable 2011 en el novedoso “formato 1732”, formato que por el 2012 se volverá a entregar según lo indicado en la Resolución XXXXXX de diciembre de 2012). Por ese motivo dichos artículos contienen la expresión “medio magnético”. Sin embargo, en vista de que desde el 2006 la DIAN estrenó sus “servicios informáticos electrónicos”, la información exigida ya no se suministra a través de “medios magnéticos” (como el CD o una USB), sino que hoy día se exige entregarlos por “medios electrónicos”, es decir, a través del portal de internet de la DIAN. Además, la palabra “exógena” hace contraste con la palabra “endógena”, pues la primera se refiere a información que llega hasta la DIAN desde afuera, es decir, de parte de los contribuyentes y demás administrados por la DIAN, mientras que la segunda hace referencia a información que fluye desde las dependencias internas de la entidad. 5
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Así, tenemos que en los Arts. 623, 623-‐1 y 623-‐2 (sic) se señala una información especial que se exige en forma exclusiva a las “entidades del sector financiero” (bancos, cooperativas de ahorro y crédito, fondos de empleados, fondos de valores, fondos de pensiones, etc.). Igualmente, existen otros artículos con exigencia de información especializada y son: -‐El Art,. 624, que exige información especializada a las cámaras de comercio. -‐El Art. 625, que exige información especializada a las bolsas de valores; -‐El Art. 626, que exige información especializada a las EPS, fondos de pensiones, ARP, SENA, ICBF y cajas de compensación; -‐El Art. 627, que exige información especializada a la Registraduría Nacional del Estado Civil. -‐El Art. 628, que exige información especializada los comisionistas de bolsa. -‐El Art. 629, que exige información especializada a los notarios. -‐El Art. 629-‐1, que exige información especializada a los tipógrafos elaboradores de facturas. -‐El Art. 630, que exige información especializada a los jueces. -‐El Art. 631-‐1, que exige información especializada a la persona o entidad que tenga la calidad de matriz en los grupos empresariales (ley 222 de 1995). -‐El art. 631-‐3 (creado con el art. 17 de la Ley 1430 diciembre 29 de 2010), que le permite al director de la DIAN solicitar lo que se conoce como “reporte de información con relevancia tributaria” (formato 1732). El año gravable 2011 fue el primero en el que se solicitó dicho reporte y se utilizó para exigirles a algunos declarantes de renta obligados a llevar contabilidad un mayor detalle en las cifras contables y fiscales con las que se había elaborado la declaración de renta de dicho año. Por el año gravable 2012, nuevamente se solicitó ese mismo reporte del formato 1732 según la Resolución xxxx de diciembre de 2012 Pero con el art. 631 (titulado “para estudios y cruces de información”) se le exige información a toda persona jurídica, persona natural o sucesión ilíquida (contribuyente o no contribuyente de los impuestos nacionales administrados por la DIAN), con tal de que cumpla ciertos requisitos especiales. Esos reportes se exigen sin importar que al mismo tiempo le pueda corresponder presentar una o varias de las otras informaciones especializadas contenidas en los artículos antes citados.
En relación con esos reportes, es importante conocer que el art. 631-‐2 del E.T., creado con la ley 863 de diciembre de 2003, que le da al director de la DIAN la facultad para manejar a su libre discreción los valores absolutos objeto de la información de que tratan los arts. 623, 623-‐2 (sic), 628, 629, 629-‐1 y 631 del E.T. Por ese motivo, los valores objeto de reporte o los valores que fijan el criterio con el que se define quiénes deben presentar la información (por ejemplo, el nivel de ingresos brutos en el año gravable anterior a aquel que se va a reportar), se pueden dejar igual a los de años anteriores o modificarlos ya sea para aumentarlos o para disminuirlos (como justamente sucedió con las resoluciones para solicitud de información de los años gravables 2011 y 2012). Eso explica incluso por qué razón los valores absolutos que se mencionaban hasta diciembre de 2003 en esos artículos no tuvieron que quedar convertidos al estándar de la UVT (unidad de valor tributario), tal como sí se hizo con todas las demás cifras que estaban contenidas en el Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias para cuando fue expedida la ley 1111 de diciembre de 2006, que hizo dicha conversión de valores absolutos a valores en UVT. Además, junto con todos esos informes definidos en los artículos del Estatuto Tributario., coexisten hoy en día otros reportes exigidos a través de normas que no están contenidas en dicho Estatuto y que podríamos calificar como pertenecientes al universo de los reportes de información exógena tributaria (son exigidos en virtud de las facultades de fiscalización que se dan a la DIAN en el artículo 684 y 684-‐2 del E.T., o por causa de otras normas especiales). Tales reportes son: -‐Los exigidos en el art. 58 de la Ley 863 de diciembre de 2003, y que se entregan mensualmente dentro del mismo año gravable por parte de cualquier entidad pública o privada que ejecute convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales (ver el Decreto 4660 Nov. de 2007). Los reportes del año 2012 se hicieron según las instrucciones de la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011. Y los reportes del 2013 los realizarán de acuerdo con las instrucciones de la Resolución 119 de octubre 31 de 2012. -‐Los exigidos por la Resolución 12889 de noviembre de 2007 (modificada con las Resoluciones 1274 de febrero de 2008, 3460 de abril de 2008 y 0924 de enero de 2009), los cuales se entregan en forma semestral dentro del mismo año gravable y corren por cuenta de las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de frigoríficos (sacrificio de animales para el consumo humano). -‐Los exigidos por la Resolución 4450 de mayo de 2008, los cuales se entregan semestralmente dentro del mismo año gravable y corren por cuenta de las personas naturales y jurídicas y sus asimiladas, que procesan y/o comercializan pieles y/o cueros en desarrollo de las actividades de curtido, preparación y teñido de cueros y/o pieles y/o cueros de animales bovinos y bufalinos. | a c t u a l i c e s e . c o m 21
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-‐Los exigidos por la Resolución 14465 de noviembre 28 de 2007, los cuales se entregan en forma bimestral dentro del mismo año gravable y corren por cuenta de las personas naturales o jurídicas que expidan y/o acepten facturación electrónica.6
resoluciones de octubre de ese año indicaban que el IVA que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia que discrimiar por separado del respectivo costo o gasto). Pero ese cambio también le va a permitir a los que juegan a la evasión tributaria a conocer con mucha anticipación de qué forma evitar caer en topes de operaciones con las empresas con las cuales terminarían siendo reportados por ellas al final del año. Así mismo ese cambio permitirá que si las resoluciones se concerán desde antes de empezar el respectivo año fiscal, entonces la DIAN si podrá recibir la información de las personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se vayan liquidando durante el año pues hasta ahora, como las resoluciones solo salían dos meses antes de acabarse el año fiscal, entonces todas esas personas jurídicas y sucesiones ilíquidas que se liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se terminaban salvando de entregar la información por esa fracción de año fiscal en que sí habían hecho operaciones. Por tanto, en relación con la información exógena tributaria correspondiente al año gravable 2012, la DIAN expidió, en octubre 31 de 2012 (Diario Oficial 48.600 de la misma fecha), un paquete de ocho resoluciones totalmente nuevas (resoluciones 0111 hasta 0118) las cuales reemplazan las que se habían expedido en octubre de 2011 (11423 a 11430).8 Dichas resoluciones expedidas en octubre 31 de 2012 reglamentan la información que se va a suministrar por cada categoría de entidades y personas informantes así (ver el cuadro sinóptico resumen en las páginas iniciales de esta obra): • La Resolución 111 reglamenta la información que se va a suministrar por las entidades financieras (art. 623, 623-‐1 y 623-‐2(sic) del E.T.) • La Resolución 112 reglamenta la información suministrada por las cámaras de comercio (art. 624 del E.T.). • La Resolución 113 reglamenta la información a suministrar por las bolsas de valores (art. 625 del E.T.) al igual que la que suministrarán los comisionistas de bolsa (art. 628 del E.T.). • La Resolución 114 reglamenta la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil (art. 627 del E.T.). • La Resolución 115 reglamenta la información suministrada por los notarios (art. 629 del E.T.).
1.3 Proceso que rige la expedición de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo año fiscal La información a que se refieren los Arts. 623 a 631-‐1 del E.T debe suministrase por periodos anuales.7 Por tal razón, para cada una de las categorías de entidades informantes que mencionamos anteriormente, la DIAN expide anualmente una resolución especial individual en la que se aclara cuál es la información que se ha de reportar, a quiénes les corresponde informarla, la forma de reportarla y los plazos para entregarla. Esas resoluciones deben publicarse por lo menos con dos meses de anticipación a la fecha de finalización del respectivo año fiscal al cual pertenezca la información (ver art. 631, parágrafo 3). Además, si no se emite una nueva resolución al llegar un nuevo año, se entiende que se empleará la más reciente resolución que se haya expedido. Sin embargo, es muy importante destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendrá que cambiar su estilo para expedir las resoluciones de exógena pues las tendrá que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo año fiscal y no como hasta ahora que tenía plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respectivo año gravable. Por ello en los próximos días se tendrán que conocer también las resoluciones con las cuales se pedirá la información del año gravable 2013 pues ya no se podrá esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo. Este gran cambio permitirá que las empresas y personas sí puedan definir de qué forma tienen que ir registrando todas las operaciones con terceros desde el comienzo el año y así evitarse las sorpresas de que justo cuando ya iba a finalizar el añoel director de la DIAN les pida la información de una forma que implicaba devolverse a reacomodar los registros contables del año que ya se estaba cerrando (como fue lo que justamente sucedió a finales del 2011 cuando las 6Sobre esos tres reportes no ahondaremos en la presente obra, pues únicamente nos referiremos a los reportes que están regulados en el Estatuto Tributario, art. 623 a 631-‐1 del E.T. 7En relación con la información a que hace referencia el art. 58 de la ley 863 de diciembre de 2003, esos reportes son mensualizados y se van entregando en el trascurso del propio año fiscal utilizando incluso un prevalidador tributario especial diseñado por la DIAN; los reportes de los frigoríficos y de los procesadores de cuero se entregan por periodos semestrales, usando igualmente un prevalidador tributario especial para cada uno de ellos.
22
Se debe resaltar que la información y/o sus correcciones de cada año fiscal, para los informantes que no la hayan presentado oportunamente y les sea exigida por la DIAN dentro del plazo que tiene la DIAN para hacerlo, o para quienes les toque corregirla porque la DIAN les detectó errores o el propio informante los detectó, se suministrarían con las resoluciones y el prevalidador que rigieron para cada año fiscal. 8
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La Resolución 116 reglamenta la información suministrada por los tipógrafos elaboradores de facturas (art. 629-‐1 del E.T.). La Resolución 117 reglamenta la información suministrada por los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (art. 631 del E.T.). La Resolución 118 reglamenta la información suministrada por los grupos empresariales (art. 631-‐ 1 del E.T.).9
Adviértase además que en relación con la información que deben enviar los jueces civiles y las entidades de la seguridad social y parafiscales (art. 626 y 630 del E.T.) desde hace varios años la DIAN no les ha expedido a los respectivos informantes nuevas resoluciones y por consiguiente esas entidades harían sus reportes según la más reciente resolución emitida.
Téngase presente que hasta los reportes del año gravable 2006 la DIAN decía que los reportes del art.631-‐1 se aplicaban también a los grupos económicos. Ese exceso de facultades de la DIAN produjo varios fallos del Consejo de Estado, entre ellos el fallo 15626 de septiembre de 2007 y el 17236 de septiembre de 24 de 2009, en los que se dijo que la DIAN no podía hacer extensiva la exigencia de este reporte a los grupos económicos, pues solo le aplicaba a los grupos empresariales de la Ley 222 de1995, y con ello la DIAN ya no volvió a decir en las resoluciones del año 2007 y siguientes con las que regula el art. 631-‐1 del E.T. que la información sea exigible también a los “grupos económicos”.
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Capítulo II Análisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el año gravable 2012, la información exógena tributaria exigida a entidades especializadas
Resoluciones 111 a 116, y 118, de octubre 31 de 2012, que hacen referencia a la información mencionada en los artículos 623 a 629-‐1, y 631-‐1, del Estatuto Tributario, exigida a entidades especializadas como entidades financieras, notarios, bolsas de valores, Registraduría Nacional, cámaras de comercio, tipógrafos y grupos empresariales. En Las páginas siguientes se mencionan los aspectos más importantes de las resoluciones 111 a 116, y de la 118, de octubre 31 de 2012, las cuales contienen las exigencias de información por el año gravable 2012 a las entidades especializadas mencionadas en los arts. 623 a 629-‐1 y 631-‐1 del E.T. El análisis de la Resolución 117 se hará por aparte en el capítulo III.10
del año anterior (en este caso a diciembre 31 de 2011), con tal de que sean entidades que realicen actividades financieras. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Deben reportar la siguiente información: 1. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados suministrarán los datos de las personas jurídicas y naturales que hayan efectuado consignaciones durante el 2012 en cuentas de ahorro y corrientes (vigentes o canceladas a diciembre 31 de 2012) por valores superiores a $25.000.000 (incluidos entre tales consignaciones los valores provenientes de préstamos otorgados por la entidad financiera reportante pero sin sumar los cheques consignados y devueltos ni los traslados entre cuentas abiertas en la misma entidad reportante; ver parágrafo 1 del numeral 1 del art. 1). En el reporte se debe señalar el tipo de concepto por el cual la cuenta ha merecido estar exonerada del 4 x mil (Art. 879 del E.T.; al respecto recuérdese que en el sistema financiero cada cuentahabiente solo puede tener una única cuenta exonerada del 4 x mil). Se reportará al titular principal de la cuenta y a los secundarios y/o firmantes autorizados, si los hay. Adicionalmente, se deberán reportar las consignaciones, sin importar su monto, para las cuentas corrientes y de ahorro de un mismo cuentahabiente cuando sus saldos consolidados a diciembre 31 de 2012 sean iguales o superiores a $5.000.000.11 Los topes de referencia antes mencionados fueron los mismos usados en los reportes del año 2011. Para este reporte se usará el mismo formato 1019 versión 8 que se usó en los reportes del 2011. 2. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados suministrarán los datos de quienes constituyeron CDT (o inversiones similares) durante 2012 por más de $5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Se
2.1 Información exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos de inversión, fondos mutuos de inversión, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras Artículos 623, 623-‐1 y 623-‐2 (sic) del E.T. Resolución 111 de octubre 31 de 2012 ¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución? A los bancos y demás entidades vigiladas por la Superfinanciera, incluidos los fondos de valores, fondos de inversión, fondos de pensiones, fondos mutuos de inversión, sin que se tenga que tomar en cuenta ningún requisito especial sobre nivel de ingresos o patrimonio a diciembre 31 del año anterior (para nuestro caso, a diciembre 31 de 2011). Es decir, aplica a la totalidad de esas entidades. También aplica para las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y Los fondos de empleados sin importar sus niveles de ingresos o patrimonio a diciembre
11
Es claro que dar a conocer esta información desde octubre 31 de 2012 facilitará que los evasores jueguen a no dejar esos saldos de más de $5.000.000 a diciembre 31 de 2012 en sus cuentas para no ser reportados.
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Para todos los efectos, adviértase que las cifras tributarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con estas resoluciones se reportan en pesos, sin decimales, comas o fórmulas.
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reporta al titular principal de la inversión y a los secundarios si los hay. Además, si en la misma entidad el inversionista únicamente renovaba un mismo CDT, tales renovaciones no se suman como nuevas inversiones del año aunque sí se reportará por lo menos el interés que el inversionista se haya ganado en dichas renovaciones (ver parágrafo del numeral 2 del art. 1 Resol. 111, y el concepto DIAN 018799 de Mar. 3 de 2006; usarán para este reporte el mismo formato 1020, versión 6 que se usó en los reportes del 2011). 3. Los administradores de carteras colectivas, fondos mutuos de inversión y demás fondos administrados por sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberán bajo su propio NIT informar según lo dispuesto en el literal a del artículo 623 del Estatuto Tributario, los datos de sus inversionistas y/o partícipes, relativos al año gravable 2012, indicando los datos de quiénes hicieron operaciones durante el 2012 por montos superiores a $5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual; usarán para este reporte el mismo formato 1021, versión 6 utilizado en los reportes del 2011). 4. Los fondos de pensiones voluntarias informarán los datos de quienes hicieron ahorros voluntarios en dichos fondos durante 2012, sin importar su cuantía (por el 2011 el criterio fue el mismo). Para este reporte usarán el mismo formato 1022, versión 7 utilizado en los reportes del 2011. 5. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera deberán informar los datos de quienes hicieron consumos y/o avances con tarjetas de crédito superiores a $20.000.000 (por el 2011 el tope fue igual; usarán para este reporte el mismo formato 1023, versión 6 utilizado en los reportes del 2011). 6. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera deberán informar los datos de quienes hayan recibido ingresos por ventas recaudadas con tarjetas de crédito superiores a $10.00.000 (incluido el IVA). Por el 2011 el tope fue igual. Usarán para este reporte el mismo formato 1024 versión 6 utilizado en los reportes del 2011. 7. Los bancos, demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y los fondos de empleados deberán informar los datos de a quiénes se otorgó préstamos por más de $20.000.000. Por el 2011 el tope fue igual. Usarán para este reporte el mismo formato 1026 versión 6 que se usó en los reportes del 2011. 8. Los bancos y demás entidades financieras deberán informar los datos de quienes presentaron durante el 2012 (al menos entre enero 1 y julio 8 de 2012) unos estados financieros de años anteriores acompañados de las respectivas declaraciones de renta de esos años, para un proceso de crédito, pero en los cuales se detectaba que la utilidad contable antes de impuestos excedía en más de un 40% al valor de la renta líquida de la respectiva declaración, o que el patrimonio neto contable excedía en más de un 40% al patrimonio líquido de la declaración de renta (Art. 623-‐1 del E.T. y el artículo 7 de la Resolución).
Usarán para este reporte el mismo formato 1025 versión 6 que se usó en los reportes del 2011. En este punto es necesario comentar que a raíz de que el art. 2 de la Ley 1555 de julio 9 de 2012 derogó el inciso primero del art. 620 del E.T. quedaba claro que los bancos, desde julio 9 de 2012 en adelante, ya no podían obtener la información sobre las declaraciones de renta de quienes se presentaban a solicitar préstamos y por tanto el parágrafo del art. 7 de la Resolución 111 les dice que el reporte del art. 623-‐1 (formato 1025 versión 6) solo se elabora con los datos de quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y julio 8 de 2012 los estados financieros acompañados de la declaración de renta y en los que se evidenciaran las diferencias de más del 40% en algunas cifras de ambos documentos (ver también el Concepto DIAN 59580 de sep. de 2012). Lo anterior significa que ese reporte especial será uno de los que desaparecerá automáticamente en los reportes del próximo año gravable 2013. La importancia de estos reportes que son entregados por los bancos y entidades financieras (en especial los referentes a montos de consignaciones efectuados durante el año, o montos de CDT y demás inversiones efectuadas durante el año, o consumos hechos con tarjetas de crédito durante el año) radica en que con ellos se podrá rastrear a las personas naturales y sucesiones ilíquidas que por el año gravable 2012 quedarían obligadas a declarar renta. En efecto, y de acuerdo con lo contemplado en el artículo 594-‐3 del E.T., cualquier persona natural (sea asalariada o trabajador independiente o de menores ingresos) quedará obligada a presentar declaración de renta por el año gravable 2012 si incumple de un total de seis requisitos, alguno de los tres siguientes (véase artículo 7 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 el cual se ve afectado con los cambios que los artículos 18 y 198 de la Ley de Reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hicieron al art. 594-‐1 del E.T. y al Art. 15 de la Ley 1429 de 2010): -‐ Sus consumos con tarjetas de crédito durante el año 2012 no debieron exceder de $72.937.000 (2.800 UVT x $26.049). -‐Sus compras y consumos totales en el año 2012 (en efectivo, más tarjetas de crédito, más cheques, más tarjetas débito, o permutas, etc.) no debieron exceder de $72.937.000 (2.800 UVT x $26.049). -‐El valor total de consignaciones bancarias, depósitos e inversiones financieras efectuadas durante el año 2012, no debió exceder de $117.220.000 (4.500 UVT x $26.049). ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-‐informante de exógena”. Adicionalmente, según el Art. 10 de la Resolución 111, el representante legal de la entidad reportante está obligado a hacer el reporte (tanto inicial como de las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos | a c t u a l i c e s e . c o m 25
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electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. 12 Además, la norma indica que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, (ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas como “daños en los equipos”, o “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital” o si cambian al representante legal, deben pedir el cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo Art. 11, Resol. 111). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del año 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 11 de la Resolución 111) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante tendría que llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Y si allí tampoco hay servicios, entonces la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos El plazo para hacer el reporte número 8 de los que alistamos anteriormente (sobre estados financieros que mostraban diferencias superiores al 40% con la declaración de renta respectiva en los procesos de solicitud de crédito, art. 623-‐1 del E.T.) se vencerá, para cualquier nit, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012). Para los demás reportes, el art. 9 de la Resol. 111 volvió a fijar dos calendarios que dependerán de si la entidad informante, para la fecha en que entregará la información, es o no un “gran contribuyente” (responsabilidad “13” en el RUT). Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Tales plazos son:
Hasta
1
9 de abril de 2013
2
10 de abril de 2013
3
11 de abril de 2013
4
12 de abril de 2013
5
15 de abril de 2013
6
16 de abril de 2013
7
17 de abril de 2013
8
18 de abril de 2013
9
19 de abril de 2013
0
22 de abril de 2013
Personas jurídicas contribuyentes):
Últimos dos Dígitos del NIT (sin incluir dígito de verificación)
Grandes contribuyentes:
12 Los reportes no son firmados ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”. Solo los firma el “Representante Legal”
26
Último dígito del NIT (sin incluir dígito de verificación)
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(que
no
sean
Fecha
96 a 00
24 de abril de 2013
91 a 95
25 de abril de 2013
86 a 90
26 de abril de 2013
81 a 85
29 de abril de 2013
76 a 80
30 de abril de 2013
71 a 75
2 de mayo de 2013
66 a 70
3 de mayo de 2013
61 a 65
6 de mayo de 2013
56 a 60
7 de mayo de 2013
51 a 55
8 de mayo de 2013
46 a 50
9 de mayo de 2013
41 a 45
10 de mayo de 2013
36 a 40
14 de mayo de 2013
31 a 35
15 de mayo de 2013
26 a 30
16 de mayo de 2013
21 a 25
17 de mayo de 2013
16 a 20
20 de mayo de 2013
11 a 15
21 de mayo de 2013
06 a 10
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
“ARTÍCULO 15. Deber suministrar información por parte de las Cámaras de Comercio y el Ministerio de Salud y Protección Social a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 1-‐ Por parte de las Cámaras de Comercio en relación con Nuevas Pequeñas Empresas o Pequeñas Empresas Preexistentes. Las Cámaras de Comercio conformarán el listado de las empresas inscritas en el registro mercantil que cumplan con los requisitos de activos totales y número de trabajadores que las identifica como pequeñas empresas, según se definen en el artículo segundo de la Ley 1429 de 2010 en concordancia con el artículo 1° del presente Decreto, e igualmente de las empresas que matriculadas al amparo de la Ley 1429 de 2010 se inscribieron o renovaron su matrícula mercantil antes del 31 de marzo de cada año. Las Cámaras de Comercio, a través de Confecámaras o de quien haga sus veces, enviarán la información contenida en el registro anterior a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en los términos y con las especificaciones técnicas que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.” Formato a utilizar Usarán para este reporte los mismos formatos 1038 (versión 6) y 1039 (versión 6) que se usaron en los reportes del 2011. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la cámara de comercio refleje la responsabilidad “14-‐informante de exógena”. Además, según el art. 6 de la Resolución 112, el representante legal de la Cámara de Comercio queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (esta información no requiere ser firmada ni por contador ni por revisor fiscal). Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo art. 7 Resolución 112). En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del año 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 7 en la Resolución 112) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante tendría que llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Y si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.
2.2 Información exigida a las cámaras de comercio Art. 624 del E.T.; Resolución 112 de octubre 31 de 2012 ¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución? Cámaras de comercio de toda Colombia, sin importar ningún criterio en especial. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Datos de las sociedades (incluidas dirección y código de país) que se hayan creado o liquidado durante el año 2012 (sin importar el tipo de sociedad ni su capital social). Cuando se trate del dato de las sociedades creadas durante el año, se debe identificar a los socios o accionistas con sus respectivos aportes. Si son socios o accionistas del exterior, se les identificará con el NIT con que los mismos se identifican en el exterior para los efectos del impuesto de renta de sus países. Si no usan NIT en ese país, entonces se reportarán con los seudo-‐NITS especiales permitidos por la DIAN para estos casos, los cuales inician en 444444001 y pueden avanzar hasta el 444449000. Se debe advertir que en el caso de las sociedades distintas de las anónimas, esa información que le exigen a las Cámaras de Comercio sobre socios de las sociedades creadas, y el dato de las sociedades liquidadas, es algo que la DIAN ya tiene dentro del RUT de tales sociedades (véase la página 4 del RUT de una persona jurídica).Por tanto, la información solo le es útil a la DIAN si la sociedad creada fue una “anónima” pues para ese tipo de sociedades en el RUT solo se consignan los datos de los miembros de la junta directiva (incluso, en el caso de las sociedades anónimas simplificadas S.A.S., estas a veces no tienen juntas directivas y por tanto el RUT no le figura ningún dato a la DIAN). Además, en relación con las sociedades por acciones, no importa si el capital suscrito fue pagado o no, pues lo que reporta la Cámara es el dato del “capital suscrito” sin importar si este se pagó o no. En cuanto al dato de las sociedades que se liquidan durante el año, esa información le servirá a la DIAN para darse cuenta de si estas han cumplido o no con el proceso de cancelar el RUT, ya que antes de cancelarlo deben cumplir con todas las obligaciones tributarias sustanciales y formales que les correspondan. El proceso de cancelación del RUT se realiza según lo indicado en el art. 11 del Decreto 2788 de agosto de 2004, modificado con el art. 5 del Decreto 2645 de julio de 2011. Además, es importante comentar que hasta la fecha no se conoce la forma como las Cámaras de Comercio entregarían a la DIAN otro reporte especial contenido en el art. 15 del Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011, el cual se les exige para controlar a las personas naturales y jurídicas que se inscriban en las Cámaras de Comercio diciendo que se acogen a los beneficios de pequeñas empresas de la Ley 1429. Ese Art. 15 del Decreto 4910 de 2011 dice:
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Plazos El plazo para este reporte se vencerá, para cualquier número de NIT que tenga la cámara de comercio, en fecha mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).
digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo art. 7 Resolución 113). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 6 de la Resolución 113), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos El plazo para el reporte de las bolsas de valores (art. 625 del E.T.) vencerá, para cualquier número de NIT, en fecha mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012). Para los reportes de las comisionistas de bolsa, el art. 4 de la Resolución 113 volvió a fijar dos calendarios que dependerán de si la entidad informante, para la fecha en que entregará la información, es o no un “gran contribuyente” (responsabilidad “13” en el rut. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Tales plazos son:
2.3 Información exigida a las bolsas de valores y comisionistas de bolsa Arts. 625 y 628 del E.T.; Resolución 113 de 2012 ¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución? Bolsas de valores de Colombia, y personas jurídicas que funcionan como comisionistas de bolsa, ambos sin importar ningún criterio en especial. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Las bolsas de valores deberán reportar los datos (incluidas direcciones) de la totalidad de los comisionistas inscritos en la bolsa y el valor acumulado de las transacciones realizadas por ellos en la bolsa durante el 2012 (sin importar su monto). Se reporta también la comisión pagada al comisionista y la retención que le practicó la bolsa. Usarán para este reporte el mismo formato 1041 versión 6 que se usó en los reportes del 2011. Las personas jurídicas comisionistas de bolsa reportarán los datos (incluidos dirección y código del país de residencia) de las personas o entidades que efectuaron durante el 2012, y a través del respectivo comisionista, enajenaciones o adquisiciones de acciones y demás papeles transados en bolsa cuando el valor acumulado en el año en cabeza de una misma persona o entidad sea superior a $10.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Usarán para este reporte el mismo formato 1042 versión 7 que se usó en los reportes del 2011. Si la comisionista tuviese que reportar a terceros domiciliados en el exterior, en ese caso los identificaría con el NIT con que ese tercero se identifica en el exterior para efectos del impuesto de renta de esos países. Y si no usan NIT en ese país, entonces se podrán usar los seudonits diseñados por la DIAN que empiezan en 444444001 y que pueden avanzar hasta 444449000. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-‐informante de exógena”. Adicionalmente, según el art. 5 de la Resolución 113, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN (esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal). Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podría usar una firma 28
Grandes contribuyentes:
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Último dígito del NIT (sin incluir dígito de verificación)
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Formatos a utilizar No aplica. Plazos En los decretos sobre plazos que el gobierno expide al fin del año no se fijan plazos para este reporte, pero podría asimilarse a los otros vencimientos que se mencionan en dicho decreto, a saber, en mayo de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).
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Personas jurídicas (que no sean grandes contribuyentes):
Últimos dos dígitos del NIT (sin incluir dígito de verificación)
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¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución? A la Registraduría Nacional del Estado Civil. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Información de las cédulas de personas fallecidas durante el 2012. Para entender por qué le es útil a la DIAN este dato, es importante conocer lo que establecen los Arts. 650 y 791 del E.T. En esas normas se dice lo siguiente: “ARTICULO 650. SANCIÓN POR USO FRAUDULENTO DE CEDULAS. El contribuyente o responsable que utilice fraudulentamente en sus informaciones tributarias cédulas de personas fallecidas o inexistentes, será denunciado como autor de fraude procesal. La Administración Tributaria desconocerá los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificación de los beneficiarios no corresponda a cédulas vigentes, y tal error no podrá ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operación se realizó antes del fallecimiento de la persona cuya cédula fue informada, o con su sucesión.” “ARTICULO 791. DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS CON PERSONAS FALLECIDAS. La Administración Tributaria desconocerá los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificación de los beneficiarios no corresponda a cédulas vigentes, y tal error no podrá ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operación se realizó antes del fallecimiento de la persona cuya cédula fue informada, o con su sucesión.” Por consiguiente, si los reportantes de la información exógena de la Resolución 117 (donde se informa sobre beneficiarios de costos y gastos del 2012, o de IVA descontables del 2012, o de pasivos a diciembre 31 de 2012) llegan a reportar datos con cédulas que según la Registraduría pertenecen a personas fallecidas, en ese caso se les puede iniciar un proceso por fraude. La única explicación aceptable sería que la operación la hayan hecho con la persona natural antes de fallecer; o que los familiares de la persona fallecida no hicieron la
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2.5 Información exigida a Registraduría Nacional del Estado Civil Art. 627 del E.T.; Resolución 114 de 2012
2.4 Información exigida a las EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensación Art. 626 del E.T.; No se expidió resolución
¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución? EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensación. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Relación de quienes no se encuentren a paz y salvo por concepto de aportes a tales entidades. Por causa de este reporte, se entiende entonces por qué la DIAN, en el reporte del literal “e” del art. 631 del E.T. (artículo 4 de la Resolución 117) pidió que la entidad o persona informante reporte el total de pagos a las entidades de seguridad social y parafiscales, incluido el aporte del trabajador. Con un reporte en esas condiciones se podrá hacer el cruce de información con el que entregan directamente las entidades de la seguridad social y parafiscales.
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
liquidación de la sucesión y por ello las operaciones, hasta que se liquide la sucesión, se siguen haciendo con la cédula del fallecido (sucesión ilíquida). Formatos a utilizar Se usará para este reporte el mismo formato 1028 versión 7 utilizado en los reportes del 2011. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la Registraduría refleje la responsabilidad “14-‐informante de exógena”. Adicionalmente, según el art. 4 de la Resolución 114, el Registrador Nacional del Estado Civil queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Registrador podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com) Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo art. 5 Resolución 114). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 5 de la Resolución 114), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos De acuerdo con el artículo 3 de la Resolución 114, el plazo vencería el 1 de marzo de 2013. Esa misma fecha está confirmada en el Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 con el que se fijaron algunos vencimientos de obligaciones tributarias para el año 2013.
ante la notaría, sin importar su cuantía (se reporta entonces operaciones desde $1 en adelante).13 El notario reporta los datos de todos los que participaron en la operación (los compradores principales y secundarios y también los vendedores principales y secundarios), el monto de la operación y la retención en la fuente que al notario le haya tocado practicar al vendedor o vendedores. Formato a utilizar Usarán el mismo formato 1032 versión 8 que se usó para los reportes del 2011. Además, en la columna donde se reportan los “Códigos de los actos sujetos a registro”, los notarios tendrán que utilizar los códigos que fueron definidos en la Resolución 7144 de agosto 6 de 2012 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro. En el formato 1032 el notario solo debe reportar los valores que por retenciones en la fuente a título de renta llevaba cada mes al renglón 37 del formulario 350 para declaraciones mensuales de retenciones en la fuente. Pero todos los demás valores de retención distintos, ya sea a título de renta o de IVA o de timbre, los reportarán en el formato 1001 a que hace referencia el artículo 4 de la Resolución 117, pues también lo deben presentar todos los que hayan sido agentes de retención durante el 2012 (entre ellos los notarios). Por tanto, en el formato 1001 se reportarán las demás retenciones que como persona natural haya practicado durante el 2012, pero distintas a las ya reportadas en el formato 1032 (reportaría por ejemplo, las retenciones de IVA al régimen simplificado pues el notario es un responsable del régimen común). ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT del notario refleje la responsabilidad “14-‐informante de exógena”. Según el art. 5 de la Resolución 115, el notario queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” expedida por la DIAN. Además, la norma establece que si la DIAN lo autoriza, el notario podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co). Téngase presente que si el notario ya tiene firma digital por hallarse obligado a presentar sus declaraciones tributarias viftualmente (art. 1 Resolución DIAN 12761 de diciembre de 2011), entonces con esa misma firma digital deberá presentar sus reportes de información exógena 2012. Además, la información que entregue el notario solo se rá firmada por
2.6 Información exigida a notarios
Si el Notario tiene que reportar a terceros domiciliados en el exterior, en ese caso la Resolución 115 da a entender que ese tercero siempre se tendrá que reportar con el nit con se identifica en el exterior, pues en el art. 8 de la Resolución se dice que para reportar a los terceros del exterior solo se usará el tipo de documento “42. Tipo de documento extranjero” (cuando se conoce el nit con que ese tercero se identifica en el exterior) y ya no se incluye el tipo de documento “43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN”, el cual se usa cuando no se conoce ese Nit y se permitía usar los seudonits 444444001 a 444449000. 13
Art. 629 del E.T.; Resolución 115 de 2012 ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? A todos los notarios de Colombia, sin importar ningún criterio en especial. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Datos de las personas o entidades que durante el año 2012 hayan efectuado enajenaciones de bienes o derechos 30
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
él , pues no necesita firmas adicionales de contador. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como minimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo art. 6 Resolución 115). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 6 en la Resolución 115), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos Según el artículo 4 de la Resolución 115, los plazos dependen de los dos últimos dígitos del NIT del notario. Tales plazos son:
Últimos dos Dígitos del NIT (sin incluir dígito de verificación)
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2.7 Información exigida a tipógrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes Art. 629-‐1 del E.T.; Resolución 116 de 2012
¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución? A todas las empresas de tipografía (de personas jurídicas o de personas naturales) que sin importar su nivel de ingresos o patrimonio en diciembre del año anterior (en este caso a diciembre de 2011) hayan efectuado durante el 2012 trabajos de elaboración de facturas de venta o documentos equivalentes a factura. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Los datos de sus clientes atendidos durante 2012 (sin incluir direcciones) y los datos de las facturas que les tipografiaron (el rango de numeración tipografiada, el número de la resolución de autorización de facturación con la que se autorizó por parte de la DIAN dicha numeración de las facturas, y la fecha en que se hizo el trabajo de impresión). Además, si el trabajo de tipografía de facturación se le hizo a una persona del régimen simplificado, la casilla donde se le informaría el “número de resolución de autorización de la numeración” se diligenciaría con un cero (ver parágrafo del Art. 2 de la Resolución 116). Toda esa información la debió ir recopilando a lo largo del año la tipografía pues así se lo exige el art. 618-‐2 del E.T. Con este reportes la DIAN podrá confirmar que los clientes de la tipografía solo han mandado a imprimir las facturas en papel con los mismos números de facturación que solicitaron ante la DIAN cuando diligenciaron el formulario 1302, y que la resolución de autorización de numeración que le entregaron a la tipografía sí es la misma que la DIAN les había emitido. El número de la resolución de autorización y los datos del tipógrafo deben ser visibles en el cuerpo de las facturas impresas en papel (Resolución 3878 de 1996). En las facturas impresas con software de facturación no se requiere llevar ningún documento ante los tipógrafos, pues el propio software de la empresa debe imprimir el número de resolución de autorización de numeración dentro de las facturas (ver art. 617 del E.T.) Formatos a utilizar Utilizarán el mismo formato 1037 versión 7 utilizado en los reportes del año 2011.14. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de persona jurídica de la tipografía de persona jurídica, o el RUT del En el formato 1037 no existe la casilla “tipo de documento”, pues se entiende que todo cliente tiene que contar con NIT expedido por la DIAN; por tanto, a los terceros incluidos en dicho formato se les deberá reportar con ese NIT; sin embargo, no es obligatorio diligenciar el dato del dígito de verificación de dicho NIT. 14
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
tipógrafo persona natural, reflejen la responsabilidad “14-‐ informante de exógena”. Según el art. 4 de la Resolución 116, tanto los representantes legales de las tipografías personas jurídicas como el tipógrafo persona natural están otra vez obligados a entregar el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) únicamente de forma virtual usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” expedida por la DIAN (por tal razón es un error lo escrito en el parágrafo 5 del art. 5 de la Resolución cuando insinúa que todavía es posible la “presentación presencial”). Esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el reportante podría usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo art. 6 Resolución 116). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 6 en la Resolución 116), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos Según el art. 3 de la Resolución 116, los plazos (sin importar si se trata de una tipografía de persona jurídica o una tipografía de persona natural) se vencerán, según los dos últimos dígitos del NIT del reportante, así:
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23 de mayo de 2013
2.8. Información exigida a jueces civiles Art. 630 del E.T. No se expidió resolución.
¿A quiénes les corresponde hacer el reporte? A todos los jueces civiles de Colombia, sin importar ningún criterio en especial. Tipo de información que reportaron por el 2012 Los datos de quienes suscribieron títulos valores y que hayan sido presentados ante el juez durante el 2012 en un proceso ejecutivos de “mayor cuantía” (los que superen 90 salarios mínimos mensuales vigentes; ver art. 19 del Código Civil). Esto sirve para que la DIAN rastree la responsabilidad de las partes frente al impuesto de timbre (art. 519 y siguientes del E.T.). Al respecto, recuérdese que el impuesto de timbre solo se generó sobre los documentos firmados hasta diciembre el 2009, pues a partir del 2010 la tarifa del impuesto de timbre quedó fijada en 0%. Además, en el fallo de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443 se determinó que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuantía indeterminada que se firmaron desde antes del 2010 pero que se sigan ejecutando después del 2010 (ver también conceptos DIAN 040374 Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011) Formatos a utilizar No aplica. ¿De qué manera hacen la entrega de los archivos? Se entendería que sería en forma únicamente presencial llevando el “oficio” elaborado por el juez, tal como lo menciona el art. 630 del E.T. (ver Concepto DIAN 048967 de julio 21 de 2005). Plazos El juez hace el reporte cada vez que se inicie el proceso ejecutivo.
Últimos dígitos
31 a 35
2.9. Información empresariales
exigida
a
grupos
Art. 631-‐1 del E.T.; Resolución 118 de 2012
46 a 50
9 de mayo de 2013
41 a 45
10 de mayo de 2013
¿A quiénes se exigen los reportes de esta resolución?
36 a 40
14 de mayo de 2013
A la persona jurídica (con ánimo de lucro o sin él), o a la
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persona natural comerciante, que al cierre del año 2012 tenga la condición de “matriz” (socio o accionista mayoritario) dentro de cualquier “grupo empresarial”15 En caso de que la matriz sea una entidad del exterior que no tiene sucursales en Colombia, el art. 2 establece que el informe lo hará la subordinada en Colombia que tenga mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012 dentro del grupo empresarial. Además, es importante destacar que en el Art. 3 de la Resolución 118 se dispuso que solo si la matriz del grupo empresarial es una persona jurídica de naturaleza no societaria (por ejemplo, una fundación o agremiación), o si la matriz es una persona natural no comerciante, en esos casos el reporte lo haría la subordinada con mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012 dentro del grupo empresarial. En todo caso, si la matriz es una sociedad comercial que a diciembre 31 de 2012 se encuentra en estado de liquidación, es claro que su único propósito será el de vender sus activos lo más rápido posible para pagar sus pasivos (ver arts. 218 a 222 del Código de Comercio). Por consiguiente, en la contabilidad de esa sociedad matriz sus “inversiones en acciones o cuotas” ya no se tomarían como inversiones permanentes sino temporales, es decir, que las piensa vender en menos de un año (ver inciso segundo del art. 61 del Decreto 2649 de 1993). Si ese es el caso, esa sociedad matriz, por aplicación de lo indicado en el art. 122 del Decreto 2649 de 1993, no está obligada a consolidar los estados financieros del grupo empresarial y por consiguiente queda exonerada de hacer este reporte. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2012? Las personas o entidades matrices de los grupos empresariales deben enviar, a más tardar el 30 de junio de 2013, los datos de los estados financieros consolidados contables a diciembre 31 de 2012 del grupo empresarial. También deben detallar quiénes son las entidades subordinadas nacionales y las subordinadas del exterior (a las del exterior debe identificárselas con el NIT con que las mismas se identifican en el exterior para efectos del impuesto de renta de sus países.; si no usan NIT en ese país, entonces se reportarán con los seudonits especiales permitidos por la DIAN para estos casos los cuales inician en 444444001 y pueden avanzar hasta el 444449000)
¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona informante refleje la responsabilidad “14-‐ informante de exógena”. Según el art. 7 de la Resolución 118, el representante legal de la entidad reportante o la persona natural comerciante reportante, están obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, se podrá usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo art. 8 Resolución 118). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 8 de la Resolución 118) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos Según el art. 5 de la Resolución 118, para todos los reportantes, sin importar si es una entidad o una persona natural y sin importar el NIT, el plazo vencería en junio 30 de 2013. Esa misma fecha está ratificada en el Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 en el cual se fijaron plazos para obligaciones tributarias a cumplirse durante el 2013.
Formatos a utilizar Se utilizarán los mismos formatos 1034 (versión 6), 1035 (versión 6) y 1036 (Versión 7) utilizados en los reportes del año 2011. Los grupos empresariales son los que cumplen las condiciones mencionadas en los artículos 28 y siguientes de la ley 222 de 1995, y deben hacer figurar la inscripción de dicho grupo empresarial en el registro mercantil de todas las sociedades que componen dicho grupo. Además, y de acuerdo con las sentencias del Consejo de Estado 15309 de mayo de 2007, 15626 de septiembre de 2007 y 17236 de septiembre de 2009, la DIAN ya no puede exigirles la información a los simples grupos económicos, como pretendió hacerlo hasta los reportes del año gravable 2006.
15
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Capítulo III Análisis a la información exigida por el año gravable 2012 a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN Artículo 631 del E.T. Resolución 117 de octubre 31 de 2012. Información sobre la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año gravable 2012, declaraciones de IVA del 2012 y declaraciones de retención en la fuente del 2012. Obligación adicional de entregar información del art. 631-‐3, información con relevancia tributaria, formato 1732. Como lo establece el título del artículo 631 del E.T., esta información es solicitada para hacer “cruces de información” entre los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales administrados por la DIAN (renta, retenciones en la fuente, IVA). En la práctica, equivale a enviarle a la DIAN los “anexos” de las declaraciones tributarias del año gravable 2012 para que dicha entidad efectúe todos los cruces de información entre los “anexos” de todos los que terminen siendo informantes, o para rastrear la obligación de declarar renta de las personas naturales y sucesiones ilíquidas que pueden o no estar obligadas a declarar al final del año.16 Pero veamos algunos detalles importantes sobre la forma como la DIAN decide qué tanto de la información del art. 631 del E.T. es la que solicita cada año. El art. 631 del E.T. está compuesto de trece “literales” (desde el “a” hasta el “m”), y cada uno de ellos se relaciona con un punto distinto de la información tributaria que los contribuyentes y no contribuyentes diligenciaron en sus declaraciones tributarias del año gravable (literales “a” hasta “k”); o se relacionan con la compra de activos fijos durante el año (literal “j”); o con asuntos propios de las “obligaciones formales” de los contribuyentes, como por ejemplo, informar la numeración de las facturas de venta
que emplearon para el registro de sus ventas (literales “l” y “m”). El texto oficial de ese artículo, con la versión que tuvo hasta diciembre 26 de 2012 (es decir, hasta antes de ser modificado con el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de esa fecha) mencionaba lo siguiente17: “ARTICULO 631. PARA ESTUDIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 684 y demás normas que regulan las facultades de la Administración de Impuestos, el Director de Impuestos Nacionales podrá solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos: a. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad, con indicación del valor de las acciones, aportes y demás derechos sociales, así como de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles. b. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido. c. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente, concepto y valor de la retención y ciudad donde les fue practicada. d. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de los pagos que dan derecho a descuentos tributarios, con indicación del concepto y valor acumulado por beneficiario.
16
Es importante destacar que la DIAN, a comienzos de agosto de 2012, y luego de haber recibido los reportes de exógena por el año gravable 2011, terminó publicando en su página un nuevo servicio denominado “Consulta de información para declaración de renta” (visitar el siguiente enlace: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefInfoEconomica.faces ). Con ese servicio gratuito las personas naturales que tuvieran su propio RUT y su cuenta de usuario creada en el portal de la DIAN pudieron conocer antes de agosto de 2012 (es decir, antes de presentar su declaración de renta del año gravable 2011) los datos que bajo su Nit habían sido incluidos en los reportes entregados por las empresas por el año gravable 2011. Las que no tenían RUT ni cuenta de usuario, podían ir a las sedes físicas de la DIAN para conocer la información. Lo mismo se espera que la DIAN realice con la información que le entreguen los reportantes por el año gravable 2012 (ponerla al servicio de las personas naturales antes de las fechas en que se venzan los plazos para la presentación de su declaración de renta año gravable 2012 que según el art. 14 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 transcurrirán a partir de agosto 9 de 2013)
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Las cifras en valores absolutos que allí se mencionan se actualizaban cada año hasta el año 2003. Pero a partir de ahí, por causa de que la Ley 863 de diciembre de 2003 agregó al E.T. el artículo 631-‐2, no volvieron a actualizarse; eso se comenta más adelante después de la cita del texto de la norma. 17
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e. . Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a….; con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable. f. . Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso en el respectivo año gravable sea superior a… con indicación del concepto e impuesto sobre las ventas liquidado cuando fuere el caso. g. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos para terceros y de los terceros a cuyo nombre se recibieron los ingresos, con indicación de la cuantía de los mismos. h. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole, con indicación de su valor. i. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los deudores por concepto de créditos activos, con indicación del valor del crédito. j. Descripción de los activos fijos adquiridos en el año, cuyo costo de adquisición exceda de ….., con indicación del valor patrimonial y del costo fiscal. k. La discriminación total o parcial de las partidas consignadas en los formularios de las declaraciones tributarias. l. . El valor global de las ventas o prestación de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicación del número y tipo de máquina registradora y/o intervalos de numeración de facturación de venta utilizada en el año, ciudad y dirección del establecimiento; m. . Cuando el valor de la factura de venta de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos, que constituyan costo, deducción u otorguen derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, sea superior a ocho millones cien mil pesos ($8.100.000), se deberá informar el número de la factura de venta, con indicación de los apellidos y nombres o razón social y el NIT del tercero. PARÁGRAFO 1o. La solicitud de información de que trata este artículo, se formulará mediante Resolución del Director de Impuestos Nacionales, en la cual se establecerán, de manera general, los grupos o sectores de personas o entidades que deben suministrar la información requerida para cada grupo o sector, los plazos para su entrega, que no
podrán ser inferiores a dos (2) meses, y los lugares a donde deberá enviarse. PARÁGRAFO 2o. Cuando se trate de personas o entidades que en el último día del año inmediatamente anterior a aquél en el cual se solicita la información, hubieren poseído un patrimonio bruto superior a…, o cuando los ingresos brutos de dicho año sean superiores a…., la información a que se refiere el presente artículo, deberá presentarse en medios magnéticos que sean procesables por la Dirección de Impuestos Nacionales. PARÁGRAFO 3o. Parágrafo adicionado por el artículo 14 de la Ley 383 de 1997. El nuevo texto es el siguiente:> La información a que se refiere el presente artículo, así como la establecida en los artículos 624, 625, 628 y 629 del Estatuto Tributario, deberá presentarse en medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico, para la transmisión de datos, cuyo contenido y características técnicas serán definidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por lo menos con dos meses de anterioridad al último día del año gravable por el cual se solicita la información”. Cada año entonces la DIAN decide cuánta de esa información (es decir, cuántos de esos trece “literales”) son los que se deberán desarrollar o trabajar. No necesariamente pide reportar la información de todos a la vez. Sucede, además, que según el parágrafo 2 del art. 631, la obligatoriedad de reportar la información de uno o todos los literales de este artículo debía depender de los topes de patrimonio bruto o de ingresos brutos que tuvieran las personas jurídicas y las personas naturales (obligadas y no obligadas a llevar contabilidad) a diciembre 31 del año anterior al que pertenece la información que se solicita. Esos topes iban subiendo de año en año como sucede con todas las cifras absolutas del E.T. (art. 868 y 869 del E.T.). Pero con el art. 23 de la ley 863 de diciembre de 2003 se agregó al E.T. un nuevo artículo, el art. 631-‐2, y allí se indicó que los topes a diciembre 31 del año anterior serán manejados a voluntad del director de la DIAN. Dicho artículo dice lo siguiente: “ARTÍCULO 631-‐2. VALORES DE OPERACIONES OBJETO DE INFORMACIÓN. . Los valores y datos, de que tratan los artículos 623, 623-‐2 (sic), 628, 629, 629-‐1 y 631 del Estatuto Tributario, así como los plazos y los obligados a suministrar la información allí contemplada, serán determinados mediante Resolución expedida por el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en forma individual o acumulada respecto de las operaciones objeto de información. PARÁGRAFO. El Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presentará anualmente un informe al Congreso de la República, dando cuenta de los resultados de gestión obtenidos por la entidad con la información reportada por los obligados.” | a c t u a l i c e s e . c o m 35
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Es a causa de estas normas que cada año el Director de la DIAN puede “jugar” con los topes o con el tipo de información que quiera solicitar y en consecuencia todos esos valores absolutos que antes estaban contenidos en los Arts. 623 a 631 no se volvieron a “actualizar” en los años 2004 y siguientes y mucho menos fueron convertidos al estándar de la UVT con la Ley 1111 de diciembre de 2006.
De todas formas, podemos hacer a esta altura un repaso histórico sobre esos topes de ingresos brutos (los que se han usado para hacer exigible la información del art. 631 del E.T., en especial para los años que todavía pueden ser exigidos por la DIAN si no se le han presentado; ver art. 638 del E.T.):
Resumen de los parámetros que han obligado a personas naturales (obligadas o no a llevar contabilidad) y a personas jurídicas (con ánimo de lucro o sin él, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio) a presentar la información del art. 631 del E.T. en los años más recientes (años que todavía pueden ser exigidos por la DIAN si no se han presentado; ver art. 638 del E.T.) Las operaciones del año gravable
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Debían ser reportadas por
2009
Personas jurídicas y naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio (obligadas o no a llevar contabilidad)
2010
Personas jurídicas y naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio (obligadas o no a llevar contabilidad)
2011
Personas jurídicas y naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio (obligadas o no a llevar contabilidad)
2012
Personas jurídicas y naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio (obligadas o no a llevar contabilidad)
si los ingresos brutos (renta más ganancia ocasional) del año anterior fueron mayores a $1.100.000.000 (requisito para que personas jurídicas y naturales quedaran obligadas a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio) $1.100.000.000 (requisito para que personas jurídicas y naturales quedaran obligadas a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio) $500.000.000 (requisito para que personas jurídicas y naturales quedaran obligadas a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio) $100.000.000 (requisito para que las personas jurídicas queden obligadas a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio); o $500.000.000 (requisito para que las personas naturales
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Ver resoluciones
7935 de julio 28 de 2009
8660 de agosto 30 de 2010
11429 de octubre 31 de 2011
117 de octubre 31 de 2012
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Las operaciones del año gravable
Debían ser reportadas por
si los ingresos brutos (renta más ganancia ocasional) del año anterior fueron mayores a queden obligadas a entregar la información de la mayoría de los literales, pero algunos literales no dependían de este criterio)
Ver resoluciones
Aclarado lo anterior, se establece que de los 13 literales de los que se compone el art. 631 del E.T. (literales “a” hasta el “m”), la DIAN ha pedido, a través de su Resolución 117 de octubre 31 de 2012, que por el año gravable 2012 solo se desarrollen 9 literales, a saber, los literales “a”, “b”, “c”, “e”, “f”, “g”, “h”, “i” y “k”. Y de acuerdo con las instrucciones contenidas en los artículos 1 y 2 de dicha Resolución, se entiende que ciertos reportantes desarrollarán solo algunos de esos literales (por ejemplo, algunos solo tendrán que reportar la información de los literales “b” y “e” sobre pagos y retenciones practicadas a terceros, junto con el detalle de IVA tomados como descontables en declaraciones de IVA). Pero que otros reportantes sí tienen que desarrollar la información de varios de esos literales (se debe examinar cada caso en particular ; véase el cuadro sinóptico resumen en las primeras páginas de esta obra). Por eso pasaremos a mirar en detalle quiénes y de qué forma desarrollarán cada uno de esos nueve literales que la DIAN ha pedido por el año 2012. Obligación adicional de entregar “información con relevancia tributaria” (formato 1732) Es importante destacar que a raíz de lo establecido en el art. 631-‐3 del E.T. (el cual fue creado con el art. 17 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), desde el año gravable 2011 en adelante el director de la DIAN, adicionalmente a la información del art. 631, también ha solicitado lo que se empezó a conocer como el “reporte de información con relevancia tributaria”. Ese 631-‐3 dice lo siguiente: “ARTÍCULO 631-‐3. INFORMACIÓN PARA EFECTOS DE CONTROL TRIBUTARIO. El Director General de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, señalará las especificaciones de la información con relevancia tributaria que deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes.”. Es claro que el director de la DIAN no tiene que cumplir plazos forzosos para publicar la resolución con la que pediría esa “información con relevancia tributaria”en cuestión (lo cual sí tiene que cumplir cuando expide la resolución para exigir la información tradicional del art. 631, pues en este último caso la resolución, hasta antes de que dicho art. 631 fuera modificado con la Ley de Reforma Tribuaria 1607 de diciembre 26 de 2012, la debía expedir por lo menos dos meses antes de finalizar el año fiscal).
Fue por eso entonces que en relación con el año gravable 2011, el director de la DIAN expidió la Resolución 017 de febrero de 2012, con la cual se dispuso que la “información con relevancia tributaria del 2011” se exigía solo a ciertos declarantes de renta obligados a llevar contabilidad, los cuales debían usar un formato especial, que se empezó a conocer como el formato 1732, y en el que tendrían que entregar los detalles sobre las cifras contables y fiscales con las que se habían elaborado su declaración de renta 2011. Por tanto, al haber pedido en febrero de 2012 esa “información con relevancia tributaria del 2011”, y siendo el caso que para esa fecha ya se habían expedido las resoluciones de octubre de 2011 con la información exógena tradicional para el art. 631 del E.T., fue claro que las personas y entidades obligadas a entregar ambos tipos de información le terminaron haciendo llegar a la DIAN en forma duplicada varios datos del año fiscal 2011. Para evitar eso es que la nueva Resolución 117 de octubre 31 de 2012, al pedir la información exógena del año 2012, ya no pide ciertos datos que antes sí se exigían (como por ejemplo el saldo fiscal a diciembre de 2012 del valor en caja y de los activos fijos), pues esa información quedará reportada esta vez en el formato 1732 el cual se volvió a exigir para el año gravable 2012 con la Resolución xxx de diciembre de 2012. Por el año 2012, los obligados a entregar el formato 1732 son los contribuyentes que xxxxxxxx. Importante: Los siguientes son comentarios que tienen pertinencia para el desarrollo de cualquiera de los reportes exigidos en la Resolución 117: 1) Quienes tengan que llegar a utilizar los “seudo-‐nits” que se mencionan en el texto de la Resolución 117, con los cuales se identificaría a los terceros ubicados en el exterior cuando no manejan NIT para efectos del impuesto de renta en sus países (“seudo-‐nits” que empezarían con el número 444444000 y que pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo-‐nit de esos a algún beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior se deberá identificar en todos los distintos reportes (socio, costo o gasto, cuenta por cobrar, cuenta por pagar, patrimonio, etc.) con ese mismo “seudo-‐nit”. 2) Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Resolución 117 se reportan en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. 3) En relación con el monto de los ingresos brutos a diciembre de 2011 superiores a $100.000.000 (caso de las personas jurídicas), o superiores a 500.000.000 (caso de las personas naturales y sucesiones ilíquidas), el cual sirve de referencia para saber si la persona jurídica o natural queda obligada a efectuar la mayoría de los reportes mencionados en la resolución, es importante precisar lo siguiente:
de la Resolución 12761 de diciembre de 2011), en ese caso no necesita solicitar nuevos mecanismos, pues con ese mismo se presentará la información exógena (ver parágrafo 3 del art. 19 de la Resolución 117) 5) Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital”. Si se pierde dicha firma digital o cambian a última hora de representante legal en las personas jurídicas, en tales casos deben pedir un nuevo mecanismo como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (parágrafo del art. 20 Resolución 117). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 20 de la Resolución 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco se puede recibir los archivos, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. 6) En el texto del parágrafo del artículo 2 de la Resolución 117 se repitió la misma instrucción que se había establecido en las Resolución 11429 de octubre de 2011, a saber, que las sociedades y las sucesiones ilíquidas que se liquidaron antes de la expedición de la Resolución, pero sin haber cancelado su RUT, a todas ellas se les va a exigir que antes de poder ir a cancelar su RUT deben entregar entonces la información que les corresponda de acuerdo con lo exigido en la Resolución 117 y que corresponda a la fracción del año 2012 por el cual efectuaron operaciones. Es decir, reportarían las retenciones practicadas a terceros en esa fracción de año o el detalle de los IVA descontables y generados declarados en esa fracción del año, o los pagos a terceros, etc., pero no reportarían los “saldos de deudores a diciembre 31 de 2012”, ni de “pasivos a diciembre de 2012”, ni de “socios o accionistas a diciembre de 2012”, pues justamente esas entidades y/o sucesiones no alcanzaron a llegar a diciembre 31 de 2012. Las que se hayan liquidado después de expedida la Resolución, también tendrán que entregar la información que les corresponda antes de permitirles cancelar su RUT. 7) En los casos en los que durante el año 2012 se haya producido “fusión de sociedades”, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o en la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2012 la(s) sociedad(s) que desapareción en el proceso de fusión (Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007). 8) En el caso de escisión de sociedades durante el 2012, la obligación de hacer los reportes del art. 631 recae en las nuevas sociedades producto de la escisión, pero ellas podrán definir cuál de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año
a) Los ingresos brutos que se han de examinar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio por el año 2011, involucrando tanto los denunciados en la sección de “rentas ordinarias” (renglón 45 del formulario 110 declaración de renta 2011, o el renglón 39 en el formulario 210 de la declaración de renta 2011) como los que figuren en la sección de “ganancias ocasionales” (renglón 65 del mismo formulario 110, o el 53 en el formulario 210). Lo anterior, por cuanto así lo dispone el parágrafo del art. 1 de la Resol. 117 (ver también el concepto DIAN 016455 de febrero de 2009 ratificado con el 13446 de febrero 28 de 2012). b) Del punto anterior se exceptúa a los distribuidores minoristas de combustibles líquidos y derivados del petróleo, pues para ellos aplica lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 26 de 1989 que establece que el nivel de sus ingresos brutos se determina multiplicando el respectivo margen de comercialización señalado por el gobierno por el número de galones vendidos y restándole luego el margen de pérdida por evaporación (ver concepto 039190 de mayo 9 de 1997 y la pregunta No.30 respondida en el concepto 097942 de diciembre 24 de 2010). c) En el caso de las Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA), los $100.000.000 a diciembre de 2011 se examinarían involucrando todo el valor que en ese año facturaron dichas CTA.; es decir, incluyendo los dineros que eran para el asociado y los que eran para la CTA. (ver el Concepto DIAN 55690 de Ago. 16 de 2005 y el Concepto de la Supersolidaria 20091100086401 de mayo 11 de 2009, que confirman que en las CTA el ingreso para el asociado no se contabiliza como “ingresos recibidos para terceros”, pues si así lo hicieran se estaría configurando una intermediación laboral expresamente prohibida en el Art. 17 del Decreto 4588 de 2006). 4) Para la entrega de los reportes en forma virtual, la norma establece (en el parágrafo 4 del art. 19 de la Resolución 117) que si la DIAN lo autoriza el representante legal de la entidad reportante, o la persona natural misma obligada a hacer el reporte, podrían usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co.). En todo caso, si el reportante ya tiene mecanismos de firma digital con los cuales viene presentando declaraciones tributarias en forma virtual (porque lo obligaba alguno de los criterios 38
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2012 alcanzó a realizar la sociedad escindida (Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007). 9) En cuanto a las direcciones con las que se reporta a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero en la fecha en que se hicieron las operaciones con él. No es obligación por tanto, estar averiguandor si para la fecha en que se entregará el reporte ese tercero ha cambiado de dirección (Nota: en estos casos se podría volver inútil para la DIAN el contar con direcciones que ya no servirían, o incluso, es desgastante que los reportantes envíen a la DIAN las direcciones de terceros que por tener RUT ya tienen reportada esa dirección a la DIAN; además, se podría estar violando lo indicado en el artículo 44 de la ley 962 de 2005, Ley anti trámites, que indica que si un sujeto ya le envió información a la DIAN, entonces tal entidad no tiene que volvérsela a solicitar; por tanto, si un reportante de exógena ya le mandó en años anteriores las direcciones de ciertos terceros, entonces sobre esos mismos terceros no debería volver a mandarle direcciones; como sea, la DIAN, en el concepto 31198 de mayo de 2012 dijo que al pedir que los informantes entreguen direcciones terceros, eso “no es pedir información que la DIAN ya tiene”…). 10) Si no se conoce el dígito de verificación de un NIT, o se tienen dudas en los nombres completos y apellidos de un tercero, lo mejor es usar el servicio gratuito del portal de la DIAN conocido como “Consulta Estado RUT” (ver el siguiente enlace: (https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsulta EstadoRUT.faces). Con esta herramienta, lo único que se necesita es digitar la cédula de la persona natural o el NIT de la persona jurídica (sin necesidad de digitar el dígito de verificación), y el servicio de la DIAN,, si ese tercero tiene RUT en la DIAN, le dejará conocer los datos completos de sus nombres, apellidos o razón social pero no deja ver la dirección que ese tercero tenga en el RUT. Por tanto, el dato de la dirección de ubicación del tercero sí se tiene que seguir reportando con los datos que internamente tenga el reportante sobre ese tercero. Recuérdese que en las instrucciones que traen los formatos diseñados por la DIAN se dice que el dígito de verificación de un NIT solo se reporta si se conoce,. Por tanto no es obligatorio. Además, con ese servicio virtual gratuito de la DIAN que acabamos de comentar se puede salir de las dudas sobre si a una persona natural se le reporta con “cédula” (tipo de documento “13”), o con “NIT” (tipo de documento “31”)., pues si la persona no figura en el RUT de la DIAN, entonces solo se le la debe reportar como “cédula”. Si se comete el error de reportarla como “NIT” sin figurar en el RUT de la DIAN, entonces luego de entregados los formatos la DIAN dirá que los registros son equivocados para esos terceros y la razón será que “el NIT no existe en RUT”. Ello llevaría a la necesidad de tener que volver a corregir los registros de esos terceros.
3.1 Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 Literal “a” del art. 631 del E.T.; arts. 1,2 y 3 Resolución 117 de octubre 31 de 2012 ¿A quiénes les corresponde desarrollar dicho literal? Este reporte corre por cuenta solamente de las personas jurídicas con ánimo de lucro (ver códigos “01” a “99” en la casilla 63, y código “01” en la casilla 70, segunda página de su RUT), las empresas comunitarias (código “10” en la casilla 69 de la segunda página de su RUT), las cooperativas de todo tipo (códigos “01” hasta “99” en la casilla 66 de la segunda página de su RUT) y los fondos de empleados (opción “15” en la casilla 65 segunda página del RUT), pero siempre y cuando hubieran existido en el año anterior (año 2011), y en dicho año anterior hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000. ¿Cuál información se solicita? Datos (incluidas direcciones y código del país) de todos los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros, o asociados a diciembre 31 de 2012 sin importar el monto del valor nominal de sus aportes a dicha fecha.18 El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el período (caso de las sociedades comerciales y las empresas comunitarias), o el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado o asociado (caso de las cooperativas y fondos de empleados; ver cuenta 3205 en el plan único de cuentas de esas entidades), no quedarán incluidos en el formato 1010 pues se deberán llevar al formato 1001 con los conceptos 5043 (caso de sociedades comerciales) o 5059 (caso de cooperativas y fondos de empleados; ver art. 4 de la Resolución 117). Con ese ajuste la DIAN logra conocer cuál fue el valor de participaciones o dividendos o remanentes que se repartieron a todos los socios, incluidos los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros o asociados que no quedarían incluidos en el formato 1010 (porque a diciembre 31 ya no son miembros de la entidad) pero que sí habían alcanzado a recibir dividendos, o participaciones o remanentes antes de vender sus acciones o aportes. Para hacer el reporte se deben seguir los siguientes pasos: 1) Se deben reportar a todos los socios,, o accionistas,, o cooperados, o comuneros, o asociados a diciembre 31 de 2012 incluyendo tanto a los que residen en Colombia como a los que residan en el exterior. A los que residan en el exterior se les identificará con el NIT que usen para efectos del impuesto de renta o su similar en sus países de residencia. Si no usan NIT en ese país, se les reportará con . Hasta los reportes del 2011, solo se llevaban al reporte a los socios, accionistas, cooperados o comuneros si el valor nominal de su aporte a diciembre 31 era superior a $5.000.000. 18
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los seudo-‐nits que se mencionan en la Resolución, los cuales equivalen a un tipo de documento “43” y empiezan con 444444001 pero pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000. 2) Para definir el valor por el cual se reporta el monto de su aporte social a diciembre 31 de 2012, se debe proceder así: a) El reportante que sea sociedad comercial, o el reportante que sea empresa comunitaria, reportará como “valor patrimonial del aporte” del socio o accionista o comunero a diciembre 31 de 2012 el resultado que se obtenga de tomar el porcentaje de participación que el socio o accionista tenga a diciembre 31 de 2012 y multiplicarlo por el patrimonio líquido fiscal de la sociedad o empresa comunitaria a diciembre 31 si es positivo (Renglón 41 de su declaración de renta 2012). Cuando el valor a reportar del aporte a diciembre 31 sea negativo, el valor patrimonial del aporte deberá informarse como cero (0). b) El reportante que sea cooperativa o fondo de empleados, reportará como “valor patrimonial del aporte del cooperado o asociado” el valor contable que le figurae en las cuentas del PUC, códigos 3105 (aporte social) y 3110 (fondo de revalorización de aportes). Al respecto, es importante aclarar que el valor patrimonial por el cual quede reportado en el formato 1010 el aporte social a diciembre 31 de 2012 de un socio,, o accionista, o cooperado, o comunero o asociado, no siempre será igual al valor fiscal por el cual el socio, o accionista, o cooperado, o comunero, o asociado lo reflejaría en su propio patrimonio fiscal. En efecto, los aportes en el patrimonio fiscal de los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros o asociados solo se incluyen por lo que haya sido el costo fiscal para cada uno de ellos pero nunca se deben incluir por valores intrínsecos (ni fiscales ni contables) que les lleguen a certificar las entidades donde los poseen (ver Arts. 268 y 272 del ET). Por tanto, la información que entregue la entidad en el formato 1010 sobre el “valor patrimonial del aporte” a diciembre 31 del 2012 del socio, o accionista, o comunero, o cooperado, o asociado, no siempre va a cruzar con el valor que a su turno vayan a incluir ellos en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o hasta en sus formatos 1012, si les corresponde entregarlos (ver Art. 10 numeral 2 de la Resolución 117). La DIAN entonces solo puede usar los datos que le lleguen en el formato 1010 de parte de las entidades como un referente del valor aproximado que el socio, o accionista, o cooperado,, o comunero o asociado debe tener reconocido como un activo en su patrimonio fiscal a diciembre de 2012. Y si ese socio, o accionista, o cooperado, o comunero o asociado es una persona natural o una sucesión ilíquida, entonces la DIAN puede presumir que según el valor del aporte que reportó la entidad en el formato 1010, entonces esa persona natural o sucesión ilíquida si puede quedar obligada a declarar, pues ese solo activo (el aporte en las entidades) tiene un valor fiscal alto que sumado a los otros que también tenga la persona 40
natural o sucesión ilíquida a diciembre 31 de 2012 la haría exceder el monto de patrimonio bruto que la obligaría a declarar renta por el 2012 (son 4.500 UVT de patrimonio bruto a diciembre de 2012, unos $117.221.000, lo que obligaría a la persona a declarar renta; ver art. 592 y siguientes del E.T.) Formato a utilizar Usarán el mismo formato 1010 versión 8, utilizado en los reportes del año 2011. En él se exigen las direcciones de todos los terceros (tanto domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior). En todo caso, cuando se trate de los domiciliados en el exterior los datos de “dirección”, “código del departamento.” y “código del municipio” no se diligenciarán pues solo se les reporta el “código del país”. El formato además tiene dos columnas especiales para reportar el porcentaje de participación del socio, o accionista, o cooperado, comunero, o asociado a diciembre de 2012 (una columna donde la participación porcentual se escribirá sin separador de cifras decimales, y la otra donde se detallará cuántas eran las cifras decimales para la cifra de la primera columna). Si en vez de cédula se reporta el NIT (tipo de documento “31”), en ese caso el “dígito de verificación del Nit” se informa solo si se conoce. Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-‐informante de exógena”. Y que el representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-‐Suscribir declaraciones de terceros”. Adicionalmente, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte dependerán de si el reportante, para la fecha en que se entregará el reporte, es un “grande contribuyente” (con responsabilidad “13” en el RUT) o si es una persona jurídica no grande contribuyente. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Los plazos son:
Grandes contribuyentes:
Último dígito del NIT (sin incluir dígito de verificación)
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Hasta
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sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos). Lo triste en este caso es que aunque esa corrección a la declaración de renta no generaría sanción, en todo caso, porque sí se haría necesario entrar a corregir el reporte de información exógena, la sanción vendría justamente por ese otro lado. Como quien dice:, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (ver Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capíitulo IX, numeral 9.1 de esta obra se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “a” del artículo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31 de 2012.19
Personas jurídicas (que no sean Grandes contribuyentes):
Últimos dos dígitos del NIT (sin incluir dígito de verificación)
Fecha
96 a 00
24 de abril de 2013
91 a 95
25 de abril de 2013
86 a 90
26 de abril de 2013
81 a 85
29 de abril de 2013
76 a 80
30 de abril de 2013
71 a 75
2 de mayo de 2013
66 a 70
3 de mayo de 2013
61 a 65
6 de mayo de 2013
56 a 60
7 de mayo de 2013
51 a 55
8 de mayo de 2013
46 a 50
9 de mayo de 2013
41 a 45
10 de mayo de 2013
36 a 40
14 de mayo de 2013
31 a 35
15 de mayo de 2013
26 a 30
16 de mayo de 2013
21 a 25
17 de mayo de 2013
16 a 20
20 de mayo de 2013
11 a 15
21 de mayo de 2013
06 a 10
22 de mayo de 2013
3.2 Información respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos Literales “b” y “e” del artículo 631 del E.T. Artículos 1, 2 y 4 Resolución 117 de octubre 31 de 2012
¿Por qué se unifican en un solo formato los pagos o abonos en cuenta a terceros y sus respectivas retenciones? Al igual que con los reportes del 2011, la DIAN decidió que en un solo formato, el formato 1001 versión 8, los obligados a hacer este reporte deberán entregar la información de los pagos o causaciones a terceros por todo concepto durante el 2012 (compra de activos, compra de inventarios, valores tratados como cargos diferidos, distribución de dividendos y participaciones, costos y gastos), al igual que las retenciones a título de renta, IVA o timbre que hayan practicado o asumido sobre tales pagos o abonos en cuenta. Cada pago o causación puede terminar siendo reportado con retención o sin ella, lo cual depende de si el pago estuvo o no sujeto a retenciones en la fuente pues las normas vigentes indican que hay muchos casos en los cuales no se tienen que practicar retenciones a título de renta (por ejemplo, si un tercero era beneficiario de un pago que constituía para él un ingreso no gravado, una renta exenta, o era una pequeña empresa de la Ley 1429 de 2010,o un autorretenedor de renta, etc.). En esos casos, a los pagos o causaciones no se les practican
01 a 05 23 de mayo de 2013 ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la empresa reportante descubre que se hace necesario corregir su declaración de renta 2012, y con ello cambia el renglón 41 de patrimonio líquido? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con el valor inicialmente llevado a la declaración de renta 2012 en el renglón 41, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomaría en cuenta el valor de la corrección a la declaración de renta, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como
Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal a) socios y accionistas”, archivo que está incluido en el DVD que acompaña esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 19
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
retenciones a título de renta. Lo mismo sucede si el pago o causación no arrojaba la base mínima en el momento del pago para quedar sujeto a retenciones a título de renta o de IVA, o quizás incluso se pudo haber tratado de pagos a trabajadores independientes prestadores de servicios a los que entre enero y abril de 2012 se les aplicó el art. 173 de la Ley 1450 de 2011 (reglamentado con el Decreto 3590 de septiembre de 2011) y entre mayo y diciembre de 2012 se les aplicó el art. 13 de la Ley 1527 de 2012 (reglamentado con el decreto 1950 de septiembre de 2012) y por tal motivo el pago no sufrió retención a título de renta (pues eran pagos mensuales que no superaban los 300 UVT con la primera Ley o los 100 UVT con la segunda Ley). Por consiguiente, al pedir que en el formato 1001 quede reportado el pago total al tercero (sin importar si sufrió o no retenciones) la DIAN está logrando manejar mayor información pues en el pasado la DIAN, con los que solo entregaban el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas (formato que dejó de usarse desde los reportes del año 2011) y no entregaban el formato 1001, solo terminaba recibiendo información de los pagos o causaciones que se habían hecho a favor de un tercero y que sí habían sufrido retenciones, pero dejaba de recibir la información de todos los demás pagos que no sufrían retenciones. Además, al hacer el reporte de los pagos y sus retenciones en un solo formato, la DIAN también subsana el problema que tuvo cuando utilizó en el pasado equivocadamente los reportes del año gravable 2006, ya que en esa ocasión, si un mismo reportante entregaba el formato 1001 y el 1002, el sistema de la DIAN terminaba sumando los dos valores bases de cada formato, creando así equivocadamente un monto total de pagos a un mismo tercero que en realidad no era correcto (el pago que figuraba en el formato 1001 era casi siempre el mismo “valor base” que le figuraba al mismo tercero en el formato 1002). Por causa de ese error la DIAN envió equivocadamente cartas en el 2008 a personas naturales a las que consideró omisas por no haber declarado el año 2006 creyendo que sí habían recibido ingresos que los obligaban a declarar. Como sea, es importante comentar que a partir del año gravable 2013, cuando se lleven a la práctica las medidas del Decreto 1159 de junio de 2012 (el cual reglamentó el art. 376-‐1 del E.T), va a ser necesario que la DIAN termine modificando otra vez su formato 1001. Y es que el decreto 1159 dispone que la DIAN empezará a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retención que allí se mencionen ya no practicarían las retenciones por el sistema de causación sino por el sistema de caja, ya que la retención se contabilizará en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ese pago se tendrá que hacer exclusivamente a través de los bancos. Por tanto, en ese caso el formato 1001 podrá quedar incluyendo costos y gastos que sí son del año 2013 (porque el costo o gasto sí se seguirá registrando por causación), pero la retención sobre ese costo o gasto puede quedar registrada en el año 2014 (cuando se pague el respectivo costo o gasto). Así,que el formato 1001 de un determinado año podrá 42
quedar con costos y gastos y sin retenciones, y el formato del año siguiente podrá quedar sin costos y gastos pero sí contener datos sobre retenciones practicadas. Eso entonces también implicará que la DIAN tenga que cambiar el formato 1003 que elabora la persona o entidad que sufre la retención, pues cuando esa persona o entidad informe que “sufrió una retención”, e informe incluso el “valor base” sobre el cual le practicaron la retención, esos datos pueden quedarle en un año mientras que para el agente de retención los datos en su formato 1001 le quedaron en otro año anterior. Eso es lo que hoy en día ya viene incluso sucediendo cuando el pagador son las entidades públicas que ejecutan el presupuesto general de la Nación ya que esas entidades registran los costos y gastos por causación pero las retenciones por el sistema de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fácil prever que la DIAN sí modificará entonces en el futuro los formatos 1001 y 1003. Y para ello fue que en el parágrafo 1 del art. 8 de ese Decreto 1159 de junio de 2012, pensando en que los mismos bancos serán los que diariamente empezarán a hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quiénes ordenaron los pagos, sobre qué bases, qué retenciones se practicaron y quiénes las sufrieron (y lo harán con los formatos ya definidos en la Resolución 0076 de agosto 31 de 2012), entonces se dispuso lo siguiente: “Parágrafo 1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinará si la información suministrada frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que tengan la obligación de informar sobre estos mismos aspectos conforme al artículo 631 del Estatuto Tributario u otras disposiciones del mismo ordenamiento.” ¿A quiénes les corresponde entregar este reporte? El reporte de pagos o abonos en cuenta a terceros y sus posibles retenciones en la fuente corre por cuenta de los siguientes tipos de reportantes:
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Las personas naturales y asimiladas (es decir, incluyendo hasta las sucesiones ilíquidas), sean obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, residentes o no, si en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos declarables al gobierno colombiano por montos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000) y sin importar si por el año 2012 quedan o no obligadas a declarar renta. Las personas jurídicas y asimiladas (con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas), que estén obligadas a presentar por el 2012 declaración de renta o de ingresos y patrimonio, y que en el año gravable anterior (2011) hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluidos los constitutivos de “renta ordinaria” más los constitutivos de “ganancia ocasional”) superiores a cien millones de pesos ($100.000.000). Todas las siguientes entidades (que en su mayoría son no declarantes de renta ni de ingresos y patrimonio), sin importar sus ingresos en el año
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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anterior (2011), pero siempre y cuando hayan practicado algún valor por concepto de retenciones en la fuente (a tíitulo de renta, o de IVA, o de timbre) durante el 2012: a) entidades de derecho público (es decir, las que tienen marcada alguna opción en la casilla 64 de la segunda página de su RUT); b) los fondos de inversión (los que tiene escogida la opción 07, ó 08 en la casilla 65 de la segunda página de su RUT); c) los fondos de valores; d) los fondos mutuos de inversión (los que tienen escogida la opción 17 en la casilla 65 de la segunda página de su RUT); e) carteras colectivas; f) fondos de pensiones de jubilación e invalidez (los que tienen escogida la opción 10 en la casilla 65 de la segunda página de su RUT). Igualmente todas las demás personas jurídicas y naturales y las sucesiones ilíquidas, que no están mencionadas en ninguno de los numerales 1 y 2 anteriores, ni en los literales anteriores de este numeral 3, pero que durante el 2012 hayan practicado algún valor por concepto de retenciones en la fuente (ya sea a título de renta, o de IVA o de timbre). Si las entidades y personas mencionadas en este numeral 3 no practicaron ningún valor de retenciones durante el 2012, entonces no tendrían que entregar este reporte. Todos los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de renta ni de ingresos y patrimonio. Se dice que son todos, pues no importa el monto de los ingresos brutos que les figuren en sus contabilidades del año anterior (2011) (ver literal “h” en el art. 1 de la Resolución 117). Ese art. 22 del E.T. dice lo siguiente: “ARTICULO 22. ENTIDADES QUE NO SON CONTRIBUYENTES. No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, la Nación, los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indígenas, los Municipios y las demás entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Áreas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indígenas, los establecimientos públicos y los demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes. Tampoco será contribuyente la propiedad colectiva de las comunidades negras conforme a la ley 70 de 1993. El Fondo para la Reconstrucción del Eje Cafetero, Forec, no es contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, y no está obligado a presentar declaración de ingresos y patrimonio”.
encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales; todos los operadores en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales; todas las sociedades fiduciarias administradoras de fideicomisos; y todos los secretarios de los órganos que financian gastos con recursos del tesoro nacional, también deben informar los pagos a terceros que realizaron por actuar como ejecutores de los recursos en todas esas figuras especiales, pero que no les constituían costos y gastos propios sino que eran costos y gastos cubiertos por cuenta de los mandantes, o de los miembros del consorcio, o de la unión temporal, o de los asociados del contrato de exploración, o de los fideicomisos administrados, etc. El reporte de esa clase de pagos especiales no los hacen en el formato 1001 sino en otros formatos específicos que mencionan los art. 11 a 15 de la Resolución 117.
Además, si una sucesión ilíquida o una persona natural o jurídica dejaron de funcionar en algún momento dentro del año 2012 y no habían ido a cancelar el RUT antes de la expedición de la Resolución 117, en ese caso, antes de poder ir a cancelar el RUT, les van a pedir que presenten este reporte con los pagos y retenciones que sí hayan alcanzado a practicar en la fracción de año 2012 por la cual funcionaron. Lo mismo pasará con los que se liquidaron después de la expedición de la Resolución (para poder cancelar el RUT tendrán que entregar el reporte). Además, el parágrafo 1 del art. 1 de la Resolución 115 (sobre la información exigida a los notarios; ver numeral 2.6 de este material) hace la precisión de que el notario no debe incluir en el formato 1001 las retenciones que solo deben quedar reportadas en su formato 1032 mencionado en esa otra resolución (retenciones practicadas por ventas de bienes y derechos ante su notaría las cuales se denunciaban en el renglón 37 de sus formularios mensuales de retenciones en la fuente del 2012). Por tanto el notario entregaría el formato 1001 por el solo hecho de que en el año 2012 haya “practicado retenciones” (así sean únicamente las que practicó sobre venta de bienes o derechos en su notaria; ver concepto DIAN 059040 sep. 2012). Pero al momento de elaborar ese formato 1001, con el detalle de sus “pagos a terceros en el año”, en ese formato 1001 no se verán, en la columna de “retenciones a titulo de renta”, las que ya reportó en el formato 1732.
¿Cuál información solicita? Se solicita informar los datos (incluidas las direcciones de correo urbano) de los beneficiarios (tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior) por costos y deducciones en que se incurrió durante 2012 (incluidas compras netas de activos fijos, compras netas de inventarios, los valores tratados como activos diferidos y hasta los pagos o distribuciones de dividendos, participaciones o remanentes a los socios, accionistas, cooperados o comuneros), sin importar si son o no deducibles fiscalmente en la renta del año 2012, cuando el valor acumulado en el año 2012 en cabeza de un mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos
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Todos los que actuaron como mandatarios en contratos de mandato; todos los miembros
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diferentes por los cuales se le hayan hecho pagos o causaciones y sin incluir el IVA que pueda traer acumulado porque dicho IVA se dejó como mayor valor del pago o causación, sea igual o superior a quinientos mil pesos $500.000 (ver parágrafo 1 del art. 4). Si el pago fue por salarios y demás pagos laborales, o por otras rentas de trabajo a los independientes tales como honorarios, servicios, comisiones, en ese caso el tope se eleva a $10.000.000 para que el tercero tenga que ser reportado en forma individualizada (ver el parágrafo 5 del art. 4). En todo caso, para los reportantes que mencionamos en el numeral 3 de nuestro listado de reportantes que entregarán esta información (ver literal “c” del el art. 1 y el literal “c” del art. 2, de la Resolución 117), ellos quedan obligados a entregar el detalle de la totalidad de los pagos o causaciones a terceros por conceptos distintos a pagos laborales (es decir, sin importar que estén por debajo de $500.000). Y en cuanto a pagos laborales y otras rentas de trabajo sí les permiten reportar en forma individualizada solamente a los terceros que recibieron pagos por encima de los $10.000.000 (ver art. 4, parágrafos 1, 2 y 5, de la Resolución 117). Cuando las operaciones de pagos o abonos en cuenta con un mismo tercero sí superen los topes antes comentados, entonces cada concepto por el cual acumuló pagos o causaciones se reportará con alguno de los 52 posibles “conceptos” diseñados por la DIAN, de forma tal que la suma de los valores reportados en todos esos “conceptos” arroje el total del pago o causación efectuada por el 2012 con dicho tercero. Por ejemplo, si un tercero tiene pagos por honorarios de $300.000 y por servicios de $250.000, en ese caso, porque la suma de los dos valores superaría los $500.000, el tercero sí debe ser detallado en el reporte, pero los $300.000 se le reportarían con el concepto 5004 y los otros $250.000 con el concepto 5002. En columnas por aparte se discriminará el IVA acumulado que pueda estar sumando con el pago o causación al tercero y los tipos de retenciones (de renta o de IVA; no incluye timbre) que se le hayan practicado o asumido. Todos estos campos pueden quedar en ceros si en efecto no había un IVA sumando con el pago o si no se le hizo ningún tipo de retenciones. Además, el primer inciso del artículo 4 de la Resolución 117 establece que el pago o causación se reporta “según el concepto a que correspondan”. Esa frase es diferente a la que se usó hasta los reportes del año 2010 cuando se leía “según el concepto contable a que corresponda”. (ver por ejemplo la resolución 8660 de 2010). Por tanto, al eliminar la palabra “contable”, eso significa que si, por ejemplo, en los “inventarios” de un reportante (por ejemplo de una constructora) se registraron valores por honorarios, o por mano de obra, o por servicios, esos valores cargados en un inventario y que no corresponden a una compra de mercancías, no se reportarían como “compra de inventarios” (como se podría creer a primera vista), sino con el concepto más exacto que corresponda (honorarios, salarios, servicios, etc.). De esa forma incluso habría mayor coherencia con el monto de la retención que se le haya practicado al tercero (la tarifa para una retención sobre un “honorario” es muy distinta de la tarifa 44
para una “compra de mercancía”). Cuando se haya hecho el barrido con todos los terceros y se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser reportados en forma individualizada, entonces esos terceros se agruparían dentro de cada uno de los 53 conceptos diseñados por la DIAN y se reportan con un único registro que lleva como NIT el número 222222222, razón social “cuantías menores” y la dirección de la entidad o persona informante. Como quien dice, los registros con el NIT 222222222 solo pueden llegar a ser como máximo 53.20. Además, si el reportante es de aquellos que sí tiene que detallar la totalidad de los pagos diferentes a pagos laborales y rentas de trabajo (literal “c” del art. 1 y literal “c” del art. 2 de la Resolución), entonces los únicos registros con el nit 222222222 que pueden figurar en su reporte serían los que realizaría con el concepto “5001-‐ salarios y demás pagos labores” o con los conceptos 5002, 5003 y 5004 (si son honorarios, comisiones o servicios con trabajadores independientes), pues esos son los únicos casos en los que se les permiten reportar en forma individualizada solo a los terceros que acumularon más de $10.000.000 y todos los demás terceros de esos conceptos sí pueden reportarlos en el registro de cuantías menores con el nit.222222222. En vista de que esta en esta ocasión la DIAN volvió a pedir que se incluyan hasta los gastos y costos que serían no deducibles fiscalmente, se debe aclarar que estos en todo caso, tienen que ser gastos reales (o sea, los que sí son reconocidos a su vez como un ingreso por parte del tercero) y no gastos o costos simplemente estimados (como por ejemplo, estimar una indemnización de un proceso que está adelantándose ante los jueces). Además, cuando se esté diligenciando el formato 1001, allí hay dos columnas para reportar el pago: en la primera (denominada “Pago deducible”) irán solo los valores deducibles fiscalmente (por ejemplo, el 25% del valor del 4 x mil); en la segunda (denominada “Pago no deducible”) irán los costos y gastos no deducibles (por ejemplo, el 75% del 4 x mil). Si el reportante es alguna entidad no contribuyente de renta, sea que deba presentar o no declaración de ingresos y patrimonio 2012 (ver Arts. 598 y 599 del E.T.), en ese caso todos los pagos o causaciones 20
Téngase presente que en el listado de conceptos del formato 1001 figuran esta vez 58 posibles conceptos la mayoría de los cuales son para reportar los pagos que sí le constituían costo o gasto al reportante (incluso el nuevo concepto 5061 mencionado en el ítem 49 no se usaría dentro del formato 1001 sino solo en el formato 1014 exclusivo de las fiduciarias; ver art. 14 de la Resolución). Pero dentro de ese listado se incluyeron 4 conceptos en los que nunca tendría cabida la posibilidad de usar el nit 222222222 de “cuantías menores”, pues es forzoso identificar al tercero así sea la propia persona o entidad informante. Nos referimos a los conceptos 5049 hasta 5052 por las autorretenciones que el propio reportante se haya autopracticado (ver parágrafos 12 y 13 del art. 4). Por tanto, solo quedan 53 conceptos en los cuales sí habría cabida para usar el registro “222222222 cuantías menores”.
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los reporta únicamente en la columna “pagos no deducibles” y siempre dejará en ceros la columna “pagos deducibles” (ver el parágrafo 10 del art. 4). Además, en los otros formatos similares al 1001 (como los 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056) y que son utilizados solo para reportar los pagos especiales hechos por los tipos de reportantes especiales que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar información sobre pagos a terceros (mandatarios en contratos de mandato, el encargado de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.), no existe la columna de “pagos no deducibles”, pues el reportante solo tiene que informar a quién hizo el pago y por cuenta de quién lo hizo, pero sin importar cómo lo utilizará este último. Incluso, hay que comentar que si la DIAN pide hacer el reporte de los pagos que no sean deducibles fiscalmente, eso implicaría que si el reportante es una persona natural (obligada o no obligada a llevar contabilidad), esa persona tendría que reportar todos sus gastos personales que en efecto son no deducibles (viajes, comidas, ropa, etc.). La DIAN no hizo salvedades al respecto y por ende se vuelve algo utópico creer que una persona natural lleva el registro de esos gastos como para luego poder entrar a reportarlos. Pero el problema es que si no reportan esos “gastos”, y la contraparte sí reporta su respectivo “ingreso” obtenido con la persona natural., entonces la DIAN se quedaría sin cómo hacer el respectivo “cruce de información” y tendría la facultad para sancionar a la persona natural por “información de gastos no suministrados”. Así que lo mejor será que las personas naturales obligadas a hacer el reporte de gastos, y que no llevaron registros de ellos durante el año, traten de reportar todo lo que más puedan. Además, en la estructura del formato 1001 (y en la de sus similares, los formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056), se sigue indicando que cuando un reportante tenga que detallar el pago o causación que haya efectuado a favor de un tercero durante el 2012, en ese caso no solo tendrá que distinguir si ese gasto o costo en el que incurrió será o no deducible en su declaración de renta, sino que también tendrá que distinguir, en columnas individuales, si ese gasto o costo tiene incluido algún valor por IVA que no fue tomado como descontable en las declaraciones de IVA y que por eso se llevaba como mayor valor del gasto (ver parágrafo 14 del art. 4). Si no se hace esa separación entre el pago y su IVA, obviamente se alteran para la DIAN los procesos de cruces de información con el tercero, pues dicho tercero, como contrapartida, en su formato 1007 solo reportará que tuvo un “ingreso” pero no lo reporta junto con el IVA generado, ya que el IVA generado lo reporta en otro formato distinto a aquel en el que reporta sus ingresos (lo hace en el 1006). Así que, si la DIAN solo cruza el formato 1001 del comprador con el 1007 del vendedor, entonces se necesita que el IVA sí esté discriminado. Significaría lo anterior que para estos reportes del 2012 no hay posibilidad de que el IVA que esté sumando como
mayor valor de un costo o gasto se pueda dejar reportado en la misma columna donde estará el valor bruto del costo o gasto sino que dicho IVA, en todos los casos, tendrá que ser discriminado en las columnas que para tal fin se diseñaron en el formato 1001. Y si algún reportante controlaba ese IVA por aparte en las cuentas contables del PUC 511570, o 521570, o 731570, sucede que ese control no es tampoco el más efectivo, pues allí no queda controlado el IVA que se quedó como mayor valor de los inventarios registrados en la cuenta 14 del PUC, o de los activos fijos registrados en la cuenta 15 del PUC, o de los diferidos registrados en la cuenta 17 del PUC. En consecuencia, si algún reportante no tiene discriminados los IVA que están sumando en todas las cuentas donde se pudo haber dejado acumulado, una solución que puede intentar aplicar para conocer esos IVA sería la de fijarse en cuál fue el valor base sobre el cual practicó la retención de IVA al tercero y allí se descubriría el valor del IVA que había cobrado ese tercero (o si era un tercero del régimen simplificado, se descubre el IVA teórico sobre el cual se calcula la retención asumida de IVA). Ahora, si el reportante no fue agente de retención de IVA pero sí fue agente de retención de renta, en ese caso puede calcular cuál fue el valor base de la retención a título de renta y a ese valor base calcularle la tarifa de IVA respectiva que se generaba sobre el costo o gasto que sí era gravado con IVA (ya sea 1,6%, 10%, 16%, etc.). El problema en este último caso es si el pago se hacía a alguien que era autorretenedor de renta, o que el pago no daba base para practicar la retención de renta, o que era un pago que le constituía una renta exenta o un ingreso no gravado, ya que en todos esos casos no se tienen datos de retenciones de renta pues no se les aplicaba. En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2012 como miembros de un consorcio o unión temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar;, o si durante el 2012 actuaron como mandantes en contratos de mandato, o como asociados en un contrato de exploración de hidrocarburos o gases, en esos casos no deben reportar los costos y gastos que figuran en sus contabilidades y hasta en sus declaraciones de renta, pero que fueron originados por su participación en esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, o en los contratos de mandato (este último es típico, por ejemplo, cuando se utiliza a una inmobiliaria para que cubra los costos de administrar un bien raíz y practique directamente las retenciones, o se utiliza a una agencia aduanera para que ella cubra los gastos de las importaciones y exportaciones y practique directamente las retenciones). Lo anterior por cuanto tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó, o por el operador en los contratos de exploración de hidrocarburos (ver Parágrafo 1 del art. 11, el parágrafo 2 del art. 12 y el parágrafo 1 del art. 13, en la Resolución 117). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todos los demás costos y gastos que no se hayan originado por su participación en ese tipo de figuras. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador | a c t u a l i c e s e . c o m 45
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del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los miembros de los contratos de hidrocarburos.
por diferencia en cambio”, como en verdad no fue pagado al tercero, no se reporta en el formato 1001. Y tampoco se reportaría en el 1011 pues allá no hay diseñado un concepto especial para ese tipo de gastos. Así mismo, todo el que esté obligado a desarrollar la información del literal “e” (por pagos o causaciones a terceros) queda obligado a elaborar el reporte que se pide en el artículo 7, numeral 1, de la Resolución 117;, es decir, deberá reportar en otro formato especial (el formato 1005) la totalidad de los terceros con quienes se originaron los IVA descontables que haya llevado a las seis declaraciones de IVA presentadas durante el 2012 (ver el subtema 3.5 de esta publicación). En ese otro formato 1005 solo se piden nombres y NIT del tercero y la cifra del IVA descontable (no se piden direcciones). Si no estuvo obligado a presentar declaraciones de IVA, se ahorra este trabajo. Así mismo, si el costo o gasto fue tomado por más del 100% del verdadero valor pagado o causado (ejemplo, la donación a la fundación Gustavo Matamoros, que se deduce en un 125% del valor pagado; ver art. 126-‐2 del E.T.), en ese caso al tercero, en el formato 1001, solo se le reporta con el 100% del valor pagado (para nuestro ejemplo, con el concepto 5013). Pero luego, si al reportante le corresponde entregar también el formato 1011, le pedirán que reporte (sin nombres de terceros) el valor que finalmente sí se tomó como deducible en la declaración de renta, en este caso, todo el 125% del pago y con el concepto 8222. Esto servirá para que la DIAN controle que lo reportado, por ejemplo, en el formato 1001 con el concepto 5013, al ser multiplicado por un máximo de 125% sí le arroje lo que figura en el formato 1011 y concepto 8222. Verificaciones similares se deben tener presentes para otros conceptos que se utilicen en el formato 1001, tales como los siguientes: a) Concepto 5020. Valor de compra del activo sobre el cual el reportante se tomará el beneficio del Art. 158-‐3 (inversión en activos fijos productivos, beneficio que solo lo pueden aplicar en el 2012 los contribuyentes que tengan incluido ese beneficio dentro de sus contratos de estabilidad jurídica de la Ley 963 de 2005 firmados con el Estado): en este caso, en el formato 1011, y con el concepto 8200, se informará como máximo un 30% de lo que esté reportado en el 1001 con el concepto 5020. b) Concepto 5010. Valores pagados entre enero 1 y diciembre 31 de 2012 por concepto de pagos parafiscales al ICBF, SENA y caja de compensación, sin importar de qué nominas fuesen. En este caso, en el formato 1001, se reporta el valor pagado a esas entidades (y no el meramente causado) y que por tanto está sumando entre los costos y gastos laborales deducibles (ver art. 114 del E.T. y el concepto DIAN 42747 de mayo de 2009). Pero como ese mismo valor es el que también se reportará luego en los renglones informativos 32 del formulario 110 ó 31 del formulario 210 para declaración de renta por el año gravable 2012, lo que sucederá es que al hacer el formato 1011 y con los conceptos 8241, 8242 y 8243
También se puede destacar que si alguien adquirió un activo fijo o unos inventarios y los recibió porque fue beneficiario de la liquidación de una sucesión ilíquida, o porque se los dieron en calidad de donación en especie, en ese caso el activo o inventario adquirido en esa forma no se reporta pues allí no se efectuó ningún “pago al tercero”. Eso más bien es algo que tendría que reportar solo en el formato 1007 pues fueron “ingresos recibidos en especie de terceros” De igual forma, en el caso de los dineros que las cooperativas debitan en sus cuentas del pasivo en las que se reflejan las partes pertinentes de los excedentes de ejercicios anteriores que son trasladados a tales cuentas del pasivo, esos débitos en esa cuenta fueron pagos a terceros para ejecutar los excedentes de años anteriores tal como lo pide la norma cooperativa pero no son pagos a los asociados de la cooperativa y por tanto no se puede decir que se informarían como “distribución de excedentes” (concepto 5059). Esos débitos, entonces, se reportan como “pagos no deducibles” y con los NIT de esos terceros a los que se les hizo el pago, En el desarrollo de este literal “e” (para el cual se usa el formato 1001) solo se manejarán los costos y gastos que sí tengan un beneficiario externo real. Por consiguiente, los demás costos y gastos tales como el gasto depreciación, o la deducción por activos fijos productivos, por no tener un beneficiario externo real, se reportarían solo por quienes deban desarrollar la información del literal “k” y lo harían usando el formato 1011 (ver numeral 5 del art. 11 de la Resolución 117 y el subtema 3.9 de esta publicación; y recuérdese que la “deducción por activos fijos productivos”, art. 158-‐3 de E.T., es una deducción especial que luego del año gravable 2010 solo la pueden seguir utilizando los contribuyentes que hayan incluido ese beneficio en sus “contratos de estabilidad jurídica”, Ley 963 de 2005, firmados con el Estado). Sobre el “gasto o costo por diferencia en cambio”, habría que comentar que ese gasto en realidad nunca es reconocido por el beneficiario del exterior como un “ingreso” (piénsese, por ejemplo, que el beneficiario del exterior tenía una cuenta por cobrar de 100 dólares y se le pagan 100 dólares.; por tanto él nunca reconoce un mayor “ingreso” porque a la empresa colombiana, en el momento del pago, le tocó registrar, por efectos de la tasa de cambio, un “gasto diferencia en cambio”). Incluso a veces el “gasto por diferencia en cambio” se origina por ajustar a la baja unos dólares que se tienen en efectivo en caja fuerte, y eso tampoco es reconocido por ningún tercero como un “ingresos”. Entonces, ese “gasto o costo 46
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c)
d)
se volverán a reportar esos mismos valores (recordemos que el formato 1011 no maneja nombres de terceros). Además, si algún empleador generó durante el 2012 nuevos puestos de trabajo y se los otorgaba al tipo de personas especiales mencionadas en los Arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010 (desplazados, mujeres mayores de 40 años, etc.), es posible que el empleador quiera usar el 9% de los parafiscales pagados sobre los salarios de ese tipo de trabajadores y llevarlo no como una deducción, sino como un descuento del impuesto de renta. Por tanto, a ese tipo de empleadores les sucederá que en el renglón 32 del formulario 110 ó el 31 del formulario 210 les queda reportado todo el valor de parafiscales pagados a esos trabajadores especiales durante el año, pero no todo ese valor de esos renglones se tomó como “costo o gasto”, pues hay una parte que se tomó como “descuento del impuesto de renta”. Por tanto, si ese es el caso, entonces en el formato 1011 se entiende que con los conceptos 8241, 8242 y 8243 solo irá reportada aquella parte que de los valores llevados al renglón 32 del formulario 110 ó al 31 del 210 sí se haya tomado como “costo o gasto” pero no la parte que se haya tomado como “descuento tributario”. Conceptos 5011 y 5012. Valores pagados (y no los simplemente causados) entre enero 1 y diciembre 31 a las entidades de seguridad social en salud, pensiones y ARP, incluido el aporte del trabajador. En este caso, en el formato 1001, y usando las columnas de “pago deducible” y “pago no deducible”, se reportarán con cada entidad de la seguridad social la parte que de ese pago era el aporte del empleador (parte deducible) y la parte que era el aporte del trabajador (parte no deducible para el reportante; ver parágrafo 11 del art. 4). Sin embargo, cuando se elabore la declaración de renta 2012, en los renglones informativos 31 del formulario 110 ó 30 del formulario 210, allí solo se pide reportar los aportes pagados durante el año sin incluir los aportes del trabajador. En todo caso, en el formato 1011 no se diseñó un código para volver a detallar los pagos efectuados a las entidades de seguridad social y que sean los que finalmente se tomará como deducibles el reportante. Los valores a reportar en los conceptos 5011 y 5012 se tomarían de las planillas integradas de liquidación de aportes (PILA) pagadas entre enero 1 y diciembre 31 de 2012, pero se tendría que incluir hasta los valores que se hayan cancelado por copagos al sistema de salud cuando el cotizante quiere darle cobertura a personas que no son de su grupo familiar básico. Sin embargo, en caso de los aportes a pensiones, allí solo se pide el aporte “obligatorio” y no habría que incluir los aportes voluntarios. La intención de este reporte es que la DIAN pueda cruzar esta información con los reportes que a su vez le hacen llegar las EPS, ARL y los fondos de pensiones, en los que indican quiénes están al día o no en sus pagos laborales (ver art. 626 del E.T.).
e)
f)
Concepto 5001. Pagos laborales. Al momento de hacer el formato 1001, este es el único concepto en el cual al tercero solo se le reporta valores si los mismos están efectivamente pagados y no simplemente causados,
pues lo que se busca es rastrearle el ingreso que el asalariado sí debe reconocer como ingreso en el 2012 y que lo podría obligar a declarar renta, ya que los asalariados, por no estar obligados a llevar contabilidad, solo reconocen como ingresos del año los efectivamente recibidos en dinero o en especie (ver art. 27 del E.T.). Sin embargo, como al empleador sí le dejan deducir los gastos laborales a pesar de que solo estén causados (y con tal de que sí haya pagado efectivamente los aportes de seguridad social y parafiscales con plazo hasta antes de presentar la respectiva declaración de renta; ver art. 664 del E.T.), por eso en el formato 1011, y con el concepto 8207, le piden que informe el total de los costos y gastos laborales del año que sí se está tomando como deducibles (sin importar si están causados y/o pagados). Esto mismo debe tenerse en cuenta si una cooperativa o precooperativa de trabajo asociado (CTA o PCTA) está obligada a hacer este reporte, pues en tal caso los pagos por “compensaciones” hechos a sus asociados se reportarían con el mismo criterio con el que se reportarán los pagos por salarios y demás pagos laborales en una empresa normal (es decir, reportando a los asociados cuyas compensaciones hayan sido efectivamente pagadas y que sean iguales o superiores a los $10.000.000). Lo anterior es así por cuanto la DIAN, en sus conceptos 4592 de enero 25 de 2001, 91762 de diciembre de 2005 y 43266 de junio de 2007, ha explicado que las CTA mensualmente deben depurar esos pagos por compensaciones, para efectos de la retención en la fuente, como si fueran pagos por salarios, y hasta les deben dar al final del año el mismo formulario 220 por certificados de ingresos y retenciones laborales. Conceptos 5002, 5003 y 5004. Pagos o causaciones por honorarios, comisiones o servicios. En este punto habría que comentar que al formato 1001 se llevan individualizados los valores pagados y/o causados al tercero (ya sea persona natural o persona jurídica que se obtuvo ese tipo de ingresos) si estos pagos o causaciones, junto con los demás pagos o causaciones por diferentes conceptos, le acumularon más de $500.000. Pero si el tercero beneficiario de estos pagos era una persona trabajadora independiente que solo acumuló pagos o causaciones por estos conceptos, solo se le reporta individualmente si tales pagos o causaciones le superaron los $10.000.000 (ver primer inciso del parágrafo 5 del art. 4) Concepto 5028. Devoluciones de pagos de años anteriores y sus respectivas devoluciones de retenciones de renta o de IVA.: Si un contribuyente había efectuando un pago en un año anterior y ya había hecho también la retención de renta en ese mismo año anterior, lo que termina sucedeiendo cuando devuelven o anulan la operación en otro año fiscal posterior es que para poder reversar la retención de renta practicada al sujeto pasivo, este sujeto pasivo tiene que cumplir con lo indicado en el art. 5 del Decreto 1189 de 1988 para garantizar que esa retención de renta que le van a devolver no la usó en la declaración de renta de ese año anterior. Si ya la | a c t u a l i c e s e . c o m 47
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había usado, entonces el agente de retención no tiene que debitar en el pasivo de retenciones en la fuente de renta por pagar sino que llevaría el débito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo y así ninguno de los dos (ni el sujeto pasivo ni el agente de retención) tienen que afectar sus declaraciones de retención o de renta ya presentadas o por presentar. Si la devolución origina el tener que devolver retenciones de IVA, en ese caso el sujeto pasivo tiene que cumplir con lo indicado en el art. 11 del Decreto 380 de 1996 para garantizar que no se la había tomado en ningún formulario de IVA ya presentado. Si ya la había usado, entonces el agente de retención no tiene que debitar en el pasivo de retenciones en fuente de IVA por pagar sino que llevaría el débito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo y así ninguno de los dos (ni el sujeto pasivo ni el agente de retención) tienen que afectar sus declaraciones de retención o de IVA ya presentadas o por presentar. Para los reportes de estos tipos de devoluciones de retenciones se dice que “el valor base” debe quedar reportado totalmente en la columna de “pagos no deducibles” (ver parágrafo 12 del art. 4). g)
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manera de aceptar que un agente de retención haya debitado el pasivo de retenciones de timbre sería cuando el documento estuvo equivocadamente sujeto a impuesto de timbre y alguna norma especial lo exoneraba; o cuando la retención de timbre fue practicada con una tarifa superior a la permitida (ver al respecto el Decreto 2024 de octubre 2 de 2012 con el cual se modificó el art. 6 del Decreto 1189 de 1988). Y Nótese que lo que pide incluso la DIAN en los reportes de exógena 2012 son las devoluciones de retenciones de timbre sobre “operaciones del año anterior”. Eso indicaría que si un agente de retención practicó la retención de timbre durante el 2012 y la devuelve durante el mismo año 2012, ese tipo de devolución no se reporta con el concepto especial 5054,. Como sea, no es creíble que a la DIAN le sirva de algo que los agentes de retención de timbre le informen los datos de los terceros a los cuales se les hicieron “devoluciones de retenciones de timbre”, y mucho menos “sobre operaciones del año anterior”, pues ningún tercero usa las retenciones de timbre para disminuir el valor a pagar de algún tipo de declaración tributaria y más bien todo lo que le retienen se le convierte en un gasto por impuestos no deducible (algo que no sucede con las retenciones de IVA).
Conceptos 5053 y 5054. Retenciones a título de timbre y devoluciones de retenciones de timbre.: Aquí el principal problema es que en el formato 1001 la DIAN sigue sin incluir la columna en la cual se reportarían este tipo de retenciones pues el formato solo tiene diseñadas las columnas para las retenciones a titulo de Renta o de IVA. Por anto, se entiende que lo único que se puede reportar en relación con este tipo de retenciones son solamente los “valores base”. Además sucede que en el caso de los documentos sin cuantía, pero que sí generan un "impuesto de timbre" (ejemplo, salvoconductos, o visas, etc.; art. 521 del E.T.), el parágrafo 12 del art. 4 establece que el “valor base” de ese tipo de retenciones quedaría reportado en la columna “pagos no deducibles”. ¿Pero cómo reportar una “base” cuando en realidad no la había? Es por eso que se entendería que esas operaciones de retención de timbre sobre documentos sin cuantia no habría que reportarlas. Solo entonces se reportarían los valores base de las retenciones de timbre que sí se hayan practicado sobre documentos con cuantia. Y allí surge la duda porque durante el 2012, y desde el año 2010 en adelante, esos documentos no están generando impuesto de timbre (ver el fallo de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443 donde se dijo que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuantía indeterminada que se firmaron desde antes del 2010 pero que se sigan ejecutando después del 2010; ver también conceptos DIAN 040374 Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011). Y en relación con las “devoluciones de retenciones de timbre de años anteriores” que se pide detallar con el concepto 5054, hay que comentar que la DIAN misma, con su concepto 52759 de junio de 2000, dijo que con las retenciones de timbre no es posible hacer “devoluciones”. En consecuencia, si las retenciones a título de timbre no es posible “devolverlas” cuando se anulen los documentos que la originaron, la única
Formatos a utilizar Se usará el mismo formato 1001, versión 8, utilizado en los reportes del 2011 Si el reportante es alguno de los que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar esta información de pagos y retenciones a terceros (es decir, los mandatarios en contratos de mandato, o los encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.), ellos usarían el formato 1001 para reportar sus propios costos y gastos. Pero para reportar los pagos especiales que ejecutaron por cuenta de sus mandantes o miembros, deben hacerlo en los otros formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056, que son los mismos usados en los reportes del 2011 (ver artículos 11, 12, 13, 14 y 15 de la Resolución). El formato el 1001 (y los similares a ese) tienen las siguientes particularidades: • Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia. . En el caso de que sea un tercero domiciliado en el exterior, y sin importar si por el 2012 el reportante estuvo o no sujeto al régimen de precios de transferencia (artículos 260-‐1 a 260-‐10 del Estatuto Tributario), lo único que se le reporta es el NIT que usa en ese país de residencia (o se le asigna uno de los seudo-‐Nits que estén en el rango de 444444000 a 444449000), pero no se le reporta ni dirección, ni código de departamento, ni código de municipio (esos campos se le dejan en blanco). Sí se les reporta el código del país (Parágrafo 7 del art. 4 de la Resolución 117). • Si en lugar de cédula se reporta el NIT, el “dígito de
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verificación” se reportaría solo si se conoce (no es dato obligatorio).
si no puede ir personalmente tiene que mandar a un apoderado (que no tendría que ser obligatoriamente abogado pues así se desprende de lo establecido en los Arts. 34 y 68 del Decreto-‐Ley anti trámites 019 de enero de 2012). Lo mismo aplica si el representante ya tiene RUT y solo necesita actualizarlo para que le figure la responsabilidad “22”. Si el representante legal, o la persona natural obligada a reportar, ya tienen asignada firma digital (porque se la asignaron para firmar virtualmente las declaraciones tributarias o para entregar otros tipos de reportes a la DIAN), no deben solicitar una nueva, pues con la ya asignada podrán también entregar virtualmente los reportes de la información exógena. Además, si una persona natural actúa como representante legal de varias personas jurídicas al mismo tiempo, con la firma que le asignaron la primera vez, firmará digitalmente en todos los entes jurídicos donde tenga que hacerlo y con ella misma también puede entregar sus propios reportes si a ello está obligado. Todo el trámite de obtención y activación de la firma digital es gratuito y se puede empezar a realizarlo desde ya para no dejarlo para los últimos días. Además, conviene aclarar que si alguien está obligado a entregar estos reportes de información exógena de forma virtual, automáticamente queda por esa sola razón obligado a presentar en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver art. 1 numeral 11, y art. 3, ambos en la Resolución 12761 de diciembre de 2011). Eso sería aplicable en especial a las personas naturales que por primera vez les corresponda entregar información exógena (empezarían a prestar declaraciones tributarias virtuales a partir del mes siguiente a aquel en que se venza el plazo para entregar los reportes de exógena) pues las personas jurídicas, desde julio de 2012 en adelante, todas ellas están siempre obligadas a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual por el solo hecho de figurar en el RUT como obligadas a presentar declaraciones de retención en la fuente (ver art. 1 numeral 12, y art. 2, ambos de la Resolución 12761 de 2011 la cual fue modificada con la Resolución 0019 de febrero de 2012). Lo anterior implica que aunque los reportes de exógena solo los firmará el representante legal, va a suceder que si el reportante es alguien que luego tendrá que presentar sus declaraciones en forma virtual, en tal caso para la presentación de sus declaraciones en forma virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o de revisor fiscal, será necesario que también le consigan firmas digitales al contador o al revisor fiscal si aun no las tienen. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver parágrafo art. 20 Resolución 117). Por eso conviene tener copias del archivo del mecanismo de firma digital en varios sitios.
Manera de hacer la entrega de los reportes La persona jurídica reportante o la persona natural reportante en sus respectivos RUT deben tener figurando la responsabilidad “14-‐Informante de exógena”. Y si aún no tienen firmas digitales para el representante legal de la persona jurídica o para la persona natural reportante Todos los reportantes deben entregar el formato 1001 (así sea su único formato a entregar) únicamente en forma virtual por el portal de internet de la DIAN. Eso significa que si el representante legal de las personas jurídicas obligadas a hacer los reportes, o la persona natural misma obligada a entregar los datos de sus pagos a terceros, son individuos que hasta el momento no tienen asignada una firma digital en la DIAN, deben solicitarla con tiempo (a más tardar faltando tres días hábiles antes de que se venza el plazo para entregar la información), y luego tienen que activarla (téngase presente que estos reportes solo los firma el representante legal o la persona obligada a reportar pero no los tienen que firmar ni sus contadores ni sus revisores fiscales). En el trámite para obtener las firmas digitales deben escoger entre ir personalmente a cualquier sede de la DIAN, o enviar a un apoderado, o mandar a un simplepor tercero autorizado (este último es el que iría hasta la DIAN con una simple cartica autenticada ante notario; ver parágrafo 2 del art. 19 de la Resolución 117). En ese trámite la DIAN diligenciará un formulario 10036 en el que debe quedar indicada una cuenta de correo electrónico a la cual se hará llegar el archivo especial de extensión “.epf” (junto con una contraseña,) para que el titular de esa cuenta de correo electrónico lo descargue y efectúe el proceso de “activación” en el portal de internet de la DIAN (en ese proceso es donde se podrá autoasignar una nueva contraseña que solo él conocerá) y luego sí lo pueda usear para firmar los reportes que entregará.21 Para poder obtener los mecanismos de firma digital es necesario que el representante legal (en el caso de las personas jurídicas) tenga su propio RUT y que allí le figure la responsabilidad “22-‐Suscribir declaraciones de terceros”. Si el representante legal aún no tiene RUT, le tocará empezar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011 que modificaron el Decreto 2788 de 2004, a saber: llevar el original y una fotocopia de la cédula; llevar el original y una fotocopia del recibo de servicios públicos o de impuesto predial correspondientes al sitio que va a mantener reportado como dirección en la DIAN; llevar constancias de tener una cuentas bancarias (si le aplica), y 21
Para más detalles, véanse las cartillas instructivas de la DIAN para obtención y activación de mecanismos de firma digital y para utilización de los servicios informáticos electrónicos del portal de internet de la DIAN, cartillas que están incluidas como archivos adicionales de PDF en el DVD que acompaña esta obra.
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En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 20 en la Resolución 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para intentar cargarlos directamente en los computadores de la DIAN. Y si eso tampoco funciona, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Se debe tener presente la restricción que existe a la hora de construir cualquiera de los formatos de la Resolución 117, referente a que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros. Por tanto, quienes tengan que detallar los pagos y retenciones practicadas a terceros durante el 2012, y el reporte les exija incluir más de 5.000 registros, deberán elaborar varios “formatos 1001”, guardando el límite respectivo en cada uno y diferenciando un archivo de otro con el “número de consecutivo de envío” (véase más detalles en el capítulo IV y V de esta publicación). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los que sí sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra) ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial los renglones sobre costos y deducciones, o alguna de las declaraciones de retención en la fuente de los meses del 2012? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o las correcciones a las declaraciones de retención en la fuente, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; aplicaría un porcentaje del 3% a los valores inicialmente 50
reportados pero que eran erróneos. Y todo sin importar incluso que el propio reportante los haya corregido voluntariamente antes de que la DIAN lo detectara y lo obligara; ver concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si ya han presentado la información exógena. Ejemplos prácticos En el Capítulo IX de esta obra, numerales 9.3 y 9.4, se muestran dos ejemplos sobre la forma como se puede hacer este reporte. El primero de ellos para los reportantes que sí pueden reportar a los terceros por conceptos distintos a salarios y rentas de trabajo en forma individualizada solo si superen los $500.000. El segundo, para aquellos reportantes a quienes les corresponde reportar la totalidad del pago al tercero sin importar su cuantía, cuando se trata de pagos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo.22
3.3 Información respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante Literal “c” del Art. 631 del E.T.; Arts. 1,2 y 5 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012 ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan las siguientes personas o entidades:
1.
2.
Las personas naturales y asimiladas (es decir, incluyendo hasta las sucesiones ilíquidas), sean obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, residentes o no, si en el año anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos declarables al gobierno colombiano por montos superiores a quinientos millones de pesos (500.000.000) y sin importar si por el año 2012 quedan o no obligadas a declarar renta. Las personas jurídicas y asimiladas (con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas), que estén obligadas a presentar por el 2012 declaración de renta o de ingresos y patrimonio, y que en el año gravable anterior (2011) hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluidos los constitutivos de “renta ordinaria” más los constitutivos de “ganancia ocasional”) superiores a cien millones de pesos. ($100.000.000).
Los datos de los ejemplos que se muestran en dichos numerales están tomados de los archivos en Excel titulados “Hoja de trabajo literal e) pagos a terceros con límites” y “Hoja de trabajo literal e) pagos a terceros reportando todo”, incluidos en el DVD que acompaña esta obra escrita y que pueden ser utilizados por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 22
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¿Cuál información solicita? Datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a titulo de renta, a título de IVA y a título de timbre que los terceros le hayan practicado durante 2012 a la entidad o persona informante.23 A cada tercero que quede incluido en el reporte se le informará el NIT, la razón social o los nombres y apellidos, el concepto de la retención sufrida y las retenciones que le fueron practicadas por parte de ese tercero. Igualmente, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, a cada tercero también habrá que incluirle el “valor base” sobre el cual dicho tercero practicó la retención, y la dirección del tercero. Eso significaría que cuando se esté reportando el “valor base” de una retención de IVA que le hayan practicado al informante, habrá que reportar también el valor de la venta antes de IVA para que haya coherencia con el “valor base” que a su turno reportará en ese concepto el agente de retención (los agentes de retención de IVA reportan en el formato 1001, como valor base de una retención de IVA practicada al régimen común o al régimen simplificado, el valor de la compra antes de IVA). Como sea, es importante comentar que a partir del año gravable 2013, cuando se lleven a la práctica las medidas del Decreto 1159 de junio 1 de 2012 (el cual reglamentó el art. 376-‐1 del E.T), este reporte de las retenciones que le practican al informante será uno de los reportes que muy seguramente desaparecerá. Y es que el Decreto 1159 dispone que la DIAN empezará a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retención que allí se mencionen ya no practicarían las retenciones por el sistema de causación sino por el sistema de caja, ya que la retención se contabilizará en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ese pago se tendrá que hacer exclusivamente a través de los bancos. Y que si el banco es quien quedará con la información sobre quién ordenó el pago y quién sufrió las retenciones, entonces esos bancos serán los encargados de hacer llegar diariamente a la DIAN los reportes sobre esas operaciones (lo harán con los formatos ya definidos en la Resolución 0076 de agosto 31 de 2012). En consecuencia, en el parágrafo 1 del art 8 del Decreto 1159 de 2012 se dispuso lo siguiente: “Parágrafo 1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinará si la información suministrada frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que tengan la obligación de informar sobre estos mismos aspectos conforme al artículo 631 del Estatuto Tributario u otras disposiciones del mismo ordenamiento.” Ese mecanismo contemplado en el art. 376-‐1 del E.T. y el Decreto 1159 de junio de 2012, de que las retenciones de renta y de IVA se practiquen solamente en el momento del pago, es algo que desde el año 2000 ya vienen haciendo las entidades ejecutoras del presupuesto nacional (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406
de 2001). Por tanto, si por ejemplo durante el 2012 una persona o empresa recibió un pago de parte de una de esas entidades del Estado ejecutoras del presupuesto nacional, entonces en su formato 1003 dirá cual fue el “valor base” sobre el cual la entidad del Estado le hizo las retenciones. Pero la entidad del Estado, en su formato 1001, no necesariamente va a tener el mismo “valor base”, pues el costo o gasto pudo haber quedado registrado en el 2011 mientras que la retención la practicaron en el 2012 en el momento del pago. Por eso entonces, para esos casos de los que sufrieron retenciones por caja de parte de entidades ejecutoras del presupuesto nacional, es muy fácil prever que no siempre tiene que existir cruce en los “valores base” de quien entrega el formato 1003 y los “pagos del año al tercero” que se verían en el formato 1001 de la entidad del Estado. En relación con la retención sufrida a título de impuesto de timbre (y que contablemente se registra en una cuenta de gasto impuestos, cuenta PUC 511510 la cual no es deducible fiscalmente), se debe destacar que durante el 2012, y luego de la sentencia de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443, quedó claro que el impuesto de timbre solo se sigue generando sobre los documentos sin cuantía (ejemplo, salvoconductos, o visas, etc.; ver art. 521 del E.T.), pues en ese fallo el Consejo de Estado determinó que en razón a que desde el 2007 la tarifa de impuesto de timbre para los documentos de cuantía determinada quedó establecida en cero por ciento (0%), entonces esa misma tarifa de 0% se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuantía indeterminada que se firmaron desde antes del 2007 pero que se sigan ejecutando en la actualidad. Lo anterior significa que si durante el 2012 el impuesto de timbre solo le fue practicado al reportante sobre documentos sin cuantía, entonces el campo "valor base" debería ser de cero pesos. Pero resulta que el formato 1003, al menos cuando se diligenciaba en el prevalidador de la DIAN para año gravable 2011, exigía que hubiera un valor base superior a cero y que incluso tenía que ser igual o mayor al valor de la retención de timbre. Si en el prevalidador para año gravable 2012 (que a la fecha en que hacemos este libro no se ha dado a conocer) se sigue exigiendo lo mismo, consideramos que es un error grande del prevalidador de la DIAN y que lo único que se puede hacer entonces es reportar como “"valor base” un valor igual al valor de la retención de timbre y luego comunicar por escrito a la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder construir el formato 1003 en los casos de esas retenciones de timbre en documentos sin cuantía. Se entiende además que el espíritu de la norma es que la DIAN estaría exigiendo las retenciones a título de renta que el reportante se haya tomado efectivamente en sus declaraciones de renta 2012 (Renglón 79 en el formulario 110 ó el 64 en el formulario 210). Por tanto, si durante el año 2012 sucede que al reportante sí le hicieron por ejemplo retenciones en la fuente a título de renta pero no las incluyó en su declaración 2012 (porque no consiguió el certificado por ejemplo), entonces esas retenciones se quedarían sin incluir en el reporte. Sin embargo, lo correcto será reportar todas las retenciones en la fuente a título de renta que le hayan practicado, así sea que se las
No se incluyen en este reporte las “autorretenciones” a título de renta, pues estas se reportan en el desarrollo de los literales “b” y “e”, formato 1001, pagos y retenciones. Ver numeral 3.2 de esta obra.
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haya tomado o no en su declaración de renta, pues de esa forma la DIAN sí podrá hacer el cruce respectivo con la información que a su vez enviará a la misma DIAN el agente de retención de renta. El mismo argumento anterior también sería aplicable en cuanto a las retenciones de IVA que le hayan hecho durante el 2012 al reportante. Es decir, reportaría todas las retenciones de IVA, sea que las haya incluido o no en los renglones 60 de sus declaraciones de IVA bimestrales del año 2012. Además, si alguna retención de IVA se la practicaron en algún momento del año 2012, pero las terminó registrando contablemente y tomándoselas fiscalmente en alguno de los dos primeros bimestres del 2013 (pues eso lo permite el art. 484-‐1 del E.T. y el art. 31 del Decreto 3050 de 1997), en ese caso esas retenciones sí quedarían en el reporte del formato 1003 (para que haya cruce de información con el reporte que hará el agente de retención en el formato 1001), pero no coincidiría con los valores llevados a las declaraciones de IVA del 2012. Formatos a utilizar Formato 1003, versión 7 (el mismo que se usó en los reportes del 2011). En ese formato 1003 se entiende que no es posible usar el seudo-‐nit “222222222” pues se deberá reportar en forma detallada a la totalidad de los terceros que les hicieron retenciones a las personas o entidad informante (se reportan todas esas retenciones sin importar su cuantía). Se reporta el concepto de la retención sufrida, el NIT del tercero, la razón social o nombres del tercero, la dirección del tercero, el valor base y la retención que le practicaron. Si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” solo se reporta si se conoce. Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-‐ informante de exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, el representante legal de la entidad también tenga debe tener su propio RUT y con la responsabilidad “22-‐Suscribir declaraciones de terceros”. Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el rut) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución xxx de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. 52
Para los que sí sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra) ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o persona natural reportante descubre que necesita hacer correcciones a su declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012, o a las declaraciones de IVA del 2012 y tiene que modificar los valores por retenciones a favor de renta o de IVA que inicialmente se había tomado? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de IVA, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos. Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capíitulo IX, numeral 9.2, se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “c” del artículo 631, sobre las retenciones a título de renta y de IVA que le practicaron durante el 2012.24
3.4. Información respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012 Literal “f” del art. 631 del E.T.; Arts. 1,2 y 6 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012
¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver numeral 3.3. Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal c) retenciones que le practicaron”, incluido en el DVD que acompañan esta obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 24
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de esta publicación). ¿Cuál información solicita? Datos de aquellos terceros (tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior) de quienes se recibieron durante 2012 ingresos netos propios (es decir, “después de devoluciones”) cuando el valor acumulado de dicho ingreso neto en cabeza de un mismo tercero, reuniendo todas las cuentas del ingreso en las que le figuren valores, sea igual o superior a $1.000.000.25 La intención es que el reporte total de los ingresos coincida con el total de ingresos que se denuncien tanto en la sección de “rentas ordinarias” (renglones 42 a 44 en el formulario 110 para DR 2012, ó renglones 35 a 38 del formulario 210 para DR 2012) como en la sección de “ganancias ocasionales” (renglón 65 del formulario 110, ó o renglón 53 del formulario 210) de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012. Como quien dice, y a diferencia del reporte de costos y gastos, en este reporte de ingresos solo se toman en cuenta los valores fiscales y no la información de ingresos que sean solamente contables pero que no pasarían a la declaración de renta (como, por ejemplo, un “ingreso de ejercicios anteriores”, o un “ingreso método de participación”, o “ingreso por recuperación de provisiones”, etc.). Esos ingresos que solo son contables pero no fiscales únicamente se quedarían reflejando dentro de los renglones xxx del formato 1732 para quienes sí queden obligados a entregar dicho formato (Véase la Resolución xxxx de diciembre xxx de 2012) En relación con este reporte, la DIAN otra vez ha indicado expresamente que si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar; o si fue asociado de un contrato de exploración de hidrocarburos, gases, y minerales; o si actuó como mandante en contratos de mandato o administración delegada;, o usó a otra entidad o persona para que le hiciera intermediación comercial y por tanto facturara los ingresos por cuenta de ellos; o recibió ingresos por tener participaciones en algún tipo de fideicomisos, en ese caso todos esos valores por ingresos recibidos a través de esas figuras especiales quedarán reportados en columnas independientes especiales que se diseñaron al formato 1007, pero se reportan solo con los NITs de esos terceros que lo representaban en la generación de su ingresos (ver parágrafo 6 del art. 6 de la Resolución). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de
hidrocarburos ya no entregarían los reportes detallados que a ellos se les piden en los Arts. 11 a 13 de la Resolución 117 (entre ellos el que informa los nombres de los terceros que pagaban los ingresos que le pertenecían al mandante, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados del contrato de hidrocarburos) y se entiende que en ese caso sí le tocaría hacerlo entonces con todo el detalle a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. De otra parte, hay que mencionar que algunos ingresos son ingresos que sí figurarían en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio, pero que no irían al reporte. Tales ingresos son, por ejemplo: 1) El “ingreso por intereses presuntivos en préstamos en dinero a socios”: Ese ingreso, por no ser un valor “real” sino “presuntivo”, no se reportaría. Además, como dice la norma, de lo que se trata es de informar sobre los terceros “de quienes se hayan recibido” los ingresos, y ese “interés presunto” no fue en verdad “recibido” del socio o accionista. 2) El ingreso por diferencia en cambio: Ese tipo de “ingreso” tampoco fue “recibido” de parte de los beneficiarios del exterior. Esto se ratifica en el hecho de que en el pasado (entre 1992 y 2006), cuando existían los “ajustes por inflación fiscales”, y se formaba el ingreso fiscal del “saldo crédito corrección monetaria fiscal”, ese tipo de “ingreso” proveniente de ese tipo de “ajustes”, tampoco se llevaba a los reportes de exógena de esos años. 3) Los ingresos por recuperación de deducciones. Estos ingresos tampoco se recibieron de algún tercero. Un ejemplo de ellos es el mencionado en los artículos 90 y 196 del E.T., que dice que si al vender un activo fijo depreciable se obtuvo una utilidad, entonces de esa utilidad la parte que corresponda a la depreciación acumulada que traía el activo hasta la fecha de venta se considera una “renta líquida por recuperación de deducciones” y la DIAN dice que las “rentas líquidas por recuperación de deducciones” se denunciarían en el renglón 43 de ingresos brutos no operacionales de la declaración de renta (ver la Cartilla instructiva para la declaración de renta y el Concepto DIAN 52752 de agosto 3 de 2005). Por tanto, de la venta de un activo, solo se reporta el precio de venta y se hace con el nombre del comprador. Pero la “utilidad” llevada a “recuperación de deducciones”, aunque sea fiscal, no se lleva a los reportes de exógena. Sobre este tema se debe tener cuidado con la forma en como que se llevan a la declaración de renta, o de ingresos y patrimonio, algunos ingresos especiales como por ejemplo, la venta de activos fijos , o las permutas, o las daciones en pago. En todos los casos, el ingreso bruto que se origina de todas esas operaciones (pues todas se asimilan a ventas) debe quedar denunciado en el formulario de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio y por ende en el reporte de información exógena, así suceda que en las cuentas del ingreso
El criterio se mira desde el punto de vista del “ingreso neto” y no del “ingreso bruto”, pues quienes reportarán los costos y gastos también reportarán las “compras netas” superiores a $500.000.
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contable no figuren tales ingresos o figuren en forma parcial. Por ejemplo, si se usa un activo de la empresa para hacer dación en pago y con ello cancelar un pasivo, en la contabilidad acreditan el activo y debitan el pasivo pero no afectan el estado de resultados contable. Sin embargo, en la declaración de renta esa operación se denunciaría y reportaría como si hubiese sido una venta, informando el precio de venta del activo (el precio con el cual de una vez quedaba cubierto el pasivo) en los renglones 43 ó 65 del formulario 110, o renglones 38 ó 53 del formulario 210; y en el renglón de “otros costos” (renglones 50 ó 66 del formulario 110, o renglones 43 ó 54 del formulario 210) se denuncia el costo fiscal de venta del activo. Y si lo que se hizo con el activo no fue darlo como dación en pago sino una venta normal, también en la contabilidad solo quedará reflejada en el estado de resultados la “utilidad y/o pérdida” en venta del activo, pero en la declaración se debe denunciar como ingreso bruto el precio de venta (en el renglón que le corresponda según si constituye renta ordinaria o si constituye ganancia ocasional) y como “otros costos” el costo fiscal que tenía el activo hasta la fecha de venta (ver conceptos 037543 de 2000 y 036641 de mayo 20 de 2011).26 Adicionalmente, existen también otros valores por ingresos que en la contabilidad no pasan por el estado de resultados, pero que sí deben quedar reflejados como tales en la declaración de renta y luego en el reporte de información exógena. Tales ingresos son el valor acreditado durante el año en las cuentas de “ingreso por prima en colocación de acciones o cuotas sociales”, cuenta 3205 del PUC; o el “ingreso por donaciones recibidas”, cuenta 3210. Incluso, el primero de esos ingresos (el de “prima en colocación de acciones”) se denuncia como “ingreso bruto” en el renglón 43 del formulario 110 para declaración de renta 2012, pero luego se resta en el renglón 47 como “ingreso no gravado” (artículo 36 del E.T. antes de ser modificado por la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012); incluso, adviértase que los valores que se tomen como “ingreso no gravado” en la declaración de renta se tienen luego que informar en el formato 1011, y con los conceptos 8001 hasta 8029; ese formato se diligencia en desarrollo del “literal k” del artículo 631 del ET (ver el numeral 3 del art. 10 de la Resolución 117; subtema 3.9 de esta publicación). Además, en relación con los ingresos que sí se reportarían, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en todas ellas debe constar el nombre del cliente (art. 617, literal c del E.T.). En cambio, en los “documentos equivalentes a factura” de que trata el Art. 616-‐1 del E.T. (como por ejemplo el tiquete de máquina registradora, o las boletas de entradas a espectáculos públicos) no se exige que figure el nombre del cliente (Art. 4 Decreto 522 de marzo de 2003). Por consiguiente, solo para quienes usaban “documentos equivalentes a factura de venta”, o incluso hasta para
aquellas empresas que no están obligadas a expedir factura ni documento equivalente (como los bancos, y las empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras; ver art. 616-‐2 del E.T. y art. 2 del Decreto 1001 de 1997), se podrá aceptar que no era posible identificar al tercero con quien se obtenían los ingresos y por tanto esos ingresos así facturados o contabilizados se reportarían con el “seudo-‐nit” 222222222, en el concepto que le corresponda de los cuatro conceptos que diseñó esta vez la DIAN, y colocando como razón social la frase “cuantías menores”, y la dirección de la entidad informante (ver inciso tercero del parágrafo 1 del art. 6 de la Resol. 117). Los terceros que sí son identificables porque se usaba factura de venta, pero que no alcancen a acumular el tope de $1.000.000 en todo el año 2012, se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los cuatro conceptos diseñados por la DIAN (“Ingresos brutos operacionales”, “Ingresos brutos no operacionales”, “Ingresos brutos por intereses y rendimientos financieros”, “Ingresos por intereses correspondientes a créditos hipotecarios”), usando para ello el NIT 222222222 “cuantías menores”, y “tipo de documento 43”. Así mismo, quienes tengan la obligación de desarrollar la información de este literal “f” reportando los detalles de sus ingresos fiscales del año 2012, también quedan obligados a detallar los IVA generados llevados a las declaraciones del IVA (si es que presentaron tales declaraciones de IVA durante el 2012 y tomando como IVA generado hasta los que se forman de las “devoluciones en compras”), pero solo si el ingreso que generó ese IVA (o la devolución en compra que dio lugar al IVA generado) fue igual o superior al $1.000.000. El detalle de ese IVA lo harán en otro formato distinto, a saber, el formato 1006 (ver inciso segundo del art. 7 de la Resolución 117; subtema 3.6 de esta publicación). En todo caso, ese detalle de los IVA generados no lo tendrán que entregar si los mismos fueron IVA que se generaban por el hecho de que existió un mandatario que facturaba los ingresos y el IVA, o un consorcio que facturaba los ingresos y el IVA, o un operador de contratos de exploración que facturaba los ingresos y el IVA. En tales casos, esos IVA generados solo se reportan por parte de ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de exploración, y ellos usarán los formatos especiales 1586, 1050 y 1055 que se mencionan en los art. 11 a 13 de la Resolución 117 (ver el parágrafo 1 del art. 11, el parágrafo 2 del art. 12 y el parágrafo 1 del art. 13, en la Resolución 117) Formatos a utilizar Se usará el mismo Formato 1007, versión 8, que se usó para los reportes del 2011. En ese formato se reportan los ingresos operacionales y no operacionales. No se exige reportar direcciones de los terceros, sino únicamente el dato del “código del país de residencia”. Y si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce. Téngase presente que todo “mandatario” en el desarrollo de contratos de mandato (como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona
26 Esos “costos fiscales de los activos fijos vendidos” se reportarían incluso en otro formato especial, el 1011, y concepto 8210; formato que se diligencia en desarrollo del “literal k” del artículo 631 del E.T. (ver el numeral 5 del art.10 de la Resolución 117 y subtema 3.9 de esta publicación).
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natural o jurídica que administran bienes raíces), y sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial los ingresos que facturaba por cuenta de sus mandantes. Igualmente, lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos, y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todas ellos tienen que reportar los ingresos que facturaban por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban (Arts. 11 a 13 de la Resolución 117). Lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 7 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican los artículos 11 a 16 de la Resolución 117 (formatos 1017, 1045, 1048). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1007, allí reportarían solo sus ingresos propios. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “Grandes Contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los que sí sean Grandes Contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra) ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012, la persona jurídica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial sus renglones de ingresos brutos en renta o en ganancias ocasionales? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos)
Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar en todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capítulo IX, numeral 9.5, se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “f” del artículo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el año 2012.27
3.5 Información respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las ddeclaraciones de IVA de los bimestres del 2012 Literales “e” y “f” del art. 631 del E.T.; Artículos 1,2 y 7 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012
¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? El reporte sobre los IVA descontables lo realizarán todos aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la información sobre pagos a terceros (literal “e” del art. 631, formato 1001; ver el numeral 3.2 de esta publicación), pero siempre y cuando haya sucedido que en el 2012 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA solicitando en ellas valores por IVA descontables. El reporte sobre los IVA generados lo realizarán todos aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la información sobre ingresos recibidos en el año 2012 (literal “f” del art. 631, formato 1007; ver numeral 3.6 de esta publicación), pero siempre que haya sucedido que en el 2012 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA y en ellas se hayan reportado IVA generados. ¿Cuál información solicita? Se solicita informar el detalle de la totalidad de terceros con los cuales se originaron la totalidad de los valores por IVA descontable que se llevó a las declaraciones del VIA durante el 2012 (incluido el IVA descontable que se originaba de las devoluciones en ventas). Para ello se usará el mismo formato 1005, versión 7 utilizado en los reportes del año 2011. En cuanto al detalle de los terceros con los cuales se originó el IVA llevado como IVA generado a las declaraciones de IVA del 2012 (incluido el IVA generado que surgía de las devoluciones en compras), solo se pide reportar a los terceros si el ingreso base que generó ese IVA, o el valor de las devoluciones en compras que dieron
Los datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal f) ingresos del año”, archivo que está incluido en el DVD que acompaña esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 27
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lugar a IVA generados, fueron iguales o superiores a $1.000.000. En todo caso, y para efectos de ambos reportes, si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si durante el 2012 actuó como miembros de un consorcio o unión temporal, en ese caso no deben reportar los IVA generados e IVA descontables que figurarían en sus contabilidades y en sus declaraciones de IVA del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas a través de dichas figuras, pues tales IVA generados y descontables serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, o por el consorcio o unión temporal. Ellos lo harán usando los formatos especiales 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055 mencionados en los arts. 11, 12 y 13 de la Resolución 117 (ver parágrafo 1 del art. 11, parágrafo 2 del art. 12 y parágrafo 1 del art. 13 de la Resolución 117). Por tanto, la persona o empresa solo reportará todos los demás IVA que sí generaba o pagaba en forma directa (sin intervención de su intermediario). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. En relación con el reporte de los IVA descontables, y que se llevaría al formato 1005, se debe comentar que si se tienen IVA descontables que nacían como contrapartida del hecho de que el reportante practicó durante el año 2012 retenciones de IVA a personas no domiciliadas en Colombia, esos IVA descontables se reportarán con el NIT que esa persona o empresa no domiciliada en Colombia emplea en el exterior. Si no usan NIT en el exterior, entonces se les asignaría un seudo-‐nit de los que van en el rango 444444001 a 444449000, y “tipo de documento-‐ 43”. A ninguno de los terceros se les pone direcciones ni códigos de países. Recuérdese que cuando alguien no domiciliado en Colombia llega a prestar servicios dentro de Colombia, en ese caso el IVA tiene que figurar relacionado en el contrato suscrito con el no domiciliado y dicho contrato hace las veces de factura (ver art. 3 del Dec. 380 de febrero de 1996; el art. 12 del Dec. 1165 de junio de 1996; y el numeral 2 del art. 5 del Decreto 3050 de diciembre de 1997; ver también el Concepto Unificado del IVA 001 de junio de 2003, titulo XII, numeral 2.4). Recuérdese que sobre ese tipo de IVA descontable con los no domiciliados en Colombia, es obligación del pagador en Colombia practicar la retención de IVA del 100% (ver parágrafo del art. 437-‐1 del E.T.)
incluir el inciso que también figuró en los reportes del 2011 y que dice: “El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas del año gravable 2012, se informará tal como fue reportado con ocasión del impuesto generado.” Esa instrucción indica que que si las empresas generan IVA con documentos equivalentes a factura (como los tiquetes de máquinas registradoras en los cuales no hay nombre del cliente y por tanto reportan tanto el ingreso como el IVA generado con el seudo-‐nit 222222222), entonces, si tuvieron que registrar una devolución en ventas y por consiguiente un “IVA descontable por devolución en ventas”, ese tipo de IVA descontable sí se podría reportar usando el NIT 222222222 y el valor irá en la columna que le diseñaron al formato 1005, la columna para “IVA descontable por devolución en ventas”. Por eso entonces ahora el prevalidador tributario de la DIAN sí permite que en el formato 1005 puedan existir registros con el NIT 222222222, pues hasta los reportes del año 2010 no lo permitía. Igualmente, por el hecho de haber agregado por aparte la columna para reportar los “IVA descontables que surgen de una devolución en ventas”, la DIAN podrá subsanar también el problema que se generaba hasta los reportes del 2010 cuando se tenía que reportar una devolución en ventas y el beneficiario era una persona natural o jurídica que simplemente es cliente de la empresa reportante pero que nunca figuran en el RUT de la DIAN como un responsable del régimen común facultado para generar IVA. Y es que, en efecto, cuando ese IVA de la devolución en ventas con ese tipo de clientes quedaba reportado en la misma columna normal de los IVA descontables que sí son facturados por empresas o personas del régimen común, la DIAN, por no conocer que ese IVA se originaba de una devolución en ventas, podía entonces malinterpretar que esa persona natural o jurídica debía haber declarado esos IVA como IVA generado. En todo caso, la confusión que sí se podrá seguir presentando es cuando el reportante indique que tiene un “IVA descontable” en la columna de IVA normal, pero con una persona natural que pertenece al régimen simplificado. Obviamente ese es un valor que figura como IVA descontable simplemente por el efecto que tienen las aplicaciones de las retenciones en la fuente a título de IVA asumidas con esas personas del régimen simplificado, y no porque esa persona lo haya facturado al reportante. En esos casos, como no hay nada que ayude a distinguir esta situación, cuando la DIAN vea esos IVA descontables tomados por el reportante con esas personas no podrá distinguir si fue que la persona natural les facturó ese IVA descontable o si simplemente es un IVA descontable producto de la mecánica de las retenciones de IVA asumidas con el régimen simplificado. Para solucionar esto se necesitaría que los registros en el formato 1005 usaran algún concepto diferenciador pero esos conceptos no han sido diseñados. O quizás la DIAN sencillamente
Además, en relación con el reporte de los IVA descontables, el artículo 7 de la Resolución vuelve a 56
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cruzará la información de este formato 1005 con la información sobre retenciones de IVA al régimen simplificado reportadas en el formato 1001, pues en ese formato existe una columna independiente para ese tipo de retenciones de IVA.
LA Z SA, NIT 890.000.002, $300.000 (por una papelería) Total IVA transitoriamente descontables……… ………………………………………. $600.000 Y al finalizar el bimestre se establece que de esos $600.000, un total de $500.000 se deben enviar a los costos y gastos pues no se pueden tomar como IVA descontable en la declaración del IVA. En ese caso, el registro crédito de los $500.000 se puede hacer de la siguiente forma: LA X SA, NIT 890.000.000, $100.000 (por un gasto honorarios) LA Y SA, NIT 890.000.001, $200.000 (por un recibo de teléfono) LA Z SA, NIT 890.000.002, $200.000 (por una papelería)
En este punto también conviene aclarar de qué forma se debió haber manejando durante el año el valor de los IVA que al final de cada bimestre se sometía al prorrateo ordenado en el art. 490 del E.T. parar lograr que al final del año esos IVA se reporten correctamente (ya sea porque se quedaban finalmente formando mayor valor de los gastos y se reflejarían en el formato 1001, o porque sí se dejaron como IVA descontable y se verán reflejados en el formato 1005). Los IVA que se deben someter a prorrateo son solo los IVA causados y/o pagados a un tercero y que se relaciona indistintamente con la generación de los ingresos excluidos, gravados y exentos del periodo. Por eso tales IVA son “transitoriamente” un IVA descontable pero al final del bimestre, luego de hacer el prorrateo ordenado por el artículo 490 del Estatuto Tributario, se tiene que decidir cuál parte se deja como “IVA descontable” y cuál parte se reclasifica para registrarlos como mayor valor del costo o gasto. En ese momento del prorrateo es cuando muchos deciden hacer un único registro dentro de la cuenta de IVA acreditando el valor que van a enviar hacia los costos y gastos y utilizando un solo tercer genérico o interno que se crean al interior de cada empresa tales como “prorrateo”, o “DIAN”, y otros similares. Pero allí es donde radica el error, pues al final del año, en la cuenta del IVA, no les quedaría claro cuáles son los terceros que sí formaron IVA descontables (y que se llevan al formato 1005) y cuáles son los terceros cuyo IVA fue quitado de la cuenta de IVA descontable y llevado como mayor valor de los costos y gastos. Y cuando tengan que hacer el formato 1001, no sabrán a cuál(es) tercero(s) su IVA fue transitoriamente descontable pero que finalmente sí se terminó llevando al mayor valor del costo o gasto con dicho tercero. La única manera de solucionar esos impases es que en cada bimestre, al momento de decidir que un cierto monto de todo ese IVA transitoriamente descontable del bimestre se tenía que llevar al costo o gasto, entonces ese monto que allí se acreditará se debe acreditar justamente con el NIT de uno o varios cualquiera de los terceros que durante el bimestre se registraron como IVA transitorios. Para ilustrarlo, pensemos que durante el bimestre noviembre-‐diciembre de 2012 se hicieron en la cuenta “24080202-‐IVA descontable transitorio” los siguientes débitos: LA X SA, NIT 890.000.000, $100.000 (por un gasto honorarios) LA Y SA, NIT 890.000.001, $200.000 (por un recibo de teléfono)
Cuenta 51109501
51359501
51959501
24080202 24080202 24080202
Nombre cuenta IVA que se queda como mayor valor de los honorarios IVA que se queda como mayor valor de los servicios IVA que se queda como mayor valor de los gastos diversos IVA descontable transitorio IVA descontable transitorio IVA descontable transitorio
Tercero LA X SA, NIT 890.000.000
Db 100.000
Cr
LA Y SA, NIT 890.000.001
200.000
LA Z SA, NIT 890.000.002
200.000
LA X SA, NIT 890.000.000
100.000
LA Y SA, NIT 890.000.001
200.000
LA Z SA, NIT 890.000.002
200.000
Nótese entonces que al acreditar la cuenta “24080202-‐IVa descontable transitorio” con los mismos NIT con que inicialmente fue debitada, se logra que al finalizar el año cada tercero en esa cuenta solo quedaría con el saldo de lo que sí fue finalmente tomado como IVA descontable en las declaraciones de IVA (en este ejemplo, solo el tercero “LA Z S.A.” es el que quedaría con un saldo de $100.000 que es el que finalmente la empresa se tomó como IVA descontable). Y al mismo tiempo, al debitar en subcuentas especiales dentro de cada tipo de gasto, se logrará que al hacer el formato 1001 sí se pueda conocer el valor del costo o gasto con el tercero (que por ejemplo en los honorarios estaría entre las subcuentas 511005 hasta 51095), y el valor del IVA que se quedaba como mayor valor del respectivo tipo de gasto (en nuestro ejemplo estará en la subcuenta especial 51109501) pues así es como se exigen hacer los registros en el nuevo formato 1001. Además, si en el ejemplo anterior, el valor a acreditar en la cuenta del IVA transitorio no fueran $500.000 sino solo $20.000, entonces allí se puede escoger cualquiera de los tres terceros del bimestre y al que se escoja se le haría su registro crédito por el valor de $20.000. Siempre lo que se | a c t u a l i c e s e . c o m 57
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deberá cuidar es que al tercero al que se escoja hacerle la acreditación no vaya a quedar con saldo contrario. Y en cuanto al reporte de los IVA generados, y que se llevaría al formato 1006, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en todas esas facturas es obligatorio tomar el dato del cliente (art. 617, literal c del E.T.) y por consiguiente el IVA que se haya generado también debe ser identificable con el nombre del cliente. En cambio, en los “documentos equivalentes a factura” de que trata el art. 616-‐1 del E.T. (por ejemplo el “tiquete de máquina registradora”, o las “boletas de entradas a espectáculos públicos”), no se exige que figure el nombre del cliente (ver art. 4, Decreto 522 de marzo de 2003). Por consiguiente, solo para quienes usaban “documentos equivalentes a factura de venta”, o incluso hasta para aquellas empresas que no están obligadas a expedir factura ni documento equivalente (como los bancos, y las empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras; ver art. 616-‐2 del E.T. y art. 2 del Decreto 1001 de 1997) se podrá aceptar que no fue posible identificar al tercero con quien se obtenían los ingresos y su respectivo IVA generado. Por tanto, esos IVA generados en ese tipo de condiciones se reportarían con el seudo-‐nit 222222222, y colocando como razón social la frase “cuantías menores” (ver art. 7, numeral 2 de la Resolución). Además, el artículo 7 incluye un inciso donde se lee: “El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.” Sobre esa instrucción hay que aclarar que cuando se hacen ventas a personas ubicadas en el exterior (es decir, cuando hacemos exportaciones), esas ventas no generan IVA (se toman como ventas exentas). Pero si la venta se hizo a personas extranjeras que sí estaban en Colombia cuando se les hizo la venta (por ejemplo a los turistas), allí tiene validez la instrucción de la DIAN pues a ellas sí se les facturaría con IVA, y en tales casos a esos extranjeros tocará reportarlos con los NIT con que se identifican tributariamente en el exterior, o si no con los seudo-‐nits que maneja la DIAN en los reportes de información exógena. Además, esta vez el formato 1006 sigue incluyendo la columna especial para reportar allí los IVA generados que surgen de una devolución en compras y así evitar que queden reportados en la misma columna donde sí estarán reportados los IVA generados normales. Con eso se logra 58
eliminar la confusión de que a la DIAN se le informaba en el formato 1006 sobre un “IVA generado” con un determinado tercero, pero en el formato 1007 no le figuraba el ingreso obtenido con ese tercero y todo porque no se podía distinguir que ciertos IVA generados surgen precisamente de una devolución en compras y no de una venta gravada. Formatos a utilizar Para los IVA tomados como descontables en las declaraciones del IVA del 2012 se utilizará el mismo Formato 1005, versión 7, utilizado en los reportes del año 2011. Ese formato no exige “direcciones”, y si se usa NIT, el dígito de verificación solo se reporta si se conoce. Para el IVA generado se usará el mismo Formato 1006, versión 7, utilizado en los reportes del 2011. No se exige reportar direcciones de los terceros. Y si en vez de cédula se reporta el “NIT”, el “dígito de verificación” solo se reporta si se conoce.. Téngase presente que todo mandatario, en el desarrollo de contratos de mandato (como son por ejemplo las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces), y sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial los IVA que generaba sobre los ingresos que facturaba por cuenta de sus mandantes. Y también los IVA de costos y gastos que cubría por cuenta del mandante y que fueron tomados como descontables solo por este último. Igual tarea le corresponde al “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos, y al “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todas ellos tienen que reportar esos IVA generados o descontables que facturaban o pagaban por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 7 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artículos 11 a 13 de la Resolución 117 (formatos 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055). Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución xxx de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los que sí sean grandes contribuyentes, los plazos se
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vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra) ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la empresa o persona reportante descubre que se necesita hacer correcciones a su declaraciones de IVA del 2012? En ese caso se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capítulo IX, numeral 9.6, se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte relativo a sus IVA generados e IVA descontables del año 2012.28
de esta publicación). Adicionalmente, este reporte también deberá ser entregado por las personas naturales y asimiladas (colombianas o extranjeras, residentes o no, obligadas o no a llevar contabilidad), que sí están obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios del año 2012, y que durante el 2012 facturaron ingresos para terceros durante el 2012, pero solo si la suma de los ingresos propios más los ingresos fracturados para terceros, en el año 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000). ¿Cuál información solicita? De acuerdo a lo indicado en el artículo 16 de la Resolución 117, si alguna persona o entidad “recibía” (entiéndase “facturaba”) ingresos para terceros y lo hacía por la ejecución de figuras diferentes a la de “contratos de mandato”, o de “consorcios y uniones temporales”, o “contratos para exploración de hidrocarburos”, en ese caso debe informar los datos de la totalidad de los ingresos netos (antes de IVA) que durante el 2012 recibió (facturó) por cuenta de un tercero, indicando tanto los datos completos del tercero que cancelaba los dineros (sin incluir direcciones pero sí el código del país) como los datos del tercero a nombre del cual se recibían (facturaban) los ingresos (indicando para estos últimos hasta su dirección de correo urbano y su país).29 Este reporte, que se hará en el mismo formato 1647 versión 1 utilizado en los reportes del 2011, es el que tendrían que efectuar personas o entidades que facturaban ingresos por cuenta de terceros en el desarrollo de figuras especiales tales como la intermediación comercial la cual es utilizada, por ejemplo, por las agencias de viaje y las aerolíneas comerciales, pues cuando se van a comprar tiquetes aéreos, la agencia de viajes factura la venta del tiquete pero no bajo la figura de un contrato de mandato actuando como la mandataria, sino bajo la figura de un contrato de intermediación comercial (ver art. 433 y 455 del E.T. y art. 8 del Decreto 1165 de 1996, y el concepto DIAN 007024 de enero de 2007, que confirman que la agencia de viajes sí tiene que expedir la factura). Además, la aerolínea en su formato 1007 dirá que recibió sus ingresos del tercero “agencia de viajes XX” (que fue la que le ayudaba a facturar el ingreso) y así no tendrá que usar los NITs de sus miles de pasajeros compradores de los tiquetes. Así mismo, en el concepto unificado del IVA 001 de junio de 2003, en el Título II (hechos generadores del IVA), Capítulo II (hecho generador en la venta de bienes) y numeral 1.2.6, se menciona también que en la figura de "dejar mercancía en consignación", la entidad o persona a
3.6 Información respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012 Literal “g” del art. 631 del E.T.; arts. 1, 2 y 16 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012 . ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver numeral 3.3.
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Recuérdese que los que facturaban por cuenta de terceros pero por la ejecución de contratos de mandato, o por la ejecución de consorcios y uniones temporales, o por la ejecución de contratos de exploración de hidrocarburos, siempre han tenido la obligación de reportar el ingreso facturado por cuenta del tercero, al igual que los costos y gastos que cubrían por cuenta del tercero y lo hacen con los formatos especiales que están mencionados esta vez en los Arts. 11 a 13 de la Resolución 117).
Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo IVAs generados y descontables”, incluido en el DVD que acompaña esta obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.
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la que le dejaron la mercancía en consignación empezará a venderla con su propia facturación, pero una parte del ingreso es para el tercero dueño de la mercancía que la dejó en consignación y por tanto ambos (el dueño de la mercancía y el que se encargó de venderla) son responsables del IVA (cada uno tiene que declarar la parte del ingreso que le corresponda junto con su IVA), pero uno solo es el que factura (el almacén donde dejaron la mercancía en consignación). En consecuencia, los que vendían esas mercancías dejadas en consignación son otros de los que tienen que reportar el formato 1647. Y lo mismo pasaría en los restaurantes cuando en la factura o tiquete de máquina registradora el restaurante termina incluyendo “las propinas”, las cuales son un ingreso solo para sus empleados. Otro caso más sería el de las empresas personas jurídicas que prestan servicios de transporte de carga o de pasajeros usando vehículos de otras personas o empresas. En ese evento la empresa de transporte tiene que facturar todo el servicio, pero le toca discriminar que una parte era el ingreso para el dueño del vehículo y otra parte sí era su ingreso propio (ver art. 102-‐2 del E.T.). Si ese ingreso facturado por cuenta del dueño del vehículo sufría retenciones en la fuente a título de renta por parte del cliente final, cada una de las partes se toma esa retención según la participación que tenga en el ingreso. En cuanto a las cooperativas de trabajo asociado, recordemos que cuando ellas facturan tienen que registrar todo el valor del servicio como ingreso bruto y luego lo que le pagan a los asociados figurará en la cuenta de gastos. Por tanto, allá no existe la cuenta de ingresos recibidos para terceros, pues así lo ha confirmado la propia Superintendencia de la Economía Solidaria en su Concepto 20091100086401 de mayo 11 de 2009. Con ese concepto se dio claridad sobre lo que indica el art. 102-‐3 del E.T. (ver también el Concepto 099 de octubre 31 de 2006 del Consejo Técnico de la Contaduría). En consecuencia, la CTA en el formato 1007 reportará todo el ingreso como propio y en el 1001 reportará el pago a los asociados. En todos los casos en que se hayan facturado ingresos para terceros por causa de intermediación comercial, es importante comentar que si el sistema para facturar esos ingresos consistía en usar tiquetes de máquina registradora (en los cuales nunca se queda viendo el nombre del cliente), entonces en el formato 1647, y aunque el art. 16 de la Resolución no lo dice expresamente, sí es posible usar el NIT 222222222 para identificar al tercero que cancelaba el ingreso así facturado (eso se comprueba al hacer el ejercicio en el prevalidador diseñado por la DIAN para elaborar el formato 1647). Todos los ingresos que se facturaban por cuenta del tercero se pueden haber registrado en la cuenta del PUC de comerciantes 281510-‐Venta por cuenta de terceros. Y si al final del año 2012 quedaban saldos en esa cuenta, ese saldo se reportaría en el formato 1009 de pasivos a diciembre 31, pero solo con el tercero a cuyo nombre se 60
recibían los ingresos. Así mismo, es importante comentar que si una persona jurídica o natural solo estaba prestando sus cuentas bancarias para movilizar los dineros que otras personas jurídicas o naturales ya habían facturado directamente pero no podían consignar en sus cuentas por tenerlas embargadas (caso por ejemplo de los abogados que a veces hacen cobros jurídicos de las carteras morosas de sus clientes pero cuando recaudan esas carteras terminan llevando esos dineros a sus propias cuentas), es claro entonces que esas otras personas que ya habían facturado el ingreso reportan tales ingresos en su respectivo formato 1007. Pero la persona natural o jurídica que solo prestaba sus cuentas, tendría que decir que esos dineros le constituían un pasivo con el verdadero dueño de los dineros y por tanto no tiene que hacer este reporte del formato 1647, ya que en ese caso no facturó esos ingresos (solo los recaudaba). Formato a utilizar Se usará el mismo formato 1647, versión 1, utilizado en los reportes del 211 Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los que sí sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra). Ejemplo práctico En el Capítulo IX, numeral 9.7 se muestra un ejemplo de la forma como una sociedad comercial que recibió (facturó) ingresos para terceros recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte relativo a tales ingresos.30 Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal g) ingresos recibidos para terceros”, incluido en el DVD que acompaña esta 30
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$5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso). En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si durante el 2012 participó en consorcios y uniones temporales, entonces no deben reportar los pasivos a diciembre 31 de 2012 que figurarían en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploración, o a través de los contratos de mandato, o por la participación en los consorcios y uniones temporales, pues tales pasivos serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario de los contratos de mandato o por el consorcio o unión temporal en el que participaron (ver parágrafo 1 del art. 11, parágrafo 2 del art. 12 y parágrafo 1 del art. 13 de la Resolución 117).,Es decir, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todos sus demás pasivos fiscales que no se hayan originado por su participación en esos negocios jurídicos especiales. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. El total de los pasivos llevados al formato 1009 deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (renglón 40 del formulario 110, o renglón 33 en el formulario 210), salvo si se presenta lo comentado en el párrafo anterior. Es decir, que, a diferencia de los reportes de pagos a terceros, acá no se pedirán pasivos que sean solo contables pero que no pasan a la declaración de renta (como los pasivos estimados, o los pasivos de una sucursal en Colombia con su casa matriz que esté en el exterior, o de una empresa colombiana para con sus vinculados económicos en el exterior, etc.). Esos pasivos que solo son contables pero no fiscales únicamente se quedarían reflejando dentro de los renglones xxx del formato 1732 para quienes sí queden obligados a entregar dicho formato (véase la Resolución xxxx de diciembre xxx de 2012) Además, si el beneficiario de algún pasivo decidió hacer una operación de factoring con lo que en su contabilidad correspondía a la “cartera” o “cuenta por cobrar” (Ley 1231 de 2008), y a la entidad informante la cuenta por pagar le sigue quedando vigente en diciembre 31 de 2012, en ese caso el pasivo se reportaría con el NIT original del beneficiario a quien se adquirieron los bienes y servicios a crédito y no con el NIT de la empresa especializada en factoring que adquirió la cartera, pues el parágrafo del
3.7 Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 Literal “h” del art.631 del E.T.; Arts. 1, 2 y 8 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012 ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (numeral 3.3. de esta publicación). ¿Cuál información solicita? Datos de aquellos terceros (tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior, incluidas las direcciones solo para los ubicados en Colombia) con quienes se tengan cuentas por pagar aceptadas fiscalmente a diciembre 31 de 2012. Al respecto, esta vez el art. 8 de la Resolución 117 indica que si el total fiscal de las cuentas por pagar del reportante a diciembre 31 de 2012 es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), en ese caso deberá discriminar en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar superiores a $1.000.000. Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por pagar es igual o inferior a los $500.000.000, entonces reportará en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar superiores a $5.000.000.31 Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso) se agruparán en un único registro (uniendo tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior), dentro de cada uno de los 8 conceptos diseñados por la DIAN, con el NIT 222222222, razón social “cuantías menores” y “Tipo de documento 43”. En cuanto al concepto diseñado por la DIAN como “2207-‐ Saldo pasivo por cálculo actuarial de provisión para pensiones de jubilación” (y que en el PUC de comerciantes sería el que figure en la cuenta 2620), el saldo de ese pasivo se reportará exclusivamente con el NIT de la entidad informante. Pero el saldo por pasivos laborales de otro tipo (cesantías, intereses sobre cesantías, etc.) sí se debe tener discriminado por cada trabajador para poder saber si se le acumulan saldos individuales, junto con otros posibles pasivos de diversa índole, superiores a los obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 31 Téngase en cuenta que con la modificación que el artículo 10 de la Ley 1370 de diciembre de 2009 le hizo al artículo 287 del E.T., para las declaraciones de renta 2010 y siguientes ya no se aceptarán como pasivos fiscales ciertos pasivos que las empresas colombianas tengan con vinculados económicos en el exterior. Además, para el año gravable 2013 y siguientes, ese art. 287 del E.T. ya no tendrá aplicación pues fue derogado con el art. 198 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2011 por lo cual esos pasivos sí volverán a aceptarse como pasivos fiscales.
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artículo 773 del Código de Comercio (modificado por el art. 2 de la Ley 1231 de 2008, y reglamentado por el Decreto 3327 de septiembre de 2009) menciona lo siguiente: "Parágrafo: La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio." Por tanto, puede darse el caso de que a diciembre 31 de 2012 la empresa que tiene el pasivo no se termine dando cuenta de que su acreencia cambió de titular. La DIAN deberá, entonces, aceptar la posible "falta de cruce" con los terceros que se pueda generar con este reporte de los pasivos. Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante que ese pasivo que se declarará fiscalmente y que también se llevará al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que sí figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad (algo que sucede, por ejemplo, por causa de los famosos “cheques girados y pendientes de cobro a diciembre 31”) pues solo así habrá cruce de información cuando el banco reporte como su “deudor” a la empresa que hace este reporte de pasivos. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables, en ese caso no sería correcto reportar que el tercero de ese tipo de pasivos sería “el banco” (pues puede ser, incluso, que en el banco el saldo sea positivo). Ni tampoco sería correcto decir que se reportaría con los NIT de los titulares a quienes se dieron los cheques y que están pendientes de cobro, pues esos terceros ya pudieron haber endosado a otros dichos cheques. Por ello, el art. 268 del E.T. indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar por el “saldo en el último día” entendida esa frase como el “saldo en extracto” (y no por el saldo en libros de contabilidad), pues la norma se aplica por igual tanto al obligado a llevar contabilidad como al que no. En consecuencia, si el saldo es positivo en el extracto, ese mismo saldo debe figurar en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio como un activo. Y si el saldo en el extracto es negativo, ese mismo saldo se denunciará como pasivo.32 En cuanto al concepto “2208-‐Pasivos respaldados en documentos de fecha cierta”, se entiende que ese concepto lo usarían solo los reportantes personas naturales no obligados a llevar contabilidad si los pasivos que incluyen en su declaración de renta 2012 están soportados de esa forma. Para ello conviene citar lo que dicen actualmente los Arts. 767, 770 y 771 del E.T. “ARTICULO 767. FECHA CIERTA DE LOS DOCUMENTOS PRIVADOS. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y
fecha de tal registro o presentación.” “ARTICULO 770. PRUEBA DE PASIVOS. Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.” “ARTICULO 771. PRUEBA SUPLETORIA DE LOS PASIVOS. El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo anterior, acarreará el desconocimiento de los pasivos, a menos que se pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario.” De otra parte, se debe aclarar que existen tres pasivos especiales a diciembre 31 de 2012 que no necesitan ser depurados para definir quién es su beneficiario: – El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de renta, IVA o Timbre” (cuentas código PUC 2365, 2367 y 2368). Ese pasivo se entiende que le corresponde a un único beneficiario: la DIAN (NIT 800.197.268-‐4, y dirección Cra. 8 #6-‐ 64 de Bogotá). – El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de industria y comercio”. Ese pasivo se entiende que le corresponde a la Secretaría de Hacienda Municipal a la que se cancelan tales retenciones. – El saldo a diciembre 31 del pasivo del IVA por pagar (cuenta 2408). Este pasivo igualmente se entiende que le corresponde a un beneficiario: la DIAN. Formatos a utilizar Se utilizará el mismo Formato 1009, versión 7 utilizado en los reportes del 2011. En ese formato se reportan los datos del tercero, los conceptos del pasivo y su valor. Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia (a los del exterior solo se les reporta el “código de país”). Si en vez de cedula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce. Téngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato (como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces), y sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportarán en forma especial los saldos de pasivos que les hayan quedado a diciembre 31 de 2012 pero por causa de cubrir los costos y gastos de sus mandantes. Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos, y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar esos pasivos especiales que se
32 Se trataría solamente de la norma para declarar el valor fiscal del saldo en la entidad bancaria; pero si con los cheques girados y entregados y pendientes de cobro se había afectado alguna compra de un activo, o una cuenta por cobrar, o una cuenta por pagar, o un costo o gasto, esa parte de la operación contable sí se queda intacta.
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generaron al manejar los recursos de los terceros en nombre de quienes actuaban, y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 8 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artículos 11 a 13 de la Resolución 117 (formatos 1027, 1052 y 1588). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1009, allí reportarían solo los pasivos que sí se originaron en sus operaciones propias. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando otras. Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o persona natural reportante descubre que se necesita corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial su renglón de pasivos? En ese caso se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos). Es decir, quienes presentan información exógena deben analizar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico
En el Capítulo IX, numeral 9.8, se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “h” del artículo 631, sobre los saldos de sus pasivos fiscales a diciembre 31 de 2012.33
3.8 Información sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 Literal i del Art. 631 del E.T.; Artículos 1, 2 y 9 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012 ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan las mismas personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (numeral 3.3. de esta publicación). ¿Cuál información solicita? Datos de los terceros (tanto domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior) con quienes se tengan cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012. Al respecto, esta vez el art. 9 de la Resolución 117 indica que si el total fiscal de las cuentas por cobrar del reportante a diciembre 31 de 2012 es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), deberá discriminar en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a un millón de pesos ($1.000.000). Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por cobrar es igual o inferior a los $500.000.000, reportará en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000). Se pide reportar al tercero cuando sus cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012 (antes de provisiones), agrupando todas las cuentas en que figure con saldos, sea igual o superior a $5.000.000 (o superior a $1.000.000, según el tipo de reportante). Aquellos con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso), se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los 3 conceptos diseñados por la DIAN, con el NIT 222222222 y razón social “cuantías menores”. En cuanto al saldo de la cuenta de “provisión fiscal de deudores” a diciembre 31 de 2012 (que se reportará como si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio se incluiría como un valor negativo), sucede que hasta los reportes del 2007 la DIAN pedía que todo el saldo de dicha cuenta a diciembre 31 se reportara con un único beneficiario, a saber, el NIT del propio reportante de la información exógena. Pero en los reportes del 2008, 2009, 2010, 2011 y en estos del 2012, la Resolución indica que ese saldo total (sin importar si la provisión fue calculada con el método de Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal h) cuentas por pagar a diciembre 31”, incluido en el DVD que acompaña esta obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 33
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"provisión general" o de "provisión individual") se debe discriminar por tercero. En consecuencia, el saldo que se tenga por cada tercero dentro de la cuenta de provisiones no se mezclaría con los demás saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a diciembre 31 (pues si se mezclara, y reportáramos un "saldo neto de la cuenta por cobrar", eso no tendría cruce de información con el reporte que a su vez hará ese mismo tercero de lo que para él viene siendo un "pasivo", ya que ese tercero no les hace "provisiones" a sus pasivos). Esa cuenta de provisiones se reportará entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos iguales o superiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, según el caso) y quedando los demás reportados con el NIT 222222222. En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como asociada de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si durante el 2012 actuó como miembro de consorcios y uniones temporales, no debe entonces reportar las cuentas por cobrar a diciembre 31 que le figurarían en su contabilidad y en su declaración de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploración, o a través de los contratos de mandato, o por la participación en los consorcios y uniones temporales, pues tales cuentas por cobrar serán reportadas únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que lo representó o por el consorcio y/o unión temporal en el que participó (ver parágrafo 1 del art. 11, parágrafo 2 del art. 12 y parágrafo 1 del art. 13 de la Resolución 117). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todas sus demás cuentas por cobrar que no se hayan originado por su participación en esos negocios jurídicos especiales. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí les tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. El total de las cuentas por cobrar que sean llevadas al formato 1008, salvo si se presenta lo comentado en el párrafo anterior, deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta 2012 (renglón 34 del formulario 110, o con el dato interno de los anexos del formulario 210 con el que se explique lo llevado al renglón 32, patrimonio bruto, de quienes usan ese formulario 210). Formatos a utilizar Se utilizará el mismo formato 1008, versión 7, utilizado en los reportes del 2011. Allí se reportan los datos del tercero, los conceptos de la cuenta por cobrar y su valor. 64
Se exige reportar direcciones de los terceros solo si están domiciliados en Colombia (a los domiciliados en el exterior solo se les reporta el “código de país”). Cuando se reporten valores correspondientes a la “provisión fiscal de deudores” el valor se reportará como si fuese un valor positivo (a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio sí se incluiría como un valor negativo). Si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce. Téngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato (como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces), y sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial los saldos de cuentas por cobrar que les haya quedado a Diciembre 31 pero por causa de administrar los ingresos de sus mandantes. Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos, y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar esas cuentas por cobrar que se generaron al manejar los ingresos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 9 de la Resolución 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artículos 11 a 13 de la Resolución 117 (formatos 1018, 1051 y 1587). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1008, allí reportarían solo las cuentas por cobrar que sí se originaron en sus propias operaciones. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T. con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los que sí sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (ver numeral 3.1 de esta obra)
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¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurñidica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial su renglón de cuentas por cobrar? En ese caso se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos). Por tanto, quienes presentan información exógena deben analizar las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capíitulo IX, numeral 9.9, se mostrará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “i” del artículo 631, sobre los saldos de sus cuentas por cobrar fiscales a diciembre 31 de 2012.34
ejemplo, un saldo en bancos nacionales o del exterior, o el valor de las acciones y aportes en sociedades), mientras que otros datos no tienen ese tercero (por ejemplo, el valor del gasto depreciación del año), en este reporte se terminan usando entonces dos formatos: el 1011 para los valores que no tienen un tercero que explique su saldo, y el 1012 para los que sí cuentan con un tercero que lo explique (a esos terceros no se les reporta dirección sino solamente el “código de país”). Esos datos que se lleven a ambos formatos deberán coincidir solamente con el saldo fiscal llevado a varios renglones de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012. No se involucrarían, como sí se hace en el reporte de los pagos a terceros (formato 1001), los saldos contables para esas partidas. Al respecto es importante comentar que a diferencia de lo solicitado hasta los reportes del año 2011, esta vez el art. 10 de la Resolución 117 indica que en el formato 1011 ya no se incluirán los datos ni del saldo en caja a diciembre 31 (concepto 1105), ni del saldo fiscal a diciembre 31 de los activos fijos con sus depreciaciones o amortizaciones (conceptos 1501 a 1518), ni del juego de inventarios (conceptos 1401 a 1407), ni del juego de inventarios de semovientes (conceptos 1408 a 1412), ni de las “compensaciones” (conceptos 8251 a 8251). Los valores fiscales de esas partidas solo se terminarán informado esta vez dentro del formato 1732 para quienes quedaron obligados a entregar también dicho formato (ver la Resolución XXX de diciembre xxx de 2012) Es importante destacar que varios de los conceptos que se usarán para detallar información en el formato 1011, son conceptos que tienen que guardar estrecha relación con lo que se tenga reportado en el formato 1001 de pagos a terceros (ver el numeral 5 del art. 10 de la Resolución, conceptos 8200 a 8256). Así por ejemplo, si se usa el concepto 8200 para reportar el monto de la deducción especial por inversión en activos fijos que el reportante lleve al renglón 54 de su formulario 110 para declaración de renta 2012 (o renglón 42 si usa el formulario 210), ese valor debe ser como máximo el 30% de lo reportado en el formato 1001 con el concepto 5020 (compra de activos fijos sobre los cuales se calculó la deducción especial). Igualmente, si se hicieron, por ejemplo, donaciones a empresas de cine nacional (ley 814 de 2003) y se tomó como deducción especial el 125% del valor donado, ese valor tomado como deducción por donación se detalla en el formato 1011 con el concepto 8217, pero debe ser como máximo el 125% del valor reportado como donación a la empresa de cine y que figuraría en el formato 1001 con los conceptos 5013 y 5014 (Nota: la modificación que el art. 195 de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le efectúa al Art. 16 de la Ley 814 de 2003, aumentando de 125% a 165% la deducción fiscal por donaciones a proyectos de cine nacional, es un cambio que solo aplica para los ejercicios 2013 y siguientes). Además, con los conceptos 8241, 8242 y 8243 se pide informar los valores pagados durante el 2012 al ICBF, SENA y caja de compensación, que se tomen como
3.9 Iinformación sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 Literal “k” del art. 631 del E.T.; Arts. 1, 2 y 10 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012. ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (numeral 3.3. de este material). ¿Cuál información solicita? El valor total del saldo fiscal (es decir, sin importar la cuantía) de “otros datos” de las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012. (Ejemplo, el saldo fiscal a diciembre 31 de los dineros en bancos, o el saldo fiscal a diciembre 31 de las acciones y aportes en sociedades, el detalle de los ingresos no gravados o deducciones especiales que no tienen un beneficiario externo real o que la DIAN quiere tener más controlados, y el detalle de las rentas exentas). En vista de que algunos de esos datos sería necesario identificarlos con todo y el nombre de su tercero (por Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal i) cuentas por cobrar a Diciembre 31”, incluido en los CD que acompañan esta obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.
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deducción y no como descuento tributario (ver art. 114 del E.T. y los arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010), los cuales figurarán en los renglones informativos 32 del formulario 110 ó 31 del formulario 210. De otra parte, se debe destacar que la DIAN, en el listado de conceptos con los que se reportarían los diferentes tipos de “rentas exentas” que el informante llegue a usar en su declaración de renta 2012 (ver el numeral 4 del art. 10), sigue incluyendo conceptos sobre “rentas exentas” que ya no están hoy día vigentes y no se pueden utilizar por los contribuyentes. Ese es el caso de lo indicado en el ítem 10 de ese listado donde se dice que con el concepto 8116 se reportaría el “Valor de la renta exenta en procesos de titularización de cartera hipotecaria y de los bonos hipotecarios, artículo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado por el artículo 81 de la Ley 964 de 2005”. Ese beneficio del art. 16 de la Ley 546 de 1999, modificado con el art. 81 de la Ley 964 de 2005, se entendía que solo duraba durante los 11 años siguientes a la expedición de la Ley 546. No son 11 años contados desde la ley 964 sino 11 años contados desde la ley 546, pues la ley 546 había dicho inicialmente que el beneficio duraría 5 años y con la modificación de la Ley 964 lo que se buscó fue alargarlo 6 años más para un total de 11 años pero contados desde la Ley 546 de 1999. Por tanto, eso terminó en el año 2010. Además, si en ese listado no se incluyen conceptos para reportar otros tipo de “rentas exentas” que sí se siguen utilizando hoy día (como le sucede a las entidades del régimen tributario especial las cuales restan en el renglón de “rentas exentas” lo que sea el excedente fiscal que sí destinarán a sus objetos sociales; ver decreto 4400 de 2004), entonces es porque la DIAN no está interesada en recibir el detalle de esas otras rentas exentas y por tanto no se reportarían (pues en el listado no se dejó indicado ningún concepto para reportar “las demás rentas exentas”). Formatos a utilizar Se utilizarán los mismos formatos 1011 versión 6 y 1012 versión 7 utilizados en los reportes de 2011 (pero tomando en cuenta que ya no se usarán varios de los conceptos que hasta el 2011 se usaron dentro del formato 1011) En el formato 1011 no se detallan nombres de terceros sino solamente “conceptos” y “saldos a diciembre 31”. En cambio, en el formato 1012 sí se piden “nombres de esos terceros” (no se les reportan direcciones sino solamente el código de país). Y si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el art. 17 de la Resolución 117, los plazos para la 66
entrega de este reporte transcurrirán según si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolución XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se actualizó la lista de entidades “grandes contribuyentes”, retirando a muchas de la lista e ingresando otras. Para los que sí sean grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 9 y el 22 de abril de 2013, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra). ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2012 la persona jurídica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2012? En ese caso se diría que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN queda facultada para imponer la sanción del art. 651 del E.T. (regulado por Resolución 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos) Por tanto, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capíitulo IX, numeral, 9.10, se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “k” del artículo 631, sobre otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año 2012.35
3.10 Iinformación especializada solicitada a algunos informantes especiales (mandatarios, consorcios, operados en contratos de exploración de hidrocarburos, sociedades fiduciarias; órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional)
Esos datos que se muestran en dicho numeral tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal k) otros datos de la DR”, está incluido en los CD que acompañan esta obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 35
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propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. 2o. Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. PARÁGRAFO 1o. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. PARÁGRAFO 2o. . PARÁGRAFO 3o. En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en esta ley para los consorcios”. En el Estatuto Tributario, según lo indican sus Arts. 18, 368 y 437 (literal f), el consorcio o la unión temporal (que son entes sin personería jurídica pero con NIT propio pues se inscriben en el RUT de la DIAN identificándose en la página 2 de dicho RUT y en la casilla 68 con el código 03 ó 07), actúa como agente de retención en los costos y gastos en que se incurra por el desarrollo de las operaciones del consorcio o unión temporal. Pero no presentará la declaración de renta denunciando los ingresos y costos respectivos, ni las declaraciones de IVA (mientras solo facture valores que se tomarán los miembros del consorcio), pues el consorcio o la unión temporal como tal es considerado un “no contribuyente no declarante” (ver art. 18 del E.T.). Para este último efecto, son sus consorciados o miembros de la unión temporal los que bimestralmente en las declaraciones de IVA y anualmente en las declaraciones de renta denunciarán su respectivo ingreso y costo de acuerdo con su participación en el consorcio o unión temporal. Además, en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997 se menciona también lo siguiente: “ARTICULO 11. FACTURACIÓN DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o
Arts. 11 a 15 de la Resolución 117 de octubre 31 de 2012. Las actividades económicas en nuestro país se pueden desarrollar en forma directa por parte de cada empresa o persona que quiera vender o comprar bienes y servicios, o mediante ciertas figuras jurídicas (permitidas en el Código Civil y otras leyes especiales) en las que intervendría otra entidad o persona diferente y que actuaría en representación de esa empresa o persona que no quiere desarrollar sus actividades de comprar o vender en forma directa. Ese último caso es el que se presenta cuando se utilizan figuras como “contratos de mandato”, “consorcios y uniones temporales” y “operaciones conjuntas para ejecutar contratos de exploración y explotación de hidrocarburos”. Adicional a lo anterior, también existen las figuras jurídicas conocidas como “fideicomisos” o “fiducias” (artículo 102 del E.T.), en las cuales una o varias personas naturales o jurídicas (llamadas “fideicomitentes” o “fiduciantes”) hacen aportes de dineros o bienes (fijos o movibles) para que una sociedad fiduciaria les administre tales bienes. Se forman así distintos patrimonios autónomos que tienen unos dueños definidos pero que son administrados por la sociedad fiduciaria (todos los patrimonios autónomos que son administrados por una misma sociedad fiduciaria llegan a tener un único NIT; ver numeral 5 del art. 102 del E.T. antes de ser modificado con el art. 127 de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012). La meta entonces de la sociedad fiduciaria es explotar esos bienes y cubrir los costos que demanden esas operaciones (practicando también las retenciones del caso). Pero al final del año simplemente le informa a los fideicomitentes o fiduciarios sobre la utilidad o pérdida que se obtuvo en el año por la explotación de los bienes o patrimonios autónomos. Esos dueños de los bienes son los que tienen que seguir denunciando en sus propias declaraciones de renta los bienes que han aportado a los patrimonios autónomos (art. 271-‐1 del E.T.), al igual que la simple utilidad que les reporte la sociedad fiduciaria (art. 102 numeral 2 del E.T.). Miremos algunos detalles de esas figuras jurídicas: a) Consorcios y uniones temporales En el caso de los “consorcios y uniones temporales”, esas son figuras definidas en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, donde se lee: “ARTÍCULO 7o. DE LOS CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Para los efectos de esta ley se entiende por: 1o. Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la
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unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal. Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias. En el evento previsto en el inciso anterior, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título de renta, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado. El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado. La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.” Por todo lo anterior, si el propio consorcio o unión temporal con su NIT expedía la facturación (y no los consorciados o asociados), ese consorcio o unión temporal deberá hacer los reportes exigidos en el artículo 11 de la Resolución 117 de octubre de 2012.36 Para ello usará los 6 distintos formatos mencionados en ese art. 11 (1585, 1586, 1587 1588, 1043 y 1045) con los cuales reportara por ejemplo los costos que cubrió por cuenta de los miembros del consorcio (junto con las retenciones practicadas a tales costos); o los ingresos que facturó por cuenta de los consorciados; etc. En relación con estos reportes exigidos a los consorcios y uniones temporales, debe tenerse presente lo que dice el parágrafo 1 de dicho art. 11 de la Resolución 117: “Parágrafo 1. “En ningún caso la información reportada por el consorcio y/o unión temporal deberá ser informada por el consorciado y/o asociado”. Así se evita que a la DIAN le llegue información duplicada respecto de un mismo tercero. Es decir, los terceros que
hicieron las operaciones de comprarle o venderle al consorcio o unión temporal usarán como beneficiario “al consorcio o unión temporal”, y ese mismo consorcio o unión temporal dirá que fue con esos terceros con quienes hizo la operación, solo que en el interior del reporte el consorcio o unión temporal al mismo tiempo debe indicar para cuáles miembros eran los costos y el IVA descontable y la cuenta por pagar a diciembre 31, al igual que los ingresos y el IVA generado y la cuenta por cobrar a diciembre 31. Pero los miembros del consorcio o unión temporal no tienen que volver a informar lo que ya informó el consorcio o unión temporal. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el consorcio o unión temporal ya se habían disuelto antes de octubre 31 de 2012 y ya habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese consorcio o unión temporal ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los miembros del respectivo consorcio o unión temporal. Además, en el parágrafo 2 del artículo 11 de la Resolución 117 se establece lo siguiente: “Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción y la retención en la fuente practicada por el consorcio o unión temporal, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.” Para entender esa disposición habría que pensar en el hecho que durante el año 2012 el propio consorcio o unión temporal haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de noviembre de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio consorcio o unión temporal cumplió a lo largo de todos los meses del año 2012 con entregar a la entidad pública o privada que lo contrató todos los datos sobre la ejecución de esos recursos y de esa forma la entidad pública o privada podía hacer mensualmente los reportes que se le exigían por la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011. Por eso en el parágrafo 5 del artículo 1 de la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011 se dijo lo siguiente: “Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el artículo 1 de la presente Resolución por las Entidades Públicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.”
36 En diciembre 23 de 2009 la Supersociedades expidió su Circular 115-‐006, acompañada de una guía con ejemplos, donde se indican cómo deben ser las contabilizaciones básicas que se efectúen en virtud de la ejecución de consorcios y uniones temporales; conviene repasarla para entender mejor este tipo de figuras jurídicas.
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Así que los consorcios que a lo largo del 2012 ya pasaron la información a la entidad pública o privada que los
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contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma información. b) Patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias Como ya se explicó antes, los patrimonios autónomos (también llamados “fideicomisos”) tienen su propio NIT y son simplemente administrados por una sociedad fiduciaria (a cada patrimonio autónomo o fideicomiso, cuando se inscribe en el RUT para obtener su NIT, en la página 2, casilla 68, le asignan el código 06). Como ese patrimonio autónomo termina siendo el que incurre en costos (practicando retenciones en la fuente) y también genera ingresos, la DIAN pide que todos esos patrimonios autónomos le presenten el reporte sobre esas operaciones, y la que tiene la tarea de entregarlos es la sociedad fiduciaria que administró el patrimonio autónomo (ver art. 14 de la Resolución 117). Al hacer esos reportes sobre pagos y sus retenciones, y sobre los ingresos, deberá entonces seleccionar a los terceros con los mismos criterios con que las empresas normales harían los reportes de pagos, retenciones e ingresos (ver numerales 3.2 y 3.4 de esta publicación). Igualmente, en el reporte que le enviarán a la DIAN se informará sobre la utilidad anual que le haya correspondido a cada fiduciante y que debe ser reconocida como ingreso por ese fiduciante. Para hacer esos reportes usarán esta vez las nuevas versiones de los formatos 1013, 1014 y 1058 (los tres cambiaron de versión pues ahora tendrán que manejar una nueva columna adicional para detallar el “subtipo” de fideicomiso al cual corresponden los datos). Además, en el parágrafo 3 del artículo 14 de la Resolución 117 se indica lo siguiente: “Parágrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.” Para entender esa disposición hay que pensar en el hecho que durante el año 2012 el propio patrimonio autónomo haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de Nov. de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio patrimonio autónomo cumplió a lo largo de todos los meses del año 2012 con entregar a la entidad pública o privada que lo contrató todos los datos sobre la ejecución de esos recursos y de esa forma la entidad pública o privada podía hacer mensualmente los reportes que se le exigían por la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011.
Por eso en el parágrafo 5 del artículo 1° de esa Resolución 11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente: “Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el artículo 1 de la presente Resolución por las Entidades Públicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.” Así que los patrimonios autónomos que a lo largo del 2012 ya pasaron la información a la entidad pública o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma información. c) Contrato de mandato En el contrato de mandato, regulado en los artículos 1.262 y siguientes del Código de Comercio, existe una parte llamada “el mandante”, que es quien contrata a otra llamada “mandataria” para que esta última actúe en representación de la primera. Como consecuencia de ello, la “mandataria” es la que facturaría, con su propia facturación, ingresos que no son para ella sino para su mandante. Por ejemplo, si el dueño de un inmueble contrata a una inmobiliaria para que lo represente y le administre sus bienes raíces, el dueño del inmueble será “el mandante” y la inmobiliaria sería “la mandataria”. En ese caso, y por virtud de lo indicado en el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 y el art. 29 del Decreto 3050 de 1997, es la inmobiliaria (mandataria) la que facturaría, con su propia papelería de facturación, los ingresos que se generan por arrendar las propiedades de su mandante. Y es también la inmobiliaria (mandataria) la que incurría en costos y gastos necesarios para el mantenimiento de los bienes raíces y aunque ella no es la que usaría tales costos en su declaración de renta (pues los usara solo su mandante), sucede que tales costos y gastos sí llegaban facturados a nombre de ella, y es ella la que incluso actuaría como agente de retención a título de renta y de IVA sobre tales costos y gastos, todo dependiendo de si su mandante es agente de retención o no por esos conceptos.37 Esas retenciones practicadas por la inmobiliaria son declaradas en la declaración mensual de retenciones en la fuente de la propia inmobiliaria, pero los datos sobre los ingresos que facturó para su mandante y su respectivo IVA sí deben ser declarados en las declaraciones de IVA que presentaría el propio mandante de acuerdo con los informes que periódicamente le envía su mandataria. Y los costos y gastos, junto con su IVA descontable serán igualmente tomados como tales solo por el mandante en Esas retenciones las practica solo si su mandante, de haber hecho él mismo las operaciones, las hubiera practicado. Como quien dice, la mandataria asume las calidades que tenga su mandante; (ver el concepto DIAN 1762 de enero 10 de 2007 y el artículo 8 del Decreto 522 de 2003). 37
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sus respectivas declaraciones bimestrales de IVA y anual de renta38 En vista de lo anterior, es claro que los cruces de información exógena tributaria para la DIAN se podrían complicar, por cuanto las personas y empresas que hicieron las operaciones directamente con la mandataria reportarían como beneficiaria de tales operaciones a dicha mandataria y no a su mandante, pues el dato final del mandante no era conocido por esos terceros (aunque se debe tener presente lo que dice el art. 394 del E.T.). Para que eso no suceda, la DIAN ha dicho, en el artículo 13 de la Resolución 117, que TODO mandatario (que es el que actuaba como intermediario), sin importar si es una persona natural o jurídica y sin importar el monto de los ingresos de él mismo o de su mandante a diciembre del año anterior (2011), deberá presentar la información de las operaciones que efectuó en desarrollo de todos sus contratos de mandato durante el año 2012 (y lo debe hacer solo en forma virtual). Aclárese además que si ese mandatario es quizás una persona juridica o persona natural que sí tenía en diciembre de 2011 ingresos brutos propios superiores a los $100.000.000, o a los $500.000.000 en ese caso tendría que responder adicionalmente por los otros reportes exigidos en los artículos 3 a 10 de la misma Resolución 117. Para hacer los reportes de las operaciones que hicieron por cuenta de sus mandantes, los mandatarios usarán los mismos formatos que usaron en los reportes del año 2011 (formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054 1055) Así mismo, y en razón de que los mismos mandantes también terminarían registrando en sus propias contabilidades los datos que les sean informados por sus mandatarios, con todo y los mismos beneficiarios con que los registró inicialmente su mandataria (pues el mandante es el que tiene que presentar las declaraciones de IVA y de renta con esos datos, ya que para él sí son sus ingresos, o sus costos, o sus IVA generados o sus IVA descontables), es por eso que en el parágrafo 1 de art. 13 de la Resolución 117 se dispuso lo siguiente: “Parágrafo 1. En ningún caso la información reportada por el mandatario o contratista deberá ser informada por el mandante.” Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el consorcio o unión temporal ya se habían disuelto antes de octubre 31 de 2012 y ya habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese consorcio o unión temporal ya no
entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los miembros del respectivo consorcio o unión temporal. Además, en el parágrafo 2 del artículo 11 de la Resolución se lee lo siguiente: “Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción y la retención en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.” Para entender esa disposición hay que pensar en el hecho que durante el año 2012 el propio mandatario haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de noviembre de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio mandatario cumplió a lo largo de todos los meses del año 2012 con entregar a la entidad pública o privada que lo contrató todos los datos sobre la ejecución de esos recursos y de esa forma la entidad pública o privada podía hacer mensualmente los reportes que se le exigían por la Resolución 11431 de octubre 31 de 2011. Por eso en el parágrafo 5 del artículo 1 de esa Resolución 11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente: “Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el artículo 1 de la presente Resolución por las Entidades Públicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.” Así que los mandatarios que a lo largo del 2012 ya pasaron la información a la entidad pública o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma información. . Ejemplo práctico En el Capítulo IX, numeral 9.11, se muestra un ejemplo sobre la forma como una entidad que actuó como mandataria efectuaría los reportes que le son exigidos en el art. 13 de la Resolución 117.39
38 El mandante registra en su contabilidad los costos y gastos, el IVA de tales costos y gastos, los ingresos con su IVA, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, de acuerdo con todos los beneficiarios que le informe la mandataria. En todo caso, el art. 6 de la Resolución 117 les dice a los mandantes que los ingresos que recibieron a través de sus mandatarios los reporten solo con el Nit del mandatario y en la columna especial que para tales efectos le diseñaron al formato 1007.
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Esos datos que se muestran en dicho anexo están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo reporte de mandatarios en contratos de mandato”, incluido en el DVD que acompaña esta obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 39
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Capítulo IV Suministro de la información exógena tributaria del año gravable 2012 a través del portal de internet de la DIAN En vista de que las Resoluciones 111 a 118 de octubre de 2012 han exigido que los reportes con información exógena tributaria del año gravable 2012 sean suministrados en forma virtual utilizando los “servicios informáticos electrónicos” (SIE) de la DIAN, es necesario repasar cuáles son las características más importantes de dichos SIE.
e) Software adicional: Acrobat Reader 8.0 ó o Superior, Flash 9.0 o superior y se recomienda máquina virtual JAVA última versión. f) Navegadores: IExplorer (versiones 7,8 y 9), Firefox (versiones 3.5, 3.6, 4.0, 5.0, 6.0, 7.0 y 8.0) o Chrome (versiones 11 o superior). Configuración del lenguaje: para Firefox es “Español/Colombia [es-‐co]”; para IExplorer es “Español(colombia)[es-‐co]” y para Chrome es “español (Latinoamérica)”; para todos los navegadores se debe dejar como primera opción de lenguaje. Configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co.; g) Impresora: para imprimir los formularios. Se recomienda una impresora láser con resolución mínima de 600 x 600 dpi; de ninguna manera se debe utilizar una impresora de matriz de puntos. Para la impresión de los formularios utilice papel de 75 gramos (papel de fotocopia). h) Contar con una conexión de banda ancha con un mínimo de 2000 Kbps. Las personas jurídicas deben disponer de una conexión de banda ancha a Internetinternet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia (http://www.nap.com.co/html /integrantes.php). El promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad. (aclaración: la DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de telecomunicaciones, con el propósito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexión a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, GLOBAL CROSSING, PEOPLE ON LINE y TELMEX.
4.1 Qué son los servicios informáticos electrónicos (SIE) de la DIAN.
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os SIE sirven para varios propósitos, de los cuales los dos más importantes son los siguientes: a) “Diligenciar”, o “diligenciar y presentar” las respectivas declaraciones tributarias administradas por la DIAN. b) “Suministrar” o “suministrar y presentar” los archivos con los reportes de información exógena (ya sea “exógena tributaria” o “exógena cambiaria”).40 Para poder usar tales SIE y presentar los archivos que contienen la información exógena tributaria se requiere estar conectado a internet desde un computador que reúna unos mínimos requisitos tecnológicos.41 Entre esos requisitos se encuentran los siguientes (ver la siguiente dirección de Internet: http://www.dian.gov.co/dian/12Sobred.nsf/pages/ Requerimientos_tecnologicos?OpenDocument a) Tener una memoria RAM de 512 MB (recomendada: 1024 MB).; b) Procesador 2 Ghz (recomendado: doble núcleo).; c) Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada: 1024 x 768).; d) Sistema operativo: Windows XP SP2, Windows Vista o Windows 7. Tener el computador con las actualizaciones del sistema operativo al día (Windows update). Tambien se puede hacer desde equipos con sistema operativo Mac OS X.
4.2 Pasos a seguir para la utilización de la opción denominada “Presentación de información por envío de archivos” . 4.2.1. Actualización previa del RUT.
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Para ampliar más sobre los SIE, véase el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaña a esta publicación y que contiene la cartilla instructiva de la DIAN para utilización de los SIE. El archivo se llama “cartilla-‐inducción-‐servicios-‐informáticos-‐electrónicos”.
Se requiere contar con los RUT actualizados, tanto de la entidad u “organización” (el cual mostrará la responsabilidad “14-‐informante de exógena”), como del representante legal (el cual debe mostrarle la responsabilidad “22-‐Suscribir declaraciones de terceros”). Si el reporte lo hace una persona natural obligada a
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Cuando se entra al portal de la DIAN, el propio portal también es capaz de verificar si el equipo desde donde se está trabajando cumple esos requisitos; para ello hay que usar la opción “verificación de requisitos” en el menú de los SIE.
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suministrar los archivos exigidos por la DIAN, solamente necesita tener actualizado su propio RUT y cuando inicie sesión en el portal de la DIAN entraría con la opción “a nombre propio”. 4.2.2 Crearse una “cuenta de usuario” en el portal de la DIAN.
La firma digital se debe renovar cada tres años, contados desde el momento en que la descargaron del portal de la DIAN. Para ello el propio portal de la DIAN le avisará automáticamente si la firma está próxima a vencerse y por el mismo portal se podrá renovar (ver Resolución 12717 de 2005 y la cartilla instructiva de la DIAN sobre “mecanismo de firma digital”).
El representante legal de las personas jurídicas, o la persona natural reportante, cuando ya tienen su RUT, deberán proceder a crearse en el portal de la DIAN una “cuenta de usuario”, con la cual podrán acceder a los SIE. Para ello se utilizan los 13 últimos números que están debajo del código de barras que les figura en la primera página de su RUT (visitar el siguiente enlace: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/ DefNuevosUsuarios.faces). Si no se tiene RUT, recuérdese que tienen que obtenerlo con todos los nuevos requisitos establecidos por los Decretos 1 de julio de 2012 y 2820 de agosto de 2011 (recibo de servicios públicos, fotocopia de la cédula, etc.)
4.2.4. Aclaración de lo que son las “solicitudes de envío” y la forma como se relacionan con los “formatos” que contienen la información exógena tributaria solicitada. De acuerdo con la mecánica del portal de la DIAN, para cada distinto formato que se quiera entregar se deberá elaborar una distinta “solicitud de información por envío de archivos”43 Esas “solicitudes de información por envío de archivos” son unos formularios que el propio portal de la DIAN (cuando se presenta virtualmente la información), o el funcionario de la DIAN (cuando se llevan los archivos en forma física a las sedes de la DIAN) generará automáticamente y se distinguen en su parte superior con el número 10006 (ver la imagen de un formulario de esos incluida como ejemplo en las primeras páginas de esta obra). Esos formularios 10006 serán la constancia de haber cumplido con la entrega de cada distinto formato. Las mencionadas “solicitudes de información por envío de archivos” tienen también en su parte superior un código de barras y un número de varios dígitos debajo de él.. Dicho número es el que se necesitará diligenciar en los casos en que por alguna razón se deba corregir alguno de los archivos inicialmente entregados (se haría un “reemplazo” de la solicitud inicial; ver más detalles en las páginas 31 y siguientes de la cartilla instructiva).
4.2.3. Obtener y/o renovar la firma digital
Para obtener la firma digital por primera vez (lo cual es un trámite totalmente gratuito), se debe hacer la diligencia personalmente en cualquier sede de la DIAN, o a través de un tercero apoderado, o un tercero autorizado en un simple documento autenticado ante notario (ver parágrafo 2 del art. 19 de la Resolución 117). En ese trámite la DIAN diligenciará un formulario 10036 en el que quedará indicada una cuenta de correo electrónico a la cual se hará llegar el archivo especial de extensión “.epf” (junto con una contraseña) para que el titular de esa cuenta de correo electrónico lo descargue, ingrese al portal de la DIAN con su “cuenta de usuario”, haga el proceso de activación en el portal de internet de la DIAN (sitio donde se autoasignará una nueva contraseña que solo él quedará conociendo) y luego sí lo pueda usar para firmar los reportes que entregará (ver la “Cartilla instructiva para uso del mecanismo de firma digital”, cartilla que se incluye como archivo de PDF en el DVD que acompaña esta obra). Al archivo con la firma digital, una vez activada, el usuario le podrá dar un nombre cualquiera pero quedará siempre con extensión “.epf”. Esa extensión siempre debe quedar en minúsculas pues de lo contrario el archivo no funcionaría. Y se recomienda tener varias copias de ese archivo por si se llega a averiar. Si un mismo representante legal firma en varias empresas, siempre usará una única firma digital para todos los reportes que firme así sean de diferentes empresas. Si se requiere obtener una nueva firma digital, la deben solicitar como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha en que entregarían los reportes. 42
4.2.5. Manera correcta de nombrar los archivos que se entregarían en la DIAN. El nombre que se debe dar a cada uno de los archivos con los que se llegue a elaborar cada uno de los “formatos” de las resoluciones 111 a 118 tiene que guardar una estructura especial. Supóngase que se tiene que elaborar el “Formato 1001” con los datos de los pagos y retenciones practicados a terceros durante el 2012, y que los terceros a reportar son 15.000. En ese caso, para ese “formato 1001” habría que elaborar tres distintos archivos que quedarían nombrados así: Dmuisca_010100108201300000001.xml Dmuisca_010100108201300000002.xml mecanismo. El archivo se llama “Cartilla instructiva de firma digital”. 43 Todos los archivos que deba elaborarse de un mismo formato deben cumplir con una restricción muy importante, pues cada uno no puede exceder de los 5.000 registros, y todos los archivos de un mismo formato se alistan en una sola “Solicitud de envío de archivos”.
42 Para ampliar más sobre el mecanismo de firma digital, véase el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaña a esta obra y que contiene la cartilla instructiva de la DIAN para la utilización de tal
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Dmuisca_010100108201300000003.xml Los dos primeros dígitos (01) pueden llegar a ser también un (02). Se usa el (01) para identificar que es la primera vez que se entrega el archivo. Pero se cambiaría a (02) si es un reemplazo o corrección. No importa si es la segunda, o tercera o cuarta corrección, etc., siempre se usará “02” para las correcciones de un reporte inmediatamente anterior. Los siguientes cinco dígitos (01001) identifican el número o tipo de formato. y Los siguientes dos dígitos (08) identifican la versión del formato. Los siguientes cuatro dígitos siempre deben corresponder al “año de la entrega” de la información y no al año gravable al que corresponde la información (en este caso se pone “2013” pues los archivos se estarán entregando durante el 2013). La huella sobre cuál es el “año gravable” al que pertenece la información solo se ve en la parte interna del archivo denominada “encabezado” y se diligencia cuando se está construyendo el formato con el prevalidador diseñado por la DIAN, en los campos donde se pide “fecha inicial” y “fecha final”. En esos campos irían esta vez “2012-‐01-‐01” y “2012-‐12-‐31”. Los siguientes ocho dígitos (ejemplo 00000001) son para que el reportante les dé una numeración consecutiva, y sin saltos, a todos los distintos archivos que llegue a presentar, sin importar a cuántos formatos distintos corresponden dichos archivos (y sin importar si en un mismo año entrega archivos de exógena tributaria junto con los de exógena aduanera y cambiaria). Al respecto debe tenerse en cuenta, como ya se dijo antes, que por cada formato se deberá elaborar una “solicitud de información por envío de archivos”. Y aun cuando en el mismo año de entrega se tengan que estar diligenciando distintas solicitudes de información por envío de archivos, en ese caso la numeración del archivo tiene que guardar un estricto orden consecutivo. Un ejemplo de ello sería: supóngase que durante el 2013 se entregará información del año gravable 2012, así: dos “archivos” del “formato 1001” y también dos “archivos” del “formato 1005”. En ese caso se tendrían que hacer las siguientes solicitudes de envío de archivos y adjuntar los siguientes “archivos”: a) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1001”: Dmuisca_010100108201300000001.xml Dmuisca_010100108201300000002.xml b) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1005”: Dmuisca_010100507201300000003.xml Dmuisca_010100507201300000004.xml
Nótese que el número del consecutivo de envío para esos dos últimos archivos son en este caso el “00000003” y el “00000004”, pues en la primera solicitud de envío ya se había utilizado el consecutivo “00000001” y “00000002”. Como sea, el propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equivocar con el número del consecutivo de envíos dentro de un mismo año de entrega, pues en la pantalla le irá mostrando un texto automático pequeño que diría, por ejemplo: “Su próximo consecutivo para el envío de archivos a nombre de esta organización es: 789”. Y debe hacerse la recomendación de que los archivos que serán trasmitidos a la DIAN estén ubicados en una carpeta del computador del informante cuyo nombre no tenga caracteres especiales tales como la “ñ”, o “*”, y similares, pues en esos casos, cuando se pretenda cargar los archivos en el portal de la DIAN, se presentarán fallas. Cada archivo que se vaya cagando en el portal de la DIAN se tiene que ir firmando digitalmente, y en ese caso el nombre del archivo, después de firmado, es cambiado automáticamente por el portal de la DIAN y luciría así: signDmuisca_010100108201200000001.xml.xml
4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detectó errores Cuando los archivos son recibidos por la DIAN y tal entidad emite el formulario 10006 como prueba de haber entregado la información, hasta allí la DIAN no le ha hecho ningún tipo de verificación de fondo a la información reportada. Cuando la DIAN procese todos esos reportes y les detecte inconsistencias o problemas de fondo (ya sea, por ejemplo, porque falta el cruce con los demás reportantes, o porque un tercero fue reportado como si tuviera NIT pero en la DIAN no le tienen NIT y por tanto había que reportarlo como una cédula, etc.), el reportante puede saberlo entrando en cualquier momento a los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y fijarse en el ícono que se muestra en la parte de abajo, denominado “Tareas”. Si allí aparece algún número, es porque hay algún error por corregir (ver páginas 23 a 25 de la “Cartilla instructiva para presentación de información por el portal de la DIAN”, la cual está incluida como archivo de PDF en el DVD que acompaña esta obra). Pero también se puede hacer uso de la opción “Consultar envíos de solicitudes” y después de indicar sobre cuál formato de los entregados se quiere averiguar si la DIAN le detectó errores o no., los resultados que se podrán desplegar son (ver páginas 26 a 29 de la cartilla): • Solicitud recibida: Indica que la información reportada cumple con la especificación técnica del respectivo formato.
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• Cancelada: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una solicitud de cancelación. • Reemplazada parcialmente: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una solicitud de reemplazo parcial. • Reemplazada totalmente: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una solicitud de reemplazo total. • Solicitud con error: Indica que en la solicitud actual se han detectado errores relacionados con la especificación técnica requerida para describir el contenido. • Solicitud con error a nivel de archivo(s)-‐ Errores de encabezado o de validación de datos contra el esquema: Indica que en la solicitud actual se han detectado errores relacionados con la especificación técnica requerida para construir los archivos. • Solicitud con error-‐cantidad de registros en el(los) archivo(s) no coincide con la digitada en la solicitud de envío: Indica que hay una diferencia entre la cantidad de ítems o registros informados en la solicitud de envío y los que finalmente se recibieron. • Solicitud con error.-‐ La firma no coincide en el (los) archivo (s) que se intentó procesar: Indica que la solicitud actual está siendo autorizada mediante una firma digital diferente a la usada para colocar los archivos en la bandeja de entrada.
Solicitud de envío número: 1000066000000640 Dmuisca_010100907201300000001.xml Dmuisca_010100907201300000002.xml Pero luego sucede que durante el mismo 2013, en agosto de 2013, se debe corregir uno de los dos archivos con la información del año gravable 2011 y otro de los archivos con la información del año gravable 2012. En ese caso se deberá corregir (“reemplazar”) las dos solicitudes de envío, y aunque sea uno solo el “archivo” en cada “solicitud” el que debe ser corregido, en todo caso, a la solicitud que se piensa corregir (o “reemplazar”) se le tiene que volver a adjuntar la misma cantidad de archivos que tenía la solicitud inicial. Eso sería: Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían información del año gravable 2011: Dmuisca_020110107201300000003.xml Dmuisca_020110107201300000004.xml b) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían información del año gravable 2012: Dmuisca_020110907201300000005.xml Dmuisca_020110907201300000006.xml Obsérvese, entonces, cómo en esas correcciones los números del consecutivo de envío ya son “3”, “4”, “5” y “6”, pues en el mismo año de entrega 2013 ya existían los números de consecutivo “1” y “2”. Como sea, el propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equivocar con el número del consecutivo de envíos dentro de un mismo año de entrega, pues en la pantalla aparece un texto automático pequeño que diría, por ejemplo: “Su próximo consecutivo para el envío de archivos a nombre de esta organización es: 789”.
4.4 Corrección a los reportes inicialmente enviados Para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los archivos, pensemos que durante el mismo año de envío (para nuestro caso será el año “2013”) tenga que “reemplazar” (entiéndase “corregir”) unos “archivos” que había enviado en el pasado (por ejemplo, corregir los archivos que tenían información del año gravable 2011 y que fueron entregados durante el 2012). En ese caso, con todos esos archivos (es decir, los del año más reciente más los de la corrección de un año anterior) se debe conservar el “consecutivo” del “número de envío”. Para ilustrarlo, supóngase que en abril del 2012 se habían entregado dos archivos del “formato 1001” con la información del año gravable 2011 y sus nombres fueron: Solicitud de envío número: 1000066000000531 (este es el número que había debajo del código de barras de la Solicitud de envío que se generó en ese año de la primera entrega). Esa solicitud se componía de estos archivos: Dmuisca_010100107201200000001.xml Dmuisca_010100107201200000002.xml Luego, durante abril del 2013 se entregan dos nuevos archivos para el “formato 1009”, pero con la información del año gravable 2012, y sus nombres fueron: 74
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Capítulo V Prevalidador para la elaboración o validación de la información exógena tributaria, año gravable 2012
Utilización del prevalidador tributario para la elaboración o validación de los formatos a que hacen referencia las resoluciones 111 a 118 del año 2012 y que contendrían la información exógena tributaria del año gravable 2012.
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omo a la fecha en que se elabora este libro no se ha publicado la nueva versión de prevalidador tributario de la DIAN para elaborar o validar los reportes del año gravable 2012, se usará para los comentarios de este capítulo la versión utilizada para los reportes del 2011, pues confiamos que la nueva versión conservará los mismos menús básicos y que solo tienen que cambiar las estructuras internas de los pocos formatos que fueron modificados en la Resolución 117.
un tercero fue reportado como si tuviera NIT pero en la DIAN no le tienen ese Nit y por tanto había que reportarlo con otro tipo de documento), se permitirá entonces al reportante, desde el portal de Internet de la DIAN, descargar un archivo con el informe de esos errores detectados por la DIAN y guardarlo en el equipo. Cuando eso sucede, se podrá comparar el archivo original enviado a la DIAN con el archivo que contiene los errores detectados por la DIAN. Para eso se usa la opción “Ver archivo de error” en el menú principal del prevalidador
5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseñado por la DIAN
Para obtener las copias que se llegue a necesitar del “prevalidador tributario” de la DIAN se debe visitar la página principal del portal de dicha entidad y en la zona de la izquierda mirar la opción “Otros servicios” y dentro de las opciones que allí se despliegan usar la que dice “prevalidadores”. En el menú de opciones internas que allí se abren se deberá escoger la opción “Información tributaria vigencia 2012”. Una vez se obtiene la copia del aplicativo, el paso siguiente es el de ejecutarlo o instalarlo. Al hacer dicha instalación el aplicativo generará, en cualquier zona del computador que el usuario haya escogido (que ojalá no esté muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada “Prevalidador_DIAN_Tributario_2013_v1.0.”. Dentro de esa carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “Manual” (que se recomienda sea leído por usuarios que por primera vez van a usar el aplicativo). También se hace visible una subcarpeta llamada “Salida” y también un archivo de Excel llamado “Prevalidador_ Tributario_2013_v1.0.xls”, que es el que se deberá seleccionar para empezar a hacer los trabajos respectivos. En esa subcarpeta llamada “Salida” el aplicativo irá guardando automáticamente los archivos ya convertidos en estándar xml y son los que se han de entregar a la DIAN. La recomendación es que si un mismo usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de construirle la información a distintas empresas, en ese caso, por cada distinta empresa tendría que hacer una instalación diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas las distintas empresas, entonces en la subcarpeta de “Salida” sucederá que los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazarían a los de la primera empresa trabajada (es
El “prevalidador tributario” que cada año publica la DIAN en su portal de iInternet, es una herramienta gratuita construida en el programa Excel y que puede ser utilizada para cualquiera de los siguientes tres propósitos: a) Diligenciar cualquiera de los distintos 51 formatos mencionados en las resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012. En ese caso primero se captura la información como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa misma información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma. La ventaja de usar el propio aplicativo diseñado por la DIAN para construir los formatos es que el aplicativo cuenta con bastantes niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma (por ejemplo, digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos). El aplicativo de la DIAN, en todo caso, no está hecho para verificar si la información que le suministran es fiscalmente exacta o no. Eso solo lo detectará la DIAN en los posteriores procesos internos que tal entidad efectúe con todos los archivos que le entreguen los distintos informantes. b) Revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseñado por la DIAN, c) “Ver archivo de error”. Si al consultar vía internet alguna solicitud de información por envío de archivos en relación con alguno de los formatos entregados a la DIAN (ver numeral 4.3 de esta publicación) esa entidad informa que los archivos de ese formato contienen errores de tipo técnico (por ejemplo, que
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decir, este aplicativo no es tan sofisticado como sí lo es el software STORM USER de la Supersociedades que permite, con un solo aplicativo, construir la información para varias empresas).
5.2 Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador. De acuerdo con el manual que acompaña al prevalidador tributario, el equipo donde se piense usar debe contar con el software de Excel 2000 o superior. Además, lo primero que se deberá hacer antes de trabajar con el archivo de Excel que se genera en la instalación del aplicativo (archivo llamado “Prevalidador_ Tributario_2013_v1.0.xls”), es abrir un archivo de Excel cualquiera y ajustar la zona de macros para que el nivel de seguridad de las macros sea puesto en la opción “bajo”. Para saber cómo se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o que se tenga un Excel inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador. Además, ya se ha podido comprobar que ese aplicativo en Excel no corre en los equipos MAC aunque estén dotados con versión de “Office para MAC”. Por tanto, en esos equipos se hace necesario tener una partición del disco duro y en ella tener instalada una versión de Windows y dentro de esa partición con Windows instalar el Excel y así sí funciona el aplicativo de la DIAN
5.3 Visualización de un caso práctico para la construcción de la información que contendría el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones Este punto se podrá apreciar en la videoconferencia grabada en el DVD que acompaña esta publicación.
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Capítulo VI Formalidades que se deben cumplir en el proceso de entrega de la información exógena tributaria Actualizaciones del RUT de la persona natural o jurídica reportante y de su representante legal. Pasos para conseguir las firmas digitales si aun no se tienen. Manejo de contingencias si el día de la entrega virtual se presentan problemas en el portal de la DIAN.
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omo las resoluciones 111 a 118 indican que todos los reportantes (incluidos quienes solo deban entregar un único formato) tienen que entregar esa información únicamente de manera virtual a través del portal de la DIAN, lo que se debe hacer es asegurarse de que el RUT de la empresa (“organización”) refleje la responsabilidad “14-‐Informante de exógena”, y que su representante legal tenga vigente y activada su firma digital. Si el reportante no es una persona jurídica sino una persona natural, dicha persona natural también debe tener su propio RUT con la responsabilidad “14-‐ Informante de exógena” y contar con su propia firma digital activada. Para el trámite de obtener firmas digitales es necesario que el representante legal, en el caso de las personas jurídicas, tenga su propio RUT y que en él le figure la responsabilidad “22-‐Suscribir declaraciones de terceros”. Si el representante legal aún no tiene RUT, le tocará empezar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011, por los cuales se modificó el Decreto 2788 de 2004, a saber: 1) Llevar el original y una fotocopia de la cédula.; 2) Llevar el original y una fotocopia del recibo de servicios públicos o de impuesto predial correspondientes al sitio que mantendrá reportado como dirección en la DIAN.; 3) Llevar constancia de tener una cuenta de ahorros o corriente en una entidad vigilada por la Superfinanciera (esto último solo se lo exigen a las personas naturales que vayan a figurar en el RUT como responsables del IVA en el régimen común, o como importadores habituales, o como exportadores habituales u ocasionales). Si la persona no puede ir personalmente a tramitar su inscripción en el RUT, tiene que enviar a un apoderado que no requiere ser abogado (ver arts. 34 y 68 del Decreto-‐Ley anti trámites 019 de enero de 2012). Lo mismo aplica si el representante ya tiene su RUT y solo necesita actualizarlo para que le figure la responsabilidad “22”. Y si aun no tiene mecanismo de firma digital, para el trámite de obtenerlo puede escoger entre ir personalmente a cualquier sede de la DIAN o hacerlo mediante apoderado o enviar a un simple tercero autorizado (este último se presentaría con la simple carta
autenticada ante notario; ver parágrafo 2 del art. 19 de la Resolución 117). En ese trámite la DIAN diligenciará un formulario 10036 en el que queda indicada una cuenta de correo electrónico a la cual se hará llegar el archivo especial de extensión “.epf” (junto con una contraseña) para que el titular de esa cuenta de correo electrónico lo descargue, lo active en el portal de internet de la DIAN (sitio donde se reasignará una nueva contraseña que solo él quedará conociendo) y luego sí lo pueda usar para firmar los reportes que entregará.44 Si el representante legal, o la persona natural obligada a reportar, ya tiene asignada firma digital (porque se la asignaron para firmar virtualmente las declaraciones tributarias o para estar entregando otros tipos de reportes a la DIAN), en ese caso no debe ir a obtener nuevos mecanismos pues con el que ya posee puede también entregar virtualmente los reportes de la información exógena. Además, si una persona natural actúa como representante legal de varias personas jurídicas al mismo tiempo, en ese caso, con la firma que le asignan la primera vez, firmará digitalmente en todos los entes jurídicos donde tenga que hacerlo y también puede entregar sus propios reportes si a ello está obligado. Todo el trámite de la obtención y activación de la firma digital es gratuito y se puede empezar a tramitar desde ya para no dejarlo para los últimos días. Además, conviene aclarar que si alguien está obligado a entregar estos reportes de información exógena de forma virtual, automáticamente queda por esa sola razón obligado a presentar en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver art. 1 numeral 11, y art. 3, ambos en la Resolución 12761 de diciembre de 2011). Eso sería aplicable en especial a las personas naturales que por primera vez les corresponda entregar información exógena (empezarían a prestar declaraciones tributarias virtuales a partir del mes siguiente a aquel en que se venza el plazo para entregar los reportes de exógena) pues las personas jurídicas, desde julio de 2012 en adelante, todas ellas están siempre obligadas a presentar 44
Para más detalles, véanse las cartillas instructiva de la DIAN para obtención y activación de mecanismos de firma digital y para utilización de los servicios informáticos electrónicos del portal de internet de la DIAN, incluidas como archivos adicionales de PDF en el DVD que acompaña esta obra. | a c t u a l i c e s e . c o m 77
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sus declaraciones tributarias en forma virtual por el solo hecho de figurar en el RUT como obligadas a presentar declaraciones de retención en la fuente (ver art. 1 numeral 12, y art. 2, ambos de la Resolución 12761 de 2011 la cual fue modificada con la Resolución 0019 de febrero de 2012). Lo anterior implica que aunque los reportes de exógena solo los firmará el representante legal, va a suceder que si el reportante es alguien que luego tendrá que presentar sus declaraciones en forma virtual, en tal caso para la presentación de sus declaraciones en forma virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o de revisor fiscal, será necesario que también le consigan firmas digitales al contador o al revisor fiscal si aun no las tienen. . Así mismo, en el caso de la información de personas jurídicas, es muy importante advertir que cuando se esté iniciandoe la sesión en el portal de la DIAN para entregar los archivos, se debe entrar con la opción “Organización” y no con la opción “A nombre propio”. Esa segunda opción solo la utiliza el reportante persona natural. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, o si cambiaron de representante legal, deben pedir un cambio o asignación de nueva firma con mínimo tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento; ver parágrafo del art. 20 Resolución 117). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (art. 20 en la Resolución 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para hacer la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si allí tampoco hay servicios, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Una vez se reportan los archivos (los cuales se firman digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas solicitudes de información por envío de archivos según el tipo de formato a que corresponda), el portal de la DIAN le generará al reportante el formulario 10006 como archivo en PDF descargable y con la leyenda que dice “RECIBIDO”. Adicionalmente le generará un archivo llamado, por ejemplo, “AcuseRecibo100066500003807.xml”, el cual se podrá descargar al equipo. Este acuse de recibo es el soporte legal de la presentación de información y su fecha será la que se entienda para todos los fines legales. Adicionalmente, se entrega un número de asunto el cual le servirá para realizar el seguimiento a sus solicitudes. En caso de que la información presentada con la solicitud tenga error, se le creará una “tarea” relacionada con el asunto asignado para hacer la respectiva corrección. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud inicial serán registradas en el asunto asignado para su 78
seguimiento (ver páginas 19 a 22 de la “Cartilla instructiva para presentar archivos por el portal de la DIAN”, incluida como un archivo PDF en el DVD que acompaña esta obra).
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Capítulo VII Régimen sancionatorio aplicable a dicho proceso
Sanciones que puede aplicar la DIAN y el plazo para hacerlo en caso de que no se le suministre, o se le suministre extemporáneamente, o se le suministre con errores la información exógena solicitada.
7.1 Análisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolución 11774 de diciembre de 2005, que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, o suministren extemporáneamente, o con errores, o corrijan, la información exógena tributaria solicitada por la DIAN
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n relación con la información exógena tributaria exigida por la DIAN, a la fecha se encuentran vigentes varias normas que configuran el “régimen sancionatorio” aplicable a quienes no la suministren o lo hagan extemporáneamente, con errores o la corrijan. En primer lugar, el artículo 651 del E.T. dispone que la información que no se suministre estando obligado, o que se suministre extemporáneamente, o que se suministre con errores, es sancionada con alguna de las siguientes dos sanciones: a) Con sanciones en dinero (literal “a” del Art. 651) que puede llegar a ser de hasta 15.000 UVT (durante el 2013 significaría sanciones de hasta $402.615.000) b) Con el desconocimiento de los pasivos, costos y gastos y rentas exentas de la declaración de renta y con el desconocimiento de los IVA descontables en las declaraciones de IVA (literal “b” del Art. 651). Para las sanciones en dinero de que trata el literal “a” del Art. 651, la DIAN expidió en diciembre de 2005 la Resolución 11774 en la que se establece lo siguiente: • Si la falta consiste en información exigida sobre cifras que no son suministradas o son suministradas en forma extemporánea, se aplicará hasta el cinco por ciento (5%) de la sumatoria de dicha información, sin que en valores absolutos exceda los 15.000 UVT. Así por ejemplo, si no se entrega el reporte de las retenciones practicadas, la DIAN podría estimar la sanción tomando los valores de las declaraciones de retenciones en la fuente y aplicarles el 5%. • Si la falta consiste en información exigida sobre cifras que sí es suministrada en forma oportuna y exacta, pero se suministra usando medios técnicos distintos a los señalados por la DIAN (es decir, no usan los
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archivos en XML), en ese caso se impone una sanción del 4% del valor total suministrado en esos medios no aprobados sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT. Si la falta consiste en información exigida sobre cifras, la cual sí es presentada en forma oportuna, y en el medio tecnológico diseñado por la DIAN, pero sucede que después de los procesos de cruce de información con terceros se le detectan errores de contenido, se aplica una sanción del 3% de la sumatoria de los datos erróneos, sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT.
Si la falta consiste en información exigida sobre otros datos distintos a cifras (por ejemplo NIT, direcciones, conceptos, etc.) que no es suministrada o es suministrada en forma extemporánea, se aplicará el 0,5% de los ingresos netos del periodo objeto de la información. En caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,5% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información o el que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos la sanción no puede exceder los 15.000 UVT. Si la falta consiste en información exigida sobre otros datos distintos a cifras (NIT, direcciones, conceptos, etc.) que sí es suministrada en forma oportuna y exacta pero se usan para ello medios técnicos distintos de los señalados por la DIAN (es decir, no se suministra en archivos en XML), se aplicará el 0,4% de los ingresos netos del periodo objeto de la información. En caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,4% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información o el que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos la sanción no puede exceder los 15.000 UVT. Si la falta es por información exigida sobre otros datos distintos a cifras (NIT, direcciones, conceptos, etc.), la cual sí es presentada en forma oportuna y en el medio tecnológico diseñado por la DIAN, pero después de los procesos de cruce de información con terceros se detectan errores, se aplicará el 0,3% de los ingresos netos del periodo objeto de la información. En caso de no existir ingresos netos en | a c t u a l i c e s e . c o m 79
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el periodo, se aplica el 0,3% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información, o que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos la sanción no puede exceder los 15.000 UVT.
para adelantar la actuación frente a dicho contribuyente serán igualmente competentes para decidir frente a la persona o entidad que hizo el pago.” Por consiguiente, esa norma castigaría el hecho de no informar los pagos que sí constituyan ingresos gravables para el tercero (los cuales irían en el formato 1001), pero siempre y cuando éste no haya declarado el ingreso. Si ese tercero no declaró lo que para él era un ingreso, y la entidad o persona informante tampoco lo había informado entre sus pagos, se le impondrá como multa a la entidad informante el mayor valor por impuesto de renta que al tercero le tocará calcular cuando la DIAN le haga corregir su declaración de renta.
Adviértase que si a un reportante lo sancionan por no presentar la información, en tal caso, para que le reduzcan la sanción inicialmente propuesta por la DIAN, el obligado debe entregar la información que no había entregado (ver artículo 2 de la Resolución 11774 de diciembre de 2005). Pero si después de hacerlo ésta contiene errores, le abrirán otro proceso sancionatorio por haberla entregado con errores (ver fallo del Consejo de Estado 9216 de febrero 12 de 1999). Además, si antes de que la DIAN detecte errores en los archivos, el reportante efectúa correcciones voluntarias a la información, éstas son sancionables por la DIAN (concepto 80262 de Nov. de 2005). Entiéndase que en todos los casos en que la DIAN imponga sanciones por estos procesos, tales sanciones no las autoliquida el propio informante. Para el efecto, DIAN emite un documento denominado “resolución sanción” para definirla e imponerla. De otra parte, puede decirse que si los reportes de información exógena tributaria son como los “anexos” de la declaración tributaria (renta, IVA, retención en la fuente), entonces en la práctica es como si quedara “prohibido equivocarse con la declaración tributaria”. Lo anterior por cuanto si una declaración ya fue presentada y también lo fue su reporte de información exógena tributaria, al hacerle entonces una corrección a la declaración tributaria también habría que hacerla a los reportes de información exógena tributaria y ahí vendrían las respectivas sanciones por haber entregado incialmente información que era errónea Así mismo, existe la norma del artículo 658-‐2 que establece: “ARTÍCULO 658-‐2. SANCIÓN POR EVASIÓN PASIVA. Las personas o entidades que realicen pagos a contribuyentes y no relacionen el correspondiente costo o gasto dentro de su contabilidad, o estos no hayan sido informados a la administración tributaria existiendo obligación de hacerlo, o cuando esta lo hubiere requerido, serán sancionados con una multa equivalente al valor del impuesto teórico que hubiera generado tal pago, siempre y cuando el contribuyente beneficiario de los pagos haya omitido dicho ingreso en su declaración tributaria. Sin perjuicio de la competencia general para aplicar sanciones administrativas y de las acciones penales que se deriven por tales hechos, la sanción prevista en este artículo se podrá proponer, determinar y discutir dentro del mismo proceso de imposición de sanción o de determinación oficial que se adelante contra el contribuyente que no declaró el ingreso. En este último caso, las dependencias competentes 80
7.2 Término que tiene la DIAN para solicitar la información a quienes no la suministren oportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes sí presentan la información (“firmeza” de los reportes”) Por último, responderemos a las siguientes preguntas: a) Si no se ha presentado la información estando obligado ¿cuánto tiempo tiene la DIAN para detectar esa omisión y exigir que se la presenten? b) Si se entregó la información en forma oportuna, ¿cuál es el periodo de “firmeza” de tales reportes, es decir, el periodo que tiene la DIAN para detectarle errores de forma o de fondo? En ambos casos, como el suministro de información exógena es otra de las obligaciones formales de los sujetos administrados por la DIAN (tal como lo es la de inscribirse en el RUT o la de expedir factura de venta o documento equivalente a factura de venta), la norma contenida en el artículo 638 del E.T. es la que determina el plazo que tiene la DIAN para detectar el incumplimiento de esas obligaciones formales o para sancionar a quienes las presenten con errores. En esa norma leemos lo siguiente: “ARTICULO 638. PRESCRIPCIÓN DE LA FACULTAD PARA IMPONER SANCIONES. Cuando las sanciones se impongan en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas prescribe en el mismo término que existe para practicar la respectiva liquidación oficial. Cuando las sanciones se impongan en Resolución independiente, deberá formularse el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del período durante el cual ocurrió la irregularidad sancionable o cesó la irregularidad, para el caso de las infracciones continuadas. Salvo en el caso de la sanción por no declarar, de los intereses de mora, y de las sanciones previstas en los artículos 659, 659-‐1 y 660 del Estatuto Tributario, las cuales prescriben en el término de cinco años.
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Vencido el término de respuesta del pliego de cargos, la Administración Tributaria tendrá un plazo de seis meses para aplicar la sanción correspondiente, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar.” (Subrayado fuera del texto) De acuerdo con esa norma, se interpretaría que si alguien no ha presentado la información de un determinado año, o la presentó con errores, la DIAN tiene plazo para imponerle la sanción por no enviarla ( o la sanción por los errores que le detecten), hasta dos años posteriores a la fecha en que se deba presentar la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del periodo en el que se debía haber presentado el reporte de información exógena (o se presentó con errores). Por tanto, si los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2012 se presentarán en abril de 2013, entonces al presentar las “declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio por el año gravable 2013” (que se presentarían en abril de 2014) la DIAN contará con dos años (hasta abril de 2016) para iniciar sus procesos. En consecuencia, si esa información exógena del año gravable 2012 tiene errores, o no se presenta, la DIAN tiene hasta abril de 2016 (tres años en total contados
desde el plazo en que se vencía la entrega de los reportes) para detectar los errores o la no entrega de los reportes e imponer la sanción respectiva. La anterior interpretación fue incluso ratificada por la DIAN en su concepto 96801 de noviembre 23 de 2009.
Además, si el reportante es alguien no obligado a presentar ni declaración de renta ni de ingresos y patrimonio (caso, por ejemplo, de algunas de las entidades públicas del Art. 22 del E.T. que sí deben entregar la información de pagos y retenciones a terceros pero que según el Art. 598 del E.T. no presentan declaración de renta ni de ingresos y patrimonio), la DIAN ha dicho, en sus conceptos 039199 de 1997 y el 22797 de abril 5 de 2010, que también se contaría con tres años para imponer la sanción por aplicación del artículo 38 del Código Contencioso Administrativo, en el cual se lee lo siguiente: “Artículo 38. “Caducidad respecto de las sanciones. Salvo disposición especial en contrario, la facultad que tienen las autoridades administrativas para imponer sanciones
caduca a los tres (3) años de producido el acto que pueda ocasionarlas (...)"
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Capítulo VIII Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de información exógena tributaria Respuestas que la DIAN tiene publicadas en su portal de internet desde el año 2009 en relación con los aspectos técnicos más importantes en las solicitudes anuales de información exógena tributaria. 3. ¿Qué especificaciones concretas de XML se deben seguir y en dónde encontrarlas? Se debe utilizar la especificación XML 1.0 Tercera edición, la cual se puede encontrar en la dirección http://www.w3.org/tr/rec-‐xml. 4. ¿Qué caracteres especiales pueden contener los archivos XML? Solamente se recibirán caracteres que formen parte del conjunto de caracteres ISO-‐8859-‐1; los caracteres que por alguna razón no formen parte de este conjunto no deben ser incluidos en los archivos. 5. ¿Cómo se identifica que un esquema corresponde a una determinada versión y tipo de archivo XML? El nombre y el encabezado del archivo contienen la versión y el tipo de archivo; adicionalmente la solicitud de presentación de información por envío de archivos también la incluye. El esquema, por su parte, incorpora un elemento de documentación que indica el formato que describe. 6. ¿Cómo se puede estar seguro de que los archivos XML están bien formados y son válidos antes de ser enviados a la DIAN? Al validarlos con el esquema XSD correspondiente se garantiza que los archivos están bien formados. La validez del contenido solamente se conocerá luego de ser procesados por la DIAN. 7. ¿Los esquemas de validación serán entregados a los usuarios? Los esquemas XSD hacen parte integral de las especificaciones técnicas de cada uno de los formatos establecidos de acuerdo a la normatividad que los refiera. 8. ¿Existe algún límite en el tamaño de los archivos a transmitir? Dado que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros, el tamaño del archivo no debe ser superior a 5 MB (mega bytes), que corresponde a los formatos más grandes. 9. ¿Cómo se deben nombrar los archivos de los anexos en caso de que tengan que partirse por tener más de 5.000 registros? En los anexos de cada una de las resoluciones se señalan las especificaciones técnicas para cada formato. En el numeral uno de cada anexo se encuentra el estándar del nombre de los archivos de las especificaciones técnicas de cada formato. Es así como el nombre de cada uno de los
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a información que se presenta en este capítulo corresponde a la que la DIAN tiene publicada en la siguiente dirección de internet: http://www.dian.gov.co/dian/20dian-‐ virtual.nsf/46e8bcb2eaecce4705256ed100565a1d/823cb 9b852982d9e052572ed0079d5e8?OpenDocument Allí se han recopilado las respuestas que la misma DIAN ha dado a varias preguntas relacionadas con el proceso de preparación y presentación de la información exógena tributaria. El listado de respuestas fue actualizado en mayo de 2009 y por ello, cuando alude a las normas de información exógena, menciona las resoluciones 3841 a 3848 que en ese momento regían la información del año gravable 2008. Como sea, varias de esas respuestas siguen siendo útiles para el proceso de presentación de la información exógena tributaria del año gravable 2012 y por ello las hemos transcrito en este punto.
Preguntas frecuentes
8.1 Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar 1. ¿Qué es un archivo XML? Un archivo XML es un conjunto de registros magnéticos en un estándar específico. Se basan en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en función del tipo de datos que está describiendo y no de la apariencia final que tendrán en pantalla o en la copia impresa, además de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes Estos archivos al estar en este estándar permiten fácil intercambio entre los sistemas informáticos. El prevalidador que pone a disposición la DIAN, en forma gratuita, le permitirá la conversión de los archivos a XML. 2. ¿Qué es un esquema XSD? Un esquema XSD es la descripción de la estructura de la información contenida en un archivo XML y de sus reglas, por ejemplo longitud, tipo, obligatoriedad. Se requiere para que los sistemas que transmiten o reciben archivos XML puedan validar la conformación de estos archivos. 82
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archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : concepto (Inserción 01, Reemplazo 02) mmmmm : formato vv : versión del formato (versión 06) aaaa : año de envío ccccccc : consecutivo de envío por año Los archivos que correspondan a un mismo formato conservan el mismo nombre, pero varían los dígitos correspondientes al número de envío, el cual debe asignarse en forma consecutiva sin que puedan existir saltos ni repeticiones en el consecutivo. 10. ¿De qué manera se garantiza que un grupo de archivos corresponde a un formato? Por el nombre de los archivos, por ejemplo: Dmuisca_01100206200600000050.xml Dmuisca_01100206200600000051.xml Dmuisca_01100206200600000052.xml Dmuisca_01100206200600000053.xml Dentro del nombre del archivo se evidencia el formato, ya que se identifica su número, que para el caso del ejemplo es el 1002. Si existen más de cinco mil registros a ser reportados por el mismo formato, automáticamente se fraccionan en más de un archivo, pero en todo caso el segundo o más archivos siempre se identificarán con el mismo formato, en este caso el 1002. No deben existir saltos ni repeticiones en el consecutivo de este grupo de archivos y todos deben corresponder al mismo formato de la solicitud de presentación de información por envío de archivos. En caso de que exista algún error en los nombres de los archivos o falte uno de ellos, no se podrá presentar la información. 11. ¿El número de envío siempre es 1, o es 1 para el mes de enero, 2 para el mes de febrero y así sucesivamente? El número de envío es un consecutivo general del año para todos los archivos que el contribuyente envía a la DIAN. No es específico por formato o por mes o por tipo de información. El número de envío debe coincidir con el número de envío especificado en el nombre del archivo; por tanto, la casilla "Numenvio", en el contenido de los datos del encabezado del archivo, y el número de envío cuando se colocan los archivos en la bandeja de entrada en la presentación de información por envío de archivos, deben coincidir. El informante debe llevar el control del consecutivo de envíos. 12. ¿El campo número de envío debe iniciar en 1 para cada formato o se va incrementando de un formato a otro, es decir, el formato 1001 es número de envío 1, el formato 1002 es número de envío 2 y así?
No. El número de envío es un consecutivo general para todos los archivos enviados a la DIAN en un período de año. No es específico por cada uno de los formatos. Dicha numeración no debe contener saltos ni repeticiones cuando los archivos hacen parte de un solo formato. Debe coincidir tanto en la conformación del nombre del archivo como en el encabezado del contenido del archivo. Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el número de los archivos; por tanto, debe ser diligenciada directamente por los usuarios. Además, un formato puede tener más de un archivo, lo que implica que el inicial será el número 1 hasta el último por el mismo formato. Si se genera otro formato diferente, este consecutivo continuará en forma ascendente por el número de archivos que correspondan. 13. ¿Cómo se diligencian los campos fecha inicial y final? En estos campos se debe diligenciar la fecha inicial y la fecha final correspondiente al periodo de la información que se está generando para enviar a la DIAN de acuerdo con la normatividad vigente. 14. ¿Quién debe poner la información en archivos XML? Es de absoluta responsabilidad del informante. 15. ¿La fecha de envío en el XML corresponde a la fecha de presentación de la información? No. La fecha de envío registrada en el encabezado de los archivos se utilizará solamente para las validaciones de forma en los archivos. La fecha de envío corresponde a las fechas inicial y final de la información enviada, diferente de la fecha de presentación de la información, la cual corresponde al momento en que tenga lugar este hecho. 16. ¿Qué seguridad tiene la presentación virtual? Cuando se realiza la presentación virtual, este servicio tiene las siguientes características de seguridad: a) Las conexiones a los servidores utilizan el protocolo HTTP sobre SSL (https) que permite cifrar la comunicación. b) Autogestión de sus mecanismos de seguridad, es decir, de su usuario y contraseña y/o de su mecanismo de firma respaldada con certificado digital. c) Presentación virtual para el poseedor de firma y certificado digital, archivo firmado digitalmente que garantiza no alteración en la recepción. 17. ¿Qué mecanismos de seguridad se implementarán sobre los discos compactos, disquetes o memoria flash USB entregados a la DIAN? La DIAN no se quedará con los medios en los cuales viene la información En caso de presentación presencial dichos medios se utilizarán para traerla a los puntos autorizados por la DIAN, evento en el cual el funcionario de la DIAN la ingresará a través del servicio de presentación de información por envío de archivos y devolverá el medio. 18. ¿Cuál es la razón por la cual solo se pueden enviar 5.000 registros? | a c t u a l i c e s e . c o m 83
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Por la facilidad de transmisión (o retransmisión en caso de fallas), ya que esto reduce el tamaño de los archivos y facilita la corrección de los errores. 19. ¿Qué sucede si se envían más de 5.000 registros en un mismo archivo? El archivo será rechazado en el proceso de carga. 20. ¿Se debe diligenciar una solicitud de envío por cada archivo de 5.000 registros? No. Una solicitud de presentación de información por envío de archivos cubre todos los archivos que contengan información de un mismo formato. Si la información relativa a un formato tiene 5 mil registros o menos, se diligenciará una solicitud, pero si la información supera los cinco mil registros se conformarán varios archivos teniendo en cuenta en la denominación referir el mismo formato y se tramitará una solicitud de presentación. Si se debe entregar información relacionada con varios formatos se diligenciarán tantas solicitudes como formatos deban entregarse. 21. ¿Si voy a enviar en 10 archivos información que corresponde a 10 formatos diferentes puedo diligenciar una sola solicitud? No. Todos los archivos, numerados consecutivamente, pueden ser colocados en la bandeja de entrada. Ahora bien, debe diligenciarse una solicitud de envío por cada formato que deba entregarse. A su vez, respecto de cada formato puede haber uno o varios archivos conformados cada uno por máximo 5 mil registros. 22. ¿Qué significado tiene el campo CodCpt (inserción, reemplazo) del encabezado? El código de concepto indica si la carga se realiza como “01 – inserción”, para archivos nuevos ó “02 – reemplazo” para corrección de la información. Cabe anotar que todos los archivos de una misma solicitud de presentación de información por envío de archivos deben corresponder al mismo concepto, es decir, a inserción o reemplazo. 23. En algunos formatos existe un campo denominado Concepto, ¿tiene este campo relación con el campo Concepto del encabezado? No existe relación entre los campos concepto del encabezado y los que se encuentran en los registros. El campo concepto que se encuentra en el encabezado y en el nombre de los archivos está relacionado con el campo concepto de la solicitud de presentación de información por envío de información y se utiliza para identificar la operación de carga que se realizará con la información recibida. Puede tener valores: 1 – Inserción / Nuevo 2 – Reemplazo Los campos concepto de los registros se refieren a la información contenida en cada registro. 24. ¿Cuál es la razón del campo Valor Total? El campo “Valor Total” del encabezado se utiliza como campo de control de los archivos y refleja la sumatoria de un campo numérico de los registros de cada archivo. Debido a que todos los formatos no tienen la misma 84
conformación, el campo utilizado para cada formato debe ser uno de los campos con valores numéricos del mismo.
8.2 Sobre la presentación de la información por envío de archivos 25. ¿La información tributaria de años anteriores puede presentarse con las nuevas especificaciones técnicas? No. La información tributaria de años anteriores se debe conformar y presentar de acuerdo con la normatividad y especificaciones técnicas establecidas para cada año gravable. Si ese es el caso, la información puede ser entregada en la administración correspondiente a su jurisdicción, almacenando los archivos en un medio magnético y acompañados del formato de entrega. O puede enviarla por correo certificado al Grupo de Información Exógena Tributaria de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, ubicado en Bogotá en la dirección carrera 7 No. 6 – 54 Piso 13. 26. ¿Cuando se habla de información tributaria o de información por envío de archivos se hace referencia a lo mismo y qué comprende? Tradicionalmente se ha hablado de información exógena como aquélla que los obligados informan a la DIAN, en general, por operaciones de terceros y/o realizadas con terceros. Atendiendo a los nuevos servicios informáticos electrónicos implementados por la DIAN, se hace referencia al mismo tema solo que bajo la denominación de presentación de información por envío de archivos. El servicio de información por envío de archivos también tiene aplicación, con sus propias especificaciones, en materia aduanera y próximamente en materia cambiaria. 27. ¿Cuál es la forma para presentar la información? Hay dos formas: -‐ Presentación virtual: Es la transmisión electrónica y segura de información a la DIAN, mediante el servicio presentación de información por envío de archivos, lo que garantiza el origen y protección de la información utilizando el mecanismo de firma digital, a través de los cuales el interesado realiza el trámite virtualmente ante la DIAN, que confirma la presentación con una acuse de recibo igualmente firmado digitalmente. -‐ Presentación presencial: en Puntos de Contacto de la DIAN donde funcionarios de la entidad atienden personalmente al interesado, quien lleva la información a través de disquete, CD, o USB. En este caso el funcionario de la DIAN ingresa la información a través del servicio de presentación de información por envío de archivos y entrega constancia física de recibo. 29. ¿Quién debe cumplir el deber legal de presentar la información, el representante legal, el revisor fiscal? Conforme a la ley deben cumplir con el deber legal de presentar la información por envío de archivos los
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contribuyentes, responsables o informantes directos, personalmente o por medio de sus representantes. 30. ¿Quién debe firmar la solicitud de envío de archivos, el representante legal, el revisor fiscal o ambos? Los obligados a presentar la información en forma virtual deben diligenciar la solicitud de presentación de información por envío de archivos, la cual a su vez debe ser firmada digitalmente; para tal efecto deben poseer mecanismo de firma digital que la DIAN asigna en forma gratuita. La solicitud de presentación de información por envío de archivos debe ser firmada por quien tiene el deber legal de presentar la información, esto es, el informante persona natural y en el caso de las entidades o personas jurídicas el representante legal. 31. ¿Cuando se realiza el trámite en forma presencial quién debe adelantarlo? Tratándose de la presentación presencial, el trámite puede adelantarlo directamente el obligado (informante), o mediante apoderado debidamente constituido o a través de tercero debidamente autorizado, con firma autenticada de quien autoriza, señalando nombres, apellidos y documento de identificación de la persona autorizada. 32. ¿Por qué correo o en qué dirección acceso para remitir la información? Las personas obligadas a presentar la información en forma virtual deben ingresar al portal de la DIAN: www.dian.gov.co, y luego utilizar el servicio informático electrónico de DIAN virtual. Previamente a la utilización del servicio ha debido agotarse la verificación del equipo, la habilitación de la cuenta y la activación del mecanismo digital. 33. ¿Para realizar la presentación de información es necesario actualizar el RUT de la entidad o persona natural informante y del representante legal? Antes de efectuar la presentación de la información debe actualizarse el RUT de la entidad o persona natural informante con la obligación 14 (Informante) y del representante legal, obligación 22 (Suscribir Declaraciones a nombre de terceros, presentar información), de ser necesario. 34. ¿Cómo se obtiene la firma digital para presentación virtual de la información? El informante en forma personal, o a través de apoderado para adelantar en su nombre el trámite, podrá acercarse a los puntos habilitados de la DIAN y solicitar la emisión del mecanismo de firma digital, para lo cual deberá tener actualizado previamente el RUT de la persona o entidad informante y el del representante legal con las responsabilidades correspondientes. 35. ¿El representante legal a quien le fue otorgada la firma digital, para presentar virtualmente las declaraciones, necesita otra firma para la presentación de información?
No. El representante legal, con la firma digital otorgada por la DIAN para declarar virtualmente, puede presentar virtualmente la información. 36. ¿La firma digital tiene algún costo? No. La emisión de la firma digital no tiene ningún costo. 37. ¿Puede un interesado sin firma ni certificado digital presentar la información virtualmente? No. Para cumplir con su obligación en forma virtual el interesado debe contar con el mecanismo de firma digital. Si se trata de un informante que no está obligado a presentar la información virtualmente, la presentará en forma presencial allegando la información en disquetes, CD o unidades extraíbles (USB) a los puntos habilitados donde un funcionario lo atenderá para ingresar la presentación a través de los servicios informáticos de la DIAN. No obstante, los informantes que pueden presentar la información en forma presencial, por estar inscritos en el RUT, pueden habilitar una cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos conformados en XML en un espacio virtual llamado bandeja de entrada, que es un recurso que facilita poner archivos en un medio diferente a disquete, CD o USB, y que de ninguna manera implica el cumplimiento de la obligación. Así mismo, al habilitar cuenta es posible diligenciar la solicitud de presentación, la cual queda en trámite, debiendo imprimirla y firmarla para su presentación en la DIAN, donde igualmente un funcionario lo atenderá para efectuar el ingreso de la información a través de los servicios informáticos de la DIAN. Es decir, que en todo caso se requiere para cumplir con la obligación agotar dicho trámite, después del cual recibirá la constancia correspondiente firmada por el funcionario. 38. ¿La presentación presencial dónde se debe realizar? La presentación presencial de la información se debe realizar en las Direcciones Seccionales o puntos habilitados por la entidad para el efecto. 39. ¿Puedo presentar la información en cualquier administración del país, o necesariamente en la jurisdicción conforme con el domicilio registrado en el RUT? La información se puede presentar en cualquier Dirección Seccional del país, siguiendo los mismos parámetros establecidos para el RUT. 40. ¿En qué momento se entiende cumplida la obligación de presentar la información? Se entiende cumplido el deber legal de presentar la información de acuerdo con la forma de presentación: -‐ Presentación virtual: mediante acuse de recibo electrónico y el Formulario 10006 marcado PRESENTADO firmado digitalmente por la DIAN, generados por los servicios informáticos. Para la firma de la solicitud de envío los servicios informáticos de la DIAN generan una pantalla adicional del navegador, la cual debe utilizarse. El usuario que posee mecanismo de firma digital debe asegurarse de | a c t u a l i c e s e . c o m 85
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firmar digitalmente la solicitud antes de proceder a su envío virtual. -‐ Presentación presencial en puntos autorizados: mediante entrega física del Formulario 10006 “Presentación de información por envío de Archivos” firmada por el funcionario competente de la DIAN y marcado con la leyenda FORMALIZADO. 41. ¿Cuáles son los tiempos definidos para la validación de los archivos? El tiempo definido para este procesamiento dependerá del volumen de información que esté siendo procesado por la DIAN. 42. ¿La información que contenga errores genera sanciones? Cuando la DIAN establece que la información presentada contiene errores o que la información no corresponde a lo solicitado, procede la aplicación de sanciones conforme al artículo 651 del Estatuto Tributario en concordancia con la Resolución No. 11774 de diciembre 7 de 2005. 43. ¿Habrá algún cobro adicional al usuario por la utilización del servicio virtual o presencial? No existe ningún costo por el uso de este servicio. Los servicios que dispone la DIAN son de carácter gratuito. 44. ¿Se permite hacer retransmisiones de los mismos archivos por errores y/o inconsistencias? Sí. En caso de encontrar errores o inconsistencias en la información se deben corregir los archivos y realizar un nuevo envío, para lo cual se debe utilizar el concepto de reemplazo (concepto 02) para identificar que se está corrigiendo una información ya presentada. 45. ¿Para efectos de control de términos qué fecha se tiene en cuenta? Para efectos del control de términos en lo que se refiere a oportunidad en el cumplimiento de la obligación de informar se cuenta: -‐ Para presentación virtual, a partir de la fecha de acuse electrónico digital de la DIAN. -‐ Para presentación presencial, en sitios autorizados: a partir de la fecha de la expedición de la constancia física de recibo firmada por la DIAN.
registros. Adicionalmente podrá utilizarla para validar archivos XML generados a través de otras herramientas. Esta herramienta es gratuita. Para conocer más sobre la misma o descargarla ingrese por www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todos los prevalidadores que hay disponibles. 47. ¿Es el prevalidador un programa o software? El prevalidador es una herramienta construida sobre Excel para facilitar la presentación de la información y la conformación de los archivos cumpliendo con las especificaciones técnicas dispuestas para los formatos establecidos. 48. ¿Qué información valida el prevalidador de datos? El prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos valida y genera archivos xml de la información de acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008 únicamente. 49. ¿El prevalidador funciona únicamente en Excel? Si. El prevalidador funciona únicamente con Excel. 50. ¿El prevalidador requiere licencia de software? No. El prevalidador es de distribución gratuita y la DIAN tiene derechos reservados sobre la herramienta. 51. ¿Qué versión de Excel debo tener instalada en mi equipo? ¿En versiones anteriores puede instalarse? De acuerdo con los requerimientos técnicos de los servicios informáticos electrónicos DIAN incluido el prevalidador, la versión mínima es Windows 2000 y Excel 2000, para que la herramienta funcione correctamente. 52. ¿Cuánto espacio ocupa en disco el prevalidador? El programa instalador y la herramienta instalada ocupan en disco aproximadamente 9.5 MB. 53. ¿Para utilizar el prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos, debo instalarlo en el computador personal o puedo trabajarlo directamente en la página de la DIAN? Debe ser instalado en el computador personal o en el que se vaya a diligenciar la información. 54. ¿Qué se debe hacer antes de instalar el prevalidador? Antes de instalar el prevalidador siga los siguientes pasos: 1. Abra el programa Microsoft Excel Ruta: botón “Inicio” → “Programas” → Microsoft Excel (esta ruta puede variar de acuerdo con la configuración de su computador). 2. Dé clic sobre el menú Herramientas, baje hasta Macro, y seleccione la opción Seguridad. 3. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione la opción Bajo. 4. Cierre el programa Microsoft Excel , Ruta: menú Archivo → opción Salir: 5. Proceda a realizar la descarga del prevalidador. Previamente lea el artículo “Léame” en www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todo lo relacionado con los prevalidadores.
8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos Con el fin de recibir sus opiniones y sugerencias sobre esta herramienta se ha habilitado la siguiente dirección electrónica:
[email protected] 46. ¿Qué tipo de apoyo o ayudas tiene el usuario final, para la generación de su información en los formatos establecidos? La DIAN ha desarrollado una herramienta llamada “Prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos”, la cual tiene por objeto facilitar el proceso de la captura de la información, conformar los archivos XML y fraccionarlos en archivos hasta de 5.000
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55. ¿Dónde se pueden descargar los prevalidadores? Los prevalidadores se encuentran en el menú izquierdo del portal, opción Otros servicios informáticos / Descarga prevalidadores. También los encuentra por el botón superior Ayuda / Prevalidadores. 56. ¿El Prevalidador carga un archivo plano? No. El prevalidador solo carga archivos Excel. 57. ¿De una base de datos se puede pasar la información al prevalidador? Se hace necesario convertir la información a formato Excel y luego pegarla en el prevalidador. 58. ¿El prevalidador valida archivos Excel? Sí. Para tal efecto se debe seguir el siguiente procedimiento: -‐ El archivo Excel donde está la información debe estar conformado de acuerdo con las especificaciones técnicas del formato que se va a diligenciar. -‐ Determinar el número de registros o líneas del archivo Excel. -‐ En el prevalidador ir al formato en el cual se ingresará la información. -‐ Agregar el número de líneas o registros, seleccionando en el menú del prevalidador la opción Agregar, digitar el número de líneas a diligenciar, dar enter y luego clic en Agregar. -‐ Dar clic en la opción Ocultar ayuda en el menú del prevalidador. -‐ En el archivo Excel seleccionar, únicamente, la información correspondiente. -‐ Copiar la información seleccionada. -‐ En el prevalidador, ubicado el cursor en la primera posición del registro donde se desea copiar la información utilizar la opción Pegar. -‐ Si el número de casillas y registros copiados del archivo Excel no coincide con las casillas y número de registros agregados y no se oculta la ayuda del prevalidador, no se podrá realizar el pegado. -‐ Una vez pegada la información verificarla con la ayuda línea a línea utilizando la opción Mostrar ayuda -‐ Utilizar la opción Generar XML para diligenciar la información del encabezado y nombre del archivo. -‐ En este momento, si el archivo contiene errores, la herramienta le dará aviso y generará un archivo plano de errores globales, le permitirá guardarlo en el equipo y con cualquier editor de texto podrá ver el contenido del archivo de errores. -‐ Una vez superados los errores confirmar los datos del encabezado. -‐ Generar los archivos XML. -‐ La herramienta dará aviso en qué ubicación quedará el archivo generado. 59. Descargado e instalado el prevalidador, al ingresar advierte que se deben habilitar o deshabilitar las macros, o no funciona el botón Siguiente, o en la opción Diligenciar seleccionando un formato, al dar clic en el botón "Ir al formato", genera "Error en la definición del formato", ¿qué se debe hacer en estos casos?
Para superar estos errores, se debe desinstalar el programa prevalidador de datos. Verificar que la versión del Excel sea 2000 o superior. Ingresar al Excel, seleccionar en menú opción Herramientas, indicar Macro, seleccionar Seguridad, marcar nivel de seguridad BAJO y cerrar Excel. Esto para que las macros del prevalidador de datos funcionen correctamente. En este momento ya puede descargar e instalar el prevalidador. 60. ¿Por qué cuando se genera el XML, la herramienta advierte que no puede generar el archivo o no genera el archivo y no responde nada? Esto debido a que se guardó el prevalidador en una ubicación diferente a la original de la instalación, donde no están las carpetas y archivos necesarios para la validación y generación de los archivos. Se recomienda que el prevalidador sea instalado y no copiado. Igualmente, que cuando se guarde la información no hacerlo en ubicación diferente a la original de la instalación. 61. Después de haber trabajado en el prevalidador, el Excel no está trabajando correctamente ¿Qué se debe hacer? Se debe abrir el prevalidador, luego cerrarlo adecuadamente e ingresar al Excel. 62. ¿El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos contiene ayudas? Sí. Cada una de las casillas contiene un mensaje de ayuda que orienta acerca del diligenciamiento de la información según el tipo de formato a utilizar y de los requisitos que debe cumplir cada registro conforme las especificaciones técnicas establecidas. 63. ¿Para cada formato hay un prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos? Se publican tres prevalidadores, uno para la información tributaria, otro para la aduanera y el tercero para la cambiaria. Cada prevalidador contiene todos los formatos relacionados con el tipo de información que se deba presentar o que se desee diligenciar. 64. ¿Cómo se remite la información a la DIAN, cuando se hace uso del prevalidador de datos para presentación de información para envío de archivos? El prevalidador de datos permite hasta la conformación de archivos XML de cada formato. Una vez generados estos archivos deben realizarse los procedimientos de presentación virtual o presencial, según corresponda. Presentación virtual: para los obligados a entregar la información en forma virtual, deben poseer mecanismo de firma digital y utilizar el servicio de presentación de información por envío de archivos, dispuesto en DIAN virtual, ingresando por www.dian.gov.co. Presentación presencial: en este caso se debe guardar o almacenar los archivos XML generados en un disquete, CD o USB y acercarse personalmente, o mediante apoderado o tercero debidamente autorizado, a los puntos habilitados por la DIAN para realizar la presentación. | a c t u a l i c e s e . c o m 87
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65. ¿Cuál es la forma adecuada de regresar al prevalidador después de generar un archivo XM?, Es necesario salir del prevalidador y volver a ingresar a él? Oprimir el botón Regresar, y el prevalidador regresa al formato que se estaba diligenciando. Y estando allí, en la barra de menú del prevalidador oprimir Inicio y él regresará a la pantalla de Diligenciar, donde se puede seleccionar otro formato. 66. Al volver a generar un archivo XML, correspondiente a un formato que ya ha sido generado con anterioridad y que será guardado en la misma carpeta Salida, ¿qué pasa con el archivo anterior, es reemplazado o el nuevo se genera con nombre diferente? Si el archivo a generar corresponde al mismo concepto (inserción o reemplazo) y mismo número de envío, este reemplazará el archivo. Por eso en la generación de los archivos es importante tener en cuenta el concepto y el manejo consecutivo del número de envío de los datos del encabezado. 67. ¿En dónde puedo acceder a cada formato XML? ¿Me pueden facilitar los formatos? Formatos como tales no existen. En cuanto a la literatura de las especificaciones técnicas de los formatos para conformar los archivos XML, se puede descargar del portal de la DIAN: www.dian.gov.co / Servicios / Informáticos Electrónicos / Presentación de información por envío de archivos (exógena) / Especificaciones técnicas de las resoluciones. Otra opción es descargar e instalar el prevalidador de datos. Este programa le permitirá conocer la especificación técnica de cada formato, validar la información y conformar los archivos XML.
71. Como los campos de nombres, apellidos y razón social no son obligatorios, según las especificaciones técnicas ¿es posible no informarlos? Las especificaciones técnicas indican que no es obligatorio informar los nombres y apellidos cuando el informado es una persona jurídica, ya que en este caso el campo a diligenciar obligatoriamente es razón social. En consecuencia, si el reportado es una persona natural deberá diligenciarse los campos de apellidos y nombres, si la información se refiere a una persona jurídica, deberá informarse la Razón social.
8.5 Identificación de terceros 72. ¿Cómo se deben reportar los documentos NUIP, que tienen 10 dígitos? Los documentos NUIP se deben reportar como tipo de documento 13 – Cédula de Ciudadanía y debe existir en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 73. ¿Las personas naturales se deben reportar obligatoriamente con el dígito de verificación y tipo de documento 31 (NIT)? Cuando no se cuente con el dígito de verificación ¿se pueden reportar con tipo de identificación 13-‐ Cédula? Si se trata de una persona natural y tiene RUT se reporta con tipo de documento 31 y con el dígito de verificación correspondiente. Si se trata de una persona natural sin RUT se informa con tipo de documento 13, Cédula de ciudadanía En este caso no se diligencia el campo dígito de verificación. 75. ¿Una persona jurídica que no hizo ninguna retención está obligada a presentar la información? Una persona jurídica que no realizó ninguna clase de retenciones (ni a título de renta ni a título de ventas), no debe presentar información de retenciones en la fuente practicadas; sin embargo, debe verificar si se trata o no de un gran contribuyente, o si supera o no los topes de ingresos brutos que le obligarían a la entrega de información adicional. Así mismo, debe verificar los distintos tipos de información contemplados en la Resolución de 2008; por ejemplo, es posible que deba presentar información de contratos de mandato o administración delegada, de consorcios o uniones temporales o contratos de exploración y explotación minera, si se encuentra el alguno de estos grupos. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de informar que pueda tener lugar en virtud de resoluciones diferentes a la Resolución 03847 de 2008. 76. ¿El tope de ingresos para presentar información es la suma de los ingresos operacionales y no operacionales, sin incluir la corrección monetaria? El tope de ingresos brutos para determinar la obligación de presentar información incluye todos los ingresos obtenidos por cualquier concepto. 77. ¿Las cooperativas de ahorro y crédito se rigen por la Resolución 003841 o 3847 de 2008?
8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información
68. ¿La información se suma la de todo el año o se coloca un total mes a mes? De acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008, la información es anual, acumulada por formato, tercero y por concepto, según corresponda. 69. ¿Se pueden incluir los nombres y apellidos en una sola casilla? Los apellidos y nombres deben informarse uno a uno en la casilla correspondiente, en la misma forma en que aparecen en el RUT. 70. ¿Qué posibilidades hay de que la DIAN permita reportar a las personas naturales con sus apellidos y nombres en un sólo campo? Las resoluciones de información tributaria 003841 a 003848 de 2008 con sus correspondientes especificaciones técnicas disponen que la información debe ser enviada detallando el primer y segundo apellido, el primer y segundo nombre y/o la razón social, según se trate de personas naturales o jurídicas. 88
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Las cooperativas deben entregar, con base en la Resolución 003841 de 2008, la información pertinente sin perjuicio de la que deban entregar en virtud de la Resolución 003847. En consecuencia debe revisarse la información que se pide según cada Resolución, los topes y conceptos a reportar. 78. Tratándose de empresas en liquidación, ¿quién puede firmar la presentación de la información? La representación de las empresas en liquidación la tiene el liquidador en consecuencia, la presentación de la información en este evento debe realizarla el liquidador. 79. En la fusión de entidades, ¿quién está obligado a presentar información? En la fusión de entidades debe presentar la información la entidad absorbente o la nueva que surge de la fusión. 80. En la escisión de entidades, ¿quién está obligado a presentar información? La obligación de reportar la información recae sobre las nuevas entidades que surgen de la escisión. Las nuevas entidades pueden definir quién presenta la información. Socios y accionistas 81. ¿Si una sociedad no repartió dividendos durante el año 2008, el formato 1010 se omite y no se presenta información sobre el valor patrimonial? El prevalidador no acepta que sólo se reporte la información sobre acciones o aportes. En el formato 1010 se debe reportar el valor patrimonial a 31 de diciembre de 2008 de las acciones o aportes y de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles en dicho período. Si no hay valor de participaciones o dividendos este campo debe ir en cero. Pagos o abonos en cuenta 82. Según el Artículo 4º de la Resolución de 2008, ¿los pagos a reportar corresponden a valor bruto o valor neto? Los pagos o abonos en cuenta que deben reportarse según el artículo 4º de la Resolución 0011429 de 2008, corresponden al valor bruto del pago. Nota: Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 85, pues para decidir si se reporta o no un pago a un tercero, y pensando en que durante el año las compras a terceros pudieron haber sido sujetas a “devoluciones, anulaciones y rescisiones”, solo habría que reportar el valor neto de las compras y no los valores brutos. Recuérdese que en el formato 1001 donde se reportan estos costos y gastos no hay columna para “devoluciones”, columna que sí existe en el formato 1007 de “Ingresos” 83. Si el informante incurrió en un gasto que a la luz de las normas legales constituye ingreso fiscal para su beneficiario en el año 2008, y por alguna circunstancia (legal o de criterio) el informante no hizo deducible este gasto en su declaración de renta del año 2008, ¿para efectos de la presentación de información se debe reportar este pago?
Conforme al artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008, los informantes deben suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable. 45 84. ¿Las personas naturales a las cuales se les paga pensión de jubilación se incluyen en el concepto de pagos laborales (5001) o en el concepto de otros pagos (5016)? Los pagos por pensión de jubilación se deben reportar en el FORMATO 1001, con el concepto 5001 – que corresponde a salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente efectuados al trabajador. 85. ¿Los pagos efectuados a los estudiantes en prácticas se reportan en el concepto 5001 o 5016? Si los pagos se efectúan bajo el concepto de salarios con los pagos adicionales que del mismo se derivan, tales como aportes parafiscales y otros, se llevarán al concepto 5001; en caso diferente se registrarán según el contrato y concepto bajo el cual se haga el respectivo pago. 86. Para el caso de los trabajadores que hubiesen recibido ingresos por concepto de honorarios, comisiones y demás pagos, ¿se deben acumular dichos ingresos junto con el concepto de salarios y demás pagos laborales para determinar la cuantía de $10.000.000? Sí, y se deben reportar en el concepto correspondiente de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 4º de la Resolución 3847/08. A los asalariados a quienes no se les hubieren efectuado pagos por otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a 10 millones de pesos, se reportarán con NIT 222222222 y razón social cuantías menores, en el concepto correspondiente. 87. ¿En el formato 1001, concepto 5008 Compra de activos fijos, se deben reportar todas las compras de esta clase que hice en el año o se refiere a la información del renglón 57 Deducción inversiones en activos fijos del formulario 110? Se debe reportar el valor acumulado pagado o abonado en cuenta por compras de activos fijos durante el año 2008. 88. ¿Para el sector financiero, la compra de inversiones se puede considerar como compra de activos movibles? Según la Resolución 003847 de 2008 se deben reportar los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, clasificación que para el caso del sector financiero debe efectuarse según la 45
Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 86, pues en los reportes del año 2008 sí se pidió reportar hasta los costos y gastos que no se haya deducido fiscalmente el reportante. | a c t u a l i c e s e . c o m 89
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naturaleza que corresponda de acuerdo con el plan de cuentas financiero. 89. De acuerdo con la Resolución 003847 de 2008, en el concepto 5011 del formato 1001, se deben reportar los pagos o abonos correspondientes al año gravable de 2008 por concepto de aportes a EPS incluidos los aportes del trabajador. ¿En dicho concepto deben incluirse las deducciones por incapacidades? No. En el concepto 5011 del formato 1001 se deben incluir los aportes a las EPS, ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador. Las deducciones por incapacidad se reportan en el concepto "Los demás costos y deducciones" (concepto 5016). 90. ¿En el formato 1001, concepto 5011 se deben reportar las cuentas AFC (de ahorro de trabajadores) al igual que los aportes voluntarios? No. En el formato 1001, concepto 5012, se reportan los aportes obligatorios a las EPS, ISS y al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador. No comprende aportes voluntarios. 91. Las depreciaciones en el gasto no tienen beneficiario y superan el millón de pesos, ¿cómo se incluyen en el formato 1001, en cuantías menores? Las depreciaciones no se informan en el formato 1001. Se reporta el valor total en el formato 1011 con el concepto 8206. Retenciones 92. En el artículo 5° de la Resolución 003847 de 2008, relativo a información de retenciones en la fuente practicadas, ¿aplica la cuantía mínima para informar? Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que hubieren efectuado retenciones en la fuente durante el año gravable 2008, deben informar, independientemente del monto de los ingresos obtenidos. Así mismo, no aplica cuantía mínima en lo que se refiere al monto a reportar, se deben informar todos y cada uno de los pagos efectuados a terceros a quienes se les practicó retención en la fuente en el año 2008 sin que exista tope alguno en cuanto al valor a informar. 93. ¿Se deben informar las retenciones practicadas solamente a los responsables del régimen común o también a los de régimen simplificado? De acuerdo con el numeral 1º del artículo 5º de la Resolución 003847 de 2008 se deben reportar la totalidad de las retenciones en la fuente a título de renta efectuadas a personas o entidades sin distinción. Luego, tratándose de la retención a título de renta es indiferente si se practicó a un sujeto que en lo que se refiere a ventas pertenece al régimen común o simplificado. De otra parte, conforme con el numeral 3º del artículo 5º de la Resolución 0011429 de 2008, se deben reportar la 90
totalidad de las retenciones en la fuente a título de IVA efectuadas en este caso a entidades o personas del régimen común. Nota: La respuesta de la DIAN a esa pregunta 96 quedó incompleta pues en los reportes del 2008 también se pidió reportar las retenciones de IVA asumidas con personas del régimen simplificado (concepto 2319). 94. ¿A una persona se le practicó retención por honorarios y por salarios. ¿Se debe reportar independiente cada concepto? ¿Se puede repetir el NIT dentro del mismo formato? Se debe reportar tanto la retención efectuada por honorarios (concepto 2304) como por salarios (concepto 2301) en el formato 1002, especificando el valor de la base y valor de retención por cada uno de los conceptos. En consecuencia, se puede repetir el número de identificación en un mismo formato pero en diferente concepto 95. ¿El monto a reportar en medios magnéticos por el concepto retenciones en la fuente, debe ser el realmente descontado al beneficiario del pago, o el total liquidado y pagado por la empresa a la DIAN? Se debe reportar al tercero, indicando el concepto del pago, el valor del pago o abono en cuenta sujeto a retención y el valor retenido, suma ésta que resulta de la tarifa aplicada al pago efectuado según el concepto de retención de que se trate. 96. ¿En el formato de retención en la fuente que se practicó, en la casilla de departamento y municipio se describe la ciudad donde se realizó el pago o es el municipio o departamento donde el proveedor tiene el domicilio principal? La dirección, departamento y municipio que se debe informar son los correspondientes a la del tercero a quien se le efectuó la retención en la fuente, es decir, al beneficiario del pago. 97. En el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas" del prevalidador tributario versión 7, aparece el campo "Dirección" como obligatorio, por lo que se requiere saber qué datos se colocan en este campo para el caso de las escrituras públicas, ya que en éstas no se anota la dirección del vendedor sino únicamente la ubicación del inmueble enajenado. Si no se cuenta con la dirección del sujeto a quien se practicó la retención en la fuente, reporte la dirección de la Notaría informante. 98. Para los notarios en el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas", ¿el campo "Valor del pago o abono sujeto a retención", se refiere al monto de la venta de inmueble? Se refiere al valor base sobre el cual se aplicó la retención. 99. En el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas", en el caso de que haya un usuario con más de una enajenación, tendrá varias retenciones en la fuente. ¿Este usuario va en un solo registro y se informa la suma para los campos "Valor del pago o abono sujeto a retención" y "Valor de la retención en la
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fuente practicada a título de renta y a título de IVA"? ¿O qué se hace? La información se debe acumular por concepto informado y por NIT del tercero. IVA descontable 100. Como la información va reportada en miles de pesos, ¿los IVA inferiores a $500 se reportan en cuantías menores o no se reportan? Las cifras deben reportarse en valores enteros; por consiguiente, es posible registrar valores inferiores a mil pesos, ejemplos: 900, 20570, 160480. La información correspondiente al IVA descontable, formato 1005, no tiene tope de cuantía mínima. 101. ¿Cuando se realizan importaciones el IVA se paga con la nacionalización. ¿A qué beneficiario se lleva: a "OPERACIONES DEL EXTERIOR”? No. Se reporta con el NitNIT de la DIAN: 800197268-‐4. Ingresos 102. ¿Cómo se deben reportar los ingresos recibidos por indemnizaciones de compañías de seguros, por ejemplo, si el bien estaba registrado por $500.000.000 y el valor de la indemnización fue por $300.000.000? Los ingresos recibidos por indemnizaciones de compañías de seguro constituyen un ingreso no operacional; por lo tanto, se reportan en el formato 1007 con el concepto 4002 que corresponde a ingresos no operacionales. Para este caso, por la suma de $300.000.000. 103. ¿Cómo se reportan las devoluciones que son mayores al ingreso? Se debe diligenciar el ingreso y la devolución en las casillas correspondientes del formato que corresponda: 1007, 1017, 1045 o 1048. Cargos diferidos 104. En el concepto 5009, formato 1001, cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe identificar el pago o abono en cuenta. Siendo así, ¿qué se debe informar exactamente en el concepto 8206, formato 1011: el gasto del año de amortización y depreciación para activos fijos y cargos diferidos, respectivamente? ¿Por tercero, o en qué forma y formato? Tratándose de pagos por cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor acumulado del pago o abono en cuenta registrado en dichas cuentas durante el año gravable 2008, suministrando los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta en el formato 1001, concepto 5009. En cuanto a las amortizaciones de los cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe reportar el valor total acumulado tomado como costo o deducción en el año 2008, en el formato 1011 en el concepto 8206, sin la discriminación del tercero.
105. ¿Bajo el concepto 1508, formato 1011, se debe reportar sólo el saldo de la cuenta Depreciación acumulada y la amortización acumulada, sin identificación del tercero? Efectivamente. En el formato 1011, concepto 1508, se reporta el valor de la depreciación, amortización y agotamiento acumulado a 31 de diciembre, sin identificación del tercero. Fiduciarias 106. En el formato 1013, al identificar el fideicomiso ¿qué se debe informar en el campo Código interno? Este número corresponde al número interno que le asigne la fiduciaria a cada fideicomiso. 107. ¿En el caso que algún fideicomiso genere pérdida, se debe reportar? No, por cuanto la norma no lo exige. Tratándose de fideicomisos, a través del formato 1013 se solicita información sobre rendimientos y/o utilidades causadas en el año o período gravable y el valor patrimonial del fideicomiso. 108. ¿Qué se entiende por valor patrimonial del fideicomiso o encargo fiduciario? El valor patrimonial de los derechos fiduciarios para los beneficiarios es el que corresponda, de acuerdo con su participación, en el patrimonio líquido del fideicomiso al final del ejercicio o en la fecha de la declaración. Para los fines de la determinación del impuesto de renta y complementarios, los fiduciarios deben expedir cada año, a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su cargo, un certificado indicando el valor de los derechos, los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del respectivo ejercicio, aunque no hayan sido liquidados en forma definitiva, y los rendimientos del último ejercicio gravable. En caso de que las cifras incorporen ajustes por inflación se deben hacer las aclaraciones de rigor. 109. ¿Qué se debe reportar con respecto a los ingresos, pasivos y cuentas por cobrar con cargo a los patrimonios autónomos?¿Si es así, ¿en qué anexo y formato se debe reportar? La Resolución 0011429 de 2008 no establece la obligación de informar estos conceptos por cada patrimonio autónomo. 110. En un fideicomiso se realizan pagos a diferentes personas. ¿Se debe reportar por tercero con su correspondiente NIT o un solo total en cabeza del fideicomitente? Atendiendo a los diferentes beneficiarios del pago, se efectúan distinciones. Así, en el formato 1013 que identifica al fideicomitente, se informa el valor patrimonial del fideicomiso y el valor de los rendimientos o utilidades causadas, señalando los conceptos 1010,1020, 1030 o 1040 según el tipo de fideicomiso. No obstante, cuando el beneficiario de los rendimientos y/o utilidades o pagos abonados en cuenta es diferente del fideicomitente se informan con el concepto 1050. | a c t u a l i c e s e . c o m 91
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Por otra parte, se utiliza el formato 1014 para informar los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso, incluyendo la información del fideicomiso, debiendo en todo caso suministrar la información de identificación de los beneficiarios de los pagos, teniendo en cuenta los conceptos del artículo 4º de la Resolución 0011429 de 2008. En el formato 1015 se informan las retenciones practicadas durante el año 2008, atendiendo a los conceptos fijados en el artículo 5º de la misma Resolución. 111. ¿Los giros que se realizan a través de los patrimonios o las restituciones fiduciarias a terceros y que son a nombre del fideicomitente se deben reportar como un pago? Se deben reportar todos los pagos o abonos en cuenta que den derecho a costo, deducción o impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles. Consorcios 112. ¿Para consorcio y uniones temporales dónde se informa la retención de IVA? Independientemente de otro tipo de información que deban entregar los consorcios y uniones temporales, para efectos de reportar la información relativa a la retención en la fuente a título de renta como de IVA deben utilizar el formato 1044 con los mismos conceptos señalados en el artículo 5º de la Resolución 0011429 de 2008. Mandato 113. ¿Las inmobiliarias que manejan contratos de administración para inmuebles en arriendo deben presentar información según lo establecido en el artículo 15 de la Resolución 003847 de 2008? ¿En caso afirmativo deben tener en cuenta los topes de ingresos? Los mandatarios deben reportar todas las operaciones inherentes al contrato de mandato sin tener en cuenta los topes de ingresos ni la obligación de reportar del mandante. 114. ¿Los contribuyentes que ejecutan contratos de mandato, mandatarios por cuenta del mandante, informan teniendo en cuenta los topes de cuantía mínima? Los mandatarios deben informar la totalidad de la información solicitada sin tener en cuenta los topes mínimos. Titulares secundarios y autorizados 115. Tratándose de personas jurídicas, ¿se deben reportar las personas naturales que figuran como autorizadas para realizar operaciones en relación con las respectivas cuentas, donde dicha autorización surge por efectos administrativos y políticas de las empresas? En efecto, tratándose de cuentas a nombre de personas jurídicas, las personas que figuren como autorizadas para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta se deben reportar como titulares secundarios.
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116. ¿En las cuentas que los titulares figuran como "Y/O" se deben reportar como titulares secundarios? Uno de los titulares se debe reportar como principal y los demás como secundarios. 117. ¿Los sobregiros de cuentas corrientes se deben reportar como préstamos otorgados durante el año? Sí. Deben ser reportados como préstamos. Cooperativas 118. Siendo cooperativa de ahorro y crédito manejamos un ahorro contractual que es una modalidad de ahorro en la que se pactan cuotas mensuales a un tiempo determinado. La inquietud es: ¿en qué formato debe informarse: en el 1019 o en el 1020? En el formato 1019 se informa el movimiento de las cuentas corrientes o de ahorro y en el formato 1020, los certificados a término fijo o cualquier otro depósito. 119. Los Certificados de depósito de ahorro a término (CDAT) son una modalidad de ahorro. ¿Se deben reportar como otro depósito de acuerdo con las especificaciones del formato 1020? Sí. Se debe reportar de acuerdo con el formato 1020. Diferencias contables y fiscales 120. Para el reporte de información del artículo 623-‐1 Información a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la declaración de renta en un 40%, no indica el monto de las operaciones de crédito durante el año 2005 a reportar. ¿Debe entenderse que se deben evaluar todas las operaciones de crédito durante el año? Este concepto en la Resolución no tiene tope y se deben acumular todas las operaciones por cada titular efectuadas durante el año. Cámara de Comercio 121. ¿Con qué documento se deben reportar los socios del exterior? Con el documento que posean conforme el tipo de documento descrito. Si solo poseen pasaporte, podrá indicarse este número. Notarios 122. Si en la Notaría hay cambio de notario, ¿quién debe cumplir con el deber de presentar la información? De acuerdo con el artículo 629 del Estatuto Tributario, los notarios deben reportar anualmente, dentro de los plazos que fije el gobierno nacional, la información a que se refiere dicha norma; en consecuencia, la información debe ser entregada por el período señalado, es decir, anual, por el notario que se encuentre en ejercicio del cargo. Tipógrafos
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123. ¿Los tipógrafos pueden presentar la información en papel? No. De acuerdo con la Resolución 003846 de 2008, la información que tienen que presentar las personas o entidades que elaboren facturas debe ser conformada según las especificaciones técnicas del formato 1037. Es decir, deberá ser presentada en archivos XML. Adicionalmente, de acuerdo con la Resolución 3859 de 2006, las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes a quienes la DIAN les otorgó firma digital por estar obligados a la presentación virtual de declaraciones, deben realizar la presentación de la información virtualmente, de lo contrario deberán presentar la información en forma presencial en los puntos habilitados de la DIAN, previo diligenciamiento de la información en el prevalidador de datos y almacenando los archivos XML generados en un disquete, CD o USB.
Las personas que no disponen del mecanismo de firma digital pueden habilitar cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos XML en la bandeja de entrada y diligenciar la solicitud de presentación de información, la cual queda en trámite, debiendo acercarse igualmente a los puntos habilitados por la DIAN para realizar a través de funcionarios de la entidad la presentación de la información usando el respectivo servicio informático electrónico y recibir la constancia respectiva.
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Capítulo IX Ejemplos prácticos para los reportes exigidos en la Resolución 117 de octubre 31 de 2012, artículo631 del E.T. Desarrollo de casos prácticos sobre la forma en como se recolectaría la información contable y/o fiscal de un reportante para luego depurarla y convertirla en reportes con el estándar XML destacando los puntos más importantes de tipo contable o fiscal que se deben revisar en cada reporte Nota: Los ejemplos prácticos impresos a continuación están incluidos como material de Excel en el DVD que acompaña esta publicación.
9.1 Reporte literal “a”. -‐ Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012, art. 3 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1010 versión 8
A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “a” del artículo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31 de 2012.
Reportes/de/Información/exógena/Tributaria/a/la/DIAN/año/gravable/2012 Ejemplo/Reportes/de/socios,/accionistas,//cooperados,/comuneros/y/asociados/a/dic.31/de/2012TLiteral/"a"/del/art.631/del/ET Formato/1010,/versión/8 (Art./3/Resolución/117/de/octubre/31/de/2012) Hoja%de%Trabajo%contable%para%recolectar%la%información%básica%que%luego%ha%de%llevarse%al%formato%1010,%para%generación%del%reporte%a%que%hace%referencia%el%literal%"a"% del%artículo%631%del%ET,%información%sobre%socios%o%accionistas,%cooperados,%comuneros%y%asociados%a%dic%31%de%2012,%según%el%Art.3%de%la%Resolución%117%de%octubre%31% de%2012 EJEMPLO/S.A.S./(Sociedad/Comercial) Cra.%50%80)10%de%Cali
Sociedad: Dirección/de/la/empresa/:/
1./Participación/en/el/capital/social/a/dic/31/de/2012
Nombre/Accionistas Juan%Reyes%García Octavio%Reyes%García Roger%Smith Reyes%SA Magos%SA
Nit//o/CC 31234456 16432345 47348 800456321 890341333
DV
9 1
Dirección Calle%13%%20)45%%Cali Calle%13%%20)45%Cali Wall%Stret)New%York Calle%14%%3)20%Bogotá Calle%13%%3)23%Cali Totales
País/de/domicilio En%Colombia En%Colombia En%EEUU En%Colombia En%Colombia
Valor/nominal/del/ Capital/Suscrito/y/ pagado/a/dic/31/de/ 2012 100.000 100.000 5.100.000 500.000.000 700.000.000 1.205.300.000
Porcentaje/ respecto/al/ Total/de/la/ cuenta 0,00830% 0,00830% 0,42313% 41,48345% 58,07683% 100%
2./Utilidades/distribuidas/durante/el/2012/a/los/socios/o/accionistas/o/cooperados/o/comuneros/o/asociados El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el 2012, y el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado enel caso de las cooperativas y/o asociados en el caso de los fondos deempleados, son/valores/ que no se reportan en el formato 1010 sino en formato 1001 (pagos y retenciones a terceros). En ese formato 1001 se reportan todos los pagos a terceros (incluido entonceshasta dividendos o participaciones o remanentes) cuando tales pagos hayan superado en el 2012 la cifra de $500.000 (quinientos mil pesos) . Pero si el reportante del formato 1001 es alguno de los mencionados enel literal "c" del art. 1 de la Resolución 117 (por ejemplo las empresas que en el 2011 no tenían el tope de ingresos pero durante el 2012 sí practicaron retenciones en la fuente por cualquier monto y por cualquier concepto),en ese caso reportan la totalidad de los pagos/a/terceros/y/no/solo/a/los/que/superen/los/$500.000/(véase%los%parágrafos%1%y%2%del%art.%4%de%la%Resolución%117).
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Cuando/se/esté/llevando/esta/información/ al/formato/1010,/el/porcentaje/de/ participación/se/tendrá/que/informar/en/ una/primer/columna/como/una/cifra/ entera/sin/usar/separaciones/decimales/ (por/ejemplo/ese/valor/de/0,42313%/se/ reportará/como/"1"/pues/está/por/debajo/ del/1%)./Y/luego,/en/otra/columna/ siguiente,/se/indicará/el/número/de/ posiciones/decimales/para/esa/primera/ cifra/reportada/en/la/columna/anterior./ En/este/caso,/en/la/segunda/columna/se/ colocaría/"5"./En/el/siguiente/socio,/si/su/ porcentaje/es/41,48345%,/entonces/en/la/ primera/columna/se/reporta/"4148345"/ (sin/ningún/punto/de/separación/ decimal),/pero/en/la/siguiente/columna,/ para/indicar/cuantos/decimales/tenía/la/ primera/cifra,/se/colocará/entonces/la/ cifra/"5"
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3.!Determinación!del!valor!patrimonial!del!aporte!del!socio!o!accionista!a!dic.31!de!2012 En#este#caso,#es#importante#aclarar#que#en#el#inciso#tercero#del#artículo#3#de#la#Resolución#117#se#indica#lo#siguiente: "El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrínseco fiscal, esto es, patrimonio líquido sobre número de acciones en circulación, o el patrimonio líquidosobre elnúmero de cuotas opartes de interés social. Cuando el valor a reportarresulte negativo, debe informarsecon valor cero (0).Tratándose de aportesCaCcooperativasCyCfondosCdeCempleados,CelCmontoCaCreportarCseráCelCvalorCdelCaporteCmásCsuCrevalorización.CParaClosCcomuneros,CelCvalorCpatrimonialCdeCsusCderechosCseC estableceCdeCacuerdoCconCelCporcentajeCdeCparticipaciónCdentroCdelCpatrimonioClíquido."C Envistadelo anterior,la sociedad EJEMPLOS.A.S tomará elvalor quefigure comopatrimonio líquido(fiscal) ensu declaraciónde renta2012 (quea estafecha enque hacemos#el#libro#no#conocemos#su#estructura#pero#que#imaginamos#seguirá#siendo#el#renglón#41#del#formulario#110)#y#de#al í#obtendrá#el#valor#patrimonial#del#aporte#de# los#accionistas#que#serán#informados##en#el#formato#1010.# Ese!mismo!dato!del!"patrimonio!liquido"!de!la!declaración!de!renta!a!dic!de!2012!sería! Supóngase#que#ese#patrimonio#líquido#arroja#un#valor#de#: !$! ! ! ! ! ! ! ! ! !1.110.025.000! también!utilizado!como!valor!de!referencia!si!el!reporte!lo!realiza!una!Empresa! comunitaria!(Nota:!Las!"Empresas!comunitarias"!son!aquellas!que!en!el!RUT!son! distinguidas!con!el!código!10!en!la!casilla!69!de!la!segunda!pagina!de!su!RUT)!.! Pero!en!el!caso!de!las!cooperativas!y!fondos!de!empleados,! el!valor!patrimonial!a! reportarle!a!cada!asociado!será!el!que!les!figure!en!las!cuentas!del!Plan!de!cooperativas! identificadas!con!los!códigos!"3105[Aporte!social"!más!"3310[Revalorización!de! aportes"
4.!Con!todos!los!datos!anteriores,!se!concluye:!
– Estavez,segúnlo indicado enelart.3dela Resolución117,sereportarálainformaciónde todoslos accionistas sinimportarel montode susaportes socialesa dic.331/12#(pues#hasta#los#reportes#del#año#2011#solo#se#reportaba#a#aquellos#que#en#dic.31#tuvieran#aportes#sociales#superiores#a#$5.000.000) – Eltercer accionista,porserextranjero,sereportaconsunit delextranjeropuesensupaís sí seusancódigosdeidentificaciónfiscalparaefectos delimpuesto derenta de#ese#país#conoce#(si#en#su#país#no#se#usaran#códigos#para#esos#fines,#entonces#se#reportaría#con#nit#444.444.001#y#tipo#de#documento#43) #Z#El#valor#que#se#reportaría#en#el#formato#1010#para#todos#los#accionistas#(colombianos#y#el#extranjero)# # # saldría#de#tomar#los $!! ! ! ! ! ! ! 1.110.025.000 y#multiplicarlos#por#su#porcentaje#de#participación.#Eso#daría: Nombre!Accionistas Juan#Reyes#G. Octavio#Reyes Roger#Smith Reyes#SA Magos#SA Totales
Valor!a!reportar!del!aporte 92.095 92.095 4.696.862 460.476.645 644.667.303 1.110.025.000
Al!reporte!se!llevan!las!cifras!enteras,!sin!ningún!tipo!de! aproximaciones!a!miles!o!millones,!y!sin!usar!puntos!separadores!de! miles!o!millones. En!este!caso,!este!valor!total!sí!!sumará!igual!al!valor!total!del!patrimonio! liquido!fiscal!a!dic.!31!de!2012!llevado!al!formulario!de!la!declaración!de!renta! 2012!pues!esta!vez!sí!se!está!reportando!a!todos!los!socios!o!accionistas.! Además,!este!valor!que!aquí!se!arroja!será!el!mismo!valor!total!de!control!que! se!formará!en!los!datos!del!"Encabezado"!cuando!ya!se!tenga!generado!el! respectivo!archivo!XML.!Por!tanto,!se!recomienda!hacer!visualmente!la! respectiva!verificación.
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Tipo de Numero de Dv documento identificación1 socio o accionistas 42 47348 13 31234456 13 16432345 31 800456321 9 31 890341333 1
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Siempre1debe1diligenciarse. Diligencie1el1número1de1posiciones1decimales para1el1valor1de1la1casilla1anterior,1contada desde1la1derecha1del1valor1de1la1casilla. El1valor1de1esta1casilla1puede1ser1máximo120. Ejemplo: S1Para1el1valor112.78915,1diligencie15. S1Para1el1valor10.0000011diligencie16. S1Para1el1valor1100%1diligencie10. En1caso1de1no1tener1valor1decimal1diligencie10 (Cero).
Este1total1no1se1muestra1en1el1prevalidador1en1la1zona1donde1 se1captura1la1información.1Pero1sí11se1genera1cuando1la1 información1se1convierte1a1un1archivo1en1el1estándar1XML.1 Por1tanto,11solo1lo1ponemos1acá1para1que1quien1estudie1en1 forma1completa1el1ejemplo1se1de1cuenta1entonces1de1dónde1 saldría1ese1valor1total1que1se1muestra1en1el1archivo1XML.
Primer1 Segundo1 Primer1 Otros1 Razón social Dirección Código1 Código1 País de Valor patrimonial Porcentaje1de1 Porcentaje de apellido Apellido Nombre nombres1 del1informado Depart munici residencia o acciones o aportes participación participación1 del1 amento pio domicilio a1dic.31 (participación1 informado decimal) Smith Roger 249 4696862 1 5 Reyes6 Garcia Jorge Calle6136620>45 76 001 169 92095 1 5 Reyes6 Garcia Octavio Calle6136620>45 76 001 169 92095 1 5 Reyes6SA Calle614663>20 11 001 169 460476645 4148345 5 Magos6S.A. Calle613663>236 76 001 169 644667303 5807683 5 Totales 1 1 1 1 1.110.025.000
Siempre1debe1diligenciarse. Para1valores1con1parte1decimal,1se1debe diligenciar1el1valor1sin1separación1decimal. Ejemplo: S1Para1el1valor112.78915,1diligencie11278915. S1Para1el1valor10.0000011diligencie11. S1Para1el1valor1100%1diligencie1100. El1porcentaje1de1participación1máximo1es1100%.
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Al llevar la información anterior hasta el archivo del prevalidador tributario, el archivo del formato 1010 se veráía así:
Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_010101008201300000001.xml, los datos de ese archivo se verían así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación): - - 2013 1 1010 8 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 1110025000 5
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Por&intereses Banco+Bogotá
IVA&retenido La+X+S.A.
13551502 834.560.210;8
135517 890.543.235;3
Gasto&impuesto&de&timbre La+X+S.A.
0 ++++++++42.857+
0
3.000
0
0
0
0
130.000 +++7.142.857+ 250.000 +++4.457.143+ (30.000) 0 0 0 0 0
+++1.000.000+ +1.000.000+
0 0 +++3.714.286+ 0 0 (857.143) 0 +++5.714.286+ 200.000 +30.000.000+ 1.050.000 0
0 +30.000.000+ 2.400.000
0
0 +114.285.714+ 4.000.000 0
Movimiento&neto& Movimiento&neto& durante&Abril&2012 durante&Mayo&2012 Valor& Valor& Valor& Valor& sujeto&a& sujeto&a& Retenci Retención retención retención ón
Cuando&se&esté&definiendo&este&“valor&base”&de&una&retención&de&IVA&que&le&hayan&practicado&a&la&persona&o&entidad& informante,&habrá&que&tomar&el&valor&de&la&venta&ANTES&DE&IVA&(y&no&el&valor&del&IVA&facturado)&pues&solo&así&habría&cruce& de&información&con&el&“valor&base”&que&a&su&turno&reportará&en&ese&concepto&el&agente&de&retención.&Y&es&que&según&el&art.4& de&la&resolución&117,&los&agentes&de&retención&reportarán&en&el&formato&1001&el&valor&total&del&pago&y&luego&en&columnas& independientes&el&valor&de&la&retención&de&renta&y&de&IVA&al&régimen&común&que&hayan&practicado.&Pero&en&ese&formato& 1001&el&agente&de&retención&no&siempre&detallará&el&valor&del&IVA&facturado&por&el&vendedor&y&sobre&el&cual&practicó&la& retención&de&IVA&(en&ese&formato&1001&el&IVA&facturado&por&el&vendedor&solo&se&queda&viendo&si&fue&un&IVA&que&el& comprador&tuvo&que&dejar&como&mayor&valor&del&gasto&y&que&no&podía&tomar&como&Iva&descontable&en&sus&declaraciones& de&IVA).&Por&consiguiente,&lo&único&que&se&quedará&viendo&siempre&en&ese&formato&1001&que&entregará&el&agente&de& retención&es&el&"valor&del&pago&antes&de&IVA".&En&consecuencia,¶&que&haya&cruces&de&información,&los&que&elaboren&este& formato&1003&les&tocará&también&reportar&como&"valor&base&de&la&retención&de&IVA&que&le&practicaron"&el&mismo&valor&de& la&venta&antes&de&IVA
para&el&expediente&17443,&el&impuesto&de&timbre&solo&se&sigue&generando&sobre&los& documentos&sin&cuantía&(ejemplo&salvoconductos,&o&visas,&etc.&Ver&art.521&del&ET).& Por&tanto,¶&este&tipo&de&retenciones&(que&se&pide&reportar&con&el&concepto& "1314")&no&debería&pedirse&reportarse&ningún&"valor&base".&Sin&embargo,&resulta& que&el&formato&1003,&al&menos&cuando&se&diligenciaba&en&el&prevalidador&de&la&DIAN& para&año&gravable&2011,&exigía&que&hubiera&un&valor&base&superior&a&cero&y&que& incluso&tenía&que&ser&igual&o&&mayor&al&valor&de&la&retención&de&timbre.&Si&en&el& prevalidador¶&2012&(que&aun&no&lo&hemos&trabajado)&se&sigue&exigiendo&lo& mismo,&consideramos&que&es&un&error&grande&del&prevalidador&de&la&DIAN&y&que&lo& único&que&se&puede&hacer&es&entonces&reportar&como&"valor&base"&un&valor&igual&al& valor&de&la&retención&de&timbre&y&luego&comunicar&por&escrito&a&la&DIAN&de&lo&que&se& tuvo&que&hacer¶&poder&construir&el&formato&1003&en&los&casos&de&esas& retenciones&de&timbre&en&documentos&sin&cuantía.
En consecuencia, a todos los terceros, sin importar el monto del total de retenciones que le practicaron a la empresa EJEMPLO S.A.S., se les debe reportar dentro Durante&el&2012,&y&según&la&sentencia&de&marzo&3&de&2011&del&Consejo&de&Estado& del+formato+1003
511510 890.543.235;3
Subtotal&renta&e&IVA&(sin&incluir&las&autorretenciones)
Anticipo+de+impuestos+y+retenciones Retenc.en&la&Fte. Por+ventas Ejemplo+SAS+(autorretenciones) La+J+S.A. Juan+Ruiz+Gomez La+X+S.A.
Nombre&Cta
1355 135515 13551501 800.410.560;1 890.311.420;4 16.793.238;6 890.543.235;3
Código&&PuC/Nit
Movimiento&neto& Movimiento&neto& Movimiento&neto& durante&enero&2012 durante&Febrero&2012 durante&Maro&2012 Valor& Valor& Valor& Valor& Valor&sujeto& Valor&sujeto& Retenció Retenció sujeto&a& Retenci a&retención a&retención n n retención ón
Supóngase que la empresa EJEMPLO S.A.S, en sus cuentas contables “135515;Retenciones a favor a título de renta y ganancia ocasional”, “135517;Retenciones a favor+Impuesto+a+las+ventas+retenido”+y+"511510;Gasto+impuesto+de+timbre"+registró+a+lo+largo+del+año+2012++los+siguientes+valores:+
0
0
156.000 0 0 0
Movimiento&neto& durante&Junio&2012 Valor& Valor& sujeto&a& Retención retención
A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “c” del artículo 631, sobre las retenciones a título de renta y de IVA que le practicaron durante el 2012.
Hoja&de&Trabajo&contable¶&recolectar&la&información&básica&que&luego&ha&de&llevarse&al&formato&1003,¶&generación&del&reporte&a&que&hace& referencia&el&literal&"c"&del&artículo&631&del&ET,&información&sobre&retenciones&en&la&fuente&que&le&practicaron&a&la&entidad&o&persona&informante&(ver&art.5& de&la&resolucion&117&de&Octubre&de&2012)
Reportes&de&Información&exógena&Tributaria&a&la&DIAN&año&gravable&2012 Reportes&de&las&retenciones&que&le&practicaron&(renta,&&IVA&y&timbre)&en&el&&2012ZLiteral&"c"&del&art.631&del&ET Formato&1003,&versión&7 (art.&5&Resolución&117&de&octubre&31&de&2012)
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9.2 Reporte literal “c”.-‐ Retenciones que le practicaron durante el 2012 a la entidad informante.. Art. 5 de la Resolución 117, Formato 1003 versión 7
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3.000
!!!!!!!1.000.000! 1.000.000 Gran! 8.623.000 Total
0 !!!!!30.000.000! 2.400.000 &179.185.714& &7.623.000&
0 !!!!!!!!!!!!42.857!
Las autorrreten ciones no se reportan en este formato 1003. Se reportan en el 1001
!!!7.342.857! 257.000 !10.000.000! 350.000 !!!7.342.857! 257.000 !!!2.857.143! 100.000 !!!!!8.571.429! 300.000 !!!5.714.286! 200.000 !!!!!57.142.858! 2.000.000 0 0 0 0 0 0 !!!113.428.571! 3.970.000 0 0 0 0 0 0 !!!!!!!5.714.286! 200.000 0 0 0 0 0 0 !!!!!30.000.000! 1.050.000
Movimiento&neto& Movimiento&neto& Movimiento&neto& Movimiento&neto& Movimiento&neto& Movimiento&neto& Total&año&2012 durante&Julio&2012 durante&Agosto&2012 durante&Septiembre& durante&Octubre& durante&Noviembre& durante&Diciembre& Valor& Valor& Valor& Valor& Valor& Valor& Valor& Valor& Valor& Valor& Total&valores& Toal& Valor&sujeto& Valor&sujeto& sujeto&a& Retenci Retenci sujeto&a& Retenci sujeto&a& Retenci Retenci sujeto&a& Retenci sujetos&a& Retencione a&retención a&retención retención ón ón retención ón retención ón ón retención ón retención s
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1302 1302 1302 1306 1309 1314
31 31 31 31 31 31
4 6 Ruiz* 3 8 3 3 Gómez
Juan
de Dv Primer6 Segundo6 Primer6 del apellido Apellido Nombre
890311420 16793238 890543235 834560210 890543235 890543235
Concepto Tipo de Numero documento identificación informado
La*X*S.A. Banco*Bogotá La*X*S.A. La*X*S.A.
La*J*S.A.
Otros6Nombres Razón6Social
Cra*45*20210 Calle*15*40210 Cra*78*90220 Cra*75*80210 Cra*78*90220 Cra*78*90220
Dirección
Código6 Dpto.
001 001 001 001 001 001
Totales
113428571 5714286 30000000 42857 30000000 1000000
6666666666 8.623.000
3970000 200000 1050000 3000 2400000 1000000
Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1003 se vería así:
100 | a c t u a l i c e s e . c o m
Este6total6no6se6muestra6en6el6prevalidador6en6la6zona6donde6se6 captura6la6información.6Pero6sí66se6genera6cuando6la6información6 se6convierte6a6un6archivo6en6el6estándar6XML.6Por6tanto,66solo6lo6 ponemos6acá6para6que6quien6estudie6en6forma6completa6el6 ejemplo6se6de6cuenta6entonces6de6dónde6saldría6ese6valor6total6 que6se6muestra6en6el6archivo6XML.
76 76 11 11 11 11
Código6 Valor6 Vr de la Municipio acumulado del retención a pago o abono titulo de renta o sujeto a de IVA que le retención practicaron
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-‐ -‐ 2013 1 1003 7 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 8623000 6
Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_010100307201300000001.xml , los datos de ese archivo se verían así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detallas al respecto en el capítulo 4 de esta publicación): Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
9.3 Reporte literal “e”. -‐ Pagos a terceros combinado con reporte del literal “b” por retenciones practicadas a tales terceros.; Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8 Primera parte: Caso de quienes sí podrán reportar a los terceros solo si igualan o superan el límite mínimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo, o el límite de $10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otras rentas de trabajo .(ver parágrafos 1 y 5 del art. 4). A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “e” del artículo 631 sobre las pagos a terceros durante el año 2012, incluidas las retenciones a título de renta, IVA o timbre que haya practicado sobre tales pagos (literal “b” del Art. 631). En este primer ejemplo se examina el caso de aquellos reportantes que no están obligados a discriminar en forma individualizada el detalle de la totalidad de los pagos a terceros, sino que solamente tienen que hacerlo con aquellos terceros que recibieron pagos o causaciones que sí hayan sido iguales o superiores a $500.000 (si son por concepto distinto a salarios o rentas de trabajo) y los que sí hayan sido iguales o superiores a $10.000.000 (si son por concepto de salarios y pagos laborales o rentas de trabajo). Los pagos y/o causaciones que no superan esos topes los pueden agrupar bajo el Nit “222.222.222 cuantías menores” según el concepto a que correspondan (ver parágrafos 1 y 5 del Art. 4 de la Resolución 117). En el siguiente ejemplo, en el numeral 9.4 de esta obra se examinará el caso de los demás reportantes (los expresamente mencionados en el literal “c” del Art. 1 del a Resolución 117), los cuales sí tienen que reportar en forma individualizada a todos los terceros que hayan recibido pagos y/o causaciones por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo sin importar su cuantía, pero que en relación con los pagos laborales y las rentas de trabajo sí tienen autorización para reportar en forma individualizada solo a los terceros que hayan recibido pagos iguales o superiores a $10.000.000. Estos reportantes no pueden usar, entonces, el Nit “222.222.222 cuantías menores” para reportar los pagos por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo y solo podrían usar ese Nit especial para agrupar a los terceros que por pagos laborales o rentas de trabajo no recibieron pagos iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del Art. 4 de la Resolución 117) En este primer ejemplo los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1001 fueron: 1) Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el Balance de prueba periodo enero a diciembre de 2012 donde estén involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (activos fijos incluyendo acciones o cuotas compradas a terceros, inventarios, diferidos, distribución de utilidades o participaciones, costos y gastos). En ese balance también se incluyen las cuentas del pasivo por retenciones practicadas a terceros a título de renta, IVA y timbre para extractar de tales
pasivos el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tratándose de las cuentas de costos y gastos solo se toman en cuenta las que sí se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos tales como "gasto depreciaciones", "gasto provisiones", etc. pues estos últimos irán en otro formato distinto, a saber, el formato 1011 (ver art.10 de la Resolución 117). Además, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un IVA que no se podía llevar como descontable a las declaraciones de IVA como es el caso por ejemplo de las compras de activos fijos), en tal caso se debe tener detallado por aparte cuánto es el valor del pago y cuánto es el valor del IVA que se dejó como mayor valor del pago. Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero donde se vean sus movimientos débitos de todo el año 2012, sus movimientos crédito de todo el año 2012, sus saldos contables a dic.31 de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales a dic. de 2012 (pues de nuevo se pidió reportar los gastos contables, sean o no deducibles) y los saldos fiscales a dic. de 2012. En todo caso, esos gastos que se tomarían como no deducibles en la declaración de renta pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente "estimados" (por ejemplo estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cual fue el valor efectivamente pagado al trabajador pues por el concepto de salarios y pagos labores no se tomarán en cuenta valores que estén simplemente causados (aunque los causados sí son deducibles con tal que se hayan pagado oportunamente los aportes parafiscales y de seguridad social). De esos valores efectivamente pagados al trabajador, el valor por "Cesantías" deben ser las entregadas al trabajador y no las enviadas a los Fondos de Cesantías en febrero de 2012. Además, junto a la columna de los pagos laborales se puede colocar otra con el valor de los pagos hechos a EPS, Fondos de Pensiones, ARL, ICBF, SENA y Cajas de Compensación durante el periodo enero 1 a diciembre 31 de 2012 (sin importar a qué periodos de nómina mensual pertenecían). En el caso de los pagos a EPS y Fondos de pensiones el dato se debe manejar incluyendo los aportes del trabajador y teniendo presente que el aporte del empleador se reportará en la columna “pagos deducibles” mientras que el aporte del trabajador irá en la columna “pagos no deducibles”. En los pagos a EPS se reportaría todo incluidos hasta los copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante. En los pagos a Fondos de Pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes voluntarios. Para todos esos pagos se puede
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
tomar la información de las Planillas Integradas (PILAS) presentadas durante el año 2012. 2) Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminaría del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades pero que fueron originados a través de esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó, o por el operador del contrato de exploración (ver parágrafo 1 del Art. 11, parágrafo 2 del Art. 12 y parágrafo 1 del Art. 13, todos de la Resolución 117). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consrocio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. 3) Luego, tratar de convertir dicho balance de prueba en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero, los movimientos débitos y crédito del año, su saldo contable a Dic. de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a Dic. de 2012 y los valores pagados en caso de salarios, aportes a seguridad social y aportes parafiscales. 4) Del anterior cuadro general se pueden extractar por aparte lo que sería la “sub-‐base de datos” con los pagos labores, de seguridad social y de parafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda así también formada la otra “sub-‐base de datos” para las demás cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales. 5) Luego, al trabajar en cada una de esas sub-‐bases de datos, se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el nit” (sin importar que se mezclen nits de beneficiarios ubicados en el exterior con nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estén sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior que igualen o superen los $500.000. 6) Seguidamente hacer con Excel el cálculo de subtotales de tal forma que por cada cambio en el Nit se haga una “suma” en la columna “saldo contable a dic. de 2012”
(pues esa es la columna que involucra lo deducible y lo no deducible). Con eso se descubre cuáles terceros acumularon montos iguales o superiores a los $500.000 involucrándoles todos los distintos conceptos en que tuvieron operaciones durante el año 2012. En el caso de los pagos laborales y demás rentas de trabajo pagadas a los asalariados, trabajadores y cooperados, se reportan no cuando igualen o superen los $500.000 sino cuando igualen o superen los $10.000.000. 7) Luego, a esos terceros que sí deben ser llevados al reporte en forma individualizada porque sus pagos acumulados igualan o superan los $500.000 (o $10.000.000 si son asalariados, pensionados, trabajadores o cooperados), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo contable a Dic. de 2012” y/o "salarios pagados durante 2012"). 8) Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo contable a Dic. de 2012” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “ollitas” con registro único 222.222.222 “cuantías Menores”. Y para poder armar la “ollita” por cada “concepto” (la “ollita de honorarios”, la de “servicios”, etc.), lo que se hace es remover los subtotales hechos con Excel, y volver a hacer el ordenamiento de toda la base de datos usando esta vez como criterio el “Código PUC de la cuenta”. .
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012 Reportes&de&Información&exógena&Tributaria&a&la&DIAN&año&gravable&2012 Reportes&de&Pagos&y&retenciones&a&TercerosILiteral&"e"&y&"b"&del&art.631&del&E.T. Formato&1001&versión&8 (Art.&4&Resolución&117&de&Octubre&31&de&2012) (Caso&de&quienes&reportarán&a&los&terceros&que&sí&superen&$500.000&o&$10.000.000;ver&el&parágrafo&1&Y&5&del&art.&4& de&la&Resolución) Ejemplo&de&cómo&luciría&el&balance&de&prueba&del&año&2012&con&las&valores®istrados&en&cuentas&de&inventarios,&activos&fijos&(incluyendo&acciones&y& aportes&compradas),&cargos&diferidos,÷ndos&distribuidos,&costos&y&gastos,&y&del&cual&se&extraerían&los&valores&a&llevar&al&formato&1001&(por&tener& todos&un&beneficiario&externo&real),¶&la&Sociedad&EJEMPLO&S.A.S,nit&890.000.000I1,&ubicada&en&la&Cra&45-I45&de&Bogotá
Cuenta
Nombre&cuenta/nombre&del& Tercero
Movimiento&& Saldo&Contable&&A& Movimientos&& Saldo&Conta.&A&dic&de& Créditos&de&ene&a& dic&de&2011 Debitos&de&ene&a&dic 2012 dic
Ajustes¶&llegar&a&saldos& fiscales
Db
El&saldo&inicial¶&los&inventarios&y&demás&cuentas& del&activo&que&participarán&en&este&proceso&(porque& acumulan&pagos&a&terceros)&siempre&debería&verse& con&un&único&beneficiario¶&que&esos&valores&del& año&2011&no&se&mezclen&con&las&operaciones&del&solo& año&2012&que&son&las&que&se&necesita&reportar.
Saldos&fiscales&a&dic& de&2012
Salarios&y&demás& rentas&de&trabajo& efectivamente& pagadas&a&los& asalariados
Valores&totales&pagados&en&aportes&a& Salud&y&Pensiones&(incluido&aportes&del& trabajador)&y&por&Parafiscales Parte&del& empleador
Parte&del& trabajador
Cr
12050501
Acciones&y&cuotas&en&la& Empresa&La&V&Ltda
SI
Saldo'Ini.
16793233
Juan'Miguel'Pérez
13551501
Retenciones&en&la&fuente&a& titulo&de&renta&a&favorI Autorretenciones
SI
Saldo'Ini.
890.000.000
EJEMPLO'S.A.S.
140501
Materia&Prima
SI
Saldo'Ini.
999.999
La'Z'INC.
999.998
La'LLLL'Inc.
890.222.333
La'X'S.A.
890.222.833
La'T'SA
152001
Maquinaria&y&Equipo
SI
Saldo'Inic
890.777.999
La'R'S.A.
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''900.000'
890.999.000
La'W'S.A.
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''4.500.000'
'''''''''''''''''''''4.500.000' Esta&empresa&es&
45.678.920
German'Pérez
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''100.000'
''''''''''''''''''''''''100.000' autorretendora,&al&igual&que&la&''''''''''''''''''''''''100.000'
15209901
IVA&mayor&valor&de&las& maquinarias&compradas
SI
Saldo'Inic
890.999.000
La'W'S.A.
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''720.000'
''''''''''''''''''''''''720.000'
145.678.920
German'Pérez
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''8.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''8.000'
170505
Interés.
SI
Saldo'Inic.
890.245.675
Bco'Bgta.
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''15.000.000' '''''''''''''''12.000.000'
'''''''''''''''''''''3.000.000'
890.211.333
Bco'BVBA
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''17.000.000' '''''''''''''''11.000.000'
'''''''''''''''''''''6.000.000'
17102001
Cargos&diferidosIÚtiles&y& papelería
SI
Saldo'Inic.
900145321+7
Papelería'Fina'Ltda
17109501
Cargos&diferidosIimpuesto&al& patrimonio&2011
SI
Saldo'Inic.
800197268+4
DIAN
236505
Retención&a&título&de&rentaI Salarios
SI
Saldo'Inic.
Pag
Pagos
+400.000
+400.000
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
''''''''''''''''''''450.000'
''''''''''''''''''''''''450.000'
''''''''''''''''''''''''450.000'
13.456.789
Raúl'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
''''''''''''''''''''300.000'
''''''''''''''''''''''''300.000'
''''''''''''''''''''''''300.000'
236510
Retención&a&título&de&rentaI Dividendos
SI
Saldo'Inic.
Pag
Pagos
47.348
Roger'Smith
''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
''''''''''''''''''''330.000'
800456321+9
Reyes'SA
890.341.333
Magos'SA
236510
Retención&a&título&de&rentaI Honorarios
SI
Saldo'Inic.
Pag
Pagos
7.493.444
José'H.'Zuluaga
236540
Retención&a&título&de&rentaI Compras
SI
Saldo'Inic.
Pag
Pagos
''''''''''''''''''''''136.500'
890.222.333
La'X'S.A.
'''''''''''''''''''''''''42.000'
900145321
Papelería'Fina'Ltda
145.678.920
German'Pérez
236575
Autorretenciones&a&título&de& renta
SI
Saldo'Inic.
Pag
Pagos
890.000.000
EJEMPLO'S.A.S.
236702
Retención&de&Iva&al&régimen& simplificado
SI
Saldo'Inic.
Pag
Pagos
7.493.444
José'H.'Zuluaga
145.678.920
German'Pérez
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'''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' paragrafo&11&del&art.&4&de&la&
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''''''500.000'
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'''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''2.000.000'
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'''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''2.000.000'
No&se&le&practicó&retención&a&título& de&renta&pues&la&compra&de& ''''''''''''''''20.000.000' '''''''''''''''''''20.000.000' acciones&no&está&sujeta&a&retención& '''''''''''''''''''20.000.000' ''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''1.000.000' '''''''''''''''''''''''80.000' ''''''''''''''''''''''''920.000' (ver&literal&d&del&artículo&5&del& ''''''''''''''''''''''''920.000' decreto&1512&de&1985&y&concepto& '''''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''''''2.000.000' DIAN&064696&de&2008& ''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''1.200.000'
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''10.000.000'
Esta&maquinaria&era& excluida&de&IVA ''''''''''''''''30.000.000'
''''''''''''''''''''''''800.000'
''''''''''''''''''''''''800.000'
'''''''''''''''''''10.000.000'
'''''''''''''''''''10.000.000'
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resolución)
Este&valor&irá&en&la&columna& "pagos&no&deducibles"&(ver& paragrafo&11&del&art.&4&de&la& resolución)
Estos&valores&se&tomarían& de&las&Planillas&integradas& para&liquidación&de& aportes&(PILAS)& presentadas&entre&enero&1& y&dic.31&de&2012&sin& importar&de&qué&periodos& eran.&Es&decir&que&si& durante&el&2012&se& llegaron&a&presentar&y& pagar&PILAS&de&otros& periodos&distintos&al&2012& (por&ejemplo&la&de& diciembre&de&2011&o&la&de& meses&anteriores&a&ese& que&se&tenían&pendientes& de&pago),&esas&PILAS& también&se&toman&en& cuenta&pues&todo&lo&que& efectivamente&se&pague& dentro&del&año&por&estos& conceptos&(sin&incluir&la& parte&del&trabajador)&es&lo& que&se&termina& constituyendo&en&el&gasto& deducible¶&el& empleador&(ver&art.108&y& 114&del&E.T.)
'''''''''''''''''''30.000.000' hace&retenciones&en&la&fuente '''''''''''''''''''30.000.000' '''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''900.000'
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empresa&"LA&R&S.A."&y&"La&W& S.A." ''''''''''''''''''4.800.000'
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'''''''''''''''''1.000.000' '''''''''''''''''''''2.000.000'
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'''''''''''''''''''5.130.000'
'''''''''''''''''''+2.000.000'
Supóngase&que& este&reportante& es&un& contribuyente& con&un&contrato& de&estabilidad& jurídica&(Ley& 963&de&2005)&y& que&en&dicho& contrato&tiene& incluida&la& estabilidad&de&la& norma&del&art.& 158I3&del&E.T.& Por&tanto,& '''''''''''6.000.000' durante&el&2012,& '''''''''+2.000.000' sobre&la&compra& de&este&activo,&se& tomará&el&
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
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'''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
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'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
+5.130.000
+5.130.000
''''''''''''''''''''''''330.000'
''''''''''''''''''''''''330.000'
''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''2.800.000' '''''''''''''''''''''2.800.000'
'''''''''''''''''''''2.800.000'
'''''''''''''''''''''100.000'
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'''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''+'''
''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
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''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''1.800.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''488.000'
&Subtotal&Retenciones&(sin&incluir&los&movimientos& de&"saldo&inicial"&ni&"pagos",&ni&las& "autorretenciones"&
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
0
0
0
0
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
+136.500
+136.500
'''''''''''''''''''''''70.000'
''''''''''''''''''''''''''28.000'
''''''''''''''''''''''''''28.000'
''''''''''''''''''''105.000'
''''''''''''''''''''''''105.000'
''''''''''''''''''''''''105.000'
'''''''''''''''''''''''''3.500'
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+1.800.000
+1.800.000
2.000.000
2.000.000
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
+488.000
+488.000
''''''''''''''''''''480.000'
480.000
480.000
'''''''''''''''''''''''''8.000'
8.000
8.000
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&42.000& &&&&&&&&&&&&&&&&6.546.500&
&Valor&neto&retenciones&2012&
Este&tipo&de&activos& contables&no&se&toman& como&activos&fiscales&a& dic.31&pues&no& representan&ningún&valor& que&luego&pueda&dar& derecho&a&formar&un&gasto& deducible.&Por&tanto,&no&se& consideran&un&"bien& apreciable&en&dinero"&(ver& art.261&del&E.T.)&y&en& consecuencia&no&hacen& parte&del&patrimonio&fiscal
&&&&&&&&&&&&&&&&6.504.500&
No&se&le&hicieron& retenciones&pues&es&un& trabajador&independiente& del&régimen&simplificado& del&IVA&a&quien&se&le& aplicó&la&tabla&de&la&Ley& 1527&de&abril&27&de&2012& (sus&pagos&mensuales&no& superaban&100&UVT)
Se&reportarán&con&el& nit&y&dirección&de&la& propia&empresa& reportante&y& reportando&todo&el& valor&en&la&columna&de& pagos&no&deducibles& (ver&parágrafo&13&del& art.&4&de&la&resolución)
104 | a c t u a l i c e s e . c o m
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Cuenta
Movimientos-Movimiento-Nombre-cuenta/nombre- Saldo-Contable-Debitos-de-ene-a- Créditos-de-enedel-Tercero A-dic-de-2011 dic a-dic
Saldo-Conta.-Adic-de-2012
Ajustes-para-llegar-a-saldosfiscales Db
370505
Saldos-fiscales-adic-de-2012
Salarios-y-demásrentas-de-trabajoefectivamentepagadas-a-losasalariados
Cr
SI
Resultados-de-ejerciciosanteriores Saldo'Inic.
47348
Roger'Smith
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.000.000'
/1.000.000
/1.000.000
800456321
Reyes'SA
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''10.000.000'
/10.000.000
/10.000.000
890341333
Magos'SA
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''14.000.000'
/14.000.000
/14.000.000
510506
Sueldos
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''14.400.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''14.400.000'
13.456.789
Raúl'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''36.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''36.000.000'
''''''''''''''36.000.000' '''''''''''''''''33.000.000'
510530
Cesantías
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
13.456.789
Raúl'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
510533
Intereses--de-cesantías '''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''25.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''25.000.000'
Valores-totales-pagados-enaportes-a-Salud-y-Pensiones(incluido-aportes-del-trabajador)y-por-Parafiscales Parte-delParte-delempleador trabajador
''''''''''''''25.000.000'
Entiéndase-que-durante-el2012-la-empresa-hizo-elpago-de-aportes-de-añosanteriores-que-teníaatrasados-a-esa-EPS-(y-alfondo-de-pensiones-quefigura-más-abajo)-y-portanto,-como-los-pagódurante-el-año-2012,sondeducibles-en-el-2012.-Coneste-ajuste-entonces-sellega-al-saldo-fiscal-de5.440.000-que-será-el-quepodrá-deducir-y-que-almismo-tiempo-coincidecon-el-que-aparecediscriminado-en-lapenultima-columna-como"aporte-del-empleador"
''''''''''''''14.400.000' '''''''''''''''''''9.000.000'
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''144.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''144.000'
13.456.789
Raúl'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''360.000'
No-se-le-practicó-retención-a-títulode-renta-pues-la-compra-de''''''''''''''''''''144.000' acciones-no-está-sujeta-a-retención''''''''''''''''''''360.000' (ver-literal-d-del-artículo-5-del-
510536
Prima
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.200.000'
decreto-1512-de-1985-y-conceptoDIAN-064696-de-2008'''''''''''''''''1.200.000' '''''''''''''''''''1.200.000'
13.456.789
Raúl'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''3.000.000' '''''''''''''''''''3.000.000'
510539
Vacaciones
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''600.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''600.000'
''''''''''''''''''''600.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
13.456.789
Raúl'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.500.000'
'''''''''''''''''1.500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
510568
Aportes-a-ARP
890.789.310
Suramericana
'''''''''''''''''''252.000'
''''''''''''''''252.000'
''''''''''''''''''''252.000'
'''''''''''''''''''252.000'
510569
Aportes-a-EPS
890.890.900
S.O.S.'Comfandi
'''''''''''''''4.284.000'
'''''''''''''4.284.000' '''''''''1.156.000'
'''''''''''''''''5.440.000'
''''''''''''''''5.440.000' ''''''''''''2.560.000'
510570
Aportes-a-Pensiones-
800144331/2
Porvenir
'''''''''''''''6.048.000'
'''''''''''''6.048.000' '''''''''2.952.000'
'''''''''''''''''9.000.000'
''''''''''''''''9.000.000' ''''''''''''3.000.000'
510572
Aportes-a-Cajas-Compens
890.303.208
Comfandi
'''''''''''''''2.016.000'
'''''''''''''2.016.000'
'''''''''''''''''2.016.000'
''''''''''''''''2.016.000'
510575
Aportes-a-ICBF
899999239/2
ICBF
'''''''''''''''1.512.000'
'''''''''''''1.512.000'
'''''''''''''''''1.512.000'
''''''''''''''''1.512.000'
510578
Aportes-a-SENA
899.999.034/1
SENA
'''''''''''''''1.008.000'
'''''''''''''1.008.000'
'''''''''''''''''1.008.000'
''''''''''''''''1.008.000'
511010 7493444/7
HonorariosURevisoríaFiscal José'H.'Zuluaga
'''''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''6.000.000'
511505 899.999.061
Impuesto-de-indus-y-ccio Secret'Hacien'Bogotá
'''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''2.000.000'
'''''''1.900.000' ''''''''''''''''''''100.000'
51159501 800197268/4 514540
Gasto-impuestos-4-x-mil DIAN Mantenimientos.
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''5.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''5.000.000'
'''''''3.750.000' '''''''''''''''''1.250.000'
890.777.999 999.999 51651501
La'R'S.A. La'Z'INC. Amortizaciones-CargosDiferidosUIntereses Bco'Bgta Bco'BVBA Amortizaciones-CargosDiferidosUÚtiles-ypapelería Papelería'Fina'Ltda Amortizaciones-CargosDiferidosUImpuesto-alpatrimonio DIAN Interés. DIAN Donaciones Los'Cineastas'SA'(ley'del' cine) Sueldos Eliana'Gómez María'Gómez' Cesantías Eliana'Gómez María'Gómez' Intereses--de-cesantías Eliana'Gómez María'Gómez' Prima Eliana'Gómez María'Gómez' Vacaciones Eliana'Gómez María'Gómez' Aportes-a-ARP Suramericana Aportes-a-EPS S.O.S.'Comfandi Aportes-a-PensionesPorvenir Aportes-a-Cajas-Compens Comfandi Aportes-a-ICBF ICBF Aportes-a-SENA SENA Servicio-publico Emcali
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''3.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''12.000.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''11.000.000'
'''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''12.000.000' ''''''''''''''11.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''12.000.000' Esos-valores''''''''''11.000.000' resaltados-con-verde,y-registrados-en-lassubcuentas-de-lacuenta-516515'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.000.000' (amortizaciones),-son-
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000'
claramente-losvalores-que-primeropasaron-por-las'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''2.000.000' cuentas-del-activo-de-
'''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000'
Cargos-diferidos '''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''2.000.000'
'''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000' ''''''''''''750.000'
'''''''''''''''''3.750.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''6.000.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''6.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''60.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''60.000' '''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''60.000' '''''''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''250.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''250.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''250.000' '''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''250.000'
''''''''''''''''''''250.000' ''''''''''''''''''''250.000'
890.245.675 890.211.333 51651502
900145321/7 51651503
800197268/4 530520 800197268/4 539525 800198920/2 720101 66.325.587 61.456.719 720130 66.325.587 61.456.719 720133 66.325.587 61.456.719 720136 66.325.587 61.456.719 720139 66.325.587 61.456.719 720168 890.789.310 720169 890.890.900 720170 800144331/2 720172 890.303.208 720175 899999239/2 720178 899.999.034/1 730101 890.399.003/4
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''1.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''120.000'
''''''''''''''''120.000'
''''''''''''''''''''120.000'
'''''''''''''''''''120.000'
'''''''''''''''1.020.000'
'''''''''''''1.020.000' ''''''''''''340.000'
'''''''''''''''''1.360.000'
''''''''''''''''1.360.000' '''''''''''''''640.000'
'''''''''''''''1.440.000'
'''''''''''''1.440.000' ''''''''''''285.000'
'''''''''''''''''1.725.000'
''''''''''''''''1.725.000' '''''''''''''''575.000'
''''''''''''''''480.000'
''''''''''''''''''''480.000'
'''''''''''''''''''480.000'
'''''''''''''''''''360.000'
''''''''''''''''360.000'
''''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''240.000'
''''''''''''''''240.000'
''''''''''''''''''''240.000'
'''''''''''''''''''240.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''7.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''7.000.000'
'''''''''''''''''7.000.000'
------205.252.000-
Como-solo-se-puedededucir-el-impuesto-deindustria-y-comerciopagado,-entonces-con-esteajuste-crédito-de1.900.000-se-logra-llegaral-valor-del-impuesto-deindustria-y-comercio-quesí-fue-pagado-(100.000)-yque-es-el-que-se-refleja-enla-columna-saldo-fiscal-adic-de-2012
Aunque-la-Ley-814-de2003-permite-que-fiscalmente-se-puedadeducir-no-el-100%-de-ladonación-sino-el-125%,-entodo-caso-en-el-formato1001-solo-se-reportará-el100%-pues-fue-lo-queefectivamente-recibió-laentidad-que-recibió-ladonación.-Y-en-cuanto-alotro-25%-llevado-comomayor-valor-fiscal,-esevalor-terminará-quedandoreflejado-en-otro-formato,el-formato-1011,-y-conconcepto-8217-(ver-art.10,-numeral-5,-item-10,-dela-resolución-117)
'''''''''''''''''''480.000'
Totales'(sin'incluir'los'movimientos'de'las' cuentas'13551501'ni'las'cuentas'del'grupo' 2365'y'2367,'Retenciones'practicadas,'ni'los' saldos'iniciales'en'las'cuentas'de'activos'y'del' patrimonio,'y'tomando'como'positivos'los' saldos'auxiliares'en'la'cuenta'370505)
En-el-formato-1001,-sereportarían-todos-los$5.000.000,-usando-lasdos-columnas-("pagodeducible"-por1.250.000-y-"pago-nodeducible"-los-otros$3.750.000).-Y-luego,-enel-formato-1011-todo-elvalor-del-impuestodeducible-se-reportarácon-el-concepto-8211(ver-art.10-numeral-5,item-31,-de-la-resolución117)-
----------205.085.000- ---------------59.200.000- ------------23.513.000- -----------6.775.000-
| a c t u a l i c e s e . c o m 105
Sueldos Sueldos Cesantías Cesantías Intereses''de' cesantías Intereses''de' cesantías Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes'a'ARP Aportes'a'EPS Aportes'a' Pensiones' Aportes'a'Cajas' Compens Aportes'a'ICBF Aportes'a'SENA Sueldos Sueldos Cesantías Cesantías Intereses''de' cesantías Intereses''de' cesantías Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes'a'ARP Aportes'a'EPS Aportes'a' Pensiones' Aportes'a'Cajas' Compens Aportes'a'ICBF Aportes'a'SENA
510506 510506 510530 510530 510533
106 | a c t u a l i c e s e . c o m
720175 720178
720172
720136 720136 720139 720139 720168 720169 720170
720133
510575 510578 720101 720101 720130 720130 720133
510572
510536 510536 510539 510539 510568 510569 510570
510533
Nombre'cuenta
Código'PUC
899999239L2 899.999.034L1
890.303.208
66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 890.789.310 890.890.900 800144331L2
61.456.719
899999239L2 899.999.034L1 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 66.325.587
890.303.208
14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 890.789.310 890.890.900 800144331L2
13.456.789
14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 14.325.567
Nit
ICBF SENA
Comfandi
Eliana$Gómez María$Gómez$ Eliana$Gómez María$Gómez$ Suramericana S.O.S.$Comfandi Porvenir
María$Gómez$
ICBF SENA Eliana$Gómez María$Gómez$ Eliana$Gómez María$Gómez$ Eliana$Gómez
Comfandi
Juan$Ruiz Raúl$Paz Juan$Ruiz Raúl$Paz Suramericana S.O.S.$Comfandi Porvenir
Raúl$Paz
Juan$Ruiz Raúl$Paz Juan$Ruiz Raúl$Paz Juan$Ruiz
Beneficiario
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$$$1.020.000$ $$$$$$$$$$$$$$$1.440.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$
$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$
$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$600.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$4.284.000$ $$$$$$$$$$$$$$$6.048.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$14.400.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$36.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$144.000$
Saldo'Conta.''A' dic'de'2011
Totales
'''''''''94.804.000
$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
Valores'totales' pagados'en' aportes'a'Salud' y'Pensiones' (parte'del' trabajador)
$$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$1.360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$640.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.725.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$1.725.000$ $$$$$$$$$$$$$$$575.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$600.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$5.440.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$5.440.000$ $$$$$$$$$$$$2.560.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$ $$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$
$$$$$$$$$$$$$$14.400.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$36.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$33.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$144.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
Valores'totales' pagados'en' aportes'a'Salud'y' Pensiones'(parte' del'empleador)
'''''''''''''99.537.000 '''''''''''''''59.200.000 ''''''''''''23.513.000 '''''''''''6.775.000 ''''''''30.288.000 Este'valor'será'luego'reportado'con'el'código'8207,' pero'en'el'formato'1011'(véase'el'numeral'5'del' artículo'10'de'la'resolución'117)
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$1.020.000$ $$$$$$$$$$$$340.000$ $$$$$$$$$$$$$1.440.000$ $$$$$$$$$$$$285.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$
$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$1.008.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$
$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$600.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$1.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$4.284.000$ $$$$$$$$$1.156.000$ $$$$$$$$$$$$$6.048.000$ $$$$$$$$$2.952.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$360.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$14.400.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$36.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$144.000$
Ajustes'para'llegar'a'saldos' Saldos'fiscales'a' fiscales dic'de'2012
Salarios'y'demás' rentas'de'trabajo' efectivamente' pagadas'a'los' asalariados
Movimientos'' Movimiento'' Saldo'Conta.'A' Débitos'de'ene'a' Créditos'de'ene' dic'de'2012 dic a'dic
Del$anterior$cuadro$General$se$pueden$extractar$por$aparte$los$pagos$labores,$de$seguridad$social$y$de$parafiscales,$pues$ellos$tienen$criterios$especiales$para$ser$seleccionados.$Los$valore$resaltados$ en$amarillo$indican$que$a$ese$tercero$se$le$reportó$sus$datos$en$forma$individualizada$dentro$del$formato$1001$(porque$siendo$pagos$laborales$fueron$iguales$o$superiores$a$$10.000.000,o$siendo$pagos$ parafiscales$o$de$seguridad$social$fueron$iguales$superiores$a$$500.000).$Los$datos$que$no$quedaron$resaltados$fueron$entonces$reportados$como$cuantías$menores$dentro$de$cada$concepto
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Por$aparte,$se$pueden$extractar$las$otras$cuentas$distintas$de$los$pagos$laborales,$de$seguridad$social$y$de$parafiscales,$pues$para$ellas$entonces$se$aplican$otros$criterios.$Los$valore$resaltados$ en$amarillo$indican$que$a$ese$tercero$se$le$reportó$sus$datos$en$forma$individualizada$dentro$del$reporte$1001$(por$ser$iguales$o$superiores$a$los$$500.000).$Los$datos$que$no$quedaron$resaltados$ $fueron$entonces$reportados$como$cuantías$menores$dentro$de$cada$concepto
Código'PUC
Nombre'cuenta
Nit
Beneficiario
Movimiento'' Saldo'Conta.''A'dic' Movimientos'' Saldo'Conta.'A'dic'de' Créditos'de'ene'a' de'2011 Débitos'de'ene'a'dic 2012 dic $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
Saldos'fiscales'a'dic' de'2012
12050501
Acciones'y'cuotas'en' 16793233 la'Empresa'La'V'Ltda
Juan$Miguel$Pérez
140501
Materia'Prima
999.998
La$LLLL$Inc.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
140501
Materia'Prima
890.222.833
La$T$SA
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$
140501
Materia'Prima
890.222.333
La$X$S.A.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$800.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$800.000$
140501
Materia'Prima
999.999
La$Z$INC.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$80.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$920.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$920.000$
152001
Maquinaria'y'Equipo 145.678.920
German$Pérez
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$
152001
Maquinaria'y'Equipo 890.777.999
La$R$S.A.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$
152001
Maquinaria'y'Equipo 890.999.000
La$W$S.A.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$
15209901
IVA'mayor'valor'de' 145.678.920 las'maquinarias' compradas
German$Pérez
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$
15209901
IVA'mayor'valor'de' 890.999.000 las'maquinarias' compradas
La$W$S.A.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$720.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$720.000$
170505
Interés.
890.245.675
Bco$Bgta.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$15.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
170505
Interés.
890.211.333
Bco$BVBA
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$17.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
17102001
Cargos'diferidosM Útiles'y'papelería
900145321Q7
Papelería$Fina$Ltda
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
17109501
Cargos'diferidosM impuesto'al' patrimonio'2011
800197268Q4
DIAN
3705005
Resultados'de' 890.341.333 ejercicios'anteriores
Magos$SA
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$14.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$14.000.000$
14.000.000
3705005
Resultados'de' 800.456.321 ejercicios'anteriores
Reyes$SA
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$
10.000.000
3705005
Resultados'de' 47.348 ejercicios'anteriores
Roger$Smith
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
1.000.000
511010
HonorariosM Revisoría'Fiscal
José$H.$Zuluaga
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
511505
Impuesto'de'indus'y' 899.999.061 ccio
Secret$Hacien$Bogotá
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$1.900.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$
51159501
Gasto'impuestos'4'x' 800197268Q4 mil
DIAN
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$5.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$5.000.000$
$$$$$$$$$$$3.750.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.250.000$
514540
Mantenimientos.
890.777.999
La$R$S.A.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
514540
Mantenimientos.
999.999
La$Z$INC.
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
51651501
Amortizaciones' Cargos'DiferidosM Intereses
890.245.675
Bco$Bgta
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$
51651501
Amortizaciones' Cargos'DiferidosM Intereses
890.211.333
Bco$BVBA
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$
51651502
Amortizaciones' Cargos'DiferidosM Útiles'y'papelería
900145321Q7
Papelería$Fina$Ltda
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
51651503
Amortizaciones' Cargos'DiferidosM Impuesto'al' patrimonio
800197268Q4
DIAN
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
530520
Interés.
800197268Q4
DIAN
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
539525
Donaciones
800198920Q2
Los$Cineastas$SA$(ley$del$cine)
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
730101
Serv.'Public.
890.399.003Q4
Emcali
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$
7493444Q7
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
Ajustes'para'llegar'a'saldos' fiscales
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q2.000.000$
Totales
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$Q2.000.000$
Este'es'un'honorario' $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ percibido'por'una'persona' natural''(es'decir,'una' "renta'de'trabajo")'y'que' sumados'a'sus'demás' pagos'o'causaciones''no'le' termina'superando'los' $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $10.000.000.'Por' consiguiente,'no'es' necesario'llevarlo'en' $$$$$$$$$$$2.000.000$ forma'individualizada'al' reporte'y'en'consecuencia' quedará'incluido'en'el' registro'de'las'"cuantías' $$$$$$$$$$$2.000.000$ menores"'dl'concepto' $$$$$$$$$$$$$$$$750.000$ 5002MHonorarios
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.750.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$
''''''110.448.000
| a c t u a l i c e s e . c o m 107
890000000
800197268
43
43
31 31 42 42 31 31 13
43
31 31 31 31
43
31
31
31
31
31
42 31 31
31
31
31
31
31
31
42
31
31
31
5001
5002
5004 5006 5007 5007 5007 5007 5008
5008
5008 5010 5010 5010
5011
5011
5012
5013
5015
5015
5016 5016 5019
5019
5019
108 | a c t u a l i c e s e . c o m
5020
5029
5034
5034
5043
5043
5043
5049
5057 31 22180.615
4
1
1
9
2
2
7
7
7
2
6 2
4
3
3
0
1
6 5
1 0
4 4
Smith
Pérez
Ruiz
Paz
Este2total2no2se2calcula2dentro2del2formato210012cuando2 se2diligencia2la2información2en2el2prevalidador2 tributario2de2la2DIAN.2Pero2lo2colocamos2en2esta2hoja2de2 trabajo2para2visualizar2de2dónde2sale2ese2dato2de2 Control2que2se2quedará2reflejando2en2la2parte2del2 "encabezado"2en2el2formato210012cuando2quede2 generado2en2el2estándar2XM
890341333
800456321
47348
890245675
890211333
900145321
890999000
900145321
890245675
999999 890777999 890211333
899999061
800197268
899198920
800144331
890890900
222222222
890777999 890303208 890999239 899999034
222222222
890399003 800197268 999998 999999 890222333 890222833 16793233
222222222
222222222
14325567
13
13456789
13
5001
Segundo2 Apellido
Roger
Juan
Juan
Raúl
Primer2 Nombre
EJEMPLO2 S.A.S. DIAN
Magos2S.A.
Reyes2SA
Cuantías2 Menores La2R2S.A. Comfandi ICBF Sena Cuantías2 Menores S.O.S2 Comfandi Porvenir2SA Los2Cineastas2 S.A. DIAN Secreta2Haci2 de2Bogotá La2Z2Inc. La2R2S.A. Banco2BVBA Banco2de2 Bogotá Papelería2Fina2 Ltda La2W2S.A. Papelería2Fina2 Ltda Banco2BVBA Banco2de2 Bogotá
Cuantías2 Menores Cuantías2 Menores Emcali DIAN La2LLL2Inc. La2Z2Inc. La2X2SA La2T2SA
Razón2Social
Esta2"conciliación"2no2se2 efectúa2dentro2del2formato2 1001 2cuando2se2diligencia2en2el2 prevalidador2de2la2DIAN.2 Solo2la2mostramos2en2esta2 hoja2de2trabajo2como2un2 dato2adicional2que2serviría2 para22confirmar2que2los2 datos2que2se2llevarían2hasta2 el2formato210012sí2están2 completos2y2correctos
Miguel
Otros2 Nombres
001
001
001
001
001
001
001
001
001
001 001
001
001
001
001
001
001
001 001 001 001
001
001 001 001
001 001
001
001
001
001
169
169
169
249
169
169
169
169
169
169
249 169 169
169
169
169
169
169
169
169 169 169 169
169
169 169 249 249 169 169 169
169
169
169
169
0
0
0
0
15000000
17000000
3000000
4500000
1000000
12000000
3000000 2000000 11000000
100000
1250000
3000000
10725000
6800000
372000
900000 2496000 1872000 1248000
100000
7000000 0 2000000 920000 800000 10000000 500000
6000000
13000000
10200000
36000000
2000000
14000000
10000000
1000000
0
0
0
0
0
0
0 0 0
1900000
3750000
0
3575000
3200000
0
0 0 0 0
0
0 2000000 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
0
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Iva mayor valor del costo o gasto deducible
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2000000
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450000
300000
Retención en la fuente practicada2 Renta
22222222.000.000
2222259.200.000 2222230.288.000
Mas:2Valor2de2las2autorretenciones2las2cuales2están reportadas2como2"gasto2no2deducible"2(concepto25059)2pero2no2son2un gasto Mas:2Valor2de2la2columna2de2"Salarios2pagados" Mas:2Valor2de2la2columna2de2"pagos2parafiscales" Diferencia2para2las2celdas2resaltadas2en2amarillo
2222226.000.000
Mas:2Valor2que2se2acreditó2en2las2cuentas2del2cargo diferido,2y2que2por2tanto2afectó2el2saldo2a2dic.2de22012 para2esas2cuentas2(se2suman2pues2es2claro2que2lo2que2se2 reportó2con2códigos2"5029",2"5035"2y2"5034"2fueron2los2 débitos2hechos2a2esas2cuentas2del2cargo2diferido2y2no2sus saldos2a2dic.231)
222110.448.000
0
222227.936.000
11 001 169 0 2000000 0 0 0 Totales 2183.783.000 222243.425.000 222222222 728.000 0 2222226.016.500 Totales2para2"gastos2con2sus2IVA" 222227.936.000 Totales2para2"Retenciones"
11
76
11
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76
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76
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05 11
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05 76 11 11
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11 11 76
76 11
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76
76
Cod.2 Cod.2 País de Pago o abono Pago o abono Dpto. Mcipio residenc en cuenta en cuent NO . ia o deducible deducible domicili o
Conciliación: Valor2de2la2columna2"Saldo2Contable"2a2dic2de22012 sin2incluir2las2cuentas2de2Nomina….
Cra2826264
Cra245245345
Calle2142233202 Bogotá Calle2132233232 Cali
Calle256278345
Cra28250320
Cra2332#23356
Cra250245310
Cra2332#23356
Calle256278345
Cra2729320 Cra28250320
Cra230224390
Cra2826264
Cra245265320
Cra278290320
Calle10244350
Cra2452#45245
Cra2729320 Calle10244350 Av268264301 Calle225728269
Cra2452#45245
Cra278290320 Cra289245360 Cra240245366
Cra245265320 Cra2826264
Cra2452#45245
Cra2452#45245
Cra238250325
Calle245230310
Dirección
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Retención en la fuente asumida2 Renta
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480000
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Retención en la fuente asumida IVA régimen2 Simplificado
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Retención en la fuente practicada2 IVA régimen común
Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1001 se vería así: 22222226.504.500
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Retención en la fuente practicada2 IVA no domiciliados
5001
Concepto Tipo de Numero de Dv Primer2 documento identificación2 apellido del2 informado
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
2013 1 1001 8 1 2012-‐02-‐01T18:47:18 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 180615 36
Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_010100108201300000001,.xml los datos de ese archivo se verían así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detallas al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):
Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1001 se vería así:
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
9.4 Reporte literal “e.” -‐ Pagos a terceros combinado con reporte del literal “b” por retenciones practicadas a tales terceros; Art. 4 de la Resolución 117 de 2012. Formato 1001 versión 8
Segunda parte: Caso de quienes reportarán a la totalidad de los terceros a quienes realizaron pagos o causaciones por conceptos distintos a pagos laborales (sin importar su cuantía) y pagos laborales y demás rentas de trabajo iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del art. 4) A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “e” del artículo 631 sobre las pagos a terceros durante el año 2012, incluidas las retenciones a título de renta, IVA o timbre que haya practicado sobre tales pagos (literal “b” del Art. 631). En este ejemplo se examinará el caso de los reportantes expresamente mencionados en el literal “c” del Art. 1 de la Resolución 117, los cuales sí tienen que reportar en forma individualizada a todos los terceros que hayan recibido pagos y/o causaciones por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo sin importar su cuantía, pero que en relación con los pagos laborales o las rentas de trabajo sí tienen autorización para reportar en forma individualizada solo a los terceros que hayan recibido pagos iguales o superiores a $10.000.000. Estos reportantes no pueden usar el Nit “222.222.222 cuantías menores” para reportar los pagos por conceptos distintos a salarios y demás rentas de trabajo. Solo podrían usar ese Nit especial para agrupar a los terceros personas naturales que por pagos laborales y otras rentas de trabajo (honorarios, comisiones, servicios) no recibieron pagos iguales o superiores a $10.000.000 (ver parágrafos 2 y 5 del Art. 4 de la Resolución 117). Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1001 fueron: 1) Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el Balance de prueba periodo enero a diciembre de 2012 donde estén involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (activos fijos incluyendo acciones o cuotas compradas a terceros, inventarios, diferidos, distribución de utilidades o participaciones, costos y gastos). En ese balance también se incluyen las cuentas del pasivo por retenciones practicadas a terceros a título de renta, IVA y timbre para extractar de tales pasivos el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tratándose de las cuentas de costos y gastos solo se toman en cuenta las que sí se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos tales como "gasto depreciaciones", "gasto provisiones", etc. pues estos últimos irán en otro formato distinto, a saber, el formato 1011 (literal “k” del art.631; ver art.10 de la Resolución 117) el cual no les corresponde entregar a este tipo de reportantes (ver el literal “c” del art. 1 y 2 de la Resolución 117 donde se indica que a a este tipo de reportantes no les corresponde entregar la información del literal “k” del art. 631 del E.T.). Además, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de
un IVA que no se podía llevar como descontable a las declaraciones de IVA como es el caso por ejemplo de las compras de activos fijos), en tal caso se debe tener detallado por aparte cuánto es el valor del pago y cuánto es el valor del IVA que se dejó como mayor valor del pago o causación. Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero donde se vean sus movimientos débitos de todo el año 2012, sus movimientos crédito de todo el año 2012, sus saldos contables a dic.31 de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales (pues de nuevo se pidió reportar los gastos contables, sean o no deducibles) y los saldos fiscales a dic. de 2012. En todo caso, esos gastos que se tomarían como no deducibles en la declaración de renta pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente "estimados" (por ejemplo estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cuál fue el valor efectivamente pagado al trabajador pues por el concepto de salarios y pagos labores no se tomarán en cuenta valores que estén simplemente causados (aunque los causados sí son deducibles con tal que se hayan pagado oportunamente los aportes parafiscales y de seguridad social). De esos valores efectivamente pagados al trabajador, el valor por "Cesantías" deben ser las entregadas al trabajador y no las enviadas a los Fondos de Cesantías en febrero de 2012. Además, junto a la columna de los pagos laborales se puede colocar otra con el valor de los pagos hechos a EPS, Fondos de Pensiones, ARP, ICBF, SENA y Cajas de Compensación durante el periodo enero 1 a diciembre 31 de 2012 (sin importar a qué periodos de nómina mensual pertenecían). En el caso de los pagos a EPS y Fondos de pensiones el dato se debe manejar incluyendo los aportes del trabajador y teniendo presente que el aporte del empleador se reportará en la columna “pagos deducibles” mientras que el aporte del trabajador irá en la columna “pagos no deducibles”. En los pagos a EPS se reportaría todo incluidos hasta los copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante. En los pagos a Fondos de Pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes voluntarios. Para todos esos pagos se puede tomar la información de las Planillas Integradas (PILAS) presentadas durante el año 2012. 2) Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminaría del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades pero que fueron originados en esos | a c t u a l i c e s e . c o m 111
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó, o por el operador del contrato de exploración (ver parágrafo 1 del art.12, el parágrafo 2 del art. 13 y el parágrafo 1 del Art.14, todos en la resolución 117). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consrocio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. 3) Luego, tratar de convertir dicho Balance de Prueba en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el nit del tercero, el nombre del tercero, los movimientos débitos y crédito del año, su saldo contable a Dic. de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a Dic. de 2012 y los valores pagados en caso de salarios, aportes a seguridad social y aportes parafiscales. 4) Del anterior cuadro General se pueden extractar por aparte lo que sería la “sub-‐base de datos” con los pagos labores, de seguridad social y de parafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda así también formada la otra “sub-‐base de datos” para las demás cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales,
5) Luego, al trabajar con la sub-‐base de datos de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales, hacer con Excel el cálculo de subtotales de tal forma que por cada cambio en el Nit se haga una “suma” en la columna “salarios y demás rentas de trabajo efectivamente pagadas”. Con eso se podrá descubrir a los asalariados que recibieron pagos efectivos iguales o superiores a $10.000.000 los cuales se llevarán en forma individualizada al reporte. A los que sí deben ser llevados al reporte en forma individualizada porque sus pagos acumulados igualan o superan los $10.000.000 se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna "salarios y demás rentas de trabajo efectivamente pagadas”). A los que no acumularon ese valor de pagos, y que quedarían sin colorcito en la columna de “salarios efectivamente pagados”, se les reporta en un solo registro y con el nit “222.222.222 cuantías menores”. 6) Luego, al trabajar con la sub-‐base de datos de los pagos por conceptos diferentes a pagos laborales, solamente se les hace un ordenamiento usando como primer criterio “el Nit” (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 están sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior sin importar el monto de lo pagado y/o causado. Todos los valores, sin importar cuanto sumen, que haya acumulado un mismo tercero en las distintas cuentas y en la columna “saldo contable a diciembre de 2012” (que es la que reúne lo deducible y lo no deducible), serán llevados en forma individualizada al reporte según el concepto del pago y/o causación.
112 | a c t u a l i c e s e . c o m
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012 Reportes&de&Información&exógena&Tributaria&a&la&DIAN&año&gravable&2012 Reportes&de&Pagos&y&retenciones&a&TercerosNLiteral&"e"&y&"b"&del&art.631&del&E.T. Formato&1001&versión&8 (Art.&4&Resolución&117&de&Octubre&31&de&2012) El saldo inicial para los inventarios y demás cuentas del activo que participarán en este proceso (porque acumulan pagos a terceros) siempre debería verse con un único beneficiario para que esos valores del año 2011 no se mezclen con las operaciones del solo año 2012 que son las que se necesita reportar
(Caso&de&quienes&reportarán&a&todos&los&terceros&por&conceptos&diferentes&a&pagos&laborales&sin&importar&su& cuantía,&&y&en&el&caso&de&pagos&por&rentas&de&trabajo&solo&a&los&que&igualen&o&superen&los&$10.000.000&(ver&el& parágrafos&2&&y&5&del&art.&4&de&la&Resolución) Ejemplo&de&cómo&luciría&el&balance&de&prueba&del&año&2012&con&las&valores®istrados&en&cuentas&de&inventarios,&activos&fijos&(incluyendo&acciones&y&aportes& compradas),&cargos&diferidos,&divididendos&distribuidos&y&costos&y&gastos,&y&del&cual&se&extraerían&los&valores&a&llevar&al&formato&1001&(por&tener&todos&un&beneficiario& externo&real),¶&la&Sociedad&EJEMPLO&S.A.S,nit&890.000.000N1,&ubicada&en&la&Cra&45-N45&de&Bogotá
Cuenta
Nombre&cuenta/nombre& Saldo&Conta.&&A& del&Tercero dic&de&2011
Movimientos&& Debitos&de&ene&a& dic
Movimiento&& Créditos&de& ene&a&dic
Saldo&Conta.&A&dic& de&2012
Ajustes¶&llegar&a&saldos& fiscales
Db 12050501
Acciones&y&cuotas&en&la& Empresa&La&V&Ltda
SI 16793233
Saldo'Ini. Juan'Miguel'Perez
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
13551501
Retenciones&en&la&fuente& a&titulo&de&renta&a&favorN Autorretenciones
SI 890.000.000 140501
Saldo'Ini. EJEMPLO'S.A.S. Matería&Prima
SI
Saldo'Ini.
999.999
La'Z'INC.
999.998
La'LLLL'Inc.
890.222.333 890.222.833 152001
Maquinaria&y&Equipo
SI
Saldo'Inic
890.777.999
La'R'S.A.
890.999.000
La'W'S.A.
45.678.920
German'Perez
15209901
Saldos&fiscales&a& dic&de&2012
Cr
'''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''2.000.000'
No se le practicó retención pues la compra de acciones está exonerada (ver el literal d del artículo 5 del decreto 1512 de 1985) y concepto DIAN 064696 de ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' 2008 '''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''20.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''20.000.000'
'''''''''''''''''2.000.000'
La'X'S.A. La'T'SA
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''10.000.000'
''''''''''''''10.000.000'
'''''''''''30.000.000'
'''''''''''''''''30.000.000'
Esta empresa es autorretendora, al igual que la emprea "LA R S.A."y "La W S.A."
''''''''''''''''''''800.000'
''''''''''''''''''''4.500.000'
'''''''''''''''''4.500.000'
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''100.000'
'''''''''''''''''''''''100.000'
''''''''''''''''''''100.000'
SI
IVA&mayor&valor&de&las& maquinarias&compradas Saldo'Inic ''''''''''''''4.800.000'
''''''''''''''''''''4.800.000'
'''''''''''''''''4.800.000'
890.999.000
La'W'S.A.
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''720.000'
'''''''''''''''''''''''720.000'
''''''''''''''''''''720.000'
45.678.920
German'Perez
''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''8.000'
'''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''8.000'
'''''''''''''''''''''''''8.000'
170505
Interes.
SI
Saldo'Inic.
'''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''4.000.000'
'''''''''''''''''4.000.000'
890.245.675
Bco'Bgta.
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''15.000.000' '''''''''12.000.000' ''''''''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''3.000.000'
890.211.333
Bco'BVBA
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''17.000.000' '''''''''11.000.000' ''''''''''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''6.000.000'
17102001 SI
Cargos&diferidosNUtilies& y&papelería Saldo'Inic.
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
900145321+7
Papelería'Fina'Ltda
17109501
SI
Cargos&diferidosN impuesto&al&patrimonio& 2012 Saldo'Inic.
800197268+4
DIAN
236505 SI
Retención&a&título&de& rentaNSalarios Saldo'Inic.
Pag
Pagos
14.325.567
Juan'Ruiz
13.456.789
Raul'Paz
236510 SI
Retención&a&título&de& rentaNDividendos Saldo'Inic.
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
Pag
Pagos
+5.130.000
+5.130.000
47.348
Roger'Smith
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''330.000' '''''''''''''''''''''''330.000'
''''''''''''''''''''330.000'
800.456.321
Reyes'SA
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''2.000.000' ''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''2.000.000'
890.341.333
Magos'SA
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''2.800.000' ''''''''''''''''''''2.800.000'
'''''''''''''''''2.800.000'
236510 SI
Retención&a&título&de& rentaNHonorarios Saldo'Inic.
Pag
Pagos
7.493.444
Jose'H.'Zuluaga
236540 SI
Retención&a&título&de& rentaNCompras Saldo'Inic.
Pag
Pagos
'''''''''''''''''''136.500'
+136.500
+136.500
890.222.333
La'X'S.A.
'''''''''''''''''''''42.000' '''''''''''''''''70.000' ''''''''''''''''''''''''''28.000'
'''''''''''''''''''''''28.000'
900145321
Papelería'Fina'Ltda
'''''''''''''''105.000' '''''''''''''''''''''''105.000'
''''''''''''''''''''105.000'
45.678.920
German'Perez
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
''''''''''''''''''''3.500' ''''''''''''''''''''''''''''3.500'
'''''''''''''''''''''''''3.500'
236575 SI
Autorretenciones&a& título&derenta Saldo'Inic.
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
Pag
Pagos
890.000.000
EJEMPLO'S.A.S.
236702 SI
Retención&de&Iva&al& régimen&simplificado Saldo'Inic.
Pag
Pagos
7.493.444
Jose'H.'Zuluaga
45678920+5
''''''''''''''''''''900.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''3.000.000' '''''''''''1.000.000' ''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''6.000.000'
'''''''6.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''2.000.000' ''''''''''''''''''+2.000.000'
'''''+2.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''400.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
+400.000
+400.000
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''450.000' '''''''''''''''''''''''450.000'
''''''''''''''''''''450.000'
''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''300.000' '''''''''''''''''''''''300.000'
''''''''''''''''''''300.000'
'''''''''''''''5.130.000'
'''''''''''''''''100.000' '''''''''''''''''''100.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''1.800.000'
'''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''2.000.000'
0
0
0
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
German'Perez &Subtotal&Retenciones&(sin&incluir&los& moviminetos&de&"saldo&inicial"&ni&"pagos",& ni&las&"autorretenciones"& &Valor&neto&retenciones&2012&
'''''''''''''''''''''''''''+'''
No se le hicieron retenciones pues es un trabajador independiente a quien se le aplicó la Ley 1527 de 2012 (sus pagos mensuales no superaban 100 UVT). Además, es un independiente que pertenece al régimen simplificado
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
+1.800.000
+1.800.000
2.000.000
2.000.000
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''8.000'
Este tipo de activos contables no se toman como activos fiscales a dic.31 pues no representan ningún valor que luego pueda dar derecho a formar un gasto deducible. Por tanto, no se consideran un "bien apreciable en dinero" (ver art.261 del E.T.) y en consecuencia no hacen parte del patrimonio fiscal
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
0
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''+'''
Estos valores se tomarían de las Planillas integradas para liquidación de aportes (PILAS) presentadas entre enero 1 y dic.31 de 2011 sin importar de qué periodos eran. Es decir que si durante el 2011 se llegaron a presentar y pagar PILAS de otros periodos distintos al 2011 (por ejemplo la de diciembre de 2010 o la de meses anteriores a ese que se tenían pendientes de pago), esas PILAS también se toman en cuenta pues todo lo que efectivamente se pague dentro del año por estos conceptos (sin incluir la parte del trabajador) es lo que se termina constituyendo en el gasto deducible para el empleador (ver art.108 y 114 del E.T.)
''''''''''''''30.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''900.000'
''''''''''''''6.000.000'
Este valor irá en la columna "pagos no deducibles" (ver paragrafo 11 del art. 4 de la resolución)
''''''''''''''''''''920.000'
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''900.000' Esta maquinaria era excluida de IVA ''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''4.500.000'
''''''''''''''4.000.000'
Este valor irá en la columna "pagos deducibles" (ver paragrafo 11 del art. 4 de la resolución)
''''''''''''''20.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''1.000.000' '''''''''''''''''80.000' '''''''''''''''''''''''920.000' A las importaciones no se '''''''''''''''2.000.000' ''''''''''''''''''''2.000.000' les hace retenciones en la ''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''2.000.000' '''''''''''1.200.000' '''''''''''''''''''''''800.000' fuente '''''''''''''''''10.000.000'
Valores&totales&pagados&en& Salarios&y&demás& aportes&a&Salud&y&Pensiones& rentas&de&trabajo& (incluido&aportes&del&trabajador)& efectivamente& y&por&Parafiscales pagadas&a&los& Parte&del& Parte&del& asalariados empleador trabajador
'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
+8.000
+8.000
'''''''''''''''480.000'
480.000
480.000
''''''''''''''''''''8.000'
8.000
8.000
Se reportarán con el nit y dirección de la propia empresa reportante y reportando todo el valor en la columna de pagos no deducibles (ver parágrafo 13 del art. 4 de la resolución)
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&42.000& &&&&&&&&&&6.546.500&
&&&&&&&&&&6.504.500&
| a c t u a l i c e s e . c o m 113
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Cuenta
Nombre+cuenta/nombre+ Saldo+Conta.++A+ del+Tercero dic+de+2011
Movimientos++ Debitos+de+ene+a+ dic
Movimiento++ Créditos+de+ ene+a+dic
Saldo+Conta.+A+dic+ de+2012
Ajustes+para+llegar+a+saldos+ fiscales
Db 370505
Saldos+fiscales+a+ dic+de+2012
Valores+totales+pagados+en+ Salarios+y+demás+ aportes+a+Salud+y+Pensiones+ rentas+de+trabajo+ (incluido+aportes+del+trabajador)+ efectivamente+ y+por+Parafiscales pagadas+a+los+ Parte+del+ Parte+del+ asalariados empleador trabajador
Cr
SI
Resultados+de+ejercicios+ anteriores Saldo'Inic. '''''''''''25.000.000'
47348
Roger'Smith
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.000.000'
/1.000.000
/1.000.000
800456321
Reyes'SA
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''10.000.000'
/10.000.000
/10.000.000
890341333
Magos'SA
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''14.000.000'
/14.000.000
510506
Sueldos
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''14.400.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''14.400.000'
13.456.789
Raul'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''36.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''36.000.000'
''''''''''''''36.000.000' '''''''''''''''''33.000.000'
510530
Cesantías
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
13.456.789
Raul'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
510533
Intereses++de+cesantías
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''144.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''144.000'
''''''''''''''''''''144.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
13.456.789
Raul'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''360.000'
''''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
510536
Prima
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''1.200.000'
'''''''''''''''''1.200.000' '''''''''''''''''''1.200.000'
13.456.789
Raul'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''3.000.000' '''''''''''''''''''3.000.000'
510539
Vacaciones
14.325.567
Juan'Ruiz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''600.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''600.000'
''''''''''''''''''''600.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
13.456.789
Raul'Paz
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.500.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''1.500.000'
'''''''''''''''''1.500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
510568
Aportes+a+ARP
890789310/4
Suramericana
'''''''''''''''''''252.000'
'''''''''''''''''''''''252.000'
''''''''''''''''''''252.000'
'''''''''''''''''''252.000'
510569
Aportes+a+EPS
890.890.900
S.O.S.'Comfandi
'''''''''''''''4.284.000'
''''''''''''''''''''4.284.000' '''''''''1.156.000'
'''''''''''''''''5.440.000'
''''''''''''''''5.440.000'
510570
Aportes+a+Pensiones+ '''''''''''''''6.048.000'
''''''''''''''''''''6.048.000' '''''''''2.952.000'
'''''''''''''''''9.000.000'
''''''''''''''''9.000.000'
'''''''''''''''2.016.000'
''''''''''''''''''''2.016.000'
'''''''''''''''''2.016.000'
''''''''''''''''2.016.000'
'''''''''''''''1.512.000'
''''''''''''''''''''1.512.000'
'''''''''''''''''1.512.000'
''''''''''''''''1.512.000' ''''''''''''''''1.008.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''25.000.000'
''''''''''''''25.000.000'
/14.000.000 ''''''''''''''14.400.000' '''''''''''''''''''9.000.000'
800144331/2
Porvenir
510572
Aportes+a+Cajas+ Compens
890.303.208
Comfandi
510575
Aportes+a+ICBF
899999239/2
ICBF
510578
Aportes+a+SENA
899.999.034/1
SENA
'''''''''''''''1.008.000'
''''''''''''''''''''1.008.000'
'''''''''''''''''1.008.000'
511010 7493444/7
HonorariosURevisoría+ Fiscal Jose'H.'Zuluaga
'''''''''''''''6.000.000'
''''''''''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''6.000.000'
511505
Impuesto+de+indus+y+ccio
899.999.061
Secret'Hacien'Bogota
51159501 800197268/4 514540
Gasto+impuestos+4+x+mil DIAN Mantenimientos.
890.777.999 999.999 51651501
La'R'S.A. La'Z'INC. Amortizaciones+Cargos+ DiferidosUIntereses Bco'Bgta Bco'BVBA Amortizaciones+Cargos+ DiferidosUUtiles+y+ papelería Papelería'Fina'Ltda Amortizaciones+Cargos+ DiferidosUImpuesto+al+ patrimonio DIAN Interes. DIAN Donaciones Los'Cineastas'SA'(ley'del' cine) Sueldos Eliana'Gomez María'Gómez' Cesantías Eliana'Gomez María'Gómez' Intereses++de+cesantías Eliana'Gomez María'Gómez' Prima Eliana'Gomez María'Gómez' Vacaciones Eliana'Gomez María'Gómez' Aportes+a+ARP Suramericana Aportes+a+EPS S.O.S.'Comfandi Aportes+a+Pensiones+ Porvenir Aportes+a+Cajas+ Compens Comfandi Aportes+a+ICBF ICBF Aportes+a+SENA SENA Servicio+publico Emcali
890.245.675 890.211.333 51651502
900145321/7 51651503
800197268/4 530520 800197268/4 539525 800198920/2 720111 66.325.587 61.456.719 720130 66.325.587 61.456.719 720133 66.325.587 61.456.719 720136 66.325.587 61.456.719 720139 66.325.587 61.456.719 720168 890789310/4 720169 890.890.900 720170 800144331/2 720172 890.303.208 720175 899999239/2 720178 899.999.034/1 730101 890.399.003/4
'''''''''''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''1.900.000' ''''''''''''''''''''100.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''5.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''5.000.000'
'''''''3.750.000' '''''''''''''''''1.250.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''3.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''12.000.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''11.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''12.000.000' '''''''''''''''''11.000.000'
'''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''12.000.000' ''''''''''''''11.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''1.000.000'
'''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''1.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''3.000.000' ''''''''''''750.000'
'''''''''''''''''3.750.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''6.000.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''6.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''60.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''''''''60.000' '''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''60.000' '''''''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''500.000' ''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''250.000' ''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''250.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''250.000' '''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''250.000'
''''''''''''''''''''250.000' ''''''''''''''''''''250.000'
Entiéndase que durante el 2012 la empresa hizo el pago de aportes de años anteriores que tenía atrasados a esa EPS (y al fondo de pensiones que figura más abajo) y por tanto, '''''''''''''''''''''''''/''' como los pagó durante el año 2012, son '''''''''2.560.000' deducibles en el 2021. Con este ajuste entonces se llega al saldo fiscal de 5.440.000 que será el '''''''''3.000.000' que podrá deducir y que al mismo tiempo coincide con el que aparece en la penúltima columna
En el formato 1001, se reportarían todos los $5.000.000, usando las dos columnas ("pago deducible" por 1.250.000 y "pago no deducible" los otros $3.750.000). Y luego, si les hubiera tocado entregar también el formato 1011, entonces todo el valor del impuesto deducible se reportaría conel concepto 8211(ver art.10 numeral 5, item 31 de la resolucion 117)
'''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
Esos valores resaltados con verde, y registrados en las subcuentas de la cuenta 516515 (amortizaciones), son claramente los valores que primero pasaron por las cuentas del activo de Cargos diferidos
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''120.000'
'''''''''''''''''''''''120.000'
''''''''''''''''''''120.000'
'''''''''''''''''''120.000'
'''''''''''''''1.020.000'
''''''''''''''''''''1.020.000' ''''''''''''340.000'
'''''''''''''''''1.360.000'
''''''''''''''''1.360.000' ''''''''''''640.000'
'''''''''''''''1.440.000'
''''''''''''''''''''1.440.000' ''''''''''''285.000'
'''''''''''''''''1.725.000'
''''''''''''''''1.725.000' ''''''''''''575.000'
'''''''''''''''''''480.000'
'''''''''''''''''''''''480.000'
''''''''''''''''''''480.000'
'''''''''''''''''''480.000'
'''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''''''360.000'
''''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''360.000'
'''''''''''''''''''240.000'
'''''''''''''''''''''''240.000'
''''''''''''''''''''240.000'
'''''''''''''''''''240.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''7.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''''''7.000.000'
'''''''''''''''''7.000.000'
Totales'(sin'incluir'los'movimientos'de'las'cuentas'13551501'ni'las'cuentas'del'grupo'2365'y'2367,' Retenciones'practicadas,ni'los'saldos'iniciales'en'las'cuentas'de'activos'y'del'patrimonio,'y'tomando' como'positivos'los'saldos'auxiliares'en'la'cuenta'370505)
+++++++++++++205.252.000+
Como solo se puede deducir el impuesto de industria y comercio pagado, entonces con este ajuste credito de 1.900.000 se logra llegar al valor del impuesto de industria y comercio que sí fue pagado (100.000) y que es el que se refleja en la columan saldo fiscal a dic de 2012
Aunque la Ley 814 de 2003 permite que fiscalmente se puede deducir no el 100% de la donacion sino el 125%, en todo caso en el formato 1001 solo se reportará el 100% pues fue lo que efectivamente recibió la entidad que recibió la donación. Y en cuanto al otro 25% llevado como mayor valor fiscal, ese valor terminaría quedando reflejado en otro formato, el formato 1011, y con concepto 8217 (ver literal "k"del art.631 del ET y el art. 10, numeral 5, item 10, de la resolución 117). Pero ese formato 1011 no lo entregan este tipo de reportantes
++++++++++205.085.000+ +++++++++++++++59.200.000+ ++++++++++++23.513.000+ ++++++++6.775.000+
114 | a c t u a l i c e s e . c o m
899999239M2 899.999.034M1
899999239M2 899.999.034M1 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 890.789.310 890.890.900 800144331M2 890.303.208
14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 890.789.310 890.890.900 800144331M2 890.303.208
Nit
ICBF SENA
ICBF SENA Eliana$Gomez María$Gómez$ Eliana$Gomez María$Gómez$ Eliana$Gomez María$Gómez$ Eliana$Gomez María$Gómez$ Eliana$Gomez María$Gómez$ Sumamericana S.O.S.$Comfandi Porvenir Comfandi
Juan$Ruiz Raul$Paz Juan$Ruiz Raul$Paz Juan$Ruiz Raul$Paz Juan$Ruiz Raul$Paz Juan$Ruiz Raul$Paz Sumamericana S.O.S.$Comfandi Porvenir Comfandi
Beneficiario
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$$$1.020.000$ $$$$$$$$$$$$$$$1.440.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$14.400.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$36.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$144.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$600.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$4.284.000$ $$$$$$$$$$$$$$$6.048.000$ $$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
Saldo&Conta.&A&dic& de&2012
Totales
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.725.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$33.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$
Salarios&y&demás& rentas&de&trabajo& efectivamente& pagadas&a&los& asalariados
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$1.360.000$ $$$$$$$$$$$$640.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$1.725.000$ $$$$$$$$$$$$575.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$5.440.000$ $$$$$$$$$2.560.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$ $$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
&&&&&&&&&&&&&&&&94.804.000 &&&&&&&&&&&&&99.537.000 &&&&&&&&&&&&&&&59.200.000 &&&&&&&&&&&&23.513.000 &&&&&&&&6.775.000 &&&&&30.288.000 Este valor sería luego reportado con el código 8207, pero en el formato 1011 (vease literal "k" del art. 631 del E.T y el numeral 5 del artículo 10 de la resolucion 117). En todo caso ese formato 1011 no le corresponde entregarlo a este tipo de reportantes
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.020.000$ $$$$$$$$$$$$340.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.440.000$ $$$$$$$$$$$$285.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$
$$$$$$$$$$$$$$14.400.000$ $$$$$$$$$$$$$$36.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$144.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$600.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$5.440.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
Ajustes¶&llegar&a&saldos& Saldos&fiscales&a& fiscales dic&de&2012
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$14.400.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$36.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$144.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$600.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$M$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.284.000$ $$$$$$$$$1.156.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.048.000$ $$$$$$$$$2.952.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$
Movimientos&& Movimiento&& Debitos&de&ene&a& Créditos&de& dic ene&a&dic
Valores& totales& Valores&totales& pagados&en& pagados&en& aportes&a& aportes&a&Salud&y& Salud&y& Pensiones&(parte& Pensiones& del&empleador) (parte&del& trabajador)
720175 720178
Aportes&a&SENA Sueldos Sueldos Cesantías Cesantías Intereses&&de&cesantías Intereses&&de&cesantías Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes&a&ARP Aportes&a&EPS Aportes&a&Pensiones& Aportes&a&Cajas& Compens Aportes&a&ICBF Aportes&a&SENA
Sueldos Sueldos Cesantías Cesantías Intereses&&de&cesantías Intereses&&de&cesantías Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes&a&ARP Aportes&a&EPS Aportes&a&Pensiones& Aportes&a&Cajas& Compens Aportes&a&ICBF
510506 510506 510530 510530 510533 510533 510536 510536 510539 510539 510568 510569 510570 510572
510575 510578 720111 720111 720130 720130 720133 720133 720136 720136 720139 720139 720168 720169 720170 720172
Nombre&cuenta
Codipo&PUC
Saldo&Conta.&&A& dic&de&2011
Del$anterior$cuadro$General$se$pueden$extractar$por$aparte$los$pagos$labores,$de$seguridad$social$y$de$parafiscales,$pues$ellos$tienen$criterios$especiales$para$ser$seleccionados.$Los$valores$resaltados$ en$amarillo$indican$que$a$ese$tercero$se$le$reportó$sus$datos$en$forma$individualizada$dentro$del$formato$1001$(porque$siendo$pagos$laborales$fueron$iguales$o$superiores$a$$10.000.000).$En$el$caso$de$pagos$ parafiscales$o$de$seguridad$social$se$reportan$todos$en$forma$individualizada$sin$importar$su$cuantía.$Los$datos$de$pagos$laborales$que$no$quedaron$resaltados$fueron$entonces$reportados$como$cuantías menores$dentro$del$concepto$5001
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
| a c t u a l i c e s e . c o m 115
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Por$aparte,$se$pueden$extractar$las$otras$cuentas$distintas$de$los$pagos$laborales,$de$seguridad$social$y$de$paraficales,$pues$para$ellas$entonces$se$aplican$otros$criterios.!En!este!caso$ todos!los!terceros!deben!quedar!reportados!en!forma!individualizada!dentro!del!formato!1001!con!el!valor!que!les!figura!en!la!columna!"saldo!contable!a!dic!31!de!2012"!sin!importar!su cuantía!y!según!el!concepto!por!el!cual!se!les!realizaron!pagos!o!causaciones.$Por!eso!no!es!necesario!discriminar!con!colores.$En$el$caso$particular$de$los$terceros$que$acumularon$ pagos$en$la$cuenta$de$cargos$diferidos,$lo$que$se$les$reporta$no$es$el$saldo$contable$a$dic.$31$de$2012$sino$el$débito$total$hecho$durante$el$2012$en$esas$cuentas$el$cual$corresponde$al$ verdadero$valor$del$pago$antes$de$ser$amortizado$y$las$amortizaciones$son$reportadas$con$otro$concepto$(5019)
Codipo!PUC
51651501 170505 170505 51651501 51651503
17109501
51159501 51651503
730101 152001 15209901 511010 12050501 140501 152001 514540 140501 152001 15209901 140501 140501 514540 539525 370505 17102001 51651502
370505 370505 511505
Nombre!cuenta
Nit
Beneficiario
Movimientos!! Movimiento!! Saldo!Conta.!!A! Saldo!Conta.!A!dic! Ajustes!para!llegar!a!saldos! Saldos!fiscales!a! Debitos!de!ene!a! Créditos!de! dic!de!2011 de!2012 fiscales dic!de!2012 dic ene!a!dic
Amortizaciones!Cargos! DiferidosLIntereses Interes. Interes. Amortizaciones!Cargos! DiferidosLIntereses Amortizaciones!Cargos! DiferidosLImpuesto!al! patrimonio Cargos!diferidosL impuesto!al!patrimonio! 2012 Gasto!impuestos!4!x!mil Amortizaciones!Cargos! DiferidosLImpuesto!al! patrimonio Serv.!Public. Maquinaria!y!Equipo IVA!mayor!valor!de!las! maquinarias!compradas HonorariosLRevisoría! Fiscal Acciones!y!cuotas!en!la! Empresa!La!V!Ltda Matería!Prima Maquinaria!y!Equipo Mantenimientos. Matería!Prima Maquinaria!y!Equipo IVA!mayor!valor!de!las! maquinarias!compradas Matería!Prima Matería!Prima Mantenimientos. Donaciones
890.245.675
Bco$Bgta
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$12.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$12.000.000$
890.245.675 890.211.333 890.211.333
Bco$Bgta. Bco$BVBA Bco$BVBA
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$15.000.000$ $$$$$$$$$12.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$17.000.000$ $$$$$$$$$11.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$11.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$11.000.000$
800197268K4
DIAN
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$
800197268K4
DIAN
$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$K2.000.000$
$$$$$K2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$
800197268K4 800197268K4
DIAN DIAN
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$5.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$5.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$3.750.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.250.000$ $$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$
890.399.003K4 145.678.920 145.678.920
Emcali German$Perez German$Perez
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$
7493444K7
Jose$H.$Zuluaga
$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
16793233
Juan$Miguel$Perez
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
999.998 890.777.999 890.777.999 890.222.833 890.999.000 890.999.000
La$LLLL$Inc. La$R$S.A. La$R$S.A. La$T$SA La$W$S.A. La$W$S.A.
$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$10.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$720.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$720.000$
890.222.333 999.999 999.999 800198920K2
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$800.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$80.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$920.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
Resultados!de!ejercicios! anteriores Cargos!diferidosLUtilies! y!papelería Amortizaciones!Cargos! DiferidosLUtiles!y! papelería Resultados!de!ejercicios! anteriores Resultados!de!ejercicios! anteriores Impuesto!de!indus!y!ccio
890.341.333
La$X$S.A. La$Z$INC. La$Z$INC. Los$Cineastas$SA$(ley$del$ cine) Magos$SA
$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$ Este es un honorario percibido por una persona $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$ natural (es decir, una "renta $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$ de trabajo") y que sumados $$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ a sus demás pagos o causaciones no le termina superando los $10.000.000. $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ Por consiguiente,no es necesario llevarlo en forma $$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ individualizada al reporte y $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$ en consecuencia quedará $$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ incluido en el registro de las $$$$$$$$$$$$$$10.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$ "cuantías menores" dl concepto 5002-Honorarios (ver par.5 del art. 4 de la $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$800.000$ Res. 117) $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$920.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$750.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$3.750.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$14.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$14.000.000$
14.000.000
900145321K7
Papelería$Fina$Ltda
$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$1.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
900145321K7
Papelería$Fina$Ltda
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
800.456.321
Reyes$SA
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$10.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$
10.000.000
47.348
Roger$Smith
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$K$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$
1.000.000
899.999.061
Secret$Hacien$Bogota
$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$
$$$$$$$1.900.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$
Totales
116 | a c t u a l i c e s e . c o m
!!!!!!!!!!!!!110.448.000
890341333
890000000 800197268
13
43
43
31 31 42 42 31 31 13
31
31 31
31
31 31
31
31
31 31 31
31
42 31 31
31
31
31
31 31 42
31
31
5001
5001
5002
5004 5006 5007 5007 5007 5007 5008
5008
5008 5008
5010
5010 5010
5011
5011
5012 5013 5015
5015
5016 5016 5019
5019
5019
5029
5034 5034 5043
5043
5043
5049 31 5057 31 ***180.603
1 4
1
9
2 2
7
7
2
6 2
3 3 4
0
4
1
5
6 7
5
1 0
Smith
Pérez
Pérez
Ruiz
Paz
Roger
Germán
Juan
Juan
Raul
Primer* Segundo* Primer* apellido Apellido Nombre
Este total no se calcula dentro del formato 1001 cuando se diligencia la información en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dónde sale ese dato de Control que esta vez se quedará reflejando en la parte del "encabezado" en el formato 1001 cuando quede generado en el estándar XML
800456321
890211333 890245675 47348
900145321
900145321
890245675
999999 890777999 890211333
899999061
800144331 899198920 800197268
890890900
890789310
890999239 899999034
890303208
890777999 890999000
45678920
890399003 800197268 999998 999999 890222333 890222833 16793233
222222222
222222222
14325567
4 4
13
5001
13456789
Tipo* Numero de Dv de* identificación* docu del*informado ment o
Concepto
EJEMPLO2S.A.S. DIAN
Magos2S.A.
Reyes2SA
Papelería2Fina2 Ltda Papelería2Fina2 Ltda Banco2BVBA Banco2de2Bogotá
Banco2de2Bogotá
Porvenir2SA Los2Cineastas2S.A. DIAN Secreta2Haci2de2 Bogotá La2Z2Inc. La2R2S.A. Banco2BVBA
S.O.S2Comfandi
Suramericana
ICBF Sena
Comfandi
Esta "conciliación" no se efectúa dentro del formato 1001 cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el formato 1001 sí están completos y correctos
Miguel
Dirección
001
001
001 001
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001
001
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001 001 001
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001 001 001
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001
001
001
001
Cod.* Mcipio.
169
169
169 169 249
169
169
169
249 169 169
169
169 169 169
169
169
169 169
169
169 169
169
169 169 249 249 169 169 169
169
169
169
169
0
0
17000000 15000000 0
3000000
1000000
12000000
3000000 2000000 11000000
100000
10725000 3000000 1250000
6800000
372000
1872000 1248000
2496000
900000 4500000
100000
7000000 0 2000000 920000 800000 10000000 500000
6000000
13000000
10200000
36000000
14000000
10000000
0 0 1000000
0
0
0
0 0 0
1900000
3575000 0 3750000
3200000
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0 0
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0 2000000 0 0 0 0 0
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Pais de Pago o abono en Pago o abono residen cuenta* en cuent NO cia o deducible deducible domicili o
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0
0
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0 720000
8000
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Iva mayor valor del costo o gasto deducible
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Iva mayor valor del costo o gasto NO*deducible
2800000
2000000
0 0 330000
105000
0
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0 0 0
0
0 0 0
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0 0
0
0 0
3500
0 0 0 0 28000 0 0
0
0
450000
300000
Retención* en la fuente practicada* Renta
222259.200.000 222230.288.000
Mas:2Valor2de2la2columna2de2"Salarios2pagados" Mas:2Valor2de2la2columna2de2"pagos2parafiscales" Diferencia2para2las2celdas2resaltadas2en2amarillo
2222222.000.000
222226.000.000
Mas:2Valor2de2las2autorretenciones2las2cuales2están reportadas2como2"gasto2no2deducible"2pero2no2son2un gasto
Mas:2Valor2que2se2acreditó2en2las2cuentas2del2cargo diferido,2y2que2por2tanto2afectó2el2saldo2a2dic.2de22012 (se2suman2pues2es22claro2que2lo2que2se2 reportó2con2códigos2"5029",2"5035"2y2"5034"2fueron2los2 débitos2hechos2a2esas2cuentas2del2cargo2diferido2y2no2sus2 saldos2a2dic.231)
2110.448.000
0
22227.936.000
11 001 169 0 2000000 0 0 0 11 001 169 0 2000000 0 0 0 Totales *******183.783.000 ****43.425.000 ********728.000 0 ***6.016.500 Totales*para*"gastos*con*sus*IVA" 22227.936.000 Totales*para*"Retenciones"
76
11
11 11
76
76
11
05 11
11
11 11 11
76
11
11 11
76
05 11
11
11 11 76
76 11
11
11
76
76
Cod.* Dpto.
Conciliación: Valor2de2la2columna2"Saldo2Contable"2a2dic2de22012 sin2incluir2las2cuentas2de2Nomina….
Calle2142233202 Bogotá Calle2132233232 Cali Cra245245345 Cra2826264
Cra2729320 Cra28250320 Calle2562783 45 Cra2332#233 56 Cra2332#233 56 Cra28250320 Calle2562783
Cra230224390
Cra278290320 Cra245265320 Cra2826264
Calle10244350
Av268264301 Calle225728269 Cra2762#2453 24
Calle10244350
Calle2452303 10 Cra238250325 Cra2452#452 Cuantías2Menores 45 Cra2452#452 Cuantías2Menores 45 Emcali Cra245265320 DIAN Cra2826264 La2LLL2Inc. La2Z2Inc. La2X2SA Cra278290320 La2T2SA Cra289245360 Cra240245366 Cra2202#303 10 La2R2S.A. Cra2729320 La2W2S.A. Cra250245310
Otros* Razon*Social Nombres
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0
0
0 0 0
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0
0
0 0 0
0
0 0 0
0
0
0 0
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0 0 0 0 0 0 0
0
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Retenci ón en la fuente* asumida* Renta
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0
0 0 0
0
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0 0
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8000
0 0 0 0 0 0 0
480000
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Retención* en la fuente asumida* IVA* régimen* Simplificad o
0 0 0 0 0 ******488.000*
0
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Retención* en la fuente practicada* IVA* régimen* común
Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1001 se vería así: 222226.504.500
0 0 0
0
0
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0
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Retención* en la fuente practicada* IVA no domiciliado s
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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118 | a c t u a l i c e s e . c o m
2013 1 1001 8 1 2013-‐02-‐01T19:25:21 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 180603 36
Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_010100108201300000001.xml, los datos de ese archivo se verían así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
9.5 Reporte literal “f.” -‐ Ingresos recibidos durante el 2012, Art. 6 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1007, versión 8 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “f” del artículo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el año 2012. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1007 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los nombres y códigos de las cuentas contables, y con el detalle de todos los terceros y sus saldos fiscales a Dic. de 2012 para todas los ingresos brutos y sus respectivas devoluciones, rebajas y descuentos en ventas. El valor total de esos saldos fiscales debe coincidir con el valor que la entidad reportante haya llevado a los renglones 42, 43, 44 y 65 del formulario 110 para declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012. Si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2012, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total respectivo de ingresos y devoluciones que la persona incluirá dentro de los renglones 35 a 38, y el 53, de su formulario 210. (Importante: Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal, o actuó como mandante en contratos de mandato, o como miembro en un contrato de exploración de hidrocarburos, o utilizó a otra persona o entidad a para que le recibiera ingresos propios, en ese caso los ingresos que recibió a través de tales figuras los debe reportar solo con el nit del consorcio, o el nit de su mandatario, o el nit del operador del contrato de exploración, o con el nit del que le recaudaba los ingresos y hacerlo en las columnas especiales que para tales fines contiene el formato 1007 v.8; ver parágrafo 6 del art. 6 de la Resolución 117. Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consrocio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes detallados que se les piden en los arts. 11 a 13 y sí le tocaría hacerlo entonces con todo el detalle a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.) 2. Luego, retirar los ingresos que aunque sí figurarían en la delaración de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 son ingresos que no se llevan al formato 1007 porque corresponden a conceptos que no se recibieron en verdad de ningún tercero (tales como el ingreso por intereses presuntivos en prestamos a socios, o el ingreso por diferencia en cambio). 3. Con los registros que queden se arma entonces una “base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el
nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a dic. de 2012. 4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el nit” (sin importar que se mezclen nits de beneficiarios ubicados en el exterior con nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estuvieron sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según el ingreso a que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior. 5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal a dic. de 2012”, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuáles acumularon $1.000.000 o más de ingresos NETOS involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2012. 6. Luego, a esos que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque sus saldos fiscales acumulados, reuniendo todos sus ingresos netos en que figuran, son iguales o superan el $1.000.000), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2012"). 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a Dic. de 2012” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las "cuantías menores" (las "cuantías menores de los ingresos operacionales", las "cuantías menores de ingresos no operacionales", etc.), lo que se hace es hacer el ordenamiento usando como criterio el “el Código PUC de la cuenta”.
120 | a c t u a l i c e s e . c o m
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Reportes&de&Información&exógena&Tributaria&a&la&DIAN&año&gravable&2012 Reportes&de&Ingresos&propios&del&año&2012TLiteral&"f"&del&art.631&del&ET Formato&1007&versión&8 (Art.&6&Resolución&117&de&octubre&31&de&2012) Ejemplo&de&cómo&luciría&el&balance&de&prueba&del&año&2012&con&las&valores®istrados&en&cuentas&de&todo&tipo&de& ingresos&¶&la&Sociedad&EJEMPLO&S.A.S,&ubicada&en&la&Cra&45-T45&de&Bogotá
Codigo&PUC
Nombre&cuenta/nombre&del& Tercero
Saldo&Conta.&A& Ajustes¶&llegar&a&saldos& Saldos&fiscales&a& fiscales dic&de&2012 dic&de&2012
Db 412016
Cr
Ingreso&operacionalTIdustria& manufact.TElaboracion&vinos
!!!!!!!!!!!16.793.233! Juan!Miguel!Perez !!!!!!!!!890.456.783! La!Q!S.A. !!!!!!!!!834.567.908! La!N!S.A. !!!!!!!!!!!18.904.567! Miguel!Herández!Gomez !!!!!!!!!890.567.345! La!F!S.A. 417501 Devoluciones&en&ventas !!!!!!!!!834.567.908! La!N!S.A. !!!!!!!!!!!18.904.567! Miguel!Herández!Gomez 421005 Ingreso&No&operacionalTIntereses !!!!!!!!!890.456.783! La!Q!S.A. 890.245.675 Bco!Bgta. 16.793.230 Juan!Gómez!Gómez 421020 Ingreso&No&operacionalTDiferencia& en&Cambio 999.998 La!LLLL!Inc. 4218005 Ingreso&No&operacionalTIngresos& método&de&participación& patrimonial !!!!!!!!!890.457.783! La!V!Ltda. 454504 Ingreso&No&operacionalTTutilidad&en& venta&de&terrenos 890.777.999 La!R!S.A. 426505 Ingreso&No&operacionalTIngresos&de& ejercicios&anterior 890.222.833 La!T!SA 429505 Ingreso&No&operacionalTDiversosT CERTS 899.999.090M2 Ministerio!de!Hacienda
!!!!!!!!!!!!100.000! !!!!!!!!!!!!900.000! !!!!!!!!!5.800.000! !!!!!!!!!3.000.000! !!!!!!!!!3.459.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!100.000! !!!!!!!!!!!!!!!!!900.000! !!!!!!!!!!!!!!5.800.000! !!!!!!!!!!!!!!3.000.000! !!!!!!!!!!!!!!3.459.000!
(4.800.000) (2.100.000)
(4.800.000) (2.100.000)
!!!!!!!!!!!!200.000! !!!!!!!!!3.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!200.000! !!!!!!!!!!!!!!3.000.000! !!!!!!2.000.000! !!!!!!!!!!!!!!2.000.000!
!!!!!!!!!5.670.000!
!!!!!!!!!!!!!!5.670.000!
!!!!!!!!!2.000.000! !!!!!!!!2.000.000!
!!!!!!!!!!!!900.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!M!!!
!!!!!!2.100.000! !!!!!!!!!!!!!!3.000.000!
!!!!!!!10.000.000! !!!!!!10.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!M!!!
!!!!!!!!!3.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!3.000.000! Total &&&&&&&&&&& 37.029.000 (tomando!como!positivos los!valores!de!las!devoluciones en!ventas)
En la declaracion de renta o de ingresos y patrimonio, y hasta en el formato 1007, estos valores de las devoluciones en ventas se reportan en forma positiva. Sin embargo, en esta hoja de trabajo los mostramos como valor negativo pues nos ayudará a totalizar si el ingreso neto para un determinado tercero le superó o no el $1.000.000 Ese interes es solo el interés presuntivo y que se calculó solo fiscalmente por haberle hecho prestamos en dinero a ese accionista. Ese tipo de ingreso por intereses no se reporta pues si se reportara con el nit del accionista se pensaría que ese ingreso se recibió en verdad del accionista y eso no es cierto. Además, el accionista no lo va a reportar como gasto. Este ingreso, aunque es fiscal, no se llevaría al formato 1007 pues nació de una simple actualización de una cuenta por cobrar en moneda extranjera a dic. 31. Eso sigifica que es un "ingreso" pero que no se recibió de nadie y por eso no se reporta. Es lo mismo que sucedió en los reportes de exógena hasta el año gravable 2006 cuando tampoco se reportaba el "saldo crédito de la cuenta corrección monetaria fiscal" la cual era una partida del ingreso fiscal pero que se origanaba con los ajustes por inflación a los activos no monetarios, pasivos nometarios y patimonio. Fiscalmente estos ingresos no se declaran
Fiscalmente no se reporta ni la utilidad ni la perdida en venta que es el dato que queda en la contabilidad cuando se vende el activo fijo. Cuando se vende el activo, entonces entre los ingresos brutos va el precio de venta (que en este caso fue de 3.000.000) y en el renglón de otros costos va el "costo fiscal de venta" (así incluso habrá cruce con la información que el tercero que compró el activo presentará y en la que dirá que el activo lo compró por $3.000.000). Este criterio se aplica tanto si el activo fijo vendido se debe denunciar en la sección de rentas ordinarias (por haber sido poseído por menos de dos años) como si se debe denunciar en la sección de ganancias ocasiones (por haber sido poseído por más de dos años) Esos ingresos que son de ejercicios anteriores, se deben es denunciar en el ejercicio al que correspondan aunque contablemente se hayan reconocido en el año 2012.Por tanto, no se llevarán a la declaración de renta 2012 y por ende tampoco al formato 1007. Este total de esta hoja de trabajo, en esta columna, deberá coincidir con el total llevado a los renglones 42, 43, 44, y 65 del formulario 110 para declaración de renta 2012
| a c t u a l i c e s e . c o m 121
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
A partir de la hoja de trabajo anterior se hará una organización de las cuentas de los ingresos (sin incluir la cuenta de ingresos por intereses presuntivos a socios y el ingreso por diferencia en cambio), y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012. Los que cumplen con esa condición son los que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1007. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuantías menores dentro de cada concepto.
Código PUC
Nombre cuenta
NitNIT
Nombre del tercero
Saldos fiscales a diciembre de 2012
412016
Ingreso operacional-‐industria manufact.-‐Elaboración vinos
16.793.233
Juan Miguel Pérez
100.000
412016
Ingreso operacional-‐industria manufact.-‐Elaboración vinos
18.904.567
Miguel Hernández Gómez
3.000.000
417501
Devoluciones en ventas
18.904.567
Miguel Hernández Gómez
(2.100.000)
412016
Ingreso operacional-‐industria manufact.-‐elaboración vinos
834.567.908
La N S.A.
5.800.000
417501
Devoluciones en ventas
834.567.908
La N S.A.
(4.800.000)
421005
Ingreso no operacional-‐intereses
890.245.675
Bco. Bgta.
412016
Ingreso operacional-‐industria manufact.-‐elaboración vinos
890.456.783
La Q S.A.
900.000
421005
Ingreso no operacional-‐intereses
890.456.783
La Q S.A.
200.000
412016
Ingreso operacional-‐industria manufact.-‐elaboración vinos
890.567.345
La F S.A.
3.459.000
454504
Ingreso no operacional-‐utilidad en venta de terrenos
890.777.999
La R S.A.
3.000.000
429505
Ingreso no operacional-‐diversos-‐ CERT
899.999.090-‐2
Ministerio de Hacienda
3.000.000
122 | a c t u a l i c e s e . c o m
3.000.000
4001 4001 4001 4001 4001 4002 4003 4003 22222232.013
890567345 834567908 890456783 890777999 222222222 899999090 890245675 890456783 2 2 5
9 1 5 6
Este total no se calcula dentro del formato 1007 cuando se diligencia la información en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dónde sale ese dato de Control que se quedará reflejando en la parte del "encabezado" en el formato 1007 cuando quede generado en el estándar XML.
31 31 31 31 43 31 31 31
Dv
169 169 169 169 169 169 169 169
3459000 5800000 900000 3000000 3100000 3000000 3000000 200000 22222222.459.000
a Ingresos a Ingresos de través de través y contratos de exploración mandato o explotación administración2 minerales delegada 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Diferencia
Menos:,Valores,no,llevados,al,formato,1007 ,,PIngresos,presuntivos,en,prestamos,en,dinero,a,socios ,,.Ingreso,por,diferencia,en,cambio
0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
(2.000.000) (5.670.000) 22229.359.000
2222222 37.029.000
0 0 0 4800000 0 0 0 0 0 2100000 0 0 0 0 0 0 0 2222226.900.000 ,,,,,29.359.000
a Ingresos a Ingresos2 devoluciones2 de través de recibidos a rebajas y y fiducia través de descuentos de terceros
Conciliación Totales,de,los,ingresos,fiscales,llevados,a,la,declaración,, sumando,como,positivos,las,devoluciones,en,ventas
País de Ingresos2 Ingresos residencia o brutos2 través domicilio recibidos por consorcios operaciones2 uniones2 propias temporales
Esta "conciliación" no se efectúa dentro del formato 1007 cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el formato 1007 sí están completos y correctos
La,F,s.a. La,N,S.A La,Q,S.A. La,R,S.A. Cuantías,Menores Ministerio,de,Hacienda Banco,de,Bogotá La,Q,S.A. Totales,columnas Totales,consolidados
Primer2 Segundo2 Primer2 Otros2 Razón2Social apellido Apellido Nombre Nombres
Concepto Tipo de Numero de documento identificación2 del2informado
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Al llevar la información anterior hasta el archivo del prevalidador tributario, el archivo del formato 1007 se verá así:
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, que se llamaría Dmuisca_010100708201300000001.xml, sus datos se verán así (nota: el dato “Año” siempre será el año en que se entrega la información”. Véanse más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación): -‐ -‐ 2013 1 1007 8 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 32013 8
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
9.6 Reporte de los literales e y f. IVA descontable e IVA generado del año 2012. Art. 7 de la Resolución 117 de 2012, Formatos 1005 versión 7 y 1006 versión 7 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer los reportes relativos a sus IVA descontables e IVA generados del año 2012. Aunque lo que se reportaría en los formatos 1005 y 1006 es el dato consolidado de todos los IVA generados y/o descontables pertenecientes a un mismo tercero, en el ejemplo se muestra que la empresa debería hacer un trabajo detallado con la información que a lo largo de cada bimestre llevó a las declaraciones de IVA y con ello tener más evidencia de que las cifras finales a reportar en los formatos sí cruzarían luego con los valores que bimestralmente se llevaron a las declaraciones de IVA. Esa especie de “consolidación” de los valores llevados a las declaraciones de IVA es una consolidación que incluso puede llegar a ser solicitada algún día por la DIAN, pues en el numeral 4 del artículo 574 del E.T. se dice lo siguiente: “Igualmente la Administración podrá exigir una declaración resumen de retenciones y del impuesto sobre las ventas”.
gases y minerales, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si fue miembro de consorcios o uniones temporales, en ese caso no debe reportar los IVA generados e IVA descontables que figurarían en su contabilidad y en sus declaraciones de IVA del 2012 pero que fueron originados a través de las operaciones hechas con ese contrato de exploración, o a través de los contratos de mandato (este último caso, por ejemplo, cuando se utiliza a una inmobiliaria para que administre un bien raíz), o a través de la participación en el consorcio o unión temporal, pues tales IVA generados y descontables serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, o por el consorcio o unión temporal (ver parágrafo 1 del art. 11, parágrafo 2 del art. 12 y el parágrafo 1 del art. 13, todos de la Resolución 117). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos
Importante: Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2012 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos,
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Por(ventas(al(16%
La,Y,S.A
La,Q,S.A.
Juan,Gómez
Por(ventas(al(10%
La,Y,S.A
La,Q,S.A.
Juan,Gómez
Por(devol.(De(compras( Gravadas(al(16% La,M,S.A.
24080101
800.411.560(9
890.325.430(9
17.567.456
24080102
800.411.560(9
890.325.430(9
17.567.456
24080103
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Por(compras
La,M,S.A.
La,P,S.A.
La,Y,S.A
Por(importaciones
DIAN
Ivas(comunes(sometidos(a( prorrateo(bimestralmente Papelería,Fina,Ltda
Emcali
IVA(descontable(por( retenciones(de(IVA(al( régimen(simplificado German,Perez
Por(dev.vtas
Juan,Gomez
La,Y,S.A
890.543.235(3
895.657.456(2
800.411.560(9
24080202
800197268(4
24080203
900145321(7
890.399.003(4
24080204
45678920(5
24080205
17.567.456
800.411.560(9
Subotal(de(los(Ivas( generados(en(Devoluciones( en(compras Total(IVA(Desc.
Iva(descontable
24080201
Subtotal(de(los(IVA( generados(en(Devoluciones( en(compras Total(IVA(Gen.
240802
895.657.456(2
24080103
Por(devol.(De(compras( Gravadas(al(10% La,P,S.A.
IVA(Generado
890.543.235(3
IVA(por(pagar
240801
Nombre(
2408
Código((Puc/nit
1.818.245
10.256
0
10.256
1.356.789
0 ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
0 ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
451.200 ,,,,,,,,,,,,,7.500.000,
Valor(base
Estos totales bimestrales deben coinicider con lo llevado al renglón 56 del formulario usado durante el 2012
16.635
2.922.933
18.500
0
0
0
1.300
1.320
0
0
14.320
1.560
1.375.701
1.345.000
1.345.000
15.900
100000
,,,,,,601.500,
2456 ,,,,,,,,,,,8.250,
12345 ,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
10.782
0
0
0
1.300
1.567
1.370
2.346
0
1.499
2.700
71.470
10.000
10000
0
60.150
,,,9.991.000,
1320 ,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
0 ,,,,,,687.500,
0 ,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
13.201
4000
0
4000
1.300
1.345
0
0
0
2.456
4.100
1.109.100
0
0
999.100 ,,,,,,132.200,
0 ,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
110000 ,,,,,,,,96.669,
20.003
0
0
0
1.300
1.134
0
0
0
4.679
12.890
42.143
0
100000
0 ,,,,8.470.350,
,,,,,,,,601.500,
13.220 ,,,,,,,,291.200,
,,23.558.890,
0 ,,,,,,,,,,23.600,
15467 ,,,,,,,,861.325,
3.002.054
6000
2.000
4000
7.800
8.483
2.650
5.491
456.000
24.484
2.491.146
5.616.659
1.365.256
10000
1.355.256
60.150
29.120
2.355.889
3776
137812
1.664.656
IVA
Total(año(de(2012 Valor(base
13.456 ,,10.404.100,
Movimiento( Bimestre(6(de(2012 Valor(base IVA
0 ,,,,,,,,84.100,
Movimiento(Bimestre( 5(de(2012 Valor(base IVA
Este subtotal tendría que concidir con lo llevado a los renglones 55 de los formularios de IVA presentados durante el 2012 y será también el dato que se arroje en la segunda nueva columna que esta vez le agregaron a la estructura del formato 1005
Este subtotal tendría que concidir con lo llevado a los renglones 50 de los formularios de IVA presentados durante el 2012 y será también el dato que se arroje en la segunda nueva columna que esta vez le agregaron a la estructura del formato 1006
De este total del año, se tomará entonces los datos de la sección de IVA generados para hacer con ellos una mini-base de datos y descubrir a los terceros cuyas bases sí igualan o superan el $1.000.000 (a los que sí alcancen ese tope, entonces se les reporta solo sus IVA generados acumulados; ver esa minibase de datos abajo)
Al cerrar cada bimestre y efectuarse el denominado "prorrateo", en esta empresa tomaban uno o varios cualquiera de estos beneficiarios donde se acumularon los IVA comunes transitorios, y a esos que escogían les hacían el respectivo movimiento crédito de la parte que no se podía dejar como IVA descontable en la declaración de IVA y la mandaban a la cuenta del respectivo costo o gasto. De esa forma se logra que al cerrar el bimestre estos terceros quedaban solo con el saldo neto de lo que sí se podía dejar como IVA descontable en las declaraciones de IVA y estos saldos netos también se reportaban en el renglón 53 del formulario bimestral en el cual se reportan los IVA descontables normales.
0
0
0
1.300
1.439
0
0
0
0
13.896
2000
2.000
0
1.300
1.678
1.280
3.145
456.000
1.530
2.456.000
1.200.000
0 ,,,8.406.250,
,,,,,,159.000,
0 ,,,,,,,,15.350,
0 ,,,,,,,,77.156,
Movimiento( Bimestre(4(de(2012 Valor(base IVA
0 ,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
Movimiento(Bimestre( 3(de(2012 Valor(base IVA
1.200.000 ,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
IVA
Movimiento(Bimestre(2(de(2012
Estos totales bimestrales deben coinicider con lo llevado al renglón 51 del formulario usado durante el 2012
Solo para efectos de poder ilustrar una situación particular que se podría presentar en algunas empresas, y que va a quedar reflejada en el formato 1005, vamos a entender que este es un tercero a quien se le hacen ventas (y por eso figura en la zona de los IVA generados), pero al mismo tiempo también se le hacen compras y por tanto, en esta zona de los IVA descontables terminará apareciendo dos veces: la primera en la subcuenta "24080201-IVa descontable por compras" y la segunda en la sub-cuenta "24080205-IVA descontable por devoluciones de ventas". Esto implicará que en el formato 1005 ese mismo tercero tendrá valores tanto en la columna del "IVA des contable por compras" como en la columna de "IVA descontable por devolución en ventas"
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,64.100,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,13.567.890,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,2.820.000,
IVA
Movimiento(Bimestre(1(de(2012 Valor(base
A raíz de lo indicado en el Art.7 de la resolución, será solo en el caso de los IVA generados donde se necesite conocer "la base", para de esa forma reportar solo los detalles de los IVA generados cuya base haya excedido acumuladamente el 1.000.000.Pero en el caso de los IVA descontables, allí no importa conocer la base pues se tendrán que reportar los detalles de la totalidad de los IVA descontables
Supóngase,que,la,empresa,EJEMPLO,S.A.S,,en,sus,cuentas,contables,del,grupo,“2408(IVA,por,pagar”,,registró,a,lo,largo,del,año,2012,, los,siguientes,valores:
Hoja(de(Trabajo(contable(para(recolectar(la(información(básica(que(luego(ha(de(llevarse(al(formato(1005(y(formato(1006,( para(generación(del(reporte(a(que(hace(referencia(el(literal("e"(y("f"(del(artículo(631(del(ET,(información(sobre(Ivas( descontables(y(generados(de(las(declaraciones(del(IVA(año(2012,(según(el(artículo(7(de(la(resolución(117(de(2012
Reportes(de(Información(exógena(Tributaria(a(la(DIAN(año(gravable(2012 reportes(de(Ivas(descontables(y(generados(año(2012ALiteral("e"(y("f"(del(art.631(del(ET Formatos(1005(versión(7,(y(1006(versión(7( (art.(7(Resolución(117(de(octubre(31(de(2012)
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Los datos resaltados en amarillo corresponden a los IVAS generados de los terceros que sí cumplieron con el hecho de que sus valores bases igualaron o superaron el $1.000.000 y por tanto a esos terceros sí se les reporta en forma individualizada en el formato 1006. El valor del registro con nit 222222222 "cuantías menores" se haría por la diferencia que haga falta para completar el total de 5.616.659 como Ivas totales generados del año pero repartiendo ese valor entre la columna "Ivas generados directos" e "Ivas generados en devolución en compras", pues cada columna de esas dentro del formato 1006 tendría que coincidir con las sumas de ciertos renglones de los formularios bimestrales del IVA presentados durante el 2012 (la primera de esas columnas tiene que coincidir con la suma de los valores llevados a los renglones 42 hasta 49 del formulario, y la segunda columna tendría que coincidir con los valores llevados al renglón 50 del formulario) Código PUC 24080101
nombre cuenta Por ventas al 16%
NitNIT 17.567.456
Nombre Juan Gómez
24080102
Por ventas al 10%
17.567.456
Juan Gómez
Total 17.567.456
24080101
Por ventas al 16%
800.411.560-‐9
La Y S.A
24080102
Por ventas al 10%
800.411.560-‐9
La Y S.A
Total 800.411.560-‐9
24080101
Por ventas al 16%
890.325.430-‐9
La Q S.A.
24080102
Por ventas al 10%
890.325.430-‐9
La Q S.A.
Total 890.325.430-‐9
24080103
Por devol. De compras Gravadas al 16%
890.543.235-‐3
Total 890.543.235-‐3
24080103
Por devol. De compras Gravadas al 10%
895.657.456-‐2
Total 895.657.456-‐2
Total general
Base
IVA generado
23.600 3.776 601.500 60.150 625.100 63.926 10.404.100 1.664.656 23.558.890 2.355.889 33.962.990 4.020.545 861.325 137.812 291.200 29.120 1.152.525 166.932
La M S.A.
8.470.350 1.355.256 8.470.350 1.355.256
La P S.A.
100.000 100.000
10.000 10.000 5.616.659
Con los datos de los IVA descontables también se puede elaborar otra base de datos como la que se ilustra a continuación y al organizarla por tercero nos serviría simplemente para ver si un mismo tercero tiene valores al mismo tiempo en los "IVA descontables directos" y en los "IVA descontables por devoluciones en ventas". En nuestro caso esa situación se dio con el tercero "LA Y S.A." y por tanto el valor del "IVA descontable por devolución en ventas" se debe reportar en la columna especial que para tales efectos tiene diseñada el formato 1005. En este formato no es posible usar el NIT "222222222 Cuantías menores" excepto en el caso de empresas que utilizan tiquetes de máquina registradora en sus ventas y por tanto el IVA generado en el formato 1006 y el IVA descontable de la devolución de esas ventas en el formato 1005 se pueden reportar con el NIT "222222222" (ver inciso segundo en el numeral 1 y el inciso segundo en el numeral 2, ambos numerales del art. 7 de la resolución 117). Código PUC
nombre cuenta
NitNIT
Nombre
IVA descontable
24080205
Por dev.vtas
17.567.456
Juan Gómez
4.000
24080204
45678920-‐5
Germán Pérez
7.800
24080201
IVA descontable por retenciones de IVA al régimen simplificado Por compras
800.411.560-‐9
La Y S.A
456.000
24080205
Por dev.vtas
800.411.560-‐9
La Y S.A
2.000
24080202
Por importaciones
800197268-‐4
DIAN
5.491
24080203
890.399.003-‐4
Emcali
8.483
24080201
IVA comunes sometidos a prorrateo bimestralmente Por compras
890.543.235-‐3
La M S.A.
24080201
Por compras
895.657.456-‐2
La P S.A.
24080203
IVA comunes sometidos a prorrateo bimestralmente
900145321-‐7
Papelería Fina Ltda
2.491.146 24.484 2.650
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Al llevar las informaciones anteriores al archivo del prevalidador tributario, los archivos para construir los formatos 1006 (IVA generados) y 1005 (IVA descontables) se verían así:
1006-‐IVA Generado Tipo de Numero de Dv Primer1apellido documento identificación1 del1informado
31 31 31
800411560 890325430 890543235
43
222222222
136
Segundo1 Apellido
Primer1 Nombre
Otros1 Nombres
Razon1Social
9 9 3
Este total no se calcula dentro del formato 1006 cuando se diligencia la información en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dónde sale ese dato de Control que esta vez se quedará reflejando en la parte del "encabezado" en el formato 1006 cuando quede generado en el estandar XML
impuesto1 generado
Iva generado por1 devoluciones1 en1compras
La+Y+SA 4020545 0 La+Q+SA 166932 0 La+M+SA 0 1355256 CUANTIAS+ 63926 10000 MENORES Total 111111114.251.403 1111111111.365.256 Total+las+dos+columnas 111111111 5.616.659 Estos "totales" no se calculan dentro del formato 1006 cuando se diligencia el prevalidador tributario de la DIAN. Solo los mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el formato 1006 sí están completos y correctos.
Este total tendría que coincidir con la cifra total de sumar el renglón 50 en todas las declaraciones de IVA presentadas durante el 2012
Este dato total de esta primer columna tendría que conicidir con la cifratotal de sumar los renglones 42 hasta 49 de los formularios bimestrales del IVA del 2012
1005-‐IVA descontables: Tipo de Numero de Dv documento identificación1 del1informado
Primer1 apellido
31 31 31 13 31 31 31
890543235 895657456 800411560 17567456 45678920 80197268 890399003
3 2 9
31
900145321
7
Segundo1 Apellido
Gomez 5 Pérez 4 4
230 Este total no se calcula dentro del formato 1005 cuando se diligencia la información en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dónde sale ese dato de Control que esta vez se quedará reflejando en la parte del "encabezado" en el formato 1005 cuando quede generado en el estandar XML
Primer1 Nombre
Otros1 Nombres
Razon1Social
Impuesto1 descontable
La+M+SA La+P+SA La+Y+SA Juan Germán
Iva1 descontable1 por1 devoluciones1 2491146 en1ventas1 0 24484 0 456000 2000 0 4000 7800 5491 0 8483 0
DIAN EMCALI Papelería+Fina+ 2650 0 Ltda Total 1111111111111 2.996.054 111111111111111 6.000 Total+de+las+dos+columnas 111111111 3.002.054 Estos "totales" no se calculan dentro del formato 1005 cuando la información se diligencia en el prevalidador tributario de la DIAN. Solo los mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el formato 1005 sí están completos y correctos.
Este total tendría que coincidir con la cifra total de sumar el renglón 55 en todas las declaraciones de IVA presentadas durante el 2012
Este dato total de esta primer columna tendría que conicidir con la cifratotal de sumar los renglones 52 hasta 54 de los formularios bimestrales del IVA del 2012
128 | a c t u a l i c e s e . c o m
Y al convertir esas mismas informaciones en archivos con el estándar XML, se obtendrían dos archivos así: Para el formato 1006 un archivo titulado Dmuisca_010100607201300000001.xml, y que se vería así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación): -‐ -‐ 2013 1 1006 7 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 136 4
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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-‐ -‐ 2013 1 1005 7 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 230 8
Para el formato 1005 un archivo titulado Dmuisca_010100507201300000001-‐xml, y que se vería así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
9.7 Reporte literal “g” – Ingresos recibidos para terceros durante el 2012. Art. 16 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1647, versión 1 A continuación se mostrará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “g” del artículo 631, sobre los dineros que durante el año 2012 recibía en calidad de ingresos para terceros. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1647 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel en la cual se muestre el movimiento total del año 2012 para las cuentas auxiliares del pasivo donde se registraban los “ingresos recibidos para terceros”, asegurándose de que exista suficiente detalle sobre quiénes eran los terceros a cuyo nombre se recibían los ingresos y quiénes las personas o entidades que entregaban los dineros con destino a cada uno de esos terceros. Los datos de los ingresos recibidos por cuenta de un tercero se deben reportar sin importar que a diciembre 31 de 2012 ya se le hayan entregado al tercero todos los valores que se le recaudaron durante el 2012 y que por tanto el pasivo con ese tercero esté en ceros (Importante: quienes entregan este reporte en el formato 1647 no se deben confundir con los que hayan sido mandatarios en contratos de mandato, ni con los miembros encargados de facturar en los
2.
consorcios y uniones temporales, ni con los operadores de contratos de exploración, ni con las sociedades fiduciarias administradoras de patrimonios autónomos, pues todos ellos tiene otros reportes especiales para elaborar con los ingresos que recibían para terceros según lo indicado en los arts. 11 a 14de la Resolución, y en esos reportes se debe detallar hasta el IVA generado que se originaba sobre tales ingresos. Por tanto, este reporte lo entregan personas o entidades tales como las agencias de viajes que trabajan para las aerolíneas o los concesionarios que trabajan para las fábricas de autos, pues ellos actúan bajo la figura de un contrato de intermediación comercial facturando el ingreso, pero entendiendo que todo el ingreso (o gran parte de él) era para el tercero que les encomendó la tarea de facturar sus ingresos. Ese tercero, entonces (la aerolínea o la fábrica de carros), en su formato 1007 dirá que sus ingresos los obtuvo con la agencia de viajes o con el concesionario (ver art. 433 y 455 del E.T. el art. 8 del Decreto 1165 de 1996 y la pregunta No. 2 en el concepto DIAN 007024 de enero de 2007). De esa relación anterior se tendrá que reportar a la totalidad de las personas o entidades que entregaban los dineros para el tercero (sin importar su monto).
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Reportes0de0Información0exógena0Tributaria0a0la0DIAN0año0gravable02012 Reportes0de0Ingresos0recibidos0para0terceros0durante0el02012=Literal0"g"0del0art.6310del0ET Formato01647,0versión01 (art.0160Resolución01170de0octubre0310de02012) Ejemplo de cómo luciría el detalle de las cuentas del pasivo en las cuales se manejaron los dineros de ingresos recibidospara terceros durante el año 2012 en la contabilidad de laempresa EL EJEMPLOS.A.S, nit 890.000.000=1, ubicada en la Cra 45 #45=45 de0Bogotá,0la0cual0es0una0agencia0de0viajes0que0en0el020110tuvo0ingresos0brutos0propios0superiores0a0$100.000.0000y0que0durante0 el 2012 facturó ingresos para las aerolineas bajo la figura de un contrato de intermediación comercial (ver art. 433 y 455 del E.T.,00el0art.80del0decreto011650de019960y0la0pregunta0No.020en000el0cocecepto0DIAN00070240de0enero0de02007)
Si el ingreso recibido para el tercero era un ingreso que se recibía junto con IVA, en este caso la DIAN solo pidió reportar los ingresos sin ese IVA pues cada uno de esos terceros para quienes se recibió el ingreso hará lo mismo en su formato 1007 (reportará el ingreso antes de IVA que fue facturado mediante este reportante intermediario; ver art 6 de la resolución). Por tanto, debemos asumir que estos valores registrados en estas cuentas del grupo 281505 son los valores facturados por cuenta del tercero antes de IVA y que el IVA está reconocido en otra cuenta también del pasivo
Código0PUC
Nombre0cuenta/nombre0del0 Tercero
Movimientos00 Movimiento00 Saldo0Conta.00A0dic0de0 Saldo0Conta.0A0dic0 Debitos0de0 Créditos0de0 2011 de02012 ene0a0dic ene0a0dic
Ajustes0para0llegar0a0 saldos0fiscales Db
281505 28150501 SI Pag 80045632199 890.777.999 28150502 SI Pag 890.341.33391 7.493.444 28150503 SI Pag 13.456.789 66.325.587
ingresos0recibidos0para0terceros A0Favor0de0Avianca,0nit0 890.100.577=6 Saldo'Ini. Pagos Reyes'SA La'R'S.A. Subtotal0saldo0Avianca A0Favor0de0Aires0S.A.,0nit0 890.794.196=6 Saldo'Ini. Pagos Magos'S.A. Jose'H.'Zuluaga Subtotal0saldo0Aires A0Favor0de0Copa0Airlines0Colombia,0 nit0800.185.781=1 Saldo'Ini. Pagos Raul'Paz Eliana'Gomez Subtotal0saldo0Copa0Airlines
Saldos0fiscales0 a0dic0de02012
Cr
'''''''''''''''''''''''1.450.000' ''''''1.450.000' '''''''''600.000' ($600.000) '''''''''''''''''''''''''''''''''''9''' '''''''''300.000' '''''''''''''''''300.000' '''''''''500.000' '''''''''''''''''500.000' 0000000000000000200.0000
($600.000) $300.000' $500.000' $200.0000
'''''''''''''''''''''''2.345.000' ''''''2.345.000' ''''''7.456.000' ($7.456.000) '''''''''''''''''''''''''''''''''''9''' '''''''3.456.000' ''''''''''''''3.456.000' '''''''4.567.099' ''''''''''''''4.567.099' 0000000000000000567.0990
($7.456.000) $3.456.000' $4.567.099' $567.0990
'''''''''''''''''''''''3.456.000' ''''''3.456.000' ''''''1.134.679' ($1.134.679) '''''''''''''''''''''''''''''''''''9''' '''''''''789.000' '''''''''''''''''789.000' '''''''''345.679' '''''''''''''''''345.679' $00
($1.134.679) $789.000' $345.679' $00
Todos'los'datos'resaltados'en'amarillo'son'los'que'se'deben'llevar'hasta'el'formato'1647 No importa que a dic.31 de 2012 no se tengan valores adeudados a Copa Airlines, pues lo que se va a reportar es a los terceros a los que durante el 2012 se facturaron inresos que pertenecían a Copa Airlines
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4070 4070 4070 4070 4070 4070
31 31 31 31 13 13
800456321 9 890777999 6 890341333 1 7493444 7 13456789 66325587
Zuluaga Paz Gómez
Marín
José Raúl Eliana
Hernando
Reyes/S.A. La/R/S.A. Magos/S.A.
Total
169 169 169 169 169 169
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la información. Pero sí se genera cuando la información se convierte a un archivo en el estándar XML. Por tanto, solo lo ponemos acá para que quien estudie en forma completa el ejemplo se de cuenta entonces de dónde saldría ese valor total que se muestra en el archivo XML.
Tipo de Numero de Primer6 Segundo6 Primer6 Segundo6 Razón social Dirección documento6 identificación del apellido del apellido del nombre del nombre del del tercero del tercero tercero6 tercero6 tercero6 tercero6 tercero6 beneficiario6 beneficiario6 beneficiario del beneficiario6 beneficiario6 beneficiario6 beneficiario6 del6ingreso del6ingreso ingreso del6ingreso del6ingreso del6ingreso del6ingreso 300000 31 890100577 Avianca/S.A. AV/CL./26/NO./59=15 500000 31 890100577 Avianca/S.A. AV/CL./26/NO./59=15 3456000 31 890794196 Aires/S.A. Av/CL./26/NO./46=15 4567099 31 890794196 Aires/S.A. Av/CL./26/NO./46=15 789000 13 800185781 Copa/Airlines CRA./103/NO./25F=12 345679 13 800185781 Copa/Airlines CRA./103/NO./25F=12 9.957.778
11 11 11 11 11 11
001 001 001 001 001 001
169 169 169 169 169 169
Código6 Código6 País de Departame municipio residencia6 nto o6 domicilio
Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1647 se vería así:
Concepto Tipo de Numero de Dígito6 Primer6 Segundo6 Primer6 Otros6 Razón6 País de Ingresos6 Documento Identificación de6 apellido del apellido6 nombre del nombres del social del residencia o recibidos6 Verific informado del6 informado informado informado domicilio para6tercero ación Informado
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Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_010164701201300000001.xml, los datos de ese archivo se verán así (nota: el dato “Año” siempre será el año en que se entrega la información”. Véase más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación): -‐ -‐ 2013 1 1647 1 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 9957778 6
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9.8 Reporte literal “h” -‐ cuentas por pagar a Diciembre 31 de 2012.,Art. 8 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1009 versión 7 A continuación se mostrará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “h” del artículo 631, sobre saldos de sus pasivos fiscales a DiciembreDiciembre 31 de 2012. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1009 fueron: A continuación se mostrará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “h” del artículo 631, sobre saldos de sus pasivos fiscales a Dic. 31 de 2012. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1009 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los códigos contables y nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios y los saldos fiscales a Dic. de 2012 para todas las cuentas por pagar (incluido hasta el pasivo del calculo actuarial si la entidad lo maneja), y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad o persona reportante haya llevado al renglón de "total pasivos" de su formulario para declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012. 2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2012 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, en ese caso se retirarían esos pasivos existentes fiscalmente a dic. 31 de 2012 pero que fueron originados en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato o los contratos de exploración, o los consorcios y uniones temporales pues tales cuentas por pagar serán reportadas únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, o por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participaron (ver parágrafo 1 del art.11, el parágrafo 2 del art. 12 y el parágrafo 1 del Art.13, todos en la resolución 117). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consrocio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. 3. Con los pasivos que queden, y sin incluir la cuenta de "pasivo del cálculo actuarial" (ya que ese pasivo se reportará en su totalidad con el nit del informante"), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable
de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a dic. de 2012. 4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el nit” (sin importar que se mezclen nits de beneficiarios ubicados en el exterior con nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estuvieron sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por pagar al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior. 5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal” por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon saldos superiores a $1.000.000 (o iguales o superiores a $5.000.000, según le toque hacer el reporte a cada informante) involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2012. 6. Luego, a esos que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque sus saldos acumulados reuniendo todas las cuentas por pagar en que figuran sí fueron superiores 1.000.000, o superiores a los $5.000.000), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2012") 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a dic. de 2012” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las "cuantías menores" dentro de cada concepto (es decir, las "cuantías menores de proveedores", o las "cuantías menores de obligaciones financieras", etc.), lo que se hace es hacer otra vez el ordenamiento de la base de datos pero usando como criterio el “el Código PUC de la cuenta”.
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012 Reportes(de(Información(exógena(Tributaria(a(la(DIAN(año(gravable(2012 Reportes(de(Cuentas(por(pagar(a(dic.31(de(2011CLiteral("h"(del(art.631(del(ET Formato(1009(versión(7 (art.(8(Resolución(117(de(octubre(31(de(2012) Ejemplo de cómo luciría el balance de prueba del año 2012 con las valores registrados en todo tipo de cuentas por pagar a diciembre 31, para(la(Sociedad(EL(EJEMPLO(S.A.S,(nit(890.000.000C1,(ubicada(en(la(Cra(45(#45C45(de(Bogotá
Código(PUC
Nombre(cuenta/nombre(del( Saldo(Conta.(A( Tercero dic(de(2012
Ajustes(para(llegar(a( saldos(fiscales Db
210505
890.245.675 211505
--------------1.000.000-
Su-financiamiento Otras(obligaciones( fiancierasCSocios(y( accionistas La-R-S.A. ProveedoresCNacionañes La-X-S.A.
---------5.670.000-
--------------5.670.000-
---------3.670.000-
--------------3.670.000-
---------3.200.000-
--------------3.200.000-
---------5.467.000-
--------------5.467.000-
---------3.200.000-
--------------3.200.000-
800197268C4 236801 899.999.061 237005 890.890.900 237010
La-T-SA ProveedoresCCompañias( VinculadasCNacionales La-R-S.A. Cuentas(corrientes(ccialesC Casa(matriz(en(el(exterior La-Z-INC. Cuentas(por(pagarCCias( vinculadas La-W-S.A. Costos(y(gastos(por(pagarC Honorarios Consultores-SA Jorge-Vives Deudas(con(accionistas La-R-S.A. Retefuente(por(pagarC Salarios DIAN Retefuente(por(pagarC Honorarios DIAN ReteIVA(por(pagarCAl( regimen(comun DIAN Rete(ICA(por(pagar Secret-Hacien-Bogota Aportes(a(EPS S.O.S.-Comfandi Aportes(a(ICBF,(Sena(y(Caja
899999239C2 899.999.034C1 890.303.208 238095 16.788.889 240405
890.777.999 220505 890.222.333 890.222.833 222505 890.777.999 231001 999.999 231501 890.999.000 233525
El pasivo del impuesto de IVA por pagar se manejará aquí con un único beneficiario (DIAN) pues es a la DIAN a quien en verdad se debe ese pasivo.
El total de este pasivo (que es el único pasivo que siendo simplemente estimado se acepta fiscalmente) se informará con el nit de la entidad informante (concepto 2207)
Cr
---------1.000.000-
890.234.567 219520
Aunque en la contabilidad estas cuentas del pasivo de retenciones en la fuente por pagar (cuentas 2365 y 2367) se manejan con muchos terceros, para efectos de este reporte el saldo de esas cuentas a dic. 31 de 2012 en esta hoja de trabajo se manejará con un ú nico beneficio (DIAN), pues es a la DIAN a la que se debe ese valor que en esas cuentas figure como saldo por pagar a dic.31 de 201 2 . Y si es el pasivo de la cuenta 2 368 (por retenciones de ICA por pagar) se usará también un único beneficiario(la secretaría de hacienda del municipio al que se deba pagar ese pasivo). Adviértase además que estos tipos de pasivos por retenciones por pagar no se reporta en el formato 1009 como si fuese un "pasivo por impuestos" (concepto 2204) sino como "los demás pasivos" (concepto 2226)
Obligaciones(FinancierasC Bancos(nacionalesC Sobregiros Bco-Bgta. Obligaciones(FinancierasC Corporaciones(FinancierasC Pagarés
Saldos(fiscales(a( dic(de(2012
890.310.420C1 16.890.320 235505 890.777.999 236505 800197268C4 236515 800197268C4 236701
800197268C4 2408 800197268C4 2412 899.999.061 251005 14.325.567 13.456.789 66.325.587 61.456.719 251505 14.325.567 13.456.789 66.325.587 61.456.719 252505 14.325.567 13.456.789 66.325.587 61.456.719 260505 16.788.889 2620 890.000.000 272505 890.000.000 281505 -----------18.904.567291501 -----------18.904.567-
---------2.000.000-
------2.000.000-
--------------------------C---
---------5.000.000-
--------------5.000.000-
---------2.567.900---------3.245.000-
--------------2.567.900--------------3.245.000-
---------3.200.000-
--------------3.200.000-
---------2.567.000-
--------------2.567.000-
---------3.900.000-
--------------3.900.000-
---------2.800.000-
--------------2.800.000-
---------5.000.000-
--------------5.000.000-
---------2.300.000-
--------------2.300.000-
ICBF SENA Comfandi Acreedores(VariosCOtros
---------1.234.000------------900.000---------1.900.000-
--------------1.234.000-----------------900.000--------------1.900.000-
Juan--Valdez-Pérez Impuesto(de(renta(por( pagarCVigencia(Cte. DIAN Iva(por(pagar DIAN Indus(y(ccio(por(pagar Secret-Hacien-Bogota Cesantías(por(pagar Juan-Ruiz Raul-Paz Eliana-Gomez María-GómezInter(sobre(Cesantías(por( pagar Juan-Ruiz Raul-Paz Eliana-Gomez María-GómezVacaciones(consolidadas Juan-Ruiz Raul-Paz Eliana-Gomez María-GómezPasivo(estimadoCIntereses Juan--Valdez-Pérez Pensiones(de(Jubilación
---------5.100.000-
--------------5.100.000-
---------3.700.000-
--------------3.700.000-
---------4.568.000-
--------------4.568.000-
---------2.300.000-
--------------2.300.000-
---------1.200.000---------5.000.000------------500.000------------500.000-
--------------1.200.000--------------5.000.000-----------------500.000-----------------500.000-
---------1.200.000---------3.000.000------------500.000------------500.000-
--------------1.200.000--------------3.000.000-----------------500.000-----------------500.000-
------------600.000---------1.500.000------------250.000------------250.000-
-----------------600.000--------------2.500.000-----------------250.000-----------------250.000-
El-Ejemplo-S.A.S Impuestos(diferidosC Depreciacion(flexible El-Ejemplo-S.A.S Valores(recibidos(para( terceros Miguel-Herández-Gomez Papeles(comerciales Miguel-Herández-Gomez
---------1.500.000-
------------250.000-
---------1.500.000-
---------250.000-
--------------------------C---
--------------1.500.000-
------1.500.000-
--------------------------C---
---------4.309.000-
--------------4.309.000-
---------2.456.000-
--------------2.456.000Total
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------------96.753.900-
Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante que ese pasivo que se declarará fiscalmente y que también se llevará al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que sí figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad pues solo así habrá cruce de información cuando el banco reporte a esta entidad como su "deudor". Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables (y que surgen por causa de los cheques girados y pendientes de cobro), en ese caso no sería correcto reportar que el tercero de ese tipo de pasivos sería el banco (pues puede que incluso en el banco el saldo sea hasta positivo). Ni tampoco sería correcto decir que se reportaría con los nits de los titulares a quienes se dieron los cheques y que están pendientes de cobro pues esos terceros ya no tienen en sus contabilidades ninguna "cuenta por cobrar" y hasta incluso pudieron haber endosado a otros dichos cheques. Es por ello que el art.268 del ET indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar fiscalmente por el saldo en bancos (extracto) y no por el saldo en libros de contabilidad. Si el saldo es positivo en el extracto, ese mismo saldo del extracto se declará en la renta como un activo. Y si el saldo es negativo en el extracto, ese mismo saldo se denunciará en la renta como pasivo.
Tratándose de la declaración de sucursales de sociedades extranjeras, los pasivos con la casa matriz en el exterior no se aceptan fiscalmente (aunque el costo o gasto sí se acepte; ver art.287 del ET).
Para efectos fiscales, ningún pasivo estimado (cuentas del grupo26 en el PUC de comerciantes) es aceptado fiscalmente. La única excepción sería el pasivo del calculo actuarial, cuenta PUC 2620
Este pasivo no es un pasivo real con un beneficiario externo real. Por tanto no se acepta fiscalmente
En el formato 1009 solo se reportará el saldo final que a dic.31 se esté debiendo a esos terceros bajo cuyo nombre se recibieron dineros durante el año. Pero en el formato 1647 (mencionado en el art. 16 de la resolución 117) se reportará el detalle sobre cuáles personas entregaban los dineros a lo largo de todo el 2012 y para quién eran esos dineros, sin importar que a dic. 31 este pasivo haya podido quedar en ceros
Este saldo tiene que coincidir con el llevado al renglón de "total pasivos" de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2012 de la entidad o persona informante. En este ejemplo, como el total de pasivos fiscales a dic. 31 de 2012 no supera $500.000.000, en ese caso la empresa solo tendrá que detallar en forma individualizada dentro del formato 1009 a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000. Si el total de pasivos hubiera sido superior a $500.000.000, en ese caso se tendría que haber reportando en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000.
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012 A partir de esa hoja de trabajo anterior, se hará entonces una organización de las cuentas por pagar (sin incluir la cuenta de "provisión para pensiones de jubilación") y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre31 de 2012. Así se podrá saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las distintas cuentas por pagar, termina acumulando saldos superiores a 1.000.000 (o a $5.000.000, según lo que le corresponda informar a cada reportante) o más. Los que sí cumplen con esa condición, son los que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1009. Los datos que no quedaron resaltados fueron entonces reportados como cuantías menores dentro de cada concepto diseñado por la DIAN. Saldos fiscales a dic Código PUC Nombre cuenta NitNIT Nombre del Tercero de 2012 210505 Obligaciones financieras-‐bancos 890.245.675 Bco. Bgta. 1.000.000 nacionales-‐sobregiros 211505 Obligaciones financieras-‐ 890.234.567 Su financiamiento 5.670.000 corporaciones financieras-‐pagarés 219520
Otras obligaciones financieras-‐ Socios y accionistas
890.777.999
La R S.A.
3.670.000
220505
Proveedores-‐nacionales
890.222.333
La X S.A.
3.200.000
220505
Proveedores-‐nacionales
890.222.833
La T SA
5.467.000
222505
Proveedores-‐compañías vinculadas-‐nacionales
890.777.999
La R S.A.
3.200.000
231501
Cuentas por pagar-‐cias vinculadas
890.999.000
La W S.A.
5.000.000
233525
Costos y gastos por pagar-‐ honorarios
16.890.320
Jorge Vives
3.245.000
233525
Costos y gastos por pagar-‐ honorarios
890.310.420-‐1
Consultores SA
2.567.900
235505
Deudas con accionistas
890.777.999
La R S.A.
3.200.000
236505
Rete fuente por pagar-‐salarios
800197268-‐4
DIAN
2.567.000
236515
Rete fuente por pagar-‐honorarios
800197268-‐4
DIAN
3.900.000
236701
ReteIVA por pagar-‐al régimen común
800197268-‐4
DIAN
2.800.000
236801 237005 237010
Rete ICA por pagar Aportes a EPS Aportes a ICBF, Sena y Caja
899.999.061 890.890.900 890.303.208
Secret Hacien Bogotá S.O.S. Comfandi Comfandi
5.000.000 2.300.000 1.900.000
237010
Aportes a ICBF, Sena y Caja
899.999.034-‐1
SENA
237010
Aportes a ICBF, Sena y Caja
899999239-‐2
ICBF
1.234.000
238095
Acreedores Varios-‐Otros
16.788.889
Juan Valdez Pérez
5.100.000
240405
Impuesto de renta por pagar-‐ Vigencia Cte.
800197268-‐4
DIAN
3.700.000
2408
IVA por pagar
800197268-‐4
DIAN
4.568.000
2412
Indus y ccio por pagar
899.999.061
Secret Hacien Bogotá
2.300.000
251005
Cesantías por pagar
13.456.789
Raúl Paz
5.000.000
251005
Cesantías por pagar
14.325.567
Juan Ruiz
1.200.000
251005
Cesantías por pagar
61.456.719
María Gómez
251005
Cesantías por pagar
66.325.587
Eliana Gómez
251505
Inter. sobre cesantías por pagar
13.456.789
Raúl Paz
3.000.000
251505
Inter. sobre cesantías por pagar
14.325.567
Juan Ruiz
1.200.000
251505
Inter. sobre cesantías por pagar
61.456.719
María Gómez
500.000
251505
Inter. sobre cesantías por pagar
66.325.587
Eliana Gómez
500.000
252505
Vacaciones consolidadas
13.456.789
Raúl Paz
252505
Vacaciones consolidadas
14.325.567
Juan Ruiz
600.000
252505
Vacaciones consolidadas
61.456.719
María Gómez
250.000
252505
Vacaciones consolidadas
66.325.587
Eliana Gómez
250.000
281505
Valores recibidos para terceros
18.904.567
Miguel Hernández Gómez
4.309.000
291501
Papeles comerciales
18.904.567
Miguel Hernández Gómez
2.456.000
900.000
500.000 500.000
2.500.000
| a c t u a l i c e s e . c o m 137
31
43 31 31
31
43 31
31
13
43 13 13 31
31
43
31
2201
2201 2202 2202
2203
2203 2204
2204
2205
2205 2206 2206 2206
138 | a c t u a l i c e s e . c o m
2206
2206
2207
890000000
222222222
899999061
222222222 18904567 16788889 800197268
13456789
899999061
222222222 800197268
890234567
222222222 890777999 890999000
890222833
1
4
4
8
6 7
0
Hernández Valdez
Paz
Concepto Tipo de Numero de Dv Primer2apellido documento identificación2 del2informado
Gómez Pérez
Miguel Juan
Raúl
Calle)45)301 10 Cra)45)#45) 45 Cra)70)34134 Cra)56)78190 Cra)8)6)64
Cra)30)24190
Cra)45)#45) 45 Cra)8)6)64
Cra)90)67130
Cra)89)45160 Cra)45)#45) 45 Cra)7)9120 Cra)50)45110
Dirección
11
11
11
11 11 76 11
76
11
11 11
11
11 05 11
11
001
001
001
001 001 001 001
001
001
001 001
001
001 001 001
001
Cód..2Dpto. Cód..2 Mcipio.
Totales
169
169
169
169 169 169 169
169
169
169 169
169
169 169 169
169
1500000 222222222 96.753.900
12146900
5000000
5500000 6765000 5100000 9267000
10500000
2300000
1000000 8268000
5670000
3200000 10070000 5000000
5467000
País de Saldo2de2cuentas2 residencia2 por pagar a o2domicilio dic.31
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la información. Pero sí se genera cuando la información se convierte a un archivo en el estándar XML. Por tanto, solo lo ponemos acá para que quien estudie en forma completa el ejemplo se de cuenta entonces de dónde saldría ese valor total que se muestra en el archivo XML.
DIAN Secreta)Haci)de) Cra)30)24190 Bogotá Cuantías) Cra)45)#45) Menores 45 Cra)45)#45) El)Ejemplo)S.A.S. 45
Cuantías) Menores
La)T)SA Cuantías) Menores La)R)S.A. La)W)S.A. Su) Financiamiento) SA Cuantías) Menores DIAN Secreta)Haci)de) Bogotá
Segundo2Apellido Primer2Nombre Otros2Nombres Razón2Social
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1009 se vería así:
-‐ -‐ 2013 1 1009 7 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 96753900 16
Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_010100907201300000001.xml, los datos de ese archivo se verían así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
| a c t u a l i c e s e . c o m 139
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
9.9 Reporte literal “i”. -‐ cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012., Art. 9 de la Resolución 117 de 2012, Formato 1008 versión 7 Se mostrará un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “i” del artículo 631, sobre las saldos de sus cuentas por cobrar fiscales a Dic. 31 de 2012. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1008 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los saldos fiscales a dic. de 2012 para todas las cuentas por cobrar, incluida la provisión sobre cuentas por cobrar, y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al renglón 34 de su formulario para declaración de renta por el año gravable 2012. Si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2012, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total respectivo de cuentas por cobrar que la persona incluirá dentro del renglón 32 de su formulario 210. 2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2012 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, en ese caso se retirarían esas cuentas por cobrar que le figuran a Dic. 31 de 2012 pero que fueron originadas en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato o los contratos de exploración, o los consorcios y uniones temporales pues tales cuentas por pagar serán reportados únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato o por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participaron (ver parágrafo 1 del Art. 11, parágrafo 2 del Art. 12 y parágrafo 1 del Art. 13, todos en la Resolución 117). Como sea, la resolución no aclara lo que pasaría si sucedió que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del Art. 2 Resolución 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consrocio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y sí le tocaría hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos 3. Con las cuentas por cobrar que quedan, y sin incluir la cuenta de provisión fiscal de deudores a Dic. 31 (pues ella se reportará detallada con sus terceros pero sin que los saldos de ellos en esta cuenta se mezclen con los saldos que tengan en las demás cuentas) se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a Dic. de 2012.
4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit (sin importar que se mezclen Nit de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el Código PUC de la cuenta. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 están sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por cobrar a que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior. 5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal”, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon $5.000.000 o más, involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2012. 6. Luego, a esos que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte porque sus saldos acumulados, reuniendo todas las cuentas por cobrar en que figuran, sí fueron iguales o superiores a $1.000.000 (o a $5.000.000, según la tarea que tenga el reportante ), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2012"). 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a Dic. de 2012” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las "cuantías menores" (las "cuantías menores de cuentas por cobrar clientes", las "cuantías menores de las cuentas por cobrar a socios y vinculados", etc.), se el ordena usando como criterio el Código PUC de la cuenta.
140 | a c t u a l i c e s e . c o m
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Reportes&de&Información&exógena&Tributaria&a&la&DIAN&año&gravable&2012 Reportes&de&Cuentas&por&cobrar&a&dic.31&de&2012TLiteral&"i"&del&art.631&del&ET Formato&1008,&versión&7 (Art.&9&Resolución&117&de&Octubre&31&de&2012) Ejemplo&de&cómo&luciría&el&balance&de&prueba&del&año&2012&con&las&valores®istrados&en&cuentas&de&todo&tipo& de&cuentas&por&cobrar&a&diciembre&31,¶&la&Sociedad&EJEMPLO&S.A.S,&ubicada&en&la&Cra&45-T45&de&Bogotá
Código&PUC/nit
130505
Nombre&cuenta/nombre&del& Tercero
Saldo&Conta.&A&dic& de&2012
Ajustes¶&llegar&a&saldos& fiscales Db Cr
Saldos&fiscales&a&dic&de& 2012
Clientes
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!16.793.233! Juan!Miguel!Pérez
!!!!!!!!!!!!!!!!!!1.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!890.456.783! La!Q!S.A.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!2.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!2.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!834.567.908! La!N!S.A.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.450.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.450.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!18.904.567! Miguel!Hernández!Gómez
!!!!!!!!!!!!!!!!!!7.309.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!7.309.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!890.567.345! La!F!S.A.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.459.087!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.459.087!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!5.670.000!
131015
Cuentas&Ctes&ComercialesT Accionistas
999.998
La!LLLL!Inc.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!5.670.000!
890.222.333
La!X!S.A.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!800.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!800.000!
890.222.833
La!T!SA
!!!!!!!!!!!!!!!!10.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!10.000.000!
131505 999.999
Cuentas&por&cobrarTA&Casa&MatrizT Por&ventas La!Z!INC.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!920.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!920.000!
132005
Vinculados&económicos
890.777.999
La!R!S.A.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!900.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!900.000!
890.999.000
La!W!S.A.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!4.500.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!4.500.000!
132510
Cuentas&por&cobrar&a&socios&y& accionistas
890.245.675
Bco!Bgta.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.000.000!
890.211.333
Bco!BVBA
!!!!!!!!!!!!!!!!!!6.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!6.000.000!
133005
Anticipos&y&AvancesTA&proveedores
14.325.567
Juan!Ruiz
!!!!!!!!!!!!!!!!14.400.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!14.400.000!
13.456.789
Raúl!Paz
!!!!!!!!!!!!!!!!36.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!36.000.000!
133510
DepósitosTPara&servicios
14.325.567
Juan!Ruiz
!!!!!!!!!!!!!!!!!!1.200.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1.200.000!
13.456.789
Raúl!Paz
!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!3.000.000!
134510
Ingresos&por&cobrarTIntereses !!!!!!!!!!!!!!!!!!1.309.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1.309.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!2.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!2.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!1.200.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1.200.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!2.400.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!2.400.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!4.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!4.000.000!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!18.904.567! Miguel!Hernández!Gómez 135515
Anticipos&de&impuestosTRtefuentes
800197268S4
DIAN
136095
ReclamacionesTOtras
14.325.567
Juan!Ruiz
137005
Prestamos&a&particularesTcon& garantía&real
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!834.567.908! La!N!S.A. 138095
En años anteriores, la DIAN pedía que todo el saldo de la cuenta de provisiones sobre cuentas por cobrar se reportara con un único beneficiario, a saber, el nit del propio reportante de la información exógena. Pero esta vez ha vuelto a pedir que ese saldo total (sin importar si la provisión fue estimada con el método de "provisión general" o de "provisión individual") se debe discriminar con el nit de los diferentes deudores. En consecuencia, este saldo que se tenga por cada tercero en esta cuenta de provisiones no se mezclaría con los demás saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a dic.31 (pues si se mezclara, y reportáramos un "saldo neto de la cuenta por cobrar", eso no tendría cruce de información con el reporte que a su vez hará ese mismo tercero de lo que para él viene siendo un "pasivo"; ese tercero no le hace "provisiones" a sus pasivos). Esta cuenta de provisiones se reportará entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos superiores a 1.000.000 (o a $5.000.000 según el tipo de reportante) y quedando los demás reportados con el nit 222222222
El art.145 del E.T. indica que fiscalmente no se aceptan provisiones sobre cuentas por cobrar con socios o vinculados económicos
Deudores&VariosTOtros
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!890.456.783! La!Q!S.A. 139905
Normalmente las cuentas 135515 y 135517 quedan en ceros a dic.31 pues su saldo se cruza contra los pasivos por impuestos. Pero si no lo hicieran, y esas cuentas están reflejando saldos por todos esos distintos terceros que le hicieron las retenciones a la empresa, en ese caso todos esos terceros, para efectos del reporte de cuentas por cobrar, se agruparían con uno solo tercero, a saber, la DIAN
ProvisiónTClientes
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!18.904.567! Miguel!Hernández!Gómez
(5.309.000)
150.000
(5.159.000)
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!890.567.345! La!F!S.A.
(3.459.087) !!!!!!!!!!!!!!!!300.000!
(3.159.087)
(250.000) !!!!!!!!!!!!!!!!250.000!
0
139925
ProvisiónTCxC&socios
890.245.675
Bco!Bgta.
Total
&&&&&&&&& 106.199.000
Como en este ejemplo la reportante es una empresa, entonces este total de esta hoja de trabajo en esta columna, deberá coincidir con el total llevado al renglón 34 de la declaración de renta 2012
| a c t u a l i c e s e . c o m 141
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
A partir de esa hoja de trabajo anterior se hará entonces una organización de las cuentas por cobrar (sin incluir la cuenta de provisiones) y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012. Así se podrá saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las distintas cuentas por cobrar, termina acumulando saldos superiores a $1.000.000 (o a $5.000.000, según como le corresponda la tarea a cada reportante). Los que sí cumplen con esa condición son los que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1008. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuantías menores dentro de cada concepto diseñado por la DIAN Código PUC
Nombre cuenta
NitNIT
Nombre del Tercerotercero
Saldos fiscales a diciembre de 2012
130505
Clientes
16.793.233 Juan Miguel Pérez
1.000.000
130505
Clientes
18.904.567 Miguel Hernández Gomez
7.309.000
130505
Clientes
834.567.908 La N S.A.
3.450.000
130505
Clientes
890.456.783 La Q S.A.
2.000.000
130505
Clientes
890.567.345 La F S.A.
3.459.087
131015
Cuentas Ctes Comerciales-‐ Accionistas
131015
Cuentas Ctes Comerciales-‐ Accionistas
890.222.333 La X S.A.
800.000
131015
Cuentas Ctes Comerciales-‐ Accionistas
890.222.833 La T SA
10.000.000
131505
Cuentas por cobrar-‐A Casa Matriz-‐Por ventas
132005
La L LLL Inc.
5.670.000
999.999 La Z INC.
920.000
Vinculados económicos
890.777.999 La R S.A.
900.000
132005
Vinculados económicos
890.999.000 La W S.A.
4.500.000
132510
Cuentas por cobrar a socios y accionistas
890.211.333 Bco BVBA
6.000.000
132510
Cuentas por cobrar a socios y accionistas
890.245.675 Bco Bgta.
3.000.000
133005
Anticipos y Avances-‐A proveedores
13.456.789 Raul Paz
36.000.000
133005
Anticipos y Avances-‐A proveedores
14.325.567 Juan Ruiz
14.400.000
133510
Depósitos-‐Para servicios
13.456.789 Raul Paz
3.000.000
133510
Depósitos-‐Para servicios
14.325.567 Juan Ruiz
1.200.000
134510
Ingresos por cobrar-‐ Intereses
18.904.567 Miguel Hernández Gomez
1.309.000
135515
Anticipos de impuestos-‐ Rtefuentes
800197268-‐4 DIAN
2.000.000
136095
Reclamaciones-‐Otras
137005
Prestamos a particulares-‐ con garantía real
834.567.908 La N S.A.
2.400.000
138095
Deudores Varios-‐Otros
890.456.783 La Q S.A.
4.000.000
14.325.567 Juan Ruiz
142 | a c t u a l i c e s e . c o m
1.200.000
43 42 31
43 13 13 13 31 31
43 13
43
1315 1316 1316
1316 1317 1317 1317 1317 1317
1317 1318
1318
1315 1315 1315 1315
222222222
222222222 18904567
222222222 13456789 14325567 18904567 834567908 890456783
222222222 999998 890222833
1 5
0
Hernández
Paz Ruiz Hernández
Tipo de Numero de Dv Primer2apellido documento identificación2 del2informado 13 18904567 Hernández 31 834567908 1 31 890211333 2 31 890456783 5
Gómez
Gómez
Gómez
Segundo2 Apellido
Miguel
Raúl Juan Miguel
Miguel
Primer2 Nombre
Cuantías; Menores
La;N;S.A La;Q;S.A. Cuantías; Menores
La;N;S.A Banco;BVBA La;Q;S.A. Cuantías; Menores La;LLLL;Inc. La;T;SA Cuantías; Menores
Razón2Social
Esta "conciliación" no se efectúa dentro del formato 1008 cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que serviría para confirmar que los datos que se llevarían hasta el formato 1008 sí están completos y correctos
Otros2 Nombres
11
11 11
11 76 76 11 11 11
11
11
11 11 11 11
Total;del;formato;1008 222222122.835.174
;;;;;;;;;;; 8.318.087
;;;;;;;;;;; 8.318.087
;;;;;;;106.199.000
3159087 222222122.835.174
Más:;El;valor;de;la;provisión;cartera,;que;se;reporta totalmente,;y;como;valor;positivo,;en;el;formato;1008
169
2000000 5159000
10120000 39000000 16800000 1309000 2400000 4000000
4459087 5670000 10000000
;;;;;;;114.517.087
Totales
169 169
169 169 169 169 169 169
169 249 169
País de Saldo de residencia o cuentas por domicilio cobrar2a2dic.31 169 7309000 169 3450000 169 6000000 169 2000000
Mas:;el;valor;de;las;provisiones,; que;en;la;declaración;restan pero;en;el;formato;se;muestran sumando Subtotal,;cuentas;por cobrar;antes;de;provisiones;que;deben quedar;reportadas;totalmente;en;el;formato
001
001
001
001 001 001 001 001
001
001
001
001 001 001 001
Cód..2Dpto. Cód..2 Mcipio.
Conciliación Valor;de;las;cuentas;por;cobrar según;la;declaración;de;renta
Cra;45;45
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
| a c t u a l i c e s e . c o m 155
Para el formato 1054 (Dmuisca_010105408201300000005.xml)
156 | a c t u a l i c e s e . c o m
-‐ -‐ 2013 1 1055 8 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 0 1
Para el formato 1055 (Dmuisca_010105508201300000006.xml)
-‐ -‐ 2013 1 1054 8 1 2013-‐02-‐24T00:00:00.000 2012-‐01-‐01 2012-‐12-‐31 0 1
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Capítulo X Normatividad de Información exógena tributaria, año gravable 2012 Texto de las Resoluciones 111 a 119 de octubre 31 de 2012 pesos ($25.000.000), aunque al discriminar por cuenta, los valores a reportar sean menores.
10.1 Resolución 111 (Octubre 31 de 2012)
Así mismo, cuando el saldo a 31 de diciembre de una o varias cuentas corrientes y/o de ahorro de un mismo cuentahabiente sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), con indicación del valor del movimiento efectuado durante el año por cada una de las cuentas y de su saldo a 31 de diciembre. Adicionalmente, deberá informarse el número e identificación de titulares secundarios y/o firmas autorizadas, independientemente que a 31 de diciembre dichas cuentas se encuentren canceladas, así como el código de exención al Gravamen a los Movimientos Financieros, en cuentas corrientes y/o de ahorros. La información a que se refiere este numeral deberá ser suministrada en el FORMATO 1019, Versión 8. Para informar el tipo de cuenta, se debe utilizar la siguiente codificación:
Por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-‐1 y 623-‐2 (sic) del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras por el año gravable 2012 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 6, numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 631-‐2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario RESUELVE
1.
Cuenta de ahorros
2.
Cuenta corriente
3.
Cuenta de ahorro para el fomento a la construcción, AFC
Los agentes de retención del Gravamen a los Movimientos Financieros deberán identificar las cuentas corrientes o de ahorros marcadas como exentas del tributo, de acuerdo con la siguiente codificación:
ARTÍCULO 1. Información de cuentas corrientes y/o ahorros e inversiones. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras, deberán informar, según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus cuentahabientes y ahorradores, relativos al año gravable 2012: 1. Apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, número de la (s) cuenta (s) y tipo de cuenta, de cada una de las personas o entidades a cuyo nombre se hayan efectuado en cuentas corrientes y/o de ahorro, movimientos contables de naturaleza crédito, cuyo valor anual acumulado sea superior a veinticinco millones de
1.
Retiros de cuentas de ahorro, numeral 1 del artículo 879 del E. T.
2.
Operaciones establecidas en el numeral 3 del artículo 879 del E. T.
3.
Operaciones establecidas en el numeral 7 del artículo 879 del E .T.
4.
Operaciones establecidas en el numeral 9 del artículo 879 del E. T.
5.
Operaciones establecidas en el numeral 10 del artículo 879 del E. T.
6.
Operaciones establecidas en el numeral 12 del artículo 879 del E .T.
8.
Operaciones de desembolso de créditos establecidas en el numeral 11 del artículo 879 del E. T.
9.
Cuentas marcadas como exentas del gravamen por otros conceptos.
10. Cuentas no exentas del tributo | a c t u a l i c e s e . c o m 157
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Superintendencia Financiera, deberán bajo su propio NitNIT informar según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus inversionistas y/o partícipes, relativos al año gravable 2012: Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los inversionistas y/o partícipes y/o ahorradores quienes durante el año se les haya suscrito a su favor uno o más contratos y/o ahorros, cuando el valor sea superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), aunque al discriminar por título los valores a reportar sean menores; con indicación, para cada inversionista y/o partícipe y/o ahorrador, del valor del saldo inicial, el valor de las inversiones y/o ahorros efectuados en el año, los rendimientos y/o utilidades causados, el saldo a 31 de diciembre de 2012, el número del título, documento o contrato, número de titulares secundarios, y el tipo de fondo, independientemente que a 31 de diciembre dichos títulos y/o contratos se hubieren cancelado. La información a que se refiere este artículo deberá ser suministrada en el FORMATO 1021, versión 6. Para informar el tipo de fondo o cartera colectiva se debe utilizar la siguiente codificación:
Los titulares y/o firmas autorizadas de las cuentas corrientes o de ahorros deberán informarse con el concepto de acuerdo con la siguiente codificación: 1.
Titulares secundarios
2.
Firmas autorizadas
Parágrafo 1. Del total de créditos efectuados en la (s) cuenta (s) de un titular, la entidad obligada a enviar la información deberá descontar el valor correspondiente a los cheques devueltos y el de los traslados o transferencias entre cuentas de un mismo titular, incluidos los traslados o transferencias entre cuentas individuales y de ahorro colectivo, realizados en la misma entidad. Parágrafo 2. La información se debe consolidar separadamente por cada cuenta y deberán informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares principales y secundarios de las cuentas corrientes y/o de ahorro; como la de quienes sin tener tal calidad, son autorizados para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta. 2. Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades a quienes, durante el año, se les haya emitido o renovado a su favor uno o más certificados a término fijo y/o cualquier otro(s) depósito(s), cuando el valor acumulado sea superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), aunque al discriminar por título los valores a reportar sean menores, con indicación, para cada título, del saldo inicial, los intereses causados, el movimiento de las inversiones efectuadas durante el año, el saldo a 31 de diciembre de 2012, el número del documento o certificado y el número de titulares secundarios, independientemente que a 31 de diciembre dichos títulos se hubieren cancelado. La información a que se refiere este numeral deberá ser suministrada en el FORMATO 1020, versión 6. La información se debe consolidar separadamente por cada título y deberán informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares secundarios de los certificados de depósito y/o cualquier otro(s) depósito(s).
3.
Fondo Mutuo de Inversión
5.
Otros fondos
6.
Cartera Colectiva
Parágrafo 1. La información se debe consolidar separadamente por cada título o contrato y deberán informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares secundarios de los títulos o contratos. Parágrafo 2. Para los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas y demás fondos deberá tenerse en cuenta lo señalado en el Decreto 2555 de 2010, por medio del cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores. ARTICULO 3. Información de fondos de pensiones, respecto a ahorros voluntarios. Los fondos de pensiones deberán informar, según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de las personas que efectuaron ahorros voluntarios de pensiones, relativos al año gravable 2012:
Parágrafo. La renovación de certificados de depósito a término durante el año gravable no constituye un nuevo depósito o una nueva inversión que deba sumarse al valor del certificado original. En la renovación solo deben reportarse los rendimientos o adiciones que se capitalicen. ARTÍCULO 2. Información de inversiones en carteras colectivas, fondos mutuos de inversión y demás fondos administrados por sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera. Los administradores de carteras colectivas, fondos mutuos de inversión y demás fondos administrados por sociedades vigiladas por la
Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los ahorradores, con indicación del valor del saldo inicial, los ahorros efectuados en el año, el valor de los retiros efectuados en el año gravados y el valor de los retiros efectuados en el año no gravados, los rendimientos y/o utilidades causadas y el saldo a 31 de diciembre de 2012, independientemente que a 31 de diciembre dichos ahorros se hubieren retirado totalmente.
158 | a c t u a l i c e s e . c o m
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
La información a que se refiere este artículo deberá ser suministrada en el FORMATO 1022, Versión 7.
identificación y dirección de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos cuyo valor anual acumulado sea superior a veinte millones de pesos ($20.000.000), con indicación de la clase de préstamo y del monto acumulado por préstamo. No obstante, si al discriminar por préstamo los valores parciales a reportar son menores, en el FORMATO 1026, versión 6.
Parágrafo. En los casos en los cuales no se hubieren efectuado retiros se debe diligenciar este valor con cero. ARTÍCULO 4. Información de consumos con tarjetas crédito. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera deberán informar, según lo dispuesto en el literal b) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de los tarjetahabientes, relativos al año gravable 2012:
Parágrafo. En los créditos de consumo, no se informarán los créditos otorgados a través del sistema de tarjeta de crédito. Para la información de los préstamos otorgados se debe utilizar la siguiente codificación, según la clase de préstamo:
Apellidos y nombres o razón social, identificación, número de tarjeta, clase de tarjeta y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjetas crédito, cuando el valor anual acumulado sea superior a veinte millones de pesos ($ 20.000.000), aunque al discriminar por tarjeta los valores a reportar sean menores, con indicación del valor total del movimiento efectuado durante el año, en el FORMATO 1023, versión 6.
Tarjeta de crédito principal
2.
Tarjeta de crédito amparada
3.
Tarjeta de crédito empresarial
Préstamos comerciales
2.
Préstamos de consumo
3.
Préstamos hipotecarios
4.
Otros préstamos
ARTÍCULO 7. Información a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la declaración de renta y complementarios. Los bancos y demás entidades financieras deberán informar, según lo dispuesto en el artículo 623-‐1 del Estatuto Tributario, respecto de las operaciones de crédito realizadas en el año gravable 2012, aquellos casos en los cuales los estados financieros presentados con ocasión de la respectiva operación arrojen una utilidad, antes de impuestos, que exceda en más de un cuarenta por ciento (40%) la renta líquida que figure en la declaración de renta y complementarios que corresponda al mismo período del estado financiero. Igual información deberán enviar cuando el valor del patrimonio contable exceda en más de un cuarenta por ciento (40%) el patrimonio líquido, especificando los apellidos y nombre o razón social e identificación de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos, con indicación del valor de la utilidad y/o pérdida antes de impuestos, el patrimonio contable que figure en los estados financieros y el valor de la renta líquida y/o pérdida líquida y el patrimonio líquido que figure en la declaración de renta y complementarios. La información solicitada en este artículo deberá ser suministrada en el FORMATO 1025, versión 6. Para informar las diferencias presentadas se debe utilizar la siguiente codificación, según el concepto a que corresponda:
Para informar la clase de tarjeta, se debe utilizar la siguiente codificación: 1.
1.
ARTÍCULO 5. Información de ventas a través del sistema de tarjetas de crédito. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberán informar según lo dispuesto en el literal c) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los datos que se indican a continuación, relativos al año gravable 2012, de las personas o entidades que hayan efectuado ventas o prestación de servicios con tarjeta de crédito: Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado ventas o prestación de servicios y, en general, hayan recibido ingresos a través del sistema de tarjetas de crédito, cuando la cuantía sea superior a diez millones de pesos ($10.000.000) con indicación del valor total del movimiento acumulado de las ventas y/o prestación de servicios efectuados durante el año y el valor del impuesto sobre las ventas, en el FORMATO 1024, versión 6. ARTÍCULO 6. Información de préstamos otorgados por los bancos, demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y por los fondos de empleados. Los bancos, demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y los fondos de empleados deberán informar por el año gravable 2012, según lo dispuesto en el artículo 623-‐2 (Sic) del Estatuto Tributario, los apellidos y nombres o razón social,
• • •
Utilidad antes de impuesto vs. Pérdida líquida, en el concepto 1002. Pérdida antes de impuesto vs. Renta líquida, en el concepto 1003. Pérdida antes de impuesto vs. Pérdida líquida, en el concepto 1004.
| a c t u a l i c e s e . c o m 159
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Patrimonio contable vs. Patrimonio líquido, en el concepto 1005. Patrimonio contable negativo vs. Patrimonio líquido, en el concepto 1006.
41 a 45
10 de Mayo de 2013
36 a 40
14 de Mayo de 2013
31 a 35
15 de Mayo de 2013
26 a 30
16 de Mayo de 2013
Parágrafo. La información solicitada en el presente artículo deberá ser remitida por el periodo transcurrido antes de la entrada en vigencia de la Ley 1555 de 2012.
21 a 25
17 de Mayo de 2013
16 a 20
20 de Mayo de 2013
11 a 15
21 de Mayo de 2013
• •
ARTÍCULO 8. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.
09 de Abril de 2013
2
10 de Abril de 2013
3
11 de Abril de 2013
4
12 de Abril de 2013
5
15 de Abril de 2013
6
16 de Abril de 2013
7
17 de Abril de 2013
8
18 de Abril de 2013
9
19 de Abril de 2013
0 PERSONAS JURÍDICAS: ÚLTIMOS DÍGITOS
Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, se establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.
22 de Abril de 2013
FECHA
96 a 00
24 de Abril de 2013
91 a 95
25 de Abril de 2013
86 a 90
26 de Abril de 2013
81 a 85
29 de Abril de 2013
76 a 80
30 de Abril de 2013
71 a 75
2 de Mayo de 2013
66 a 70
3 de Mayo de 2013
61 a 65
6 de Mayo de 2013
56 a 60
7 de Mayo de 2013
51 a 55
8 de Mayo de 2013
46 a 50
9 de Mayo de 2013
23 de Mayo de 2013
ARTÍCULO 11. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación.
FECHA
1
22 de Mayo de 2013
01 a 05
ARTÍCULO 10. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.
ARTÍCULO 9. Plazos para presentar la información. El plazo para la entrega de la información a que se refiere el artículo 623-‐1, será establecido por el Gobierno Nacional. Para la entrega de la información a que se refieren los artículos 623 y 623-‐2 (sic), deberá tenerse en cuenta el último dígito del NitNIT del informante cuando se trate de un gran contribuyente o los dos últimos dígitos del NitNIT del informante cuando se trate de una persona jurídica, y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: GRANDES CONTRIBUYENTES: ÚLTIMO DÍGITO
06 a 10
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.
160 | a c t u a l i c e s e . c o m
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información: • Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante. • Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital. • El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar. • El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTÍCULO 12. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 13. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los Anexos Nos. 35 a 42, de la Resolución 11423 de Octubre 31 de 2011, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero ARTÍCULO 14. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ Director General
| a c t u a l i c e s e . c o m 161
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
5. NitNIT de la sociedad de la cual es socio o accionista. Cuando se trate de un socio o accionista del exterior se deberá relacionar indicando los apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. ARTÍCULO 3. Información de las sociedades liquidadas. La información se debe presentar en el FORMATO 1039, Versión 6, indicando lo siguiente: 1. NitNIT de la sociedad 2. Dígito de verificación 3. Razón social de la sociedad 4. Fecha de liquidación (AAAAMMDD) ARTÍCULO 4. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTÍCULO 5. Plazos para presentar la información. El plazo para la entrega de la información a que se refiere la presente Resolución será establecido por el Gobierno Nacional. ARTÍCULO 6. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas. ARTÍCULO 7. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la
10.2. Resolución 112 (Octubre 31 de 2012)
Por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Cámaras de Comercio a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2012 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial de las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en el Parágrafo 3 del artículo 631 y en los artículos 633 y 684 del Estatuto Tributario, RESUELVE ARTÍCULO 1. Información a suministrar por las Cámaras de Comercio. Las Cámaras de Comercio deberán suministrar, por el año gravable 2012, la información de las sociedades cuya creación o liquidación se haya registrado en la respectiva Cámara, así como la de los socios o accionistas, cuando se trate de sociedades creadas. ARTÍCULO 2. Información de las sociedades creadas. La información se debe presentar en el FORMATO 1038, Versión 6, indicando lo siguiente: a) Datos de las sociedades creadas 1. NIT de la sociedad 2. Dígito de verificación 3. Razón social de la sociedad 4. Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la sociedad 5. Código departamento 6. Código municipio 7. Valor del capital social suscrito o aportado por los socios 8. Fecha de creación (AAAAMMDD) b) Datos de los socios o accionistas de las sociedades creadas 1. Identificación del socio 2. Dígito de verificación 3. Apellidos, nombres o razón social de los socios o accionistas 4. Valor del capital aportado. En el caso de las sociedades por acciones, el valor del capital suscrito. 162 | a c t u a l i c e s e . c o m
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presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. ARTÍCULO 10. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ Director General
· Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante. · Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital. · El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar. · El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTÍCULO 8. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 9. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los anexos 43 y 44 de la Resolución 11424 de Octubre 31 de 2011, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NitNIT | a c t u a l i c e s e . c o m 163
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5. País. 6. Código departamento. 7. Código municipio. 8. Valor de las adquisiciones. 9. Valor de las enajenaciones. Cuando se trate de terceros del exterior, se reportarán indicando los apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y tipo documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar.
10.3 Resolución 113 (Octubre 31 de 2012) Por la cual se señalan el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las bolsas de valores y por los comisionistas de bolsa a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2012 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6, numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 625, 628, 631-‐2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario
Parágrafo. Las transacciones realizadas con los bonos pensionales no deben reportarse.
RESUELVE ARTÍCULO 1. Información a suministrar por las bolsas de valores. La Bolsa Nacional de Valores de Colombia, la Bolsa Nacional Agropecuaria y las demás bolsas de valores deberán informar por el año gravable 2012, de cada uno de los comisionistas de bolsa, el valor acumulado de las adquisiciones y enajenaciones efectuadas durante el respectivo año gravable, en el FORMATO 1041, versión 6, indicando lo siguiente: 1. NitNIT del comisionista de bolsa. 2. Dígito de verificación. 3. Razón social. 4. Dirección. 5. Código departamento. 6. Código municipio. 7. Valor anual acumulado de las adquisiciones. 8. Valor anual acumulado de las enajenaciones. 9. Valor de las comisiones pagadas a los comisionistas. 10. Valor de la retención en la fuente practicada al comisionista. ARTÍCULO 2. Información a suministrar por los comisionistas de bolsa. Los comisionistas de bolsa deberán suministrar por el año gravable 2012, la información de cada una de las personas o entidades que efectuaron a través de ellos enajenaciones o adquisiciones de acciones y demás papeles transados en bolsa cuyo valor acumulado sea superior a diez millones de pesos ($10.000.000), con indicación del valor total acumulado de dichas operaciones, en el FORMATO 1042, versión 7, indicando: 1. Número de identificación del tercero a nombre de quien se efectuaron las operaciones. 2. Dígito de verificación. 3. Apellidos y nombre o razón social del tercero a nombre de quien se efectuaron las operaciones. 4. Dirección.
ARTÍCULO 3. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTÍCULO 4. Plazos para presentar la información. El plazo para la entrega de la información a que se refiere el artículo 625 del Estatuto Tributario será establecido por el Gobierno Nacional. Para la entrega de la información a que se refiere el artículo 628 del Estatuto Tributario, solicitada en la presente Resolución, deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurídica, y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: GRANDES CONTRIBUYENTES: ÚLTIMO DÍGITO
FECHA
1
09 de Abril de 2013
2
10 de Abril de 2013
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PERSONAS JURÍDICAS:
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ÚLTIMOS DÍGITOS
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29 de Abril de 2013
76 a 80
30 de Abril de 2013
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2 de Mayo de 2013
66 a 70
3 de Mayo de 2013
61 a 65
6 de Mayo de 2013
56 a 60
7 de Mayo de 2013
51 a 55
8 de Mayo de 2013
46 a 50
9 de Mayo de 2013
41 a 45
10 de Mayo de 2013
36 a 40
14 de Mayo de 2013
31 a 35
15 de Mayo de 2013
26 a 30
16 de Mayo de 2013
21 a 25
17 de Mayo de 2013
16 a 20
20 de Mayo de 2013
11 a 15
21 de Mayo de 2013
06 a 10
22 de Mayo de 2013
01 a 05
23 de Mayo de 2013
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
• • • •
ARTÍCULO 5. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por las entidades externas. ARTÌCULO 6. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.
Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante. Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital. El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar. El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
ARTÍCULO 7. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 8. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los formatos establecidos en los anexos Nos 45 y 46 de l Resolución 11425 de Octubre 31 de 2011, los cuales se consideran parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NitNIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. | a c t u a l i c e s e . c o m 165
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Para diligenciar la casilla país de residencia o domicilio, se deben utilizar los códigos de la tabla “Países”, los cuales se encuentran para su consulta en el portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la dirección www.dian.gov.co bajo la opción: Otros servicio informáticos \ Tablas Paramétricas. ARTÍCULO 9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ Director General
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10.4 Resolución 114 (Octubre 31 de 2012)
Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas. ARTÍCULO 5. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
Por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por la Registraduría Nacional del Estado Civil a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año 2012 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6, numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 627, 633 y 684 del Estatuto Tributario RESUELVE ARTÍCULO 1. Información a suministrar por la Registraduría Nacional del Estado Civil. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de las cédulas de ciudadanía correspondientes a personas fallecidas durante el año 2012, en el FORMATO 1028, Versión 7. ARTÍCULO 2. Contenido de la información a suministrar. La información a que se refiere el artículo anterior, deberá contener: 1. Número de identificación de cada una de las personas fallecidas. 2. Apellidos y nombre de la persona fallecida. 3. Fecha de acta de defunción, en formato, año, mes, día (AAAAMMDD). 4. Código del departamento de expedición de la identificación de la persona fallecida. 5. Código del municipio de expedición de la identificación de la persona fallecida. ARTÍCULO 3. Plazo para presentar la información. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la información a que se refiere la presente Resolución deberá ser presentada a más tardar el 1º de marzo del año 2013. ARTÍCULO 4. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.
• • • •
Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante. Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital. El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar. El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. | a c t u a l i c e s e . c o m 167
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
ARTÍCULO 6. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 7. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el anexo No. 53 de la Resolución 11426 de Octubre 31 de 2011, el cual se entiende como parte integral de esta Resolución. ARTÍCULO 8. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ Director General
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10.5 Resolución 115 (Octubre 31 de 2012)
derechos suministradas con la presente información, no deben ser reportadas en el FORMATO 1001 Pagos Y Retenciones Practicadas Por Operaciones Propias versión 8, correspondientes a retenciones en la fuente practicadas, sin perjuicio de la información que se deba presentar en dicho formato por otros conceptos.
Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 629 y 631-‐3 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por los Notarios a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2012
Parágrafo 2. Los códigos de los actos y negocios sujetos a registro que sean reportados de acuerdo a la obligación de la presente resolución, deben corresponder a los establecidos por la normatividad vigente emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro. ARTÍCULO 3. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.
EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en el Parágrafo 3 del artículo 631 y en los artículos 629, 631-‐2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario RESUELVE
ARTÍCULO 4. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución, deberá tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas:
ARTÍCULO 1. Información a suministrar por los Notarios. Los Notarios deberán proporcionar la información relativa a las operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones, suministrando los datos de cada una de las personas o entidades que efectuaron enajenación de bienes o derechos durante el año 2012, independiente del valor de la transacción. ARTÍCULO 2. Contenido de la información. La información de los enajenantes se debe relacionar en el FORMATO 1032, versión 8, indicando: 1. Código de los actos y negocios sujetos a registro. 2. Identificación de cada uno de los enajenantes. 3. Dígito de verificación. 4. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los enajenantes. 5. Número de la escritura. 6. Valor de la enajenación. 7. Fecha de la Transacción. (AAAAMMDD). 8. Año de adquisición del bien o derecho enajenado. (AAAA). 9. Valor de la retención en la fuente practicada. 10. Identificación de cada uno de los adquirentes. 11. Dígito de verificación. 12. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los adquirentes. 13. Número de adquirentes. 14. Número de enajenantes. 15. Notaría número. 16. Código municipio de ubicación de la Notaría. 17. Código departamento de ubicación de la Notaría. Parágrafo 1. Las retenciones en la fuente correspondientes a las enajenaciones de bienes o
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ARTÍCULO 5. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. | a c t u a l i c e s e . c o m 169
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Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por las entidades externas.
solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTÍCULO 7. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 8. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el Anexo No. 47 de la Resolución 11427 de Octubre 31 de 2011, el cual se entiende como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero. ARTÍCULO 9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ Director General
ARTÍCULO 6. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información: · Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante, · Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital, · El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar, · El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la 170 | a c t u a l i c e s e . c o m
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10.6 Resolución 116 (Octubre 31 de 2012) Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-‐1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2012. El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 629-‐1, 631-‐2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario RESUELVE ARTÍCULO 1. Sujetos obligados. Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deberán informar de cada uno de sus clientes, los trabajos realizados en el año gravable 2012, independiente del patrimonio poseído a 31 de diciembre de 2011. ARTÍCULO 2. Información a suministrar. La información a suministrar por parte de los obligados a que se refiere el artículo anterior, deberá ser enviada en el FORMATO 1037, versión 7, indicando para cada uno de sus clientes lo siguiente: 1. Apellidos y nombres o razón social del cliente 2. Identificación del cliente 3. Dígito de verificación 4. Número de Resolución de Autorización de las facturas elaboradas 5. Prefijo de las facturas 6. Intervalo de numeración de las facturas y/o documento equivalente (factura inicial y factura final) 7. Fecha de elaboración. (AAAAMMDD)
96 a 00
24 de Abril de 2013
91 a 95
25 de Abril de 2013
86 a 90
26 de Abril de 2013
81 a 85
29 de Abril de 2013
71 a 75
2 de Mayo de 2013
66 a 70
3 de Mayo de 2013
61 a 65
6 de Mayo de 2013
56 a 60
7 de Mayo de 2013
51 a 55
8 de Mayo de 2013
46 a 50
9 de Mayo de 2013
41 a 45
10 de Mayo de 2013
36 a 40
14 de Mayo de 2013
31 a 35
15 de Mayo de 2013
26 a 30
16 de Mayo de 2013
21 a 25
17 de Mayo de 2013
16 a 20
20 de Mayo de 2013
11 a 15
21 de Mayo de 2013
06 a 10
22 de Mayo de 2013
01 a 05
23 de Mayo de 2013
ARTÍCULO 5. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir previamente el siguiente procedimiento: a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital. b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros”.
ARTÍCULO 3. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución deberá tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: FECHA
30 de Abril de 2013
ARTÍCULO 4. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.
Parágrafo. Cuando se informe la elaboración de facturas a personas del régimen común, se debe indicar el número de resolución de autorización correspondiente. En el caso de personas inscritas en el régimen simplificado esta casilla se debe diligenciar con cero.
ÚLTIMOS DÍGITOS
76 a 80
c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificación digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN. Parágrafo 1. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre | a c t u a l i c e s e . c o m 171
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
propio o en representación del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.
Parágrafo 2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.
Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
• Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos
Parágrafo 3. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.
informáticos del informante,
• Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital,
• El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar,
• El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
Parágrafo 4. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por las entidades externas. Parágrafo 5. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Único Tributario con la responsabilidad 22, “Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias”, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena.
ARTÍCULO 7. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 6. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación.
ARTÍCULO 8. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el Anexo No. 48 de la Resolución 11428 de Octubre 31 de 2011, el cual se entiende como parte integral de esta Resolución. ARTÍCULO 9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los 31-‐10-‐2012. (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ Director General
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
10.7 Resolución 117 (Octubre 31 de 2012)
d) Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2012 hubieren efectuado transacciones económicas, sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados de las operaciones inherentes a su actividad económica ejecutadas por ellos. e) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, durante el año gravable 2012, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada. f) Las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, en condición de “solo riesgo” o poseedoras del título minero, en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos. g) Las sociedades fiduciarias que durante el año gravable 2012 administraron patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios. h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio. i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales b), o h) del presente artículo, independiente de la cuantía de ingresos obtenidos. j) Las personas naturales y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, que hayan recibido ingresos para terceros, cuando la suma de los ingresos propios más los ingresos recibidos para terceros, en el año 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000). Parágrafo. Para efectos de establecer la obligación de informar prevista en la presente Resolución, los “Ingresos Brutos” incluyen todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 2. Información a suministrar por parte de los obligados. a) Las personas naturales y asimiladas, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000). están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), c), e), f), g), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario. b) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000), están
Por la cual se establece para el año gravable 2012, el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), e), f), g), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en los artículos 631, 631-‐2, 631-‐3, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario y lo señalado en el artículo 2 del Decreto 1738 de 1998 RESUELVE ARTÍCULO 1. Sujetos obligados a presentar información por el año gravable 2012. a) Las personas naturales y asimiladas, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000). b) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000).. c) Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas, (para los fondos y carteras colectivas, téngase en cuenta el Decreto 2555 de 2010, que recogió y reexpidió las normas del sector financiero, asegurador y del mercado de valores), los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los fondos de empleados, las comunidades organizadas y las demás personas naturales y jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente, durante el año gravable 2012, independientemente del monto de los ingresos obtenidos
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), c), e), f), g), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas con ánimo de lucro, las cooperativas y los fondos de empleados, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, adicionalmente, deben suministrar la información de que trata el literal a) del artículo 631 del Estatuto Tributario. c) Las personas o entidades enunciadas en el literal c) del artículo 1 de la presente Resolución, están obligadas a suministrar la información de que trata el literal b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de esta Resolución. d) Las entidades enunciadas en el literal d) del artículo 1 de la presente Resolución, Consorcios y Uniones Temporales, están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de esta Resolución. Lo anterior sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados o asociados, si cumplen los topes establecidos en el artículo 1 de la presente Resolución, de las operaciones inherentes a su actividad económica. e) En los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, deberán informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo” y las personas o entidades poseedoras de títulos mineros, deberán informar el valor total de las operaciones, suministrando la información de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la presente Resolución. f) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, relacionada con las operaciones inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la presente Resolución. Lo anterior sin perjuicio de la información que deba suministrar el mandatario o administrador si cumple los topes establecidos en el artículo 1 de la presente Resolución, de las operaciones inherentes a su actividad económica. g) Las sociedades fiduciarias que durante el año 2012 administraron patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios, deberán informar bajo su propio NIT y razón
social el valor patrimonial de los derechos fiduciarios, las utilidades causadas, el valor de los ingresos recibidos con cargo a cada uno de los fideicomisos, los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del fideicomiso y las retenciones practicadas y/o asumidas, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la presente Resolución. Lo anterior sin perjuicio de la información que deba suministrar la fiduciaria, en relación con operaciones propias. h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial, de los órdenes central y descentralizado, señalados en el literal h) del artículo 1 de la presente Resolución, están obligados a suministrar la información de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución. i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales b) o h) del presente artículo, deberán suministrar la información de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la presente Resolución. j) Las personas naturales y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, señaladas en el literal j) del artículo 1 de la presente Resolución, están obligadas a suministrar la información de que trata el literal g) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en artículo 16 de la presente Resolución. Parágrafo. Información a reportar por la fracción del año gravable. Las personas naturales que cancelen su registro mercantil o terminen sus actividades y las personas jurídicas y asimiladas y demás entidades que se liquiden durante el año y que para la fecha de expedición de la presente Resolución no hayan cancelado el Registro Único Tributario y cumplan los requisitos para estar obligados a reportar la información de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario, deberán informar antes de la cancelación del Registro Único Tributario, por la fracción de año, con el contenido y las características técnicas señalados en esta Resolución. ARTICULO 3. Información de socios, accionistas, comuneros y/o cooperados. De acuerdo con lo establecido en el literal a) del artículo 631 del Estatuto Tributario, deberá suministrarse: Los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, país de residencia o domicilio y porcentaje de participación de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, comuneros, asociados y/o cooperadas de la respectiva entidad, que posean acciones y/o aportes, con indicación del valor patrimonial a 31 de diciembre de 2012 de las acciones o aportes y el valor porcentual de participación. Esta información deberá ser reportada en el FORMATO 1010, Versión 8.
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrínseco fiscal, esto es, patrimonio líquido sobre número de acciones en circulación, o el patrimonio líquido sobre el número de cuotas o partes de interés social. Cuando el valor a reportar resulte negativo, debe informarse con valor cero (0).Tratándose de aportes a cooperativas y fondos de empleados, el monto a reportar será el valor del aporte más su revalorización. Para los comuneros, el valor patrimonial de sus derechos se establece de acuerdo con el porcentaje de participación dentro del patrimonio líquido.
el trabajador, en el concepto 5056.
Para los socios, accionistas, comuneros y/o cooperados del exterior, en el campo de identificación se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben registrar.
Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales: El valor acumulado efectivamente pagado al trabajador, en el concepto 5001.
2.
Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055.
3.
Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para
Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto 5022.
5.
Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5002.
6.
Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5003.
7.
Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5004.
8.
Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5005.
9.
Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5006.
10. Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5007. 11. Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5008. 12. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto 5010. 13. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011.
Parágrafo. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el período, y el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado en el caso de las cooperativas y/o asociados en el caso de los fondos de empleados, deben ser reportados en el FORMATO 1001 versión 8 Pagos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas. ARTICULO 4. Información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas. De acuerdo con lo establecido en los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, por el año gravable 2012, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades beneficiarias de los pagos o abonos en cuenta (causación) que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles y los pagos o abonos en cuenta (causación) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, indicando del valor de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta e IVA, autorretenciones y timbre, según el concepto a que corresponda en el FORMATO 1001 versión 8 Pagos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas, de la siguiente manera: 1.
4.
14. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012. 15. Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable 2012, a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-‐4, 126-‐2 y 158-‐1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5013. 16. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable 2012 a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-‐4, 126-‐ 2 y 158-‐1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5014. 17. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2012 solicitados como deducción, en el concepto 5015. 18. El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2012, solicitados como deducción, en el concepto 5058. 19. Redención de inversiones en lo que corresponde al reembolso del capital, en el concepto 5060. 20. Los demás costos y deducciones, en el concepto 5016. 21. Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó deducción según el parágrafo, del artículo 158-‐3 del Estatuto Tributario: El valor acumulado pagado o | a c t u a l i c e s e . c o m 175
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008.
39. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5038.
22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos, en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004.
40. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5039.
23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica, en el concepto 5023.
41. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5040.
24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024.
42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5041.
25. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025.
43. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5042.
26. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías, en el concepto 5026.
44. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el año 2012, en el concepto 5043.
27. El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 5028.
45. El pago por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 5044.
28. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029.
46. Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 5045.
29. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030.
47. Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 5046. 48. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de protección de aportes creado con el remanente, en el concepto 5059.
30. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031.
49. Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se informará en el FORMATO 1014 en el concepto 5061.
31. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032. 32. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033.
Autorretenciones: 1. Autorretenciones por ventas, en el concepto 5049.
33. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034.
2. Autorretenciones por servicios, en el concepto 5050. 3. Autorretenciones por rendimientos financieros, en el concepto 5051. 4. Otras autorretenciones, en el concepto 5052.
34. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035.
Timbre:
35 El monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto 5057.
1. Retenciones practicadas a título de timbre, en el concepto 5053. 2. La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores, en el concepto 5054.
36. El monto de las amortizaciones realizadas durante el año relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio, en el concepto 5057. 37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5036.
Las compañías de seguros deberán informar adicionalmente los pagos o abonos en cuenta efectuados por los siguientes conceptos:
38. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5037.
1. El importe de las primas de reaseguros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5018.
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Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pagos por salarios, honorarios, comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a diez millones de pesos ($10.000.000), se reportaran acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto correspondiente, reportando la dirección del informante.
2. El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta en el concepto 5047. 3. El importe de los siniestros por daño emergente pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5048. Parágrafo 1. El valor mínimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de quinientos mil pesos ($500.000), no obstante que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores.
Parágrafo 6. Cuando se trate de erogaciones efectuadas por el informante que tengan el carácter de cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor del pago o abono registrado en dichas cuentas. Parágrafo 7. Para los pagos o abonos en cuenta efectuados a personas o entidades del exterior, en el campo de identificación, se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar.
Sin embargo, a opción del informante, podrán reportarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuantía, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas. Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto, sean menores a quinientos mil pesos ($500.000), se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante. Parágrafo 2. Las personas o entidades enunciadas en el literal c) de los artículos 1y 2 de la presente Resolución, agentes de retención, deberán informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mínimo a reportar señalado en el Parágrafo 1 del presente artículo. Parágrafo 3. El valor de Retención en la fuente practicada por Renta, Retención en la fuente asumida por Renta, Retención en la fuente practicada a responsables del Régimen común, Retención en la fuente por concepto de IVA asumida Régimen Simplificado y Retención en la fuente practicada por IVA a no domiciliados, son de obligatorio diligenciamiento con el valor correspondiente, en caso de no tener ningún valor, diligenciar cero (0). Parágrafo 4. Los pagos o abonos en cuenta (causación) que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles, y los pagos o abonos en cuenta (causación) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, según el concepto contable a que correspondan, deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles.
Parágrafo 8. Las entidades del Régimen Tributario Especial, deberán reportar los egresos efectuados en el año gravable 2012, de conformidad con los conceptos y montos establecidos en el presente artículo, respecto de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, los cuales deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles. Los que no sean de su objeto social deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles Parágrafo 9. Las entidades públicas que celebren contratos de construcción y de obra, suministro, consultoría, prestación de servicios y concesión, deberán informar el valor de los pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado durante el año gravable 2012, independientemente del año de su celebración, en el concepto correspondiente. Parágrafo 10. Las entidades no contribuyentes obligadas o no a presentar declaración de ingresos y patrimonio, deberán informar el valor total de los egresos diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles
Parágrafo 5. Los trabajadores a quienes durante el año gravable 2012 se les hubieren realizado pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y demás remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos, cuyo valor acumulado sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000), deben ser reportados en los conceptos correspondientes.
Parágrafo 11. Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para recaudar estos rubros. Deberán reportarse los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al
En el caso de salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales devengados por el trabajador, se debe reportar el valor efectivamente pagado en el año gravable 2012.
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empleado, se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, según correspondan.
13. Retención por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 1313. 14. Retención por impuesto de timbre, en el concepto 1314.
Parágrafo 12. El valor base de retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, el valor de enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras autoridades, el valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta correspondientes a operaciones de años anteriores que fueron anuladas rescindidas o resueltas, el valor base de las retenciones practicadas a título de impuesto de timbre y el valor base de las devoluciones de retenciones a título de impuesto de timbre, se deben reportar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles.
ARTÍCULO 6. Información de ingresos recibidos en el año. Conforme con lo dispuesto en el literal f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades, nacionales o extranjeras, de quienes se recibieron ingresos, cuando el valor acumulado del ingreso obtenido por el año gravable 2012 hubiese sido igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000) indicando el valor total de los ingresos brutos recibidos, el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos, especificando el origen de los ingresos recibidos por operaciones de Consorcios o Uniones Temporales, o en Contratos de Mandato y/ o Administración Delegada, o en Contratos de Exploración y Explotación de Minerales, o en Contratos de Fiducia y los ingresos recibidos a través de terceros.
Parágrafo 13. Las autorretenciones deberán ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles. Parágrafo 14. El valor correspondiente al impuesto sobre las ventas llevado como mayor valor del costo o gasto, se debe informar en el FORMATO 1001 versión 8.
La información deberá ser suministrada en el FORMATO 1007, Versión 8, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera:
ARTÍCULO 5. Información de retenciones en la fuente que le practicaron. De acuerdo con lo establecido en el literal c) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente en el año gravable 2012, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, en el FORMATO 1003 Versión 7, según el concepto que corresponda, de la siguiente manera: 1.
Retención por salarios prestaciones y demás pagos laborales, en el concepto 1301.
2.
Retención por ventas, en el concepto 1302.
3.
Retención por servicios, en el concepto 1303.
4.
Retención por honorarios, en el concepto 1304.
5.
Retención por comisiones, en el concepto 1305.
6.
Retención por intereses y rendimientos financieros, en el concepto 1306.
7.
Retención por arrendamientos, en el concepto 1307.
8.
Retención por otros conceptos, en el concepto 1308.
9.
Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas, en el concepto 1309.
1. Ingresos brutos operacionales, en el concepto 4001. 2. Ingresos no operacionales, en el concepto 4002. 3. Ingresos por intereses y rendimientos financieros, en el concepto 4003. 4. Ingresos por intereses correspondientes a créditos hipotecarios, en el concepto 4004. Parágrafo 1. El valor mínimo a reportar por cada persona de quien se recibieron ingresos es de un millón de pesos ($1.000.000), no obstante que al discriminar por concepto los valores a reportar, estos sean menores. Sin embargo a opción del informante podrán reportarse los ingresos menores a dicha cuantía, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas. Los ingresos obtenidos en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturación que se utilice y los ingresos menores a un millón de pesos ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando el país del informante.
10. Retención por dividendos y participaciones, en el concepto 1310.
Parágrafo 2. Para los ingresos obtenidos del exterior, en el campo de identificación, se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42.
11. Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 1311. 12. Retención por ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 1312. 178 | a c t u a l i c e s e . c o m
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Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.
relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y tipo documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000 y tipo de documento 43.
Parágrafo 3. Diligenciar en la columna de Ingresos brutos recibidos por operaciones propias la totalidad de los ingresos sin incluir los Ingresos a través de Consorcios o Uniones Temporales, Ingresos a través de contratos de mandato o administración delegada, Ingresos a través de contratos de exploración y explotación de minerales, Ingresos a través de Contratos de Fiducia e Ingresos recibidos a través de terceros.
2. El valor del impuesto generado de operaciones donde el valor acumulado del ingreso hubiese sido igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000) y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas, correspondientes al año gravable 2012, indicando los apellidos y nombres o razón social e identificación de cada uno de los terceros en el FORMATO 1006 versión 7.
Parágrafo 4. Diligenciar en la columna de Devoluciones, rebajas y descuentos, el valor correspondiente a la totalidad de las Devoluciones, rebajas y descuentos.
El Impuesto sobre las Ventas generado en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturación que se utilice o el que corresponda a operaciones acumuladas por terceros inferiores a un millón de pesos ($1.000.000), se informará acumulado en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo de documento 43.
Parágrafo 5. Las columnas de Ingresos brutos recibidos por operaciones propias, Ingresos a través de Consorcio o Uniones temporales, Ingresos a través de contratos de mandato o administración delegada, Ingresos a través de contratos de exploración y explotación de minerales, Ingresos a través de contratos de Fiducia, Ingresos recibidos a través de terceros y Devoluciones, rebajas y descuentos, son de obligatorio diligenciamiento con el valor correspondiente, en caso de no tener ningún valor, diligenciar cero (0).
El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. ARTÍCULO 8. Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012. Conforme con lo establecido en el literal h) del artículo 631 del Estatuto Tributario los obligados a presentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole, cuando:
Parágrafo 6. En la información de los ingresos recibidos a través de Consorcios o Uniones temporales, Contratos de mandato o administración delegada, Contratos de Exploración y Explotación de Minerales, Contratos de Fiducia y los recibidos a través de terceros, se debe reportar la identificación, nombres y apellidos, razón social y país de los terceros que administraron el contrato. ARTÍCULO 87Información del impuesto sobre las ventas descontable y del impuesto sobre las ventas generado. De conformidad con lo señalado en los literales e) y f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar: 1. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas, correspondientes al año gravable 2012, indicando los apellidos y nombres o razón social e identificación de cada uno de los terceros en el FORMATO 1005 Versión 7. El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas del año gravable 2012, se informará tal como fue reportado con ocasión del impuesto generado. El impuesto sobre las ventas descontable correspondiente a servicios prestados por personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando los apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en
1. El saldo acumulado por acreedor a 31 de diciembre del año gravable 2012 sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000) 2. Si, el saldo total de los pasivos a 31 de diciembre de 2012, es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000) deberá informarse cada uno de los acreedores con saldos acumulados superiores a un millón de pesos ($1.000.000). En el FORMATO 1009 Versión 7, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera: 1. El valor del saldo de los pasivos con proveedores, en | a c t u a l i c e s e . c o m 179
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2. Si, el saldo total de los créditos a 31 de diciembre de 2012, es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000) deberá informarse cada uno de los deudores con saldos acumulados superiores a un millón de pesos ($1.000.000).
el concepto 2201. 2. El valor del saldo de los pasivos con compañías vinculadas accionistas y socios, en el concepto 2202. 3. El valor del saldo de las obligaciones financieras, en el concepto 2203. 4. El valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas, en el concepto 2204.
En el FORMATO 1009 Versión 7, de la siguiente manera:
5. El valor del saldo de los pasivos laborales, en el concepto 2205.
1. El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes, en el concepto 1315.
6. El valor del saldo del pasivo determinado por el cálculo actuarial, en el concepto 2207, con el NIT del informante.
2. El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a accionistas, socios, comuneros, cooperados y compañías vinculadas, en el concepto 1316.
7. El valor de los pasivos exclusivos de las compañías de seguros, en el concepto 2209.
3. El valor total de otras cuentas por cobrar, en el concepto 1317.
8. El valor de los pasivos respaldados en documento de fecha cierta, en el concepto 2208.
4. El valor total del saldo fiscal de la provisión de cartera, en el concepto 1318, identificándolo con el NIT del deudor.
9. El valor del saldo de los demás pasivos, en el concepto 2206.
El saldo de los deudores por concepto de créditos activos del exterior, deberá ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificación, el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.
El saldo de los pasivos del exterior, deberá ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificación, el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento, y municipio no se deben diligenciar.
Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar.
Parágrafo. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, a opción del informante podrán reportarse los pasivos menores a la cuantía que esté obligado.
Parágrafo. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, a opción del informante podrán reportarse los créditos menores a la cuantía que esté obligado.
Los saldos de los pasivos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) o a un millón ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante.
Los saldos de los créditos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) o a un millón ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante.
ARTÍCULO 9. Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre de 2012. Conforme con lo establecido por el literal i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los deudores por concepto de créditos activos, cuando:
ARTÍCULO 10. Información de las declaraciones tributarias. De acuerdo con lo establecido en el literal k) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a informar, deberán suministrar los valores correspondientes a la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio del año gravable 2012, de saldos cuentas corrientes y/o ahorro poseídas en el país o en el exterior, inversiones y rentas exentas de la siguiente manera::
1. El saldo acumulado por deudor a 31 de diciembre del año gravable 2012, sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000).
1. Información de los saldos de cuentas
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a) Saldo a 31 de diciembre de 2012 de las cuentas corrientes y/o ahorro que posea en el país, indicando el saldo acumulado por entidad financiera, la razón social y NIT de la entidad financiera, en el concepto 1110 en el FORMATO 1012 Versión 7.
número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.
b) El valor total del saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro poseídas en el exterior se informará, relacionando la identificación, razón social de la entidad financiera del exterior y país al cual corresponde dicha cuenta. En el campo número de identificación del informado, se registrará el número, código o clave de identificación fiscal tributaria de la entidad financiera del exterior, tal como figura en el registro fiscal, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con tipo de documento 42, en el FORMATO 1012, Versión 7, en el concepto 1115. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.
3. Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional. Los obligados a presentar información, deberán suministrar los siguientes datos, en el FORMATO 1011 Versión 6:
2. Inversiones a) Valor patrimonial a 31 de diciembre de 2012 de las inversiones representadas en bonos, certificados a término, títulos, derechos fiduciarios y demás inversiones indicando la entidad emisora del título, país de residencia o domicilio y el NIT en el FORMATO 1012, Versión 7, de la siguiente manera: 1. Valor patrimonial de los bonos, en el concepto 1200.
1.
Valor solicitado por dividendos y participaciones, en el concepto 8001.
2
Valor solicitado por rendimientos financieros, en el concepto 8002.
3.
Valor solicitado de la prima por colocación de acciones, cuotas o partes de interés social, en el concepto 8004.
4.
Valor solicitado por la utilidad en la enajenación de acciones, en el concepto 8005.
5.
Valor solicitado por la utilidad en la enajenación de derivados que sean valores, en el concepto 8006.
6.
Valor solicitado por la capitalización de la cuenta de Revalorización del Patrimonio, en el concepto 8007.
7.
Valor solicitado por las indemnizaciones en virtud de seguros de daño, en el concepto 8008.
8.
Valor solicitado por las indemnizaciones por destrucción o renovación de cultivos o por control de plagas, en el concepto 8009.
9.
Valor solicitado por los aportes de entidades estatales, sobretasas e impuestos para financiamiento de sistemas de servicio público de transporte masivo de pasajeros, en el concepto 8010.
2. Valor patrimonial de los certificados de depósito, en el concepto 1201. 3. Valor patrimonial de los títulos, en el concepto 1202. 4. Valor patrimonial de los derechos fiduciarios, en el concepto 1203. 5. Valor patrimonial de las demás inversiones poseídas, en el concepto 1204.
10. Valor solicitado por los ingresos percibidos por las organizaciones regionales de televisión y audiovisuales provenientes de la Comisión Nacional de Televisión, en el concepto 8011.
Cuando la entidad emisora del título sea una persona del exterior, en el campo número de identificación del informado se registrará el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.
11. Valor solicitado por la distribución de utilidades o reservas en acciones o cuotas de interés social, en el concepto 8012. 12. Valor solicitado por los ingresos recibidos por la liberación de la reserva, constituida por deducción de cuotas de depreciación superiores al valor contabilizado, en el concepto 8013. 13. Valor solicitado proveniente del incentivo a la capitalización rural, (ICR), en el concepto 8014. 14. Valor solicitado por la utilidad en la venta de casa o apartamento de habitación, en el concepto 8015
b) Razón social, NIT y país de residencia o domicilio de las sociedades de las cuales es socio, accionista, comunero y/o cooperado, con indicación del valor patrimonial de las acciones o aportes poseídos a 31 de diciembre de 2012 en el FORMATO 1012 Versión 7, en el concepto 1205. Para las sociedades del exterior, el campo número de identificación del informado, deberá reportarse con el
15. Valor solicitado por la retribución como recompensa, en el concepto 8016. 16. Valor solicitado por la utilidad en la enajenación voluntaria de bienes expropiados, en el concepto 8017 17. Valor solicitado por la utilidad en las primas de | a c t u a l i c e s e . c o m 181
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localización y vivienda, en el concepto 8018.
enajenación de predios destinados a fines de utilidad pública a que se refieren los literales b) y c) del artículo 58 de la Ley 388 de 1997 que hayan sido aportados a patrimonios autónomos que se creen con esta finalidad exclusiva, en el concepto 8111.
18. Valor solicitado por los aportes obligatorios a los fondos de pensiones, en el concepto 8019. 19. Valor solicitado por los aportes voluntarios a los fondos de pensiones, en el concepto 8020.
9.
20. Valor solicitado por los ahorros a largo plazo para el fomento de la construcción, en el concepto 8021.
Valor de rentas exentas de empresas editoriales, en el concepto 8115.
10. Valor de la renta exenta en procesos de titularización de cartera hipotecaria y de los bonos hipotecarios, artículo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado por el artículo 81 de la Ley 964 de 2005, en el concepto 8116.
21. Valor solicitado por los aportes a fondos de cesantías, en el concepto 8022. 22. Valor solicitado por los subsidios y ayudas otorgadas por el programa Agro Ingreso Seguro-‐ AIS en el concepto 8023. 23. Valor solicitado por los dividendos y participaciones percibidos por socios o accionistas o asociados de empresas editoriales, en el concepto 8024.
11. Valor de la renta exenta por incentivos a la financiación de viviendas de interés social, artículo 56 de la Ley 546 de 1999, modificada por la Ley 964 de 2005, en el concepto 8117.
24. Valor solicitado por Distribución de utilidades por liquidación de sociedades limitadas, en el concepto 8025.
12. Valor de la renta exenta por asfaltos, artículo 5 de la Ley 30 de 1982, en el concepto 8118. 13. Valor de la renta exenta por aplicación de algún convenio para evitar la doble tributación, en el concepto 8120.
25. Valor solicitado por Donaciones recibidas para partidos, movimientos y campañas políticas, en el concepto 8026.
14. Valor de la renta exenta por derechos de autor, artículo 28 Ley 98 de 1993, en el concepto 8121.
26. Valor solicitado por la utilidad obtenida en la enajenación de bienes inmuebles, en el concepto 8027.
15. Valor de la renta exenta por dividendos y participaciones de socios y accionistas, Ley Páez, Inc. 2, artículo 228 Estatuto Tributario, en el concepto 8123.
27. Valor solicitado por la utilidad en procesos de capitalización, en el concepto 8028. 28. Valor solicitado por los ingresos recibidos para ser destinados al desarrollo de proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico o de inversión, en el concepto 8029.
16. Valor de la renta exenta por Incentivo para la construcción de vivienda para arrendar, artículo 41 Ley 820 de 2003, en el concepto 8124. 17. Valor de la renta exenta por Intereses, comisiones y pagos por deuda pública externa, artículo 218 Estatuto Tributario, en el concepto 8125.
4. Rentas exentas. Los obligados a presentar información, deberán suministrar el valor total solicitado como renta exenta en el año gravable 2012, en el FORMATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera: 1.
Valor de las rentas exentas Ley Páez, en el concepto 8102.
2.
Valor de las rentas exentas Eje Cafetero, en el concepto 8103.
3.
Valor de las rentas exentas por venta de energía eléctrica generada con recursos eólicos, biomasa o residuos agrícolas, en el concepto 8104.
4.
Valor de las rentas exentas por servicios de ecoturismo, en el concepto 8105.
5.
Valor de las rentas exentas por el aprovechamiento de nuevas plantaciones forestales, en el concepto 8106.
6.
Valor de las rentas exentas por la prestación del servicio de transporte fluvial con embarcaciones y planchones de bajo calado, en el concepto 8109.
7.
Valor de las rentas exentas por los nuevos contratos de arrendamiento financiero con opción de compra (leasing), de inmuebles construidos para vivienda, en el concepto 8110.
8.
Valor de las rentas exentas por la utilidad en la
18. Valor de la renta exenta por las donaciones que reciban las personas naturales o jurídicas que participen en la ejecución y desarrollo de proyectos aprobados por el Fondo Multilateral del Protocolo de Montreal, artículo 32, Ley 488 de 1998, en el concepto 8126. 19. Valor de la renta exenta por inversión en reforestación, aserríos y árboles maderables, en el concepto, en el concepto 8127. 20. Valor de renta exenta en proyectos de infraestructura en Zonas Especiales Económicas de Exportación, en el concepto 8128. 21. Valor de la renta exenta por renta líquida generada por el aprovechamiento de nuevos cultivos de tardío rendimiento, en el concepto 8129. 22. Valor de la renta exenta por empresas asociativas de trabajo, Ley 10 de 1991, en el concepto 8130 23. Valor de las rentas exentas por nuevos productos medicinales elaborados en Colombia, en el concepto 8131. 24. Valor de las rentas exentas por nuevo software elaborados en Colombia, en el concepto 8132. 25. Valor de las rentas exentas por servicios prestados en hoteles nuevos, en el concepto 8133.
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
26 Valor de las rentas exentas por servicios prestados en hoteles remodelado y/o ampliados, en el concepto 8134.
fondos mixtos de la promoción de cultura, deporte, artes, al ICBF, numeral 2, artículo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8221.
27. Valor de las rentas exentas por juegos de suerte y azar, en el concepto 8135.
14. Valor solicitado como deducción por donación a la Corporación General Gustavo Matamoros D’ Costa y demás fundaciones dedicadas a la defensa, protección de derechos humanos, en el concepto 8222.
28. Valor de las rentas exentas por licores y alcoholes, en el concepto .8136. 29. Valor de la renta exenta por pagos laborales, en el concepto 8137.
15. Valor solicitado como deducción por donación a organismos de deporte aficionado, Inciso 2, artículo 126-‐ 2 del Estatuto Tributario, en el concepto 8223.
30. Valor de renta exenta por ingresos obtenidos por la venta de certificados de emisión de bióxido de carbono de acuerdo a los términos del Protocolo de Kyoto, en el concepto 8138.
16. Valor solicitado como deducción por donación a organismos deportivos y recreativos o culturales personas jurídicas sin ánimo de lucro, Inciso 3, artículo 126-‐2 del Estatuto Tributario, en el concepto 8224.
5. Costos y deducciones. Los obligados a presentar información, deberán suministrar el valor total de los costos y deducciones solicitados en la declaración año gravable 2012 en el FORMATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera: 1.
Valor solicitado como deducción en la declaración de renta por las inversiones realizadas en activos fijos reales productivos, en el concepto 8200.
2.
Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en control y mejoramiento del medio ambiente, en el concepto 8202.
3.
4.
17. Valor solicitado como deducción por donación a la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, parágrafo, artículo 125 Estatuto Tributario, en el concepto 8225. 18. Valor solicitado como deducción por donación al Fondo de Seguro de Obligatorio Accidentes de Tránsito –FONSAT, en el concepto 8226. 19. Valor solicitado por concepto de regalías en el país, en el concepto 8227. 20. Valor solicitado como deducción correspondiente a la provisión para deudas de dudoso o difícil cobro, en el concepto 8205.
Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en nuevas plantaciones, riegos, pozos y silos, en el concepto 8203.
21. Valor solicitado como costo o deducción por depreciación, amortización y agotamiento, en el concepto 8206.
Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en investigaciones científicas, tecnológicas o de innovación, en el concepto 8229.
22. Valor solicitado como deducción por agotamiento en explotación de hidrocarburos, artículo 161 del Estatuto Tributario en el concepto 8212.
5.
Valor solicitado como deducción por las inversión realizada en librerías, en el concepto 8230
6.
Valor solicitado como deducción por la inversión realizada en centros de reclusión, en el concepto 8231.
23. Valor solicitado como deducción por factor especial de agotamiento en explotación de hidrocarburos, artículo 166 del Estatuto Tributario, en el concepto 8257.
7.
Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas para adelantar proyectos agroindustriales, en el concepto 8232.
24. Valor solicitado como deducción por amortización de inversiones en exploración de gases, y minerales distintos de hidrocarburos, en el concepto 8258
8.
Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas para el transporte aéreo en zonas apartadas del país, en el concepto 8264.
25. Valor solicitado como deducción por amortización en el sector agropecuario, artículo 158 Estatuto Tributario, en el concepto 8214.
9.
Valor solicitado como deducción por las donaciones realizadas en proyectos de desarrollo científico y tecnológico, en el concepto 8204.
26. Valor solicitado como deducción por pagos efectuados a la casa matriz, en el concepto 8208. 27. Valor total solicitado como deducción por gastos en el exterior, en el concepto 8209.
10. Valor solicitado como deducción por donación o inversión en producción cinematográfica artículo.16 Ley 814 de 2003, en el concepto 8217.
28. Valor solicitado como costo en la enajenación de activos fijos, en el concepto 8210.
11. Valor solicitado como deducción por donación a entidades no contribuyentes, numeral 1, artículo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8219.
29. Valor solicitado como protección, mantenimiento y conservación muebles e inmuebles de interés cultural, artículo 14 Ley 1185 de 2008, en el concepto 8218.
12. Valor solicitado como deducción por donación a asociaciones, corporaciones y fundaciones sin ánimo de lucro, numeral 2, artículo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8220.
30. Valor solicitado como costo o deducción por las reparaciones locativas realizadas sobre inmuebles, en el concepto 8228.
13. Valor solicitado como deducción por donación a
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
31 Valor solicitado como deducción por concepto del gravamen a los movimientos financieros, en el concepto 8211.
51. Valor solicitado como deducción por concepto de contribuciones parafiscales agropecuarias efectuadas por los productores a los fondos de estabilización de la ley 101 de 1993, en el concepto 8247.
32. Valor solicitado como deducción por intereses préstamos vivienda, artículo 119 Estatuto Tributario, en el concepto 8215.
52. Valor solicitado como costo o deducción por salarios, y demás pagos laborales, en el concepto 8207.
33. Valor solicitado como deducción de impuestos pagados, en el concepto 8233.
53. Valor solicitado como costo o deducción por salarios y prestaciones sociales a trabajadores con discapacidad no inferior al 25%, Ley 361 de 1997, en el concepto 8263.
34. Valor solicitado como deducción por tasas y contribuciones fiscales pagadas, en el concepto 8259.
54. Valor solicitado como costo o deducción por salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales, pagados a viudas y huérfanos de miembros de las Fuerzas Armadas muertos en combate, secuestrados o desaparecidos, Héroes de la Nación, y/o mujeres víctimas de violencia comprobada, en el concepto 8248.
35. Valor solicitado como deducción por impuestos, regalías y contribuciones pagados por organismos descentralizados, en el concepto 8260. 36. Valor solicitado como costo o deducción de intereses, artículo 117 Estatuto Tributario, en el concepto 8234. 37. Valor solicitado como deducción por las contribuciones a carteras colectivas, en el concepto 8235.
55. Valor solicitado como costo o deducción por apoyo de sostenimiento mensual de los trabajadores contratados como aprendices, art. 189, Ley 115 de 1994, en el concepto 8249.
38. Valor solicitado como costo o deducción por contratos de leasing, artículo 127-‐1 Estatuto Tributario, en el concepto 8236.
56. Valor solicitado como costo o deducción por salarios pagados, durante el cautiverio, a sus empleados víctimas de secuestros, en el concepto 8250.
39. Valor solicitado como costo o deducción por concepto de publicidad y propaganda, en el concepto 8237.
57. Valor solicitado como costo o deducción por concepto de alimentación del trabajador y su familia o suministro de alimentación para los mismos, en el concepto 8255.
40. Valor solicitado como deducción correspondiente a la provisión individual de cartera de créditos y provisión de coeficiente de riesgo, Parágrafo del artículo 145 Estatuto Tributario, en el concepto 8238.
58. Valor solicitado como costo o deducción por el pago de estudios a trabajadores en instituciones de educación superior, en el concepto 8256.
41. Valor solicitado como deducción correspondiente a deudas manifiestamente pérdidas o sin valor, en el concepto 8239.
ARTÍCULO 11. Información de consorcios y uniones temporales. La totalidad de las operaciones ejecutadas a través de consorcios o uniones temporales, serán informadas por quien deba cumplir con la obligación de expedir factura, conforme con lo señalado en el artículo 66 de la Ley 488 de 1998 y las opciones establecidas en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros y la identificación de cada uno de los consorciados y asociados por operación, por cada una de las transacciones económicas, de la siguiente manera:
42. Valor solicitado como deducción por pérdida de activos, en el concepto 8240. 43. Valor solicitado como costo o deducción por aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, (ICBF), en el concepto 8241. 44. Valor solicitado como costo o deducción por aportes a Cajas de Compensación Familiar, en el concepto 8242. 45. Valor solicitado como costo o deducción por aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje, (SENA) en el concepto 8243.
1. Los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas durante el año gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1043 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.
46. Valor solicitado como deducción por concepto de contribuciones a fondos de pensiones de jubilación e invalidez, en el concepto 8244. 47. Valor solicitado como deducción de la provisión para el pago de futuras pensiones, en el concepto 8261.
2. El valor de los ingresos brutos recibidos y las devoluciones, rebajas y descuentos, se informará en el FORMATO 1045 Versión 8, en el concepto 4010, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente Resolución.
48. Valor solicitado como deducción de sumas pagadas de renta vitalicia, en el concepto 8262. 49. Valor solicitado como deducción por concepto de cesantías efectivamente pagadas y o reconocidas irrevocablemente al trabajador, en el concepto 8245.
3. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones, en compras anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se
50. Valor solicitado como deducción por concepto de aportes a cesantías por los trabajadores independientes, en el concepto 8246. 184 | a c t u a l i c e s e . c o m
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
devoluciones, en compras anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se informará en el FORMATO 1049 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución. El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se informará en el FORMATO 1050 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución.
informará en el FORMATO 1585 Versión 1, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución. 4. El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se informará en el FORMATO 1586 Versión 1, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución. 5. El valor del saldo de los deudores por concepto de créditos activos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1587 Versión 1, en el concepto 1370, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución.
El valor del saldo de los deudores por concepto de créditos activos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1051 Versión 8, en el concepto 1350, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución.
6. El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1588 Versión 1, en el concepto 2270, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución.
El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1052 Versión 8 en el concepto 2250, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución.
Parágrafo 1. En ningún caso la información que deba ser reportada por el consorcio y/o unión temporal deberá ser informada por el consorciado y/o asociado. Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta y la retención en la fuente practicada por el consorcio o unión temporal, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio. ARTIÍCULO 13. Información de contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales. En los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, deberán informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo”, deberán informar el valor total de las operaciones, y las personas o entidades poseedoras de un título minero deberán informar el valor total de las operaciones, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros y la identificación y apellidos y nombres o razón social de los asociados o poseedores, de la siguiente manera:
Parágrafo 1. Las operaciones donde el operador se reporta como asociado o en la condición de “solo riesgo”, deberá diligenciar el tipo de documento y número de identificación del operador en las casillas correspondientes a la información de los asociados para cada operación. Parágrafo 2. Tanto el operador o quien haga sus veces como el asociado, informarán las operaciones propias de su actividad económica diferentes a las de la cuenta conjunta, de acuerdo con las demás obligaciones establecidas en los artículos 1 y 2 de la presente Resolución. Parágrafo 3. De igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo” y las personas o entidades poseedoras de un título minero, informarán las operaciones propias de su actividad económica diferentes a las informadas en el presente artículo, de acuerdo con las demás obligaciones establecidas en los artículos 1 y 2 de la presente Resolución. ARTICULO 13. Información de contratos de mandato o de administración delegada. En los contratos de mandato o de administración delegada, las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, deberán informar el valor total de las operaciones realizadas en el año gravable 2012, inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, identificación y apellidos y nombres o razón social del mandante o contratante de la siguiente manera:
Los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el año gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1046 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución. El valor de los ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos se informará en el FORMATO 1048 Versión 8, en el concepto 4050, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente Resolución. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en
Los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas durante el año gravable 2012 se deben informar en el | a c t u a l i c e s e . c o m 185
Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
FORMATO 1016 Versión 9, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.
el valor patrimonial de los derechos fiduciarios en el FORMATO 1013 Versión 8, de la siguiente manera:
El valor de los ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos se informará en el FORMATO 1017 Versión 8, en el concepto 4040, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente Resolución.
a) TIPO 1-‐ FIDEICOMISO DE INVERSIÓN.
El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012, se informarán en el FORMATO 1054 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución.
· Subtipo 2-‐ Administración de inversiones de fondos mutuos de inversión
· Subtipo 1-‐ Fideicomisos de Inversión con destinación específica.
b) TIPO 2-‐ FIDEICOMISO INMOBILIARIO · Subtipo 1-‐ Administración y pagos
El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las compras recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2012 se informará en el FORMATO 1055 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 de la presente Resolución.
· Subtipo 2-‐ Tesorería · Subtipo 3-‐ Preventas c) TIPO 3-‐ FIDUCIA DE ADMINISTRACION
El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 respectivamente se informará en el FORMATO 1027 Versión 8, en el concepto 2240, de acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución.
· Subtipo 1-‐ Administración y pagos · Subtipo 2-‐ Administración de procesos de titularización · Subtipo 3-‐ Administración de cartera
El valor del saldo de los deudores por concepto de créditos activos a 31 de diciembre de 2012 se informará en el FORMATO 1018 Versión 8, en el concepto 1340, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución. Parágrafo 1. En ningún caso la información que deba ser reportada por el mandatario o contratista deberá ser informada por el mandante.
· Subtipo 4-‐ Administración de procesos concursales d) TIPO 4-‐ FIDUCIA EN GARANTIA · Fiducia en garantía · Fiducia en garantía y fuentes de pago
Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.
e) TIPO 5-‐ CESANTIAS · Subtipo 1-‐ Cesantías f) TIPO 6-‐ RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y OTROS RELACIONADOS
ARTICULO 14. Información adicional de las sociedades fiduciarias. Las sociedades fiduciarias deberán informar bajo su propio NIT y razón social, la totalidad de los patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios administrados durante el año 2012, con los siguientes datos: 1. La información de los fideicomisos (Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios) que administran, especificando la identificación, apellidos y nombres o razón social, dirección, país de residencia o domicilio del fideicomitente o fiduciante y el número de reporte del fideicomiso por tipos y subtipos, de acuerdo a la clasificación de negocios fiduciarios, mediante el cual informa a la Superintendencia Financiera, informando el valor total de las utilidades causadas en el año gravable y
· Subtipo 1-‐ Obligatorios · Subtipo 2-‐ Fondos de Pensiones de Jubilación e invalidez ( Fondos de Pensiones Voluntarias) · Subtipo 3-‐ Pasivos pensionales · Subtipo 4-‐ Recursos de seguridad social Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se informarán en el FORMATO 1014 en el cconcepto 5061.
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta a personas o entidades del exterior, deberán ser informadas, indicando número de identificación, apellidos y nombres o razón social, país y dirección. En el número de identificación, deberá informarse el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar.
cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución. b) Los terceros que administren los recursos recibidos del organismo estatal deben enviar la relación de los beneficiarios de los pagos para que las entidades estatales los reporten a la DIAN en los términos previstos por esta Resolución. Parágrafo. Corresponde a las sociedades fiduciarias reportar la información relacionada con los fideicomisos que ella administre, de conformidad con los términos previstos en el artículo 14 de esta Resolución. ARTÍCULO 16. Información de Ingresos recibidos para terceros. Conforme a lo dispuesto en el literal g) del artículo 631 del Estatuto Tributario, las personas o entidades que recibieron ingresos para terceros, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades nacionales o extranjeras, de quienes recibieron ingresos para terceros y los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades nacionales o extranjeras a cuyo nombre se recibieron los ingresos de la siguiente manera: La información deberá ser suministrada en el FORMATO 1647, Versión 1, con el concepto 4070.
2. Los ingresos recibidos con cargo al fideicomiso (Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios), se deben informar en el concepto 4060 del FORMATO 1058 Versión 8, para lo cual debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la presente resolución. 3. Información de los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso y las retenciones practicadas, identificando al fideicomitente: Los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del Fideicomiso y las retenciones practicadas durante el año 2012 se deben informar en el FORMATO 1014 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución.
Parágrafo. La información aquí señalada no debe ser suministrada por el beneficiario del ingreso, quien únicamente reportara la información del intermediario a través del cual recibió el ingreso.
Parágrafo 1. En el caso de que haya más de un fideicomitente, se debe identificar el fideicomiso con el número de reporte mediante el cual se informa a la Superintendencia Financiera.
ARTÍCULO 17. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución, deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurídica y asimilada o de una persona natural, y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas:
Parágrafo 2. En el caso de los fideicomisos, la obligación de reportar recae en la sociedad fiduciaria. Por lo tanto los fideicomitentes o fiduciantes no deben reportar los pagos efectuados por los fiduciarios. Parágrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, y la retención en la fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.
GRANDES CONTRIBUYENTES:
ARTÍCULO 15. Información de los órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional. De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1738 de 1998, los Secretarios Generales de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, o quienes hagan sus veces, deberán informar los pagos efectuados y las retenciones practicadas en el año gravable 2012, así: a) Los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el año gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1056 Versión 8, teniendo en
ÚLTIMO DÍGITO
FECHA
1
09 de Abril de 2013
2
10 de Abril de 2013
3
11 de Abril de 2013
4
12 de Abril de 2013
5
15 de Abril de 2013
6
16 de Abril de 2013
7
17 de Abril de 2013
8
18 de Abril de 2013
9
19 de Abril de 2013
0
22 de Abril de 2013
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
responsabilidad 22, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros”.
PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES: ÚLTIMOS DÍGITOS
FECHA
96 a 00
24 de Abril de 2013
91 a 95
25 de Abril de 2013
86 a 90
26 de Abril de 2013
81 a 85
29 de Abril de 2013
76 a 80
30 de Abril de 2013
71 a 75
2 de Mayo de 2013
66 a 70
3 de Mayo de 2013
61 a 65
6 de Mayo de 2013
56 a 60
7 de Mayo de 2013
51 a 55
8 de Mayo de 2013
46 a 50
9 de Mayo de 2013
41 a 45
10 de Mayo de 2013
36 a 40
14 de Mayo de 2013
31 a 35
15 de Mayo de 2013
26 a 30
16 de Mayo de 2013
21 a 25
17 de Mayo de 2013
16 a 20
20 de Mayo de 2013
11 a 15
21 de Mayo de 2013
06 a 10
22 de Mayo de 2013
01 a 05
23 de Mayo de 2013
c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN. Parágrafo 1. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, agente retenedor, o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005. Parágrafo 2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital. Parágrafo 3. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo. Parágrafo 4. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.
ARTÍCULO 18. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN, incluyendo los obligados del literal c) del artículo 1 de la presente resolución.
Parágrafo 5. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Único Tributario con la responsabilidad 22, “Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias”, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena.
ARTÍCULO 19. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir en forma previa el siguiente procedimiento: a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario, incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital.
ARTÍCULO 20. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación.
b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la
Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o
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dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.
12. Tarjeta de identidad. 13. Cédula de ciudadanía. 21. Tarjeta de extranjería. 22. Cédula de extranjería. 31. NIT. 41. Pasaporte. 42. Tipo de documento extranjero. 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. Para diligenciar la casilla país de residencia o domicilio, se deben utilizar los códigos de la tabla “Países”, los cuales se encuentran para su consulta en el portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la dirección www.dian.gov.co bajo la opción: Servicios \ Formularios \ Formularios e Instructivos \ Códigos complementarios diligenciamiento formularios \ Países". ARTICULO 23. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTICULO 24. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ Director General
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información: · Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante. · Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital. · El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar. · El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTÍCULO 21 Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 22. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los Anexos del 1 al 33, que hacen parte integral de la presente resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento.
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10.8 Resolución 118 (Octubre 31 de 2012)
7. Ingresos operacionales, en el concepto 4100. 8. Costo de ventas, en el concepto 6000. 9. Gastos operacionales de administración, en el concepto 5100. 10. Gastos operacionales de ventas, en el concepto 5200. 11. Otros ingresos no operacionales, en el concepto 4200. 12. Otros egresos no operacionales, en el concepto 5300. 13. Utilidad antes de impuesto de renta, en el concepto 5301. 14. Interés minoritario de resultados (Utilidad), en el concepto 5302. 15. Utilidad neta, en el concepto 5304. 16. Impuesto de renta, en el concepto 5305. 17. Pérdida neta, en el concepto 5306. 18. Interés minoritario de resultados (Pérdida), en el concepto 5307. b) Información de las compañías subordinadas nacionales, la cual se debe presentar en el FORMATO 1035 versión 6: 1. Identificación de la subordinada 2. Dígito de verificación 3. Nombre o razón social de la subordinada 4. Dirección 5. Código departamento 6. Código municipio 7. Actividad económica c) Información de las compañías subordinadas del exterior, la cual se debe presentar en el FORMATO 1036, Versión 7: 1. Identificación de la subordinada 2. Nombre o razón social de la subordinada 3. Código de país Parágrafo. En el caso de las subordinadas del exterior la casilla “identificación” se debe diligenciar con el número, código o clave de identificación fiscal o tributaria que se utiliza, en su país de residencia o domicilio, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar, sin guiones, puntos o comas con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en adelante, el cual irá variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. ARTÍCULO 5. Plazo para presentar la información. De acuerdo a lo establecido en el artículo 631-‐1 del Estatuto Tributario, la información deberá ser presentada a más tardar el 30 de junio de 2013. ARTÍCULO 6. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTÍCULO 7. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.
Por la cual se señala el contenido y características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-‐1 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los grupos empresariales, correspondiente al año gravable 2012 El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 631-‐1, 633 y 684 del Estatuto Tributario. Resuelve ARTÍCULO 1. Información a suministrar por los grupos empresariales. Para el año gravable 2012, la controlante o matriz de cada uno de los grupos empresariales, inscritos en el Registro Mercantil de las Cámaras de Comercio existentes en el país, deberá suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información a que se refiere el artículo 631-‐1 del Estatuto Tributario, referente a los estados financieros consolidados, de acuerdo con las características técnicas establecidas en la presente Resolución. ARTÍCULO 2. Controlante o matriz extranjera. Cuando la controlante o matriz de un grupo empresarial no se encuentre domiciliada en el país, la información a que se refiere el artículo 1 de la presente Resolución deberá ser suministrada por la sucursal en Colombia. Cuando la controlante o matriz no tenga sucursal en el país, la información deberá ser suministrada por la subordinada que tenga el mayor patrimonio neto. ARTÍCULO 3. Controlante o matriz de naturaleza no societaria. Cuando la matriz o controlante de un grupo empresarial sea una persona jurídica de naturaleza no societaria o una persona natural comerciante, son estos los obligados a suministrar la información a que se refiere el artículo 1 de la presente Resolución. Cuando la controlante del grupo empresarial sea una persona natural no comerciante, la información a que se refiere el artículo 1 de la presente Resolución, deberá ser suministrada por la subordinada que tenga mayor patrimonio neto. ARTÍCULO 4. Contenido de la información a suministrar. a) Información de los estados financieros consolidados, la cual se debe presentar en el FORMATO 1034, Versión 6. 1. Activo corriente, en el concepto 1000. 2. Activo no corriente, en el concepto 1011. 3. Pasivo corriente, en el concepto 2000. 4. Pasivo no corriente, en el concepto 2001. 5. Interés minoritario de balance, en el concepto 2002. 6. Patrimonio, en el concepto 3000. 190 | a c t u a l i c e s e . c o m
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Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por las entidades externas. ARTICULO 8. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información: • Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante. • Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital. • El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar. • El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
ARTÍCULO 9. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 10. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los Anexos Nos. 49 a 51, de la Resolución 11430 de Octbre 31 de 2011, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. Nit 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. ARTÍCULO 11. Vigencia. La presente Resolución rige desde la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los. (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ Director General | a c t u a l i c e s e . c o m 191
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f. Retención practicada a titulo de IVA g. Valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al periodo que se reporta. Parágrafo 1. Los contratos se deben reportar teniendo en cuenta la clase de contrato, de acuerdo con la siguiente codificación: 1. Contratos de obra y/o suministro, en el concepto 7100. 2. Contratos de consultoría, en el concepto 7200. 3. Contratos de prestación de servicios, en el concepto 7300. 4. Contratos de concesión, en el concepto 7400. 5. Otros contratos, en el concepto 7500. Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta, la base de retención en la fuente practicada a titulo de renta, la retención en la fuente a titulo de renta, la retención en la fuente practicada a titulo de IVA y el valor del impuesto descontable, se deben reportar según el concepto al que correspondan, de la siguiente manera: 1. Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales: El valor acumulado efectivamente pagado al trabajador, en el concepto 5001. 2. Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagados que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055 3. Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5056 4. Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto5022 5. Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en elconcepto 5002. 6. Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5003. 7. Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5004. 8. Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5005. 9. Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5006. 10. Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5007. 11. Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta,en el concepto 5008. 12. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto 5010. 13. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011. 14. Los pagos efectuados en el año gravable 2012 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012.
10.9 Resolución 119 (Octubre 31 de 2012) Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información que deben suministrar mensualmente las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos con organismos internacionales, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y en el Decreto 4660 de 2007 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el numeral 7 del artículo 6 del Decreto 4048 de 2008, en los artículos 633 y 684 del Estatuto Tributario, en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y en el Decreto 4660 de 2007 RESUELVE ARTÍCULO 1. Información a suministrar por las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica. Las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales, deberán enviar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a más tardar el último día hábil del mes siguiente al período objeto de reporte, una relación mensual de todos los contratos vigentes en el año 2013 con cargo a estos convenios, con las características técnicas establecidas en la presente Resolución, en el FORMATO 1159 Versión 8: 1. Número del convenio, identificación del convenio en ejecución, nombre o razón social del organismo Internacional con el cual se celebró el convenio y el país de origen del organismo internacional. 2. Relación de los contratos que se celebren en desarrollo de cada uno de los convenios, indicando: número de contrato, valor total del contrato, término de ejecución y clase de cada contrato. 3. Relación mensual de los pagos o abonos en cuenta efectuados en el año 2013 en virtud de los contratos, discriminando: a. Nombre, identificación y dirección del beneficiario del pago o abono encuenta. b. Concepto del pago c. Valor del pago o abono en cuenta d. Base de retención practicada a título de renta e. Retención practicada a titulo de renta 192 | a c t u a l i c e s e . c o m
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15. Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable 2012, a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-‐4, 126-‐2 y 158-‐1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5013. 16. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable 2012 a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-‐4, 126-‐ 2 y 158-‐1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5014. 17. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2012 solicitados como deducción, en el concepto 5015. 18. El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2012, solicitados como deducción, en el concepto 5058. 19. Redención de inversiones en lo que corresponde al reembolso del capital, en el concepto 5060. 20. Los demás costos y deducciones, en el concepto 5016. 21. Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó deducción según el parágrafo, del artículo 158-‐3 del Estatuto Tributario: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008. 22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos, en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004. 23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica, en el concepto 5023. 24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024. 25. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025. 26. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías, en el concepto 5026. 27. El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 5028. 28. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029. 29. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030. 30. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031. 31. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032. 32. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033. 33. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034. 34. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035.
35. El monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto 5057. 36. El monto de las amortizaciones realizadas durante el año relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio, en el concepto 5057. 37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5036. 38. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5037. 39. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5038 40. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5039. 41. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5040. 42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente efectuadas por Intereses y Rendimientos financieros pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5041. 43. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente pagadas o abonadas en cuenta por otros conceptos, en el concepto 5042. 44. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el año 2012, en el concepto 5043. 45. El pago por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 5044. 46. Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 5045. 47. Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 5046. 48. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de protección de aportes creado con el remanente, en el concepto 5059 Parágrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta acumulados por beneficiario por todo concepto, que sean menores a cien mil pesos ($100.000), se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social "CUANTIAS MENORES" y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan dichos pagos, reportando la dirección del informante. Parágrafo 4. Los pagos o abonos en cuenta efectuados a personas o entidades del exterior, se informarán acumulados en un solo registro, independientemente de la cuantía, con identificación 444444000, razón social: "OPERACIONES DEL EXTERIOR" y tipo documento 43, según el concepto al que correspondan dichos pagos, reportando la dirección del informante. Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el articulo 1 de la presente Resolución por las entidades públicas o privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente | a c t u a l i c e s e . c o m 193
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practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente. ARTICULO 2. Unidad de medida para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales y sin fórmulas. Cuando se trate de contratos celebrados en moneda extranjera, el valor del contrato se deberá reportar en pesos a la tasa de cambio oficial establecida a la firma del mismo. ARTICULO 3. Forma y sitios de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por las entidades externas. ARTÍCULO 4. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
· Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante, · Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital, · El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar, · El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clavesecreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTÍCULO 5. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTÍCULO 6. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el Anexo No. 52, de la Resolución 11431 de Octubre 31 de 2011, el cual se entiende como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar lasiguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cedula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cedula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. ARTICULO 7. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su pulicación. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ Director Genera
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10.10 Decreto 2634 (diciembre 17 de 2012)
Empresariales, inscritos en el Registro Mercantil de las Cámaras de Comercio vence el 30 de junio de 2013. El plazo para presentar la información a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario, correspondiente al año gravable 2012, será hasta el 1 de marzo de 2013 La información de que trata el presente artículo debe ser entregada, de acuerdo con las condiciones y características técnicas establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones. (Solo citamos el art. 39 el cual contiene fechas para presentación de reportes de exógena del año gravable 2012) ARTÍCULO 39. PLAZOS PARA PRESENTAR INFORMACIÓN. El plazo para presentar la información a que se refieren los artículos 623-‐1, 624 y 625 del Estatuto Tributario, correspondientes al año gravable 2012 será hasta el 23 de mayo de 2013. El plazo para presentar a la DIAN, para efecto de control tributario, la información de los Grupo Económicos y/o
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Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2012
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